CSC n°7 “Formation ICT” Questions et Réponses
Remarque générale importante : Lors de la séance de Questions/Réponses, il est apparu le besoin de définir clairement ce que le SPF entendait par « catalogue », « reste du catalogue » et « entièreté du cataloque » : • Catalogue : ensemble des cours obligatoires et non obligatoires qui sont proposés dans le cadre de ce cahier des charges ; le catalogue peut être différent d’un catalogue officiel proposé par une société • Reste du catalogue : les cours non obligatoires ; ils appartiennent au catalogue officiel de la firme mais peuvent n’en constituer qu’une partie ; ces cours ne doivent pas être nécessairement liés au lot pour lequel la firme soumissionne • Entièreté du catalogue : cette expression insiste sur le fait que le SPF aura accès à tous les cours repris dans l’offre et que l’évaluation tiendra compte de l’ensemble des cours et pas seulement des cours obligatoires. Le soumissionnaire a la liberté de constituer son catalogue comme il l’entend, en reprenant tout ou partie de son catalogue officiel. Cependant, le SPF aura accès à tous les cours de l’offre et à toutes les nouveautés liées aux cours de l’offre. Le soumissionnaire a intérêt à proposer un catalogue aussi vaste que possible car la quantité de cours offerts sera prise en compte.
ABIS
Deel A - 2. Duur van het contract (p 5/41). "...behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om aan de aannemer door middel van een procedure van onderhandeling zonder bekendmaking gedurende een periode van maximaal drie jaar na de afsluiting van onderhavige opdracht de organisatie van nieuwe opleidingssessies toe te wijzen voor de loten, vermeld in onderhavig lastenboek." Is het juist aan te nemen dat deze nieuw ingeplande opleidingssessies inhoudelijk, maar ook naar vorm, didactiek, aanpak, prijzen, ... toe kunnen (en zullen) verschillen van de sessies opgezet binnen de context van het onderhavige lastenboek? Dit bijvoorbeeld om rekening te houden met de evolutie van bepaalde systemen, nieuwe inzichten, prijsevolutie op basis van vraag en aanbod, ... Antwoord : De duur van het contract bedraagt 3 jaar en kan verlengd worden met nog eens 3 jaar indien beide partijen bereid zijn om dit te doen. Deze verlenging heeft plaats volgens de bepalingen van dit lastenboek, volgens dewelke de FOD FIN toegang tot de catalogus van een firma heeft en zijn verdere ontwikkelingen (inhoud, prijs, enz.) Deel A - 4.1.1 Offertes verzonden langst elektronische weg (p6/41) versus Deel A - 9. Offertes (p9/41). De beschrijving van de voorwaarden waaraan een offerte moet voldoen is volledig gericht op het indienen van een offerte 'op papier', ie. niet verzonden via elektronische weg. Zo is bijvoorbeeld aangegeven dat offertes op papier moeten worden opgemaakt, in drie exemplaren, dat één exemplaar
1
in elektronische vorm moet worden ingediend, dat elke pagina moet worden geparafeerd, ... Gelden deze voorwaarden ook als de offerte langst elektronische weg wordt verzonden? Dit betekend dus dat ook voor het indienen langst elektronische weg eerst een offerte op papier moet worden gemaakt overeenkomstig de voorwaarden, dan gescand, om tenslotte elektronisch te worden verzonden? Antwoord : Alleen één elektronisch exemplaar voor de offertes verzonden langs elektronische weg. Deel A - 9.4 - Inhoud van de offerte (p9/41) versus Offerteformulier (p8/12). De lijst met bijlagen opgenomen in beide bovenstaande documenten is niet identiek. Het offerteformulier stipuleert meer bijlagen (7) dan het bestek (6); ook de specificaties en wensen per bijlage zijn verschillend (voor bijlage 1 offerteformulier; bijlage 6 offerteformulier). Kan u aangeven welke van beide documenten leidend zijn? Antwoord : Enkel de inhoud van de offerte is geldig zoals die beschreven werd in het lastenboek Indien het offerteformulier leidend is, mbt. bijlage 5, kunt u aangeven voor welke periode de planning moet ter beschikking worden gesteld? Verwijst u hier naar het verleden om een idee te krijgen van de frequentie waarmee normaal gezien opleidingen worden ingepland? Antwoord : Geen enkele planning is vereist. Dit punt 5 moet verwijderd worden van het formulier. Indien het offerteformulier leidend is, mbt. bijlage 7, kunt u aangeven of cursusmateriaal in de Engelse taal ook uw goedkeuring kan wegdragen? Vermits het hier gaat om opleidingen voor professionele ICT medewerkers lijkt Engelstalig cursusmateriaal ons hier het meest aangewezen. De cursussen zelf kunnen steeds, onafhankelijk van de taal van het materiaal, in het Nederlands of Frans worden gegeven. Gebruik van Engelstalig materiaal garandeert in deze inhoudelijke compatibiliteit overheen sessies en opleidingen, voor u niet onbelangrijk. Indien Engelstalig cursusmateriaal een probleem is, kan dit materiaal waar mogelijk worden aangevuld met Nederlandstalige of Franstalige boeken (ifv. beschikbaarheid). Antwoord : Lesmateriaal in het Engels stelt geen probleem. Wanneer de keuze kan gemaakt worden, gaat de voorkeur naar het Nederlands en het Frans Deel A - 10.1 - Prijs (p11/41). U geeft aan dat per lot 2 prijstabellen moeten worden ingevuld. Eén voor de gewenste opleidingen; één voor de "rest van de catalogus". Met deze laatste zin bedoelt u de rest van de catalogus relevant voor dat specifieke lot? Of moet dit inderdaad letterlijk worden genomen, ie. onafhankelijk van het bedoelde lot? Antwoord : De uitdrukking moet letterlijk genomen worden, onafhankelijk van het bedoelde lot. Deel A - 10.2 (puntje 2) Prijsherziening (p11/41). "De dienstverlener vraagt de prijsherziening elk jaar aan door middel van een aangetekende brief..."
2
Is een aanvraag tot prijsaanpassing voldoende om de prijsherziening automatisch te bekomen conform de formule opgenomen in puntje 4? Los van wat de normale omgangsvormen tussen klant en leverancier voorschrijven, dient de leverancier te wachten op 'reactie', 'bevestiging', 'goedkeuring' van FOD Financiën? Antwoord : De aanvraag tot prijsaanpassing volstaat om de prijsherziening automatisch te bekomen conform hetgeen is bepaald in het punt 10.2 van het bestek Deel A - 10.2 (puntje 3) Prijsherziening (p11/41) "De prijsherziening is alleen van toepassing op diensten die in werkelijkheid werden gepresteerd na de verjaardag van de toewijzing van de opdracht..." Deze zin is niet duidelijk: bedoelt u "worden" of "zullen worden" gepresteerd? Of gebruikt u "werden" om aan te geven dat prijsaanpassingen met terugwerkende kracht mogelijk zijn tot aan de verjaardag van de toewijzing als deze voor de verjaardag werd aangevraagd? Antwoord : Er is geen terugwerkende kracht mogelijk. De prijsherziening gaat in voor de diensten die, naargelang het geval: a) na de jaardag b) vanaf de eerste dag van de maand na verzending van het aangetekend schrijven zullen worden gepresteerd. Deel A - 10.2 (puntje 3) Prijsherziening (p11/41). In vervolg op de vorige vraag, is het juist aan te nemen dat de prijsaanpassingen mogelijk zijn voor alle opleidingen aangeboden binnen een specifiek lot, onafhankelijk van het feit of deze reeds zijn gevolgd door medewerkers van de FOD Financiën? Antwoord : De prijsaanpassing is mogelijk voor alle opleidingen binnen een specifiek lot. Als een opleiding gegeven wordt deels vóór en deels ná de dag waarop de prijsherziening aanvat, dan kan de prijsherziening door middel van proratering worden toegepast. Deel A - 12.3.1 (1a) - Inhoud catalogi (p18/41). FOD Financiën wenst de kwaliteit van het aanbod/de algemene cataloog van het opleidingsinstituut te kunnen beoordelen op basis van toegevoegde inhoudstafels, bondige beschrijvingen, ... Mag hiertoe verwezen worden naar publieke documentatie op de website van het instituut? Opnemen van al deze gegevens in de offerte zelf geeft aanleiding tot het ontstaan van een zeer omvangrijk document (zeker als deze informatie zowel voor de lot-specifieke als voor de andere opleidingen uit de catalogus moet worden aangeleverd). Antwoord : Er kunnen geen verwijzingen naar de website van de firma gemaakt worden. De inhoud van de offerte moet klaar en duidelijk geformuleerd worden. Deel A - 12.3.1 (1d) - Ervaring en diploma's van docenten (p18/41). U geeft aan dat docenten enkel mogen lesgeven in hun moedertaal. Onze docenten zijn evenwel in staat perfect, en zonder problemen, zowel in het Engels, Frans, als Nederlands te doceren. Klantervaringen uit het verleden, maar ook hun opleidingsniveau zoals duidelijk aangegeven op basis van toe te sturen CVs , de permanente bijscholing en opleidingen die intern door de opleider worden
3
voorzien, ... kunnen hier als bewijs dienen. Onze docenten hebben drie, vijf tot zelfs 10 jaar ervaring met het doceren in de drie hier aangegeven talen. Het vasthouden aan de 'moedertaal' wens verplicht opleiders ofwel om voor elke (ook gespecialiseerde) opleidingen minstens 2 docenten in dienst te hebben; ofwel (tijdelijke) samenwerkingsverbanden met andere bedrijven aan te gaan. Beide hebben evenwel een aantal negatieve gevolgen voor zowel opleider als klant (gevolgen waar ook in uw lastenboek wordt naar verwezen) - met extra kosten als gevolg. Kan deze eis worden geschrapt/verzacht richting UITSTEKENDE kennis van de taal waarin wordt onderwezen? Antwoord : De perfect-tweetaligen worden aanvaard, onder de verantwoordelijkheid van de firma. De inschrijver moet in zijn offerte een remediëringvoorzien of een soort boete in geval er zich problemen voordoen. Lot 6 vormt evenwel een uitzondering op de regel : deze cursussen mogen in het Engels gegeven worden of door een tweetalige lesgever die niet behoort tot de moedertaal van de deelnemers.
Deel A - 12.3.1 (2) - Termijn organisatie van een opleiding (p19/41); Deel B - 22 - Op welk moment (p28/41). Een belangrijk aandachtspunt in uw offerteaanvraag is het onderdeel 'Just In Time' opleiden. U geeft aan dat u graag (groepen < 6 man) binnen de 4 maand volgend op een opleidingsaanvraag uw medewerkers ook een opleiding laat volgen. Indien er geen open opleiding beschikbaar is in die periode, zal er in gemeenschappelijk overleg een regeling worden getroffen (p28/41). Is het in deze context steeds nodige een traditionele, open opleiding aan te bieden, of kunnen andere opleidingsvormen volstaan (zelfstudie, individueel leren, coaching, ...), en zo ja, kunnen hiervoor (en hoe/waar) afzonderlijke prijzen worden opgegeven? Antwoord : Alle opleidingsvormen zijn mogelijk zolang men de periode van 4 maanden niet overschrijdt. Het is niet nodig om prijzen voor deze verschillende mogelijkheden te overhandigen. Deze mogelijkheden en hun prijzen zullen bestudeerd worden op het ogenblik dat dit geval zich voordoet. De Fod FIN zal dan de keuze hebben om al dan niet in te gaan op één van de aanbiedingen ofwel te wachten op de volgende openbare sessie, aangeduid in de catalogus van de firma. Het belangrijkste is, dat er in dringende gevallen een opleiding mogelijk is binnen de vooropgestelde termijnen. Hoe in deze omgaan met annulaties- het gaat hier immers over publieke opleidingen (zowel annulaties door FOD Financiën als door de opleider) of om bedrijfsopleidingen (groepen van 6 man of meer)? Vermits geen bijkomende specificaties werden opgenomen gaan we er van uit dat de algemene regels van de opleider van toepassing zijn. Is deze veronderstellig correct? Indien niet, kunt u alternatieven aangeven? Antwoord : “Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte.” “De betalingen zullen worden verricht na de uitvoering en de acceptatie van de prestaties per cursussessie, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen).” Geen betaling voor geannuleerde opleidingen. Deel A - 15 Opleveringen (p23/41) versus Deel A - 17 Facturering en betaling (p26/41).
4
Enerzijds geeft u aan dat facturen betaalbaar zijn binnen de maand na ontvangst (p23/41); anderzijds dat de betaling zal gebeuren binnen de 50 dagen na ontvangst (p26/41). Met het oog op de publiek door de overheid uitgedrukte wens om facturen van aannemers sneller te betalen gaan wij uit van een betalingstermijn van 30 dagen. Is deze veronderstelling correct? Antwoord : Punt 17 is correct : betaling binnen 50 kalenderdagen.
Deel A - 16.2 Plaats waar services moeten worden uitgevoerd (p24/41). U wenst de opleiding in Brussel te laten plaatsvinden. We veronderstellen dat u het Brussels Gewest bedoelt? Komen opleidingslokaties gelegen buiten het Brussels Gewest, die mogelijk effectiever zijn dan deze in het Brussels Gewest, ook in aanmerking (vanuit standput reistijd, bereikbaarheid openbaar vervoer/privé transport, parking, toegankelijkheid anders validen, kosten, ...)? De voordelen van het volgen van een opleiding in huis bij een opleider zijn mogelijk veel grotere dan deze geboden door de lokatie van een opleidingslokaal in de buurt van de normale werkplek. Antwoord : De meeste ambtenaren van de FOD begeven zich naar het werk met de trein en hebben dus enkel de mogelijkheid om zich in de stad te verplaatsen met het openbaar vervoer. De leslokalen moeten dus toegankelijk zijn via het openbaar vervoer en binnen een redelijke tijdsspanne. De inschrijver moet niet noodzakelijk de ligging van zijn leslokalen vermelden in de offerte maar moet wel rekening houden met deze wensen indien hij gekozen wordt. Het Brusselse Gewest is goed indien men niet meer dan een half uur verplaatsing met het openbaar vervoer moet doen vanaf zijn standplaats (zie ook B.22) Lot 6 vormt een uitzondering op deze regel : opleidingen kunnen buiten Brussel gegeven worden Deel A - 16.2.2 Personeel van de aannemer (p24/41) versus Deel A - 16.2.3 Onbeschikbaarheid van docenten (p24/41). "Het onderwijzend personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. In het andere geval moet het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, een gelijkwaardig niveau en ervaring bezitten." Antwoord : Dit betekent dat de FOD Financiën uitzonderlijk een andere opleider zal aanvaarden dan diegene die aangeduid werd in het lastenboek, op voorwaarde dat deze van een een gelijkwaardig niveau is en dezelfde ervaring heeft. "De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om het contract te verbreken zonder enige schadevergoeding indien de voorgestelde docenten de cursussen niet geven en dit zelfs in geval van overmacht." Antwoord : Deze zin betekent dat indien de FOD vaststelt dat de meerderheid van de lesgevers die effectief les geven niet dezelfde zijn als deze vermeld in de offerte, zij het contract kan verbreken, wat betekent dat de FOD niet langer zal samenwerken met de firma die het contract voor een lot verkregen had De tweede paragraaf van punt 16.2.3. betekent dat, in een dergelijk geval, de FOD « een tweede kans » aan de firma zal geven door hen te vragen de lesgevers te vervangen door «- en we sluiten
5
aan bij wat in het vorige antwoord reeds gezegd werd »- de lesgevers over dezelfde kwalificaties en capaciteiten beschikken als deze vermeld in de offerte. Zijn beide verklaringen niet tegenstrijdig? Getuigd het niet van noodzakelijke flexibiliteit als een opleider juist in staat is kwalitatief hoogstaand en evenwaardige docenten voor alternatieve opleidingen en projecten in te zetten op korte termijn (ten voordele van opleider en klant)? Ligt de verantwoordelijkheid hiervoor - zeker voor open, publieke opleidingen - niet bij de opleider? Antwoord : In navolging op voorgaande antwoorden is het duidelijk dat de FOD niet gekant is tegen een zekere flexibiliteit. Deel B - 20 Voorwerp (p28/41) en Deel 1 - 12.3.2 Eindscore (p20/41) en Deel B - 24 Procedure (p29/41). U geeft aan dat de opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt. Mogen we er van uitgaan dat dit per lot zal worden bepaald? Dit geeft dus aanleiding tot de keuze van één opleider per lot (er kan maar één hoogste eindscore zijn) - alle opleidingen die voorwerp uitmaken van dat specifieke lot zullen dus bij die opleider worden afgenomen (een catalogus waaruit zal worden gekozen per lot)? Hoe moet tegen deze achtergrond volgende zin worden geïnterpreteerd: "Het hoofdidee van dit bestek is dat men toegang heeft tot de HELE catalogus van de inschrijver die het lot heeft binnengehaald." Duidt het woordje HELE op 'lot overschrijdend'? Ook de zin (p29/41) "De toegang tot de volledige catalogus van de dienstverlener houdt in dat de FOD om het even welke opleiding uit deze catalogus kan bestellen..." lijkt hier op te wijzen? Graag bijkomende informatie verschaffen. Antwoord : Elke firma heeft een catalogus met opleidingen. Zij kan inschrijven op één of meerdere loten, maar altijd met haar volledige catalogus. Zij kan één of meerdere loten winnen daar elk lot apart beoordeeld wordt. Desnoods kan één enkele firma, met haar volledige catalogus, alle loten winnen. Maar we kunnen ook 7 winnaars hebben. Van zodra een firma een lot gewonnen heeft, heeft de FOD toegang tot haar volledige catalogus. Het is om deze reden dat « de rest van de catalogus » voorkomt in elk lot want de volledige catalogus is belangrijk en zal meetellen bij de evaluatie , en dus niet enkel de opleidingen met betrekking tot een lot waarvoor de firma inschrijft Gegeven de afbakeningen van de loten door u aangegeven, en als één opleider per lot wordt weerhouden, hoe moeten we dan volgende zin begrijpen: "Wanneer een opleiding in meerdere catalogi voorkomt, zal de FOD volledig vrij zijn om diegene te kiezen die hem de beste lijkt..."? Antwoord : Veronderstel dat firma A het eerste lot wint en dat haar catalogus ook opleidingen Prince 2 bevat. De Fod zal dan de keuze hebben om voor haar behoefte aan opleidingen Prince2 ofwel firma B te vragen die lot 7 gewonnen had of toch voor de firma A te kiezen.
Deel B - Trainers Trainen (p32/41). Met betrekking tot het 'Train the Trainer' onderdeel van de offerte-aanvraag duiken een hele reeks vragen op. 1. Is het de bedoeling van betreffende medewerkers eveneens te laten deelnemen aan de publieke opleidingen van de opleider (opleidingen waaraan ook mogelijk andere FOD Financiën medewerkers aan deelnemen, alsook derden), of moet speciaal voor hen een afzonderlijk opleidingstraject worden aangeboden (evenwel bestaand uit publieke opleidingen van betreffende opleider)? Dient dit traject afzonderlijk te worden ingepland?
6
Antwoord: De inschrijver heeft de vrijheid om te doen wat hem best past, maar hij moet zijn keuze verantwoorden. 2. Is het de bedoeling om betreffende medewerkers voor te bereiden op het intern, bij de FOD Financiën, verzorgen van deze opleidingen met het cursusmateriaal van de opleider? Hoe gaat in deze FOD Financiën om met de problematiek van intellectuele eigendomsrechten, eventueel vergoeding gebruik materiaal, ...? Antwoord : Het is de bedoeling is dat de lesgevers van de FOD hun eigen lesmateriaal maken teneinde deze aan te passen aan de specifieke noden van onze technische omgeving. Het is uitzonderlijk dat het cursusmateriaal van een firma voor 100% past. Indien een firma dat echter wenst, kan de FOD een papier tekenen waarin ze verklaart dat het cursusmateriaal van de firma niet zal gebruikt worden en hier ook op zal toezien.
3. U wenst te vernemen welke trajecten per lot de opleider kan bieden - en vernemen welke opleidingen tot welk traject behoren. Kan dit worden opgenomen in bijlage 4? Antwoord : Ja. 4. U verzoekt het volgende: (p32/41) "Tijdens het verloop van het project moeten de voorgestelde trajecten in bepaalde gevallen niet noodzakelijk volledig worden gevolgd. Sommige mensen beschikken immers reeds over een gevorderde basiskennis en kunnen bijvoorbeeld enkel het einde van het traject volgen. De kostprijs van dit stuk van het traject zal door de dienstverlener worden berekend door de prijs van het volledige traject op te delen in fracties. Deze opdeling zal duidelijk worden uitgelegd aan de FOD, die steeds het laatste woord zal hebben over de concretisering van dit stuk van het traject." Kan deze zin nader worden toegelicht? Bijvoorbeeld: over welke fracties gaat het hier? Wat is een fractie - één publieke cursus? Waar en hoe deze fracties aangeven (alsook de prijs per fractie) - in bijlage 4? Antwoord: De inschrijver moet in zijn offerte volledige trajecten voorzien. De versnippering van een traject zal beoordeeld worden wanneer dit geval zich voordoet en de beslissingen hieromtret zullen met gemeenschappelijk akkoord tussen de FOD en de inschrijver genomen worden. Deel B - 28 t/m 34 (p33/41 ev). 1. Is het, met het oog op het kwalitatief correct aanduiden van de te volgen cursussen voor een opleider mogelijk een specifieke, gewenste cursusinhoud per cursus te bekomen? Mapping tussen de door u gewenste opleidingen enerzijds, en de opleidingen geboden door de opleider anderzijds kan enkel nauwgezet worden uitgevoerd indien deze informatie ter beschikking is. Antwoord :
7
De inhoud van de opleidingen zijn deze van de opleidingen van de inschrijver. Mapping is zeker toegelaten. Vergeet niet dat 2 firma’s zich kunnen verenigen teneinde te beantwoorden aan de behoeften van een lot. 2. Is het mogelijk naar achtergrond toe van de deelnemers aan de opleidingen meer informatie te bekomen- bijvoorbeeld wat betreft de doelgroepen aangegeven in de tabellen op pagina 34/41, 35/41 en 36/41? Antwoord : Er zijn programmeurs (back en front office), analisten, ontwerpers en testers. Voor de overgrote meerderheid bestaat deze groep uit vroegere cobolisten die gedurende anderhalf jaar opleiding gevolgd hebben in de wereld van « object oriented en meer bepaald in JAVA. 3. U geeft aan dat per FOD Financiën cursus, er bijvoorbeeld 2 publieke cursussen door de opleider kunnen worden aangeboden. Is dit een maximum? Deze vraagt hangt natuurlijk samen met uw antwoord op vraag 1; hoe omgaan met het omgekeerde fenomeen, met name, de situatie waarbij een cursus door de opleider aangeboden verder gaat dat wat FOD Financiën strikt genomen nodig heeft? Antwoord: Twee is geen maximum. Maar de offerte moet verduidelijken in hoeverre één of meerdere opleidingen verder gaan dan wat strikt gevraagd werd door de FOD. En ook verduidelijken of het mogelijk is om delen van 2 of meerdere opleidingen te geven teneinde te beantwoorden aan deze behoeften. 4. Waar en hoe dient de mapping tussen de cursussen gevraagd door FOD Financiën en de door de opleider aangeboden opleidingen worden verduidelijkt - eveneens in bijlage 4? Antwoord : Ja. Algemene vraag. Is het mogelijk de in te vullen tabellen/modellen in invulbaren elektronische vorm toegezonden te krijgen (eg. in MS Word, of Adobe FrameMaker formaat)? Antwoord : Dit zal ter beschikking zijn in WORD op onze website.
8
Federale Overheidsdient Financiën Bijzonder Lastenboek 7 - "ICT Opleiding" Vragenlijst HP Belgium Pagina Paragraaf Onderwerp Vraag 5 A.1 taal van de opleiding Specifieke opleidingen voor één klant (in casu de Federale Overheidsdienst Financiën) kunnen verzorgd worden in het Nederlands of het Frans. Publieke sessies kunnen plaatsvinden over heel Europa en worden dus steeds verzorgd in het Engels. Hoe staat u hiertegenover? Antwoord : De opleiding moet doorgaan in Brussel, in het Nederlands of het Frans. Wat lot 6 betreft : de opleidingen mogen in het Engels gegeven worden en op een locatie buiten Brussel. 8 A.8 infosessie De infosessie vindt plaats op 15 mei. Om hoe laat? Antwoord : 10u00 24 A.16.2.1 plaats Officieel maakt Diegem (Machelen) geen deel uit van Brussel. Wetende dat onze kantoren op een boogscheut van Brussel liggen en vlot bereikbaar zijn met zowel de wagen als het openbaar vervoer, bent u bereid de opleidingen te laten doorgaan in Diegem? Antwoord : De opleiding moet verplicht doorgaan in Brussel. Wat lot 6 betreft : opleidingen kunnen doorgaan buiten Brussel 32 B.26 trainers trainen a) Is ons begrip van deze paragraaf correct dat u de aanbieder vraagt een train-the-trainer concept voor te stellen? Antwoord : Ja B) Zo ja, op welke manier wenst u het cursusmateriaal te bekomen voor de opleidingen die uw trainers verzorgen voor de andere medewerkers? Wenst u deze apart aan te kopen bij de aanbieder? Antwoord : Zie hoger.
9
JCA
Vraag 1 – 2 – 3 10.1 Prijs: Op het offerteformulier zijn op pagina 2/12 en 3/12 3 tabellen vermeld waarin de prijzen kunnen ingevuld worden. - algemene tabel Moeten in deze tabel de alternatieve standaard opleidingen en de daarbij afgeleidde trajecten van de aanbieder worden vermeld? Antwoord : Ja
- rest van de catalogus Mag er voor de rest van de catalogus een verwijzing naar de web site worden gemaakt en/of naar de cataloog in digitale vorm? Antwoord : Neen.
- algemene tabel LOT 1 Wat is het verschil tussen algemene tabel en Algemene Tabel LOT1? Antwoord : De algeme tabel geeft een verklaring van de manier waarop elke tabel moet ingevuld worden die een lot bevat.
Vraag 4 – 5 12.3.1 Lijst van toewijzingscriteria 1. Kwaliteit van de catalogi Wordt een digitale versie aanvaard? Antwoord : De catalogus moet beschikbaar zijn in de offerte, in papieren versie. Eventueel kan een bijkomend exemplaar voorgesteld worden in digitale versie.
1. d Ervaring en diploma’s van de docenten De standaard open kalenderdraaiingen worden gegeven door Nederlandstalige Instructeurs die drietalig zijn. Mogen instructeurs ook in een andere taal dan hun moedertaal lesgeven? 10
Antwoord : Zie hoger.
Vraag 6 16.2.1 Plaats waar de services moeten worden uitgevoerd. Worden locaties voor standaard kalendertrainingen die gemakkelijk met het openbaar vervoer bereikbaar zijn, buiten Brussel aanvaard? Anrwoord : Zie hoger.
Vraag 7 28. Lot1: Netwerken Wat wordt er bedoeld met IAM? Antwoord : Identiy Access Managment Bijkomende informatie bevindt zich op de website van de FOF Fin
Vraag 8 Worden de antwoorden digitaal ter beschikking gesteld? Antwoord : Deze zullen ter beschikking gesteld worden op de website van de FOF Fin
ORDINA •
Moet alle cursus materiaal in het NL + FR beschikbaar zijn? Of is het bv voldoende dat het cursus materiaal in het engels is en dat de opleidingen gegeven worden in NL + FR? Antwoord : Zie hoger.
•
Moeten men voor een specifiek lot alle opleidingen kunnen coveren? Antwoord : Ja. Men mag niet vergeten dat een firma mag samenwerken met een andere teneinde te kunnen antwoorden en dat het mogelijk is om twee of meerdere opleidigngen te voorzien teneide te beantwoorden aan de gevraagde behoefte.
11
BUSINESS TRAINING
Sessions dédiées – sessions publiques Question 1 Références : • point 2, page 18 du cahier spécial des charges n°7
• page 2, formulaire d’offre, cahier spécial des charges n°7 Concernant la prestation de cours, il n’est fait aucune distinction pour le « prix personne-jour » entre un cours organisé spécifiquement pour le SPF Finances (> 6 participants) et un cours organisé en session publique (< 6 participants au niveau du SPF Finances). Cette différence ne devrait-elle pas être faite au niveau du tableau général ainsi qu’au niveau du tableau relatif au reste du catalogue ? Réponse : Il ne faut pas faire cette distinction. La firme doit dès lors proposer un prix unique pour les deux types de cours (càd <6 participants et >6 participants) en se basant sur le choix suivant : soit en proposant le prix de son catalogue existant, soit en faisant une remise sur son prix catalogue. Mais, de toute façon, il n’y a qu’un seul type de prix. Cette distinction des cours en privés et publiques a pour seul but d’avoir des délais différents. Question 2 Références : • point 2, page 18 du cahier spécial des charges n°7
• point 22, page 26 du cahier spécial des charges n°7 Il est tout à fait envisageable pour un soumissionnaire d’organiser un cours spécifique pour un groupe déterminé sans que celui-ci ne soit en même temps programmé dans le calendrier des sessions publiques offertes par le soumissionnaire. Or, si le SPF Finances souhaite commander ce cours pour un nombre inférieur à 6 participants, le cahier spécial des charges prévoit que le cours sera suivi dans le contexte d’une session publique. Qu’en est-il si le soumissionnaire ne prévoit pas de sessions publiques pour un cours en particulier ? Dans le point 22 de la page 26, vous indiquez qu’ « un arrangement de commun accord sera trouvé » et que « le soumissionnaire indiquera dans son offre les possibilités à ce sujet ». Si un cours ad hoc doit être organisé, les prix pratiqués pourront-ils être négociés à ce moment-là en fonction du nombre de participants ? Réponse: Voir plus haut.
Trajets de formation Question 3 Références : • point 10.1, page 11 du cahier spécial des charges n°7
12
• point 26, page 29 du cahier spécial des charges n°7 Hypothèses de travail : • La population présumée pour un trajet de formation est de deux personnes
• Pour ces trajets, le soumissionnaire reprend un ensemble de modules de cours de son catalogue qu’il estime utiles Question : le SPF Finances considère-t-il que les prix appliqués (« prix personne-jour ») doivent être les mêmes que pour les modules de cours prestés pour un groupe plus large, pris séparément ? Nous estimons en fait que le « prix personne-jour » sera plus élevé dans le cas des trajets vu le nombre réduit des participants (pour un même formateur, pour une infrastructure quasi équivalente). Réponse : Il faut suivre ici la règle des groupes inférieurs à 6 participants. Ce seront donc des sessions publiques. Personne n’a dit qu’il fallait faire des sessions privées de deux personnes. Question 4 Référence : • point 26, page 29 du cahier spécial des charges n°7 Dans le cadre des trajets de formation mis sur pied afin de « former des formateurs », faut-il prévoir un module pédagogique destiné à guider les futurs formateurs en termes de « best practices » d’enseignement ? Ou ceux-ci ont-ils déjà suffisamment d’expérience en termes de formation que pour focaliser le trajet sur la transmission de savoirs ICT ? Réponse : Il ne faut pas prévoir ce module pédagogique.
Contenu de l’offre Question 5 Référence : • point 9.4, page 10 du cahier spécial des charges n°7 – « en annexe 6… » Le soumissionnaire doit-il fournir un exemplaire des notes de cours/manuels à uniquement pour les cours obligatoires d’un lot ? Ou bien doit-il il fournir un exemplaire des notes de cours/manuels pour l’ensemble du catalogue qu’il propose dans la branche spécifique couverte par le lot Réponse : Les notes de cours et manuels ne sont plus un critère d’attribution, comme dans les précédents cahiers de charges. Il est cependant conseillé de fournir un minimum de 3 exemplaires. En tout cas, certainement pas pour l’entièreté du catalogue.
13
PROSOURCE
1.
(Deel A, punt 1, laatste paragraaf, pagina 5/41): hier wordt aangegeven dat de trainingen in beide landstalen moeten worden gegeven: “De noodzaak voor de FOD Financiën om deze opleidingen wat hun inhoud betreft op identieke wijze in het Nederlands en in het Frans te realiseren, brengt voor de inschrijver met zich mee: • dat hij in zijn offerte moet bewijzen dat hij alle opleidingen, opgenomen in de catalogus van het lot waarvoor hij zich inschrijft, kan aanbieden in het Nederlands en het Frans; •dat hij kan gebruikmaken van de onderaanneming tegen de voorwaarden die in punt 9.6 van onderhavig bijzonder lastenboek staan vermeld.” a.
Moet het cursusmateriaal in het Nederlands en het Frans identiek zijn?
Antwoord : Neen. b.
Kan de Nederlandstalige en Franstalige training gegeven worden in de betreffende taal en gebruik makend van Engelstalig cursus materiaal?
Antwoord : Ja. c.
Wordt de training gegeven in een gemengd publiek (NL + FR samen)?
Antwoord : Neen. .Enkel voor lot 6, indien de cursus in het Engels gegeven wordt.
2. (Deel A, punt 9.4, paragraaf “in bijlage 4”, Pagina 10/41): wat bedoelt men met opleidingsarchitectuur? Bedoelt men hiermee de trajecten? Graag verduidelijking. Antwoord : Het is het geheel van antwoorden op de toewijzingscriteria. Deze antwoorden moeten de presentatie van de criteria volgen, meer bepaald de tabel hieronder :
14
1. De kwaliteit van de catalogi (of van de trajecten) (50 %) Inhoud van de catalogi of van de trajecten (10 %) In welke mate beantwoordt de catalogus (traject) aan de behoeften van de FOD (20 %) Rechtzetting en financiële sancties (als het resultaat niet werd behaald) (10 %) Ervaring en diploma’s van de docent (5 %) Methodologie (5 %) 2. Termijn voor organisatie van een opleiding (5 %) 3. De kwaliteit van de technische voorzieningen (5 %) 4. De totaalprijs van het lot voor de 3 jaar (40 %) 3.
(Deel A, punt 10.1, 4 de paragraaf, pagina 11/41) graag verduidelijking mbt prijsraming, meer specifiek het verschil verplichte cursussen – rest van de catalogus Antwoord : De uitleg bevindt zich op het aanvraagformulier, pagina 2, onder de vorm van 2 tabellen
4.
(Deel A, punt 12.3.1, paragraaf 2: Termijn voor organisatie van de opleiding, laatste paragraaf, pagina 19/41): “ De termijn is tegelijk een toewijzingscriterium EN een technisch criterium. De beoordelaars zullen eerst nagaan of het technische criterium wordt nageleefd, dat wil zeggen of de beide maximale termijnen simpelweg in overeenstemming zijn met het lastenboek. Pas nadien zullen de beoordelaars scores geven voor dit criterium door bijvoorbeeld wat betreft de termijn waarvoor men een maximum van 4 maanden eist, de zwakste score (ofwel 1/5) toe te kennen aan de offerte die precies deze waarde voorstelt. Dit zou er jammer genoeg toe kunnen leiden dat een offerte die minstens 60% behaalt voor het eerste toewijzingscriterium, toch wordt geëlimineerd.” a.
Welke beoordeling wordt gehanteerd als de termijnen verschillen per training?
Antwoord : De inschrijver moet een gemiddelde aanduiden
5.
(Deel B, punt 26, pagina 32/41): Trainers trainen a.
Graag verduidelijking mbt de op te geven trajecten in het kader van het trainen van trainers
Antwoord :
Het is aan de inschrijver om een antwoord te bedenken, niet aan de FOD FIN b.
Op welke manier wordt hiermee rekening gehouden in de gunning?
15
Antwoord : De trajecten worden geanaliseerd zoals de opleidingen.
c.
Hoe evalueert men het train-de-trainer traject?
Antwoord : Volgens de toewijzingscriteria, alsof het traject uit één enkele cursus bestond. 6.
(Deel B, punt 34, pagina 39/41): moeten de CMMI en Agile cursussen tot een certificaat leiden (resp. Introduction to CMMI, Certified Scrum Master)? Antwoord : Neen.
7.
(Deel B, punt 34, pagina 39/41): moeten de trajecten tot opleider leiden tot opleiders die certificatie-training kunnen doen (e.g. Prince2 foundation trainer)? Antwoord : De offerte moet geen rekening houden met dit geval. Het is evenwel mogelijk dat tijdens het 3 jaar durende project certificieringsopleidingen zullen gedaan worden. In dit geval zal de inschrijver zijn prijzen aanpassen rekening houdend met het moment
8.
(Deel B, punt 34, pagina 39/41): wat is het verwachte aantal dagen van elk van de trainingen? Antwoord : De inschrijver moet het aantal dagen van de standaardopleidingen uit zijn catalogus niet wijzigen.
9.
(Deel B, punt 34, pagina 39/41): er staat “Beheer van een project (webtoepassingen)” 2 maal aangegeven. Gaat het hier over een zelfde cursus? Antwoord : Het gaat hier om een fout. Deze opleiding moet slechts één keer voorkomen in de tabel. Dezelde fout bevindt zich in de corresponderende tabel van het offerteformulier
10.
(Deel B, punt 34, pagina 39/41): Prosource heeft standaard trainingen maar past ook trainingen aan naargelang de noden van de klant. Daarom graag meer detail betreffende de verwachtingen van, en de verbanden tussen de cursussen: a.
“Beheer van een project (webtoepassing)” (Op basis van PMBOK, Prince2, Tools?)
Antwoord :
16
Prince 2 is de standaardmethodologie van projectbeheer bij de FOD Financiën. Het is niettegenstaande niet verboden om een algemene opleiding voor te stellen die gebaseerd is op meerdere methodologieën en die niet verbonden is met één bijzonder werkmiddel. Het is een inleidingscurus voor projectbeheer. Deze cursus kan verder vervolldigd worden volgens de voorkeur van de leerling (door het volgen van Prince2 opleidingen bijvoorbeeld)
b.
“PMO, organisatie per project” (Support office per project?, Op maat op basis van Fodfin processen?, Op basis van Prince2 processen?)
Antwoord : Ook hier betreft het een inleidingscursus. De inschrijver is vrij om deze te voorzien op de manier waarop hij hem begrijpt. c.
“ ROI, rendement van investeringen” (Business case opleiding?)
Antwoord: Ook hier betreft het een inleidingscursus. De inschrijver is vrij om deze te voorzien op de manier waarop hij hem begrijpt. d.
“Planning en opvolging van projecten” (Op basis van PMBOK, Prince2?)
Antwoord : Ook hier betreft het een inleidingscursus. De inschrijver is vrij om deze te voorzien op de manier waarop hij hem begrijpt.
17
