Auditcommissie 19 november 2008 Bijlage 1 Agendapunt 2
Concept-verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 21 mei 2008 in het Regiokantoor te Dordrecht Aanwezig:
de heer D. van Meeuwen de heer P.J. Verheij de heer D. van der Helm mw. M. den Hartog – De Jong mw. G.A.M. Burger – Van Denzel de heer W.J.M. Nederpelt de heer J. Tegelaar de heer J.G.A. Paans de heer J.J. ’t Lam de heer J.H. van de Zedde de heer R. van Vugt de heer D. Nederveen mw. R. Hitimana mw. S.M. van der Ste l(verslag)
voorzitter SGP – Alblasserdam VVD – Binnenmaas PvdA – Papendrecht vertegenwoordiger lokalen – H.I.Ambacht GroenLinks – Dordrecht portefeuillehouder Drechtstedenbestuur coördinerend griffier griffier Alblasserdam zakelijk directeur GRD accountant Deloitte (bij punt 2) accountant Deloitte (bij punt 2) Sociale Dienst Drechtsteden (bij punt 2) bureau Drechtsteden
Afwezig:
mw. W.C. Hofland – Vellekoop de heer A. van der Heiden de heer A.P.M.A.F Bergmans de heer T. Schreuder de heer A. Schets
CDA – Zwijndrecht gemeente Papendrecht griffier Papendrecht Sociale Dienst Drechtsteden Sociale Dienst Drechtsteden
1. Opening, mededelingen en vaststellen concept-agenda De voorzitter heet de aanwezigen welkom. De accountant is aanwezig bij punt 2 van de agenda. Mw. Hofland sluit vermoedelijk later bij de vergadering aan. 2. Jaarrekening 2007 en verslag van bevindingen Besluit: Het advies aan de Drechtraad wordt opgesteld en langs de leden gestuurd. Zij reageren uiterlijk maandag 26 mei, waarna het advies aan de Drechtraad wordt gezonden. Dit advies is als onderdeel van dit verslag ook aan het einde van dit agendapunt opgenomen. Opmerkingen: De controle van de jaarrekening is bijna voltooid. A.s. vrijdag zijn het rapport van bevindingen en de accountantsverklaring beschikbaar (goedkeurend). Het maken van de jaarrekening was moeizaam. Dit was de eerste echte jaarrekening van de GRD. Het Drechtstedenbestuur heeft de rekening onder voorbehoud vastgesteld, in afwachting van de controle. De versie van de jaarrekening die nu voorligt, wordt niet meer gewijzigd naar aanleiding van de controle. De commissie spreekt teleurstelling uit dat de stukken niet beschikbaar zijn. Dit mag geen tweede keer gebeuren. Het advies van de Auditcommissie aan de Drechtraad wordt nu een advies met enig voorbehoud. Aan het eind van de behandeling van dit agendapunt worden werkbare afspraken gemaakt. Bevindingen accountant De accountant licht toe dat er over 2007 een goed resultaat is behaald. De controle was lastig vanwege de verschillende bedrijven binnen de GR die samen moesten werken naar een jaarrekening. Dit heeft ook te maken met de kwetsbaarheid van de concernstaf en de verhouding tussen de concernstaf en de afzonderlijke bedrijven. Als voorbeeld wordt de manier van afhandelen rondom crediteuren genoemd. Hier moeten maatregelen op worden genomen. Dit geldt ook bij de opmaak van de begroting. Uniformiteit en continuïteit zijn hierin belangrijk.
pagina 2 van concept-verslag de Auditcommissie van 21 mei 2008
Het jaarresultaat van de GRD 2007 is € 11,8 miljoen positief. € 10,4 miljoen daarvan is afkomstig van de Sociale Dienst. € 11,8 miljoen is te splitsen in twee onderdelen: - € 8,6 miljoen dat de Drechtraad kan bestemmen. In de jaarrekening zit het voorstel om € 3,6 miljoen uit te keren aan de gemeenten (voordeel 2008) en de resterende € 5 miljoen te storten in de reserves van de GRD. - € 3,2 miljoen betreffen activiteiten in de sfeer van nacalculatie (afspraken met de gemeenten). In de jaarrekening zit het voorstel om dit bedrag terug te geven aan de gemeenten. Het is wel de vraag in hoeverre de Drechtraad dit bedrag daadwerkelijk kan bestemmen, omdat hier al afspraken onder liggen. Het resultaat van de SDD zit in beide bedragen. De accountant adviseert t.a.v. het laatste deelbedrag komend jaar scherp onder de loep te nemen, wie bevoegd is om dergelijke bedragen te bestemmen. De financiële rechtmatigheid is op orde. Er komt een accountantsverklaring voor zowel rechtmatigheid als getrouwheid. Er zitten bij de Europese aanbestedingen enkele strijdigheden. In beide situaties is er tijdig actie ondernomen, zowel ter plekke als naar de toekomst. De uiteindelijke bedragen zijn daardoor klein. De verwachting is niet dat er negatieve gevolgen zijn (boete, derden). De tekortkomingen in de administratie die bij de tussencontrole werden gesignaleerd, zijn opgelost. De SISA-bijlage van de SDD is op 10 april naar de gemeenten verstuurd met een accountantsverklaring. De uitvoering van de WMO vraagt nadrukkelijk aandacht. In de administratie hiervan zaten (ook landelijk) veel omissies. Het vertrekpunt was eigenlijk onjuiste / onvolledige overdracht van clientengevens door de zorgaanbieders aan de Drechtsteden. Daarnaast blijken de zorgaanbieders onvoldoende in staat te zijn om tijdig goede facturen aan de gemeenten te sturen. Dit heeft extra uitzoekwerk en analyse opgeleverd. Dit is nog steeds niet helemaal rond. Aan de oplossing wordt hard gewerkt, zodat eind 2008 dit op orde is. Een risico kan zijn dat in de begroting 2008 verkeerde getallen zatten, waardoor er gerekend is met te veel of te weinig klanten. -
-
-
Toelichtende vragen en opmerkingen p.33, punt 2: Zijn de uitkeringen aan Zwijndrecht en Dordrecht in het kader van de WWBklantenaantal rechtmatig? De accountant geeft aan dat dit een voorbeeld is van een nacalculatiepost. Dit kan bij de beslissing van de resultaatbestemming aan de Drechtraad worden voorgelegd. De vraag is of de Drechtraad de bevoegdheid heeft om af te wijken van eerder gemaakte afspraken met gemeenten (waarmee wordt afgeweken van bestaande kaders). Dit zijn omissies die zijn ontstaan bij het opstarten van in dit geval de SDD en die met betere afspraken vooraf kunnen worden voorkomen. Ook de politieke discussie kan hierbij worden betrokken. Wat is de achterliggende reden van het positieve resultaat. Vraag daarbij is ook hoe de accountant van de gemeente oordeelt bij dergelijke besluiten. De gemeente kent ook de gemaakte afspraken/vordering waarvan wordt afgeweken. Alle gremia in Drechtsteden hebben wel ingestemd met deze verdeling. Het vervuilde WMO-bestand moet goed worden uitgelegd aan de Drechtraad. Mogelijk is hier landelijk vergelijkingsmateriaal voor? Dit ontbreekt op dit moment, maar iedere gemeente heeft hier wel mee te maken. Het onderwerp is ook besproken met VNG en het ministerie. Daarom is ook de herindicatie van belang. Mogelijk zitten er nog verkeerde facturen in de administratie, maar dit levert geen grote financiële verschillen op. Gevraagd wordt naar een diepere analyse bij het programma bestuur (overschrijding) en SDD. In het programma bestuur is dit veroorzaakt door nadere onderzoeken ROM-D. Bij de SDD is de oorzaak de conjunctuur. Het aantal klanten is gedaald en de SDD heeft goed werk geleverd. De SDD heeft dit toegelicht in de afzonderlijke gemeenten. Meegegeven wordt dat voor volgende documenten meer aandacht aan analyse en toelichting wordt gegeven. Dit betekent ook een verbetering van de leesbaarheid. Het beleid (en de mate van details) verdient de aandacht, ook in dergelijke documenten. Dit wordt ook gemist bij de punten op p. 33. Ook in de laatste vergadering van de Drechtraad is er gelegenheid voor wijzigingen en informatie aan de Drechtraad.
pagina 3 van concept-verslag de Auditcommissie van 21 mei 2008
-
-
-
-
-
-
-
Gevraagd wordt naar de administratie Manden maken (MM). Dit is een aparte administratie. Hier gaat het om besteding en toekenning van de gelden. Hier is ook naar gekeken in het kader van de interne controle. De verordening MM is tamelijk laagdrempelig naar mening van de accountant. De beheersing is goed en de besteding is juist. Er is gekozen voor de mogelijkheid van deelbetalingen om gemeenten niet te laten wachten op voltooiing van het project en hoge rentelasten. Wel moet goed worden gekeken naar de eisen die de provincie stelt. Dit is in afwijking van de afspraken die bij aanvang van MM zijn gemaakt, waarin was bepaald dat de subsidie pas werd uitbetaald bij voltooiing van het project. p. 45: maximumreserve mag € 500.000 zijn. Er is dus een overschrijding van de reserve vanwege de vorming van het SCD. Wat zijn de effecten van de afsluiting van 2008 als blijkt dat het geld niet is besteed? De algemene reserve is bedoeld voor risico’s. De Drechtraad kan besluiten om een stukje van de algemene reserve te benoemen als specifiek risico en reserve. Die vrijheid heeft de Drechtraad bij het bestemmen van het resultaat. De Drechtraad moet kunnen volgen wat er met het surplus gebeurt (werkelijke risico’s en werkelijke kosten). En wat is dan het advies aan de Drechtraad hierin? Voorkeur van de accountant om alle risico’s in een totaaloverzicht te houden. Indien dat niet gebeurd ontstaat er een wildgroei aan verschillende potjes. De Drechtraad heeft namelijk altijd zicht op iedere storting en opname uit de reserve. De portefeuillehouder geeft aan dat er nog geen zicht is op de uitkomsten. Qua renteopbrengst is dit niet bijzonder interessant. p.40/41: bestemmingsreserve RPV. Het bedrag aan het begin en eind van het jaar is identiek. Hoe kan dit? Er zijn geen activiteiten geweest waarvoor dit budget is aangesproken. De RPV had voldoende aan het budget in de reguliere middelen om de activiteiten uit te voeren. Hoe is omgegaan met de aanbevelingen uit de managementletter bij de interimcontrole? De meeste punten die daarin staan worden aangepakt. De kwetsbaarheid en de sturing op de integraliteit van de rekening is het voornaamste punt. Dit lijkt een punt dat doorloopt en dus aandacht verdient, ook in het advies aan de Drechtraad. p.25 verlofstuwmeren bij IBD. Hoe wordt daar mee omgegaan als deze uren in 2008 worden opgenomen, want uren hebben ook een prijs? Uren die niet productief zijn, worden als een kortlopende schuld geboekt, maar rechtmatig (volgens de voorschriften) is het niet. Het valt echter wel binnen de tolerantie. Dit gebeurt in de toekomst niet meer. Het levert wel een mogelijk extra uitgaven op die rechtmatig zijn, waardoor er meer kan worden uitbetaald dan dat er is begroot.
Advies aan de Drechtraad 1. Met betrekking tot de gevraagde beslissing “vaststellen van de jaarrekening 2007” geeft de Auditcommissie de Drechtraad, op basis van de mededeling van de accountant dat er sprake is van een goedkeurende verklaring (getrouw beeld en rechtmatigheid), een positief advies. 2. Ten aanzien van de gevraagde beslissing “vaststellen van de voorgestelde resultaatbestemming” adviseert de Auditcommissie de Drechtraad positief, nadat het Drechtstedenbestuur nadere duidelijkheid heeft gegeven in hoeverre de € 5.0 miljoen conform de financiële Kadernota toegevoegd wordt aan de reserves van de gemeenschappelijke regeling. Verder wordt positief geadviseerd over de € 3.2 miljoen aan activiteiten/producten die op basis van nacalculatie aan de deelnemers wordt uitgekeerd. Over het resterende bedrag van € 3.6 wordt geen advies uitgebracht, omdat de besteding hiervan een vrije keus is van de Drechtraad. In de voorstellen voor resultaatbestemming is een uitkering aan de deelnemers opgenomen. 3. Het Drechtstedenbestuur in 2008 uit te laten zoeken in hoeverre er voor de resultaten op activiteiten/producten waarvoor op grond van nacalculatie afgerekend wordt met de deelnemers een besluit nodig is van de Drechtraad, dan wel dat de afrekening zonder verdere besluitvorming op grond van de gemaakte afspraak kan plaatsvinden. 4. Vanwege de gebleken kwetsbaarheid van de control van de concernstaf, het Drechtstedenbestuur hiernaar in 2008 onderzoek te laten doen en advies te laten uitbrengen.
pagina 4 van concept-verslag de Auditcommissie van 21 mei 2008
3. Verslag Auditcommissie 20 februari 2008 Besluit: Conform Opmerkingen: - p.3: rondvraag/vergoeding raadsleden: schappen Drechtraad. Naar aanleiding van: de voorzitter heeft aangegeven dat hiernaar gekeken zou worden aan het eind van deze raadsperiode. Dit heeft ook betrekking op werkzaamheden Drechtraad en commissies. Het is niet de taak van de Auditcommissie om met een voorstel te komen. 4. Werkwijze Auditcommissie in vervolg op presentatie Jan de Groot d.d. 17 oktober 2007 Besluit: Er komt een uitgewerkte notitie. Deze wordt geagendeerd voor een volgende bijeenkomst van de Auditcommissie. Opmerkingen: Behandeling aan de hand van discussiepunten: 1. De Auditcommissie richt zich op invloed en niet op macht De Auditcommissie richt zich op transparant bestuur en goede sturing (en een goed voorbereide Drechtraad), zonder politieke rolneming. Invloed wordt hier vooral bedoeld als uiterste van macht. De Auditcommissie moet zorgen dat ze goede (=onderbouwde, gezaghebbende) adviezen aan de Drechtraad uitbrengt. 2. Passen de vier genoemde taken binnen een keus voor invloed en niet voor macht? Zuiver beschouwd is de Auditcommissie boven-duaal. Deze vier taken horen tot het pakket van de Auditcommissie. Het zijn voorbereidende taken ten dienste van de Drechtraad, los van definiëring over macht of invloed. 3. Zijn er nog andere taken voor de Auditcommissie? Als er over een onderwerp een advies is uitgebracht, kan het de taak zijn van de Auditcommissie om het onderwerp te volgen. Daarmee houdt de Auditcommissie toezicht op opvolging van aandachtspunten van de accountant, respectievelijk Drechtraad. Er moet wel worden geëvalueerd. 4. Welke taken zou de Auditcommissie in zo’n geval moeten uitvoeren? Is beantwoord bij 3 5. Hoe zien we de rol van de verschillende leden in de commissie? Er is een onderscheid tussen bestuurlijke leden en informanten (portefeuillehouder, controller, zakelijk directeur)/ adviseurs (coördinerend griffier, accountant). Dit is ook in het vooroverleg aan de orde geweest tussen bestuurlijke leden. De samenstelling is niet-politiek, het is commissie met een doel. De niet-bestuurlijke leden hebben een adviserende rol tijdens de vergadering. Dit is wel een nuance van de eerdere benoeming in de verordening, omdat er toen is uitgegaan van gelijke rechten. Daarnaast speelt de verhouding dualistisch – monistisch. Het bestuurlijk primaat ligt bij de Drechtraad, geadviseerd door de Auditcommissie, die op haar beurt ook wordt geïnformeerd en geadviseerd. De Auditcommissie hoeft zich niet te beperken in informanten. Er is geen wij-zij-cultuur, maar gericht op consensus. Nadere regels kunnen in een kort reglement worden vastgelegd en ter kennisname aan de Drechtraad te sturen. Jack maakt hiervoor een opzet. 6. Moet de vertegenwoordiging bestaan uit specialisten, generalisten of een gemengde samenstelling? Gemengde samenstelling. 7. Moet de vertegenwoordiging bestaan uit een lid per gemeente en een spreiding over alle politieke groeperingen? Er wordt gestreefd naar een lid per gemeente en pas daarna spreiding over politieke stromingen. 8. Hoe kijkt de Auditcommissie aan tegen de voorgestelde aanpak van drie keer vergaderen per jaar rekening houdend met de behandeling van stukken in (en dus advisering aan) de Drechtraad? Ja, tenzij er bijzondere stukken te agenderen zijn. Drie vergaderingen zijn standaard, een vierde datum wordt als reserve ingedeeld, bij voorkeur voorafgaand aan de carrousel. Praktisch moet voorkomen worden dat dit veel extra bijeenkomsten/extra tijd met zich meebrengt. 9. Ziet de Auditcommissie het overleg met de rekenkamer(commissies) ook als een taak (namens de Drechtraad)? Als er relevante onderzoeken uit de rekenkamer(s) zijn, dan bespreekt de Drechtraad deze. Volgens de verordening moet dit een keer per jaar gebeuren. De interpretatie kan zijn dat als er een aanleiding toe is (in onderwerp) dit overleg plaatsvindt, na voorsortering door de griffiers. Dit wordt opgeschreven in het korte reglement.
pagina 5 van concept-verslag de Auditcommissie van 21 mei 2008
10. Is er een goede reden om een extra taak bij de Auditcommissie neer te leggen? Zie de opmerking van de voorzitter van de Drechtraad over de bureaucratisering van Drechtraad. De Auditcommissie krijgt dan ook een meer algemene, bestuurlijke/juridische taak. Dat betekent dat ook verordeningen van een technisch advies worden voorzien richting de Drechtraad. Daarmee kan de raadscarrousel beleidsmatig van karakter blijven. De naam Auditcommissie dekt dan niet volledig de lading, maar doet niet sec financieel werk. Er is vraag naar een overzicht van cyclus planning en control, zodat de leden weten welke onderwerpen men wanneer kan verwachten. 5. Startnotitie aanbesteding accountantscontrole 2009 Besluit: Conform. Het gaat niet om gezamenlijke aanbesteding GR en gemeenten. Er moet daarom een ander stuk naar de Drechtraad, gehoord de opvattingen in de Auditcommissie. Opmerkingen: - Binnenmaas ontbreekt in het overzicht. Dit is omdat er in de Drechtraad is gemeld dat Binnenmaas per 1 januari 2009 uittreedt uit de Drechtsteden - Vastgesteld wordt dat het voorstel betreft voor de accountantscontrole over de jaarrekening 2009. - Er is geen eenduidig beeld bij de controllers over nut en noodzaak van gezamenlijk Europees aanbesteden. Hoe gaan we hiermee om? Destijds leek er ook tijdsdruk te zijn, wat later meeviel. Er hoeft niet per se voor vier jaar aanbesteed te worden. Dit kan ook per jaar worden bekeken. Er moet wel een keer een uitspraak worden gedaan, om niet ieder jaar dezelfde discussie te voeren. De gemeente HIA moet bijvoorbeeld volgend jaar een nieuwe aanbesteding doen. - De opzet is om efficiënt (kwaliteit, tijd en mogelijk financieel) te werken. Er moet eerst goed in kaart worden gebracht wat voor- en nadelen zijn. En de gemeenteraden moeten dit ook goed in beeld hebben, zodat men dit kan overzien. (ook: inhoudelijke discussie over wie welke accountant heeft, procedures zoals tijd, afstemming protocollen). Invoering kan ook gefaseerd (in deelnemers). De Drechtsteden zouden hier ook kunnen functioneren als SCD. 6. Rondvraag en sluiting Opmerkingen: - nota activeren en afschrijving: deze kan worden geagendeerd in de Drechtraad van september zonder pre-advies van de Auditcommissie. Bij de bijdrageverordening is wel een advies van de Auditcommissie gewenst. - De kosten voor extra control-capaciteit binnen de GRD zijn opgenomen in de begroting 2009. Voor incidentele klussen wordt capaciteit ingehuurd bij de gemeenten. Voor juridische control is momenteel een detachering vanuit de gemeente Dordrecht. Daar hoort de discussie over de €.200.000 ook bij. Twee uitersten zijn: optuigen als staf en niet bij de dochterbedrijven of logisch beleggen bij dochterbedrijven. Dit is nog niet helemaal uitgekristalliseerd en ook de gedachten hierover verschillen. Hierdoor is er nu wel kwetsbaarheid aanwezig (er is nog geen balans), maar moet afnemen. De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur.
