MAIL MERGE DI MICROSOFT 2003

MAIL MERGE DI MICROSOFT 2003 Mail Merge merupakan fasilitas dari Microsoft Word yang berfungsi untuk membuat suatu dokumen yang dapat dicetak dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama namun ada beberapa bagian dari dokumen tersebut yang berbeda. Contoh dokumen yang dapat dibuat dengan mail merge adalah surat, amplop, catalog dan lain sebagainya. Untuk membuat dokumen dengan mail merge diperlukan 2 komponen utama yaitu : 1. Dokumen induk/ utama berisi naskah dokumen yang akan dicetak. 2. Sumber data berisi beberapa data yang berbeda yang akan digabungkan dengan dokumen induk, sumber data dapat berbentuk file access, excel ataupun dari word.. Sebagai contoh kita akan membuat 100 surat undangan yang formatnya sama namun diberikan kepada orann yang berbeda. Cara paling mudah adalah meng”copy-paste”kan

halaman

surat

yang

pertama

ke

halaman-halamn

selanjutnya, kemudian kita ganti tulisan pada bagian subjek surat atau Kepada. Cara ini akan menghabiskan waktu dan kurang efisien karena tingkat kesalahan tinggi dan capek untuk copy-paste. Dengan memanfaatkan mail merge kita hanya cukup membuat satu halamn induk/utama kemudian dihubungkan dengan sumber data yang berisi data subjek surat. Langkah-langkah membuat dokumen dengan mail merge, sebagai berikut. 1. Buat dokumen induk/ utama yang akan dicetak. Sebagai contoh kita akan membuat dokumen surat, pada bagain subjek surat kita kosongkan saja.

Dokumen induk/ utama dalam bentuk surat.

Pada bagain subjek surat dan isi surat kita beri tanda titik yang nantinya akan kita ganti dengan data berasal dari sumber data. 2. Kemudian pilih menu Tools  Letters and Mailings  Mail Merge untuk memulai pengaturan mail merger hingga muncul task bar dibagian kanan halaman. Selanjutnya pilih dokumen yang diinginkan pada menu Select document type, kita pilih Letters. Kemudian klik menu Next : Starting Document dibagian bawah task bar Mail Merge.

Tampilan pilihan dokuemn mail merge.

Menu di task bar untuk langkah selanjutnya.

3. Pada tampilan ini pilih Use the current document untuk menggunakan document yang sedang dibuka/ aktif sebagi dokumen induk, klik Next: Select recipient untuk lanjut ke tahap pemilihan sumber data. 4. Pilih Type a new list untuk membuat sumber data baru dan klik Create hingga tampil kotak dialog New Address List.

Kotak dialog New Address List

5. Secara default akan menampilkan field seperti Title, First Name dan sebagainya. Kita dapat mengatur format field dengan memilih tombol Customize hingga muncul customize Address List.

Kotak dialog Customize Address List

6. Klik Add untuk menambah atau klik Rename untuk mengganti nama field sedangkan Delete untuk menghapus List. Setelah selesai klik OK hingga kembali di kotak dialog New Address List. 7. Isikan field-field sesuai dengan keinginan anda. Untuk mengisikan beberapa data baru klik New entry.

Pengisian data di kotak dialog New Address List

Jika selesai, klik Close hingga muncul kotak dialog Save Address List unyuk menyimpan data dengan file type “.mdb” atau sebagai file Microsoft Office Access. Contoh kita simpan dengan nama “data surat.mdb”. 8.

Setelah disimpan, Microsoft Word akan menampilkan kotak dialog Mail Merge Recipient yang berisi data-data yang telah isikan tadi. Data-data yang tampil dapat kita diedit jika ada kesalahan dengan memilih Edit. Selain itu kita juga dapat menyaring data mana yang akan dipilih dengan memilih tanda anak panah yang ada pada setiap field. Contoh filed kota, kita pilih kota semarang, maka yang akan tampil hanya data yang berkota semarang.

Kotak dialog Mail Merge Recipients

9. Kemudian klik OK pada kotak dialog Mail Merge Recipient hingga muncul toolbar Mail Merge pada naskah .

Toolbar Mail Merge

10. Pilih Next: Write Your Letter pada taskbar Mail Merge jika belum membuat dokumen induk. Jika dokumen induk merupakan dokumen yang katif, klik Close. 11. Selanjutnya, anda dapat menyisipkan nama-nama field dari sumber data ke dokumen induk. Menyisipkan data field ke dokumen induk 1. Letakkan kursor ke bagian dimana field akan diletakkan, contoh disini kita letakkan pada bagian subjek surat.

Tampilan bagian subjek surat

2. Tekan tombol Insert Merge Fields yang ada pada toolbar Mail Merge sehingga tampil kotak dialog Mail Merge Field.

Kotak dialog Insert Merge Field

Selanjutnya pilih field mana yanga akan disipkan ke dokumen, kemudian klik Insert untuk menyisipkan dan klik Close untuk mengakhiri kotak dialog. 3. Lakukan langkah yang sama untuk bagian yang lain hingga bagian subjek surat menjadi seperti dibawah ini.

Bagian subjek surat setelah diberi data Mail Merge.

4. Setelah selesai , simpan lagi data tersebut untuk keamanan. 5. Klik menu View Merged Data untuk menampilkan data atau tulisan dari data field yang telah dimasukkan.

Komponen View Merged Data dan tampilan subjek surat.

Menggabungkan sumber data dengan dokumen Induk. 1. Untuk mengisikan ke semua dokumen, klik tombol navigasi yag ada di toolbar mail merge. 2. Untuk mencetak dokumen secara langsung, kita klik tombol printer pada toolbar standar.

Tombol Navigasi

3. Jika menginginkan dokumen tersebut untuk digambungkan menjadi 1, klik tombol Merge to New Document. Simpan dokumen mail merge dengan nama yang lain.

4. Dokumen yang baru telah diselesai dibuat, dokumen yang baru akan berjumlah sesuai dengan jumlah data yang di sumber data.