De eerste 306 dagen. hebben de mensen met elkaar Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet

De eerste 306 dagen “hebben de mensen met elkaar Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet”

Inhoud Voorwoord Vertrouwen Het lege nestsyntroom Syntrophos Collega’s aan het woord Kengetallen & Sociale gegevens Weetjes Bouwen aan een nieuw huis Samenwonen In gesprek met onze klanten: Jaap Jongejan Peter van den Beemt Arjen Offerhaus Michel van Duuren Apollo 13 306 spannende dagen Aanbesteding telefonie

9 11 12 14-15 16-17 18 21 23 24 24 25 26 27 28 30 31

Op de kaart BGT voor heel Voorne Pu en

32-33 34

Jaarstukken 2013

5

Jaarverslag Syntrophos 2013

6

37


6

N

et als bij elke organisa e zit de kracht van Syntrophos in de mensen. De mensen ín de organisa e en de mensen óm de organisa e. De medewerkers, de klanten, de bestuurders, de leveranciers en ondersteunende par jen zorgen ervoor dat Syntrophos tot een succes wordt. De eerste 306 dagen van het bestaan van Syntrophos hebben zij zich op verschillende manieren ingezet om het fundament van Syntrophos stevig neer te ze en. De medewerkers van Syntrophos hebben zich met enthousiasme en plezier ingezet, waarmee een goede basis is gelegd voor de nieuwe organisa e. Zij moesten via ongebaande paden nieuwe wegen ontdekken en nieuwe routes uitzetten. De leveranciers hebben producten en diensten geleverd waarmee Syntrophos de kwaliteit van de dienstverlening kan en zal verbeteren. Ondersteunende par jen hielpen bij de ontwikkeling van de eigen ‘Syntrophos’ cultuur, de inrich ng van de werkprocessen, de fysieke inrich ng, het personeelsbeheer, de opzet van de financiële huishouding en andere inrich ngszaken. De klanten toonden volledig begrip voor de ontwikkelingsfase waarin Syntrophos zich bevond en stelden niet te extreme eisen aan het niveau van de dienstverlening. Hierdoor kreeg Syntrophos de kans om jdens deze eerste 306 dagen vooral te werken aan de inrich ng van de eigen organisa e. Kortom, de ménsen hebben met elkaar in de eerste 306 dagen Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet. Al deze par jen zijn aan het woord gelaten om het eerste jaarverslag van Syntrophos inhoud te geven. Behalve de financiële gegevens en de complete jaarrekening bevat dit jaarverslag sociale gegevens over de organisa e en leuke en interessante feiten over Syntrophos. De rode draad wordt gevormd door de mensen aan het woord te laten die Syntrophos tot een succes gaan maken en deze eerste 306 dagen daarvoor de basis hebben gelegd. Verder kan nog vermeld worden dat ook de vormgeving van dit jaarverslag een produc e is van medewerkers van Syntrophos. Hans Hartzema, directeur Syntrophos

7



8

Dirk van der Schaaf, Voorzi er Bestuur

Vertrouwen “De deelnemers en Syntrophos hebben veel vertrouwen in elkaar”

H

et eerste jaarverslag van Syntrophos beslaat een periode van 10 maanden. Op 1 maart begonnen en vervolgens volop aan de slag. Het jaar 2013 was vooral een periode van wennen. Wennen aan de nieuwe collega’s, wennen aan een andere vorm van bestuur, dat ook weer nieuw is. Wennen aan een andere posi e. En voor de collega’s van de gemeenten wennen aan een andere rela e met de medewerkers van Syntrophos die geen collega’s meer zijn maar eigenlijk toch nog wel. Langzamerhand wordt het voor iedereen duidelijk wat Syntrophos doet en hoe de samenwerking gestalte krijgt. De deelnemers en Syntrophos hebben veel vertrouwen in elkaar. Dat is ook de wijze waarop we in het bestuur met elkaar omgaan, vertrouwen in elkaar, vertrouwen in de organisa e en vertrouwen in de mensen die de werkzaamheden daadwerkelijk verrichten. Prima om op deze wijze te starten, nu het vervolg.

voor de fusie tussen Bernisse en Spijkenisse niet ten koste gaat van de inzet voor Brielle en WestVoorne. Houden we de lijnen kort met de deelnemers. Want als die lijnen te lang worden zou het gevaar kunnen ontstaan dat zaken waarvoor Syntrophos verantwoordelijk hoort te zijn binnen organisa es worden opgepakt en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Het afgelopen jaar was de werkdruk hoog, maar er is geen enkele reden om te denken dat het dit jaar minder druk zal zijn. Er komen heel veel ontwikkelingen op Syntrophos af en dat is boeiend en uitdagend. Om die taken op een goede manier uit te kunnen voeren, moeten we zorgen voor het vasthouden en waar nodig uitbouwen van kennis, moeten we het vertrouwen behouden van de deelnemers. Daarvoor moeten we blijven inze en op goede rela es op uitvoerend-, management- en bestuurlijk niveau, daar heb ik heel veel vertrouwen in.

Lukt het om het gestelde vertrouwen blijvend waar te maken. Waken we ervoor dat de inzet

9



10

Paul Brock, Directeur Concernzaken Gemeente Spijkenisse, Demandmanager

Lege nest syndroom “Toch is weemoed niet het allesoverheersende gevoel. Er is ook trots”

J

arenlang heb je ze onder je hoede gehad. En dan is het 1 maart 2013 en vliegen ze uit: een zwerm van zo’n twin g DIAmedewerkers.

Ze hebben hun partners in de buurt gevonden en gaan met hen een zelfstandig huishouden voeren. Hun eigen nestje hebben ze heel chique “Syntrophos” genoemd en fraaier ingericht dan het bij de ouwelui was. Voor de achterblijvers is dat even slikken. Weg eigen ICT-adviseurs, weg landmeters, weg handige PC-dokters… Problemen moet je voortaan via een servicepunt melden. Als je vraag niet onder de dienstverleningsovereenkomst valt, moet je bijlappen. Mag deze directeur van de achtergelaten sector Concernzaken dus een beetje weemoedig terugkijken op het eerste jaar Syntrophos? Toch is weemoed niet het allesoverheersende gevoel. Er is ook trots. Want terwijl de bestuurskrachtmeters schimpen op de gebrekkige samenwerkingsbereidheid op Voorne Pu en, is het bij de oprich ng van Syntrophos wel degelijk gelukt om elkaar te vinden. Okay, Hellevoetsluis wilde uiteindelijk op zichzelf blijven en doet niet mee.

11


Jammer; wellicht komen ze daar nog tot andere inzichten. Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne hebben wel de moed gehad een stukje zelfstandigheid op te geven. En daarvoor mogen ze wat terugverwachten: een gezamenlijke, actuele en toekomstbestendige ICT-architectuur, betere dienstverlening op ICT-gebied, en geoinforma e op hoog niveau. Dat alles hopelijk uiteindelijk tegen een lagere prijs – in elk geval lager dan vier “alle-ingangen” zouden kosten. Los daarvan: alleen red je het eigenlijk niet meer. Een beetje gemeente hee naast een complex computernetwerk, waar tegenwoordig vaak ook telefoons en andere communica emiddelen aan hangen, al gauw tweehonderd verschillende so warepakke en. Dat betekent evenzoveel keuzeprocessen, inkoopac es, implementa es, onderhoudscontracten en beheersac viteiten. Dat alles in een markt die steeds meer trekjes van een oligopolie vertoont. “Samen sterker” is dan een prima uitgangspunt, nest verlaten en partners zoeken een natuurlijke beweging. In 2013 is het eigen nestje gebouwd. Benieuwd wat er in 2014 uit het ei komt…


12

Syntrophos Mensen die gezamenlijk de uitdaging zijn aangegaan

I

s het een Grieks eiland, een gerecht, een filosoof, één van de klassieke Griekse helden of een willekeurig Grieks klinkend woord? En waarom heet een samenwerkingsverband op Voorne Pu en niet gewoon in goed Nederlands: Shared Service Center Voorne Pu en, of met een mooie a or ng: GRBBSW?

13


Natuurlijk zijn veel van dergelijke namen de revue gepasseerd en al weer snel in de prullenbak verdwenen. Het idee was dat het een echte naam moest worden, die niet tot een nietszeggende a or ng kan worden verbasterd. Een naam die iets zegt over waar de organisa e echt voor staat zonder beperkingen te beva en over de regio of het taakgebied.

Shared Service Center staat voor een serviceorganisa e die je met elkaar deelt (shared), terwijl wij de nadruk leggen op de samenwerking. Wij doen het niet alleen vóór de klant, maar doen het vooral mét de klant. Dit basisprincipe van de nieuwe orga nisa e en het bestaansrecht moest in de naam van de nieuwe organisa e terugkomen. Uiteindelijk is na veel wikken en wegen, brainstormen, discussiëren, Brown paper sessies, heidagen en filosoferen gekozen voor de naam SYNTROPHOS.

zonder exact te weten waar je uitkomt en wat je onderweg tegenkomt. Zo zegt Syntrophos iets over de mensen die gezamenlijk de uitdaging zijn aangegaan om in een nieuwe organisa e een nieuw avontuur te starten. Daarnaast zegt de naam iets over de rela e tussen de vier gemeenten en Syntrophos die als gemeenschappelijk doel hebben de toekoms ge uitdagingen samen op te pakken. Misschien komen we dan later nog op zo’n mooi Grieks eiland uit, eten we een pita “Syntrophos” met Tzatziki of gaan we aan de “Syntrophos-salade”.

Syntrophos is een klassiek Grieks woord dat staat voor “metgezel”. Een metgezel is een reisgenoot, een kameraad. Iemand waarmee je nieuwe indrukken opdoet, ontdekkingen doet, gevaren trotseert, je verwondert en je verbaast. Iemand waarmee je het dus aandur om een ontdekkingsreis te maken


14

Suuzzzzzzzzzzzzzz! Syntrophos toont voorspeld gedrag Een nieuwe organisa e starten met een nieuw team, vanaf dag één voelde dat voor mij heel vertrouwd. Alsof we al jaren met elkaar samenwerkten. “As is” starten, nog geen uitgekauwde procedures en processen, onduidelijkheden waar we wel en niet van zijn. Dat gaf veel discussie, onrust en soms zelfs stevige irrita e. Onze “redding” bleek een extern bedrijf dat met een rela verend modelletje op de proppen kwam: FORM, STORM, NORM, PERFORM. Wat bij ons plaatsvond was gelukkig heel normaal!

In 2013 nog nooit zoveel mijn naam gehoord! “Suuz weet jij dit? Suuz kan jij dat even regelen? Suuz onthoud jij dit dan? Vraag maar aan Suuz die weet het wel!”. Alles wat je kon bedenken moest nog geregeld worden. Niets was meer vanzelfsprekend. Ontze end leuk om vanaf nul iets op te kunnen bouwen. Ik heb er in ieder geval veel ervaring mee opgedaan! Management-assistent staat er op mijn visitekaartje maar manusje van alles past beter!

Suzanne van Moorselaar, Managementassistente

Joke den Boer, adviseur Informa emanagement

“Vriend! Hoe is het bij Sin trop pos???” Één jaar Syntrophos – mijn (jaar)verslag In maart 2013, goed voorbereid op de verandering en met goede zin, op weg naar Syntrophos. Maar het was ook spannend. Mijn werk als ICT-medewerker deed ik bij gemeente Westvoorne met veel plezier. Wordt het bij Syntrophos net zo leuk? Het is zeker anders, maar na een jaar kan ik gelukkig volmondig “JA” zeggen! De dienstverlening verbeteren, de herindeling en een nieuwe uniforme ICTomgeving voor alle gemeenten. Ook dit komende jaar hee weer veel uitdagingen te bieden! Jacqueline Ruinemans, ICT-medewerker

15


Een zin die het afgelopen jaar vaak als welkomstgroet werd gebruikt in Rockanje. Een mooi beeld van het eerste jaar Syntrophos. Afscheid nemen van vrienden en collega’s. En samen met nieuwe collega’s aan een onbekend avontuur beginnen. We bezochten “oude” werkplekken waar we steeds als vrienden werden ontvangen. En we mochten daar vertellen wat Syntrophos is en doet. Syntrophos als “vriend” en metgezel. Ik hoop die zin nog vaak te horen bij al onze klanten. Alain van Hamond, func oneel applica e- en gegevensbeheerder


16

kengetallen 2013 Eigen Vermogen

€ 2.051.173

in 2012: € 0

in 2012: € 0

Forma e

29,54

e

31 Medewerkers

Totale inhuur

€0

€ 146.509

in 2012: € 0

in 2012: € 0

Kredieten

Rente baten

€ 3.844.632

€ 45.228

in 2012: € 0 besteed € 730.990 ruimte € 3.113.642

in 2012: € 0 Betaalde rente € 414

Banksaldo

Huur

€ 171.433

in 2012: € 0

in 2012: € 0

gemiddelde lee ijd

Lening

Materiële vaste ac va

44,5 jaar

€ 3.000.000

€ 2.294.019

Kasgeld bij gemeente Spijkenisse

in 2012: € 0

Baten Programma 1

Baten Programma 2

€ 1.032.661

in 2012: € 0

in 2012: € 0

Lasten programma 1

Lasten programma 2

€ 5.667.524

€ 1.146.278

in 2012: € 0

in 2012: € 0

Salarissen

Vacature ruimte

€ 1.698.009

2,98 fte

in 2012: € 0

in 2012: 0 e


Gemiddeld salaris

€ 3.363,50 per maand

€ 23.704

€ 5.812.719

17

Onderhoud

€ 31.578 Voorzieningen

Sociale gegevens

geslacht

8 vrouwen 23 mannen

Gemiddelde duur dienstverband

301,6 dagen


18

Wist u dat: Syntrophos in 2013 in het totaal 6950 meldingen binnenkreeg. Hiervan 16%

via selfservice geregistreerd werd. Wij 1289 werkplekken

ondersteunen op meer dan 60 locaties, hier meer dan

323 servers en 207 verschillende databases onder vallen. Syntrophos ge-

500

applica es,

ves gd is in het pand bij de Gemeente

Er 61 verschillende projecten liepen in 2013. Er meer Spijkenisse.

dan 100 leveranciers met Syntrophos zaken doen...

19


.... en er 33389 kopjes koffie, thee en chocolademelk gedronken zijn.


20

Doortje Lekkerkerk, Adviseur Informa emanagement

Bouwen aan een nieuw huis “Ons huis bestaat uit datakabels, patchkasten, wifipunten, servers, applica es en veel gegevens en informa estromen”

I

n 2013 zijn wij begonnen aan de bouw van nieuwe huisves ng voor onze deelnemers. Het huis moet stabiel, duurzaam en groot genoeg zijn, ook voor eventuele uitbreidin-

gen.

Gelijk jdig ligt er een uitdaging in het efficiënt inrichten van de ruimten en het besparen van kosten. Om dit voor elkaar te krijgen, speelt de architectuur van het gebouw een belangrijke rol. We zoeken naar de juiste balans tussen uitstraling (ontwerp), stevigheid en bruikbaarheid. Een goed uitgedachte architectuur maakt dat de bouw in samenhang kan worden uitgevoerd. Zo weten we zeker dat de trappen op de juiste plek staan, de badkamer groot genoeg is en dat de keuken op de juiste plaats voorzien is van kabels en leidingen. Het “Syntrophos huis” wordt alleen niet gebouwd met bakstenen, hee geen badkamer, keuken of slaapkamers. Ons huis bestaat uit datakabels, patch-kasten, wifi-punten, servers, applica es en veel gegevens & informa e(stromen). Maar de metafoor met de tradi onele architectuur is goed te maken, ook wij moeten rekening houden met “architectuurprincipes en uitgangspunten”. Er

21


moet samenhang zijn tussen de bedrijfsvoering van de gemeenten, de informa evoorziening en de techniek. In het nieuwe gebouw moet de bestaande ICT een plek krijgen en daarbij moet het nieuwe bouwwerk toekomstgericht zijn. Samen met de deelnemende gemeenten en klanten moet het “werken onder architectuur” vorm krijgen. In 2013 zijn hiervoor de eerste stappen gezet en is er een concept visie op de informa evoorziening opgesteld. Ook is er een transi eplan voor de herindelende gemeenten Bernisse en Spijkenisse onder architectuur opgesteld. Vanuit een meerjarige visie op informa evoorziening en techniek , voor Syntrophos en de deelnemende gemeenten, kan het aankomend jaar een basisset aan criteria en uitgangspunten vormgegeven worden. Samen met een bestuurmechanisme draagt dit bij aan het doorontwikkelen van een toekomstgerichte ICT. Het gezamenlijk met de gemeenten verder vormgeven van architectuur, uitgangspunten en de besturing ervan, is een belangrijk project in 2014.


22

Eelco Rommes, Adviseur / consultant inspearit

Samenwonen “je zult moeten kiezen: wat gaat bij het grofvuil en wat mag blijven?”

D

e meeste mensen gaan niet al te vaak in hun leven samenwonen. Dat is heel verstandig, want het is nogal een gedoe. Heb je eindelijk besloten wie bij wie intrekt, dan blijkt dat je samen te veel meubilair hebt.

Veel van de blijvertjes onder de applica es zijn er in twee smaken die ook nog eens met andere applica es samenwerken. We hebben het landschap in clusters ingedeeld om al deze varianten samen te smelten tot Nissewaardapplica es die het nieuwe IT-landschap gaan sieren.

Je zult moeten kiezen: wat gaat bij het grofvuil en wat mag blijven? Wat de een spuuglelijk vindt, blijkt voor de ander van onschatbare waarde. (Zelf heb ik des jds mijn Darth Vadertelefoon hartstochtelijk moeten verdedigen.)

Een probleem met so ware is dat er al jd wel mensen zijn die er gebruik van maken. Ze stoppen er allerlei gegevens in die niet zomaar verloren mogen gaan. Dat maakt het ui aseren van de overbodige applica es een kunst op zich. In 2014 slaan de fusiepartners en Syntrophos de handen ineen om de IT-transi e tot een succes te maken. Mijn Darth Vadertelefoon is inmiddels verdrongen door de iPhones die ons huis hebben overgenomen. In een hoekje van de studeerkamer verzamelt hij stof met een droeve blik in zijn ogen. Maar weggooien? Nee, dat nooit! Daarvoor ben ik te zeer aan hem gehecht.

Vanaf 1 januari 2015 gaan Bernisse en Spijkenisse samenwonen en allebei nemen ze hun eigen IT mee: so ware, koppelingen, gegevens, sjablonen... Te veel voor een enkele gemeente. Om grip te krijgen op de transi e, werkte een team van Syntrophos een plan uit. Aan de hand van interviews, vragenlijsten en veel, heel veel gesprekjes bij de koffieautomaat, kwamen we tot een lijst van meer dan 160 applica es. Zo’n 130 applica es daarvan mochten blijven. De rest was rijp voor de sloop.

23



24

Jaap Jongejan, Demandmanager Gemeente Bernisse

In gesprek met Jaap Jongejan

I

k begrijp dat u hebt bedacht de ICT afdelingen van de vier gemeenten tot één bedrijf te smeden. Hoe ging dat precies? Tijdens een werkoverleg eind 2006 met mijn I&A-wethouder in Rozenburg (mijn voormalig

werkgever) bespraken we het fenomeen samenwerking. Dat resulteerde in een overleg met alle I&A-coördinatoren van Voorne-Pu en, waarbij ik een presenta e gaf over gangbare vormen van samenwerking. Tot onze eigen verrassing stemde iedereen unaniem voor een zo ver mogelijk gaande samenwerking! Het kos e vervolgens nog wel dik 6 jaar voordat Syntrophos ontstond en onderweg zijn Rozenburg en Hellevoetsluis afgevallen. In hoeverre bent u nog betrokken bij de contacten tussen de gemeenten en Syntrophos? Het grappige is dat alle collega’s “van het eerste uur” nog steeds betrokken zijn bij Syntrop-

Peter van den Beemt, Demandmanager gemeente Westvoorne

In gesprek met Peter van den Beemt

H

oe verloopt het contact met Syntrophos? “Het contact met Syntrophos en de andere demandmanagers verloopt pre g en goed, onder andere door het tweewekelijkse Demandmanager-overleg met Syntrophos”. Is het makkelijk om u als klant (Westvoorne) te koppelen aan Syntrophos? “Het voelt niet alsof we klant zijn; meer als gezamenlijk optrekken. De organisa e komt nog steeds met ict-vraagstukken die dan gezamenlijk met onze adviseur worden opgepakt”. Is de samenwerking met ICT anders dan vroeger, zo ja, in welk opzicht? “De echte voordelen van Syntrophos worden pas merkbaar als de harmonisa e van de infrastructuur gerealiseerd is. Het was wennen om niet meer ‘zelfstandig’ te beslissen”.

hos, als demandmanager voor hun eigen gemeente. In die hoedanigheid coördineren we tussen de gemeente en Syntrophos. Elke twee weken wordt de voortgang van alle ontwikkelingen besproken. Bent u tevreden met het huidige resultaat? We zijn nu een – vrij turbulent - jaar verder. Kort na de start van Syntrophos besloten Bernisse en Spijkenisse tot een gemeentelijke fusie, dit hee

een enorme impact op Syntrophos. Hierdoor zi en

de primaire taken van Syntrophos nog niet op het niveau, dat we voor ogen hadden. Tel daarbij alles op waarmee Syntrophos vanwege de herindeling mee geconfronteerd is, dan heb ik alleen maar waardering hoe Syntrophos alles draaiende houdt. Ook 2014 wordt nog een pi g jaar voor Syntrophos. Ik heb er vertrouwen in dat, hoewel niet zonder slag of stoot, toch alles op z’n pootjes terecht komt. Wat ziet u nog in de toekomst voor Syntrophos? Ook na de herindeling liggen er een aantal forse taken te wachten. Zo zijn er de landelijke ontwikkelingen, zoals de i-NUP bouwstenen, de harmonisa e van ICT en zal naar verwach ng de klantenkring van Syntrophos in de komende jaren uitbreiden met bijvoorbeeld andere gemeenten.

25

Jaarverslag Syntroph Syntrophos ho h os 2013 20 01 013 13 13

Hoe ervaart u dat de ICT nu op fysieke afstand zit? “Dat ICT niet in het gemeentehuis aanwezig is, stoort niet. Wel moesten we er aan wennen dat er niet meer ‘snel iets geregeld’ kan worden door even binnen te lopen. Het melden van storingen via het Servicepunt in Spijkenisse gaat prima. Sommigen hebben het idee dat Syntrophos bij Spijkenisse hoort door de huisves ng. In die zin zou Syntrophos zich meer als zelfstandige eenheid kunnen profileren”. Presteert Syntrophos naar behoren? “Naar mijn idee hee Syntrophos z’n ware gezicht nog niet kunnen laten zien: er zit nog zoveel groei in dit bedrijf en de poten e is groot! De fundering ligt er, nu begint het echte bouwen. De verwach ngen zijn hoog, dat is moeilijk. Tel daarbij op de invloeden van buitenaf, zoals veranderende wetgeving en het samengaan van Bernisse en Spijkenisse vanaf 2015. De gezamenlijke aanbesteding van de vaste telefonie wil ik toch even noemen als het 1e echte wapenfeit van Syntrophos. Het ICT-landschap is al jd in ontwikkeling en vraagt crea viteit en aanpassing van de mensen die daarmee werken. Eén van de speerpunten van Syntrophos was verminderen van kwetsbaarheid en het hoofd bieden aan nieuwe ontwikkelingen. Wat mij betre is dit bij Syntrophos in goede handen!”


26

Arjan Offerhaus, Waterschap Hollandse Delta

In gesprek met Arjan Offerhaus

W

at doet Syntrophos precies voor het Waterschap? Syntrophos beheert de Grootschalige Basiskaart Voorne-Pu en (GBK), voor de gemeenten en ook voor het Waterschap Hollandse Delta. Dat wil zeggen, dat Syntrophos het hele eiland Voorne-Pu en in kaart brengt; elke lantaarnpaal, elk gebouw, elke weg… Elk object dat je bovengronds ziet, komt op de kaart terecht. Dus elk object op het gebied van het waterschap wordt bijgehouden door Syntrophos. Hoe zit dat precies met die kaart..? Een nieuwe wet verplicht verschillende overheidspar jen om samen telkens een stuk van de Basisregistra e Grootschalige Topografie op te bouwen. Op Voorne-Pu en gaat het om zeven parjen. Om deze kaart landelijk te maken, worden later alle gebieden samengevoegd tot één kaart. Het gevolg is een eenduidige landelijke kaart, die wel zo makkelijk te lezen is: de kaart hee één legenda. Aan ons de schone taak om dit voor Voorne-Pu en voor elkaar te boksen. Hoe is dat zo gekomen? Waarom hee het waterschap voor Syntrophos gekozen? Aangezien Syntrophos het beheer over de Basisregista e Grootschalige Topografie al voert, was het een logische stap om samen - dus ook met de andere vijf overheidspar jen - de Basisregistae Grootschalige Topografie (BGT) op te bouwen vanuit de GBK Voorne-Pu en. Als dat gereed is, dient over de Basisregistra e Grootschalige Topografie goed beheer te worden gevoerd. Vooralsnog is Syntrophos hier heel zeker de aangewezen par j voor. Bedoeling is, dat straks het hele eiland ook op de kaart één geheel vormt. Syntrophos als beheerder Voorne-Pu en? Het uiteindelijke streven is om voor heel Voorne-Pu en de Basisregistra e Grootschalige Topografie in beheer te hebben bij Syntrophos. Maar we hebben te maken met zeven overheidspar jen en niet alle par jen willen zich laten ‘ontzorgen’ door Syntrophos. Vooralsnog hee Waterschap Hollandse Delta nog geen keuze gemaakt voor het beheer na 1 januari 2016. Tot die jd is Syntrophos in elk geval onze beheerder en samenwerkingspartner.

27

Jaarverslag Syntrophos 2013 2013 013 01 13

Michel van Duuren, inkoper, afdeling financién, team Inkoop gemeente Spijkenisse

In gesprek met Michel van Duuren

J

ij hebt de aanbesteding voor de telefonie geregeld, wat houdt dit precies in? De aanbesteding houdt in dat er een geheel nieuw telefoniesysteem op basis van Voice over IP wordt geleverd, geïmplementeerd en onderhouden. Daarmee worden alle telefooncentrales van de vier gemeenten vervangen door twee centrales, loca es Spijkenisse en Westvoorne. Deze telefooncentrales worden redundant uitgevoerd wat wil zeggen dat indien één van de telefooncentrales uitvalt de andere centrale alles overneemt. Daarmee is de con nuïteit gewaarborgd. Verder worden alle telefoontoestellen in de vier gemeenten vervangen. Wat was de reden dat de telefonie in de vier gemeenten op de schop moest? Twee van de vier gemeenten hebben een verouderde telefooncentrale. Vanwege de regionale samenwerking en de gewenste uniformiteit voor beheer en onderhoud hee Syntrophos alle vier de gemeenten geadviseerd een Europese aanbesteding te starten. Was dit de eerste keer dat je voor 4 gemeenten tegelijk een aanbesteding deed? Hoe verliep het? Het was niet mijn eerste aanbesteding voor meerdere gemeenten. Het was wel voor het eerst voor vier gemeenten tegelijk. Doordat Syntrophos de vier gemeenten vertegenwoordigt, is er sprake van één aanspreekpunt in de communica e. De aanbesteding verliep goed en de verwach ng is dat het resultaat na implementa e zeer goed is. Wat is het voordeel om voor 4 gemeenten aan te besteden? De voordelen voor aanbesteden namens vier gemeenten zijn onder andere dat er sprake is van een grotere opdracht, waardoor deze voor de markt interessanter is. Ook kan een betere prijs worden bedongen en kan er uniformiteit in onderhoud, service en beheer worden geboden. Is er iets dat je nog graag kwijt wilt over het aanbesteden voor Syntrophos? De samenwerking met de medewerkers van Syntrophos verliep zeer pre g. Er werd kri sch meegedacht en goed geschakeld. Zo kon ik gedurende de gehele periode dat de procedure liep (inclusief voorbereiding) op elk willekeurig moment binnenlopen en afstemmen met medewerkers.


28

Apollo 13 “Reflec e in hoofdle ers” Op 21 maart was het zover, de formele kick-off van Syntrophos. Op een prach ge loca e; Badhotel Rockanje. Meer dan 30 nieuwe Syntrophos medewerkers, soms nog een beetje onwennig in de nieuwe situa e. Maar iedereen wel benieuwd naar het nieuwe team, de nieuwe collega’s. Om het ijs te breken zijn we gestart met de airplane crash. Deze simula e speelde rond een neerstortend vliegtuig, waarbij de passagiers overleefden, maar in onherbergzaam gebied terecht kwamen. Overleven was het doel, hiervoor kon gekozen worden uit een lijst van voorwerpen. In eerste instan e een individuele keuze per deelnemer, daarna een keuze als groep. Al snel kwamen de verschillende gedragsvoorkeuren naar voren: kartrekkers, denkers, verbinders en inspirators. Deze rollen kunnen elkaar bijten, maar in een basis van vertrouwen en openheid kunnen ze elkaar

29


versterken. Het belang van het luisteren naar afwijkende meningen en de bereidheid om de gemeenschappelijke intelligen e op maal te gebruiken zijn cruciaal. Het belang van het goed luisteren naar elkaar en het respecteren van elkaars belangen kwam ook naar voren bij de onderhandelingsoefening die we gespeeld hebben; alleen zo kom je tot op male resultaten. De tweede ontmoe ng was op 5 september, bij de Apollo13 game. In deze simula e kregen medewerkers van Syntrophos, de uitdaging om de (waargebeurde) vlucht van de Apollo13 raket in goede banen te leiden. Zo kregen zij incidenten, problemen, wijzigingen en businessvragen op te pakken, op te lossen en uit te voeren in een moeilijke en stressvolle situa e. De simula e leverde veel concrete leerpunten op. Zoals het belang om klan ocus te houden om succesvol te zijn. Daarnaast het belang van communiceren (luisteren). Het meest genoemd werd het kennen van elkaars taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot verscheen het woord REFLECTIE in hoofdle ers op de flipover.

Note van de trainers: De sessies met Syntrophos • Vonden wij erg ac ef! • Posi ef en ‘eager’ • Leverde nu ge leerpunten op! Arenea


30

306 spannende dagen A asten wat er van elkaar verwacht kan worden

B

ij Syntrophos wordt het personeel vertegenwoordigd door een personeelsvertegenwoordiging; o ewel de ‘PVT’. Vanuit ieder team hee er één medewerker zi ng.

In 2013 zijn er al enkele wijzigingen op bestaande regelingen doorgevoerd. In de meeste gevallen zijn deze één op één overgenomen van de gemeente Spijkenisse en hee de PVT hierin geen aanvullende adviesrol vervuld.

De PVT hee beperktere bevoegdheden dan een OR, maar zal er alles doen om het personeel van Syntrophos goed te vertegenwoordigen. Binnen de gemeenschappelijke regeling is besloten ìn principe´ gemeente Spijkenisse in de personele regelingen te volgen. Hierdoor worden de meeste regelingen niet rechtstreeks door de direc e van Syntrophos vormgegeven.

De start van Syntrophos is voor iedereen pi g geweest en de grote projecten ICT Infra, Telefonie en Fusie zullen ook in 2014 een zware wissel trekken op het personeel.

Zoals bij alle nieuwigheden moesten ook de leden van de PVT en de directeur a asten wat er van elkaar verwacht kon worden. Twee leden hebben een training gevolgd waardoor de PVT een beter zicht hee gekregen op de ruimte die er “we elijk” is. Begin 2013 hee de PVT alle van Spijkenisse overgenomen personele regelingen “formeel” vastgesteld. Ook zijn er een reglement en een ondernemersovereenkomst opgesteld, waarin prak sche afspraken tussen de bestuurder en de PVT zijn opgenomen.

Met de komst van gemeente Nissewaard volgen er nieuwe personele regelingen, maar we verwachten niet dat deze veel consequen es zullen hebben voor het personeel van Syntrophos. Wel moet er hard gewerkt worden aan de Syntrophosorganisa e waarbij ook de PVT zijn stem wil laten horen. Denk hierbij aan trajecten rond procesop malisa e en cultuur. De PVT kijkt terug op de spannende eerste 306 dagen van Syntrophos, maar bese dat 2014 een druk jaar wordt met veel werk en uitdagingen, waarin samenwerking centraal zal staan. Zowel intern, als met en tussen onze klanten. Kortom: het gaat nu pas echt beginnen!

Aanbesteding telefonie

S

yntrophos is onder meer verantwoordelijk voor het verzorgen van de telefonie bij de deelnemende gemeenten. Door Syntrophos is in 2013 een Europese aanbesteding gestart voor het vervangen van de huidige telefooncentrales. Samen met het team Inkoop van de gemeente Spijkenisse en Expanding Visions (externe adviseur), om de aanbesteding te begeleiden. De aanbesteding vond plaats in opdracht van Syntrophos.

telefoonnummers van de gemeenten Brielle en Westvoorne zullen gefaseerd in dit contract ondergebracht worden.

Het voorwerp van de aanbesteding betrof de levering, de implementa e en het onderhoud van een nieuw telefoniesysteem op basis van Voice over IP (VoIP) en werd aanbesteed in één perceel (telefooncentrale met alle bijbehorende toestellen en het beheer en de registra e van so ware). Bereikbaarheid is hiermee ona ankelijk geworden van de werkplek.

Beheer en aanschaf harden so ware: Syntrophos kan de aanschaf van alle standaard ICT harden so ware zaken ondersteunen, dus ook op het gebied van mobiele telefonie. Bepaald kan worden welke zaken wel of niet beheerd worden door Syntrophos. Gezien de impact van mobiele devices op o.a. netwerk, doorbelas ng van kosten, standaardisa e en synergievoordelen, betekent dit dat Syntrophos de aanschaf en het beheer voor alle 4 de gemeenten doet.

De aanbesteding is inmiddels afgerond. De leverancier is Triple P en de implementa e is gestart. Het beheer zal, van de centrales tot en met het telefoontoestel en van de randapparatuur (bijvoorbeeld een fax) tot het beheer van de service- en onderhoudscontracten, volledig door Syntrophos worden uitgevoerd.

Mobiele spraak- en/of data-abonnementen Er wordt door de gemeenten van diverse partners en providers gebruik gemaakt. Er wordt een vergelijkbare werkwijze als bij de vaste telefonie gehanteerd, waarbij geleidelijk alle nummers onder het nieuwe contract gebracht zullen worden.

Rapportages Syntrophos voorziet in algemene (generieke) rapportages, in overleg kan de gewenste inhoud van de algemene rapportages bepaald worden.

Vaste telefonie: Syntrophos hee het OT2010 (Tele2) contract overgenomen van de gemeente Spijkenisse. De

31



32

Aangesloten loca es

5

Medewerkers (01.01.2013)

147

Westvoorne

Westvoorne

7

160

Brielle

Brielle

2

80

Bernisse

Bernisse

16

700

Spijkenisse

Spijkenisse

Informa e over onze deelnemers

33

Oppervlakte (ha)

Inwoneraantal (01.01.2013)

9567,4917

13.890

Westvoorne

Westvoorne

3114,2943

16.320

Brielle

Brielle

6847,6036

12.398

Bernisse

Bernisse

3065,5357

72.375

Spijkenisse

Spijkenisse



34

Erwin van Leiden, teamcoördinator Geoinforma e

BGT voor heel Voorne Pu en “met elkaar aan tafel de puzzel maken in plaats van ieder zijn eigen puzzelstukjes”

“J

awel, de 1e a or ng is alweer gebruikt”, zegt Erwin van Leiden lachend als hij een toelich ng gee op de werkzaamheden voor de Basisregistra e Grootschalige Topografie, afgekort dus BGT. “De overheid is kampioen in a or ngen op allerlei gebied. Ik zal proberen in 306 woorden te vertellen wat Syntrophos in 2013 voor de BGT hee gedaan”. We elijk verplich ng Een van de grote opgaven voor onze deelnemers is de realisa e van de Basisregistra e Grootschalige Topografie. We elijk gezien moet deze uiterlijk 1-1-2016 gerealiseerd zijn. De BGT is onderdeel van het stelsel van basisregistra es en vormt samen met de Basisregistra e Personen (BRP) en Basisregistra es Adressen en Gebouwen (BAG) het fundament van de informa ehuishouding (Wie, Wat, Waar) van de gemeenten. De BGT kan worden voorgesteld als een grote, digitale kaart van Nederland, waarop gebouwen, spoorwegen, viaducten, groen, wegen en sloten op exact dezelfde manier worden weergegeven, zodat je in één oogopslag een sloot herkent, een gebouw, een lantaarnpaal of een spoorweg.

35


Naast de gemeenten zijn ook het Waterschap, de Provincie, Rijkswaterstaat, Prorail, Ministerie van Defensie en Ministerie EZ verantwoordelijk voor de realisa e en de bijhouding van de BGT. De BGT maken betekent eigenlijk een landsdekkende puzzel leggen met 7 spelers. De meest efficiënte aanpak hiervoor is deze puzzel gebiedsgericht te realiseren. Dus met elkaar aan tafel de puzzel maken in plaats van ieder zijn eigen puzzelstukjes en dan op elkaar leggen. Syntrophos is de “hoofdpuzzelaar” en verzorgt voor het gehele gebied Voorne Pu en voor alle gemeenten, het Waterschap Hollandse Delta en Ministerie EZ de realisa e van de BGT. In 2013 zijn alle benodigde aanvullingen van de DVO’s en overeenkomsten met het Waterschap en Gemeente Hellevoetsluis vastgesteld en het gebied Spijkenisse is in samenwerking met genoemde par jen opgewerkt naar de BGT. Ook is de benodigde so ware voor het kunnen registreren en opbouwen van de BGT aangekocht en in produc e genomen. Volgend jaar meer…


36

Jaarstukken 2013

25 juli 2014

Inhoud Jaarverslag

41

Programmaverantwoording

44

1. Programma ICT 2. Programma Geo informa e Paragrafen 3. Bedrijfsvoering 4. Financiering 5. Weerstandsvermogen Evalua e bedrijfsrisico’s

Jaarrekening Balans Toelich ng op de balans 6. Ac va 7. Passiva 8. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 9. Niet uit de balans blijkende verplich ngen

Programmarekening

39


44 46 47 50 51 52-53

54 54-55 56 56 60 62 63

64

Toelich ng op de programmarekening

65

10. Analyse Programma ICT 11. Analyse Programma Geo informa e 12. Begro ngsrechtma gheid Overzicht kredieten 13. Wet Normering bezoldiging topfuncionarissen Overige gegevens

65 69 70 73 75 77


40

Jaarverslag Syntrophos is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne. Door de oprich ng van Syntrophos willen de vier gemeenten de volgende zes doelstellingen realiseren: · bieden van con nuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; · verder verhogen van de kwaliteit van processen; · verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; · efficiënter inze en van de beschikbare arbeidskracht; · realiseren van besparingen door schaalvoordelen; · bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De deelnemende gemeenten zijn de samenwerking aangegaan voor een periode van in ieder geval 5 jaar. Opbouw Syntrophos is opgericht per 1 maart 2013, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013. De jaarrekening beslaat dus het hele jaar 2013. Dit eerste jaar verkeert Syntrophos in opbouw, de aandacht gaat vooral uit naar de ontwikkeling van de eigen organisa e met een eigen cultuur en iden teit en naar de rela eopbouw met de deelnemende gemeenten en overige klanten. Tijdens de opbouw geldt natuurlijk dat ‘de winkel’ gewoon open is en dus dat onze klanten verwachten dat minimaal hetzelfde dienstverleningsniveau

41


geleverd wordt als voor de oprich ng van Syntrophos. Door de veelheid aan veranderingen die de nieuwe manier van werken in een shared service center voor alle par jen met zich meebrengt, stelt dit hoge eisen aan het verandermanagement van alle betrokken par jen om van Syntrophos een succes te maken. De start Bij de start van Syntrophos waren uiteraard cruciale randvoorwaarden ingevuld. Huisves ng binnen het stadhuis van de gemeente Spijkenisse, de overdracht van bedrijfsvoeringstaken, de beschikbaarheid van mensen (overgekomen vanuit de deelnemende gemeenten) en getekende dienstverleningsovereenkomsten met de gemeenten en vice versa tussen Spijkenisse en Syntrophos voor het gebruik van ondersteunende diensten door Syntrophos waaronder financien, personeel en facilitaire diensten. Andere zaken zijn gedurende het eerste jaar gerealiseerd. Zo hee Syntrophos vanwege het ontbreken van een eigen inrich ng in het financieel systeem tot medio 2013 gebruik gemaakt van een ‘aangepast’ deel van het financiële systeem bij de gemeente Spijkenisse. Ook het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap moest verder in overleg met de deelnemende gemeenten ingevuld worden. Via de gemeente Brielle kwam de klant Streekarchief mee, die vanaf het begin direct wel aanspraak kon maken en hee gemaakt op de dienstverlening van Syntrophos, maar waar in 2013 alleen een mondelinge en nog geen getekende dienstverleningsovereenkomst aan ten grondslag lag. Met name de periode tot september 2013 is er in afstemming met de deelnemende gemeenten veel aandacht besteed aan het afronden van een goede start, in combina e met het con nueren van de dienstverlening.


42

Financiën Medio 2013 is voor Syntrophos het eigen bedrijf (inrich ng) beschikbaar gekomen binnen het financieel systeem. Hierna is in samenwerking met de afdeling Financiën van de gemeente Spijkenisse een flinke inspanning geleverd om het financiële systeem waarheidsgetrouw te vullen. Hiervoor is de jdelijke registra e in het Spijkenisser financieel systeem op de juiste wijze afgesloten en is het systeem van Syntrophos correct gevuld. Ook de late aanlevering van rekeningen voor de ac va die overgenomen werden van de deelnemende gemeenten, alsmede de doorbelas ng van de exploita efacturen op ICT gebied zorgden ervoor dat gedurende het eerste jaar geen, tot nauwelijks betrouwbare financiële rapportages mogelijk waren. In 2013 zijn er daardoor geen financiële rapportages, zoals een Bestuursrapportage aangeboden aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Natuurlijk zijn wel alle ontwikkelingen besproken in de bestuursoverleggen, maar zijn er niet voor alle wijzigingen van financiële aard begro ngswijzigingen opgesteld. Het is van belang dat dit in de toekomst correct gebeurt en dat er voor het doorvoeren van begrongswijzigingen de juiste processen gevolgd worden en besluiten worden genomen. Het komend jaar zullen we hier verbeteringen in doorvoeren. Interim controle en controle jaarrekening Gezien het gebrek aan financiële kennis en ervaring binnen Syntrophos is in overleg met de gemeente Spijkenisse, aan het Algemeen Bestuur van Syntrophos geadviseerd een interim controle opdracht te verstrekken aan een accountant. Uit een offertetraject is daarbij de huisaccountant (Deloi e) van gemeente Spijkenisse als beste keuze naar voren gekomen. Met de accountant zijn eind 2013 afspraken gemaakt voor zowel het uitvoeren van een interim controle als de controle

43


van de jaarrekening 2013. Investeringen infra Naar achteraf duidelijk werd is voor de start een erg ambi euze architectuurplaat voor de technische infrastructuur opgesteld. Uitval en het vertrek van een aantal betrokkenen in dit traject leidden in eerste instan e al tot vertraging. Ook hee de financiële omvang van de (deel)investeringen (boven de Europese aanbestedingsgrens) er in geresulteerd dat de investeringen in de nieuwe infrastructuur nauwelijks van de grond zijn gekomen. Deze investeringen (ter waarde van € 2.019.292) in de infrastructuur schuiven daarom voor het grootste deel door naar 2014. Bij noodzakelijke kleine aankopen die wel plaats hebben gevonden is al wel rekening gehouden met de mogelijkheid dat aangescha e ac va ook binnen de nieuwe infrastructuur ingezet kunnen worden.

leveren bij deze herindeling. De herindeling raakt het totaal aan applica es dat gebruikt wordt bij de beide gemeenten. Deze applica es zijn opgenomen in een transi eplan en architectuurplaat Nissewaard. Hierin zijn alle applica es van de twee gemeenten samengevoegd. In 2014 wordt de samenvoeging daadwerkelijk uitgevoerd.

antwoording gaat in op de realisa e van de twee programma’s uit de Begro ng 2013, het Programma 1 ICT en het Programma 2 GEO-informa e. Elk programma biedt inzicht in de mate waarin de voorgenomen doelstellingen zijn bereikt, de wijze waarop dit is gebeurd en in de gerealiseerde baten en lasten.

In dit proces van de herindeling is volop overleg met de twee andere gemeenten, waarbij ook voor hen een slag gemaakt is met het in kaart brengen van het applica elandschap. Het uiteindelijke doel is de verschillende landschappen in één gezamenlijke architectuurplaat op te nemen. Om vervolgens met een harmonisa etraject naar een gemeenschappelijk landschap toe te werken.

In hoofdstuk 3, 4 en 5 wordt aandacht besteed aan een aantal financiële en bedrijfsma ge onderwerpen die dwars door het beleid van de programma’s heen loopt. Achtereenvolgens gaat het om bedrijfsvoering, financiering en weerstandsvermogen.

Telefonie Telefonie was met uitzondering van de personeelskosten, nog niet opgenomen in de begro ng van Syntrophos. Op verzoek van de gemeente Spijkenisse hee Syntrophos de controle en betaling van de facturen voor vaste en mobiele telefonie uitgevoerd. In 2013 is in overleg met de deelnemende gemeenten een gezamenlijke visie voor vaste telefonie uitgewerkt. Dit hee geresulteerd in een aanbesteding die in 2014 geïmplementeerd wordt. Verder hebben afstemmende gesprekken plaats gevonden om op termijn te komen tot harmonisering op het gebied van de mobiele telefonie.

In de voorbereiding van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is de begro ng 2013 naar de beste inzichten van dat moment opgesteld. In de jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over de in de begro ng 2013 opgenomen beleidsvoornemens en financiële lasten en baten. De financiële jaarstukken van Syntrophos bestaan uit verschillende onderdelen, opgesteld conform het Besluit Begro ng en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het bestaat uit het Jaarverslag met daarin de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen en de Jaarrekening met daarin de balans, de programmarekening en toelich ng daarop.

Herindeling Bernisse - Spijkenisse In 2013 werd door de gemeentebesturen van Bernisse en Spijkenisse besloten om gezamenlijk verder te gaan. De nieuwe gemeente Nissewaard wordt vanaf 01 januari 2015 een feit. Syntrophos is benaderd om ondersteuning op ICT gebied te

De jaarstukken beginnen met een programmaverantwoording (hoofdstuk 1 en 2) met daarin, programmabegro ng en een productenraming en –realisa e. Bij Syntrophos zijn de programmabegro ng en –rekening iden ek aan de productenraming en -realisa e. De programmaver-

Leeswijzer

In de hoofdstukken 6, 7, 8 en 9 wordt de jaarrekening gepresenteerd en wordt de toelich ng op de balans gegeven. Op de balans zijn de ac va en passiva van Syntrophos per 31 december 2013 opgenomen. Uit de balans blijkt de financiële posi e van Syntrophos. Hoofdstuk 10 en 11 geven inzicht in de programmarekening en de gerealiseerde lasten en baten per programma, alsmede het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen. Hierbij wordt inzicht gegeven in de ramingen voor en na wijziging van de begro ng. Tevens is er een analyse op de afwijkingen tussen begro ng en realisa e van lasten en baten opgenomen. Voorgesteld wordt het totale posi eve resultaat na bestemming van € 28.579 van de jaarrekening toe te voegen aan de algemene reserve.

Algemeen Bestuur Syntrophos

Spijkenisse, 25 juli 2014


44

Programmaverantwoording 1. Programma ICT 1.1 Algemeen De doelstelling van dit programma is de technische component van de informa evoorziening, die van oudsher intern gericht is, onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en maatschappelijke ontwikkelingen steeds meer in te ze en bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven. 1.2 Wat hebben we bereikt? Vanaf 1 maart 2013 is Syntrophos aan de slag gegaan met het vormgeven van haar dienstverlening aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Ondersteunend hieraan zijn diverse procedures opgesteld om duidelijkheid, uniformiteit en doorloop jd jdens het incidenta andelingsproces te handhaven. Secundair zijn er verschillende infraverbindingen met klanten van Syntrophos tot stand gebracht om de dienstverlening succesvol te kunnen con nueren. Daarnaast is verder gegaan met het vormgeven/ontwerpen van de nieuwe technische informa evoorziening (architectuur) van Syntrophos. 1.3 Wat hebben we daarvoor gedaan? 2013 stond in het teken van ontwerpen en (in mindere mate) bouwen. Er is gewerkt aan de volgende onderwerpen: · Dienstverlening; · Nieuwe infrastructuur; · Datacenters; · Procedures; · Informa ebeveiliging · Telefonie Spijkenisse · Aanbesteding vaste telefonie.

45


De verschillende technici zijn vanuit de panden van de deelnemende gemeenten verhuisd naar de hoofdloca e van Syntrophos, geves gd in het stadhuis van de gemeente Spijkenisse. Vanuit de hoofdloca e is de dienstverlening aan de gemeenten voortgezet op basis van de bestaande voorzieningen. 1.4 Nieuwe infrastructuur Het gewenste ICT-infrastructuurlandschap is verder uitgewerkt aan de hand van verschillende bouwplaten. De technische specialisten binnen het team ICT van Syntrophos hebben per specialisme en element een bouwplaat gecreëerd waarin de gewenste invulling beschreven wordt. Na het ontwerpproces zal in 2014 de invulling van de ICT-infrastructuur plaatsvinden, beginnend bij de technische apparatuur die verder uitgebouwd wordt om verschillende voorzieningen en addi onele diensten te kunnen ondersteunen. 1.5 Datacenters 2013 is tevens het jaar geweest dat de eerste hand is gelegd aan het opze en van het secundaire datacenter binnen de gemeente Westvoorne. Een complicerende en jdrovende factor was de plaatsing van de koeling van het datacenter binnen het pand van de gemeente Westvoorne. Naast aanpassingen aan het datacenter van de gemeente Westvoorne, is tevens gewerkt aan het op maliseren van het datacenter bij de gemeente Spijkenisse.

telefoontjes per medewerker gereduceerd en is het technisch personeel van Syntrophos in staat om de focus te leggen op de a andeling van incidenten i.p.v. het registra eproces. De gebruikte tool moet nog verder ingericht worden, hiermee zal in 2014 verder worden gegaan.

1.8 Telefonie Spijkenisse Syntrophos hee op verzoek van de gemeente Spijkenisse de controle, betaling en a andeling van alle facturen voor vaste en mobiele telefonie uitgevoerd. Syntrophos hee de kosten voor telefonie doorberekend aan Spijkenisse.

1.7 Informa ebeveiliging In 2013 is het informa ebeveiligingsbeleid door Syntrophos opgesteld. In dit beleidsdocument staan de uitgangspunten rondom informa ebeveiliging. Op verzoek van de deelnemers is door Syntrophos geassisteerd en ondersteuning geboden rond het DigiD-beveiligingsassessment. Het voldoen aan de normen blij de verantwoordelijkheid van de gemeenten.

1.9 Aanbesteding vaste telefonie In 2013 is in overleg met de deelnemende gemeenten een gezamenlijke visie voor vaste telefonie uitgewerkt. Dit hee geresulteerd in een gezamenlijke aanbesteding voor vaste telefonie, waardoor een aanzienlijk inkoopvoordeel is gerealiseerd. Hierdoor blijven de uitgaven ruim binnen het beschikbare investeringskrediet. Ook hee een eerste uitwisseling van gedachten plaatsgevonden om op termijn te komen tot harmonisering van de mobiele telefonie.

Wat hee het gekost? Realisa e begro ngsjaar

Raming begro ngsjaar na wijziging

Raming begro ngsjaar voor wijziging

Baten

5.812.719

5.134.329

5.134.329

Lasten

5.667.524

5.176.321

5.176.321

145.195

- 41.992

- 41.992

Saldo

Zie voor een toelichƟng van de financiële afwijkingen op het programma de jaarrekening het onderdeel toelichƟng op de programmarekening.

1.6 Procedures Alle deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling hebben de mogelijkheid gekregen om incidenten te melden via de ITILbeheertool Planon. Op deze wijze is het aantal


46

2. Programma Geo informae 2.1 Algemeen De doelstelling van dit programma was het verzorgen van diensten voor de deelnemende gemeenten op het gebied van landmeten, gegevensbeheer, CAD\GIS producten, func oneel applica ebeheer, advisering en projecten, analyses en ontwikkelen van nieuwe Geo-informa e producten. De afname van deze diensten is per gemeente verschillend en vastgelegd in een bijlage van de DVO “Dienst Geo-informa e en Basisregistra es”. 2.2 Wat hebben we bereikt? In 2013 is de con nuïteit op de bovengenoemde taakgebieden verbeterd door het uitwisselen van kennis en kunde en door vervanging jdens vakan e of ziekte binnen het team Geo-informa e. Daarnaast is gestart met de transi e van Groot-

schalige Basis Kaart (GBK) naar Basisregistra e Grootschalige Topografie (BGT) voor het gebied Spijkenisse en het in beheer nemen van de BGT. Nadere advisering over de verdere organisatorische borging van het stelsel van basisregistra es is niet opgepakt vanwege de drukke werkzaamheden. 2.3. Wat hebben we daarvoor gedaan? ConƟnuïteit 2013 stond allereerst in het teken van de con nuering van de uitvoering van de bestaande taken en de levering van producten, zoals dat al voor oprich ng van Syntrophos werd uitgevoerd bij de afzonderlijke gemeenten. Daarnaast is er een 1e stap gezet in het verhogen van de con nuïteit door overdracht van werkzaamheden en door “dubbele beze ng” van alle taken. Verder zijn er landmeetkundige plusdiensten op verzoek van de gemeente Brielle uitgevoerd.

Wat hee het gekost? Realisa e begro ngsjaar

Raming begro ngsjaar na wijziging

Raming begro ngsjaar voor wijziging

Baten

1.032.661

885.196

885.196

Lasten

1.146.278

840.204

840.204

Saldo

-113.617

44.992

44.992

Zie voor een toelichƟng van de financiële afwijkingen op het programma de jaarrekening het onderdeel toelichƟng op de programmarekening.

47


3. Bedrijfsvoering 3.1 Algemeen Dit hoofdstuk gee inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De ondersteunende diensten Personeel, Financiën, Juridische Zaken, Communica e en Facilitair worden afgenomen van de gemeente Spijkenisse. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor de periode van vijf jaar tot en met 2017. 3.2 Personeels- en organisa ebeleid In het eerste bedrijfsjaar van Syntrophos is er veel aandacht geweest voor het personeel als één van de belangrijkste produc emiddelen van de organisa e. Er zijn onder leiding van een extern bureau een aantal bijeenkomsten georganiseerd, verspreid over meerdere dagen, gericht op organisa ebuilding en gewenste bedrijfscultuur. Dit hee zeker bijgedragen aan een werkklimaat waarin medewerkers zich erkend voelen. 3.3 Competen es Als basiscompeten es voor de medewerkers van Syntrophos worden de volgende kerncompetenes onderkend: klanten servicegericht, resultaatgericht en presenta e. Vanaf 2014 zal op deze en andere func e(familie) specifieke competenes getoetst worden binnen een beoordelings- en func oneringscyclus. 3.4 Cultuur In 2013 is een begin gemaakt met een veranderingsproces om tot de gewenste cultuur en omgangsvormen te komen binnen de nieuwe organisa e. De veranderingen om tot een goed func onerende organisa e te komen, liggen zowel aan de kant van de eigen organisa e, als ook

bij de deelnemende gemeenten die aan de nieuwe werkwijzen moeten wennen. 3.5 PVT Na een oproep hebben 3 medewerkers van Syntrophos zich beschikbaar gesteld en hebben namens de overige medewerkers zi ng genomen in de PVT (personeelsvertegenwoordiging). De PVT vertegenwoordigt de belangen van de medewerkers en hee regelma g overleg met de directeur. 3.6 Het Nieuwe Werken Door de drukke werkzaamheden jdens het oprich ngsjaar zijn er nog geen grote stappen gezet op het gebied van het nieuwe werken. Mondjesmaat hebben medewerkers werkzaamheden thuis uitgevoerd, maar de meeste werkzaamheden vinden plaats binnen en vanuit de ves gingsloca e te Spijkenisse. De verwach ng is dat investeringen in de infrastructuur in 2014 jd- en plaatsona ankelijk werken mogelijk zullen maken, niet alleen voor de medewerkers van Syntrophos maar ook voor de medewerkers bij de deelnemende gemeenten. 3.7 Forma e en Structuur Het uitgangspunt was dat Syntrophos bij aanvang dezelfde producten en diensten tegen dezelfde kwaliteit zou gaan leveren als op het moment van oprich ng in de vier gemeenten geleverd werd. In de star orma e van het SSC is daarom ook uitgegaan van de beschikbare forma e bij de deelnemende gemeenten. De opgenomen func es en func eschalen zijn grotendeels ook vergelijkbaar met de func es bij de deelnemers. De verwachng is dat in 2014 op basis van de ervaringen in 2013 een eerste herziening en daarmee een aantal kleine aanpassingen in de forma e en in de func eopbouw zal plaatsvinden.


48

3.8 Externe inhuur De inhuur bij Syntrophos over 2013 komt uit op € 146.509, begroot was € 30.000. Dit komt voor een groot deel door 6 maanden inhuur voor een teamcoördinator van het ICT team, inhuur voor

gegevensbeheer bij het team GEO-informa e (gegevensbeheer DDS en landmeten GBKN) en inhuur op de eerstelijnsondersteuning bij het team ICT.

tabel 3.1 FTE binnen Syntrophos 2013 (peildatum, 31 december 2013) Geplande FTE func e

Ac eve FTE func e

FTE Verschil

Aantal medewerkers

Direc e

2,00

2,00

0

2

Team Advies

4,75

3,60

1,15

4

Team ICT

15,44

14,83

0,61

15

Team Geo informa e

10,33

9,11

1,22

10

Totaal

35,52

29,54

2,98

31

3.9 Doorbelas ng Bedrijfsvoering De lasten en baten op bedrijfsvoering worden volledig doorbelast naar de programma’s, dit staat opgenomen in tabel 3.2. Voordeel op salarissen: € 235.941 Een aantal vacatures zijn niet open gesteld. Deels vanuit de wens efficiënter en dus met minder

mensen de dienstverlening te realiseren. Daarnaast hee het te maken met de jd die verstrijkt tussen het beschikbaar komen van een func e en de selec e van een nieuwe medewerker.

nator voor het team ICT. Gedurende een aantal maanden hee daarom inhuur plaatsgevonden voor deze func e, waarna ook de overdracht van kennis binnen deze periode hee plaatsgevonden. Huur voordeel € 53.993 Het voordeel op huur wordt veroorzaakt doordat Syntrophos per 01 maart is opgericht en geen huur hee betaald over de maanden januari en februari 2013.

Nadeel onderhoud en aanschaf licen es € 15.847 Dit betre een aantal facturen voor onderhoud en de aanschaf van licen es zoals bijvoorbeeld een cer ficaat voor de website van Syntrophos. Nadeel overige exploita elasten € 22.158 Dit bestaat uit een aantal voordelen en nadelen. Het grootste nadeel van € 17.450 wordt veroorzaakt door uitbesteed werk. Voordeel overhead € 115.939 Het totaal aan bovenstaande voor- en nadelen leidt per saldo tot een voordeel op de overhead.

tabel 3.3 baten bedrijfsvoering Begro ng

Realisa e

0

27.000

27.000 V

Dekking overhead

3.634.925

3.298.337

-336.588 N

Totaal

3.634.925

3.325.337

-309.588 N

Opbrengsten samenwerkingsverband

Verschil

Nadeel inhuur € 58.280 De eerste maanden van het bestaan van Syntrophos is gezocht naar een geschikte teamcoördi-

tabel 3.2 lasten bedrijfsvoering Begro ng

Realisa e

Verschil

1.933.950

1.698.009

235.941 V

30.000

88.280

-58.280 N

Overhead Spijkenisse

423.930

423.930

0 -

Huur

225.426

171.433

53.993 V

0

15.847

-15.847 N

94.385

116.543

-22.158 N

927.234

811.295

115.939 V

3.634.925

3.325.337

309.588 V

Salarissen Inhuur

Onderhoud en aanschaf licen es Overige exploita elasten Overhead algemeen beheer

Totaal

49



50

4. Financiering 4.1 Algemeen In deze paragraaf wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde financieringsbeleid in rela e tot de gerealiseerde baten en lasten van het jaar 2013. 4.2 Regelgeving De we elijke kaders voor het beleid van Syntrophos ten aanzien van de treasuryfunc e zijn vastgelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido). Deze wet schept een bindend kader voor een verantwoorde en professionele inrich ng van de treasuryfunc e. De wet Fido hee als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctua es in de rentelasten, het bevorderen van transparan e en de kredietwaardigheid, alsmede het beheersen van renterisico’s. Naast de Wet Fido zijn ook andere regelgevingen van toepassing op de inrich ng van de treasuryfunc e, zoals: · het Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden; · de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden; · de Regeling schatkistbankieren overheden; · de Regeling uitze ngen en derivaten decentrale overheden. Sinds vorig jaar is de nieuwe regeling met betrekking tot schatkistbankieren van kracht. Deze nieuwe regeling bepaalt voor Syntrophos dat overtollige middelen (hoger dan €250.000) afgestort dienen te worden in ’s Rijks schatkist. 4.3 Renteontwikkelingen Hoewel in augustus en september 2013 de kapitaalmarktrente is gestegen blijven de rente-

51


tarieven historisch laag. De BNG Bank verwacht dat de lange rentetarieven onder invloed van het gema gd economisch herstel in het komende jaar verder oplopen. 4.4 Treasuryfunc e Ten behoeve van de uitvoering van de treasuryfunc e maakt Syntrophos gebruik van de experse bij de gemeente Spijkenisse. De gemeente Spijkenisse verzorgt het betalingsverkeer en faciliteert Syntrophos bij het doen van investeringen met korte en lange financieringen. In het jaar 2013 is de treasuryfunc e verder ingevuld. In het komende jaar zal de gemeente Spijkenisse Syntrophos verder faciliteren met korte en lange financieringen. De gemeente Spijkenisse zal een overeenkomst tot het aangaan van een kredietfaciliteit opstellen. Binnen de kasgeldlimiet zal de gemeente Spijkenisse ten behoeve van het betalingsverkeer voor Syntrophos met kasgeld de korte financiering verzorgen. Zodra de kasgeldlimiet

tabel 4.1 Rente 2013 stor ng in algemene reserve Toegerekende rente (baten) Betaalde rente (lasten)

Totaal

45.228 414 44.814

wordt overschreden zal worden overgegaan tot lange financiering. Het kasgeld zal dan in een langlopende lening worden omgezet. 4.5 Financiering investeringen Op basis van liquiditeitsprognoses en de investeringsbehoe e van Syntrophos is in 2013 vooruitlopend op een nog te verstrekken geldlening in 2014 door de gemeente Spijkenisse een bedrag

van € 3 miljoen aan kasgeld (een korte financiering) verstrekt. Deze korte financiering is op 14 januari 2014 omgezet in een lening van vijf jaar. De afgesloten lening bedraagt € 3,2 miljoen en is ten opzichte van de korte financiering ad € 3 miljoen gestegen met € 200.000 als gevolg van nieuwe investeringen.

5. Weerstandsvermogen 5.1 algemeen Deze paragraaf gee inzicht in de risico’s, de weerstandscapaciteit en het beleid omtrent deze onderwerpen. De defini e van weerstandscapaciteit volgens het BBV is: De middelen en mogelijkheden waarover men beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Dit (weerstands-)vermogen is van belang voor het bepalen van de financiële gezondheid. Door de beschikking over voldoende weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot een extra bijdrage van de deelnemende gemeenten. Syntrophos is een jonge organisa e en probeert op verantwoorde wijze besluiten te nemen, zodat onnodige risico’s voorkomen worden. 5.2 Risico’s In de begro ng 2013 en het bedrijfsplan van Syntrophos zijn diverse risico’s opgenomen. Op de volgende bladzijden worden deze risico’s geëvalueerd. Naast deze geïnventariseerde risico’s wordt Syntrophos ook geconfronteerd met risico’s die voorvloeien uit overgedragen overeenkomsten van de deelnemenden gemeenten. Voor het (eventueel) niet voldoen van deze overeenkomsten aan de geldende weten regelgeving acht Syntrophos zich niet verantwoordelijk.

5.3 Weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van Syntrophos in 2013 is € 0. Weerstandscapaciteit zal opgebouwd worden door posi eve jaarsaldi toe te voegen aan de algemene reserve. Dit conform ar kel 4 uit de ‘Beleidsregels Reserves en Voorzieningen’ van Syntrophos. Zolang de algemene reserve nog geen posi ef saldo hee of wanneer het saldo ontoereikend is, zullen extra kosten opgevangen moeten worden door de deelnemende gemeenten. Het verwachte verloop staat opgenomen in tabel 5.1.

tabel 5.1 Verwachte verloop algemene reserve stor ng in algemene reserve 2013

3.000

2014

116.118

2015

224.969

2016

369.260

De maximale omvang van de algemene reserve bedraagt conform de ‘Beleidsregels Reserves en Voorzieningen Syntrophos’, maximaal 5% van het totaal der lasten


52

Kans van optreden (K) = Hoog (H), Middel (M), Laag (L), Impact (I) = Groot (G), Laag (L), Klein (K) PosiƟef resultaat (++)

Evalua e Bedrijfsrisico’s Risico

K

Gevolg(en)

I

Mogelijke oorzaken

Beheersmaatregelen

Groot verloop van medewerkers voor M de start van het SSC

Kwaliteit van de dienstverlening valt terug door onvoldoende kennis

G

Onvoldoende of slechte communica e over de verandering

Voldoende en transparante communica e naar de toe- Het risico hee zich voorgedaan en hee geleid tot latere doen van geplande investereinkoms ge medewerkers gen. Het hee niet geleid tot extra kosten buiten de beschikbare begro ng.

De nieuwe werkverdeling en/of taakinhoud leidt tot ontevredenheid van M medewerkers

Kwaliteit van dienstverlening valt terug

M

De nieuwe werkverdeling is onvoldoende afgestemd met de beoogd medewerkers

Er wordt nadrukkelijk met de medewerkers gecommuni- Vooral bij het team ICT is er nog onvoldoende gelegenheid geweest om de taakverdeling ceerd en het (nieuwe) management wordt daarbij onder- goed in te richten. Er worden ook nog vier aparte ICT-omgevingen beheerd hetgeen een steund. efficiëntere werkwijze in de weg staat.

Onvoldoende personele beze ng of onvoldoende kwaliteit

De klantvraag kan onvoldoende (kwan ta ef G of kwalita ef) worden beantwoord

De func es zijn onvoldoende gewaardeerd waardoor het niet mogelijk is de benodigde kwaliteit te werven of te binden

Inzet van een specifiek wervings- en selec ebureau. De func e herwaarderen

Voor een normale werksitua e is de personele beze ng voldoende. In de huidige prak jk is de werkdruk echter extreem hoog, omdat er veel projecten tegelijker jd worden uitgevoerd inclusief de opbouw van de eigen organisa e en een herindeling tussen Bernisse en Spijkenisse. Het risico blij bestaan dat de dienstverlening hieronder gaat lijden, omdat er ook geen jd is om de kwaliteit te verhogen.

Er zijn onvoldoende financiële middelen om het transi eproces vorm te geven

G

De effecten van landelijke bezuinigingsmaatregelen treffen de gemeenten en daarmee de gemeentelijke bedrijfsvoering

Syntrophos moet haar meerwaarde op het gebied van besparingen snel waarmaken

++

De fysieke en zakelijke afstand in de H klant- leveranciersrela e is te groot

Syntrophos beschikt over onvoldoende informa e Klantorganisa es accepteren de werkG zaamheden van Syntrophos onvoldoende.

Er is een informa e-achterstand Er is een interpreta eprobleem Er is een afstemmings-probleem tussen Syntrophos en de klantorganisa e Er is een autorisa eprobleem, waardoor Syntrophos niet beschikt over de benodigde informa e

Regelma g overleg tussen Syntrophos en de klant Syntrophos gee voorlich ng en verifieert de informa e De rol- en taakverdeling tussen klant en Syntrophos

++

Onvoldoende kennis van wat zich afspeelt bij de deelnemende gemeenten

H

Medewerkers van Syntrophos vervreemden van de gemeentn. De dienstverlening sluit niet goed aan op M de behoe e van de klant Syntrophos kan de adviesrol, ook de ongevraagde, onvoldoende invullen

Syntrophos werkt zo veel mogelijk op afstand en is daardoor minder op de hoogte van wat zich afspeelt. Syntrophos hee onvoldoende binding met de klantorganisa e

Zowel de adviseurs als de leidinggevenden van Syntrophos bezoeken regelma g de klanten. Daarvoor worden periodiek afspraken gemaakt Syntrophos werkt met vaste adviseurs per gemeente. Er is een regulier overleg tussen de demand managers en Syntrophos over wat er speelt en gaat spelen.

Ondanks dat alle noodzakelijke maatregelen genomen zijn om dit risico te vermijden, blijkt in de prak jk de afstand tussen Syntrophos en de deelnemende gemeenten langzaam te vergroten. Vooral de adviesrol van Syntrophos wordt hierdoor onvoldoende benut.

M

Het bestaansrecht van Syntrophos wordt in twijfel getrokken

H

Syntrophos werkt op afstand en is onvoldoende op de hoogte van de wensen en eisen van de klant De dienstverleningsfilosofie komt niet goed van de grond Syntrophos maakt de gewekte verwach ngen niet waar

Onderhouden van periodieke klantcontacten ( jdelijk) inrichten van een lokale servicedesk Syntrophos verzorgt periodiek transparante verantwoordings-informa e Er wordt een nulme ng uitgevoerd voorafgaand aan de start van Syntrophos.

++

De standaardisering is te rigide voor sommige klanten

M

Een of meerdere klanten wil afwijken van de standaard M Geen van de deelnemers krijgt wat hij echt wil.

Een kleinere organisa e hee minder complexe behoe en dan een grotere gemeente Consensus-verplich ng leidt tot (ongewenste) compromis-verplich ng

Het demand managersoverleg moet zo zijn ingericht dat het goed func oneert.

++

De klant plaatst vraagtekens bij de gehanteerde prijs/presta e

L

Onvoldoende zicht op rela e prijs-presta e M Het vertrouwen in Syntrophos neemt af

De totstandkoming van de verrekensystema ek is onvoldoende bekend Er is onvoldoende of onduidelijk gecommuniceerd over de verrekensystema ek

De verrekening-systema ek is met de relevant betrokkenen besproken en vastgelegd ++ Over de verrekening-systema ek vindt uitleg plaats.

Uitbreiding van het aantal deelnemers en/of klanten en/of toename van het aantal producten of diensten

G

Niet alle medewerkers van Syntrophos kunnen op dezelfde loca e worden geplaatst M Extra (verhuis)kosten Verstoring van het bedrijfsvoering-proces.

Deelnemers besluiten in te gaan op een verzoek van derden om toe te treden Deelnemers besluiten extra taken toe te voegen aan Syntrophos

Syntrophos verlaat het uitgangspunt om alle medewerkers op een loca e te plaatsen of Syntrophos zoekt een nieuwe ++ loca e of Spijkenisse creëert ruimte.

Kostentoename dienstverlening (met name ICT)

M

Onvoldoende grip op snel toenemende kosten met als gevolg dat er tekorten ontstaan

G

Door verhoging van kennis en beschikbare middelen worden meer complexe vragen gesteld aan Syntrophos waardoor de kosten toenemen Leveranciers van Syntrophos passen hun prijzen aan.

Syntrophos communiceert steeds helder over de rela e tussen het leveren van een product en de daarmee samenhangende kosten ++ Syntrophos maakt gebruik van de inkoopadviseurs van Spijkenisse

Samenwerkcultuur komt niet van de grond

H

Veel en langdurige discussies zonder duidelijk rendement Geen win-win cultuur

M

Slaan door in bureaucra seren van rela e tussen SSC en klant wat resulteert in een afrekencultuur

n.t.b.

Het is nog las g om tot de gewenste samenwerkingscultuur te komen. Het was in het voortraject evident dat samenwerken substan ële voordelen ging opleveren. In de prak jk blijkt de prioriteit toch vaak meer bij het individuele gemeentelijke belang te liggen.

Demand management komt niet uit de verf

M

n.t.b.

Het Demand management is nog veel bezig met opera onele zaken. Harmonisa e en gezamenlijke visie-ontwikkeling komen nog niet echt van de grond.

Uitval van centrale ICT systemen

M

Produc everlies klanten

M

Stroomstoringen of storingen in de koelingsapparatuur

Langdurige uitval in de gehele organisa e van het ICT systeem > 1 dag

L

Hierdoor is er geen produc e en ontstaat een achterstand in werk dat ingehaald moet worden.

K

Diverse oorzaken

Onbruikbare data zowel analoog als digitaal)

L

Boete in verband met het onzorgvuldig uitvoeren van de we elijke taak data digitaal duurzaam te bewaren

K

M

Gemeenten gaan op zoek naar mogelijke besparingen op hun begro ngen H en ontzien daarbij Syntrophos niet.

Afname klan evredenheid

53


M

Uitval systemen, storingen

investering in infrastructuur Interne uitwijk Redundante uitvoering infrastructuur

Resultaat

In 2013 hebben zich geen storingen voorgedaan die langer duurden dan 1 dag, door de toekoms ge investeringen in de infrastructuur zal dit risico verder gereduceerd worden.

++

Door goede opslag en backup en restore van de data wordt het derde risico ondervangen. Verder controleren DIV-bedrijfsonderdelen bij de deel- ++ nemende gemeenten of voldaan wordt aan de we elijke taak. Jaarverslag Syntrophos 2013

54

Jaarrekening Balans - Ac va

Balans - Passiva

Vaste ac va

Vaste passiva 31 december 2013

31 december 2013

31 december 2012

Eigen vermogen

Materiele vaste ac va Investeringen met economisch nut

2.294.019

Totaal vaste ac va

algemene Reserve

0 2.294.019

0

bestemmingsreserves resultaat na bestemming volgend uit de jaarrekening

Vlo ende ac va 31 december 2012

Voorzieningen

0

0

0

28.579

0 0

0

0

Vaste schulden met een rentetypische loop jd van > 1 jaar

Uitze ngen met rentetypische loopjd van < 1 jaar

Overige vorderingen

3.000

31.579 31 december 2013

Vorderingen op openbare lichamen

31 december 2012

889.168

0

1.080

0

onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiele instellingen

890.248

0

Totaal vaste passiva

31.579

0

Overlopende ac va Overige nog te ontvangen en betaalde bedragen

837.182

Vlo ende passiva

0

31 december 2013

Liquide middelen Banksaldi Totaal vlo ende ac va

23.704

Ne o vlo ende schulden met een rentetypisch loop jd <1 jaar

0 1.751.134

0

kasgeldleningen banksaldi

Totale Ac va

4.045.153

31 december 2012

0

overige schulden

3.000.000

0

0

0

925.905

0 3.925.905

0

Overlopende passiva opgebouwde ntb verplich ngen overige vooruitontvangen bedragen

55


79.553

0

8.116

0 87.669

0

Totaal vlo ende passiva

4.013.574

0

Totaal passiva

4.045.153

0


56

Toelich ng op de balans 6. Ac va 6.1 materiele vaste ac va De post materiële vaste ac va wordt onderscheiden in: · Bedrijfsgebouwen · Machines, apparaten en installa es · Overige materiële zaken De boekwaarde van de materiele ac via in 2013 en de ontwikkelingen zijn opgenomen in de tabel-

len 6.1 en 6.2. Onder bijdragen van derden zijn de bijdragen van derden opgenomen die direct gerelateerd zijn aan de desbetreffende investeringen. De afschrijvingen op de materiële vaste ac va vinden op lineaire basis plaats. In 2013 hebben geen afwaarderingen plaatsgevonden wegens duurzame waardeverminderingen. Binnen de investeringen zijn een aantal investeringen opgenomen die reeds bij de deelnemende gemeenten liepen ten jde van de oprich ng van Syntrophos.

tabel 6.1 boekwaarde materiele vaste ac va

6.2 Bedrijfsgebouwen Syntrophos huurt een deel van het pand van de gemeente Spijkenisse. Dit is conform de huiss jl van Syntrophos in 2013 aangepast en ingericht. Een bedrag van totaal € 45.129 is geïnvesteerd in verbouwing en inrich ng. De investering was opgenomen in de besluitvorming rondom de oprich ng. 6.3 Machines , apparaten en installa es In 2013 hee Syntrophos € 639.411 betaald aan de deelnemende gemeenten voor de overname van ICT ac va, die conform BBV voorschri en opgenomen is onder de categorie ‘Machines, apparaten en installa es’. Voor een groot deel betre dit hardware die al een aantal jaren in gebruik was, ook omdat aan de kant van de deelnemende

Boekwaarde per 31 december 2013

Boekwaarde per 31 december 2013

45.129

0

583.960

0

Overige materiële

1.664.930

0

Netwerk vervangingen HW

Totaal

2.294.019

0

Server vervangingen

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installa es

tabel 6.3 Investeringen in ‘Machines, apparaten en installa es’ (investeringen uitgaven > € 25.000)

tabel 6.2 Ontwikkelingen materiële vaste ac va Investeringen

Overname

Afschrijvingen

Bijdra- AfwaarBoekgen van derin- waarde 31 derden gen december 2013

Bedrijfsgebouwen

0

45.129

0

0

0

0

45.129

Machines, apparaten en installa es

0

360.319

639.411

-415.770

0

0

583.960

Overige materiële

0

346.542 2.023.404

-684.016

-21.000

0

1.664.930

Totaal

0

751.990 2.662.815 -1.099.786

-21.000

0

2.294.019


Werkelijk besteed Cumula ef besteed in 2013 t/m 2013 106.103

106.103

49.542

49.542

49.542

0

31.949

31.949

Werkplekapparatuur vervangingen

256.383

25.793

25.793

Totaal

593.647

213.387

213.387

tabel 6.4 Investeringen in ‘overige materiële vaste ac va’ (investeringen uitgaven > € 25.000) Netwerk vervanging so ware

Beschikbaar gesteld (restant)krediet

Werkelijk besteed Cumula ef besteed in 2013 t/m 2013

100.000

56.459

56.459

0

50.150

50.150

Implementa e sociaal intranet

84.410

37.359

37.359

Vervanging financieel systeem

68.872

43.130

43.130

0

37.207

37.207

253.282

233.305

233.305

Basisregistra e Grootschalige Topografie

Belas ngen S (SEPA en SBG)

Totaal

57

Beschikbaar gesteld (restant)krediet 287.722

iPads 2013 gemeente Spijkenisse

Boekwaarde 31 december 2012

gemeenten in afwach ng van de oprich ng van het Shared Service Center minder geïnvesteerd is. Hierdoor vindt er een rela ef hoge afschrijving van € 415.770 plaats op de binnen de post ‘Machines, apparaten en installa es’ overgenomen ac va. De investeringen binnen de post ‘Machines, apparaten en installa es’ betreffen vooral vervangingsinvesteringen en maken nog geen onderdeel uit van de voorgenomen investeringen in de bouwplaten en infrastructuur die bij de oprich ng voorzien zijn. Uiteraard wordt er bij de aanschaffingen wel rekening gehouden met deze toekoms ge investeringen, zodat toekoms ge afwaarderingen op deze investeringen voorkomen worden. De belangrijkste in het boekjaar gedane investeringen in ‘Machines, apparaten en installa es’ staan in tabel 6.3.


58

De verzamelinvestering voor ‘Netwerk vervangingen HW’ betre een investering die is meegekomen uit de vervangingsinvesteringen die de deelnemende gemeenten voor 2013 hadden staan voor verschillende netwerkapparatuur. Doordat de investeringen in de infrastructuur/bouwplaten in 2013 nog niet ter hand genomen zijn, zijn op deze post aanschaffingen voor netwerkapparatuur geboekt bij de deelnemende gemeenten. ‘Server vervangingen’ is een verzamelinvestering voor kleine uitbreidingsinvesteringen op de serverhardware bij de deelnemende gemeenten. De uitgaven op de post komen bijna geheel voor rekening van een noodzakelijke investering in serverhardware om performanceproblemen bij onze klanten te kunnen ondervangen.

tabel 6.5 Uitze ngen met een rentetypische loop jd <1 jaar

Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

Totaal

Balans 31 december 2013

Voorziening oninbaarheid


889.168

0

0

1.080

0

0

890.248

0

0

Balans 31-12-2013


tabel 6.6 Overlopende ac va

De investering ‘Belas ngen S (SEPA en SBG) is een investering op verzoek van gemeente Spijkenisse en wordt gedekt door bijdragen vanuit Spijkenisse. Met de investering is naar verwach ng een totaalbedrag gemoeid van € 109.000.

Overige nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen

837.182

0

Totaal

837.182

0

De vervanging van de werkplekapparatuur, die samenhangt met investeringen in de infrastructuurplaten is door het uitblijven van de investeringen in de infrastructuur in 2013 op een lager niveau uitgekomen. De uitgaven hebben zich beperkt tot noodzakelijke investeringen om de werkplekapparatuur op een kwalita ef voldoende peil te houden.

6.5 Uitze ngen met een rentetypische loop jd korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitze ngen met een loop jd van één jaar of minder zijn gespecificeerd in tabel 6.5. De uitze ngen met een rentetypische loop jd bestaan voor het grootste deel uit vorderingen op openbare lichamen voor een totaal van € 889.168. Hieronder bevinden zich de deelnemende gemeenten, het streekarchief en een waterschap. De vordering van € 1.080 valt onder overige debiteuren.

tabel 6.7 Liquide middelen Balans 31 december 2013


Banksaldi

23.704

0

Totaal

23.704

0

De belangrijkste in het boekjaar gedane investeringen in ‘Overige materiële vaste ac va’ staan in tabel 6.4. Binnen deze categorie vallen de investeringen in (besturings-)so ware. De grootste investering hee betrekking op so ware benodigd

6.6 Overlopende ac va De post overlopende ac va staat gespecificeerd in tabel 6.6 De post overlopende ac va bestaat voor een belangrijk deel uit een teruggave omzetbelas ng voor een bedrag van € 466.520 en voor-

De investering ‘iPads 2013 gemeente Spijkenisse’ hangen samen met een investering in iPads op verzoek van de deelnemer gemeente Spijkenisse. De investeringen hebben in een aantal batches plaatsgevonden en worden conform afspraak met de opdrachtgever meerjarig in rekening gebracht buiten de standaard deelnemersbijdrage.

59

voor de juiste werking en het beheer van diverse ICT hardwarecomponenten die zijn opgenomen onder ‘Netwerk vervanging so ware’. Een aantal investeringen betre ‘doorlopende’ investeringen, dit zijn investeringen die al bij een deelnemende gemeente liepen maar nog niet afgerond waren. Het betre in bovenstaand rijtje de investeringen ‘Implementa e sociaal intranet’ en ‘Vervanging financieel systeem’. Deze investeringen hebben geleid tot een vermindering in de ac va die van de desbetreffende gemeente overgenomen zijn. De financiële ruimte die hierdoor ontstaan is, is benut voor het beschikbaar stellen van een restantkrediet ter groo e van de resterende ruimte in het oorspronkelijke krediet, om de investering af te kunnen ronden.



60

uitbetaald onderhoud 2014 met een omvang van € 180.322.

tabel 7.1 Verloop algemene reserve

tabel 7.2 Vaste passiva Balans 31 december 2013


3.000

0

0

0

Resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening

28.579

0

Totaal

31.579

0



3.925.905

0

87.669

0

4.013.574

0



3.000.000

0

0

0

925.905

0

3.925.905

0



79.553

0

2013

6.7 Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit kassaldo en banksaldi. De details staan opgenomen in tabel 6.7. Syntrophos hee geen kas, het banksaldo bedroeg op 31-12-2013 € 23.704.

7. Passiva 7.1 Eigen vermogen Syntrophos beschikt per oprich ngsdatum niet over een Algemene Reserve. De Algemene Reserve hee volgens ar kel 3 van de ‘Beleidsregels Reserves en Voorzieningen’ tot doel posi eve of nega eve rekeningresultaten te verrekenen en als buffer te dienen voor het afdekken van risico’s. Volgens ar kel 4 kan de Algemene Reserve geen nega ef saldo vertonen. Het verloop van de algemene reserve op basis van de jaarrekening 2013 is opgenomen in tabel 7.1. Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de posten: Algemene Reserve, bestemmingsreserve en resultaten na bestemming volgend uit de programmarekening. De waarden zijn opgenomen in de tabel 7.2. Syntrophos hee geen voorzieningen en incidentele baten en lasten opgenomen op de balans. 7.3 Vlo ende passiva Onder de vlo ende passiva zijn opgenomen, Ne o-vlo ende schulden met een rentetypische loop jd korter dan één jaar en de Overlopende passiva. De tabel is rechts opgenomen (tabel 7.2 rechts). De in de balans opgenomen kortlopende schulden zijn gespecificeerd als kasgeldleningen, banksaldi en overige schulden (tabel 7.3).

61


Resultaat na bestemming 2012

0

Stor ng boekjaar

3.000

Algemene reserve

Totaal

3.000

Bestemmingsreserves

In 2013 zijn pas eind 2013 kortlopende leningen afgesloten door Syntrophos. Dit hangt onder meer samen met het feit dat de investeringen die in 2013 voorzien waren in de technische infrastructuur, die in de begro ng opgenomen waren onder bouwplaten, veelal doorgeschoven zijn naar 2014. Daarnaast werden de rekeningen voor de overname van de ac va van de deelnemende gemeenten pas eind 2013 bij Syntrophos ingediend. Hierdoor ontstond pas eind 2013 de behoe e aan vreemd vermogen. In 2013 is dit opgevangen met kasgeldleningen die verstrekt werden door de gemeente Spijkenisse voor een bedrag van € 3.000.000. Het openstaand crediteurensaldo bedroeg €925.905 .

tabel 7.3 Vlo ende passiva

Ne o-vlo ende schulden met een rentetypische loop jd korter dan één jaar Overlopende passiva

Totaal tabel 7.4 Kortlopende schulden

Kasgeldleningen

7.4 Overlopende passiva De specifica e van de post overlopende passiva is opgenomen in tabel 7.4. Onder de overlopende passiva valt een vooraf in rekening gebracht bedrag bij het Waterschap Hollandse Delta en de gemeente Spijkenisse van € 8.116 voor BGT werkzaamheden.

Banksaldi Overige schulden

Totaal Tabel 7.5 Overlopende passiva

Verplich ngen die in het begro ngsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begro ngsjaar tot betaling komen Overige vooruitontvangen bedragen

Totaal

8.116 87.669

0


62

8. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 8.1 Algemeen De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van het “Besluit begro ng en verantwoording provincies en gemeenten” (BBV). Voor zover niet anders vermeld, zijn de ac va en passiva gewaardeerd tegen nominale waarden. Alle bedragen in de jaarrekening staan, rekening houdend met de omvang van de Syntrophosbegro ng, weergegeven in euro’s, tenzij anders vermeld. 8.2 Materiële vaste ac va Het Algemeen Bestuur hee op 22 februari 2013 de Financiële verordening Syntrophos vastgesteld. Ar kel 9 van deze verordening gee aan dat Syntrophos over 2013 voor waardering en afschrijving de nota volgt die geldig is voor de gemeente Spijkenisse, met een gedeeltelijke eigen invulling voortkomend uit het Rekenmodel. Dit levert de volgende grondslagen ten aanzien ac vering en afschrijving: · De ondergrens voor te ac veren investeringen is bepaald op € 5.000. · De materiële vaste ac va zijn gewaardeerd tegen verkrijging- of vervaardigingprijs. De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen. De boekwaarde van een overgenomen ac vum wordt afgeschreven conform de bij de overname bekende of gescha e resterende economische levensduur · Op vaste ac va met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een 63


stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekoms ge gebruiksduur. · Bij de afschrijving op so ware worden de bepalingen van de BBV in acht genomen. · De afschrijving van een ac vum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het object bedrijfsvaardig is opgeleverd. · Afschrijvingen geschieden ona ankelijk van het resultaat van het boekjaar. · De afschrijvingsmethode is lineair. In 2014 is de nota vervangen worden door een eigen nota van Syntrophos, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013. 8.3 Vorderingen Vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de vorderingen. 8.4 Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in omvang onzekere, maar redelijkerwijs in te scha en (risico’s op) verplich ngen en verliezen of (onder voorwaarden) voor toekoms ge uitgaven. Voorzieningen worden gewaardeerd voor het nominale bedrag van de betrokken verplich ng c.q. het voorzienbare verlies. 8.4 Grondslagen voor resultaatbepaling De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. De lasten worden bepaald met inachtneming van de vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn.

9. Niet uit de balans blijkende verplich ngen Langlopende financiële verplich ngen Syntrophos is voor een aantal toekoms ge jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplich ngen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplich ngen: Huurovereenkomsten Met de gemeente Spijkenisse is een huurovereenkomst afgesloten voor een periode van 5 jaar voor een bedrag van € 205.720. Kosten ondersteuning Syntrophos maakt voor een periode van 5 jaar voor zijn ondersteuning op facilitair, juridisch, communica ef, documentair, financieel en personeel terrein uitsluitend gebruik van de daarvoor beschikbaar gestelde standaarddiensten van de gemeente Spijkenisse. Jaarlijks komt dit bij ongewijzigde forma eomvang neer op een bedrag van naar scha ng € 425.000.

Onderhoudscontracten PinkRoccade Van leverancier PinkRoccade zijn diverse so wareproducten in gebruik bij de Syntrophos deelnemers. Jaarlijks wordt een bedrag van bijna € 215.000 aan onderhoud betaald op deze so ware. Onderhoudscontracten BCT Van leverancier BCT zijn diverse so wareproducten in gebruik bij de Syntrophos deelnemers. Jaarlijks wordt een bedrag van bijna € 100.000 aan onderhoud betaald op deze so ware. Onderhoudscontracten Oracle Van leverancier Oracle zijn diverse so wareproducten in gebruik bij de Syntrophos deelnemers. Jaarlijks wordt een bedrag van bijna € 45.000 aan onderhoud betaald op deze so ware. Leasecontracten auto’s bij Reinis Syntrophos huurt 3 leaseauto’s bij Reinis met een gemiddelde loop jd van 36 maanden. Jaarlijks komt dit neer op circa € 21.500.

Onderhoudscontracten Centric Van leverancier Centric zijn diverse so wareproducten in gebruik bij de Syntrophos deelnemers. Jaarlijks wordt een bedrag van bijna € 400.000 aan onderhoud betaald op deze so ware.


64

Programmarekening over 2013 Gerealiseerde Lasten en baten per programma

Ramingen begro ngen 2013 voor wijzigingen

Ramingen begro ngen 2013 na wijzigingen

Realisa e 2013

Verschil t.o.v. ramingen na wijzigingen

5.176.321

5.176.321

5.667.524

491.203 N

840.204

840.204

1.146.278

306.074 N

6.016.525

6.016.525

6.813.802

797.277 N

5.134.329

5.134.329

5.812.719

678.390 V

885.196

885.196

1.032.661

147.465 V

6.019.525

6.019.525

6.845.380

825.855 V

Totaal

3.000

3.000

31.578

28.578 V

Toevoeging en on rekking aan algemene reserve

3.000

3.000

3.000

0 V

Lasten Programma 1 -ICT Programma 2 - GEO informa e Gerealiseerd Totaalsaldo van Lasten

Baten Programma 1 -ICT Programma 2 - GEO informa e Gerealiseerd Totaalsaldo van baten

Resultaat na bestemming algemene reserve

Toelich ng Programmarekening Algemeen De analyse van dit eerste jaar van Syntrophos op de programma’s is niet eenvoudig. De cijfers van de begro ng 2013 zijn des jds gebaseerd beschikbare informa e over het jaar 2010 van de deelnemende gemeenten. De cijfers hiervoor zijn in 2011 en 2012 aangeleverd maar hebben in de loop van het proces nogal wat muta es ondergaan. Ook in de afrondende fase bij de totstandkoming van Syntrophos zijn er nog diverse aanpassingen in de cijfers gedaan. Daarnaast hee de jd binnen de deelnemende gemeenten niet s l gestaan en hebben er muta es plaatsgevonden die niet al jd volledig zijn meegenomen in de eerste begro ng. Daarom zijn onderstaand alleen de grootste en belangrijkste afwijkingen benoemd. 2013 is een leerjaar geweest. In 2014 zijn ini a even ondernomen en maatregelen in gang gezet om het inzicht in de bedrijfsvoering verder te verbeteren.

10. Analyse programma ICT Nadeel lasten € 491.203

0

0

28.578

28.578 V

Voordeel onderhoud en aanschaf licen es € 869.891 Nadeel onderhoudscontracten en repara es € 1.123.685 De oorspronkelijke raming is gebaseerd op de in het financiële model opgenomen onderhoudskosten. Door overname van extra ac va van Bernisse, Brielle en Westvoorne, lopende projecten in Spijkenisse en nieuwe ontwikkelingen op automa-

65


seringsgebied, lopen ook de kosten voor onderhoud op. Voordeel nog nader in te delen € 391.929 Bij het opladen van de begro ng op basis van het hierboven genoemde financiële model was dit bedrag nog niet toe te wijzen aan een specifieke kostensoort. In de loop van het kalenderjaar had hier meer duidelijkheid over moeten ontstaan. Hier is echter geen ac e meer op ondernomen. Overschrijdingen bij onderhoud, kapitaallasten en/of overige exploita elasten kunnen gedeeltelijk wegvallen tegenover dit voordeel. Nadeel kapitaallasten € 312.242 Dit betre onder andere de kapitaallasten van een aantal ac va van met name Bernisse, Brielle en Westvoorne waarvan in eerste instan e niet werd voorzien dat deze overgenomen zouden worden en waren niet als kapitaallast opgenomen in het financiële model. Ten aanzien van de overgenomen ac va van Spijkenisse is op te merken dat de verschillen bij de overname van de nog lopende projecten te zien zijn. Een inscha ng van de bijbehorende kapitaallasten is als stelpost opgenomen in het budget nog nader in te delen. Nadeel kleine aanschaffingen € 252.282 Diverse aanschaffingen in verband met de harden so ware. Nadeel automa seringsadvies € 119.754 Hieronder vallen ook gemaakte kosten voor herindeling Bernisse/Spijkenisse en werkzaamheden architectuur. Nadeel overige exploita elasten € 6.768


66

Dit nadeel valt uiteen in een groot aantal voor- en nadelen. Hieronder vallen ook gemaakte kosten voor herindeling Bernisse/Spijkenisse en werkzaamheden architectuur.

Programma 1 ICT Realisa e begrongsjaar

Nadeel telefonie € 225.193 Syntrophos hee in de loop van 2013 de telefonie van de gemeente Spijkenisse overgenomen. Tegenover de lasten staat een inkomstenpost van € 307.000.

Baten

5.812.719

5.134.329

5.134.329

Lasten

5.667.524

5.176.321

5.176.321

145.195

-41.992

-41.992

Lasten

Begro ng

Realisa e

Verschil

Onderhoud en aanschaf licen es

1.814.328

944.437

869.891

V

Onderhoudscontracten en repara es

0

1.123.685

-1.123.685

N

Voordeel baten € 678.334

Nog nader in te delen

391.929

0

391.929

V

Kapitaallasten

832.772

1.145.014

-312.242

N

0

252.282

-252.282

N

163.412

165.453

-2.041

V

Automa seringsadvies

0

119.754

-119.754

N

Overige exploita elasten

0

6.768

-6.768

N

Voordeel renteopbrengst € 45.228 Dit betre de tegenboeking van de aan de verschillende ac va toegerekende rente. Het voordeel bestaat uit lagere rentelasten ten opzichte van de aan de deelnemers toegerekende rentelasten.

Telefonie

0

225.193

-225.193

N

Overhead

1.970.880

1.684.938

285.942

V

Totaal

5.176.321

5.667.524

-491.203

N

Baten

Begro ng

Realisa e

Verschil

0

45.228

45.228

V

Inkomsten samenwerkingsverband gemeenten

5.134.329

5.457.601

323.272

V

Opbrengsten niet deelnemers

0

2.834

2.834

V

Telefonie

0

307.000

307.000

Totaal

5.134.329

5.812.663

678.334

Saldo

Kleine aanschaffingen Uitbesteed werk

Rente opbrengst

67

Raming begroRaming bengsjaar na gro ngsjaar wijziging voor wijziging


Voordeel overhead € 285.942 Het totaal van voor- en nadelen in de bedrijfsvoering leidt per saldo tot een voordeel in de overhead.

Voordeel inkomsten € 323.272 In de loop van 2013 zijn verschillende extra ac viteiten uitgevoerd die een aanvullende opbrengst genereren. Het voordeel betre € 313.024 en bestaat uit o.a. inkomsten in verband met herindeling Bernisse/Spijkenisse, werkzaamheden architectuur en uitbreiding Planon. Daarnaast zijn er nog diverse kleinere extra inkomsten ten aanzien van aanvullende werkzaamheden. Voordeel telefonie € 307.000 Syntrophos hee in de loop van 2013 de telefonie van de gemeente Spijkenisse overgenomen. Tegenover de lasten staat een inkomsten post van € 307.000.


68

11. Analyse programma 2 GEO-informa e

Programma 2 GEO informa e Realisa e begro ngsjaar

Raming begrongsjaar na wijziging

Raming begrongsjaar voor wijziging

Op begro ngsbasis is er onvoldoende uitsplitsing geweest naar de verschillende kostensoorten. Dit maakt dat er op een aantal kostensoorten een overschrijding te zien is. Daarnaast zijn er uitgaven gedaan die gecompenseerd worden door extra inkomsten. Per saldo is er op programma 02 GEO een nadeel te zien van € 113.617.

Baten

1.032.661

885.196

885.196

Lasten

1.146.278

840.204

840.204

Saldo

-113.617

44.992

44.992

Begro ng

Realisa e

Verschil

Inhuur

0

51.908

-51.908

N

Onderhoud en aanschaf licen es

0

115.432

-115.432

N

Nadeel inhuur € 51.908 Inhuur Kondar gegevensbeheer/USG Inno v

Onderhoudscontracten en repara es

0

23.114

-23.114

N

Nadeel aanschaf en onderhoud licen es € 115.432

Uitbesteed werk

17.647

65.702

-48.055

N

Overige exploita elasten

85.746

60.373

25.373

V

Overhead

736.811

829.749

-92.938

N

Totaal

840.204

1.146.278

- 306.074

N

Nadeel onderhoudscontracten en repara es € 23.114 Dit betre kosten voor o.a. Microsta on/projectwise/Onderhoud UDS wkpb en GBI.

Lasten

Baten

Nadeel lasten € 306.074

Begro ng

Realisa e

Verschil

Inkomsten samenwerkingsverband gemeenten

885.196

1.032.661

147.465

Totaal

885.196

1.032.661

147.465

V

Nadeel uitbesteed werk € 65.702 De belangrijkste verschillen worden veroorzaakt door transi e BGT en gegevensbeheer DDS Voordeel overige exploita e € 25.373 Nadeel overhead € 92.938 Het totaal van voor- en nadelen in de bedrijfsvoering leidt per saldo tot een voordeel in de overhead. Voordeel baten € 147.465 In de loop van 2013 zijn er verschillende extra acviteiten geweest die een aanvullende opbrengst hebben gegenereerd. Het voordeel betre € 147.465 en bestaat onder andere uit inkomsten GKBN, BOR/BGT en applica ebeheer WABO.

69



70

12. Begro ngsrechtma gheid Rechtma gheidstoets met betrekking tot kostenoverschrijdingen In de jaarrekening is in een aantal gevallen sprake van kostenoverschrijdingen ten opzichte van de begro ng. Dit gaat in bijna alle gevallen om uitgaven die jdens het opstellen van de begro ng 2013 nog niet bekend waren. Hieronder zullen alle overschrijdingen behandeld en beoordeeld worden aan de hand van de tabel in paragraaf 3.3.3 van de Kadernota Rechtma gheid 2013 van de commissie BBV. Begro ngsrechtma gheid programma ICT In totaal is een bedrag van € 597.282 uitgegeven dat niet begroot was. Een groot deel van de extra uitgaven wordt veroorzaakt door de betaling van de telefonienota’s die op verzoek van de gemeente Spijkenisse door Syntrophos wordt uitgevoerd. Daarnaast is dit het eerste jaar van Syntrophos en zijn een groot aantal posten nu de werkelijke cijfers bekend zijn niet goed begroot geweest. Alle uitgaven hebben direct verband met de bedrijfsuitoefening en de redenen waarom Syntrophos opgericht is en zijn vanuit de BBV niet onrechtma g, omdat de kostenoverschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. Er is sprake van een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant (kostendekkende omzet). Begro ngsrechtma gheid programma GEO-informa e In totaal is een bedrag van € 202.995 uitgegeven dat niet begroot was. Een groot deel van de extra uitgaven wordt veroorzaakt doordat de onderhoudslasten van de so ware die door en voor

71


GEO-informa e gebruikt wordt, toegerekend worden aan het programma. In de begro ng was met deze wijze van doorbelasten geen rekening gehouden. Daarnaast zijn ook met name extra uitgaven voor inhuur en uitbesteed werk samenhangend met de gestegen vraag naar de dienstverlening vanuit de klanten, te laag begroot. Alle extra uitgaven hebben direct verband met de bedrijfsuitoefening en de redenen waarom Syntrophos opgericht is en zijn vanuit de BBV niet onrechtma g omdat de kostenoverschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. Er is sprake van een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant (kostendekkende omzet). Telefonie Spijkenisse Conform de inten e van de DVO en volgend op besluitvorming binnen de gemeente Spijkenisse en op uitdrukkelijk verzoek van de deelnemer Spijkenisse is de financiële controle en a andeling van facturen voor zowel mobiele als vaste telefonie uitgevoerd, hiermee was een bedrag van € 307.000,- gemoeid. Verzuimd is dit te laten besluiten door zowel het Dagelijks Bestuur als het Algemeen Bestuur. Dekking van de extra uitgaven hee plaatsgevonden door extra inkomsten vanuit Spijkenisse. Syntrophos hee geen financieel risico gelopen. Er is sprake van een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant (kostendekkende omzet). Herindeling Bernisse – Spijkenisse Gedurende het jaar 2013 hebben de gemeenten Bernisse en Spijkenisse Syntrophos verzocht om ondersteuning in de herindeling van de beide gemeenten in de gemeente Nissewaard. Op basis van een voorstel hee opdrachtverlening plaatsgevonden. In totaal is een bedrag van € 150.685 betaald door de gemeente Spijkenisse. Verzuimd

is de begro ngswijziging voor te leggen aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. De extra uitgaven die gemaakt zijn, inclusief extra werkzaamheden van medewerkers van Syntrophos zijn gedekt door extra inkomsten van de opdrachtgevers (via de gemeente Spijkenisse). Er is sprake van een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant (kostendekkende omzet). Basisregistra e Grootschalige Topografie Op verzoek van de deelnemende gemeenten is gestart met de investering in de BGT. Al in 2012 was hierover overeenstemming bereikt en dit is in 2013 nogmaals bekrach gd door de demandmanagers. De investering is in 2013 echter niet meer voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. In 2013 is € 50.150 uitgegeven. Vanaf 01 januari 2015 (afronding project in 2014) zullen de jaarlijkse lasten aan de deelnemers doorberekend worden. Syntrophos loopt geen financieel risico, er is sprake van voorfinanciering met meerjarige terugverdieneffect. Het is een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant . Spijkenisse Architectuur Op verzoek van de gemeente Spijkenisse is door Syntrophos de ICT-architectuur van de gemeente Spijkenisse in kaart gebracht. In verband met de herindeling van de gemeenten Bernisse en Spijkenisse is het verzoek gekomen deze beschrijving van de architectuur uit te breiden en te komen tot een gezamenlijke architectuurplaat. Deze opdrachten zijn niet aangeboden ter besluitvorming in het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. De extra uitgaven die gedaan zijn, zijn gedekt door extra inkomsten vanuit Spijkenisse. In totaal gaat het om een bedrag van € 41.447. Er is sprake van een onrechtma ge begro ngsafwijking die

niet meetelt voor het oordeel van de accountant (kostendekkende omzet). Verbouwingskosten Syntrophos In de begro ng is (meerjarig) rekening gehouden met de kosten die in rekening gebracht zouden worden voor de (gebouw) aanpassingen voor de huisves ng van Syntrophos voor een bedrag van € 45.129. De kosten zijn echter in een keer door de gemeente Spijkenisse in rekening gebracht bij Syntrophos. De kosten zijn als investering opgenomen bij Syntrophos. Dekking voor de jaarlijks lasten vindt plaats vanuit de begro ng. De investering is niet ter goedkeuring voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Er is sprake van een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant (jaarlijkse lasten worden gedekt vanuit de begro ng). Belas ngen Spijkenisse (SEPA en SBG) De deelnemer gemeente Spijkenisse hee Syntrophos de gevraagde noodzakelijke investeringen in de belas ngprogrammatuur te doen, zodat deze aan we elijke eisen blij voldoen. Vanaf 01 januari 2015 (afronding investering in 2014) zullen de jaarlijkse lasten aan Spijkenisse doorberekend worden. De investering is niet ter goedkeuring voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. In 2013 is € 37.207 uitgegeven op deze investering. Syntrophos loopt geen financieel risico, er is sprake van voorfinanciering met meerjarig terugverdieneffect. Het is een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant.


72

Westvoorne invoering BBV De gemeente Westvoorne hee in 2012 besloten de bestuurlijke besluitvorming (BBV) te digitaliseren. Binnen Syntrophos is besloten de uitgaven als investering op te nemen. De investering is niet ter goedkeuring voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. In 2013 is € 5.000 uitgegeven op deze investering. Syntrophos loopt geen financieel risico, er is sprake van voorfinanciering met meerjarig terugverdieneffect. Het is een onrechtma ge begro ngsafwijking die niet meetelt voor het oordeel van de accountant. In 2014 zal binnen Syntrophos meer aandacht komen voor de correcte besluitvorming binnen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur over begro ngswijzigingen.

Overzicht kredieten 2013 krediet

steed in 2013

Ruimte

380.000

31.080

2.019.292

153.554

1.865.738

Netwerk vervangingen HW 2013

287.722

106.103

18.619

Kantoorautoma sering vervangingen 2013

278.709

0

278.709

Werkplek vervangingen 2013

256.383

25.793

230.590

Backup & Storage vervangingen

30.222

0

30.222

Remote Access

29.539

0

29.539

DMS Modules

16.560

5.250

11.310

Server vervangingen 2013

49.542

49.542

0

Laptop vervangingen 2013

11.432

11.432

0

8.825

8.825

0

Vervangingen leerplicht administra e G4LPA

26.520

8.786

17.734

GBI Speelplekken Inspec emodule

14.500

0

14.500

Vervanging financieel systeem

68.872

43.130

25.742

9.397

0

9.397

Upgrade Parkeervergunningensysteem

25.069

2.042

23.027

Vervangen Impromptu door Cognos

34.813

2.370

32.443

Allegro 3.0

20.820

19.830

990

Implementa e sociaal intranet

84.410

37.359

47.051

Belas ngen S (SEPA en SBG)

0

37.207

-37.207

iPads 2013 gemeente Spijkenisse

0

31.949

-31.949

Westvoorne invoering BBV

0

5.000

5.000

100.000

56.459

43.540

Bouwplaten (investeringen infrastructuur)

Koppeling Finscan Allegro KEY2DD

Netwerk vervanging so ware 2013 Restant overname Spijkenisse

70.556

0

70.556

Basisregistra e Grootschalige Topografie

0

50.150

-50.150

Verbouwingskosten Syntrophos

0

45.129

-45.129

21.449

0

21.449

3.844.632

730.990

3.113.642

Planon

Totaal


Werkelijk be-

Vervanging telefooncentrale

Vervanging Diskshelfs

73

Beschikbaar gesteld


74

Func e

Duur dienstverband

J.A. Hartzema

Directeur

10 maanden vanaf 1 maart 2013

op aanvraag

op aanvraag

op aanvraag

S. van der Weg

bestuurder

10 maanden (vanaf 22-2-2013)

N.v.t.

onbezoldigd

N.v.t.

D. Verbeek

bestuurder

10 maanden (vanaf 22-2-2013)

N.v.t.

onbezoldigd

N.v.t.

voorzi er

10 maanden (vanaf 22-2-2013

N.v.t.

onbezoldigd

N.v.t.

W. van Mon oort

bestuurder

10 maanden (vanaf 22-02-2013 tot 20-12-2013)

N.v.t.

onbezoldigd

N.v.t.

P. de Jong

bestuurder

1 maand (vanaf 20-12-2013)

N.v.t.

onbezoldigd

N.v.t.

Naam

D. van der Schaaf

75

Door werkgever betaalde SV-premies

Omvang dienstverband

Beloning

Naam

Belastbare onkostenvergoedingen

Voorzieningen betaalbaar op termijn

Beëindigingsuitkeringen

Jaarbeëindiging

Mo vering

J.A. Hartzema

op aanvraag

op aanvraag

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

S. van der Weg

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

D. Verbeek

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

D. van der Schaaf

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

W. van Mon oort

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

P. de Jong

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.


13. Wet Normering bezoldiging topfunc onarissen Per 1 januari 2013 is de Wet Normering bezoldiging topfunc onarissen publieke en semi-publieke sector (WNT) in werking getreden. Deze WNT vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt). Deze nieuwe wet is een aanscherping van de Wopt en moet er nog meer toe leiden dat er geen bovenma ge bezoldigingen (‘Balkendenorm’) worden uitbetaald. De nieuwe WNT bevat onder andere een regeling over de hoogte van de bezoldiging en de ontslagvergoedingen van topfunc onarissen en het handhaven van deze wettelijke bepalingen. Ook maakt de openbaarmaking van deze gegevens weer deel uit van de wet.

leden van het Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB) onder het begrip topfunc onaris vallen. Voor Syntrophos geldt dat de bemensing van het DB en AB gelijk zijn aan elkaar.

Topfunc onarissen binnen de gemeenschappelijke regeling Syntrophos De WNT hee het begrip ‘topfunc onaris’ gedefinieerd voor de (semi-) publieke sector. Op basis van de WNT en in overleg met de accountant is bepaald dat voor Syntrophos de directeur en de

Binnen Syntrophos is geconstateerd dat er geen overschrijding van deze norm hee plaatsgevonden.

WNT beloningsnorm en topfunc onarissen Het vastgestelde beloningsregime vanuit de WNT voor topfunc onarissen bedraagt: € 187.340,- bruto-beloning € 8.069,- onkostenvergoedingen € 33.190,- werkgeversdeel pensioen en andere beloningen € 228.599,- max. jaarbeloning


76

Colofon Grafische uitwerking Doortje Lekkerkerk Financieel jaarverslag Jan de Jonge, Margreet Kerpels Teksten Dirk van der Schaaf, Peter van den Beemt, Jaap Jongejan, Paul Brock, Tim de Ruiter, Arjan Offerhaus, Hans Hartzema, Joke den Boer, Alain van Hamond, Jacqueline Ruinemans, Suzanne van Moorselaar, Erwin van Leiden, Doortje Lekkerkerk, Michel van Duuren, Arenea, Peter de Jonge, Maurice E enne Redac e Nelly Moerman Fotografie Jilles Polak, Erwin van Leiden, Bas van der Wel Drukkerij Quadraat Grafimedia Spijkenisse

77



78

De eerste 306 dagen. hebben de mensen met elkaar Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet

Recommend Documents