PROPOSAL PROGRAM APLIKASI KOMPUTER SISTEM PERJALANAN DINAS
LATAR BELAKANG
D
alam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance
dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan maka pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam undang-undang. Dengan mengacu kepada PMK No. 45/PMK.05/2011, tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap, yang mana telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang terbaru yaitu PMK No. 113/PMK.05/2012, serta PMK No. 37/PMK.02/2012, tentang standar Biaya Tahun 2012 sebagai Acuan Perhitungannya maka dibuat suatu aplikasi Sistem Perjalanan Dinas Pemerintah yang merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan perjalanan dinas. Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas yang dilakukan oleh para pejabat atau pegawai sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang tumpang tindih pada satuan kerja. Aplikasi Perjalanan Dinas Pemerintah ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Base Programming.
TUJUAN
T
ujuan dari pembuatan sistem aplikasi perjalanan dinas pemerintah adalah untuk mempermudah
pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Pembuatan Surat Tugas lebih teratur
2. Akurasi Data Perjalanan.
3. Administrasi data lebih informatif.
4. Keseragaman dalam Bentuk.
5. Rekonsiliasi data lebih mudah.
Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai ataupun pejabat menjadi lebih teratur dan tertib sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk tiap perjalanan. Akurasi data perjalanan di sini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi dibuatkan surat tugas atau melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda pada hari yang sama. Dengan menggunakan program Aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang dilihat lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian-uraian yang diperlukan oleh pengguna maupun pemakai data.
Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentukbentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam. Penggunaan program Aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai maupun pejabat yang ada pada satuan kerja tersebut.hingga data kebenaran data akan selalu terpelihara.
6. Monitoring Data Perjalanan Dinas
Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh pengguna.
7. Meningkatkan kinerja instansi.
Penggunaan program aplikasi perjalanan dimas ini juga a ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan mendukung
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja (performance budgeting system). Dengan adanya standardisasi pada kegiatan perjalan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi aplikasi ini dilengkapi dengan sistem back up dan restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas kepada instansi vertikal di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data masukan yang dikirimkan mereka.
SEKILAS PROGRAM APLIKASI PERJADIN
Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly). Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut : 1. Entry data pagu anggaran .
Data pagu anggaran perjalanan dians harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum data yang lain karena data pagu anggaran akan menjadi dasar pembebanan setiap transaksi kegiatan perjalanan dinas. Pagu anggaran ini dapat diprose melalui data dari rkakl.
2. Entry data perjalanan.
Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan harus di input, sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk melakukan penomoran maupun penguncian nama pegawai yang melakukan perjalanan sehingga orang tersebut selesai.
3. Pencetakan SPD.
6. Pencetakan Output / Laporan.
Setelah entry data bukti transaksi maka dilakukan pencetakan SPD, sebelum mencetak SPD maka perlu melengkapi beberapa data yang berkaitan dengan SPD tersebut.
Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Perjalanan Dinas dapat berupa daftar nominatif, kuitansi, daftar pengeluaran riil, spd rampung dan bentuk monitoring untuk orang yang melakukan perjalanan
PEMAKAI
Beberapa pihak yang berkepentingan dan kemungkinan akan sangat terbantu dengan adanya program aplikasi PERJADIN antara lain : 1. Internal : Bendahara Pengeluaran
Program ini akan sangat membantu tugas Bendahara Pengeluaran dan staffnya pada masing-masing instansi pengguna karena akan terbentuk standardisasi kerja dalam hal pengelolaan keuangan serta memudahkan pendelegasian wewenang pada instansi vertikal tanpa harus mengurangi pengawasan.
2. Eksternal : Pemakai laporan
Pemakai laporan ini dapat berupa atasan langsung bendahara ataupun pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan laporan bendahara untuk menentukan kebijakan pada masa yang akan datang atas keuangan suatu instansi.
3. Eksternal : Pemeriksa Fungsional
Pemeriksa Fungsional dapat berupa Inspektorat Jenderal, BPKP maupun BPK yang akan sangat terbantu dengan adanya suatu program aplikasi yang menghasilkan data keuangan yang akurat dan lengkap.
4. Eksternal : KPPN
KPPN sangat berkepentingan dengan pembukuan bendahara terutama pada akhir tahun anggaran yang mengharuskan adanya rekonsiliasi data antara departemen dengan KPPN, dengan adanya data yang akurat dan up to date tentunya rekonsiliasi akan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan baik.
OUTPUT APLIKASI Beberapa output aplikasi Perjalanan Dinas antara lain : Surat Tugas Surat Perjalanan Dinas Kuitansi Daftar Nominatif Daftar Pengeluaran Riil Daftar Monitoring
PENGGUNA APLIKASI
B
eberapa Instansi Pemerintah yang telah menggunakan Aplikasi Perjalanan Dinas ini
antara lain : 1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
2. Kementerian Agama
Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Sekretariat Jenderal / Direktorat Ortala
3. Unit Kerja Presiden untuk Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan 4. Badan Nasional Pengelola Perbatasan
Sekretariat Badan Nasional Pengelola Perbatasan
Direktorat Metrologi, Bandung 5. Kementerian Perdagangan
Direktorat Jenderal Kependudukan dan Catatan Sipil 6. Kementerian Dalam Negeri
Surat Tugas No ST-0000001-2012 Tanggal 01 Agustus 2012 -
DAFTAR NOMINATIF PERJALANAN DINAS Nomor : 000009/NPD/2012 Kode MAK : 01.1032.01.004.001.002.A.524111.003.RM a. Tujuan Perjalanan Dinas No Nama Pejabat Yang Melakukan Perjalanan Dinas b. Tgl Perjalanan Dinas c. Jumlah Hari 1
2
3
Uang Harian Sub Jumlah
a. Satuan b. Frekuensi
4
5 = 4a x 4b
Uang Akomodasi Sub Jumlah
a. Satuan b. Frekuens i
6
7 = 6a X 6b
Uang Repres entatif Sub Jumlah
Uang Transport
a. Satuan b. Frekuens i
8
a. b. c. d.
9 = 8a x 8b
Tiket Airport Tax Taksi/lainnya Sewa Kendaraan 10
Jumlah Biaya
Tanda Tangan
11 = 5 + 7 + 9 + 10
12
1 Zunaedi NIP 195707151982031008
a. ACEH b. 24-09-2012 . 26-09-2012 c. 3 hari
360.000 3
1.080.000
340.000 2
680.000
0 3
0
2.300.000 0 0 0
4.060.000
2 Udadi Sumanah NIP 197210312006041008
a. KAB. MESUJI b. 24-09-2012 . 30-09-2012 c. 7 hari
380.000 7
2.660.000
356.000 6
2.136.000
0 7
0
3.400.000 0 0 0
8.196.000
3 Zakaria Is mail, S.P. NIP 198109062007081001
a. KAB. BADUNG b. 24-09-2012 . 26-09-2012 c. 3 hari
480.000 3
1.440.000
658.000 2
1.316.000
0 3
0
3.400.000 0 0 0
6.156.000
4 Wenda Zuretsa Fahriantika NIP 198703062008011001
a. KOTA SERANG b. 24-09-2012 . 27-09-2012 c. 4 hari
360.000 4
1.440.000
375.000 3
1.125.000
0 4
0
2.300.000 0 0 0
4.865.000
5 Yr. Susmadiyanto, SE. NIP 240001203
a. KAB. K A U R b. 24-09-2012 . 28-09-2012 c. 5 hari
370.000 5
1.850.000
510.000 4
2.040.000
0 5
0
3.400.000 0 0 0
7.290.000
0
14.800.000
30.567.000
Jumlah Seluruhnya
8.470.000
7.297.000
Jakarta Pusat,
Setuju Dibayar, Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar
Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan
Bendahara Pengeluaran Pembantu
Widodo Prasetyohadi, SE, MM. NIP. 195812131978031001
Widodo Prasetyohadi, SE, MM. NIP. 195812131978031001
Widodo Prasetyohadi, SE, MM. NIP. 195812131978031001
KUIT ANSI Sudah terima dari
:
Terbilang
:
Untuk Pembayaran
:
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH Rupiah Perjalanan dinas Sdr. Sulistio Mukti Cahyono, S.E. berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas 000001/SPPD/2012 Tanggal 18 September 2012 Untuk perjalanan dinas dari : KOTA JAKARTA PUSAT ke KOTA YOGYAKARTA
Jumlah Rp
-120.000,PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS
NO
Perincian Biaya
Jumlah Rencana
Jumlah Realisasi
1
Uang Saku
1.260.000
1.260.000
2
Uang Hotel
1.056.000
1.056.000
3
Tiket Pesawat
3.900.000
3.780.000
4
Airport Tax
80.000
80.000
5
Taksi/Transport Lokal
140.000
140.000
6.436.000
6.316.000
Jumlah
Telah dibayar sejumlah Rp -120.000,Lunas dibayar Bendahara Pengeluaran Pembantu,
Sumiyati, S.E., M.E. NIP 197212242000032001
KOTA JAKARTA PUSAT, Telah menerima uang sejumlah Rp -120.000,Yang Menerima,
Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 197806262001121002
PERHITUNGAN SPPD RAMPUNG Ditetapkan sejumlah Telah dibayar semula Sisa kurang / lebih
Rp Rp Rp
6.316.000 6.436.000 -120.000 Setuju dibayar Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan,
Arifin, SAP NIP 196507131988031001
Keterangan
DAFTAR PENGELUARAN RIIL Yang bertanda tangan dibawah ini Nama
:
Sulistio Mukti Cahyono, S.E.
Unit Kerja
:
682096 SETDITJEN DIKMEN
Berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Tanggal 18 September 2012 Nomor 000001/SPPD/2012 dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : 1. Biaya transport pegawai dan/atau biaya penginapan dibawah ini yang tidak dapat diperoleh dengan bukti-bukti pengeluaran, meliputi : No.
Komponen
Uraian
Jumlah
1
Uang Hotel
-
1.056.000
2
Tiket Pesawat
-
3.780.000
3
Airport Tax
-
80.000
4
Taksi/Transport Lokal
-
140.000 Jumlah
5.056.000
2. Jumlah uang tersebut pada angka 1 diatas benar-benar dikeluarkan untuk pelaksanaan perjalanan dinas dimaksud dan apabila dikemudian hari terdapat kelebihan atas pembayaran, saya bersedia untuk menyetorkan kelebihan tersebut ke Kas Negara. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Mengetahui/Menyetujui Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan,
Arifin, SAP NIP 196507131988031001
KOTA JAKARTA PUSAT, Pejabat Negara/Pegawai Negeri Yang melakukan perjalanan dinas,
Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 197806262001121002
Lembar ke
:
Kode No
:
No SPPD
: 000001/SPPD/2012
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS 1.
Pejabat yang berwenang memberi perintah
195806251985031003 - Drs. Mustaghfirin Amin, MBA
2.
Nama Pegawai yang diperintahkan NIP
Sulistio Mukti Cahyono, S.E. 197806262001121002
3.
a. Pangkat dan golongan ruang gaji menurut PP Nomor 9 Tahun 2007 b. Instansi / kantor c. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas
III/C - Penata 000000 _ Tingkat E
4.
Maksud perjalanan dinas
-
5.
Alat angkut yang digunakan
Transportasi Udara
6.
a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan
KOTA JAKARTA PUSAT KOTA YOGYAKARTA
7.
a. Lamanya perjalanan dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali
3 Hari 19 September 2012 21 September 2012
8.
Nama Pengikut
9.
Pembebanan Anggaran : a. Instansi b. Mata Anggaran
10.
Tanggal Lahir
Keterangan
682096 SETDITJEN DIKMEN 07.2009.01.016.004.015.A.524119.001.RM
Keterangan lain-lain
Dikeluarkan di KOTA JAKARTA PUSAT Tanggal 18 September 2012
Drs. Mustaghfirin Amin, MBA NIP. 195806251985031003
I. Berangkat dari KOTA JAKARTA PUSAT (tempat kedudukan) Ke KOTA YOGYAKARTA Pada tanggal 19 September 2012
NIP. II. Tiba di KOTA YOGYAKARTA Pada tanggal 21 September 2012
NIP. III. Tiba di KOTA JAKARTA PUSAT Pada tanggal 21 September 2012
NIP. IV. Tiba di Pada tanggal
NIP. V. Tiba di Pada tanggal
NIP. VI. Tiba di Pada tanggal
NIP.
Berangkat dari KOTA YOGYAKARTA (tempat kedudukan) Ke KOTA JAKARTA PUSAT Pada tanggal 21 September 2012
NIP. Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal
NIP. Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal
NIP. Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal
NIP. Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut atas perintahnya dan semata - mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu sesingkat-singkatn
Drs. Mustaghfirin Amin, MBA NIP. 195806251985031003
VII. Catatan Lain-lain VIII. PERHATIAN : Pejabat Yang Berwenang menerbitkan SPPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta Bendaharawan beftanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan keuangan Negara apabila negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian, dan kealpaanny
KUIT ANSI Sudah terima dari
:
Terbilang
:
Untuk Pembayaran
:
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH Enam Juta Empat Ratus Tiga Puluh Enam Ribu Rupiah Perjalanan dinas Sdr. Sulistio Mukti Cahyono, S.E. berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas 000001/SPPD/2012 Tanggal 18 September 2012 Untuk perjalanan dinas dari : KOTA JAKARTA PUSAT ke KOTA YOGYAKARTA 6.436.000,-
Jumlah Rp
PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS NO
Perincian Biaya
Jumlah
Keterangan
1
Uang Saku
1.260.000
2
Uang Hotel
1.056.000
3
Tiket Pesawat
3.900.000
4
Airport Tax
5
Taksi/Transport Lokal
80.000 140.000 Jumlah
6.436.000
Telah dibayar sejumlah Rp 6.436.000,-
KOTA JAKARTA PUSAT, Telah menerima jumlah uang sebesar Rp 6.436.000,-
Bendahara Pengeluaran Pembantu,
Yang Menerima,
Sumiyati, S.E., M.E. NIP 197212242000032001
Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 197806262001121002
PERHITUNGAN SPPD RAMPUNG Ditetapkan sejumlah Telah dibayar semula Sisa kurang / lebih
Rp Rp Rp
6.436.000 6.436.000 0 Setuju dibayar Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan,
Arifin, SAP NIP 196507131988031001
INFORMASI SOFTWARE APLIKASI:
INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : website : http://naililaktual.wordpress.com & http://nailil.tokobagus.com Contact : 081326022150
DAFTAR HARGA* (dapat berubah – ubah sesuai perubahan spesifikasi software) *) Harga Rp150.000.000,Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Harga dapat ditawar sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan atau sesuai PAGU ANGGARAN Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promosi) aplikasi software kami kepada pihak lain
