d-basics Creditline, nieuw bestandsformaat Deutsche Bank Vanaf 7 april 2015 moeten debiteurengegevens in een aangepast bestandsformaat naar Deutsche Bank ABF worden gestuurd. Deze instructie beschrijft de stappen die moeten worden doorlopen om met d-basics Creditline over te schakelen op dit nieuwe formaat. Als u meerdere administraties in d-basics heeft aangemaakt moeten stap 2 t/m 4 voor iedere administratie worden uitgevoerd (zie ook de opmerking bij het onderdeel filters).
Stap 1, controle versie d-basics software Voor het aanmaken en versturen van databestanden in het nieuwe formaat van Deutsche Bank ABF is minimaal versie 3.195.4 van het d-basics programma vereist. Als u over een lagere versie beschikt moet eerst een update worden geïnstalleerd. De procedure voor het installeren van een update wordt beschreven in het document: “Installatie update d-basics .pdf” (klik op link om te downloaden).
Stap 2, aanpassen licentiesleutel Menu opties: ‘Licentie’, ‘Registreren’ Voor het versturen van bestanden in het nieuwe formaat is een volledig nieuwe export module aan d-basics toegevoegd. Deze module moet worden geactiveerd met de aangepaste licentiesleutel. Deze sleutel ontvangt u per e-mail van d-basics. Doorloop voor het aanpassen van de licentiesleutel de volgende stappen: 1. Kopieer de gehele licentiesleutel (selecteer hiervoor alle tekst tussen de eerste en tweede stippellijn en druk op Ctrl+C) 2. Open in het d-basics programma het scherm ‘Registeren’ (menu opties ‘Licentie’, ‘Registreren’) 3. Klik op de knop ‘Plakken’ Controleer of de gegevens op de juiste manier zijn overgenomen alvorens door te gaan naar stap 3.
Stap 3, openen exportmodule Deutsche Bank ABF Na het invoeren van de nieuwe licentiesleutel zijn er twee Deutsche Bank ABF export modules geactiveerd in d-basics: de oude exportmodule kan worden geopend via de menu opties: ‘Exporteren’, ‘Deutsche Bank’ de nieuwe exportmodule kan worden geopend via de menu opties: ‘Exporteren’, ‘Deutsche Bank NL’ Belangrijk: De oude export module moet worden gebruikt tot het moment dat Deutsche Bank ABF aangeeft dat het oude bestandsformaat niet langer wordt ondersteund. Vanaf 7 april kunnen gegevens alleen nog maar met de nieuwe export module / in het nieuwe bestandsformaat worden verstuurd
© d-basics b.v.
1
Stap 4: configureren exportmodule Deutsche Bank Open de nieuwe exportmodule via de menu opties: ‘Exporteren’, ‘Deutsche Bank NL’
Bij het in gebruik nemen van deze module moeten de volgende instellingen worden verricht: I. AANMAKEN EXPORT ACCOUNTS Belangrijk: Voor het aanleveren van debiteurengegevens in het nieuwe bestandsformaat ontvangt u nieuwe accountgegevens (klantnummer en contractnummer) van Deutsche Bank ABF Als u in verschillende valuta factureert ontvangt u voor iedere valuta een uniek contractnummer Voor ieder contractnummer moet een aparte export account worden aangemaakt Doorloop voor het aanmaken van een export account de volgende stappen: 1. Open het scherm ‘Export accounts’ (knop ‘Export accounts’).
© d-basics b.v.
2
Open het scherm ‘Export Account’ (knop ‘Toevoegen’)
2. Invullen gegevens export account Vul in het scherm Export account de volgende gegevens in: -
Omschrijving en Opmerking Dit zijn vrije velden die naar eigen inzicht kunnen worden ingevuld.
-
Conditie Via deze uitvouwvelden wordt een valuta aan een export account gekoppeld. Voorbeeld voor Euro facturen:
-
Conditietype: Valuta (ISO)
Operator: Gelijk aan
Conditiewaarde: EUR
Account gegevens Vul hier het klantnummer en het contractnummer in. Let er op dat het contractnummer wordt ingevuld dat correspondeert met de valuta zoals die werd geselecteerd bij ‘Conditie’.
Druk na het invullen van de gegevens op de knop ’OK’ of ‘Toepassen’ om de Export account op te slaan. Voor ieder contractnummer een export account aanmaken Herhaal de hierboven beschreven stappen totdat voor ieder contractnummer een exportaccount met de corresponderende valuta is aangemaakt.
© d-basics b.v.
3
II. SELECTEREN CONTRACTTYPE De exportmodule Deutsche Bank ABF kan twee soorten bestanden aanmaken:
Openstaande posten bestanden
Nieuwe facturen bestanden
Selecteer bij optie 2b het contracttype zoals dit door u met Deutsche Bank is overeengekomen. Als u niet zeker weet welke type contract u bent overeengekomen dan kunt u dit opvragen via de website van Deutsche Bank (www.autobahn.db.com/login) of navragen bij uw accountmanager van Deutsche Bank ABF. III. INSTELLEN FILTERS Met behulp van filters kan worden ingesteld dat de gegevens van bepaalde debiteuren of facturen niet naar Deutsche Bank ABF worden verstuurd. Het gebruik van de filters wordt beschreven in de handleiding van d-basics. Deze kan worden opgeroepen door het scherm waarin de filters worden ingesteld te openen en vervolgens op F1 te klikken. Belangrijk Als in de oude export module gebruik is gemaakt van handmatige filters, dan worden de instellingen van deze filters overgenomen door de nieuwe export module. Deze instellingen worden echter nog niet toegepast omdat de filters nog zijn niet geactiveerd (de filters zijn niet ‘aangevinkt’ bij punt 4 in het scherm van de exportmodule). Het is van groot belang dat de instellingen van de filters zeer goed worden gecontroleerd alvorens de filters in de nieuwe export module worden geactiveerd. Zo is - door de mogelijkheid tot het gebruik van de export accounts (zie hiervoor) - bijvoorbeeld de noodzaak vervallen om per contractnummer een aparte administratie aan te maken en hierin met behulp van filters – op basis van valuta - de facturen te selecteren die bij betreffend contractnummer horen.
IV. INSTELLEN VERSTUREN De databestanden die door d-basics worden aangemaakt moeten handmatig worden ge-upload naar Deutsche Bank ABF. De website die hiervoor moet worden gebruikt kan na het aanmaken van de databestanden automatisch door het d-basics programma worden geopend. Selecteer hiervoor bij punt 5 de optie ‘Automatisch versturen’ De daadwerkelijke upload van de databestanden moet vervolgens nog wel handmatig te worden verricht. Log hiervoor in en verstuur de bestanden met de upload faciliteit in de website. Voor het gebruik van de website ontvangt u een beschrijving van Deutsche Bank ABF. Voor informatie inzake het gebruik van de website verwijzen wij u graag naar Deutsche Bank ABF.
© d-basics b.v.
4
Op tijd beginnen! In de week van 7 april wordt bovengemiddelde drukte verwacht op de helpdesk van d-basics. Als gevolg daarvan kan de situatie zich voordoen dat u niet direct zal kunnen worden geholpen. Wij raden u daarom dringend aan vóór 7 april de stappen te doorlopen die in dit document worden beschreven. U kunt dan vanaf 7 april zonder noemenswaardige inspanningen overschakelen op het gebruik van de nieuwe export module. Vragen? De helpdesk van d-basics is bereikbaar via 076-5239040
© d-basics b.v.
5
