De dienst M&C in 2012

Dienst Marketing & Communicatie Jaarverslag 2012

Jaarverslag M&C 2012

De dienst M&C in 2012 1. Inleiding De Dienst (Strategie), Marketing & Communicatie kent vanuit zijn expertrol en zijn functiedomein een vijftal hoofdaandachtsvelden met daaronder enkele deelgebieden. Schema 1. Expertisegebieden SM&C 1. Strategie a. b.

Advies RvB strategieontwikkeling, -formulering, -bewaking, -analyse en -evaluatie Uitvoering op onderdelen van strategische taken en –projecten

2. Marketing a. b. c.

Advies en ondersteuning inzake marketingstrategie, -beleid en uitvoering Marktonderzoek en -documentatie Advies, ontwikkeling, onderhoud en bewaking t.a.v. merkenbeleid en –portefeuille, w.o. internal branding

3. Communicatie (advisering, ontwikkeling en uitvoering) a. b. c. d.

Interne communicatie Externe communicatie Marketingcommunicatie Corporate identity, reputatiemanagement

4. Vormgeving a. b.

Ontwikkeling en design visuele identiteit Productie van visuele communicatiemiddelen

5. Informatievoorziening a. b.

Telefonische en digitale informatievoorziening op aanvraag Ondersteuning en ontwikkeling informatieactiviteiten

Al sinds 2009 sluit binnen de dienst M&C de functie- en taaktoedeling aan bij de expertisegebieden zoals hierboven weergegeven. E.e.a. is verder uitgewerkt in schema 3 verder in dit verslag. De inrichting van een vorm van accountmanagement zoals ingezet in 2009 en 2010 is in 2012 meer vanuit een ’kringbenadering’ West/Oost aangepakt, passend in de lijn ‘van IK naar WIJ’. Voor de verschillende diensten binnen het bestuurscentrum is eveneens accountrelatie ingevuld. Binnen het onderdeel visuele communicatie / vormgeving is verder toegewerkt naar een versterking van de digitale (web)communicatie. Hiermee sluiten we aan bij het (voortdurend) veranderend mediagedrag van jongeren, de toenemende dominantie van de beeldcultuur en de groeiende betekenis van digitale en sociale media. Dit vraagt om andere actuele communicatiestrategieën en -middelen. Tot in 2011 is aanvankelijk gewerkt aan een nieuwe basisM&C

Pagina 1

juni 2013


applicatie voor de circa 20 websites van ROC WB. Helaas bleek het opgeleverde concept niet te kunnen voldoen aan de in het functioneel ontwerp geschetste functionaliteiten van het plan van eisen. Dit heeft in 2012 geleid tot de beslissing een andere aanpak te hanteren bij de ontwikkeling van een basisplatform voor de nieuwe sites. In lijn met de groeiende invloed en rol van de digitale communicatie heeft in 2011-12 versterking van de eigen personele component rond web-ontwikkeling plaatsgevonden. Deels is dit geschied door accentverschuiving van grafisch ontwerp naar digitaal ontwerpen. Deels hebben we specifieke webexpertise binnen ons webteam van de dienst binnengehaald. Dit hebben we gecombineerd met inzet en ondersteuning op onderdelen van een externe webbouwer met veel specifieke ervaring met web-ontwikkeling voor ROC’s. Op basis van het oorspronkelijke functioneel ontwerp is een nieuwe start gemaakt met de ontwikkeling. Het project is daarmee in een versnelling terecht gekomen. De verwachting is dat de lancering van de nieuwe sites volgens planning zal plaatsvinden in het najaar van 2013.

2. Uitwerking beleid per expertisegebied De speerpunten en ontwikkelingen over de vijf hoofdaandachtsgebieden uit schema 1 zijn samengevat in schema 2. In de schema’s van § 3 geven we meer in detail aan welke activiteiten op deze gebieden zijn gepland en in hoeverre deze zijn gerealiseerd. De drie ROC-brede strategische focuspunten van 2012 waren • • •

Personeelsmanagement en – ontwikkeling Versterken beroepskolom te beginnen met vmbo Futureproof onderwijs; ontwikkelen en benutten innovatief vermogen.

Deze punten liggen niet direct op het vlak van de expertisegebieden van M&C. In voorwaardenscheppende zin zijn enkele actiepunten geformuleerd en opgepakt. • Actiepunt 1 M&C: Themacommunicatie en onderzoek. o Er is ondersteuning verleend qua communicatie en facilitering aan de voorbereiding van de wij-dagen welke in 2013 hebben plaatsgevonden. o Er is ondersteuning verleend aan de ROC Academie. • Actiepunt 2 M&C: HRM eigen dienst / domein o Er is scholing gerealiseerd voor het webteam op het vlak van webdesign en – ontwikkeling o Voor individuele medewerkers is training en coaching georganiseerd op basis van overeengekomen individuele scholingsplanning • Actiepunt 3 M&C: Versterking imago vmbo o Er is ondersteuning verleend bij de formulering en het ontwikkelen van het merkprofiel van Prinsentuin / Van Cooth • Actiepunt 4 M&C: Doorstroom beroepskolom o Participatie binnen het strategisch beraad Zorg en inbreng van doorstroommodellen aansluitend bij intakeprocedures o Participatie in de kerngroep Keuzeprocessen o Inzet vanuit het Lectoraat Keuzeprocessen • Actiepunt 5 Themacommunicatie en onderzoek Innovatie

M&C

Pagina 2

juni 2013


o

Bijdrage aan adviezen m.b.t. innovatiestrategie middels notities ‘Innovatiebende’ en Lectoraat

Schema 2. Overige beleidsprioriteiten. Realisatie en ontwikkelingen op hoofdlijnen 1. Expertisegebied Strategie •

Operationalisering en realisatie strategisch management. o o o

•

Loopbaanleren en keuzeprocessen. o

Publicatie artikel ‘Diepte-analyse loopbaangesprekken: welk docentgedrag werkt’, Peter den Boer & Esther Stukker, in: Meijers (red) Wiens verhaal telt? Naar een narratieve en dialogische loopbaanbegeleiding (2012).

•

Keuzeprocessen. Doorlopend vanuit 2012 zijn in 2011 zijn in het kader van het Lectoraat Keuzeprocessen onder aansturing van een brede kerngroep door verschillende werkgroepen diverse vervolgactiviteiten uitgevoerd. Aan het lectoraat ligt een model ten grondslag op basis waarvan we werken aan de ontwikkeling van een arbeidsidentiteit bij onze (potentiele) studenten Dit is noodzakelijk om een betrouwbare studiekeuze te kunnen bepalen. De voorwaarden daarvoor zijn: het, t.a.v. de voorlopige keuze, opdoen van de nodige ervaring en de verwerking hiervan d.m.v. reflectiegesprekken zodat een arbeidsidentiteit ontstaat die geleide zelfsturing door de student mogelijk maakt. In samenwerking met regionale (deels eigen) VMBO-scholen en eigen MBO-Colleges zijn tal van ervaringsexperimenten gestart en geëvalueerd. In 2011 is veel aandacht uitgaan naar trainingen van docenten gericht op het voeren van reflectiegesprekken. De lector begeleidt e.e.a. in samenwerking met de onderzoek medewerkster van M&C en zorgt voor dataverzameling en onderzoek. Zo onderzoeken we wat werkt en wat niet en waarom en hoe. Uiteindelijk moet e.e.a. leiden tot betere meer gefundeerde studiekeuzes, hogere motivatie en minder studie uitval.

•

Het in 2009 opgestart overleg binnen ‘De Ruit’ - het onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden van vier over het land gespreide ROC ’s (Noorderpoort, ROC van Amsterdam, ROC van Twente en ROC West-Brabant) is – na een zekere fase van impasse - gecontinueerd. De activiteiten op commercieel gebied bevinden zich in een fase van opnieuw beginnende samenwerking. De ROC Academie is in 2012 van start gegaan. De verdere uitrol is opgezet in lijn met de door M&C ontwikkelde visienotitie en plan van aanpak.

•

M&C

Participatie stuurgroep MIS. Het project is stopgezet. De werkzaamheden van de stuurgroep zijn beëindigd. Realisatie meting m.b.t. KSF 7 (meerwaarde ROC voor de instituten) en rapportage hierover in RvB, DBR Merkmeting KSF 5 deels afgerond

Pagina 3

juni 2013


2. Marketing •

•

•

•

•

Binnen colleges, scholen en centrale diensten heeft vanuit M&C ondersteuning van de internal branding (IB) activiteiten plaatsgevonden. In brede zin heeft het IB-overleg met alle decentrale PR-medewerkers hieraan bijgedragen. Het (her-)formuleren van de merkpijlers van colleges t.b.v. een ROCbrede merkenmeting is nagenoeg afgerond. In de loop van 2012 zijn deelmetingen gestart t.b.v. de ROC-brede meting van de merksterkte. Op het vlak van onderzoek is m.n. het interne klantonderzoek verder voortgezet en uitgewerkt. Het gaat m.n. om het digitaal medewerkerpanel dat zorgt voor direct contact tussen RvB en de werkvloer. Het doel hiervan is zicht te krijgen en houden op de al dan niet aanwezige gap tussen beleidsintentie en de beleving ervan. Inmiddels heeft dat geleid tot uitwisseling van aandachtspunten die naar voren zijn gebracht door de werkvloer dan wel waarop desgevraagd gereageerd is door de werkvloer. Diverse punten zijn in regulier beleid opgepakt dan wel in beleid verwerkt. Op het vlak van marktonderzoek en overige onderzoeken is m.n. ondersteuning gegeven aan onderzoeken t.b.v. het Lectoraat Keuzeprocessen. In 2012 heeft dit vanuit het lectoraat nog tot een publicatie geleid in het boek: Wiens verhaal telt? Naar een narratieve en dialogische loopbaanbegeleiding, onder redactie van Frans Meijers (Antwerpen/Apeldoorn, 2012) In 2012 is de TechniekFriek tot aan de zomervakantie actief geweest met techniekpromotie op basisscholen en in het VMBO. De truck was vrijwel steeds voor de maximale capaciteit bezet en de waardering was hoog. In de zomer liep het leasecontract voor de truck af. Vanaf de zomer is een onderzoek uitgevoerd naar een nieuw business model. Daarbij is gezocht naar nieuwe fondsen met name vanuit het technisch bedrijfsleven. Dit mede vanwege het wegvallen van subsidies. In 2013 is de conclusie getrokken dat een dergelijk nieuw model niet haalbaar was. Het project is daarmee tot een einde gekomen. De vervolmaking van de visuele merkenarchitectuur d.m.v. het upgraden van het corporate merk van ROC West-Brabant is in 2012 afgerond. Tevens is in lijn daarmee voor alle gebouwen van de vmbo-scholen en de mbo-colleges voorzien in nieuwe bijbehorende buitenbelettering. Dit traject is in 2012 nagenoeg afgerond voorafgaand aan de open dagen welke plaatsvonden in januari en februari 2013.

3. Communicatie (advisering, ontwikkeling en uitvoering) •

•

• M&C

Bij communicatie heeft de nadruk gelegen op de ontwikkeling en lancering van ca. 20 nieuwe websites op een meer geavanceerd en up top date technisch platform. De bouw- en ontwikkelactiviteiten zijn in 2012 volgens planning verlopen. De lancering van de nieuwe sites is volgens plan voorzien in het najaar van 2013. De plannen voor het ontwikkelen van een nieuwe intranetapplicatie t.b.v. interne communicatie zijn vooralsnog ‘on hold’ gezet wegens een gebrek aan capaciteit en een lagere prioritering. E.e.a. wordt mogelijk in 2013 opnieuw bezien. Een veelheid aan communicatie-initiatieven en -projecten vormgegeven. In Pagina 4

juni 2013


•

•

dat kader is o.m. ondersteuning verleend aan de Open dagencampagne. In het kader van meer integraal werken op het Bestuurscentrum is verdergegaan met een programma ‘Ontmoeting van de diensten’. Voorts is voor nieuwe ROC-medewerkers een ontmoeting met de RvB georganiseerd. Ook op het vlak van externe communicatie is vormgegeven aan het uitdragen van de identiteit van het ROC West-Brabant. Nieuwsbrieven zijn geproduceerd op het vlak van voorlichting voor de regionale decanen, op het vlak van VSV voor het regionale netwerk VSV, en waar het gaat om het Lectoraat voor de participanten aan de projecten keuzeprocessen. Met de decanenkringen in de regio zijn tevens gesprekken gevoerd om de wederzijdse ervaringen m.b.t. voorlichting en instroom uit te wisselen gericht op optimalisering hiervan. Het project ‘MBO-film’, waarbij mbo’ers uit de filmische opleiding allerlei MBO’ers filmen gedurende een reeks van jaren heeft voortgang gevonden en zal in 2013 tot een afronding komen. Verder zijn er zeer frequente reguliere en incidentele contacten met de pers zowel regionaal als landelijk die de aandacht opeisen. De jaaropening 2012 in de Grote Kerk te Breda en de keuze van de College en ROC-Topper was weer een hoog gewaardeerd evenement voor tal van relaties. In 2012 is o.m. ondersteuning verleend aan de volgende evenementen: Jaaropening 2012, activiteiten rond vertrek van voorzitter RvB Dhr. Franken, Onderwijsdag 2012, project RSA.

4. Vormgeving •

•

•

Vanaf begin 2012 is gewerkt volgens een nieuwe systematiek van het uitbesteden van drukwerk. Dit volgt op een succesvolle Europese aanbesteding welke eind 2011 is afgerond. Door deze werkwijze dalen de kosten voor drukwerk aanzienlijk. Er is verder gewerkt aan een accentverschuiving binnen het domein design naar web en audiovisuele vormgeving. Dit in lijn met het zich veranderende mediagedrag van jongeren. M.n. versterking van de webstaf en -kennis is gerealiseerd. Voor het onderdeel grafische vormgeving is een verdere personele reductie gerealiseerd. Het werken in een geïntegreerd webteam is inmiddels een succesvol onderdeel van de going concern. Door de vormgevers is een forse bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van de nieuwe websites van scholen en colleges.

5. Informatievoorziening

•

•

M&C

Aanvullend op de bestaande kanalen en middelen is de informatievoorziening en –serviceverlening aan potentiële studenten en colleges via telefonische- en emailafhandeling gecontinueerd. T.b.v. de websites zijn FAQ-listen ontwikkeld. Voor de decanendagen is de nieuwe opzet gecontinueerd. Op basis van een evaluatie begin 2012 is besloten in november 2012 een centrale decanendag te organiseren. Deze stond voor een belangrijk deel uit informatie over VSV en Focus op Vakmanschap en de betekenis hiervan voor vmbo-scholen en – decanen. Verder zijn speeddates georganiseerd tussen decanen en het maPagina 5

juni 2013


nagement van onze mbo-colleges.

3. Realisatieoverzicht Onderstaand is in twee schema’s voor alle vijf expertisegebieden van de dienst M&C het activiteitenoverzicht vermeld. De rode tekst vermeldt de prioriteiten en de rode arcering de topprioriteiten binnen de activiteiten zoals aangegeven vanuit de RvB. De groene arcering geeft aan welke van de activiteiten zijn gerealiseerd.

M&C

Pagina 6

juni 2013


Uit het overzicht blijkt dat de planning voor 2012 grotendeels is gerealiseerd.

M&C

Pagina 7

juni 2013


4. Bedrijfsvoering 4.1. Financiën. (begroting en realisatie) De begrotingen van M&C vertonen een redelijk stabiele omzet/kostenontwikkeling over de jaren heen zoals dat ook voorzien is voor de komende jaren. De trend die daarbij nagestreefd is, is een licht dalende. Die daling is m.n. terug te voeren op een teruglopend budget voor overige lasten waaronder de ‘PR-kosten’ die daarbinnen de omvangrijkste component vormen. In 2012 is deze ontwikkeling voortgezet. De exploitatie van M&C is in 2012 binnen de begroting gebleven.

Begrotingen dienst M&C 2010-2014

(€ x 1.000) Baten

2010

2011

2012

2013

2014

180

337

244

165

165

Personele lasten Afschrijvingen Overige lasten

1.114 5 774

1.087 82 806

1.154 27 601

1.041 27 506

1.051 27 478

Resultaat Index resultaat

-1.776 100

-1.638 92

-1.539 87

-1.409 79

-1.392 78

4.2. Personele mutaties en HRM-ontwikkeling. In de loop van 2012 is sprake van een reductie van de personele formatie van de dienst M&C. Deze ontwikkeling zet zich in 2013 volgens planning nog voort en vlakt daarna af.

M&C

Pagina 8

juni 2013


• •

•

•

Strategie, management en ondersteuning: o t.a.v. het Infopunt is voorlopig sprake van een bezetting middels detachering. Beleid & onderzoek: o binnen dit segment is sprake van een relatief stabiele situatie behoudens wat vermindering van werktijden Vormgeving en web-ontwikkeling: bij de marketingcommunicatie / voorlichting en infovoorziening is sprake van een verdere accentverschuiving van gedrukte naar digitale media(web); het web wordt in toenemende mate hét platform voor de communicatie met de scholieren/studenten en de overige stakeholders o het vormgevingswerk schuift hierin mee van vormgeven t.b.v. print naar meer ontwerpen t.b.v. web en AV; de hoeveelheid designwerk blijft daarbij minstens gelijk; o de werkzaamheden van de sub-disciplines grafisch, audiovisueel en webontwikkeling zullen meer geïntegreerd plaatsvinden; om die reden werken we steeds meer vanuit een integraal webteam; o voor de grafisch vormgevers is een succesvol scholingstraject gerealiseerd gericht op ontwerpen voor het web; deze rol hebben zij inmiddels volledig opgepakt o voor web-ontwikkeling en –beheer beschikken we deels over eigen expertise gelet op het belang van de website als draaipunt van de klantcommunicatie o ook de voorbereiding, planning, serviceverlening en webmarketing zullen steeds meer geïntegreerd gaan plaatsvinden; de systemen (VOS) en dienstverlening (w.o. helpdesk) worden hierop aangepast Projecten: o TechniekFriek: het project is in 2012 beëindigd; het onderzoek naar verzelfstandiging van het project heeft gelopen in de tweede helft van 2012; in 2013 is uit onderzoek gebleken dat verzelfstandiging geen haalbare optie was en is het project beëindigd. o het project MBO-film is in 2012 aangepast waardoor in 2013 voortijdig naar een eindproduct is toegewerkt.; eind 2013 zal een 8-tal afleveringen via Omroep Brabant uitgezonden worden.

M&C

Pagina 9

juni 2013

De dienst M&C in 2012

Recommend Documents