... efficiency in de supply chain ... ... kansen zien en verzilveren ... ... voorspelbaar succes ...
De ERP-software voor de groothandel » bouwmaterialen » industriële producten » lifestyle artikelen » automotive aftermarket
Kansen zien en verzilveren Het zijn uitdagende tijden voor groothandelsbedrijven. De toenemende mogelijkheden op ICT-gebied brengen het bestaansrecht van de groothandel in gevaar. Fabrikanten leveren in toenemende mate rechtstreeks aan klanten via webshops. Afnemers hebben beter inzicht in de prijzen en zorgen voor een toenemende druk op marges.
Om uw positie in de keten te behouden zult u steeds opnieuw uw toegevoegde waarde moeten bewijzen. En dat gaat vaak verder dan een breed assortiment en snelle levertijden. De groothandel van nu is een full-service dienstverlener, die zijn klanten volledig ontzorgt met service-op-maat. Tegelijkertijd is het zaak uw bedrijfsprocessen in te richten, dat u tegen de laagste kosten kunt leveren. Ook zult u op zoek moeten naar slimme samenwerkingsverbanden met uw toeleveranciers en afnemers, om te komen tot maximale efficiency in de supply chain. De dynamiek in uw branche maakt het noodzakelijk dat u snel op veranderende marktomstandigheden in kunt spelen. Voorwaarde hierbij is een flexibel automatiseringssysteem, waarmee u grip op uw bedrijfsprocessen heeft. Microsoft Dynamics™ AX is een krachtige, bedrijfsbrede ERP-oplossing met uitgebreide rapportagemogelijkheden voor middelgrote en grote bedrijven. Eenvoudig aanpasbaar, gebruiksvriendelijk, schaalbaar en wereldwijd inzetbaar. Een volledig geïntegreerde ERP-oplossing, toegespitst op uw branche.
“In HSO hebben wij een partner gevonden die met ons meedenkt en niet slechts een pakket levert. De no-nonsense cultuur van HSO past goed bij die van ons. Soms valt er wel eens een hard woord als het even wat minder gaat, maar dan kunnen we altijd terugvallen op dat sterke partnership.” Joel Neves Divisiedirecteur SIG Benelux
Vergroot uw kans op succes Microsoft Dynamics AX 2012 is een flexibele, schaalbare ERPoplossing. Eenvoudig genoeg voor een lokaal bedrijf in één land, maar ook krachtig voor bedrijven met vestigingen over de hele wereld. Microsoft Dynamics AX 2012 is: Gebruiksvriendelijk Door de bekende Microsoft Office interface kunnen uw medewerkers snel met de oplossing aan de slag. Dankzij Office add-ins kan data uit uw ERP-systeem snel en een-voudig gebruikt worden in Microsoft Word en Excel. Schaalbaar De moderne architectuur maakt Microsoft Dynamics AX tot een robuust platform, dat makkelijk met u mee kan groeien. Makkelijk integreerbaar Microsoft Dynamics AX 2012 sluit naadloos aan op andere Microsoft-producten zoals SharePoint, CRM en Office. Ook aan de integratie met andere systemen, zoals Slimstock, en (publieke) webservices is gedacht.
Rolgebaseerd Met speciale, rolgebaseerde schermen zijn data, taken en rapportages afgestemd afgestemd op de functies van uw medewerkers. Dit verhoogt hun productiviteit. Zo ziet de logistiek manager direct wat hij vandaag binnenkrijgt en welke zendingen klaar staan voor transport. En een inkoper heeft direct zicht op vertraagde en/of onbevestigde inkooporders. Rijk aan rapportagemogelijkheden Op strategisch niveau levert Microsoft Dynamics AX u belangrijke stuurinformatie, bijvoorbeeld op het gebied van marge (per klant, artikel of artikelgroep). Per rol kunt u kritische prestatie indicatoren (KPI’s) vast stellen. Op operationeel niveau maakt u met behulp van ‘fact boxes’ snel relevante informatie inzichtelijk, zoals order-totaal, kortingen, marge, kredietlimiet, etc.
WMS & ERP in één Uw magazijn is het kloppend hart van uw bedrijf. Hier komen uw goederen binnen, worden ze opgeslagen en naar uw klanten verstuurd. Om uw toeleveranciers en klanten optimale service te bieden, terwijl de kosten zo laag mogelijk blijven, is het zaak de processen in uw magazijn efficiënt in te richten. Hier kan een Warehouse Management Systeem (WMS) u bij helpen. Met een WMS en ERP in één ondersteunt u uw totale opslagen distributieproces. Van orderpicking en planning tot de financiële afwikkeling en managementrapportage. Met de volledig geïntegreerde WMS-oplossing in Microsoft Dynamics AX kunt u uw magazijn werkzaamheden stroomlijnen en besparen op voorraad- en arbeidskosten. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van tracking & tracing, optimale pickroutes en cross-docking. Voicepicking U kunt al uw magazijnactiviteiten volledig digitaal laten verlopen, met behulp van scanning en voicepicking. Zo zorgt het gebruik van draadloze handterminals met barcodescanners ervoor dat iedere transactie direct en real-time geregistreerd en verwerkt wordt. Ook ondersteunt de software u bij het optimaliseren van uw magazijnindeling op basis van prioriteiten, opslaglocaties en specifieke eisen als omzetsnelheid. Met slimme forecasting software kunt u bovendien het kapitaalbeslag op uw voorraad fors verminderen. Realtime inzicht Bij de invoer van verkooporders is de voorraad over alle magazijnen, alle fillialen/vestigingen en intercompany bedrijven direct inzichtelijk. De betrouwbaarheid van uw voorraad is hierbij essentieel. Deze wordt substantieel verbeterd door ondersteuning van telsignalen, cycle counting en aansturing op basis van uitzonderingen. Dit zorgt voor minder naleveringen / backorders en andere verstoringen in het logistieke proces.
Inslag • Flexibel in te richten ontvangst en inruimadvies • Optimale inslagstrategieen voor optimale ruimtebenutting • Automatische generatie palletnummers • Automatische en handmatige locatiebepalling, bezettingsmatrix • Controle locatiekenmerken (afmetingen, type locatie, palletsoorten, gevarenklasse)
Opslag • Verwerking van deel- en bonte pallets • Artikelomboeking (locatie, magazijn, zone) • Aanvulling van bulk- naar picklocaties • Blokkering van locaties en/ of geselecteerde artikelen en pallets • Toepassing van gevarenklassen • Mixed pallets aansturing • Volumefactor voor stapelbare artikelen en stapelvolgorde
Uitslag • Flexibel in te richten lever-, picking en verzendingsproces • Uitslagstrategieën gebaseerd op houdbaarheid, productie-of inslagdatum (FIFO, FEFO, LIFO) • Automatische generatie uitslag/pakbonnen en opdrachten (ASN/CMR vrachtbrief ) • Definitie pickstraten • Automatische/handmatige selectie bij uitslag • Automatische verwerking restpallets
Real-‐Time Warehouse Management ! Integrated ERP and WMS processes both physical and administra=ve real-‐=me ! 1 database, 1 UI ! Fully integrated with AX WMS I & WMS II ! Improved standard AX WMS components in order to make AX available for warehousing companies ! No interface required with third party soKware ! Support for Barcode, RFID terminals and Voice enabled systems ! Complete processes support palle=zed items and non palle=zed items
Copyright © 2012 Dynamics So6ware
AMPLIFYING THE POWER OF MICROSOFT DYNAMICS® AX
Antwoord op complexe uitdagingen Groothandelsbedrijven komen elke dag situaties tegen waarbij snel inzicht nodig is. Drie voorbeelden uit de praktijk:
Hoe krijgen we snel inzicht in onze marges en onze ‘cost to serve’? Met de rolgebaseerde dashboards in MS Dynamics AX krijgt u informatie op maat voorgeschoteld waardoor direct zichtbaar is op welke punten bijgestuurd moet worden, zonder zonder het totaaloverzicht over uw processen te verliezen. Met KPI’s als Share of Wallet (% van totale uitgaven van de klant) en het percentage retouren krijgt u een scherp beeld van uw ‘echte’ marge.
Kan ik calculaties snel en flexibel verwerken in een juiste offerte? Ja, u kunt calculaties van uiteenlopende complexiteit op verschillende manieren snel verwerken, van een eenvoudige prijsopgave tot uitgebreide projectcalculaties met deelcalculaties. Met verschillende scenario’s, opties, toeslagen en kortingen komt u tot een juiste offerteprijs, die u dankzij de Office add-ins eenvoudig in Word kunt toevoegen.
Heeft u niet genoeg aan de meer dan 800 rapportages die Microsoft standaard biedt? Uiteraard kunt u ook razendsnel zelf ad-hoc anayses en rapportages maken.
Is workflow-management toepasbaar binnen de hele organisatie? Ja, dankzij de grafische opzet van de workflow engine kunt u eenvoudig zelf processen modelleren. Bedrijfsbreed, per proces, taak of medewerker. In rolgebaseerde cockpits krijgen medewerkers alle voor hen relevante informatie gepresenteerd. Het systeem attendeert commercieel medewerkers bijvoorbeeld een gewijzigde leverdatum van een inkooporder die invloed heeft op de aan klanten toegezegde leverdatum.
1
2
3
Een andere veelgebruikte workflowtoepassing is het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Ook biedt workflow ondersteuning bij artikelbeheer, asortimentsbeheer, creditmanagement op klanten, het afsluiten van projecten, het vrijgeven van geblokkeerde orders.
HSO Business Platform Marge controle
WDR
Nalever strategie
Toeslagen & kortingen
Output management
Leverings Medewerkers schema’s planning
Inkoop contracten
Verzamel orders
Selfservice portaal
Grafische workflow & alerts
Transport planning
EDI
Pick & pack
Garantie afhandeling
HRM
Voortgangs rapportages (OHW/ETC)
Slimstock koppeling (forecasting)
Vendor rating
Container management
Klachten & retouren
Documenten beheer
Multi-channel sales (POS en webshop)
Uitbestedingen
Activiteiten planning
Catalogus management
Paperless warehouse (WMS)
Object- en contracten beheer
Electronische factuur verwerking
Artikel cockpit
Project cockpit
Grafische planning
Materiaal behoefte
Assortiments beheer
Reparatie orders
Financieel beheer
Verkoop
Projecten
Planning & forecasting
Inkoop
Logistiek
Service & after sales
Algemeen
Specials
Project facturatie
Externe artikel catalogi
Work Breakdown Structure
Automatische alternatieven
Informatie afgestemd op uw rol Microsoft Dynamics AX bevat 24 zogenaamde role-centers die overeenkomen met functies van medewerkers binnen een bedrijf, van servicemanager tot en met CFO. U ziet op uw scherm de zaken die voor u het meest relevant zijn. De productiviteit wordt verhoogd door de juiste informatie aan te bieden en een overzicht van openstaande taken, afgestemd op de functie en rol van de medewerker. Door informatie op maat kunt u sneller en beter onderbouwd beslissingen nemen.
“HSO-ers zijn vastbesloten om de gestelde verwachtingen waar te maken. Ze zijn niet gericht op het maken van uren, maar op het genereren van resultaten. Ook op momenten dat het tegenzat, gaf HSO thuis.” Herre Hoekstra General Manager FluiConnecto
Astrid – Financieel Directeur
Joris – Logistiek Manager
Astrid bereidt zich voor op een vergadering met de algemeen directeur over de margeontwikkeling van afgelopen maand. Vanuit haar rolecenter ziet zij dat de artikelgroepen met hoge marges in week 24 en 25 veel minder verkocht worden dan de discount artikelgroep.
Joris opent zijn rolecenter en bekijkt een grafiek met openstaande ontvangsten. Voor de derde week op rij ziet hij dat leveringen van een van de hoofdleveranciers ernstig vertraagd zijn. Hij regelt een afspraak met Karin, de inkoopmanager, om het probleem te bespreken.
Een actiepunt om ‘upsell’ activiteiten te gaan bespreken met Gerard, de salesmanager.
Direct inzicht Gerard (verkoop) belt over de toenemende aantallen backorders. Vanuit zijn rolecenter opent Joris de Outlook afspraak met Karin en voegt Gerard toe aan het gesprek.
Prestaties bewaken Tussen vergaderingen door bekijkt Astrid haar Role Center en ziet op haar dashboard dat een van haar KPI’s, “uitstaande facturen”, rood is en de norm overschrijdt. Zij zoomt door naar de details en vraagt via de messenger (zakelijke chatfunctionalliteit) aan Petra, haar controller, de status te checken van de drie grootste posten. Snel reageren Astrid voegt aan haar role center een KPI toe met geannuleerde verkooporders en het rapport van Gerard om zo meer zicht te krijgen op de prestaties van leveranciers.
Vooruit denken Tijdens het gesprek toont Gerard een rapportage met het aantal geannuleerde orders plus opgelopen boetes, veroorzaakt door de te late leveringen. Afgesproken wordt dat Karin in de aankomende contractonderhandelingen dit meeneemt..
HSO Business Platform In de afgelopen 10 jaar hebben de specialisten van HSO zo’n 50 handelsbedrijven geautomatiseerd en daarbij veel branchespecifieke toepassingen ontwikkeld. Om alle klanten van deze toevoegingen te laten profiteren is besloten deze best practices te bundelen in het HSO Business Platform. De belangrijkste functies kort op een rij: Klantendashboard Om ervoor te zorgen dat uw klanten elk contact als consistent en lonend ervaren, moet u altijd en overal kunnen beschikken over up-to-date klantinformatie. Met het HSO klantendashboard heeft u direct inzicht in onder andere: uitstaande orders, klantwerken, prijsafspraken, offertes, share of wallet, kredietruimte, klantobjecten, nee-verkopen en vanzelfsprekend de marge(s). Artikel kenmerken Het snel kunnen vinden van artikelen is een must. Zeker nu de kennis van medewerkers over de artikelen minder wordt. Op basis van trefwoorden/artikelkenmerken wordt automatische een selectie worden gemaakt. Automatische alternatieven U kunt snel profielen opbouwen en direct alternatieven of producten met betere marges aanbieden (upselling) als artikelen niet voorradig zijn. Heeft u een grote diversiteit in uw assortiment dan kunt u ook gebruik maken van de ingebouwde configurator voor het selecteren van de de juiste artikelen. Uiteraard is het ook mogelijk deze functionaliteit beschikbaar te stellen via uw website of een extranet. Ook een geintegreerde webshop maakt onderdeel uit van de oplossing. Prijzenbeheer Groothandels hebben nogal uiteenlopende methodes voor het vaststellen van de verkoopprijs. Werken met een prijzenpiramide, prijslijnen, assortimentsafspraken, kwantumkorting, projectafspraken. Toeslagen op basis van afhandeling, aantal of aangebroken verpakking. Dankzij de flexibele opzet van het systeem kunt u de verkoopprijs berekenen zoals u dat wilt.
Inkoop Of het nu gaat om Minimale ordergrootte, volle vrachtwagen, optimale bestelhoeveelheden, franco levering, directe of rechtstreekse leveringen. Gebruik van EAN/artikelnummers van leveranciers. Micosoft Dynamics AX biedt de inkoper alle tools om efficiënt en ‘op maat’ in te kopen. Ook biedt het systeem uitgebreide ondersteuning voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen (Purchase to Pay). Forecasting & planning Standaard biedt Microsoft Dynamics AX een masterplanning module. Aanvullend biedt HSO ondersteuning voor min-max berekeningen. Voor geavanceerde forecasting biedt HSO een integratie met de voorraad-analyse software van Slimstock. Op basis van historische verkopen, demografische data, seizoenspatronen en tal van andere factoren geeft Slim4 besteladviezen. Hierdoor kunt u uw voorraad reduceren met behoud of verbetering van de gewenste servicegraad. Meerdere vestigingen en filialen Het HSO Business Platform biedt uitgebreide ondersteuning voor het aansturen van meerdere vestigingen of filialen. Hier kan gedacht worden aan concepten met lokale autonomie of een meer centraal gestuurd, door middel van distributiecentra (DC). Artikelen, prijzen en kortingen worden centraal vastgelegd zodat snel is na te gaan welke afspraken er met een klant van een andere vestiging zijn gemaakt. Ook interfilliaal leveringen zijn eenvoudig aan te maken, waarbij het systeem rekening houdt met de voorraden op de verschillende vestigingen.Met standaard rapportages is het mogelijk om snel de financiele resultaten per filiaal inzichtelijk te maken.
Specials Heeft u non-assortimentsartikelen, waarvan u geen voorraad wilt bijhouden? Met het HSO Business Platform kunt u op basis van categorieën snel ‘specials’ aanmaken en deze logistiek verwerken en volgen. Ook is het mogelijk om bij specials automatisch een offerte aanvraag te genereren.
Logistiek centrum Van Der Ban Tyres
Referentie: Polvo Paperless warehouse (WMS) De geïntegreerde Warehouse Management (WMS) oplossing biedt u de flexibiliteit en controle die u nodig heeft om uw magazijnprocessen, op basis van uw individuele behoeften, in te richten. Zo kunt u uw magazijnindeling optimaliseren op basis van prioriteiten, opslaglocaties en specifieke eisen als omzetsnelheid. Met scanning en output management is het mogelijk al uw magazijnactiviteiten volledig digitaal te laten verlopen. Container Management Het HSO Business Platform biedt ook ondersteuning voor container management, inclusief de berekening van landed cost voor de opbouw van de kostprijs van het artikel (waaronder zeevracht, transport, douane, inklaringskosten en interne kosten). Value Added Logistics Daarnaast wordt specifieke functionaliteit geboden voor toegevoegde waarde activiteiten als ompakken, verpakken, samenstellen, specials en service & onderhoud. Wilt u nieuwe serviceconcepten zoals preventief onderhoud opzetten? Geen probleem. Door de integrale opzet van het systeem, kunt u op basis van projectinformatie eenvoudig service- en onderhoudsopdrachten laten inplannen. Projecten Vanuit het hoofdplan en vanuit projectbeheer kunnen inkoopvoorstellen worden beoordeeld, gefiatteerd en omgezet in inkooporders. Artikelbeheer maakt onderscheid tussen voorraadartikelen en artikelen die eenmalig voor een project worden ingekocht. Prestaties van uw leverancier kunnen worden beoordeeld en verwerkt in optimalisatie van de planning. Selfservice portaal voor dealers of klanten Ook biedt het systeem de mogelijkheid om eenvoudig productdocumentatie als handleidingen en veelgestelde vragen (FAQ) via een portaal beschikbaar te stellen. Via dit selfservice portaal kunnen uw klanten ook de status van facturen checken of de orderstatus en levertijd van zendingen opvragen.
e-Commerce platform Wilt u uw klanten ook de mogelijkheid geven producten te bestellen via uw website? HSO levert een e-Commerce platform gebaseerd op de business logica van Microsoft Dynamics AX dat zowel gebruikt worden als online retail webshop (B2C) als een sales Portal (B2B). iPad ordering app Wilt u zich echt onderscheiden dan kunt u uw vertegenwoordigers ook uitrusten met een iPad voor het opnemen van bestellingen? Inclusief alle business logica uit het ERP-systeem zoals klantspecifieke prijzen, kortingen, bestelhistorie.... on- en offline. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Een implementatie van een nieuw ERP-systeem is een complex en tijdrovend proces. Al helemaal als je het combineert met een nieuw Warehouse Management Systeem (WMS).
Klachten en retouren Ook servicemanagement is een integraal onderdeel van de oplossing. Klachten kunt u afwikkelen op basis van case management. Ook kunt u samples registeren en klachtendossiers met een hierarchie vastleggen. Uiteraard biedt het systeem RMA ondersteuning, voor een gestandaardiseerde procedure voor verwerking van retouren. Inclusief workflows voor de financiële afhandeling en kwaliteitscontrole. Transport planning In het transportplanning komen meerdere stromen bij elkaar. Retouren, afhaalopdrachten en klantleveringen. Het systeem ondersteund de mix van deze activiteiten. Hierdoor heeft u inzicht in volume, gewicht en bezetting per vrachtwagen. Er zijn diverse integraties mogelijk met PTV Intertour, TomTom work en andere routeplanningsystemen. Kortom: HSO biedt u met Microsoft Dynamics AX een ERPoplossing waarmee u uw processen efficiënter kunt laten verlopen en uw klanten volledig kunt ontzorgen!
HSO heeft in de afgelopen jaren meer dan 50 handelsbedrijven geautomatiseerd. Van MKB bedrijven met een enkele vestiging tot grote internationale bedrijven met vestigingen over de hele wereld. Wij zijn trots op al onze klanten, maar onderstaand een kleine impressie: Industriële producten: Biesheuvel, DESTIL, Gerritse IJzerwaren, Megagroup en Van der Peijl Techniek Bouwmaterialen: Astrimex, Jongeneel, SIG en Van Ommen Automotive aftermarket: ATU, Intertruck, Kwik-Fit en Van Der Ban Lifestyle artikelen: Aurum, Marlies Dekkers en Paardekooper Verpakkingen
De Polvo-groep voltooide dat proces succesvol in een vijftal projecten. Samen met de consultants van HSO. Lappendeken Eén centraal magazijn, en bundeling van eigenlijk alle niet-commerciële activiteiten in Moerdijk, dat waren de plannen van de Polvo-groep in 2009. En daarvoor was het nodig om de vijf bestaande ERP-systemen te combineren in één nieuw systeem”, meldt financieel directeur Jeroen Vermeer. Hij was de leider van het project waarin de ERP-systemen van Leys, Kruyt, Lekkerkerker, Holtgrefe en Van der Stad geïntegreerd werden in één nieuw systeem, samen met uiteindelijk het warehouse management systeem voor een nieuw magazijn. Maatgesneden pakket Vermeer: “De keuze voor het pakket was de basis. We wilden bij voorkeur een systeem waarin ERP en WMS gecombineerd waren in één database. Een pakket dat gebruiksvriendelijk, innovatief, schaalbaar op
onze groeiplannen en waar goed maatwerk op mogelijk was en dat om kon gaan met intercompany leveringen en onze verschillende verkooplabels.” Ook moest het systeem om kunnen gaan met het doordachte logistieke plaatje van Polvo’s nieuwe magazijn waarin alles gescand wordt, een rollerbaan dienst doet, legborden en pallets gescheiden zijn, een ABC-verdeling geldt en replenishment van bulk naar pickvoorraden belangrijk is. Schaalbaar “We hebben alles opgetuigd voor de schaal die we nu hebben, maar kunnen makkelijk groeien zonder daar al te veel voor te hoeven investeren in de organisatie.” Zo kan Polvo met een team van 70 mensen in de logistiek, administratie, marketing en financiën in Moerdijk toe op een totaal van ruim 230 commerciële collega’s op de vestigingen.
”HSO kent de eigenaardigheden van onze business. Bovendien hadden we direct een persoonlijke en culturele klik”
Besparing van € 4 miljoen “De besparingen zijn inmiddels duidelijk zichtbaar. Met 6.500 orderregels per dag, 30.000 artikelen op voorraad voor 8 verschillende verkooplabels en een voorraadbesparing van € 4 miljoen was het volgens hem meer dan de moeite waard.
Over HSO HSO helpt sinds 1989 als leverancier van branchegerichte Microsoft Dynamics AX ERP-software klanten beter te presteren. Groothandels werken op die manier slimmer samen en realiseren betere bedrijfsresultaten. HSO staat voor: » bewezen Microsoft-technologie » onderhoud en beheer op maat » internationale inzetbaarheid » een hoge mate van klantgerichtheid » ervaren en gedreven medewerkers » voorspelbare resultaten op basis van een vaste prijs De Customer Service organisatie van HSO levert 24x7 support en ondersteunt klanten bij beheer en upgrades. In 2010 werd HSO verkozen tot meest klantgerichte Microsoft-partner. Het hoofdkantoor van HSO is gevestigd in Veenendaal, Nederland. Wereldwijd werken er meer dan 270 medewerkers, verspreid over locaties in Europa, Noord-Amerika en Azië.
Newtonstraat 27 3902 HP Veenendaal
T: +31 (0)318 - 509 400 F: +31 (0)318 - 509 401
[email protected] www.hso.com
