Communicatieplan 3e en 4e kwartaal 2014
Auteur: Laura Koster 1 Versie 14-7-2014
Overzicht besluitvormingstraject Datum: Datum: 2
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ...................................................................................................................... 4
2.
Beschrijving huidige situatie .......................................................................................... 5
3.
Communicatiestrategie .................................................................................................. 6 Doelgroepen.................................................................................................................... 6 Doelen............................................................................................................................ 6 Strategie ........................................................................................................................ 7
4.
Middelen ..................................................................................................................... 8
5.
Overzicht communicatielijnen .................................................................................... 11
6.
Planning .................................................................................................................. 12
3
1.
Inleiding
Dit beknopte communicatieplan is specifiek opgesteld voor de eerste twee kwartalen van schooljaar 2014-2015. Het bevat ook een aantal acties die reeds in de laatste weken van schooljaar 20132014 of in de zomervakantie worden uitgevoerd of in gang worden gezet. Aanleiding voor dit communicatieplan is de start van PPO Rotterdam per 1 augustus 2014. Per doelgroep wordt aangegeven hoe deze het beste bereikt kunnen worden en welke communicatiemiddelen wanneer worden ingezet. Veel van de communicatiemiddelen zijn reeds in gebruik. De komende periode wordt gebruikt om de middelen aan te scherpen, verder uit te werken en hun gebruik te optimaliseren. Deze acties worden onderaan ieder communicatiemiddel beschreven. Het laatste hoofdstuk bevat een overzicht van welke acties er moeten plaatsvinden en een planning hiervoor. Dit plan beschrijft alleen de reguliere communicatie en communicatiekanalen. Er wordt een apart communicatieplan opgesteld voor crisissituaties.
4
2.
Beschrijving huidige situatie
In het afgelopen jaar is er veel gecommuniceerd met de verschillende doelgroepen van PPO Rotterdam. Dit gebeurde o.a. via: Website Digitale periodieke nieuwsbrief voor externe doelgroepen en vanaf juni een speciale editie voor interne medewerkers Twitter Overleggen zoals BAG (voor IB-ers en directeuren), IB-netwerken, centraal dienstoverleg, ALV etc. Ook zijn belangrijke documenten zoals het ondersteuningsplan (met bijlagen), de uitwerking van het ondersteuningsplan en het transitiedocument gepubliceerd en verspreid. Desondanks is gebleken dat veel informatie niet of nauwelijks is aangekomen bij de doelgroepen. Reden hiervoor is waarschijnlijk dat er te veel informatie tegelijk werd verschaft en dat veel schriftelijk is gecommuniceerd.
5
3.
Communicatiestrategie
Uit de beschrijving van de huidige situatie blijkt dat schriftelijke communicatie niet altijd zijn doel bereikt. Er zal dus naar een betere mix van communicatiemiddelen moeten worden gezocht waarbij voornamelijk gedacht wordt aan meer mondelinge communicatie. Dit omdat dit door verschillende geledingen van de doelgroepen bij navraag wordt aangegeven als meest gewenste en effectieve communicatiemiddel. Ook het samenwerkingsverband voor voortgezet onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs in Rotterdam, KoersVO, geeft aan zoveel mogelijk mondeling te communiceren. Dit blijkt het beste te werken.
Doelgroepen Onderstaand een overzicht van de doelgroepen die betrokken zijn bij PPO Rotterdam. Besturen van de betrokken scholen/organisaties Directeuren van de betrokken scholen/organisaties Leerkrachten van de betrokken scholen Intern begeleiders van de betrokken scholen Medewerkers PPO Rotterdam Ouders van leerlingen van de betrokken scholen Ondersteuningsplanraad PPO Rotterdam GMR schoolbesturen MR van PPO Rotterdam Netwerkpartners o Raadsleden o Maatschappelijk werkers o Voorschoolmaatschappelijk werkers o Wijkteams Gemeente Rotterdam o Gemeente Rotterdam/College B&W o Centrum voor Jeugd en Gezin o Medisch Kinderdagverblijven o Leerplichtambtenaar o Overige OZO-partners
Doelen In het voorgaande communicatieplan werd reeds gesproken over de communicatiedoelen op drie hoofdniveaus kennis, houding en gedrag. Helaas moeten we concluderen dat deze communicatiedoelen nog niet zijn bereikt. Voor de komende periode worden dus ongeveer dezelfde doelen gehanteerd die gericht zijn op kennis en houding. Het gedrag dat volgt uit de realisatie van de doelstellingen met betrekking tot kennis en houding komt in een latere fase aan de orde. Allereerst willen we de besturen en scholen van het samenwerkingsverband en de overige doelgroepen op de hoogte brengen van het bestaan en de activiteiten van PPO Rotterdam. Vervolgens willen we ze hiervoor interesseren zodat er een positief beeld ontstaat van de invoering van PPO Rotterdam. Dit alles om er uiteindelijk toe te komen dat betrokkenen hun aandeel gaan vervullen in het tot stand brengen van passend onderwijs in Rotterdam. Onderstaand een overzicht van de doelstellingen. 1.
Kennis Wat is PPO Rotterdam Wat gaat er veranderen met de invoering van passend onderwijs Waar kan je met welk probleem, vraagstuk etc. terecht.
2. Houding Positief beeld van PPO Rotterdam Bereid om mee te werken aan de succesvolle implementatie van passend onderwijs in Rotterdam
6
Strategie Het uitgangspunt is om heldere actuele informatie over PPO Rotterdam te communiceren. Het moet voor alle doelgroepen duidelijk zijn wat PPO Rotterdam inhoudt en welke gevolgen de inrichting van deze nieuwe organisatie voor hen kan hebben. Er wordt op diverse manieren gecommuniceerd met de doelgroepen waarbij gelet wordt op de manier van aanspreken en de voor hen meest logische middelen. De huisstijl van PPO Rotterdam wordt op alle communicatiemiddelen toegepast om de herkenbaarheid te vergroten. Informatie over PPO Rotterdam wordt niet alleen vanuit PPO Rotterdam verstrekt. Ook de besturen en directeuren spelen hierbij een rol. Met name bij communicatie richting de medewerkers van de betrokken scholen en de ouders is het van belang om deze goed af te stemmen met de bestuurders. PPO Rotterdam wil de besturen en directeuren daarnaast ondersteunen wanneer zij zelf willen/moeten communiceren over PPO Rotterdam. Wanneer informatie vanuit PPO Rotterdam wordt verstrekt, wordt ervoor gekozen om indien het mondelinge communicatie betreft dit te laten uitvoeren door een medewerker van PPO Rotterdam die zo dicht mogelijk bij de doelgroep staat. In veel gevallen betreft dit dus de schoolcontactpersonen PPO Rotterdam en/of de teamleiders van de onderwijsarrangeerteams. Er worden vanuit PPO Rotterdam contactmomenten georganiseerd waarop informatie verstrekt wordt. Deze informatie (in de vorm van bijvoorbeeld een presentatie, folder, flyer, factsheet e.d.) wordt centraal verstrekt vanuit PPO Rotterdam. Hierdoor wordt uniformiteit gegarandeerd. De contactmomenten betreffen naast specifieke bijeenkomsten en overleggen ook het periodiek contact dat de schoolcontactpersoon met haar partners heeft. Tijdens die momenten wordt altijd het gesprek gestart met informatieverstrekking vanuit PPO Rotterdam. Dit kan het beste aan de hand van de meest actuele nieuwsbrief. Onderwerpen daaruit worden kort toegelicht en er is mogelijkheid tot het bespreken van vragen etc. Indien schriftelijke communicatie gebruikt wordt, wordt deze zo beknopt mogelijk gemaakt met duidelijke taal en heldere informatie. Wanneer mogelijk wordt de informatie samengevat weergegeven waarbij de lezer de mogelijkheid heeft door te klikken om meer informatie te krijgen. Zo wordt informatie op ieders behoefteniveau aangeboden waarbij wel de basis voldoende is om op de hoogte te blijven. Er wordt onder meer mondelinge communicatie ingezet om aandacht te vestigen op de schriftelijke communicatiemiddelen en om eventueel een toelichting hierop te geven.
7
4.
Middelen
De in te zetten communicatiemiddelen bestaan uit de huidige communicatiemiddelen aangevuld met enkele nieuw te ontwikkelen middelen. De in te zetten communicatiemiddelen zijn: Vernieuwde website (met daarin professionalsteunpunt en oudersteunpunt, wordt begin juli gelanceerd) Periodieke nieuwsbrief (extern en intern) Social media (Twitter en een app voor mobiele apparaten) Thema-/informatie-/bijeenkomsten Office 365 (intranetgedeelte voor medewerkers) Folder-/brochuremateriaal Presentaties Posters Kaarten/flyers E-mail Persbericht Animatiefilm (in samenwerking met Kind en Onderwijs) Website Op de website wordt voor iedere doelgroep relevante informatie verstrekt. Denk hierbij aan achtergrondinformatie, verslagen, agenda en beleidsstukken. Daarnaast wordt een aantal van de overige communicatiemiddelen geïntegreerd op de website (bijvoorbeeld de Twitterfeeds en de nieuwsbrieven zijn ook vanaf de website benaderbaar). Op de vernieuwde website wordt er een professionalsteunpunt ingericht en een oudersteunpunt. Hierop is informatie specifiek voor die doelgroepen geclusterd en benaderbaar. Periodieke nieuwsbrief Op dit moment zijn er twee nieuwsbrieven; een voor externe partijen, deze bevat informatie die openbaar is en een nieuwsbrief voor de toekomstige medewerkers van PPO Rotterdam (deze bevat informatie die in principe alleen voor intern gebruik is. Er wordt geen vertrouwelijke informatie in gezet omdat het heel eenvoudig is de informatie extern te verspreiden. De input voor de externe nieuwsbrief volgt uit de berichtgeving op de website. Tot op heden worden de onderwerpen voor de nieuwsbrief aangedragen in het beleidsoverleg. Na de zomervakantie zal deze situatie veranderen. Zodra er nieuws is wordt er dan een bericht aangeleverd bij de contentbeheerder van de website. Deze redigeert het bericht en plaatst het als nieuwsbericht op de website. Dit zorgt ervoor dat er altijd actuele berichtgeving op de website wordt geplaatst en dat de website continu ververst wordt. Tweewekelijks wordt vervolgens een nieuwsbrief samengesteld uit de belangrijkste berichten die in die twee weken op de website zijn geplaatst. Het samenstellen van de nieuwsbrief komt zo onder minder tijdsdruk te staan en het is een goed middel om mensen te attenderen op de website. Op termijn kan de externe nieuwsbrief worden afgebouwd naar een maandelijkse frequentie. De input voor de interne nieuwsbrief volgt nog wel vanuit het beleidsoverleg. Wekelijks wordt er een nieuwsbrief voor medewerkers verzonden op vrijdag. Er wordt een nieuwsbrief specifiek voor ouders gemaakt. Deze nieuwsbrief bevat informatie over de gevolgen van de invoering van passend onderwijs, de werkwijze van PPO Rotterdam en het oudersteunpunt/ouderfunctionaris. De nieuwsbrief wordt verspreid via de schooldirecteuren. In het nieuwe schooljaar wordt de nieuwsbrief periodiek opgesteld. Zeer belangrijk is dat de nieuwsbrief heldere informatie bevat en beknopt is. Voor meer informatie kan dan verwezen worden naar het oudersteunpunt op de website via directe links.
8
Social media Social media worden gebruikt om korte actuele berichten te plaatsen. Veelal gecentreerd rondom beslismomenten, mijlpalen, successen, activiteiten en actuele ontwikkelingen. In eerste instantie wordt hiervoor Twitter ingezet. Naast Twitter wordt ook Wikipedia ingezet om de herkenbaarheid van PPO Rotterdam te vergroten. Tenslotte wordt er een app ontwikkeld die te gebruiken is op mobiele apparatuur. De app bevat informatie die op de website wordt weergegeven. Thema-/informatie-/bijeenkomsten Er wordt een soort roadshow georganiseerd langs de scholen. Teamleiders van de onderwijsarrangeerteams en schoolcontactpersonen PPO Rotterdam geven in verschillende bijeenkomsten presentaties op de scholen. Er kan voor worden gekozen op iedere school langs te gaan, maar ook kan gedacht worden aan clustering van de scholen en dan per doelgroep informatie te verstrekken. Het tweede heeft de voorkeur waarbij verschillende bijeenkomsten voor schoolleiders, intern begeleiders en medewerkers georganiseerd kunnen worden. Ook ouders moeten een mogelijkheid krijgen om mondeling informatie over PPO Rotterdam te krijgen. Hiervoor worden speciale ouderbijeenkomsten in de avonduren georganiseerd. Ouders kunnen zich hiervoor inschrijven. Op een dergelijke avond wordt aandacht besteedt aan de gevolgen van de invoering van passend onderwijs, de werkwijze van PPO Rotterdam en het oudersteunpunt/ouderfunctionaris. Voor de intern begeleiders werden jaarlijks zes themabijeenkomsten georganiseerd. De IB-netwerken worden voortaan op een andere manier ingedeeld. Het is nog onduidelijk op welke wijze de indeling gaat plaatsvinden. Dit wordt beschreven in het nog op te stellen professionaliseringsplan. In dat plan wordt ook de eventuele continuering van de IB Themamiddagen meegenomen. Duidelijk is al dat deze bijeenkomsten met een lagere frequentie zullen gaan plaatsvinden en dat de thema’s in ieder geval in het eerste jaar heel duidelijk gericht op passend onderwijs zullen zijn. Ook de huidige beleidsadviesgroepen (BAG-IB en BAG-directeuren) worden niet op de huidige wijze gecontinueerd. Voor deze doelgroepen wordt een apart netwerkplan opgesteld over hoe we hen willen betrekken bij de beleid- en besluitvorming. Office 365 Office 365 is de Cloud-applicatie van Microsoft. Binnen PPO Rotterdam wordt Office 365 momenteel door de stafmedewerkers gebruikt om e-mail te verzenden. Op termijn wordt Office 365 het centrale ICT-platform voor verzending e-mail, agendabeheer, opslag documenten en gebruik officeapplicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Ook wordt SharePoint gebruikt als intranet. Animatiefilm In samenwerking met Kind en Onderwijs wordt in een animatiefilm ontwikkeld van 75 seconden. film is voornamelijk bestemd voor medewerkers van de scholen en ouders. Folder-/brochuremateriaal Dit materiaal is bestemd voor de ouders en schoolleiders/leerkrachten van scholen. Over de volgende onderwerpen komt materiaal beschikbaar: Toelaatbaarheidscommissie Toelaatbaarheidsverklaring Wat is passend onderwijs? Wat is/doet PPO Rotterdam? Onderwijsarrangeerteams en schoolcontactpersonen PPO Rotterdam Ouderfunctionaris/oudersteunpunt Professionalsteunpunt OZO/MDO
9
Presentaties Er worden een aantal presentaties (in PowerPoint of Prezi) ontwikkeld die gebruikt kunnen worden door de teamleiders van de onderwijsarrangeerteams en de schoolcontactpersonen in hun communicatie met scholen en ouders. Er
worden presentaties over de volgende onderwerpen ontwikkeld: Gevolgen van invoering passend onderwijs Aanmeldprocedure Wat verstaan we onder basisondersteuning en extra ondersteuning?
Posters Posters zijn een handig middel om leerkrachten en ouders te attenderen op bepaalde zaken. Bijvoorbeeld informatie die op de website te verkrijgen is, belangrijke data, wijzigingen in regelgeving etc. Aan het begin van het nieuwe schooljaar wordt het professionalsteunpunt (op de website) gepromoot via posters. Posters kunnen ook ingezet worden in de communicatie richting ouders. In dat geval moeten ze niet alleen op scholen opgehangen worden, maar ook op andere plaatsen waar zicht veel ouders bevinden zoals het CJG en bij de overige partners vanuit het OZO/MDO. Kaarten/flyers Ansichtkaarten kunnen eenvoudig door de school aan ouders worden verstrekt. Op een ansichtkaart kan korte informatie weergegeven worden ook is het een goed middel om zaken te promoten. Aan het begin van het nieuwe schooljaar wordt een ansichtkaart gemaakt om het oudersteunpunt/ouderfunctionaris te promoten. Niet alleen via scholen worden de kaarten verstrekt maar ook via bijvoorbeeld het CJG en bij de overige partners vanuit het OZO/MDO. In plaats van een ansichtkaart is een flyer ook een handzaam formaat om te gebruiken. Hierop kan ook wat meer informatie worden verstrekt. E-mail E-mail is een goed middel om mensen te informeren over allerlei zaken. Het wordt voornamelijk ingezet om mensen te informeren over zaken die zij kunnen gaan verwachten (zoals de komst van een brief o.i.d.), herinneringen en om mensen uit te nodigen voor bijeenkomsten. E-mail wordt niet ingezet om nieuwsberichten te verspreiden. Hiervoor is de nieuwsbrief beter geschikt (die overigens wel via de e-mail wordt verzonden). Overige uitgangspunten bij e-mailverkeer zijn dat email bedoeld is voor het delen van informatie en niet geschikt is voor besluitvorming. Om het gebruik van mail verder te professionaliseren wordt een mailetiquette opgesteld die intern gehanteerd wordt. Hierin staan zaken als: Welke aanhef gebruik je Standaardhandtekening Gebruik cc en bcc Etc. Persbericht Met een persbericht kunnen verschillende media, zoals (wijk)kranten en onderwijspublicaties, worden geïnformeerd over PPO Rotterdam. Een goed persbericht kan zorgen voor een artikel in die media. Tevens kan het de aanleiding zijn voor een uitgebreider artikel. Persberichten worden terughoudend ingezet. Alleen wanneer er echt iets belangwekkends te melden is, zal er een persbericht worden opgesteld en verzonden. Dit gebeurt altijd in overleg met de directeur.
10
5.
Overzicht communicatielijnen
Onderstaande schema brengt de communicatielijnen in kaart die vanuit PPO Rotterdam lopen met scholen en ouders. De paarse lijnen geven de directe communicatielijnen weer, dus rechtstreeks vanuit PPO Rotterdam. De blauwe lijnen geven de indirecte communicatie via de onderwijsarrangeerteams en de schoolcontactpersonen weer, dus via de eerste partij wordt met de tweede partij gecommuniceerd. De groenen lijnen geven tenslotte de indirecte communicatie via de schooldirecteuren weer. Dus via de schooldirecteur communiceert PPO Rotterdam indirect met de andere partijen.
Ouders
OAT/SCP
Leraren
Directeur
PPO Rotterdam
11
6.
Planning
Communicatiemiddel Vernieuwde website Nieuwsbrief extern Nieuwsbrief intern Nieuwsbrief ouders Twitter App Bijeenkomsten Office 365 SharePoint Folders/brochures Presentaties Poster Ansichtkaart E-mail Animatiefilm
Acties Lancering vernieuwde website Vullen content oudersteunpunt en professionalsteunpunt Beleidsmedewerkers informeren over nieuwe opzet informatieverzameling Starten met vernieuwde opzet nieuwsbrief Geen Ontwikkelen format Verzending eerste nieuwsbrief Integreren in website Ontwerp inhoud app Ontwikkelen techniek Opstellen planning Opstellen draaiboek Uitnodigen betrokkenen Implementeren Implementeren bij bedrijfsbureau Implementeren bij rest PPO Rotterdam Ontwikkelen format Schrijven teksten Productie Samenstellen Ontwikkelen poster professionalsteunpunt Ansichtkaart voor ouders produceren Alle medewerkers voorzien van PPO Rotterdam e-mailadres Opstellen e-mailetiquette Vaststellen scenario Productie Verspreiden
Wanneer gereed Half juli Eind augustus Juli September Augustus Augustus November Eind september September September Start september Augustus Augustus/september September Begin september Begin september Eind augustus Eind augustus Eind september
12
