De fiche van de oproep werd goedgekeurd door het Managementcomité van 28 januari 2015

OP ESF Vlaanderen 2014 - 2020 Fiche oproep 311 Innovatie

0

Prioriteit uit OP: 5 – Innovatie en Transnationaliteit De fiche van de oproep werd goedgekeurd door het Managementcomité van 28 januari 2015.

Korte samenvatting van de oproep ...............................................................................................................................................................3 1

Waarover gaat de oproep?.......................................................................................................................................................................5 1.1

Wie behoort tot de doelgroep van de oproep .......................................................................................................................5

1.2

Welke acties heeft de oproep voor ogen?.................................................................................................................................5

1.3

Verwachte resultaten van de projecten? ..................................................................................................................................6

1.4

Lessen uit verleden ...................................................................................................................................................................................6

2

Wie kan een project indienen? ...............................................................................................................................................................8 2.1

Promotor en partners .............................................................................................................................................................................8

2.2

Criteria op organisatieniveau .......................................................................................................................................................8

2.3

Criteria op projectniveau ................................................................................................................................................................9

2.4

Overheidsopdrachten ........................................................................................................................................................................9

3

Hoe maak je een projectvoorstel op? ..............................................................................................................................................10 3.1

Inhoudelijke analyse...............................................................................................................................................................................10

3.2

Projectplanning ....................................................................................................................................................................................10

3.3

Begroting en financiering ............................................................................................................................................................... 11

4

Hoe dien je een projectvoorstel in? .................................................................................................................................................. 15 4.1

Registratie in de ESF-applicatie ....................................................................................................................................................... 15

4.2

Indienen projectvoorstel................................................................................................................................................................ 15

5

Ondersteuning bij de opmaak en het indienen van het projectvoorstel ................................................................. 16

6

Hoe weet je of je projectvoorstel is goedgekeurd?................................................................................................................ 17 6.1

Selectieprocedure ..................................................................................................................................................................................... 17

6.2

Projectbeslissing .................................................................................................................................................................................. 17

7

Wat zijn de verdere stappen na goedkeuring van het project? .................................................................................... 18 7.1

Projectovereenkomst ............................................................................................................................................................................ 18

7.2

Voorschot ................................................................................................................................................................................................ 18

7.3

Administratieve verplichtingen ................................................................................................................................................. 18

7.4

Rapportering.......................................................................................................................................................................................... 18

7.5

Thematische werking ....................................................................................................................................................................... 19

7.6

Controle..................................................................................................................................................................................................... 19

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 1 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

7.7

Validering................................................................................................................................................................................................. 19

7.8

Evaluatie ..................................................................................................................................................................................................20

8

9

Tijdlijn met verloop van het project ................................................................................................................................................ 21 8.1

Tijdslijn ............................................................................................................................................................................................................ 21

8.2

Verloop ..................................................................................................................................................................................................... 22

Bijlagen ................................................................................................................................................................................................................ 23

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 2 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

Korte samenvatting van de oproep Wat? De oproep beoogt de versterking van dienstverleners (intermediairen) op de Vlaamse arbeidsmarkt. Hiertoe wordt een bestaande dienstverlening vernieuwd of een nieuwe dienstverlening opgezet. Deze vernieuwing wordt ingevoerd op basis van proces-, product- en/of methodiekontwikkeling. Op deze manier worden dienstverleners op de arbeidsmarkt voorzien van de nodige handvatten om in te gaan op de uitdagingen die de arbeidsmarkt vandaag stelt. De arbeidsbevolking (werkzoekenden, werknemers en zelfstandigen) kan dankzij de instrumenten beter bediend worden zodat een hogere mate van werkzekerheid wordt gerealiseerd.

Wie? De oproep richt zich naar alle organisaties met rechtspersoonlijkheid, alsook de vakbonden, die in partnerschap samenwerken. Het partnerschap maakt hiertoe onder andere afspraken over instrumentontwikkeling, testing en samenwerking. Concreet betreft het in deze oproep alle arbeidsmarktactoren en organisaties die een rol vervullen op de Vlaamse arbeidsmarkt.

Acties? Projecten in deze oproep werken aan een versterking van de dienstverleners (intermediairen) op de Vlaamse arbeidsmarkt. Hiertoe wordt een bestaande dienstverlening vernieuwd of een nieuwe dienstverlening opgezet. Deze vernieuwing wordt ingevoerd op basis van proces-, product- en/of methodiekontwikkeling. De versterking van één organisatie is hierbij niet mogelijk. Overdraagbaarheid is essentieel. Hiertoe moet verduidelijkt worden welke organisaties zullen samenwerken in partnerschap om de instrumenten te ontwikkelen, uit te testen en in de eigen praktijk om te zetten. Een partnerschap is dan ook verplicht tussen de promotor (indiener) en minimaal één andere organisatie. Afhankelijk van het project en de uitdagingen kan het partnerschap ook uitgebreider zijn.

Hoeveel? Het oproepbudget voor de oproep ‘Innovatie’ bedraagt 1.400.000 EUR, waarvan 700.000 EUR middelen uit het Europees Sociaal Fonds en 700.000 EUR middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds. Er is een maximale subsidie voorzien van 200.000 EUR per project met volgende verdeling: - Maximaal 100.000 EUR ESF (50% middelen uit het Europees Sociaal Fonds) - Maximaal 100.000 EUR VCF (50% middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds)

Hoe? Een promotor dient een projectvoorstel in via de online ESF-applicatie. Een projectvoorstel wordt samengesteld door het beantwoorden van de inhoudelijke vragen samen met de opmaak van een plan van aanpak en het opstellen van een begroting.

Wanneer? De indiening van projectvoorstellen binnen deze oproep kan vanaf 1 februari 2015 met als uiterste indieningsdatum 30 april 2015 (middernacht). Goedgekeurde projecten gaan van start op 1 augustus

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 3 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

2015, tenzij dit gezien de verlofperiode niet mogelijk is en dan kunnen projecten starten op 1 september 2015.

Looptijd? De projecten in deze oproep hebben een looptijd van 24 maanden, waarbij geen verlenging mogelijk is.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 4 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

1 Waarover gaat de oproep? De oproep ‘Innovatie’ richt zich naar het versterken van dienstverleners (intermediairen) op de Vlaamse arbeidsmarkt, voor wie de reeds bestaande oplossingen omtrent maatschappelijke problemen verouderd zijn, niet langer meer voldoen of onbestaande zijn. Hiertoe wordt een bestaande dienstverlening vernieuwd of een nieuwe dienstverlening opgezet. Deze vernieuwing wordt ingevoerd op basis van proces-, product- en/of methodiekontwikkeling.. Op die manier worden dienstverleners op de arbeidsmarkt voorzien van de nodige handvatten om in te gaan op de uitdagingen die de arbeidsmarkt vandaag stelt. Uiteindelijk moet de ontwikkeling tegemoet komen aan de arbeidsbevolking (werkzoekenden, werknemers en zelfstandigen) zodat zij de mogelijkheid krijgen om in een veranderende economische omgeving in elke fase van het arbeidsleven gemakkelijk en snel een baan te vinden met goede loopbaanvooruitzichten. Deze vernieuwing impliceert het samenwerken in partnerschap. Overdraagbaarheid van de proces-, product- en/of methodiekontwikkeling is essentieel. Daartoe moet verduidelijkt worden welke organisaties bereid zijn om de ontwikkeling op te nemen, uit te testen en in de dienstverlening in te zetten. Een partnerschap is verplicht tussen de promotor (indiener) en minimaal één andere organisatie. Afhankelijk van het project en de uitdagingen kan het partnerschap ook uitgebreider zijn. Europa wil innovatie en vernieuwing aanmoedigen ter ondersteuning van de werkgelegenheid, sociale inclusie, de bestrijding van armoede, het investeren in onderwijs en vaardigheden, bevorderen van competenties van de beroepsbevolking en levenslang leren. Projecten binnen deze oproep zetten in op vernieuwde dienstverlening naar één of meer van deze prioriteiten.

1.1 Wie behoort tot de doelgroep doelgroep van de oproep oproep De oproep heeft dienstverlenende organisaties op de Vlaamse arbeidsmarkt als doelgroep. Zij verlenen diensten aan de finale doelgroep van werkenden en werkzoekenden. Voorbeelden hiervan zijn begeleidingsdiensten, opleidingsorganisaties, HR-afdelingen, … De dienstverlening die binnen het project verbeterd of ontwikkeld wordt moet deze dienstverleners de nodige handvatten geven om te gaan met actuele uitdagingen. De uiteindelijke doelgroep is de arbeidsbevolking (werkzoekenden, werknemers en zelfstandigen). Uiteindelijk moet de ontwikkeling tegemoet komen aan deze groepen zodat zij de mogelijkheid krijgen om in een veranderende economische omgeving in elke fase van het arbeidsleven gemakkelijk en snel een baan te vinden met goede loopbaanvooruitzichten. Projecten binnen de oproep richten zich niet rechtstreeks tot de uiteindelijke doelgroep, maar verbeteren de situatie van deze groep door het versterken van dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt.

1.2 Welke acties heeft de oproep voor ogen? In deze projecten wordt gewerkt aan proces-, product-, en/of methodiekontwikkeling. Onder procesontwikkeling begrijpen we het effectief en efficiënt herontwerpen van de werkprocessen, gericht op de klant. Een voorbeeld hiervan is het opzetten van een overdraagbaar samenwerkingsverband tussen diverse opleidingsverstrekkers. Dit met het oog op het in elkaar passen van verschillende opleidingen. Dit zodat de dienstverlening klantvriendelijker wordt voor de deelnemer. Productontwikkeling begrijpen we als het ontwikkelen van nieuwe tools die door dienstverleners gebruikt kunnen worden ter versterking van de dienstverlening. Een voorbeeld hiervan is een website

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 5 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

waarop tools aangeboden worden voor loopbaanbegeleiding en die HR-medewerkers of loopbaanbegeleiders kunnen gebruiken in hun dagelijkse werking. Methodiekontwikkeling wordt gezien als het ontwikkelen of aanpassen van de werkwijze waarop dienstverleners vandaag werken. Een voorbeeld hiervan is een nieuw begeleidingstraject waarbij ongekwalificeerde jongeren toegeleid worden naar de arbeidsmarkt of naar een opleiding. Trajectbegeleiders kunnen deze nieuwe methode vervolgens aanwenden wanneer zij geconfronteerd worden met ongekwalificeerde jongeren.

1.3 Verwachte resultaten van de projecten? projecten? ESF Vlaanderen verwacht dat het project leidt tot een gevalideerd en overdraagbaar instrument voor dienstverleners op de arbeidsmarkt. Het instrument dient op verschillende tijdstippen te worden uitgetest binnen het partnerschap waarna wijzigingen en aanpassingen worden doorgevoerd. De ontwikkelde instrumenten dienen ter validering voorgelegd te worden 2 maanden voor het einde van het project. Experten maken een kritische analyse en reflectie over het instrument en kijken naar de slaagkansen voor de implementatie en inbedding. Een positieve validering (70%) kan leiden tot het indienen van een disseminatieproject. Indien het instrument niet wordt gevalideerd kan er geen disseminatieproject worden uitgevoerd. Een disseminatieproject vindt plaats na afloop van het ontwikkelingsproject en wordt ingediend via een nieuw projectvoorstel in een afzonderlijke oproep. Tijdens dit project worden de resultaten van het project en de ontwikkelde instrumenten verspreid en breder bekendgemaakt in Vlaanderen. Dit project dient echter verder te gaan dan de loutere verspreiding en implementeert de ontwikkelde instrumenten in de dienstverlening. Dit kan zowel in de eigen organisatie, bij partners of bijkomend in andere organisaties in Vlaanderen. Inbedding bij andere organisaties is niet nodig indien de ontwikkeling rechtstreeks gelinkt is aan de decretale opdrachten van één organisatie.

1.4 Lessen uit verleden In het verleden werden reeds heel instrumenten ontwikkeld. Hierbij geven we een aantal voorbeelden mee: LEREN WERKT! (Consortium volwassenonderwijs Levenslang Leren in Leuven en omgeving) Het consortium volwassenonderwijs in Leuven en omgeving voerde het ESF project ‘Leren Werkt!’ uit. Dit project wil laaggeschoolde (geen diploma secundair onderwijs) werkzoekenden die een beroepsopleiding volgen in de competentiecentra van de VDAB in Heverlee en Diest de kans bieden om hun beroepsopleiding aan te vullen met algemene vakken die het volwassenenonderwijs verstrekt. Op die manier kunnen ze hun diploma secundair onderwijs of een onderwijscertificaat van beroepsopleiding in één jaar halen. Zo worden de kansen op de arbeidsmarkt voor de deelnemer duurzaam verhoogd en wordt ongekwalificeerde uitstroom geremedieerd. Het project ontwikkelde hiertoe een methodiek en een website met een geïntegreerde community of practice. Meer informatie kan teruggevonden worden via de volgende website: www.leereenlevenlang.be ISO-AO (Universiteit Antwerpen) Universiteit Antwerpen ontwikkelde binnen de ESF oproep innovatie in partnerschap een syndicaal ondersteuningsinstrument voor syndicale dienstverleners. Het instrument moet ervoor zorgen dat de dienstverleners innovatie in de arbeidsorganisatie beter herkennen, kennen en ermee kunnen omgaan.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 6 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

Werknemersvertegenwoordigers worden op die manier ook beter ondersteund wanneer ze in hun onderneming geconfronteerd worden met innovatie in de arbeidsorganisatie waardoor het sociaal overleg hierrond vlotter kan verlopen. Het instrument zelf bestaat uit drie delen. Het eerste deel is een checklist ‘herkennen’ die knipperlichten bevat waaraan innovatie in de arbeidsorganisatie herkend kan worden wanneer het wordt doorgevoerd in ondernemingen. Het tweede deel is een syndicaal analysekader dat toelaat om innovatie in de arbeidsorganisatie beter te kennen. Het derde en laatste deel is een actiekader dat moet helpen om in de dagelijkse ondernemingspraktijk om te gaan met deze thematiek. Meer informatie kan teruggevonden worden via de volgende website: www.ua.ac.be CAFé HERMAN. A Great Good Place in Town (Living stone dialoog vzw) Vzw Living stone dialoog vormde binnen een ESF oproep het project ‘Café Herman’, een Europees netwerk samengesteld vanuit meerdere culturele wortels. Een publieke dienstverlener en een allochtone ondernemer vormen in partnerschap de ruimte tussen de reguliere en sociale economie. Instrumenten werden ontwikkeld waarmee de dienstverlener de ondernemer toelaat een zaak te ontwikkelen of te transformeren. Meer informatie kan teruggevonden worden via de volgende website: www.viaviatourismacademy.com

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 7 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

2 Wie kan een project indienen? Alvorens van start te gaan met de opmaak van een projectvoorstel is het belangrijk om met enkele criteria rekening te houden. Hieronder sommen we op welke criteria van belang zijn om een projectvoorstel te kunnen indienen.

2.1 Promotor en partners Binnen het partnerschap neemt één organisatie de rol op van promotor.. Deze promotor heeft de juridische verantwoordelijkheid en staat in rechtstreeks contact met het ESF Vlaanderen. De overige organisaties nemen deel aan het partnerschap en vormen de partners.. De promotor en de partners ondertekenen een partnerschapsovereenkomst waarin zowel de inhoudelijke als de financiële afspraken worden vastgelegd. Deze overeenkomst wordt opgeladen in de ESF-applicatie, samen met de projectovereenkomst. De oproep richt zich naar alle organisaties met rechtspersoonlijkheid, alsook vakbonden, die in verplicht partnerschap samenwerken. Het partnerschap maakt hiertoe onder andere afspraken over instrumentontwikkeling, testing en samenwerking. In deze oproep kunnen organisaties gevestigd in de Vlaamse gemeenschap een project indienen. Overheidsadministraties en – diensten op nationaal, regionaal of lokaal niveau kunnen niet deelnemen aan deze oproep indien de finale doelgroep het eigen personeel is. Investeringen in institutionele capaciteit en in de efficiëntie van de overheidsadministratie en overheidsdiensten op nationaal, regionaal en lokaal niveau met het oog op hervormingen, betere regelgeving en goed bestuur worden volgens artikel 3 d 1 voorbehouden voor lidstaten die in aanmerking komen voor steunverlening uit het cohesiefonds of in lidstaten die één of meer regio’s van NUTS-2-niveau hebben. Het Operationeel Programma sluit in deel 1 investeringen in thematische doelstelling 11 uit. Het werken aan een nieuwe dienstverlening en de ontwikkeling van een innovatief instrument impliceert samenwerking in partnerschap. Overdraagbaarheid van het instrument staat voorop waardoor verschillende organisaties betrokken dienen te worden in de diverse fasen zoals onder andere in ontwikkeling, testing en evaluatie. Het is wenselijk dat het partnerschap samengesteld wordt uit diverse organisaties afhankelijk van het project en de thematiek waarrond gewerkt wordt

2.2 Criteria op organisatieniveau De promotor moet rekening houden met volgende criteria op organisatieniveau: - De promotor en de partners moeten over rechtspersoonlijkheid beschikken (ontvankelijkheidscriterium) - De promotor moet voldoende kredietwaardig zijn om het ingediende project te dragen. Deze check gebeurt via een koppeling met Digiflow van de federale overheid. - De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen. Hiervoor dient de promotor als bijlage bij het projectvoorstel een attest op te leveren. Mogelijkheden zijn: o Kwaliteitsopstap die geldig was tot eind september 2013 via een goedgekeurde kwaliteitspaper of een geldend ESF-kwaliteitslabel. Deze geldigheid werd namelijk verlengd tot eind 2015. o Voor OCMW’s kan het inspectie/visitatierapport gelden. o Gemandateerden door VDAB.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 8 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

Een overig kwaliteitslabel uit de lijst van gelijkgestelde labels, erkend door ESF Vlaanderen. (zie lijst op: http://esf-agentschap.be/nl/node/25232). Dit attest is essentieel voor de opstart van het project en dient uiterlijk op 15 juni 2015 in het bezit van de oproepbeheerder te zijn. o

2.3 Criteria op projectniveau De promotor moet bij het opmaken van het projectvoorstel rekening houden met onderstaande criteria: -

Het projectvoorstel moet opgesteld zijn in het Nederlands (ontvankelijkheidscriterium). Het projectvoorstel moet opgeladen worden via de ESF-applicatie (ontvankelijkheidscriterium).

2.4 Overheidsopdrachten Promotoren die een organisatie zijn in de zin van artikel 2, WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 15 JUNI 2006 zijn gebonden om de wetgeving overheidsopdrachten toe te passen binnen het project voor aankopen van werken, diensten en leveringen. De wetgeving op overheidsopdrachten geldt voor volgende organisaties: • Overheidsorganisaties • Organisaties die aan volgende 3 voorwaarden voldoen: o Doel is algemeen belang, te vinden in de doelomschrijving van de statuten (‘Opgericht met het specifieke doel om …’) o Rechtspersoonlijkheid hebben o Overwegende overheidsinvloed hebben • Privaatrechtelijke organisaties voor bepaalde gesubsidieerde opdrachten • Privaatrechtelijke universitaire instellingen Meer informatie hierover kan u terugvinden in de handleiding overheidsopdrachten die toegevoegd is als bijlage aan deze oproep en via http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrachten.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 9 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

3 Hoe maak je een projectvoorstel op? Om een ESF-projectvoorstel in te dienen moet je drie documenten opmaken: • Een inhoudelijke analyse • Een projectplanning met een plan van aanpak • Een financiële begroting Deze documenten moeten rekening houden met de ontvankelijkheidscriteria zoals hierboven beschreven. Naast bovenstaande documenten dienen ook volgende documenten te worden opgeladen bij het projectvoorstel: - Indien bedrijven de rol van promotor opnemen in het project is een goedkeuring van de ondernemingsraad of, indien er geen ondernemingsraad is, het advies van de SERR vereist teneinde een paritaire instemming te hebben voor het project (dit moet ten laatste eind juni bezorgd worden). - Kwaliteitsbewijs (dit moet ten laatste bezorgd worden tegen 15 juni 2015).

3.1 Inhoudelijke analyse Op te leveren projectvoorstel De promotor maakt een inhoudelijke analyse op waaruit blijkt dat het projectvoorstel voldoet aan de doelstellingen en verwachtingen van de oproep. ESF Vlaanderen geeft een WORD-document mee met vragen over het projectvoorstel (zie Bijlage 1). De promotor dient deze vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden en het WORD-document in te dienen bij de subsidieaanvraag. Als leidraad bij de vragen projectvoorstel werd een handleiding opgesteld. Deze kan je terugvinden als bijlage bij de oproep.

Beoordelingscriteria Het projectvoorstel wordt beoordeeld op basis van volgende beoordelingscriteria: - Criterium Relevantie - Criterium Haalbaarheid Een projectvoorstel wordt door een individuele evaluator als positief geëvalueerd wanneer het een minimale score van 60% voor Relevantie en 60% voor Haalbaarheid behaalt.

3.2 Projectplanning Op te leveren projectplanning De promotor maakt een plan van aanpak op waaruit blijkt welke fasen zullen worden aangepakt en waaruit tevens blijkt dat het projectvoorstel logisch wordt uitgevoerd. De promotor maakt hier een inschatting van - de volgorde van de diverse fasen (research, ontwikkelen, testen, …) - de acties/activiteiten per fase - de verwachte output per fase (ontwikkelde (deel)instrumenten, testresultaten, …) - de tijdsduur van de diverse fasen. Deze timing is indicatief en kan gedurende de projectuitvoering wijzigen.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 10 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

ESF Vlaanderen geeft hiervoor een EXCEL-document mee aan de hand waarvan het plan van aanpak opgesteld kan worden (Zie Bijlage 3). De promotor dient dit zo volledig mogelijk in te vullen en het EXCEL-document in te dienen bij de subsidieaanvraag. Meer info in verband met de verwachte planning kan je terugvinden in de handleiding bij het projectvoorstel (zie bijlage bij de oproep).

3.3 Begroting en financiering Op te leveren begroting en financiering Na opmaak van het plan van aanpak, maakt de promotor een projectbegroting op. Dit is een overzicht van de geraamde kosten. ESF Vlaanderen geeft hiervoor een EXCEL-document mee om de kosten en financiering op te stellen (zie Bijlage 4). De promotor dient dit zo volledig mogelijk te beantwoorden en het EXCEL-document in te dienen bij de subsidieaanvraag. Hieronder vind je de financiële criteria die van toepassing zijn op deze oproep.

Welke kosten kan je inbrengen? In deze oproep kan één kostenrubriek ingebracht worden, namelijk loonkosten intern personeel. De overige rubrieken kunnen niet ingebracht worden. - Intern personeel Er wordt binnen deze oproep gewerkt met een standaardschaal op basis van de interne personeelskosten. Werken met standaardschalen houdt in dat een maximaal vastgelegd bedrag per bepaalde eenheid wordt toegekend. In deze oproep wordt een gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 1.720 uren inhoudelijke werking door een intern personeelslid) als eenheid beschouwd. De inhoudelijke werking omvat de uren voor de activiteiten, zoals goedgekeurd in het actieplan. Volgende activiteiten worden beschouwd als inhoudelijke werking van het project: research, ontwikkeling, testing, themawerking, validering, aansturing partnerschap, … Het betreft hier een niet exhaustieve lijst die afhankelijk van de specificiteit van het project nog kan uitgebreid worden. Binnen deze oproep voorzien we standaardschalen voor 4 niveaus in combinatie met 3 anciënniteitscategorieën: Niveau

Anciënniteit 0-5 jaar Anciënniteit 6-10 jaar Anciënniteit 11-15 jaar A

82.904,66

92.833,88

101.088,10

B

61.129,45

66.427,34

70.689,13

C

51.718,28

57.254,47

61.654,41

D

46.509,04

49.849,86

52.564,42

Als eenheid gelden de uren die door de interne personeelsleden inhoudelijk gewerkt worden aan de projectuitvoering. Uren die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken tellen niet mee als eenheid. De kost voor het uitvoeren van indirecte taken is immers reeds mee opgenomen in de standaardschaal voor een voltijds equivalent. Met administratieve taken bedoelen wij bijvoorbeeld het nakijken van de registraties, het lay-outen van een rapport, enzovoort.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 11 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. De promotor moet het niveau van de personeelsleden aantonen aan de hand van het diploma van het personeelslid en indien dit niet voorhanden is aan de hand van het contract of het functieprofiel. De anciënniteit moet aangetoond worden op basis van de arbeidsovereenkomst of de jaarloonfiche indien dit hierop vermeld staat. Kosten verbonden aan technologische ontwikkeling zijn niet toegestaan binnen deze oproep. Indien de technologische ontwikkeling echter een onderdeel uitmaakt van het te ontwikkelen instrument en een duidelijke meerwaarde heeft voor de dienstverlening waarrond het project werkt, dan kunnen de uren die interne personeelsleden hieraan inhoudelijk besteden, opgenomen worden. De directe kosten die deze ontwikkeling met zich meebrengt maken deel uit van de forfaitaire 40% die opgenomen werd in de berekening van de standaardschalen. Bijdragen in natura Bijdragen in natura (het leveren van inbreng in de vorm van arbeid, goederen, diensten, …) zijn niet subsidiabel. - Extern personeel In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. - Deelnemerskosten In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. - Directe kosten In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. - Indirecte kosten In de berekening van de standaardschalen is een forfait van 40% opgenomen voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden. Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. Onderbouwing inzet De directe relatie tussen het opgebouwde plan van aanpak en de personeelsinzet moet duidelijk blijken. Planningen die deze garantie niet geven, lopen risico op kortingen bij goedkeuring. Je neemt in het kosten- en financieringsschema best de fasen en activiteiten over die opgenomen werden in het plan van aanpak.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 12 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

Berekeningswijze - Maak een inschatting van het aantal benodigde personeelsleden (aantal VTE’s) op basis van de uit te voeren fasen en de daarmee samenhangende activiteiten. - Maak een inschaling van het betreffende niveau en anciënniteit per personeelslid. Registratie Het is de verantwoordelijkheid van de promotor en de projectuitvoerders om de prestaties die door het intern personeel geleverd worden te registreren. Op deze manier kunnen de ingediende kosten verantwoord worden. De projectuitvoering moet verlopen per dagdeel van minimaal 4 uur aaneensluitend. De registratie gebeurt aan de hand van een verplicht sjabloon dat opgeleverd wordt door het ESF Vlaanderen en dat verplicht gebruikt moet worden. Andere manieren van registreren zijn binnen deze oproep niet toegestaan.

Hoe kan je de kosten financieren? De totale som van alle, hierboven genoemde kosten, is de totale subsidiabele kost (TSK). Op deze totale subsidiabele kost is er geen minimale private cofinanciering vereist binnen deze oproep. 50% van de gemaakte subsidiabele kosten wordt voorzien vanuit het Europees Sociaal Fonds (ESF) terwijl de andere 50% van de gemaakte subsidiabele kosten voorzien wordt vanuit het Vlaams cofinancieringsfonds (VCF). Ontvangsten/Inkomsten (bijvoorbeeld inschrijvingsgelden, projecten die inkomsten genereren1, verkoop syllabi, …) die verworven worden door de uitvoering van een ESF-project tijdens de projectlooptijd dienen te worden ingebracht. Alle in te brengen ontvangsten moeten, wat de berekening van de financiering betreft, in mindering gebracht worden van financiering van de totale subsidiabele kosten. Bijdragen die vanuit de private sector aan het ESF project worden toegekend als medefinanciering van het project, zijn geen ontvangsten maar private cofinanciering. RSZ-verminderingen en IPA-kortingen moeten niet ingebracht worden als ontvangsten. Vastbenoemd personeel is enkel subsidiabel indien specifiek toegewezen aan welbepaalde taken in het project. Bij de indiening van het projectvoorstel, moet dit omstandig gemotiveerd en goedgekeurd worden door ESF Vlaanderen. Institutionelen2 kunnen geen aanspraak maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds. In geval institutionelen promotor zijn of deel uitmaken van het partnerschap, moet in de aanvraag, in de partnerschapsovereenkomst en bij rapportering duidelijk gemaakt worden wat de inbreng is van de publieke instanties in het project en moet de Vlaamse cofinanciering op die basis verrekend worden. Partners van institutionelen kunnen middelen van het Vlaams cofinancieringsfonds ontvangen.

1

Een inkomstengenererend project is elke concrete actie die betrekking heeft op de levering van diensten/goederen tegen betaling. 2

Institutionele organisaties, die partners zijn van ESF Vlaanderen, kunnen geen aanspraak maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds. Het gaat om volgende partners: VDAB in zijn totaliteit, SYNTRA Vlaanderen, de regionale Syntra’s, Onderwijs, Departement WSE en scholen. Hogescholen en universiteiten kunnen wel aanspraak maken op middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 13 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

De financiering vanuit de middelen ESF en Vlaams cofinancieringsfonds gebeurt op de resterende bedragen aangezien de subsidies additioneel zijn aan de publieke inbreng. Concreet betekent dit voor een organisatie: -

Eerst 50% ESF middelen berekenen op de totale subsidiabele kosten Bijvoorbeeld er is een totale subsidiabele kost van 200.000 EUR, dan wordt hierop 50% berekend = 200.000 EUR x 50% = 100.000 EUR

-

Dan 50% VCF middelen berekenen op de totale subsidiabele kosten Bijvoorbeeld er is een totale subsidiabele kost van 200.000 EUR, dan wordt hierop 50% berekend = 200.000 EUR x 50% = 100.000 EUR

De ESF steun is steeds additioneel. Dit wil zeggen dat het ESF bedrag pas kan berekend worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen, zoals bijvoorbeeld publieke cofinanciering, Betaald Educatief Verlof, privaatrechtelijke financiering, ontvangsten…. Met andere woorden: de andere financieringsbronnen dienen eerst berekend en benut te worden. Exploitatie instrumenten en dienstverlening als resultaat van de projectuitvoering Het bedrag dat u ontvangt voor de dienstverlening die binnen de projectperiode verdeeld wordt, moet als ontvangst ingebracht worden. Betreffende het tastbare instrument (bijvoorbeeld publicatie, website en andere) dat tijdens de projectperiode aangemaakt werd, mag de prijs die men vraagt na de uitvoeringsperiode (tot 3 jaar na afloop van het project) slechts de kostprijs zijn. Indien deze prijs dan de effectieve kostprijs overstijgt, moet de meeropbrengst van de exemplaren die ingebracht werden in het projectdossier alsnog als ontvangst aangegeven worden. Hiertoe moet men bij eindrapportering een kopie meesturen van de facturen van de aanmaak en van daaruit de kostprijs per exemplaar vaststellen. Indien deze prijs van de dienstverlening slechts de kostprijs dekt, moet men na de uitvoeringsperiode geen verdere ontvangsten declareren. Indien meeropbrengst, moeten hierover de nodige afspraken gemaakt worden om deze alsnog als ontvangsten op te nemen in het projectdossier. Er is wel een onderscheid te maken: de ontwikkelde instrumenten moeten aan kosten ter beschikking gesteld worden. Hierop mag geen winstmarge ingesteld worden, dus geen commerciële exploitatie op de vermenigvuldiging van het instrument. Op de dienstverlening die men op basis van het ontwikkelde instrument opzet, geldt dit niet. Men kan de nieuwe dienstverlening ter beschikking stellen aan geïnteresseerden in consultancy tegen de geldende marktprijs.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 14 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

4 Hoe dien je een projectvoorstel in? 4.1 Registratie in de ESFESF-applicatie Een project indienen kan enkel via de ESF-applicatie. De toegang daartoe is mogelijk met een elektronische ID-kaart of het federaal token. Via volgende link kan u de software voor de eID installeren of het federaal token aanvragen: http://www.belgium.be/nl/online_dienst/app_zich_inschrijven.jsp

4.2 Indienen projectvoorstel projectvoorstel Om het projectvoorstel in te dienen, moet u inloggen in de ESF-applicatie (https://esf20072013.vlaanderen.be/esf/index.jsp). Hiervoor heeft u uw ondernemingsnummer nodig. Op volgende webpagina vindt u alle informatie: http://esf-agentschap.be/nl/node/25229 Na het aanmelden vindt u onder het tabblad ‘Oproep’ de gewenste openstaande oproep. U kan ook het oproepnummer intikken en ‘zoeken’. Onder het tabblad ‘Bijlagen’ vindt u alle nodige informatie: de oproepfiche, de inhoudelijke handleiding en de andere documenten zoals een gedetailleerd kosten- en financieringsschema, het plan van aanpak en verschillende sjablonen. Lees al deze documenten goed door vooraleer het projectvoorstel in te dienen. Bij het aanmaken van het projectvoorstel moet u volgende documenten voor handen hebben. CHECKLIST Naam document Inhoudelijke analyse Plan van aanpak Projectbegroting Partnerschapsovereenkomsten Kwaliteitsbewijs Goedkeuring OR of advies SERR* *Indien bedrijven promotor zijn

Type document Word Excel Excel Word Word Word

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 15 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

5 Ondersteuning bij de opmaak en het indienen van het projectvoorstel Tot en met de deadline voor indiening van de projectaanvraag kunt u bij de medewerkers van het ESF Vlaanderen terecht voor volgende ondersteuningsvormen, tot uiterlijk 30 april 2015: - inhoudelijke en financiële ondersteuning: [email protected] en [email protected] - de ESF applicatie (IT-ondersteuning): [email protected] - het ESF kwaliteitsbewijs: [email protected] Consultatie van projectideeën is steeds mogelijk en wordt ook ten zeerste aangeraden. Hiervoor kan u contact opnemen met Catherine Bonnarens ([email protected]) en Eline Vermeersch ([email protected]), oproepbeheerders van deze oproep. Algemene infosessie: Er worden voor deze oproep twee infosessies georganiseerd. Tijdens deze sessies worden de belangrijkste elementen van de oproep overlopen en is er gelegenheid tot vraagstelling. Deelname aan deze infosessie is ten zeerste aangeraden. De infosessie gaat door op: -

19 februari 2015 van 9u30 tot 12u30 of 12 maart 2015 van 9u30 tot 12u30

Locatie: ESF Vlaanderen Vergaderzaal 5.13 Gasthuisstraat 31 – 5de verdieping 1000 BRUSSEL Inschrijven kan via www.esf-agentschap.be

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 16 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

6 Hoe weet je of je projectvoorstel is goedgekeurd? 6.1 Selectieprocedure Wanneer de promotor een projectvoorstel indient, komt dit terecht bij een evaluatiecollege dat bestaat uit minimaal één evaluator van het ESF Vlaanderen en minimaal één evaluator van één van de partners van het ESF naargelang de inhoud van de projectvoorstellen. Deze evaluator wordt gerekruteerd uit het Departement WSE, de SERV, de VDAB of Onderwijs. De twee evaluatoren maken een analyse op aan de hand van de beoordelingscriteria van deze oproep, namelijk ‘Relevantie’ en ‘Haalbaarheid’. Op elk van beide criteria worden punten gegeven op 100. Een projectvoorstel wordt door een individuele evaluator als positief geëvalueerd wanneer het een minimale score van 60% voor Relevantie en 60% voor Haalbaarheid behaalt. Wanneer minimaal één evaluator een score van 60% voor Relevantie en 60% voor Haalbaarheid toebedeelt, wordt het projectvoorstel besproken op een evaluatiecollege. Op basis van de argumentatie van de evaluatoren wordt een consensus nagestreefd. De beslissing is gebaseerd op een inhoudelijke argumentatie en niet op een gemiddelde score. Op voorwaarde van bekrachtiging van de gevolgde procedure wordt het consensusvoorstel bekrachtigd door het Managementcomité. Indien er geen consensus bereikt wordt door de evaluatoren wordt de beslissing definitief genomen door het Managementcomité op basis van de originele stukken van het projectvoorstel. Ingeval er onvoldoende middelen zijn om alle positief gescoorde projecten te financieren, wordt een rangschikking van de projecten gemaakt. Het gemiddelde van de scoring op relevantie door de 2 lezers wordt eerst vergeleken met de minimale scoring (i.c. 60). Daarna wordt de minimumscore voor dit criterium met hetzelfde percentage verhoogd (bijvoorbeeld eerst 60*1%, daarna 2% …) en wordt dezelfde vergelijking gemaakt. Het % wordt verhoogd totdat men een lijst verkrijgt met projecten waarvoor voldoende middelen beschikbaar zijn.

6.2 Projectbeslissing De selectieperiode eindigt met een projectbeslissing. De oproepbeheerder maakt de beslissing elektronisch bekend aan de promotoren. De consensusteksten en opmerkingen, de input van de rapportperiodes en de vooruitbetalingen worden door de projectbeheerder en de interne evaluatoren in de ESF-applicatie verwerkt. De beslissing kan positief of negatief zijn: - Wanneer een project is goedgekeurd, ontvangt de promotor een e-mail van de projectbeheerder. Dit is de persoon waarmee de promotor contact kan mee opnemen voor het verder verloop van het project. Het project gaat van start op de voorziene begindatum van het project. Voor meer informatie over de start van het project, zie hoofdstuk 6 van deze oproepfiche. Wanneer er onvoldoende middelen zijn om alle goedgekeurde projecten te financieren, wordt een rangschikking gemaakt van de goedgekeurde projecten zoals hierboven werd beschreven. Indien een van de projecten waarvoor voldoende middelen voorzien zijn, beslist niet te starten, kan het volgende project op de lijst toch van start gaan. - Wanneer een project is afgekeurd, ontvangt de promotor een e-mail van de projectbeheerder met een motivering van het negatief advies. De geanonimiseerde evaluaties van de projectvoorstellen worden opgeladen bij het project in de ESFapplicatie en zijn daar raadpleegbaar. Opgelet: Voor gemaakte en bewezen technische fouten is een herziening mogelijk en kunt u binnen de 15 kalenderdagen reageren via de ESF-applicatie.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 17 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

7 Wat zijn de verdere stappen na goedkeuring van het project? 7.1 Projectovereenkomst Projectovereenkomst Nadat de promotor via de applicatie een positieve beslissing heeft doorgekregen van de projectbeheerder kan de projectovereenkomst worden opgesteld. Die wordt elektronisch ondertekend door de promotor en nadien door de algemeen directeur.

7.2 Voorschot De promotor ontvangt aan de start van het project een voorschot, na ondertekening van de projectovereenkomst. Dit voorschot bedraagt 70% van de toegewezen middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds, van zodra het ESF Vlaanderen deze middelen vanuit het Vlaams cofinancieringsfonds ontvangen heeft. De uitbetaling van een voorschot voor de volgende kalenderjaren wordt proportioneel berekend volgens het aantal maanden indien er voldoende benutting blijkt uit de vorige rapportering.

7.3 Administratieve verplichtingen verplichtingen Registratie van het personeel Het is de verantwoordelijkheid van de promotor en de projectuitvoerders om de prestaties die door het intern personeel geleverd worden te registreren. Op deze manier kunnen de ingediende kosten verantwoord worden. De projectuitvoering moet verlopen per dagdeel van minimaal 4 uur aaneensluitend. De registratie gebeurt aan de hand van een verplicht sjabloon dat opgeleverd wordt door het ESF Vlaanderen en dat verplicht gebruikt moet worden. Andere manieren van registreren zijn binnen deze oproep niet toegestaan.

Oplevering van de registraties De promotor moet de bewijsstukken van de ingebrachte kosten opladen in de digitale archiefruimte van ESF Vlaanderen. Hiertoe wordt, na goedkeuring van het project, een login en paswoord bezorgd. Een handleiding om de archiefruimte te gebruiken vind je op volgende website: http://kik.esfagentschap.be/ajax/downloadFile/000a4274-988f-11e3-8160-0050568b00a8/archief%20%20handleiding%20promotor.pdf.

7.4 Rapportering Tijdens de looptijd van een project wordt er gevraagd tussentijds te rapporteren over de voortgang van het project, zowel inhoudelijk als financieel. De tussentijdse rapportering gebeurt via de ESFapplicatie. Eenmaal over een bepaalde periode gerapporteerd, wordt deze periode als afgelopen beschouwd. Bij een project dat 24 maanden duurt, rapporteert de promotor na afloop van het eerste projectjaar en na afloop van het tweede projectjaar. START: 1 augustus 2015 Eerste tussentijdse rapportering Eindrapportering

Rapportperiode 01/08/2015 – 31/07/2016 01/08/2016 – 31/07/2017

Deadline voor indiening 31/10/2016 31/10/2017

START: 1 september 2015 Eerste tussentijdse rapportering

Rapportperiode 01/09/2015 – 31/08/2016

Deadline voor indiening 30/11/2016

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 18 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

Eindrapportering

01/09/2016 – 31/08/2017

30/11/2017

De rapportering is een voortgangsrapport waarbij de promotor het ESF Vlaanderen op de hoogte stelt van het verloop van het project. Het bestaat uit een: 1 Inhoudelijke rapportering. Het ESF Vlaanderen geeft een WORD-document mee met vragen over de voortgang van het project. Tevens worden hierbij ook de resultaten van de testings verwacht. De promotor dient deze vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden en het WORD-document in te dienen bij de rapportering. 2 Aanpassing van het plan van aanpak. De promotor vertrekt hierbij van het ingediende plan van aanpak bij het projectvoorstel. Bij de rapportering duidt de promotor aan welke wijzigingen er zich hebben voorgedaan in tijd en/of activiteiten. 3 Financiële rapportering. De promotor vertrekt hierbij van de ingediende financiële begroting bij het projectvoorstel. Bij de rapportering geeft de promotor aan welke kosten hij de voorbije projectperiode heeft gemaakt. Het ESF Vlaanderen geeft hiervoor een EXCEL-document mee. De promotor moet de onderliggende bewijsstukken voor de gemaakte kosten opladen in de ESFarchiefruimte.

7.5 Thematische werking Deelname aan deze oproep houdt ook een engagement in om deel te nemen aan de thematische werking rond de oproep. Hiertoe zal een themawerking worden opgezet, die met een frequentie van maximaal 2 keer per jaar zal samenkomen. Een eerste startsessie wordt georganiseerd kort na de opstart van de projecten. Tijdens deze sessie wordt er kennis gemaakt tussen het ESF Vlaanderen en de promotoren en wordt samen een actieplan opgesteld waarbij de komende sessies worden ingepland op basis van de thema’s waarrond men wil werken. Indicatief worden hierbij al enkele mogelijke thema’s meegegeven. Themawerking Sessie 1

Datum Oktober/November 2015

Sessie 2 Sessie 3

April/Mei 2016 Oktober/November 2016

Sessie 4

April/Mei 2017

Thema Opstart themawerking en kennismaking projectbeheerder Testing Inhoudelijke uitwisseling over oproepen heen Kennisuitwisseling over een innovatietraject

7.6 Controle De controle van uw activiteiten door het ESF Vlaanderen gebeurt door uw projectbeheerder. Deze controle verloopt voor de meeste rapporten ‘on desk’. Steekproefsgewijs worden een aantal rapporteringen ‘ter plaatse’ gecontroleerd. Na de uitbetaling van uw rapport kunt u ook nog controle krijgen van de inspectiediensten van de Vlaamse Gemeenschap en van de Europese instanties.

7.7 Validering Validering is een gestructureerde methodiek om via een groepsdynamisch proces een kritische analyse en reflectie over een instrument uit te voeren. Met een instrument bedoelen we het in een zichtbare output geplaatst product-, proces- en/of methodiek dat is ontwikkeld in het kader van een project.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 19 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

De validering gebeurt door experten die niet betrokken zijn bij het project of de instrumentontwikkeling. Het doel is meervoudig. De promotor krijgt enerzijds van experten feedback die toelaat de kwaliteit van het instrument te verbeteren. Daarnaast worden, dank zij validering, aan het beleid (in de meest ruime betekenis) en de beoogde groep dienstverleners kwalitatieve instrumenten aangeboden. Alle instrumenten in deze oproep moeten een valideringssessie doorlopen. De instrumenten worden tijdig ter validering voorgelegd. Dit tenminste 2 maanden voor het einde van het project. Gezien verlenging van het project binnen deze oproep niet mogelijk is, is er ook geen mogelijkheid tot uitstel van de validering. De gehanteerde criteria zijn: 1. Het instrument biedt een antwoord op de problemen waarmee de gebruiker (dienstverlener en finale doelgroep) geconfronteerd wordt. 2. Het instrument is nieuw of complementair aan bestaande initiatieven. 3. Uit de eerste resultaten blijkt dat het instrument een verbetering impliceert voor de situatie van de finale doelgroep. 4. De dienstverlening kan geïmplementeerd worden in soortgelijke organisaties. 5. Het instrument is begrijpelijk opgesteld voor de gebruiker. 6. Het instrument is logisch opgebouwd. De verschillende (deel)instrumenten hangen voldoende samen. 7. De kosten en baten verbonden aan het instrument werden correct ingeschat. 8. De kosten en baten verbonden aan het instrument zijn in evenwicht. 9. Er wordt voldoende rekening gehouden met diversiteit. Indien de instrumenten niet gevalideerd worden, kan er geen disseminatieproject uitgevoerd worden. Een positieve validering kan leiden tot de goedkeuring van een disseminatieproject. Daarnaast stelt een positieve validering de promotor in de mogelijkheid om mee te dingen naar het ESFambassadeurschap. Een promotor van wie het instrument niet gevalideerd wordt, kan bij het ESF Vlaanderen een herkansing tot validering aanvragen. Dit binnen een termijn van één maand na de bekendmaking van de beslissing.

7.8 Evaluatie In het kader van de evaluatie van deze oproep zullen case studies (Theory Based Impact Evaluation) uitgevoerd worden. De promotor kan dan ook gevraagd om hieraan deel te nemen en houdt hier dus best rekening mee. De tijd die interne personeelsleden hieraan zouden besteden, kan ingebracht worden in het project.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 20 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

8 Tijdlijn met verloop van het project 8.1 Tijdslijn DATUM 1/02/2015 1/03/2015 30/04/2015 1/05/2015 1/06/2015 31/07/2015

ESF

Oproep INNOVATIE Promotor start 1/08/2015

Indienen projectvoorstel

Indienen projectvoorstel

Indienen goedkeuring OR* Bekrachtiging beslissing Start project + Ondertekenen projectovereenk

1/09/2015

Uitbetaling voorschot

1/10/2015 30/11/2015 1/12/2015 1/01/2016 29/02/2016 1/03/2016 1/04/2016 1/05/2016 1/06/2016 1/07/2016 31/08/2016 1/09/2016

Start project + Ondertekenen projectovereenk Uitbetaling voorschot

Opstart Themawerking + kennismaking PB

Themawerking rond testing Einde tussentijdse rapportperiode Einde tussentijds rapport

1/10/2016

Indienen TR + resultaten testings

Individuele bespreking TR Individuele bespreking TR

Themawerking over inhoudelijke uitwisseling over oproepen heen Indienen TR + resultaten testings

Uiterlijke betalingsdatum TR Uiterlijke betalingsdatum TR

1/04/2017 1/05/2017 1/06/2017 1/07/2017 31/08/2017

Ondersteuning Ondersteuning opmaak projectvoorstel

1/08/2015

30/11/2016 1/12/2016 1/01/2017 29/02/2017 1/03/2017

Promotor start 1/09/2015

Openstellen oproep

Einde project Einde project

Kennisuitwisseling over een innovatietraject Uiterlijke valideringsdatum Uiterlijke valideringsdatum Individuele bespreking ER Individuele bespreking ER

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 21 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

1/09/2017 1/10/2017 30/11/2017 1/12/2017 1/01/2018 29/2/2018

Indienen ER Indienen ER Uiterlijke betalingsdatum ER Uiterlijke betalingsdatum ER

8.2 Verloop -

Openstellen van de oproep: 01/02/2015 Uiterste indieningsdatum voor projectvoorstellen: 30/04/2015 Beslissing over de ingediende projecten: deze wordt gecommuniceerd voor 31/07/2015 Start van de goedgekeurde projecten: op 01/08/2015, tenzij dit gezien de verlofperiode niet mogelijk is en dan kunnen projecten starten op 01/09/2015 Looptijd van de projecten: 24 maanden waarbij geen verlenging mogelijk is.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 22 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015

9 Bijlagen In te vullen sjablonen bij projectvoorstel: -

BIJLAGE 1: Vragen projectvoorstel oproep ‘Innovatie’

-

BIJLAGE 2: Sjabloon Planning – Oproep Innovatie

-

BIJLAGE 3: Kosten en financiering – Oproep Innovatie

Handleidingen bij projectvoorstel: -

Inhoudelijke handleiding oproep ‘Innovatie’

-

Handleiding Overheidsopdrachten

In te vullen sjablonen bij rapportering: -

Vragen rapportering oproep ‘Innovatie’

-

Indicatoren validering oproep ‘Innovatie’

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Pagina 23 van 23

Oproepfiche Oproep Innovatie

19.01.2015