Communicatiebeleidsplan PCBO Leiderdorp 2014 - 2018
PCBO LEIDERDORP, “EEN STERKE BASIS” Leiderdorp september 2014
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5.
Inleiding Strategie Communicatie-matrix Actieplan Privacy reglement
1. Inleiding PCBO Leiderdorp heeft de afgelopen jaren de nodige tegenslag gekend. Naast financiële problemen heeft de organisatie een onduidelijke koers gevaren en slecht naar de omgeving gecommuniceerd. Het gevolg is een vrij sterke daling van het leerlingenaantal geweest. Inmiddels zijn de nodige maatregelen genomen. PCBO is financieel beter op orde en heeft zowel organisatorisch als beleidsmatig een nieuwe koers uitgezet. Deze is terug te vinden in het Strategisch beleidsplan 2014-2018, het Onderwijskundig beleidsplan 2014-2018 en de Schoolplannen 2014-2018 van de vier betrokken scholen. Een en ander is geconcentreerd in de naam DE NIEUWE BASISSCHOOL. Daarbij staat centraal dat de vier scholen kiezen voor het klassiek basisonderwijs aangevuld met een aantal onderdelen die de afgelopen jaren in het onderwijs hun waarde bewezen hebben. Klassiek onderwijs in een modern jasje. Daarbij gaat het niet alleen om de onderwijsmethoden maar ook om de wijze waarop met elkaar wordt omgegaan. De vormgeving van dit concept wordt mede gevoed vanuit de protestants-christelijke traditie. Het stevig vormgeven en verder ontwikkelen van DE NIEUWE BASISSCHOOL is iets waar scholen en ouders de komende jaren aan moeten werken. DE NIEUWE BASISSCHOOL is een levend concept. Ouderbetrokkenheid is daarbij van vitaal belang. Communicatie is bij dit alles een belangrijk instrument. Communicatie is niet alleen van belang voor de ontwikkeling van het concept maar ook om de omgeving van de meerwaarde hiervan te overtuigen waardoor de dalende lijn in leerlingenaantal kan worden omgezet in een stijgende. Kortom, we weten wat we willen en wat we moeten ontwikkelen. Het is nu zaak om hierover ook duidelijk te communiceren. In dit plan worden de paaltjes geslagen.
2. Strategie Het succes van communicatie, die gericht is op het bereiken van bepaalde doelstellingen, wordt bepaald door het maken van een aantal duidelijke keuzen. Focussen, plannen en doseren is vereist om gericht en niet met een schot hagel te opereren. Steeds opnieuw een beperkt aantal boodschappen in diverse verschijningsvormen brengen moet uiteindelijk leiden tot de gewenste beeldvorming en gedrag. Het centrale doel van de PCBO is om, naast het bieden van kwalitatief goed onderwijs, in de komende jaren weer een stijging van het aantal leerlingen tot stand te brengen. Daarbij is het vooral van belang om aan te geven waarin onze scholen zich onderscheiden. Er is voor gekozen om te gaan werken vanuit het concept van DE NIEUWE BASISSCHOOL. Vanuit dat concept zal de communicatie een consequente richting moeten hebben. Daarbij is een aantal belangrijke uitgangspunten gekozen.
a) Basis op orde. De communicatie over de dagelijkse gang van zaken, planning en uitvoering van bijzondere activiteiten, prestaties van leerlingen etc. moet kwalitatief op orde zijn en zonder storingen verlopen. Het moet het vertrouwen in een goede en rustige sfeer, waarin kinderen plezier hebben en goed presteren, bevestigen. Waar nodig en mogelijk zal het concept van DE NIEUWE BASISSCHOOL aan de dagelijkse communicatie gelinkt worden. b) Op onze vier scholen zal vanuit DE NIEUWE BASISSCHOOL gewerkt worden; daarmee zijn de belangrijkste boodschappen voor de vier scholen gelijk en wordt het effect versterkt. Het verhaal aan de nieuwe ouders moet via het concept van DE NIEUWE BASISSCHOOL het onderscheid maken. c) De centrale thema’s van DE NIEUWE BASISSCHOOL zijn: - klassiek onderwijs in een modern jasje; - degelijk, passend en resultaatgericht onderwijs; - spelend leren; - rust, veiligheid en zelfvertrouwen; - rekenen zonder flauwekul; - lezen doe je gewoon; - opvoeden doe je samen, ook door grenzen te stellen; - een sterke basis, in kennis, houding en gedrag. Bij elk thema wordt de verbinding klassiek/modern gelegd. De bovenstaande zinnen worden, indien toepasselijk, steeds gebruikt als pay off bij de diverse communicatie-uitingen. d) Ervan uitgaande dat de boodschap niet alleen via media maar ook door leerkrachten wordt uitgedragen, wordt veel aandacht aan interne communicatie besteed. Leerkrachten moeten DE NIEUWE BASISSCHOOL in houding en gedrag uitdragen naar leerlingen en ouders. e) Naast de interne communicatie is de externe communicatie vooral gericht op ouders. Hun betrokkenheid is een belangrijke sleutel voor het succes van DE NIEUWE BASISSCHOOL. Zij zijn ook de belangrijkste ambassadeurs van de scholen. Het gebruik van andere media moet dit ondersteunen.
3. Communicatie-matrix Wat? Strategisch beleidsplan
Waarom?
Hoe?
Voor wie?
Hoevaak?
Door wie?
Uitleggen wat we de komende jaren willen bereiken.
Website PCBO, link vanuit websites scholen
4-jaarlijks met evt. aanpassingen
RvT, Bestuurder
Onderwijskundig beleidsplan
Uitleggen hoe we lesgeven aanpakken.
Website PCBO, link vanuit websites scholen
jaarlijks met evt. aanpassingen
RvT, Bestuurder, GMR
Schoolplan
Planning en uitvoering 4-jarige ontwikkeling Praktische informatie over de school en wat te doen bij… Overzicht belangrijkste activiteiten in het schooljaar Informeren over dagelijkse gang op school. Vergaderstukken, mededelingen Kennismaking, input ouders, evt. afspraken Toelichting en evt. afspraken leren, gedrag Uitleg werkwijze school, feedback ouders
Website school
Inspectie, gemeente leerkrachten ouders, belangstellenden Inspectie, leerkrachten ouders, belangstellenden Inspectie, leerkrachten, ouders, belangstellenden Ouders, leerkrachten, belangstellenden
4-jaarlijks met evt. aanpassingen
Bestuurder, Schooldirecteur, Schoolteam, MR
jaarlijks voor begin schooljaar
Schooldirectie Schoolteam, MR
Papieren versie, website scholen
Ouders, leerkrachten, belangstellenden
jaarlijks voor begin schooljaar
Schooldirectie Schoolteam, MR
Mail, website en papieren versie Mail
Ouders, leerkrachten belangstellenden Leerkrachten
wekelijks gedurende schoolweken wekelijks
Schooldirectie, Schoolteam, Ouders Schooldirectie
10-minutengesprek
Ouders
begin nieuw schooljaar
Schooldirectie, IB, leerkrachten
10-minutengesprek
Ouders
verspreid over schooljaar
Schooldirectie, IB, leerkrachten
Thema-avond
Ouders
min. twee per jr.
Schooldirectie, Leerkrachten
Informatie over onderwijs, overgang, veranderingen Ouders en kinderen wegwijs maken en feedback Informatie over ontwikkeling, activiteiten Individueel volgen prestaties Info visie en missie, aanpak DE NIEUWE BASISSCHOOL; specialties Melden schoolprestaties, ontwikkeling DE NIEUWE BASISSCHOOL Feedback ouders, leerkrachten
Avond
ouders groep 7,8
februari
Schooldirectie Leerkrachten Gr. 7,8.
Middag/avond
ouders groep 1
nov./juni
Website, wachtw.
Ouders 1 t/m 8
frequent
Schooldirectie Leerkrachten Gr. 1,2 Leerkrachten
Parnassys, wachtw. Rapporten Website en papieren versie
Ouders 1 t/m 8
online
Leerkrachten
(nieuwe) ouders, belangstellenden
2- jaarlijks
Schooldirectie
Mail aan media
(nieuwe) ouders,
maandelijks
Bestuurder, belangstellenden, schooldirectie, opinion makers
Mail-enquête
Ouders, leerkrachten
2-jaarlijks
Bestuurder, Directeuren, GMR, MR-en
Schoolgids; schooldeel en centraal deel Activiteitenkalender
Nieuwsbrief
Personeelsinfo Startgesprekken
Spreekuren
Informatieavonden
Voorlichting voortgezet onderwijs
Nieuwe leerlingen , welkom ervaringen Groepsberichten, foto’s Leerprestaties Flyer over de school
Persberichten over school/PCBO
Enquetes
Website PCBO, websites scholen
GM
4.
Actieplan
Vrijwel alle van de in de communicatie-matrix genoemde middelen bestaan al. Het is wel zaak om alle middelen aan een nadere beschouwing te onderwerpen. Het gaat daarbij om kwaliteit, tijdigheid en inhoud. Enig verschil tussen de scholen mag er zijn, ook al om de zoektocht naar de meest succesvolle middelen levend te laten zijn. In dat kader zijn de volgende opmerkingen te maken. -
-
-
-
-
Binnen de directie is een directeur aangewezen als bewaker van kwaliteit, tijdigheid en inhoud van de diverse gehanteerde communicatiemiddelen. Signalering van tekortkomingen bij de verantwoordelijken wordt daarbij verwacht. Maandelijks wordt over communicatie in het directieoverleg geëvalueerd. Op elke school is de directeur eindverantwoordelijk voor de communicatieuitingen van de school. Dit geldt ook als taken geheel of gedeeltelijk aan anderen (leerkrachten en of ouders) worden overgedragen. De website van de PCBO is inmiddels vernieuwd en life gegaan. De bestuurder is verantwoordelijk voor inhoud en kwaliteit. De websites van de scholen moeten nu zo snel mogelijk op het nieuwe sjabloon worden overgezet (uiterlijk 1 oktober 2014). Evenals op de PCBO site dient op de websites van de scholen het concept van DE NIEUWE BASISSCHOOL prominent aanwezig te zijn. Waar mogelijk wordt in de verdere berichtgeving consequent een link gelegd met het concept. Net als voor de nieuwsbrief dient de schooldirecteur uitdrukkelijk aandacht te besteden aan de personeelsinfo. De beïnvloedingsmogelijkheden hiervan mogen niet onderschat worden. De startgesprekken in de eerste weken van het nieuwe schooljaar zijn nieuw maar bieden een uitgelezen mogelijkheid om communicatie niet eenzijdig vanuit de school te doen zijn maar te luisteren naar wensen en opvattingen van ouders. De vormgeving van informatieavonden, open dagen, bijeenkomsten ouders nieuwe leerlingen zijn allemaal mogelijkheid om ouderbetrokkenheid op inhoud te vergroten. Berichtgeving over de groepsprestaties met foto’s en/of video’s dient net als informatie over individuele leerprestaties aan privacy-afspraken te voldoen (zie ad.5). Elke school dient de beschikking te hebben over flyers die via ouders of andere verspreidingspunten in de wijk kunnen dienen om de beeldvorming over de school te verbeteren. Ook hierin DE NIEUWE BASISSCHOOL prominent. Deze flyers worden elke twee jaar ververst. Free publicity via kranten, radio, tv moet actief gezocht worden. Om overexposure te voorkomen worden tevoren afspraken gemaakt in het directieoverleg welke school wanneer in het schooljaar zich mag uitleven. PCBO zal tenminste twee maal per jaar trachten het nieuws te halen. Inspelen op actualiteit moet hiernaast steeds mogelijk blijven. Communicatie moet waar mogelijk tweezijdig zijn. Zoeken naar feedback en hierop reageren biedt mogelijkheden tot verbetering. Het geeft ouders, leerkrachten, kinderen ook het gevoel gehoord te worden. De enquêtes bij ouders en leerkrachten zijn hiervoor een goed instrument.
-
5.
Last but not least (plein) feesten en andere uitjes (schoolreisje, museumbezoek e.d.) bieden veel mogelijkheden om een positieve indruk bij ouders achter te laten. Dit kan ook door elke maand bv op vrijdagmiddag twee of drie groepen iets te laten presenteren voor ouders en familie en daarna een informele nazit te organiseren.
Privacy reglement
Om de privacy van leerlingen en leerkrachten te beschermen worden bij de communicatie de volgende regels in acht genomen. a) Op de websites van de scholen, in de nieuwsbrief en andere communicatie instrumenten worden alleen de voornamen van leerlingen en eventueel de groep genoemd. Verder worden geen andere gegevens van leerlingen gebruikt. b) Op het openbare deel van de website en in de nieuwsbrief worden alleen afbeeldingen van leerlingen in algemene situaties en bij voorkeur in groepsverband gebruikt. c) We gebruiken van ouders en leerkrachten voornamen en achternamen en alleen na afspraak telefoonadressen en e-mail adressen. d) Aan het begin van het schooljaar vragen we ouders om toestemming voor plaatsing van foto’s onder b bedoeld. De keuze van ouders wordt gerespecteerd. e) We plaatsen geen filmopnames op de website. f) Filmopnames t.b.v. opleidingsdoeleinden worden alleen daarvoor gebruikt en na gebruik vernietigd. g) Als filmopnames ook worden bekeken door mensen van buiten de school, bv. in het kader van leerlingenzorg of begeleiding wordt aan ouders per geval toestemming gevraagd. h) In de schoolgids/jaarkalender plaatsen we geen adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van leerkrachten. In plaats daarvan wordt het algemene telefoonnummer en e-mailadres van de school vermeld. Op de site van de groep wordt wel het PCBO e-mailadres van de leerkracht vermeld. i) Teneinde elk misverstand te voorkomen worden facebook en twitter niet als schoolmedia gehanteerd. Medewerkers worden geacht niet via openbare media over school of Stichting gerelateerde zaken te communiceren.
