Communicatiematrix Expeditie Duurzaamheid 2015 In dit document vindt u de communicatiematrix voor het jaar 2015, behorende bij het communicatieplan Expeditie Duurzaamheid 2015-2018. Wij lichten de eerste stappen en acties toe in de expeditie naar een duurzame gemeente, duurzame bedrijven en organisaties en duurzame inwoners. Kernboodschap: “Wij laten zelf het goede voorbeeld zien door te zorgen dat de duurzame ontwikkeling vanuit people, planet, en profit zichtbaar is in het gemeentelijke beleid, communicatie en de uitvoering. De lokale duurzaamheidsmeter is hier ons meetinstrument voor. Wij zorgen dat iedereen ruimte heeft en krijgt in de reis naar een duurzaam Woudenberg. We creëren ruimte voor initiatieven, om met elkaar in contact te komen en om groepen mensen met elkaar te verbinden. Wij faciliteren en regisseren de duurzame beweging maar inwoners en ondernemers vormen de duurzame samenleving.” Uitgangspunten communicatie: Continue monitoren van lokaal en regionaal nieuws en media om vroegtijdig in te kunnen spelen op ontwikkelingen die raakvlak hebben met het duurzaamheidsbeleid (duurzaamheidscoordinator/Communicatie). Zoveel mogelijk verbinding zoeken met andere projecten en programma’s binnen de gemeente Woudenberg waarbij het thema ‘duurzaamheid’ als kapstok dient (duurzaamheidscoordinator) De politieke agenda kennen en hier actief op inspelen door daar communicatiemomenten om heen te plannen. (Duurzaamheidscoordinator) Duurzaamheidscommunicatie insteken vanuit de eigen leefomgeving van inwoners en ondernemers. Door bijvoorbeeld in te spelen op de behoefte aan bijvoorbeeld besparing en comfort haalbaar in en om de eigen woning/bedrijfspand. (duurzaamheidscoordinator/Communicatie) (Structureel) overleg met beleidsadviseurs en projectleiders binnen de gemeente Woudenberg om woordvoering en communicatiemomenten af te stemmen. (communicatie) Motiveren van ondernemerschap en eigen initiatief door daar ruimte voor te bieden. Dit laten zien door zoveel mogelijk initiatieven te omarmen. (duurzaamheidscoordinator/beleidsmedewerkers) We vragen ons voortdurend af of we voldoende van ons laten horen en of er ontwikkelingen zijn bij de actoren die maken dat we extra communicatieactiviteiten moeten inplannen. (duurzaamheidscoordinator/Communicatie)
“Aan het eind van het jaar leeft het thema duurzaamheid in de organisatie en is er een goed draaiend duurzaamheidsteam met ambassadeurs van verschillende afdelingen. Zij bewaken het duurzaamheidsbeleid door o.a. collega’s te adviseren om met een andere bril naar beleid te kijken. Op het moment dat er veel adviesvragen bij het team binnenstromen is onze doelstelling voor 2015 geslaagd.” Jose van Beeck duurzaamheidscoördinator
Uit het contact met elkaar of tussen anderen op on- of offline platforms komen ook veel mooie kansen. Het delen van die momenten en inspelen op die kansen is van belang omdat dit bewegingen zijn vanuit de samenleving. (communicatie)
1. Route 1: Naar een duurzame gemeentelijke organisatie Communicatiedoelstelling: “Eind 2015 is de organisatie bekend met de Expeditie Duurzaamheid door middel van het duurzaamheidsteam, berichtgeving en acties. We geven het goede voorbeeld door te laten zien waar wij mee bezig zijn.” Subdoelstellingen voor 2015: Intern is er een duurzaamheidsteam gevormd bestaande uit medewerkers. Zij hebben als doel om de organisatie nog duurzamer te maken door collega’s bewust te maken van de duurzame expeditie, door ludieke acties te bedenken en vragen van collega’s te beantwoorden Met beleidsmedewerkers en projectleiders is besproken wat duurzaamheid voor beleid en uitvoering betekent en hoe zij daarin gefaciliteerd willen/kunnen worden. Beleidsstukken vanaf 2015 bevatten een paragraaf over duurzaamheid, waarbij er vooraf overleg is geweest met de duurzaamheidscoordinator. Betrokken actoren De primaire betrokken actoren voor deze reisroute zijn de organisatie, het duurzaamheidsteam en de gemeenteraad. Het gewenste resultaat voor deze actoren is dat zij werken vanuit een houding van bewuste aandacht voor duurzaamheid en hun voorbeeldfunctie. Ze zijn zich bijvoorbeeld bewust van welke duurzame aspecten er gerelateerd zijn aan hun eigen beleid maar ook geven zij het goede voorbeeld door goed afval te scheiden en ook kennis te hebben van duurzame oplossingen. Het duurzaamheidsteam (bestaande uit medewerkers) faciliteert de organisatie en de gemeenteraad hier – waar nodig - bij. De volgende communicatiemiddelen kunnen ingezet worden: Dialoog en interne (werk)bijeenkomsten zoals themamomenten en netwerkmomenten. Intranet (Pleio) voor discussies en informatie Persoonlijke communicatie in de vorm van presentaties, dialoog en interactieve bijeenkomsten. Gemeentelijke communicatiekanalen zoals sociale media en de Woudenberger Gemeentelijke communicatiekanalen zoals sociale media en de Woudenberger Presentaties/ bijeenkomsten Raads- en commissievergaderingen
1.2 Communicatiematrix
In onderstaande matrix staan de acties die uitgevoerd worden in 2015 die bijdragen aan het duurzaam maken van de gemeentelijke organisatie. Periode
Omschrijving/actie
1 januari 2015
Start van de duurzaamheidscoördinator gemeente Woudenberg
Start januari 2015 Start januari 2015
Start januari 2015
Start februari 2015
zomer
Betrokken actoren Organisatieleden
Communicatieacties
Communicatiemiddelen
Status
Medewerkers informeren (leidinggevende)
Intranet
Gereed
Intranet
Gereed
Gereed
Werven van Wajongere(n) binnen gemeentelijke organisatie Uitvoering HR beleid: invoeren strategische personeelsplanning en vormgeven opleidingsbeleid Uitvoeren inkoopstrategie vervangen voertuigen. (vervangen tuk-tuk) Vastleggen ambities duurzaamheid voor woningbouw Woudenberg Oost (energie, materiaalgebruik, water en groen)
Organisatieleden
Mee adviseren over positionering Medewerkers informeren
Organisatieleden
Medewerkers informeren (HR)
Buitendienst, duurzaamheid coördinator Raad/belangstellend en/inwoners
Persfoto maken en versturen
Afdelingsoverleggen langsgaan P&O (waar nodig met Jose samen) Persfoto nieuwe tuk-tuk
Informeren over Masterplan voor de woningbouw Hoevelaar
Informatiebijeenkomst en persbericht
Selecteren van drie duurzaamheidsambassadeurs binnen de afdelingen
Organisatieleden/ raad en inwoners
-Medewerkers enthousiasmeren om de rol van ambassadeur op te pakken -Afdelingshoofden benaderen voor suggesties
Intranet en persoonlijk contact/bijeenkomst
Gereed
najaar
Duurzaamheidsteam compleet/bekendmaken
Organisatieleden, raad en inwoners
-
1 juni 2015 1 juni 2015 1 september 2015
1 oktober 2015
Overzicht van energiegebruik alle gemeentelijke gebouwen Inzicht besparingspotentieel gemeentelijke gebouwen Onderzoek financieringsmogelijkheden voor energie efficiënte gebouwen Actieplan energie-efficiënte gebouwen gereed
Medewerkers informeren Raad informeren Kennis maken met St. duurzaam Woudenberg en Vallei Wonen Inwoners informeren Ondernemers informeren
Via afdelingsoverleg, intranet, Lunchbijeenkomst voor medewerkers en raadsleden Energy battle organiseren onder de medewerkers (wie leeft het zuinigst?) persbericht en kennismakingsgesprek met st. Duurzaam Woudenberg en duurzame toekomst Woudenberg (wat kunnen wij voor elkaar betekenen, hoe kunnen wij elkaar versterken) n.v.t. n.v.t.
Organisatieleden
-Medewerkers informeren dat het onderzoek loopt
Intranet
Organisatieleden/in woners en ondernemers
-medewerkers informeren over de uit te voeren acties, doel is om gevoel van/met duurzame gemeente intern te versterken. - Inwoners informeren en handvatten geven om zelf aan te slag te gaan? Koppelen aan communicatie rond energieloket -Woudenbergse ondernemers informeren, stimuleren om ook
Intranet, persbericht (delen in LinkedIn groep ‘Woudenberg Connected’)
Afspraak inplannen voor de organisatie (Jose/Phyllis)
1 oktober 2015
Plan van aanpak ‘naar fairtrade gemeente’ gereed
Organisatieleden
Start oktober 2015
Uitvoering actieplan energieefficiënte gebouwen
Organisatieleden
Oktober
Rondje afdelingshoofden/beleidsmed ewerkers (wat betekent duurzaamheid voor de organisatie/beleid)
Afdelingshoofden en beleidsmedewerker s
te verduurzamen door handvatten mee te geven Ondernemers en inwoners informeren over de uit te voeren acties
Afdelingshoofden en beleidsmedewerkers vertellen over de expeditie en bespreken wat jullie voor elkaar kunnen betekenen
Oproep voor deelname aan werkgroep dmv persbericht, website, gericht benaderen van ondernemers Kun je inwoners/medewerkers/on dernemers hierbij nog betrekken voor input? t.z.t. kijken wie de uitvoeringsplannen raken qua overlast Aanpak/vorm ook in overleg met duurzaamheidsteam (bepalen waar behoefte aan is bij organisatie)
2. Route 2: Naar duurzame inwoners Communicatiedoelstelling is: “Aan het eind van 2015 heeft de inwoner op verschillende manieren kennis kunnen maken met de Expeditie Duurzaamheid, bijvoorbeeld door verschillende persberichten, bijeenkomsten en acties.” Subdoelstellingen voor 2015: De Expeditie Duurzaamheid is regelmatig onder de aandacht gebracht via de gemeentelijke communicatiekanalen om inwoners kennis te laten maken met de ambitie van Woudenberg. Er is een energieloket opgezet, waarbij inwoners informatie kunnen krijgen over het verduurzamen van hun woning en meteen een offerte of nadere informatie kunnen vragen bij lokale bedrijven.
Betrokken actoren De primair betrokken actoren zijn inwoners, de organisatie en het duurzaamheidsteam. De rol van de organisatie is duurzaamheid te stimuleren, te regisseren en te faciliteren door bijvoorbeeld bewust bedrag te belonen (afvalbeleidsplan) en duurzame burgerinitiatieven gericht op voorkoming van vervuiling, het zuinig omgaan met grondstoffen te stimuleren. Het belang van duurzaamheid wordt duidelijk door inwoners doorlopend te betrekken bij nieuws en ontwikkelingen en door ze zelf hierin een verantwoordelijke rol te geven. De volgende communicatiemiddelen zijn inzetbaar: Monitoren van nieuws en media om vroegtijdig in te kunnen spelen op ontwikkelingen die raakvlak hebben met het duurzaamheidsbeleid. Wijkbezoek/wandeling Klankbordgroep/werkgroep/ expertgroep Wijkbijeenkomst Sociale media zoals Facebook en Youtube Persoonlijk contact via bijv. spreekuur of inloopochtend
2.1 Communicatiematrix In onderstaande matrix staan de acties die uitgevoerd worden in 2015 die bijdragen aan het duurzaam maken van de gemeentelijke organisatie. Periode
Omschrijving
Start januari 2015
Uitvoeren programma regionale alliantie Opzetten van Woudenbergse coalitie voor opzetten energieloket Duurzame mobiliteit aansluiting vinden bij Centrumplan
Start januari 2015 Start januari 2015
Betrokken actoren Inwoners ondernemers Raad/inwoners en ondernemers
Communicatieacties
Communicatiemiddelen
Informeren over het energieloket Informeren over mogelijkheden energieloket
Brief aan huiseigenaren, persbericht Bijeenkomsten
Vragen om ideeën ter bevordering van het gebruik van de (elektrische) fiets en deelauto’s.
Werkgroep en sociale media?
Projectgroep Centrumplan past ruimte voor fietsen in plan
Ook met inwoners en winkeliers?
Status
Start januari 2015
Vanaf maart 2015
1 april 2015 1 april 2015
1 juli 2015
Duurzaam consumeren: bewustwording vergroten (artikelenreeks duurzaamheid + communicatie afvalverbeterplan) Agrarische bedrijven wijzen op subsidieregeling van de Provincie ‘asbest van het dak, zonnepanelen erop’ Lesprogramma duurzaamheid op elke basisschool voor groep 7/8 Duurzame ideeënboek gereed
Inwoners/ ondernemers/ stichting duurzaam Woudenberg
-informeren over beleid/uitvoering -milieucommunicatie (i.s.m. Tineke)
(voormalig) agrarische bedrijven in Woudenberg Scholen/ inwoners/ stichting duurzaam Woudenberg Inwoners / ondernemers
Informeren over mogelijkheden
Plan van aanpak project bewustwording gereed (geïnspireerd op duurzame ideeënboek)
Inwoners/ ondernemers
Gereed
Via presentatie
Gereed
Behoefte peilen bij scholen Inwoners/ ondernemers informeren en stimuleren om ideeën in te sturen Basis zijn de ideeën die zijn opgehaald bij de toekomstvisie. Deze verder uitwerken en voor uitwerking advies vragen aan de samenleving.
3. Naar duurzame bedrijven en ondernemers Communicatiedoelstelling is: “Aan het eind van 2015 zijn ondernemers betrokken bij het opstellen van een economische agenda waarin duurzaamheid een belangrijk speerpunt is. Ondernemers kennen de actoren en de ambities binnen het thema duurzaamheid”.
In april vorm geven aan de aanpak (Jose/Phyllis)
Subdoelstellingen voor 2015: Eind 2015 is er een economische agenda opgesteld, waarin het toekomstige (duurzaam) economische klimaat van Woudenberg beschreven is en welke acties we gezamenlijk nemen om daar te komen. De gemeente voert regelmatig gesprekken met lokale ondernemers over onderwerpen als MVO en duurzaamheid. De gesprekken/bijeenkomsten hebben als doel het delen van de ambitie van Expeditie Duurzaamheid en die te verbinden met de maatschappelijke opgaven van de ondernemers. Ondernemerschap hierin wordt zoveel mogelijk gestimuleerd. We sluiten waar dat kan aan bij bestaande Woudenbergse werkgroepen gericht op duurzaamheid. Ondernemers komen nadrukkelijk terug, als belangrijke doelgroep, in het communicatie- en participatieplan van de gemeente Woudenberg dat in 2015 geschreven wordt. We betrekken ondernemers bij het project om duurzame mobiliteit in het dorpscentrum te stimuleren. Betrokken actoren De primair betrokken actoren binnen deze reisroute zijn de ondernemers, de organisatie, het duurzaamheidsteam en de gemeenteraad. Door de overheid en de klant wordt steeds meer verwacht van ondernemers op het gebied van duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ondernemers in Woudenberg geven aan graag handvatten te ontvangen, de organisatie en het duurzaamheidsteam kunnen die handvatten aanreiken of verbindingen leggen met partijen die de gevraagde kennis in huis hebben. Daarnaast werkt de gemeente samen met de ondernemers aan een aantrekkelijk dorpscentrum en stimuleert het eigen initiatief. De gemeenteraad heeft dit project hoog op de agenda staan en ziet hierin graag een co-creatie tussen gemeente en ondernemers. De volgende communicatiemiddelen zijn hierbij vooral inzetbaar: Ondernemersavonden en aansluiten bij eigen initiatieven Klankbordgroep/werkgroep/ expertgroep Nieuwsbrief per e-mail Krant/post Persoonlijk contact via bijv. spreekuur of inloopochtend Presentaties/ bijeenkomsten Raads- en commissievergaderingen
3.1 communicatiematrix In onderstaande matrix staan de acties die uitgevoerd worden in 2015 die bijdragen aan het faciliteren van een duurzaam ondernemersklimaat in Woudenberg.
Periode
Omschrijving
Betrokken
Communicatieacties
Communicatiemiddelen
Start januari 2015 Start april
Jun - okt
Start augustus 2015
Toezicht en handhaving op energiegebruik ondernemers: enkele pilotprojecten. Vormgeven centrumplan
Schrijven economische agenda (ook invulling communicatie met ondernemers, winkeliers en evt. zzp’ers) Informatiebijeenkomst MVO belangstellenden
actoren ondernemers Gemeente, ondernemers, winkeliers en inwoners ondernemers
Ondernemers
Ondernemers, winkeliers en inwoners betrekken bij ontwerp voor het centrum Aandacht voor duurzame mobiliteit Component duurzaamheid borgen in visie (Jose)
Dorpsschouw, inloopavond en persberichten
