COMPANY VERTROUWELIJK BIJLAGE 6 OFFERTE WFM-PROJECT VOLANTIS FASE 2, GEMEENTE HEUSDEN. : Surin Oedit Doebé : BS-2002-OF-101-v01

COMPANY VERTROUWELIJK BIJLAGE 6

OFFERTE WFM-PROJECT VOLANTIS FASE 2, GEMEENTE HEUSDEN

AUTEUR(S) DOCUMENTNUMMER VERSIE BRON STATUS DOCUMENTDATUM AANTAL PAGINA'S

: : : : : : :

Surin Oedit Doebé BS-2002-OF-101-v01 0.1 Atos Origin concept 5 december 2002 27

VRIJGEGEVEN DOOR

: Arie de Niet

PARAAF:

© Copyright 2002, Atos Origin Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden. Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over dit document kunt u deze richten aan Atos Origin, +31 (0)302994444

Inhoud

Atos Origin

1

Inleiding....................................................................................................5

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Doel document ................................................................................................... 5 Doelgroep en opbouw ........................................................................................ 5 Basis voor de offerte .......................................................................................... 5 Vertrouwelijkheid ................................................................................................ 5 Geldigheid .......................................................................................................... 6 Aanspreekpunt ................................................................................................... 6

2

Opdracht vanuit de gemeente Heusden...................................................7

2.1 2.2 2.3

Aanleiding........................................................................................................... 7 Stand van zaken................................................................................................. 8 Concrete vraagstelling........................................................................................ 9

3

De oplossing van Atos Origin.................................................................10

3.1 3.2 3.3 3.4

WFM-systeem voor ondersteuning van de interne processen ......................... 10 Webapplicatie................................................................................................... 11 Conversie ......................................................................................................... 12 Projectleiding.................................................................................................... 12

4

Prijzen en werkafspraken.......................................................................13

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Kostenoverzicht................................................................................................ 13 Inzetverdeling ................................................................................................... 15 Uitgangspunten en Randvoorwaarden ............................................................. 15 Plaats van de werkzaamheden en faciliteiten .................................................. 16 Wijzigingen ....................................................................................................... 16 Collectiviteit ...................................................................................................... 16 Voorwaarden .................................................................................................... 16 Bijdrage van Gemeente Heusden .................................................................... 17 Projectuitvoering............................................................................................... 17

5 december 2002

2 van 27

Management Samenvatting De vraag Gemeente Heusden heeft medio 2002 ter ondersteuning van de werkprocessen Atos Origin de opdracht gegund voor implementatie van het workflow management systeem van eiStream en integratie daarvan met het document informatiesysteem Easy Archive van Swets Farrington. De eerste fase van dit project is eind juli 2002 gestart onder de naam Volantis. In deze fase heeft het ontwikkelteam van Atos Origin met het generiek WFM-proces de fundamenten gelegd voor het op generieke wijze besturen en digitaliseren van alle gemeentelijke processen. Daarnaast is in fase 1 gestart met het ontwikkelen van een prototype van een webapplicatie voor het ontsluiten van de klantprocessen via het Internet. Concreet resultaat van de eerste fase is toepassing van het generiek WFM-systeem binnen het proces bouwaanvragen, storingmeldingen en het algemeen behandelproces (voor ondersteuning van 10 afzonderlijke processen), welke in januari 2003 worden geïmplementeerd. Om het generiek WFM-proces verder te implementeren en daadwerkelijk te kunnen ontsluiten via het digitaal loket op www.Heusden.nl, heeft Gemeente Heusden Atos Origin gevraagd om een offerte voor de volgende fase van het WFM project, Volantis fase 2. Scope De bijdrage vanuit Atos Origin voor het WFM project, Volantis fase 2 omvat: A. ondersteuning bij uitrol generiek behandelproces en ondersteuning bij applicatiebeheer m.b.t. het vanaf januari 2003 draaiende productiesysteem; B. oplevering van een productierijp WFM-systeem voor 5 specifieke werkprocessen (op basis van het generiek WFM-proces): 1. afschrift GBA 2. binnenverhuizing 3. intergemeentelijke adreswijziging 4. college-, commissie- en raadsvoorstellen 5. factuurbehandeling. C. optimalisatie van het generiek WFM-proces door middel van de volgende componenten: • integratie met huisstijl; • archivering dossierhistorie; • integratie met MS Outlook; • management informatie-functie. D. oplevering van een productierijpe webapplicatie ten behoeve van ontsluiting van de volgende processen: meldingen en bouwvergunningen; afschrift GBA; binnenverhuizing; intergemeentelijke adreswijziging.

Atos Origin

5 december 2002

3 van 27

Versie: 0.1

Company vertrouwelijk

Documentnummer: BS-2002-OF-101-v01

E. Conversie van alle dossiers uit het bestaande WFM-systeem voor bouwvergunningen naar het nieuwe WFM-systeem. F. Bijdrage aan Management of Change-traject d.m.v.: • communicatiedeskundige • trainingsexpertise. G. Projectleiding m.b.t. de Atos Origin-bijdrage. Doorlooptijd De doorlooptijd van de implementatie bedraagt 7 maanden en is afgestemd op de bijdrage en de draagkracht van de organisatie van Gemeente Heusden. Als het project op 02 januari 2003 start kan de oplevering en overdracht geschieden omstreeks 31 juli 2003. Kosten Het project wordt door Atos Origin op time/material basis aangeboden. De kosten van de implementatie worden geschat op een bedrag van € 277.399,00 In dit bedrag is de korting van 15% doorgevoerd.

4 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



1 Inleiding

1.1 Doel document Dit document is de offerte van Atos Origin Nederland B.V., hierna te noemen Atos Origin, voor de uitvoering van het WFM project fase 2 ten behoeve van Gemeente Heusden.

1.2 Doelgroep en opbouw Deze offerte beoogt medewerkers van Gemeente Heusden, die belast zijn met de evaluatie, een helder inzicht te geven in de oplossing van Atos Origin voor het WFM project. De opbouw van deze offerte is als volgt: • Hoofdstuk 2 geeft een samenvatting van de doelstellingen en vraagstelling van Gemeente Heusden. • Hoofstuk 3 werkt de oplossing uit in een plan van aanpak. • Hoofdstuk 4 bevat de prijzen en voorwaarden die gelden bij de uitvoering van deze offerte.

1.3 Basis voor de offerte De voorstellen die Atos Origin in dit document doet zijn gebaseerd op Atos Origin’s interpretatie van de eisen zoals die door Gemeente Heusden zijn verwoord in de hierna genoemde documenten en gedurende daaropvolgende discussies en uitwisseling van informatie: • [1] Offerteaanvraag van de heer Bert Jansen [Gemeente Heusden]; • [2] Offerte WFM systeem Gemeente Heusden, versie 1.0, 11.04.2002, Surin Oedit Doebé [Atos Origin]; • [3] Projectvoorstel WFM project fase 2, 04.12.2002, Ton Pijpers, {Atos Origin]; • [4] Gesprekken met Bert Jansen, Ton Pijpers en Annelies Brouwer [Atos Origin].

1.4 Vertrouwelijkheid De commerciële informatie in dit voorstel is strikt vertrouwelijk en mag door Gemeente Heusden of een van haar personeelsleden niet aan anderen openbaar gemaakt worden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf door Atos Origin. Daarnaast zal deze informatie door Gemeente Heusden niet gekopieerd of gebruikt worden voor welk doel dan ook anders

Atos Origin

5 december 2002

5 van 27

Versie: 0.1



dan de evaluatie van dit voorstel. Atos Origin zal alle informatie verstrekt door Gemeente Heusden op een zelfde wijze als strikt vertrouwelijk behandelen. Gemeente Heusden mag de commerciële informatie ter beschikking stellen aan die personeelsleden en/of externe adviseurs die hier ten behoeve van de evaluatie toegang toe moeten hebben. Gemeente Heusden zal deze personeelsleden en/of externe adviseurs van deze bepalingen op de hoogte stellen. Indien Gemeente Heusden dit document niet aanvaardt zal zij zorgen voor onmiddellijke teruggave van alle kopieën aan Atos Origin dan wel vernietiging ervan. Deze beperkingen hebben een commerciële reden en zijn geenszins bedoeld om de zakelijke afstemming tussen Gemeente Heusden en Atos Origin te beperken.

1.5 Geldigheid Dit voorstel is geldig tot 06 januari 2003. Het voorstel vormt één geheel en kan slechts als zodanig door Gemeente Heusden geaccepteerd worden. Op dit voorstel zijn de algemene voorwaarden van Atos Origin van toepassing. Een kopie hiervan is toegevoegd in A.1. Dit document is (noodzakelijkerwijze) gebaseerd op informatie en aannames die (deels) van Gemeente Heusden afkomstig zijn. Indien de informatie of aannames onjuist blijken te zijn of (van de algemene voorwaarden van Atos Origin) afwijkende voorwaarden worden overeengekomen, kan dit van invloed zijn op de aangeboden prijzen, diensten en verplichtingen. Slechts die voorwaarden vernoemd in een schriftelijk af te sluiten contract zullen rechtsgeldig zijn vanaf het moment dat het contract in werking treedt.

1.6 Aanspreekpunt Deze offerte is uitgebracht door Atos Origin Nederland B.V., statutair gevestigd op het adres Groenewoudseweg 1, 5621 BA Eindhoven. De contactpersoon voor deze offerte is: Annelies Brouwer Sales Executive Atos Origin Nederland B.V. Koningin Wilhelminalaan 5 3527 LA Utrecht Telefoon : +31 (0)30 291 14 79 Mobile : +31 (0)6 204 29176 Fax : +31 (0)30 291 12 11 Email : [email protected]

6 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



2 Opdracht vanuit de gemeente Heusden

2.1 Aanleiding De Gemeente Heusden is momenteel bezig met een omvangrijke en ambitieuze reorganisatie van structuur, werkwijze en processen. Aanleiding hiervoor is de herindeling van de Gemeentes Drunen, Vlijmen en Heusden. Deze drie Gemeentes zijn samengevoegd tot de Gemeente Heusden. De gemeentelijke organisatie is gehuisvest op de Gemeentehuizen van Drunen en Vlijmen en op het servicepunt van Heusden. De medewerker moet locatie– ongebonden kunnen werken en op iedere locatie moet dezelfde manier van werken gelden. Kennisdeling en digitalisering van documenten, dossiers en documenten zijn daartoe onontbeerlijk. Ten behoeve van digitalisering van processen en documenten/dossiers heeft gemeente Heusden gekozen voor inovering van een Workflowmanagement-systeem (WFM-systeem) met geïntegreerde Document Management-functionaliteit. De doelstellingen van de inzet van workflow management zijn: • zichtbaar maken, stroomlijnen en ondersteunen van werkprocessen en een aantal daarvan ontsluiten via het internet voor de burger; • operationele ondersteuning te geven door het op het juiste moment, aan de juiste medewerker aanbieden van de juiste informatie; • verkorting van en betere controle op de doorlooptijd van processen; • zorg voor een betere werklastbeheersing; • een betere statusinformatie, ook richting klant (track and tracing); • betere management rapportages m.b.t. de performance van het proces. • creëren van meer flexibiliteit en een efficiënte en effectieve organisatie. Uiteindelijke resultaat is een grote bijdrage aan realisatie van de ‘Heusdense Manier van Werken’ (HMW) met als belangrijkste doelstelling een goede service richting de burger. De burger kan straks zonder de deur uit te hoeven 24 uur per dag een beperkt aantal diensten afnemen en stadia van de uitvoering volgen. In het kader van deze doelstelling heeft Gemeente Heusden eind juni 2002 Atos Origin opdracht gegund voor de fase 1 van de implementatie van het WFM systeem. Op basis hiervan is eind juli 2002 de eerste fase van de doorontwikkeling van het WFM-systeem van de gemeente Heusden gestart onder de naam Volantis. Deze Latijnse naam staat voor ‘vliegende vis’, een synthese tussen de logo’s van gemeente Heusden (vogelachtige figuur) en Atos Origin (tropische vis). Deze metafoor is gekozen als uitdrukking van de samenwerking tussen deze twee partijen ten behoeve van digitalisering van gemeentelijke processen en daarin betrokken documenten.

Atos Origin

5 december 2002

7 van 27

Versie: 0.1



Digitalisering is een belangrijke steunpilaar voor het realiseren van de Heusdense Manier van Werken (HMW). In gemeenteland is HMW een uniek concept. Het gaat in eerste instantie namelijk uit van het optimaliseren van de klantgedreven (interne) processen alvorens deze via internet (www.heusden.nl) te ontsluiten en transparant te maken voor de burgers en organisaties binnen de gemeente Heusden.

2.2 Stand van zaken 2.2.1

WFM-systeem In de afgelopen maanden zijn door het Atos Origin ontwikkelteam de fundamenten gelegd voor het op generieke wijze besturen en digitaliseren van alle gemeentelijke klantprocessen. Uitgangspunt hierbij is het ontwikkelen van zoveel mogelijk generieke (d.w.z. algemeen bruikbare) softwarecomponenten die door middel van een unieke samenstelling en parametrisering optimaal kunnen worden toegespitst op specifieke processen. Groot voordeel hiervan is dat in relatief korte tijd en in een hoog tempo (groepen van) klantprocessen kunnen worden gedigitaliseerd. In januari 2003 zullen op basis van het generieke WFM-proces de volgende toepassingen worden geïmplementeerd: • ondersteuning van het meldingen-proces; • ondersteuning van het bouwvergunningenproces (d.w.z. herbouw van het begin 2002 geimplementeerde proces); • ondersteuning van een tiental geselecteerde (minder complexe) klantprocessen met behulp van het generiek WFM-proces.

2.2.2

Webapplicatie Daarnaast wordt door het Atos Origin ontwikkelteam hard gewerkt aan het ontwikkelen van een prototype van een webapplicatie voor het aanvragen en tracken & tracen van gemeentelijke producten en diensten. Tevens moet het met deze webapplicatie mogelijk worden om de medewerkers van de buitendienst in relatie tot het meldingenproces via een I-Mode telefoontoestel toegang te geven tot het WFM-systeem (ontvangen en afmelden van taken). In januari 2003 zal door de daartoe opgerichte klankbordgroep het prototype van deze webapplicatie worden beoordeeld. Essentieel bij de ontwikkeling van het prototype van de webapplicatie is het vaststellen van een toekomstvaste architectuur. Bij het formuleren en uitwerken van deze architectuur wordt aan Atos Origin ondersteuning verleend door een consultant van Microsoft. De webapplicatie wordt ontwikkeld op basis van innovatieve Microsoft .NETtechnologie. Vanwege het vernieuwende karakter van deze oplossing is aan deze deelopdracht (om niet) bijgedragen door een aantal andere Atos Origin collega’s.

8 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1


2.2.3


Management of Change Teneinde te komen tot een succesvolle implementatie van de workflowprocessen wordt, als aanvulling van de oorspronkelijke opdracht, door Atos Origin (communicatiemedewerkster en projectleider) bijgedragen aan het realiseren van voldoende draagvlak voor het gebruik van het WFMsysteem. Het gaat daarbij om de volgende Management of Change-middelen: • de Volantis website op HEIN, het Heusdens Intranet; • de Volantis digitale nieuwsbrief; • andere publicaties over Volantis, bijvoorbeeld in het personeelsblad De Rondvraag; • het zeer succesvolle en speciaal voor gemeente Heusden op maat gemaakte Volantis-game, een WFM-bewustwordingsgame waaraan ALLE medewerkers van de gemeente deelnemen; • interviews met medewerkers om eventuele weerstanden expliciet te maken en het WFM-systeem optimaal te laten aansluiten bij de behoeften van de gebruikers; • deelname aan werkoverleggen van afdelingen teneinde het onderwerp WFM en digitalisering verder bespreekbaar te maken; • deelname aan de werkgroep Personeel en Organisatie, welke bedoeld is om de consequenties van digitalisering van documenten en processen voor personeel en organisatie (taken, verantwoordelijkheden, attitude, etc.) helder te krijgen.

2.3 Concrete vraagstelling Op basis van de goede resultaten van de eerste fase heeft de heer Bert Jansen van Gemeente Heusden, Atos Origin gevraagd offerte uit te brengen voor de volgende fase voor de implementatie van het generiek WFM-proces ter ondersteuning van een aantal processen en ontsluiting van een aantal WFMprocessen met behulp van een webapplicatie.Atos Origin is gevraagd om ten behoeve van de implementatie van het generiek WFM-proces voor een aantal interne processen en ontsluiting van een aantal WFM-processen via een webapplicatie een aanbieding te doen. De opdracht van Gemeente Heusden aan de system integrator luidt: lever een werkend WFM-systeem en webapplicatie op, dat voldoet aan de volgende criteria: • gebouwd conform het uitgewerkte generieke WFM procesmodel; • formeel geaccepteerd door Gemeente Heusden; • gerealiseerd conform de beschikbaar te stellen kwaliteitsstandaards van Gemeente Heusden.

Atos Origin

5 december 2002

9 van 27

Versie: 0.1



3 De oplossing van Atos Origin In dit hoofdstuk beschrijft Atos Origin de oplossing. Deze oplossing is mede gebaseerd op de resultaten van fase 1, de opgedane ervaring en de gesprekken tussen medewerkers van Atos Origin en Gemeente Heusden. Het WFM project levert een WFM/Webapplicatie op inclusief: WFM-/EDM-systeem voor ondersteuning van de interne processen; Webapplicatie; Conversie; Bijdrage aan Management of Change; Projectleiding.

3.1 WFM-systeem voor ondersteuning van de interne processen In fase 2 wordt, wat het WFM-systeem betreft, aandacht besteed aan enerzijds verbreding en anderzijds verdieping. De verbreding heeft betrekking op het fasegewijs ondersteunen van alle (33) klantprocessen op basis van de generieke WFM-componenten. Het betreft hier voornamelijk parametrisering voor deze specifieke processen. Hierbij wordt door Atos Origin ondersteuning verleend. Daarnaast wordt de realisatie van de volgende in detail aan te sturen processen uitgevoerd: • afschrift GBA • binnenverhuizing • intergemeentelijke adreswijziging Deze processen zullen in fase 2 (na meldingen en bouwvergunningen) via internet ontsloten worden (zie volgende paragraaf). Tevens worden in fase 2 de volgende processen in detail gereasliseerd: • college-/commissie- en raadsvoorstellen • factuurbehandeling Het realiseren van koppelingen met bestaande informatiesystemen valt overigens buiten de scope van de realisatie van detailbesturing van genoemde processen. Parallel hieraan wordt aandacht besteed aan verdieping van de per 02-012003 op te leveren systeemfunctionaliteit, d.w.z. het uitbreiden van het basissysteem met de volgende nieuwe functies en mogelijkheden: • integratie tussen het WFM-systeem eiStream en het EDM-systeem EasyArchive ten behoeve van het definitief (d.w.z. tijdloos) archiveren van documenten in het EDM-systeem en het integreren van de userinterface en de zoekfunctie; • realisatie (op basis van XML-technologie) van koppeling tussen WFM en standaardbrieven (Word-sjablonen) teneinde vanuit WFM brieven te kunnen genereren met automatisch ingevulde variabelen;

10 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1


•

•


realisatie Outlook-integratie - E-mail berichten die binnen het behandelproces een rol spelen kunnen via deze functie worden opgeslagen in het digitale dossier. Ook kan vanuit het behandeldossier een e-mail bericht worden gegenereerd, waarbij dossierkenmerken automatisch in het e-mail bericht worden overgenomen. realisatie management-informatiefunctie teneinde eiStream-data op gebruikersvriendelijke manier te kunnen aggregeren en presenteren.

De inzet vanuit Atos Origin voor genoemde onderdelen is in hoofdstuk 4 weergegeven.

3.2 Webapplicatie Op basis van het goedgekeurd prototype zal in de maanden januari en februari 2003 de webapplicatie worden doorontwikkeld tot een volwaardige en productierijpe webapplicatie, die is ingepast in de gemeentelijke website www.heusden.nl. Deze webapplicatie zal op 01-03-2003 worden geïmplementeerd (mits de infrastructuur hiertoe geschikt is gemaakt). De aan de burger te bieden functionaliteit omvat in eerste instantie het starten en tracken en tracen van meldingen, een uitdagend proces omdat meldingen, een zeer heterogeen karakter kennen - in tegenstelling tot heel veel rechttoe-recht-aan klantprocessen zoals het aanvragen van een uittreksel uit het bevolkingsregister. Dit heterogene karakter stelt bijzondere eisen aan de automatisering van dit proces. De interactie met de burger via de webapplicatie dient zodanig plaats te vinden dat de tussenkomst van frontoffice medewerkers voor het classificeren van meldingen (nu nog 100% van alle meldingen) kan worden geminimaliseerd. Dit kan worden gerealiseerd door middel van een zgn. Wizard ofwel een vraag- en antwoordspel. De te maken keuzes worden daarbij zoveel mogelijk ondersteund door middel van zogenaamde ‘uitrolmenu’s’. Met behulp van deze Wizard wordt de burger als het ware door het proces voor het duiden en classificeren van te melden situaties heen geleid. De verwachting is dat bij gebruik van deze Wizard de tussenkomst van de front-office medewerkers nog maar in 20% van de meldingen die via internet zijn binnengekomen nodig is. In aansluiting op de webontsluiting van het meldingenproces kan worden gestart met het ontwikkelen van de ontsluiting van: • het bouwvergunningenproces; • de klantprocessen die, indien ‘web-enabled’, maximaal rendement kunnen opleveren voor de burgers en bedrijven in Heusden, te weten het aanvragen van een afschrift bevolkingsregister, binnenverhuizing en intergemeentelijke adreswijziging. Met name ten aanzien van de laatstgenoemde processen kunnen, gegeven een bepaald groeitempo in het gebruik van de website www.heusden.nl, belangrijke kostenbesparingen worden gerealiseerd. De mate waarin deze besparingen kunnen worden bereikt hangt (naast de penetratiegraad van het gebruik van de website door de Heusdense burgers) nauw samen met de mate van ‘zelfredzaamheid’ door diezelfde burgers op de website. De zelfredzaamheid is namelijk groter naarmate er ondersteunende informatie wordt geboden (in de vorm van wizards en voorgedefinieerde keuzemogelijkheden) en een link aanwezig is met VIND, de catalogus met

Atos Origin

5 december 2002

11 van 27

Versie: 0.1



gemeentelijke producten en diensten. Voor het uitbreiden van de ‘web’formulieren met wizards en andere kenniscomponenten wordt door Atos Origin in fase 2 specifieke deskundigheid gealloceerd.

3.3 Conversie In de WFM-projectgroep is het principebesluit genomen om de in ¾ jaar verzamelde digitale informatie (ca. 500 dossiers) in het bestaande WFMbouwvergunningen systeem te converteren naar het nieuwe ontwikkelde WFMbouwvergunningen systeem. Inmiddels is door gemeente Heusden (Bert Jansen) aan Atos Origin een extra opdracht verstrekt om de conversie uit te voeren. Hiervoor zullen vanaf week 48 L. Looman en M. Otte (beiden conversie-experts) worden ingezet. Deze inzet zal in het kader van het budget voor fase 2 worden verrekend.

3.3.1

Bijdrage aan Management of Change Vooral in 2003 wanneer de overige klantprocessen worden ontwikkeld en uitgerold is een belangrijke rol weggelegd voor de communicatiemedewerker in het project. Inmiddels is in de afgelopen maanden het effect van alle communicatie-uitingen voor het realiseren van voldoende draagvlak voor de immense veranderingen in voldoende mate aangetoond. Daarnaast wordt communicatie belangrijk in het kader van de webapplicatie (communicatie richting burger, communicatie intern i.v.m. gebruik van nieuw medium etc.). Bovendien is de bijdrage van de communicatiemedewerker in de werkgroep P & O essentieel voor het op de juiste wijze afstemmen van het systeem en de implementatiestrategie op de eisen en wensen van de gebruikers. In 2003 zal de communicatiemedewerkster van Atos Origin gedurende de uitvoering van het project participeren. Door Atos Origin wordt op afroep deskundigheid beschikbaar gesteld i.v.m. training van eindgebruikers.

3.4 Projectleiding Voor het aansturen van alle hiervoor genoemde Atos Origin activiteiten, de contacten met de Heusdense projectleider, de productleveranciers en interne Atos Origin organisatie zal ook in fase 2 een projectleider worden ingezet.

12 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



4 Prijzen en werkafspraken

4.1 Kostenoverzicht De totale kosten van de implementatie worden door ons geraamd op Euro 326.325. Op dit bedrag wordt door ons een eenmalige korting verleend van 15% zodat het uiteindelijke bedrag euro 277.399 bedraagt. De ingeschatte implementatie-effort is in de onderstaande tabel gespecificeerd.

Atos Origin

5 december 2002

13 van 27

Versie: 0.1


Onderdeel Omschrijving Ontwikkeling WFMsysteem


weken uren tarief kosten totaal

Ondersteuning uitrol generieke behandelproces

28

40

118

20

118

Integratie WFM met huisstijl

160

118

archivering dossierhistorie

200

118

40

118

management informatie

100

118

afschrift GBA

100

118

Ondersteuning applicatiebeheer

integratie met Outlook

binnenverhuizing

100

118

intergemeentelijke adreswijziging

100

118

college-/commissie-/raadsvoorstellen

100

118

100

118

factuurbehandeling

1060

125080

Ontwikkeling Webapplicatie Generieke webapplicatielaag

320

118

meldingen en

120

118

100

118

bouwvergunningen

afschrift GBA binnenverhuizing

100

118

intergemeentelijke adreswijziging

100

118

740 Overige inzet van:

28

Productexpert eiStream

112

118

13216

Expertise webapplicatie

112

118

13216

80

105

Conversie-expert

8400

Training expert

10000

Communicatie expert Projectleiding

40000 224

Subtotaal

130

29120 113952

Totaal

14 van 27

87320

2104

5 december 2002

326352

Atos Origin

Versie: 0.1



4.2 Inzetverdeling De kosten van de realisatie fase zijn gebaseerd op een volledige projectbezetting 28 manweken (140 dagen). De resources worden als volgt ingezet: • Projectleider • Senior developer • Developer • Technisch specialist

0,2 FTE 1,0 FTE 1,0 FTE 0,1 FTE

Hierbij wordt opgemerkt dat een projectmedewerker één of meerdere rollen kan vervullen.

4.3 Uitgangspunten en Randvoorwaarden 1. Er wordt vanuit gegaan dat de hardware voor de ontwikkel-, prototype-, acceptatie-, opleidings en productieomgeving (server, scanner(s) evt. werkstations en/of netwerkfaciliteiten) conform de daarvoor binnen de Gemeente Heusden geldende standaards en richtlijnen reeds aanwezig en voor WFM geconfigureerd zijn. 2. In het kader van de implementatie van WFM zullen voldoende medewerkers uit verschillende disciplines geheel of gedeeltelijk vrijgemaakt moeten worden om de implementatie vanuit de Gemeente Heusden te begeleiden en op te treden als ‘key-users’. 3. Het beschikbaar zijn van voldoende gekwalificeerde en gecommitteerde medewerkers geldt eveneens voor I&A, met name op de momenten in het project waarin inzicht in de technische infrastructuur van de Gemeente Heusden en omgeving noodzakelijk is. 4. De geschatte integratiekosten hebben geen betrekking op eventuele noodzakelijke aanpassingen van het te integreren systeem. 5. Er zijn worden geen andere integraties binnen deze fase gerealiseerd dan die genoemd in de hoofdstukken 3 en 4. 6. Voor de realisatie van de WFM systeem en Web applicatie wordt het generieke WFM proces en de generieke webapplicatielaag toegepast.

Atos Origin

5 december 2002

15 van 27

Versie: 0.1



Voor het uitvoeren van de projectactiviteiten wordt van de zijde van Gemeente Heusden de volgende bijdrage verwacht: 1. Beschikbaar stellen van volledig voor deze opdracht ingerichte werkplekken voor Atos Origin projectmedewerkers; 2. Installeren van eventueel benodigde hardware; 3. Beschikbaar stellen van benodigde relevante informatie; 4. Beschikbaar stellen van schijfruimte op het netwerk voor een gedeelde project administratie en back-up mogelijkheden; 5. Aanleveren van de voorwaarden die op I&A-gebied gelden binnen Gemeente Heusden; 6. Binnen drie werkdagen terugkoppeling op documenten en rapportages; 7. Uitvoeren van acceptatietesten; 8. Betrokkenheid I&A en in het bijzonder operationeel beheer en applicatiebeheer. 9. De gemeente stelt projectleiding beschikbaar die nog nader te specificeren deel van de projectleiding voor zijn rekening neemt.

4.4 Plaats van de werkzaamheden en faciliteiten De werkzaamheden worden uitgevoerd op de locatie van Gemeente Heusden te Heusden.

4.5 Wijzigingen Voorstellen tot wijzigingen kunnen door Gemeente Heusden worden gericht aan de projectleider. Atos Origin meldt aan gemeent Heusden de effecten van het wijzigingsvoorstel voor het systeem en het project, onder andere op de doorlooptijd en kosten. Wijzigingsvoorstellen worden pas uitgevoerd nadat deze door beide partijen zijn geaccordeerd. Een ander conform paragraaf 5.8 van de offerte van fase 1.

4.6 Collectiviteit Gemeente Heusden en Atos Origin zullen dit project in een sfeer van samenwerking uitvoeren. Zij zullen elkaar zonder uitstel op de hoogte stellen van alle situaties die de succesvolle dienstverlening in de weg staan. Overeengekomen overleggen zullen met voldoende regelmaat worden bezocht.

4.7 Voorwaarden Op deze aanbieding zijn de bijgevoegde algemene leveringsvoorwaarden van Atos Origin van kracht.

16 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



4.8 Bijdrage van Gemeente Heusden Voor het uitvoeren van projectactiviteiten wordt van de zijde van Gemeente Heusden de volgende bijdrage verwacht: • beschikbaar stellen van volledig voor deze opdracht ingerichte werkplekken voor Atos Origin projectmedewerkers; • installeren van de benodigde hardware; • beschikbaar stellen van benodigde relevante informatie; • beschikbaar stellen van schijfruimte op het netwerk voor een gedeelde project administratie en back-up mogelijkheden; • beschikbaar stellen van key-users voor het uitvoeren van interviews en andere activiteiten waarbij kennis van het proces noodzakelijk is; • aanleveren van de voorwaarden die op I&A-gebied gelden binnen Gemeente Heusden; • tijdige terugkoppeling en accordering van de opdrachtgever op documenten en rapportages; • aanleveren acceptatietestplan, life-cases en testscripts (o.a. voor de koppelingen met het verzekerdensysteem); • betrokkenheid I&A en in het bijzonder operationeel beheer en applicatiebeheer. Overigens verdient het aanbeveling gelijktijdig met het benoemen van de keyusers plaatsvervangers aan te wijzen, die: • indien nodig de eerste key-user kunnen vervangen; • periodiek door de eerste key-user op de hoogte worden gebracht van de inhoud van de inhoudelijke activiteiten, zodat vervanging zonder veel overgangsproblemen kan plaatsvinden.

4.9 Projectuitvoering De maatregelen beschreven waarmee de kwaliteit tijdens de uitvoering van het project wordt gewaarborgd en de projectorganisatie zijn conform de hoofdstukken 4 en 5 van de offerte voor fase 1.

Atos Origin

5 december 2002

17 van 27

Versie: 0.1

A.1



Voorwaarden Atos Origin De algemene voorwaarden van Atos Origin zijn ingevoegd in A.2. Atos Origin wil graag Gemeente Heusden als referentie gebruiken. Om de wederzijdse belangen met betrekking tot communicatie tot hun recht te laten komen, wil Atos Origin hierover duidelijke afspraken maken. Een model hiervoor is bijgevoegd in A.3.

A.2

Algemene voorwaarden voor het verrichten van automatiseringsdiensten van Atos Origin Nederland B.V.

1

Aanbieding en Overeenkomst

1.1

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen van Atos Origin en op alle overeenkomsten voor de levering van goederen en/of diensten tussen Atos Origin en Cliënt (hierna: “Overeenkomst”). Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

1.2

Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod schriftelijk uitdrukkelijk anders is aangegeven

1.3

Toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere algemene voorwaarden van Cliënt wordt uitgesloten.

1.4

Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen Atos Origin en Cliënt in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen.

2

Prijzen en betaling

2.1

Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd.

2.2

Prijzen gelden voor de aangeboden of overeengekomen goederen en/of diensten. Indien Cliënt op diens verzoek meer of andere goederen en/of diensten worden geleverd, worden deze door Cliënt vergoed overeenkomstig de dan geldende tarieven van Atos Origin.

2.3

Atos Origin is gerechtigd door middel van een schriftelijke kennisgeving op een termijn van tenminste drie maanden de geldende prijzen en tarieven aan te passen, tenzij partijen in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.

2.4

Alle facturen zullen door Cliënt binnen dertig dagen na factuurdatum worden betaald.

18 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



2.5

Indien Cliënt de verschuldigde bedragen niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, is hij van rechtswege in verzuim en is hij over het openstaande bedrag de wettelijke rente op maandbasis verschuldigd. Tevens is Cliënt gehouden tot volledige vergoeding van alle eventuele buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten, verband houdende met de inning van deze vordering. Indien Cliënt in verzuim is, is Atos Origin gerechtigd haar werkzaamheden met onmiddellijke ingang op te schorten, zulks onverminderd haar overige rechten.

2.6

Indien Cliënt de inhoud van een door Atos Origin gestuurde factuur betwist, dient hij Atos Origin daarvan uiterlijk binnen zeven dagen na ontvangst van de factuur schriftelijk op de hoogte te stellen en deze betwisting gedocumenteerd te motiveren. Cliënt is in dat geval gerechtigd betaling van het betwiste deel van de factuur op te schorten. Partijen zullen zo spoedig mogelijk in overleg treden ten aanzien van het betwiste deel van de factuur. Indien wordt vastgesteld dat de betwisting gerechtvaardigd is, zal de factuur worden aangepast en is Cliënt gehouden het resterende bedrag te voldoen binnen dertig dagen na ontvangst van de gecorrigeerde factuur. Indien wordt vastgesteld dat de betwisting niet gerechtvaardigd is, is Cliënt gehouden onmiddellijk het betwiste deel te betalen aan Atos Origin, inclusief de wettelijke rente op maandbasis vanaf het moment van verstrijken van de oorspronkelijke betalingstermijn van de factuur en alle eventuele (buiten-)gerechtelijke kosten, verbandhoudend met de inning van de vordering.

3

Vertrouwelijke informatie

3.1

Elk der partijen verplicht zich tot geheimhouding van alle gegevens, feiten en gebeurtenissen waarvan hij kennisneemt in verband met de Overeenkomst en waarvan hij weet of behoort te weten dat de openbaarmaking daarvan de belangen van de andere partij kan schaden. Informatie zal in ieder geval als vertrouwelijk worden beschouwd indien deze door een der partijen als zodanig is aangeduid.

3.2

Cliënt is ermee bekend dat de in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst ter beschikking gestelde programmatuur, apparatuur, bijbehorende documentatie en andere materialen vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen van Atos Origin of diens licentiegevers bevatten. Cliënt verbindt zich deze vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen geheim te houden, en de betreffende programmatuur, apparatuur, bijbehorende documentatie en overige materialen niet aan derden bekend te maken of in gebruik te geven en slechts te gebruiken voor het doel en de duur waarvoor deze hem ter beschikking zijn gesteld. Onder derden worden ook begrepen alle personen werkzaam in de organisatie van Cliënt die niet noodzakelijkerwijs de programmatuur, apparatuur, bijbehorende documentatie en/of andere materialen behoeven te gebruiken.

3.3

Partijen zijn krachtens deze voorwaarden niet gehouden tot geheimhouding van gegevens waaraan algemene bekendheid is gegeven, óf waarover de ontvangende partij reeds de beschikking had óf die door de ontvangende partij aantoonbaar zelfstandig buiten het kader van de Overeenkomst zijn ontwikkeld, dan wel op rechtmatige wijze van een derde zijn verkregen. Atos Origin is niet gehouden tot geheimhouding van met informatieverwerking verbandhoudende ideeën, principes, concepten, praktische kennis of methoden, welke door Cliënt aan Atos Origin ter beschikking gesteld worden of welke door Atos Origin personeel, danwel samen door personeel van Atos Origin en Cliënt in het kader van de Overeenkomst ontwikkeld worden.

4

Voorbehoud van eigendom

4.1

Alle aan Cliënt geleverde goederen blijven eigendom van Atos Origin, totdat alle bedragen die Cliënt verschuldigd is voor de krachtens de Overeenkomst geleverde goederen of verrichtte werkzaamheden, volledig aan Atos Origin zijn voldaan.

5

Wervingsverbod

5.1

Elk van de partijen zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst alsmede één jaar na beëindiging daarvan, zich onthouden van het actief werven van medewerkers van de andere partij

Atos Origin

5 december 2002

19 van 27

Versie: 0.1



die betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de Overeenkomst. 6

Risico

6.1

Het risico van verlies of beschadiging van de zaken die voorwerp van de Overeenkomst zijn, gaat op Cliënt over op het moment waarop deze in de feitelijke beschikkingsmacht van Cliënt of van een door Cliënt gebruikte hulppersoon zijn gebracht.

7

Intellectuele eigendomsrechten

7.1

Indien de door Atos Origin onder de Overeenkomst verrichte werkzaamheden leiden tot het tot stand komen van programma's of andere zaken ten aanzien waarvan auteursrechten of andere rechten van industriële of intellectuele eigendom geldend gemaakt kunnen worden, zullen die rechten zonder uitdrukkelijk andersluidende schriftelijke afspraak, berusten bij Atos Origin. Cliënt verkrijgt het in de Overeenkomst omschreven gebruiksrecht.

7.2

Rechten van intellectuele of industriële eigendom op alle krachtens de Overeenkomst door of vanwege Atos Origin ter beschikking gestelde programmatuur, apparatuur of andere materialen zoals analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, offertes, alsmede voorbereidend materiaal, blijven berusten bij Atos Origin of degene aan wie Atos Origin het recht tot terbeschikkingstelling ontleent. Cliënt verkrijgt het in de Overeenkomst omschreven of anderszins schriftelijk toegekende gebruiksrecht. Cliënt zal – behoudens voorzover wettelijk toegestaan - deze programmatuur en andere materialen niet verveelvoudigen, decompileren of daarop reverse engineering toepassen.

7.3

Het is Cliënt niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom uit de programmatuur, apparatuur of materialen te verwijderen of te wijzigen, noch enige aanduiding omtrent het vertrouwelijk karakter en geheimhouding van informatie en gegevens, meer in het bijzonder de programmatuur.

7.4

Het is Cliënt niet toegestaan de beveiliging van programmatuur of apparatuur te verwijderen of te ontwijken. Indien de beveiligingsmaatregelen tot gevolg hebben dat Cliënt niet in staat is een reservekopie van de programmatuur te maken, zal Atos Origin op verzoek van Cliënt een reservekopie van de programmatuur aan Cliënt ter beschikking stellen. Cliënt heeft het recht één reservekopie van de programmatuur aan te houden c.q. te maken. De reservekopie dient een identieke kopie te zijn en steeds te zijn voorzien van dezelfde labels en de in artikel 7.3 bedoelde aanduidingen als het oorspronkelijke exemplaar.

7.5

Atos Origin zal Cliënt vrijwaren tegen elke rechtsvordering gebaseerd op de stelling dat door Atos Origin ontwikkelde programmatuur, apparatuur of materialen inbreuk maken op een in Nederland geldend recht van intellectuele of industriële eigendom, onder de voorwaarde dat Cliënt Atos Origin onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan Atos Origin. Cliënt verplicht zich de nodige volmachten en de redelijkerwijs benodigde informatie en medewerking aan Atos Origin verlenen om Atos Origin in staat te stellen zich, zo nodig in naam van Cliënt, tegen deze rechtsvorderingen te verweren. Deze verplichting tot vrijwaring vervalt indien en voor zover de betreffende inbreuk verband houdt met wijzigingen die Cliënt in de programmatuur, apparatuur of materialen heeft aangebracht of door derden heeft laten aanbrengen, met het gebruik van niet door Atos Origin geleverde of programmatuur of met een andere wijze van gebruik van de apparatuur, programmatuur en/of materialen dan waarvoor deze is ontwikkeld of bestemd.

7.6

Indien in rechte onherroepelijk vast staat dat door Atos Origin ontwikkelde programmatuur, apparatuur of materialen inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele of industriële eigendom of indien naar het oordeel van Atos Origin een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal Atos Origin het geleverde tegen creditering van de verwervingskosten onder aftrek van een redelijke gebruiksvergoeding terugnemen, of, ter

20 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



keuze van Atos Origin, zorgdragen dat Cliënt het geleverde of functioneel gelijkwaardige andere programmatuur, apparatuur of materialen, ongestoord kan blijven gebruiken. Iedere andere of verdergaande aansprakelijkheid of vrijwaringsverplichting van Atos Origin wegens schending van rechten van intellectuele of industriële eigendom van derden is uitgesloten, daaronder begrepen aansprakelijkheid en vrijwaringsverplichtingen van Atos Origin voor inbreuken die verband houden met aanpassingen aan de geleverde apparatuur, programmatuur en/of materialen door anderen dan Atos Origin, met het gebruik van niet door Atos Origin geleverde of programmatuur of met een andere wijze van gebruik van de apparatuur, programmatuur en/of materialen dan waarvoor deze is ontwikkeld of bestemd. 7.7

Indien Cliënt in het kader van de Overeenkomst aan Atos Origin apparatuur, programmatuur of materialen ter beschikking stelt voor gebruik, bewerking, beheer of onderhoud door Atos Origin staat Cliënt ervoor in dat hij bevoegd is tot terbeschikkingstelling daarvan en dat daardoor en door het gebruik, de bewerking, het beheer of het onderhoud door Atos Origin geen inbreuk wordt gemaakt op rechten van derden. Cliënt zal Atos Origin vrijwaren tegen en alle kosten en schade van Atos Origin vergoeden in verband met elke vordering van een derde gebaseerd op de stelling dat zodanig beschikbaar stellen, gebruik of bewerken inbreuk maakt op enig recht van derden.

8

Medewerking door Cliënt

8.1

Cliënt zal Atos Origin steeds tijdig alle voor de adequate uitvoering van de Overeenkomst nuttige en noodzakelijke gegevens, materialen en inlichtingen verschaffen en alle medewerking verlenen. Cliënt zal zich binnen de daartoe overeengekomen termijn of, indien geen termijn is overeengekomen, binnen zeven dagen na een verzoek van Atos Origin daartoe, uitlaten omtrent enige aangelegenheid, verbandhoudende met de voortgang van de opgedragen werkzaamheden onder deze bepalingen die haar door Atos Origin ter goedkeuring of beslissing is voorgelegd. Indien Cliënt niet aan haar verplichtingen voldoet verliezen de toezeggingen van Atos Origin omtrent de verwachte duur en de verwachte kosten iedere geldigheid en heeft Atos Origin, onverminderd haar overige rechten, het recht om de daardoor ontstane kosten volgens haar gebruikelijke tarieven bij Cliënt in rekening te brengen.

8.2

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Cliënt verantwoordelijk voor het gebruik en de toepassing in zijn organisatie van de door Atos Origin geleverde apparatuur, programmatuur, materialen of diensten alsmede voor het opstellen en uitvoeren van adequate controle- en beveiligingsprocedures en een adequaat systeembeheer.

8.3

Indien is overeengekomen dat Cliënt programmatuur, materialen of gegevens op informatiedragers ter beschikking zal stellen, zullen deze voldoen aan de voor het uitvoeren van de werkzaamheden noodzakelijke specificaties.

8.4

Ingeval medewerkers van Atos Origin op de locatie van Cliënt werkzaamheden verrichten, zal Cliënt kosteloos de daarbij redelijkerwijs noodzakelijke faciliteiten ter beschikking stellen, zoals een werkruimte met telecommunicatiefaciliteiten. Cliënt zal Atos Origin vrijwaren voor aanspraken van derden, medewerkers van Atos Origin daaronder begrepen, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden welke het gevolg is van het handelen of het nalaten van Cliënt of van onveilige situaties in diens organisatie.

8.5

Indien Cliënt aan Atos Origin programmatuur en/of gegevens ter beschikking heeft gesteld, zal Cliënt zodra de programmatuur of gegeven niet langer verwerkt of bewerkt hoeven te worden, schriftelijk aan Atos Origin mededelen dat voornoemde programmatuur en/of gegevens:

Atos Origin

a)

kunnen worden vernietigd, dan wel

b)

aan Cliënt ter beschikking kunnen worden gesteld, dan wel

c)

door Atos Origin dienen te worden bewaard.

5 december 2002

21 van 27

Versie: 0.1



8.6

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zal Atos Origin aan Cliënt redelijke kosten in rekening brengen voor vernietiging, terbeschikkingstelling en bewaring van programmatuur of gegevens welke niet langer voor de uitvoering van een overeenkomst verwerkt of bewerkt hoeven te worden. Bij deze kosten zijn inbegrepen alle kosten die specifiek verband houden met het beschikbaar houden van programmatuur of computersystemen welke nodig zijn om de gegevens te bewaren, alsmede het ter beschikking stellen van kopieën overeenkomstig door Cliënt gewenste specificaties. Indien Cliënt geen schriftelijke mededeling doet als hierboven bedoeld, ofwel in verzuim is met betrekking tot betaling van de hierboven bedoelde kosten, kan Atos Origin de programmatuur of gegevens na het einde van de desbetreffende overeenkomst, of zoveel eerder als gelet op de omstandigheden van het geval billijk is, vernietigen.

9

Leveringstermijnen

9.1

Alle door Atos Origin genoemde (leverings)termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het doen van de aanbieding of het aangaan van de Overeenkomst aan Atos Origin bekend waren en zij zullen zoveel mogelijk in acht worden genomen. De enkele overschrijding van een genoemde (leverings)termijn brengt Atos Origin niet in verzuim. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen Atos Origin en Cliënt zo spoedig mogelijk in overleg treden.

10

Beëindiging

10.1

De Overeenkomst duurt voort tot voltooiing van de opgedragen werkzaamheden of heeft de looptijd zoals gespecificeerd in de Overeenkomst. Indien een Overeenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan, kan deze door Atos Origin door schriftelijke kennisgeving aan Cliënt worden beëindigd, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Atos Origin is terzake van een dergelijke beëindiging geen schadevergoeding verschuldigd.

10.2

Iedere partij kan de Overeenkomst schriftelijk beëindigen indien de andere partij, na een deugdelijke en zo gedetailleerd mogelijke schriftelijke ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn gesteld wordt voor zuivering van de tekortkoming, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen ingevolge de Overeenkomst.

10.3

Iedere partij kan de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst door schriftelijke kennisgeving met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk beëindigen indien de andere partij -al dan niet voorlopig- surséance van betaling wordt verleend, ten aanzien van de andere partij faillissement wordt aangevraagd welke aanvraag niet binnen zeven dagen wordt ingetrokken, indien de andere partij zelf zijn faillissement aanvraagt, of indien zijn onderneming wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging van ondernemingen.

11

Gevolgen van beëindiging

11.1

Indien Cliënt op het moment van de ontbinding reeds prestaties ter uitvoering van de Overeenkomst heeft ontvangen, heeft Cliënt ten aanzien van deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichting geen recht op ongedaanmaking, tenzij Atos Origin ten aanzien van die prestaties in verzuim is. Bedragen die Atos Origin vóór de ontbinding heeft gefactureerd in verband met hetgeen zij reeds ter uitvoering van de Overeenkomst heeft verricht of geleverd, blijven met inachtneming van het in de vorige volzin bepaalde onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar. Indien Atos Origin redelijkerwijze kan aannemen dat er sprake is van dreigende niet-nakoming door Cliënt van haar betalingsverplichtingen heeft Atos Origin het recht haar verplichtingen op te schorten en nadere eisen te stellen tot zekerheid van de aan haar te verrichten betalingen.

11.2

Onmiddellijk na ontbinding van de Overeenkomst zal iedere partij van de wederpartij ontvangen dragers met vertrouwelijke informatie retourneren en kopieën daarvan op eigen dragers

22 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



dragers met vertrouwelijke informatie retourneren en kopieën daarvan op eigen dragers verwijderen. 12

Aansprakelijkheid van Atos Origin; vrijwaring

12.1

De aansprakelijkheid van Atos Origin in verband met de Overeenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade veroorzaakt door opzet of grove schuld van Atos Origin tot maximaal het bedrag van de voor die Overeenkomst bedongen prijs (excl. BTW). Indien de Overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. BTW) bedongen voor één jaar. In geen geval zal de totale vergoeding voor directe schade echter meer bedragen dan ƒ 1.500.000,(anderhalf miljoen gulden). Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: a)

De redelijke kosten die Cliënt moet maken om de prestatie van Atos Origin aan de Overeenkomst te laten beantwoorden. Deze schade wordt echter niet vergoed indien Cliënt de Overeenkomst heeft ontbonden;

b)

de kosten die Cliënt heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van zijn oude systeem of systemen en daarmee samenhangende voorzieningen doordat Atos Origin op een voor hem bindende leverdatum niet heeft geleverd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde levering;

c)

redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de onder a en b bedoelde schade;

d)

redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van de onder a of b bedoelde schade.

12.2

De totale aansprakelijkheid van Atos Origin voor schade door dood, geestelijk of lichamelijk letsel of voor materiële beschadiging van zaken zal in geen geval meer bedragen dan ƒ 2.500.000,— (twee en een half miljoen gulden) per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

12.3

Aansprakelijkheid van Atos Origin voor indirecte schade, waaronder mede begrepen gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en schade en kosten in verband met verlies van gegevens, is uitgesloten.

12.4

Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat Cliënt de vordering uiterlijk 18 maanden na het ontstaan daarvan c.q. 18 maanden nadat de schade redelijkerwijs aan Cliënt bekend had behoren te zijn, schriftelijk bij Atos Origin heeft ingediend. Cliënt heeft niet het recht betalingen van zijn kant op te schorten of te verrekenen, behalve indien en voorzover onherroepelijk is komen vast te staan tot welk bedrag Atos Origin schadevergoeding aan Cliënt verschuldigd is.

12.5

Cliënt zal Atos Origin vrijwaren voor alle aanspraken van derden wegens produktaansprakelijkheid als gevolg van een gebrek in een produkt of systeem dat door Cliënt aan een derde is geleverd en dat mede bestond uit door Atos Origin geleverde apparatuur, programmatuur of andere materialen, behoudens indien en voor zover Cliënt bewijst dat de schade is veroorzaakt door die apparatuur, programmatuur of andere materialen.

13

Overmacht

13.1

Geen van partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan een tekortkoming van toeleveranciers van Atos Origin.

13.2

Wanneer de overmachtssituatie langer dan zestig dagen heeft geduurd, hebben partijen het recht de Overeenkomst door een schriftelijke kennisgeving te beëindigen onverminderd het recht van

Atos Origin

5 december 2002

23 van 27

Versie: 0.1



de Overeenkomst door een schriftelijke kennisgeving te beëindigen onverminderd het recht van Atos Origin op vergoeding van hetgeen reeds ingevolge de Overeenkomst gepresteerd is. 14

Garantie

14.1

Gedurende een periode van drie maanden na levering, of, indien is overeengekomen, na acceptatie, zal Atos Origin naar beste vermogen eventuele fouten in de programmatuur in de zin van artikel 14.2 herstellen mits deze binnen die periode gedetailleerd omschreven schriftelijk bij Atos Origin zijn gemeld. Atos Origin kan zijn gebruikelijke tarieven en de kosten van herstel in rekening brengen indien sprake is van gebruiksfouten of onoordeelkundig gebruik van Cliënt of van andere niet aan Atos Origin toe te rekenen oorzaken of indien de fouten redelijkerwijze bij het uitvoeren van de overeengekomen acceptatietest door Cliënt hadden kunnen worden vastgesteld. Herstel van verminkte of verloren gegane gegevens valt niet onder de garantie. Atos Origin garandeert niet dat de programmatuur gedurende of na voornoemde periode van 3 maanden zonder onderbreking of fouten zal werken. De garantieverplichting vervalt indien Cliënt zonder schriftelijke toestemming van Atos Origin wijzigingen in de programmatuur aanbrengt of doet aanbrengen.

14.2

Onder fouten wordt verstaan het niet voldoen van de programmatuur aan de schriftelijk tussen partijen overeengekomen (functionele) specificaties. Van een fout is alleen sprake indien deze kan worden aangetoond en, voor zover het programmatuur betreft, kan worden gereproduceerd. Cliënt is gehouden van fouten onverwijld melding aan Atos Origin te maken.

14.3

Herstel van fouten in programmatuur zal geschieden op een door Atos Origin te bepalen locatie. Atos Origin is gerechtigd tijdelijke oplossingen en programmaomwegen of probleemvermijdende restricties in de programmatuur aan te brengen.

14.4

Na afloop van de in artikelen 14.1 en 14.2 bedoelde garantieperiode is Atos Origin niet gehouden eventuele fouten te herstellen, tenzij er tussen partijen een onderhoudsovereenkomst is afgesloten dat zodanig herstel omvat.

15

Millennium en Euro bepaling

15.1

Alle verplichtingen met betrekking tot het signaleren, oplossen of op andere wijze behandelen van problemen en gebeurtenissen die op enigerlei wijze verband houden met de overgang naar het jaar 2000 of met de overgang van de Nederlandse gulden naar de Euro, zijn uitgesloten van de Overeenkomst, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

15.2

Atos Origin is in geen geval aansprakelijk voor enige schade, welke is veroorzaakt door de in artikel 15.1 bedoelde problemen en gebeurtenissen, ook niet indien Atos Origin op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van een dergelijke schade.

16

Wijzigingen in de Overeenkomst

16.1

De Overeenkomst kan slechts schriftelijk worden gewijzigd door de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van partijen.

17

Export

17.1

Cliënt dient zich bij export van apparatuur, onderdelen of programmatuur te houden aan de relevante exportbepalingen. Cliënt zal Atos Origin vrijwaren en schadeloosstellen voor alle aanspraken van derden die verband houden met aan Cliënt toe te rekenen overtredingen van de van toepassing zijnde exportbepalingen.

18

Toepasselijk recht en geschillen

24 van 27

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



18.1

Op deze algemene voorwaarden en de aanbiedingen en Overeenkomsten waarop zij van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.

18.2

De geschillen welke tussen Atos Origin en Cliënt mochten ontstaan in verband met een aanbieding of Overeenkomst dan wel naar aanleiding van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter

18.3

Het op 11 april 1980 te Wenen tot stand gekomen VN Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken is niet van toepassing.

© Atos Origin Legal Department

Atos Origin

5 december 2002

25 van 27

Versie: 0.1


A.3


Voorstel voor afspraken over communicatie Communicatie overeenkomst Met betrekking tot de publiciteit rond de overeenkomst tussen Gemeente Heusden en Atos Origin Nederland B.V., hierna te noemen Atos Origin betreffende het project WFM systeem Gemeente Heusden komen Gemeente Heusden en Atos Origin het volgende overeen:

1

Communicatie

1.1

Definities Interne communicatie betreft presentaties of publicaties voor medewerkers van Atos Origin Externe communicatie betreft presentaties, publicaties of offertes for andere (potentiële) klanten van Atos Origin of derden

1.2

Gemeente Heusden geeft toestemming voor het gebruik van de hieronder aangekruiste informatie voor interne respectievelijk externe communicatie: Interne comm. De naam Gemeente Heusden als klant van Atos Origin

o

o

De naam WFM systeem Gemeente Heusden

o

o

Een projectbeschrijving of presentatie, die is goedgekeurd door Gemeente Heusden

o

o

Karateristieken van het project (bijvoorbeeld omvang), die zijn goedgekeurd door Gemeente Heusden

o

o

Het logo van Gemeente Heusden goedgekeurd door Gemeente Heusden

o

o

op

een

manier

2

Referenties

2.1

Met betrekking tot het gebruik als referentie geldt de hieronder aangekruiste afspraak:

26 van 27

Externe comm.

Gemeente Heusden is bereid als referentie op te treden voor andere (potentiële) klanten van Atos Origin, als het eerste contact via Atos Origin wordt gelegd

o

Gemeente Heusden is bereid als referentie op te treden voor andere (potentiële) klanten van Atos Origin. De naam en het telefoonnummer van de contactpersoon van Gemeente Heusden mogen aan (potentiële) klanten worden verstrekt, die rechtstreeks contact op mogen nemen

o

5 december 2002

Atos Origin

Versie: 0.1



Gemeente Heusden wil niet als referentie optreden voor andere (potentiële) klanten van Atos Origin.

o

3.

Publicaties

3.1

Gemeente Heusden stelt, waar passend, initiatieven voor gezamenlijke publicaties of bijdragen aan symposia op prijs. De inhoud van dergelijke publicaties behoeft de goedkeuring van beide partijen.

4.

Embargo

4.1

Interne communicatie zal pas plaatsvinden na ________ (datum of mijlpaal)

4.2

Externe communicatie en gebruik als referentie zal pas plaatsvinden na _______ (datum of mijlpaal)

5.

Contactpersonen

5.1

De contactpersoon van Gemeente Heusden voor goedkeuring van communicatie informatie en voor het geven van referenties is:

o

__________ (naam), ______________ (telefoon) 5.2

De contactpersoon van Atos Origin voor communicatie en voor referenties is: __________ (naam), ______________ (telefoon)

6.

Atos Origin

Ondertekening gemeente Heusden

Atos Origin

_________ (naam)

_________ (naam)

_________ (datum)

_________ (datum)

5 december 2002

27 van 27

COMPANY VERTROUWELIJK BIJLAGE 6 OFFERTE WFM-PROJECT VOLANTIS FASE 2, GEMEENTE HEUSDEN. : Surin Oedit Doebé : BS-2002-OF-101-v01

Recommend Documents