Draaiboek van de avondvierdaagse
! !
2015: 8 t/m 12 juni Commissie OR: De commissie voor de avondvierdaagse moet bestaan uit minstens twee leden van de ouderraad.
!
Onderdelen van de avondvierdaagse: Aankondiging Aanmelding Inschrijving bij de Stichting Avondvierdaagse Delft Lijsten maken van de indeling Hulpouders indelen Inkopen Schoolshirts uitdelen Startdag vanaf BMS Benodigdheden voor het limonade schenken Ouders die met limonade staan Laatste loopdag Na afloop
!
Aankondiging In april wordt een aankondiging door de Stichting Avondvierdaagse Delft met inschrijfformulier gestuurd naar de school. Samen met Joop Zuydgeest de loopdagen en uiterste inschrijfdatum bepalen. Het inschrijfbedrag = bedrag bij voorinschrijving + 1 euro. In de nieuwsbrief moet dan de aankondiging worden gezet met daarin de startdata/–locaties en het aanmeldstrookje (ook voor de hulpouders). De aankondiging mailen naar Joop (zie bijlage 1).
!
Aanmelding Na de vermelding in de nieuwsbrief moeten de strookjes en het geld om de dag worden opgehaald bij de leerkrachten. Let erop dat het juiste bedrag wordt betaald!! Als de inschrijfperiode bijna om is, een herinnering sturen via Digiduif.
!
Inschrijving bij de Stichting Avondvierdaagse Delft Dit moet op tijd gedaan worden, anders gaan de kosten omhoog!! Het is handig om extra medailles te bestellen, er zijn altijd late aanmeldingen. Van 2014 zijn er nog 2 medailles 4e keer over. In 2015 voor 4e keer 2 medailles minder bestellen en 1 extra medaille 1e keer en 1 extra medaille 2e keer bestellen. Inschrijven kan via de website (zie aankondiging van de Stichting Avondvierdaagse Delft).
!
Lijsten maken van de indeling De volgende lijsten zijn nodig: - voor inschrijving en medaille-uitreiking: lijst met de kinderen per 1e keer, 2e keer, enz. - voor elke leerkracht: een lijst met leerlingen die meedoen
!
Hulpouders indelen Op de loopavonden is er hulp nodig van ouders. Per avond 1 ouder van de OR en 1 ouder die zich heeft aangemeld. Overleg met de ouders over planning, overdracht e.d. Een auto is vereist, want er moet heel wat worden meegenomen.
De laatste avond is er ook zeker hulp nodig.
!
Helpers in 2014 waren: Maandag: Sandra (OR) en Eliza (OR) Dinsdag: Leila (OR), Sandra (OR) en Andrea (moeder van Julia Zondervan) Woensdag: Kim (OR) en Monique (ex-MR) Vrijdag (schoolplein): Natascha (ex-OR), Sandra (OR), Daniëlle (OR), Irana (OR) en Kirsten en Britta (ex-gr. 8)
!
Inkopen Er moeten versnaperingen worden ingekocht. Elke avond is er op de pauzeplaats limonade voor de kinderen en wordt er iets uitgedeeld. Voor de ouders is er koffie/thee met een koekje. In 2014 was het als volgt: maandag : limonade en ijsje dinsdag : limonade en zakje koekjes woensdag : limonade en zakje chips vrijdag : bij start: zakje beertjes en pakje drinken. na afloop: limonade, zoute snackmix en alles wat overgebleven is.
!
Overzicht van de inkopen in 2014: - cadeautje (ongeveer 1 euro per stuk en bestel er een paar extra) - ±95 vruchtenijsjes - ±95 zakjes koekjes - ±95 zakjes chips - ±95 zakjes snoep - ±95 pakjes drinken - 8 limonadeflessen - 4x koffie DE 250 gram grove maling (voor percolator) - 6x koekjes (1,5 pak per dag en 1 pak voor de organisatie bij vetrek BMS) - 2 bakken zoute snackmix (vanwege krappe budget in 2013 afgestapt van kaas/worst)
!
Schoolshirts uitdelen De vrijdag ervoor de shirts uitdelen. Hiervoor heb je de lijst nodig per leerkracht met daarop de kinderen die meedoen. Bij de shirts gaat een brief (zie bijlage 2). De maten voor kleuters zijn 116, groep 3+4 128, groep 5 140, groep 6+7+8 152.
!
Startdag vanaf de BMS Er wordt een dag gestart vanaf de BMS. De school moet open zijn als de organisatie komt, overleg hierover met de conciërge of met Joop. Er moet voor de organisatie koffie/thee en koekjes klaargezet worden. Na afloop (2014: ±21.00 uur) moet de school worden afgesloten door iemand van de OR, dus de sleutel moet op tijd worden geregeld.
!
Benodigdheden voor het limonadeschenken Per avond heb je het volgende nodig: - 1 grote campingtafel (2014: Natascha) - 2 grote waterjerrycans (2014: Natascha) - 1 koelbox (op de dag van de ijsjes (2014: Natascha)) - 3 limonaderekken - 2 grote schenkkannen
- 1 percolator + koffie - 2 thermoskannen voor koffie - 1 thermoskan voor thee - 2 theezakjes - 2x rol plastic bekertjes - limonade - versnapering - koekje voor de ouders - suiker + schaaltje - koffiemelk + schaar + schenkkannetje - roerstaafjes - 1 dienblad - 1 vuilniszak - 1 vaatdoekje
!
Koffie voor de grote percolator moet gekocht worden door OR (zie inkopen). Suiker en koffiemelk kunnen bij school verkregen worden.
!
Verder dient op school gepakt te worden: - Schoolvlag (met ringen) en 2 stokken (liggen in de berging bij Joop)
!
Ouders die met limonade/koffie staan De Stichting Avondvierdaagse Delft heeft op de site (www.avondvierdaagsedelft.nl) routekaarten en adviesplaatsen om te staan voor limonade. Geef mobiele telefoonnummers aan elkaar door om de exacte schenkplek door te geven. De koffie moet van tevoren thuis worden gezet (met de percolator duurt dit ongeveer 1 uur). De koffie moet worden overgegoten in de thermoskannen. Dit geldt ook voor de thee. Voorzichtig rijden en vertrek niet te laat van huis om een plekje te zoeken, want er zijn meer mensen op zoek naar een lekker plekje. Zorg dat na afloop de spullen naar de volgende ouder komen (of naar school).
!
Laatste loopdag In de ochtend: aankondiging aan het hek (2x) en bij de ingang (2x) ophangen met daarop de verzameltijd, het startvak en de vertrektijd (zie bijlage 3) en een melding via Digiduif. Deze gegevens staan op de site (www.avondvierdaagsedelft.nl) en vind je vanaf woensdagavond bij de startlocatie.
!
De avond: bij het verzamelen bij de start worden zakjes snoep en pakjes drinken aan de kinderen uitgedeeld. Evt. een fototoestel meenemen voor een leuke groepsfoto.
!
De medailles moeten worden opgehaald bij het startpunt. Neem hiervoor de startkaart mee! De medailles meteen natellen bij het punt waar je ze ophaalt! Neem de overgebleven medailles (van vorig jaar) ook mee.
!
De medailles worden uitgedeeld op het schoolplein. Zet per medaillesoort een tafel neer, maak met plakband de lijst met namen 1e keer, 2e keer etc. vast en leg een pen klaar. Als de medaille is opgehaald en het schoolshirt is ingeleverd, moet de naam worden doorgestreept. De sticker en het cadeautje worden meegeven met de medaille. Voor het uitreiken is veel hulp nodig.
Verder klaarzetten: Limonade in 3 rekken, koffie (1x percolator + 2 extra kannen), thee, koekjes, zoute snackmix en wat over is van de vorige dagen. Met 3 personen is het in een half uur klaar te zetten. De aankomst van de kinderen is ruim anderhalf uur na vertrek.
!
Na afloop De schoolshirts worden gewassen door Erlyn (tegen vergoeding). Als de shirts klaar zijn, moeten ze weer worden opgeborgen.
! ! ! !
Stukje schrijven voor de nieuwsbrief en mailen naar school (zie bijlage 4). Sleutel inleveren van de school. Vlag en stokken opbergen. Aantal kinderen dat meeliep 2014 95 kinderen 2013 85 kinderen 2012 68 kinderen 2011 48 kinderen 2010 43 kinderen 2009 43 kinderen 2008 46 kinderen
! ! ! ! ! ! ! !
BIJLAGE 1
! ! ! !
Aan:
[email protected] Wil je in de komende nieuwsbrief dit stukje tekst opnemen over de avond4daagse? Avondvierdaagse In de maand juni wordt, zoals elk jaar, de avondvierdaagse georganiseerd. Iedereen van onze school kan meedoen aan deze wandeltocht. De vierdaagse wordt dit jaar gehouden in de week van .. tot en met .. juni. Er zijn 5 avonden waarop gelopen kan worden. In overleg met de ouderraad lopen wij op ……..dag, ……….dag, ……..dag en vrijdag.
!
Het startpunt is elke keer in een andere wijk: .. juni: Laurentiusschool, Griegstraat 2, Delft .. juni: Bernadette Mariaschool, Aan 't Verlaat 30, Delft .. juni: Basisschool Het Galjoen, Achterdijkshoorn 7, Den Hoorn .. juni: Speeltuinvereniging De Bomenwijk, Beukenlaan 1, Delft Er wordt van maandag tot en met donderdag verzameld om 17.45 uur bij de blauw-gele vlag van de BMS. Op vrijdag is de verzameltijd afhankelijk van het startnummer (dit wordt later bekend gemaakt).
!
De BMS wil ook dit jaar weer in groepsverband meelopen. Hier is echter wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Iedere ouder is verantwoordelijk voor zijn eigen kind. We gaan ervan uit dat u zelf meeloopt, of uw kind toevertrouwt aan een andere door u uitgekozen ouder. De kinderen blijven bij deze ouders lopen. Iedereen die zich aanmeldt om met de school mee te lopen, zal zich aan de volgende afspraken moeten houden: - vriendjes en vriendinnetjes van andere scholen lopen bij hun eigen school en niet bij onze school; - men volgt de aangewezen route, dus niet dwars door tuinen en plantsoenen; - afval wordt in de daarvoor bestemde afvalemmers gedeponeerd. Als men zich niet aan bovengenoemde afspraken kan houden, is het beter om afzonderlijk in te schrijven en individueel mee te doen.
! !
Tot en met .. mei kan er worden ingeschreven door middel van het strookje onderaan deze maandbrief en de inschrijfkosten van € ..,00. Tijdens de tocht hebben we ouders nodig die op een vast punt willen staan en behulpzaam willen zijn bij het uitdelen van limonade en een versnapering. U kunt zich opgeven door dit aan te geven op het inschrijfstrookje. Namens de kinderen en leden van de ouderraad alvast hartelijk bedankt!
! ! ! ! !
Het thema van dit jaar is … Dit is het thema voor de laatste avond. Het leukste en origineelste idee kan een prijs winnen. Vervolgens het strookje om in te leveren.
BIJLAGE 2
! ! Beste ouders/verzorgers van de kinderen die meedoen aan de avond4daagse, ! Leuk dat uw kind meedoet aan de avond4daagse 2014! !
Bij deze brief zit een geel BMS-shirt. Het is de bedoeling dat uw kind dit shirt draagt bij het lopen op alle dagen van de avond4daagse i.v.m. de herkenbaarheid. Op vrijdagavond 23 mei moet het shirt weer worden ingeleverd. Bij het uitreiken van de medaille nemen wij meteen het ongewassen shirt in. Neem dus een eigen shirt mee!!!!!!
!
We verzamelen op maandag, dinsdag en woensdag om 17.45 uur bij de geel-blauwe vlag van de BMS. Op vrijdagochtend hangt de exacte starttijd en het nummer van het startvak voor vrijdagavond bij de ingang op school. Houd dit goed in de gatenJ Op het schoolplein zullen de medailles e.d. worden uitgereikt en is er koffie/thee/ limonade. Het schoolplein is al eerder open, dus daar kan gewacht worden.
!
Nog even de startpunten: Maandag Basisschool BMS, Aan ’t Verlaat 30, Delft Dinsdag Basisschool het Galjoen, Achterdijkshoorn 7, Den Hoorn Woensdag Laurentiusschool, Griegstraat 2, Delft Vrijdag In de buurt van speeltuin de Bomenwijk, Beukenlaan 1, Delft
! Groeten van de ouderraad BMS ! ! !
BIJLAGE 3
!
!
AVONDVIERDAAGSE 2014
! VANAVOND VERZAMELEN WE
OM 17.45 UUR
BIJ DE SCHOOLVLAG
IN VAK A-1
GOUDENREGENLAAN
! ! ! !
! ! ! ! ! !
DE VERWACHTE AANKOMSTTIJD OP DE MARKT IS 18.45 UUR EN OP HET SCHOOLPLEIN 19.30 UUR
HET SCHOOLSHIRT WORDT INGENOMEN BIJ HET UITREIKEN VAN DE MEDAILLE
!!! DUS NEEM EEN EIGEN SHIRT MEE !!!
.
DE ROUTE IS TE VINDEN OP INTERNET VIA WWW.AVONDVIERDAAGSEDELFT.NL.
BIJLAGE 4
! ! !
Aan:
[email protected] Wil je in de komende nieuwsbrief dit stukje tekst opnemen over de avond4daagse?
Avondvierdaagse De BMS heeft dit jaar de avondvierdaagse gelopen met maar liefst 95 kinderen!!! Vier avonden werd er gezellig met elkaar 5 kilometer gewandeld door verschillende wijken van Delft. Op vrijdagavond zelfs als eerste groep achter Twirlteam Colours en Jong Excelsior door het centrum van Delft. Het was leuk dat er na afloop op het schoolplein veel mensen aanwezig waren om de kinderen in te halen. Ze kregen een daverend applaus en uiteraard ook hun welverdiende medaille!!! Volgend jaar zal de avondvierdaagse worden gehouden van 8 tot en met 12 juni 2015.
