CONCEPT
HUISHOUDELIJK REGLEMENT PHOENIX APELDOORN
Conform artikel 20 van de Statuten Aangenomen op de Algemene Ledenvergadering d.d. 4 februari 2015 AANSLUITING EN SAMENWERKING ARTIKEL 1 Phoenix Apeldoorn is aangesloten bij een plaatselijke koepel van verenigingen voor internationale dans, en bij de plaatselijke korenfederatie. Naast dit lidmaatschap kunnen bestuursleden namens Phoenix Apeldoorn deelnemen, c.q. zitting hebben in andere organisaties, stichtingen e.d. Waar wenselijk wordt samengewerkt met andere instanties, verenigingen en/of groepen. HET BESTUUR ARTIKEL 2 A. Als rooster van aftreden van bestuursleden geldt het hierna volgende: in de even jaren treden af de voorzitter en de helft van de overige bestuursleden. In de oneven jaren de andere helft van de bestuursleden. De aftredende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen. Wie in een tussentijdse vacature is benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn/haar voorganger in. B. Het bestuur regelt onderling de taken van de gekozen bestuursleden. Slechts de voorzitter wordt door de Algemene Ledenvergadering in functie gekozen. C. De besluitvorming tijdens de bestuursvergadering geschiedt met volstrekte meerderheid van stemmen. Blanco stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling, tenzij de voorzitter of de vergadering anders bepaalt. D. Op een bestuursvergadering dient de meerderheid van de bestuursleden aanwezig te zijn, wil men tot een geldige besluitvorming komen. E. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester dragen zorg voor een goed verloop van de gang van zaken tussen de bestuursvergaderingen, voor zover het zaken betreft van urgente aard en vallend binnen haar bevoegdheden. F. De voorzitter coördineert de werkzaamheden van het bestuur. Hij/zij leidt de bestuursvergaderingen en draagt zorg voor de naleving van al hetgeen door de Algemene Ledenvergadering wordt opgedragen en hij/zij is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken binnen de vereniging overeenkomstig de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Hij/zij maakt, na voorafgaand overleg met het bestuur, elke 5 jaar een beleidsplan en legt dat, na goedkeuring door het bestuur, voor aan de Algemene Ledenvergadering. G. De secretaris treedt op als contactpersoon en –adres van de vereniging en draagt zorg voor verwerking van de inkomende en uitgaande post. Hij/zij maakt notulen van de bestuursvergaderingen en legt die op de eerstkomende bestuursvergadering ter goedkeuring voor aan het bestuur, waarna de voorzitter en de secretaris de notulen ondertekenen.
Huishoudelijk Reglement
19-01-2015 Blad 1 van 5
Hij/zij maakt een jaarverslag op en legt dat, na goedkeuring door het bestuur, voor aan de Algemene Ledenvergadering. Verder stelt hij/zij samen met de voorzitter de agenda op van de bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergadering en schrijft deze tijdig uit. Hij/zij is verantwoordelijk voor het verenigingsarchief en bewaart alle stukken minimaal tien jaar. H. De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging. Hij/zij geeft het bestuur regelmatig een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Hij/zij is bevoegd die uitgaven te doen, die het gevolg zijn van bestuursbesluiten of besluiten van de Algemene Ledenvergadering. Hij/zij maakt de jaarrekening op van het afgelopen verenigingsjaar en legt deze, na goedkeuring door het bestuur, voor aan de Algemene Ledenvergadering. Hij/zij maakt, na voorafgaand overleg met het bestuur, een begroting voor het volgende verenigingsjaar en legt deze, na goedkeuring door het bestuur, voor aan de Algemene Ledenvergadering. Hij/zij draagt zorg voor het afsluiten van verzekeringen. Voorts is hij/zij verantwoordelijk voor de registratie van de leden. De penningmeester heeft deze taak aan een speciale commissie uitbesteed: de Ledenadministratie Hij/zij draagt bij aan bijgewerkte inventarislijsten inzake alle eigendommen van de vereniging, zoals (geluids-)apparatuur, computer met toebehoren en kostuums. De inbreng daarvoor komt van de commissies. Bij zijn/haar aftreden legt hij binnen veertien dagen rekening en verantwoording af en draagt kasgeld, boeken, apparatuur en overige bescheiden over aan zijn/haar opvolger of aan de secretaris. De kascommissie is bevoegd om gedurende het verenigingsjaar inzage te verlangen in de financiële administratie. DE DOCENTEN VAN DE GROEPEN ARTIKEL 3 A. De docent dient zo veel mogelijk in het bezit te zijn van een algemeen erkend diploma voor het geven van dans-, zang- of muziekinstructie. B. De docent wordt aangezocht door het bestuur en, na een door het bestuur vastgestelde en aan hem/haar bekend gemaakte periode, benoemd. C. Voor aanvang van het seizoen, dan wel zo spoedig mogelijk na aanvang, wordt tussen de docent en de vereniging (bestuur) een overeenkomst gesloten welke door middel van een contract schriftelijk wordt bevestigd. DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING ARTIKEL 4 A. Bestuursleden, docenten en leden van Phoenix Apeldoorn kunnen in overleg met het bestuur, een cursus volgen, georganiseerd binnen of buiten Phoenix, om deskundigheid te verwerven ten dienste van de vereniging. Zij kunnen daartoe een bijdrage in de kosten ontvangen. B. Vooraf dient de hoogte van de vergoeding alsmede de voorwaarden hiervoor te worden overeengekomen met het bestuur. C. Indien niet aan de gestelde voorwaarden is voldaan dan wordt het betreffende bedrag teruggevorderd binnen een in overleg met het bestuur vast te stellen periode. D. In bijzondere omstandigheden heeft het bestuur het recht om anders te beslissen. Huishoudelijk Reglement
19-01-2015 Blad 2 van 5
COMMISSIES ARTIKEL 5 A. Bepaalde onderdelen van de onder verantwoordelijkheid van het bestuur vallende taken kunnen worden gedelegeerd aan commissies. De voorzitter van de commissie wordt door het bestuur benoemd. B. Bij aanvulling en/of wijziging van het aantal commissieleden wordt door de in de commissie zitting hebbende leden een voorstel uitgebracht aan het bestuur teneinde in de aanvulling/wijziging te voorzien. C. De commissies hebben binnen het afgesproken budget een grote vrijheid van invulling van de plannen. Bij dreigende overschrijding van het budget moet er direct contact worden opgenomen met de penningmeester van het bestuur. D. Tweemaal per jaar, of zo vaak meer als door de commissies of het bestuur wordt gewenst, worden vergaderingen belegd waarbij het bestuur en een vertegenwoordiging van de commissies de activiteiten en werkzaamheden bespreken. Deze vergadering worden de stafvergaderingen genoemd. E. De commissies doen jaarlijks op de te houden Algemene Ledenvergadering verslag van deze werkzaamheden en activiteiten. Dit gebeurt door middel van een verslag dat onderdeel is van het seizoenverslag van de vereniging. DE ALGEMENE LEDENVERGADERING ARTIKEL 6 A. De wijze van bijeenroepen van een Algemene Ledenvergadering geschiedt overeenkomstig het bepaalde in de statuten. B. Overeenkomstig artikel 14, sub 4 van de statuten benoemt de Algemene Ledenvergadering jaarlijks een commissie van tenminste twee personen met als doel de rekening en verantwoording van het bestuur over het afgelopen boekjaar te onderzoeken. De commissie, aan te duiden als kascontrolecommissie, brengt de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. C. Indien een aftredend bestuurslid zich herkiesbaar stelt kan de Algemene Ledenvergadering een tegenkandidaat leveren d.m.v. tien handtekeningen van leden die voor deze tegenkandidaat stemmen, plus de handtekening van de tegenkandidaat. Deze handtekeningen dienen drie dagen voor de vergadering door het secretariaat ontvangen te zijn. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, wordt in de uitnodiging ter bijeenroeping van de vergadering, door het bestuur een nieuwe kandidaat voorgesteld. Tegenkandidaten kunnen volgens boven omschreven procedure aangemeld worden. D. De tijdens de Algemene Ledenvergadering in stemming te brengen onderwerpen van het bestuur dienen samen met de agenda 14 dagen van tevoren aan de leden te worden toegezonden. E. Elk lid heeft het recht een voorstel in te dienen; dit voorstel dient drie dagen voor de vergadering schriftelijk door het secretariaat ontvangen te zijn. Het voorstel wordt dan op de agenda van de Algemene Ledenvergadering geplaatst. F. Elk lid kan tijdens de Algemene Ledenvergadering een motie indienen aangaande huishoudelijke zaken de vergadering betreffende. Het indienen van een motie vereist een directe stemming.
Huishoudelijk Reglement
19-01-2015 Blad 3 van 5
G. Phoenix Apeldoorn verleent aan een aantal leden de benaming Bijzonder Lid. Het gaat hierbij om leden die diensten verlenen aan de vereniging, zonder lessen te volgen. Het bestuur ontheft hen van het betalen van contributie. Een Bijzonder Lid heeft stemrecht tijdens de Algemene Ledenvergadering. DONATEURS ARTIKEL 7 A. Donateur is diegene, die zich als zodanig heeft aangemeld bij het bestuur en door het bestuur is toegelaten, en die de vereniging met een financiële bijdrage steunt. Binnen de vereniging heet een donateur ‘Vriend van Phoenix’. B. Een Vriend van Phoenix wordt geïnformeerd over de activiteiten van de vereniging. C. Een Vriend van Phoenix ontvangt een uitnodiging om de Algemene Ledenvergadering bij te wonen. Een Vriend van Phoenix heeft geen stemrecht op de Algemene Ledenvergadering. CONTRIBUTIE ARTIKEL 8 A. Leden met een dubbel lidmaatschap betalen aangepaste contributie, zoals bepaald door het bestuur. B. Wanneer een lid door bijzondere omstandigheden voor een langere periode niet aan de wekelijkse dans- of zangactiviteiten kan deelnemen, kan worden overgegaan tot een niet-actief lidmaatschap, waarvoor een door het bestuur te bepalen afwijkende contributie geldt. GELDMIDDELEN ARTIKEL 9 Tot de ‘overige baten‘ zoals genoemd in de Statuten (Artikel 9: Geldmiddelen) behoren de verhuur van de geluidsinstallatie, de verhuur van kostuums en de baten uit optredens. OPZEGGEN LIDMAATSCHAP ARTIKEL 10 A. Beëindiging van het lidmaatschap kan uitsluitend geschieden per 1 februari en 1 juli. Voor wat betreft de datum van 1 juli geldt echter dat de opzegging tot 1 september niet leidt tot de verplichting contributie te betalen over de eerste helft van het seizoen erna. B. Voor juniordeelnemers uit groep 1-2 is een afwijkende opzegging van het lidmaatschap mogelijk. Wanneer voor een juniordeelnemer het lidmaatschap per maand betaald wordt, kan dit eveneens per 1e van de volgende maand opgezegd worden. VERZEKERINGEN ARTIKEL 11 A. Phoenix Apeldoorn is aangesloten bij een collectieve Aansprakelijkheidsverzekering, waarbij bestuur, docenten , leden en juniordeelnemers voor de reguliere activiteiten verzekerd zijn. B. Voor apparatuur en kostuums van de vereniging is een kostbaarhedenverzekering afgesloten. Huishoudelijk Reglement
19-01-2015 Blad 4 van 5
C. In geval van schade gaan elders lopende verzekeringen voor de bij a. en b. vermelde verzekeringen. EIGENDOMMEN VERENIGING ARTIKEL 12 A. Alle door de vereniging aangeschafte of aan haar geschonken geluidsapparatuur, computer met toebehoren, attributen, kostuums, muziekinstrumenten, geluid- en beelddragers en choreografieën, et cetera zijn en blijven eigendom van Phoenix Apeldoorn. B. Het bestuur beslist wat er met overtollige of afgeschreven eigendommen gebeurt. C. Bij het uitlenen van eigendommen van de vereniging blijft de uitlener verantwoordelijk voor het inleveren van de uitgeleende eigendommen. D. Bij het lenen van eigendommen van de vereniging is de lener verplicht zorgvuldig met het geleende eigendom om te gaan. WIJZIGINGEN ARTIKEL 13 Het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden gewijzigd met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen op de Algemene Ledenvergadering. Alle leden worden zo spoedig mogelijk na een dergelijk besluit hiervan in kennis gesteld. TENSLOTTE ARTIKEL 14 In alle gevallen waarin de Statuten of dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Dit reglement treedt onmiddellijk na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering in werking. Alle vorige reglementen komen hiermee te vervallen.
Huishoudelijk Reglement
19-01-2015 Blad 5 van 5
