CSC n°6 “Formation informatique : trajets Cobol-Java 2” Questions et Réponses
ABIS Deel A – 1 Voorwerp en aard van de opdracht (p6/64) en Deel A – 10.4 Inhoud van de offerte (p12/64) U geeft aan dat cursussen moeten ter beschikking worden gesteld in de beide landstalen. Betekent dit dat ook het cursusmateriaal in beide landstalen moet worden aangeboden? Vermits het hier gaat om opleidingen voor professionele ICT medewerkers lijkt Engelstalig cursusmateriaal ons hier het meest aangewezen.De cursussen zelf kunnen steeds, onafhankelijk van de taal van het materiaal, in het Nederlands of Frans worden gegeven. Gebruik van Engelstalig materiaal garandeert in deze inhoudelijke compatibiliteit overheen sessies en opleidingen, voor u niet onbelangrijk. Indien Engelstalig cursusmateriaal een probleem is, kan dit materiaal waar mogelijk worden aangevuld met Nederlandstalige of Franstalige boeken (ifv. beschikbaarheid). Antwoord : Gebruik van Engelstalig cursusmateriaal is toegelaten. Ziet u (p12/64) een verschil tussen 'cursusexemplaren' en 'cursusnotities'? Is er hier een link met de taal van het cursusmateriaal? Antwoord : Er is geen verschil. Deel A - 1. Duur van het contract (p 6/64). “De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking conform het artikel 17 §2, 2° b, van de wet van 24 december 1993 aan te wenden voor het organiseren van herhalingsopdrachten van gelijkaardige diensten en dit binnen een periode beperkt tot drie jaar na het gunnen van de opdracht.” Is het juist aan te nemen dat deze nieuw ingeplande opleidingssessies inhoudelijk, maar ook naar vorm, didactiek, aanpak, prijzen, ... toe kunnen (en zullen) verschillen van de sessies opgezet binnen de context van het onderhavige lastenboek? Dit bijvoorbeeld om rekening te houden met de evolutie van bepaalde (technische) systemen, nieuwe inzichten in aanpak en didactiek, prijsevolutie op basis van vraag en aanbod, ... Antwoord : De duur van de opdracht bedraagt 2 jaar en 3 maand, en kan worden verlengd met 3 jaar als beide partijen hiermee instemmen. De verlenging heeft plaats volgens de termen van dit lastenboek, rekening houdend met de evolutie van de inhoud en van de prijs. De verlenging gebeurt via een onderhandelingsprocedure.
1
Deel A - 5.1.1 Offertes verzonden via elektronische middelen (p8/64) versus Deel A - 10.1 Offertes algemeen (p11/64). De beschrijving van de voorwaarden waaraan een offerte moet voldoen is volledig gericht op het indienen van een offerte 'op papier', ie. niet verzonden via elektronische weg. Zo is bijvoorbeeld aangegeven dat offertes op papier moeten worden opgemaakt, in drie exemplaren, dat één exemplaar in elektronische vorm moet worden ingediend, dat elke pagina moet worden geparafeerd, ... Gelden deze voorwaarden ook als de offerte langst elektronische weg wordt verzonden? Dit betekend dus dat ook voor het indienen langst elektronische weg eerst een offerte op papier moet worden gemaakt overeenkomstig de voorwaarden, dan gescand, om ten slotte elektronisch te worden verzonden? Antwoord : Alleen één elektronisch exemplaar voor de offertes verzonden langs elektronische weg. Deel A - 11.2 Prijsherziening (p13/64). Het project heeft een looptijd van 2 jaar en 3 maand. Concreet heeft dit als gevolg dat het zich kan uitstrekken overheen 4 verschillende kalenderjaren; diensten verleend in de laatste fase van het project moeten dus mogelijk worden gepresteerd aan prijzen die vier jaar oud zijn. Dit lijkt ons niet redelijk. Kunt u aangeven of prijsherzieningen op basis van bijvoorbeeld de AGORIA loonindex bespreekbaar zijn? Dit is perfect in overeenstemming te brengen met uw wens het traject te faseren: op het moment dat een volgende fase wordt besproken kunnen prijswijzigingen op basis van de AGORIA loonindex worden doorgevoerd. Antwoord : De aanvraag tot prijsaanpassing volstaat om de prijsherziening automatisch te bekomen conform hetgeen is bepaald in het punt 10.2 van het bestek Er is geen terugwerkende kracht mogelijk. De prijsherziening gaat in voor de diensten die, naargelang het geval: a) na de jaardag b) vanaf de eerste dag van de maand na verzending van het aangetekend schrijven zullen worden gepresteerd. De prijsaanpassing is mogelijk voor alle opleidingen binnen een specifiek lot. Als een opleiding gegeven wordt deels vóór en deels ná de dag waarop de prijsherziening aanvat, dan kan de prijsherziening door middel van proratering worden toegepast. Deel A - 17.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd (p26/64). U wenst de opleiding in Brussel te laten plaatsvinden. We veronderstellen dat u het Brussels Gewest bedoelt? Komen opleidingslokaties gelegen buiten het Brussels Gewest, die mogelijk effectiever zijn dan deze in het Brussels Gewest, ook in aanmerking (vanuit standput reistijd, bereikbaarheid openbaar vervoer/privé transport, parking, toegankelijkheid anders validen, beheerskosten, setupkosten, ...)? De voordelen van het volgen van een opleiding in huis bij een opleider zijn mogelijk veel grotere dan deze geboden door de lokatie van een opleidingslokaal in de buurt van de normale werkplek. Antwoord : Vele werknemers van de FOD Financiën gebruiken de trein om hun plaats van tewerkstelling te bereiken. Buiten het openbaar vervoer hebben ze dan ook geen vervoermiddel om zich te verplaatsen in de stad. De plaats waar de cursussen worden gegeven dient dus bereikbaar te zijn via het openbaar vervoer en binnen een redelijk tijdsbestek. De inschrijver is niet verplicht om de plaats waar de cursussen zullen plaatsvinden aan te duiden in zijn offerte, maar dient zich wel te engageren om deze regels te respecteren als hij de opdracht ontvangt. Het Brussels Gewest is toegelaten indien de reistijd met het openbaar vervoer niet meer bedraagt dan een half uur. (zie ook B.22)
2
Deel A - 17.2.2 Personeel van de aannemer (p24/64) versus Deel A - 17.2.3 Onbeschikbaarheid vandocenten (p24/64). (p24/64) "Het onderwijzend personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. In het andere geval moet het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, een gelijkwaardig niveau en ervaring bezitten." Antwoord : Dit betekent dat de FOD uitzonderlijk een andere lesgever aanvaardt dan deze die werd vermeld in de offerte, op voorwaarde dat hij een gelijkwaardig niveau en ervaring bezit. (p24/64) "De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om het contract te verbreken zonder enige schadevergoeding indien de voorgestelde docenten de cursussen niet geven en dit zelfs in geval van overmacht." Antwoord : Dit betekent dat de FOD het contract kan verbreken, indien ze vaststelt dat de meerderheid van de lesgevers die de cursussen geven, niet deze zijn die in de offerte werden opgegeven. Dit wil zeggen dat de samenwerking met de firma die de opdracht voor een bepaald lot heeft bekomen, wordt beëindigd. De tweede paragraaf van punt 16.2.3. betekent dat, in dergelijk geval, de FOD een « tweede kans » geeft aan de firma door haar te vragen om de lesgevers te vervangen door – en hier komen we weer bij het voorgaand antwoord – lesgevers die een gelijkaardig niveau en ervaring bezitten. Zijn beide verklaringen niet tegenstrijdig? Getuigd het niet van noodzakelijke flexibiliteit als een opleider juist in staat is kwalitatief hoogstaand en evenwaardige docenten voor alternatieve opleidingen en projecten in te zetten op korte termijn (ten voordele van opleider en klant – met het oog op continuïteit)? Of doelt u met het 2e citaat enkel op de problematiek van de annulatie van een sessie - ie. als een sessie niet kan plaatsvinden op het afgesproken moment? Antwoord : Uit de voorgaande antwoorden blijkt dat de FOD niet gekant is tegen een zekere flexibiliteit. Deel A – 19 Facturering en betaling (p27/64) en Deel B - 31 Einde van het project (p48/64). U geeft aan dat de betaling van facturen zal gebeuren binnen de 50 dagen na ontvangst. Met het oog op de publiek door de overheid uitgedrukte wens om facturen van aannemers sneller te betalen wensen wij graag een betalingstermijn van 30 dagen af te spreken. Is dit mogelijk? Antwoord : De betaling binnen de 50 kalenderdagen is juist. In de relevante paragraaf (p27/64) spreekt u over betaling per lessenpakket. Paragraaf (p48/64) geeft aan dat het niet produceren van eindrapporten aan het einde van het project zal betekenen dat ".... het project niet zal worden beschouwd als beëindigd, met alle gevolgen van dien voor de betaling". Staat het de opleider vrij om te factureren (en dus ook betaling te verwachten) per geleverde dienst? Per fase? Of doelt u op facturatie aan het eind van het traject? Wat is in deze de definitie van een lessenpakket? Antwoord : De betaling kan worden onderverdeeld per maand of per fase of anders : aan het begin van het project dienen de twee partijen hierover een akkoord te maken.
3
Op het einde van het project worden de laatste betalingen slechts uitgevoerd na de levering van de drie eindrapporten. Deel B – Technische voorschriften (globale vraag) – PRINCE2 (p29/64 ev). Het voorliggend opleidingsplan wenst u projectmatig aan te pakken volgens de PRINCE2 methodologie. Bij het bestuderen van uw bestek valt het grote belang op dat u hieraan hecht. De wensen en eisen gespecificeerd gaan oi. voornamelijk over PRINCE2, en slechts in beperkte mate over de opleidingen zelf (vorm versus inhoud). Zowel naar voorkennis van de deelnemers, wensen betreffende de (technische) inhoud van de opleidingen, … is relatief weinig informatie in het bestek terug te vinden. In het bestek is tevens opgenomen dat enerzijds (p27/64 punt 18, p45/64 punt 28.1) na de gunning de inhoud van de aangeboden opleidingen zullen worden geevalueerd, inhouden aangepast, vereiste voorkennis zal worden besproken, oefeningen samengesteld,... en anderzijds (p38/64 punt 25.3, p44/64 punt 27.5) dat de lesgevers maar beschikbaar moeten zijn/gekozen gedurende de initialisatie fase (dus na de gunning). Kan u duidelijk aangeven of u op zoek bent naar een opleider COBOL-Java migratie met oog voor projectmanagement, dan wel naar een projectbeheerder, die, waar nodig, zelfs pas na gunning, op de markt, opleiders/ zelfstandige lesgevers kan contacteren (met kennis COBOL/Java) om in uw opleidingsbehoeften te voorzien? Antwoord : De inhoud van de trajecten en opleidingen dient door de inschrijver te worden gedefinieerd. Deze dient rekening te houden met de verwachte objectieven, meer bepaald, werknemers met een Cobolachtergrond , opleiden naar 2 Java-georiënteerde functies : analist/designer en programmeur Back/Front-office. Wat dit betreft, zie ook punt 25. De FOD stelt niet zelf de inhoud van de opleidingen vast, maar vergelijkt de inhoud van de opleidingen in de verschillende offertes. Elke inschrijver heeft dus de vrijheid om de trajecten in te vullen zoals hij dat nuttig acht. De initialisatiefase van het project (fase die 3 maand duurt) dient om het lastenboek en de winnende offerte grondiger uit te diepen. Deze fase dient om de onduidelijkheden, misverstanden, verkeerde interpretaties te elimineren, maar ook om bepaalde leemten op te vullen, om bepaalde ideeën op punt te stellen, en om te garanderen dat het project voor beide partijen een succes wordt. De ervaring leert ons dat het niet enkel gaat om de mensen een opleiding te geven ! Ze moeten tevens worden gevolgd, aangemoedigd, geholpen. Er dienen testen en coaching te worden ingelast. Het opleidingstraject moet worden versneld of vertraagd, enz. Dit wil zeggen dat het beheeraspect heel belangrijk is. Indien men zich beperkt tot het volgen van een kalender en de deelnemers enkel uitnodigt zonder verdere opvolging, is de opleiding gedoemd om te mislukken. De FOD is op zoek naar een firma die bekwaam is om zelf de Java- georiënteerde opleidingstrajecten uit te denken, die bekwaam is om alle cursussen te geven, testen te organiseren en coaching (eventueel met een partner) te verzorgen, en die bekwaam is om dit alles, samen met de stuurgroep van de FOD, te beheren. Deel A – 13.3.1 Lijst van gunningscriteria (p18/64) punt 1a, Beheer (met ref naar deel B). Met het oog op evaluatie van de offerte wenst u dat opleider de in deel B opgenomen punten toelicht, verklaart, uitlegt, beschrijft, ... U wenst echter ook documenten te ontvangen. Is het correct dat met het oog op het voldoen aan de specificaties van 1a, Beheer, enkel en uitsluitend de volgende documenten moeten worden aangeleverd? °) een eerste, voorlopige Gantt planning (globaal niveau + detail initialisatie periode) °) een PBS °) een PFD °) een Network Diagram °) contracten lesgevers Antwoord :
4
De offerte dient te bestaan uit wat is aangeduid onder punt 24. De contracten van de lesgevers zijn hier niet inbegrepen. Deze contracten worden enkel gevraagd aan de firma die de opdracht wint. De firma beschikt hiervoor over de 3 maanden van de initialisatiefase om deze te bekomen. Deel A – 13.3.1 Lijst van gunningscriteria (p18/64) punt 1b, Planning (met ref naar deel B). U verwijst naar specificaties opgenomen in deel B1, punt 24 van het lastenboek – wat refereert naar PRINCE2 process 3 ‘Planning’. De volgende elementen worden daarin aangehaald: PBS, PFD, Network diagram, Gantt planning. Kunt u aangeven in hoeverre deze vraag wat aanleveren van documenten betreft verschillend is van bovenstaande vraag ‘Deel A – 13.3.1 Lijst van gunningscriteria (p18/64) punt 1a, Beheer.’? Antwoord : Het criterium « beheer » dient voor de evaluatie van de algemene filosofie van de firma op het vlak van opvolging van het begin tot het einde van het project. De firma dient hier te verduidelijken op welke manier ze de cursisten gaat begeleiden en hoe ze gaat samenwerken met de stuurgroep van de FOD. Hiertoe dienen ook de beheerdocumenten te worden opgemaakt (vooral rapporten). De firma dient ook aan te duiden in welke mate ze al dan niet Prince2 toepast, en zo niet, wat ze voorziet als alternatief (in dit geval dient de initialisatiefase tevens om de twee methodes op elkaar af te stemmen). Het criterium « planning » dient concreet aan te geven wat en wanneer iets wordt uitgevoerd. Twee soorten producten moeten voorkomen : specifieke producten inzake het project (hier: cursussen, testen, coaching… ) en de specifieke producten inzake beheer (rapporten, PID, Risk Log…) Deel A – 13.3.1 Lijst van gunningscriteria (p18/64) punt 1c, Plan kwaliteit en verslagen (met ref naar deel B). Met het oog op evaluatie van de offerte wenst u dat opleider de te leveren producten toelicht, verklaart, uitlegt, beschrijft, ... U wenst echter ook documenten te ontvangen. Is het correct dat met het oog op het voldoen aan de specificaties van 1c, Plan kwaliteit en verslagen, enkel en uitsluitend de volgende documenten moeten worden aangeleverd? °) beschrijving van de cursussen – cursusinhouden overeenkomstig de taxonomie van Bloom. Antwoord : Dit is niet juist. De offerte dient eveneens een toelichting, commentaren, verklarende aantekeningen, templates, …te bevatten over de rapporten, want dit alles zal worden geëvalueerd via het gunningscriterium 1.c. De offerte moet ook de inhoud van de voorgestelde cursussen bevatten, volgens een taxonomie (de taxonomie van Bloom is niet verplicht en is niet de enige). Er wordt een kwaliteitsvolle inhoud verwacht, die wordt gepresenteerd, met een tabel (die hier, bij wijze van voorbeeld, volgens de taxonomie van Bloom werd gegeven). Maar nogmaals, deze tabel mag afwijken als er een andere taxonomie wordt toegepast. Deel B - 22.1 Doelstellingen van het project. Het woordje 'testen' komt zeer beperkt voor in uw bestek. Het is evenwel zo dat u van de opleider verwacht (cfr. Offerteformulier) dat hij een hele reeks van testen aanmaakt en afneemt (oa. Betreffende motivatie, competentie, en dan nog eens per fase en/of rol). Kunt u aangeven welke eisen u aan deze testen stelt (naar inhoud aanpak, vorm, inhoud toe), en dit, zeker wat betreft de 'intaketest'? Zonder deze informatie is het haast onmogelijk de door u aan het Offerteformulier toegevoegde prijstabel 'Testen' (p5/ 12) in te vullen. Antwoord : Nogmaals, het is aan de inschrijver om de voor hem noodzakelijke types van evaluatie uit te denken. Nochtans dient te worden benadrukt dat de testen niet dienen om iemand uit te sluiten. De testen
5
dienen om het tijdens het traject door de deelnemers verkregen niveau vast te stellen, en dit om oplossingen te vinden indien de test een aantal problemen aan het licht zou brengen. De intaketest wordt georganiseerd met als doel de deelnemers naar één van de twee beroepstrajecten te oriënteren, zodat « de juiste persoon op de juiste plaats terecht komt ».. Deel B - 22.6 Kalender en deel B (p31/64) - 26.5.4 Goedkeuringscriteria (p41/64). °) Een aantal go/nogo beslissingsmomenten zijn voorzien. U geeft aan dat een beslissing tot nogo voor het vervolg van het traject geen aanleiding kan zijn tot vorderen/betalen van schadevergoeding. Het is evenwel zo dat zelfs voor toekomstige fases in het project een opleider vooraf reeds investeringen kan hebben gedaan/ressources kan hebben 'gecommit'. Het is dan niet ook meer dan billijk bij een nogo een vergoeding te krijgen voor de in deze reeds gemaakte kosten (en dus niet noodzakelijk voor de gederfde opbrengsten). Graag vernemen wij uw standpunt in deze. Antwoord : Indien er tot een No Go wordt beslist, dient er een overeenkomst in der minne te worden gevonden betreffende de naar de toekomst gemaakte kosten. Indien de firma volledig verantwoordelijk is voor de No Go, zullen de wettelijke bepalingen inzake deze materie worden toegepast (zie het algemeen bestek en het specifiek bestek). Indien de FOD volledig of gedeeltelijk verantwoordelijk is, zal deze situatie ten opzichte van de naar de toekomst gemaakte kosten door de FOD worden geanalyseerd en via een gemeenschappelijk akkoord tussen de twee partijen worden geregeld. Bij een geschil zal de in het lastenboek beschreven procedure worden toegepast. °) Volgend op een go/nogo beslissing verlopen mogelijk nog een hele reeks maanden vooraleer met een nieuwe opleiding zal worden gestart. Er is steeds een kans (hoe klein ook) dat deze opleidingen door FOD Financiën om wat voor reden dan ook worden geannuleerd/verschoven. Omdat u voor deze situatie in uw bestek geen voorzieningen hebt opgenomen gaan we er van uit dat de annulatievoorwaarden van de leverancier van toepassing zijn. Is dit correct? Antwoord : Een No Go beslissing is ernstig. Een dergelijke beslissing wordt dan ook niet licht genomen : er dient een ernstige tekortkoming van de begunstigde te zijn, alvorens tot dit besluit wordt gekomen. Voorafgaand zullen er steeds pogingen worden ondernomen om een dergelijke situatie te verhelpen. Maar, hoe het ook zij, het zijn nooit de annulatieprocedures van de leverancier die worden gevolgd in geval het lastenboek deze niet voorziet. In dergelijke situatie dient een regeling te worden uitgewerkt met een gemeenschappelijke overeenkomst. Zie punt 21. van het lastenboek. Deel B - 27.4 Productie van een planning (43/64). Op bepaalde momenten in de overzichtstabel neemt u op 'periode van diepgaande bestudering'. Is het correct aan te nemen dat u er de voorkeur aan geeft in deze periode geen cursussen en/of oefeningen buiten de lessen in te plannen? Is ook coaching in deze niet mogelijk? Antwoord : In principe vinden er tijdens deze periodes geen cursussen of oefeningen plaats. Coaching mag echter wel worden georganiseerd. Wat betreft dit punt 27.2. dienen nog 2 belangrijke opmerkingen te worden gemaakt : • De begunstigde stelt zijn planning op, zodanig dat er maximum 3 dagen per week kunnen worden besteed aan opleidingen en de leerlingen nog de 2 overige dagen kunnen reserveren voor hun gewone werkzaamheden. • De begunstigde dient tevens periodes bestemd voor interne opleiding in zijn planning in te lassen. Deze periodes worden voorbehouden voor de opleiding van intern gebruikte tools. Deel B - 23.2 Projectleiders (31/64) en 23.3 Specifieke verantwoordelijken (p31/64).
6
U geeft aan dat opleider een 4tal 'verantwoordelijken' moet aanduiden: een projectleider, een verantwoordelijke kwaliteit, een verantwoordelijke wijzigingsbeheer, een verantwoordelijke communicatie. De laatste 3 verantwoordelijken kunnen effectief gecombineerd worden in hoofde van één persoon. Kunnen al deze verantwoordelijkheden uitgeoefend worden door één of twee personen, waarbij de werkverdeling anders is dan deze door FOD Financiën formeel beschreven? Antwoord : Ja. Deel B - 23.5 Beheerdocumenten (p32/64) en Deel B - 26 Op te leveren producten inzake beheer. U somt een hele reeks aan te leveren beheerdocumenten op, die dienen te worden aangeleverd als vermeld in het lastenboek. Tevens is aangegeven dat deze "op één of ander moment" moeten worden aangeleverd. Verwacht u van de opleider enkel dat hij zich ertoe zal verbinden deze documenten aan te leveren (volgens planning in overleg met FOD Financiën besproken, als bepaald door het project, na gunning), of wenst u in de offerte ook reeds templates en concepten van deze documenten te ontvangen? Antwoord : Deze documenten moeten worden geleverd tijdens het project. De offerte dient eveneens een toelichting, commentaren, verklarende aantekeningen, templates, …te bevatten, die zullen geëvalueerd worden via het gunningscriterium 1.c. Bijvoorbeeld, wat betreft de tabel met de risico’s die in het lastenboek voorkomt ( een tabel die slechts een deel van de risico-analyse vertegenwoordigt), verwacht de FOD dat de inschrijver, bij het vervolledigen van deze tabel, een kolom toevoegt met oplossingen om deze risico’s te minimaliseren. Deel B - 25.1 De cursussen (p35/64). Met het oog op een correcte invulling van gevraagde opleidingstrajecten is meer informatie nodig betreffende, oa.: °) de voorkennis van betroffen medewerkers °) de kennis (los van Java!) betreffende de platformen waarop/waarvoor ze ontwikkeling zullen aanvangen (eg. is voorzien van Solaris, DB2, WebLogic kennis nodig)? Moeten opleidingen niveau 'gedistribueerd ontwikkelen' (<> mainframe centric ontwikkelen) worden voorzien? °) profielen (achtergrond) van medewerkers die zullen deelnemen aan bedoeld opleidingstraject °) gewenste doelstellingen van de opleidingen - te hanteren technologieën, ... Een diepgaande technische specificatie van technologie en architectuur is vereist om een effectief opleidingsplan te kunnen samenstellen. Kunt u de hier bedoelde informatie verstrekken/aangeven waar deze informatie kan worden bekomen? Antwoord : De opleidingen worden voorzien voor Cobol-programmeurs die in principe geen enkele kennis hebben inzake Object Georiënteerd. Ze hebben ook geen kennis van de specifieke platformen en tools die intern worden gebruikt. Wat dit laatste betreft, zullen er interne cursussen worden georganiseerd op het moment dat dit nuttig is. Het objectief is om voldoende elementen te verschaffen aan de leerlingen in de twee voorziene trajecten. Deel B - 25.2 Opleiding oefeningen buiten de lessen (p37/64). "In princippe moet voor elke dag cursus een dag oefeningen worden voorzien". Is deze uitspraak correct (ie. een opleiding bevat normaal gezien standaard reeds oefeningen)? Is er dan geen kans dat een aantal oefeningen/cases 'dubbel op' zijn? Kunt u uitdrukkelijk nadere specificaties van de te ontwikkelen oefeningen opgeven? We gaan er van uit dat voor deze opleidingen docenten/instructeurs vereist zijn. Is het correct dat u deze oefeningen los ziet van de coaching, als beschreven vanaf pagina Antwoord :
7
Neem bijvoorbeeld een cursus van 5 dagen die reeds oefeningen bevat. Wanneer deze cursus afgelopen is, dienen de leerlingen de inhoud van de cursus te kunnen oefenen via oefeningen die dezelfde duur hebben als de betrokken cursus, dus eveneens 5 dagen. De oefeningen tijdens de cursus dienen om bepaalde theorieonderwerpen om te zetten naar praktijk, terwijl oefeningen buiten de cursus uitgebreider kunnen zijn : ofwel een enkele oefening die in feite een mini toepassing is, ofwel meerdere grote oefeningen waarvan het geheel, de tijdens de cursus geziene theorie, in de praktijk brengt. Deze oefeningen buiten de cursus hebben dus niets te zien met de coaching. Deel B - 25.2.1 Interne vereisten FOD (p37/64) en Deel B - 29.6 Opleiding externe tools (p47/64). Op basis van beide benoemde aandachtspunten uit uw bestek kan worden besloten dat de interne, bij FOD Financiën gehanteerde tools/methodologie tijdens de opleiding door de opleider moeten worden gehanteerd; maar, dat de opleidingen betreffende de tools/methodologie zelf door interne FOD Financiën medewerkers zullen worden gegeven. Is deze veronderstelling correct? Betreft dit dan de volledige dan wel een bepaald onderdeel vd. toolset/methodologie als opgesomd in Deel B - 25.2.1? Kunt u hier een 'werkverdeling' aangeven? Antwoord : Er is een deel van de interne tools van de FOD die de begunstigde niet moet onderwijzen aan de cursisten. Deze zullen immers intern worden opgeleid (bijvoorbeeld : de overgang naar CCFF). Het punt 25.2.1. licht toe welke tools de begunstigde moet gebruiken tijdens de opleiding. Indien het voor de inschrijver niet mogelijk is om aan deze eis te voldoen op het moment van de offerte, dient hij zich minstens te engageren om het nodige te doen tijdens de initialisatiefase van het project (3 maanden), zodat aan deze eis is voldaan bij het begin van de cursussen. De begunstigde dient periodes bestemd voor interne opleiding in zijn planning in te lassen. Deze periodes worden voorbehouden voor de opleiding van intern gebruikte tools. Deel B - 25.5 Rode Draad (p38/64). Het is duidelijk wat u bedoeld met 'Rode Draad', en met de doelstellingen die u wil realiseren. Het is evenwel niet duidelijk wat u van een opleider verwacht in deze context. Kunt u aangeven wat de taak van de opleider in deze concreet zal inhouden? Wat is de bedoeling van de specificaties ".. zal niet verlopen volgens de stappen van PRINCE2..." en "Het zal de taak van de inschrijver zijn hen in de mate van het mogelijke te helpen". Deze laatste nuancering is natuurlijk zeer vrijblijvend - waar doelt u (concreet) op? Antwoord : De inschrijver dient zich tijdens de Rode Draad niet bezig te houden met Prince 2. De Rode Draad is een geheel van kleine projecten die worden beheerd door interne projectleiders. De inhoud van deze kleine projecten zal worden medegedeeld aan de opleiders, zodat ze hun cursussen, in de mate van het mogelijke, hierop kunnen afstemmen en antwoorden kunnen geven op de vragen van de cursisten. In principe, is dit alles dat van de lesgevers wordt verwacht, tenzij men hun vraagt om een deel van hun leerstof te oriënteren op een specifiek onderwerp in verband met de Rode Draad. Normaal gezien zijn het vooral de coaches die hun medewerking aan de Rode Draad zullen geven. Dit wordt echter georganiseerd en gepland tijdens de beheervergaderingen die regelmatig zullen plaatsvinden. Deel B - 29.1 Oproepingen (p46/64) en Deel A - 17.2.1 Plaats (p26/64). Uit de hier opgenomen informatie kan worden besloten dat de opleider verantwoordelijk zal zijn voor een belangrijk onderdeel van de cursusadministratie; een aantal van de hier opgenomen verantwoordelijkheden behoren niet tot de standaard dienstverlening eigen aan het uitvoeren van maatwerkopleidingen/bedrijfsopleidingen. We denken hierbij aan het versturen van uitnodigingen naar cursisten, het sturen van herinneringen en bevestigingen, de samenstelling van de lijst met deelnemers, ... Is het correct dat dit deel van de cursusadministratie bij de opleider zal worden belegd? In welke
8
tabel als opgenomen in het Offerteformulier dienen eventueel prijzen voor deze dienst te worden opgenomen? En op welke wijze? Antwoord : Ja, de inschrijver is verantwoordelijk voor dit beheer. Dit lastenboek beperkt zich niet enkel tot opleiding. Het beheeraspect is heel belangrijk en mag niet worden verwaarloosd of onderschat. Er zullen heel wat vergaderingen plaatsvinden en de praktische aspecten die U vermeld moeten worden beheerd. U kan al deze zaken opnemen, ofwel in de tabel « Beheer van het project » bij de rubriek Kwaliteitsplan, ofwel in de prijs van de cursussen zelf. De inschrijver mag in geen geval veranderingen aanbrengen aan de prijstabellen, maar geeft toelichting op welke manier hij deze heeft ingevuld. Deel B3 – 32 Persoon die coaching doet (p49/64) en Deel B3 – 32.1 Verschillend van persoon die opleiding geeft (p49/64). “Indien mogelijk is de persoon die de coaching doet verschillend van de persoon die de opleidingen geeft.” “Tenzij hij geen ervaring heeft op dit vlak, zal de verlener van de opleidingen zich niet bezig houden met coaching. Diegene die de coaching doet moet een gespecialiseerde partner zijn, met ervaring en personeel dat vertrouwd is met dit soort prestatie. …” °) Kunt u aangeven wat u bedoelt met “Tenzij hij geen ervaring heeft…”? Antwoord : Dit wil zeggen dat de verlener van de opleidingen, ook de coaching mag uitvoeren , indien hij hiervoor de bekwaamheid heeft en dit toelicht in zijn offerte. °) Kunt u aangeven waarom het zo is dat het 'beter' is dat de persoon die opleiding geeft verschillend is van de persoon die coaching verzorgt? Antwoord : Eendracht maakt macht en er is genoeg werk voor 2 personen. Bovendien zijn we van mening dat opleiding en coaching twee verschillende beroepen uitmaken. °) Kunt u aangeven waarom dit niet tegenstrijdig is met punt “33.5 (p 50/64) – Hulp van de lesgevers”? Is het immers niet de bedoeling de opleiding door een docent maximaal af te stemmen op de (praktische) noden van FOD Financiën? In deze context is het toch optimaal opleiding en coaching door dezelfde personen/specialisten te laten verzorgen? Antwoord : Het is de bedoeling om de lesgever te laten lesgeven en niet om hem daarenboven nog eens te belasten met coaching. Offerteformulier - Prijstabel 'Beheer van het project' (p2/12). Bevat de kolom 'geschatte of forfaitaire hoeveelheid' een indicatie van tijd (vanwaar dan de indicatie 'Globale prijs' in deze kolom)? Of moet ook deze kolom niet worden ingevuld? Bevat de kolom 'Prijs' een indicatie van de totale prijs voor de overeenkomstige 'geschatte of forfaitaire hoeveelheid'? Het is zeer moeilijk de benodige tijd van de opgenomen beheersonderdelen in te schatten (variabiliteit: omgaan met de effectief aangewende tijd). Aanvaard FOD Financiën de verhouding 'Prijs'/'Geschatte of forfaitaire hoeveelheid' als een de-facto maatstaf waaraan de reële tijd besteed per beheersonderdeel zal worden vergoed (vermist geen eenheidsprijs kan worden meegegeven)? Indien dit niet het geval is, hoe dient een opleider dan om te gaan met de hier bedoelde probleem van de variabiliteit?
9
Antwoord : Zoals aangeduid boven de tabel : « de tijd die wordt besteed aan het zogezegd beheer (meer bepaald de vergaderingen) moet worden opgenomen in de tijd die noodzakelijk is voor de productie van elke input ». Voorbeeld : in de prijs van de PID die de initialisatiefase afsluit, dient de prijs van alle nodige vergaderingen, voorafgaand aan het opstellen van deze PID, te zijn inbegrepen. Ander voorbeeld : de prijs van het Highlight Report dient niet enkel de prijs voor het opstellen van dit rapport te omvatten, maar ook de prijs van alle noodzalelijke voorbereidende vergaderingen. Een globale prijs betekent één prijs voor één bepaalde zaak. Indien er meerdere exemplaren van een bepaalde zaak worden gevraagd, vragen we de eenheidsprijs, dewelke moet vermenigvuldigd worden met het aantal exemplaren. Belangrijk : in de tabellen dienen enkel de lege vakken te worden vervolledigd. Offerteformulier - Prijstabel 'Cursussen' (p3/12) Kan u de kolommen 'Post A', 'Post B', 'Post D' nader uitleggen? Heeft op basis van de beschikbare beschrijving 'Post A' en 'Post D' niet dezelfde betekenis? Of moet de titel van 'Post B' worden aangepast van 'cursussen' naar 'cursisten' - zodat 'Post A' een vaste sessiekost aangeeft, en 'Post B' een sessiekostcomponent variabel per cursist? Antwoord : In Post A dient de prijs voor een groep van 10 personen die een volledige cursus volgen, te worden opgegeven (dit is de betekenis van het woord sessie). Deze prijs bevat niet de prijs van het cursusmateriaal (handleidingen), want dit moet in Post B worden opgegeven. Er wordt dus gevraagd om de « catalogusprijs » van een cursus op te splitsen. Post D is de som van Post A, B en C; het omvat de totale kostprijs voor 10 personen die een volledige cursus volgen, waarbij iedereen cursusmateriaal ontvangt en tevens een maaltijd op elke cursusdag. De opmerkingen onderaan de pagina verklaren op welke wijze er moet opgeteld en vermenigvuldigd worden. Offerteformulier - Prijstabel 'Oefeningen buiten de cursussen' (p3/12) Kan u de kolommen 'Post A', 'Post C' nader uitleggen? Heeft op basis van de beschikbare beschrijving 'Post A' en 'Post C' niet dezelfde betekenis? Antwoord : Het antwoord op de vorige vraag is ook hier van toepassing. In dit geval bestaat er echter geen cursusmateriaal. De opmerkingen onderaan de pagina verklaren op welke wijze er moet opgeteld en vermenigvuldigd worden. Offerteformulier - Prijstabel 'Testen' (p5/12) Wat betreft de lijnen 'Ontwikkeling van een test' kan in kolom A geen eenheidsprijs worden opgegeven. Wat is in deze context de betekenis van kolom B? Moet hier de geschatte tijd worden opgenomen om de ontwikkeling van de test uit te voeren (of juist niets)? Wat is het verschil met kolom C, totale prijs? De totale prijs voor de overeenkomstige 'geschatte of forfaitaire hoeveelheid'? Antwoord : Er mag niets in kolom « eenheidsprijs »worden ingevuld, indien deze doorgehaald is. Ook in de volgende kolom mag er niets ingevuld worden, wanneer deze een verduidelijking bevat. Enkel in de laatste kolom moet de prijs worden ingevuld. Deze prijs omvat niet enkel de prijs voor het opstellen
10
van de test, maar ook de prijs van de voorbereidende vergaderingen. Enkel de lege vakken van de tabel moeten worden ingevuld. Het is zeer moeilijk de benodige tijd voor de ontwikkeling van relevante testen vooraf in te schatten (variabiliteit: omgaan met de effectief aangewende tijd). Aanvaard FOD Financiën de verhouding 'Totale Prijs'/'Geschat aantal' als een de-facto maatstaf waaraan de rëele tijd besteed voor deze ontwikkeling zal worden vergoed (vermist geen eenheidsprijs kan worden meegegeven)? Indien dit niet het geval is, hoe dient een opleider dan om te gaan met de hier bedoelde probleem van de variabiliteit? Antwoord : Dit is een kwestie van inschatting die enkel door de inschrijver kan worden gemaakt. Deel B - Productie van een planning (p43/64) en Offerteformulier - Prijstabel 'Testen' (p5/12) Uw bestek geeft aan dat de planning van de opleidingen - oa. fasering - relatief vrij kan worden bepaald door de opleider. Aantal fases, duur van de fases, ... wordt door de opleider bepaald. In uw Offerteformulier 'Testen' geeft u evenwel slechts de mogelijkheid om voor 3 fases 'test'prijzen op te geven? Kan, indien de opleider dit nuttig acht, deze prijstabel overeenkomstig wijzigen? Antwoord : De tabel onder 27.4. dient enkel als voorbeeld. De inschrijver mag hierover een eigen idee en een eigen planning naar voor brengen. In de prijstabel mogen echter niet meer (en ook niet minder) dan het aantal daarin voorziene testen worden opgegeven, en dit om de offertes op dezelfde basis te kunnen beoordelen.
11
DOLMEN Verwijzing Bestek nr. 6 § 17.2.4
Vraag Hoe zullen de geleverde diensten door FOD Financiën geëvalueerd worden? Welke parameters worden in dit model gehanteerd?
Antwoord : De geleverde diensten zullen worden beoordeeld en geëvalueerd door de cursisten die, op de een of andere manier, hierover verslag zullen uitbrengen bij de stuurgroep. § 25.1.1
In het lastenboek is er sprake van EJB, Struts, WebLogic en andere technologieën. Welke versies van deze technologieën moeten onderwezen worden?
Antwoord : Deze versies zullen tijdens de initialisatiefase gepreciseerd worden. § 25.1.1
Welke technologieën moeten opgenomen zijn in het opleidingstraject?
Antwoord : Technologieën die toelaten om de opleiding te verzorgen tijdens de twee voorziene opleidingstrajecten. § 25.2.1
Kan er meer inzicht geboden worden in de F.U.P.-methodologie?
Antwoord : FUP is een aanpassing van RUP binnen de FOD Financiën. § 32.1
Is het daadwerkelijk zo dat de partij die coaching doet verschillend moet zijn van de partij die de opleidingen voor zijn rekening neemt?
Antwoord : Dit is wenselijk, maar niet verplicht. Ad 25.5, derde §
Deze paragraaf begint: "De Rode Draad zal niet verlopen volgens de stappen van Prince2 [...]" Kan u bevestigen dat dit moet gelezen worden "De Rode Draad zal verlopen volgens de stappen van Prince2 [...]" ? Indien niet, kan u deze zin dan toelichten?
Antwoord : Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de opleiding en de Rode Draad. Tijdens de opleiding is er geen cursus Prince 2, omdat het doelpubliek bestaat uit analisten of programmeurs die in principe niet aan projectbeheer doen. Tijdens de Rode Draad worden deze programmeurs opgedeeld in groepen met aan het hoofd een interne projectleider. Deze laatste dient zijn project te beheren met Prince 2 (maar hij zal hiertoe intern worden opgeleid). De inschrijver dient echter niet de Rode Draad op te volgen, maar komt enkel tussen bij de coaching. Wat is het voorziene budget voor deze opdracht?
Antwoord : 550.000€ (behalve coaching)
12
