Communicatie in beeld

December 2009 5 november 2009

Communicatie in beeld

Communicatiebeleidsplan gemeente Aalten Geschreven door: team ComBo Portefeuillehouder: wethouder P.J. Frenken Opdrachtgever: G.J. van Vliet, manager Bestuur

Gemeente Aalten Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

1

Inhoudsopgave 1. Samenvatting

3

2. Inleiding

4

2.1 Aanleiding

4

2.2 Leeswijzer

5

3. Beleidsregels

6

3.1 Algemeen

6

4. Terugblik en evaluatie

7

4.1 Bestaande beleidsregels

7

4.2 Lopende actiepunten en projecten

7

5. Huidige en gewenste situatie

11

5.1 Huidige situatie

11

5.2 Gewenste situatie

12

5.3 Ist- en Soll-situatie

13

6. Corporate communicatie

15

6.1. Algemeen

15

7. Interne communicatie

23

7.1 Algemeen

23

7.4 Verbeterpunten

26

8. Externe communicatie

28

8.1 Algemeen

28

8.2 Projectcommunicatie

29

8.3 Publiekscommunicatie

30

8.4 Representatie

32

8.5 Citymarketing

33

8.6. Verbeterpunten

34

9. Communicatie in de organisatie

35

10. Uitvoeringsprogramma

38

Bijlage II Sjablonen

43

Bijlage III Regeling representatie

43

Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

2

1. Samenvatting Wanneer je het belang van communiceren bekijkt in de context van een organisatie zoals een gemeente, dan is het voor iedereen duidelijk dat wij afspraken moeten maken over de wijze waarop wij communiceren. Naast onze eigen medewerkers zijn er ruim 27.000 inwoners die afhankelijk zijn van deze informatie-uitwisseling. Hierover moet helder beleid worden vastgesteld waar de hele organisatie zich aan houdt. De gemeente Aalten beschikte voor dit plan nog niet over een officieel vastgesteld communicatiebeleidsplan. Door de komst van dit plan worden er communicatieregels opgesteld die gehanteerd moeten worden voor de interne en externe communicatie. Belangrijk is dat alle medewerkers van de gemeente Aalten op een efficiënte en uniforme wijze intern en extern communiceren. De kwaliteit van het eindproduct is belangrijk voor de uitstraling van de gemeente Aalten. Een beleidplan schrijven en vaststellen is een eerste stap in een verbeterproces waarbij wordt gewerkt aan betere communicatie en een uitstraling vanuit alle onderdelen van de organisatie. Om het beleid daadwerkelijk onder de aandacht van alle medewerkers te krijgen, wordt er een communicatieflyer opgesteld. Hiermee kan iedere medewerker zowel de basisprincipes en afspraken als de organisatorische kant van de communicatie onder de knie krijgen. Belangrijk is dat medewerkers meer gaan afstemmen met het team ComBo. De communicatieadviseurs moeten tijdig worden betrokken door andere disciplines, zodat er in de toekomst meer uniform en integraal gewerkt kan worden. Er zullen structurele overleggen worden ingepland om de integrale afstemming en onderlinge samenwerking te bevorderen. Intern is gebleken dat het niet voor iedereen duidelijk is wat het team ComBo te bieden heeft qua ondersteuning. Het team zal zich daarom meer moeten profileren in de organisatie. De missie en visie van de gemeente Aalten staan centraal in alle communicatie-uitingen. Bij het ontwikkelen van nieuw beleid moet de missie en visie als leidraad worden gehanteerd. Verder wordt er in dit plan nader ingegaan op de corporate-, interne- en externe communicatie. De verbeterpunten die hieruit voortvloeien zijn in het uitvoeringsprogramma op een rij gezet. Dit communicatiebeleidsplan heeft als uitgangspunt dat door middel van heldere afspraken en een kritische blik op de huidige situatie een aanzienlijke verbetering op gang kan worden gebracht om te komen tot een stevig bouwwerk.


Gemeente Aalten

3

2. Inleiding De gemeente Aalten is een dynamische gemeente met Duitse buren. De ruim 27.000 inwoners van de gemeente zijn verdeeld over de kernen Aalten, Dinxperlo, Bredevoort en De Heurne. Daarnaast kent de gemeente een aantal buurtschappen, te weten: Barlo, Dale, Haart, Heurne, ’t Klooster, Lintelo en IJzerlo. Er zijn volop recreatiemogelijkheden in de prachtige groene omgeving. Daarnaast maken de rijke cultuurhistorie, het veelzijdige woningaanbod, ruime onderwijsvoorzieningen en een actief (sport)verenigingsleven Aalten tot een prettige gemeente om te wonen. Ook ondernemers komen volop aan hun trekken. De ontwikkeling van het bedrijfsleven en de middenstand staat heel hoog in het vaandel bij de gemeente. De belangrijke verkeersaders naar het buitenland helpen hierbij als verbindende schakel voor een succesvol ondernemerschap. Extern staan we de komende jaren voor een groot aantal uitdagingen. Waarin beleid af moet worden gestemd op de komende bezuinigingen. Om de dienstverlening aan onze burgers te verbeteren heeft er per 1 november 2007 een wijziging in de structuur van de gemeentelijke organisatie plaats gevonden. Er is een bestuurslaag weggehaald, waardoor de verantwoordelijkheid nu lager in de organisatie ligt. Hierdoor hopen we de dienstverlening beter af te stemmen op de wensen en behoeften van onze klanten. Daarnaast vindt de gemeente het belangrijk om met de tijd mee te gaan. We zijn daarom actief om de digitale dienstverlening de komende jaren uit te breiden en te verbeteren. Ook moet de burgerparticipatie verder bevorderd worden zodat onze inwoners, verenigingen en bedrijven vroegtijdig worden betrokken in de beleidsvormingsprocessen. Door dit communicatiebeleidsplan kan er beleid vastgesteld worden waar de hele organisatie zich aan moet houden. Er is al veel in hoofde van verschillende onderdelen van de organisatie. Dit communicatiebeleidsplan is het fundament waarmee de vervolg stappen gezet kunnen worden in het verbeterproces van de interne en externe communicatie. Het is een groeimodel voor de gehele organisatie.

2.1 Aanleiding Communicatie levert een aanzienlijke bijdrage om de gewenste identiteit werkelijkheid te laten worden. Een duidelijk communicatiebeleid is hierbij cruciaal. Dit plan is vanuit een breed perspectief gericht op de in- en externe communicatie. Dit houdt onder meer in het communicatief bewuster maken van de organisatie en het verbeteren van de communicatie met inwoners. De nadruk ligt vooral op het verbeteren van de kwaliteit van de huidige communicatiemiddelen en de relevante werkprocessen. Allemaal houden we ons, bewust of onbewust met communicatie bezig. Iedereen heeft er een mening over, geen wonder dat wanneer dingen niet lekker lopen, ‘communicatie’ vaak wordt genoemd als oorzaak. Terecht of onterecht, we constateren in elk geval dat communiceren niet altijd op rolletjes loopt. Communicatie ligt op ieder zijn/haar lip. “De gemeente moet beleid beter uitleggen aan de burgers”. “De gemeente moet transparanter werken” en “De gemeente moet burgers eerder en meer betrekken bij het maken van plannen” zijn veelgehoorde opmerkingen. Ook terecht! Openheid, transparantie en een goede dienstverlening zijn kernwoorden die bij een gemeentelijke instelling horen.


Gemeente Aalten

4

De titel van dit communicatiebeleidsplan is ‘Communicatie in beeld’. In dit communicatiebeleidsplan wordt, met een kritische blik op de huidige stand van zaken, de communicatie van de gemeente Aalten in beeld gebracht. Communicatiedoelgroep Dit communicatiebeleidsplan is primair bedoeld voor de medewerkers, college- en raadsleden van de gemeente Aalten. Dit plan zal doorvertaald moeten worden aan de burgers, bedrijven en andere instellingen binnen de gemeente Aalten. Communicatiedoel Het doel van dit plan is dat iedere medewerker van de gemeente Aalten hetzelfde uit draagt naar buiten. Men zegt niet voor niets ‘intern beginnen is extern winnen’. Belangrijk is dat iedereen op een efficiënte en uniforme wijze zowel intern als extern communiceert. De kwaliteit van het eindproduct is belangrijk voor de uitstraling van de gemeente Aalten. Communicatiestrategie In de communicatiestrategie wordt beschreven langs welke weg de gemeente Aalten haar doelstellingen bereikt. De strategie omvat uitspraken over te stellen prioriteiten en de stijl van communiceren. De volgende vragen worden verderop in dit communicatieplan beantwoord; - Met wie gaan we communiceren? (doelgroep) - Wat gaan we communiceren? (boodschap) - Hoe gaan we communiceren? (middelen) - Wanneer gaan we communiceren? (tijdsplanning) Bovenstaande vragen zijn nader uitgewerkt in de opeenvolgende hoofdstukken.

2.2 Leeswijzer Dit communicatiebeleidsplan begint met een samenvatting en een inleiding. In hoofdstuk 3 wordt er ingegaan op de missie, visie en de slogan. Het volgende hoofdstuk geeft naast de beleidsregels een overzicht van de lopende actiepunten en projecten. Deze hebben voornamelijk betrekking op de huisstijl. Inhoudelijk zijn de hoofdstukken verschillend. Sommige beleidsonderdelen zijn al uitgewerkt en aan andere onderdelen moet nog vorm worden gegeven. De hoofdstukken 6, 7 en 8, corporate communicatie, interne communicatie en externe communicatie, vormen een geheel, namelijk de gehele communicatie van de gemeente Aalten. De rol van de communicatiemedewerkers in de organisatie wordt beschreven in hoofdstuk 9 en in hoofdstuk 10 staat het uitvoeringsprogramma. Dit is een belangrijk hoofdstuk voor de gemeente Aalten. Hierin worden alle verbeterpunten genoemd en door wie en wanneer ze uitgevoerd worden. Daarnaast geeft het uitvoeringsprogramma ook aan in welk hoofdstuk het onderwerp te vinden is.


Gemeente Aalten

5

3. Beleidsregels 3.1 Algemeen 3.1.1. Missie Het actief stimuleren van medewerkers en het ondersteunen van inwoners van de gemeente Aalten in een bewegende samenleving. 3.1.2. Visie Onze inzet is erop gericht dat burgers, bedrijven en andere instellingen de gemeente Aalten ervaren als een prettige samenleving. We doen wat we kunnen om onze klanten te helpen hun doelen te verwezenlijken. Daarom zijn onze medewerkers deskundig en hebben ze kennis van de samenleving. Onze medewerkers ervaren gemeente Aalten als een prettige werkgever.

Figuur 1: Elementen van een organisatievisie

3.1.3. Waarden en overtuigingen We zijn betrouwbaar en behandelen iedere klant op professionele wijze. We zijn ondernemend en tonen lef. 3.1.4. Opdracht We helpen het bestuur te functioneren op hoofdlijnen. We bieden ons bestuur en onze externe klanten op vraaggerichte wijze onze producten, diensten en voorzieningen. We creëren een werksfeer waarin iedere medewerker de visie van de organisatie in woord en daad uitdraagt. Wij bieden onze medewerkers de training die daarvoor nodig is.


Gemeente Aalten

6

4. Terugblik en evaluatie 4.1 Bestaande beleidsregels Met de komst van dit plan vervalt het voorgaande communicatiebeleidsplan ‘het cement van de organisatie’. Dit plan is niet officieel vastgesteld, maar in april 2007 ter kennisname aangenomen door het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Omdat het plan niet officieel is vastgesteld, zijn er geen middelen beschikbaar gesteld. Hierdoor is het beleid niet doorgevoerd en deed iedereen maar wat. Hierdoor zagen communicatie-uitingen er niet hetzelfde uit. 4.1.1. Bezuinigingsoperatie In 2009 is het totaalbedrag van € 50.000,- voor de bezuinigingsmaatregelen zijn doorgevoerd.

4.2 Lopende actiepunten en projecten 4.2.1. Gemeentewapen Definitie gemeentewapen: een gemeentewapen wordt bij Koninklijk Besluit verleend aan een gemeente. De gemeente is eigenaar van het wapen en heeft het exclusieve recht dit wapen te voeren. Gemeentewapens worden voor niet commerciële doeleinden gebruikt. Voor gebruik van het gemeentewapen door derden is vaak eerst toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders. Na de gemeentelijke herindeling in 2005 is er geen nieuw gemeentewapen vastgesteld. Het wapen van de oude gemeente Aalten is vanaf dat moment zowel als logo als gemeentewapen gebruikt. Begin september 2009 heeft het college van burgemeester en wethouders een officiële adviesaanvraag voor een nieuw wapen ingediend bij de Hoge Raad van Adel. In deze aanvraag hebben zij hen verzocht een nieuw gemeentewapen te ontwerpen met de historie van Aalten in achtneming. Het voorstel van de Hoge Raad van Adel ligt met het collegebesluit ter besluitvorming bij de gemeenteraad. 4.2.2. Logo Definitie logo: een logo is een teken of symbool dat een woord vertegenwoordigt. Het is een grafische uiting die bijvoorbeeld met een gemeente geassocieerd wordt. Een logo kan bestaan uit een tekening, een duidelijk of juist een nietszeggend symbool. Een logo kan ook geheel geïntegreerd worden met het te vertegenwoordigen woord. Men spreekt dan ook wel van een beeldmerk, omdat door de combinatie van grafische elementen, lettertype en kleurkeuze een specifiek beeld ontstaat. Zoals hiervoor vermeld is het gemeentewapen van de oude gemeente Aalten gebruikt als logo en als wapen. Officieel is dit nooit als logo vastgesteld. In diverse communicatiemiddelen wordt daarom gebruik gemaakt van een moderne versie van het logo. Het voorstel is het oude gemeentewapen alleen te gebruiken voor officiële documenten en voor het overige gebruik de moderne versie van de lindeboom als logo te hanteren. Indien gewenst met de tekst ‘gemeente Aalten’ eronder.

4.2.3. Typografie en kleur Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

7

Lettertype en kleur zijn belangrijke uitvoeringselementen. In publicaties wordt gebruik gemaakt van het lettertype Arial. De standaard tekengrootte is 10. Belangrijk is dat iedereen gebruik maakt van dit lettertype, zodat alle teksten er hetzelfde uitzien. Ook de huisstijlkleuren vormen een belangrijk aspect in de gehele communicatie. Op dit moment worden er diverse kleuren groen en oranje gebruiken. Om meer eenheid in publicaties en communicatiemiddelen te creëren worden de volgende kleuren vastgesteld. Groen PMS / Pantone: 362 CMYK: cyaan 75, magenta 3, geel 96, zwart 3 RGB: rood 51, groen 153, blauw 51 Oranje PMS / Pantone: 1375 CMYK: cyaan 0, magenta 56, geel 97, zwart 0 RGB: rood 255, groen 153, blauw 0 4.2.4. Huisstijl Definitie huisstijl: Een huisstijl is een visuele representatie die tot doel heeft om een zo consistent mogelijk beeld uit te dragen van waar een organisatie voor staat. De huisstijl is dus het verbindend element dat zorgt voor herkenbaarheid in alle communicatie-initiatieven. Om de herkenbaarheid zo groot mogelijk te maken is het belangrijk de huisstijl consequent door te trekken in alle communicatieuitingen. Dit gaat van een website tot briefpapier, visitekaartjes, de inrichting van een balie en de auto’s van de buitendienstmedewerkers. Huisstijl is vaak de eerste kennismaking voor klanten en belangrijk voor de uitstraling. Zolang er geen officiële huisstijl is vastgesteld wordt de stijl van de sjablonen aangehouden die zijn afgebeeld in bijlage I. Omdat het erg belangrijk is als gemeente een goede huisstijl te hebben, wordt er door het team ComBo in 2010 een start gemaakt om een nieuwe huisstijl te ontwikkelen. 4.2.5. Ondertekening e-mail Iedereen die bij de gemeente Aalten werkzaam is heeft een andere ondertekening onder aan zijn of haar e-mail. Het voorstel is hier een lijn in trekken om meer eenheid en professionaliteit uit te stralen. Onder een e-mail schrijft de medewerker zijn of haar naam en functie cursief gedrukt. Na een witregel volgt het postadres, vervolgens een witregel en het bezoekadres en daarna weer een witregel en het telefoonnummer, faxnummer, mobiel telefoonnummer en e-mailadres. Telefoonnummers worden weergegeven, zoals dat in de schrijfwijzer is vastgesteld. Indien een medewerker een titel voor of achter zijn of haar naam heeft, moet diegene deze ook gebruiken in e-mails en op visitekaartjes. In het kader op de volgende pagina staat het voorstel van de ondertekening.


Gemeente Aalten

8

Met vriendelijke groet, (Titel) Voornaam Achternaam Functie Gemeente Aalten Postadres: Postbus 119 7120 AC Aalten Bezoekadres: Markt 7 7121 CS Aalten T: F: M: E: W:

(0543) 49 33 53 (0543) 47 54 55 (06) 12 34 56 78 [email protected] www.aalten.nl

4.2.6. Wizard afwezigheid De wizard bij afwezigheid wordt door alle medewerkers verschillend ingevuld. Het voorstel is alle medewerkers de volgende wizard in te laten vullen: Op 3 november ben ik weer aanwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega’s Bernadet Sweenen (0543) 49 33 51 ([email protected]) en Annelies te Booij (0543) 49 33 52 ([email protected]. U kunt ook een e-mail sturen naar: [email protected].* *De laatste zin geldt niet voor iedereen, omdat niet ieder team een gezamenlijk e-mailadres heeft. 4.2.7. Namen en telefoonnummers in publicaties Telefoonnummers worden in diverse publicaties verschillend genoteerd. Het voorstel is dit te uniformeren. Telefoonnummers worden als volgt geschreven: Vaste telefoonnummers: (0543) 49 33 33 Het netnummer tussen haakjes en vervolgens per twee nummers een spatie. Mobiele telefoonnummers: (06) 12 34 56 78 De eerste twee cijfers tussen haakjes en vervolgens per twee nummers een spatie. Vanaf heden worden er in publicaties geen namen van ambtenaren en directe telefoonnummers genoemd. Alleen het algemeen telefoonnummer mag genoemd worden. Het is de bedoeling dat alle telefoontjes binnenkomen bij de receptie. Zij verbinden dan door met de persoon die op dat moment aanwezig is. Zo wordt voorkomen dat mensen niet doorverbonden kunnen worden omdat de betreffende ambtenaar niet aanwezig is. In publicaties in Aalten Aktueel mag alleen de betreffende afdeling en het team worden genoemd.

4.2.8. Locaties gemeentekantoren/gemeentehuis Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

9

Ook het vermelden van de locaties van de gemeente Aalten verschilt per medewerker, daarom wordt dit vanaf heden als volgt geschreven: -

U kunt betreffende stukken inzien op het gemeentekantoor, locatie Stationsstraat 8 te Aalten. De raadsvergadering vindt plaats op het gemeentehuis, locatie Markt 7 te Aalten. U bent welkom aan onze publieksbalie op het gemeentekantoor, locatie Nassaustraat 5 te Aalten. Het zorgloket op het gemeentekantoor, locatie Raadhuisstraat 8 te Dinxperlo is geopend op vrijdagmorgen van 8.30 tot 12.30 uur.

Woorden als dependance, gebouw of gemeentehuis bij andere locaties dan Markt 7 mogen niet meer genoemd worden. 4.2.9. Tijden Het schrijven van tijden gebeurt voluit met een punt tussen de vier cijfers. Bijvoorbeeld: U kunt de stukken maandag inzien van 08.30 tot 12.30 uur op het gemeentekantoor, locatie Nassaustraat 5 te Aalten. 4.2.10. Opsommingtekens Zelfs in de kleinste details moet er eenheid zijn, daarom worden er alleen liggende streepjes gebruikt als opsommingtekens in alle uitingen. Zie paragraaf 4.2.8. voor een voorbeeld. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

1.Het wapen gebruiken voor officiële documenten (zoals kaarten/brieven van de burgemeester en college- en raadsvoorstellen) en het moderne logo gebruiken voor al het overig gebruik.

Team ComBo

Geen

2. Uniformeren van telefoonnummers, namen van gemeentekantoren, opsommingtekens en tijden.

Team ComBo

Geen

3. Voorlopige huisstijlkleuren en sjablonen hanteren.

Team ComBo

Geen


Gemeente Aalten

10

5. Huidige en gewenste situatie Hoe wil de gemeente Aalten dat haar communicatiefunctie zich ontwikkelt de komende jaren? Dit hoofdstuk geeft aan waar de communicatiepraktijk nu staat. Er gebeurt veel, maar tegelijkertijd liggen er ook grote uitdagingen.

5.1 Huidige situatie De gemeente Aalten is in 2005 ontstaan uit een fusie van de gemeente Aalten en Dinxperlo. Een herindeling, een reorganisatie, een nieuwe werkwijze en een verhuizing zijn allerlei interne veranderingen die voor een gemeentelijke organisatie ingrijpende gebeurtenissen zijn. Zowel intern als extern. De communicatie rondom de herindeling is een veel besproken onderwerp geweest. De politiek hecht er grote waarde aan dat uitwerking van de visie daadwerkelijk de gewenste resultaten oplevert. Visie gemeente Aalten: “Onze inzet is erop gericht dat burgers, bedrijven en andere instellingen gemeente Aalten ervaren als een prettige samenleving. We doen wat we kunnen om onze klanten te helpen hun doelen te verwezenlijken. Daarom zijn onze medewerkers deskundig en hebben ze kennis van de samenleving. Onze medewerkers ervaren gemeente Aalten als een prettige werkgever”. In de praktijk zal duidelijk worden dat de uitwerking van de visie ‘van lange adem’ is. Veel zaken kunnen immers niet van vandaag op morgen worden gerealiseerd. Tegelijkertijd is opgemerkt dat we niet alles in één keer kunnen verbeteren. Bovendien willen we niets afdoen aan de vele communicatieactiviteiten en aspecten die wel goed gaan. We zijn als organisatie al een eind op weg, maar om tot verbeterpunten te kunnen komen is een analyse van de huidige stand van zaken nodig. Daarbij is kritisch gekeken naar de manier waarop onze gemeentelijke organisatie op dit moment communiceert met de verschillende doelgroepen. De volgende punten vallen daarbij op: - Communicatie gebeurt soms ad-hoc - Communicatie gebeurt nog te weinig aan de voorkant van een beleidstraject - De ondersteuning door de eenheid communicatie beperkt zich nog teveel tot operationele zaken en is op middelen gericht - Communicatie weinig vraaggericht (klant/burger is koning, met andere woorden wat verwachten zij van ons?) - De interne communicatie kan beter. Het blijkt heel lastig te zijn om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste personen te hebben. Daarnaast blijkt het delen van kennis tussen collega’s van verschillende afdelingen lastig, waarbij duidelijk is dat de nieuwsbrief en intranet verder moeten worden gefaciliteerd. 5.1.1. Planmatige aanpak communicatie Communicatie is per definitie dynamisch. Het is vaak een kwestie van inspelen en reageren op de actualiteit van de dag. Maar hoe eerder in het traject wordt nagedacht over de communicatie, hoe beter we in staat zijn om communicatie planmatig, volgens een vooraf uitgedachte strategie aan te pakken. Bovendien stelt een planmatige aanpak ons in staat om terug te kijken en te evalueren.


Gemeente Aalten

11

In de huidige situatie gebeurt het te vaak dat we pas aan communicatie gaan denken als blijkt dat zaken niet goed gaan. Of als blijkt dat er geen draagvlak is. Dat we achteraf met communicatie zorgen voor draagvlak is natuurlijk een misverstand. Men is er bovendien nog niet aan gewend dat inzet van communicatie geld kost, zoals ook regelgeving, handhaving en automatisering geld kosten. Het team ComBo was tot voor kort vooral actief in de basisvoorlichting aan pers en publiek. Die bestaat uit informatie over besluiten van het bestuur op de gemeentepagina van huis-aan-huisblad Aalten Vooruit en de Band en op de website, verzorgen van een gemeentegids, verzorgen van een groot scala aan representatietaken als nieuwjaarsreceptie, huldigingen, bijeenkomsten en dergelijke. Een andere taak die veel tijd kost is beantwoorden van persvragen. Dit gebeurt tot nu toe vooral reactief. Voor advisering en ondersteuning bij projecten van afdelingen bleef weinig tijd over. Bestuur en afdelingen konden na de herindeling onvoldoende terecht met hun vragen bij het team ComBo. Van een meer strategische aanpak van communicatie was nog te weinig sprake. Het team ComBo is een ondersteunende factor binnen de gemeentelijke organisatie. Door middel van interne communicatie wil het team een goede basisstructuur bieden aan de medewerkers, college- en raadsleden van de gemeente Aalten.

5.2 Gewenste situatie In de gewenste situatie zijn medewerkers en bestuurders zich bewust van het feit dat communicatie een doorlopend proces is. Planmatig aanpakken begint met het formuleren van een communicatiestrategie (doelgroepen, doelstellingen, de boodschap). Dit communicatieplan dient een wezenlijke bijdrage te leveren aan een geslaagde uitvoering van het visietraject. Dit geldt voor de lopende bestuursperiode, maar ook na de gemeenteraadsverkiezingen van 2010. Het is de bedoeling dat de visie voor de toekomst, letterlijk en figuurlijk in beeld blijft! De gemeente heeft behoefte aan een concreet communicatiebeleidsplan waarvan de uitvoering direct opgepakt wordt. Met dit plan moet de communicatie een meer gestructureerde, beleidsmatige aanpak krijgen.


Gemeente Aalten

12

5.3 Ist- en Soll-situatie 5.3.1. Ist- situatie De huidige situatie is ons uitgangspunt. Het is de Ist-situatie waarbij we de huidige identiteit, imago en positionering van de organisatie onder de loep nemen. Dit is een soort reflectie van de organisatie. Werkelijke identiteit De sfeer binnen de gemeente Aalten is gemoedelijk en informeel van aard te benoemen. Tegelijkertijd kan dit ook ervoor zorgen dat men elkaar niet durft te confronteren met het feit dat afspraken niet worden nagekomen of adviezen die niet opgevolgd worden. Een tijdspad waarmee bepaalde doelstellingen behaald moeten zijn ontbreekt en ook afdelingsplanningen worden niet goed op elkaar afgestemd. Na de herindeling in 2005 is het management een weg ingeslagen waarin nog veel hobbels te nemen zijn maar bij de medewerkers ontbreekt het aan informatie hoe men denkt de doelstellingen te behalen. Imago Het organisatie-imago is het totaal van beelden, associaties en ervaringen dat belanghebbenden koppelen aan een organisatie. De gemeente Aalten wil zich presenteren als een professionele dienstverlener en behandeld iedere klant op dezelfde wijze. De inzet is dat de burgers, bedrijven en andere instellingen de gemeente Aalten ervaren als een prettige samenleving. Ook intern is er sprake van een cultuuromslag. Er zijn veel jonge en dynamische medewerkers in dienst maar ook veel medewerkers die al jaren in dienst zijn. Het lijkt of men niet altijd veranderingsgezind is of open staat voor vernieuwing. Vooropgesteld dat medewerkers die jaren in dienst zijn ook veel kennis en ervaring hebben, neemt dit niet weg dat deze medewerkers wel genegen moeten zijn mee te veranderen naar de gewenste identiteit die de gemeente Aalten wil bereiken en daaruit voortvloeiend het imago dat hierdoor ontstaat.

Figuur 2: Van de huidige naar de gewenste situatie


Gemeente Aalten

13

5.3.2.Soll- situatie Na het in kaart brengen van de huidige situatie is het essentieel de gewenste situatie vast te stellen. De organisatie moet zich afvragen wat de gewenste identiteit, positionering en het gewenste imago zijn: de Soll- situatie. De gewenste identiteit is de identiteit van de organisatie zoals het gemeentebestuur zou willen dat zij was. De burger wil een gemeente die openstaat voor maatschappelijke signalen en die zich meer bezig houdt met maatschappelijke vraagstukken dan met zichzelf. Burgers hebben vaak een samenstel van vragen die in hun onderlinge samenhang beantwoord moeten worden: de burger denkt van nature integraal. De kunst is dat de gemeente zoveel mogelijk ‘van nature’ integraal antwoord. De gemeente moet de burger niet vermoeien met de eigen interne organisatie. Hiërarchische structuren en opsplitsingen in functionele afdelingen zijn noodzakelijk kwaad, daar mogen de afnemers van de producten geen last van hebben.


Gemeente Aalten

14

6. Corporate communicatie 6.1. Algemeen Definitie: Corporate communicatie is het managementinstrument waarmee, op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze, alle bewust gehanteerde vormen van in- en externe communicatie zodanig op elkaar afgestemd dat een positieve uitgangspositie ontstaat met de doelgroepen waarmee men een afhankelijkheidsrelatie heeft. Bij corporate communicatie draait alles om identiteit en imago. Of anders gezegd: het beeld dat de organisatie nastreeft en het beeld dat anderen hebben van de organisatie. Er zijn verschillende factoren die het beeld dat anderen van de gemeente hebben kunnen beïnvloeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een slechte ervaring met de gemeente, een impopulair besluit, slechte communicatie, het niet nakomen van afspraken of beloftes en negatieve publiciteit. Corporate communicatie moet gezien worden als een soort randvoorwaarde voor je externe en interne communicatie. Hoe concreter en explicieter het corporate communicatiebeleid beschreven is, hoe meer een organisatie zijn beeldvorming kan sturen. Het corporate communicatiebeleid van de gemeente Aalten valt uiteen in de volgende onderdelen: - Bestuurscommunicatie; - Raadscommunicatie; - Citymarketing; - Huisstijl; - Rampen- en crisiscommunicatie; - Persbeleid; - Arbeidsmarktcommunicatie. 6.1.1. Bestuurscommunicatie Met de invoering van het dualisme is de communicatie vanuit het college en de raad in twee delen geknipt. Bestuurscommunicatie valt dan ook uiteen in communicatie vanuit het college en de raad. Sinds de invoering van het dualisme opereert de raad losser van het college van burgemeester en wethouders. Ook willen raadsleden en fracties zich meer laten zien en horen. Al jaren is er ook in Aalten sprake, van een geringere publieke betrokkenheid bij het werk van de gemeenteraad. Evenals elders in Nederland leidt dat ook in Aalten tot experimenten van bestuurlijke vernieuwing. Eén van de experimenten is het nieuwe vergadermodel dat 6 oktober 2009 van start is gegaan. Tijdens de zogenaamde rondetafelgesprekken tussen inwoners en gemeenteraadsleden verzamelen raadsleden informatie over onderwerpen waarover ze kort daarop in de raad besluiten nemen. Gemeenten die dit model al toepassen merken dat het de drempel voor de burgers naar de politiek verlaagt. Die veranderende rol van de gemeenteraad in het duale stelsel en het experiment van de rondetafelgesprekken vragen ook op het terrein van de communicatie om een grotere inzet. 6.1.2. College van burgemeester en wethouders De nadruk bij bestuurscommunicatie vanuit het college ligt op: ‐ het toelichten van genomen besluiten; ‐ het naar buiten treden van de burgemeester en wethouders; Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

15

‐

en het profileren van het college als geheel.

Een groot deel van wat zich afspeelt binnen de lokale politiek voltrekt zich buiten het gezichtsveld van het algemene publiek. De profilering moet de komende jaren meer aandacht krijgen, bestuurders moeten zichtbaar worden. Door bestuurders regelmatig te laten zien en horen krijgt de gemeente meer gezicht naar buiten toe. Het is dan niet de gemeente die iets gezegd heeft, maar de burgemeester of wethouder. Hoe bekender bestuurders zijn, hoe groter hun benaderbaarheid wordt. Als inwoners het gevoel krijgen iemand te ‘kennen’, wordt de stap om contact te zoeken eenvoudiger. 6.1.3. Actiepunten Om de profilering van bestuurders te verbeteren worden diverse bestaande middelen actiever ingezet. Wij adviseren hiervoor meer gebruik te maken van de website. Daarnaast kunnen de gemeentepagina’s gebruikt worden om de bekendheid van het bestuur te vergroten. Door meer aandacht voor representatieve taken van het college onder de aandacht te brengen en bijvoorbeeld vaker interviews met wethouders over ontwikkelingen binnen hun portefeuille op te nemen. Een ander belangrijk communicatie-instrument voor het bestuur zijn de contacten met de media. Onder persbeleid wordt hier verder op ingegaan. Ook contacten met inwoners en relaties zijn van belang bij de profilering van het college. Dit gebeurt tijdens representatieve taken, tijdens vergaderingen, rondetafelgesprekken enzovoort. Al deze gelegenheden moeten worden aangegrepen om te luisteren wat er onder de mensen leeft. Het team ComBo zal na goedkeuring van dit plan ieder maand een gesprek inplannen om over dergelijke zaken te spreken. Daarnaast zal tijdens het maandelijkse gesprek gesproken worden over de voortgang en de rol van communicatie tijdens bepaalde activiteiten. Ook moet er kritisch gekeken worden naar de middelen die het college heeft bij representatieve doeleinden. Zo beschikken we op dit moment niet over een algemene presentatie en promotiefilm over de gemeente en zijn onze folders en brochures verouderd. Het vernieuwen van de folders en brochures wordt meegenomen bij het ontwikkelen van de nieuwe huisstijl, ook wordt gekeken naar de relatiegeschenken van het college. Het ontwikkelen van een promotiefilm wordt opgepakt. Deze film kan worden ingezet bij de ontvangst van externe gasten, nieuwe inwoners en representatiedoeleinden van de gemeente. Bovendien kan een dergelijke korte film ook op de website getoond worden. Ten aanzien van het onderzoek naar de tevredenheid over gemeentebrede onderwerpen wordt voorgesteld om via de internetsite een poll op te zetten. Een groot voordeel van een poll is dat het onderzoek een kortere doorlooptijd heeft dan een schriftelijke of telefonische enquête en inwoners de enquête in kunnen vullen op een tijdstip dat hen het beste uitkomt. Intern is het opgevallen dat veel collega’s niet weten wat de medewerkers van het team ComBo doen. Wij zullen ons dus beter moeten profileren in de organisatie. Daarnaast zal er een keer per maand een gesprek gepland worden met een collegelid over de algemene gang van zaken. Dit om elkaar op de hoogte te houden van wat er speelt en belangrijke zaken door te nemen. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

4. Opstellen plan van aanpak algemene prestatie en promotiefilm laten maken in Nederlands en Duits

Team ComBo

€ 5000,- à € 6000,-

5. Vernieuwen folders en brochures

Team ComBo

PM (al begroot)

6. Voorstel en opzetten poll internetsite

Team ComBo

€ 1000,-


Gemeente Aalten

16

7. Het team ComBo meer profileren in de organisatie.

Team ComBo

Geen

8. Een keer per maand een gesprek plannen met een collegelid over de algemene gang van zaken.

Team ComBo

Geen

6.1.4. Raadscommunicatie Dit onderdeel heeft alleen betrekking op de communicatie vanuit de raad en de ronde tafelgesprekken. Belangrijke onderdelen binnen de communicatie van de raad zijn: ‐ het toelichten van genomen besluiten; ‐ het laten zien en horen van de raadsleden; ‐ en burgerparticipatie. De versterking van de raadscommunicatie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van griffie en team ComBo. Daarin is de griffie het eerste aanspreekpunt voor de raad als geheel, voor individuele raadsleden en fracties. In het verlengde van de gemeenteraad is de griffie als opdrachtgever voor het team ComBo wanneer het om de raad als collectief gaat. Vanuit het perspectief van de gemeenteraad zijn de drie rollen van de gemeenteraad als uitgangspunt genomen: kaderstellen, regelgeven en evalueren. Als gerichte communicatie helderheid verschaft over wie waarop aanspreekbaar is binnen de gemeentelijke organisatie, hoe besluiten tot stand komen en wie voor de uitvoering verantwoordelijk is, is ‘de gemeente’ erin geslaagd zichzelf transparant te maken. Dit komt dan niet alleen het politieke debat ten goede maar uiteindelijk ook de betrokkenheid van de inwoners van Aalten. Wanneer ‘de gemeente’ communiceert, gaat dat in negen van de tien keer over vastgesteld beleid (b&w- en raadsbesluiten). Ter voorbereiding van de besluitvorming vindt consultatie van betrokkenen en belanghebbenden op velerlei manieren plaats door ambtenaren en dagelijks bestuurders. Parallel daaraan laten gemeenteraadsleden zich informeren en stellen zij zich op de hoogte. Eén van de uitgangspunten van het dualisme is dat de gemeenteraad zich pro-actiever opstelt en nadrukkelijker in de communicatie aanwezig is. Er zijn momenteel verschillende formele overlegvormen waar raadsleden en collegeleden elkaar ontmoeten: ‐ Ronde tafelgesprekken ‐ Meningsvormende vergaderingen ‐ Besluitvormende vergaderingen 6.1.5. Verbeterpunten Om raadsvergaderingen toegankelijker en laagdrempelig te maken wordt onderzoek gedaan naar het plaatsen van video- en audiofragmenten op de website en het uitzenden van de raads- en rondetafelgesprekken via internet. Dit wordt onderzocht door een vraag hierover mee te nemen in het klanttevredenheidsonderzoek begin 2010. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek wordt te zijner tijd een aanvullend voorstel gedaan. Bij de start van een nieuwe gemeenteraad dan wel bij de start van individuele raadsleden moeten ze een introductie krijgen door de gemeente Aalten. Naast het dualisme, komen zaken aan de orde als de inrichting en werkwijze van de gemeentelijke organisatie, hoe gaan we als raad en college met ambtenaren om, een rondgang langs de gemeentelijke gebouwen en een kennismaking met het


Gemeente Aalten

17

managementteam. Hiervoor moet een programma en informatieset samengesteld worden, zodat de nieuwe raad een goede introductie krijgen. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

9. Onderzoek naar live uitzenden raads- en rondetafelgesprekken

Griffie in samenwerking met team ComBo Griffie in samenwerking met team ComBo

PM (nieuwe separaat voorstel volgt. Nihil

10. Introductieprogramma nieuwe raadsleden

6.1.6. Citymarketing Als gemeente willen we Aalten beter op de kaart zetten. Deze ambitie komt voort uit de toekomstvisie. Met citymarketing willen we Aalten promoten om de naamsbekendheid te vergroten en de kernen en buurtschappen aantrekkelijker te maken. Om dit te bereiken wordt een marketingcommunicatiestrategie en een imagocampagne ontwikkeld. Belanghebbende partijen worden hier nauw bij betrokken. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

11. Ontwikkelen positionering marketingcommunicatiestrategie en imagocampagne

Team ComBo

Budget citymarketing

6.1.7. Huisstijl Binnen de gemeente bestaat al enige tijd de wens een nieuwe huisstijl te ontwikkelen en in te voeren. Een huisstijl van de gemeente Aalten is nooit officieel vastgesteld. Om toch een eenheid in publicaties te creëren wordt er gebruik gemaakt van de kleuren groen en oranje, maar ook deze kleuren zijn nooit vastgesteld. Daarom wordt er gebruik gemaakt van diverse kleuren groen en oranje. Het doel van een huisstijl is het vergroten van de herkenbaarheid van de gemeente richting inwoners en relaties en daarmee het verbeteren van de dienstverlening. Het huidige logo van de gemeente Aalten bestaat uit de lindeboom (beeldmerk) en de toevoeging ‘gemeente Aalten’ (woordmerk). Het gebruik van het logo wordt in de praktijk niet altijd consequent toegepast. Ook is het logo niet doorvertaald naar een complete huisstijl. Dit heeft tot gevolg dat de gemeente geen eenduidige en consequente uitstraling heeft richting de inwoners en relaties. Huisstijl is meer dan alleen de visualisering van de identiteit van onze organisatie. De manier waarop we onze brieven schrijven, onze telefoon beantwoorden of hoe we tijdens een verjaardag over onze organisatie praten. Dit alles draagt bij aan het beeld dat de inwoners van Aalten of onze relaties van de gemeente Aalten hebben. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

12. Ontwikkelen nieuwe huisstijl

Team ComBo

€ 50.000,opgenomen in begroting 2010

6.1.8. Rampen- en crisiscommunicatie Als zich in een gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of een ramp voordoet gaat communicatie een rol spelen. Het college van burgemeester en wethouders heeft hiervoor een rampenplan vastgesteld op 24 november 2009. Hierin is de organisatie ten tijde van een ramp en de taken en bevoegdheden van verschillende functionarissen vastgelegd. Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

18

Jaarlijks wordt geoefend en de medewerkers van het team ComBo volgen met enige regelmaat opleidingen gericht op hun specifieke taak in het proces. De kosten hiervoor gaan van het rampenbestrijdingsbudget af. Een apart onderdeel van rampencommunicatie is risicocommunicatie. De gemeente is wettelijk verplicht om inwoners te infomeren over de mogelijke risico’s die zij lopen. Dit onderwerp wordt opgepakt door de Veiligheidsregio Noord-Oost Gelderland. Het deelplan communicatie zal up-to-date gehouden moeten worden. Wanneer collega’s niet meer in dienst zijn van de gemeente Aalten zullen de taken en bevoegdheden bij een andere functionaris moeten worden neergelegd. Het doel van het proces communicatie is het informeren en waarschuwen van de bevolking, het bekendmaken van de maatregelen die door de overheid zijn getroffen en van de maatregelen die de bevolking zelf kan nemen. Om dit adequaat te kunnen doen verzamelen de communicatiemedewerkers alle van belang zijnde gegeven met betrekking tot de ramp. Het proces communicatie heeft ook een antenne- en signaalfunctie. Terugkoppelen van informatie en aanpassen van de communicatieve boodschap aan de feedback is van wezenlijk belang. Tijdens een crisis vergen de contacten met de pers speciale aandacht. Belangrijk is snel te communiceren, zodat er zo min mogelijk geruchten rond gaan. In eerste instantie is de burgemeester woordvoerder van de gemeente. In het deelplan communicatie uit het rampenplan wordt verder ingegaan op de communicatie tijdens rampen en de rol van de communicatiemedewerkers. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

13. Aandacht voor rampen en risicocommunicatie

Team ComBo

Geen

14. Coördinatie actualiseren deelplan communicatie

Team ComBo

Geen

6.1.9. Persbeleid De bestaande beleidsregels over het persbeleid zijn vastgesteld op 21 oktober 2008 met registratienummer 2008-2265 en worden gewijzigd in onderstaande beleidsregels. Goede contacten met de media worden steeds belangrijker en worden de komende jaren proactief opgepakt. Vooral de lokale en regionale media (krant, radio en televisie) en waar mogelijk ook doelgroepgerichte vakbladen worden actief benaderd als intermediair naar inwoners en relaties. Met het oog op de toegenomen interesse van mensen voor hun eigen omgeving ligt een behoorlijk accent op de lokale projecten van de gemeente. Daarnaast moeten er regelmatig persberichten gemaakt worden over besluiten, ontwikkelingen en overige activiteiten van de gemeente. Hierbij wordt het aspect profilering van bestuur en raad in de toekomst nadrukkelijker meegenomen. Voorwaarde voor deze actieve media benadering is dat het team ComBo intern wordT gevoed met relevante (beleids)informatie en ontwikkelingen. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor het college, management en medewerkers. Het is daarnaast ook belangrijk dat de medewerkers van het team ComBo toegang hebben tot relevante overlegorganen en/of tijdig inzicht krijgen in de betreffende vergaderstukken.


Gemeente Aalten

19

Regionaal dagblad Voorgesteld wordt het team ComBo ook over een regionaal dagblad te laten beschikken. Zo is het team iedere ochtend op de hoogte wat er in dit dagblad staat over de gemeente Aalten. 6.1.10 Rol bestuurders Bij het opereren in netwerken door bestuurders hoort ook dat zij met de media praten. Als portefeuillehouders en democratisch gekozen volksvertegenwoordigers kunnen en moeten zij zelf proactief verwoorden waar het om gaat. Hierin worden zij gesteund door het team ComBo. 6.1.11 Rol ComBo Contacten met de media verlopen direct of indirect via het team ComBo. Wanneer de pers rechtstreeks contact opneemt met een bestuurder van de gemeente is het gewenst de vraag in samenwerking met het team ComBo te beantwoorden c.q. in ieder geval het team ComBo te informeren. Indien medewerkers van de gemeente door de pers worden benaderd moeten zij rechtstreeks contact opnemen met het team ComBo zodat zij samen de pers te woord kunnen staan. De rol van het team ComBo is daarin coördinerend, initiërend, organiserend en controlerend. Wanneer burgemeester en wethouders zelf het woord voeren is ComBo de schakel tussen hen en de pers (zie figuur 1). Voor woordvoering in het algemeen, dus niet over een specifiek geval maar meer over ‘het merk’ gemeente Aalten, moet de gemeente herkenbaar zijn met één gezicht, i.c. de burgemeester. Daar waar het gaat om bestuurlijke onderwerpen wordt de woordvoering in principe gedaan door de burgemeester of de verantwoordelijke wethouder die het betreffende onderwerp in zijn portefeuille heeft. Betreft het onderwerp de gemeenteraad dan wordt de woordvoering gedaan door een van de fractievoorzitters, RTG-voorzitters of zelfs individuele raadsleden. Betreft het de gemeentelijke organisatie, projecten van de gemeentelijke organisatie, en overige vragen deze worden zoveel mogelijk afgehandeld via het team Combo. De beantwoording van persvragen gebeurt snel en niet defensief, maar open en met oog voor de schaal van het probleem.

Figuur 3 : Driehoek: college van B&W, team ComBo en de pers.

6.1.12. Persberichten In de format van het collegevoorstel (rapportformulier B&W) staat een kopje ‘samenvatting’. Dit betekent dat iedere medewerker verantwoordelijk is voor het maken van een goede samenvatting in het collegevoorstel. Dit wordt onder meer door het team ComBo gebruikt voor het maken van een persbericht. Als op het rapportformulier B&W ‘pers/website’ is aangekruist maakt het team ComBo een concept persbericht. Het concept persbericht wordt verstuurd naar de beleidsambtenaar en portefeuillehouder Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

20

met het verzoek om een reactie. Donderdag, na de wekelijkse persconferentie, worden de persberichten die geaccordeerd zijn verzonden naar de pers. Team ComBo verspreidt alle persberichten en zorgt voor plaatsing op het internet en eventueel in Aalten Aktueel (informatiekatern). 6.1.13. Wob Aanvragen van de pers om in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) inzage in stukken te krijgen worden aan het college voorgelegd. De vakafdeling stelt een openbaar dossier samen, team BJZ zorgt voor juridische toetsing. Het college neemt uiteindelijk een besluit op het verzoek. In de toekomst willen we met name de kwaliteit van de informatie die naar buiten gaat verbeteren. Dit betreft de inhoud van de persberichten, maar ook de wens om bestuurders beter te laten zien en horen. Dit kunnen we bereiken door samen met de portefeuillehouders te kijken op welke momenten het mogelijk is een bepaalde ontwikkeling/project nader toe te lichten in een persoonlijk interview. Daarnaast wordt de pers actiever uitgenodigd voor werkbezoeken, wijkbezoeken en themabijeenkomsten. Om de kwaliteit van de mediacontacten te verder te verbeteren wordt jaarlijks een mediatraining georganiseerd voor het college, management en het team ComBo.

Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

15. Het verhogen van het aantal interviews, verbeteren van de kwaliteit van de informatie

Team ComBo

Geen

16. Pers actiever uitnodigen

Team ComBo

Geen

17. Mediatraining

Team ComBo

€ 10.000,-

18. Gelderlander ook voor team ComBo, onderdeel Communicatie

Team ComBo

Nihil

6.1.14. Arbeidsmarktcommunicatie Ondanks diverse landelijke campagnes die het werken bij de overheid of de gemeente stimuleren worstelt de overheid nog steeds met een imagoprobleem. Dit in combinatie met een aantrekkende arbeidsmarkt zorgt ervoor dat we ervoor moeten zorgen dat we ons richting toekomstige medewerkers kenmerken als een aantrekkelijke werkgever. In algemene zin doen we dit natuurlijk al in onze dagelijkse communicatie naar buiten toe. Specifiek doen we dit in onze personeelsadvertenties. De tekst en de vormgeving van de personeelsadvertenties kan worden vernieuwd in het kader van de nieuwe huisstijl. Er moet een nieuw concept worden ontwikkeld dat past bij het huidige personeelsbeleid. Het opstellen van het personeelsbeleid en de doelen die we met arbeidsmarktcommunicatie willen behalen is een taak voor het team P&O. Het team ComBo kan wel adviseren en ondersteunen bij de uitvoering van het arbeidsmarktcommunicatiebeleid en het ontwikkelen van de bijbehorende middelen. In het kader van het arbeidsmarktcommunicatiebeleid moet niet alleen gekeken worden naar het aantrekken van nieuwe medewerkers, maar ook naar het aantrekken van stagiaires en afstudeerders.


Gemeente Aalten

21

Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

19. Vernieuwen opzet personeelsadvertentie

Team ComBo

Geen

20. Ondersteuning bij uitvoering arbeidscommunicatiebeleid en bijbehorende middelen

Team Combo

Geen


Gemeente Aalten

22

7. Interne communicatie 7.1 Algemeen Definitie: Interne communicatie is communicatie die zich binnen de organisatie afspeelt. Een goede interne communicatie is van belang voor het gevoel van betrokkenheid van medewerkers van een organisatie. De hoofddoelen van interne communicatie zijn dan ook het informeren en het motiveren van medewerkers. Slechte interne communicatie kan ervoor zorgen dat er een gevoel van wantrouwen en onzekerheid onder de medewerkers ontstaat. Het kan er ook voor zorgen dat er een slechte terugkoppeling plaatsvindt tussen medewerkers en leiding. Bovendien moet de informatie beperkt worden gehouden, zodat medewerkers niet geconfronteerd worden met een informatie-overload. Informatie-uitwisseling binnen een organisatie heeft primair een functie- en taakgericht doel: wat moeten mensen weten om hun werk goed te doen. Daarnaast gaat het over het reilen en zeilen van de organisatieonderdelen. Er zijn de afgelopen jaren diverse acties uitgezet om de interne communicatie te verbeteren. Onder meer verschijnt er twee wekelijks een digitale nieuwsbrief en intranet is ontwikkeld. Daarnaast horen personeelsbijeenkomsten en werkoverleg bij de formele vormen van interne communicatie.

7.2 Wat is het? De interne communicatie is van cruciaal belang voor het slagen van het project en voor de externe communicatie. Door middel van interne communicatie kunnen we immers veel zaken afstemmen en werken aan het uitdragen van een gezamenlijke boodschap. Bovendien geldt dat de interne communicatie goed geregeld moet zijn, voordat de externe communicatie een kans van slagen heeft. Goede interne communicatie leidt op den duur tot: betere functie-uitoefening, efficiënter werken, meer motivatie, betere sfeer, veranderingsbereidheid, etc. Belangrijk bij interne communicatie is, een goede afbakening van taken en bevoegdheden; - voorbereid zijn op calamiteiten; - interne activiteiten organiseren; - het informatieniveau op peil houden; - duidelijke communicatie; - successen met elkaar vieren; - een gestructureerde planning, voortgangsgesprek en overleg etc. Iedere medewerker heeft een verantwoordelijkheid voor communicatie binnen de organisatie. De eindverantwoording ligt bij het management. De manier waarop en de mate waarin de leiding intern communiceert is cruciaal. Dat blijkt uit onderstaande gegevens. De interne doelgroepen zijn: - medewerkers ambtelijke organisatie (vaste medewerkers, tijdelijke medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires, langdurig zieken, gepensioneerden); - binnenmedewerkers van de gemeente; - buitendienstmedewerkers; - vrijwillige brandweer; Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

23

-

OR; leidinggevenden (gemeentesecretaris, afdelingshoofden); bestuurlijke organisatie; college van burgemeester en wethouders; gemeenteraad; raadscommissie(s).

De communicatie van en door de raad, commissies en college wordt behandeld in het hoofdstuk politieke communicatie. De interne communicatie moet leiden tot: - het uitdragen van de visie, missie en organisatiedoelstellingen; - optimale informatievoorziening onder andere consulentschap, richting collega’s, zodat zij hun werk goed kunnen doen; - een belangrijke basis voor de externe communicatie: - samen het “wij-gevoel” uitstralen; - motivatie, betrokkenheid en professionaliteit bij collega’s.

7.3 Relevantie voor Aalten In de gemeente Aalten zijn onderstaande punten relevant: De afdelingen werken ‘op zich zelf’ en zijn vrij gesloten. Men is onvoldoende op de hoogte van elkaars activiteiten en beseft ook onvoldoende dat bepaalde informatie voor een ander c.q. andere afdeling belangrijk kan zijn. Dit heeft te maken met het ontbreken van het ‘communicatiebesef’, onvoldoende nadenken over consequenties voor anderen. Een aspect, dat die geslotenheid weergeeft is het feit dat de agenda in Outlook niet door iedereen gebruikt en voor de organisatie opengesteld wordt. Echter, deze geslotenheid is niet bepaald klantvriendelijk. Voorgesteld wordt agenda’s open te stellen voor collega’s met uitzondering van het college van burgemeester en wethouders en het management team. 7.3.1. Interne communicatie vanuit team ComBo Het team ComBo verricht momenteel een aantal activiteiten op het gebied van interne communicatie. De nieuwsbrief @Aalten en het samenstellen van diverse brochures. De huidige interne communicatie is erg gericht op middelen en op uitvoering. Er is nog geen aandacht voor het inzetten van communicatie als strategisch beleidsinstrument. 7.3.2. @ Aalten De inhoud van de interne nieuwsbrief @Aalten is bedoeld voor alle medewerkers. Deze nieuwsbrief verschijnt één keer in de twee weken. In de nieuwsbrief worden nieuwe medewerkers kort voorgesteld en nieuws van de afdelingen en het managementteam. Het karakter van deze nieuwsbrief is hoofdzakelijk formeel. Op dit moment zijn er geen duidelijke richtlijnen vastgesteld hoe bepaald nieuws wordt gecommuniceerd. Het is goed om de inhoud van de diverse communicatiemiddelen goed op elkaar af te stemmen. Er worden richtlijnen opgesteld welke informatie via welk communicatiemiddel wordt verspreid. Hierbij gaat het met name om berichten die we nu ontvangen via de interne nieuwsbrief, het personeelsblad, intranet en e-mail. 7.3.3. Intranet Een intranet is voor de medewerkers aanwezig als digitaal naslagwerk. De afdeling ComBo heeft de coördinatie van informatie en formulieren die voor medewerkers beschikbaar gesteld worden. Intranet is een aantal jaren geleden geïntroduceerd en niet verder doorontwikkeld. Het huidige intranet is niet Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

24

afgestemd op de wensen en behoeften van de gebruikers. Intranet wordt daardoor beperkt gebruikt, het heeft voor de medewerkers onvoldoende toegevoegde waarde. Het verdient aanbeveling om intranet in zijn geheel te herzien, zowel de vorm als de inhoud. Hiervoor wordt een plan van aanpak opgesteld. Medewerkers worden hierbij zoveel mogelijk betrokken. In het kader van dit plan van aanpak welke informatie echt van belang is en of er een duidelijke structuur zit in de opbouw. Omdat de personeelsfoto’s verouderd zijn en onduidelijk, zal het team ComBo in 2010 nieuwe foto’s van de gehele organisatie maken met dezelfde achtergrond. 7.3.4. Tam Tam Het personeelsblad ‘TamTam’ verschijnt ieder kwartaal en is een informeel blad van en voor medewerkers. Het management en het team ComBo hebben er eigenlijk geen bemoeienis mee. Er staan leuke, vrolijke en soms informatieve artikelen in, variërend van een vragenlijstje voor geselecteerde medewerkers, een verslag van een uitstapje, informatie van de OR en PV tot gezondheidstips, recepten en puzzels. Het voorstel is dat er meer aandacht komt voor informatie over de organisatie, cultuur en sociale communicatie. Daarbij moet gekeken worden naar de invalshoek waarin de artikelen worden geschreven. Nu worden artikelen vaak nog te veel eenzijdig belicht, er is geen ruimte voor meerdere zienswijzen of een kritische noot. Het uiterlijk kan professioneler en er moet een nieuwe bladformule worden opgesteld met een goede verhouding tussen organisatie, cultuur en sociale informatie. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met de eerder genoemde richtlijnen. Het is een intern communicatiemiddel waarbij op dit moment het team ComBo geen onderdeel vanuit maakt. De interne communicatieadviseur van team ComBo moet voortaan onderdeel uitmaken van de redactie van de ‘TamTam’. 7.3.5. Personeelsbijeenkomsten Eind december en begin januari zijn er twee bijeenkomsten voor het gehele personeel: een eindfeest en een Nieuwjaarsontbijt. In 2009 is er een zomerfeest en een najaarsfeest georganiseerd door de personeelsvereniging. Voor de vrijwillige brandweer worden aparte bijeenkomsten belegd: eens per jaar een jubileumavond en een dag voor teambuilding. De regie ligt bij het cluster BWAO. Tijdens de maandelijkse oefenavond krijgt het team ook informatie aangereikt. Deze benadering werkt goed. 7.3.6. Introductie nieuwe medewerkers De introductie van nieuwe medewerkers in de organisatie behoeft aandacht. Er is al wel een programma ontwikkeld maar in de praktijk wordt dit programma niet altijd compleet uitgevoerd. Er moet nog kritisch gekeken worden naar de inhoud van het programma. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij afdelingsmanagers, maar dit wordt ondersteund door P&O omdat het deel uitmaakt van het takenpakket van dit team. Het team ComBo kan hen ondersteunen en adviseren bij het opzetten van een nieuw introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Daarnaast kan ComBo ondersteunen bij de presentatie van het documentatiemateriaal. Het voorstel is nieuwe medewerkers een mapje van de gemeente Aalten aan te bieden met daarin P&O informatie, een pen, een gemeentegids, een plattegrond en een uitgave ‘kennismaking met de organisatie’. Omdat deze uitgave er niet professioneel uitziet, is het voorstel een mooi gidsje te laten drukken. Wij stellen dit voor omdat het belangrijk is dat nieuwe medewerkers een goede eerste indruk krijgen van de gemeente Aalten. 7.3.7. Introductieprogramma dualisme Om ons binnen de gemeente Aalten meer gevoel te laten krijgen met het dualisme en daarbinnen met de politieke bestuurlijke kaderstelling wordt voorgesteld een introductieprogramma dualisme in te Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

25

voeren. Om meer bekendheid te geven aan deze elementaire zaken, die vooral betrekking hebben op de verhouding tussen het college en de raad. Hierbij zullen we ingaan op de positie die de ambtenaar inneemt. Zo willen we onder meer aandacht schenken aan: -

kernrollen van raad en college; wat is kaderstelling en wat is je rol als beleidsambtenaar; hoe stel je een advies aan B en W op, wetende dat jouw onderwerp uiteindelijk aan een commissie en de raad wordt voorgelegd; hoe kun je beleidsonderwerpen optimaal afstemmen op het vergaderstelsel van de raad en de raadscommissies; wat is de rol van de (beleids)ambtenaar bij rondetafelgesprekken; ambtelijke cultuur - naast bestuurscultuur kun je ook spreken van een ambtelijke cultuur. Hoe is het met de ambtelijke cultuur in Aalten gesteld? Het gaat bij dit onderwerp met name om de dienstverlenende rol van de ambtenaar ten opzichte van het college en de volksvertegenwoordigers.

Een goed functionerend duaal bestek betekent een adequate invulling van de kaderstellende, de controlerende en de volksvertegenwoordigende rol van de raad en de uitvoerende rol van het college. Een goed duaal bestel wijst op een adequaat functioneren van de interne organisatie van de gemeente. Er is sprake van een heldere rolverdeling tussen raad en college en tussen college en ambtelijke organisatie. Men gedraagt zich daarnaar en zit niet op elkaars stoel. De raad bepaalt in hoofdlijnen ‘wat’ er gerealiseerd moet worden, het college werkt uit ‘hoe’ dat het best zou kunnen en laat zich daarbij ondersteunen door een deskundige en dienstbare organisatie. 7.3.8. Communicatieflyer Nadat dit communicatiebeleidsplan is vastgesteld, moet het team ComBo de beslissingen bekendmaken aan de organisatie. Om alle regels met betrekking tot communicatie-uitingen te communiceren wordt er een kleine flyer gemaakt voor alle medewerkers. Hierin staat bijvoorbeeld wanneer iemand het logo en wanneer iemand het wapen mag gebruiken, welk lettertype en welke kleuren er gebruikt mogen worden en het nieuwe PowerPoint-sjabloon (zie paragraaf 8.3.4).

7.4 Verbeterpunten De informatievoorziening vanuit het management en de onderlinge communicatie tussen de afdelingen kan beter. Het werkoverleg is een belangrijk instrument als het gaat om interne communicatie. Er is echter geen vaste agenda voor het werkoverleg. Dit is wenselijk. Ook is communicatie geen vast agendapunt. Voorgesteld wordt om communicatie vast op de agenda van ieder werkoverleg te zetten. Dit punt kan dan gebruikt worden om te bepalen welke onderwerpen geschikt zijn om te communiceren richting management of richting de rest van de organisatie. Voorgesteld wordt om deze punten na het werkoverleg aan te leveren bij het team ComBo. Zij bepalen dan op welke manier deze punten gecommuniceerd worden; via de interne nieuwsbrief @ Aalten, via intranet of via het personeelsblad. Hoewel de managers de informatie uit het MT terugkoppelen via een wekelijks overleg met de medewerkers wordt voorgesteld eenzelfde aanpak ook toe te passen op het overleg van het managementteam. Op deze manier worden de belangrijkste boodschappen nog eens herhaald en krijgt iedereen de informatie op uniforme wijze en op hetzelfde tijdstip aangeboden. Op deze manier voorkom je ook verschillen in interpretatie. Het team ComBo gaat in 2010 bekijken hoe het intern consulentschap opgezet kan worden. Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

26

Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

21. Introductiemapje maken met welkomstbrief van de gemeentesecretaris, P&O informatie, gemeentegids, plattegrond, uitgave ‘kennismaking met de organisatie’ en een pen.

Team ComBo in samenwerking met team P&O

€ 1000,-

22. Uitgave ‘kennismaking met de organisatie’ verbeteren, actualiseren, omgieten in A5 en laten printen bij drukkerij.

Team ComBo

Max. € 1000,- per 250 stuks.

23. Nieuwe foto’s maken van alle medewerkers met dezelfde achtergrond voor op intranet.

Team ComBo

Geen

24. Richtlijnen opstellen hoe bepaald nieuws gecommuniceerd wordt.

Team ComBo

Geen

25. Plan van aanpak schrijven voor intranet met richtlijnen.

Team ComBo

Geen

26. De interne communicatieadviseur van team ComBo moet deel uit gaan maken van de redactie van de ‘TamTam’.

Team ComBo

Geen

27. Communicatieflyer maken voor alle medewerkers met alle communicatieregels erop.

Team ComBo

Max.€ 400,-

28. Communicatie bij alle teams op het werkoverleg zetten.

Team ComBo

Geen

29. Agenda’s openstellen voor alle collega’s m.u.v. het college van B en W en het MT.

Alle medewerkers (ComBo overlegt met ICT)

Geen

30. Opzetten intern consulentschap

Team ComBo

Geen


Gemeente Aalten

27

8. Externe communicatie 8.1 Algemeen Definitie: bij externe communicatie gaat het om alle vormen van communicatie tussen de gemeente en externe doelgroepen. De beeldvorming die mensen hebben over een gemeente is mede te beïnvloeden door externe communicatie. De beeldvorming over de gemeente Aalten is negatief beïnvloed door alle ontwikkelingen rond de fusie, bestuurscrisis en de negatieve berichtgeving daaromtrent. De gemeente moet nu laten zien – door goede dienstverlening, door adequaat bestuur, door actieve communicatie – dat ze successen boekt. Positieve ontwikkelingen moeten onder de aandacht gebracht worden. De gemeente moet laten zien wat er voor de inwoners gerealiseerd wordt. De externe communicatie van de gemeente Aalten omvat alle communicatie met de externe doelgrepen. Alles draait om het juist en tijdig informeren van externe doelgroepen over genomen besluiten en toekomstige projecten en beleid van de gemeente. De externe communicatie binnen de gemeente Aalten valt uiteen in: - Projectcommunicatie - Publiekscommunicatie Verderop in dit hoofdstuk wordt er ingegaan over de invulling van deze vormen van communicatie. 8.1.1 Wat is het? Externe communicatie houdt niet alleen het promoten van de organisatie in, maar bijvoorbeeld ook folders en brochures die de gemeente uitgeeft of een formulier dat inwoners in kunnen vullen. Externe communicatie kan zowel eenzijdig als tweezijdig zijn. Ook klachtenafhandeling en het beantwoorden van telefonische vragen behoren tot het vakgebied externe communicatie. Onder de externe communicatiedoelgroepen vallen: - inwoners - pers - verenigingen en instellingen - bedrijven - wijken en buurten - bezoekers en toeristen - andere overheidsorganisaties - leveranciers - forensen - toekomstige medewerkers 8.1.2 Relevantie voor Aalten Het imago van de gemeente Aalten wordt bepaald door de manier waarop mensen over de gemeente denken. Dit beeld kan worden beïnvloed door externe communicatie. Door promotie kan de gemeente Aalten zichzelf meer naar buiten laten zien. Hierbij is het de vraag wat willen we uitstralen? Is dit een sportieve gemeente, een plattelandsgemeente, een recreatiegemeente etc.? In dit kader moet nader beleid worden ontwikkeld. Aan de hand van een sterkte-/zwakteanalyse (SWOT-analyse) moet Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

28

worden bepaald welke kant de gemeente Aalten op wil en kan. De externe communicatie kan in de toekomst hierop worden aangepast. Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

31. SWOT-analyse maken en aan de hand hiervan uitspraken doen over welke richting de externe communicatie op gaat.

Team ComBo

Geen

8.2 Projectcommunicatie De gemeente Aalten voert op jaarbasis veel grote en kleine projecten uit. Bij de uitvoering hiervan is een goede samenwerking met organisaties, overheden, belanghebbenden en inwoners van groot belang. Binnen deze netwerken moeten zij ervoor zorgen dat er bij de partners een positief beeld ontstaat. Goede communicatie tijdens een project is van essentieel belang. Vroegtijdige en open communicatie kan weerstand tegen plannen verminderen en mogelijk zelfs voorkomen. Niet alleen de communicatieadviseurs spelen hierin een rol, ook de projectleider zelf kan hier veel aan doen. Directe contacten van projectleiders met de belanghebbenden zijn van wezenlijk belang voor het opvangen van signalen. Voorbeelden van dergelijke communicatiemomenten zijn informatiebijeenkomsten, inspraakbijeenkomsten en projectvergaderingen. Om de gemeente beter te profileren en meer gezicht te geven moet ook de projectleider een actievere communicatierol oppakken. De medewerkers van het team ComBo kunnen de projectleiders ondersteunen in dit proces. 8.2.1. Verantwoording projectleider Projectcommunicatie gaat vooral over de inhoudelijke voorlichting rond een project, maar geeft tevens een beeld over gemeentelijke organisatie als geheel. Een goed lopend project is tevens van belang voor een positief imago van de gemeente. Kort samengevat betekent dit dat de projectleider verantwoordelijk is voor: - Opstellen van communicatieparagraaf (opnemen in projectplan); - Aanvragen van uren bij team ComBo (voor het opnemen in het jaarplan); - Reserveren budget (projectbudget); - Aanleveren conceptteksten t.b.v. persberichten, nieuwsbrieven, artikelen Aalten Aktueel en website; - Organiseren informatie/inspraakbijeenkomsten, open huis (in samenwerking met team ComBo); - Organiseren officiële start, oplevering of opening (in samenwerking met team ComBo). 8.2.2. Rol ComBo Onze bij projecten is adviseren en ondersteunend. Bij grote/belangrijke projecten stellen wij een communicatieplan op. Dit betekent niet dat wij alles uitvoeren. Wel bewaken we de voortgang van het proces door regelmatige afstemming met de projectleider. De projectleider kan altijd terecht bij Communicatie voor advies. Kort samengevat is het team ComBo verantwoordelijk voor: - Opstellen communicatieplan; - Eindredactie en productie van persberichten, nieuwsbrieven, artikelen Aalten Aktueel, website en PowerPoint-presentaties; - Perscontacten; - Adviseren en ondersteuning bij organisatie van informatie- en inspraakbijeenkomsten, openingen, officiële start, oplevering en open huis;


Gemeente Aalten

29

Regelmatig komt het voor dat wij geconfronteerd worden met een project waarin in het jaarplan geen rekening is gehouden. Afdelingen moeten bij het opstellen van hun jaarplan inventariseren welke projecten er in het daaropvolgende jaar spelen en welke inzet zij hierbij verwachten van het team ComBo. Op deze manier kunnen er afspraken worden gemaakt over de inzet. De uren worden vervolgens opgenomen in het jaarplan van het team ComBo. Projecten die gedurende het jaar worden gemeld worden individueel beoordeel op basis van beschikbare capaciteit en tijd. Het is mogelijk dat hierdoor een verschuiving van prioriteiten plaats moet vinden.

Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

32. Invoeren communicatieparagraaf in projectplan

Management

Geen

33. Invoeren budget projectcommunicatie

Management

Geen

34. Aanvragen uren bij team ComBo

Management

Geen

8.3 Publiekscommunicatie De gemeente Aalten heeft de taak haar doelgroepen te informeren over de wettelijke taken, genomen besluiten, voortgang van projecten, nieuw beleid, procedures, verleende vergunningen etc. Bij publiekscommunicatie gaat het vooral om informatie met een algemeen voorlichtend karakter. Deze informatie wordt voornamelijk via massamediale middelen bereikt. Het ontwikkelen, beheren en produceren van massamediale middelen behoort tot een van de kerntaken van het team Communicatie. De gemeente Aalten maakt gebruik van de volgende externe communicatiemiddelen: - Gemeentegids - Gemeentepagina’s ‘Aalten Aktueel’ in Aalten Vooruit en De Band - Begrotingskrant - Burgerjaarverslag - Website - Themakranten zoals de APV-krant - Eenmalige folders en brochures, bijvoorbeeld over de nieuwe vergaderstructuur - Persberichten


Gemeente Aalten

30

8.3.1. Website Alle persberichten die verstuurd worden aan de media worden ook op de website geplaatst. De vormgeving en structuur van de website is aan een vernieuwing toe. In samenwerking met ICT bekijkt het team ComBo welke wijzigingen er aangebracht kunnen worden, zonder veel kosten met zich mee te brengen. Het team ComBo bewaakt de vorm en inhoud van de website. De primaire verantwoordelijkheid voor de informatie die op de website staat ligt bij de afdelingshoofden. Zij moeten zelf controleren of de informatie op de website nog actueel is. De eindredactie ligt bij het team ComBo.

Figuur 4: Huidige website

Figuur 5: Vernieuwde website

Door een aantal kleine aanpassingen krijgt de website een ‘frisse uitstraling’. Op de homepage heeft men naast het hoofdmenu de mogelijkheid te klikken op nieuwsitems en ‘snel naar opties’. In dit blok staan de meest gezochte producten/diensten van de website.


Gemeente Aalten

31

8.3.2. Gemeentepagina’s Aalten Aktueel De gemeentepagina’s zijn in de zomer van 2009 inhoudelijk veranderd. Uit kostenoverwegingen is besloten een keer per maand een pagina met redactionele artikelen te plaatsen. De overige keren worden alleen openbare bekendmakingen geplaatst. Uit onderzoeken van andere gemeenten blijkt dat volgens inwoners de gemeentepagina’s worden gezien als het belangrijkste communicatiemiddel. Hierbij gaat het vooral om het gemeentenieuws. Daarom is het belangrijk af te vragen of het juist is om op de gemeentepagina’s te bezuinigen. Het voorstel is de naam ‘Aalten Aktueel’ te wijzigen in ‘Aalten Actueel’, omdat ‘Aktueel’ met een ‘k’ nog geschreven is volgens de oude spelling. 8.3.3. Folders en brochures De gemeente Aalten heeft weinig folders en brochures. Omdat er geen vaste huisstijl is, is het moeilijk folders te laten ontwerpen. Hetgeen dat er is, is verouderd en niet meer actueel. Ook zit er geen eenduidig herkenbare lijn in. Te zijner tijd zal er een nieuw huisstijlvoorstel gedaan worden. Daarna zal er een voorstel worden gedaan hoe folders en dergelijke aangeboden moeten worden. Belangrijk is dat hier een lijn in zit. Voor de inwoners van de gemeente moet meteen herkenbaar zijn dat het een folder is van de gemeente Aalten. 8.3.4. PowerPoint-presentatie Bij inloopavonden of informatiebijeenkomsten worden vaak PowerPoint presentaties gebruikt. Omdat het huidige ontwerp verouderd en niet representatief is maakt het team ComBo een nieuw ontwerp. 8.3.5. Free publicity Free publicitiy is positieve publiciteit zonder er voor te betalen. Bij de gemeente Aalten gebeurt dit af en toe, maar het kan nog meer ingezet worden. Free publicity kost niets, maar dat betekent niet dat het geen energie kost; free publicity komt tot stand door goede contacten met journalisten op te bouwen en te onderhouden. Belangrijk is dat de gemeente zorgt voor activiteiten en evenementen die nieuwswaarde hebben. Uiteraard moeten de persberichten en foto’s die verstuurd worden van goede kwaliteit zijn. Het begrip ‘free’ is dus relatief. Het nadeel van free publicity is dat niet gegarandeerd kan worden dat de activiteit of het evenement in de media komt. 8.3.6. Nieuwe inwoners Nieuwe inwoners ontvangen nu een envelop of los een gemeentegids, een belastinggids, een afvalwijzer, een plattegrond, een exemplaar ‘Mooi Gelderland’ en een pen. Het voorstel is dit mooi aan te bieden in een documentatiemap van de gemeente Aalten met voorop een met welkomstbrief namens de burgemeester. 8.3.7. Promotiemateriaal Indien gewenst kan het team ComBo promotiemateriaal verzorgen bij bijzondere activiteiten of evenementen. Een voorbeeld hiervan zijn de banners die het team heeft besteld voor de inloopavond van de programmabegroting. De doeken van deze banners kunnen bij andere activiteiten vervangen worden. Voorgesteld wordt ieder jaar een bedrag op te nemen voor promotiemateriaal.

8.4 Representatie Het onderhouden van formele en informele contacten zijn manieren om de gemeente een gezicht te geven. Goede mondelinge communicatie speelt hierbij een belangrijke rol. Het team ComBo is verantwoordelijk voor de representatie van de gemeente Aalten, deels in samenwerking met andere afdelingen. Onder representatie vallen: - Relatiegeschenken - Het verwelkomen van nieuwe inwoners Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

32

-

De nieuwjaarsreceptie Het ingaan op uitnodigingen van bedrijven 50- en 60-jarige echtparen en 100-jarigen in het zonnetje zetten. Het voorwoord van de burgemeester in diverse uitgaven Huldigingen van sportkampioenen Informatiebijeenkomsten Ontvangst bezoek

8.4.1. Relatiegeschenken De gemeente Aalten besteedt hier aandacht aan, maar dit gebeurt veel ad hoc. Omdat er geen huisstijl is vastgesteld, is het moeilijk relatiegeschenken te bestellen. Veel gebruikte relatiegeschenken zijn: ‐ Een fles Aaltense wijn ‐ Een flesje Aaltense kruidenbitter met twee bijpassende glaasjes ‐ Een boek met bijbehorende foto’s en tekeningen over de gemeente Aalten ‐ Cadeaubonnen van € 10,- of € 50,-. Er zijn ook kleinere relatiegeschenken, de zogeheten ‘weggevertjes’: ‐ Aluminiumkleur pennen met groene clips ‐ Groene ballonnen met het wapen van Aalten Daarnaast zijn er ook themagebonden relatiegeschenken voor bepaalde bijeenkomsten of evenementen: ‐ Lichtpennen: een eenmalig geschenk voor de inloopavond van de programmabegroting. ‐ Als interne gadget bij de gids over projectmatig werken zijn twee kleine tekstmarkers in de kleuren groen en oranje uitgedeeld. 8.4.2. Chocolaatjes Regelmatig komt het voor dat medewerkers een overleg of afspraak hebben met externen. Om deze gasten iets lekkers en iets herkenbaars van Aalten aan te bieden worden er chocolaatjes besteld. De omslag hiervan is van papier en wordt bedrukt met het logo van de gemeente Aalten. Het is niet de bedoeling dan deze bij intern overleg worden gebruikt, maar uitsluitend bij een overleg of afspraak met externen. In de bijlage gaan wij nader in op de regeling van representatie en de invulling daar van.

8.5 Citymarketing In hoofdstuk 5: Corporate Communicatie heeft u het een en ander over citymarketing kunnen lezen. Citymarketing is de trend in gemeenteland. De gemeente Aalten heeft bewust besloten niet aan citymarketing te doen. Toch is het belangrijk dat de gemeente Aalten zich goed profileert in de Achterhoek. Omdat Aalten een fusiegemeente is, zal dit traject redelijk lang duren. In de huidige gemeente Aalten wordt nog veel gesproken over de voormalige gemeenten Dinxperlo en Aalten. Om de gemeente Aalten goed te profileren is het belangrijk dat er herkenbaarheid is bij zowel inwoners als niet-inwoners. De slogan ‘Aalten beweegt’ speelt hierbij een belangrijke rol. De slogan moet op den duur in meerdere communicatiemiddelen terugkomen en herkenbaar zijn voor mensen. Daarnaast is de huisstijl een onmisbaar element in de externe communicatie. Door het consequent hanteren van de huisstijl in alle communicatie-uitingen wordt de gemeente Aalten herkenbaar. Men moet in een oogopslag kunnen zien dat iets afkomstig is van de gemeente Aalten. Communicatiebeleidsplan

Gemeente Aalten

33

8.6. Verbeterpunten Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

35. Website ‘verfrissen’ (bruine kleur oranje maken, vak met ‘snel naar’ invoegen, fotokader maken voor evenementen/activiteiten van de week en adres anders weergeven)

ComBo in samenwerking met ICT

Circa € 500,-

36. Onderzoek of besparing op gemeentepagina’s juiste beslissing is en zoeken naar mogelijkheden de openbare bekendmakingen korter en duidelijker te publiceren

ComBo

Geen

37. Nieuw PowerPoint-sjabloon maken, implementeren en bekend maken aan alle medewerkers


Geen

38. Documentatiemapjes laten maken voor nieuwe inwoners en nieuwe medewerkers.

Ontwerp: team ComBo Drukwerk: bijv. Drukkerij Van der Louw

€ 100,- excl. BTW voor 1000 stuks.

39. Promotiemateriaal

Team ComBo

€ 1000,-

40. Chocolaatjes met logo bestellen.

Team ComBo

€ 1.450,50 voor 10.000 stuks.

41. De naam van de gemeentepagina’s Aalten Aktueel wijzigen in Aalten Actueel

Team ComBo

Geen

Het is erg belangrijk dat de gemeente Aalten consequent een huisstijl uitdraagt. Alles moet er hetzelfde uitzien. Daarnaast moet alles wat extern gaat, zowel bewonersbrieven, nieuwsbrieven etc., naar team ComBo voor controle. Daarnaast moeten de medewerkers van het team ComBo de huisstijl bewaken en eventueel toepassen.


Gemeente Aalten

34

9. Communicatie in de organisatie 9.1. Algemeen Communicatie is meer dan voorlichting. Bij voorlichting ligt de nadruk op de perscontacten. De rol van communicatiemedewerkers is heel divers. Ze zijn vooral adviseurs over zowel interne als externe communicatie. Binnen het team Communicatie is er onderscheid tussen de interne- en externe communicatieadviseur en de teamcoördinator. De taken zijn als volgt verdeeld: 9.1.1. De teamcoördinator ComBo: - Coördineert de medewerkers van het bestuurssecretariaat, bestuursondersteuning en communicatie - Ontwikkelt communicatiebeleid - Adviseert het bestuur over een integrale aanpak van interne en externe communicatie - Coördineert deelplan communicatie rampenplan - Coördineert van perscontacten - Coördineert bezoeken koninklijk huis, minister of gedeputeerde - Beheert de budgetten - Schrijft speeches en voorwoorden - Neemt deel aan het project Regiomarketing - Coördineert grote projecten - Maakt begroting, marap, jaarrekening, jaarverslag en jaarplanning 9.1.2. Interne communicatieadviseur: - Beheert het intranet en internet - Verzorgt de interne nieuwsbrief @Aalten - Neemt deel in interne projectgroepen om te adviseren over communicatie - Verzorgt interne bijeenkomsten - Organiseert Lintjesregen, Veteranendag, Oranjeontvangst en uitreiking Koninklijke onderscheidingen. 9.1.3. Externe communicatieadviseur: - Draagt bij aan de implementatie van het communicatiebeleid - Verzorgt diverse communicatiemiddelen zoals gemeentegids, gemeentepagina’s, begrotingskrant, burgerjaarverslag en overige externe communicatiemiddelen. - Stelt persberichten op - Draagt zorg voor de gemeentelijke promotie - Begeleidt persbijeenkomsten - Organiseert externe nieuwjaarsreceptie - Draagt deels zorg voor de vormgeving van externe communicatiemiddelen - Organiseert externe informatiebijeenkomsten voor projecten - Verzorgt voorlichtingsmateriaal Een integrale communicatieaanpak werkt door op de taken van beleidsambtenaren en projectleiders. Communicatie bij beleidstrajecten of projecten moet vanaf begin aandacht krijgen. Communicatie is ook opgenomen in collegevoorstellen.


Gemeente Aalten

35

9.1.4. Adviesrol communicatieadviseurs Momenten waarop communicatieadviseurs om advies moeten worden gevraagd zijn: - Wanneer er een persbericht of artikel in Aalten Aktueel of voor de website geschreven moet worden; - Wanneer er bewonersbrieven (mailings die in grote aantallen verspreid worden; ook bedrijven, verenigingen of instellingen) geschreven worden; - Bij ‘gevoelige’ mededelingen; - Bij wijziging of toepassing huisstijl; - Bij representatieaangelegenheden; - Bij het organiseren van informatiebijeenkomsten; - Momenten waarop de pers benaderd moet worden. Het is niet toegestaan wanneer ambtenaren zelf contact opnemen met de pers of de pers te woord staan. - Wanneer er een presentatie moet worden gegeven (ComBo controleert onder andere de PowerPoint presentatie) - Bij publiciteitscampagnes.


Gemeente Aalten

36

Uitvoeringsprogramma


Gemeente Aalten

37

10. Uitvoeringsprogramma Verbeterpunt

Uitwerking

Kosten

Uitvoering

Hoofdstuk

Team ComBo

Geen

2009

4.2.1

2. Uniformeren van telefoonnummers, namen van gemeentekantoren, opsommingtekens en tijden.

Team ComBo

Geen

2009

4.2.3.

3. Voorlopige huisstijlkleuren en sjablonen hanteren.

Team ComBo

Geen

2009

4.2.4.

Team ComBo

€ 5000,- à € 6000,-

2010

6.1.3.

5. Vernieuwen folders en brochures

Team ComBo

PM (al begroot)

2010

6.1.3.

6. Voorstel en opzetten poll internetsite

Team ComBo

€ 1000,-

2010/2011

6.1.3.

7. Het team ComBo meer profileren in de organisatie.

Team ComBo

Geen

2009/2010

6.1.3.

8. Een keer per maand een gesprek plannen met een collegelid over de algemene gang van zaken.

Team ComBo

Geen

2009

6.1.3.

9. Onderzoek naar live uitzenden raads- en rondetafelgesprekken

Griffie in samenwerking met team ComBo

PM (nieuw separaat voorstel volgt.

2010

6.1.5.

10. Introductieprogramma nieuwe raadsleden

Griffie in samenwerking met team ComBo

Nihil

2010

6.1.5.

11. Ontwikkelen positionering marketingcommunicatiestrategie en imagocampagne 12. Ontwikkelen nieuwe huisstijl

Team ComBo

Budget citymarketing

2010/2011

6.1.6.

Team ComBo

€ 50.000,-

2010

6.1.7.

Lopende actiepunten en projecten 1. Het wapen gebruiken voor officiële documenten (zoals kaarten/brieven van de burgemeester en college- en raadsvoorstellen) en het moderne logo gebruiken voor al het overig gebruik.

Corporate communicatie 4. Opstellen plan van aanpak algemene prestatie en promotiefilm laten maken in Nederlands en Duits


Gemeente Aalten

38

opgenomen in begroting 2010 13. Aandacht voor rampen en risicocommunicatie

Team ComBo

Geen

2010

6.1.8.

14. Coördinatie actualiseren deelplan communicatie

Team ComBo

Geen

2010

6.1.8.

15. Het verhogen van het aantal interviews, verbeteren van de kwaliteit van de informatie

Team ComBo

Geen

2010

6.1.13

16. Pers actiever uitnodigen

Team ComBo

Geen

2010

6.1.13

17. Mediatraining

Team ComBo

€ 10.000,-

2009/2010

6.1.13.

18. Vernieuwen opzet personeelsadvertentie

Team ComBo

Geen

2010

6.1.14.

19. Ondersteuning bij uitvoering arbeidscomunnicatiebeleid en bijbehorende middelen

Team ComBo

Geen

2010

6.1.14

20. Gelderlander ook voor team ComBo, onderdeel Communicatie

Team ComBo

Nihil

2009

6.1.9.

Team ComBo in samenwerking met team P&O

€ 1000,-

2010

6.1.14.

22. Uitgave ‘kennismaking met de organisatie’ verbeteren, actualiseren, omgieten in A5 en laten printen bij drukkerij.

Team ComBo

Max. € 1000,per 250 stuks.

2010

7.3.6.

23. Nieuwe foto’s maken van alle medewerkers met dezelfde achtergrond voor op intranet.

Team ComBo

Geen

2010

7.3.3.

24. Richtlijnen opstellen hoe bepaald nieuws gecommuniceerd wordt.

Team ComBo

Geen

2010

7.3.2.

25. Plan van aanpak schrijven voor intranet met richtlijnen

Team ComBo

Geen

2010

7.3.3.

Interne communiciatie 21. Introductiemapje maken met welkomstbrief van de gemeentesecretaris, P&O informatie, gemeentegids, plattegrond, uitgave ‘kennismaking met de organisatie’ en een pen.


Gemeente Aalten

39

26. De interne communicatieadviseur van team ComBo moet deel uit gaan maken van de redactie van de ‘TamTam’

Team ComBo

Geen

2009

7.3.4.

27. Communicatieflyer maken voor alle medewerkers met alle communicatieregels erop.

Team ComBo

Max.€ 500,-

2009/2010

7.3.8.

28. Communicatie bij alle teams op het werkoverleg zetten.

Team ComBo

Geen

2010

7.4.

29. Agenda’s openstellen voor alle collega’s m.u.v. het college van B en W en het MT.

Alle medewerkers (ComBo overlegt met ICT)

Geen

2010

7.3

30. Opzetten intern consulentschap

Team ComBo

Geen

2010

7.4.

Team ComBo

Geen

2010

8.1.2

32. Invoeren communicatieparagraaf in projectplan

Management

Geen

2010

8.2.1.

33. Invoeren budget projectcommunicatie

Management

Geen

2010

8.2.1.

34. Aanvragen uren bij team ComBo

Management

Geen

2010

8.2.1.

35. Website ‘verfrissen’ (bruine kleur oranje maken, vak met ‘snel naar’ invoegen, fotokader maken voor evenementen/activiteiten van de week en adres anders weergeven)


Circa € 500,-

2009

8.3.1.

36. Onderzoek of besparing op gemeentepagina’s juiste beslissing is en zoeken naar mogelijkheden de openbare bekendmakingen korter en duidelijker te publiceren

ComBo

Geen

2010

8.3.2.

37. Nieuw PowerPoint-sjabloon maken, implementeren en bekend maken aan alle medewerkers


Geen

2009/2010

8.3.4.

38. Documentatiemapjes laten maken voor nieuwe inwoners en nieuwe

Ontwerp: team ComBo

€ 1000,- voor 1000 stuks.

2010

8.3.6.

Externe communicatie 31. SWOT-analyse maken en aan de hand hiervan uitspraken doen over welke richting de externe communicatie op gaat.


Gemeente Aalten

40

medewerkers.

Drukwerk: bijv. Drukkerij Van der Louw

39. Promotiemateriaal

Team ComBo

€ 1000,-

2010

40. Chocolaatjes met logo bestellen.

Team ComBo

€ 1.500,- voor 10.000 stuks.

2010

8.4.2.

41. De naam van de gemeentepagina’s Aalten Aktueel wijzigen in Aalten Actueel

Team ComBo

Geen

2009

8.3.2.


Gemeente Aalten

41

Bijlagen

Bijlage I Sjablonen Bijlage II Regeling representatie


Gemeente Aalten

42

Bijlage I Sjablonen

Figuur 6: Uitnodiging

Figuur 7: Nota’s/beleidsplannen

Figuur 8: Nieuw PowerPoint ontwerp eerste dia

Figuur 9: Nieuw PowerPoint ontwerp vervolg dia’s Figuur 10: Nieuwsbrief @ Aalten


Gemeente Aalten

43

Bijlage II Regeling representatie Activiteit

Gedragslijn gemeente Aalten

Nieuwe inwoners

Informatiemap met welkomstbrief, gemeentegids, belastinggids, afvalwijzer, plattegrond, exemplaar ‘Mooi Gelderland’ en een pen.

Jubilea verenigingen en bedrijven

Bij een 25-, 50-, 75-, en 100- jarig jubileum van een vereniging of bedrijf brengt een collegelid (op uitnodiging) een bezoek. Hierbij biedt hij een cheque aan t.w.v. het aantal jubileum jaren, met een minimum van € 50,-, of een van de aanwezige relatiegeschenken.

50-jarige huwelijken

Ongeveer vier keer per jaar ontvangt de burgemeester samen met zijn echtgenote de 50-jarige echtparen uit dat kwartaal. De jubilerende paren worden persoonlijk uitgenodigd en ontvangen na de tijd een collage met alle foto’s van de echtparen die op die dag aanwezig waren. Op de dag dat een echtpaar 50 jaar getrouwd is ontvangen zij een bos bloemen namens het college van burgemeester en wethouders.

60-, 65- en 70- jarige huwelijken

Bezoek burgemeester met een bloemetje t.w.v. € 25,-.*

90- en 95-jarigen

Bezoek burgemeester met een bloemetje t.w.v. € 25,-.*

100-jarigen

Bezoek burgemeester met een bloemetje t.w.v. € 25,- en een taart met 100 jaar er op.*

Kampioenschappen

Kampioenschappen op NK, EK, WK, Olympische Spelen: ‐ Ontvangst ploeg met een aantal consumpties


Gemeente Aalten

44

‐

Cheque of bijpassend relatiegeschenk overhandigen door burgemeester of portefeuillehouder

Bij twijfel of een doorslaggevende reden van deze richtlijn af te wijken zal bij de uitvoering overlegt worden met de portefeuillehouder. Individuele prestaties: ‐ Bij bijzondere prestaties een ontvangst van de sportman/vrouw eventueel met team. Invulling van de ontvangst hangt af van de wens van het college. In overleg met het college wordt bekeken of een huldiging te realiseren is. Niet natuurlijke dood (ongeval, misdrijf etc.)

Openingen

Indien dit gewenst is door de familie brengt de burgermeester een bezoek aan de directe nabestaanden. Het geschenk wordt per situatie nader bepaald in overleg met de burgemeester. Op uitnodiging bezoekt een collegelid de opening. Per opening wordt bekeken of een geschenk passend is en wat er gegeven wordt (€ 50,-).

Opening winkels, kantoren etc.

Na kennisgeving of uitnodiging wordt een relatiegeschenk of bos bloemen t.w.v. € 25,- aangeboden. Bij verzoek opening door collegelid te laten verrichten het belang van de winkel/het kantoor afwegen (relatie met de gemeente etc.).

Afscheid van externe relaties

Op uitnodiging gaat hier een collegelid naar toe. Het cadeau wordt per persoon bepaald en mag tussen de € 25,- en € 150,- liggen. Meegewogen wordt wat diegene voor de gemeente Aalten heeft betekend.

Feest in dorpen

Op uitnodigingen van (buurt)verenigingen wordt zoveel mogelijk op ingegaan. Meerdere collegeleden bezoeken het evenement. Andere activiteiten kunnen door collegeleden worden bezocht, rekening houdend met de weekenddienstregeling.

Muziekverenigingen

Collegeleden bezoeken op uitnodiging concerten van muziekverenigingen. Bij jubilea wordt een bos bloemen (t.w.v. € 25,-) of een bon t.w.v. het aantal jubileum jaren aangeboden.

Sportevenementen

Op uitnodigingen gaat hier een collegelid naar toe. Een eventueel geschenk wordt overlegd met het team ComBo.

Ontvangsten bijzondere groepen

Bijzondere groepen (of afvaardigingen van groepen) kunnen in het gemeentehuis, locatie Markt 7 te Aalten worden


Gemeente Aalten

45

ontvangen. Dit gebeurt in overleg met team ComBo en de burgemeester. Uiteraard wordt hierbij gezorgd voor koffie met een gebakje of hapje en een drankje in het gemeentehuis. Plaatselijke onderscheidingen

De gemeente Aalten kent op dit moment geen gemeentelijke onderscheiding. De oude gemeente Dinxperlo kende een zilveren legpenning. Ná de keuze voor het gemeentewapen komt er een voorstel om een dergelijke onderscheiding in de gemeente Aalten in te voeren.

Nieuwjaarsreceptie

Ieder jaar wordt er in de eerste week van januari een nieuwjaarsreceptie georganiseerd. De inwoners worden via een oproep in Aalten Aktueel uitgenodigd. Het ene jaar wordt de nieuwjaarsbijeenkomst in de kern Aalten en het andere jaar in de kern Dinxperlo gehouden. Ook wordt er ieder jaar een andere horecagelegenheid gekozen.

Voorwoord van burgemeester

Wanneer er een verzoek voor het schrijven van een voorwoord binnen komt gaat dit verzoek naar het team ComBo. Een communicatiemedewerker schrijft hiervoor een tekst en deze gaat ter goedkeuring naar de burgemeester of wethouder. Ook voor eigen uitgaven, zoals de gemeentegids, de begrotingskrant en het burgerjaarverslag schrijft ComBo het voorwoord.

Naturalisatiedag

De burgemeester ontvangt één keer per jaar alle inwoners die in dat jaar zijn genaturaliseerd. Zij worden ontvangen met koffie, gebak en een drankje. Zij krijgen een bos bloemen aangeboden en het boek ‘Zo werkt het in Nederland’.

Burgerdag

Een keer per maand op woensdag ontvangt de burgemeester: 1. ’s morgens vijf ambtenaren op de koffie op zijn kamer om op een ongedwongen manier kennis te maken; 2. ’s middags een ouderen- of vrouwenverenging om kennis te maken. Het ontvangst is op de raadzaal. Hier lichten de burgemeester en algemeen directeur de bestuurlijke- en ambtelijke organisatie toe. Koffie met gebak en drankje; 3. ’s avonds ontvangt de burgemeester thuis twee afgevaardigden van telkens drie verenigingen. Zij geven het ‘stokje door’. Avond wordt door de burgemeester zelf verzorgd.

Oranjeontvangst/Veteranendag

Wisselend per jaar ontvangt de burgemeester het ene jaar alle gedecoreerden uit de gemeente Aalten en het andere jaar alle veteranen. Dit ontvangst vindt plaats bij Schepersveld. Er wordt koffie met petit four en een drankje met een hapje aangeboden onder het genot van live muziek.


Gemeente Aalten

46

Bijlage I Resultate n Uitnodigen worden op naam verstuurd en wordt een algemene oproep geplaatst in Aalten Aktueel. Kampioenstaarten

Sport- en andere verenigingen die bijzonder presenteren krijgen een kampioenstaart. Men kan een vereniging hier voor aanmelden maar vaak is een van de collegeleden proactief. Het bestuurssectariaat regelt dit.

Ontvangsten bezoek

Onder representatie valt ook wat je bezoek aanbiedt bij de koffie. Op dit moment worden er bij bijzondere gelegenheden petit fours met klein eetbaar plaatje in het thema besteld. Wat vaak vergeten wordt is overig bezoek ook iets aan te bieden. Daarom is het voorstel kleine chocolatjes te bestellen met het logo erop. Deze mogen alleen bij extern bezoek gebruikt worden.

* De bossen bloemen worden per jaar om en om in de kern Aalten en de kern Dinxperlo besteld.


Gemeente Aalten

47

Communicatie in beeld

Recommend Documents