Qsolution Your partner in Corporate Performance Management
WHITE PAPER Corporate Performance Management: het luik van de strategische en financiële intelligentie
November, 2011
Qsolution
Pagina 1
Qsolution
Pagina 2
Corporate Performance Management: het luik van de strategische en financiële intelligentie (deel 1) Auteurs: Nico De Leeuw (Managing Director - Qsolution) en Raf Verhoogen (Business Development Manager, Financial Intelligence - SAS) “Corporate Performance Management of bedrijfsprestatiebeheer omvat verschillende werkwijzen van strategische operationalisering en cijfermatige beleidsondersteuning, die effectief bedrijven, organisaties en zelfs de overheid toelaten te zien waar ze naartoe willen en in welke mate ze daarin slagen. Zodoende kunnen ze realiseren, hetgeen ze ambiëren en de weg daar naartoe ook duurzaam beheren.” Bron: Voorwoord van Vlaams Minister-President Kris Peeters in het boek “Performance management”,
Qsolution
D. Van Nieuwenhuyse, D. Vanhoudt, Uitgeverij LannooCampus, Leuven, 2008.
We stellen dit najaar een drieluik voor als inleiding tot Corporate Performance Management. Deze omvat vier componenten; namelijk strategische, financiële, business en analytische intelligentie. In dit artikel belichten we de eerste twee domeinen; in het tweede snijden we de volgende twee domeinen aan en in het laatste artikel beschrijven we een specifieke business case bij een KMO.
Pagina 3
Wat is Strategische Intelligentie? Strategische intelligentie bij ondernemingen is een verzameling van kennis en vaardigheden om strategie te formuleren, te communiceren en te operationaliseren. Al deze elementen zijn cruciaal om te komen tot een duurzame CPM implementatie. Over het ontwikkelen van strategie zijn veel boeken geschreven. Hoe kan de organisatie extern waarde toevoegen en hoe moeten ze zich daarvoor intern ontwikkelen om dat mogelijk te maken? Dit zijn de basisvragen waar het bij strategie ontwikkeling om draait. Om deze vragen te kunnen beantwoorden wordt veelal een extern en een intern analysetraject uitgevoerd waar we in dit artikel bewust niet dieper op ingaan. De reden is dat het bij CPM gaat over strategie implementatie en niet over strategie ontwikkeling. Een goede strategie is echter wel een startvoorwaarde van CPM; het heeft namelijk geen zin om een slechte strategie feilloos te gaan implementeren. In de realiteit stelt men echter vast dat veel strategische implementaties falen. Het is meestal niet de mate van innovatie, maar de uitvoering zelf die faalt. De oorzaken liggen vooral in het managementgedrag (o.a.; onvoldoende openheid en communicatie), de managementinformatie (o.a.; link tussen strategie en budget is ver te zoeken), de processen (o.a.; de strategiekaarten worden slecht uitgevoerd) en het ICT gebeuren (o.a.; onvoldoende data integratie, kwaliteit en analyse). Er zijn echter een aantal handige methoden beschikbaar om strategie efficiënt te gaan uitvoeren. De meest gekende methodiek is diegene van de Balanced Scorecard. De Balanced Scorecard is een conceptueel raamwerk die werd ontwikkeld door Kaplan & Norton in 1992. Deze methode wil de Qsolution
ondernemingsprestatie ruimer zien dan enkel financieel. Daartoe werden een viertal perspectieven of bedrijfsdomeinen afgebakend, die de ogen dienen te openen en een gebalanceerd zicht moeten garanderen. Men kan als onderneming perfect kiezen voor meer perspectieven indien deze belangrijk zijn voor de verwezenlijking van de strategie. De vier perspectieven die volgens Kaplan & Norton in het Balanced Scorecard management systeem aan bod moeten komen zijn het financiële aspect, de klanten, interne bedrijfsprocessen, en tenslotte de innovatie. Andere methoden die kunnen gebruikt worden (buiten de Balanced Scorecard) zijn gebaseerd op Value Based Management, de Value Based Scorecard en het EFQM (of INK) model. Om de Balanced Scorecard van uw onderneming concreet te bepalen introduceerden Kaplan & Norton de zogenaamde strategiekaart die door middel van oorzaaken gevolgrelaties de belangrijkste verbanden tussen de verschillende perspectieven in kaart brengen. Deze worden dan verder uitgewerkt naar strategische objectieven toe, met zijn gerelateerde prestatie-indicatoren (de zogenaamde KPIs) om de objectieven te kwantificeren, tesamen met de doelen (of targets) en de initiatieven (of acties) die moeten genomen worden om de vooropgestelde doelen te bereiken. Het is belangrijk dat men hier ook evolueert van louter prestatiemetingen naar prestatiemanagement. Prestatie-indicatoren moeten beperkt, juist gekozen, en geoptimaliseerd worden. Men kan hiervoor KPI profielen opstellen, die men regelmatig evalueert om de KPI effectiviteit en efficiëntie te bepalen en om trends op te volgen.
Pagina 4
De uitdaging blijft echter de strategie door te vertalen naar de operationele processen. Een meer recente methode die dit verder optimaliseert is bevat in “Integraal
Performance Management”; welke in toenemende mate gebruikt wordt in Nederland. Meer daarover in een toekomstige bijdrage.
Wat is Financiële Intelligentie? Financiële intelligentie omvat kennis en vaardigheden i.v.m. financiële en accounting activiteiten. Ondernemingen die over heel wat financiële intelligentie beschikken met betrekking tot CPM, hebben o.a. financiële instrumenten die budget planning, forecasting en monitoring optimaliseren. Een volgende uitdaging is om de strategie door te vertalen naar het budgetteringsproces. Een budget zorgt voor de financiële vertaling van de strategie naar een operationeel plan. Het probleem blijft echter dat de traditionele beheerscontrole teveel de nadruk legt op budgetrapportering en te weinig op strategische prestatiemeting. Het budgetteringsproces moet meer ervaren worden als een continu verbeterings- en leerproces. Beloning van managers moet vooral gebeuren op basis van strategische i.p.v. budgetprestaties. Tijdens de budgetplanning is het belangrijk om scenarioanalyses te maken. Op basis van de revenue en/of cost drivers kunnen simulaties worden uitgevoerd. De alternatieven kunnen worden geëvalueerd; uiteindelijk zal de organisatie moeten opereren vanuit één scenario. Men kan ook bijkomende forecasting technieken gebruiken; de betrouwbaarheid van de prognoses kan met behulp van statistische technieken worden ingeschat. Om de kosten goed te kunnen bepalen gebruikt men meer en meer de (time-driven)
Qsolution
ABC accounting methode. Het percentage indirecte kosten is inderdaad de laatste jaren sterk toegenomen waardoor het inzicht in de winstgevendheid van klanten en producten wordt vertroebeld. De (time-driven) ABC accounting methode helpt de onderneming deze indirecte kosten juist te verdelen; zodanig dat de inzichten en uiteindelijk de winsten worden geoptimaliseerd. Het is ook belangrijk dat in de budgetplanning een aantal elementen direct worden afgeleid van de strategische prestatie-indicatoren (of KPIs). De werkelijke resultaten kunnen later via de strategische kringloop worden opgevolgd (gemonitored) en teruggekoppeld voor een verdere verbetering van de gekozen prestatieindicatoren en toekomstige budgetplanning. De CPM processen dienen idealiter afgesloten te worden via formele beoordelingsbijeenkomsten. Dit voor de goedkeuring en beoordeling van de strategie, het budget, de prognoseresultaten en de werkelijke prestaties. Naast deze meer theoretische benadering gaan we nu een praktijkvoorbeeld beschrijven tesamen met ondersteunende technische tools; namelijk SAS met zijn modules voor Strategy en Activity-Based Management. De toepassing van het voorgestelde praktijkvoorbeeld, weliswaar bij een groter bedrijf, is zeker niet exclusief voor giganten.
Pagina 5
SAS helpt Visa zoeken naar winstgevende opportuniteiten Visa, wel gekend door iedere handelaar, gebruikt SAS Activity-Based Management (ABM) om inzicht te krijgen in de parameters die de omzet bepalen en die de kosten sturen. In tegenstelling tot de andere kredietkaarten geeft Visa zelf geen kaarten uit, dit doen de banken voor hun. Het zijn dan ook de banken die klant zijn van Visa.
gegevens en resultaten in een database. Deze maakt dat ze makkelijk exploiteerbaar zijn, maakt simulaties mogelijk en geeft Visa een bron van historische gegevens.
Na het bepalen van de “drivers” van inkomsten en kosten, worden deze modellen doorgerekend op de data in de algemene boekhouding, en kan Visa de impact van bepaalde klanten/producten op de resultaten doorrekenen.
•
Activity-Based management
•
Budgetteren en plannen (en simuleren)
•
Human Capital management, planning en retention management
•
Strategy Management
In de periode vóór het implementeren van SAS ABM werden al deze allocaties, doorrekeningen en modellen in spreadsheets gemaakt. Elke keer men een ander model, allocatie of berekening wou maken veroorzaakte dit zeer veel werk. Met als resultaat dat heel veel tijd werd doorgebracht aan het maken en aanpassen van deze modellen en er geen tijd meer was voor de echte analyses. Bijkomend voordeel voor Visa na de SAS ABM implementatie is het beschikbaar zijn van de
Dit is echter slechts een voorbeeld waar SAS klanten helpt met Performance Management. De volledige suite omvat oplossingen voor:
Gezien het onderwerp van dit artikel, nu wat meer toelichting bij SAS Strategy Management. Hiervoor hadden we toch even willen verwijzen naar de inleiding van het artikel; namelijk naar het voorwoord van Kris Peeters. Het is inderdaad zo dat vele van onze overheidsinstellingen voorloper zijn op het gebied van strategisch beheer, in de meeste departementen zal men inderdaad scorecards onder een of andere vorm tegenkomen. Vele van deze scorecards zijn dan ook gebaseerd op SAS Strategy Management.
SAS Strategy Management is een oplossing die alle facetten van scorecards ondersteunt: 1. Communicatie van resultaten Eens de strategie in een organisatie is bepaald, de doelen voor de te meten indicatoren gekend, is het een zaak om deze in de organisatie te communiceren en dit op een bevattelijke, duidelijke en directe manier. De
Qsolution
vele presentatie mogelijkheden van SAS maakt het mogelijk om de informatie in de juiste vorm uit te rollen naar de organisatie (zie onderstaande figuren).
Pagina 6
Binnen deze presentatie is het zeer belangrijk de verhoudingen en impacten van de indicatoren onderling te presenteren en te duiden. Deze verhoudingen zijn natuurlijk niet statisch in de tijd, de wereld beweegt, en zo
ook de parameters die de organisatie sturen. Vandaar dat men deze strategie (verhoudingen tussen de indicatoren) op een continue basis moet valideren en bijsturen.
2. Context De strategie en resultaten van een organisatie dienen steeds gezien te worden binnen de
context van de organisatie. SAS besteedt dan ook veel aandacht aan de presentatie ervan.
3. Aligneren Laatste punt is het aligneren van de organisatie rond de strategie. Een scorecard op organisatie niveau dient verder aangevuld Qsolution
te worden met de hierarchisch lagere niveaus. Elke werknemer moet niet alleen begrijpen, doch ook weten welke impact hij/zij heeft op Pagina 7
deze strategie. D.w.z., op welke indicatoren heeft de werknemer een invloed en hoe kan
hij/zij ervoor evolueert?
zorgen
dat
deze
positief
Conclusie Corporate Performance Management (CPM) is even belangrijk voor KMO’s als voor de grote ondernemingen en dit om te zien waar ze naartoe willen en in welke mate ze daarin slagen. Via CPM kan uw ondernemingsstrategie op een evenwichtige manier worden aangepast en geoperationaliseerd; meer bepaald via het opzetten van een gepaste mix van financiële en operationele maatstaven die gecombineerd met de juiste technologie de
Qsolution
historische, huidige en verwachte activiteit op een effectieve manier voorstelt. De bestuurders en medewerkers worden efficiënt ondersteund in het nemen van beslissingen door ze op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien. Uiteindelijk stimuleert het de onderneming om zich continue te verbeteren en proactief bij te sturen en alsdusdanig op een duurzame manier waarde te gaan creëren.
Pagina 8
Auteurs: Nico De Leeuw
Raf Verhoogen
Managing Director - Qsolution
Business Development Manager, Financial Intelligence - SAS
Qsolution Your partner in Corporate Performance Management
Qsolution is een jonge onderneming die een SAS is the leader in business analytics software sterke analytische en project management and services, and the largest independent ervaring samenbrengt naar de verschillende vendor in the business intelligence market. Corporate Performance Management (CPM) domeinen en activiteiten toe. De onderneming bestaat uit een Managing Director en een groep van ervaren medewerkers en vooraanstaande partners. Qsolution heeft als doel end-to-end CPM oplossingen aan te bieden; met een sterke focus op analytische intelligentie en dit op maat van de KMO sector (zie ook www.qsolution.be).
Qsolution
Pagina 9
