Handleiding Mailstore Add-in voor Microsoft Outlook

Handleiding Mailstore Add-in voor Microsoft Outlook

versie: 30 januari 2012

Het snel terugvinden van automatisch gearchiveerde e-mails

Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook

Pagina 1 van 13

Inhoudsopgave 1.

MailStore Add-in / Inloggen.............................................................................. 3

2.

Bladeren in archief (Browse Archive) .............................................................. 4

3.

Bericht openen (Open Message) ..................................................................... 5

4.

MailStore-zoekopdracht (MailStore Search) .................................................... 6

5.

Geavanceerd zoeken (Advanced Search) ....................................................... 8

6.

Bericht terugzetten (Restore Message) ......................................................... 12

7.

Instellingen (Settings) .................................................................................... 13

Inleiding De omvang van uw mailbox in Microsoft Outlook groeit naarmate u meer e-mails maakt en ontvangt. MailStore kan e-mails uit Outlook verwijderen, bijvoorbeeld e-mails die ouder zijn dan een aantal maanden.

De door MailStore gearchiveerde e-mails kunt u opvragen met behulp van de MailStore Addin voor Microsoft Outlook. In deze handleiding leest u de meest voorkomende handelingen die u met de MailStore Add-in voor Microsoft Outlook zult verrichten.


Pagina 2 van 13

1. MailStore Add-in / Inloggen Zodra de MailStore Add-in voor Microsoft Outlook geïnstalleerd is, moet er in Microsoft Outlook een werkbalk (tot versie 2007) of een tab (in Outlook 2010) zichtbaar zijn met de naam MailStore.

MailStore toolbar in Microsoft Outlook 2007

MailStore tab in Microsoft Outlook 2010

Indien u op een van de knoppen van de MailStore Outlook Add-in klikt en deze nog niet is ingesteld, dan wordt u gevraagd om in te loggen op de MailStore Server. Vraag uw IT-coördinator welke servernaam en eventuele andere gegevens u moet invullen.


Pagina 3 van 13

2. Bladeren in archief (Browse Archive)

Klik in de MailStore Outlook Add-in op Bladeren in Archief (Browse Archive) om binnen Outlook uw persoonlijke Mailstore archief op te roepen. Uw archief verschijnt onmiddellijk of na een paar seconden, afhankelijk van de grootte.

De map Persoonlijk archief (My Archive) bevat alle e-mails die werden gearchiveerd vanuit uw Outlook mailbox. Om de e-mails in een specifieke submap te kunnen zien klikt u op de naam van de submappen. Zodra u bij een map gekomen bent die e-mails bevat, dan verschijnen deze e-mails in het venster onder de mappen (zie ook: Bericht openen).


Pagina 4 van 13

3. Bericht openen (Open Message)

Om gebruik te kunnen maken van Microsoft Outlook-functies zoals afdrukken, doorsturen en beantwoorden, selecteert u een e-mail en klikt u op Bericht openen (Open Message). De e-mail wordt dan geladen uit het MailStore archief en weergegeven in Outlook, onmiddellijk of na een paar seconden, afhankelijk van de grootte.

Opmerking Wanneer u een e-mail selecteert zonder daarna op Bericht openen (Open Message) te klikken, dan wordt er alleen een preview van de e-mail weergegeven. Houd er rekening mee dat afbeeldingen en speciale opmaak in de preview niet worden weergegeven. E-mails in preview kunnen ook niet worden doorgestuurd of beantwoord.

PREVIEW


Pagina 5 van 13

4. MailStore-zoekopdracht (MailStore Search)

Voer in het veld MailStore-zoekopdracht (MailStore Search) één of meer trefwoorden in en druk op ENTER om specifieke e-mails op te vragen die zich in MailStore bevinden en aan uw zoekopdracht voldoen. De resultaten van uw zoekopdracht worden dan weergegeven.

Opmerking Deze functie is vooral geschikt voor eenvoudige zoekopdrachten. Als alternatief kan Geavanceerd zoeken (Advanced Search) worden gebruikt (zie hierna).

Zoeken met woorden Om alle e-mails te tonen die een woord bevatten dat begint met bepaalde karakters, gebruik het jokerteken (*). Bijvoorbeeld: auto* dit resulteert in: auto, automatic, automobile etc.

Zoeken met zinnen Om te zoeken naar woorden die achter elkaar en in een bepaalde volgorde staan, gebruik aanhalingstekens (""). Bijvoorbeeld: "Microsoft Windows" Dit resulteert in e-mails met Microsoft Windows maar niet met Microsoft Office of Windows 2010.


Pagina 6 van 13

Beperken met velden Het zoeken met woorden of zinnen kan beperkt worden tot speciale velden. Bijvoorbeeld: subject:News from:[email protected] to:[email protected] cc:[email protected] bcc:[email protected]

only only only only only

in in in in in

Subject From To Cc Bcc

Uitsluiten van woorden Het zoeken kan ook beperkt worden door specifieke woorden aan te geven die niet in de e-mails mogen voorkomen. Gebruik hiervoor het minteken, bijvoorbeeld: ZDNet -download-tip Dit resulteert in alle e-mails van ZDNet die niet het woord download-tip bevatten.

Combineren van zoekopties Alle hiervoor beschreven zoekopties kunnen worden gecombineerd. Bijvoorbeeld: ZDNET -"Daily Update" Dit resulteert in alle e-mails van ZDNet die niet de achtereenvolgende woorden Daily Update bevatten.


Pagina 7 van 13

5. Geavanceerd zoeken (Advanced Search)

Klik op Advanced Search als u niet alleen wilt zoeken op de inhoud van archiveerde e-mails in MailStore, maar bijvoorbeeld ook op parameters zoals datum, plek en grootte.


Pagina 8 van 13

“Zoeken naar” (Search for) Voor het veld Search For gelden dezelfde zoek-opties als hiervoor besproken bij MailStorezoekopdracht (MailStore Search).

Zoek-opties onder "Uitgebreid zoeken” (Extended Search) 

Onderwerp (Subject) – Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in het onderwerp van een e-mail. Standaard staat deze optie aan.



Afzender/Geadresseerde (Sender/Recipient) – Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in de velden "From", "To", "Cc", and "Bcc". Standaard staat deze optie aan.



Tekst van bericht (Message body) – Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in het berichtveld van e-mails. Standaard staat deze optie aan.



Bestandsnaam van bijlage (Attachments File Names) – Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in bestandsnamen van attachments (bijlagen). Standaard staat dit aan.



Inhoud bijlage (Attachment Contents) – Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in de tekst van attachments (bijlagen). Standaard staat deze optie aan.

Zoek-opties onder “Algemeen” (General) 

Map (Folder) – Met deze optie kunt u een specifieke MailStore map selecteren waarin u naar emails wilt zoeken. Standaard wordt gekeken naar alle mappen.



Inclusief submappen (Include subfolder) - Met deze optie kunt u aangeven of u tevens in sub-mappen van de hierboven genoemde MailStore map naar e-mails wilt zoeken. Standaard wordt gekeken naar alle sub-mappen.



Van (From) - Met deze optie kunt u gericht zoeken naar e-mails met bepaalde informatie in het veld "From". Bij dit veld gelden dezelfde zoek-opties als besproken bij MailStore-zoekopdracht (MailStore Search).



Aan/CC/BCC (To/Cc/Bcc) - Met deze optie kunt u gericht zoeken naar e-mails met bepaalde informatie in de velden "Aan" (To), "CC", and "BCC". Bij dit veld gelden dezelfde zoek-opties als besproken bij MailStore-zoekopdracht (MailStore Search).



Datum (Date) - Met deze optie kunt u een specifieke periode kiezen waarbinnen u naar e-mails wilt zoeken. Bij de optie “Aangepast” (Custom) kunt u de start- en eindtijd handmatig invoeren. Standaard wordt gekeken naar e-mails van elke datum.


Pagina 9 van 13

Zoek-opties onder "Uitgebreid” (Extended) 

Berichten met/zonder bijlagen (Messages with/without attachments) – Met deze optie kunt u aangeven of u wilt zoeken in e-mails met attachments (bijlagen) of in e-mails zonder attachments. Met beide opties geselecteerd (standaardinstelling) of beide opties nietgeselecteerd, heeft uw zoekopdracht betrekking op alle e-mails in MailStore. Opmerking Achtergrondplaatjes in e-mails kunnen ook door MailStore ook als attachments (bijlagen) worden beschouwd.



Grootte (Size) - Met deze optie kunt u aangeven of u wilt zoeken naar e-mails met een bepaalde grootte (size). Standaard wordt gekeken naar alle e-mails (“Any Size”), maar u kunt ook een andere optie kiezen uit het menu, waarna u de minimale of maximale grootte kunt invoeren, of de twee waarden kunt invoeren waartussen de grootte van e-mails mag liggen.



Prioriteit (Priority) – Met deze optie kunt u aangeven of u wilt zoeken naar e-mails met een bepaalde prioriteit, ingesteld door de verzender.

Start de Zoekopdracht Als u alle zoekcriteria heeft ingevuld dan klikt u onderaan op “Zoeken” (“Search’). De resultaten van uw zoekopdracht worden dan getoond in een lijst.

Start een nieuwe zoekopdracht Om uw zoekinstellingen te wissen klikt u op “Nieuwe zoekopdracht” (“New Query). Alle zoek-opties worden dan op hun standaardwaarden gezet, waarmee alle e-mails in uw archief worden doorzocht.


Pagina 10 van 13

Het opslaan van een zoekopdracht Zoekinstellingen die u vaker wilt gebruiken kunt u opslaan met “Opslaan als” (Save As) en vervolgens weer oproepen met “Open”.


Pagina 11 van 13

6. Bericht terugzetten (Restore Message)

Voor het terugzetten van een gearchiveerde e-mail naar Outlook, gaat u als volgt te werk: 1. Zoek de e-mail in het archief en open het. 2. In de MailStore Outlook Add-in, klik op Bericht terugzetten (Restore Message). 3. Sleep het envelop-icoontje (zie onder) naar een Outlook e-mail map. (U kunt e-mails ook naar een Windows Verkenner-map slepen)

De e-mail wordt onmiddellijk in de map geplaatst, of na een paar seconden, afhankelijk van de grootte.


Pagina 12 van 13

7. Instellingen (Settings)

Standaard maakt de MailStore Outlook Add-in gebruik van dezelfde regionale instellingen als Outlook. De regionale instellingen kunnen ook handmatig door u worden ingesteld met de optie Instellingen (Settings). Zodoende kunt u bijvoorbeeld de gewenste taal van MailStore instellen of de gewenste datum-/tijdnotatie.

Einde Handleiding


Pagina 13 van 13

Handleiding Mailstore Add-in voor Microsoft Outlook

Recommend Documents