Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden
INGEKOMEN-8MEI
G E M E E N T E
ijmegen
di t/m vr 09.00 - 17.00 uur donderdag van 09.00 - 20.00 uur
III
Mariënburg 27
14BIN04260
6511 PS Nijmegen
Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Lingewaard Postbus 15 6680 AA Bemmel
Telefoon
14024
Telefax
(024) 329 22 84
E-mail
[email protected]
Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Datum
Ons kenmerk
Contactpersoon
06-05-2014
AR00/14.0005706
Wilma Kooien
Onderwerp
Datum uw brief
Doorkiesnummer
Jaarverslag gemeentearchivaris over 2013
(024)3299382
Geacht college, Bijgaand mijn jaarverslag over het jaar 2013. In dit verslag leg ik verantwoording af over het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en over het beheer van de archieven in de archiefbewaarplaats van uw gemeente in Nijmegen. Volgens de gemeentelijke Archiefverordening ontvangt uw College dit verslag jaarlijks. Dezelfde verordening geeft aan dat uw College over dit toezicht en beheer jaarlijks verantwoording aflegt aan de gemeenteraad, onder overlegging van dit verslag. De Wet Revitalisering Generiek Toezicht geeft aan dat uw College over dit toezicht en dit beheer informatie verstrekt aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit kan onder meer door toezending van dit jaarverslag. Graag ontvang ik uw (eventuele) reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over de afhandeling hiervan. Het publieksjaarverslag van het Regionaal Archief Nijmegen is in maart dit jaar digitaal aan uw gemeente toegezonden. Met vriendelijke groeį)
ns, gemeentearc vans
Aantal Bijlagen: 1
www.nijmegen.nl
20140506 Aanbiedingsbrief Lingewaard
Verslag van de gemeentearchivaris van Lingewaard over het j aar 2013
mei 2014
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
Samenvatting Algemeen
In dit jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de niet-overgebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De gemeentearchivaris, en namens hem de archiefinspecteur, constateert in zijn archieftoezicht dat er binnen de gemeente Lingewaard voldoende aandacht is voor de verantwoording van de bedrijfsvoering. Proceseigenaren hebben niet altijd helder hoe ze in hun werkprocessen met informatie willen (en dienen) om te gaan en hoe dat gefaciliteerd kan worden. Toesįcbt op de niet-overgebrachte archieven
Het merendeel van de bevindingen die in het jaarverslag 2012 zijn opgenomen zijn blijven staan. Dat wil overigens niet zeggen dat er niets gebeurt. Op een aantal aanbevelingen van de Archiefinspectie wordt momenteel actie ondernomen en de rest is ingepland. De afwezigheid van integraal informatiebeleid leidde er toe dat de ontwikkeling stokte en er onvoldoende draagvlak en veranderingsgezindheid voor de plannen was. Daarin is verandering gekomen met het opstellen van een gemeentelijk informatiebeleidsplan. In Lingewaard is er het besef dat de archiefbasis op orde moet zijn, alvorens men verder kan met de inrichting van de digitale archiveringsprocessen. Aan die basis is ook in 2013 hard gewerkt. Steeds meer informatie komt digitaal beschikbaar. De papieren achterstanden worden versneld weggewerkt. Het documentenprotocol is geactualiseerd. Team Informatievoorziening wordt vanuit de organisatie steeds beter betrokken bij zaken die het archief- en informatiebeheer raken. Beheer van de archiefbewaarplaats
Het beheer van de overgebrachte archieven door het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) is op orde. Aandachtspunt is de (her) inrichting van een systematische en planmatige kwaliteitscontrole, hetgeen overigens al door het RAN wordt opgepakt.
2
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
1. Inleiding I aanleiding Grondslag en doelstelling De gemeente Lingewaard heeft voor de archiefzorg een eigen ArcHefverordening (2008) en een Besluit Informatiebeheer (2003) vastgesteld. Op grond van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris (tot 2012 gemeentesecretaris) jaarlijks verslag uit aan het College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht. Het College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archiefen informatiebeheer wordt voldaan. In de wet Revitalisering Generiek Toezicht is geregeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder (verticaal toezicht). Behalve voor de horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het jaarlijks verslag ook te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. Werkwijze Als toetsingskader maakt de Archiefinspectie gebruik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) dat op landelijk niveau is ontwikkeld. De prestatie-indicatoren zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer in de hele archiefketen kan worden gedaan en laten zien in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De volgorde van de KPľs bepaalt voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Door de uniforme indeling geven de jaarlijkse verslagen inzicht in de toestand én in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Gedurende het jaar heeft de Archiefinspectie op een constructieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen binnen de gemeente. De archiefinspecteur heeft in 2013 vijf inspectiebezoeken (monitoroverleggen) afgelegd. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontAvikkelingen en vraagstukken. Daarnaast waren er vanuit Lingewaard met de archiefinspecteur contacten in verband met kaderstelling en interpretatie van de archiefwet- en regelgeving. Naast dit verslag van de gemeentearchivaris publiceert het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) een publieksjaarverslag. Dit publieksverslag is te vinden op de website van het RAN. (www.nijmegen.nl/archief)
3
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
2. Toezicht op de nog niet overgebrachte archieven Lokale regelingen Wet- en regelgeving
De Archiefverordening 2008 en het Besluit Informatiebeheer 2003 behoren te worden aangepast aan de Lingewaardse organisatie en praktijk. De huidige lokale regelingen zijn niet meer actueel vanwege een wijziging in de organisatie in 2010, de benoeming van de gemeentearchivaris en de aanwijzing van de archiefbewaarplaats in Nijmegen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in 2011 en de ontwikkelingen op het gebied van het digitale informatiebeheer. Naast het actueel zijn, is het belangrijk dat de regelingen gemeentebreed worden doorvertaald naar de werkvloer. De uitgangspunten in de verordening en het besluit dienen terug te komen in de beleids- en uitvoeringsplannen, richtlijnen en instructies. Ambtelijke verantwoordelijkheden
De ambtelijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer is niet duidelijk belegd. Eén ondersteunende afdeling is nu integraal verantwoordelijk voor het geheel van de informatievoorziening binnen de gemeente. Primaire proceseigenaren zijn zich niet altijd bewust van hun verantwoordelijkheden als het gaat om informatiebeheer en de wijze waarop zij kunnen worden ondersteund bij digitalisering en andere informatievraagstukken. Meldingen
Omdat wijzigingen in de organisatie, in informatiesystemen en in ordeningssystemen op termijn vérstrekkende gevolgen kunnen hebben op het archief- en informatiebeheer, is in de Archiefverordening bepaald dat de gemeentearchivaris (in de oude situatie de gemeentesecretaris) in het kader van het toezicht hierover geïnformeerd moet worden. Meldingen vanuit de gemeentelijke organisatie geschieden meestal in het periodieke overleg dat de Archiefinspectie heeft met teamleider IV en coördinator DIV. In 2013 is onder meer melding gedaan over het informatiebeleidsplan, de ontwikkelingen bij de omgevingsdienst, de regionalisering van de brandweer en het project wegwerken archiefachterstanden. Wijziging overheidstaken I uitbesteding archiefbeheer
De verantwoordelijkheid voor het archief en informatiebeheer moet bij het aangaan van samenwerking en bij uitbesteding van gemeentelijke taken in alle gevallen goed worden geregeld. In het (concept) Plan Informatiebeleid wordt de noodzaak van het nemen van voorzieningen bij het aangaan van intergemeentelijke samenwerking onderkend. De oprichting van de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) per 1 april 2013 had grote gevolgen voor het informatiebeheer. In de DVO wordt voldoende rekening gehouden met de archiefverantwoordelijkheid en ondanks de complexiteit zijn er tijdig werkbare afspraken gemaakt. De ontwikkelingen rondom de ODRA als het gaat om het inregelen van het informatiebeheer blijven echter een aandachtspunt. In verband met de regionalisering van de brandweer zijn maatregelen genomen om de gemeentelijke gebruiksvergunningen en personeelsdossiers digitaal beschikbaar te kunnen stellen. Gemeenschappelijke regelingen
In de samenwerkingsregeling van GR Bergerden is niets geregeld voor het archiefbeheer, daarom gelden de regelingen van de centrumgemeente Lingewaard. De GR Bergerden is conform artikel 40
4
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
van de Archiefwet zelf verantwoordelijk voor de archiefzorg (mensen en middelen), maar het is wenselijk om het archiefbeheer onder regie van vakgroep D I V te brengen. Interne kwaliteitszorg en toezicht Beleid
In het verslag over 2012 werd melding gemaakt van het ontbreken van informatiebeleid. De afwezigheid van integraal informatiebeleid leidde er toe dat de ontwikkeling stokte en er onvoldoende draagvlak en veranderingsgezindheid voor de plannen was. Daarin is verandering gekomen met het opstellen van een gemeentelijk informatiebeleidsplan. Het (concept) Plan Informatiebeleid zal in 2014 worden vastgesteld. In het informatiebeleidsplan worden de ontwikkelingen benoemd die een verbetering van de informatievoorziening noodzakelijk maken. Naast een goede informatievoorziening zijn digitale werkprocessen, het principe zaakgericht werken en een digitaal archief randvoorwaarden om de relevante onr^vikkelingen te implementeren. Interne kwaliteitszorg
In het (concept) Plan Informatiebeleid staat ook een paragraaf over de kwaliteitsbewaking. Informatiebeheer dient primair de bedrijfsvoering te ondersteunen. Het team Informatievoorziening moet dan ook adequaat kunnen reageren op veranderingen in de (informatiebehoeften van de organisatie als gevolg van digitale ontwikkelingen, wijzigingen in wetgeving, of bijvoorbeeld de wens tot een betere dienstverlening aan de burger en efficiënter werken. Systematische kwaliteitszorg houdt in dat het informatiebeheer voortdurend wordt gemonitord en onderhouden en voorziet in controlemaatregelen. Er moet inzicht zijn in wettelijke eisen, risico's en knelpunten en er dienen normen geformuleerd te zijn aan de hand waarvan de kwaliteit kan worden getoetst. In Lingewaard wordt wel aan kwaliteitsbewaking gedaan, maar nog niet in die mate dat er sprake is van een systematische kwaliteitszorg met geformuleerde eisen. In de basis zijn veel zaken wel geregeld en op operationeel niveau in instructies en protocollen vastgelegd. Alle afdelingen en teams worden ondersteund in hun archiefbeheer. Binnen vakgroep D I V is voldoende kennis aanwezig van archiefwet en -regelgeving, zowel analoog als digitaal. Binnen het team wordt er over gesproken hoe de regie- en adviesfunctie van DFV in de organisatie beter vormgegeven en gecommuniceerd kan worden. Toedicht
Het archieftoezicht wordt uitgeoefend door de archiefinspecteur in de vorm van kaderstelling, monitoroverleggen en audits. De informatie die hieruit voort komt, vormt de input voor het jaarverslag van de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders. De controle-onderzoeken die regulier binnen de gemeentelijke organisatie plaatsvinden richten zich vooral op rechtmatigheid en financiële verantwoording in het primaire proces en minder op het belang van archiefdossiers voor de bedrijfsvoering en ambtelijke en bestuurlijke verantwoording. In de externe audits die worden uitgevoerd op onder meer de GBA, BAG en het sociaal domein, wordt maar beperkt aandacht besteed aan archief- en informatiebeheer. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Ordeningsplan of ordeningsstructuur
Lingewaard beschikt nog niet over een ordeningsstructuur waarin de analoge en digitale archiefonderdelen worden benoemd, wordt aangegeven wie voor deze onderdelen verantwoordelijk zijn en waar bepaalde informatie kan worden gevonden. Als hulpmiddel voor de orderiingstructuur
5
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
beschikt Lingewaard over de applicatie i-Navigator, maar deze moet nog worden gevuld. Er zijn wel gedetailleerde werkinstructies voorhanden voor specifieke zaken, zoals facturen en voor werkprocessen die digitaal verlopen. Documentregistratie, dossiervorming en archivering
De analoge archivering is op orde. Voor de registratie van documenten en dossiers gebruikt Lingewaard het DMS Corsa. De verantwoording om relevante documenten, mailberichten te (laten) registreren ligt (terecht) bij de behandelend ambtenaar. De gemeente moet alert zijn op het feit dat steeds meer digitaal gewerkt wordt, terwijl het digitaal archiveren nog niet geborgd is. In het Plan Informatiebeleid wordt gesteld dat informatie digitaal en plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar moet zijn. Tegelijkertijd is er bij vakgroep DIV het besef dat de basis op orde moet zijn alvorens men verder kan met de inrichting van het zaakgewijs werken. Aan die basis wordt hard gewerkt. Het documentenprotocol en andere instructies en richtlijnen worden periodiek geactualiseerd. De vakgroep DIV maakt met de afzonderlijke afdelingen afspraken over de wijze van archiveren en over het beschikbaar stellen van gedigitaliseerde informatie. In 2013 is een project begonnen om de achterstand in de verwerking van papieren dossiers, veroorzaakt door de opruimacties voorafgaande aan de verhuizing naar het nieuwe gemeentekantoor, met hulp van inhuurkrachten weg te werken. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Informatiearchitectuur en applicaties
Als het gaat om digitaal werken en in het verlengde daarvan digitaal archiveren probeert de gemeente Lingewaard tenminste te voldoen aan de verplichtingen uit het i-NUP. Het betreft het gebruik van basisregistraties en koppelingen daarvan met gemeentelijke procesapplicaties, en de verdere uitbouw van een digitale frontoffice. Beleid, maatregelen en hulpmiddelen digitale duurzaamheid
Het beheer en het duurzame behoud van digitaal vastgelegde informatie bij Lingewaard bevindt zich nog in een ontwikkelingsfase. Het Plan Informatiebeleid is kaderstellend en beschrijft de noodzaak, de ontwikkelingen en randvoorwaarden om te komen tot een goede informatievoorziening. Bijna alle ontwikkelingen en ambities uit het beleidsplan hebben een digitale component, maar ICT is daarbij een middel, geen doel. Het informatiebeleidsplan legt een relatie met de bouwstenen uit het i-NUP door te verwijzen naar de 'roadmap i-NUP'. De projectplannen om digitalisering verder vorm te geven moeten nog worden uitgewerkt en vastgesteld. Voor veel digitale documenten en gegevens geldt op dit moment dat de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie niet wordt gewaarborgd. Met name als het gaat om de archiefgegevens in procesapplicaties waar nog geen koppeling is met het DMS. Een eerste projectvoorstel (uitvoering in 2014) behelst de implementatie van het zaakgericht werken. De invoering van het proces- en zaakgericht werken zal leiden tot meer complete, steeds actuele en kwalitatief betere archiefdossiers. In een digitaal ingericht en ondersteund proces kun je niet werken zonder documenten vast te leggen en de dossiervorming vindt plaats tijdens de afhandeling van een zaak en niet achteraf. Met de invoering van het zaak- en procesgericht werken kan ook de stap worden gemaakt van digitaal werken naar digitaal archiveren.
6
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
De gemeente Lingewaard gebruikt haar website onder meer voor officiële bekendmakingen. De website wordt gearchiveerd met behulp van het programma Pagefreezer. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging
In Lingewaard wordt jaarlijks vernietigd. De gemeente maakt voor de selectie gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. De procedure voor vernietiging van analoge archiefbescheiden is in orde. Van de opgemaakte verklaring van vernietiging wordt een afschrift verzonden aan de gemeentearchivaris. Alle daarvoor in aanmerking komende stukken zijn vernietigd. Voor de vernietiging van digitale bestanden en gegevens en van digitale kopieën is nog niets geregeld. Ook digitale documenten dienen conform de wet en regelgeving verwijderd of vernietigd te worden. Vervanging en vervreemding
Vervanging of vervreemding van archiefdocumenten is in Lingewaard niet aan de orde geweest. Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Over dit aspect wordt u in hoofdstuk 3 van dit verslag geïnformeerd. Archiefruimten De arcmefruimte voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling. De temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid in de archiefruimte worden gemonitord. In het afgelopen jaar is alles zoveel mogelijk in archiefdozen verpakt en zijn de stellingen opnieuw ingericht. De arcmefruimte wordt op afroep schoongemaakt. De registers van de Burgerlijke Stand worden bewaard in de archiefruimte. De gemeente Lingewaard beschikt over een serverruimte met onder meer klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening. De ruimte is getoetst en akkoord bevonden in de GBA audit. Ter beschikkingstelling naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Zie hiervoor het desbetreffende kopje in hoofdstak 3 van dit verslag. Rampen, calamiteiten en veiligheid Lingewaard heeft geen informatiebeveiligingsplan waarin maatregelen staan voor de beveiliging van zowel de papieren als digitale bestanden. Wel hanteert de gemeente procedures voor serveropslag, autorisatie en toegang en worden er structureel back-ups gemaakt. Voor het GBA en BAG gelden specifieke beveiligingsprocedures. Er is evenmin een calamiteitenplan dat de stappen beschrijft die uitgevoerd worden in geval van brand, water- en schimmelschade of bij diefstal van archieven. In het bedrijfshulpverleningsplan van Lingewaard is niets geregeld over wat er met de archieven moet gebeuren in geval van een incident of calamiteit. De gemeente loopt risico's op het gebied van beveiliging en calamiteiten, omdat de bestaande regelingen onvoldoende waarborgen bieden voor het behoud van de archieven als zich een calamiteit of incident voor doet.
7
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
Middelen en mensen Het concept Plan Informatiebeleid zal in 2014 worden vastgesteld. Het uitvoeringsplan dat bij het Beleidsplan hoort, is nog niet uitgewerkt. Er is dan ook nog geen inzicht in de middelen en personele capaciteit die nodig zijn om de voornemens uit het beleidsplan door te kunnen zetten. Voor het beheer en de bewerking van de historische archieven (inclusief archiefinspectie) is er een aparte post. Vanwege de financiële situatie van de gemeente wordt terughoudend omgegaan met investeringen. In het teamplan 2012 Informatievoorziening wordt gesteld dat de medewerkers binnen het vakgebied voldoende zijn opgeleid, maar dat er in verband met de digitalisering en de daarbij horende cultuurveranderingen aanvullende opleidingen en trainingen nodig zijn. Er vindt bij- en nascholing plaats, maar dit richt zich meer op vakinhoudelijke vaardigheden dan op competenties. De formatie van vakgroep D I V moet aansluiten op de (tijdelijk) extra werkzaamheden als gevolg van de digitale ontwikkelingen en de hybride situatie. Omwille van de continuïteit worden binnen team I V en de vakgroep D I V de taken over meer medewerkers gespreid.
8
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
3. Beheer van de archiefbewaarplaats Lokale regelgeving Bij besluit van 8 november 2011 heeft de gemeente Lingewaard de archiefbewaarplaats van Nijmegen aangewezen als archiefbewaarplaats van Lingewaard en is de gemeentearchivaris van Nijmegen benoemd tot gemeentearchivaris van Lingewaard. Daarmee is geregeld dat de gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Lingewaard. De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer van Lingewaard zullen in verband hiermee geactualiseerd worden. Interne kwaliteitszorg en toezicht Het RAN legt zijn beleid jaarlijks vast in een afdelingsplan. Volgens het afdelingsplan 2013 heeft het RAN als kerntaak het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van kennis en informatie. Zijn rol is die van content beheerder en -leverancier ten behoeve van andere partijen. De archiefdienst wil dat de bronnen door een zo breed mogelijk publiek gebruikt worden. Daarnaast moet het RAN vanuit haar archieŕwettelijke taak borgen dat de inwoners in de stad en regio de mogelijkheid hebben om de overheid te controleren en om juridisch bewijs te vinden, dat rechtmatige besluitvorming controleerbaar plaatsvindt in historisch perspectief en dat historisch onderzoek verricht kan worden. De archiefdienst streeft er naar om via de digitale studiezaal door een toename van het aanbod van digitale producten de toegankelijkheid van informatiebronnen, het aantal digitale bezoekers en de interactie met de klant via internet te vergroten. Het RAN heeft ten behoeve van het beheer van het statisch archief in haar archiefbewaarplaats in 2004 kwaliteitszorg geïmplementeerd. Dit heeft geresulteerd in risico- en controlplannen, waarvan het laatste dateert van 2010. De archiefdienst doet wel aan kwaliteitsbewaking, maar het planmatige en de verantwoording ontbreekt nog. De controlplannen worden opnieuw opgepakt. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het depot van het RAN staat zo'n 14.400 strekkende meters aan archieven en collecties. Daarvan is bijna 3.000 meter afkomstig uit gemeenten in de regio. Het Gelders Archief heeft eerder 2.000 meter archief tijdelijk bij het RAN geplaatst. Deze archieven zijn in 2013 teruggegaan naar Arnhem. Het RAN houdt rekening met een verschuiving naar digitale archieven en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan om deze archieven in leesbare en toegankelijke staat te houden. Maar papieren archieven blijven belangrijk en voorlopig wordt er nog de nodige aanwas voorzien aan te beheren meters vanuit Lingewaard en vanuit de regio. Omdat gemeenten een digitaliseringslag maken zullen de papieren archieven in versneld tempo naar de archiefbewaarplaats toe komen. Het RAN heeft het archiefbeheersysteem Atlantis in gebruik als geautomatiseerd inventarisatie- en beheerprogramma. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden De belangrijkste ontwikkeling waar het RAN de komende jaren mee te maken zal krijgen is de toename van het digitaal werken en archiveren binnen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Steeds meer archieven zullen (alleen nog maar) in digitale vorm worden aangeboden. Dit heeft nu al gevolgen voor het toezicht op de arcHeŕvorming. Het duurzaam beheer en de duurzame beschikbaarstelling van archieven moeten immers geborgd worden. Om grip te kunnen
9
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
houden op digitale archiefstukken moeten de archiveringsystemen een logisch onderdeel gaan vormen van de werkprocessen. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de werkprocessen en de aanschaf van informatiesystemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop archiefinformatie wordt vastgelegd. Als het gaat om archiefmateriaal beheert het RAN op dit moment vrijwel alleen digitale documenten waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te beschermen. Voor foto's, affiches en ander materiaal uit de collecties komt het wel voor dat daarvan alleen de digitale versies worden beheerd en beschikbaar gesteld via de digitale studiezaal. Digitaal archiveren, beheren en beschikbaarstellen kan niet zonder een oplossing voor archivering gedurende de héle levenscyclus van archiefstukken, dus inclusief bewaring voor statische archieven. In Lingewaard ontbreekt het op dit moment nog een aan voorziening voor het duurzaam opslaan en duurzaam toegankelijk houden van de digitale archiefgegevens op de lange termijn. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden De Archiefinspectie toetst de vernietigingsvoorstellen die door de gemeenten en gemeentelijkschappelijke regelingen worden voorgelegd. Na het verkrijgen van de machtiging van de gemeentearchivaris worden de archiefstukken daadwerkelijk vernietigd en wordt een verklaring van vernietiging opgemaakt. Met de verklaring wordt vastgelegd welke en onder wiens verantwoordelijkheid archiefstukken zijn vernietigd. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats In artikel 12 van de Archiefwet staat dat overheidsarchieven die voor bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Bij de overbrenging van archieven gaat het formele beheer over naar de gemeentearchivaris en worden ze openbaar. Nijmegen, de Nijmeegse GR's en de regiogemeenten voldoen aan de gestelde termijn van 20 jaar met een uitloop van nog eens 10 jaar. Bij een enkele gemeenten ligt er nog een ouder bestand bouwvergunningen dat kan worden overgebracht. Overplaatsing en overbrenging archieven naar de archiefbewaarplaats in Nijmegen
Met de aansluiting bij het RAN en het overplaatsen van de archieven van de opgeheven gemeenten Bemmel, Huissen en Gendt is een grote slag gemaakt. Alle archieven van de voorgangers van gemeente Lingewaard staan in de archiefbewaarplaats in Nijmegen. De verhuizing van de archieven is formeel gemeld aan de Provinciale Archiefinspecteur. In 2011 is er bijna 900 m l aan (semi)statische archieven van Lingewaard naar Nijmegen overgeplaatst. Over het beheer en over de archiefbewerking zijn nadere afspraken gemaakt. Er zijn geen verklaringen van overbrenging in de archieven van Lingewaard of van de rechtsvoorgangers aangetroffen. Van de opschorting van overbrenging is geen machtiging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten. Eind 2013 zijn de archieven van de voormalige gemeente Bemmel 1812-2000 helemaal bewerkt en materieel verzorgd. Daarna worden de inventarissen gereed gemaakt voor publicatie. In 2014 zal met een collegevoorstel de formele overbrenging van de Bemmelse archieven geregeld worden. Inmiddels is ook begonnen met de bewerking van de archieven van Huissen, waarvan oplevering en
10
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
overbrenging wordt voorzien in 2014. De archieven van de voormalige gemeente Gendt volgen in 2015. Registers burgerlijke stand
De registers van de burgerlijke stand van de voormalige gemeenten Bemmel, Huissen en Gendt bevinden zich in de archiefbewaarplaats in Nijmegen. Voor deze registers gelden afwijkende termijnen voor overbrenging. Alle registers die in 2013 voor overbrenging in aanmerking komen, zijn met de bijhorende 1 O-jaarlijkse tafels formeel overgebracht Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats aan de Mariënburg heeft een capaciteit van 16,2 strekkende kilometers archief. De bewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling en is in 2009 goedgekeurd door de Provinciale Archiefinspectie. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. Voor de archiefbewaarplaats is er een schoonmaakprotocol en vindt er periodieke controle plaats op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren. De gemeentelijk arcmefinspecteur schouwt de archiefbewaarplaats jaarlijks. Geconstateerde tekortkomingen worden daaropvolgend zo snel mogelijk verholpen. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Het RAN beheert ruim 14 kilometer aan overheids- en particukere archieven uit Nijmegen zelf en de regio; hiervan is per 31-12-2013 zo'n 740 strekkende meter afkomstig uit Lingewaard. Omdat een deel van de archieven van de voormalige gemeenten Bemmel, Huissen en Gendt formeel reeds overgebracht zou moeten zijn — de archieven ouder dan 20 jaar — heeft Lingewaard met het RAN afspraken gemaakt over de inzage van de archieven tot 1940 respectievelijk vanaf 1940. Daarbij wordt rekening gehouden met een beperking van de openbaarheid in verband met de privacy van personen of om andere redenen. Naarmate de bewerking van de archieven vordert zullen meer en meer de inventarissen van de overgeplaatste c.q. overgebrachte archieven via de digitale studiezaal van het RAN raadpleegbaar zijn. Met een apart collegebesluit zijn de registers van de burgerlijke stand van de voormalige gemeenten Bemmel, Huissen en Gendt openbaar gemaakt en ter beschikking van bezoekers in de leeszaal gekomen. De archiefdienst bezit een grote collectie foto's, films, affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN doet veel om de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bronnen verder te verbeteren via de Digitale Studiezaal. De archieven en collecties worden gedurende de openstelling van de studiezaal aan bezoekers ter beschikking gesteld, en de toegangen zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. Inzage van informatie die bij het RAN berust, is gratis. Regels over de raadpleging en gebruik van de archieven staan in het bezoekersreglement en de daarop gebaseerde huisregels. De archieven in de archiefbewaarplaats die zijn overgebracht, zijn daarmee ook openbaar, behoudens de dossiers waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van de Archiefwet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het RAN heeft een procedure vastgesteld waarmee ontheffing voor de raadpleging aangevraagd kan worden. In 2013 werd door het RAN deelgenomen aan de landelijke kwaliteitsmonitor archieven van de branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN. De Kwaliteitsmonitor is een instrument met benchmarking, waarmee archiefinstellingen elke twee jaar zelf kunnen meten in welke mate hun
11
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
producten en diensten aansluiten op de wensen en verwachtingen van de bezoekers. De waardering voor het RAN wordt door de bezoekers uitgedrukt met een gemiddeld rapportcijfer 7,6; dat is vergelijkbaar het gemiddelde over alle archieven. Voor het toenemend aantal initiatieven en activiteiten waarbij het RAN in 2013 archiefbronnen beschikbaar heeft gesteld of medewerking werd verleend, wordt verwezen naar het pubheks j aarverslag., De studiezaal van het RAN werd in 2013 zo'n 6.320 keer bezocht. Voor meer gedetailleerde gegevens over aantallen bezoeken aan de fysieke en digitale studiezaal, en over het aantal opgevraagde items en afgehandelde vragen zijn eveneens te vinden in het publiekjaarverslag over 2013. Rampen, calamiteiten en veiligheid De beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats was in 2013 op orde. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers van het RAN is op een goed niveau. Voor de archiefbewaarplaats is er een Calamiteitenplan (onderdeel van het gemeentelijke plan), waarin staat hoe te handelen in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten. Daarbij had het RAN in 2013 een piketdienst ingesteld die ingeval van archiefcalamiteiten de nodige actie kan ondernemen. Inmiddels is de bereikbaarheid op een andere manier geregeld. Het RAN is lid van de Documentenwacht, zodat men bij een calamiteit verzekerd is van acute eerste hulp. Voor de archiefbewaarplaats is in 2012 een Collectie Hulpverleningsplan (CHV) vastgesteld. Dat is nodig omdat we te maken hebben met kwetsbaar erfgoedmateriaal. In 2013 is met dit plan ook daadwerkelijk geoefend. Mensen en middelen Doordat de archiefbewaarplaats aan hoge eisen moet voldoen wordt een onevenredig deel van het totale budget (ca. 40 7o) besteed aan de exploitatie hiervan. Voor de dienstverlening aan de regiogemeenten, de gemeenschappelijke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN financiële bijdragen. In totaal werkten er in 2013 bij het RAN 35 medewerkers (28 fte). Daarnaast zijn er ruim vijftig vrijwilligers actief die werkzaamheden van uiteenlopende aard verrichten. Het RAN heeft uitgesproken dat er voor de komende jaren gespecialiseerd personeel beschikbaar moeten blijven om papieren archieven en collecties toegankelijk te maken. Het is van groot belang dat de medewerkers kennis hebben van de digitale ontwikkelingen. Het opleidings- en bijscholingsprogramma, het vacaturebeleid en de kennisoverdracht zijn hier in eerste instantie op gericht. 0
12
REGIONAAL
ARCHIEF
NIJMEGEN
