DC Mail: Configuratie en gebruik in Outlook Express *************************************************

DC Mail: Configuratie en gebruik in Outlook Express *************************************************

Geen zorgen 1: Al uw andere instellingen blijven behouden ! Geen zorgen 2: Al uw boodschappen en de mappenstructuur blijven op de server. U kan dus uw emailaccount op een onbeperkt aantal computers instellen, telkens vindt U dezelfde e-mailberichten en mappenstructuur terug !

© Dataconsult BVBA – Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, [email protected]

1

INHOUD CONFIGURATIE IMAP E-MAILACCOUNTS ............................................................3 1. Configuratie Microsoft Outlook Express ........................................................................................................3 GEBRUIK IMAP ............................................................................................9 2. Webmail......................................................................................................................................................................9 3. 3.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2.

Anti-virus en Anti-spam beveiliging...................................................................................................................9 Anti-virus...................................................................................................................................................................9 Anti-spam...................................................................................................................................................................9 Anti-spaminstellingen op domeinniveau ..........................................................................................................10 Anti-spaminstellingen op accountniveau.........................................................................................................12

4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.1.5. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5.

Gebruik Imap met Microsoft Outlook Express ...........................................................................................15 Imap functies .........................................................................................................................................................15 Imap-mappen selecteren.....................................................................................................................................15 Imap-mappen bijwerken ......................................................................................................................................16 E-mailberichten verwijderen.............................................................................................................................16 E-mailberichten verzenden en ontvangen......................................................................................................16 E-mailberichten off-line beschikbaar maken ...............................................................................................18 Nuttige instellingen in Microsoft Outlook Express....................................................................................18 Een e-mailaccountinstelling wijzigen...............................................................................................................18 Een kopie bewaren van een verzonden e-mailbericht.................................................................................19 Een handtekening toevoegen aan een e-mailbericht...................................................................................19 Het adresboek....................................................................................................................................................... 20 Microsoft Outlook Express opstarten in de map ‘Postvak IN’............................................................... 20


2

CONFIGURATIE IMAP E-MAILACCOUNTS 1. Configuratie Microsoft Outlook Express. 1) Kies ‘Extra’ > ‘Accounts…’.

2) Kies ‘E-mail’ > ‘Toevoegen’ > ‘E-mail…’.


3

3) Vul bij ‘Weergeven naam’ uw naam in. Dit is de naam die als afzender weergegeven wordt wanneer u een e-mailbericht verstuurt. Klik op ‘Volgende’.

4) Vul bij ‘E-mailadres’ uw e-mailadres in en klik op ‘Volgende’.

5) Vul de volgende instellingen in: o Het servertype voor inkomende e-mail is een: ‘IMAP’-server. o Server voor inkomende e-mail (POP3, IMAP of http): Het adres van de mailserver voor inkomende e-mail: mail.. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be. o Server voor uitgaande e-mail (SMTP): Het adres van de uitgaande mailserver van uw internetprovider, bv. Skynet: relay.skynet.be, Easynet: smtp.easynet.be, Telenet: uit.telenet.be, ….


4

6) Vul bij ‘Accountnaam’ de gebruikersnaam van uw e-mailaccount in. Vul bij ‘Wachtwoord’ het wachtwoord van uw e-mailaccount in. Vink de optie ‘Wachtwoord onthouden’ aan. Klik op ‘Volgende’.

7) Uw e-mailaccount is nu aangemaakt en u krijgt hiervan de bevestiging: ‘Informatie compleet’. Klik op ‘Voltooien’.


5

8) U ziet nu uw aangemaakte e-mailaccount in de lijst verschijnen. Selecteer de account en klik op ‘Eigenschappen’.

9) Kies ‘Algemeen’ en vul bij ‘E-mailaccount’ een naam in voor deze account. Dit is belangrijk voor als u meerdere e-mailaccounts configureert. Zo kan u het onderscheid maken tussen de verschillende e-mailaccounts. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om terug te keren naar het vorige scherm.

10) Klik op ‘Sluiten’ om het overzichtsvenster van de e-mailaccounts te sluiten. 11) Kies ‘Ja’ bij de vraag ‘Wilt u mappen downloaden van de e-mailserver die u hebt toegevoegd?’


6

12) De verschillende mappen van uw e-mailaccount worden opgehaald van de server. Selecteer de imap mappen (1) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook Express en klik daarna op de knop ‘Weergeven (2)’. Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u op ‘Verbergen (3)’. De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op ‘OK’ om dit scherm te sluiten.

13) Uw e-mailaccount is nu aangemaakt. U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen in uw Microsoft Outlook Express venster. Een nieuwe imap e-mailaccount wordt afzonderlijk van uw ‘Lokale mappen’ weergegeven.


7


8

GEBRUIK IMAP 2. Webmail. U kan uw e-mail ook raadplegen via Webmail. Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari, …) en tik het volgende adres in: http://www.:32000. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw e-mailaccount in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw emailaccount. Klik vervolgens op ‘Inloggen’ (3) om in te loggen en uw e-mailberichten te raadplegen. U zal merken dat u identiek dezelfde mappenstructuur terugvindt als in uw e-mailprogramma. Via de rubriek ‘Instellingen’ kan u uw Webmail aanpassen naar uw eigen wensen.

3.

Anti-virus en Anti-spam beveiliging. Alle internetgebruikers worden meer en meer geconfronteerd met binnenkomende virussen en ongewenste e-mailberichten (spam). Goede anti-virussoftware en spamfilter is tegenwoordig voor elke internetgebruiker een absolute noodzaak geworden. Om u als klant optimaal te beschermen hebben wij geopteerd om alle e-mailberichten te analyseren vooraleer deze in uw e-mailbox aankomen. Dankzij de implementatie van verschillende filters en technologieën wordt het aantal ongewenste e-mailberichten in uw DC Mailbox tot een minimum herleid. Desondanks raden wij u aan om uw eigen anti-virussoftware op uw server en werkposten te behouden daar niet alle virussen binnenkomen via e-mail. U gebruikt misschien ook andere, minder goed beschermde e-mailboxen en ook voor het surfen op het web heeft u best een goede antivirus en anti-spywaresoftware. Voor advies hieromtrent kan u ons altijd vrijblijvend contacteren op [email protected].

3.1. Anti-virus. De anti-virussoftware haalt elk uur een update op van de laatste anti-virusdefinities om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een nieuwe virusuitbarsting. Virussen worden onmiddellijk uit uw e-mailberichten verwijderd. 3.2. Anti-spam. U heeft 100% controle over de anti-spaminstellingen. U kan zelf filters toevoegen en beheren om zo het aantal e-mailberichten die verkeerdelijk als spam bestempeld worden quasi uit te sluiten. U kan filters toevoegen op 2 niveau’s: domeinniveau en accountniveau.


9

3.2.1. Anti-spaminstellingen op domeinniveau. Anti-spaminstellingen op domeinniveau worden toegepast op alle accounts binnen dit domein. Deze hebben voorrang op de instellingen op accountniveau (3.2.2.). U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari …) en tik het volgende adres in: http://:32000/accounts. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000/accounts.

Vul bij Username en Paswoord de logingegevens in van de Administrator. Kies bij ‘Language’ voor ‘Dutch’ en klik op ‘Login’. o

Na het inloggen ziet u een lijst van domeinnamen waartoe u toegang heeft. Klik op de domeinnaam waarvoor u de instellingen wenst aan te passen.

o

Klik vervolgens op ‘Instellingen’.

o

Klik vervolgens op ‘B&W’ (= Black & White lists) en nadien op ‘B&W filter’.


10

o

U krijgt nu onderstaand scherm te zien. Wanneer u nog geen B&W filters toegevoegd heeft komt u automatisch in het scherm om een filter toe te voegen. Indien u wel al een filter heeft, klikt u op ‘Add’ om een nieuwe B&W filter toe te voegen.

Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. Function: de conditie voor de eigenschap. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Action: de actie die u wilt ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle e-mailberichten te verwijderen die het woord ‘viagra’ bevatten.

We kiezen volgende eigenschappen: Item: Specified header. Function: Contains string (Separate with semi-colon). String: From: telenet.be;skynet.be Action: Accept. Klik vervolgens op “Add”. We krijgen nadien volgend scherm te zien:


11

Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast ‘viagra’ kan u op “Modify” klikken en de andere domeinen toevoegen. Klik nadien op “Add” om te bevestigen. Sluit daarna dit venster en het volgende venster en klik op ‘Afmelden’.

3.2.2. Anti-spaminstellingen op accountniveau. Anti-spaminstellingen op accountniveau dient u per account afzonderlijk in te stellen. De instellingen op domeinniveau (9.2.1.) hebben voorrang op de instellingen op accountniveau. U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari, …) en tik het volgende adres in: http://:32000. Vervang door de correcte domeinnaam, bv. http://www.dcmail.be:32000. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw e-mailaccount in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw e-mailaccount. Klik vervolgens op ‘Inloggen’ (3) om in te loggen en uw e-mailberichten te raadplegen.


12

o

Na het inloggen ziet u de inhoud van uw mailbox. Indien dit scherm niet in het Nederlands is, kan u de taal wijzigen door te klikken op ‘Settings’.

Kies onderaan bij ‘Web mail language’ voor ‘Dutch’ en klik op ‘Save Changes’.

o

Klik op ‘Instellingen’ > ‘Black & White lijst’.

o

Vink bovenaan ‘Enable’ aan.


13

Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Actie: de actie die u wil ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle e-mailberichten te verwijderen die het woord ‘viagra’ bevatten.

We kiezen volgende eigenschappen: Item: Subject: contains. String: viagra Actie: Verwijder. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’. We krijgen nadien volgend scherm te zien:

Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast ‘viagra’ kan u op ‘Kop Bevat String’ klikken en de andere woorden toevoegen. Klik nadien op ‘Aanpassen’ om te bevestigen. Klik op het rode kruisje bovenaan rechts om uit te loggen.


14

4. Gebruik imap met Microsoft Outlook Express. 4.1. Imap functies. U dient eerst en vooral twee functies te leren gebruiken: ‘Imap-mappen selecteren’ en ‘Imapmappen bijwerken’ (Account synchroniseren). U vindt deze functies door uw e-mailaccount titel te selecteren.

4.1.1. Imap-mappen selecteren. ‘Imap-mappen’ gebruikt u indien u sommige mappen al dan niet wenst te zien in uw Microsoft Outlook Express scherm. De map blijft echter altijd bestaan op de server.

Klik eerst op de knop ‘Beginwaarden (1)’ om de mappen op te halen van de server. Selecteer de imap mappen (2) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook Express en klik daarna op de knop ‘Weergeven’ (3). Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u ‘Verbergen’ (4). De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op de knop ‘OK’ om dit scherm te sluiten. De mappenlijst wordt nu bijgewerkt en enkele ogenblikken later ziet u enkel nog de mappen die u wenst.


15

4.1.2. Imap-mappen bijwerken. Met de functie ‘Account synchroniseren’ wordt de mappenlijst bijgewerkt. 4.1.3. E-mailberichten verwijderen. De ‘Verwijder’ functie werkt anders bij imap: de boodschap wordt doorlijnd en niet onmiddellijk verwijderd.

Om de boodschappen definitief te verwijderen klikt u op ‘Bewerken’ > ‘Berichten permanent verwijderen’.

Het is mogelijk om de verwijderde items automatisch definitief te verwijderen. Om deze optie te activeren gaat u als volgt te werk: Kies ‘Extra’ > ‘Opties’ > ‘Onderhoud’. Vink de optie ‘Verwijderde items verwijderen bij het verlaten van IMAP-mappen’ aan. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen. Bij het sluiten van Microsoft Outlook Express worden de verwijderde items dan automatisch verwijderd. Zolang een e-mailbericht niet definitief verwijderd is kan u het verwijderen ongedaan maken door rechts te klikken op het verwijderde e-mailbericht en de optie ‘Verwijderen ongedaan maken’ te kiezen. 4.1.4. E-mailberichten verzenden en ontvangen. Standaard wordt in Microsoft Outlook Express bij het opstarten en elke 30 minuten gecontroleerd op nieuwe e-mailberichten. U kan deze instellingen aanpassen via ‘Extra’ > ‘Opties…’.


16

Kies vervolgens ‘Algemeen’ en vink de optie ‘Elke x minuten op nieuwe berichten controleren’ aan. Wijzig de x in een waarde die u zelf wenst. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen.

Indien u niet automatisch om de x aantal minuten wenst te controleren of er nieuwe emailberichten zijn kan u deze optie uitschakelen. Om nieuwe e-mailberichten op te halen dient u dan op uw ‘Postvak IN’ te klikken van uw e-mailaccount. Bij het selecteren van de ‘Postvak INmap’ wordt de inhoud automatisch bijgewerkt en ziet u de nieuwe e-mailberichten verschijnen.


17

4.1.5. E-mailberichten off-line beschikbaar maken. De e-mailberichten en mappenstructuur worden op de server bewaard en blijven op de server. Microsoft Outlook Express haalt standaard enkel de ‘header’ van het e-mailbericht op. Wanneer u het e-mailbericht aanklikt wordt deze naar uw computer gedownload. Merk op dat wanneer het e-mailbericht een bijlage bevat dit enkele tijd (afhankelijk van de grootte van de bijlage) kan duren vooraleer u het e-mailbericht kan lezen, daar de bijlage pas op dat moment gedownload wordt naar uw computer. U kan indien u dat wenst ook al uw e-mailberichten downloaden (off-line beschikbaar maken) zodat u wanneer u geen internetverbinding heeft toch al uw e-mailberichten met bijlagen kan raadplegen. Vooral voor laptopgebruikers die veel op verplaatsing zijn is dit nuttig. U kan dan al uw reeds ontvangen e-mailberichten toch raadplegen daar deze op uw laptop opgeslagen worden. Merk op dat wanneer u een e-mailbericht verwijderd wanneer u off-line werkt, deze bij de volgende connectie met de server ook op de server verwijderd zal worden U kan deze instelling aanpassen door uw e-mailaccount titel te selecteren (1). Selecteer de mappen die u offline wenst te raadplegen (2) en klik vervolgens op ‘Instellingen’ > ‘Alle berichten’ (3). Klik vervolgens op ‘Account synchroniseren’ (4) om de reeds bestaande e-mailberichten offline beschikbaar te maken. Om nieuwe e-mailberichten off-line beschikbaar te maken dient u te kiezen voor ‘Extra’ > ‘Alles synchroniseren’.

4.2. Nuttige instellingen van Microsoft Outlook Express. 4.2.1. Een e-mailaccountinstelling wijzigen. Wanneer u een instelling wenst te wijzigen van uw e-mailaccount dient u als volgt te werk te gaan: © Dataconsult BVBA – Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, [email protected]

18

o o o

Kies ‘Extra’ > ‘Accounts…’. Kies ‘E-mail’ en selecteer de account die u wenst te wijzigen. Klik op ‘Eigenschappen’. Wijzig de instelling die u wenst te wijzigen. Klik op ‘Toepassen’, ‘OK’ en vervolgens op ‘Sluiten’.

4.2.2. Een kopie bewaren van een verzonden e-mailbericht. Om een kopie van een verzonden e-mailbericht op te slaan gaat u als volgt te werk: Kies ‘Extra’ > ‘Opties’ > ‘Verzenden’. Vink de optie ‘Kopie van verzonden berichten opslaan in de map Verzonden items’ aan. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen. 4.2.3. Een handtekening toevoegen aan een e-mailbericht. Om een handtekening toe te voegen aan uw e-mailberichten gaat u als volgt te werk: Kies ‘Extra’ > ‘Opties’ > ‘Handtekeningen’.


19

Klik op ‘Nieuw’ (1). Geef een naam op voor deze handtekening via ‘Naam wijzigen’ (2). Typ bij ‘Tekst’ (3) uw e-mailhandtekening in of kies een vooraf gemaakte handtekening uit een bestand (4). Klik op ‘Geavanceerd…’ (5) om deze handtekening toe te voegen aan een e-mailaccount. Kies de e-mailaccount (6) en bevestig met ‘OK’. Vink vervolgens de optie ‘Handtekening aan alle uitgaande berichten toevoegen’ (7) aan. Indien u meerdere handtekeningen ingevoerd heeft kan u 1 handtekening als standaard handtekening aanduiden via ‘Als standaard instellen’ (8). Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen. 4.2.4. Het adresboek. Via ‘Extra’ > ‘Adresboek’ opent u het adresboek. U kan een e-mailadres toevoegen via ‘Bestand’ > ‘Nieuw contactpersoon…’. Vul de gegevens van de nieuwe contactpersoon in en klik op ‘OK’. Om e-mailadressen automatisch op te slaan in het adresboek gaat u als volgt te werk: Kies ‘Extra’ > ‘Opties’ > ‘Verzenden’. Vink de optie ‘Degenen die ik beantwoord automatisch in mijn adresboek opnemen’ aan. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen. Om het adres van een ontvangen e-mailbericht toe te voegen aan het adresboek gaat u als volgt te werk: o Open het e-mailbericht. o Bovenaan het e-mailbericht ziet u de naam en e-mailadres van de afzender. Klik rechts op de naam en e-mailadres van de afzender en kies ‘Toevoegen aan adresboek’. Wijzig desgewenst de verschillende gegevens en klik op ‘OK’. Bij het opstellen van een e-mail kan Microsoft Outlook Express namen uit uw adresboek voorstellen bij het intikken van het e-mailadres in de vakken Aan, CC en BCC. Om deze optie in te schakelen gaat u als volgt te werk: Kies ‘Extra’ > ‘Opties…’ > ‘Voorkeuren’ > ‘E-mailopties…’ > ‘Geavanceerde e-mailopties…’. Vink hier de optie ‘Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC’ aan. Klik vervolgens op ‘OK’, ‘OK’ en ‘OK’. 4.2.5. Microsoft Outlook Express opstarten in de map ‘Postvak IN’. Microsoft Outlook Express start standaard op in het hoofdscherm. Om op te starten in de map Postvak IN gaat u als volgt te werk: Kies ‘Extra’ > ‘Opties…’ > ‘Algemeen’. Vink de optie ‘Bij het starten direct naar de map Postvak IN gaan’ aan. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’ om te bevestigen. DC Mail, e-mail overal, snel en veilig.


20

DC Mail: Configuratie en gebruik in Outlook Express *************************************************

Recommend Documents