Communicatieplan Ontwerpfase Haringbuys Registratienummer: Opdrachtgever: Projectleider: Communicatieadviseur Budgetnummer Datum
: : : : : :
2010007031 Wethouder Tames Kokke Michiel Schipper Margo van Staveren 30-03-2010
Inhoudsopgave 1 Aanleiding en achtergrond 1.1. Inleiding.........................................................................................................................................2 1.2. Scope ............................................................................................................................................2 1.3. Inhoudelijke terugblik ...................................................................................................................2 1.4. Terugblik communicatie ..............................................................................................................2 1.5. Ontwikkelingen en planning t/m besluitvorming Stedenbouwkundig Plan..............................4 2.
Communicatiedoelstelingen ................................................................................................................5 2.1. Strategische keuzes ......................................................................................................................5 2.2. Communicatieboodschap ..........................................................................................................5 2.3. Spelers ...........................................................................................................................................6 2.4. Communicatiematrix- overzicht activiteiten en middelen..........................................................7 2.5. Verantwoordelijkheden ................................................................................................................9 2.5. Evaluatie........................................................................................................................................9 2.6. Toelichting op de communicatiemiddelen ................................................................................9 2.7. Relevante documenten ..............................................................................................................9
1.1. Inleiding De gemeenteraad heeft plannen om het Haringbuysgebied in Aerdenhout te ontwikkelen. Omwonenden hebben aangegeven dat zij graag intensief willen samenwerken met de gemeente Bloemendaal bij de ontwikkeling. De gemeente wil de omwonenden waar mogelijk tegemoet komen in hun wens. In februari stelde het college daarvoor vast dat er voor de periode tot aan het vaststellen van het Stedenbouwkundig Plan door de raad, gewerkt wordt via het consultatiemodel zoals beschreven in de Verordening Interactieve Beleidsvorming Bloemendaal 2006. In dit communicatieplan wordt de samenwerking verder uitgewerkt. Daarnaast biedt dit plan overzichten van andere spelers, specifieke communicatie/ interactiemomenten, inzet van mensen en middelen. 1.2. Scope Dit communicatieplan is geschreven voor de “ontwerpfase”zoals beschreven in het Stedenbouwkundig Programma van Eisen en loopt tot aan de besluitvorming rond het Stedenbouwkundig Plan. Daarna volgt een nieuwe fase in het planproces: de realisatiefase. Hiervoor stelt het projectteam een nieuw communicatieplan op. 1.3. Inhoudelijke terugblik In 2009 werd een Plan van Aanpak opgesteld. In september van dat jaar vroeg de raad het college door middel van een motie om duidelijke kaders te beschrijven voor de ontwikkeling van het gebied. Het college stelde daarvoor een globaal Stedenbouwkundig Programma van Eisen op, dat werd vastgesteld door de raad in maart 2010. 1.4. Terugblik communicatie Overleg met Stichting Haringbuys Omwonenden van het plangebied in Aerdenhout verenigden zich in de stichting Haringbuys. De projectleider heeft sinds het opstarten van de ontwikkeling in 2009 verschillende gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van deze stichting. Bewonersavond Eind 2009 organiseerde de gemeente een avond voor bewoners om informatie te geven over de plannen en de meningen te horen van omwonenden. Tijdens deze avond gaf de gemeente ook de stichting Haringbuys de gelegenheid bewoners toe te spreken. De informatieavond werd aangekondigd in het weekblad Kennemerland Zuid en op de homepage van de gemeentelijke website. De avond werd bezocht door ongeveer 200 geïnteresseerden. Oprichting Klankbordgroep Tijdens de bewonersavond maakte de gemeente bekend een klankbordgroep in het leven te roepen, zodat ook burgers die zich niet vertegenwoordigd zouden voelen door de Stichting Haringbuys hun stem kunnen laten horen en kennis kunnen inbrengen ten behoeve van het project. De klankbordgroep bestaat uit zes leden.
2
1.4. Terugblik communicatie Ontstaan Forum Op 4 januari organiseerde de gemeente een bijeenkomst voor de Stichting Haringbuys en de Klankbordgroep. Onderwerp: het concept Stedenbouwkundig Programma van Eisen (SPvE). Betrokkenen hebben veel input geleverd, waarvan de gemeente een gedeelte heeft overgenomen in het SPvE. Betrokkenen ontvingen een overzicht van wat wel en niet is overgenomen. Bij de niet overgenomen punten heeft de gemeente de reden beargumenteerd. Daarnaast is er gesproken over de vorm van samenwerken en de communicatie. De Klankbordgroep en vertegenwoordigers van de stichting gaven aan zoveel mogelijk betrokken te willen worden bij de planvorming, het liefste in coproductie. Het Plan van Aanpak dat werd vastgesteld door de raad in 2009 beschrijft een “regulier en consulterend overleg met vertegenwoordigers van direct omwonenden” In februari 2010 bekrachtigde het college deze participatievorm door te kiezen voor het “consultatiemodel” zoals beschreven in de “Verordening Interactieve Beleidsvorming Bloemendaal 2006”. Begin maart 2010 lichtte de portefeuillehouder het besluit toe in een bijeenkomst met de Stichting Haringbuys en de klankbordgroep. De portefeuillehouder heeft in deze bijeenkomst gezegd op constructieve wijze te willen samenwerken met omwonenden. Overleg vindt plaats met de klankbordgroep, aangevuld met een vertegenwoordiging van de stichting Haringbuys. In deze samenstelling, verder het Forum genoemd, krijgen omwonenden de gelegenheid om mee te denken over de planvorming. Zo nodig zal de gemeente ook met afzonderlijke groepen vertegenwoordigers spreken. Inwoners gemeente Bloemendaal en andere externe stakeholders Op de gemeentelijke website is informatie te vinden over de ontwikkeling van het Haringbuysgebied. Daarnaast werd in een grootschalige burgerpeiling over de structuurvisie ook gepolst hoe inwoners van Bloemendaal denken over de ontwikkeling van het gebied. Raad De raad werd geïnformeerd over de voortgang van het project via de gebruikelijke lijncommunicatie. Daarnaast organiseerde het projectteam in samenwerking met de griffie een rondleiding door het gebied in het najaar van 2009. Medewerkers Direct betrokken collega’s werden op de hoogte gehouden van de voortgang en ingeschakeld voor het inbrengen van kennis via de gebruikelijke projectstructuur. Andere collega’s werden geïnformeerd via BLOEGLE. M edia De plaatselijke en regionale media is uitgenodigd voor de informatieavond in het najaar van 2009.
3
1.5.
Ontwikkelingen en planning t/m besluitvorming Stedenbouwkundig Plan Visievorming Onderzoeken en analyses
April/mei 2010
Ontwerpen oplossingsrichtingen
Juni/ augustus 2010
Besluitvorming college Stedenbouwkundige visie
September 2010
Besluitvorming raad Stedenbouwkundige visie
Oktober 2010
Projectplan Opstellen projectplan om te komen tot een beeldkwaliteitplan, een stedenbouwkundig plan en een bestemmingsplan
Oktober 2010
Besluitvorming projectplan door college
Oktober 2010
Bureauselectie landschappelijk en stedenbouwkundig bureau om SPvE en stedenbouwkundige visie uit te werken naar een stedenbouwkundig plan
Oktober 2010
Besluitvorming raad Projectplan
November 2010
Ontwerpproces Eerste vertaling van visie tot een voorlopig ontwerp
Januari- februari 2011
Uitwerken concept definitief ontwerp
Maart 2011
Uitwerken definitief ontwerp en beeldkwaliteitplan
Maart 2011
Wijzigingsronden en informatie naar breder publiek
Maart- april 2011
Besluitvorming definitief ontwerp en beeldkwaliteitplan
April 2011
Stedenbouwkundig Plan ter besluitvorming naar raad
Mei 2011
4
2. Communicatiedoelstelingen 2.1. Strat Strategische egische keuzes De kwaliteit van het planproces en de ontwikkeling hangt nauw samen met de manier waarop de gemeente omgaat met de belangen van alle spelers. Alle stakeholders moeten serieus genomen worden. De gemeente biedt omwonenden de ruimte om mee te praten over de planvorming. Daarnaast zal de gemeente regelmatig klankborden met (in- en externe) proffesionals , de welstandscommissie en belangenverenigingen op het gebied van natuur, cultuur en historie. Intensief overleg met alle stakeholders in de ontwerpfase vraagt een behoorlijke inzet van de ambtelijke organisatie. De gemeenteraad vindt deze investering noodzakelijk omdat alleen door intensief contact met alle stakeholders de verschillende belangen in beeld gebracht kunnen worden. Alleen een zorgvuldige afweging van alle belangen maakt het mogelijk de juiste keuzes kan maken.
2.2. Communicatieboodschap • De gemeente wil het Haringbuysgebied gaan bebouwen. •
De uitgangspunten bij de planvorming zijn dat het gebied zo groen mogelijk blijft en dat de bebouwing past in de omgeving.
•
De te ontwikkelen woningen moeten duurzaam zijn
•
Bij de ontwikkeling wordt rekening gehouden met relevant gemeentelijk beleid.
•
Bij de ontwikkeling wordt rekening gehouden met regionaal beleid zoals de Structuurvisie NH en Woningbouw in de Metropoolregio
•
Bij de ontwikkeling wordt rekening gehouden met omwonenden
5
2.3.
Spelers Intern
Extern
Projectteam
Direct omwonenden
Werkgroepen
Inwoners van Bloemendaal
Stuurgroep
Direct belanghebbenden anders dan omwonenden (potentiële kopers/ huurders)
College van B&W
Belangenverenigingen op gebied van cultuur/natuur/ historie
Presidium
Welstandscommissie
Griffie
Media
Commissie bestuur en middelen
Ontwikkelaars, architecten, makelaars
Raad
Hoogheemraadschap
Management
De heer Van Dijk (mede eigenaar kavel 3111) Gemeente Heemstede Gemeente Haarlem Provincie Noord Holland Milieudienst IJmond Woningbouwvereniging Brederode/ Pre Wonen Archeologische Werkgroep Haarlem dhr T. Nieuwenhuizen KNNV – natuurhistorische ver. afd. Haarlem Stichting Bescherming Erfgoed Zuid-Kennemerland Vogelwerkgroep Zuid Kennemerland Natuurmonumenten Landschap Noord Holland Ons Bloemendaal Milieufederatie Noord Holland Haarlems Dagblad Weekblad Zuid Kennemerland AB radio Milieuraad Bloemendaal Dhr. A.S.E. van Dijk Mevr. G. Buss Dhr. Barnhoorn WoonconsumentenCommissie Vrouwen Advies Commissie
6
2.4 2. 4. Communicatie Matrix M atrixatrix- Communicatieactiviteiten Communicatieactiviteiten en middelen PL: projectleider, PA: projectassistent, Co: communicatieadviseur, PT: projectteam, OT: ontwerpteam Activiteiten Activiteit en rond ontwikkeling Stedenbouwkundige Stedenbouwkundig e Visie
Kosten/ inzet
Verantw.
Moment
Middel
Forum en andere externe spelers informeren over de onderzoeken, analyses en planning voor ontwerpfase
PL: 4 uur
PL
Week 15
email website
Informatiebijeenkomst voor commissie grondgebied/ raadsleden
PL: 4 uur CO: 5 uur
PL
Week 17
info- avond
Informatiesessie voor Forum. Uitleg over berekenen mogelijkheden
PL: 6 uur PA: 4 uur OT:12 uur CO:8 uur
PT
Week 17
infosessie website Kwartaalpublicatie
Uitkomsten onderzoeken en analyses: Forum actief informeren en info beschikbaar stellen voor alle spelers.
PL: 2 uur PA: 2 uur CO: 3 uur
PL
Week 21/22
email website
Werksessie Forum ontwikkelen Stedenbouwkundige Visie
PL; 12 uur PA: 2 uur OT: 24 uur CO: 8 uur
PT
Juni
werksessie
Werksessie Forum keuze voor 2 scenario’s, inclusief voorkeursscenario
PL: 8 uur PA: 2 uur OT: 12 uur CO: 4 uur
PT
Augustus
werksessie
Forum en andere spelers informeren over Raadsvoorstel, inzichtelijk maken overgenomen input, inclusief argumentatie
PL: 4 uur PA: 2 uur
PL
September
overleg email website
Forum informeren over collegebesluit (17/8) Stedenbouwkundige visie
PA:1 uur
September
email website
Alle spelers informeren over raadsbesluit (23/9) Stedenbouwkundige
PL: 15 uur PT PA: 15 uur CO 25 uur OT: 10 uur
Oktober
email website info-avond persbericht
PL
7
visie
publicatie
2.4. Communicatie Matrix M atrixatrix- Communicatieac Communicatieactiviteiten activiteiten en middelen Activiteiten rond opstellen Projectplan
Verantw. Kosten/ inzet
Moment
Middel
Forum informeren over collegebesluit t.b.v. raadsvoorstel Projectplan.
PL: 3 uur PA: 1 uur
PT
Oktober
email website
Alle spelers informeren over Raadsbesluit Projectplan
PA: 1 uur
PL
November
email website
Activiteiten rond ontwikkeling Stedentedenbouwkundig Plan
Kosten/ Verantw. inzet
Moment
Middel
Bijeenkomst Forum over start ontwerpfase
PL: 3 uur PT PA: 3 uur CO: 3 uur PT: 3
Januari
infosessie website
Bijeenkomst/ werksessie PT, OT, en vakspecialisten
PL: 4 uur PT CO: 4 uur OT:20 uur
Januari
werksessie bloegle
Bijeenkomst diverse belangenorganisaties
PL: 4 uur PA: 4 uur
Januari
overleg website
Bijeenkomst Forum ivm uitwerking concept ontwerp Stedenbouwkundig Plan
PL: 4 uur PT PA: 4 uur CO: 4 uur OT: 6 uur
Februari
werksessie website
Info avond voor leden Commissie grondgebied over Stedenbouwkundig Plan
PL: 3 uur PT CO: 4 uur
Maart
Info- avond
Forum informeren over verwerking input Stedenbouwkundig Plan, incl. motivatie
PL: 3 uur PA: 1 uur
PL
Maart
email website
Alle spelers informeren over wijzigingsronden Stedenbouwkundig Plan
PL: 1 uur PA: 1 uur
PL
April
email website publicatie
Forum informeren over Collegebesluit Stedenbouwkundig Plan
PA: 1 uur
PL
April
email
Alle spelers informeren over raadsbesluit Stedenbouwkundig plan
PL: 8 uur PA: 4 uur CO: 20 uur
PT
Mei
info-avond interview website email
PL
8
h-a-h brief 2.5 2. 5. Verantwoordelijkheden De inzet van het team communicatie voor de communicatie rond de ontwerpfase wordt geraamd op 88 uur. De inzet zal bestaan uit het bijwonen van projectgroepvergaderingen, het adviseren over communicatie en interactieve werkvormen voor alle spelers, het voorbereiden van publicaties, brieven en interviews. De dagelijkse communicatie tussen projectteam, ontwerpteam, stuurgroep en griffie/ raad is belegd bij de projectleider volgens de gebruikelijke Bloemendaalse projectstructuur. De inzet van de projectleider, de projectassistent, het projectteam en het ontwerpteam t.b.v. communicatieactiviteiten zijn opgenomen in paragraaf 2.4. Het betreffen werkzaamheden als het voorbereiden van werksessies met stakeholders, webredactie, terugkoppeling van overleggen, etc. 2.6 2. 6. Evaluatie Op de agenda van de projectgroepvergaderingen is communicatie een vast onderwerp. Ook op de agenda van het overleg met het forum is communicatie een vast onderdeel. Op die manier wordt alle communicatie regelmatig geëvalueerd en kan er tijdig worden bijgestuurd. 2.7 2. 7. Toelichting op de communicatiemiddelen Overlegstructuur Overleg vindt plaats volgens de gebruikelijke projectstructuur. Werksessies In werksessies met interne- en externe specialisten wordt het plan vormgegeven. Op gezette tijden worden ook werksessies georganiseerd voor het Forum. Bijeenkomsten voor raadsleden Raadsleden en schaduwraadsleden worden uitgenodigd om op informele wijze kennis te nemen van ontwikkelingen in het project. De projectleider zal tijdens deze bijeenkomsten uitleg geven over de planvorming en indien gewenst ook een vakinhoudelijke/ technische toelichting geven. Bloemendaal.nl De gemeentelijke website biedt een projectenpagina. Vanaf de homepage zijn alle lopende ruimtelijke projecten toegankelijk. Projectleiders zorgen ervoor dat deze actueel blijft. Publicatie Wekelijkse Publicatie in het Weekblad Kennemerland Zuid. Bedoeld om alle externe spelers te informeren. Altijd een verwijzing naar Bloemendaal.nl voor alle relevante documenten. Brief belanghebbenden Brief om direct omwonenden en andere direct belanghebbenden te informeren over bijvoorbeeld een informatieavond.
9
Persbericht Wordt ingezet bij het behalen van mijlpalen in het project en voor het aankondigen van informatiebijeenkomsten voor omwonenden. Interview met portefeuillehouder portefeuillehouder In een interview geeft de portefeuillehouder zijn visie op het project, de urgentie ervan en de aanpak. Kwartaalpublicatie Vierjaarlijkse publicatie van de gemeente Bloemendaal waarin de gemeente actuele zaken en ontwikkeling over het voetlicht brengt en daarbij aansluit bij de speerpunten van het collegeprogramma. BLOEGLE Op de homepage van het Bloemendaalse intranet BLOEGLE, staat een overzicht van Bloemendaalse projecten. Projectleiders actualiseren regelmatig de informatie die betrekking heeft op hun project. 2.7 2. 7. Relevante documenten Plan van Aanpak ontwikkeling Haringbuys Stedenbouwkundig Programma van Eisen Participatienota ontwikkeling Haringbuys
10
Corsanummer: 2009026233 Corsanummer: 2009035943 Corsanummer: 2010002258
