Datum uw brief

Ingekomen stuk D13 (PA 29 januari 2014)

Financiën Control en Audit

Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 17 december 2013

Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Th. de Graaf P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic

Onderwerp

FA80/13.0014776

Ronald Decates

Datum uw brief

Doorkiesnummer

Managementletter interim-controle 2013

Geachte leden van de raad,

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected]

(024) 3299474

Aldus vastgesteld in de vergadering van:

Uw raad heeft aan Ernst & Young (EY) Accountants de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2013 te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole wordt een tussentijdse controle uitgevoerd, de interim-controle. U heeft via de auditcommissie voor de controle 2013 de volgende specifieke aandachtspunten aan de accountant meegegeven: • • •

sturing en beheersing de drie grote decentralisatieoperaties; wat is de stand van Devan voorzitter, De secretaris, zaken? worden de nodige voorbereidingen getroffen? Wordt de sturing op de budgetten en de beheersing goed in de organisatie verankerd? sturing en beheersing van de grondexploitaties, e.e.a. tegen de achtergrond van de motie van 16 juni “parameters in de Waalsprong” beheersing van de voorgenomen bezuinigingsoperaties; dit met het oog op de nieuwe bestuursperiode 2014-2018

De interim-controle is in oktober 2013 uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen zijn vastgelegd in de (bijgevoegde) Managementletter interim-controle 2013. In deze brief informeren wij u over de belangrijkste conclusies. Interim-controle De interim-controle is een tussentijdse controle op de werking van de financiële processen en de bedrijfsprocessen. De interim-controle maakt onderdeel uit van de controle van de jaarrekening 2013. Het primaire doel van de interim-controle is vast te stellen dat de administratieve organisatie en de daarin vervatte maatregelen van interne controle voldoende waarborgen dat de jaarcijfers juist en volledig zijn, en niet materieel afwijken van de werkelijkheid en dat er wordt voldaan aan de van toepassing zijnde weten regelgeving. De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle worden, middels een managementletter, aangeboden aan ons college. Vervolgens informeren wij u over de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

www.nijmegen.nl

1

Gemeente Nijmegen Financiën Control en Audit

Vervolgvel

1

De jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2013 wordt in februari 2014 uitgevoerd en afgerond. Het verslag van bevindingen bij de jaarrekening wordt door de accountant aan uw raad aangeboden. De door EY Accountants uitgevoerde interim-controle is dus gericht op een effectief ingerichte en goed werkende interne controle en risicobeheersing van de financiële en bedrijfsprocessen. Hiermee wordt een beeld verkregen van de kwaliteit van het zelfcontrolerende vermogen in de organisatie en de mate waarin de (tussentijdse) verantwoordingsinformatie getrouw wordt weergegeven. De accountant concludeert dat de kwaliteit van de procesbeheersing en interne controle goed is in het kader van de controle van de jaarrekening. In de Managementletter interim-controle 2013 worden een beperkt aantal aandachtspunten benoemd. De gemeente Nijmegen ligt echter op schema, de aandachtpunten zullen op tijd worden afgewerkt. Er zijn geen risico’s die de controle van de jaarrekening 2013 in de weg staan. Voor alle bevindingen en aanbevelingen wordt kortheidshalve verwezen naar de (bijgevoegde) Managementletter interim-controle 2013. Hierin worden tevens behandeld de specifieke aandachtspunten die uw Raad via de auditcommissie aan de accountant heeft meegegeven. Wij onderschrijven de bevindingen en conclusies van de accountant en nemen de adviezen over. Verbeteracties Er is een overzicht gemaakt met daarin de verbeterpunten voortkomend uit de Managementletter interim-controle 2013. De verantwoordelijke afdelingen zullen verbeteracties formuleren en uitvoeren. Over de voortgang van de activiteiten zullen wij u periodiek informeren als onderdeel van de begrotings- en verantwoordingscyclus bij gelegenheid van de Voor- en Najaarsnota. Wij hopen u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd over de resultaten van de interim-controle.

Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

Bijlage: Managementletter interim-controle 2013

www.nijmegen.nl

Gemeente Nijmegen

20 november 2013


Lees meer

Terug Tel.: +31 (0) 88 - 407 6092 Fax: +31 (0) 88 - 407 6005 www.ey.nl

EY Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem Postbus 30116

VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN

Arnhem, 20 november 2013

Kenmerk

Managementletter interim-controle 2013 Geacht college, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim-controle. Voor een nadere omschrijving van uw opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle, uw attentiepunten en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met respectievelijk het bureau Control & Audit, het MT Financiën en de portefeuillehouder Financiën.

In deze managementletter richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle 2013 van dienst te zijn geweest en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, EY Accountants LLP

drs. J.M.A. Drost RA

Ernst & Young Nederland LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335595. Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432942. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Lees meer

Inhoudsopgave

Dashboard

Waar staat de gemeente?

Grondexploitaties

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

Bijlagen

Terug

Inhoudsopgave

1

Dashboard interim-controle

2

Belangrijkste uitkomsten tussentijdse controle

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Beheersing grondexploitaties De nieuwe Aanbestedingswet Ontwikkeling bijstandsdebiteuren Planning jaarrekeningtraject IT-omgeving

3

Bedrijfsvoeringsmonitor

3.1 3.2 3.3

Bedrijfsvoeringsmonitor Voortgang IC-uitvoering Aandachtspunten IC uitvoering

4

Aandachtspunten van de Raad

4.1 4.2 4.3 4.4

Inleiding Beheersing van grondexploitaties Stand van zaken decentralisaties Bezuinigingsprogramma

Bijlage 1

Reikwijdte en controleaanpak

Pagina 2

Lees meer

Terug

2013 Dashboard interim-controle

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

1 Dashboard interim-controle Belangrijkste bevindingen interim-controle ► ►

► ►

Monitor Grondexploitaties

Procesbeoordeling

Samenwerking Sociaal Domein

Actualiteiten

Grondexploitaties; hiertoe wordt verwezen naar attentiepunt Raad. De nieuwe Aanbestedingswet; nieuwe aanbestedingsregels vertaald naar beleid, nu verankeren in procesgang en vervolgens toetsing op rechtmatige uitvoering. Bijstandsdebiteuren; positie blijft toenemen. In pragraaf 2.3 gaan wij hier verder op in. Planning jaarrekeningtraject 2013 strak; dit vraagt om een gestructureerde aanpak en adequate dossiervorming hieromtrent. SiSa-uitvoering en grondexploitaties zijn hierbij belangrijke items.

Attentiepunten Raad ►

Decentralisatie: beoogde ingangsdatum voor de drie wetten, Participatiewet, Jeugdwet en WMO, is nog steeds 1 januari 2015. Uw gemeente is volop bezig met het treffen van adequate voorbereidingen.

►

Grondexploitaties: actualisatie met peildatum 1 oktober 2013, effecten worden verwerkt in Stadsrekening 2013.

►

Bezuinigingen: conform Perspectiefnota € 33mln waarvan € 11,7 mln is geconcretiseerd en verwerkt in de Programmabegroting en € 21,1 mln aan taakstellingen welke ingevuld worden naar aanleiding van geformuleerde onderzoeksopdrachten. Monitoring van realisatie op orde.

►

De afgelopen jaren was u van ons gewend dat wij in de managementletter een paragraaf over de externe actuele ontwikkelingen opnamen. Wij hebben dit jaar, conform uw wens om de management letter compact te houden, gekozen om in het najaar een aparte brochure uit te brengen met ontwikkelingen die relevant kunnen zijn voor uw gemeente.

Pagina 4

Lees meer

Terug


Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

2 Belangrijkste uitkomsten tussentijdse controle

2.1 Beheersing grondexploitaties

Herijkte parameters in Risiconota 2013 plausibel geacht

Control op grondexploitatie versterkt

In hoofdstuk 3 gaan wij nader in op de (bestuurlijke) aandachtspunten rondom grondexploitaties. Onze belangrijkste opmerkingen zijn: -Nijmegen is voornemens stevig in te grijpen door herziening van grote projecten. In de risiconota word nader toegelicht waarom (hernieuwd) ingrijpen nodig geacht wordt. De parameters zijn herijkt en tevens getoetst door onze specialistische afdeling EY Real Estate Advisory Services (REAS). Zij achten de herijkte parameters plausibel. De doorrekeningen in het VGP 2014 zullen op basis van deze parameters plaatsvinden met als peildatum 1 oktober 2013. -De onafhankelijke control op grondexploitaties is inmiddels nader uitgewerkt. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. Wij constateren dat de control op grondexploitaties (waarvan waarderingsaspecten belangrijk onderdeel uitmaken) in werking is en structureel geborgd is in de interne procedures. Wij vragen uw aandacht voor goede dossiervorming ter onderbouwing (waaronder marktanalyses) van gekozen uitgangspunten zoals afzettempo, volume (aanbod/programmering versus marktvraag) enzovoorts.

2.2 De nieuwe Aanbestedingswet De Aanbestedingswet 2012

Intern beleid is aangepast

Drempelwaarden motiveren

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 ingevoerd. Conform deze wet moeten aanbestedende diensten bij het aanbesteden van opdrachten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft hier invulling aan. Met het Aanbestedingsbesluit is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. De gemeente Nijmegen heeft in 2013 haar inkoopbeleid aangepast naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012, ingangsdatum 1 april 2013. Dit hernieuwde beleid is vastgelegd in de Kadernota Inkoop gemeente Nijmegen. In de Kadernota Inkoop staat wat de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Nijmegen zijn bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. Dit beleid is vertaald in een inkoop- en aanbestedingsreglement, de ’Nijmeegse Inkoopregels’, waarin concreet toepasbare richtlijnen voor de inkopende organisatie zijn weergegeven. Ten aanzien van de keuze van de aanbestedingsprocedure zijn door de gemeente Nijmegen drempelwaarden gesteld. Deze drempelwaarden komen niet geheel overeen met de richtinggevende drempelwaarden die de Gids proportionaliteit zijn opgenomen. Het is mogelijk om van deze drempelwaarden af te wijken mits dit reëel geacht wordt door de aanbestedende dienst en dit expliciet gemotiveerd wordt. Wij hebben uw gemeente geadviseerd een nadere toelichting op te nemen bij de ‘Nijmeegse Inkoopregels’, waarin de totstandkoming van de drempelbedragen worden gemotiveerd.

Pagina 6

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.2 De nieuwe Aanbestedingswet; Vervolg Zware motiveringsplicht

De gids Proportionaliteit kent een zware motiveringsplicht op diverse punten in het aanbestedingsproces. Een samenvatting is opgenomen in de checklist ‘Motiveringen in het aanbestedingsproces’. Wij hebben vernomen dat uw organisatie binnen het aanbestedingsproces voldoet aan de motiveringsvereisten zoals gesteld in de gids Proportionaliteit, echter was dit ten tijde van onze tussentijdse controle nog niet vastgelegd. Wij hebben met uw organisatie afgesproken om zichtbaar te maken dat aan deze motiveringsvereisten wordt voldaan. Vervolgens is het van belang om dit binnen de interne controle te toetsen.

2.3 Ontwikkeling bijstandsdebiteuren Bijstandsdebiteuren nemen toe

De vordering uit hoofde van de bijstandswet is de afgelopen jaren toegenomen van € 26 miljoen ultimo 2009 naar tot €32,5 miljoen ultimo 2012. Ondanks de inspanningen van de gemeente Nijmegen waar onder de dynamisering van het aanmanings- en incassobeleid is de vordering in de eerste helft van 2013 toegenomen tot € 33 miljoen. Gezien de toename van het risicoprofiel van de gemeente Nijmegen; circa de helft van de openstaande vorderingen betreft fraudevorderingen en de economische situatie, is de verwachting dat deze stijging verder door zal zetten. Een risico is dat bij het huidige beleid de vordering uit hoofde van de bijstandswet blijft toenemen. Openstaande vorderingen en in het bijzonder fraudevorderingen resulteren in een relatief hoog oninbaarheidsrisico. Dit geeft het openstaande vorderingenbestand gezien de aard van de vorderingen in combinatie met de economische situatie een hoog financieel risicoprofiel. Gemeente Nijmegen heeft medio 2012 een nieuwe methodiek voor analyse van debiteuren ontwikkeld. Hierbij wordt door middel van periodieke analyse de opbouw van het debiteurenbestand (ouderdom, bedrag, soort vordering, leeftijd cliënt, verwachte aflossingscapaciteit, rekening houdend met gemiddelde levensverwachting en het verwachte niet inbare deel van de vordering) beoordeeld. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters die in de methode gebruikt worden beoordeeld en ingestemd met de huidige systematiek. In navolging van onze advies in 2012 adviseren wij de gemeente Nijmegen te analyseren en na te gaan of de oorzaak van de toename van het openstaande saldo gevonden moet worden in het proces van toetsing van aanvraag en toekenning of dat er andere oorzaken aanwezig zijn; indien vanuit strakkere handhaving (veel) meer fraudevorderingen geconstateerd worden, is van belang te weten of eventuele aanscherping en beheersing in het proces van toetsing en toekenning nodig is.

Pagina 7

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.4 Planning jaarrekeningtraject Strak jaarrekeningtraject vraagt om discipline

U heeft besloten het jaarrekeningtraject 2013 te vervroegen. Dit mede in verband met de aankomende gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart 2014. Ten overvloede merken wij op dat het van belang is dat de voorbereidingen hiertoe gestructureerd plaatsvinden en gemaakte afspraken en deadlines nageleefd worden. Hiertoe hebben wij reeds afspraken gemaakt met uw organisatie. Belangrijke onderwerpen hierbij zijn: - Inzichtelijk maken van planning rondom jaarrekeningtraject; - Planning doorvertalen naar werkinstructies voor betreffende (vak-)afdelingen; - Bewaken van gestelde deadlines binnen deze planning; - Zorgdragen voor een adequate dossiervorming; - Adequate onderbouwing van (onderhouds-) voorzieningen; - Toetsing en dossiervorming rondom grondexploitaties; van belang is dat actuele exploitatieberekeningen beschikbaar zijn ter onderbouwing van de waardering (en eventuele verliesvoorziening) in de jaarrekening. Dit is ook van belang voor verbonden partijen zoals Bergerden en Waafront. - Toetsing en dossiervorming rondom SiSa verantwoording.

Pagina 8

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.5 IT-Omgeving Algemeen

Voor de jaarrekeningcontrole wordt elk jaar in toenemende mate gesteund op informatie beheerd in of afkomstig uit IT systemen. Om op die informatie te kunnen steunen is het van groot belang dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking in de IT systemen is gewaarborgd. Indien dat het geval is dan levert dat voordelen op voor de gemeente Nijmegen doordat de informatiehuishouding efficiënter en, daarmee meer kostenbesparend, wordt uitgevoerd. Om de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking te vast te stellen vindt jaarlijks door EY een toetsing plaats op en rondom deze IT systemen. Daarbij vindt een toetsing plaats op applicaties die van materieel belang zijn voor de jaarrekeningcontrole. Een overzicht van de in scope zijnde applicaties voor de interim-controle 2013 hebben wij onderstaand opgenomen: ►CODA (financiën) ►Key2GH/GouwBelastingen (belastingen) Voor CODA hebben wij de IT beheerprocessen wijzigingsbeheer, toegangsbeveiliging en continuïteit onderzocht. Ook hebben wij een beoordeling uitgevoerd op verscheidene geprogrammeerde controls binnen CODA. In het belastingsproces is de vervanging van Key2GH op handen. Eind 2013 zal GouwBelastingen worden geïmplementeerd. In verband met deze implementatie zullen wij de werking van de IT beheerprocessen en de geautomatiseerde controls na deze implementatie uitvoeren.

Bevindingen en volwassenheid IT beheerprocessen CODA

Op basis van de door ons verrichte werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat diverse IT beheersmaatregelen in en rondom CODA als effectief zijn beoordeeld ten opzichte van voorgaand jaar: ►Wijzigingsbeheer: Op basis van onze uitgevoerde deelwaarnemingen hebben wij vastgesteld dat wijzigingen binnen CODA op een beheerste wijze worden doorgevoerd en dat daarbij voldoende aandacht wordt besteed aan onder meer testwerkzaamheden en het accorderen van de wijziging. ►Toegangsbeveiliging: Ten aanzien van het beheer van gebruikers hebben wij vastgesteld dat het toekennen, muteren en intrekken van rechten van gebruikers adequaat verloopt. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de wachtwoordvereisten binnen CODA zijn verbeterd. ►Continuïteit: De gemeente Nijmegen heeft voldoende maatregelen getroffen met betrekking tot het genereren van back-ups van gegevens in CODA. Voor deze back-ups worden periodiek restore-testen uitgevoerd.

Pagina 9

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.5 IT-Omgeving Bevindingen en volwassenheid IT beheerprocessen CODA

Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij in onderstaand schema een opsomming gemaakt van onze bevindingen per applicatie voor een zestal belangrijke aandachtsgebieden die wij in onze controle betrokken hebben. Onderstaand hebben wij de uitkomst opgenomen waarbij de groene uitkomst betekent dat wij geen tekortkoming hebben geconstateerd.

Pagina 10

Lees meer

Terug


Lees meer

Inhoudsopgave

3.1

Samenvatting


Aandachtspunten

Terug

Bijlagen

Bedrijfsvoeringsmonitor gemeente Nijmegen

Uw processen zijn in de basis op orde, er zijn nog verbeterslagen te mogelijk.

Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Nijmegen hebben wij in de tabel op de voorgaande bladzijde de belangrijkste voor onze controle significante processen van de gemeente Nijmegen aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ►Is het proces beschreven? ►Is de opzet van het proces toereikend? ►Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? ►Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? ►Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? ►Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ►Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? ►Is de juridische control beoordeeld en getoetst? ►Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? ►Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van de gemeente Nijmegen in opzet voldoende tot goed scoort. Onderstaand is dit weergegeven in onze bedrijfsmonitor.

Pagina 12

Lees meer

Inhoudsopgave

3.2

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

Voorgang IC-uitvoering

Voortgang interne controle Significante processen

De interne controle op de door ons gecontroleerde processen ligt op schema. Zoals reeds genoemd is gezien de strakke planning rondom het jaarrekeningtraject 2013 een gestructureerde aanpak en goede communicatie van groot belang om de gestelde deadlines te halen. Hieronder geven wij een overzicht van de status van de IC uitvoering.

Status interne controle werkzaamheden

Pagina 13

Lees meer

Inhoudsopgave

3.3

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

Aandachtspunten IC-uitvoering

Aandachtspunten bij IC uitvoering Algemeen

De interne controle op de door ons gecontroleerde processen ligt op schema. De volgende items zijn nog onderbelicht in de IC uitvoering:

IT-omgeving

Automatisering en ICT is tegenwoordig van cruciaal belang voor gemeenten. We hebben afgelopen interim-controle nadrukkelijk aandacht besteed aan uw automatisering en ICT. Wij hebben geconstateerd dat de toetsing van de interne beheersingsmaatregelen rondom logische toegangsbeveiliging, changemanagementprocedures en back-up-en recoveryprocedures van de verschillende applicaties gedurende 2013 nog geen deel uitmaakt van het interne controleproces. Ten aanzien van de beheerbaarheid van uw organisatie is het van groot belang dat deze aspecten adequaat getoetst en verankerd worden binnen het interne controleproces. Dit hebben wij reeds in 2011 en 2012 onder uw aandacht gebracht. In 2013 hebben wij verkennende gesprekken gehad met uw organisatie. Uw organisatie werkt aan een groeimodel om IT verder te incorporeren in de IC omgeving. In 2014 zullen hiertoe procesanalyses uitgevoerd worden waarbij per proces inzichtelijk wordt gemaakt welke beheersmaatregelen aanwezig zijn in de betreffende systemen, hoe hier op gesteund kan worden, wat dan de IC werkzaamheden zijn en uiteindelijk of dit bijdraagt aan een efficiëntere en effectievere (meer gericht op preventieve beheersing) aanpak.

Tijdschrijven

Waarderingsaspecten VGP

Er is vooralsnog geen interne controle uitgevoerd op het proces tijdschrijven. Aangezien verschillende ambtenaren uren toewijzen aan projecten, is het van belang dat uren op de juiste projecten worden verantwoord. In de lijn van het proces zitten meerdere beheersmaatregelen om de kans op een onjuiste registratie te verkleinen. Wij merken op dat het proces thans in opzet is beschreven. Wij adviseren u de volgende stap in de beheersing van het proces te nemen, door een interne controle uit te voeren op de werking van de beheersmaatregelen binnen het proces tijdschrijven. Inmiddels hebben wij met uw organisatie afgesproken dat de betreffende IC werkzaamheden alsnog uitgevoerd zullen worden. In voorgaande jaren hebben wij geadviseerd de control op grondexploitaties te versterken. Door de sterk toegenomen onzekerheden in de vastgoedmarkt en gegeven de omvang, complexiteit en looptijd van grondexploitaties (in eigen beheer en gezamenlijke ontwikkeling met andere partijen) is een gestructureerde en onafhankelijke control op grondexploitaties, onder meer op de waardering van projecten, van belang. Deze IC wordt in december uitgevoerd op basis van het VGP 2014, welke is gebaseerd op de Risiconota 2013. Hiertoe hebben wij reeds afspraken gemaakt met uw organisatie.

Pagina 14

Lees meer

Terug


Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.1 Inleiding De auditcommissie heeft ons voor de controle 2013 de volgende aandachtspunten meegegeven. Deze aspecten hebben wij in onze (interim-)controle betrokken c.q. zullen nog verder in onze (jaarrekeningcontrole) betrokken worden. Onderstaand rapporteren wij onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle.

4.2 Beheersing van grondexploitaties Markt blijft onzeker

Gezien de onzekerheden in de markt en de projectspecifieke risico’s blijft het noodzakelijk om de grondexploitaties zeer nauwgezet te volgen. Indien de economie en de grondmarkt zich verder negatief ontwikkelen leidt dit voor grondexploitaties met een negatief verwacht eindresultaat direct tot aanvullende significante verliezen. Voor de gemeente Nijmegen heeft dit risico indien zich dit voordoet vooral significant effect op de majeure projecten GEM Waalsprong, Waalfront en Bergerden.; Naar aanleiding van de motie “Beter sturen door betere informatie” zijn procesmatige en inhoudelijke aanpassingen van het Voortgangsrapportage Grote Projecten (VGP) gerealiseerd, waaronder de vaststelling van het VGP in januari/februari van elk jaar en de actualisatie van alle grondexploitaties (ook Waalfront). Wij ondersteunen deze verbeteringen ten zeerste. De verantwoordingsfunctie van het College en de controlefunctie van uw Raad kan hierdoor beter (ook in tijd) worden ingevuld. In het verlengde hiervan merken wij op dat binnen het ambtelijk apparaat en management momenteel de onafhankelijke control op de grondexploitatie wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast. Zoals in deze paragraaf beschreven is de onafhankelijke control in afgelopen jaren versterkt. Wij blijven uw aandacht vragen voor een kritische sparringpartnerrol (vanuit afdeling financien) op grondexploitaties, naar onze mening behoeft deze rol nog versterking (‘countervailing power’). Daarnaast hebben wij in het kader van verbetering van control op grondexploitaties u in voorgaande rapportage geadviseerd de Algemene Bedrijfsreserve samen te voegen met de saldireserve. Met ingang van 1 januari 2013 is de Algemene Bedrijfsreserve opgeheven. Hierdoor kan een integrale beoordeling plaatsvinden van de risico’s afgezet tegen de totale weerstandscapaciteit van de gemeente en daarmee verbeterd het inzicht in het weerstandsvermogen.

Pagina 16

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.2 Beheersing van grondexploitaties Herijking parameters in Risiconota 2013 plausibel geacht, aandacht voor programmering (vraag versus aanbod/programmering) blijft nodig.

In de Risiconota Ontwikkelbedrijf Nijmegen 2013 zijn de parameters herzien en in lijn gebracht met economische ontwikkelingen. EY Real Estate Advisory Services (REAS) heeft, naar aanleiding van de door uw verstrekte opdracht, een plausibiliteitstoets uitgevoerd op de herijkte parameters. Over het algemeen worden de herijkte parameters plausibel geacht. Voor een gedetailleerde uiteenzetting verwijzen wij u naar de rapportage zoals uitgebracht door REAS. Een samenvatting van de herijkte parameters is hieronder opgenomen: - Indexatie kostenstijging gelijk gebleven (2%); - Negatieve bijstelling opbrengstenstijging (-2% voor 2014, daarna oplopend tot +2% in 2018 en verder); - Herijking rentepercentage naar 4%, (voorheen: 4,25% tot 4,75%); - Resultaten woningbehoefteonderzoeken worden afgestemd met aanbod.

Afstemming vraag en aanbod In onze vorige rapportage hebben wij u gewezen op het feit dat er kritische kanttekeningen te maken zijn bij de programmering (aantallen en typen) als gekeken wordt naar de confrontatie van vraag en aanbod. Dit geeft aanleiding om de samenstelling van de woningportefeuille van Nijmegen over de verschillende grondexploitaties kritisch te blijven monitoren. Om het huidige woningbouwprogramma van uw gemeente de woningbehoefte in lijn te brengen met de marktvraag worden woningbehoefteonderzoeken uitgevoerd. WoonOnderzoek Nederland (WoON) 2012 geeft inzicht in de woningbehoefte in Nijmegen. Voor de bedrijventerreinen is een eigen onderzoek gestart om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen. Ontwikkelingen binnen de bedrijventerreinen en wonen worden regionaal besproken, onder andere met provincie en stadsregio. Van belang is dat de uitkomsten (vraag versus aanbod) van bovenstaande onderzoeken waar nodig leiden tot besluitvorming en verwerking in het VGP en in de jaarrekening 2013. De genoemde parameters en uitkomsten van behoefteonderzoeken worden meegenomen in de doorrekening van het VGP 2014. In het VGP proces wordt per project een interne risicobeoordeling uitgevoerd. De risico’s worden geïnventariseerd, gekwantificeerd en beoordeeld op de kans van optreden. Dit wordt gelegd naast een beoordeling van de totale projectenportefeuille. Wij verwachten voor de jaarrekening 2013 dat u, zoals te doen gebruikelijk, de uitgangspunten opnieuw toetst en daar waar noodzakelijk de waardering van de grondexploitatie bijstelt. Zodra omtrent de bijstelling van de waardering van de grondexploitatie besluiten zijn genomen, betrekken wij deze bijstelling in onze controle.

Pagina 17

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.2 Beheersing van grondexploitaties / verbonden partijen Verbonden partijen

Tevens merken wij op dat, naar wij hebben vernomen, de volgende belangrijke onderwerpen intern onder de aandacht zijn: -Tijdige periodieke actualisatie van specifieke kaders betreffende de verbonden partijen. Conform de daarvoor beschikbare kalender had de actualisatie van een aantal specifieke kaders reeds uitgevoerd moeten zijn. Door onder andere majeure ontwikkelingen bij de verbonden partijen met planexploitaties is dit vertraagd en zal zo snel mogelijk alsnog door de organisatie worden opgepakt. Van belang is dat voor de jaarrekening 2013 een actuele (evt. herziene) exploitatie beschikbaar is ter onderbouwing van de betreffende grondexploitaties (en eventuele verliesvoorziening) in de jaarrekening. Daarnaas is ten aanzien van verbonden partijen in algemene zin van belang om op te merken dat volgende zaken onder de aandacht zijn en opgevolgd zullen worden: -Actualisatie van de kadernota verbonden partijen. Huidige kadernota stamt uit 2009 en dient om de 4 jaar geactualiseerd te worden. Coform de wens van de raad is gewacht met de actualisatie om hierbij de besluitvorming over de Modulaire gemeenschappelijke regeling en de WGR+ te betrekken. In Januari 2014 zal in de auditcommissie van de raad een startnotitie met de uitgangspunten van de nieuwe kadernota worden behandeld. Hierin zullen tevens (generieke) uitgangspunten meegenomen worden zoals kaders over weerstandsvermogen, waaronder kaders omtrent hoeveel weerstandsvermogen de deelnemende gemeente(n) aanhouden ten behoeve van de GR in hoeverre de GR zelf een (beperkte) weerstandscapaciteit aanhoudt als operationele buffer.

Pagina 18

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.3 Stand van zaken decentralisaties Decentralisaties Participatiewet, AWBZ/WMO en Jeugdzorg goed opgepakt; Nijmegen voorbeeld voor andere gemeenten.

U heeft ons als speerpunt ook meegegeven de stand van zaken en interne beheersing en ingerichte processen rondom de drie decentralisaties nader te bezien. Wij constateren dat de gemeente Nijmegen deze majeure ontwikkelingen goed heeft opgepakt en in voortgang van dit proces, kennis en expertise van de materie zich zeer positief onderscheidt ten opzichte van andere gemeenten. Voor de te decentraliseren taken uit AWBZ en Jeugdzorg is een regionale aanpak gekozen en hebben de raden na een in 2012 vastgesteld visiedocument recent beleidskeuzes vastgesteld; Nijmegen is hiermee een van de eerste gemeenten. De gespecialiseerde zware (dure) zorg wordt bovenregionaal opgepakt als dat nodig is en het niet in de regio zelf mogelijk is. Voor de AWBZ en Jeugdzorg geeft het vastgestelde beleidskader duidelijk richting aan de overdrachtsgesprekken die met aanbieders plaatsvinden. Er is gestart met het opzetten en aanpassen van de bedrijfsvoering, een sturings en- bekostigingsmodel (met mogelijk populatiegebonden bekostiging als stip op de horizon) en een contractorganisatie. Er zal veel sturing uitgaan van het werken met wijkteams. De wijkteams zullen een belangrijke rol krijgen in signaleren, eerste ondersteuning en connectie met gebiedsgebonden vormen van zorg en ondersteuning. De kostenkant is deels inzichtelijk (jeugdzorg is indicatief bekend), deels nog niet (zoals uitvoeringskosten en budgetten die voor de functie begeleiding komen). Ten aanzien van de benodigde ICT waarmee deze taken uitgevoerd moeten gaan worden bevindt de gemeente zich in een ontwerp- en selectieprocedure. Uitgangspunt op alle onderdelen (Participatiewet, AWBZ/WMO en Jeugdzorg) zal zijn om de uitvoering van de taken binnen het beschikbare budget dat wordt gedecentraliseerd uit te voeren. De financiële verantwoording van bestedingen is vanuit het Rijk nog niet duidelijk. De inhoudelijke verantwoording zal een belangrijke basis zijn, in algemene zin op uitkomsten van beleid, als ook specifiek, bijvoorbeeld op de categorie hoog complex – hoog veiligheid.

4.4 Bezuinigingsprogramma In de Perspectiefnota zijn, op basis van het coalitieakkoord, bezuinigingsvoorstellen geformuleerd voor in totaal € 33 mln structureel in 2017. Hierbij wordt onderscheidt gemaakt tussen directe bezuinigingen (€ 11,7 mln) en taakstellingen (€ 21,1 mln). De directe bezuinigingen zijn reeds op de betreffende programma’s in de Stadsbegroting 2014-2017 verwerkt. Ten aanzien van de taakstellingen zijn een vijftal onderzoeksopdrachten geformuleerd met financiële taakstellingen die vooral op de langere termijn bijdragen aan een sluitende meerjarenbegroting. Op basis van de uitkomsten van de onderzoeksopdrachten zullen de taakstellingen concreet gemaakt worden en verwerkt worden als directe bezuinigingen in de betreffende programma’s. De afdeling B&V heeft een kaderstellende regiefunctie voor wat betreft de realisatie van de getroffen bezuinigingsmaatregelen. De voortgang van de bezuinigingsmaatregelen worden per afdeling en per bezuinigingstaakstelling bewaakt. In de reguliere bestuursrapportages (2x per jaar) zal richting de Raad worden gerapporteerd. Voorafgaand aan deze rapportages worden de bezuinigingsmaatregelen door de afdeling B&V besproken met de betreffende afdelingen. Eventuele afwijkingen tussen realisatie en begroting worden hier ook besproken. Wij zijn van mening dat door bovengenoemde aanpak een goed draagvlak is gecreëerd voor de taakstelling waar de gemeente voor staat en waarborgen zijn getroffen om (indien noodzakelijk) tijdig te signaleren of aan de doelstellingen is voldoen. Pagina 19

Lees meer

Terug

Bijlage 1


Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Terug

Bijlagen

Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 2

Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie.

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelsonthouding

Afkeurend

≤ 1% >1% < 3% ≥ 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) ≤ 3% >3% < 10% ≥ 10% Op basis van de begroting 2013 van de gemeente Nijmegen betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 7.492.000 en een totaal van onzekerheden van € 22.476.000 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

Pagina 21

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


Reikwijdte werkzaamheden Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

Controleaanpak In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde weten regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Nijmegen terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u de status hiervan. Op het moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

Pagina 22

Lees meer

Gemeente Nijmegen

20 november 2013


Lees meer

Terug Tel.: +31 (0) 88 - 407 6092 Fax: +31 (0) 88 - 407 6005 www.ey.nl

EY Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem Postbus 30116

VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN

Arnhem, 20 november 2013

Kenmerk

Managementletter interim-controle 2013 Geacht college, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim-controle. Voor een nadere omschrijving van uw opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle, uw attentiepunten en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met respectievelijk het bureau Control & Audit, het MT Financiën en de portefeuillehouder Financiën.

In deze managementletter richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle 2013 van dienst te zijn geweest en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, EY Accountants LLP

drs. J.M.A. Drost RA

Ernst & Young Nederland LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335595. Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432942. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Lees meer

Inhoudsopgave

Dashboard


Grondexploitaties

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

Bijlagen

Terug

Inhoudsopgave

1

Dashboard interim-controle

2

Belangrijkste uitkomsten tussentijdse controle

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Beheersing grondexploitaties De nieuwe Aanbestedingswet Ontwikkeling bijstandsdebiteuren Planning jaarrekeningtraject IT-omgeving

3


3.1 3.2 3.3

Bedrijfsvoeringsmonitor Voortgang IC-uitvoering Aandachtspunten IC uitvoering

4


4.1 4.2 4.3 4.4

Inleiding Beheersing van grondexploitaties Stand van zaken decentralisaties Bezuinigingsprogramma

Bijlage 1


Pagina 2

Lees meer

Terug

2013 Dashboard interim-controle

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

1 Dashboard interim-controle Belangrijkste bevindingen interim-controle ► ►

► ►

Monitor Grondexploitaties

Procesbeoordeling

Samenwerking Sociaal Domein

Actualiteiten

Grondexploitaties; hiertoe wordt verwezen naar attentiepunt Raad. De nieuwe Aanbestedingswet; nieuwe aanbestedingsregels vertaald naar beleid, nu verankeren in procesgang en vervolgens toetsing op rechtmatige uitvoering. Bijstandsdebiteuren; positie blijft toenemen. In pragraaf 2.3 gaan wij hier verder op in. Planning jaarrekeningtraject 2013 strak; dit vraagt om een gestructureerde aanpak en adequate dossiervorming hieromtrent. SiSa-uitvoering en grondexploitaties zijn hierbij belangrijke items.

Attentiepunten Raad ►

Decentralisatie: beoogde ingangsdatum voor de drie wetten, Participatiewet, Jeugdwet en WMO, is nog steeds 1 januari 2015. Uw gemeente is volop bezig met het treffen van adequate voorbereidingen.

►

Grondexploitaties: actualisatie met peildatum 1 oktober 2013, effecten worden verwerkt in Stadsrekening 2013.

►

Bezuinigingen: conform Perspectiefnota € 33mln waarvan € 11,7 mln is geconcretiseerd en verwerkt in de Programmabegroting en € 21,1 mln aan taakstellingen welke ingevuld worden naar aanleiding van geformuleerde onderzoeksopdrachten. Monitoring van realisatie op orde.

►

De afgelopen jaren was u van ons gewend dat wij in de managementletter een paragraaf over de externe actuele ontwikkelingen opnamen. Wij hebben dit jaar, conform uw wens om de management letter compact te houden, gekozen om in het najaar een aparte brochure uit te brengen met ontwikkelingen die relevant kunnen zijn voor uw gemeente.

Pagina 4

Lees meer

Terug


Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.1 Beheersing grondexploitaties

Herijkte parameters in Risiconota 2013 plausibel geacht

Control op grondexploitatie versterkt

In hoofdstuk 3 gaan wij nader in op de (bestuurlijke) aandachtspunten rondom grondexploitaties. Onze belangrijkste opmerkingen zijn: -Nijmegen is voornemens stevig in te grijpen door herziening van grote projecten. In de risiconota word nader toegelicht waarom (hernieuwd) ingrijpen nodig geacht wordt. De parameters zijn herijkt en tevens getoetst door onze specialistische afdeling EY Real Estate Advisory Services (REAS). Zij achten de herijkte parameters plausibel. De doorrekeningen in het VGP 2014 zullen op basis van deze parameters plaatsvinden met als peildatum 1 oktober 2013. -De onafhankelijke control op grondexploitaties is inmiddels nader uitgewerkt. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. Wij constateren dat de control op grondexploitaties (waarvan waarderingsaspecten belangrijk onderdeel uitmaken) in werking is en structureel geborgd is in de interne procedures. Wij vragen uw aandacht voor goede dossiervorming ter onderbouwing (waaronder marktanalyses) van gekozen uitgangspunten zoals afzettempo, volume (aanbod/programmering versus marktvraag) enzovoorts.

2.2 De nieuwe Aanbestedingswet De Aanbestedingswet 2012

Intern beleid is aangepast

Drempelwaarden motiveren

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 ingevoerd. Conform deze wet moeten aanbestedende diensten bij het aanbesteden van opdrachten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft hier invulling aan. Met het Aanbestedingsbesluit is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. De gemeente Nijmegen heeft in 2013 haar inkoopbeleid aangepast naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012, ingangsdatum 1 april 2013. Dit hernieuwde beleid is vastgelegd in de Kadernota Inkoop gemeente Nijmegen. In de Kadernota Inkoop staat wat de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Nijmegen zijn bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. Dit beleid is vertaald in een inkoop- en aanbestedingsreglement, de ’Nijmeegse Inkoopregels’, waarin concreet toepasbare richtlijnen voor de inkopende organisatie zijn weergegeven. Ten aanzien van de keuze van de aanbestedingsprocedure zijn door de gemeente Nijmegen drempelwaarden gesteld. Deze drempelwaarden komen niet geheel overeen met de richtinggevende drempelwaarden die de Gids proportionaliteit zijn opgenomen. Het is mogelijk om van deze drempelwaarden af te wijken mits dit reëel geacht wordt door de aanbestedende dienst en dit expliciet gemotiveerd wordt. Wij hebben uw gemeente geadviseerd een nadere toelichting op te nemen bij de ‘Nijmeegse Inkoopregels’, waarin de totstandkoming van de drempelbedragen worden gemotiveerd.

Pagina 6

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.2 De nieuwe Aanbestedingswet; Vervolg Zware motiveringsplicht

De gids Proportionaliteit kent een zware motiveringsplicht op diverse punten in het aanbestedingsproces. Een samenvatting is opgenomen in de checklist ‘Motiveringen in het aanbestedingsproces’. Wij hebben vernomen dat uw organisatie binnen het aanbestedingsproces voldoet aan de motiveringsvereisten zoals gesteld in de gids Proportionaliteit, echter was dit ten tijde van onze tussentijdse controle nog niet vastgelegd. Wij hebben met uw organisatie afgesproken om zichtbaar te maken dat aan deze motiveringsvereisten wordt voldaan. Vervolgens is het van belang om dit binnen de interne controle te toetsen.

2.3 Ontwikkeling bijstandsdebiteuren Bijstandsdebiteuren nemen toe

De vordering uit hoofde van de bijstandswet is de afgelopen jaren toegenomen van € 26 miljoen ultimo 2009 naar tot €32,5 miljoen ultimo 2012. Ondanks de inspanningen van de gemeente Nijmegen waar onder de dynamisering van het aanmanings- en incassobeleid is de vordering in de eerste helft van 2013 toegenomen tot € 33 miljoen. Gezien de toename van het risicoprofiel van de gemeente Nijmegen; circa de helft van de openstaande vorderingen betreft fraudevorderingen en de economische situatie, is de verwachting dat deze stijging verder door zal zetten. Een risico is dat bij het huidige beleid de vordering uit hoofde van de bijstandswet blijft toenemen. Openstaande vorderingen en in het bijzonder fraudevorderingen resulteren in een relatief hoog oninbaarheidsrisico. Dit geeft het openstaande vorderingenbestand gezien de aard van de vorderingen in combinatie met de economische situatie een hoog financieel risicoprofiel. Gemeente Nijmegen heeft medio 2012 een nieuwe methodiek voor analyse van debiteuren ontwikkeld. Hierbij wordt door middel van periodieke analyse de opbouw van het debiteurenbestand (ouderdom, bedrag, soort vordering, leeftijd cliënt, verwachte aflossingscapaciteit, rekening houdend met gemiddelde levensverwachting en het verwachte niet inbare deel van de vordering) beoordeeld. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters die in de methode gebruikt worden beoordeeld en ingestemd met de huidige systematiek. In navolging van onze advies in 2012 adviseren wij de gemeente Nijmegen te analyseren en na te gaan of de oorzaak van de toename van het openstaande saldo gevonden moet worden in het proces van toetsing van aanvraag en toekenning of dat er andere oorzaken aanwezig zijn; indien vanuit strakkere handhaving (veel) meer fraudevorderingen geconstateerd worden, is van belang te weten of eventuele aanscherping en beheersing in het proces van toetsing en toekenning nodig is.

Pagina 7

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.4 Planning jaarrekeningtraject Strak jaarrekeningtraject vraagt om discipline

U heeft besloten het jaarrekeningtraject 2013 te vervroegen. Dit mede in verband met de aankomende gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart 2014. Ten overvloede merken wij op dat het van belang is dat de voorbereidingen hiertoe gestructureerd plaatsvinden en gemaakte afspraken en deadlines nageleefd worden. Hiertoe hebben wij reeds afspraken gemaakt met uw organisatie. Belangrijke onderwerpen hierbij zijn: - Inzichtelijk maken van planning rondom jaarrekeningtraject; - Planning doorvertalen naar werkinstructies voor betreffende (vak-)afdelingen; - Bewaken van gestelde deadlines binnen deze planning; - Zorgdragen voor een adequate dossiervorming; - Adequate onderbouwing van (onderhouds-) voorzieningen; - Toetsing en dossiervorming rondom grondexploitaties; van belang is dat actuele exploitatieberekeningen beschikbaar zijn ter onderbouwing van de waardering (en eventuele verliesvoorziening) in de jaarrekening. Dit is ook van belang voor verbonden partijen zoals Bergerden en Waafront. - Toetsing en dossiervorming rondom SiSa verantwoording.

Pagina 8

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.5 IT-Omgeving Algemeen

Voor de jaarrekeningcontrole wordt elk jaar in toenemende mate gesteund op informatie beheerd in of afkomstig uit IT systemen. Om op die informatie te kunnen steunen is het van groot belang dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking in de IT systemen is gewaarborgd. Indien dat het geval is dan levert dat voordelen op voor de gemeente Nijmegen doordat de informatiehuishouding efficiënter en, daarmee meer kostenbesparend, wordt uitgevoerd. Om de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking te vast te stellen vindt jaarlijks door EY een toetsing plaats op en rondom deze IT systemen. Daarbij vindt een toetsing plaats op applicaties die van materieel belang zijn voor de jaarrekeningcontrole. Een overzicht van de in scope zijnde applicaties voor de interim-controle 2013 hebben wij onderstaand opgenomen: ►CODA (financiën) ►Key2GH/GouwBelastingen (belastingen) Voor CODA hebben wij de IT beheerprocessen wijzigingsbeheer, toegangsbeveiliging en continuïteit onderzocht. Ook hebben wij een beoordeling uitgevoerd op verscheidene geprogrammeerde controls binnen CODA. In het belastingsproces is de vervanging van Key2GH op handen. Eind 2013 zal GouwBelastingen worden geïmplementeerd. In verband met deze implementatie zullen wij de werking van de IT beheerprocessen en de geautomatiseerde controls na deze implementatie uitvoeren.

Bevindingen en volwassenheid IT beheerprocessen CODA

Op basis van de door ons verrichte werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat diverse IT beheersmaatregelen in en rondom CODA als effectief zijn beoordeeld ten opzichte van voorgaand jaar: ►Wijzigingsbeheer: Op basis van onze uitgevoerde deelwaarnemingen hebben wij vastgesteld dat wijzigingen binnen CODA op een beheerste wijze worden doorgevoerd en dat daarbij voldoende aandacht wordt besteed aan onder meer testwerkzaamheden en het accorderen van de wijziging. ►Toegangsbeveiliging: Ten aanzien van het beheer van gebruikers hebben wij vastgesteld dat het toekennen, muteren en intrekken van rechten van gebruikers adequaat verloopt. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de wachtwoordvereisten binnen CODA zijn verbeterd. ►Continuïteit: De gemeente Nijmegen heeft voldoende maatregelen getroffen met betrekking tot het genereren van back-ups van gegevens in CODA. Voor deze back-ups worden periodiek restore-testen uitgevoerd.

Pagina 9

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


2.5 IT-Omgeving Bevindingen en volwassenheid IT beheerprocessen CODA

Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij in onderstaand schema een opsomming gemaakt van onze bevindingen per applicatie voor een zestal belangrijke aandachtsgebieden die wij in onze controle betrokken hebben. Onderstaand hebben wij de uitkomst opgenomen waarbij de groene uitkomst betekent dat wij geen tekortkoming hebben geconstateerd.

Pagina 10

Lees meer

Terug


Lees meer

Inhoudsopgave

3.1

Samenvatting


Aandachtspunten

Terug

Bijlagen

Bedrijfsvoeringsmonitor gemeente Nijmegen

Uw processen zijn in de basis op orde, er zijn nog verbeterslagen te mogelijk.

Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Nijmegen hebben wij in de tabel op de voorgaande bladzijde de belangrijkste voor onze controle significante processen van de gemeente Nijmegen aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ►Is het proces beschreven? ►Is de opzet van het proces toereikend? ►Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? ►Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? ►Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? ►Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ►Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? ►Is de juridische control beoordeeld en getoetst? ►Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? ►Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van de gemeente Nijmegen in opzet voldoende tot goed scoort. Onderstaand is dit weergegeven in onze bedrijfsmonitor.

Pagina 12

Lees meer

Inhoudsopgave

3.2

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

Voorgang IC-uitvoering

Voortgang interne controle Significante processen

De interne controle op de door ons gecontroleerde processen ligt op schema. Zoals reeds genoemd is gezien de strakke planning rondom het jaarrekeningtraject 2013 een gestructureerde aanpak en goede communicatie van groot belang om de gestelde deadlines te halen. Hieronder geven wij een overzicht van de status van de IC uitvoering.

Status interne controle werkzaamheden

Pagina 13

Lees meer

Inhoudsopgave

3.3

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

Aandachtspunten IC-uitvoering

Aandachtspunten bij IC uitvoering Algemeen

De interne controle op de door ons gecontroleerde processen ligt op schema. De volgende items zijn nog onderbelicht in de IC uitvoering:

IT-omgeving

Automatisering en ICT is tegenwoordig van cruciaal belang voor gemeenten. We hebben afgelopen interim-controle nadrukkelijk aandacht besteed aan uw automatisering en ICT. Wij hebben geconstateerd dat de toetsing van de interne beheersingsmaatregelen rondom logische toegangsbeveiliging, changemanagementprocedures en back-up-en recoveryprocedures van de verschillende applicaties gedurende 2013 nog geen deel uitmaakt van het interne controleproces. Ten aanzien van de beheerbaarheid van uw organisatie is het van groot belang dat deze aspecten adequaat getoetst en verankerd worden binnen het interne controleproces. Dit hebben wij reeds in 2011 en 2012 onder uw aandacht gebracht. In 2013 hebben wij verkennende gesprekken gehad met uw organisatie. Uw organisatie werkt aan een groeimodel om IT verder te incorporeren in de IC omgeving. In 2014 zullen hiertoe procesanalyses uitgevoerd worden waarbij per proces inzichtelijk wordt gemaakt welke beheersmaatregelen aanwezig zijn in de betreffende systemen, hoe hier op gesteund kan worden, wat dan de IC werkzaamheden zijn en uiteindelijk of dit bijdraagt aan een efficiëntere en effectievere (meer gericht op preventieve beheersing) aanpak.

Tijdschrijven

Waarderingsaspecten VGP

Er is vooralsnog geen interne controle uitgevoerd op het proces tijdschrijven. Aangezien verschillende ambtenaren uren toewijzen aan projecten, is het van belang dat uren op de juiste projecten worden verantwoord. In de lijn van het proces zitten meerdere beheersmaatregelen om de kans op een onjuiste registratie te verkleinen. Wij merken op dat het proces thans in opzet is beschreven. Wij adviseren u de volgende stap in de beheersing van het proces te nemen, door een interne controle uit te voeren op de werking van de beheersmaatregelen binnen het proces tijdschrijven. Inmiddels hebben wij met uw organisatie afgesproken dat de betreffende IC werkzaamheden alsnog uitgevoerd zullen worden. In voorgaande jaren hebben wij geadviseerd de control op grondexploitaties te versterken. Door de sterk toegenomen onzekerheden in de vastgoedmarkt en gegeven de omvang, complexiteit en looptijd van grondexploitaties (in eigen beheer en gezamenlijke ontwikkeling met andere partijen) is een gestructureerde en onafhankelijke control op grondexploitaties, onder meer op de waardering van projecten, van belang. Deze IC wordt in december uitgevoerd op basis van het VGP 2014, welke is gebaseerd op de Risiconota 2013. Hiertoe hebben wij reeds afspraken gemaakt met uw organisatie.

Pagina 14

Lees meer

Terug


Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.1 Inleiding De auditcommissie heeft ons voor de controle 2013 de volgende aandachtspunten meegegeven. Deze aspecten hebben wij in onze (interim-)controle betrokken c.q. zullen nog verder in onze (jaarrekeningcontrole) betrokken worden. Onderstaand rapporteren wij onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle.

4.2 Beheersing van grondexploitaties Markt blijft onzeker

Gezien de onzekerheden in de markt en de projectspecifieke risico’s blijft het noodzakelijk om de grondexploitaties zeer nauwgezet te volgen. Indien de economie en de grondmarkt zich verder negatief ontwikkelen leidt dit voor grondexploitaties met een negatief verwacht eindresultaat direct tot aanvullende significante verliezen. Voor de gemeente Nijmegen heeft dit risico indien zich dit voordoet vooral significant effect op de majeure projecten GEM Waalsprong, Waalfront en Bergerden.; Naar aanleiding van de motie “Beter sturen door betere informatie” zijn procesmatige en inhoudelijke aanpassingen van het Voortgangsrapportage Grote Projecten (VGP) gerealiseerd, waaronder de vaststelling van het VGP in januari/februari van elk jaar en de actualisatie van alle grondexploitaties (ook Waalfront). Wij ondersteunen deze verbeteringen ten zeerste. De verantwoordingsfunctie van het College en de controlefunctie van uw Raad kan hierdoor beter (ook in tijd) worden ingevuld. In het verlengde hiervan merken wij op dat binnen het ambtelijk apparaat en management momenteel de onafhankelijke control op de grondexploitatie wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast. Zoals in deze paragraaf beschreven is de onafhankelijke control in afgelopen jaren versterkt. Wij blijven uw aandacht vragen voor een kritische sparringpartnerrol (vanuit afdeling financien) op grondexploitaties, naar onze mening behoeft deze rol nog versterking (‘countervailing power’). Daarnaast hebben wij in het kader van verbetering van control op grondexploitaties u in voorgaande rapportage geadviseerd de Algemene Bedrijfsreserve samen te voegen met de saldireserve. Met ingang van 1 januari 2013 is de Algemene Bedrijfsreserve opgeheven. Hierdoor kan een integrale beoordeling plaatsvinden van de risico’s afgezet tegen de totale weerstandscapaciteit van de gemeente en daarmee verbeterd het inzicht in het weerstandsvermogen.

Pagina 16

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.2 Beheersing van grondexploitaties Herijking parameters in Risiconota 2013 plausibel geacht, aandacht voor programmering (vraag versus aanbod/programmering) blijft nodig.

In de Risiconota Ontwikkelbedrijf Nijmegen 2013 zijn de parameters herzien en in lijn gebracht met economische ontwikkelingen. EY Real Estate Advisory Services (REAS) heeft, naar aanleiding van de door uw verstrekte opdracht, een plausibiliteitstoets uitgevoerd op de herijkte parameters. Over het algemeen worden de herijkte parameters plausibel geacht. Voor een gedetailleerde uiteenzetting verwijzen wij u naar de rapportage zoals uitgebracht door REAS. Een samenvatting van de herijkte parameters is hieronder opgenomen: - Indexatie kostenstijging gelijk gebleven (2%); - Negatieve bijstelling opbrengstenstijging (-2% voor 2014, daarna oplopend tot +2% in 2018 en verder); - Herijking rentepercentage naar 4%, (voorheen: 4,25% tot 4,75%); - Resultaten woningbehoefteonderzoeken worden afgestemd met aanbod.

Afstemming vraag en aanbod In onze vorige rapportage hebben wij u gewezen op het feit dat er kritische kanttekeningen te maken zijn bij de programmering (aantallen en typen) als gekeken wordt naar de confrontatie van vraag en aanbod. Dit geeft aanleiding om de samenstelling van de woningportefeuille van Nijmegen over de verschillende grondexploitaties kritisch te blijven monitoren. Om het huidige woningbouwprogramma van uw gemeente de woningbehoefte in lijn te brengen met de marktvraag worden woningbehoefteonderzoeken uitgevoerd. WoonOnderzoek Nederland (WoON) 2012 geeft inzicht in de woningbehoefte in Nijmegen. Voor de bedrijventerreinen is een eigen onderzoek gestart om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen. Ontwikkelingen binnen de bedrijventerreinen en wonen worden regionaal besproken, onder andere met provincie en stadsregio. Van belang is dat de uitkomsten (vraag versus aanbod) van bovenstaande onderzoeken waar nodig leiden tot besluitvorming en verwerking in het VGP en in de jaarrekening 2013. De genoemde parameters en uitkomsten van behoefteonderzoeken worden meegenomen in de doorrekening van het VGP 2014. In het VGP proces wordt per project een interne risicobeoordeling uitgevoerd. De risico’s worden geïnventariseerd, gekwantificeerd en beoordeeld op de kans van optreden. Dit wordt gelegd naast een beoordeling van de totale projectenportefeuille. Wij verwachten voor de jaarrekening 2013 dat u, zoals te doen gebruikelijk, de uitgangspunten opnieuw toetst en daar waar noodzakelijk de waardering van de grondexploitatie bijstelt. Zodra omtrent de bijstelling van de waardering van de grondexploitatie besluiten zijn genomen, betrekken wij deze bijstelling in onze controle.

Pagina 17

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.2 Beheersing van grondexploitaties / verbonden partijen Verbonden partijen

Tevens merken wij op dat, naar wij hebben vernomen, de volgende belangrijke onderwerpen intern onder de aandacht zijn: -Tijdige periodieke actualisatie van specifieke kaders betreffende de verbonden partijen. Conform de daarvoor beschikbare kalender had de actualisatie van een aantal specifieke kaders reeds uitgevoerd moeten zijn. Door onder andere majeure ontwikkelingen bij de verbonden partijen met planexploitaties is dit vertraagd en zal zo snel mogelijk alsnog door de organisatie worden opgepakt. Van belang is dat voor de jaarrekening 2013 een actuele (evt. herziene) exploitatie beschikbaar is ter onderbouwing van de betreffende grondexploitaties (en eventuele verliesvoorziening) in de jaarrekening. Daarnaas is ten aanzien van verbonden partijen in algemene zin van belang om op te merken dat volgende zaken onder de aandacht zijn en opgevolgd zullen worden: -Actualisatie van de kadernota verbonden partijen. Huidige kadernota stamt uit 2009 en dient om de 4 jaar geactualiseerd te worden. Coform de wens van de raad is gewacht met de actualisatie om hierbij de besluitvorming over de Modulaire gemeenschappelijke regeling en de WGR+ te betrekken. In Januari 2014 zal in de auditcommissie van de raad een startnotitie met de uitgangspunten van de nieuwe kadernota worden behandeld. Hierin zullen tevens (generieke) uitgangspunten meegenomen worden zoals kaders over weerstandsvermogen, waaronder kaders omtrent hoeveel weerstandsvermogen de deelnemende gemeente(n) aanhouden ten behoeve van de GR in hoeverre de GR zelf een (beperkte) weerstandscapaciteit aanhoudt als operationele buffer.

Pagina 18

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug

4 Aandachtspunten van de Raad 4.3 Stand van zaken decentralisaties Decentralisaties Participatiewet, AWBZ/WMO en Jeugdzorg goed opgepakt; Nijmegen voorbeeld voor andere gemeenten.

U heeft ons als speerpunt ook meegegeven de stand van zaken en interne beheersing en ingerichte processen rondom de drie decentralisaties nader te bezien. Wij constateren dat de gemeente Nijmegen deze majeure ontwikkelingen goed heeft opgepakt en in voortgang van dit proces, kennis en expertise van de materie zich zeer positief onderscheidt ten opzichte van andere gemeenten. Voor de te decentraliseren taken uit AWBZ en Jeugdzorg is een regionale aanpak gekozen en hebben de raden na een in 2012 vastgesteld visiedocument recent beleidskeuzes vastgesteld; Nijmegen is hiermee een van de eerste gemeenten. De gespecialiseerde zware (dure) zorg wordt bovenregionaal opgepakt als dat nodig is en het niet in de regio zelf mogelijk is. Voor de AWBZ en Jeugdzorg geeft het vastgestelde beleidskader duidelijk richting aan de overdrachtsgesprekken die met aanbieders plaatsvinden. Er is gestart met het opzetten en aanpassen van de bedrijfsvoering, een sturings en- bekostigingsmodel (met mogelijk populatiegebonden bekostiging als stip op de horizon) en een contractorganisatie. Er zal veel sturing uitgaan van het werken met wijkteams. De wijkteams zullen een belangrijke rol krijgen in signaleren, eerste ondersteuning en connectie met gebiedsgebonden vormen van zorg en ondersteuning. De kostenkant is deels inzichtelijk (jeugdzorg is indicatief bekend), deels nog niet (zoals uitvoeringskosten en budgetten die voor de functie begeleiding komen). Ten aanzien van de benodigde ICT waarmee deze taken uitgevoerd moeten gaan worden bevindt de gemeente zich in een ontwerp- en selectieprocedure. Uitgangspunt op alle onderdelen (Participatiewet, AWBZ/WMO en Jeugdzorg) zal zijn om de uitvoering van de taken binnen het beschikbare budget dat wordt gedecentraliseerd uit te voeren. De financiële verantwoording van bestedingen is vanuit het Rijk nog niet duidelijk. De inhoudelijke verantwoording zal een belangrijke basis zijn, in algemene zin op uitkomsten van beleid, als ook specifiek, bijvoorbeeld op de categorie hoog complex – hoog veiligheid.

4.4 Bezuinigingsprogramma In de Perspectiefnota zijn, op basis van het coalitieakkoord, bezuinigingsvoorstellen geformuleerd voor in totaal € 33 mln structureel in 2017. Hierbij wordt onderscheidt gemaakt tussen directe bezuinigingen (€ 11,7 mln) en taakstellingen (€ 21,1 mln). De directe bezuinigingen zijn reeds op de betreffende programma’s in de Stadsbegroting 2014-2017 verwerkt. Ten aanzien van de taakstellingen zijn een vijftal onderzoeksopdrachten geformuleerd met financiële taakstellingen die vooral op de langere termijn bijdragen aan een sluitende meerjarenbegroting. Op basis van de uitkomsten van de onderzoeksopdrachten zullen de taakstellingen concreet gemaakt worden en verwerkt worden als directe bezuinigingen in de betreffende programma’s. De afdeling B&V heeft een kaderstellende regiefunctie voor wat betreft de realisatie van de getroffen bezuinigingsmaatregelen. De voortgang van de bezuinigingsmaatregelen worden per afdeling en per bezuinigingstaakstelling bewaakt. In de reguliere bestuursrapportages (2x per jaar) zal richting de Raad worden gerapporteerd. Voorafgaand aan deze rapportages worden de bezuinigingsmaatregelen door de afdeling B&V besproken met de betreffende afdelingen. Eventuele afwijkingen tussen realisatie en begroting worden hier ook besproken. Wij zijn van mening dat door bovengenoemde aanpak een goed draagvlak is gecreëerd voor de taakstelling waar de gemeente voor staat en waarborgen zijn getroffen om (indien noodzakelijk) tijdig te signaleren of aan de doelstellingen is voldoen. Pagina 19

Lees meer

Terug

Bijlage 1


Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Terug

Bijlagen


Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie.

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelsonthouding

Afkeurend

≤ 1% >1% < 3% ≥ 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) ≤ 3% >3% < 10% ≥ 10% Op basis van de begroting 2013 van de gemeente Nijmegen betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 7.492.000 en een totaal van onzekerheden van € 22.476.000 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

Pagina 21

Lees meer

Inhoudsopgave

Samenvatting


Aandachtspunten

Bijlagen

Terug


Reikwijdte werkzaamheden Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

Controleaanpak In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde weten regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Nijmegen terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u de status hiervan. Op het moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

Pagina 22

Lees meer

Datum uw brief

Recommend Documents