Concept Eindrapportage Rode Loper Studielink

Concept Eindrapportage Rode Loper Studielink

Projectgroep Rode Loper Studielink Johan Drost MMO Versie 0.8 16 september 2011

Eindrapportage Rode Loper Studielink

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Versiebeheer Versie

Datum

Auteur

Omschrijving

0.1

01-07-2011

Johan Drost MMO

Initiële versie

0.2

27-07-2011

Johan Drost MMO

Conceptversie t.b.v. Studielink en Projectgroep

0.3

26-08-2011

Johan Drost MMO

Aanpassingen en verbeteringen naar aanleiding van bespreking met Wouter de Haan, Harm Abel Kunnen en Bote Folkertsma

0.4

27-08-2011

Ellen van Hattem

Redactionele correcties en inhoudelijke suggesties

0.5

29-08-2011

Johan Drost MMO

Aanpassingen naar aanleiding van inhoudelijke suggesties Ellen van Hattem

0.6

31-08-2011

Johan Drost MMO

Aanpassingen en verbeteringen naar aanleiding van bespreking versie 0.5 met Wouter de Haan, Harm Abel Kunnen en Bote Folkertsma

0.7

05-09-2011

Johan Drost MMO

Aanpassingen in de business case na overleg met Harm Abel Kunnen

Johan Drost MMO

Aanpassingen na bespreking in het bestuur van Stichting Studielink met betrekking tot een evenwichtige kostenverdeling tussen de instellingen.

0.8

16-09-2011

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 2 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Inhoud 1.

Managementsamenvatting

4

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Brede betrokkenheid vanuit de instellingen en ketenpartners Een gemeenschappelijke proces, een gemeenschappelijke aanpak Gewenste architectuur Zaakgericht werken Business case Planning en aanpak Rode Loper een kans voor Studielink Vervolg Rode Loper Studielink en afronding fase 1

4 4 5 5 6 7 7 7

2.

Aanleiding en probleemstelling

9

2.1 2.2 2.3 2.4

Aanleiding Programma Rode Loper Project Rode Loper Studielink Probleemstelling

9 9 9 10

3.

Visie op huidige problematiek

11

3.1 3.2 3.3 3.4

Inleiding Rode draad Van rode draad naar rode loper Rol van de techniek, rode loper een kans voor Studielink

11 11 12 12

4.

Huidige functionaliteit en processen

14

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Studielink SIS‟en Maatwerkapplicaties Niet geautomatiseerd Beknopte knelpuntenanalyse

14 14 14 15 15

5.

Rode Loper Studielink

16

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Ervaringen van de werkgroep Processchets Internationale Studenten Functionele beschrijving en user stories Prototype Rode Loper Studielink Business case Reacties van internationale studenten

16 16 17 17 18 20

6.

Consequenties

21

6.1 6.2 6.3

Consequenties voor Studielink Consequenties voor de instellingen Consequenties voor SIS‟en

21 22 23

7.

Planning Fase 2, realisatie en uitrol

25

7.1 7.2 7.3 7.4

Het kan en moet veel beter Releaseplanning Studielink Planning realisatie en implementatie Rode Loper Studielink Rode Loper maakt Studielink beter voor specifieke doelgroepen

25 25 25 26

8.

Conclusies en aanbevelingen

27

8.1 8.2

Conclusie Aanbevelingen

27 27

9.

Bijlagen

29

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 3 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

1. Managementsamenvatting In januari 2011 is het project Rode Loper Studielink gestart met fase 1. Fase 1 wordt afgesloten met dit rapport en de presentatie ervan op 6 oktober 2011 tijdens de miniconferentie Rode Loper in Utrecht. Deze fase legt de basis voor besluitvorming over een mogelijk vervolg in fase 2: de realisatie van de functionaliteit voor internationale studenten in Studielink. 1.1

Brede betrokkenheid vanuit de instellingen en ketenpartners

Rode Loper Studielink heeft gewerkt met een projectgroep en werkgroep, waarin hogescholen en universiteiten met internationale studenten goed zijn vertegenwoordigd. In totaal hebben ruim veertig vertegenwoordigers van international offices, studentenadministraties en marketing- en communicatiedeskundigen van ongeveer vijfentwintig instellingen een actieve bijdrage geleverd. Tijdens vijf interactieve workshops is gewerkt aan een generieke processchets en aan functionele eisen voor een versie van Studielink die het proces van toelating en inschrijving van internationale studenten ondersteunt. Met deze input is een prototype ontwikkeld van Studielink-functionaliteit die de genoemde processen zal ondersteunen. Er is in de projecten werkgroep goed samengewerkt, de instellingen hebben op een prima wijze input geleverd en er is gediscussieerd over verschillen en overeenkomsten. Het commitment voor het resultaat van deze fase, vanuit de instellingen die aan fase 1 hebben deelgenomen is groot. De gekozen werkwijze en de ondersteuning vanuit de projectgroep Rode Loper Studielink heeft hier voor een belangrijk deel aan bijgedragen. Het prototype is goed ontvangen, ook tijdens de presentatie op de SISlink in juni 2011. Het prototype en de keuzen die bij de ontwikkeling zijn gemaakt leiden tot de gewenste oplossing. Naast de instellingen heeft een aantal ketenpartners geparticipeerd in het project. De Nuffic en de IND hebben aan de werkgroep een bijdrage geleverd. De HBO-Raad, VSNU, OCW en Kences zijn daarnaast ook via de Stuurgroep Rode Loper geïnformeerd over de projectresultaten en voortgang. 1.2

Een gemeenschappelijke proces, een gemeenschappelijke aanpak

Internationalisering staat hoog op de agenda van het Nederlandse hoger onderwijs. Er is Nederlandse universiteiten en hogescholen veel aan gelegen de juiste internationale studenten aan zich te binden. Daar is nog veel markt te winnen. Naar verwachting zal het aantal internationale studenten in 2018 wereldwijd verdubbelen. De huidige processen rondom werving, selectie, aanmelding, toelating, enz. van internationale studenten zijn complex, kostbaar en in veel gevallen weinig efficiënt ingericht. De huidige kosten voor werving, selectie en toelating van internationale studenten bedragen in veel gevallen het tienvoudige van dat van reguliere bachelor studenten. Onderzoek toont aan dat in de uitvoering van het proces snelheid cruciaal is bij het op een efficiënte wijze selecteren en toelaten van de juiste groep internationale studenten. Als hieraan niets verandert, zullen de processen bij een verdubbeling van het aantal internationale studenten vastlopen, worden doorlooptijden langer, nemen de kosten toe en zullen Nederlandse onderwijsinstellingen onvoldoende profiteren van stijgend aantal potentiële internationale studenten. In fase 1 van het project Rode Loper Studielink is aangetoond dat er in het hoger onderwijs in belangrijke mate overeenstemming is over de wijze waarop de instellingsprocessen voor de doelgroep internationale studenten kunnen worden ingericht. Daarnaast is er overeenstemming over de wijze waarop het proces van de internationale student optimaal kan worden ondersteund via Studielink. De projecten werkgroep Rode Loper Studielink kiezen voor een gemeenschappelijke aanpak waarbij de processen efficiënter, meer doelmatig en tegen lagere kosten worden uitgevoerd. Nederland kent met Studielink een goede infrastructuur voor de ondersteuning van het inschrijfproces van reguliere bachelor studenten. Met de realisatie van het prototype heeft het project laten zien dat Studielink ook geschikt gemaakt kan worden bijzondere doelgroepen als internationale studenten. Hiermee ontstaat een robuuste en toekomstvaste oplossing waarmee Nederland zich beter kan profileren in het buitenland en binnen de instellingen de processen rondom internationale studenten beter en meer kosteneffectief georganiseerd kunnen worden. SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 4 van 31


1.3

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Gewenste architectuur

Voor het realiseren van de beoogde kwalitatieve- en kostenvoordelen is het van belang om zoveel als mogelijk te streven naar standaardisatie van de ondersteunende processen met behoud van aandacht voor de individuele specifieke situaties bij instellingen. De gekozen aanpak stelt hoge eisen aan de architectuur. Naast standaardisatie van het proces moet ook voldoende aandacht zijn voor het kunnen leveren van maatwerk door instellingen aan verschillende doelgroepen van internationale studenten. Voor eenduidigheid en het efficiënt kunnen afhandelen van aanvragen zal 1 het systeem modulair worden opgezet. Door modularisatie kan maatwerk worden geboden door Studielink aan de instelling en door de instelling aan de (aspirant) student. De instelling kiest welke onderdelen (modulen) van het systeem gebruikt moeten worden. Als bijvoorbeeld subprocessen „huisvesting‟ en „verzekeren‟ niet tot de dienstverlening van de desbetreffende instelling behoort dan worden deze onderdelen niet bij de instelling uitgezet. De (aspirant) student die zich bij deze instelling aanmeldt, krijgt deze onderdelen tijdens het proces niet te zien. Daarnaast biedt deze modulaire opzet instellingen de mogelijkheid om de procesflow flexibel in te richten afhankelijk van de specifieke student en specifieke doelgroepen. Een (aspirant) student voor wie bijvoorbeeld geen verblijfsvergunning of tbc-verklaring hoeft te worden aangevraagd, krijgt deze onderdelen tijdens de aanvraag niet te zien. Als slechts voor een bepaalde subgroep van studenten huisvesting geregeld moet worden, kan het systeem zo geconfigureerd worden dat alleen deze groep langs de desbetreffende onderdelen van het systeem wordt geleid. Door in hoge mate standaardisatie door te voeren in het systeem en dit op te bouwen uit modulen die los van elkaar en in samenhang kunnen worden gebruikt, stelt het instellingen in staat enerzijds maatwerk te leveren aan specifieke doelgroepen, zoals kunstvak- en masterstudenten, en anderzijds te kiezen in welke mate er gekozen wordt voor het gestandaardiseerde proces. Met andere woorden: maatwerk en toch een robuuste en betaalbare oplossing. Best of Both Worlds. 1.4

Zaakgericht werken

Op dit moment is de afhandeling van iedere (aspirant) student in Studielink hetzelfde. Als we de processen van internationale studenten beter willen ondersteunen, moet Studielink meer flexibiliteit en maatwerk kunnen bieden. In de aanbesteding van Studielink in 2009 is er voor gekozen om het concept van zaakgericht werken in de toekomst mogelijk te maken. Met zaakgericht kunnen de Studielinkprocessen gedifferentieerd per instelling, per opleiding en per type student worden ingericht. Dit komt tegemoet aan de wens van de projecten werkgroep om maatwerk te kunnen leveren aan een specifieke student of studentgroep. Wanneer zaakgericht werken in Studielink is ingevoerd, kan anders dan in de huidige opzet veel efficiënter worden gewerkt. De essentie van zaakgericht werken is dat meerdere partijen (international office, studentenadministratie, faculteiten, de IND en de Nuffic) tegelijkertijd aan het dossier van een (aspirant) student kunnen werken met zicht op het verloop en status in het totale proces. In de huidige opzet moet in veel gevallen gewacht worden met verdere afhandeling tot de voorafgaande processtap is afgehandeld. Hierbij gaat veel kostbare (doorloop)tijd verloren en missen partijen zicht op de stand van zaken. Daarnaast kunnen desgewenst (afgesproken) doorlooptijden in het systeem worden vastgelegd. Als voor bijvoorbeeld de beoordeling van een buitenlands diploma en het bepalen van de toelaatbaarheid veertien dagen staat, dan signaleert het systeem de gebruiker(s) wanneer deadlines in zicht zijn en worden overschreden. Zaakgericht werken maakt het mogelijk de processen meer rondom de (aspirant) student te organiseren, alle betrokken partijen doorlopend inzicht te geven in de status van de verschillende processtappen en stelt partijen in staat om op een eenduidige wijze snel met elkaar te communiceren. Hierbij kan de (aspirant) student veel beter over zijn specifieke situatie worden bevraagd. De projectgroep Rode Loper Studielink adviseert bij van de ontwikkeling van functionaliteit ten behoeve van internationale studenten in Studielink aan te sluiten bij de eerdere keuze van Studielink voor zaakgericht werken uit het aanbestedingstraject in 2009. 1

Modulen kunnen los van elkaar maar ook in samenhang van elkaar worden gebruikt.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 5 van 31


1.5

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Business case

Als bijlage bij deze rapportage is de business case voor Rode Loper Studielink opgenomen. In de business case is een aantal randvoorwaarden en uitgangspunten geformuleerd. De belangrijkste randvoorwaarden en uitgangspunten bij de business case staan hieronder opgesomd:      

Het aangepaste Studielink moet de studentprocessen optimaal ondersteunen; Studielink kiest voor „zaakgericht werken‟ als onderliggende architectuur; Er wordt een goedwerkende koppeling met de IND (verblijfsvergunning) en de Nuffic (diplomawaardering) gerealiseerd; Functionele aanpassingen aan SIS‟en zijn gering; De meeste instellingen met internationale studenten doen mee; Het aantal internationale studenten verdubbelt wereldwijd in de komende zeven jaar.

Kosten en opbrengsten De huidige kosten voor de procesondersteuning rondom toelating en inschrijving van internationale studenten zijn veel hoger dan voor regulier (Nederlandse) studenten. Met het toenemen van het aantal internationale studenten de komende jaren zullen ook deze kosten verder oplopen. Tussen de instellingen zitten grote verschillen in uitvoering en organisatie van de processen en de wijze waarop deze efficiënt en doelmatig zijn ingericht. Waar de kosten voor de uitvoering van deze processen voor reguliere bachelor studenten, per student naar schatting gemiddeld € 45 bedragen, hebben wij van enkele instellingen vernomen dat deze kosten voor studenten uit bijzondere doelgroepen zoals internationale studenten, tussen de € 350 en € 450 per student liggen. Met de gemeenschappelijke aanpak zoals voorgesteld in dit document, kunnen de werkprocessen rondom internationale studenten bij de instellingen veel efficiënter en doelmatiger worden ingericht waardoor op termijn (grote) kostenvoordelen behaald kunnen worden. Minder schijven, kortere doorlooptijd, sneller inzicht in de status van de aanmelding/inschrijving enz. Instellingen die aan het onderzoek hebben deelgenomen, gaven aan 25-30% te kunnen besparen op de uitvoeringskosten als het prototype en de beoogde koppelingen gerealiseerd worden. In de bijlage van dit rapport is een rekenmodel opgenomen. De gemeenschappelijke netto besparing kan uitkomen over drie jaar op een totaal van € 1,8 miljoen tot € 3,2 miljoen. Voor de realisatie van de beoogde kostenvoordelen is een investering noodzakelijk voor de ontwikkeling van Studielink, de aanpassingen in de SIS‟en en de implementatie ervan bij de instellingen. Deze kosten bedragen, volgens huidige inzichten tussen de € 3,5 miljoen en € 4,0 miljoen. Hiervan is ongeveer € 1.6 miljoen benodigd voor de realisatie van de functionaliteit in Studielink, testen en projectmanagement. De overige kosten zijn voor het aanpassen van SIS‟en (naar schatting € 100K per SIS) en de proces- en organisatieaanpassingen bij de instellingen (naar schatting gemiddeld € 37,5K er instelling). De nadere specificatie van hier genoemde bedragen is in de business case in bijlage 2 terug te vinden. Naast de kwantificeerbare zijn ook kwalitatieve opbrengsten in beeld gebracht. Deze zijn ook in de business case uitgewerkt. Kostenverdeling Naar verwachting profiteren niet alle hogescholen en universiteiten evenredig veel van de gevraagde investering. Het aantal internationale studenten per instelling loopt namelijk sterk uit een. Er zijn instellingen met (relatief) veel internationale studenten zoals de Universiteit Maastricht, de Rijksuniversiteit Groningen en de Gerrit Rietveld Academie, maar er is ook een aantal instellingen met weinig of geen zoals de kleine Pabo ‟s en de Theologische Universiteiten. Overigens zullen wel alle studenten en instellingen profiteren van het zaakgericht werken dat met Studielink Rode Loper wordt geïntroduceerd. Er zijn meerdere kosten-verdeelmodellen denkbaar. Bij de verdeling kan bijvoorbeeld (deels) worden uitgegaan van het aantal ingeschreven internationale studenten per instelling of het percentage ervan ten opzichte van het totaal aantal inschreven studenten bij die instelling. Er kan breder worden gekeken naar bijvoorbeeld bijzondere doelgroepen, zoals kunstvak- en masterstudenten, die ook profiteren van deze ontwikkeling. Of een combinatie van deze grootheden.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 6 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Stichting Studielink zal het ministerie van OCW vragen een bijdrage te leveren aan de innovatie die Rode Loper Studielink nastreeft. In de business case is een drietal scenario‟s uitgewerkt. Zodra op hoofdlijnen bestuurlijke conclusies zijn getrokken, kan een preciezer kosten-verdeelmodel over de instellingen worden uitgewerkt. 1.6

Planning en aanpak

Met Studielink en Chronotech (samenwerkingspartner voor het onderhoud, beheer en de hosting van de applicatie Studielink) is onderzocht waar binnen de huidige planning de beoogde functionaliteit kan worden ontwikkeld. Eind 2011 wordt een versie van Studielink met de nieuwe frontoffice in gebruik genomen. Begin 2012 is de BRON-HO koppeling beschikbaar om te testen. De ontwikkeling van Studielink 5.0 start april 2012. Wat betreft de huidige inzichten lijkt dat ook het moment om met de ontwikkeling van de gewenste functionaliteit voor internationale studenten te starten. Deze functionaliteit kan dan samen met SL5.0 begin april 2013 in gebruik worden genomen. SIS-Leveranciers en instellingen hebben in dat geval dan voldoende tijd om zich hierop voor te bereiden. Realisatie van dit schema vraagt een strakke aanpak volgens onderstaande globale planning. December 2011

Opstellen projectplan en inrichten projectorganisatie.

Februari 2012

Scrumbijeenkomsten met de nieuwe werkgroep over functionaliteit. Betrek zoveel als mogelijk medewerkers vanuit de instellingen die ook betrokken waren in de project- of werkgroep in fase 1

April 2012

Start ontwikkeling nieuwe functionaliteit.

Tweede helft 2012

(Keten)testen plannen en uitvoeren

Vanaf oktober 2012

Voorbereiding SIS-leveranciers en instellingen op de implementatie en testen van de nieuwe functionaliteit.

April 2013

Beheerst in productie nemen van Rode Loper Studielink, samen met SL5.0.

1.7

Rode Loper een kans voor Studielink

Het project Rode Loper Studielink heeft dankbaar gebruik gemaakt van de projectresultaten van 2 3 een tweetal voorstudies te weten: IBIS (2008/09) en NAP-ISO (2010) . In deze rapportage refereren we op een aantal plaatsen aan beide projecten. Bij IBIS is onderzocht op welke wijze Studielink kan worden verbeterd om de processen rondom de intake van bijzondere doelgroepen goed te kunnen ondersteunen. Bij NAP-ISO hebben de VU, de RUG en de Universiteit Leiden een architectuurstudie gedaan naar de processen rondom werving en intake van internationale studenten. De uitkomst van Rode Loper Studielink sluit naadloos aan bij die van beide genoemde onderzoeken. Er is veel overlap tussen gewenste functionaliteit zoals geformuleerd in de projecten Rode Loper Studielink en IBIS. De voorgestelde techniek komt ook grotendeels overeen. Het levert Studielink een kostenvoordeel op wanneer Rode Loper Studielink naast internationale studenten, Studielink ook beter geschikt maakt voor de ondersteuning van het intakeproces van kunstvak- en masterstudenten. 1.8

Vervolg Rode Loper Studielink en afronding fase 1

Deze rapportage wordt ter bespreking aangeboden aan het bestuur van de Stichting Studielink en aan de Stuurgroep van het Rode Loperprogramma. Na het vaststellen ervan in het bestuur kan het rapport gepubliceerd en verder verspreid worden. Op 6 oktober 2011 zullen de eindrapportage en business case tijdens de mini-conferentie Rode Loper in Utrecht breed worden gepresenteerd.

2

Stichting Studielink. (2009). Bestuurlijk advies IBIS. Utrecht: Studielink

3

Zandveld, P. (2010). Gewenste applicatie architectuur, intake buitenlandse studenten. Leiden: NAP-ISO.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 7 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Nadat de rapportage is vastgesteld, kan het document worden aangeboden aan OCW ten behoeve van een subsidieaanvraag voor de realisatie van de functionaliteit voor internationale studenten in Studielink, al dan niet uitgebreid met andere bijzondere doelgroepen.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 8 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

2. Aanleiding en probleemstelling 2.1

Aanleiding

In opdracht van de Nuffic is in 2009 een verkennend onderzoek uitgevoerd. In het onderzoek „Van 4 red tape naar orange carpet ‟ zijn initiatieven in kaart gebracht die als doel hebben de bestaande processen rondom internationale studenten in het Nederlands hoger onderwijs te stroomlijnen. Uit het onderzoek volgde onder meer deze aanbevelingen: Verbetering voorlichting over proces van inschrijving en toelating; Verbetering van het proces van inschrijving en toelating; Draagvlak voor verbetering creëren.

  

De aanbevelingen in het desbetreffende onderzoek hebben een achttal partijen met elkaar in gesprek gebracht over het verbeteren van ondersteunende processen rondom studiekeuze, informatievoorziening, aanmelden, toelaten en inschrijven voor internationale studenten. Onder voorzitterschap van de Nuffic hebben deze partijen besloten in een definitiefase samen een programma te starten met projecten en activiteiten voor verdere verbetering van bovenstaande. Na afronding van deze definitiefase is voor de uitvoering van het programma van het ministerie van OCW subsidie ontvangen om de verschillende deelprojecten en activiteiten te financieren. 2.2

Programma Rode Loper

In januari 2011 is het programma Rode Loper van start gegaan. Binnen het programma werken partijen als de Nuffic, de IND, DUO, Studielink, Studiekeuze123, Kences, HBO-Raad en VSNU samen aan de realisatie van de programmadoelstelling. Nederland profileert zich als kennisland. Dat is voor het toekomstbestendig maken van de Nederlandse economie belangrijk. Eén van de pijlers van onze kenniseconomie is internationalisering en kennismigratie. Kennismigratie is ook voor hogescholen en universiteiten een speerpunt. Het programma Rode Loper draagt hieraan bij door in te zetten op het aantrekkelijk maken van het studieklimaat voor de internationale student, het verminderen van de administratieve last voor student en instelling, het verhogen van de efficiency van de ondersteunende processen en het realiseren van een effectieve keuze voor het volgen van een studie in Nederland. Dit moet leiden tot minder voortijdige van internationale studenten uitval van internationale studenten zowel tijdens het proces als tijdens de studie in Nederland. Binnen het programma worden vier deelprojecten uitgevoerd. Eén van de deelprojecten is het project Rode Loper Studielink. 2.3

Project Rode Loper Studielink

De doelstelling van het project Rode Loper Studielink sluit aan bij de in de aanleiding genoemde aanbevelingen: het stroomlijnen van de processen rondom aanmelding, toelating en inschrijving van internationale studenten, het verbeteren van de informatievoorziening over het proces en de communicatie over processtappen gedurende het ‟inschrijfproces‟. Studielink heeft van OCW subsidie ontvangen voor de uitvoering van de eerste projectfase. In de subsidiebeschikking is als doelomschrijving opgenomen: de subsidie is verstrekt voor het uitvoeren van een studie naar “procesverbetering toelating en inschrijving buitenlandse studenten in de keten door een verbeterde inzet en gebruik van Studielink”. Het project Rode Loper Studielink kent twee projectfasen. Fase 1 wordt afgerond met het vaststellen van dit document door het bestuur van de Stichting Studielink en presentatie ervan in de Stuurgroep van het programma Rode Loper. Het resultaat van fase 1 is een ontwerp van een generiek toelatings- en inschrijfproces van internationale studenten die een studie willen volgen in Nederland, uitgewerkt in een beknopte functionele beschrijving en globale user stories en

4

Verdonck, Klooster & Associates. (2009). Van red tape naar orange carpet. Zoetermeer: VKA

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 9 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

prototype van een mogelijke oplossing ten behoeve van de ondersteuning van deze processen met Studielink. Daarnaast is deze beknopte rapportage en business case eindproduct van de eerste projectfase. 2.4

Probleemstelling

Het project Rode Loper Studielink is na het vaststellen van het startdocument gestart met de inrichting van de projectorganisatie. Er is een projectgroep gevormd waarin twee universiteiten en vier hogescholen participeren. Daarnaast is een veel grotere werkgroep samengesteld, waarin de vijfentwintig instellingen met het grootste aantal internationale studenten participeren. Naast het aantal internationale studenten zijn instellingen voor deelname in het project geselecteerd op wetenschappelijk- of beroepsonderwijs, sector (bijvoorbeeld KUO, agrarisch, enz.) en op grootte. De projecten werkgroep zijn samengesteld uit medewerkers en leidinggevenden international offices, studentenadministraties en marketing- en communicatie afdelingen. Hiermee is de projectorganisatie er in geslaagd om de werkgroep zo optimaal mogelijke samen te stellen. Deze samenstelling is het resultaat van fase 1 ten goede gekomen. In een vijftal workshops is met de werkgroep Rode Loper Studielink het gehele proces van aanmelden, toelaten (tot Nederland en tot de opleiding) en inschrijven doorlopen. Onderzocht is op welke wijze we in Nederland het proces - vanuit het perspectief van de internationale student beter kunnen organiseren en op welke wijze dat proces bij de instellingen optimaal kan worden ingericht. Tijdens de workshops is de onderstaande probleemstelling vanuit verschillende invalshoeken belicht:   

Kunnen we voor Nederland één generiek procesmodel opstellen die het toelatings- en inschrijfproces van internationale studenten optimaal ondersteunt? Kunnen we een zodanig procesmodel vertalen naar generieke eisen en wensen voor Studielink? Wat betekent een zodanige generieke oplossing in Studielink voor de instellingen en wat zijn de consequenties voor in gebruik zijn de SIS‟en?

Aanvullend is bij Studielink en Chronotech onderzocht wat dit betekent voor de planning van Studielink en de realisatie van een eventuele oplossing.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 10 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

3. Visie op huidige problematiek 3.1

Inleiding

Studielink is sinds 2007 in gebruik als inschrijfportaal voor het hoger onderwijs in Nederland. Inmiddels maken nagenoeg alle hogescholen en universiteiten gebruik van Studielink ter ondersteuning van het aanmelden inschrijfproces. Studielink is geoptimaliseerd voor „Nederlandse studenten‟ die een voltijd- of deeltijd opleiding willen volgen aan een Nederlandstalige bachelor- of masteropleiding. Bij diverse gelegenheden, zoals de Studielink Conferentie 2008, de SISLink 2009 en uit een eerder 5 door Stichting Studielink uitgevoerd onderzoek , is naar voren gekomen dat het huidige Studielink bij verschillende instellingen de processen rondom aanmelding, toelating en inschrijving voor bijzondere doelgroepen (waaronder internationale studenten) niet goed ondersteunt. Dit geldt ook voor studenten die zich willen inschrijven voor een opleiding in het kunstonderwijs, cursorisch onderwijs en bij verschillende masteropleidingen. De huidige processen rondom werving, aanmelding, selectie, toelating en inschrijving van internationale studenten zijn complex, kostbaar en in veel gevallen weinig efficiënt ingericht. De huidige werkprocessen zijn in het verleden ontstaan en rondom afdelingen en “personen” binnen de instelling georganiseerd. De huidige kosten voor werving, selectie en toelating van internationale studenten bedragen in veel gevallen het tienvoudige van dat van reguliere bachelor studenten. Onderzoek toont aan dat bij de uitvoering van het proces snelheid cruciaal is bij het op een efficiënte wijze selecteren en toelaten van de juiste groep internationale studenten. In 2010 heeft Studielink geparticipeerd in het NAP-ISO project (Nationaal Actieplan Internationale Studenten en Onderwijskwaliteit) waar onder andere onderzoek is gedaan naar de wijze waarop vanuit „de techniek‟ het proces van admission, pre-enrollment enz. optimaal kan worden ondersteund. Tenslotte is in 2009 een verkennend onderzoek uitgevoerd in opdracht van de Nuffic naar de bestaande initiatieven rondom het verstevigen van de marktpositie van het Nederlands hoger onderwijs.

3.2

Rode draad

De verschillende studies hebben zich gericht op de wijze waarop internationale studenten en/of de instellingen in het toelatings- en aanmeldingsproces worden ondersteund. In de aanbevelingen is een duidelijke rode draad te herkennen: 







5

Verbetering van voorlichting over studiekeuze en proces van aanmelding, toelating inschrijving door meer samen te werken in het Nederlandse hoger onderwijs op het gebied van internationalisering; Verbetering van ondersteuning van de processen rondom aanmelding, intake, toelating en inschrijving voor bijzondere doelgroepen waaronder internationale studenten in het bijzonder door te standaardiseren op processen en systemen; Noodzakelijke verbreding van de Studielink-processen tot de gehele intake, inclusief de toelating en bijbehorende informatievoorziening waarbij wordt gekozen voor een flexibel model die een meer stapsgewijs en interactief proces mogelijk maakt; Te kiezen voor een applicatie conform de nieuwe Studielink-architectuur (zaakgericht werken) als voorkeursapplicatie voor de ondersteuning van de verschillende studenten instellingsprocessen als antwoord op het geconstateerde gebruik van meerdere applicaties voor dit doel.

IBIS, Intake bijzondere doelgroepen in Studielink, 2008/2009

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 11 van 31


3.3

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Van rode draad naar rode loper

Naar verwachting verdubbelt het aantal internationale studenten wereldwijd zich in 2018. De uitdaging voor Nederland is mee te groeien en tot meer dan een verdubbeling te komen, zeker gegeven de huidige relatieve achterstand op de ons omringende landen. Een gestroomlijnd administratief proces is daarbij een noodzakelijk onderdeel van het wervingsbeleid. De obstakels voor een student die in het buitenland gaat studeren zijn groot. Extra administratieve barrières moeten dus waar mogelijk vermeden worden, om (voortijdig) afhaken van studenten te voorkomen. Daarbij komt dat de student, gewend aan internetdiensten en webwinkels steeds meer een persoonlijke benadering verwacht. Dat vraag om differentiatie naar doelgroepen in de dienstverlening aan de student. Als hieraan niets verandert, zullen de processen bij een verdubbeling van het aantal internationale studenten vastlopen, worden doorlooptijden langer, nemen de kosten toe en zullen Nederlandse onderwijsinstellingen onvoldoende profiteren van stijgend aantal potentiële internationale studenten. Nederland presenteert zich als kennisland en wil de kenniseconomie versterken door onder meer in te zetten op kennismigratie. Het binden van internationale studenten aan Nederland, hogescholen en universiteiten is een van de speerpunten van het beleid. Een toename van het aantal internationale studenten en van maatwerk aan specifieke doelgroepen vergroot ook de administratieve druk op de instellingen bij de dienstverlening rond werving, selectie, toelating en inschrijving. Het proces is bewerkelijk: het vaststellen van de identiteit van de student, het beoordelen van een vooropleiding, het toetsen van de competenties; lastig als de student niet in Nederland verblijft. Dergelijke complexiteit is zeker ook aan de orde bij (internationale) kunstvak- en masterstudenten. Deze studenten moeten veelal een uitgebreid toelatingsproces doorlopen. Het verwerken van steeds grotere aantallen studenten, samen met een toename van het aantal processtappen door het complexer worden van het proces, versterkt de noodzaak van het hebben van efficiënt ingerichte werkprocessen en vergroot de behoefte om de ICT-ondersteuning waar mogelijk in de administratieve keten te optimaliseren. In de huidige opzet moet in veel gevallen gewacht worden met verdere afhandeling tot de voorafgaande processtap gereed is. Systemen zijn niet gekoppeld, gegevens worden handmatig overgezet van het ene naar het andere systeem en de (aspirant) student lijkt van het kastje naar de muur te worden gestuurd. Hierbij gaat veel kostbare (doorloop)tijd verloren, terwijl juist doorloopsnelheid een van de kritieke succesfactoren is bij het tot stand komen van de inschrijving. 3.4

Rol van de techniek, rode loper een kans voor Studielink

Naast bovengenoemde uitdagingen met betrekking tot het verbeteren van de ondersteuning van het proces en het verstrekken van procesinformatie is er op het gebied van architectuur en techniek flinke winst te behalen. Het huidige Studielink ondersteunt zoals gezegd het proces met betrekking tot internationale studenten en andere bijzondere doelgroepen niet optimaal. Dat heeft naast een tekort aan ondersteunende functionaliteit ook te maken met de wijze waarop Studielink nu is ingericht. In verschillende vooronderzoeken is eerder geadviseerd aan te sluiten bij „de nieuwe Studielinkarchitectuur‟. Tijdens de aanbesteding van het beheer, de ontwikkeling en het onderhoud van Studielink in 2009 is bepaald dat in de komende jaren de kosten ervan sterk gereduceerd moeten worden. In de „Proof of Concept–fase‟ heeft de leverancier van Studielink aangeven dit met de implementatie van zaakgericht werken te kunnen realiseren. Dit zaakgericht werken wordt gezien als de toekomstige architectuur van Studielink. Zaakgericht werken maakt het mogelijk de Studielink-processen gedifferentieerd per instelling, per opleiding en per type student in te richten. Wanneer zaakgericht werken in Studielink is ingevoerd, kan anders dan in de huidige opzet veel efficiënter worden gewerkt. Een belangrijk voordeel is dat meerdere partijen (international office, studentenadministratie, faculteiten, de IND en de Nuffic) tegelijkertijd aan het dossier van een (aspirant) student kunnen werken. Er hoeft niet meer te worden gewacht met verdere afhandeling tot de voorafgaande processtap gereed is. Hiermee wordt snelheid in het proces gebracht. Naast het verlagen van de doorlooptijd zal hierdoor ook de tijd die medewerkers besteden aan het

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 12 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

dossier substantieel afnemen. In het systeem kunnen desgewenst (afgesproken) doorlooptijden worden vastgelegd. Als er voor bijvoorbeeld de beoordeling van een buitenlands diploma en het bepalen van de toelaatbaarheid veertien dagen staat, dan signaleert het systeem de gebruiker(s) wanneer deadlines in zicht zijn en worden overschreden. Alle betrokken partijen hebben doorlopend inzicht in de status van de verschillende processtappen. Zaakgericht werken maakt het mogelijk de processen meer rondom de (aspirant) student te organiseren. Zaakgericht werken stelt partijen in staat om op een eenduidige wijze snel met betrokkenen te communiceren. Hierbij kan de (aspirant) student veel beter over zijn specifieke situatie worden bevraagd. Naar mate er meer partijen zijn betrokken in het proces en er meer vrijheid voor individuele keuzes noodzakelijk is, wordt ook de te automatiseren oplossing complexer. Studielink sluit aan op vijftien verschillende backoffice systemen (Student Inschrijf Systemen) en kent nu een koppeling met DUO en DigiD. Rode Loper vereist nieuwe koppelingen met bijvoorbeeld de Nuffic (diplomawaardering) en de IND (verblijfsvergunning). Daarnaast zijn er in de toekomst technische koppelingen denkbaar met (internationale) instanties die verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van het taalniveau van de internationale student. Dit zijn ontwikkelingen die vragen om een robuuste technische oplossing en het aansluiten bij het advies van de projectgroep IBIS.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 13 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

4. Huidige functionaliteit en processen 4.1

Studielink

Studielink is nu vooral ondersteunend aan het aanmelden inschrijfproces van de reguliere bachelor student. Er is een goed werkende koppeling met DigiD voor de identificatie en met DUO voor onder meer de numerus fixus. Wij sluiten ons aan bij de conclusies van eerdere onderzoeken voor wat betreft de verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd voor de processen die de intake van bijzondere doelgroepen als internationale studenten ondersteunen. Hieronder een korte opsomming van belangrijkste knelpunten van Studielink voor deze doelgroep:       

Het huidige Studielink ondersteunt de intake- en wervingsprocessen van bijzondere doelgroepen onvoldoende. Studielink kent geen functionaliteit ter ondersteuning van het aanvragen van een verblijfsvergunning; Er bestaat niet de mogelijkheid documenten zoals paspoort en diploma vooropleiding, naar Studielink te uploaden; Studielink sluit onvoldoende aan bij behoefte van instellingen naar een meer stapsgewijze en flexibele procesondersteuning; Studielink biedt onvoldoende mogelijkheden aan instelling voor het leveren van maatwerk aan bijzondere doelgroepen zoals internationale studenten; De huidige procesgang is versnipperd en kent een lange doorlooptijd waardoor potentiële internationale studenten voortijdig afhaken; De communicatie is eveneens versnipperd. Er wordt vanuit Studielink, de instelling en de IND gecommuniceerd. Dit leidt er toe dat aspirant studenten onvoldoende zicht hebben op de voortgang van hun verzoek om in Nederland te mogen komen studeren.

Voor nadere toelichting verwijzen wij naar in bijlage 3 genoemde rapporten die over deze onderwerpen zijn verschenen. 4.2

SIS’en

In het Nederlandse hoger onderwijs worden vijftien verschillende Student Informatie Systemen (SIS‟en) gebruikt. Drie daarvan zijn eigenbouw/maatwerkapplicaties. Deze zijn in gebruik bij een drietal universiteiten. De overige twaalf SIS‟en zijn standaardpakketten. Deze worden in meer of mindere mate verder doorontwikkeld en onderhouden door verschillende leveranciers. Er is grote diversiteit: het oudste SIS is ongeveer 15 jaar oud, is uitontwikkeld en wordt niet meer pro-actief onderhouden. De twee nieuwste SIS‟en zijn van 2011. Alle SIS‟en ondersteunen de huidige koppeling met Studielink en wisselen aanmeldgegevens uit tussen Studielink en het SIS. De wijze waarop het aanmelden inschrijf proces van de internationale student door het SIS wordt ondersteund, is heel divers en loopt sterk uiteen. Er zijn SIS‟en met zeer uitgebreide functionaliteit, die bijvoorbeeld over een inschrijfportal beschikken en werkprocessen rondom uitwisselstudenten ondersteunen. Osiris heeft bijvoorbeeld een module die speciaal ontwikkeld is voor het international office en ondersteunt in het bijzonder werkprocessen rondom uitwisselstudenten. Oracle en SAP SLcM beschikken over een zogenaamde self service module van waaruit met (aspirant) studenten wordt gecommuniceerd. De overige standaard SIS‟en bieden geen uitgebreide functionaliteit voor deze doelgroep. 4.3

Maatwerkapplicaties

Een aantal universiteiten heeft zelf een kostbare maatwerkapplicatie ontwikkeld ter ondersteuning van de aanmeld-, toelatings en inschrijfprocessen van internationale studenten. Tijdens ons onderzoek hebben wij hiervan enkele goed werkende voorbeelden gezien. In de meeste gevallen is de applicatie alleen geschikt voor eigen gebruik, omdat hetzij de functionaliteit alleen het specifieke proces bij de instelling ondersteunt of omdat de gekozen techniek zich niet leent voor breder gebruik buiten de instelling. De VU, Rijksuniversiteit Leiden en de RUG hebben vijf jaar geleden gezamenlijk oIEM voor dit doel ontwikkeld. De VU implementeert inmiddels SAP Student Life Cycle

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 14 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Management en zal op termijn oIEM uitfaseren. Kosten voor beheer, onderhoud en hosting van oIEM zijn hoog. In ons onderzoek is vastgesteld dat een aantal maatwerkapplicaties niet geïntegreerd is met andere backofficesystemen binnen instellingen, zoals het SIS en document management systemen. Tenslotte is een aantal hogescholen in gesprek met een buitenlandse leverancier van een maatwerkapplicatie specifiek ontwikkeld ter ondersteuning van de intake van internationale student. Instellingen hebben aangegeven met besluitvormig hieromtrent te wachten op de uitkomst(en) van het Rode Loper Programma. 4.4

Niet geautomatiseerd

Een (klein) aantal instellingen heeft, buiten het SIS, voor de ondersteuning van de genoemde processen geen geautomatiseerde oplossing. Intake, aanmelding en toelating vindt plaats op traditionele wijze, alles op papier en met de post. Deze instellingen maken voor de doelgroep internationale studenten momenteel ook geen gebruik van Studielink. Deze instellingen zouden dat wel doen als de functionaliteit voor internationale studenten van Studielink hierop wordt aangepast. 4.5

Beknopte knelpuntenanalyse

Er is eerder onderzoek gedaan naar knelpunten van het huidige Studielink. Tijdens de projecten werkgroep bijeenkomsten van Rode Loper Studielink zijn ook knelpunten besproken. De knelpunten komen voor het overgrote deel overeen en we verwijzen daarvoor graag naar de eerdere onderzoeken. Korte samenvatting van de belangrijkste knelpunten rondom de functionaliteit van Studielink, de wijze waarop werkprocessen geïntegreerd zijn en de techniek zijn in deze paragraaf weergegeven.  Functionaliteit Het huidige Studielink is niet voor alle categorieën internationale studenten geschikt. Duitse- en Belgische studenten die zich bijvoorbeeld voor Nederlandstalige Bachelor aan een hogeschool of universiteit in de grensstreek willen inschrijven, worden in hun proces prima ondersteund door Studielink. Voor andere categorieën, bijvoorbeeld voor studenten waarvoor een verblijfsvergunning verplicht is of internationale studenten die woonruimte nodig hebben, is dit niet het geval. Het huidige Studielink mist hier cruciale functionaliteit. Eerder in dit rapport is ook het gemis van functionaliteit voor andere bijzondere doelgroepen genoemd, zoals deze zijn belicht in het IBISproject.  Werkprocessen Het huidige Studielink is voornamelijk ontwikkeld ter ondersteuning van de processen bij de instellingen en DUO en veel minder vanuit de studentprocessen. Het huidige Studielink sluit weliswaar (technisch) aan op het SIS bij de instelling, maar werkprocessen rondom bijzondere doelgroepen zoals internationale studenten, tussen Studielink en de instelling, maar ook binnen de instelling zelf, zijn veel minder geïntegreerd. De werkprocessen voor deze bijzondere doelgroepen zijn suboptimaal georganiseerd. Er is veel winst te behalen bij een herontwerp en standaardisatie van het proces. Er is nu geen koppeling met belangrijke ketenpartners als de IND en de Nuffic. Wij weten dat de IND bezwaren heeft tegen een rechtstreekse koppeling. De instellingen vinden een koppeling met de IND wel heel belangrijk. Medewerkers van de IND hebben aangegeven dat het nieuwe informatiesysteem van de IND (Indigo) koppelingen met externe systemen kan ondersteunen. Deze koppelingen zullen bij realisatie ervan veel efficiencywinst opleveren en sterk bijdragen aan het versnellen van het proces en het verbeteren van de communicatie over de voortgang ervan.  Techniek De gekozen techniek waarmee het huidige Studielink is ontwikkeld is verouderd, het onderhoud is kostbaar en de wijze waarop gegevens worden uitgewisseld maakt Studielink foutgevoelig. Het huidige Studielink zou kunnen worden uitgebreid met de gewenste functionaliteit ten behoeve van toelating en inschrijving. In de praktijk resulteert dat in een aantal nieuwe schermen, onder andere aanpassingen in de midoffice en nieuwe specifieke berichten. De genoemde knelpunten met betrekking tot de werkprocessen en die van de techniek worden hiermee niet opgelost.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 15 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

5. Rode Loper Studielink 5.1

Ervaringen van de werkgroep

Tussen maart en juli 2011 heeft onder leiding van de projectgroep Rode Loper Studielink een vijftal workshops plaatsgevonden met medewerkers van instellingen die betrokken zijn bij internationalisering. Tijdens deze workshops hebben ruim veertig vertegenwoordigers van international offices, studentenadministraties en marketing- en communicatiedeskundigen van ongeveer vijfentwintig instellingen met elkaar gesproken over hoe de processen nu worden afgehandeld, waar verschillen en overeenkomsten tussen de instellingen zitten en hoe wij in Nederland de processen kunnen stroomlijnen. 5.2

Processchets Internationale Studenten

De eerste opdracht die de werkgroep heeft gekregen is te onderzoeken of onderstaande vraag positief beantwoord kan worden. En zo ja, hoe ziet dat generieke proces er dan uit. 

Kunnen we voor Nederland één generiek procesmodel opstellen die het aanmelden inschrijfproces van internationale studenten optimaal ondersteunt? 6

De werkgroep heeft hierbij gebruik gemaakt van de basis die hiervoor in het NAP-ISO project is gelegd. NAP-ISO heeft de activiteiten of processtappen verdeeld in een viertal clusters. Het betreft:    

To To To To

apply (aanmelden); admit (toelaten); prepare residence (voorbereiden verblijf in Nederland); arrive and start up (aankomst in Nederland)

Tijdens de vijf workshops heeft de werkgroep aan de hand van bovenstaande clusters de onderliggende processtappen verder ingevuld. De projectgroep heeft op basis van deze input per cluster een generiek procesmodel uitgewerkt. De uitwerkingen zijn steeds tijdens volgende workshops gepresenteerd aan de werkgroep en getoetst op juistheid en volledigheid. Het resultaat van NAP-ISO is door de projectgroep gebruikt om het projectmodel waar nodig aan te vullen. Als startpunt voor het generieke procesontwerp is de internationale student gekozen. De internationale student staat centraal en de processen zijn zoveel als mogelijk rondom hem georganiseerd. Het model is zo opgezet dat er verschillende processtappen naast elkaar kunnen worden uitgevoerd. Er hoeft niet meer gewacht te worden met het starten van een volgende stap als “voorgaande” nog niet volledig is afgehandeld. In het onderdeel waar de verblijfsvergunning van de student wordt aangevraagd is rekening gehouden met Modern Migratiebeleid. Met de implementatie van Modern Migratiebeleid krijgt de onderwijsinstelling meer bevoegdheden binnen procedure waarin de verblijfsvergunning voor de internationale student wordt geregeld. In het generieke procesmodel zijn ook processtappen opgenomen die het huidige Studielink niet ondersteunt. Het betreft hier onder meer de aanvraag voor (tijdelijke) huisvesting, de gezondheidsverklaring en de activiteiten die nodig zijn om de internationale student tijdens de aankomt in Nederland te ondersteunen. De uitwerking van het generieke procesmodel is als bijlage bij dit rapport opgenomen. Tijdens de laatste workshop is getoetst of het volledige procesmodel (de vier clusters samen) voldoende gericht is op het ondersteunen van het proces van de student. Op basis hiervan zijn in het eerder ontwikkelde procesmodel enkele aanpassingen doorgevoerd. Op deze manier is een generiek procesmodel ontstaan waarin de in Rode Loper deelnemende instellingen zich goed kunnen vinden. Bovenstaande geeft een positief antwoord op de gestelde vraag. Er is voor Nederland een generiek procesmodel opgesteld dat de toelatings- en

6

Zandveld, P. (2010). Gewenste applicatie architectuur, intake buitenlandse studenten. Leiden: NAP-ISO.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 16 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

inschrijfprocessen van internationale studenten ondersteunt. Het project Rode Loper Studielink heeft hierover in de werkgroep Rode Loper Studielink op hoofdlijnen overeenstemming bereikt. 5.3

Functionele beschrijving en user stories

Tijdens workshops is ook gewerkt aan functionele eisen voor een versie van Studielink die het proces van de internationale student ondersteunt. In de workshops is getoetst en vastgesteld dat de beschrijving voldoende aansluit bij het procesmodel. De beschrijving is als bijlage opgenomen. Deze beschrijving in combinatie met de zogenaamde „user stories‟ (globale uitwerking van eisenen wensen voor het nieuwe systeem) geeft voor een belangrijk deel positief antwoord op onderstaande vraag: 

Kunnen we een zodanig procesmodel vertalen naar generieke eisen en wensen voor Studielink?

De projectgroep is hierin geslaagd. De projectgroep heeft de beschrijving uitgewerkt in een aantal globale user stories. Deze user stories dienen als de basis voor de (verdere) ontwikkeling van Rode Loper Studielink. Bij de start van het vervolgproject (fase 2) is aan de nieuwe projecten werkgroep de opdracht om de user stories te prioriteren en verder uit te werken. De globale user stories zijn als bijlage bij deze rapportage opgenomen. 5.4

Prototype Rode Loper Studielink

Op basis van het procesmodel, de beschrijving en de user stories heeft de projectgroep een prototype van het gewenste systeem laten ontwikkelen. Bij de ontwikkeling van het prototype is rekening gehouden met lopende ontwikkelingen zoals de nieuwe frontoffice van Studielink. Een prototype is geen werkend systeem maar slechts een voorbeeld van “hoe het eruit zou kunnen komen te zien”. De projectgroep heeft er voor gekozen de functionaliteit voor het prototype uit het cluster To admit verder uit te laten werken. Bij de ontwikkeling van het prototype is gebruik gemaakt van het concept zaakgericht werken. Het prototype is tijdens SISLink 2011 gedemonstreerd en is daar positief ontvangen. Het project is er in geslaagd om een voorbeeld-applicatie te ontwikkelen die voldoet aan de eisen die de werkgroep Rode Loper Studielink stelde. De gekozen oplossing voor Rode Loper Studielink kent een frontoffice die in lijn is met de huidige ontwikkelingen binnen Studielink. Hier worden door middel van statusoverzichten de studentprocessen optimaal ondersteund. De student heeft steeds goed inzicht in de status van wat hij moet doen en van de activiteiten die bijvoorbeeld de instelling verricht. De midoffice ondersteunt optimaal de werkprocessen aan de kant van de instelling. Deze werkprocessen zijn per instelling configureerbaar. Hiermee heeft het project laten zien dat er een oplossing mogelijk is die door middel van het inzetten van generieke functionaliteit, maatwerk aan de kant van de instelling mogelijk maakt. In de midoffice wordt het „dossier‟ van de student bijgehouden. Mutaties worden direct bijgewerkt. De functionaliteit rondom To admit is uitgewerkt in het prototype. De frontoffice is zo opgezet dat het de (aspirant) student optimaal accommodeert. Hij heeft steeds inzicht in de status van de acties die hij of de een andere partij in de keten uitvoert of nog moet uitvoeren. Omdat het prototype gebaseerd is op zaakgericht werken is ook goed zichtbaar dat meerdere partijen tegelijkertijd aan het dossier van de student kunnen werken. Betrokkenen zijn het er over eens dat wanneer functionaliteit op deze wijze in Studielink wordt geïmplementeerd instellingen veel efficiencywinst kunnen behalen en zij (aspirant) studenten beter kunnen accommoderen bij de aanmelding en toelating tot de opleiding. Een werkende koppeling met een SIS, de IND en de Nuffic viel buiten de scope van het prototype. Koppelingen met andere systemen zoals bovenstaande zijn uiteraard mogelijk. De voorgestelde optie is om het koppelvlak tussen Studielink en het SIS van de instelling (KVA) hierop aan te passen en via een beperkt aantal nieuwe berichten gegevens met het SIS uit te wisselen. Instellingen kunnen desgewenst op ieder moment het eigen SIS bijwerken met de laatste versie van het dossier. Instellingen kunnen er ook voor kiezen om alleen het dossier van een aspirant student naar het SIS over te halen als deze zich daadwerkelijk inschrijft. Koppelingen met het nieuwe systeem van de IND (Indigo) en de Nuffic zijn voor Rode Loper Studielink erg belangrijk. Een koppeling met beide organisaties levert een meer dan evenredige bijdrage aan het efficiënt en doelmatig maken de verschillende werken studentprocessen.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 17 van 31


5.5

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Business case

De projectgroep Rode Loper heeft onderzoek gedaan naar de kosten en opbrengsten van een mogelijk te realiseren oplossing in Studielink en deze in een uitgebreide business case verwerkt. In deze paragraaf zijn de highlights ervan weergegeven. De volledige business case en het achterliggende rekenmodel is als bijlage bij dit rapport opgenomen. In de business case is een aantal randvoorwaarden en uitgangspunten geformuleerd. De realisatie van de realisatie draagt positief bij aan de verwachtte opbrengst van Rode Loper Studielink. De belangrijkste randvoorwaarden en uitgangspunten voor de business case staan hieronder opgesomd:      

Het aangepaste Studielink moet de studentprocessen optimaal ondersteunen; Studielink kiest voor “zaakgericht werken” als onderliggende architectuur; Er wordt een goedwerkende koppeling met de IND (verblijfsvergunning) en de Nuffic (diplomawaardering) gerealiseerd; Functionele aanpassingen aan SIS‟en zijn gering; De meeste instellingen met internationale studenten doen mee; Het aantal internationale studenten verdubbelt wereldwijd in de komende zeven jaar.

Naast de uitgangspunten zijn de kosten en opbrengsten van Rode Loper Studielink in de business case uitgewerkt. In deze paragraaf is hiervan een korte samenvatting opgenomen.  Kosten De kosten voor de realisatie van Rode Loper Studielink vallen uiteen in kosten die gemaakt worden door de Stichting Studielink, de instelling(en) en de SIS-Leveranciers. De kosten voor de ontwikkeling, het testen en de (technische)implementatie zijn door de leverancier nauwkeurig geschat. Deze schatting is aan de hand van het vastgestelde procesmodel, de globale user stories en de ervaring die is opgedaan tijdens de ontwikkeling van het prototype tot stand gekomen. Deze kosten bedragen naar schatting eenmalig € 1.6 miljoen. Dit geldt ook voor de kosten die SIS-Leveranciers moeten maken voor de nodige aanpassing aan het koppelvlak en gegevensuitwisseling tussen Studielink en het SIS en het testen ervan. Wij gaan er van uit dat de verwachtte aanpassing aan het koppelvlak per SIS gemiddeld € 100K bedraagt. Bij het bepalen van de kosten die de instelling maken voor het doorvoeren van proces- en organisatie-aanpassingen is uitgegaan van eerdere ervaringen van de projectgroep. Er zijn hierbij grote verschillen tussen instellingen te verwachten. Gemiddeld bedragen de kosten eenmalig ongeveer € 37,5K (out of pocket) per instelling.  Opbrengsten De opbrengst van Rode Loper Studielink is in de business case onderverdeeld in kwantitatief en kwalitatief deel. Voor het kwantitatieve deel is een rekenmodel ontwikkeld. Dit model is tot stand gekomen na diverse interviews bij instellingen over verwachtte opbrengst bij procesverbeteringen die Rode Loper Studielink mogelijk zal maken. Het model gaat er vanuit dat de maximale opbrengst pas na drie jaar volledig gerealiseerd wordt. Ook houdt het model rekening met de eerder geschetste stijging van het aantal internationale studenten wereldwijd. De kwantitatieve opbrengsten zijn onderverdeeld in „one size fits all‟, in „efficiency voordelen‟ en in „samen sterker‟. Bij het eerste punt worden besparingen gerealiseerd omdat kosten voor eigen ontwikkelingen, beheer en onderhoud van maatwerk niet meer gemaakt hoeven te worden. Bij „efficiency voordelen‟ gaat het model er vanuit dat Rode Loper Studielink het mogelijk maakt het proces efficiënter en de organisatie doelmatiger bij de instellingen in te richten. Bij het laatste punt „samen sterker‟ gaan wij er vanuit extra besparingen te kunnen behaald omdat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd die voor individuele instellingen te kostbaar of niet realiseerbaar zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan een koppeling met de informatiesystemen van partijen als de IND, de Nuffic, IELTS en TOEFL.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 18 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

In het model zijn drie scenario‟s doorgerekend. In het meest gunstige scenario besparen de gezamenlijke instellingen vanaf 2016 ongeveer € 2,6 miljoen per jaar. Het minst gunstige scenario komt uit op een besparing van ongeveer € 1,7 miljoen per jaar vanaf 2016. Gemiddeld komt de verwachtte gezamenlijke besparing uit op € 2,5 miljoen per jaar. Uitgedrukt in formatieplaatsen is dit een besparing van gemiddeld 1,5 fte per instelling (bij de dertig instellingen met de meeste internationale studenten). Naast kwantitatieve aspecten wordt in de business case ook een toelichting gegeven op een aantal kwalitatieve verbeteringen. Deze staan hieronder opgesomd:    

Nederland presenteert zich op eenduidige wijze als kennisland; Het verminderen van het aantal loketten waarmee de aspirant student wordt geconfronteerd bij aanmelding en inschrijving voor een opleiding in Nederland; Het door de instelling en student beter kunnen monitoren van (de status van) de toelating en inschrijving; Beter in staat te communiceren over procesinformatie met aspirant student en ketenpartners binnen en buiten de instelling. Hierbij is vooral ook van belang dat student adequaat geïnformeerd wordt over de status van de verblijfsvergunning.

De business case Rode Loper Studielink laat zien dat de benodigde investering voor aanpassingen in Studielink in drie jaar terugverdiend worden door het realiseren van efficiencyvoordelen na de implementatie van Rode Loper Studielink bij de instellingen. Kostenverdeling Naar verwachting profiteren niet alle hogescholen en universiteiten evenredig veel van de gevraagde investering. Het aantal internationale studenten per instelling loopt namelijk sterk uit een. Er zijn instellingen met (relatief) veel internationale studenten zoals de Universiteit Maastricht, de Rijksuniversiteit Groningen en de Gerrit Rietveld Academie, maar er is ook een aantal instellingen met weinig of geen zoals de kleine Pabo ‟s en de Theologische Universiteiten. Overigens zullen wel alle studenten en instellingen profiteren van het zaakgericht werken dat met Studielink Rode Loper wordt geïntroduceerd. Er zijn meerdere kostenverdeelmodellen denkbaar. Bij de verdeling kan bijvoorbeeld (deels) worden uitgegaan van het aantal ingeschreven internationale studenten per instelling of het percentage ervan ten opzichte van het totaal aantal inschreven studenten bij die instelling. Er kan breder worden gekeken naar bijvoorbeeld bijzondere doelgroepen, zoals kunstvak- en masterstudenten, die ook profiteren van deze ontwikkeling. Of een combinatie van deze grootheden. Stichting Studielink zal het ministerie van OCW vragen een bijdrage te leveren aan de innovatie die Rode Loper Studielink nastreeft. Daarbij zijn drie scenario‟s denkbaar voor de realisatie van fase 2, de ontwikkeling van Rode Loper Studielink: 

scenario 1 - OCW subsidieert fase 2 Het doel van het programma Rode Loper is om Nederland aantrekkelijker te maken voor internationale studenten. Vanuit deze breed onderschreven doelstelling zullen we het ministerie van OCW en wellicht ook het ministerie van BZK vragen om subsidie.



scenario 2 - de onderwijsinstellingen financieren fase 2 Daarbij is het van belang dat de win-winsituatie voor alle onderwijsinstellingen inzichtelijk gemaakt wordt. Als het hoger onderwijs de ontwikkeling van Rode Loper Studielink financiert, zijn er twee opties: financiering door alle instellingen òf modulair inkopen per onderwijsinstelling op basis van (relatieve) aantallen internationale studenten. Hierbij moet in acht worden genomen dat het gehele hoger onderwijs profiteert van het in te voeren zaakgericht werken, dus wellicht dat een mengvorm mogelijk is: alle instellingen een lagere basisbijdrage en een aanvullende bijdrage gekoppeld aan het aantal internationale studenten.



scenario 3 - 50% subsidie van OCW en 50% financiering door het hoger onderwijs Dit scenario gaat uit van een bijdrage van de overheid gecombineerd met financiering door de

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 19 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

hogescholen en universiteiten. In het aandeel van het hoger onderwijs is wederom een keuze mogelijk tussen volledige betaling door de universiteiten en hogescholen (ongeveer de helft van het hoger onderwijs) die direct belang hebben bij de voorgestelde verbeteringen in Studielink, financiering door alle instellingen om een mengvorm als bij scenario 2 beschreven. Zodra op hoofdlijnen bestuurlijke conclusies zijn getrokken, kan een preciezer kosten-verdeelmodel over de instellingen worden uitgewerkt.

5.6

Reacties van internationale studenten

Een aantal projecgroepleden heeft het ontwikkelde prototype besproken met internationale studenten van de eigen instelling. De reacties waren overwegend positief. Studenten vonden het wel lastig zich een beeld te vormen van de volledige functionaliteit. Deze is immers nog niet ontwikkeld. Voor het vervolg van het project adviseert de projectgroep actief internationale studenten te betrekken.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 20 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

6. Consequenties Op de eerste twee vragen uit de probleemstelling heeft het project Rode Loper Studielink een positief antwoord gevonden. De derde en laatste probleemstelling betreft het in kaart brengen van de consequenties voor partijen die nu bij Studielink samenwerken. De derde onderzoeksvraag uit hoofdstuk 2 luidt: 

Wat betekent een dergelijke generieke oplossing in Studielink voor de instellingen en wat zijn de consequenties voor in gebruik zijn de SIS‟en?

Het project Rode Loper Studielink heeft geprobeerd hierop in dit hoofdstuk een antwoord op te formuleren. 6.1

Consequenties voor Studielink

De projectgroep Rode Loper Studielink adviseert Studielink uit te breiden met een verbeterd midoffice en een nieuwe frontoffice die het mogelijk maken internationale studenten op effectieve wijze te ondersteunen. De projectgroep Rode Loper Studielink adviseert hierbij aan te sluiten. Voor het stabieler maken van Studielink en het verlagen van ontwikkelen onderhoudskosten is er in het aanbestedingstraject in 2009 voor gekozen om (op termijn) het zogenaamde zaakgericht werken te implementeren. De projectgroep adviseert om dit bij de realisatie van de functionaliteit voor internationale studenten in Studielink toe te passen.  Gefaseerde invoer Zaakgericht werken kan naast de bijzondere doelgroepen zoals internationale studenten ook worden toegepast voor reguliere bachelor studenten. De projectgroep adviseert de aanpassingen in de midoffice gefaseerd door te voeren. Doe eerst goede ervaring op met zaakgericht werken voor internationale studenten en maak op basis van die bevindingen een afweging om het per doelgroep toe te passen bij andere doelgroepen binnen Studielink. In onderstaande afbeelding is de gewenste architectuur weergegeven. Aan de linkerzijde is de nieuwe frontoffice afgebeeld, modulair opgebouwd en alleen de onderdelen die voor de desbetreffende doelgroep/student van toepassing zijn, worden getoond. Aan de rechterzijde zijn de informatiesystemen van de ketenpartners en instellingen weergegeven waarmee Studielink gegevens uitwisselt. Studielink wisselt deze gegevens via de bestaande (open source) broker volgens het principe van het zogenaamde dubbele koppelvlak uit. De midoffice is in deze architectuur vervangen door een standaard zaaksysteem.

Figuur 1 - Architectuur Rode Loper Studielink

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 21 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

 Midoffice De consequentie hiervan voor Studielink is dat er een nieuwe midoffice ingericht en geïmplementeerd moet worden. Het ontwikkelde prototype is gebaseerd op het concept zaakgericht werken. Studielink zal moeten bepalen of zij bij de realisatie van de functionaliteit ook hiervan gebruik wil maken. Op basis van de goede ervaringen van zowel projectgroep als Chronotech adviseren wij de mogelijkheden van zaakgericht werken verder te onderzoeken. Deze oplossing biedt voldoende flexibiliteit voor de instellingen, voor het inrichten van de voor hun specifieke werkprocessen. Deze flexibiliteit draagt bij aan kostenreductie en efficiëntere werkprocessen bij de instellingen.  Frontoffice Naast de verbeterde midoffice zal ook een nieuwe frontoffice moeten worden gerealiseerd. Het prototype is gebaseerd op de nieuwe frontoffice van Studielink zoals deze eind 2011 in productie zal worden genomen. Het spreekt voor zich dat bij de realisatie van de Rode Loper frontoffice bij deze ontwikkelingen wordt aangesloten. De beoogde frontoffice is modulair opgebouwd en biedt voldoende flexibiliteit om de verschillende type internationale studenten effectief te ondersteunen.  Koppelvlak en broker Voor de communicatie met de instellingen kan het huidige berichtenverkeer worden toegepast. Omdat er ook nieuwe gegevens worden uitgewisseld is een koppelvlakaanpassing noodzakelijk. Zoals het er nu naar uit ziet, zijn er slechts een beperkt aantal nieuwe berichten nodig. Het betreft een bericht voorzien van „het volledige dossier‟ van de aspirant student opgevraagd door het SIS en een bericht met dezelfde gegevens vanuit het SIS gepusht naar de nieuwe midoffice.  Koppelingen met nieuwe ketenpartners De IND en de Nuffic en op termijn wellicht TOEFL en IELTS zijn ketenpartners waarmee binnen Rode Loper Studielink geautomatiseerd gegevens uitgewisseld moeten gaan worden. Vooral de koppeling met de IND (verblijfsvergunning) en de Nuffic (diplomawaardering) beschouwen de instellingen als zeer waardevol. 6.2

Consequenties voor de instellingen

IBIS geeft voor een belangrijk deel antwoord op de vraag wat de consequentie is voor instellingen van de implementatie van deze functionaliteit binnen Studielink. Door gebruikt te maken van standaard bouwstenen kan iedere instelling haar eigen intakeproces vormgeven. Deze flexibele procesinrichting maakt het voor instellingen mogelijk maatwerk te leveren in het intakeproces voor specifieke doelgroepen zoals internationale studenten. Eén van de consequenties voor instellingen is dat de taken rondom het inrichten ervan moeten worden belegd in de organisatie. Het ligt voor de hand om de verantwoordelijkheid voor deze taken te beleggen bij de instellingsbeheerder, zoals Studielink die kent en die ook nu al verantwoordelijk is voor de huidige instelling specifieke configuratie van Studielink. De nieuwe midoffice van Studielink biedt de instelling ruime mogelijkheden om procesondersteuning op maat in te richten en optimaal gebruik te maken van de nieuwe functionaliteit die het biedt. Instellingen kunnen er ook voor kiezen om de processen zoveel als mogelijk binnen het huidige SIS af te handelen. Zo ontstaat er een minimale en een maximale (keuze)variant. De instelling maakt uiteindelijk zelf de keuze voor een van beide of een gemixte variant. De keuze zal ook voor een belangrijk deel bepaald worden door het SIS dat de instelling in gebruik heeft. Biedt het SIS veel functionaliteit ter ondersteuning van de intake van internationale studenten en heeft de instelling de processen hiervan op orde dan ligt het meer voor de hand te kiezen voor een minimale variant. Een andere categorie instellingen zal ervoor kiezen zoveel als mogelijk binnen de midoffice af te handelen alvorens het volledige dossier overgehaald wordt van Studielink naar het SIS van de instelling. Voor het realiseren van beoogde efficiency- en kostenvoordelen is het van belang om zoveel als mogelijk te streven naar standaardisatie van de ondersteunende processen. Naast standaardisatie van het proces moet ook voldoende aandacht zijn voor het kunnen leveren van maatwerk door instellingen aan (specifieke doelgroepen van) internationale studenten. Er moet worden gekozen voor een oplossing die het voor instellingen beide mogelijk maakt. Voor eenduidigheid en het efficiënt kunnen afhandelen van aanvragen zal het systeem modulair worden opgezet. Door

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 22 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

7

modularisatie kan maatwerk worden geboden door Studielink aan de instelling en door de instelling aan de (aspirant) student. De instellingen kiest welke onderdelen (modulen) van het systeem er gebruikt moeten worden en bepaald in feite zelf de mate waarin zij gebruik maakt van standaardprocessen. Als bijvoorbeeld subprocessen „huisvesting‟ en „verzekeren‟ niet tot de dienstverlening van de desbetreffende instelling behoren dan worden deze onderdelen bij deze instelling uitgezet. De (aspirant) student die zich bij deze instelling aanmeldt, krijgt deze onderdelen tijdens het proces niet te zien. Alle gegevens over de aanmelding, toelating en huisvesting van de internationale student staan overzichtelijk bij elkaar en tevens is inzichtelijk of de internationale student zich ook elders in Nederland heeft aangemeld. Daarnaast biedt deze modulaire opzet instellingen de mogelijkheid om maatwerk aan verschillende doelgroepen studenten te leveren. Bij een (aspirant) student waarvoor bijvoorbeeld geen verblijfsvergunning of tbc-verklaring hoeft te worden aangevraagd, krijgt de desbetreffende onderdelen tijdens de aanvraag niet te zien. Als slechts voor een bepaalde subgroep van studenten huisvesting geregeld moet worden, kan het systeem zo geconfigureerd worden dat alleen deze groep langs de desbetreffende onderdelen van het systeem wordt geleid. De implementatie van de functionaliteit zal in een aantal gevallen ook leiden tot procesaanpassingen bij de instellingen. Een nieuw (flexibel) informatiesysteem stelt instellingen in staat om ook een efficiencyslag te maken. Dit betekent voor medewerkers en afdelingen in een aantal gevallen een nieuwe manier van werken. Bij een keuze voor meer zaakgericht werken stelt het de bij het proces betrokken partijen (binnen en buiten de instelling) in staat om gelijktijdig aan het dossier van de (aspirant) student te werken. Dit vraagt om een implementatie-inspanning aan de kant van de instelling waarbij de werkprocessen worden aangepast en medewerkers leren omgaan met de nieuwe manier van werken. Wanneer instellingen voor de maximale variant kiezen vergt dat een grotere implementatie-inspanning die resulteert in hogere efficiencywinst. 6.3

Consequenties voor SIS’en

Studielink stelt met de realisatie van de functionaliteit voor internationale studenten en andere bijzondere doelgroepen steeds meer functionaliteit aan instellingen ter beschikking die het aanmelden inschrijfproces ondersteunen. Dit past binnen de gedachte dat instellingen vanuit efficiency- en doelmatigheidsoogpunt steeds vaker kiezen voor gemeenschappelijk oplossingen. De realisatie van Studielink in 2007 en de toekomstige ondersteuning van BRON-HO zijn hiervan sprekende voorbeelden. Op termijn ligt het dus minder voor de hand dat bijvoorbeeld bij wetswijzigingen en/of structuuraanpassingen zoals BRON-HO, Modern Migratiebeleid, maatregel langstudeerders, enz. hiervoor aanpassingen in alle vijftien SIS‟en worden doorgevoerd. Dat is te kostbaar. Daarnaast zal het wanneer Studielink-processen rondom toelating en inschrijving van bijzondere doelgroepen als internationale studenten ondersteund niet meer nodig zijn om op meerdere plaatsen koppelingen te realiseren met andere ketenpartners als de IND en de Nuffic. Naast bovengenoemde minder grijpbare consequenties voor SIS‟en is er bij de realisatie van de gewenste functionaliteit een beperkt aantal aanpassingen noodzakelijk. In de vorige paragraaf is aangegeven dat er een koppelvlakwijziging noodzakelijk is. Deze koppelvlakwijziging heeft consequenties voor het SIS, wil de instelling gegevens met Studielink blijven kunnen uitwisselen. Het streven is om in de midoffice het dossier van de aspirant student een centrale plaats te geven. Het dossier kan te allen tijde worden overgehaald naar het SIS om daar opgeslagen en/of verder bewerkt te worden. Aanpassingen die door de instelling zijn doorgevoerd, moeten ook weer worden bijgewerkt in de midoffice. Hiervoor is een beperkt aantal nieuwe berichten nodig. Een voor van de midoffice naar het SIS en een voor de weg terug. Omdat de werkwijze per instelling sterk verschilt, evenals de wijze waarop het SIS wordt ingezet, is het belangrijk dat instellingen zelf kunnen bepalen op welk moment zij gegevens die in de nieuwe midoffice zijn opgeslagen naar het SIS importeren. Deze oplossingsrichting leidt tot de variant met de minst grote aanpassingen binnen SIS‟en. Het biedt ruimte en mogelijkheden aan instellingen om gefaseerd naar de generieke oplossing te groeien.

7

Modulen kunnen los van elkaar maar ook in samenhang met elkaar worden gebruikt.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 23 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Afhankelijk van welke van de „nieuwe Rode Loper processen‟ (processen ten behoeve van de toelating en inschrijving van de internationale student) de instelling (ook) met het SIS wil (blijven) ondersteunen, zijn in het SIS ook functionele aanpassingen nodig. De mogelijkheid om – een deel van – de procesgang naar eigen behoefte in te richten maakt een meer flexibele inzet van Studielink door de instellingen mogelijk. De instelling kan kiezen welke taken en processen binnen het SIS en/of wel via de nieuwe midoffice worden uitgevoerd.

Figuur 2 – Mogelijke toekomstige architectuur Studielink

Een alternatief, wellicht meer toekomstbestendig scenario is wanneer zoals in bovenstaande figuur is weergegeven zaakgericht werken ook in SIS‟en gehanteerd wordt. Het huidige, kwetsbare berichtenverkeer wordt in dat scenario voor Studielink volledig vervangen door het uitwisselen van studentendossiers. Dit is binnen de opdracht van de projectgroep niet verder onderzocht en wij adviseren Studielink dit op termijn verder uit te werken. Bij Chronotech is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om meer inschrijffunctionaliteit (8) in de midoffice onder te brengen. Ook hierop gaan wij nu niet verder in en adviseren wij Studielink de mogelijkheden verder te onderzoeken. Het is natuurlijk primair aan de SIS-leverancier en de instellingen om te bepalen welke functionaliteit in het SIS wordt gerealiseerd en welke processen deze hiermee ondersteund.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 24 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

7. Planning Fase 2, realisatie en uitrol 7.1

Het kan en moet veel beter

Eerdere onderzoeken van Studielink, instellingen en de studies die de Nuffic heeft uitgevoerd rondom ditzelfde thema hebben een gemeenschappelijke conclusie: “het kan en moet veel beter”. Fase 1 van Rode Loper Studielink heeft aangetoond dat realisatie van de gewenste oplossing bij de deelnemende instellingen op voldoende draagvlak kan rekenen.. Tijdens SISLink 2011 en tijdens de presentatie van het prototype Rode Loper Studielink in de werkgroep ging het niet meer over wat nodig is om de internationale student te ondersteunen en hoe we die processen in goede banen kunnen, maar over het „wanneer‟. De realisatie van de gewenste functionaliteit is voor een belangrijk deel afhankelijk van de huidige releaseplanning van Studielink. In onderstaande paragraaf is weergegeven waar „het opstarten‟, „de bouw en ontwikkeling‟, „het testen‟ en ‟de implementatie‟ past binnen de nu voorziene releaseplanning van Studielink. 7.2

Releaseplanning Studielink

Voor de komende anderhalf jaar staat de uitrol van een aantal belangrijke releases gepland. In oktober 2011 wordt de nieuwe open source broker in gebruik genomen, in januari 2012 staat de nieuwe frontoffice gepland en begin april 2012 zal Studielink versie SL4.2 met een koppelvlak aanpassing in productie gaan. Voor april 2012 staat de oplevering van de (definitieve) testversie van de zogenaamde BRON-HO-aanpassingen gepland. De oplevering en de implementatie van deze releases kost de ketenpartners veel tijd een aandacht. De BRON-HO-aanpassing zal na een grondig testtraject met Studielink versie SL5.0 in april 2013 in productie worden genomen. 7.3

Planning realisatie en implementatie Rode Loper Studielink

Fase 1 van Rode Loper Studielink wordt afgesloten met dit rapport en de presentatie ervan op 6 oktober 2011 tijdens de miniconferentie Rode Loper in Utrecht. In het najaar 2011 staat bij de stakeholders (bestuur van de Stichting Studielink, de koepels en OCW) nadere besluitvorming over dit onderwerp geagendeerd. Met Studielink en Chronotech is gekeken naar bovenstaande planning en naar wanneer de realisatie van functionaliteit voor internationale studenten hierin het beste past. Wij adviseren op basis hiervan de realisatie van deze functionaliteit, een voor deze doelgroep aangepaste frontoffice, een zaaksysteem, een koppeling met de backoffice systemen (Student Informatie Systemen) en een koppeling met de IND en de Nuffic parallel met Studielink versie SL5.0 te plannen. De implementatie van de gewenste functionaliteit voor internationale studenten past in de lijn van Stichting Studielink om met SL5.0, Studielink meer geschikt te maken voor bijzondere doelgroepen en de wijze waarop wij in Nederland omgaan met reguliere bachelor-studenten. Studielink heeft goede ervaring met realisatie van nieuwe versies door middel van scrum/agile techniek. Wij adviseren deze techniek bij de realisatie van deze functionaliteit ook toe te passen. Dit zorgt voor grote betrokkenheid vanuit de instellingen en vergroot het commitment voor het eindresultaat. Plan in december 2011/januari 2012 tijd voor het opstellen van een projectplan en het inrichten van de projectorganisatie. Betrek zoveel als mogelijk medewerkers vanuit de instellingen die ook betrokken waren in de project- of werkgroep in fase 1. Organiseer vanaf februari 2012 scrumbijeenkomsten met de werkgroep en start vanaf begin april 2012 met het ontwikkelen van de nieuwe functionaliteit. In de tweede helft van 2012 kunnen (keten)testen worden gepland en uitgevoerd. Vanaf oktober 2012 kunnen SIS-leveranciers en instellingen zich voorbereiden op de implementatie en testen van de nieuwe functionaliteit. Het kan dan begin april 2013, samen met SL5.0 beheerst in productie worden genomen.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 25 van 31


7.4

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Rode Loper maakt Studielink beter voor specifieke doelgroepen

Studielink kan besluiten naast de gewenste functionaliteit voor internationale studenten ook andere specifieke bijzondere doelgroepen te implementeren. De voorgestelde techniek maakt dit bij uitstek mogelijk. Het levert Studielink een kostenvoordeel op wanneer het nieuwe project naast de functionaliteit voor internationale studenten, de applicatie ook beter geschikt maakt voor de ondersteuning van het aanmelden inschrijfproces van onder andere kunstvak- en masterstudenten. Wij adviseren Studielink hierover op korte termijn een besluit te nemen.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 26 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

8. Conclusies en aanbevelingen 8.1

Conclusie

Fase 1 van Rode Loper Studielink geeft antwoord op de in de probleemstelling gestelde vragen. De eerste twee vragen kunnen zondermeer positief worden beantwoord. 

Kunnen we voor Nederland één generiek procesmodel opstellen die het toelatings- en inschrijfproces van internationale studenten optimaal ondersteunt?

De projecten werkgroep Rode Loper Studielink hebben hier gedurende het eerste half jaar van 2011 gezamenlijk aan gewerkt. Het generieke procesmodel is als bijlage bij dit rapport opgenomen. Het resultaat is getoetst aan de werkgroep. Er is hier in grote mate in de werkgroep Rode Loper Studielink overeenstemming over bereikt. 

Kunnen we een zodanig procesmodel vertalen naar generieke eisen en wensen voor Studielink?

De projectgroep heeft het procesmodel uitgewerkt in een globale functionele beschrijving en heeft globale user stories opgesteld. Op basis hiervan is een prototype van een versie van Studielink gebouwd die de beschreven processen optimaal zal ondersteunen. De globale functionele beschrijving en globale user stories zijn als bijlage bij dit rapport opgenomen. In hoofdstuk 6 zijn de consequenties voor Studielink, de instellingen en de SIS‟en beschreven. Hier wordt antwoord gegeven op de derde en laatste vraag: 

Wat betekent een zodanige generieke oplossing in Studielink voor de instellingen en wat zijn de consequenties voor in gebruik zijn de SIS‟en?

Wat het project betreft, zijn de consequenties goed ingeschat en voor alle partijen hanteerbaar. Temeer ook omdat er voor zowel instellingen als SIS-leveranciers door de voorgestelde flexibiliteit verschillende oplossingsrichtingen mogelijk zijn. Rode Loper Studielink is een realiseerbare mogelijkheid die huidige knelpunten bij de afwikkeling van de administratieve processen voor een belangrijk deel oplost. Binnen het project is commitment over de oplossingsrichting, de in de projecten werkgroep participerende functionarissen zijn tevreden over het resultaat in de vorm van procesontwerp en prototype. Tijdens zowel SISLink 2011 in juni 2011 als de laatste werkgroepbijeenkomst, een week later waren de betrokkenen het er over eens dat het er moet komen. Wanneer de desbetreffende functionaliteit parallel met Studielink SL5.0 wordt ontwikkeld en per april 2013 in productie wordt genomen, hebben instellingen en SIS-leveranciers voldoende de tijd om zich hierop voor te bereiden. De business case laat zien dat naast een grote kwaliteitsverbetering van systeem, proces enzovoorts de investering in ongeveer drie jaar wordt terugverdiend. Zodra op hoofdlijnen bestuurlijke conclusies zijn getrokken kan ook een kosten-verdeelmodel over de instellingen worden uitgewerkt. Wat de projecten werkgroep betreft, is nu het moment om met Rode Loper Studielink door te pakken.

8.2    

Aanbevelingen Ontwikkel en implementeer functionaliteit ten behoeve van de ondersteuning van de administratieve processen van internationale studenten conform het projectresultaat uit fase 1. Kies voor zaakgericht werken als toekomstvaste architectuur voor Studielink. Pas de nieuwe architectuur toe voor de ontwikkeling van Rode Loper Studielink en doe er ervaring mee op voor de implementatie van reguliere bachelor-student in Studielink.; Start een project (Rode Loper fase 2) waarbij de realisatie van Rode Loper Studielink ter hand wordt genomen.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 27 van 31


  

Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Kies voor scrum/agile als methodiek. Studielink heeft hier goede ervaring mee opgedaan bij eerdere projecten. Betrek zoveel mogelijk huidige projecten werkgroepleden die betrokken waren bij fase 1 in de realisatiefase. Betrokkenen zijn nu nog enthousiast en zitten goed in de materie. Onderzoek toekomstige ontwikkeling van zaakgericht werken binnen de instellingen.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 28 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

9. Bijlagen Bijlage 1 – Generiek processchets internationale studenten en globale user stories Bijlage 2 – Business case Rode Loper Studielink Bijlage 3 – Afbeeldingen van het ontwikkelde prototype

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 29 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Bijlage 4 – Literatuurlijst Salm, Rob van der; Chronotech. (2011). Concept Productplan Rode Loper. Oosterhout: Chronotech. Stichting Studielink. (2009). Bestuurlijk advies IBIS. Utrecht: Studielink. Stichting Studielink. (2009). Functionele beschrijving IBIS. Utrecht: Studielink. Stichting Studielink. (2011). Startdocument Rode Loper Studielink. Utrecht: Studielink. Verdonck, Klooster & Associates. (2009). Van red tape naar orange carpet. Zoetermeer: VKA. Verdonck, Klooster & Associates. (2010). Programmaplan Rode Loper. Zoetermeer: VKA. Zandveld, P. (2010). Gewenste applicatie architectuur, intake buitenlandse studenten. Leiden: NAP-ISO.

SLR 11.xxxx

Studielink, 2011

Pagina 30 van 31


Versie: 0.8 Datum: 16-09-2011

Bijlage 5 – Deelnemers en deelnemende instellingen Onderwijsinstelling ArtEZ hogeschool voor de kunsten Avans Hogeschool Avans Hogeschool Avans Hogeschool Chronotech Chronotech Chronotech De Haagse Hogeschool Delft University of Technology Fontys Hogescholen Gerrit Rietveld Academie Hanzehogeschool Hanzehogeschool Hogeschool InHolland Hogeschool Utrecht Hogeschool Utrecht Hogeschool Utrecht Hogeschool Utrecht Hogeschool Utrecht Hogeschool Utrecht Hogeschool Utrecht Hogeschool van Amsterdam Hogeschool van Amsterdam Hogeschool van Amsterdam Hogeschool van Amsterdam Hogeschool van Arnhem en Nijmegen Hogeschool van Arnhem en Nijmegen Hogeschool voor de Kunsten Utrecht Hogeschool voor de Kunsten Utrecht Hogeschool Zuyd Nuffic Radboud Universiteit Nijmegen Rijksuniversiteit Groningen Saxion Hogeschool Saxion Hogeschool Saxion Hogeschool Saxion Hogeschool Saxion Hogeschool Saxion Hogeschool Stenden Stenden Studielink Studielink Studielink Universiteit Maastricht Universiteit Maastricht Universiteit Utrecht Universiteit van Amsterdam Vrije Universiteit Amsterdam Vrije Universiteit Amsterdam Wageningen University

SLR 11.xxxx

Naam Heba Mashhour Marco Frijters Natalie Roovers Wies Vissers Peter Van Den Plas Harold Poels Monique Leijten Lieke Steijger Vincent Hendriks Elly Jacobs Brenda Klick Grietje Marrink Janine Brons Yvonne van den Berg Elma Kronemeijer Mary-Anne Dupuis Carola Kee Elly de Vries Marysia Beeken Maurits van Rozen Sandra van Beek Anne Wichers Bernard Smeenk Michael Tuguntke Sandra van der Helm Chantal Schenk Marc Rensen Fatima Boughrini Nathalie Marbus Marlies Hoen Kasia Tyrybon Femke Poort Trudeke Sanders Charlotte Bekken Cynthia Echtermeijer Ingrid Peet Karen Verschuren Sander Annink Sooyie Woo Hennie Ekhart Joop Dijkstra Désirée Schipper Ellen van Hattum Johan Drost John Beckers Werner Engels Hans van Hemert Mariana de Visser Roos Veneman Stipo Jelec Klaas de Vries

Studielink, 2011

Pagina 31 van 31

Concept Eindrapportage Rode Loper Studielink

Recommend Documents