De fiche van de oproep werd goedgekeurd door het Managementcomité van 23 april 2015

OP ESF Vlaanderen 2014 - 2020 Fiche oproep 316 Innovatie door exploratie Prioriteit uit OP: 5 – Innovatie en Transnationaliteit De fiche van de oproep werd goedgekeurd door het Managementcomité van 23 april 2015.

Korte samenvatting van de oproep ...............................................................................................................................................................3 1

Waarover gaat de oproep?.......................................................................................................................................................................5 1.1

Wie behoort tot de doelgroep van de oproep .......................................................................................................................5

1.2

Welke acties heeft de oproep voor ogen?.................................................................................................................................5

1.3

Verwachte resultaten van de projecten? ..................................................................................................................................5

1.4

Ondersteuning vanuit ESF Vlaanderen........................................................................................................................................6

2

Wie kan een project indienen? ............................................................................................................................................................... 7 2.1

Promotor en partners ............................................................................................................................................................................. 7

2.2

Criteria op organisatieniveau ....................................................................................................................................................... 7

2.3

Criteria op projectniveau ................................................................................................................................................................8

2.4

Overheidsopdrachten ........................................................................................................................................................................8

3

Hoe maak je een projectvoorstel op? ................................................................................................................................................9 3.1

Inhoudelijke analyse.................................................................................................................................................................................9

3.2

Projectplanning .......................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.3

Begroting en financiering ................................................................................................................................................................9

4

Hoe dien je een projectvoorstel in? .................................................................................................................................................. 14 4.1

Registratie in de ESF-applicatie ....................................................................................................................................................... 14

4.2

Indienen projectvoorstel................................................................................................................................................................ 14

5

Ondersteuning bij de opmaak en het indienen van het projectvoorstel ................................................................. 15

6

Hoe weet je of je projectvoorstel is goedgekeurd?................................................................................................................ 16 6.1

Selectieprocedure ..................................................................................................................................................................................... 16

6.2

Projectbeslissing .................................................................................................................................................................................. 16

6.3

Herkansing............................................................................................................................................................................................... 17

7

Wat zijn de verdere stappen na goedkeuring van het project? .................................................................................... 18 7.1

Projectovereenkomst ............................................................................................................................................................................ 18

7.2

Voorschot ................................................................................................................................................................................................ 18

7.3

Administratieve verplichtingen ................................................................................................................................................. 18

7.4

Rapportering.......................................................................................................................................................................................... 18

7.5

Controle..................................................................................................................................................................................................... 19

7.6

Conceptvalidering............................................................................................................................................................................... 19

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 1 van 22

Oproepfiche Oproep Innovatie door exploratie

08.04.2015

7.7

Evaluatie ..................................................................................................................................................................................................20

8

Tijdlijn ................................................................................................................................................................................................................... 21

9

Bijlagen ................................................................................................................................................................................................................ 22

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 2 van 22


08.04.2015

Korte samenvatting van de oproep Wat? Deze oproep heeft als doel dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt te versterken. Organisaties krijgen in deze oproep in een eerste fase de kans om een maatschappelijke uitdaging, waar vandaag geen passend antwoord voor bestaat, te onderzoeken en een antwoord op deze uitdaging te definiëren. In een tweede fase is het de bedoeling dat de innovatieve oplossing in de vorm van een nieuwe dienstverlening ontwikkeld en getest wordt. De beroepsbevolking (werkzoekenden, werknemers en zelfstandigen) kan dankzij de nieuwe dienstverlening beter bediend worden zodat een hogere mate van werkzekerheid wordt gerealiseerd. Ook oproep 315 ‘Innovatie door adaptatie’ heeft dit als doelstelling. Projecten binnen die oproep vertrekken echter van een bestaande praktijk uit Vlaanderen of het buitenland die reeds bewezen heeft goede resultaten te boeken. De bestaande praktijk kan binnen oproep 315 ‘Innovatie door adaptatie’ aangepast worden zodat deze op grotere schaal of binnen een andere context kan toegepast worden. Meer info over deze oproep kan teruggevonden worden in de bijhorende oproepfiche. Projecten die hierrond willen werken kunnen niet indienen binnen de oproep ‘Innovatie door exploratie’. Binnen de oproep 316 ‘Innovatie door exploratie’ wordt vertrokken vanuit een maatschappelijk uitdaging en deze heeft dan ook een andere invalshoek.

Wie? De oproep richt zich naar alle organisaties met rechtspersoonlijkheid, alsook de vakbonden. Het is aangeraden om, indien dit relevant is voor het project, in partnerschap samen te werken. Concreet betreft het in deze oproep alle arbeidsmarktactoren en organisaties die een rol vervullen op de Vlaamse arbeidsmarkt.

Acties? Projecten in deze oproep werken aan een versterking van de dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt. In een eerste fase wordt een maatschappelijke uitdaging onderzocht. Hiertoe wordt data verzameld en geanalyseerd. Na de dataverzameling en –analyse worden een of meerdere oplossingen gedefinieerd. Deze oplossingen nemen de vorm aan van een nieuwe dienstverlening waarmee de beroepsbevolking (werkzoekenden, werknemers en zelfstandigen) beter bediend kan worden zodat een hogere mate van werkzekerheid gerealiseerd wordt. De gedefinieerde oplossing(en) zullen ter validering voorgelegd worden aan ESF Vlaanderen. Dit gebeurt in de vorm van een pitch. Na een positieve validering kunnen in een tweede fase een of meerdere van de gedefinieerde dienstverleningen ontwikkeld en getest worden bij dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt.

Hoeveel? Het oproepbudget voor de oproep ‘Innovatie door exploratie’ bedraagt 3.000.000 EUR, waarvan 1.500.000 EUR middelen uit het Europees Sociaal Fonds en 1.500.000 EUR middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds. Er is een maximale subsidie voorzien van 200.000 EUR per project met volgende verdeling: - Maximaal 100.000 EUR ESF (50% middelen uit het Europees Sociaal Fonds) - Maximaal 100.000 EUR VCF (50% middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds) Voor de eerste fase wordt een budget van maximaal 50.000 EUR per project voorzien met volgende verdeling:

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 3 van 22


08.04.2015

-

Maximaal 25.000 EUR ESF (50% middelen uit het Europees Sociaal Fonds) Maximaal 25.000 EUR VCF (50% middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds)

Voor de tweede fase wordt een budget van maximaal 150.000 EUR per project voorzien met volgende verdeling: - Maximaal 75.000 EUR ESF (50% middelen uit het Europees Sociaal Fonds) - Maximaal 75.000 EUR VCF (50% middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds)

Hoe? Een promotor dient een projectvoorstel in via de online ESF-applicatie. Een projectvoorstel wordt samengesteld door het beantwoorden van de inhoudelijke vragen samen met de opmaak van een plan van aanpak en het opstellen van een begroting.

Wanneer? De indiening van projectvoorstellen binnen deze oproep kan vanaf 1 mei 2015 met als uiterste indieningsdatum 31 augustus 2015 (middernacht). Goedgekeurde projecten gaan van start op 1 december 2015.

Looptijd? De projecten in deze oproep hebben een looptijd van 24 maanden, waarbij geen verlenging mogelijk is. De eerste en tweede fase hebben respectievelijk een looptijd van 6 en 18 maanden. Hier kan niet van afgeweken worden. Ook verlenging per fase is niet mogelijk.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 4 van 22


08.04.2015

1 Waarover gaat de oproep? De oproep ‘Innovatie door exploratie’ heeft als doel het versterken van dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt voor wie de reeds bestaande oplossingen omtrent maatschappelijke problemen verouderd zijn, niet langer voldoen of voor wie oplossingen voor actuele problemen gezocht moeten worden. Om dit mogelijk te maken, wordt in een eerste fase een maatschappelijke uitdaging, die relevant is voor het werkgelegenheidsbeleid, onderzocht. Vervolgens worden een of meerdere oplossingen voor deze uitdaging gedefinieerd in de vorm van een nieuwe dienstverlening. die in een volgende fase ontwikkeld wordt. De beroepsbevolking (werkzoekenden, werknemers en zelfstandigen) kan dankzij de nieuwe dienstverlening beter bediend worden zodat een hogere mate van werkzekerheid gerealiseerd wordt.

1.1 Wie behoort tot de doelgroep van de oproep oproep De doelgroep van deze oproep zijn dienstverlenende organisaties op de Vlaamse arbeidsmarkt. Voorbeelden hiervan zijn begeleidingsdiensten, opleidingsorganisaties, HR-afdelingen, … De dienstverlening die binnen het project ontwikkeld wordt, moet deze dienstverleners de nodige handvatten geven om een antwoord te bieden op actuele uitdagingen. De uiteindelijke doelgroep is de beroepsbevolking (werkzoekenden, werknemers en/of zelfstandigen). Uiteindelijk moet de ontwikkeling ten goede komen aan deze groepen zodat zij de mogelijkheid krijgen om in een veranderende economische omgeving in elke fase van het arbeidsleven gemakkelijk en snel een baan te vinden met goede loopbaanvooruitzichten. Projecten binnen de oproep richten zich niet rechtstreeks tot de uiteindelijke doelgroep, maar verbeteren de situatie van deze groep door het versterken van dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt.

1.2 Welke acties heeft de oproep voor ogen? In een eerste fase wordt een maatschappelijke uitdaging onderzocht, die relevant is voor het werkgelegenheidsbeleid. Deze fase gaat van start met het verzamelen van data. Dit kan voor een deel aan de hand van desk research, maar moet uitgebreid worden met andere methodes die verder vermeld staan in de handleiding bij fase 1. Na analyse van de verzamelde data worden inzichten en ideeën geformuleerd die een antwoord kunnen bieden op de maatschappelijke uitdaging die vooropgesteld werd. Waardevolle ideeën worden tenslotte vertaald naar een concept dat ter validering voorgelegd wordt aan ESF Vlaanderen. Na een positieve validering kunnen in een tweede fase een of meerdere van de gedefinieerde dienstverleningen ontwikkeld en herhaaldelijk getest worden bij dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt. Tenslotte wordt de ontwikkelde dienstverlening beschreven in een draaiboek. Op die manier kunnen ook dienstverleners die niet betrokken waren bij de ontwikkeling van de nieuwe dienstverlening deze implementeren in de eigen organisatie. De acties en output die verwacht worden in fase 2 zullen nog verder uitgewerkt worden in een handleiding. Deze wordt bij de start van het project ter beschikking gesteld. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de activiteiten kan de handleiding bij fase 1 geraadpleegd worden in de applicatie.

1.3 Verwachte resultaten van de projecten? projecten? ESF Vlaanderen verwacht dat het project leidt tot een nieuwe dienstverlening die dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt in staat stelt om een antwoord te bieden op maatschappelijke uitdagingen.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 5 van 22


08.04.2015

De eerste fase van het project resulteert in een of meerdere concepten van een dienstverlening. Deze concepten worden een maand voor het einde van de eerste fase voorgelegd ter validering aan ESF Vlaanderen. Naast een beschrijving van het concept worden ook een experience map, een business model en de resultaten van de test van het concept met gebruikers en belanghebbenden opgeleverd. Meer informatie hierrond en een verklaring van de gebruikte terminologie kan u terugvinden in de handleiding bij fase 1. De tweede fase van het project resulteert in een draaiboek. Dit zodat ook dienstverleners die niet betrokken waren bij de ontwikkeling van de nieuwe dienstverlening deze kunnen implementeren in de eigen organisatie. Daarnaast wordt ook een evaluatie verwacht waarin de testresultaten verwerkt zitten.

1.4 Ondersteuning vanuit ESF Vlaanderen Zowel voor de indiening van het project als tijdens de projectperiode wordt er ondersteuning voorzien vanuit ESF Vlaanderen. Voor financiële en inhoudelijke ondersteuning bij de oproep kan contact opgenomen worden met Catherine Bonnarens ([email protected]) en Eline Vermeersch ([email protected]). Voor ondersteuning bij de te gebruiken tools en methodieken kan contact opgenomen worden met Benedict Wauters ([email protected]). Daarnaast kan tijdens de looptijd van het project ook steeds contact opgenomen worden met de projectbeheerder die bij de start van het project toegewezen zal worden. De projectbeheerder zal het project binnen ESF Vlaanderen opvolgen. Tijdens de projectperiode voorzien we volgende ondersteuning bij de uitvoering van fase 1 en 2: -

Startsessie Opleiding pitching ter voorbereiding van de conceptvalidering Themawerking rond ontwikkelend testen Themawerking rond evaluatie Individuele opvolging door projectbeheerder Individuele ondersteuning bij tools en methodieken rond innovatie

De individuele ondersteuning bij tools en methodieken rond innovatie is in eerste instantie optioneel. Hiervoor kan contact opgenomen worden met Benedict Wauters. Wanneer uit de projectopvolging blijkt dat er binnen het project nood is aan extra ondersteuning kan dit door ESF Vlaanderen opgelegd worden. Achteraan in de oproepfiche staat een ondersteuningsmogelijkheden opgenomen zijn.

tijdslijn

waarin

onder

andere

bovenstaande

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 6 van 22


08.04.2015

2 Wie kan een project indienen? Alvorens van start te gaan met de opmaak van een projectvoorstel is het belangrijk om rekening te houden met enkele criteria waaraan moet worden voldaan. Hieronder sommen we op welke criteria van belang zijn om een projectvoorstel te kunnen indienen.

2.1 Promotor en partners Alle organisaties met rechtspersoonlijkheid, alsook de vakbonden, kunnen een project indienen binnen deze oproep. Samenwerking met andere organisaties wordt, indien relevant voor het project, sterk aangeraden. Binnen het partnerschap neemt één organisatie de rol op van promotor.. Deze promotor heeft de juridische verantwoordelijkheid en staat in rechtstreeks contact met ESF Vlaanderen. De overige organisaties nemen deel aan het partnerschap en vormen de partners.. Wanneer gekozen wordt om samen te werken in partnerschap ondertekenen de promotor en de partners een partnerschapsovereenkomst waarin zowel de inhoudelijke als de financiële afspraken worden vastgelegd. Deze overeenkomst wordt opgeladen in de ESF-applicatie, samen met de projectovereenkomst. In deze oproep kunnen organisaties gevestigd in de Vlaamse gemeenschap een project indienen. Overheidsadministraties en – diensten op nationaal, regionaal of lokaal niveau kunnen niet deelnemen aan deze oproep indien de finale doelgroep het eigen personeel is. Investeringen in institutionele capaciteit en in de efficiëntie van de overheidsadministratie en overheidsdiensten op nationaal, regionaal en lokaal niveau met het oog op hervormingen, betere regelgeving en goed bestuur worden volgens artikel 3 d 1 voorbehouden voor lidstaten die in aanmerking komen voor steunverlening uit het cohesiefonds of in lidstaten die één of meer regio’s van NUTS-2-niveau hebben. Het Operationeel Programma sluit in deel 1 investeringen in thematische doelstelling 11 uit. De versterking van één organisatie is niet mogelijk. Overdraagbaarheid is essentieel. Hiertoe dient verduidelijkt te worden welke organisaties zullen samenwerken in partnerschap om de dienstverlening te ontwikkelen. Een partnerschap is hiertoe dan ook sterk aangeraden indien dit relevant is voor het project.

2.2 Criteria op organisatieniveau De promotor moet rekening houden met volgende criteria op organisatieniveau: - De promotor en de partners moeten over rechtspersoonlijkheid beschikken (ontvankelijkheidscriterium). - De promotor moet voldoende kredietwaardig zijn om het ingediende project te dragen. Deze check gebeurt via een koppeling met Digiflow van de federale overheid. - De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen. Hiervoor moet de promotor als bijlage bij het projectvoorstel een attest opleveren (ontvankelijkheidscriterium). Mogelijkheden zijn: o Kwaliteitsopstap die geldig was tot eind september 2013 via een goedgekeurde kwaliteitspaper of een geldend ESF-kwaliteitslabel. Deze geldigheid werd namelijk verlengd tot eind 2015. o Voor OCMW’s kan het inspectie/visitatierapport gelden. o Gemandateerden door VDAB. o Een overig kwaliteitslabel uit de lijst van gelijkgestelde labels, erkend door ESF Vlaanderen. (zie lijst op: http://esf-agentschap.be/nl/node/25232).

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 7 van 22


08.04.2015

Dit attest is essentieel voor de opstart van het project en moet bij indiening van het projectvoorstel als bijlage opgeladen worden in de ESF-applicatie (ontvankelijkheidscriterium).

2.3 Criteria op projectniveau De promotor moet bij het opmaken van het projectvoorstel rekening houden met onderstaande criteria: -

Het projectvoorstel moet opgesteld zijn in het Nederlands (ontvankelijkheidscriterium). Het projectvoorstel moet opgeladen worden via de ESF-applicatie (ontvankelijkheidscriterium).

2.4 Overheidsopdrachten Promotoren die een organisatie zijn in de zin van artikel 2, WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 15 JUNI 2006 zijn gebonden om de wetgeving overheidsopdrachten toe te passen binnen het project voor aankopen van werken, diensten en leveringen. De wetgeving op overheidsopdrachten geldt voor volgende organisaties: • Overheidsorganisaties • Organisaties die aan volgende 3 voorwaarden voldoen: o Doel is algemeen belang, te vinden in de doelomschrijving van de statuten (‘Opgericht met het specifieke doel om …’) o Rechtspersoonlijkheid hebben o Overwegende overheidsinvloed hebben • Privaatrechtelijke organisaties voor bepaalde gesubsidieerde opdrachten • Privaatrechtelijke universitaire instellingen Meer informatie hierover kan u terugvinden in de handleiding overheidsopdrachten die toegevoegd is als bijlage aan deze oproep en via http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrachten.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 8 van 22


08.04.2015

3 Hoe maak je een projectvoorstel op? Om een ESF-projectvoorstel in te dienen moet je drie documenten opmaken: • Een inhoudelijke analyse • Een projectplanning met een plan van aanpak • Een financiële begroting Deze documenten moeten rekening houden met de ontvankelijkheidscriteria zoals hierboven beschreven. Naast bovenstaande documenten moeten ook volgende documenten opgeladen worden bij het projectvoorstel: - Indien bedrijven de rol van promotor opnemen in het project is een goedkeuring van de ondernemingsraad of, indien er geen ondernemingsraad is, het advies van de SERR vereist teneinde een paritaire instemming te hebben voor het project. Dit moet ten laatste eind oktober bezorgd worden. Dit mag per mail bezorgd worden aan Eline Vermeersch of Catherine Bonnarens, oproepbeheerders van deze oproep. - Kwaliteitsbewijs. Dit moet bij indiening van het projectvoorstel opgeladen worden als bijlage bij het projectvoorstel.

3.1 Inhoudelijke analyse Op te leveren projectvoorstel De promotor maakt een inhoudelijke analyse op waaruit blijkt dat het projectvoorstel voldoet aan de doelstellingen en verwachtingen van de oproep. ESF Vlaanderen geeft een WORD-document mee met vragen over het projectvoorstel (zie Bijlage 1). De promotor moet deze vragen zo volledig mogelijk beantwoorden en het document indienen bij de subsidieaanvraag. Als leidraad bij de vragen projectvoorstel werd een handleiding bij het projectvoorstel opgesteld. Deze kan je terugvinden als bijlage bij de oproep.

Beoordelingscriteria Het projectvoorstel wordt beoordeeld op basis van volgende beoordelingscriteria: - Criterium Uitdaging en visie - Criterium Plan - Criterium Positie en team - Criterium Coherentie Een projectvoorstel wordt door een individuele evaluator als positief geëvalueerd wanneer het een minimale score van 60% voor Uitdaging en visie, 60% voor Plan, 60% voor Positie en team en 60% voor Coherentie behaalt.

3.2 Begroting en financiering Op te leveren begroting en financiering Na opmaak van het plan van aanpak voor fase 1, maakt de promotor een projectbegroting op. Dit is een overzicht van de geraamde kosten voor fase 1 (maximaal 50.000 euro). Ook de 150.000 euro voor fase 2 moet al aangevraagd worden bij indiening van het projectvoorstel. Hiervoor werd een optie voorzien in het Excel document Detaillering kosten & financiering. Een gedetailleerde projectbegroting voor fase 2 wordt verwacht aan het einde van fase 1 bij de conceptvalidering.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 9 van 22


08.04.2015

ESF Vlaanderen geeft hiervoor een EXCEL-document mee om de kosten en financiering op te stellen (zie Bijlage Detaillering kosten & financiering). De promotor moet dit zo volledig mogelijk beantwoorden en het document indienen bij de subsidieaanvraag. Hieronder vind je de financiële criteria die van toepassing zijn op deze oproep.

Welke kosten kan je inbrengen? In deze oproep kan één kostenrubriek ingebracht worden, namelijk loonkosten intern personeel. - Intern personeel Er wordt binnen deze oproep gewerkt met een standaardschaal op basis van de interne personeelskosten. Werken met standaardschalen houdt in dat een maximaal vastgelegd bedrag per bepaalde eenheid wordt toegekend. In deze oproep wordt een gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 1.720 uren inhoudelijke werking door een intern personeelslid) als eenheid beschouwd. De inhoudelijke werking omvat de uren voor de activiteiten, zoals goedgekeurd in het actieplan. Volgende activiteiten worden beschouwd als inhoudelijke werking van het project: - Fase 1: dataverzameling, data-analyse, formuleren van inzichten, ideeëngeneratie, selectie van ideeën, conceptformulering, opleiding pitching, conceptvalidering, aansturing partnerschap, … - Fase 2: ontwikkeling, testing, evaluatie, themawerking, aansturing partnerschap, … Het betreft hier een niet exhaustieve lijst die afhankelijk van de specificiteit van het project nog kan uitgebreid worden. Binnen deze oproep voorzien we standaardschalen voor 4 niveaus in combinatie met 3 anciënniteitscategorieën: Anciënniteit 0-5 jaar Anciënniteit 6-10 jaar Anciënniteit 11-15 jaar

Niveau A

82.904,66

92.833,88

101.088,10

B

61.129,45

66.427,34

70.689,13

C

51.718,28

57.254,47

61.654,41

D

46.509,04

49.849,86

52.564,42

Als eenheid gelden de uren die door de interne personeelsleden inhoudelijk gewerkt worden aan de projectuitvoering. Uren die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken tellen niet mee als eenheid. De kost voor het uitvoeren van indirecte taken is immers reeds mee opgenomen in de standaardschaal voor een voltijds equivalent. Met administratieve taken bedoelen wij bijvoorbeeld het nakijken van de registraties, het lay-outen van een rapport, enzovoort. In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. De promotor moet het niveau van de personeelsleden aantonen aan de hand van het diploma van het personeelslid en indien dit niet voorhanden is aan de hand van het contract of het functieprofiel. De anciënniteit moet aangetoond worden op basis van de arbeidsovereenkomst of de jaarloonfiche indien dit hierop vermeld staat.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 10 van 22


08.04.2015

Kosten verbonden aan technologische ontwikkeling zijn niet toegestaan binnen deze oproep. Indien de technologische ontwikkeling echter een duidelijke meerwaarde heeft voor de dienstverlening waarrond het project werkt, dan kunnen de uren die interne personeelsleden hieraan inhoudelijk besteden, opgenomen worden. De directe kosten die deze ontwikkeling met zich meebrengt, maken deel uit van de forfaitaire 40% die opgenomen werd in de berekening van de standaardschalen. Bijdragen in natura Bijdragen in natura (het leveren van inbreng in de vorm van arbeid, goederen, diensten, …) zijn niet subsidiabel. - Extern personeel In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. - Deelnemerskosten In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. - Directe kosten In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. - Indirecte kosten In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. Onderbouwing inzet De directe relatie tussen het opgebouwde plan van aanpak en de personeelsinzet moet duidelijk blijken. Planningen die deze garantie niet geven, lopen risico op kortingen bij goedkeuring. Je neemt in het kosten- en financieringsschema best de fasen en activiteiten over die opgenomen werden in het plan van aanpak. Berekeningswijze - Maak een inschatting van het aantal benodigde personeelsleden (aantal VTE’s) op basis van de uit te voeren fasen en de daarmee samenhangende activiteiten. - Maak een inschaling van het betreffende niveau en anciënniteit per personeelslid. Registratie Het is de verantwoordelijkheid van de promotor en de projectuitvoerders om de prestaties die door het intern personeel geleverd worden te registreren. Enkel op deze manier kunnen de ingediende kosten verantwoord worden. De projectuitvoering moet verlopen per dagdeel van minimaal 4 uur

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 11 van 22


08.04.2015

aaneensluitend. De registratie gebeurt aan de hand van een verplicht sjabloon dat bij aanvang van het project opgeleverd wordt door ESF Vlaanderen en dat verplicht gebruikt moet worden. Andere manieren van registreren zijn binnen deze oproep niet toegestaan.

Hoe kan je de kosten financieren? De totale som van alle, hierboven genoemde kosten, is de totale subsidiabele kost (TSK). Op deze totale subsidiabele kost is er geen minimale private cofinanciering vereist binnen deze oproep. 50% van de gemaakte subsidiabele kosten wordt gefinancierd door het Europees Sociaal Fonds (ESF) terwijl de andere 50% van de gemaakte subsidiabele kosten gefinancierd wordt door het Vlaams cofinancieringsfonds (VCF). In bepaalde gevallen kunnen de kosten niet volledig met ESF subsidies en Vlaamse cofinanciering gefinancierd worden. Dit is het geval wanneer er private middelen worden toegekend aan het project, wanneer er ontvangsten zijn of wanneer institutionele actoren deelnemen aan het project. Hierna worden de verschillende scenario’s toegelicht. Ontvangsten/Inkomsten (bijvoorbeeld inschrijvingsgelden, projecten die inkomsten genereren1, verkoop syllabi, …) die verworven worden door de uitvoering van een ESF-project tijdens de projectlooptijd moeten worden ingebracht. Alle in te brengen ontvangsten moeten in mindering gebracht worden van financiering van de totale subsidiabele kosten. Bijdragen die vanuit de private sector aan het ESF project worden toegekend als medefinanciering van het project, zijn geen ontvangsten maar private cofinanciering. RSZ-verminderingen en IPA-kortingen moeten niet ingebracht worden als ontvangsten. Vastbenoemd personeel is enkel subsidiabel indien het specifiek wordt toegewezen aan welbepaalde taken in het project. Bij de indiening van het projectvoorstel, moet dit omstandig gemotiveerd en goedgekeurd worden door ESF Vlaanderen. De loonkost van de statutaire personeelsleden moet ingebracht worden als publieke cofinanciering in het project. Institutionelen2 kunnen geen aanspraak maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds. In geval institutionelen promotor zijn of deel uitmaken van het partnerschap, moet in de aanvraag, in de partnerschapsovereenkomst en bij rapportering duidelijk gemaakt worden wat de inbreng is van de publieke instanties in het project en moet de Vlaamse cofinanciering op die basis verrekend worden. Partners van institutionelen kunnen middelen van het Vlaams cofinancieringsfonds ontvangen. De ESF steun is steeds additioneel. Dit wil zeggen dat het ESF bedrag pas berekend kan worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen, zoals bijvoorbeeld publieke cofinanciering, Betaald Educatief Verlof, privaatrechtelijke financiering, ontvangsten…. Met andere woorden: de andere financieringsbronnen moeten eerst berekend en benut worden.

1

Een inkomstengenererend project is elke concrete actie die betrekking heeft op de levering van diensten/goederen tegen betaling. 2

Institutionele organisaties, die partners zijn van ESF Vlaanderen, kunnen geen aanspraak maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds. Het gaat om volgende partners: VDAB in zijn totaliteit, SYNTRA Vlaanderen, de regionale Syntra’s, Onderwijs, Departement WSE en scholen. Hogescholen en universiteiten kunnen wel aanspraak maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 12 van 22


08.04.2015

De financiering vanuit de middelen ESF en Vlaams cofinancieringsfonds gebeurt op de resterende bedragen aangezien de subsidies additioneel zijn aan de publieke en private inbreng. Concreet betekent dit voor een organisatie: Fase 1 -

Eerst 50% ESF middelen berekenen op de totale subsidiabele kosten Bijvoorbeeld: er is een totale subsidiabele kost van 50.000 EUR, dan wordt hierop 50% berekend = 50.000 EUR x 50% = 25.000 EUR

-

Dan 50% VCF middelen berekenen op de totale subsidiabele kosten Bijvoorbeeld: er is een totale subsidiabele kost van 50.000 EUR, dan wordt hierop 50% berekend = 50.000 EUR x 50% = 25.000 EUR

Fase 2 -

Eerst 50% ESF middelen berekenen op de totale subsidiabele kosten Bijvoorbeeld: er is een totale subsidiabele kost van 150.000 EUR, dan wordt hierop 50% berekend = 150.000 EUR x 50% = 75.000 EUR

-

Dan 50% VCF middelen berekenen op de totale subsidiabele kosten Bijvoorbeeld: er is een totale subsidiabele kost van 150.000 EUR, dan wordt hierop 50% berekend = 150.000 EUR x 50% = 75.000 EUR

Exploitatie dienstverlening en resultaten van de projectuitvoering Het bedrag dat u ontvangt voor de dienstverlening die binnen de projectperiode verdeeld wordt, moet als ontvangst ingebracht worden. Betreffende tastbare zaken (bijvoorbeeld draaiboek, publicaties, website en andere) die tijdens de projectperiode aangemaakt werden, mag de prijs die men vraagt na de uitvoeringsperiode (tot 3 jaar na afloop van het project) slechts de kostprijs zijn. Indien deze prijs dan de effectieve kostprijs overstijgt, moet de meeropbrengst van de exemplaren die ingebracht werden in het projectdossier alsnog als ontvangst aangegeven worden. Hiertoe moet men bij eindrapportering een kopie meesturen van de facturen van de aanmaak en van daaruit de kostprijs per exemplaar vaststellen. Indien deze prijs van de dienstverlening slechts de kostprijs dekt, moet men na de uitvoeringsperiode geen verdere ontvangsten declareren. Indien meeropbrengst, moeten hierover de nodige afspraken gemaakt worden om deze alsnog als ontvangsten op te nemen in het projectdossier. Er is wel een onderscheid te maken: de ontwikkelde dienstverlening moet aan kosten ter beschikking gesteld worden. Hierop mag geen winstmarge ingesteld worden, dus geen commerciële exploitatie op de vermenigvuldiging van het instrument. Voor de begeleiding die men eventueel opzet bij deze dienstverlening, geldt dit niet. Men kan de nieuwe dienstverlening ter beschikking stellen aan geïnteresseerden in consultancy tegen de geldende marktprijs.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 13 van 22


08.04.2015

4 Hoe dien je een projectvoorstel in? 4.1 Registratie in de ESFESF-applicatie Een project indienen kan enkel via de ESF-applicatie. De toegang daartoe is mogelijk met een elektronische ID-kaart of het federaal token. Via volgende link kan u de software voor de eID installeren of het federaal token aanvragen: http://www.belgium.be/nl/online_dienst/app_zich_inschrijven.jsp

4.2 Indienen projectvoorstel Om het projectvoorstel in te dienen, moet u inloggen in de ESF-applicatie (https://esf20072013.vlaanderen.be/esf/index.jsp). Hiervoor heeft u uw ondernemingsnummer nodig. Op volgende webpagina vindt u alle informatie: http://esf-agentschap.be/nl/node/25229 Na het aanmelden vindt u onder het tabblad ‘Oproep’ de gewenste openstaande oproep. U kan ook het oproepnummer intikken en ‘zoeken’. Onder het tabblad ‘Bijlagen’ vindt u alle nodige informatie: de oproepfiche, de inhoudelijke handleiding en de andere documenten zoals een gedetailleerd kosten- en financieringsschema, het plan van aanpak en verschillende sjablonen. Lees al deze documenten goed door vooraleer het projectvoorstel in te dienen. Bij het aanmaken van het projectvoorstel moet u volgende documenten voor handen hebben. CHECKLIST Naam document Type document Inhoudelijke analyse Word Projectbegroting Excel Partnerschapsovereenkomsten* Word Kwaliteitsbewijs Word Goedkeuring OR of advies SERR** Word *Indien partners opgenomen worden binnen het project **Indien bedrijven promotor zijn

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 14 van 22


08.04.2015

5 Ondersteuning bij de opmaak en het indienen van het projectvoorstel Tot en met de deadline voor indiening van de projectaanvraag kunt u bij de medewerkers van het ESF Vlaanderen terecht voor volgende ondersteuningsvormen, tot uiterlijk 31 augustus 2015: - inhoudelijke en financiële ondersteuning bij de oproep en aftoetsen projectideeën: [email protected] en [email protected] - ondersteuning inzake handleiding en te hanteren tools en methodieken: [email protected] - de ESF applicatie (IT-ondersteuning): [email protected] - het ESF kwaliteitsbewijs: [email protected] Consultatie van projectideeën is steeds mogelijk en wordt ook ten zeerste aangeraden. Hiervoor kan u contact opnemen met Catherine Bonnarens ([email protected]) en Eline Vermeersch ([email protected]), oproepbeheerders van deze oproep. Algemene infosessie: Er worden voor deze oproep twee infodagen georganiseerd. In de voormiddag worden de belangrijkste elementen van de oproep overlopen en is er gelegenheid tot vraagstelling. In de namiddag zullen relevante actoren binnen het Vlaamse innovatielandschap voorgesteld worden. Ook hier is er de gelegenheid tot vraagstelling en aftoetsing van ideeën. Deelname aan deze infodagen is ten zeerste aangeraden. De infosessie gaat door op: -

19 mei 2015 van 9u30 tot 17u00 of 11 juni 2015 van 9u30 tot 17u00

Locatie: ESF Vlaanderen Vergaderzaal 5.13 Gasthuisstraat 31 – 5de verdieping 1000 BRUSSEL !!! Inschrijven is verplicht en kan via www.esf-agentschap.be

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 15 van 22


08.04.2015

6 Hoe weet je of je projectvoorstel is goedgekeurd? 6.1 Selectieprocedure Wanneer de promotor een projectvoorstel indient, komt dit terecht bij een evaluatiecollege dat bestaat uit minimaal één evaluator van ESF Vlaanderen en minimaal één evaluator van één van de partners van ESF Vlaanderen naargelang de inhoud van de projectvoorstellen. Deze evaluator wordt gerekruteerd uit het Departement WSE, de SERV, de VDAB of Onderwijs. De twee evaluatoren maken een analyse op aan de hand van de beoordelingscriteria van deze oproep, namelijk ‘Uitdaging en visie’, ‘Plan’, ‘Positie en team’ en ‘Coherentie’. Op elk van deze criteria worden punten gegeven op 100. Een projectvoorstel wordt door een individuele evaluator als positief geëvalueerd wanneer het een minimale score van 60% voor Uitdaging en visie, 60% voor Plan, 60% voor Positie en team en 60% voor Coherentie behaalt. Wanneer minimaal één evaluator een score van 60% voor Uitdaging en visie, 60% voor Plan, 60% voor Positie en team en 60% voor Coherentie toebedeelt, wordt het projectvoorstel besproken op een evaluatiecollege. Op basis van de argumentatie van de evaluatoren wordt een consensus nagestreefd. De beslissing is gebaseerd op een inhoudelijke argumentatie en niet op een gemiddelde score. Op voorwaarde van bekrachtiging van de gevolgde procedure wordt het consensusvoorstel bekrachtigd door het Managementcomité. Indien er geen consensus bereikt wordt door de evaluatoren wordt de beslissing definitief genomen door het Managementcomité op basis van de originele stukken van het projectvoorstel. Ingeval er onvoldoende middelen zijn om alle positief gescoorde projecten te financieren, wordt een rangschikking van de projecten gemaakt. Het gemiddelde van de scoring op Uitdaging en visie door de 2 lezers wordt eerst vergeleken met de minimale scoring (i.c. 60). Daarna wordt de minimumscore voor dit criterium met hetzelfde percentage verhoogd (bijvoorbeeld eerst 60*1%, daarna 2% …) en wordt dezelfde vergelijking gemaakt. Het % wordt verhoogd totdat men een lijst verkrijgt met projecten waarvoor voldoende middelen beschikbaar zijn. Na goedkeuring kan fase 1 van start gaan. Om te beoordelen of een project na fase 1 ook fase 2 kan aanvangen, moeten op het einde van fase 1 volgende zaken opgeleverd worden: 1. 2. 3. 4. 5.

Concept Experience map Business model Resultaten van concept test met gebruikers en met belanghebbenden Planning fase 2

Deze zullen door ESF Vlaanderen en een groep experten beoordeeld worden. Dit in de vorm van een conceptvalidering. De criteria waaraan de opgeleverde zaken afgetoetst worden, kunnen teruggevonden worden in Annex 1 bij de handleiding bij fase 1. Indien deze positief beoordeeld worden, kan fase 2 van start gaan. Projecten die negatief beoordeeld worden, worden stopgezet.

6.2 Projectbeslissing De selectieperiode eindigt met een projectbeslissing. De oproepbeheerder maakt de beslissing elektronisch bekend aan de promotoren. De beslissing kan positief of negatief zijn: - Wanneer een project is goedgekeurd, ontvangt de promotor een e-mail van de projectbeheerder. Dit is de persoon waarmee de promotor contact kan mee opnemen voor het verder verloop van

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 16 van 22


08.04.2015

-

het project. Het project gaat van start op de voorziene begindatum van het project. Wanneer er onvoldoende middelen zijn om alle goedgekeurde projecten te financieren, wordt een rangschikking gemaakt van de goedgekeurde projecten zoals hierboven werd beschreven. Indien een van de projecten waarvoor voldoende middelen voorzien zijn, beslist niet te starten, kan het volgende project op de lijst toch van start gaan. Wanneer een project is afgekeurd, ontvangt de promotor een e-mail van de projectbeheerder met een motivering van het negatief advies.

De geanonimiseerde evaluaties van de projectvoorstellen worden opgeladen bij het project in de ESFapplicatie en zijn daar raadpleegbaar. Opgelet: Voor gemaakte en bewezen technische fouten is een herziening mogelijk en kunt u binnen de 15 kalenderdagen reageren via de ESF-applicatie.

6.3 Herkansing Bij deze oproep is het mogelijk om te herkansen. Projectvoorstellen die negatief beslist worden, krijgen de mogelijkheid om te herkansen binnen de oproep. Het projectvoorstel kan daartoe opnieuw ingediend worden in een volgende oproepronde. Hiertoe dienen de lopende oproepen geconsulteerd te worden op de website www.esf-agentschap.be. Bij de herkansing is het verplicht om alle opmerkingen bij de beslissing in rekening te nemen. De verwerking dient grondig te worden aangegeven in het nieuwe projectvoorstel. Een bespreking met de oproepbeheerder van de oproep wordt ten zeerste aangemoedigd. Indien er na deze herkansing opnieuw een negatieve beslissing volgt, kan het projectvoorstel niet meer opnieuw ingediend worden. Herkansing is dus slechts één keer mogelijk.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 17 van 22


08.04.2015

7 Wat zijn de verdere stappen na goedkeuring van het project? 7.1 Projectovereenkomst Projectovereenkomst Nadat de promotor via de applicatie een positieve beslissing heeft doorgekregen zal de projectbeheerder de projectovereenkomst opstellen. Deze wordt eerst elektronisch ondertekend door de promotor en nadien door de algemeen directeur van ESF Vlaanderen.

7.2 Voorschot De promotor ontvangt aan de start van het project een voorschot, na ondertekening van de projectovereenkomst. Dit voorschot bedraagt 70% van de toegewezen middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds voor fase 1 van zodra ESF Vlaanderen deze middelen vanuit het Vlaams cofinancieringsfonds ontvangen heeft. Organisaties die geen aanspraak kunnen maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds (zie 3.3 Financiering) kunnen geen voorschot ontvangen. De uitbetaling van een voorschot voor de volgende kalenderjaren wordt proportioneel berekend volgens het aantal maanden indien er voldoende benutting blijkt uit de vorige rapportering.

7.3 Administratieve verplichtingen Registratie van het personeel Het is de verantwoordelijkheid van de promotor en de projectuitvoerders om de prestaties die door het intern personeel geleverd worden te registreren. Op deze manier kunnen de ingediende kosten verantwoord worden. De projectuitvoering moet verlopen per dagdeel van minimaal 4 uur aaneensluitend. De registratie gebeurt aan de hand van een verplicht sjabloon dat bij de start van het project opgeleverd wordt door ESF Vlaanderen en dat verplicht gebruikt moet worden. Andere manieren van registreren zijn binnen deze oproep niet toegestaan.

Oplevering van de registraties De promotor moet de bewijsstukken van de ingebrachte kosten opladen in de digitale archiefruimte van ESF Vlaanderen. Hiertoe wordt, na goedkeuring van het project, een login en paswoord bezorgd. Een handleiding om de archiefruimte te gebruiken vind je op volgende website: http://kik.esfagentschap.be/ajax/downloadFile/000a4274-988f-11e3-8160-0050568b00a8/archief%20%20handleiding%20promotor.pdf.

7.4 Rapportering Tijdens de looptijd van een project wordt er gevraagd tussentijds en eind te rapporteren over de voortgang van het project, zowel inhoudelijk als financieel. De tussentijdse rapportering en eindrapportering gebeuren via de ESF-applicatie. Eenmaal over een bepaalde periode gerapporteerd, wordt deze periode als afgelopen beschouwd. Bij een project dat 24 maanden duurt, en dus de twee fasen kan uitvoeren, rapporteert de promotor na afloop van de eerste fase en na afloop van de tweede fase. START: 1 december 2015 Tussentijdse rapportering Eindrapportering

Rapportperiode 01/12/2015 – 31/05/2016 01/06/2016 – 30/11/2017

Deadline voor indiening 31/08/2016 28/02/2017

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 18 van 22


08.04.2015

Bij een project dat slechts 6 maanden loopt als gevolg van een negatieve conceptvalidering, rapporteert de promotor na afloop van de eerste fase. Dit is meteen een eindrapportering. START: 1 december 2015 Eindrapportering

Rapportperiode 01/12/2015 – 31/05/2016

Deadline voor indiening 31/08/2016

De rapportering is een voortgangsrapport waarbij de promotor ESF Vlaanderen op de hoogte stelt van het verloop van het project. Het bestaat uit een: 1 Inhoudelijke rapportering. ESF Vlaanderen geeft een WORD-document mee met vragen over de voortgang van het project. Tevens worden hierbij ook de resultaten van de testings verwacht. De promotor dient deze vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden en het WORD-document in te dienen bij de rapportering. 2 Financiële rapportering. De promotor vertrekt hierbij van de ingediende financiële begroting bij het projectvoorstel. Bij de rapportering geeft de promotor aan welke kosten hij de voorbije projectperiode heeft gemaakt. ESF Vlaanderen geeft hiervoor een EXCEL-document mee. De promotor moet de onderliggende bewijsstukken voor de gemaakte kosten opladen in de ESFarchiefruimte.

7.5 Controle De controle van uw activiteiten door ESF Vlaanderen gebeurt door uw projectbeheerder. Deze controle verloopt voor de meeste rapporten ‘on desk’. Steekproefsgewijs worden een aantal rapporteringen ‘ter plaatse’ gecontroleerd. Na de uitbetaling van uw rapport kunt u ook nog controle krijgen van de inspectiediensten van de Vlaamse Overheid en van de Europese instanties.

7.6 Conceptv Conceptvalidering In de laatste maand van de eerste fase wordt het resultaat van deze fase voorgelegd ter validering. Volgende zaken worden voorgelegd: -

het concept een experience map een sociaal business model de resultaten van de test van het concept met gebruikers en belanghebbenden

De conceptvalidering neemt de vorm aan van een pitch, ondersteund door een dossier, en gebeurt door experten die niet betrokken zijn bij het project. Daarnaast zal ook ESF Vlaanderen dit opnemen. Alle projecten in deze oproep moeten een valideringssessie doorlopen. Ter voorbereiding van deze conceptvalidering zal bij de startsessie alle info verschaft worden. Daarnaast zal ook een opleiding rond pitching aangeboden worden aan promotoren binnen deze oproep. Het uitgedachte concept zal afgetoetst worden op volgende elementen: -

Strategisch(e) belang/positie van het concept: het concept vormt een belangrijke component binnen een bredere visie en wordt gedragen door relevante belanghebbenden om de maatschappelijke uitdaging aan te gaan en een grote impact te realiseren op een redelijke termijn.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 19 van 22


08.04.2015

-

-

Voordeel voor de finale doelgroep: het concept biedt een superieure oplossing ten opzichte van de huidige situatie en de (al dan niet) bestaande diensten, voor een goed gedefinieerde doelgroep. Innovatief gehalte: het concept is voldoende anders voor de gebruiker en anders dan wat nu al bestaat en gebruikt wordt in Vlaanderen. Inbedding: het concept is eerder makkelijk te lanceren na een succesvolle test, gegeven de synergie met reeds bestaande activiteiten en middelen binnen het partnerschap. Ontwikkeling: het concept is eerder makkelijk te ontwikkelen, gegeven de complexiteit van het concept en de bekendheid/beschikbaarheid van de benodigde kennis en technologie. Financiering: Er is een voldoende robuuste financiering voor de toekomstige oplossing eens ze operationeel wordt.

De criteria kunnen meer gedetailleerd teruggevonden in Annex 1 bij de handleiding bij fase 1. Deze kan teruggevonden worden als bijlage bij de oproep. Indien het concept niet gevalideerd worden, kan de tweede fase niet uitgevoerd worden en wordt het project stopgezet. Een promotor van wie het concept niet gevalideerd wordt, kan bij ESF Vlaanderen een herkansing tot conceptvalidering aanvragen. Dit moet aangevraagd worden binnen een termijn van één maand na de bekendmaking van de beslissing. De herkansing wordt niet gesubsidieerd en gebeurt op eigen middelen.

7.7 Evaluatie In het kader van de evaluatie van deze oproep zullen case studies (Theory Based Impact Evaluation) uitgevoerd worden. De promotor kan dan ook gevraagd om hieraan deel te nemen en houdt hier dus best rekening mee. De tijd die interne personeelsleden hieraan zouden besteden, kan ingebracht worden in het project.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 20 van 22


08.04.2015

8 Tijdlijn Projectverloop Indienen: - Openstellen van de oproep: 1 mei 2015 - Uiterste indieningsdatum voor projectvoorstellen: 31 augustus 2015 - Beslissing over de ingediende projecten: deze wordt gecommuniceerd voor 30 november 2015 - Start van de goedgekeurde projecten: 1 december 2015 Fase 1: -

Start van de goedgekeurde projecten: 1 december 2015 Opleveren deliverables Conceptvalidering: mei 2016 Einde fase 1: 31 mei 2016 Tussentijdse rapportering of eindrapportering: 31 augustus 2016

Fase 2: -

Start van de positief gevalideerde projecten: 1 juni 2016 Einde fase 2: 30 november 2017 Eindrapportering: 28 februari 2018

Projectondersteuning Indienen: -

Aftoetsen projectidee: 4 mei 2015 tot uiterlijk 31 augustus 2015 Inhoudelijke en financiële ondersteuning bij de oproep: 4 mei 2015 tot uiterlijk 31 augustus 2015 Ondersteuning bij de handleiding en te gebruiken tools: 4 mei 2015 tot uiterlijk 31 augustus 2015

Fase 1: -

Startsessie: december 2015 (1 dag) Opvolging door projectbeheerder: februari 2016 (een halve dag, af te spreken met de projectbeheerder) Opleiding pitching ter voorbereiding van de conceptvalidering: maart en april (2 dagen) Individuele ondersteuning bij tools en methodieken rond innovatie: 1 december 2015 tot 31 mei 2016 (naar noodzaak)

Fase 2 -

Startsessie: juni 2016 (1 dag) Opvolging door projectbeheerder: oktober 2016, februari 2017, juni 2017, oktober 2017 (steeds een halve dag, af te spreken met de projectbeheerder) Themawerking rond ontwikkelend testen: oktober 2016 (1 dag) Themawerking rond evaluatie maart 2017 (1 dag)

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 21 van 22


08.04.2015

9 Bijlagen In te vullen sjablonen bij projectvoorstel: -

Inhoudelijke vragen projectvoorstel

-

Detaillering kosten & financiering

Handleidingen bij projectvoorstel: -

Handleiding bij projectvoorstel Deze handleiding bestaat uit twee onderdelen: ten eerste uitleg bij de vragen uit het projectvoorstel en ten tweede een overzicht van de vragen die gebruikt zullen worden om projectvoorstellen te beoordelen.

-

Handleiding bij fase 1 Deze handleiding schetst het projectverloop voor fase 1 van de oproep ‘Innovatie door exploratie’. De verschillende stappen die gezet moeten worden in fase 1 worden beschreven. Ook de deliverables die tijdens de eerste fase van het project ontwikkeld moeten worden en die aan het einde van fase 1 voorgesteld moeten worden, worden beschreven.

o

Handleiding bij fase 1 - Annex 1 – Coachingscriteria

o

Handleiding bij fase 1 - Annex 2 - Experience map

o

Handleiding bij fase 1 - Annex 3 – Business Model

In te vullen sjablonen bij rapportering: -

Vragen rapportering oproep ‘Innovatie door exploratie’

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 22 van 22


08.04.2015

De fiche van de oproep werd goedgekeurd door het Managementcomité van 23 april 2015

Recommend Documents