Factsheet Reservations Add-in for Microsoft Outlook

Factsheet

Reservations Add-in for Microsoft Outlook Facility Management via Microsoft Outlook

Gebruik van Outlook voor afspraken en e-mail is binnen veel organisaties de standaard. Om deze intuïtieve en gebruiks­ vriendelijke oplossing ook voor Facility Management in te zetten, kunt u gebruik maken van de Outlook Add-in.

Door de volledige integratie met MS Outlook kunt u reserveringen voor bijvoorbeeld vergaderzalen, boardrooms, spreekkamers of auto’s op de gebruikelijke wijze via Outlook vastleggen. Met de Outlook Add-in kunt u direct de gewenste catering en faciliteiten reserveren. Daarnaast is het mogelijk om in dezelfde handeling een externe bezoeker aan te melden. De complete reservering wordt automatisch geregistreerd in uw Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Vergaderingen kunt u snel afstemmen op (Outlook) agenda’s van deelnemers. Vanuit één scherm beschikt u over alle relevante informatie. Inzage in actuele beschikbaarheid van uw zalen krijgt u in één oogopslag via een overzichtelijk MS Outlook planbord. Via een Outlook vergaderverzoek worden deelnemers aan een bijeenkomst uitgenodigd. Na acceptatie verschijnt de afspraak automatisch in de persoonlijke Outlook agenda. Kortom, de integratie van uw FMIS en MS Outlook werkt efficiënt voor gebruikers èn voor uw facilitaire organisatie. ►

Aan het bekende MS Outlookscherm zij een aantal opties toegevoegd.

1. Selecteer datum/tijd vanuit uw agenda 2. Nodig deelnemers uit voor de bijeenkomst

In 5 stappen maakt u een reservering via MS Outlook in Prequest

3. Klik op de button (my)Prequest 4. Selecteer de gewenste ruimte en voeg faciliteiten (b.v. beamer) en catering toe

 1.

3.

 

2.

 

 4.

Vervolgens ontvangen de deelnemers een reserveringsbevestiging

5.

 

5. Sla de afspraak op: V▪ De reservering staat in uw Outlookagenda ▪ V▪ Vanuit Outlook wordt de reservering ▪ automatisch opgeslagen in Prequest V▪ Genodigden ontvangen via Outlook ▪ automatisch een vergaderverzoek

UW MEERWAARDE VOOR DE (FACILITAIRE) ORGANISATIE

VOOR DE (INTERNE) KLANT

Klantgerichte service, beter ondersteuning van uw core business

Gebruiksgemak; op vertrouwde wijze zelfstandig reserveringen kunnen maken

Van registreren naar regisseren

Niet afhankelijk van bereikbaarheid van de servicedesk

Prequest biedt standaard managementrapportages zoals bezettingsgraad, cateringbehoefte

Laagdrempelige en intuïtieve toegang tot zaalreserveringen

Goed overzicht over gebruik van bedrijfsmiddelen. Behoefte en aanbod kunnen hierdoor goed op elkaar worden afgestemd

Real time inzage in beschikbaarheid van zalen, flexwerkplekken

Specifiek voor ICT: de resources worden via Prequest beheerd, niet langer via MS Exchange Ondersteuning van Het Nieuwe werken: - Reserveringen kunnen 24/7 worden vastgelegd - Ook flexwerkplekken kunt u via Outlook reserveerbaar stellen

OOK HANDIG

EEN VOORBEELD

▪▪ Gebruik van deze functionaliteit voor reserveren van

Uw klanten bestaan uit medewerkers op verschillende locaties. Zalen en de faciliteiten verschillen per locatie. In myPrequest worden automatisch de zalen en faciliteiten getoond die per locatie beschikbaar zijn. Zo kunt u een gedifferentieerd aanbod op maat bieden aan iedere klantgroep. Dit werkt ook prima als u bijvoorbeeld speciale boardrooms heeft waar alleen de Directie gebruik van maakt. Deze ruimten worden alleen aan geautoriseerde gebruikers beschikbaar gesteld, inclusief een specifiek faciliteitenpakket en catering.

bedrijfsauto’s of andere bedrijfsmiddelen ▪▪ Toegang tot MS Outlook betekent toegang tot reserveren; geen separate login ▪▪ U kunt zelf aangeven of uw klant een definitieve reservering kan maken of een aanvraag doet en de servicedesk autoriseert De Outlook Add-in is inzetbaar in combinatie met diverse productlijnen van NPQ Solutions. De functionaliteit kan worden aangesloten op: ▪▪ Prequest 7 ▪▪ myPrequest

MYPREQUEST Naast de voordelen van gebruikersgemak via Outlook en stroomlijnen van facilitaire processen via het FMIS, biedt de Outlook Add-in in combinatie met myPrequest een aantal exclusieve functies.

Op deze wijze voegt myPrequest geavanceerde functionaliteiten toe aan de bestaande mogelijkheden van MS Outlook. ►

CONFERENCE CALLS De combinatie van myPrequest en Outlook is ook praktisch bij het plannen van een telefonische afspraak. Wordt er een conference call gereserveerd, dan toont Outlook direct de ruimtes die technische faciliteiten bieden voor een dergelijke afspraak.

TECHNISCHE ASPECTEN: De Outlook Add-in maakt een combinatie MS Outlook en Prequest Reserveringen. Deze programma’s zijn minimaal nodig om de Add-in te gebruiken. ▪▪ MS Outlook versie 2007 en 2010 ▪▪ Prequest FM Software: ▪▪ myPrequest vanaf versie 2012.1 ▪▪ Prequest 7 vanaf versie 7.11 ▪▪ Diverse autorisatieniveaus mogelijk zodat u: ▪▪ Inzage in beschikbaarheid kan geven ▪▪ Zalen in optie of op aanvraag beschikbaar stellen ▪▪ Uw klant direct kan laten reserveren De Outlook Add-in is een aanvulling op Prequest Reserveringen. Werkt uw organisatie reeds met deze functionaliteit, dan kan deze Add-in eenvoudig worden toegevoegd aan uw FMIS. Alle nieuwe reserveringen via Outlook worden dan automatisch vastgelegd in Prequest. Beschikt u nog niet over een Prequest FM Software, de module Reserveringen? Neem gerust contact met ons op zodat wij u kunnen informeren over de mogelijkheden. ▪

OVER NPQ De MS Outlook Add-in wordt aangeboden door NPQ FM Solutions. Om te komen tot resultaatgerichte oplossingen, biedt NPQ modulaire software voor facilitaire organisaties. Gecombineerd met deskundig advies (vanaf selectietraject tot evaluatie), support en trainingen, worden doelen bereikt. Intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en NPQ vormt daarbij de basis. Wat kunt u verwachten van NPQ? ▪▪ Ervaren en deskundige medewerkers ▪▪ Betrokkenheid bij uw eindresultaat en meedenken met uw situatie ▪▪ Ruime kennis over actuele, technische en marktontwikkelingen ▪▪ Ervaring met complexe implementaties in uiteenlopende trajecten binnen veel branches ▪▪ Toegang tot een breed netwerk van professionele partners