DAFTAR ISI. Pengembangan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .............................................................................................................................................. I 1. PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 1 2. LOGIN PROGRAM APLIKASI ............................................................................................................. 2 3. MENU-MENU PROGRAM APLIKASI .................................................................................................. 3 3.1 BERANDA ..................................................................................................................................... 3 3.1.1 PERSURATAN .................................................................................................................... 4 3.1.2 UCAPAN SELAMAT DATANG .......................................................................................... 4 3.1.3 BERITA ............................................................................................................................... 5 3.1.4 ADMIN PANEL ................................................................................................................... 5 3.1.4.1 3.1.4.2 3.1.4.3 3.1.4.4 3.1.4.5

ADMIN ADMIN ADMIN ADMIN ADMIN

PANEL-KONFIGURASI ................................................................................................ 6 PANEL- BAHASA ......................................................................................................... 7 PANEL – BAGIAN....................................................................................................... 11 PANEL - ROLE ......................................................................................................... 16 PANEL – PENGGUNA ................................................................................................ 19

3.2.1.1 3.2.1.2 3.2.1.3 3.2.1.4

PERSURATAN - SURAT - SHOW .......................................................................................... 32 PERSURATAN – SURAT - HISTORY ..................................................................................... 33 PERSURATAN – SURAT - TAMBAH ...................................................................................... 34 SURAT – SURAT - FILTER..................................................................................................... 37

3.1.5 ONLINE ...................................................................................................................... 26 3.1.6 ACCOUNT SAYA ....................................................................................................... 27 3.1.7 PERINGATAN ............................................................................................................ 29 3.2 PERSURATAN ............................................................................................................................ 30 3.2.1 SURAT ............................................................................................................................... 31

3.2.2 PERSURATAN - DISPOSISI .............................................................................................. 38

3.2.2.1 SURAT - DISPOSISI – VIEW .................................................................................................... 39 3.2.2.2 SURAT - DISPOSISI – FILTER ................................................................................................. 41

3.2.3 SURAT - NOTA DINAS ..................................................................................................... 41

3.2.3.1 SURAT - NOTA DINAS - SHOW ............................................................................................. 42 3.2.3.2 PERSURATAN - NOTA DINAS - FILTER ............................................................................... 44

3.2.4 PERSURATAN - UNDANGAN........................................................................................... 44

3.2.4.1 SURAT – UNDANGAN- VIEW.................................................................................................. 45 3.2.4.2 SURAT – UNDANGAN - TAMBAH .......................................................................................... 46 3.2.4.3 PERSURATAN – UNDANGAN - FILTER ................................................................................. 47

3.2.5 PERSURATAN – KOTAK KELUAR .................................................................................. 48

3.2.5.1 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – SHOW ........................................................................... 49 3.2.5.2 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – FILTER ......................................................................... 50

3.2.6 PERSURATAN – REFERENSI : PRIORITAS (DATA REFERENSI PRIORITAS SURAT) ......................................................................................................................................... 51 3.2.6.1 3.2.6.2 3.2.6.3 3.2.6.4 3.2.6.5

PERSURATAN PERSURATAN PERSURATAN PERSURATAN PERSURATAN

– REFERENSI – REFERENSI – REFERENSI – REFERENSI – REFERENSI

-

PRIORITAS PRIORITAS PRIORITAS PRIORITAS PRIORITAS

– SHOW ............................................................. 51 – UBAH.............................................................. 52 – HAPUS............................................................ 52 – TAMBAH ........................................................ 53 – FILTER ........................................................... 53

3.2.7 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP ................................................................. 54

3.2.7.1 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP – SHOW .......................................................... 55 3.2.7.2 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – UBAH ............................................................ 55 3.2.7.3 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – HAPUS .......................................................... 56

Pengembangan E-Government

i

3.2.7.4 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – TAMBAH ....................................................... 56 3.2.7.5 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – FILTER.......................................................... 57

3.3 ORGANIZER ............................................................................................................................... 57 3.3.1 ORGANIZER – KALENDER .............................................................................................. 58 3.3.2 ORGANIZER – DISKUSI ................................................................................................... 60 3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM .......................................................................... 61 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3 3.3.3.4 3.3.3.5

ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - VIEW ..................................................................... 62 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - UBAH .................................................................... 62 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - HAPUS .................................................................. 63 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - TAMBAH ................................................................ 63 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - FILTER ................................................................... 64

3.3.4.1 3.3.4.2 3.3.4.3 3.3.4.4 3.3.4.5

ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - VIEW .................................................................. 65 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - UBAH ................................................................. 66 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - HAPUS ............................................................... 66 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - TAMBAH ............................................................. 67 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - FILTER ................................................................ 67

3.3.5.1 3.3.5.2 3.3.5.3 3.3.5.4 3.3.5.5

ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - VIEW .................................................................... 68 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - UBAH ................................................................... 69 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - HAPUS ................................................................. 71 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - TAMBAH ............................................................... 71 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - FILTER .................................................................. 72

3.3.6.1 3.3.6.2 3.3.6.3 3.3.6.4 3.3.6.5

ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - VIEW ................................................................. 74 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - UBAH ................................................................ 75 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - HAPUS .............................................................. 77 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - TAMBAH ............................................................ 77 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - FILTER ............................................................... 78

3.4.1.1 3.4.1.2 3.4.1.3 3.4.1.4 3.4.1.5

BERITA – BERITA - VIEW ...................................................................................................... 80 BERITA – BERITA – UBAH ..................................................................................................... 81 BERITA – BERITA - HAPUS ................................................................................................... 83 BERITA – BERITA - TAMBAH ................................................................................................ 83 BERITA – BERITA - FILTER................................................................................................... 86

3.4.2.1 3.4.2.2 3.4.2.3 3.4.2.4 3.4.2.5

BERITA - REFERENSI : KATEGORI - SHOW ........................................................................ 87 BERITA - REFERENSI : KATEGORI – UBAH ......................................................................... 87 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - HAPUS ....................................................................... 88 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - TAMBAH .................................................................... 88 BERITA – BERITA - FILTER................................................................................................... 89

3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI ....................................................................... 65

3.3.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM .......................................................................... 68

3.3.6 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI ....................................................................... 73

3.4 BERITA ....................................................................................................................................... 79 3.4.1 BERITA - BERITA ............................................................................................................. 80

3.4.2 BERITA - REFERENSI: KATEGORI ................................................................................ 86

3.5 LOGOUT ..................................................................................................................................... 89

ii

Penataan Tatalaksana

REFORMASI BIROKRASI

1. PENDAHULUAN Manual Pengoperasian ini disusun untuk memudahkan anda dalam mempelajari Sistem aplikasi e-Office. Anda akan diperkenalkan bagaimana menggunakan sistem aplikasi ini, aplikasi terdiri dari manajemen surat-menyurat, buku alamat, bookmark atau favourite link, berita internal atau publikasi kegiatan yang ada di Depkominfo serta terdapat fasilitas untuk melakukan diskusi. E-Office juga memiliki fitur untuk manajemen menu, organisasi dan manajemen pengguna/pengguna aplikasi. Untuk manajemen pengguna, setiap pengguna diberikan hak akses dan password login, sehingga hanya pengguna yang memiliki login sistem saja yang dapat mengakses sistem aplikasi ini sesuai dengan hak akses yang telah diberikan sistem administrator. Sistem Aplikasi ini dapat memudahkan anda dalam administrasi aktifitas kegiatan perkantoran. Sistem aplikasi e-Office ini terdiri dari beberapa menu yaitu :

1. Beranda, merupakan halaman depan aplikasi. Dihalaman ini terdapat welcome screen , berita, admin panel, serta Persurata yang masingmasing memiliki link sesuai dengan judulnya, daftar pengguna yang sedang online serta informasi mengenai akun pengguna yang terdapat dalam Akun Saya 2. Persuratan, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Surat, Disposisi, Nota Dinas, Undangan, Kotak Keluar, Referensi Prioritas dan Referensi Follow Up 3. Organizer, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Kalender, Diskusi, Link Favorit Umum, Link Favorit Pribadi, Daftar Buku Alamat Umum serta Daftar Buku Alamat Pribadi 4. Berita, menu ini terdiri dari beberapa sub menu yaitu Berita yang berguna untuk mengelola kontent berita dan Referensi Kategori 5. Keluar, untuk keluar dari sistem


1

2. LOGIN PROGRAM APLIKASI 1. Untuk memulai sistem aplikasi ini, komputer yang akan anda gunakan harus terhubung dengan internet maupun intranet diwilayah Departemen Komunikasi & Informatika R.I (Depkominfo). 2. Komputer yang akan anda gunakan harus terinstal web browser (mozilla firefox, netscape, opera, internet ekspolrer), dibuku panduan ini kami menggunakan mozilla firefox 3. Buka browser mozilla firefox, pada kolom alamat ketikkan alamat aplikasi ini http://e-office.lan.go.id:3000 (atau hubungi administrator aplikasi), kemudian tekan enter. Halaman login aplikasi akan muncul di layar monitor anda. Tampilan login akan muncul seperti gambar di bawah.

Gambar : Tampilan Login Sistem Aplikasi e-Office

4. Isi kolom Nama user dan Kata Kunci dengan login yang telah anda miliki, . Jika kolom Ingat saya kemudian tekan enter atau tekan login ada cek list maka secara otomatis login anda akan diingat oleh komputer, sehingga anda tidak perlu mengetikkan nama user dan kata kunci jika anda masuk kedalam sistem di waktu yang lain. Jika anda belum memiliki nama user dan kata kunci, untuk mendapatkannya anda dapat menghubungi administrator program aplikasi ini.

2


REFORMASI BIROKRASI

5. Jika nama user dan kata kunci yang anda masukkan diterima sistem, maka akan muncul halaman beranda sbb :

Gambar : Tampilan Beranda

3. MENU-MENU PROGRAM APLIKASI 3.1 BERANDA Beranda sebagai halaman depan sistem aplikasi e-Office, merupakan halaman depan yang berisi informasi mengenai berbagai hal seperti : 1. Hyperlink ke menu Persuratan 2. Ucapan Selamat Datang 3. Berita 4. Admin panel 5. Online 6. Account saya Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : Pengembangan E-Government

3

o

Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda

3.1.1 PERSURATAN Halaman beranda berisi shortcut untuk menu persuratan. Anda bisa mengetahui informasi mengenai menu surat disini, mulai dari sub menu surat, disposisi, nota dinas, undangan dan kotak keluar dengan mengklik pada angka untuk setiap jenis sub menu yang ada. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o

Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman Beranda – Persuratan

Gambar : Tampilan Beranda - Persuratan

3.1.2 UCAPAN SELAMAT DATANG Ucapan selamat datang ini berisi informasi mengenai pengguna yang sedang login saat ini, mulai dari nama pengguna, tanggal dan waktu akses sistem serta alamat komputer yang digunakan untuk mengakses sistem aplikasi ini. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o

4

Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – selamat datang


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Beranda – Selamat Datang

3.1.3 BERITA Di beranda/ halaman depan pengguna dapat membaca berita-berita yang ada, yang pengaturannya diatur oleh sistem administrator. Dihalaman ini hanya terdapat informasi mengenai judul berita dan tanggal serta waktu dibuatnya berita ini oleh sistem administrator. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o

Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman Beranda - Berita

Gambar : Tampilan Beranda – Berita

Untuk membaca berita secara detail pengguna bisa melakukannya dengan mengklik pada judul berita yang akan dibaca.

3.1.4 ADMIN PANEL Jika kita login sebagai sistem administrator, maka kita dapat mengakses sub menu admin panel sebuah fasilitas yang sangat fundamental untuk sistem aplikasi e-office ini. Dalam admin panel kita dapat melakukan konfigurasi sistem, pengaturan Bahasa, pengaturan Bagian, Pengaturan Peran (Role) dan pengaturan Pengguna. Pengembangan E-Government

5

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel

3.1.4.1 ADMIN PANEL-KONFIGURASI

Sub menu Konfigurasi digunakan untuk mengatur konfigurasi sistem aplikasi e-office. Berbagai kolom konfigurasi terdapat dihalaman ini, seorang sistem administrator bisa merubah konfigurasi yang ada dan menyimpan hasil perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save. Langkah-langkah untuk masuk di konfigurasi : o

Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – admin panel

o

Pilih Konfigurasi

o Pada tampilan konfigurasi, anda dapat merubah data – data yang ada dengan data baru kemudian, klik tombol save menyimpan perubahan yang telah anda lakukan

6

untuk


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Konfigurasi

3.1.4.2 ADMIN PANEL- BAHASA

Sub menu Bahasa digunakan untuk mengatur bahasa yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office. Terdapat berbagai macam pilihan bahasa dihalaman ini, seorang sistem administrator bisa merubah setting bahasa yang ada dan menyimpan hasil perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save. Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan bahasa : o



7

o

Pilih Bahasa

o Jika dibutuhkan pada tampilan Bahasa, anda dapat merubah data – data yang ada, klik tombol save perubahan yang telah anda lakukan

untuk menyimpan

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa

Dihalaman ini kita dapat melakukan penambahan nama/ daftar bahasa (istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office), menampilkan nama/ daftar

8


REFORMASI BIROKRASI

bahasa, ubah nama/ daftar bahasa serta menghapus nama/ daftar bahasa yang telah ada.

3.1.4.2.1 ADMIN PANEL – BAHASA - VIEW yang Untuk melihat informasi secara detail kita dapat mengklik tombol view ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close

untuk menutup tampilan

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – View

3.1.4.2.2 ADMIN PANEL – BAHASA - UBAH Untuk mengubah nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ingin kita ganti

yang ada dibagian kanan baris tampilan

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – Ubah


9

Isi kolom yang ada, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah

, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa

menyimpan hasil perubahan klik

3.1.4.2.3 ADMIN PANEL – BAHASA - HAPUS Untuk menghapus nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik OK jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – Hapus

3.1.4.2.4 ADMIN PANEL – BAHASA - TAMBAH Untuk menambah nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

10


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – Tambah

Isi kolom-kolom yang ada, kemudian klik untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik .

3.1.4.3 ADMIN PANEL – BAGIAN Seorang sistem administrator memiliki hak untuk memanage Bagian yang ada. Bagian berisi divisi-divisi yang ada di Departemen Informasi & Telekomunikasi (Depkominfo). Bagian ini bisa ditampilkan, dirubah, dihapus, dicetak, dicari berdasarkan filter tertentu serta bisa dilakukan penambahan bagian Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan bagian : o



11

o

Pilih Bagian

o Jika dibutuhkan pada tampilan Bagian, anda dapat merubah data – data yang ada, klik tombol save perubahan yang telah anda lakukan

untuk menyimpan

3.1.4.3.1 ADMIN PANEL – BAGIAN - VIEW Untuk melihat informasi mengenai bagian secara detail kita dapat mengklik tombol view

yang ada dibagian kanan baris tampilan bagian yang ingin kita

tampilkan dan klik tombol close


Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – View

3.1.4.3.2 ADMIN PANEL – BAGIAN - UBAH Untuk mengubah BAGIAN yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah ingin kita ganti

12

yang ada dibagian kanan baris tampilan yang


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Edit

Isi kolom yang akan ubah, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah

, sedangkan untuk menutup tampilan

tanpa menyimpan hasil perubahan klik

3.1.4.3.3 ADMIN PANEL – BAGIAN - HAPUS Untuk menghapus Bagian yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan bagian yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah. Sebaiknya perintah hapus bagian ini tidak dilakukan, kami sangat merekomendasikan anda merubah data bagian jika terdapat perubahan mengenai suatu bagian, dikarenakan jika bagian dihapus maka datadata yang menggunakan bagian ini juga akan mengalami gangguan. Pengembangan E-Government 13

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Delete

3.1.4.3.4 ADMIN PANEL – BAGIAN – UP & DOWN Kita bisa melihat bagian yang lebih rendah serta bagian atas dari sebuah bagian dengan mengklik tombol Up

untuk menampilkan bagian yang berada diatas

sebuah subbagian dan dengan mengklik tombol Down bagian dari sebuah bagian yang ada.

untuk menampilkan sub

3.1.4.3.5 ADMIN PANEL – BAGIAN – EXPAND Kita bisa menampilkan struktur organisasi/ bagian yang ada dalam sebuah Direktorat, misalnya : Pada baris Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika (Dirjen Aptel) kita klik tombol maka akan ditampilkan bagian-bagian yang berada dibawah Dirjen Aptel, demikian seterusnya.

14


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan ketika klik tombol Expand pada baris Ditjen Aptel

3.1.4.3.6 ADMIN PANEL – BAGIAN - TAMBAH Untuk menambah bagian yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Tambah


15

Isi kolom nama dengan data baru, kemudian klik untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik .

3.1.4.4 ADMIN PANEL - PERAN Sub modul ini Dihalaman ini peran bahkan dilakukan oleh

berisi list Peran atau tingkat aturan yang dikenal oleh aplikasi. bisa dilakukan pencarian peran, penambahan, view, mengubah menghapus peran yang ada. Akan tetapi hal ini hanya dapat Sistem administrator.

Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan Role : o


o

Pilih Peran

o Jika dibutuhkan pada tampilan peran, anda dapat merubah data – data yang ada, klik tombol save perubahan yang telah anda lakukan

16

untuk menyimpan


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Peran

3.1.4.4.1 ADMIN PANEL – PERAN - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu peran kita dapat mengklik tombol view

yang ada dibagian kanan baris tampilan peran yang ingin kita



Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Role – View

3.1.4.4.2 ADMIN PANEL – PERAN - UBAH Untuk mengubah peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah ingin kita ganti

yang ada dibagian kanan baris tampilan peran yang

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Role – Ubah

Isi kolom yang ada title dan description, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah

, sedangkan untuk

menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik

3.1.4.4.3 ADMIN PANEL – PERAN - HAPUS Untuk menghapus peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah Pengembangan E-Government

17

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Peran – Delete

Sebaiknya perintah hapus Peran ini tidak dilakukan, kami sangat merekomendasikan anda merubah data peran jika terdapat perubahan mengenai suatu peran, dikarenakan jika bagian dihapus maka data-data yang menggunakan peran ini juga akan mengalami gangguan (error)

3.1.4.4.4 ADMIN PANEL – PERAN - TAMBAH Untuk menambah peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Peran – Tambah

18


REFORMASI BIROKRASI

Isi kolom title dan description dengan data peran baru, kemudian klik tombol tambah

untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk

membatalkan penambahan klik tombol cancel

.

3.1.4.4.5 ADMIN PANEL – PERAN - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian peran dengan menggunakan fasilitas filter, pencarian bisa dilakukan dengan mengetikkan kata/teks pada kolom yang tersedia.

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – peran – Filter

Untuk melakukan pencarian klik tombol filter perintah klik tombol cancel

, untuk membatalkan

sedangkan untuk membersihkan hasil

filter yang telah kita lakukan klik tombol clear

.

3.1.4.5 ADMIN PANEL – PENGGUNA Sub modul ini berguna untuk menambah pengguna, menghapus pengguna, menampilkan data pengguna, mengganti data pengguna serta mencari data pengguna Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan Pengguna : o


o

Pilih Pengguna

o Jika dibutuhkan pada tampilan Pengguna, anda dapat merubah data – data yang ada, klik tombol save perubahan yang telah anda lakukan o

untuk menyimpan

Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik


19

halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan.

Gambar : Tampilan– Pindah Halaman

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna

3.1.4.5.1 ADMIN PANEL – PENGGUNA - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai data pengguna sistem aplikasi ini kita dapat mengklik tombol view


pengguna yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close menutup tampilan

20

untuk


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – View

3.1.4.5.2 ADMIN PANEL – PENGGUNA – UBAH Untuk mengubah data pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita yang ada dibagian kanan baris tampilan yang dapat mengklik tombol ubah ingin kita ganti, Isi kolom yang ada, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik perhatikan tampilan dibawah ini :


, sedangkan untuk menutup . Untuk lebih jelasnya

21

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Edit

22


REFORMASI BIROKRASI

3.1.4.5.3 ADMIN PANEL – PENGGUNA - HAPUS Untuk menghapus pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Delete

3.1.4.5.4 ADMIN PANEL – PENGGUNA – UP & DOWN Kita dapat mengubah urutan Display Name pada tampilan pengguna dengan mengklik tombol Up

untuk menaikkan urutan display name dan dengan

mengklik tombol Down

untuk menurunkan urutan display name

3.1.4.5.5 ADMIN PANEL – PENGGUNA - TAMBAH Untuk menambah pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :


23

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Tambah

Ada beberapa kolom yang harus diisi, sedangkan ada kolom yang bersifat optional, perhatikan keterangan sbb : Kolom-kolom yang harus diisi : 1. Nama User 2. Email 3. Masuk 4. Kata Kunci

24

: Masukkan nama pengguna baru dikolom ini : Masukkan alamat email pengguna baru dikolom ini : Masukkan login yang akan diberikan kepada pengguna baru dikolom ini : Masukkan kata kunci pengguna baru


REFORMASI BIROKRASI

5. Konfirmasi Kata Kunci : Ulang password yang telah anda ketikkan pada kolom password sekali lagi Kolom-kolom yang tidak harus diisi (optional) : 1. Bagian : Pilih bagian/ divisi user baru 2. Level Akses : tentukan level akses pengguna baru (perhatikan keterangan mengenai role pengguna pada gambar dibawah ini :

Gambar : Level Akses

3. 4. 5. 6.

Alamat : Masukkan alamat pengguna dikolom ini Kota : Masukkan nama kota Ulang tahun : Masukkan tanggal lahir pengguna baru Gambar : Isi dengan foto pengguna, pastikan ukuran gambar 60x60 pixel

Isi kolom-kolom yang ada, kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel

.

3.1.4.5.6 ADMIN PANEL – PENGGUNA - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian dengan menggunakan fasilitas filter, pencarian bisa dilakukan dengan memilih kolom departemen, Pengembangan E-Government 25

mengetikkan kata/teks pada kolom yang tersedia atau dengan mengisi kolom departemen dan teks

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Filter

Untuk melakukan pencarian klik tombol filter perintah klik tombol cancel

, untuk membatalkan



.

3.1.5 ONLINE

Kita bisa mengetahui banyaknya pengguna yang sedang membuka sistem aplikasi e-Office ini (online), dengan melihatnya dibagian bawah sub menu online ini.

Hanya akan ditampilkan lima pengguna yang sedang online, jika pengguna yangsedang online lebih dari lima orang kita bisa menampilkan informasinya dengan mengklik tombol More pengguna yang sedang online.

26

, selanjutnya akan ditampilkan list


REFORMASI BIROKRASI

3.1.6 ACCOUNT SAYA

Dalam Account saya ini berisi informasi detail mengenai account pengguna, penetapan hak akses ditentukan oleh sistem administrator. Akan tetapi pengguna umum bisa melakuan perubahan pada accountnya, dengan mengisi kolom-kolom yang ada. Perubahan yang bisa dilakukan adalah mengubah nama user, alamat email, password, alamat, kota, tanggal lahir dan gambar pengguna. Pengguna bisa melakukan perubahan accountnya, setelah perubahan selesai dilakukan

klik

tombol

sedangkan

untuk

kembali

kehalaman

sebelumnya tanpa menyimpan hasil perubahan klik tombol


27

Gambar : Tampilan Account – Account Saya

28


REFORMASI BIROKRASI

3.1.7 PERINGATAN

Kolom peringatan ini akan muncul secara otomatis untuk mengingatkan pengguna bahwa ada tugas yang belum diselesaikan. Peringatan ini bisa mengingatkan bahwa anda mengirimkan disposisi kepada seseorang dan tenggat waktu disposisi tersebut mendekati waktu tujuh hari kerja (peringatan akan muncul pada H-7 dst) o Peringatan akan muncul jika anda menerima surat yang harus diselesaikan pada tanggal waktu tertentu dan tenggat waktu disposisi tersebut mendekati waktu tujuh hari kerja (peringatan akan muncul pada H-7 dst) Skenario : o

o o o o

Sekpri Dirjen aptel mengirimkan surat perintah untuk membangun gedung bertingkat 100. Surat ini dikirimkan kepada Dirjen Aptel Dirjen Aptel mendisposisikan surat ini kepada Direktur e-Bussiness, Direktur SIPLK Kemudian Direktur SIPLK mendisposisikan lagi surat ini kepada Kasubdit Perangkat Lunak Maka masing-masing pengguna tersebut jika masuk kedalam sistem akan menerima peringatan dari sistem bahwa tenggat waktu yang telah ditentukan tinggal x hari lagi dari tanggal yang telah ditentukan


29

3.2 PERSURATAN Menu Persuratan ialah modul yang disediakan untuk mengatur surat-surat yang masuk dan keluar terdapat informasi mengenai nomor agenda surat, tanggal dan waktu surat, pengirim surat, perihal surat, nomor surat serta sifat surat. Selain itu dapat dilakukan penanganan surat yang masuk atau keluar tersebut seperti menampilkan surat, mengubah surat, menghapus surat, menambah surat serta melakukan fasilitas pencarian surat masuk dan keluar. Menu Surat ini berisi beberapa sub menu lainnya, yang berguna untuk memanage data-data mengenai persuratan seperti surat, disposisi, nota dinas, undangan, kotak keluar serta terdapat data referensi. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat pada tampilan dibawah ini :

30


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Surat

Langkah-langkah untuk masuk di menu Persuratan : o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu Persuratan, maka akan muncul beberapa sub menu yang bisa anda pilih sesuai kebutuhan

3.2.1 SURAT Sub menu ini berisi daftar surat-surat yang ada, dihalaman ini kita dapat melihat tampilan suatu surat, menampilkan histori suatu surat, menambah data surat serta mencari data surat yang telah ada. Langkah-langkah untuk masuk di sub menu surat : o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu Persuratan Pilih sub menu surat, perhatikan tampilan dibawah ini :

Gambar : Tampilan Surat

Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik Pengembangan E-Government 31 o

halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan.


3.2.1.1 PERSURATAN - SURAT - SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu surat kita dapat mengklik tombol Show

yang ada dibagian kanan baris tampilan surat yang ingin kita



Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Surat – Show

32


REFORMASI BIROKRASI

Dihalaman ini terdapat informasi perjalanan surat ini, hingga sampai dipengguna yang bersangkutan, kita bisa menampilkan informasi ini (Klik tampilkan) atau menyembunyikannya (klik sembunyikan)

Gambar : Tampilan History Surat

3.2.1.2 PERSURATAN – SURAT - HISTORY Untuk mengetahui alur perjalanan surat bisa dilakukan dengan mengklik icon history yang ada pada bagian kanan baris tampilan surat. Untuk menu history ini hanya bagian tertentu saja yang dapat mengaksesnya misalnya sistem administrator dan bagian lain yang berwenang.

Gambar : Tampilan Surat


33

Gambar : Tampilan History Surat

Dihalaman ini bisa kita lihat alur perjalanan surat, informasi mulai dari tanggal, pengirim, perihal surat serta sifat surat dan progres terakhir dari surat tersebut. Amplop surat yang berwarna hijau menandakan bahwa surat tersebut telah dibuka, sedangkan jika surat belum dibuka maka amplop tersebut akan berwarna merah.

3.2.1.3 PERSURATAN – SURAT - TAMBAH Untuk menambahkan surat yang masuk maka pengguna tersebut harus memiliki hak akses sebagai seorang operator, dengan hak akses ini maka pengguna tersebut dapat memasukkan surat-surat yang masuk kedalam aplikasi e-office dan mengirimkannya kepada pihak terkait. Misalnya dalam buku panduan ini kita login sebagai Kabag Umum SetditJen Aptel yang diberikan hak akses oleh sistem administratopr untuk mengirimkan surat. Untuk menambah surat yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, isi kolom-kolom yang ada, adapun kolom-kolom tersebut adalah sbb : 1. 2. 3. 4.

Jenis Surat : Otomatis diiisi oleh sistem Nomor Agenda : Masukkan Nomor Agenda dikolom ini Nomor Surat : Masukkan Nomor Surat dikolom ini Tanggal Surat : Masukkan tanggal yang ada dalam surat (Klik waktu yang sesuai pada kalender yang tersedia di bagian kanan tampilan, lihat informasi tentang cara pengisian tanggal pada halaman 31) 5. Tanggal Terima : Masukkan tanggal diterimanya surat tersebut (Klik waktu yang sesuai pada kalender yang tersedia di bagian kanan 34


REFORMASI BIROKRASI

6. 7. 8. 9.

tampilan, lihat informasi tentang cara pengisian tanggal pada halaman 31) Pengirim : Masukkan nama/instansi pengirim surat tersebut Perihal : Masukkan perihal surat Tanggal Input : Otomatis diisi oleh sistem Sifat surat : Tentukan sifat surat : Biasa, penting, rahasia atau segera

Gambar : Tampilan Pilihan Prioritas surat

10. Lampiran

: Berikan keterangan pada file yang akan anda

lampirkan, selanjutnya klik browse untuk mencari file yang akan anda lampirkan. Untuk mengirimkan file tersebut klik tombol Attach 11. Kirim kepada

: Masukkan nama instansi/ nama penerima surat

anda bisa memilihnya dengan mengklik tombol Select

,

untuk menambahkan penerima lainnya klik tombol Tambah Cara Pengisian tanggal : Tentukan tanggal dengan mengklik kalender yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol : o

o

o

o

o

<< untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst) >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst) < untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst) > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst) Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih


35

Gambar : Tampilan Menu Surat – Tambah - Kalender

Isi kolom yang ada dengan data yang bersesuaian, selanjutnya untuk menyimpan penambahan surat yang baru saja anda lakukan klik Kirim

, sedangkan

untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel

36


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Surat - Surat – Tambah

3.2.1.4 SURAT – SURAT - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian surat dengan menggunakan fasilitas filter.


37

Gambar : Tampilan Persuratan - Surat – Filter

Cara pencarian/ filter surat : 1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan sifat surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) 2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter

, untuk

membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .

3.2.2 PERSURATAN - DISPOSISI Surat masuk yang diterima oleh pimpinan bisa langsung di disposisikan ke level yang di bawahnya untuk dilakukan tindakan. Dihalaman ini ditampilkan seluruh disposisi yang ada, adapun informasi mengenai disposisi tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta bisa dilakukan berbagai macam aksi seperti melihat disposisi, mengubah disposisi, menghapus disposisi serta melakuan pencarian disposisi yang ada Langkah-langkah untuk masuk di sub menu disposisi : o o o

38

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu surat Pilih sub menu disposisi, perhatikan tampilan dibawah ini :


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Disposisi

3.2.2.1 SURAT - DISPOSISI – VIEW Untuk melihat informasi disposisi secara detail kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close



39

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Disposition – View

Pada tampilan tersebut diatas kita bisa melihat berbagai macam informasi mengenai disposisi tersebut, mulai dari perjalanan disposisi yang ita terima serta informasi lain yang menyertainya. Sesuai dengan hak akses yang diberikan oleh sistem administrator maka penerima disposisi ini bisa mengirimkannya kembali sebagai disposisi kepada rekan kerjanya dengan mengklik tombol Disposisi atau bisa juga memperlakukannya sebagai nota dinas dengan mengklik tombol 40

. Penataan Tatalaksana

REFORMASI BIROKRASI

3.2.2.2 SURAT - DISPOSISI – FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian disposisi dengan menggunakan fasilitas filter. Pada bagian atas tampilan sub menu disposisi klik maka akan muncul tampilan sbb :

,

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Disposisi – Filter

Cara pencarian/ filter disposisi : 1. Isi kolom Sifat surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera)

Gambar : Tampilan Menu Surat – Disposition – Letter Priority

2. Pada kolom text masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter

, untuk


3.2.3 SURAT - NOTA DINAS Sub menu Nota Dinas berfungsi untuk menerima surat nota dinas masuk dan mengirimkan kembali dalam bentuk disposisi atau nota dinas


41

Dihalaman ini ditampilkan seluruh nota dinas yang ada, adapun informasi mengenai nota dinas tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta bisa dilakukan berbagai macam pengaturan seperti melihat nota dinas, mengubah nota dinas, menghapus nota dinas serta melakuan pencarian nota dinas yang ada Langkah-langkah untuk masuk di sub menu nota dinas: o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu persuratan Pilih sub menu nota dinas, perhatikan tampilan dibawah ini :

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Nota Dinas

3.2.3.1 SURAT - NOTA DINAS - SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu nota dinas kita dapat mengklik tombol Show

yang ada dibagian kanan baris tampilan nota dinas

yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close tampilan

42

untuk menutup


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Nota Dinas – View

Kita bisa mengirimkannya kembali kedalam bentuk disposisi atau nota dinas. Pilih tombol disposisi jika anda akan mengirimkannya kepada bawahan anda jika ternyata nota dinas yang dikirimkannya memerlukan perbaikan atau hal lain yang anda anggap perlu. Anda bisa memilih Nota Dinas untuk memberikan laporan kepada atasan anda atas disposis yang diberikannya. Pengembangan E-Government

43

3.2.3.2 PERSURATAN - NOTA DINAS - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan menggunakan fasilitas filter.

fasilitas

pencarian

nota

dinas

dengan

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Nota Dinas – Filter

Cara pencarian/ filter nota dinas : 1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) 2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter

, untuk


3.2.4 PERSURATAN - UNDANGAN Sub menu undangan ini berguna untuk mengatur undangan yang ada. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan undangan yang telah ada, mengubah undangan, menghapus undangan serta mencari undangan yang pernah ada Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu undangan ini : o o o 44

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda – pilih menu persuratan Selanjutnya pilih sub menu undangan Penataan Tatalaksana

REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Surat – Undangan

3.2.4.1 SURAT – UNDANGAN- VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu undangan kita dapat mengklik tombol view

yang ada dibagian kanan baris tampilan undangan



untuk menutup

45

Gambar : Tampilan Menu Surat – Undangan – View

3.2.4.2 SURAT – UNDANGAN - TAMBAH Untuk menambah data undangan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

46


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Surat – Undangan – Tambah

Skenario : o o

Seorang operator/ Administrator memasukkan undangan pelatihan eOffice kepada Menkominfo. Pada saat Menkominfo login kedalam aplikasi e-Office ini maka pada halaman beranda beliau akan melihat tampilan sbb :

o

o

Kita bisa lihat bahwa Surat (2) dan Undangan (1) ditandai dengan huruf tebal hal ini berarti terdapat dua surat masuk dan satu undangan yang belum dibuka

Ketika sub menu Undangan tersebut diklik maka akan muncul undangan yang tadi telah dimasukkan oleh operator, sebagaimana tampilan dibawah ini :

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Undangan

3.2.4.3 PERSURATAN – UNDANGAN - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan menggunakan fasilitas filter.


fasilitas

pencarian

undangan

dengan

47

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Undangan – Filter

Cara pencarian/ filter undangan : 1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi rahasia, segera) 2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter

, untuk


3.2.5 PERSURATAN – KOTAK KELUAR Sub menu Kotak keluar ini berguna untuk mengelola kotak keluar yang ada, kotak keluar berarti surat-surat yang telah kita kirimkan melalui aplikasi e-Office ini. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan kotak keluar yang telah ada, serta mencari kotak keluar yang pernah ada Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Kotak Keluar ini : o o o

48

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda – pilih menu persuratan Selanjutnya pilih sub menu Kotak Keluar


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Kotak Keluar

3.2.5.1 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai kotak keluar yang ada kita dapat mengklik tombol Show

yang ada dibagian kanan baris tampilan kotak keluar



untuk menutup

49

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Kotak Keluar - Show

3.2.5.2 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian kotak keluar dengan menggunakan fasilitas filter.

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Kotak Keluar - Filter

50


REFORMASI BIROKRASI

Cara pencarian/ filter Kotak Keluar : 1. Isi kolom Jenis Surat (tentukan jenis surat : Disposisi, Undangan, Surat, Nota Dinas, Balasan) 2. Isi kolom Jenis Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) 3. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 4. Langkah 1-3 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 5. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter

, untuk


3.2.6 PERSURATAN – REFERENSI : PRIORITAS (DATA REFERENSI PRIORITAS SURAT) Sub menu ini berguna untuk sebagai data referensi (data acuan) prioritas surat. Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Referensi:Prioritas ini : o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda – pilih menu Persuratan Selanjutnya pilih sub menu Referensi:Prioritas

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Referensi - Prioritas

3.2.6.1 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai data referensi prioritas surat kita dapat mengklik tombol view Pengembangan E-Government


51

data referensi yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close menutup tampilan

untuk

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Prioritas – View

3.2.6.2 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – UBAH Untuk mengubah data referensi yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah referensi yang ingin kita ganti

yang ada dibagian kanan baris tampilan data

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Prioritas – Ubah

Pada kolom nama ubah sesuai dengan data baru yang akan anda masukkan. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik

3.2.6.3 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – HAPUS Untuk menghapus data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan referensi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

52


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi – Delete

Untuk data referensi, kami sangat menganjurkan anda tidak menghapusnya, jika ada perubahan sebaiknya diubah saja data referensi tersebut. Hal ini dikarenakan jika suatu data referensi dihapus, maka data-data lainnya yang menggunakan data referensi tersebut akan mengalami gangguan (error)

3.2.6.4 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – TAMBAH Untuk menambah data referensi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Data Referensi – Tambah

Isi kolom nama dengan data referensi baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah

untuk menyimpan penambahan yang

anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel

.

3.2.6.5 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian data referensi dengan menggunakan fasilitas filter.


53

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi – Filter

Cara pencarian/ filter data referensi : 1. Pada kolom Text masukkan teks/kata yang sesuai dengan data referensi yang akan anda cari. 2. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter

, untuk


3.2.7 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP Sub menu ini berguna untuk sebagai data referensi (data acuan) follow up/ tindakan yang sebaiknya dilakukan terhadap suatu surat Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Referensi: follow up ini : o o o

54

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda – pilih menu Persuratan Selanjutnya pilih sub menu Referensi: follow up


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi – Follow up

o

Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan.


3.2.7.1 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP – SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai data referensi follow up kita dapat mengklik tombol Show

yang ada dibagian kanan baris tampilan data

referensi yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close menutup tampilan

untuk

Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi : Follow Up – Show

3.2.7.2 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – UBAH Untuk mengubah data referensi : follow up yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi : follow up yang ingin kita ganti.

Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi : Follow Up – Ubah

Pada kolom nama isi dengan data baru, untuk menyimpan perubahan tersebut klik tombol ubah

, sedangkan untuk membatalkannya klik tombol

cancel


55

3.2.7.3 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – HAPUS Untuk menghapus data referensi : follow up yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi : follow up yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Follow Up – Delete

Untuk data referensi, kami sangat menganjurkan anda tidak menghapusnya, jika ada perubahan sebaiknya diubah saja data referensi tersebut. Hal ini dikarenakan jika suatu data referensi dihapus, maka data-data lainnya yang menggunakan data referensi tersebut akan mengalami gangguan (error)

3.2.7.4 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – TAMBAH Untuk menambah data referensi : follow up dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Follow Up – Tambah

56


REFORMASI BIROKRASI

Isi kolom nama dengan data referensi baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah



.

3.2.7.5 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian data referensi : follow up dengan menggunakan fasilitas filter.

Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Follow Up – Filter

Pada kolom text masukkan teks atau kata yang bersesuaian dengan data referensi yang akan anda cari, kemudian untuk melakukan pencarian klik tombol , untuk membatalkan perintah klik tombol cancel filter sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear

.

3.3 ORGANIZER Menu Organizer merupakan alat bantu untuk digunakan dalam manajemen link dan manajemen buku alamat, baik itu link favorit umum maupun pribadi atau buku alamat umum maupun buku alamat pribadi. Setiap link dan buku alamat ada yg bersifat publik atau bisa di lihat keseluruhan level organisasi atau yang bersifat pribadi yang hanya bisa dilihat oleh kita. Selain itu juga tersedia fasilitas untuk melakukan diskusi dalam menu ini, dimana setiap pengguna bisa bergabung disuatu ruang diskusi secara maya. Menu Organizer ini berisi beberapa sub menu : 1. Kalender 2. Diskusi 3. Link Favorit Umum 4. Link Pavorit Pribadi Pengembangan E-Government

57

5. Buka Alamat Umum 6. Buku Alamat Pribadi

Gambar : Tampilan Menu Organizer

Langkah-langkah untuk masuk di menu organizer : o o

Login anda telah diterima sistem Pilih menu organizer, maka akan muncul beberapa sub menu yang bisa anda pilih sesuai kebutuhan

3.3.1 ORGANIZER – KALENDER Sub menu ini berguna untuk membantu pengguna sistem aplikasi e-Office ini untuk mengagendakan kegiatan mereka. Kalender ini menangani data untuk umum maupun pribadi. Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link Kalender : o o o

58

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu organizer Pilih sub menu Kalender, perhatikan tampilan dibawah ini :


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Kalender

o o o

o

Previous , klik tab ini untuk menampilkan bulan sebelumnya dari kalender yang ada Next , Klik tab ini untuk menampilkan bulan selanjutnya dari kalender yang ada Hari ini, Klik tombol jika anda ingin mengetahui tanggal berapa hari ini. Anda dapat melihat tanggal hari ini akan ditandai dengan warna biru, membedakannya dengan tanggal lainnya. Tambah, Klik tombol ini untuk memasukkan aktifitas anda pada kalender. Perhatikan tampilan dibawah ini :


59

Cara Pengisian : o o o o

o

Nama : Isi dengan nama kegiatan yang akan anda adakan (event) Tanggal : Tentukan tanggal dengan mengklik kalender yang tersedia pada bagian kanan tampilan Description : Masukkan keterangan dari aktifitas yang akan anda masukkan dalam kalender Privacy : Tentukan jenis Privacy dari aktifitas yang akan anda masukkan. Private : Jika kalender ini anda maksudkan untuk catatan pribadi sedangkan Umum bisa anda pilih jika event yang akan anda masukkan dalam kalender ini anda maksudkan bisa dipakai bersama dengan pengguna lain. Setelah semua kolom telah anda isi kemudian klik tombol Tambah untuk menyimpan aktifitas yang telah anda masukkan dan klik tombol Cancel kalender

untuk membatalkan penambahan aktifitas pada

3.3.2 ORGANIZER – DISKUSI Sub menu ini berfungsi sebagai sarana diskusi bagi pengguna sisem aplikasi eoffice. Dihalaman ini bisa diketahui pengguna yang sedang bergabung dengan fasilitas diskusi ini dari nama-nama yang ditampilkan pada kolom pengunjung.

60


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Organizer – Diskusi/Chating

Masukkan pesan yang ingin anda sampaikan dikolom yang kemudian tekan enter.

pesan yang ada,

Gambar : Tampilan Organizer – Diskusi/Chating – Kolom Pesan

Dalam ruang diskusi publik ini anda bisa melihat waktu dilaksanakannya diskusi, user lain yang anda ajak berdiskusi serta status mereka (meninggalkan ruang diskusi publik, ataupun joint).

3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM Sub menu ini berguna untuk manajemen link favorit umum, yaitu suatu link yang berisi link yang sering digunakan oleh banyak pengguna. Seorang sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan pengaturan seperti menampilkan link yang telah ada, merubah link yang telah ada, menghapus link yang telah ada, menambah link serta melakukan pencarian link. Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link favorit umum : Pengembangan E-Government

61

o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu organizer Pilih sub menu link favorit umum, perhatikan tampilan dibawah ini :

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Umum

3.3.3.1 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah link kita dapat mengklik tombol view

yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita



Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Umum - View

3.3.3.2 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - UBAH Untuk mengubah link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah kita ganti

62

yang ada dibagian kanan baris tampilan link yang ingin


REFORMASI BIROKRASI

Isi kolom nama, url atau umum dengan data baru. Pada kolom umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka link ini tidak termasuk dalam link umum. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik

3.3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - HAPUS Untuk menghapus link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Organizer – link favorit umum - Hapus

3.3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - TAMBAH Untuk menambah link umum dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : Pengembangan E-Government

63

Gambar : Tampilan Organizer – link favorit umum - Tambah

Isi kolom nama dan url dengan data link baru yang akan anda tambahkan, untuk menyimpan penambahan yang

kemudian klik tombol tambah

. anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel Link baru ini selanjutnya akan menjadi link umum yang dapat diakses oleh seluruh pengguna.

3.3.3.5 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - FILTER Seorang sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan pencarian link dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama user, teks maupun gabungan antara keduannya.

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Filter

Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan user atau teks maupun gabungan antara keduanya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia selanjutnya untuk , untuk membatalkan perintah

melakukan pencarian klik tombol filter klik tombol cancel

sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang

telah kita lakukan klik tombol clear

64

.


REFORMASI BIROKRASI

3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI Sub menu ini berguna untuk manajemen link favorit pribadi, yaitu suatu link pribadi yang yang sering digunakan oleh seorang pengguna, link yang ada disini tidak ditampilkan untuk umum. Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan link yang telah ada, merubah link yang telah ada, menghapus link yang telah ada, menambah link serta melakukan pencarian link Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link favorit pribadi : o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu organizer Pilih sub menu link favorit pribadi, perhatikan tampilan dibawah ini :

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Pribadi

3.3.4.1 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah link kita dapat mengklik tombol view

yang ada dibagian kanan baris tampilan link pribadi yang ingin

kita tampilkan dan klik tombol close


Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Pribadi - View


65

3.3.4.2 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - UBAH Untuk mengubah link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ingin kita ganti.

yang ada dibagian kanan baris tampilan link pribadi

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Pribadi - Ubah

Isi kolom nama, url atau umum dengan data baru. Pada kolom umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka link ini tidak termasuk dalam link umum. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik

3.3.4.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - HAPUS Untuk menghapus link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan link pribadi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

66


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Organizer – link favorit pribadi - Hapus

3.3.4.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - TAMBAH Untuk menambah link pribadi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

Gambar : Tampilan Organizer – link favorit pribadi - Tambah

Isi kolom nama dan url dengan data link baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah



.

3.3.4.5 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - FILTER Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan fasilitas pencarian link dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama user, teks maupun gabungan antara keduannya.


67

Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Filter

Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan user atau teks maupun gabungan antara keduanya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter klik tombol cancel

, untuk membatalkan perintah

sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang

telah kita lakukan klik tombol clear

.

3.3.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM Sub menu ini berguna untuk manajemen buku alamat umum, buku alamat yang ada disini ditampilkan untuk umum. Seorang Sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan buku alamat yang telah ada, merubah buku alamat yang telah ada, menghapus buku alamat yang telah ada, menambah buku alamat serta melakukan pencarian buku alamat

Langkah-langkah untuk masuk di sub menu buku alamat umum : o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu organizer Pilih sub menu buku alamat umum, perhatikan tampilan dibawah ini :

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Umum

3.3.5.1 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah buku alamat umum kita dapat mengklik tombol view

68

yang ada dibagian kanan baris tampilan kontak


REFORMASI BIROKRASI


untuk menutup

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Umum – View

3.3.5.2 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - UBAH Untuk mengubah buku alamat yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah ingin kita ganti



69

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Umum- Ubah

Isi/ubah data-data yang ada di kolom-kolom yang ada dengan data baru. Pada kolom untuk umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka link ini tidak termasuk dalam link umum. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah

, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa

menyimpan hasil perubahan klik

70


REFORMASI BIROKRASI

3.3.5.3 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - HAPUS Untuk menghapus buku alamat umum yang telah ada dalam sistem aplikasi eoffice kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Umum - Hapus

3.3.5.4 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - TAMBAH Untuk menambah buku alamat umum dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :


71

Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Umum - Tambah

Isi kolom-kolom yang ada dengan data baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah



3.3.5.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - FILTER 72


.

REFORMASI BIROKRASI

Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan fasilitas pencarian buku alamat umum dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan departemen, nama user, teks maupun gabungan antara ketiganya.

Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Umum - Filter

Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan department, user atau teks maupun gabungan antara ketiganya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter membatalkan

perintah

klik

tombol

cancel

, untuk sedangkan

membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear

untuk .

3.3.6 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI Sub menu ini berguna untuk manajemen buku alamat pribadi, buku alamat yang ada disini tidak ditampilkan untuk umum. Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan buku alamat yang telah ada, merubah buku alamat yang telah ada, menghapus buku alamat yang telah ada, menambah buku alamat serta melakukan pencarian buku alamat Langkah-langkah untuk masuk di sub menu buku alamat pribadi : o o o

Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu organizer Pilih sub menu buku alamat pribadi, perhatikan tampilan dibawah ini :


73

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Pribadi - Tambah

3.3.6.1 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah buku alamat pribadi kita dapat mengklik tombol view


ingin kita tampilkan dan klik tombol close

74



REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Pribadi – View

3.3.6.2 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - UBAH Untuk mengubah buku alamat yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah alamat yang ingin kita ganti


yang ada dibagian kanan baris tampilan buku

75

Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Pribadi - Ubah

Isi/ubah data yang ada di kolom data alamat pribadi dengan data baru. Pada kolom untuk umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka alamat ini tidak dapat diakses pengguna umum. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah

, sedangkan untuk menutup tampilan

tanpa menyimpan hasil perubahan klik

76


REFORMASI BIROKRASI

3.3.6.3 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - HAPUS Untuk menghapus buku alamat pribadi yang telah ada dalam sistem aplikasi eoffice kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan alamat yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Pribadi - Hapus

3.3.6.4 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - TAMBAH Untuk menambah buku alamat pribadi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :


77

Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Pribadi - Tambah

Isi kolom-kolom yang ada dengan data baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah



.

3.3.6.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - FILTER Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan fasilitas pencarian kontak yang ada di buku alamat pribadi dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan departemen, nama user, teks maupun gabungan antara ketiganya.

78


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Pribadi - Filter

Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan department, user atau teks maupun gabungan antara ketiganya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia , untuk

selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter membatalkan

perintah

klik

tombol

cancel

sedangkan


untuk .

3.4 BERITA Menu ini berguna untuk memanage berita yang ada dihalaman depan (beranda) sistem aplikasi e-office ini dan hanya dapat diakses jika kita masuk dengan login sebagai sistem administrator. Menu berita memiliki dua sub menu, yaitu : 1. Berita 2. Data Referensi : Kategori Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : Pengembangan E-Government

79

o

Login anda telah diterima sistem, pada layar monitor anda pilih menu Berita

Gambar : Tampilan Organizer – Berita

3.4.1 BERITA - BERITA Sub menu ini berguna untuk memanage berita yang ada. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam aksi seperti melihat tampilan berita, mengubah berita yang ada, menghapus berita yang ada, menambah berita serta mencari berita.

3.4.1.1 BERITA – BERITA - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah berita kita dapat mengklik tombol view

yang ada dibagian kanan baris judul berita yang ingin

kita tampilkan dan klik tombol close

80



REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – View

3.4.1.2 BERITA – BERITA – UBAH Untuk mengubah berita yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah ingin kita ganti

yang ada dibagian kanan baris tampilan berita yang

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Ubah


81

Isi/ubah data yang ada di kolom-kolom yang ada dengan data baru : 1. Nama : Isi judul tulisan anda dikolom ini 2. Isi berita : Pada kolom ini masukkan berita yang akan anda buat 3. Tanggal : Tentukan tanggal dibuatnya berita ini dengan mengklik kalender yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol : o << untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst) o >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst) o < untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst) o > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst) o Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Ubah - Kalender

4. Publikasikan : pada kolom publikasikan jika kita cek list maka berarti berita ini bisa diakses oleh umum (dipublikasikan) sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka berita tidak akan dipublikasikan. 5. Kategori : Tentukan kategori dari berita ini dengan mengklik pilihan apakah termasuk berita internal atau berita singkat.

82


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – CMS Category

6. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa

klik ubah

menyimpan hasil perubahan klik 3.4.1.3 BERITA – BERITA - HAPUS Untuk menghapus sebuah berita yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Hapus

3.4.1.4 BERITA – BERITA - TAMBAH Untuk menambah berita dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :


83

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita - Tambah

Masukkan data yang ada di kolom-kolom yang ada dengan data baru : 1. Nama : Isi judul tulisan anda dikolom ini 2. Isi berita : Pada kolom ini masukkan berita yang akan anda buat 3. Tanggal : Tentukan tanggal dibuatnya berita ini dengan mengklik kalender yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol : o << untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst) o >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst) 84


REFORMASI BIROKRASI

o

o

o

< untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst) > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst) Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Tambah- Kalender

4. Publikasikan : pada kolom publikasikan jika kita cek list maka berarti berita ini bisa diakses oleh umum (dipublikasikan) sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka berita tidak akan dipublikasikan. 5. Kategori : Tentukan kategori dari berita ini dengan mengklik pilihan apakah termasuk berita internal atau berita singkat. Kategori berita bisa ditambahkan ataupun dirubah pada sub menu referensi berita

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Pilihan CMS Category

6. Selanjutnya untuk menyimpan penambahan berita yang baru saja anda lakukan klik ubah klik tombol cancel Pengembangan E-Government

, sedangkan untuk membatalkan penambahan

85

3.4.1.5 BERITA – BERITA - FILTER Fasilitas filter ini berguna untuk memudahkan pencarian berita. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan kategori, penulis berita maupun teks yang digunakan atau bisa juga menggabungkan beberapa metode diatas.

Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Filter

Isi salah satu kolom yang telah tersedia, maupun semua kolom yang ada selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter membatalkan

perintah

klik

tombol

cancel

, untuk sedangkan

untuk


.

3.4.2 BERITA - REFERENSI: KATEGORI Sub menu ini berguna untuk mengatur data referensi yang berhubungan dengan berita. Dihalaman ini bisa dilakukan beberapa aksi seperti menampilkan jenis data referensi berita, mengubah data referensi yang ada, menghapus data refensi yang ada, menambah data referensi, serta mencari data referensi yang ada. Sub menu ini hanya bisa diakses oleh Sistem administrator. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o o

86

Login anda telah diterima sistem, dari halaman beranda pilih menu Berita Pilih Referensi : Kategori, maka akan muncul tampilan daftar kategori yang ada di sistem aplikasi ini


REFORMASI BIROKRASI

Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori

3.4.2.1 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah data referensi kita dapat mengklik tombol Show

yang ada dibagian kanan baris data referensi yang untuk menutup tampilan

ingin kita tampilkan dan klik tombol close

Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori – Show

3.4.2.2 BERITA - REFERENSI : KATEGORI – UBAH Untuk mengubah sebuah data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi eoffice kita dapat mengklik tombol ubah referensi yang ingin kita ganti

yang ada dibagian kanan baris data

Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori – Ubah

Isi/ubah data yang ada di kolom Nama yang ada dengan data baru, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik


87

3.4.2.3 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - HAPUS Untuk menghapus sebuah data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi eoffice kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah

Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori – Hapus

3.4.2.4 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - TAMBAH Untuk menambah data referensi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :

Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori - Tambah

Pada kolom nama masukkan dengan data baru yang akan anda tambahkan, selanjutnya untuk menyimpan penambahan data referensi yang baru saja anda lakukan klik tambah

, sedangkan untuk membatalkan penambahan klik

tombol cancel

88


REFORMASI BIROKRASI

3.4.2.5 BERITA – BERITA - FILTER Fasilitas filter ini berguna untuk memudahkan pencarian data referensi. Pada kolom text masukkan kata yang berhubungan dengan data referensi yang akan anda cari. Selanjutnya klik tombol filter perintah klik tombol cancel

, untuk membatalkan



.

Gambar : Tampilan Menu Berita – Reference : Category - Filter

3.5 LOGOUT Untuk keluar dari sistem aplikasi e-office ini klik tombol logout


89

DAFTAR ISI. Pengembangan E-Government

Recommend Documents