DC Mail: Configuratie en gebruik in Microsoft Outlook 2003 ********************************************************

DC Mail: Configuratie en gebruik in Microsoft Outlook 2003 ********************************************************

• •

Geen zorgen 1: Al uw andere instellingen blijven behouden ! Geen zorgen 2: Al uw e-mailberichten en de mappenstructuur blijven op de server. U kan dus uw e-mailaccount op een onbeperkt aantal computers instellen, telkens vindt U dezelfde emailberichten en mappenstructuur terug !

© Dataconsult BVBA – Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, [email protected]

1

INHOUD CONFIGURATIE IMAP E-MAILACCOUNTS ............................................................4 1. Configuratie ..............................................................................................................................................................4 GEBRUIK IMAP ............................................................................................8 2. Gebruik Imap ............................................................................................................................................................8 2.1. Imap functies ...........................................................................................................................................................8 2.1.1. Imap-mappen selecteren.......................................................................................................................................8 2.1.2. Imap-mappen bijwerken ........................................................................................................................................8 2.1.3. E-mailberichten verwijderen...............................................................................................................................9 2.1.4. E-mailberichten verzenden en ontvangen......................................................................................................10 2.1.5. E-mailberichten off-line beschikbaar maken ................................................................................................11 2.2. Nuttige instellingen ..............................................................................................................................................14 2.2.1. Een e-mailaccountinstelling wijzigen...............................................................................................................14 2.2.2. Een kopie bewaren van een verzonden e-mailbericht.................................................................................14 2.2.3. Een handtekening toevoegen aan een e-mailbericht...................................................................................14 2.2.4. Het adresboek........................................................................................................................................................15 2.2.5. Opstarten in de map ‘Postvak IN’.....................................................................................................................15 2.2.6. Een verbroken verbinding herstellen ..............................................................................................................15 2.3. Uitbreidingen..........................................................................................................................................................15 2.3.1. RealAccount ............................................................................................................................................................15 2.3.2. Add Email Address ...............................................................................................................................................16 2.3.3. Lookout .....................................................................................................................................................................16 3. 3.1. 3.1.

Webmail....................................................................................................................................................................17 Webmail raadplegen met een computer .........................................................................................................17 Webmail raadplegen met een PDA ...................................................................................................................17

4. Anti-virus en Anti-spam beveiliging.................................................................................................................19 4.1. Anti-virus.................................................................................................................................................................19 4.2. Anti-spam.................................................................................................................................................................19 4.2.1. Anti-spaminstellingen op domeinniveau ..........................................................................................................19 4.2.1.1. Voorbeeld 1: Een e-mailbericht automatisch verwijderen........................................................................21 4.2.1.2. Voorbeeld 2: Een afzender toevoegen aan de White-list........................................................................ 22 4.2.2. Anti-spaminstellingen op accountniveau........................................................................................................ 23 4.2.2.1. Voorbeeld 1: Een e-mailbericht automatisch verwijderen....................................................................... 24 4.2.2.2. Voorbeeld 2: Een afzender toevoegen aan de White-list........................................................................ 25 4.2.2.3. Voorbeeld 3: Een afzender toevoegen aan de White of Black-list vanuit de webmail .................. 26 5. 5.1. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.3. 5.4. 5.5. 5.5.1.

Extra’s...................................................................................................................................................................... 26 Huidige e-mailberichten (POP3) omzetten naar imap ............................................................................... 26 Andere e-mailaccounts samenvoegen in 1 imap account ........................................................................... 26 Skynet.be e-mailaccount .................................................................................................................................... 26 Yahoo.com e-mailaccount (enkel voor een betalende Yahoo! Mail Plus e-mailaccount) ................... 26 Gmail.com e-mailaccount .................................................................................................................................... 26 Andere e-mailaccounts ....................................................................................................................................... 27 Autoresponder / Afwezigheidsbericht instellen........................................................................................ 27 Een backup maken van uw e-mailberichten................................................................................................... 27 Een adresboek importeren uit een ander e-mailprogramma ................................................................... 27 Een adresboek importeren uit Outlook Express of Eudora .................................................................... 27


2

5.5.2. Een adresboek importeren uit een bestand................................................................................................. 27 5.5.3. Een adresboek importeren uit een Hotmail adresboek ............................................................................ 28


3

CONFIGURATIE IMAP E-MAILACCOUNTS 1. Configuratie. 1) Kies ‘Extra’ > ‘E-mailaccounts…’.

2) Kies ‘Een nieuwe e-mailaccount toevoegen’ en klik op ‘Volgende’.


4

3) Kies ‘IMAP’ en klik op ‘Volgende’.

4) Vul de instellingen voor uw e-mail account in:

o o o

Naam (1): uw naam die als afzender weergegeven wordt wanneer u een e-mailbericht verstuurt. E-mailadres (2): uw e-mailadres. Server voor inkomende e-mail (IMAP) (3): het adres van de mailserver voor inkomende e-mail: mail.. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be.


5

o

o o o o

o

o

Server voor uitgaande e-mail (SMTP) (4): het adres van de uitgaande mailserver van uw internetprovider, bv. Skynet: relay.skynet.be, Easynet: smtp.easynet.be, Telenet: uit.telenet.be, … . Gebruikersnaam (5): de gebruikersnaam van uw e-mailaccount. Wachtwoord (6): het paswoord van uw e-mailaccount. Vink het vakje ‘Wachtwoord onthouden’ aan. Klik op de knop ‘Meer instellingen …’ (7).

Vul bij ‘E-mailaccount’ de naam van de account in. Dit is belangrijk voor als u meerdere emailaccounts configureert. Zo kan u het onderscheid maken tussen de verschillende emailaccounts. Klik daarna op ‘OK’ om dit scherm te sluiten en terug te keren naar het instellingenscherm van uw e-mailaccount.

5) Klik op ‘Volgende’. Uw e-mailaccount is nu aangemaakt en u krijgt hiervan de bevestiging: ‘De procedure is voltooid’. Klik op ‘Voltooien’.


6

6) U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen in uw Outlookvenster. Een nieuwe imap emailaccount wordt afzonderlijk van uw ‘Persoonlijke mappen’ weergegeven.

Microsoft Outlook 2003 maakt standaard een map ‘Postvak IN’ en ‘Ongewenste e-mail’. U dient zelf een map ‘Verzonden items’ aan te maken in de nieuwe e-mailstructuur. U krijgt standaard ook een map ‘Spam’. In punt 2.1.1. wordt u uitgelegd hoe u de map ‘Spam’ zichtbaar kan maken.


7

GEBRUIK IMAP 2. Gebruik imap. 2.1. Imap functies. U dient eerst en vooral twee functies te leren gebruiken: ‘Imap-mappen selecteren’ en ‘Imapmappen bijwerken’ (Mappenlijst bijwerken). U vindt deze functies door rechts te klikken op uw emailaccount titel.

2.1.1. Imap-mappen selecteren. ‘Imap-mappen’ gebruikt u indien u sommige mappen al dan niet zichtbaar wenst te maken in uw Microsoft Outlook scherm. De map blijft echter altijd bestaan op de server.

Klik eerst op de knop ‘Query (1)’ om de mappen op te halen van de server. Selecteer de imap mappen (2) die u zichtbaar wenst te maken en klik daarna op de knop ‘Aanmelden (3)’. Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u op ‘Afmelden (4)’. De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op de knop ‘Toepassen’ en ‘OK’ om dit scherm te sluiten. De mappenlijst wordt nu bijgewerkt. 2.1.2. Imap-mappen bijwerken. Met de functie ‘Mappenlijst bijwerken’ wordt de mappenlijst bijgewerkt.


8

2.1.3. E-mailberichten verwijderen. De ‘verwijder’ functie werkt anders met imap: het e-mailbericht wordt doorlijnd en niet naar de map ‘Verwijderde items’ verplaatst. De doorlijning vervangt als het ware de map ‘Verwijderde items’ zoals u dit kent wanneer u met een POP3 e-mailaccount werkt .

Om de e-mailberichten definitief te verwijderen klikt u op ‘Bewerken’ > ‘Verwijderde berichten leegmaken’. Opgelet, de verwijderde e-mailberichten kunnen niet meer gerecupereerd worden.

U kan ook een functie ‘Verwijderde berichten leegmaken’ toevoegen aan uw Outlookwerkbalk. Klik hiervoor op ‘Beeld’ > ‘Werkbalken’ > ‘Aanpassen…’. Kies ‘Opdrachten’ en selecteer ‘Bewerken’ onder ‘Categorieën’. Selecteer vervolgens ‘Verwijderde berichten leegmaken’ bij ‘Opdrachten’ en sleep deze opdracht naar uw werkbalk.


9

Zolang een e-mailbericht niet definitief verwijderd is kan u het verwijderen ongedaan maken door rechts te klikken op het verwijderde e-mailbericht en de optie ‘Verwijderen ongedaan maken’ te kiezen. 2.1.4. E-mailberichten verzenden en ontvangen. Standaard wordt in Microsoft Outlook bij het opstarten en elke 5 minuten gecontroleerd op nieuwe e-mailberichten. U kan deze instellingen aanpassen via ‘Extra’ > ‘Accountinstellingen…’. Indien uw e-mailaccount veel mappen, submappen en e-mailberichten bevat verhoogt u best deze optie naar 15 of 30 minuten, daar Microsoft Outlook anders constant connectie maakt met de server en uw computer daardoor sterk overbelast wordt. Klik hiervoor op ‘Extra’ > ‘Opties…’.

Vervolgens kiest u ‘E-mailinstellingen’ en klikt u op ‘Verzenden/ontvangen…’.


10

Vink de optie ‘Deze groep opnemen bij verzenden/ontvangen (F9)’ en ‘Automatisch verzenden/ontvangen elke x minuten’ aan. Wijzig deze tweede optie in ’15’ of ‘30’ minuten. Klik vervolgens op ‘Sluiten’ en ‘OK’ om te bevestigen.

Indien u niet automatisch om de x aantal minuten wenst te controleren of er nieuwe emailberichten zijn kan u deze tweede optie uitschakelen. Om nieuwe e-mailberichten op te halen dient u dan de map ‘Postvak IN’ te selecteren van uw e-mailaccount. Bij het selecteren van de ‘Postvak IN-map’ wordt de inhoud automatisch bijgewerkt en ziet u de nieuwe e-mailberichten verschijnen.

2.1.5. E-mailberichten off-line beschikbaar maken. De e-mailberichten en mappenstructuur worden op de server bewaard en blijven op de server. Microsoft Outlook haalt standaard enkel de ‘header’ van het e-mailbericht op. Wanneer u het emailbericht aanklikt wordt deze naar uw computer gedownload. Merk op dat wanneer het emailbericht een bijlage bevat dit enkele tijd (afhankelijk van de grootte van de bijlage) kan duren vooraleer u het e-mailbericht kan lezen, daar de bijlage pas op dat moment gedownload wordt naar uw computer.


11

U kan indien u dat wenst ook al uw e-mailberichten automatisch downloaden (off-line beschikbaar maken) zodat u, wanneer u geen internetverbinding heeft, toch al uw e-mailberichten met bijlagen kan raadplegen. Vooral voor laptopgebruikers die veel op verplaatsing zijn is dit nuttig. U kan dan al uw reeds ontvangen e-mailberichten toch raadplegen daar deze op uw laptop opgeslagen worden. Merk op dat u geen e-mailberichten definitief kan verwijderen wanneer u off-line werkt. Dit kan pas wanneer u opnieuw verbinding heeft met de server. U kan deze instelling aanpassen via ‘Extra’ > ‘Opties…’.

Kies ‘E-mailinstellingen’ en klik op ‘Verzenden/ontvangen…’.

Klik op ‘Bewerken…’


12

Selecteer de e-mailaccount die u offline wenst te raadplegen (1). Selecteer de mappen die u offline wenst te raadplegen (2) en klik op de optie ‘Volledig item downloaden inclusief bijlagen’ (3).

Indien u een aantal submappen heeft kan u rechts klikken op de accounttitel of de hoofdmap en de optie ‘Alle submappen inschakelen’ kiezen. Kies vervolgens de optie ‘Opties toepassen op alle ingeschakelde submappen’.

Klik vervolgens op ‘OK’. Vink de optie ‘Automatisch verzenden/ontvangen elke x minuten’ aan en klik op ‘Sluiten’ en ‘OK’ om te bevestigen.


13

Wanneer u in uw e-mailaccount veel e-mailberichten of veel e-mailberichten met grote bijlagen heeft dan kan u soms de foutmelding ‘Er is een time-out opgetreden’ krijgen. De time-out voor de verbinding is standaard 1 minuut. Om deze time-out te verlengen gaat u als volgt te werk: o Kies ‘Extra’ > ‘E-mailaccounts…’. o Kies ‘Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen’ en klik op ‘Volgende’. o Selecteer de account waarvoor u de time-out wenst te vergroten en klik op ‘Wijzigen…’. o Klik op de knop ‘Meer instellingen…’ en kies het tabblad ‘Geavanceerd’. o In het midden van het scherm ziet u ‘Time-outs voor server’. U kan de time-out vergroten door het blokje naar rechts te verplaatsen tot maximum 10 minuten. o Klik vervolgens op ‘OK’, ‘Volgende’ en ‘Voltooien’ om te bevestigen. 2.2. Nuttige instellingen en tips. 2.2.1. Een e-mailaccountinstelling wijzigen. Wanneer u een instelling wenst te wijzigen van uw e-mailaccount dient u als volgt te werk te gaan: o Kies ‘Extra’ > ‘E-mailaccounts…’. o Kies ‘Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen’ en klik op ‘Volgende’. o Selecteer de account die u wenst te wijzigen en klik op ‘Wijzigen…’. o Wijzig de instelling die u wenst te wijzigen. Klik op ‘Volgende’ en vervolgens op ‘Voltooien’. 2.2.2. Een kopie bewaren van een verzonden e-mailbericht. Na het verzenden van een e-mailbericht plaatst Microsoft Outlook dit e-mailbericht standaard in de map ‘Verzonden items’ van de ‘Persoonlijke mappen’. U kan door gebruik te maken van een regel een kopie van dit e-mailbericht in de map ‘Verzonden items’ van desbetreffende emailaccount plaatsen. U dient hiervoor als volgt te werk te gaan: o Selecteer de map ‘Postvak In’ van uw e-mailaccount. Kies ‘Extra’ > ‘Regels en waarschuwingen’. o Kies ‘Nieuwe regel…’ > ‘Beginnen met een lege regel’ > ‘Berichten controleren na het verzenden’. Klik op ‘Volgende’. o Vink de optie ‘met specifieke tekst in het adres van de geadresseerde’ aan. Klik in het 2de deel van het scherm op de onderlijnde tekst ‘specifieke tekst’ en vul daar ‘@’ in (zonder aanhalingstekens). Klik vervolgens op ‘Toevoegen’, ‘OK’ en ‘Volgende’. o Vink de optie ‘verplaats een kopie van het bericht naar naam map’ aan. Klik in het 2de deel van het scherm op de onderlijnde tekst ‘naam map’ en kies de map ‘Verzonden items’ van de geselecteerde account. Klik vervolgens op ‘OK’, ‘Volgende’ en ‘Volgende’. o Geef een naam voor deze regel, bv. ‘Verzonden items ’ en klik op ‘Voltooien’. Een tweede mogelijkheid is het samenhouden van het origineel en het antwoord hierop. Microsoft Outlook heeft hiervoor een optie voorzien. Ga hiervoor als volgt te werk: o Kies ‘Extra’ > ‘Opties’ > ‘Voorkeuren’ > ‘E-mailopties…’ > ‘Geavanceerde e-mailopties…’. o Vink de optie ‘Buiten het Postvak IN antwoorden opslaan bij het oorspronkelijke bericht’ aan. o Klik vervolgens op ‘OK’, ‘OK’ en ‘OK’. 2.2.3. Een handtekening toevoegen aan een e-mailbericht. Om een handtekening toe te voegen aan uw e-mailberichten gaat u als volgt te werk: o Kies ‘Extra’ > ‘Opties…’ > ‘E-mailindeling’ > ‘Handtekeningen…’. o Klik op ‘Nieuw…’. o Geef een naam op voor deze handtekening en kies ‘Beginnen met een leeg exemplaar’. o Klik op ‘Volgende’. o Typ uw e-mailhandtekening in en klik op ‘Voltooien’ en ‘OK’. o Koppel nu deze handtekening aan uw e-mailaccount. Kies bij ‘Handtekeningen selecteren voor account:’ uw e-mailaccount.


14

o o

Kies vervolgens bij ‘Handtekening voor nieuwe berichten’ en ‘Handtekening voor beantwoorden en doorsturen’ de zopas aangemaakte e-mailhandtekening. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen.

2.2.4. Het adresboek. Via ‘Extra’ > ‘Adresboek…’ opent u het adresboek. U kan een e-mailadres toevoegen via ‘Bestand’ > ‘Nieuw item…’. Kies ‘Nieuwe contactpersoon’ en klik op ‘OK’. Vul de gegevens van de nieuwe contactpersoon in en klik op ‘Opslaan en sluiten’. Om het adres van een ontvangen e-mailbericht toe te voegen aan het adresboek dient u als volgt te werk te gaan: o Open het e-mailbericht. o Bovenaan het e-mailbericht ziet u de naam en e-mailadres van de afzender. Klik rechts op de naam en e-mailadres van de afzender en kies ‘Toevoegen aan contactpersonen’. Wijzig desgewenst de verschillende gegevens en klik op ‘Opslaan en sluiten’. o Het e-mailadres is nu toegevoegd aan het adresboek. Het is niet mogelijk om een e-mailadres automatisch toe te voegen aan het adresboek. Hiervoor bestaat wel een gratis uitbreiding, nl. ‘Add Email Address’ (zie 4.3.2). Bij het opstellen van een e-mail kan Microsoft Outlook namen uit uw adresboek voorstellen bij het intikken van het e-mailadres in de vakken Aan, CC en BCC. Om deze optie in te schakelen dient u als volgt te werk te gaan: o Kies ‘Extra’ > ‘Opties…’ > ‘Voorkeuren’ > ‘E-mailopties…’ > ‘Geavanceerde e-mailopties…’. o Vink de optie ‘Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC’ aan. o Klik vervolgens op ‘OK’, ‘OK’ en ‘OK’. 2.2.5. Microsoft Outlook opstarten in de map ‘Postvak IN’. Microsoft Outlook start standaard op in de map ‘Persoonlijke mappen – Outlook Vandaag’. Om op te starten in de map ‘Postvak IN’ gaat u als volgt te werk: o Kies ‘Extra’ > ‘Opties…’ > ‘Overige’ > ‘Geavanceerde opties…’. o Klik op ‘Bladeren…’ naast ‘Opstarten in deze map’. o Kies de map ‘Postvak IN’ van de e-mailaccount waarin u Microsoft Outlook wenst op te starten. 2.2.6. Een verbroken verbinding herstellen. Wanneer uw internetverbinding verbroken is zal ook de verbinding met de IMAP-server verbroken worden. Wanneer uw internetverbinding herstelt is kan u opnieuw een verbinding maken met de IMAP-server. Ga hiervoor als volgt te werk: o Selecteer een map van uw e-mailaccount. o Kies ‘Bestand’ > ‘Verbinding maken met ’. 2.3. Uitbreidingen. 2.3.1. RealAccount. RealAccount is een gratis invoegtoepassing voor Microsoft Outlook XP en 2003 die u toelaat om per account een verschillende handtekening te gebruiken. Meer informatie vindt u op http://www.realpopup.it/realaccount/.


15

2.3.2. Add Email Address. Add Email Address is een invoegtoepassing voor Microsoft Outlook die u toelaat om emailadressen van inkomende en uitgaande e-mails automatisch te bewaren in uw Microsoft Outlook adresboek. Meer informatie kan u vinden op http://www.sperrysoftware.com. 2.3.3. Lookout. Lookout is een invoegtoepassing voor Microsoft Outlook die u toelaat om snel uw volledige Microsoft Outlook te doorzoeken naar een bepaald woord. Meer informatie kan u vinden op http://www.lookoutsoft.com/Lookout/download.html.


16

3. Webmail. 3.1. Webmail raadplegen met een computer U kan uw e-mail ook raadplegen via Webmail. Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox, Safari, Camino, Opera, Konqueror, …) en tik het volgende adres in: http://www.:32000. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000. Vul uw gebruikersnaam (User name) en paswoord (Password) van uw e-mailaccount in. Klik vervolgens op ‘Login’ om in te loggen en uw e-mailberichten te raadplegen.

U zal merken dat u identiek dezelfde mappenstructuur terugvindt als in uw e-mailprogramma. Indien dit scherm niet in het Nederlands is, kan u de taal wijzigen door te klikken op ‘Settings’.

Kies onderaan bij ‘Web mail language’ voor ‘Dutch’ en klik op ‘Save Changes’.

Via de rubriek ‘Instellingen’ kan u uw Webmail aanpassen naar uw eigen wensen. 3.2. Webmail raadplegen met een PDA U kan uw e-mail via webmail ook raadplegen op een PDA. Start uw browser van uw PDA en tik het volgende adres in: http://www.:32000/mail/pda. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000/mail/pda/. Vul uw gebruikersnaam (User name) en paswoord (Password) van uw e-mailaccount in. Klik vervolgens op ‘Login’ om in te loggen en uw e-mailberichten te raadplegen.


17

U zal merken dat u identiek dezelfde mappenstructuur terugvindt als in uw e-mailprogramma.


18

4.

Anti-virus en Anti-spam beveiliging. Alle internetgebruikers worden meer en meer geconfronteerd met binnenkomende virussen en ongewenste e-mailberichten (spam). Goede anti-virussoftware en spamfilter is tegenwoordig voor elke internetgebruiker een absolute noodzaak geworden. Om u als klant optimaal te beschermen hebben wij geopteerd om alle e-mailberichten te analyseren vooraleer deze in uw e-mailbox aankomen. Dankzij de implementatie van verschillende filters en technologieën wordt het aantal ongewenste e-mailberichten in uw DC Mailbox tot een minimum herleid. Desondanks raden wij u aan om uw eigen anti-virussoftware op uw server en werkposten te behouden daar niet alle virussen binnenkomen via e-mail. U gebruikt misschien ook andere, minder goed beschermde e-mailboxen en ook voor het surfen op het web heeft u best een goede antivirus en anti-spywaresoftware. Voor advies hieromtrent kan u ons altijd vrijblijvend contacteren op [email protected].

4.1. Anti-virus. De anti-virussoftware haalt elk uur een update op van de laatste anti-virusdefinities om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een nieuwe virusuitbarsting. Virussen worden onmiddellijk uit uw e-mailberichten verwijderd. 4.2. Anti-spam. U heeft 100% controle over de anti-spaminstellingen. U kan zelf filters toevoegen en beheren om zo het aantal e-mailberichten die verkeerdelijk als spam bestempeld worden quasi uit te sluiten. U kan filters toevoegen op 2 niveaus: domeinniveau en accountniveau. 4.2.1. Anti-spaminstellingen op domeinniveau. Anti-spaminstellingen op domeinniveau worden toegepast op alle accounts binnen dit domein. Deze hebben voorrang op de instellingen op accountniveau (4.2.2.). U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox, Safari, Camino, Opera, Konqueror, …) en tik het volgende adres in: http://:32000/admin. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000/admin.

Vul bij Username en Paswoord de logingegevens in van de Administrator-account en klik op ‘Login’.


19

o

Na het inloggen ziet u een lijst van domeinnamen waartoe u toegang heeft. Klik op de domeinnaam waarvoor u de instellingen wenst aan te passen.

o

Klik vervolgens op ‘Settings’.

o

Klik vervolgens op ‘B&W’ (= Black & White lists).

o

U krijgt nu onderstaand scherm te zien. Wanneer u nog geen B&W filters toegevoegd heeft komt u automatisch in het scherm om een filter toe te voegen. Indien u wel al een filter heeft, klikt u op ‘Add’ om een nieuwe B&W filter toe te voegen.

Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. Function: de conditie voor de eigenschap. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Action: de actie die u wilt ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt.


20

We verduidelijken deze instellingen met 2 voorbeelden. Zie Punt 4.2.1.1. en 4.2.1.2. 4.2.1.1 Voorbeeld 1: Een e-mailbericht automatisch verwijderen. We wensen alle e-mailberichten die het woord ‘viagra’ bevatten automatisch te verwijderen.

We kiezen volgende eigenschappen: Item: Any header. Function: Contains string (Separate with semi-colon). String: viagra Action: Delete. Klik vervolgens op ‘Add’. We krijgen nadien volgend scherm te zien:

Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast ‘viagra’ kan u op de regel ‘Any header Contains String’ klikken en de andere woorden toevoegen gescheiden door een ‘;’-teken. Klik nadien op ‘Add’ om te bevestigen. Sluit daarna dit venster en log uit door op het rode kruisje in de rechterbovenhoek te klikken.


21

4.2.1.2 Voorbeeld 2: Een afzender toevoegen aan de White-list. We wensen alle e-mailberichten die verstuurd worden door een bepaalde domeinnaam altijd toe te laten, bv. telenet.be. Deze e-mailberichten mogen dus nooit als spam gemarkeerd worden.

We kiezen volgende eigenschappen: Item: Sender Function: Contains string (Separate with semi-colon). String: telenet.be Action: Accept. Klik vervolgens op “Add”. We krijgen nadien volgend scherm te zien:

Indien u nog andere domeinen wenst toe te voegen naast ‘telenet.be’ kan u op de regel ‘Sender Contains String’ klikken en de andere domeinen toevoegen gescheiden door een ‘;’-teken. Klik nadien op “Add” om te bevestigen. Sluit daarna dit venster en log uit door op het rode kruisje in de rechterbovenhoek te klikken.


22

4.2.2. Anti-spaminstellingen op accountniveau. Anti-spaminstellingen op accountniveau dient u per account afzonderlijk in te stellen. De instellingen op domeinniveau (4.2.1.) hebben voorrang op de instellingen op accountniveau. De aanpassingen voor de anti-spaminstellingen op accountniveau gebeuren via de webmail. U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox, Safari, Camino, Opera, Konqueror, …) en tik het volgende adres in: http://:32000. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000. Vul uw gebruikersnaam (User name) en paswoord (Password) van uw e-mailaccount in. Klik vervolgens op ‘Login’ om in te loggen.

Na het inloggen ziet u de inhoud van uw mailbox. Indien dit scherm niet in het Nederlands is, kan u de taal wijzigen door te klikken op ‘Settings’.

Kies onderaan bij ‘Web mail language’ voor ‘Dutch’ en klik op ‘Save Changes’.

o

Klik op ‘Instellingen’ > ‘Black & White lijst’.


23

o

Kies ‘Advanced view’ en Vink bovenaan ‘Enable’ aan.

Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. Functie: de conditie voor de eigenschap. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Actie: de actie die u wil ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. We verduidelijken deze instellingen met 2 voorbeelden (zie Punt 4.2.2.1. en 4.2.2.2.). 4.2.2.1 Voorbeeld 1: Een e-mailbericht automatisch verwijderen. We wensen alle e-mailberichten die het woord ‘viagra’ bevatten automatisch te verwijderen.

We kiezen volgende eigenschappen: Item: Elke header. Functie: Bevat de waarde (scheiden met punkomma) String: viagra Actie: Verwijder. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’. We krijgen nadien volgend scherm te zien:


24

Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast ‘viagra’ kan u op de regel ‘Elke Header Bevat String’ klikken en de andere woorden toevoegen gescheiden door een ‘;’-teken. Klik nadien op ‘Aanpassen’ om te bevestigen. Log daarna uit door op het rode kruisje in de rechterbovenhoek te klikken. 4.2.2.2 Voorbeeld 2: Een afzender toevoegen aan de White-list. We wensen alle e-mailberichten die verstuurd worden door een bepaalde domeinnaam altijd toe te laten, bv. telenet.be. Deze e-mailberichten mogen dus nooit als spam gemarkeerd worden.

We kiezen volgende eigenschappen: Item: Afzender. Functie: Bevat de waarde (scheiden met puntkomma) String: telenet.be Actie: Accepteren. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’. We krijgen nadien volgend scherm te zien:

Indien u nog andere domeinen wenst toe te voegen naast ‘telenet.be’ kan u op de regel ‘Afzender Bevat String’ klikken en de andere domeinen toevoegen gescheiden door een ‘;’-teken. Klik nadien op ‘Aanpassen’ om te bevestigen. Log daarna uit door op het rode kruisje in de rechterbovenhoek te klikken. 4.2.2.3 Voorbeeld 3: Een afzender toevoegen aan de White of Black-list vanuit de webmail Wanneer u uw e-mails raadpleegt via de webmail kan u heel eenvoudig een afzender toevoegen aan uw White of black-list. Open de e-mail via de webmail. U ziet net boven de e-mail de volgende 2 icoontjes: een rood pijltje en een groen vinkje.

Door te klikken op het icoontje met de rode pijl voegt u deze afzender toe aan de black-list. U zal van deze afzender dan geen enkele e-mail meer ontvangen. Door te klikken op het icoontje met het groene vinkje voegt u deze afzender toe aan de whitelist. E-mailberichten van deze afzender zullen dan nooit als spam gemarkeerd worden.


25

5. Extra’s. 5.1. Huidige e-mailberichten (POP3) omzetten naar imap. Om uw reeds ontvangen e-mailberichten in Microsoft Outlook 2003 om te zetten naar imap berichten gaat u als volgt te werk: o Selecteer alle e-mailberichten in de map ‘Postvak IN’ onder uw ‘Persoonlijke mappen’ en sleep deze naar de map ‘Postvak IN’ van uw imap-account. o Ga op dezelfde manier te werken voor uw ‘Verzonden items’. o Indien u submappen aangemaakt heeft onder uw ‘Persoonlijke mappen’ kan u deze volledige mappen verslepen van de ‘Persoonlijke mappen’ naar de imap e-mailaccount. 5.2. Andere e-mailaccounts samenvoegen in 1 imap account. Indien u andere e-mailadressen heeft (bv. [email protected]) en u deze ook als imap wenst te gebruiken kan u bij sommige providers al uw inkomende e-mailberichten automatisch laten doorsturen (forwarden) naar een ander e-mailadres. 5.2.1. Skynet.be e-mailaccount. Om uw binnenkomende e-mailberichten van uw skynet e-mailadres te laten doorsturen naar uw DC Mail adres gaat u als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox, Safari, Camino, Opera, Konqueror, …) en tik het volgende adres in: http://webmail.skynet.be. o Vul uw ‘Gebruikersnaam’ en ‘Paswoord’ in en klik vervolgens op ‘Inloggen’. o Kies ‘Voorkeuren’. o Vul bij ‘Doorstuuradres’ uw DC Mail e-mailadres in. Selecteer ‘Actief’ en klik op vervolgens op ‘Actualiseer account’ om de wijziging te bewaren. 5.2.2. Yahoo.com e-mailaccount (enkel voor een betalende Yahoo! Mail Plus e-mailaccount). Om uw binnenkomende e-mailberichten van uw Yahoo! e-mailadres (enkel voor een betalende Yahoo! Mail Plus e-mailaccount) te laten doorsturen naar uw DC Mail adres gaat u als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox, Safari, Camino, Opera, Konqueror, …) en tik het volgende adres in: http://mail.yahoo.com. o Vul uw ‘Yahoo! ID’ en ‘Password’ in en klik vervolgens op ‘Sign In’. o Kies bovenaan rechts voor ‘Options’. o Kies ‘Mail accounts’ onder de ‘Management’ kolom. o Kies de account die u wenst te wijzigen en klik op ‘Edit’. o Wijzig de instellingen en vul bij het forwardadres uw DC Mail e-mailadres in. o Klik op ‘Save Changes’ om de wijziging te bewaren. 5.2.3. Gmail.com e-mailaccount. Om uw binnenkomende e-mailberichten van uw Gmail e-mailadres te laten doorsturen naar uw DC Mail adres gaat u als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox, Safari, Camino, Opera, Konqueror, …) en tik het volgende adres in: http://mail.google.com. o Vul uw ‘Gebruikersnaam’ en ‘Wachtwoord’ in en klik vervolgens op ‘Aanmelden’. o Kies bovenaan voor ‘Instellingen’. o Kies ‘Doorsturen en POP’. o Kies de optie ‘Een kopie van binnenkomende berichten doorsturen naar’ en vul uw DC Mail emailadres in. o Kies bij ‘en’ een optie volgens uw eigen keuze. o Klik op ‘Wijzigingen opslaan’ om de wijziging te bewaren.


26

5.2.4. Andere e-mailaccounts. o Telenet.be: niet mogelijk o Hotmail.com: niet mogelijk 5.3. Autoresponder / Afwezigheidsbericht instellen. Een autoresponder is een e-mailbericht dat automatisch wordt verzonden bij elke binnenkomende e-mail. Een typisch voorbeeld hiervan is een ‘out-of-office bericht’. Ga hiervoor als volgt te werk: o Log in op de webmail (zie punt 3.) o Kies ‘Instellingen’ > ‘Automatisch antwoord’ o Vul een bericht in. o Kies bij ‘Status’ wanneer het automatisch bericht verstuurd moet worden: o No responder: De autoresponder functie wordt uitgeschakeld. o Responce Always: Op elk e-mailbericht wordt het automatisch antwoord verstuurd. o Responce Once: Enkel op het eerste e-mailbericht van de afzender worth het automatisch antwoord verstuurd. o Respond After a Period: Na enkele dagen (die u dan invult in het vak ernaast) wordt een automatisch antwoord verstuurd naar de afzender. o Vul bij ‘Reply only between dates’ de periode in wanneer dit automatisch bericht verstuurd moet worden. Vul dit in volgens het formaat ‘yyyy/mm/dd – yyyy/mm/dd’ Bv. 2006/07/01 – 2006/07/30. o De optie ‘Reply only if to me’ zorgt ervoor dat het automatisch antwoord enkel verstuurd wordt wanneer u de enige ontvanger bent van het e-mailbericht. U kan dit aan- of uitvinken. o Klik vervolgens op ‘Bewaar veranderingen’ om te bevestigen. 5.4. Een back-up maken van uw e-mailberichten. Op onze servers wordt er van alle e-mailberichten dagelijks een back-up genomen. Indien u dat wenst kan u ook lokaal een back-up maken. U kan enkel een back-up maken van de e-mailberichten die lokaal op uw computer staan. Indien u van al uw e-mailberichten een back-up wenst te nemen dient u de optie ‘Offline werken’ in te schakelen (zie punt 2.1.5). Wanneer deze optie ingeschakeld is kan u uw back-up programma instellen om op regelmatige tijstippen een back-up te nemen van uw .PST-bestand(en). Standaard worden de .PST-bestanden geplaatst in de map ‘C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook’ op uw computer. 5.5. Een adresboek importeren uit een ander e-mailprogramma. 5.5.1. Een adresboek importeren uit Outlook Express of Eudora. Outlook Express of Eudora dient hiervoor op uw computer geïnstalleerd en geconfigureerd te zijn, zoniet dient u uw adresboek te importeren via punt 5.5.2. Ga hiervoor als volgt te werk: o Kies ‘Bestand’ > ‘Importeren en exporteren…’. o Kies ‘Internet-e-mail en –adressen importeren’. Klik op ‘Volgende’. o Kies Outlook Express of Eudora en vink onderaan aan welke gegevens u wil importeren. Klik op ‘Volgende’. o Kies de gewenste optie en klik op ‘Voltooien’. Uw gegevens worden nu geïmporteerd. 5.5.2. Een adresboek importeren uit een bestand. Exporteer uw adresboek uit eender welk programma naar een .CSV bestand. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw e-mailprogramma. Na het exporteren kunnen we het bestand importeren in Microsoft Outlook. Ga hiervoor als volgt te werk: o Kies ‘Bestand’ > ‘Importeren en exporteren…’. o Kies ‘Gegevens uit een ander programma of bestand importeren’. Klik op ‘Volgende’. o Kies ‘Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden (Windows)’ en klik op ‘Volgende’.


27

o o o

Klik op ‘Bladeren…’ om het bestand aan te duiden en kies de gewenste optie. Klik op ‘Volgende’. Kies de map waarin u de gegevens wenst te importeren. Klik op ‘Volgende’. Klik op ‘Voltooien’. Uw gegevens worden nu geïmporteerd.

5.5.3. Een adresboek importeren uit een Hotmail adresboek. Een adresboek uit Hotmail kan niet rechtstreeks geïmporteerd worden in Microsoft Outlook. Hiervoor is eerst een tussenstap nodig via Microsoft Outlook Express. o Start Microsoft Outlook Express. o Maak een nieuwe e-mailaccount aan via ‘Extra’ > ‘Accounts…’ > ‘Toevoegen’ > ‘E-mail…’. Vul uw naam en Hotmail e-mailadres in. Bij ‘Het servertype voor inkomende e-mail is een’ kiest u voor ‘http’-server en bij ‘Mijn http mail service provider is’ kiest u voor ‘Hotmail’. Vul vervolgens uw Hotmail e-mailadres en paswoord in. Uw hotmailadres is nu geconfigureerd. o Kies ‘Extra’ > ‘Adresboek’. o Kies in het nieuwe venster ‘Extra’ > ‘Nu synchroniseren’. U ziet nu al uw adressen uit uw hotmail adresboek verschijnen. o Via punt 5.5.1 kan u nu dit adresboek importeren in Microsoft Outlook. DC Mail, e-mail overal, snel en veilig.


28

DC Mail: Configuratie en gebruik in Microsoft Outlook 2003 ********************************************************

Recommend Documents