Datum uw brief

Maatschappelijke Ontwikkeling Beleidsontwikkeling

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected]

Aan de Gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Datum

Ons kenmerk

Contactpersoon

12 januari 2015

MO10/ 16.0000221

Tom Groeliker

Onderwerp

Datum uw brief

Doorkiesnummer

Eerste voortgangsaudit Veilig Thuis Gelderland-Zuid

12-01-2016

(024) 3292704

Geachte leden van de Raad, Naar aanleiding van het rapport ‘de kwaliteit van Veilig Thuis Gelderland-Zuid Stap1’ van de inspecties Jeugdzorg en Gezondheidszorg, heeft Veilig Thuis als onderdeel van GGD Gelderland-Zuid op 18-11-2015 een verbeterplan opgesteld. Om de voortgang van de realisatie van de verbeterpunten te monitoren, worden in een tijdbestek van drie maanden (nov 2015 – febr 2016) twee voortgangsaudits gehouden onder leiding van een externe auditor. Tijdens de kamerronde van 9 december heeft portefeuillehouder Frings de volgende toezegging gedaan: “De raad wordt geïnformeerd over de tussentijdse metingen bij Veilig Thuis die in aanloop naar de externe audit eind februari 2016 worden uitgevoerd.” Derhalve ontvangt u bijgaand de rapportage van de eerste voortgangsaudit Veilig Thuis d.d. 16 december 2015. Tevens treft u de begeleidende brief aan van het DB van de GGD aan de leden van het AB van de GGD. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

Aantal Bijlagen: 2

www.nijmegen.nl

Brief aan de raad.docx

Gelderland-Zuid

Aan de leden van het Algemeen Bestuur

ons kenmerk uw kenmerk: datum: onderwerp:

GGD/DIR/1303/MP/mr

afdeling:

8 januari 2016

doorkiesnummer: (OBB) 744 7tO2

Voortgangsaudit VT

contactpersoon:

Directie

MoniekPieters

e-mail: [email protected]

Geachte leden van het Algemeen Bestuur van GGD-Gelderland-Zuid, Naar aanleiding van het rapport 'De kwaliteit van Veilig Thuis Gelderland Zuid Stap 1'van de inspecties Jeugdzorg en Gezondheidszorg, heeftVeilig Thuis, als onderdeel van GGD Gelderland-Zuid, op 18-112015 een verbeterplan opgesteld. Om de voortgang van de realisatie van de verbeterpunten te monitoren, worden in een tijdsbestekvan 3 maanden (november 2015 - februari 2016) twee voortgangsaudits gehouden met een externe deskundige. Ook wordt in opdracht van het veiligheidshuis een externe audit uitgevoerd met als focus de interactie/samenwerking met het veilig heidshu is.

Bijgaand ontvangt u de rapportage van de eerste voortgangsaudit Veilig Thuis d.d. 16 december 2015. Deze voortgangsaudit laat zien dat er goede stappen zijn gezet in de richting van een Veilig Thuis organisatie waarde veiligheid van kinderen, gezinsleden, volwassenen en ouderen is geborgd. We realiseren ons echter dat het traject dat we zijn ingeslagen ambitieus is en nog een weg te gaan heeft. Momenteel bevindt Veilig Thuis zich in de fase van verbeteren en operationaliseren van werkprocessen volgens het handelingsprotocol. Het gaat om veel veranderingen in korte tijd. Het goed meenemen van alle medewerkers in de veranderingen zodat processen duurzaam geborgd zijn, vraagt een langere tijdsspanne. Een heldere sturing en onderling vertrouwen is hierbij van belang. Ook zal de verdere inrichting van het registratiesysteem de nodige inspanning kosten. De weg naar excellent presteren begint vaak bij het verstevigen van de kwaliteit van het management. Dat maakt dat we ingezet hebben op het verstevigen van de resultaatgerichtheid door de inzet van een

nieuwe afdelingsmanager. Vanaf haar start op 1 december heeft zij ingezet op het versterken van de vertrouwensrelatie met de professionals, het versterken van actiegerichtheid en het versterken van de 'naar buiten gerichte blik'. Met een duidelijke regierol en voorbeeldfunctie wordt door de nieuwe afdelingsmanager duidelijkheid en helderheid gegeven ten aanzien van de aansturing van de professionals. Ook wordt sterk gestuurd op de implementatie van een eenduidige werkwijze volgens het handelingsprotocol Veilig Thuis. Naast de kwaliteit van het management is de kwaliteit van medewerkers van doorslaggevend belang voor de kwaliteit van de dienstverlening van Veilig Thuis. Het afgelopen jaar hebben de professionals een grote inspanning geleverd binnen de nieuw op te zetten Veilig Thuis organisatie. Te weinig capaciteit, processen die niet helder waren, een extern veld dat sterk in beweging was en samenwerkingsverbanden met ketenpartners die om aanpassing vroegen.

Centraal postadres

HoofdvestÍgangen

Postbus 1120

ccD Gelderland-zu¡d

6501 BC Nijmegen

Bezoekadres Regio Nijmegen Groenewoudseweg 275 6524Ïl/ N¡jmegen

www. ggdgelderlandzuid. nl

Regio Nijmegen (Nijmegen)

T: (088)

info@ggdgelderlandzuid, nl

Rivierenland (T¡el)

F: (024) 322 69 80

t447t44

BIC /SWIFT: RABONL2U IBAN

: NL56.RABO.03O.7 3.24.826

BTW: N18003,34.930.801 KvK: 09212724

Rapportage voortgangsa udit

GG

Datum: 16 december 2015 Tijd: 9.00 - 12.30 uur Plaats: Stieltjesstraat, Nijmegen

D Gelderland-Zuid, onderdeel Veilig Thu is

Opdrachtgevers: Moniek Pieters, directeur Publieke Gezondheid Anna van Lübeck, manager Bijzondere Zorg & Veilig Thuis

Auditopdracht: Voortgang realisatie verbeterpunten en -maatregelen o.b.v. Inspecties Jeugdzorg en Gezondheidszorg

Auditoren: Lead auditor: Ganny Boer, beleidsadviseur kwaliteit/klachtenfunctionaris

Extern deskundige: Miranda Hendriksen, projectmanager

W Gelderland Noord- en Midden

Interne auditoren: Els Dafallah, procesbegeleider, ingehuurd voor implementatie werkprocessen Rian Haver, beleidsmedewerker JGZ/ aandacht fu nctionaris kwa iteit

W

I

Meta Moerman, epidemioloog GL

Bekeken documenten: Toetsingskader Veilig Thuis 2015 Inspectierapport Jeugdzorg en Zorg, november 2015 Verbeterplan Veilig Thuis, 18 november 2015 (Word en Excel) Stand van zaken, Veilig Thuis Gelderland-Zuid, t7 september 2015 Stand van zaken, Veilig Thuis Gelderland-Zuid, t9 november 2015 Stand van zaken, Veilig Thuis Gelderland-Zuid, t december 2015 3x Presentatie Veilig Thuis van Moniek Pieters (ppt) Handelingsprotocol VNG met addendum Nijmegen e.a. Plan van aanpak Veilig Thuis 2O|6/2OL7, 17 september 2015 Overzicht leidinggevenden Veilig Thuis, bericht van 12 oktober 2015 Implementatieplan concept, 2015 Implementatieplan 2OL4 - 2015 - 2016 Werkprocessen: oud en nieuw van Veilig Thuis en Veiligheidshuis (43)

¡ . ¡ r . . . . . . . . .

Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel

W,

B

januari 2016

Pagina 1 van 15

. .

Werkproces Veilig Thuis

Projectstructuur, pag. 24 in implementatieplan 2015

Toelichting op de rapportage : Per criterium is aangegeven wat de verwachting van de inspectie is en wat vervolgens de aandachtspunten van de auditoren op 76/L2/20t6 zijn geweest. De opgenomen actiepunten en de voortgang hierop zijn opgesteld en beoordeeld door directie en management.

g Als de inspectie het criterium als voldoende heeft gescoord, dan is dit zichtbaar door een grote'vink'. Als het criterium onvoldoende heeft gescoord, wordt in dit rapport weergegeven wat de vereiste

directie en management). Voortgang op actiepunten wordt weergegeven door een kleine 'u,nk'.

qctiepunten zijn (geformuleerd door

O

Vanuit de voortgangsaudit wordt aangegeven waar verbetering te behalen is in de vorm van aandachtspunten. De algemene bevinding die in de voortgangsaudit naar voren is gekomen over de noodzaak van een heldere aansturing, is meegenomen in de begeleidende brief naar het Algemeen Bestuur, dd 08/01/2016.

Akkoord met weergave van de aandachtspunten van de voortgangsaudit: Namens auditteam:

G. Boer (lead auditor)

M, Hendriksen (extern deskundlge)

ks-Pagina 2 van 15

Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel VT, 8 januari 2016

Criteria van de Inspectie Randvoorwaarden:

1

Veilig Thuis toont aan dat zij voldoet aan

0

VI is24/7 bereikbaar.

de wettelijke eis om 24/7 bereikbaar te

zijn 2

Een medewerker Veilig Thuis is 24/7

inzetbaar voor handelingen die bij wet zijn opgedragen aan Veilig Thuis.

Buiten kantoortijden is geen medewerker van Veilig Thuis Gelderland Zuid inzetbaar voor de bij wet aan Veilig Thuis opgedragen handelingen.

Actiepunten:

1.

Begroting extra formatie t.b.v. de 24/7 inzetbaarheid is goedgekeurd 17-

0

r2-20r5.

2.

Er wordt een werkinstructie opgesteld voor de medewerkers met hierin

opgenomen wat er precies van de medewerker verwacht wordt wat betreft bereikbaarheid.

3.

Er zijn voldoende medewerkers beschikbaar vanuit Veilig Thuis voor 24/7

beschikbaarheid.

4.

Gereed per

01-02-2016

Gereed per

L-2-2076

Het addendum bij het handelingsprotocol waarmee is afgesproken om een deel van de meldingen te screenen in het Veiligheidshuis en vervolgens gezamenlijk een plan van aanpak op te stellen, staat op gespannen voet met de wettelijke bepaling dat het de taak is van Veilig Thuis om te beoordelen of en zo ja, tot welke stappen een melding aanleiding geeft en of andere instanties daarvan in kennis gesteld moeten worden. Dit addendum is inmiddels losgelaten.

0

Aandachtspu nten voortgangsaudit: Pagina 3 van 15


W,

B

januari 2016

a

3

Veilig Thuis voert crisisinterventie uit

en/of heeft hiertoe samenwerkingsafspraken gemaakt.

Werkinstructie 24/7 bereikbaarheid van VT professional in samenwerking met team opstellen.

Voor minderjarigen heeft de vestiging samenwerkingsafspraken gemaakt met SEZ. Voor volwassenen is echter geen crisisinterventie georganiseerd.

Actiepunten:

1.

Begroting extra formatie t.b.v. de 24/7 inzetbaarheid is goedgekeurd op t7-t2 2075.

2.

Op 07-01-2016 is er overleg tussen SEZ, IBG en Veilig Thuis over de

3.

Crisisinterventie 18+ regelen; inclusief scholing medewerkers

0

crisisinterventie 0-100 jaar. Afstemming met de GGZ crisisdienst of SEZ. Binnen de WTH is een crisisinterventie, hierover zijn afspraken gemaakt. Gereed 01-

07-2016

4

Een vertrouwensarts is

24/7 bereikbaar

24/7 bereikbaar. Dit is bovenregionaal geregeld met een team bestaande uit 6 vertrouwensartsen. Informatie over bureaudiensten van vertrouwensarts hangt op het prikbord. Een vertrouwensarts is

Aandachtspu nten voortgangsaud it: . Door de verschillende locaties is de vertrouwensarts minder bereikbaar . Medewerkers weten niet altijd wanneer het nodig is (conform handelingsprotocol) een vertrouwensarts in te zetten. . Nieuwe rol vertrouwensartsen vraagt om nadere afstemming m.b.t. invulling werkzaamheden ; hierbij is balans draagkracht-draaglast van

0

belang.

Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel VT, B januari 2016

Pagina 4 van 15

0

1

Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts i nzetbaar

Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts inzetbaar

2

De medewerkers kunnen tijdens kantoortijden een beroep doen op de ged ragswetenscha ppers

Veilig Thuis heeft een gedragswetenschapper in dienst voor 20 uur per week voor zowel Tiel als Nijmegen. Hiermee beschikt Veilig Thuis Gelderland Zuid nog over onvoldoende formatie om gekwa ificeerde ged ragswetenschappers te betrekken bij alle zaken waar multidisciplinair overleg vereist is. I

Actiepunten:

1.

Begroting extra formatie 0,5 fte gedragswetenschapper is goedgekeurd

t7-t2-20L5.

0

2.

Het contract van de huidige gedragswetenschapper wordt uitgebreid naar 28 uur per 1-1-2016. Met de werving van de extra gedragswetenschapper is gestart.

0

3.

Met de Veilig Thuizen in Gelderland NO en Gelderland Midden worden afspra ken gemaakt over de bovenreg ionale i nzetbaarheid/telefon ische berei kbaarheid van de ged ragswetenschappers.

Gereed per

7-4-20t6

Aandachtspu nten voortgangsaudit:

. r 3

Capaciteit gedragswetenschapper nog niet op vereiste peil. Afspraken ontbreken nog over vervanging bij ziekte en vakantie

Veilig Thuis kan indien nodig een beroep doen op gespecialiseerde professionals

De medewerkers kunnen zo nodig een beroep doen op externe gespecialiseerde professionals.

zoals psychiaters, verslavingsdeskundigen of geriaters

Actiepunten:

1.

Evalueren samenwerkingsafspraken en indien nodig bijstellen.

0

Pagina 5 van 15

Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel W, B januari 2016

Aa

4

Veilig Thuis voert de triage uit en start het onderzoek binnen 5 dagen na ontvangst van de melding

ndachtspu nten voortgangsaudit: . Aandacht voor periodiek actualiseren van sociale kaart.

Veilig Thuis voert de triage uit en start het onderzoek binnen 5 dagen na ontvangst van de melding. Op iedere dag wordt getrieerd. Meldingen die in het vervolgtraject onderzocht moeten worden, worden door de teammanager Back Oftice opgepakt en

verdeeld.

o

Actiepunten:

1.

Aa a

Managementrapportage inrichten om afwijking op norm te monitoren

ndachtspu nten voortgangsaud it: Wees consistent in het gebruik van het woord 'Triage'zoals bedoeld in het

handelingsprotocol en optimaliseer triage-proces door desku nd igheidsbevordering.

Maak gebruik van casuTstiekbesprekingen zodat professionals meer eenduidiq triaqe uitvoeren en van elkaar leren. Veilig Thuis rondt onderzoeken binnen 10 weken na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar aanleiding van de melding af. a

5

Veilig Thuis rondt onderzoeken binnen 10 weken na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar

aanleiding van de melding af.

Actiepunten:

1.

Na Triage wordt een casus voor onderzoek meteen verdeeld:

doorlooptijd in Regas monitoren.

2. Doorstoomproces inzichtelijk maken middels Regas systeem en monitor op afwijkingen inrichten. Dit vraagt verdere inrichting van Regas. 3. Aannemen van applicatiebeheerder die t.b.v. VT wordt ingezet.

01-04-2016

Aandachtspunten voortgangsaudit:

o

Behoefte aan inzichteliik maken van doorloootiiden. Pagina 6 van 15

Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel W, B januari 2016

1

Veilig Thuis beschikt over één registratie systeem

Veilig Thuis Gelderland Zuid beschikt sinds 2 november 2015 over Regas, dit is één registratiesysteem voor alle werkzaamheden, zowel op het gebied van kindermishandeling als huiselijk geweld.

C'

Aandachtspunten:

.

2

Behoefte aan extra scholing

Het registratiesysteem ondersteunt het

Het registratiesysteem ondersteunt het werkproces, het Handelingsprotocol is

werkproces.

leidend.

Medewerkers hebben een algemene scholing gevolgd. Er is een handboek beschikbaarf en er is iemand van de projectgroep Regas beschikbaar voor individuele ondersteuning. Wekelijks is er een Regas-vragenuurtje voor vragen of overleg. Wekelijks wordt ook een update per mail verzonden naar alle medewerkers met hierin vragen (FAQ), aandachtpunten en instructies (Vragen van medewerkers/gebruikers worden besproken en beantwoord in de Implementatiegroep). De data-set t.b.v. de managementrapportage wordt momenteel in de projectgroep samengesteld. Een aantal data is momenteel wel beschikbaar: o.a. aantal meldingen, soort meldingen.

o

01-03-2016

Actiepunten:

2. 3. 4.

Uitwerken data-set managementrapportage

01-03-2016

Opstellen werkinstructies professionals en werkinstructies secretariaat. Starten van extra scholing

Aandachtspu nten vooltgangsaudit:

.

Projectgroep implementatie Regas is nog volop bezig om Regas verder te finetunen. Het gaat bijvoorbeeld om toevoegen van standaardbrievepS¿'¡n toevoeqen.vansociale kaarl- - Rapt rortage voortgangsaudit GGD Gelderlar d-zr'¡ro,€éEIE{åEÊ¡ heeft wiiziqinqen in Reqas door te YJn 'Þ¡ðad.UB6lvdé&fte¡¿

e7van15

voeren.

. . . 3

Dossierinformatie van voorgangers van Veilig Thuis in inzichtelijk voor de professionals

4

De instelling hanteert richtlijnen en een procedure voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis.

De focus van coaching heeft in de eerste fase vooral gelegen bij de front

office. Implementatie bij back office wordt momenteel ingezet. Er is behoefte aan extra scholing. Breid aantal licenties uit.

De medewerkers kunnen dossierinformatie uit alle registratiesystemen (Atlas, CVS, Kits, IJ en Regas) van Veilig Thuis Gelderland Zuid inzien.

o

Veilig Thuis hanteert nog geen richtlijnen voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis, bijvoorbeeld bij een recente verhuizing van een gezin of huishouden.

Actiepunten:

1.

Afspraken t.a.v. formele richtlijnen met de andere Veilig Thuizen zal landelijk worden geagendeerd en opgepakt.


W,

8

januari 2016

o

Pagina 8 van 15

1

Professionals hebben een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens.

Medewerkers hebben in alle zaken een beter beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens. Er vindt dagelijks triage plaats, casussen worden na triage verdeeld. De zaken worden geprioriteerd en de'crisis' meldingen worden adequaat opgepakt. Bij complexe casuïstiek wordt

0

multidisciplinair overlegd. Er wordt standaard informatie opgevraagd bij de politie.

Actiepunten:

1. 2.

Aa

Professionals schatten de veiligheid in aan de hand van een gestandaardiseerd

01-02-2016

ndachtspu nten voortgangsa udit:

. . 2

Wachtlijstbeheer optimaliseren door vastleggen van acties Term'wachtl ijst' u iteenrafelen : Sma rt-l ist Frontoffice, Smart-l ist Verdeellijst.

Bij ziekte regelen professionals onderling dat casus in beeld blijft. De afspraken hierover moeten geborgd worden. Wachtlijstbeheer wordt als onduidelijk ervaren.

Het landelijk triage instrument wordt gebruikt, en wordt hiermee als risicotaxatieinstrument ingezet.

(risicotaxatie) instrument.

Actiepunten:

1.

Het moet duidelijk worden welk instrument aanvullend nodig is om de veiligheid goed in te kunnen schatten. Daarvoor zal Veilig Thuis ook te rade gaan bij andere Veilig Thuizen. Vervolgens keuze maken voor een instrument.

Gereed per

15-01-2016

Pagina 9 van 15


2.

Aanvullend risicotaxatieinstrument wordt geïmplementeerd

Gereed per

28-02-20t6

Aandachtspunten: 3

Professionals beoordelen de veiligheid in

multidisciplinair verband.

. Leren eenduid to ssen van instrument. Bij (complexe) casuïstiek, zowel 18- als 18+ zaken, wordt altijd een vertrouwensarts of gedragswetenschapper wordt betrokken.

0

Aandachtspu nten vooltgangsaudit: a

Vertrouwensarts sluit 2x per week aan bij MDT, de vraag wordt gesteld of dit voldoende is. Ontwikkel gezamenlijk criteria voor casussen die standaard langs MDT moeten.

a

In Den Haag werkt men met Veilig Verder teams, bestaande uit VT, JB, AMW en MBZ. Binnen een week na melding wordt gezin uitgenodigd op kantoor inclusief netwerk en professionals die betrokken zijn en wordt gesproken met alle leden van gezin en hele systeem en netwerk. Vervolgens wordt veiligheidsplan en plan van aanpak gemaakt.

1

Professionals treden bij acute

onveiligheid actief op

2

Professionals bepalen multidisciplinair hoe bij acute onveiligheid van leden van gezinnen en huishoudens te handelen.

Veilig Thuis Gelderland Zuid treedt bij acute onveiligheid actief op. Voor acute situaties is een piketdienst ingesteld zodat altijd een medewerker beschikbaar is. Hierbij wordt indien nodig samengewerkt met de SEZ van Jeugdbescherming Gelderland. De medewerkers zijn voldoende toegerust om met acuut onveilige situaties om te oaan. Professionals bepalen multidisciplinair hoe bij acute onveiligheid van leden van gezinnen en huishoudens te handelen. Dit gebeurt binnen de triages en via intercollegiaal overleg

0 C'

Aandachtspu nt voortga ngsaudit: Dat de term 'veiligheid' niet alleen met agressie maar ook met verwaarlozino te maken kan hebben. is voloens vertrouwensarts noo


W,

B

januari 2016

Pagina 10 van 15

onderbelicht.

3

Professional zijn toegerust om met acuut De medewerkers zijn voldoende toegerust om met acuut onveilige situaties om onveilige situaties voor leden van te gaan, voor zover dit werkzaamheden binnen het eigen 18+ of 18- werkgebied gezinnen en huishoudens om te kunnen betreffen. gaan

1

2

Veilig Thuis zorgt voor een verantwoorde Inspectierapport: Dit criterium wordt nog niet beoordeeld, omdat de

werktoedeling

verantwoorde werktoedeling nog verder moet worden uitgewerkt.

Veilig Thuis zet professionals in die aantoonbaar zijn geschoold voor de functie die zij uitoefenen

Veilig Thuis Gelderland-Zuid beschikt over ervaren en in de basis goed geschoolde medewerkers. De medewerkers hebben echter onvoldoende (bij)scholing gevolgd specifiek gericht op de taken van Veilig Thuis.

I n.v.t.

Actiepunten:

1.

De extern deskundige traint het personeel on-the-job (meekijken, meelopen, fysiek aanwezig zijn), op het toepassen van het Handelingsprotocol.

2.

T¡jdens de werkbijeenkomst Veilig Thuis op 15 december

jl.

is een

workshop over deskundigheden en vaardigheden gehouden. De input zal gebruikt worden bij het opstellen van het scholingsplan.

3. 4.

Het scholingsplan wordt opgesteld (inclusief het SKJ traject). Dit geldt voor alle VT medewerkers, inclusief het secretariaat.

o 0 Gereed per

15-01-2016

Gereed per De aanmeldino voor de SKI reoistratie van de MBZ medewerkers die Pagina 11 van 15


W,

B

januari 2016

werken voor Veilig Thuis wordt geregeld.

15-01-2016

5.

Er komt een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Ook krijgen zij een mentor toegewezen.

Gereed per 0 1-03-20 16

6.

Er worden voorbereidingen getroffen voor intervisie in 2016.

Gereed per

01-03-2016

Aandachtspu nten voortgangsa ud it:

. . 3

Veilig Thuis biedt medewerkers de mogelijkheid kennis en vaardigheden actueel te houden.

Geef meer aandacht aan scholing back office Zorg voor goede scholing en instructie van telefonisten en secretariaat

Actiepunten: Zie hierboven bij 2

4

Veilig Thuis heeft richtlijnen en procedures vastgesteld voor het handelen van de professionals.

0

Veilig Thuis werkt nu conform handelingsprotocol

Actiepunten:

1.

Werken volgens dit protocol vraagt continue scholing en coaching

2.

Werkprocessen van het handelingsprotocol (1 werkwijze) verder

Gereed per

01-04-2016

uitschrijven tot op instructieniveau en implementeren.

Aandachtspu nten voortgangsaudit: . Bij uitwerking van werkprocessen wordt benadrukt om dit samen met teamleden te doen. a

De werkprocessen handelingsprotocol zijn nu beschreven voor de frontOffice. Wat nog gedaan moet worden is de beschrijving van de

backoffice, de secretariaatswerkzaamheden en de raadpleging en afstemming met vertrouwensarts

Pagina 12 van 15

Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel W,

B

januari 2016

1

Veilig Thuis heeft

samenwerkingsafspraken met haar ketenpartners vastgelegd

Veilig Thuis Gelderland Zuid heeft samenwerkingsafspraken met ketenpartners vastgelegd, vooral met de politie, binnen de GGD en binnen het Veiligheidshuis

Actiepunt:

1.

Nadere vormgeving samenwerking VT en VHH in relatie

0

tot loslaten

werkwijze addendum. Samenwerkingsafspraken fipolitie/OM vervolgens Gereed per implementeren. Startbijeenkomst op 14-01 2016 met landelijke 01-04-20 16 ondersteuning vanuit VNG.

2

Veilig Thuis stelt haar professionals in staat samen te werken met ketenpartners.

2.

Afspraken met Raad van Kinderbescherming, Reclassering evalueren.

3.

Management heeft afspraken gepland met lokale veld in Nijmegen en Rivierenland over versterken samenwerking tussen VT en sociale wijkteams/gebiedteams/SAVE-teams/regieteams, om te komen toteen goede werkverdeling tussen gemeentelijke wijkteams en W. De vormgeving hiervan is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Regie bij af- en opschalinq is noq te versterken.

Actiepunten:

1.

Informatiebijeenkomsten worden gepland met raadsleden en bestuurders. Gereed per

28-02-20L6

2.

Gezamenlijke visie formuleren en werkwijzen ontwikkelen met ketenpartners. NB Dit betekent niet alleen scholing van VT, maar ook o.a. Gereed per van gemeentelijke sociale teams. 3t-L2-2016

Aandachtspunten voortgangsaudit:

. .

Geef helder naar ketenpartners aan wat taken W zijn (en wat niet). Geef naar ketenpartners aan wat bij taakveld Bijzondere Zorg hoort, en wat bii taakveld veiliq Thuis.


W,

B januari 2016

Pagina 13 van 15

a

Momenteel wordt nieuwe werkwijze met Veiligheidshuis en politie uitgewerkt. Backoffice medewerkers hebben nog geen duidelijke link met Veiligheidshuis.

Pagina 14 van 15


W, 8 januari 2016

Auditprogramma 16 december 2O15 9.00

-

9.30 uur

9.30

-

10.30 uur

10.30

-

11.30 uur

Parallel:

9.30

-

11.15 uur

11.30

-

12.00 uur

12.00

-

12.30 uur

12.3O

-

12.45 uur

Voorbereiding / voorbespreki ng Alle auditoren Interview management Manager VT en projectcoördinator W Auditoren: Miranda Hendriksen (ext), Meta Moerman (int) Interview frontoffice Medewerker FO 18- en medewerker FO 18+ Auditoren: Miranda Hendriksen kxt). Meta Moerman (int) Interview Regas specialisten en inkijken Regas 9.30 - 10.30 uur Implementatie Regas - Projectleider 10.30 - 11.15 uur Informatieadviseur VRGZ Auditor: Gannv Boer (int) Pauze - Uitwerken bevindingen Alle auditoren Uitwisseling resultaten samen met management VT en d irectie Alle auditoren Terugkoppeling aan medewerkers Alle auditoren

* Gedragswetenschapper is woensdag 16/12 verhinderd.

Els Dafallah zal

Interview backoffice Medewerker BO 18- en medewerker BO 18+ Auditoren: Els Dafallah (int), Rian Haver-Scheen 1nt) Interview vertrouwensarts x Auditoren: Els Dafallah (int), Rian Haver-Scheen (int)

haar interviewen op dinsdagmiddag 15 december

Pagina 15 van 15


datum:

B januari 2016 ons kenmerk: GGD/DIR/1303/MP/mr pagina 2 van 3

Daar bovenop werd de interne samenwerking bemoeilijkt door privacy discussies, meerdere registratiesystemen en ontoereikende huisvesting. Dit heeft geleid tot onder andere een disbalans in de draagkracht en draaglast van professionals die ook werd geconstateerd door de inspecties en in de voortgangsaud it.

Tijdens een bijeenkomst met het team op 15 december is dit openlijk besproken. Dit heeft onder andere geleid tot verbetermaatregelen die de manager samen met team operationaliseert, zoals de start van intervisie in het eerste kwartaal van 2016, het expliciet maken van verwachtingen, eenduidig operationaliseren van werkprocessen en het meer betrekken van de medewerkers bij de komende veranderingen. Door deze verbetermaatregelen verwachten we dat het interne proces versneld geoptimaliseerd kan worden.

tot resultaat heeft geleid Het actuele beeld van veiligheid van kinderen en gezinsleden is verbeterd door onder andere: . De uitbreiding van de inzet van gedragswetenschapper (01-01-2016); . De verhoging van de kwaliteit van het Triageproces door het eenduidig toepassen van het De voortgangsaudit laat zien dat een aantal ingezette verbetermaatregelen

. .

landelijk triage instrument, de inzet van multidisciplinaire Triage, dagelijks intercollegiale triage en afstemmingsoverleg met het veiligheidshuis; Standaard multidisciplinair overleg bij complexe casuTstiek; Standaard uitvraag van informatie bij de politie.

Verder wordt ingezet op het afstemmen van het primaire- en het ondersteunende proces, het vereenvoudigen van de werkwijzen, het monitoren van de processen en daarmee van de afwijkingen, wachtlijstbeheer en caseload normering. Dit met als doel de effectiviteit te verhogen en efficiency te verbeteren. Hierbij maken we gebruik van kennis binnen andere W-regio's. Ook wordt geinvesteerd in de managementrapportage-tool in het nieuwe registratiesysteem. Hierdoor zal Veilig Thuis adequate rapportages kunnen gaan opleveren over o.a. het aantal meldingen per gemeente, monitor op realisatie in verhouding tot productieafspraken en inzicht op doorloopproces. We verwachten met de ingezette acties in het eerste kwartaal van 2016 de prestaties verder te kunnen verbeteren. Naast de aandacht voor de interne organisatie realiseren we ons dat het van groot belang is om de samenwerking met ketenpartners te optimaliseren. Veilig Thuis functioneert immers in een keten met sociale wijkteams, SAVE-teams, regielgebiedsteams en het veiligheidshuis. De kwaliteit die Veilig Thuis kan leveren wordt mede bepaald door de kwaliteit van en de samenwerking met de rest van de (veiligheids)keten.

In december is er overleg geweest met politie over een vernieuwde werkwijze. Onder leiding van een extern deskundige vanuit de VNG, is er in januari een afstemmingoverleg met het Veiligheidshuis, OM en politie. Doelstelling is te komen tot de inrichting van nieuwe samenwerkingsafspraken. Daarnaast vindt er overleg plaats met de Reclassering en de Raad van Kinderbescherming. Ook vinden we het van groot belang om de samenwerking met het lokale veld in het Rijk van Nijmegen en Rivierenland (sociale wijkteams, SAVE-teams, regie- en gebiedsteams) te verbeteren en te verstevigen. We zien er naar uit om samen verder op pad te gaan met de gemeenten en het lokale veld om vanuit dezelfde visie te komen tot: 'een gezin, een plan', om te leren van elkaar en die expertise die nodig is naar het voorveld te brengen. Dit met als uiteindelijk doel om huiselijk geweld en mishandeling in een vroeg stadium te signaleren en te stoppen en in te zetten op herstel van veiligheid. De voortgang van de ontwikkelingen Veilig Thuis is op 6 januari jl. op een open en constructieve wijze besproken met de inspecties. Bij deze vergadering was Mw. E. de Swart namens het Dagelijks Bestuur aanwezig. De inspecties constateren een positieve beweging. Daarbij bevestigen ze dat we nog veel werk te verzetten hebben. Begin februari zullen nog twee audits worden uitgevoerd. Als vervolg op de huidige rapportage zal een tweede voortgangsaudit worden gehouden om verbeteringen naar aanleiding van het inspectierapport te monitoren. Voorts wordt ook een audit uitgevoerd gericht op de interactie / samenwerking met het veiligheidshuis. De resultaten van deze audits zullen medio februari worden besproken in een informele vergadering van het Algemeen Bestuur.

datum:

8 januari 2016

ons kenmerk: GGD/DIR/1303/MP/mr pagina 3 van 3

Om raadsleden te informeren over de vooftgang bij Veilig Thuis zullen informatiebijeenkomsten worden georganiseerd. Op 17 februari is er een informatiebijeenkomst in Tiel; op 18 februari in Nijmegen. Raadsleden kunnen zich binnenkort opgeven voor deze bijeenkomsten. Mocht u naar aanleiding van deze brief en/of de rapportage van de voortgangsaudit nog vragen hebben, dan kunt u hierover contact opnemen.

ke groet,

Dr.ir

iek Pieters Publieke Gezondheid

-

Datum uw brief

Recommend Documents