Voorwoord
Contractmanagement
Voor u ligt de tweede druk van het boekje contractmanagement. Uit de ervaringen die Covalis bij organisaties heeft opgedaan is gebleken dat het managen van contracten steeds belangrijker wordt. Doordat bedrijven steeds meer werkzaamheden uitbesteden, neemt het aantal contracten binnen een organisatie toe. Hierdoor wordt het steeds lastiger om orde en overzicht in de contracten te houden. Om u te helpen een goede start te maken met contractmanagement heeft Covalis dit boekje geschreven. Theoretische kennis en praktijkervaring gaan hierbij hand in hand. Covalis kan u tevens helpen met de invoering van contractmanagement. Dit verzekert u ervan dat de organisatie juist wordt ingericht, dat er meetbare resultaten worden behaald en dat de processen, ook op de lange termijn, vlekkeloos verlopen. Hopelijk kunt u uw voordeel doen met deze informatie en maakt het u enthousiast over het onderwerp. Veel leesplezier!
Het Covalis team
Februari 2010 Covalis BV
1
Inhoudsopgave
1.
1.
Inleiding
3
2.
Wat is CM?
4
Is het binnen uw organisatie wel eens voorgekomen dat contracten niet te vinden waren of dat een contract stilzwijgend verlengd was voor een product dat u niet eens meer gebruikt? Door de toename van het aantal contracten binnen organisaties is de noodzaak voor goed contractmanagement toegenomen.
3.
Doelstellingen CM
6
4.
CM en het inkoopproces
8
5.
Link CM met documentbeheer en kwaliteitsmanagement
10
6.
Hoe werkt CM nu eigenlijk?
12
7.
Prioriteitsmatrix CM
15
8.
Voordelen van CM
16
8.1
18
Kosten en opbrengsten van CM
9.
8.2 Risico’s van slecht CM Valkuilen
20 22
10.
Ondersteunende ICT oplossingen
25
11.
Conclusie
26
Inleiding
Het managen van contracten kan een organisatie namelijk veel voordeel opleveren. Het is echter lastig om in de drukte van alledag de tijd en kennis te vinden om structuur te brengen in de complexe contractenverzameling van een bedrijf. Dit boekje biedt eerste hulp bij contractmanagement (hierna CM genoemd). Het biedt een leidraad voor de implementatie van CM in uw organisatie. Wat is de meerwaarde van CM? Allereerst brengt het inzicht in de contractenverzameling van uw organisatie. Dit levert vervolgens een overzicht op van alle gegevens uit de contractenverzameling. De kostbare informatie die hiermee vrijkomt is de basis voor de voordelen die met CM te behalen zijn. In de komende hoofdstukken zal eerst een beeld van CM worden geschetst. Heldere definities van de termen die met CM samenhangen zorgen voor een goede begripsvorming. De doelstellingen van CM vloeien hieruit voort. Tevens wordt er een link gelegd met het inkoopproces en de wijze waarop CM werkt. De prioriteitsmatrix, de voordelen, de valkuilen en ICT oplossingen worden in de daaropvolgende hoofdstukken uiteengezet. Het geheel wordt afgesloten met een conclusie.
2
3
2.
Wat is CM?
Wat verstaan we eigenlijk onder CM? Een definitie van CM: Contractmanagement CM is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en ondersteuning te bieden aan het tactische en strategische inkoopbeleid.
Contractbewaking, contractbeheer en CM zijn onderdeel van elkaar zoals is weergegeven in figuur 3. Het grotere CM-proces kan niet zonder de subprocessen. Voor de contractbewaking is het belangrijk dat er duidelijke en meetbare afspraken in het contract staan (bijvoorbeeld Service Level Agreements). Dan pas kan worden gecontroleerd of een leverancier zich aan zijn afspraken houdt. De controle geldt ook voor de eigen organisatie: Worden alle afspraken nagekomen?
Om goed CM te kunnen voeren is een duidelijk inzicht in je contracten nodig door middel van contractbeheer. Een definitie van contractbeheer: Contractbeheer Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele CM-proces. Figuur 3: Contractbewaking en -beheer als onderdeel van CM. Contractbeheer is de spil van het CM. Het hangt nauw samen met het beheren van documenten, in dit geval contracten. De informatie uit de contracten is de basis voor het verdere CM-proces. Deze informatie moet dus goed bereikbaar zijn en zorgvuldig worden bewaard. Zonder goed contractbeheer is er geen contractbewaking mogelijk. Contractbewaking kan als volgt worden gedefinieerd: Contractbewaking Het bewaken van de naleving van de vastgelegde afspraken in een contract. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt als de prestatie van de eigen organisatie.
4
5
3.
Doelstellingen CM
Op basis van de begripsvorming en informatie uit het vorige hoofdstuk formuleren we de volgende doelstellingen van CM: 1. 2. 3. 4.
Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming omtrent inkoop. Risico’s beheersen die voortvloeien uit de contracten die een organisatie aangaat met leveranciers. De effectiviteit en (kosten)efficiëntie van het inkoopproces verbeteren. Prestaties van leveranciers beheersen (in termen van kwaliteit, tijd en kosten).
Overzicht: (Management)rapportages verzorgen aan de hand van het contractenregister. (bijvoorbeeld de opzeg/aflooptermijn, het aantal leveranciers per inkooppakket, het aantal contracten/leveranciers). Verandermanagement: Het gebruik maken van de informatie uit het ICT-systeem om in het initiële inkoopproces betere inkoopbeslissingen te maken en een sterkere onderhandelingspositie te krijgen.
CM en leveranciersmanagement zijn twee ondersteunende begrippen. Hierbij is CM een middel voor goed leveranciersmanagement. Aan de verkoopkant kan CM gebruikt worden als ondersteuning van Customer Relationship Management (CRM).
De strategische en tactische besluitvorming uit de eerste doelstelling betreft het initiële inkoopproces, waarbij belangrijke beslissingen gemaakt worden (in termen van geld en risico’s). CM ondersteunt dit proces door waardevolle informatie te faciliteren. Een voorbeeld hiervan is dat de vastgelegde informatie kan worden uitgewisseld tussen verschillende afdelingen en vestigingen. Daardoor is het niet nodig opnieuw het wiel uit te vinden, maar kan eerder opgedane kennis gebruikt worden.
Hieronder staan de toepassingen van CM kort beschreven.
Inzicht: De ondersteunende stappen die met behulp van een ICT systeem registratie van contracten mogelijk maken, ook wel contractbeheer genoemd. Een definitie van contractbeheer is op pagina een aantal pagina’s 3 terug te vinden.
6
7
4.
CM en het inkoopproces
met de quality circle [W. Edwards Deming] en is in de regel binnen organisaties niet sterk ontwikkeld.
CM gaat hand in hand met de inkoop van goederen en diensten en dus met het inkoopproces. CM is het beste toe te passen vanaf de inkoopzijde. Voor een goede beeldvorming beschrijven we eerst het inkoopproces. In onderstaand figuur (Figuur 1) worden de volgende fases binnen het inkoopproces onderscheiden: (1) Specificeren, (2) selecteren, (3) contracteren, (4) bestellen, (5) bewaken en (6) nazorg.
Figuur 2: Beschrijving van CM in het “achtmodel” (Covalis). Figuur 1: Het inkoopproces naar Van Weele (1997).
Het CM-proces loopt parallel aan het inkoopproces. In figuur 2 is dit proces beschreven als een ‘achtmodel’. De bovenste cirkel van de acht omvat de volgende fases: Specificeren, selecteren en contracteren en milestones/Key Performance Indicators (KPI’s). Dit is het vormingsproces van een contract. Deze fases komen overeen met de initiële inkoopfases 1 t/m 3 in het inkoopproces (Figuur 1). De onderste cirkel in het achtmodel beschrijft het evalueren en naleven van een contract. Deze lus bestaat uit de volgende stappen: prestatie, meten, analyse en verbeteren. Dit gedeelte van de acht is te vergelijken
8
CM staat of valt bij goede contractbewaking. Om een goede bewaking mogelijk te maken moet er al eerder in het proces een compleet contractenbestand met correcte gegevens worden aangelegd. De verzamelde gegevens bieden vervolgens ondersteuning in dit proces.
9
5.
Link CM met documentbeheer en kwaliteitsmanagement
CM, zoals het begrip al aangeeft, gaat over het managen van een contract. Zoals in figuur 3 te zien is, dient goed CM ondersteund te worden door beheer van contracten. Een contract is een speciaal soort document, waardoor contractbeheer veel overeenkomsten heeft met documentbeheer. Een definitie hiervan is: Documentbeheer De integratie van processen, methoden en technologieën die worden ingezet voor de verwerking van documenten tijdens hun hele bestaanscyclus, van conceptie tot creatie, revisie, opslag en ontleding tot aan de uiteindelijke vernietiging, en dit op een wijze die aansluit bij de doelstellingen die in de missie van de organisatie zijn vastgelegd. Documentbeheer is een ondersteunend proces in de organisatie. Het valt onder de grotere noemer informatieverzorging. Documentbeheer ondersteunt uiteenlopende bedrijfsprocessen op verschillende niveaus binnen functies of afdelingen. Binnen bedrijfsprocessen kun je onderscheid maken tussen primaire, secundaire en bestuurlijke processen (figuur 4). Primaire processen richten zich op het leveren van goederen en/of diensten aan de afnemer, de secundaire processen ondersteunen de primaire processen en de bestuurlijke processen richten zich op de aansturing van zowel de primaire als secundaire processen.
10
Figuur 4: Onderscheid in processen (Bruins en Pinkster, 2007). Het inkoopproces is een ondersteunend/secundair proces voor het leveren van goederen en/of diensten. Hierdoor kan het primaire proces in gang blijven. CM is een onderdeel van dit secundaire proces en zorgt voor een goede informatievoorziening. Deze kan gebruikt worden voor het aansturen van de primaire en secundaire processen vanuit het bestuurlijke proces. Kwaliteitsmanagement is erop gericht de kwaliteit van processen te waarborgen en te verbeteren. CM waarborgt de kwaliteit van het inkoopproces, door het documenteren van dit proces en ervoor te zorgen dat aan de gemaakte contractuele afspraken voldaan wordt. Het waarborgt de wederzijdse afspraken tussen de verschillende contractuele partijen. Dit is het raakvlak tussen CM en kwaliteitsmanagement. CM kan gezien worden als een tool voor kwaliteitsmanagement.
11
6.
Hoe werkt CM nu eigenlijk?
Nu uiteengezet is wat CM inhoudt, gaan we dieper in op het proces. De indeling van een CM-proces ziet er als volgt uit: 1.
Specificeren van de behoeften (Programma van Eisen) en mogelijkheden 2. Selecteren leverancier(s) 3. Opstellen en tekenen van het contract 4. Registeren in het (creatie)register 5. Beoordelen en autoriseren 6. Registreren in het contracten(register) 7. Archiveren 8. Generen en distribueren van informatie 9. Bewaken van uitvoering en beëindiging 10. Beëindigen, volledigheidscontroles en evaluaties 11. Inrichten en opschonen van archieven en registers
De bovenstaande fasen zijn op te delen in drie subprocessen:
Het initiële inkoopproces (fase 1 t/m 3). Het contractbeheer (fase 4 t/m 11). Het bestellen binnen een contract (afroep).
Deze drie subprocessen zijn weergegeven in figuur 5. De basis is het achtmodel uit figuur 2. Er is echter één lus toegevoegd voor het afroepen/bestellen binnen een contract. Dit toegevoegde subproces beschrijven we hieronder.
12
Figuur 5: Het aangepaste achtmodel van CM.
Het afroepproces Inkopers plaatsen vaak een bestelling waarop vastgelegde contractvoorwaarden van toepassing zijn. In het oorspronkelijke achtmodel (figuur 2) zijn deze bestellingen niet weergegeven in het proces. Bestellingen vormen echter vaak een essentiële handeling binnen contractafspraken. Daarom plaatsen we een extra lus in het model om het afroepen binnen een contract een plaats te geven. Tijdens het initiële inkoopproces zorgt informatie uit het contractbeheersysteem voor inzicht en overzicht op de contractenverzameling. De ondersteunende fases zorgen dat er gebouwd kan worden op een goed en volledig informatiesysteem. Daardoor kan de contractinformatie goed beheerd en gemanaged worden. Deze informatie kan bijdragen aan het verandermanagement van een bedrijf.
13
Het verkrijgen van inzicht en overzicht en het toepassen van deze informatie bij het verandermanagement, wordt uitgedrukt in het stappenplan CM in figuur 6. De eerste stap uit het ontwikkelingsmodel is de analyse van je contracten, hierna komt de stap registreren en beheren. Zonder het registeren en het beheren van je contracten kun je niet naar het volgende niveau: meten. Naarmate een bedrijf hoger in het ontwikkelingsmodel komt, gaat het meer om verandermanagement. Aan de hand van de voorgaande stappen kunnen uiteindelijk de contracten gemanaged worden. Hoe vollediger de eerste drie stappen zijn uitgevoerd, hoe beter een bedrijf zijn contracten kan managen.
7.
Prioriteitsmatrix CM
Nu inzicht is gegeven in het proces en onderliggende stappen, is het van belang inzicht te bieden in prioritering van contracten. Contracten kennen niet allemaal eenzelfde prioriteit. Met behulp van een prioriteitenmatrix is het mogelijk de prioriteit van verschillende contracten bepalen. In figuur 7 is een voorbeeld weergegeven van een prioriteitenmatrix. Hierbij zijn twee factoren in acht genomen: de kosten en de risico’s die aan een contract verbonden zijn. Andere mogelijke prioriteitenmatrices zijn: kosten uitgezet tegen kennis, innovatie of bewerkelijkheid. Alle contracten boven de diagonaal in figuur 7 zijn interessant om meer aandacht aan te besteden. Zo kunt u een beeld vormen bij het onderscheid dat gemaakt kan worden per contract. CM hoeft dus niet op elk contract uitgebreid toegepast te worden.
Figuur 6: Stappenplan CM (Covalis)
Figuur 7: Voorbeeld prioriteitenmatrix CM
14
15
8.
Voordelen van CM
Nu het begrip CM uiteengezet is, wat zijn dan nu de voordelen van CM voor een bedrijf? Waarom is het een ‘hot issue’ voor bedrijven ? In tabel 2 zijn de te behalen voordelen van CM vermeld, geordend naar de vier doelstellingen van CM.
De effectiviteit en (kosten)efficiëntie van het inkoopproces verbeteren
- Centrale heldere vastlegging van contracten en contractinformatie - Digitale beschikbaarheid van contractinformatie voor het hele bedrijf
Doelstellingen CM
Voordelen CM
- Meer inzicht in processen waardoor er meer inzicht is in benodigde middelen
Ondersteuning strategische en tactische inkoopbesluitvorming
- Analysemogelijkheden binnen- en over contracten
- Standaardisatie contracteringsproces en daardoor kortere doorlooptijd
- Beschikbaarheid relevante managementinformatie
- Besparing personeelskrachten door standaardisatie en automatisering
- Advisering op basis van verkregen inzicht en overzicht Risicobeheersing contracten
- Geautomatiseerde workflow en procedures
- Kunnen identificeren van de risico’s en de omvang van deze risico’s - Waarborgen van het uitvoeren van de juiste handeling door de juiste mensen - Naleving van wet- en regelgeving (zowel intern als extern) - Het autorisatieproces als onderdeel van het interne systeem
- Voorkoming van Maverick aankopen Beheersing van leveranciersprestatie
- Actieve bewaking van mijlpalen (bijvoorbeeld looptijd en opzegtermijn) - Analyseren van actuele kosten ten opzichte van de geplande kosten - Systematische factuurcontrole
Tabel 2: Te behalen voordelen van CM.
- Standaardisatie van het inkoopproces en de procedures - Contractstandaarden
16
17
8.1
Kosten en opbrengsten van CM
Korting/reductie
De kosten die CM met zich meebrengt zijn niet onbelangrijk. De opbrengsten zullen namelijk tegen deze kosten op moeten wegen. Deze kosten hangen af van de grondigheid en uitgebreidheid van de implementatie. Hoe meer functionaliteiten een onderliggend ICT-systeem heeft, hoe duurder deze uiteraard zal zijn. Dit geldt tevens voor een bedrijfsbrede invoering. De te behalen voordelen zijn echter wel steeds groter bij een uitgebreidere invoering.
Verbetering van 25% - 30%
management Materiaal-
en
Reductie van 2% - 7%
Contract vernieuwing
Verbetering van 25%
servicekosten
tarieven De volgende kosten zijn aan de orde bij CM: Personeelskosten: contractbeheerder(s), contractmanager(s) Automatiseringskosten: aanschaf nieuw ICT-systeem Initiële kosten: implementatie-, aanschaf-, communicatie-, opleidings- en dataverzamelingskosten Structurele kosten: borging procedures, uitvoeren contractbeheerproces, licenties, onderhoud en ondersteuning. Tegen deze kosten wegen een aantal besparingen op. Volgens een onderzoek van Aberdeen Group (2003) zijn de besparingen, zoals weergegeven in figuur 7, te behalen indien het CM-proces geautomatiseerd wordt.
Verbeteringsgebied
Omzet
Verbetering van 1% - 2%
Evergreen contracten
Voorkomen
van
automatische
vernieuwing
contracten Contractcyclus Procedures
Halveren van de contractcyclus en
voorwaarden
Standaardiseren van processen en voorwaarden om risico’s te verminderen, verzekeren van goede autorisaties en benadrukken van het beleid
Documenteren
en
Verminderen van rapportagecyclus van dagen
rapporteren
naar minuten
Contractanalyse
Analyseer en maximaliseer prestaties
Administratiekosten
Reductie van 25% - 30%
Te behalen voordeel
Compliance
Verbetering
van
de
compliance
met
55%
management
(naleving van wet- en regelgeving, alsmede het
Figuur 7: Mogelijke besparingen CM automatisering (Aberdeen Group, 2003)
werken volgens de normen en regels die een instelling zelf heeft opgesteld)
18
19
Een deel van de opbrengsten is snel te realiseren, zoals op het gebied van onderhoudscontracten. Vrijwel elke organisatie heeft onderhoudscontracten lopen die helemaal niet meer gebruikt worden. Twee goede voorbeelden van deze besparingen zijn onderhoudscontracten voor matrixschermen en grote beeldbuizen. Deze onderhoudscontracten komen nog vaak voor bij bedrijven, in tegenstelling tot de apparaten zelf. Onderzoek van AMR Research in de Verenigde Staten toont aan dat het implementeren van CM twee tot drie maanden duurt en binnen een jaar een resultaat geeft van 150% tot 200% van de oorspronkelijke investering. Hierbij worden de voordelen m.b.t. risicobeperking nog niet meegenomen.
Acht Risico’s inherent aan slecht CM Contracten missen kritieke voorwaarden Verlies van contractbestanden en documenten Contractuele deadlines en afspraken worden vergeten Klanten die te weinig betalen Leveranciers waaraan je teveel betaald Tijd- en productiviteitsinefficiëntie Nadeel ten opzichte van concurrenten
8.2
Risico’s van slecht CM
Uit onderzoeken (Schlosberg & Zant, 2002; Krappé & Kallayil, 2003) blijkt dat maar weinig organisaties hun CM op orde hebben. Te vaak wordt het gehele proces van contracten afsluiten en beheren nog op een gefragmenteerde, gedecentraliseerde wijze ingericht. Maar liefst 81% van de ruim honderd ondervraagde multinationals in het onderzoek van Krappé en Kallayil (2003) geeft aan moeite te hebben met alleen al het terugvinden van contracten. Dit geldt niet alleen voor grote ondernemingen, ook middelgrote en kleine ondernemingen hebben hiermee te maken. Door hun geringere omvang zullen ze gemakkelijker inzicht hebben in de contracten, echter zal het contracteringsproces minder snel professioneel aangepakt worden. In onderstaande tabel staan acht risico’s vermeld van slecht CM.
20
Verlies van essentiële kennis bij vertrek werknemers Tabel 1: Acht risico’s van slecht CM
21
9.
Valkuilen
In de literatuur wordt veel aandacht besteed aan de valkuilen van CM. Hierbij gaat het zowel om valkuilen bij het implementeren als bij de continue werking van CM. De belangrijkste valkuilen zijn: Bestuurlijke commitment Ondersteuning van het bestuur bij het voeren van CM is enorm belangrijk. Zolang er geen bestuurlijke commitment is zal CM als een spelletje gezien worden en is er weinig kans op een geslaagde implementatie. De organisatie moet doelen voor ogen hebben voor CM en hierin mag CM zelf niet het doel zijn. Daarnaast is draagvlak binnen de rest van de organisatie nodig. CM vraagt om vertrouwen in elkaar en in de organisatie. Daarvoor moet aan medewerkers zoveel mogelijk een gevoel van betrokkenheid gegeven worden. Dit kan door ze mee te laten beslissen over CM. Organiseer bijvoorbeeld een brainstormsessie of ga een dialoog aan over CM. Projectmanagement Kennis van projectmanagement is essentieel bij de implementatie van CM. Het implementeren van CM is een groot project dat losstaat van de normale bezigheden van een organisatie. Er is kennis over organisatieveranderingen en natuurlijk over de inrichting van CM nodig. Is deze kennis niet of onvoldoende aanwezig, dan is de kans op een geslaagde implementatie een stuk lager. Goede Informatieverspreiding Om optimaal gebruik te maken van het ICT systeem op strategisch en tactisch niveau, moet er een duidelijk overzicht zijn wie welke informatie nodig heeft. Vervolgens zal er een contractmanager verantwoordelijk gemaakt moeten worden voor de distributie van deze informatie. Zonder informatieverspreiding verliest CM één van zijn meerwaardes. Met goede
22
informatie kan er tevens voor een goede contractbewaking worden gezorgd. De verantwoordelijke medewerkers zijn zodoende op tijd op de hoogte over de opzegtermijn en de einddatum van een contract en kunnen hierdoor tijdig actie ondernemen. Ondersteunend ICT-systeem CM staat of valt met een ondersteunend informatiesysteem. Dit systeem moet zoveel mogelijk informatie registeren. Het is van groot belang dat het systeem naast zijn specificaties ook gebruiksvriendelijk is voor de medewerkers. Is dit niet het geval, dan zal het systeem niet of slecht gebruikt worden met alle gevolgen van dien voor de kwaliteit van het CM. Bij implementatie van CM moet er allereerst gekeken worden of er geen ICT-systemen binnen de organisatie aanwezig zijn die (met evt. aanpassingen) als ondersteunend systeem voor CM kunnen dienen. Bij aanschaf van een nieuw ICT-systeem zullen de medewerkers goed opgeleid en begeleid moeten worden. Routing, autorisatie- en beoordelingsbeleid Bij registratie van een contract moet een aantal gegevens direct worden bepaald: de routing, de tekenbevoegdheid en wie er welk deel van het contract beoordeeld. Er kan gewerkt worden met groepen waarbinnen een contract valt. Iedere groep heeft een eigen procedure voor de te volgen routing, tekenbevoegdheid en beoordelingsbevoegdheid. Zodoende kan er verschil worden gemaakt in belangrijkheid tussen contractgroep, afdeling enz. Minder belangrijke contracten kunnen dan minder processtappen doorlopen of de processtappen minder uitgebreid te doorlopen. Het aantal verschillende groepen kan vrij groot zijn. Op deze manier is er direct duidelijkheid over de verantwoordelijke medewerkers per contract(groep).
23
Contractarchivering Het originele contract dient gearchiveerd te worden. Omwille van de beheersbaarheid zullen hier enkele mensen voor geautoriseerd worden. Het archief moet op een veilige en beschermde plaats zijn. Bij meerdere archiefplaatsen moet de locatie van het contract in het ICT-systeem worden vermeld. Volledigheid van contractinformatie Het contractenregister dient zorgvuldig bijgehouden te worden. Het ICTsysteem verliest zijn waarde bij onvolledigheid, maar ook als er veel overbodige informatie in het systeem staat. Het is van belang dat de informatie actueel is en dat oude contracten die niet meer van belang zijn worden verwijderd. Een periodieke schoonmaak is hiervoor zinvol. Koppeling aan andere ICT-systemen Het ICT-systeem voor CM is, afhankelijk van de functionaliteit, aan een aantal andere systemen gekoppeld (bijvoorbeeld Enterprise Resource Planning). Om te voorkomen dat informatie onjuist vermeld wordt in één van deze systemen zullen er goede koppelingen tussen de systemen moeten zijn. Borgingselement Als CM eenmaal succesvol geïmplementeerd is, moet het succesvol blijven. De resultaten moeten zogezegd geborgd worden. Een belangrijk element hierin is registratie van alle nieuwe contractinformatie. Ook de procedures moeten worden geborgd. Als na verloop van tijd medewerkers slordig met het systeem omgaan of een eigen manier van werken gaan hanteren, kan dit het succes van CM ondermijnen.
24
10.
Ondersteunende ICT oplossingen
Ter ondersteuning van de invoering van CM kan een ICT-systeem uitkomst bieden. Het allerbelangrijkste bij de aankoop van een ICTsysteem is het besef dat het systeem slechts een middel is om een doel te bereiken en niet een doel op zich. Het is zeer goed mogelijk voor een klein/middelgroot bedrijf om de contractenverzameling bij te houden in een spreadsheet. In een ondersteunend ICT-systeem wordt de contractinformatie vastgelegd. Ieder contract bevat contractspecifieke informatie. Toch zal er een minimaal aantal gegevens uit elk contract moeten worden vastgelegd. Registreer van elk contract in ieder geval de volgende gegevens:
Omschrijving geleverde product/dienst Leverancier Contractnummer Afdeling Budgethouder Afloopdatum contract Opzegdatum contract Signaaldatum Omzetwaarde Betrokken inkopers
25
11.
Meer informatie over CM?
Conclusie
CM is meer dan archiveren…! Het beheer zelf en ook het proces van professionaliseren wordt vaak onderschat. Dit proces is aanzienlijk langer en zwaarder dan elke manager denkt en hoopt. De invoering van CM is in de praktijk vaak weerbarstiger dan de literatuur erover doet voorkomen. Alleen al het boven water krijgen van de contractenpopulatie kost vaak meer dan een jaar. Het implementeren van professioneel CM duurt meerdere jaren. Het is te vergelijken met de professionaliseringsslag die ongeveer tien jaar geleden is gemaakt met inkoopprocessen. Op het moment dat het management van een bedrijf zich de grootte van CM niet realiseert, zullen er te weinig middelen voor vrij gemaakt worden.
Neem contact op met Covalis! Wij delen onze kennis over dit onderwerp graag met u. Covalis B.V.
De implementatiefase is essentieel om goed CM te realiseren. Een geslaagde implementatie vergt projectmatig werken en kennis van dit proces. Dit kan lastig zijn voor een organisatie waarin het projectmatig werken buiten de normale werkzaamheden vallen. Realiseer je goed wat CM allemaal omvat. CM begint niet pas op het moment dat een contract getekend is. Het begint eerder in het inkoopproces, namelijk aan het begin. Hier wordt de start gemaakt voor ieder contract. Samengevat is de toegevoegde waarde van CM als volgt te omschrijven: Toegevoegde waarde CM De toegevoegde waarde van CM ligt in het verschaffen van eenduidigheid en inzicht in contracten en het inkoopproces, evenals het bewaken van de prestatie van een contract. Hiertoe wordt de vastlegging van informatie als voorwaarde voor CM gesteld.
26
27
