Datum uw brief N.v.t

Ingekomen stuk D41 (PA 4 september 2013)

Informatiemanagement & Automatisering

Nieuwe Dukenburgseweg 21 6534 AD Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 30 15 E-mail [email protected]

Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47

Aan de Gemeenteraad van Nijmegen

Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Verzenddatum Verslag 9 juli 2013

Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Th. de Graaf P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic

Onderwerp Verbeterplan dossiervorming en jaarverslag gemeentearchivaris 2012

IA80/13.0009137

Hans Cillissen

Datum uw brief N.v.t.

Doorkiesnummer (024) 3292775

Geachte leden van de Raad,

Aldus vastgesteld in de vergadering van:

Op 21 november 2012 heeft de Rekenkamer het rapport “Geen metertje op het dashboard, oorzaken van tekortschietend dossierbeheer’ opgeleverd en gepresenteerd aan de gemeenteraad. Het college heeft bij brief van 12 november 2012 de toezegging gedaan om te komen met een verbeterplan. Bijgaand verbeterplan is de uitwerking van deze toezegging.

De voorzitter,

De secretaris,

Het verbeterplan sluit aan bij de aanbevelingen van de Rekenkamer en de constateringen van de gemeentearchivaris in het jaarverslag 2012 dat, conform afspraak, gelijktijdig met dit plan aangeboden wordt. De vier belangrijkste speerpunten van het verbeterplan zijn: opzetten van een kwaliteitssysteem voor de digitale dossiervorming; vergroten van het archiefbewustzijn in de organisatie; monitoren van specifieke (beleids)dossiers; vastleggen archiefverantwoordelijkheid bij samenwerkingsverbanden en contracten. De gemeentearchivaris rapporteert twee keer per jaar aan de gemeentesecretaris over de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

1

Aantal bijlagen: Twee

Bezoek ook onze website www.nijmegen.nl

Aanbiedingsbrief gemeenteraad verbeterplan, jaarverslag 2012.doc

Verbetering dossiervorming en beheer Plan van aanpak

29 mei 2013

Inhoudsopgave 1

Inleiding en achtergrond ................................................................................................ 3

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Projectbeschrijving ......................................................................................................... 4 Doelstelling ...................................................................................................................... 4 Scope van het project ..................................................................................................... 4 Resultaten ........................................................................................................................ 4 Relaties met andere trajecten ........................................................................................ 4 Randvoorwaarden ........................................................................................................... 4 Projectorganisatie ........................................................................................................... 4

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4

Beschrijvingen verbetersporen-/acties......................................................................... 6 Digitalisering ................................................................................................................... 6 Vergroten van en sturen op archiefbewustzijn ............................................................ 7 Updaten kennis en kunde van lijnmedewerkers van archiefregels ........................... 7 Sturing opname archiefbescheiden in systemen en dossiers ................................... 7 Vertaling verantwoordelijkheden uit archiefregelgeving ............................................ 8 Monitoring (beleids)dossiers ......................................................................................... 8

4

Projectkosten ................................................................................................................ 10

Bijlage 1 Checklist Inkoopdossiers ............................................................................................ 11 Bijlage 2 Checklist subsidiedossiers ......................................................................................... 15

1

1

Inleiding en achtergrond De Rekenkamer Nijmegen heeft in de periode 2011-2012 onderzoek gedaan naar het dossierbeheer. Aanleiding voor dit onderzoek was dat de Rekenkamer bij vrijwel elk onderzoek moet constateren dat de (beleids) dossiers niet op orde zijn. Daarvan is regelmatig melding gemaakt in hun onderzoeksrapporten. In enkele jaarverslagen heeft de Rekenkamer het dossierbeheer een hardnekkig knelpunt genoemd. De hardnekkigheid van het probleem heeft de Rekenkamer doen besluiten te onderzoeken wat de oorzaken zijn dat dossiers stelselmatig niet op orde zijn. In het onderzoek heeft de Rekenkamer gekeken naar welke verbetermaatregelen er de afgelopen jaren zijn getroffen, wat de effecten zijn van deze maatregelen op de dossiers rioolbeleid, stadionen huurovereenkomst Gemeente Nijmegen - N.E.C., planexploitaties, verbonden partijen en wat de redenen zijn dat de getroffen verbetermaatregelen onvoldoende effect hebben gehad. Het onderzoek richt zich voor wat betreft de kwaliteit van het dossierbeheer op de jaren 2009, 2010 en 2011. Uit het onderzoek blijkt een aantal oorzaken voor het nog altijd niet op orde zijn van de onderzochte dossiers. Deze zijn volgens de Rekenkamer gelegen in het gemeentelijk archiefbeleid, de bewaking vanuit de lijn van de uitvoering, in de sturing en het beperkte effect van de inspanningen van de afgelopen jaren. Dit heeft er toe geleid dat het college van B&W bij brief van 12 november 2012 heeft toegezegd medio 2013 te komen met een verbeterplan. Dit document is de uitwerking van deze toezegging.

3

2

Projectbeschrijving

2.1

Doelstelling De belangrijkste doelstelling is het tot stand brengen van een kwaliteitsverbetering van de dossiervorming.

2.2

Scope van het project In dit plan worden de verbeteracties beschreven voor de periode juli 2013 tot en met juni 2014. In deze periode zal een aanzet gemaakt worden tot een blijvende kwaliteitsverbetering 1 op het archiefbeheer organisatiebreed. Jaarlijks zal bezien worden waar aanvulling en/of aanpassing noodzakelijk is.

2.3

Resultaten • • • • •

2.4

Het archiefbewustzijn binnen de organisatie is vergroot en er wordt aantoonbaar door de afdelingen op gestuurd. Circa 25 (beleids)dossiers worden gemonitord en de door de Rekenkamer geconstateerde tekortkomingen in de onderzochte dossiers zijn, waar mogelijk, opgeheven. Verantwoordelijkheden uit archiefregelgeving zijn vertaald naar taken en bevoegdheden in de organisatie en waar mogelijk in het werkproces. Er is een kwaliteitssysteem in werking dat controleert op de volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de digitale dossiervorming. Er is een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen ondernemers en de gemeente geïntroduceerd.

Relaties met andere trajecten Gelijktijdig met dit traject loopt ook nog de implementatie van de Baseline informatiehuishouding. Daar waar nodig zal afgestemd worden teneinde dubbelingen te voorkomen.

2.5

Randvoorwaarden Om tot goede resultaten te komen wordt hier een aantal randvoorwaarden genoemd: • Inbreng van de proces-/dossiereigenaren is van belang om het voorgestelde te realiseren. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor hun processen en de daaruit ontstane informatie danwel archiefbescheiden. • Een zeer belangrijke ondersteunende rol is weggelegd voor het nieuw gevormde Bureau Documentaire Informatievoorziening (afgekort BDI). Het merendeel van de verbeteracties zullen op hun schouders terecht komen. Belangrijk is dan ook dat er voldoende mankracht en inhoudelijke capaciteit beschikbaar is. • Voor het welslagen van dit project is draagvlak en betrokkenheid van het (top)management van cruciaal belang.

2.6

Projectorganisatie Opdrachtgever: Het college

1

De mate waarin de relevante en authentieke stukken, ontstaan in het werkproces, zich in het fysieke of digitale dossier bevinden

4

Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.

Ambtelijk opdrachtgever: Gemeentesecretaris Opdrachtnemer: Hoofd afdeling Informatisering & Automatisering (afgekort I&A) Projectleider: Medewerker afdeling I&A Communicatie De opdrachtnemer en projectleider hebben elke twee maanden een voortgangsgesprek met de ambtelijk en/of politiek opdrachtgever. De projectleider heeft elke 4 weken een voortgangsgesprek met de opdrachtnemer. Projectgroep • Projectleider • Hoofd BDI • Teamleider BDI • Adviseur Documentaire Informatievoorziening • Senior procesarchitect I&A • Senior medewerker(s)Generiek Applicatiebeheer • Informatiebeheerder(s) BDI Op afroep • Vertegenwoordiger NEC-dossiers • Vertegenwoordiger Verbonden Partijen • Vertegenwoordiger Subsidies • Vertegenwoordiger Inkoop • Vertegenwoordiger Regionaal Archief Nijmegen • Vertegenwoordiger Planexploitaties • Vertegenwoordiger Juridische Zaken • Vertegenwoordiger P&O De projectgroep komt op afroep van de projectleider bijeen, maar in ieder geval 1 x keer per maand.

5

3

Beschrijvingen verbetersporen-/acties We willen langs meerdere sporen de verbeteringen realiseren. Het eerste spoor richt zich op digitalisering. Ervaring van de afgelopen jaren leert dat de digitalisering van de zaakdossiers een flinke kwaliteitsverbetering met zich mee heeft gebracht. Door deze werkwijze waar mogelijk ook op de beleids- en projectdossiers toe te passen zal dit ook hier verbeteringen laten zien. Het tweede spoor richt zich op het archiefbewustzijn. Het realiseren van duidelijke sturing op de bewustwording en op de naleving van het archiefbewustzijn op managementniveau binnen de beleidsprocessen. Het derde spoor richt zich op het realiseren van een operationele vertaling van verantwoordelijkheden. En het vierde spoor richt zich op dossiermonitoring. Meerdere (beleids)dossiers worden gemonitord en er wordt zorg gedragen voor volledigheid daarvan. Ook als toets op en ondersteuning van het archiefbewustzijn. De geconstateerde tekortkomingen in de onderzochte dossiers worden opgeheven middels het monitoren van onder andere de door de Rekenkamer onderzochte (beleids)dossiers.

3.1

Digitalisering De inzet van e-dienstverlening heeft ertoe geleid dat de werkprocessen veranderen en dat de archieffunctie een andere positie is gaan innemen. Digitalisering leidt tot archivering “aan de voorkant”, dat wil zeggen dat de archiefbescheiden vanaf de start van de processen digitaal worden opgebouwd en opgeslagen in een document-/recordmanagementsysteem. Vanaf 2004 vervult dit systeem steeds meer een sleutelrol in het informatie- en archiefmanagement van de gemeente. Verbeteracties

Actiehouder(s)

We blijven actief inzetten op het digitaliseren van werkprocessen. In 2013/2014 zullen meerdere werkprocessen en nader te bepalen projecten zijn gedigitaliseerd. Zo zal er een samenwerkingsomgeving (SharePoint) voor interne en externe partijen gecreëerd worden waar ze toegang hebben tot de opgeslagen informatie. Digitaliseren van werkprocessen draagt alleen bij aan betere archiefvorming als op de kwaliteit van de uitvoering van deze processen actief gemonitord wordt. Het opzetten en in beheer nemen van een dergelijke kwaliteitscontrole is dan ook een essentieel onderdeel van het verbeterplan. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen - zoals het aanvragen van een vergunning - digitaal afhandelen. Er komt een eenmalige gegevensuitvraag voor ondernemers die gebruik maken van het Ondernemingsdossier om bedrijfsgegevens uit te wisselen met de overheid.’

Bureau Ontwikkeling I&A, BDI en bureau Functioneel Beheer Generiek Domein, en lijnafdelingen

6

Planning Start Gereed Q3 2013 Q2 2014

Bureau Ontwikkeling I&A, BDI en bureau Functioneel Beheer Generiek Domein, en lijnafdelingen

Q2 2013

Q3 2014

Bureau Ontwikkeling I&A

Q2 2014

Q4 2014


3.2

Vergroten van en sturen op archiefbewustzijn

3.2.1

Updaten kennis en kunde van lijnmedewerkers van archiefregels Binnen de organisatie dient er meer aandacht te zijn teneinde de kennis en kunde van medewerkers op het terrein van dossiervorming en -beheer op peil te brengen en te houden.

3.2.2

Verbeteracties

Actiehouder(s)

Iedere nieuwe medewerker wordt geïnstrueerd Bij BDI worden contactpersonen ingesteld zodat de afdelingen een aanspreekpunt krijgen voor de archieffunctie Servicekaart Post & Archief actualiseren en opnieuw onder de aandacht brengen Instellen vaste aanspreekpunten binnen de afdelingen en deze nodigen contactpersoon van BDI jaarlijks uit voor overleg/afstemming

Lijnafdelingen, P&O en BDI BDI

Planning Start Gereed Q3 2013 Q2 2014 Q3 2013 Q1 2014

BDI

Q3 2013

Q4 2013

Lijnafdelingen

Q3 2013

Q1 2014

Sturing opname archiefbescheiden in systemen en dossiers Van hoog tot laag zal er het besef en de wil moeten zijn om de dossiers op orde te hebben. Daarom is het belangrijk om vooral in te zetten op de sturing van de uitvoering. Verbeteracties

Actiehouder(s)

Inregelen en uitrollen van functionaliteiten in Corsa waarmee het mogelijk is om afdelingen te ondersteunen bij de bewaking van de opname van archiefbescheiden in de dossiers Het management van de afdelingen wordt elk kwartaal voorzien van stuurinformatie over (nog niet) gearchiveerde documenten zodat zij actief kunnen sturen op de compleetheid van dossiers. Elk half jaar zal de Directieraad worden geïnformeerd over de stand van zaken over de opname van afgehandelde documenten in de desbetreffende dossiers. Op de beleidsafdelingen worden de huidige archiefregels nogmaals aan de orde gesteld en waar nodig worden nieuwe, op maat gemaakte, opgesteld die duidelijk maken welke inkomende, interne en uitgaande documenten geregistreerd moeten worden; niet alleen brieven, maar ook e-mails plus de eventuele bijlagen. De archiefinspectie zal als onderdeel van het inspectieprogramma de kwaliteit van nader te bepalen dossiers toetsen op juistheid, volledigheid en authenticiteit. De resultaten worden vastgelegd in afzonderlijke rapportages en aangeboden aan de desbetreffende afdelingen en de gemeentesecretaris.

BDI i.s.m. Functioneel Beheer Generiek Domein



Q4 2013

Q2 2014


Q4 2013

Q2 2014

Lijnafdelingen i.s.m. BDI

Q3 2013

Q1 2014

Archiefinspectie RAN

nvt

Door lopend

7

3.3

Vertaling verantwoordelijkheden uit archiefregelgeving De verantwoordelijkheden uit de Archiefregelgeving zijn onvoldoende vertaald naar taken en bevoegdheden. Dit leidt ertoe dat in de praktijk niet altijd duidelijk is wie wat moet doen als het gaat om het beheren en archiveren van dossiers.

3.4

Verbeteracties

Actiehouder(s)

De Raad ontvangt voortaan jaarlijks in het 2e kwartaal het jaarverslag van de gemeentearchivaris. De afdeling I&A zorgt ervoor dat deze, voorzien van een standpunt/advies, wordt ingebracht in het college. Vanwege het strategische en operationele belang van archiefen informatiebeheer is het wenselijk dat het onderwerp 'verantwoordelijkheid voor de archiefzorg en het archiefbeheer' een prominente plaats krijgt bij het aangaan door de lijnafdelingen van de gemeente van (keten)samenwerking. Dus vooraf en met een juridische toets.

RAN & I&A/BDI

Juridische Zaken en BDI & RAN kunnen daarin faciliteren


Q3 2013

Q4 2013

Monitoring (beleids)dossiers De hierna genoemde (beleids)dossiers zullen gemonitord worden. 1. Dossier aanbesteding  Europese aanbesteding hulp bij het huishouden krachtens de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) door gemeenten die samen het Rijk van Nijmegen vormen In bijlage 1 is de checklist bijgevoegd die vanaf 2013 geldt voor de archivering van documenten die (kunnen) ontstaan binnen een gemeentelijke aanbestedingsprocedure. Tevens is er een toelichting op de aanbestedingsdocumenten opgenomen. 2. Dossiers van instellingen die jaarlijks meer dan € 100.000, - subsidie ontvangen Het betreft hier documenten die betrekking hebben op jaargang 2012. In bijlage 2 is de checklist bijgevoegd die geldt voor de archivering van documenten die (kunnen) ontstaan binnen de subsidieprocedure.         

8

De Lindenberg Tandem Iriszorg Stichting Weer Samen Naar School Natuurmuseum Vluchtelingwerk Midden-Nederland Werkgroep Integratie Gehandicapten Scholengroep Rijk van Nijmegen Vrijwilligerscentrale


3. Dossiers Verbonden Partijen Het betreft hier de documenten (begroting, -wijzigingen, jaarstukken, accountantsrapporten, verklaringen, beleidsnotities, agenda’s en bijbehorende stukken en verslagen van vergaderingen, collegebesluiten en raadsbesluiten) over jaargangen 2009 t/m 2011.                 

Bergerden Bijsterhuizen BNG (Bank Nederlandse Gemeenten) Brabantse poort Breed DAR Euregio GGD Hulpverlening en veiligheid Gelderland Zuid Mariënburg BV Marn Nazorg Bodem RGV Recreatiegemeenschap Veluwe, Stadsregio Arnhem-Nijmegen Stichting Uitzicht Ontwikkelbedrijf Waalfront BV Waalfront BV

Verbeteractie

Actiehouder(s)

Zorgdragen voor volledigheid van de hierboven genoemde dossiers op basis van bestaande checklisten en de overige door de Rekenkamer onderzochte dossiers.

BDI, bureau Subsidies, programmamanager/beleidsambte naren Verbonden Partijen, vertegenwoordiger Planexploitaties, bureau Inkoop


9

4

Projectkosten Er zijn geen extra kosten gemoeid met de projectmatige acties van dit verbeterplan.

10


Bijlage 1 Checklist Inkoopdossiers

Checklist Inkoopdossier Inkoopnummer: ….Ink….

Projectnummer: ……….….

Uitgegeven door Inkoop (FA90)

Inkoopnummer: ………….

Voor zover van toepassing en door verantwoordelijke organisatie eenheid bepaald.

Voor zover van toepassing en door verantwoordelijke organisatie eenheid bepaald.

Aanbestedingsprocedures: EO Enkelvoudig onderhandse procedure MO Meervoudig onderhandse procedure NAT Nationale aanbestedingsprocedure EU Europese aanbestedingsprocedure EU B Europese aanbestedingsprocedure B-dienst VER Verlengingsopdracht

1

EO 

MO 

NAT 

EU 

EU B 

VER nvt

2













3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

O O O O O O nvt nvt O nvt  O O

 O O  O O  nvt     O

 O O  O O nvt      

 nvt O    nvt      

 nvt O    nvt nvt     

O nvt O O nvt nvt nvt nvt nvt nvt O nvt nvt

16 17

O nvt

 nvt

 

 

 

nvt nvt

 O

Besluit tot terugtrekking/Intrekking aanbesteding Contract/Overeenkomst/Opdrachtbrief Inkoopstartnotitie Afwijkmemo Inkoopadvies Offerteaanvraag (Uitnodiging tot inschrijving) Verslag marktonderzoek / marktconsultatie Risicodossier Motivatie Meervoudig Onderhands partijen Aankondiging van een opdracht Nota van Inlichtingen Proces-verbaal van opening Alle offertes / inschrijvingen Offertebeoordeling Gunningsadvies / proces-verbaal van aanbesteden Gunnings- en afwijzingsbrieven Publicatie van gunning

= verplicht = optioneel

11

Bij het aftekenen van de checklist is het inkoopdossier gecontroleerd op de volledigheid.

___________________ Datum

___________________________ Paraaf

LET OP: De geparafeerde checklist moet als voorblad van te ondertekenen overeenkomst / opdrachtbrief worden aangeleverd bij de budgethouder.

Toelichting op aanbestedingsdocumenten: 1. Besluit tot terugtrekking/Intrekking aanbesteding Het besluit om een opdracht terug te trekken. 2. Contract of overeenkomst of opdrachtbrief Het ondertekende contract, ondertekend door zowel de opdrachtgever als de gegunde inschrijver, of de opdrachtbrief. 3. Inkoopstartnotitie Er wordt een inkoopstartnotitie opgesteld. Doel hiervan is tweeledig. Met behulp van het stappenplan in de inkoopstartnotitie kan de aanbestedingsprocedure worden gekozen die leidt tot zowel doelmatig als rechtmatig inkopen. Deze motivatie moet worden vastgelegd. Dit toont tegelijkertijd richting de accountant aan dat het inkoopbeleid van de gemeente wordt nageleefd. 4. Afwijkmemo Indien er wordt afgeweken van het beleid van de gemeente Nijmegen, dan wordt er een afwijkmemo opgesteld. Een afwijking dient te worden beargumenteerd waarbij gekozen kan worden uit vier argumenten, namelijk: dwingende spoed, economisch voordeel / economische gevolgen en artistieke redenen. 5. Inkoopadvies Inkoopadvies voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure en inkoopadvies tijdens een aanbestedingsprocedure. 6. Offerteaanvraag (Uitnodiging tot inschrijving) In een offerteaanvraag staat de inkoopbehoefte van de aanbestedende dienst. Deze gegevens hebben inschrijvers nodig om een offerte te kunnen maken. Het zijn zowel eisen en wensen aan de leverancier, als aan het te leveren product / de te leveren dienst / het te leveren werk. Ook beleidsitems als duurzaamheidsaspecten, MKB-vriendelijk en maatschappelijk verantwoord inkopen vormen onderdelen van de offerteaanvraag. 7. Verslag marktonderzoek/marktconsultatie Marktonderzoek is het onderzoeken van de markt in al zijn facetten. Marktconsultatie is het vragen van informatie bij leveranciers, bij collega overheden of andere instanties. 8. Risicodossier Het risicodossier is een weergave van de risico’s met de kans van voorkomen en gevolg. Tevens wordt hierbij ingegaan op de wijze waarop de risico’s worden voorkomen of ondervangen. 9. Motivatie Meervoudig Onderhandse partijen De motivatie waarin men onderbouwt waarom de partijen zijn uitgenodigd in de meervoudig onderhandse procedure.

12


10. Aankondiging van een opdracht De verplichte publicatie bij nationale en Europese procedures. 11. Nota van inlichtingen Een Nota van Inlichtingen is het document dat na een (schriftelijke) vragenronde alle vragen en antwoorden geanonimiseerd bevat en dat gepubliceerd wordt tijdens de aanbestedingsprocedure. 12. Proces-verbaal van opening Het overzicht dat wordt opgemaakt van alle inschrijvingen die tijdig zijn ontvangen. 13. Inschrijvingen (Offertes) Alle ontvangen inschrijvingen (offertes) worden analoog en/of digitaal bewaard. Dit betreft offertes van gegunde opdrachten, maar óók offertes van afgeschreven inschrijvers. Indien een inschrijving te laat is binnengekomen, wordt de offerte geretourneerd en komt er een vermelding in het gunningsadvies. 14. Offertebeoordeling Na de opening van de inschrijvingen worden deze beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria waaraan het werk, het product of de dienst moet voldoen. De definitieve eindbeoordeling wordt opgeslagen. 15. Gunningsadvies / Proces-verbaal van aanbesteden Beschrijving van de aanbestedingsprocedure met de gemaakte keuzes en risico’s en de processtappen. De projectgroep stelt een gunningsadvies op voor de opdrachtgever (budgethouder). 16. Gunnings- en afwijzingsbrieven Het voornemen tot gunnen, de definitieve gunningsbrief en de afwijzingsbrieven worden opgesteld. Een ondertekend archiefexemplaar of een ondertekende kopie wordt vastgelegd. 17. Publicatie van gunning Na wederzijdse contractondertekening wordt de gunning van de openbare en Europese aanbestedingen gepubliceerd.

13

Bijlage 2 Checklist subsidiedossiers Fase aanvraag en verlening 1. Jaarbrief (indien van toepassing) Subsidieaanvragers die jaarlijks een (structurele) subsidie ontvangen krijgen in april voorafgaande aan het subsidiejaar een brief waarin richtlijnen staan voor het indienen van een subsidieaanvraag en de indieningsdatum (15 mei voorafgaande aan het subsidiejaar) 2. Ondertekende subsidieaanvraag, begroting en activiteitenplan 3. Ontvangstbevestiging/eventueel aanvullende documenten, zoals verzoek aanvullende informatie/ontbrekende documenten 4. College- en/of raadsvoorstel 5. Beschikking Waarin de subsidie wordt verleend (of afgewezen ), de hoogte van de subsidie en wijze van verantwoording. 6. Tussentijdserapportage, indien in beschikking gevraagd Hierin wordt verslag gedaan over de uitvoering van de activiteiten over het eerste halfjaar en een prognose over het verloop van de activiteiten in de 2e helft van het jaar. 7. Ontvangstbevestiging tussentijdse rapportage, eventueel rappelbrieven.

Fase verantwoording en vaststelling 1. Prestatieoverzicht, indien in beschikking gevraagd Wordt voor 15 januari na het subsidiejaar ingediend en geeft een kort overzicht van de gerealiseerde activiteiten. 2. Ontvangstbevestiging, eventueel rappelbrief 3. Ondertekende jaarrekening/jaarverslag/accountantsverklaring, indien gevraagd Jaarrekening of financieel verslag over de besteding van de subsidiegelden, jaarverslag of verslag van de realisatie van de gesubsidieerde activiteiten. 4. Ontvangstbevestiging, eventueel rappelbrief en/of verzoek aanvullende informatie/ontbrekende documenten 5. Checklist of raadsvoorstel (alleen bij meerjarige subsidies aan instellingen uit bijlage bij NKS) checklist wordt gebruikt om de subsidieverantwoording inhoudelijk en financieel te beoordelen en om de subsidie definitief vast te stellen. 6. Vaststellingsbeschikking Hiermee is de verleende subsidie definitief vastgesteld.

15

INSPECTIERAPPORT INSPECTIERAPPORT

Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2012

april 2013

Inleiding / aanleiding In de gemeentelijke Archiefverordening 2013 (artikel 9 en 15) is geregeld dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag doet aan het College van Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en over de wijze waarop het toezicht op het archiefen informatiebeheer is ingevuld. De uitvoering van het toezicht gebeurt namens de gemeentearchivaris door de archiefinspecteur. Dit verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archiefen informatiebeheer in de gemeente. Met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoordt het College zich tegenover de Raad over hetgeen zij in het afgelopen jaar heeft verricht ten aanzien van de zorg voor het archiefen informatiebeheer (artikel 30 van de Archiefwet 1995). Tevens stuurt het College dit verslag in het kader van de afspraken die gemaakt zijn ingevolge de Wet Revitalisering Generiek Toezicht toe aan Gedeputeerde Staten. Deze afspraken bepalen voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Naast dit jaarverslag, dat de gemeentearchivaris uitbrengt op grond van de gemeentelijke Archiefverordening, publiceert het RAN een publieksjaarverslag. Dit publieksjaarverslag is te vinden op de website van het RAN (www.nijmegen.nl/archief).

Samenvatting In dit jaarverslag legt de gemeenterachivaris verantwoording af over het toezicht op de nietovergebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De zorg voor de dossiervorming en -ordening is een verantwoordelijkheid van de proceseigenaar (medewerker en vakafdeling) , maar die moet daarin wel beter worden geïnstrueerd, aangestuurd en gefaciliteerd. De archivering bij processen die zich binnen één kolom of één afdeling voltrekken of die als bulkprocessen zijn ingericht, is redelijk op orde. Bij werkprocessen die minder gestructureerd zijn of die zich over meerdere kolommen uitstrekken is dit beduidend minder. Hier speelt mee dat het bij deze werkprocessen niet altijd duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de dossiervorming. Momenteel wordt er voor het archiefen informatiebeheer in Nijmegen geen kwaliteitsmodel gehanteerd. Wel wordt er momenteel gewerkt aan de implementatie van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, waarin een kwaliteitszorgsysteem is opgenomen. De Baseline is een landelijk normenkader voor het informatiebeheer, opgesteld door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Het beheer van de archiefbewaarplaats is op orde.

Toezicht op nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Werkwijze De archiefinspecteur heeft in 2012 met de bureaus Documentaire Informatievoorziening (DIV) en Documentaire Dienstverlening (BDD), in september samengevoegd tot Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI), en specialisten van bureau Ontwikkeling zes monitoroverleggen gevoerd. Het beheer van het semi-statisch archief is ‘uitbesteed’ aan het RAN. Met de

2

desbetreffende medewerkers van bureau Dienstverlening (van het RAN) zijn daarom eveneens zes monitoroverleggen gevoerd. Deze overleggen traden in de plaats van de monitorinspecties, die tot en met 2010 hebben plaatsgevonden. Tijdens deze overleggen zijn vooral onderwerpen aan de orde geweest die een relatie hebben met duurzame bewaring en duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken en met de gevolgen van de organisatiewijzigingen voor het archiefen informatiebeheer. In mijn jaarverslag over 2011 heb ik aangegeven dat de archiefinspecteur in deze overleggen graag andere (informatie) disciplines betrekt. Dit is in 2012 gerealiseerd. Voortaan overlegt de archiefinspecteur naast BDI ook met medewerkers van Changemanagement, Ontwikkeling, Applicatiebeheer (van de afdeling Informatie en Automatisering) en met de Regiegroep Implementatie Strategisch Informatiebeleid. Naast de monitoroverleggen heeft de Archiefinspectie in de periode december 2012 tot en met maart 2013 een integrale inspectie uitgevoerd. De resultaten van deze inspectie zijn in dit verslag verwerkt. Behalve op de archieven van de gemeente Nijmegen oefent de gemeentearchivaris het toezicht uit op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van de gemeenschappelijke regelingen waarvan Nijmegen centrumgemeente is, te weten Breed, GGD Nijmegen, MARN, Stadsregio Arnhem-Nijmegen, Veiligheidsregio Gelderland Zuid en ODRN i.o. Door de oprichting van de Nationale Politie is de Regiopolitie Gelderland-Zuid per 1 januari 2013 opgeheven. Wel is de politie in het gehele jaar 2012 regelmatig bezocht en is er regulier overlegd met de Archiefinspectie. Deze overleggen stonden grotendeels in het teken van de organisatiewijzigingen bij de politie en de gevolgen hiervan voor het archiefen informatiebeheer. Pas in een laat stadium (eind 2012) heeft de wetgever bepaald dat alle archieven die gevormd zijn door de regionale korpsen overgaan naar de Nationale Politie. Hiermee eindigt de bemoeienis van de Archiefinspectie met deze archieven, omdat de Nationale Politie wordt geïnspecteerd door de Erfgoedinspectie. Lokale regelingen Eind 2012 heeft de Gemeenteraad de Nijmeegse Archiefverordening 2013 (rbs dd. 12 december 2012) vastgesteld. Met de Archiefverordening creëert de gemeenteraad een kader voor het College ter uitvoering van de taak als zorgdrager. Het College heeft op 20 november 2012 het Besluit Informatiebeheer 2013 vastgesteld, waarmee zij de gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris regels ter beschikking stelt voor het beheer van de gemeentelijke archieven. Met deze twee besluiten is de gemeentelijke weten regelgeving voor archiefen informatiebeheer up-to-date. Uit de recente integrale archiefinspectie is gebleken dat er weliswaar een uitstekend kader voor het College en voor de ambtelijke organisatie aanwezig is, maar dit kader is niet ‘geland’ op de werkvloer. Met andere woorden ‘het Nijmeegs Archiefbeleid kent geen operationele vertaling’. De uitgangspunten in verordening en besluit zijn niet terug te vinden in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s, richtlijnen, instructies en afdelingsplannen. Als de gemiddelde ambtenaar al op de hoogte is van het bestaan van de regelgeving, dan is hij zeker niet bekend met de inhoud daarvan.

3

Dit blijkt onder meer uit de tekst van artikel 8 van de huidige verordening. Deze tekst, waarin het College van de Raad de opdracht krijgt om bij deelname in privaatrechtelijke organisaties, het archiefen informatiebeheer conform de Archiefwet te regelen, staat al sinds de jaren negentig in de gemeentelijke archiefverordening. Hieraan is echter nog nooit invulling gegeven. Gezien de toenemende mate waarin publiek-private samenwerkingen worden aangegaan is dit een zorgelijke ontwikkeling. De gemeentelijke Rekenkamer heeft de oorzaken van tekortschietend dossierbeheer onderzocht. Hierbij heeft de Rekenkamer zich beperkt tot 24 dossiers betreffende verbonden partijen, rioolbeleid, planexploitaties en stadionen huurovereenkomst NEC. De conclusies van de Rekenkamer worden op enkele aspecten, zoals het ontbreken van de operationele vertaling van het archiefen informatiebeleid, bevestigd in de integrale archiefinspectie die in het vierde kwartaal 2012 en in het eerste kwartaal van 2013 is uitgevoerd. Deze inspectie omvatte het archiefen informatiebeheer van de gehele ambtelijke organisatie. De bevindingen van de Rekenkamer zijn meegenomen in het inspectierapport. Volgens artikel 14 van de Archiefverordening 2013 (voorheen art. 20 van de Archiefverordening 2003) moeten voorgenomen aanpassingen die gevolgen hebben voor het informatiebeheer, zowel in de organisatie zelf als in de informatiesystemen gemeld worden bij de gemeentearchivaris. Dergelijke wijzigingen kunnen vérstrekkende gevolgen hebben voor het informatiebeheer op lange termijn. De belangrijkste reden voor melding is dat de gemeentearchivaris dan in een vroegtijdig stadium wordt betrokken en zijn expertise kan inzetten. Hierdoor kan latere reparatie c.q. meerwerk worden voorkomen. Ofschoon deze meldingen door de proceseigenaar zouden moeten plaatsvinden, gebeurt dit in de praktijk nauwelijks. Maar door invoering van de eerdergenoemde overlegstructuren, zoals beschreven op de vorige pagina onder het kopje werkwijze, is een ‘vangnet’ gecreëerd. Sinds 2013 is in elk geval geborgd dat de gemeentearchivaris in de meeste gevallen in een vroegtijdig stadium geïnfomeerd wordt over dit soort aanpassingen. Interne kwaliteitszorg en toezicht De gemeente Nijmegen conformeert zich voor het strategisch informatiebeleid aan GEMMA (GEMeentelijk ModelArchitechtuur) en aan het Gemeentelijk Fundament. Met het Strategisch Informatieplan 2012-2015 beschikt de gemeente over een strategische visie waarin de ontwikkelingen in grote lijnen op elkaar en op de organisatie worden afgestemd. Alle initiatieven worden standaard getoetst of ze passen in het afgesproken beleid en in de architectuur. I&A geeft aan voldoende inzicht te hebben in de behoeften van de afdelingen en hoe ze ondersteund willen worden. Afdelingen moeten vanuit hun procesverantwoordelijkheid zelf I-projecten initiëren en motiveren. De prioriteiten worden bepaald via het sturingsmechanisme van het SIB (Strategisch Informatie Beleidsplan). Er zijn vijf stuurgroepen en een overkoepelende regiegroep. Er wordt voor het archiefen informatiebeheer geen kwaliteitsmodel gehanteerd. Medewerkers zijn zich er wel van bewust dat er volgens bepaalde normen gewerkt moet worden, maar dat komt niet of slechts zijdelings terug in de werkplannen en handboeken voor de primaire processen. De kwaliteitszorg binnen de afdelingen is vooral inhoudelijk (primair proces) gericht. Archivering is in veel gevallen nog onvoldoende geïntegreerd in de werkprocessen zelf. Kwaliteit wordt afgemeten aan de uitkomsten van de controles, die zich vooral richten op financiële verantwoording en rechtmatigheid.

4

Daar waar het documenten archiefbeheer is geïntegreerd in de werkprocessen en de procesapplicatie is gekoppeld aan het gemeentelijk document managementsysteem Corsa DMS1, is de kwaliteit over het algemeen op orde, omdat de applicaties en de uitvoering van het werkproces kwaliteit afdwingen en controleerbaar maken. In 2012 is de organisatie gestart met de invoering van een kwaliteitszorgsysteem voor het archiefen informatiebeheer. In Nijmegen gebeurt dit door implementatie van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, opgesteld door KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten). Er moet inzicht zijn in wettelijke eisen, risico's en knelpunten en er dienen kwaliteitsnormen geformuleerd te zijn aan de hand waarvan de kwaliteit kan worden getoetst. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het inspectierapport 2007 en de daaropvolgende monitorrapportages wordt voornamelijk aandacht besteed aan de archivering van de analoge archieven. In 2007 was de archivering van deze analoge archieven niet op orde. Als gevolg van de uitvoering van het verbeterplan van de organisatie is er duidelijk vooruitgang geboekt. In de monitorrapportages 2008-2010 rapporteert de Archiefinspectie hierover. De analoge archieven die worden beheerd door BDI (voorheen DIV/BDD) zijn steeds beter op orde en het aantal decentrale archieven neemt af. Een aandachtspunt blijven de zgn. witte vlekken, dat wil zeggen de archiefonderdelen gevormd door afdelingen en bureaus die bij hun archivering niet zijn ondersteund door BDI. Voor de registratie van documenten en dossiers, vanuit werkprocessen die niet zijn ingericht voor digitaal werken, beschikt Nijmegen over de applicatie Corsa Post. De inkomende stukken die via BDI geregistreerd en gearchiveerd worden, voldoen aan de norm. De dossiervorming binnen de kolommen is over het algemeen ook in orde. Anders is het gesteld met de archiefstukken die in de minder gestructureerde werkprocessen worden vervaardigd en verzameld, vooral ook als het gaat om werkprocessen waar meerdere disciplines en bureaus bij betrokken zijn. Beleidsprocessen zijn minder goed te vangen in gestandaardiseerde documentstromen; bij processen waarbij meerdere disciplines betrokken zijn is niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor het volledige einddossier. Hoewel proceseigenaren en medewerkers zich bewust zijn van het belang van goede en volledige dossiers, blijkt in de praktijk dat de routine (discipline) om daadwerkelijk alle relevante stukken tijdig aan te leveren voor het (papieren) dossier niet bij alle bureaus even groot is. De zorg voor het (laten) registreren en aanleveren van ‘archiefwaardige’ stukken ligt terecht bij de behandelend ambtenaar, maar die moet daarin wel goed geïnstrueerd en aangestuurd worden. Bij documenten die niet het formele besluitvormingsproces (College, Raad) doorlopen, blijft registratie en archivering in het centrale DMS veelal achterwege. Ze belanden in mappenstructuren op afdelingsschijven of blijven in de persoonlijke mailboxen staan. Als dat noodzakelijk is, kunnen deze documenten achteraf nog wel worden gevonden, maar feitelijk horen alle relevante documenten, ook mails en interne notities, direct in het archiefdossier te zitten. Niet alleen wordt niet altijd conform de werkprocessen geregistreerd en gearchiveerd, ook worden werkprocessen suboptimaal ingericht en uitgevoerd. Het einde van een werkproces wordt meestal gemarkeerd door het verzenden van een brief of een besluit en niet door het archiveren van de zaak en het dossier. De Archiefinspectie is van mening dat de organisatie hier risico’s loopt, doordat de formele dossiers (door het ontbreken van formele digitale stukken) niet compleet zijn.

5

De inspecteur heeft geconstateerd dat onduidelijkheid over verantwoordelijkheden op het gebied van archiefen informatiebeheer tot verwarring leidt. Vooral bij werkprocessen die zich over meerdere kolommen / afdelingen uitstrekken is het niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor de dossiervorming. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Ook het toezicht op het digitaal informatiebeheer is een onderdeel van de taak van de Archiefinspectie. Het informatiebeheer binnen de gemeente Nijmegen bevindt zich nog steeds in een hybride situatie waarin papieren en digitale documenten naast elkaar bestaan. In Nijmegen is afgesproken dat papier in deze fase nog leidend is en ook blijft tot aan de eisen van duurzaam digitaal archiveren kan worden voldaan. De afspraken die hierover gemaakt zijn met de organisatie, zijn uitgewerkt in ‘Nadere regels voor digitale archivering’. Deze regels zijn in 2011 geactualiseerd. Helaas moet de Archiefinspectie ook hier constateren dat de praktijk anders werkt (zie vorige paragraaf). Met behulp van het RODIN referentiemodel 2 kan worden gemonitord of de digitale beheersomgeving voldoet aan de norm en zo nee, welke aanvullende maatregelen nog genomen moeten worden. In 2011 heeft de archiefinspecteur de digitale bewaaromgeving van de gemeente Nijmegen getoetst aan dit referentiemodel. Tevens is de document management applicatie van de gemeente (Corsa DMS) getoetst aan NEN 2082.3 Dit onderzoek is eind 2011 afgerond en geeft aan dat de digitale bewaaromgeving zoals deze in Nijmegen is ingericht, aan de norm voldoet. In 2012 is het voornemen tot uitfasering van drie applicaties en de vervanging van één applicatie gemeld. De archiefinspecteur heeft hier onderzoeken naar ingesteld en de organisatie voorzien van aanbevelingen ten aanzien van het verdere beheer van de betreffende archiefbescheiden. De digitalisering van de personeelsdossiers, waarover in het jaarverslag over 2011 is bericht, zal niet tot vervanging leiden. De Archiefinspectie zal in 2013 onderzoeken in hoeverre de digitale dossiers ‘synchroon’ lopen met de papieren exemplaren. De archiefinspecteur maakt zich zorgen over de opslag van digitale gegevens door de verschillende afdelingen, terwijl deze archivering niet aan de norm voldoet. De eventuele gevolgen van het nemen van besluiten of het afleggen van verantwoording op basis van onvolledige dossiers laten zich gemakkelijk raden. De Archiefinspectie constateert dat er steeds vaker gebruik wordt gemaakt van plaatsing van informatie op afstand in cloudtoepassingen. Dit vraagt om aanvullende maatregelen als het gaat om beveiliging en zekerheidstelling. Ook het gebruik van Dropbox en soortgelijke oplossingen brengt, als het de opslag van vertrouwelijke documenten betreft, risico’s met zich mee, omdat vertrouwelijkheid in een ‘public cloud’ niet kan worden geborgd. Wellicht is opslag van digitale (archief)gegevens in de cloud een nieuw hoofdstuk in de ontwikkelingen waarvan de organisatie aanneemt dat dit toekomst is. Maar in de praktijk is die ontwikkeling al geïmplementeerd, helaas zonder borging van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de gegevens. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden In 2012 heeft de gemeentearchivaris 22 machtigingen tot vernietiging afgegeven voor archiefbescheiden die in 2011 en 2012 voor vernietiging vatbaar waren. De vernietiging van de crediteuren boekjaren 2001-2004 (totaal 140 m¹) blijft opgeschort, omdat in deze series ook facturen zijn opgenomen die nodig zijn voor de verantwoording van ESF subsidies, waarvoor

6

langere bewaartermijnen gelden. Ontvlechting van deze bescheiden uit de reguliere serie is dermate kostbaar, dat voor opschorting is gekozen. Als gevolg van deze keuze is i.v.m. ruimtegebrek, een deel van deze bescheiden ‘uit huis geplaatst’. Deze situatie zal (totdat dit werkproces volledig digitaal wordt afgehandeld) blijven voortduren, omdat een structurele oplossing niet mogelijk is. Vernietiging van digitale archiefbescheiden wordt in Nijmegen niet conform de geldende weten regelgeving uitgevoerd. Hierover is in 2012 enkele malen overlegd met BDI en Ontwikkeling. Omdat dit overleg nog niet geleid heeft tot een heldere procedure waarin recht wordt gedaan aan die weten regelgeving, zullen besprekingen hierover in 2013 worden vervolgd. Voor de eerste keer in de Nijmeegse geschiedenis is in 2012 een serie archiefbescheiden formeel vervangen4. De gemeentearchivaris heeft, hiervoor gemandateerd door het College, een besluit tot vervanging van de bestaande cliëntendossiers WVG genomen. Dit besluit heeft de wettelijk voorgeschreven termijn van zes weken ter inzage gelegen. Omdat tegen het besluit geen bewaren zijn ingediend is de vervanging na afloop van deze termijn geëffectueerd, door het vernietigen van de papieren dossiers. De digitale dossiers worden beheerd in de archiefapplicatie Corsa DMS, het DMS/RMA van de gemeente. Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Binnen de gemeente Nijmegen is het beheer van de semistatische archieven (minus de cliëntgerichte archieven) opgedragen aan het RAN. Medewerkers van het RAN inventariseren de archieven van de gemeente en gemeentelijke diensten en bedrijven van vòòr 1999 en verstrekken informatie hieruit aan de gemeentelijke organisatie. Dit inventarisatieproject verloopt volgens de planning. Bij de taakoverdracht vanuit de voorgangers van BDI in 2006 is destijds afgesproken dat vanaf dat moment de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgeplaatst naar het RAN. Dit verloopt volgens afspraak. De gemeentelijke archieven tot en met 1984 zijn in de jaren negentig formeel overgedragen. Ten behoeve van de overbrenging van het archiefblok 1985-1992 worden voorbereidingen getroffen. Het is de bedoeling hierover uiterlijk in 2014 een voorstel ter besluitvorming aan het College voor te leggen. Vanwege plaatsgebrek zijn alle registers van de burgerlijke stand tot en met 2005 geplaatst in de archiefbewaarplaats van het RAN. Hiermee zijn zij nog niet formeel overgebracht en dus ook nog niet openbaar. Formele overbrenging vindt plaats door een besluit van het College. Voor de termijn van overbrenging van deze registers gelden uitzonderingen op de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar. Registers van geboorten worden na 100 jaar overgebracht, registers van huwelijken na 75 jaar en registers van overlijden na 50 jaar. Alle registers van de burgerlijke stand van de gemeente Nijmegen die per 31 december 2011 voor overbrenging in aanmerking komen, zijn openbaar. Voor de overbrenging van de registers die in 2012 daarvoor in aanmerking komen zal binnenkort een voorstel aan het College worden voorgelegd. Archiefbewaarplaats, archiefruimten en e-Depot De gemeentelijke organisatie beschikt over één goedgekeurde archiefbewaarplaats, één goedgekeurde archiefruimte en acht ruimten die dienst doen als archiefopslag. Archiefbescheiden die permanent bewaard moeten worden, mogen uitsluitend in een goedgekeurde archiefruimte (of in een archiefbewaarplaats) worden bewaard. De ruimten voor archiefopslag worden in Nijmegen dan ook alleen ingezet voor archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn. Als die ene

7

archiefruimte van de gemeente onvoldoende mogelijkheden biedt, wordt voor het te bewaren archiefmateriaal uitgeweken naar de archiefbewaarplaats bij het RAN. Vanaf 2011 is voor het schoonhouden van de archiefbewaarplaats, de archiefruimte en archiefopslag een overeenkomst met een schoonmaakbedrijf afgesloten, zodat deze ruimten qua reinheid voldoen aan de normen van het Instituut Collectie Nederland. Alle ruimten zijn in 2012 door de Archiefinspectie periodiek gecontroleerd op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren en op temperatuur en luchtvochtigheid. Hierbij zijn geen afwijkingen van de norm geconstateerd. De behoefte aan verantwoord digitaal werken in Nijmegen is groot. Dit noopt tot het snel op peil brengen van de voorzieningen hiervoor, waaronder een e-Depot. In 2012 heeft een projectgroep bestaande uit medewerkers van het RAN, I&A en Financiën een voorstel uitgewerkt om een pilot uit te voeren door aan te sluiten bij het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. De pilot is bedoeld om concrete ervaring op te doen met het onderbrengen van digitaal materiaal in een e-Depot en wordt afgesloten met een business case. Om na te kunnen gaan hoe een e-Depot in de praktijk functioneert en welke voorzieningen hiervoor nodig zijn, is het zaak de pilot e-Depot in een zo vroeg mogelijk stadium in samenhang met het digitaliseren van een werkproces te testen en te optimaliseren. Door aan te sluiten bij het Stadsarchief Rotterdam, dat op dezelfde wijze tewerk gaat als het Nationaal Archief én te zijner tijd zal gaan aansluiten op de landelijke voorziening, conformeert Nijmegen zich aan de landelijke aanpak en kan, zodra dat mogelijk is, op de landelijke voorziening aansluiten. Aansluiting op de, nog in te richten, landelijke voorziening zal pas na 2016 mogelijk zijn. Mensen en middelen In de papieren omgeving zorgen informatiebeheerders dat de neerslag van het handelen van een organisatie wordt vastgelegd, beheerd en toegankelijk gehouden. In een digitale omgeving is (het beheer van) informatie steeds meer geïntegreerd in de primaire processen van de organisatie. Het gevolg is dat het beheer van informatie niet langer het domein van de informatiebeheerder is, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de informatiebeheerders en de medewerkers in het primaire proces. Voor de kwaliteit van het archief blijft het van cruciaal belang dat het beheer van procesgebonden informatie in handen van professionals in de hele archiefketen blijft, inclusief het regelen van de toegang tot de informatie. Vanaf 1 januari 2012 is de organisatiestructuur van de gemeentelijke organisatie gewijzigd. Van een model met zes directies naar een model met 28 afdelingen, aangestuurd door een directieraad. De organisatieontwikkeling heeft consequenties voor de afdeling en de bureaus die het archiefen informatiebeheer faciliteren. De twee bureaus documentaire dienstverlening zijn in 2012 samengevoegd en ondergebracht bij de afdeling Informatie en Automatisering (I&A). Tevens is er een relatie aangebracht met het bureau Ontwikkeling. De opbouw van het nieuwe Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI) is momenteel in volle gang, waarbij men vooral insteekt op monitoring en facilitering van de archiefen de informatiefunctie in de primaire werkprocessen en op de kwaliteit van het informatiebeheer in alle facetten. De Archiefinspectie wordt in de monitorgesprekken op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Over de middelen die voor archiefen informatiebeheer beschikbaar gesteld zijn kan de Archiefinspectie niet oordelen, aangezien archiefen informatiebeheer in toenemende mate verweven is in de primaire werkprocessen. Wel zal hieraan aandacht worden besteed bij de

8

monitoring van enkele specifieke processen, zoals dit in het inspectierapport 2012-2013 wordt aangegeven.

Beheer archiefbewaarplaats Algemeen gedeelte De archiefbewaarplaats van de gemeente Nijmegen en de bij het RAN aangesloten regiogemeenten heeft een capaciteit van ca. 16 strekkende kilometer archief. Hiervan is in 2012 ca. 15 km1 bezet, inclusief 2 km1 tijdelijk geplaatst archief van het Gelders Archief te Arnhem. Dit archief zal, na het gereedkomen van de nieuwbouw in 2013, weer teruggaan naar Arnhem. De archiefbewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling5 en heeft de goedkeuring van Gedeputeerde Staten van de provincie.6 Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. In 2012 hebben zich in de technische installatie enkele kleine storingen voorgedaan, die adequaat zijn verholpen en die geen schade hebben aangericht aan archiefbescheiden. Het RAN heeft in 2012 een extern bedrijf een risico-analyse laten uitvoeren met betrekking tot de gehele beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats. Deze risico-analyse geeft aan dat voor wat betreft de brandveiligheid er geen enkele reden tot zorg is. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers is op een goed niveau. In de rapportage worden enkele aanbevelingen op het gebied van de bedrijfsvoering gedaan om het risico nog verder te verkleinen. Uitvoering van deze aanbevelingen wordt momenteel intern onderzocht, vooral omdat deze consequenties zouden hebben voor de werkdruk van de medewerkers en de communicatie met bezoekers. Ter voorkoming van besmetting door schimmels en plaagdieren hanteert het RAN een protocol ter handhaving van depothygiëne. De restaurator van het RAN houdt toezicht op de naleving hiervan. Eind 2011 is het Collectie Hulp Verleningsplan (CHV) gereed gekomen.7 Dit plan is in 2012 door het management van het RAN en door de gemeentearchivaris vastgesteld. Vanaf 2013 zal jaarlijks worden geoefend. De studiezaal van het RAN is in 2012 ca. 5600 maal bezocht. Aan de bezoekers zijn op de studiezaal bijna 23.000 items ter beschikking gesteld. Daarvan hebben 1450 unieke bezoekers, afkomstig uit Nijmegen, gezamenlijk circa 20.000 stukken opgevraagd. Deze cijfers zijn exclusief de verzoeken om uitlening vanuit de ambtelijke organisatie. Het RAN heeft 950 telefonische verzoeken om inlichtingen en 450 onderzoeksvragen afgehandeld. Deze verzoeken zijn niet op regionale afkomst geregistreerd. Datzelfde geldt voor de circa 190.000 bezoeken aan de website. De Digitale Studiezaal, waarbij de klant in één keer de foto’s, films, boeken, krantenartikelen en indexen met gegevens over met name personen kan doorzoeken, is in 2011 in gebruik genomen. In 2012 zijn in totaal 75.000 bezoeken aan de Digitale Studiezaal geregistreerd, hiervan telden de krantenartikelen evenals de beeldbank ca. 23.500 bezoeken. De indexen telden ca. 15.000, de bibliotheek ca. 7000 en de films ca. 6000 bezoeken.

9

Archieven gemeente Nijmegen Per 31 december 2012 wordt in de archiefbewaarplaats van het RAN circa 10 km¹ aan overheidsen particuliere archieven uit Nijmegen zelf beheerd. Daarnaast beheert de archiefdienst een grote collectie foto’s, films en affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN beheert ook de overgebrachte archieven van de gemeenschappelijke regelingen waarvan de Nijmegen centrumgemeente is.

1

2

3

4

5

6 7

Corsa DMS is het document management systeem dat de gemeente Nijmegen gebruikt voor het beheer van archiefbescheiden die voortkomen uit werkprocessen die zijn ingericht voor digitaal werken. Corsa DMS moet niet worden verward met Corsa Post, het registratiesysteem voor archiefdocumenten en –dossiers voortkomend uit werkprocessen die niet digitaal worden afgehandeld. Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer, vervaardigd door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs en het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie, juni 2010. NEN 2082 (nl). Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, juni 2008. Vervanging is de bevoegdheid van de zorgdrager (op grond van art. 7 Archiefwet) om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, waarna de vervangen bescheiden vernietigd worden. In dit geval gaat het om de vervanging van papieren archiefstukken door digitale documenten. Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten, gewijzigd bij besluit van 11 oktober 2010, nr. WJZ/241730 (8301). Brief Provinciale Archiefinspecteur dd. 9 april 2009. Het doel van dit plan is archiefcalamiteiten zoveel mogelijk te voorkomen door het nemen van maatregelen. Daarnaast is er een specifieke handelwijze vereist als het gaat om de zorg voor de archieven na bijvoorbeeld een brand of wateroverlast.

10

Datum uw brief N.v.t

Recommend Documents