Connection of Minds ‘Connection of Minds’ is een groupware formule met een sterk visualisatie component, ondersteund door een specifiek voor World of Minds ontwikkelde technologie. Ideaal in situaties waar met grote groepen deelnemers ideeën moeten worden uitgewisseld of informatie moet worden gedeeld. Ook als men interactief reacties van de deelnemers wil verzamelen op een aantal stellingen of
een presentatie. De reacties worden opgevangen in mindmaps. Door gebruik te maken van mindmaps als ‘visualisaties’ kan zowel een overzicht of ‘hoofdmap’ worden getoond als detailinformatie per deelnemer of per tafel; afhankelijk van het type sessie kan men elke deelnemer een laptop geven of deze per tafel beschikbaar stellen. Hieronder een korte beschrijving van de formule.
Figuur 1: De hoofdmap gezien vanuit de laptop van de ‘regietafel’
In figuur 1. ziet u een voorbeeld met een ‘hoofdmap’ aan het begin van een sessie voor 40 personen (max. aantal is ca. 250 deelnemers) waarin met 8 tafels met aan elke tafel 5 deelnemers wordt gewerkt. In deze voorbeeldsessie wordt na een korte presentatie een vraag gesteld en daarna om ideeën gevraagd. De tafels worden getoond in de hoofdmap; elke tafel heeft zijn eigen ‘tafelmap’ die verbonden is met de hoofdmap. De deelnemers kunnen hun reacties tijdens de discussie invoeren. Deze hoofdmap en dus de ontwikkelingen van de verschillende tafelmaps kunnen
‘live/ real-time’op een groot scherm of via de beamer worden getoond aan de hele zaal (op dit scherm in de zaal verschijnt de afbeelding van Figuur 1 echter zonder het ‘regiepaneel’ aan de rechterzijde, dit paneel ziet alleen ‘de regietafel’). De regie wordt gevoerd door 2 ‘coaches’, die door een technicus worden ondersteund. De ‘Content Coach’ leidt en volgt het proces in de zaal; in overleg met de ‘Process Coach’, ook wel ‘moderator’ of facilitator’ genoemd (die in de zaal tussen de tafels rondloopt), kan de Content
Coach op elke tafel ‘inzoomen’ en ‘weer uitzoomen’ naar het totaaloverzicht. Op deze wijze kan de Process Coach direct de interactie met de deelnemers aangaan. Dit kan ook ‘achter de schermen’ zodat de Process Coach samen met de Content Coach vast vragen kan formuleren die later aan de deelnemers kunnen worden gesteld. De 2e persoon achter de regietafel is de zogenaamde ‘Flow Coach’. Deze let op de stroom en structuur van informatie, controleert of alle informatie doorkomt, en signaleert ‘achterblijvers’ zodat de Process Coach zonodig kan ingrijpen.
De Flow Coach bereidt ook het maken van thematische mindmaps voor zodat vrij snel na de sessie ook nieuwe clusters kunnen worden benoemd en er eventueel een ‘uitgedunde’ meer gestructureerde mindmap kan worden getoond als verslag of samenvatting van de sessie. Deze kan dan gebruikt worden voor rapportage of een aansluitende sessie. Optioneel is het maken van een ‘webrapportage’ voor het intranet of internet te maken die zonder aanvullende software of een installatie als een ‘mindmap’ te navigeren is. Zie bv http://www.ahacoaching.nl/overijssel/ of http://www.ahaprojects.nl/mmw/.
Figuur 2: Het scherm van de deelnemers aan een tafel
In figuur 2 is het scherm te zien van de laptop van een deelnemer. In deze mindmap kunnen op eenvoudige wijze teksten worden ingevoerd door de deelnemers. Meestal wordt gewerkt worden met vooraf ‘klaargezette’ afbeeldingen of schema’s.
Door de tekst in te typen en daarna ‘enter’ en dan ‘ctrl-s’ te typen wordt de hoofdmap worden bijgewerkt. De instructie aan de deelnemers kan in ca. 2 minuten worden gegeven en ze reageren vaak enthousiast.
2/5
Figuur 3: De aanpassingen van tafel 1 in de hoofdmap
De hoofdmap in Figuur 3 laat nu de aanpassingen van Tafel 1 zien. In het regiepaneel is te zien op welk tijdstip de tafel maps aangepast zijn.
Maps die net zijn aangepast worden aangegeven met een groene kleur, die langzaam vervaagt.
Figuur 4: Inzoomen op tafel 1
Hierdoor kan goed overzicht worden gehouden over welke tafels de maps
hebben bijgewerkt en welke niet en met welke intensiteit dit gaat. Vanuit de
hoofdmap kan er dan op elke tafel worden ingezoomd. Dit kan automatisch gebeuren wanneer een tafel een bijdrage aanlevert, of handmatig worden gedaan door de Flow Coach om ‘interessant’ detail te laten zien.
In overleg met de opdrachtgever kunnen variaties op de formule worden ingezet. Zo kan er bijvoorbeeld per SMS over aangedragen ideeën worden gestemd.
Inzet Connection of Minds’ is een formule die kan worden ingezet in: • Fusies en reorganisaties • Strategie en veranderprocessen •
Brainstorm en creativiteits sessies
•
Evenementen
•
Client loyalty programma’s
•
Netwerkbijeenkomsten
•
‘Projectaftrap’ vergaderingen
•
Large account-selling sessies
•
‘Mindshift programma’s’
•
Trainingen en workshops
en meer. Vraag svp naar referenties van klanten b.v. over de ‘diner pensant’ formule.
4/5
Techniek en kosten Om ‘Connection of Minds’ te laten werken is het nodig om ter plaatse een draadloos netwerk te installeren. Er wordt gebruik gemaakt van 2 ’regie-PC’s’ met daarop de ‘Connection of Minds’ software plus minimaal één extra scherm en schakelmateriaal. Daarnaast zijn zoveel ‘Client laptops’ nodig als er deelnemers of tafels zijn. Ook op deze laptops wordt software geïnstalleerd en vooraf grondig getest. Een kostenindicatie met 10 client laptops in een basisformule is inclusief; • intakegesprek (vaststellen formule, structuur bepalen, fysieke karakteristieken ruimte opnemen, deel draaiboek uitwerken); • installatie en gebruik netwerk, regielaptops, ‘Connection of Minds’ software en 10 clientlaptops (inclusief testen en reservelaptop); • Content Coach en Flow Coach; • debriefing en rapportage (in .mmap en/of .pdf formaat); voor een sessie van 1 dagdeel (’s ochtends of ’s middags, ’s avonds wordt 20% extra in rekening gebracht) inclusief reiskosten, transport, verzekering en exclusief BTW:
€ 6850,-
Opties Hoofd Process Coach / Dagvoorzitter per dagdeel (incl. intake en inlezen)
€ 1500,-
Tafel Process Coach per dagdeel (incl. intake en inlezen)
€ 1200,-
SMS-stemmen per sessie
€ 950,-
Webrapportage (exclusief forum, polls, blogs,) vanaf
€ 1200,-
Contact: Jerre Lubberts Kantoor: 070 42.79.777 Mobiel: 06 471.808.66 www.worldofminds.com
5/5
