Commissie Onderzoek Financiën en Huisvesting UvA. Plan van Aanpak

Commissie Onderzoek Financiën en Huisvesting UvA Plan van Aanpak Status: Versie van 11 december 2015, waarin uitkomsten zijn verwerkt van presentatie aan contactgroep op vrijdag 4 december 2015

Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

Onderwerpen           

Doel van deze presentatie Aanleiding Taak en profiel commissie Uitgangspunten voor commissie Observaties uit oriëntatiefase / uitkomsten vooronderzoek Actorenanalyse Focus en reikwijdte: wat wel en wat niet Onderzoeksvragen Onderzoeksaanpak Beoogde resultaten Benodigde investering


2

Doel van presentatie op 4 december 2015  Delen uitkomsten vooronderzoek (oriëntatiefase)  Presenteren Plan van Aanpak voor uitvoering vervolgonderzoek  Afstemmen verwachtingen, uitnodiging tot meedenken, opmerkingen en aanvullingen  Versie van 4 december 2015 was “95% versie”


3

Aanleiding Enkele voorbeelden van heersende opvattingen en meningen:  Bezuinigingen en nieuw besturingsmodel (top down ingevoerd)  Reorganisaties faculteiten  Rendementsdenken, financialisering en geruchten over derivaten  Beheer huisvestingsportefeuille, wijzigingen van plannen, verschuiving investeringen, vertraging realisatie nieuwe huisvesting  Wisselende definities norm 12% huisvesting  Ondoorgrondelijk allocatiemodel  Onduidelijkheid over UvA Holding en B.V.’s  Diepere laag van onvrede: leenstelsel, toenemende regeldruk, werkdruk, minder professionele ruimte, meer flex-contracten, kwaliteit onderwijs en onderzoek onder druk, plotselinge tekorten, paniekvoetbal  Nadere analyse nodig voor onderscheid naar: (vermijdbare) aanleidingen, (structurele) oorzaken, oorzaken specifiek voor UvA en gevolgen Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

4

Taak en profiel commissie  Taak commissie: ‒ Feitenonderzoek naar financiële situatie en huisvesting, voor periode vanaf 1 januari 2006 tot september 2015 ‒ Op basis van feitenonderzoek komen tot oordeelsvorming ‒ Voorstellen voor verbetering ‒ Hierover rapporteren aan academische gemeenschap  Profiel commissie: ‒ Waardevrij ‒ Onafhankelijk ‒ Objectief  Commissie is ingesteld met instemming van de pre-commissie  CvB heeft besluit genomen tot faciliteren van de commissie Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

5

Uitgangspunten voor commissie  Universiteiten hebben een primaire wettelijke kerntaak tot uitvoeren van onderwijs en onderzoek (WHW)  Toenemend belang van “overdracht van kennis ten behoeve van de maatschappij”: valorisatie en maatschappelijke relevantie van onderwijs en onderzoek, met inbegrip van dienstverlenend en toegepast onderzoek  Universiteit heeft een (ideële) missie uit te voeren, o.b.v. meerjarendoelstellingen en strategie in Instellingsplan  Rijksbekostigingsmodel wordt in ‘Den Haag’ bepaald  Universiteit is ‘integraal' verantwoordelijk voor continuïteit bedrijfsvoering, voor eigen financiële huishouding en sinds 1995 ook voor de huisvesting  Onderwijs en onderzoek vormen het primaire proces  Ondersteunende processen (waaronder huisvesting en financiën) dienen primair proces maximaal te faciliteren  Door overdracht van vastgoed is UvA in 1995 verantwoordelijk geworden voor vastgoedmanagement Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

6

Diensten (met HvA) Bibliotheek, informatisering, faciliteiten, administratie, studentenondersteuning, docentondersteuning, communicatie, e.d.

Actorenanalyse FACULTEITEN:

DOMEINEN:

FGw Geesteswetenschappen

DBSV Bewegen, sport en voeding

FNWI Natuurwetenschappen, wiskunde, informatica

DMCI Digitale media & creatieve industrie

ACTA Tandheelkunde

DEM Economie & Management

FMG Maatschappij en gedrags- wetenschappen

DG Gezondheid

FdR Rechtsgeleerdheid

DMR Maatschappij & Recht

FEB Economie en bedrijfseconomie

DOO Onderwijs & Opvoeding

AMC Geneeskunde

DT Techniek

Rethink UvA Ons Kritisch Alternatief De decentralen De vrije Andere student partijen die UvA meedoen in studentenSociaal raad HR Mei

verkiezing

FSR’en

Landelijk: Platform Hervorming Nederlandse Universiteiten (HNU)

Vakbond voor de Wetenschap (VAWO) DNU FNV Universiteiten ASVA Vakbonden die ISO LSVB meedoen in Vakbonds Actie Comité verkiezingen OR Students of 1 may committee (verkiesbaar via University of color “vrije lijsten”)

Domeinraden

Facultaire OR

CSR UvA

Verkiesbaar stellen voor de domein-raden

COR UvA

CMR HvA

G(O)V

UvA Holding/ Groepsmij’n Studentassessor

Secretaris/ Bestuursstaf

CvB (HvA & UvA)

RvT UvA

RvT HvA

Buitenwereld: Min. OCW / DUO, Onderwijsinspectie, VSNU, universiteiten, … Gemeente Amsterdam, financiële instellingen, projectontwikkelaars, …

7

Observaties uit oriëntatiefase Uiteenlopende duiding situatie

Principiële, ideologische en feitelijke bezwaren

Wanbeleid, paniekvoetbal

Hervorming is nodig Opvatting van ‘zwijgende meerderheid’?

Alles moet anders Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

Feiten en beelden

Niet zoveel aan de hand

Uitkomsten vooronderzoek Van uitkomsten naar scope:  UvA is grote en complexe organisatie  De te onderzoeken periode is heel lang  Zeer veel aspecten zijn benoemd  Beantwoording aangereikte vragen vergt soms gedetailleerd spitwerk  De vier deelonderzoeken zijn op zichzelf al grote onderwerpen  Verschillende behoeften aan onderzoek vanuit: - Het niet weten - Het niet kunnen duiden - Het niet vertrouwen - Het er niet mee eens zijn  Vraagstelling aan commissie: van heel feitelijk tot ideologisch/principieel  Alles willen beantwoorden  risico van verzanden Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

9

Focus en reikwijdte  Onderzoek UvA plaatsen in ontwikkelingen in context  Vier deelonderzoeken naar: ‒ Financiële gezondheid ‒ Financieringswijze ‒ Allocatiemodel ‒ Huisvesting  Tevens onderzoek naar ‘significante’ financiële risico’s, kwaliteit besluitvorming bij elk van deze onderwerpen en effecten van genomen besluiten  Mogelijke niet-effectieve (perverse) prikkels; eventuele spanning tussen organisatiefilosofie, besturingsmodel en ‘integraal management’ op decentraal niveau en tussen de drie ‘kolommen’  Samenhang primaire processen (onderwijs, onderzoek, valorisatie), ondersteunende processen (financiën, huisvesting, HRM, ICT enz.) en sturende processen (P&C/verantwoording) (vanuit gezamenlijke diensten UvA /HvA) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

10

Focus en reikwijdte  De financiële positie van UvA als geheel en van de relevante onderdelen van de UvA (waaronder faculteiten, diensten, UvA Holding) Kengetallen (jaarrekening 2014) ‒ Eigen vermogen € 272 miljoen ‒ Vreemd vermogen (excl. voorzieningen) € 428 miljoen ‒ Exploitatielasten € 598 miljoen per jaar ‒ Investeringsagenda Huisvestingsplan € 620 mln voor 15 jaar  Raakvlak financiën en huisvesting: ontwikkeling overheadkosten (waaronder huisvesting) in relatie tot investeringen in onderwijs en onderzoek  Financiële aspecten van enkele bijzondere onderwerpen (reorganisatie FEB en ICT-project SIS) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

11

Focus en reikwijdte  Scope: 2006 – 2015  Inclusief schets historische context; beschrijving sleutelmomenten vóór 2006 die voor de vier deelgebieden cruciaal zijn geweest;  Voor onderwerp huisvesting zijn relevante ijkmomenten: ‒ 1995: Overdracht gebouwen aan UvA door Rijksoverheid ‒ Periode 1995 – 2005: Ontwikkeling huisvestingsplannen ‒ 2003/2004 huisvestingsplan Campus  Voor allocatiemodel is 1 januari 2006 cruciaal moment  Financieringsplannen (gekoppeld aan huisvestingsplannen): begin jaren ‘00  Ook vooruitkijken: Financieel (meerjarenbegroting) t/m 2019, financiering huisvesting t/m 2020 (HVP 2005 – 2020) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

12

Focus en reikwijdte Onderwerpen waarvoor in vooronderzoek aandacht is gevraagd, die commissie niet beschouwt als onderdeel van de opdracht:  Handelen van individuele bestuurders (commissie kijkt naar kwaliteit besluitvorming)  Evaluatie van de samenwerking UvA en HvA (wel: evt. effecten van samenwerking  Huisvestingsplannen en -projecten HvA  Beoordeling van het HRM-beleid en omgang met flexibele arbeidscontracten (commissie benadert dit onderwerp vanuit perspectief van omgaan met financiële risico’s)  Verhouding tijdsbesteding docenten aan onderwijs en onderzoek  Medewerkerstevredenheidsonderzoek (wel als bron)  Functioneren externe partijen (wel: consulteren externe partijen, geen oordeel over hen) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.oofh-uva.nl

13

Onderzoeksvragen Financiële gezondheid Doe een feitenonderzoek naar en vorm een oordeel over de financiële gezondheid en de belangrijkste financiële risico’s van de UvA (financiële positie) en de besluiten die daarop van ‘significante’ invloed zijn geweest (financiële sturing en beheersing: ‘beleid en beheer’) Onderzoeksvragen financiële positie • Hoe heeft de financiële positie zich ontwikkeld in periode 2006 – 2015? • Hoe is de financiële positie anno 2015? • Is de financiële positie zodanig dat (toekomstige) taken (onderwijs en onderzoek), meerjarenambities en doelstellingen naar verwachting kunnen worden gerealiseerd? Onderzoeksvraag financieel beheer • Is sprake van adequate financiële sturing en beheersing? Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

14

Onderzoeksvragen Financieringswijze Doe een feitenonderzoek naar en vorm een oordeel over de wijze van financiering, de belangrijkste financieringsrisico’s (inclusief zogenaamde ‘off-balance’ financiering en derivaten) en de besluiten die daarop van invloed zijn geweest Onderzoeksvragen: • Op welke wijze is de UvA gefinancierd? • Is sprake (geweest) van adequaat financieel beleid en beheer resulterend in een optimale financieringsstructuur? • Welke financiële risico’s loopt de UvA en op welke wijze is de financieringsstructuur daarop afgestemd? • Is deze financieringsstructuur optimaal in het licht van het risicoprofiel en van indicatoren voor een gezonde economische situatie van de instelling? • Welke mogelijkheden bestaan er om te verbeteren? Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

15

Onderzoeksvragen Allocatiemodel Doe een feitenonderzoek en vorm een oordeel over de wijze waarop de UvA intern het budget verdeelt tegen de achtergrond van taken en doelstellingen van de universiteit op de verschillende niveaus van de organisatie Onderzoeksvragen • Wat is de voorgeschiedenis van het allocatiemodel en hoe heeft het allocatiemodel zich ontwikkeld sinds 2006? • Wat is de relatie tussen allocatiemodel en externe bekostiging van onderwijs en onderzoek? • Zijn allocatiemodel, besturingsmodel en bedrijfsmodel consistent met elkaar? • In hoeverre sluit de toepassing van het allocatiemodel aan op het centrale model en in welke mate zijn er verschillen in de wijze waarop faculteiten budgetten alloceren? • Hoe is de zeggenschap over het allocatiemodel georganiseerd, inclusief de wijze van verantwoording over de inrichting van het allocatiemodel? • In welke mate representeert, dan wel stuurt het allocatiemodel de daadwerkelijke praktijk van onderwijs en onderzoek? • Wat zijn de effecten (bedoeld en onbedoeld) van het allocatiemodel op de universiteit en de academische gemeenschap? Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

16

Onderzoeksvragen Huisvesting Een feitenonderzoek uitvoeren naar en een oordeel vormen over de huisvesting c.q. de vastgoedpositie, de belangrijkste vastgoedrisico’s en de besluiten die daarop van invloed zijn geweest Onderzoeksvragen  Welke relevante (externe en interne) ontwikkelingen hebben zich de afgelopen 20 jaar voorgedaan op het gebied van de UvA-huisvesting?  Is er sprake van een helder en consistent huisvestingsbeleid (heldere kaders)?  In hoeverre heeft het sinds 2006 gevoerde huisvestingsbeleid van de UvA geleid tot het realiseren van de doelen zoals geformuleerd in de Huisvestingsplannen en het Instellingsplan?  Ligt aan het huisvestingsplan een sluitende investeringsbegroting ten grondslag?  Hoe hebben de huisvestingsuitgaven zich de afgelopen jaren ontwikkeld in relatie tot de begroting? Hoe ziet de toekomstige exploitatie eruit?  Loopt de (financiële) realisatie van het HVP ‘in de pas’ met overeengekomen financieringsafspraken?  Wat waren en zijn de belangrijkste (financiële) vastgoedrisico’s voor de UvA in de bestudeerde periode?  Is de huidige vastgoedportefeuille passend en juist gewaardeerd? Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

17

Onderzoeksvragen ‘Bijzondere onderwerpen’: Reorganisatie FEB en ICT-project SiS • Deze onderwerpen benutten als casus: beoordelen hoe deze ontwikkelingen zich hebben verhouden tot investeringsagenda • ICT-project SiS is reeds uitgebreid geëvalueerd Aandachtspunt voor ons onderzoek: Effect op (toekomstige) lasten UvA • FEB: (financiële) lessons learned meenemen bij beoordelen besluitvorming toekomstige reorganisaties andere faculteiten


18

Onderzoeksaanpak Vooronderzoek/oriëntatiefase (t/m eerste week december 2015)  Commissie in definitieve samenstelling geïnstalleerd op 23 sept. 2105  Verzamelen en eerste analyse relevante informatie (690MB)  20 oriënterende gesprekken  Kennismaking met Cie D&D over raakvlakken tussen beide commissies en afspraken over tweewekelijkse afstemming  Groepsgesprek met ‘founding members’ (actiegroepen/vakbonden) 27 nov.  Presentatie PvA op 4 december aan contactgroep (openbare bijeenkomst)  Bepalen contactmomenten contactgroep (maandelijks)  Timing van ons onderzoek in relatie tot autonome ontwikkelingen, discussies en besluitvorming binnen UvA (waaronder samenhang met project ‘Allocatiemodel eerste geldstroom Universiteit van Amsterdam’)  Opstellen en indienen begroting  Afronding plan van aanpak Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

19

Onderzoeksaanpak Onderzoeksfase (vanaf december t/m februari 2016)  Vier deelonderzoeken  Te raadplegen bronnen nader identificeren voor beantwoorden onderzoeksvragen  Vervolg oriënterende gesprekken (relevante informatie verder boven tafel)  Nadere analyse relevante informatie  Interviews binnen en buiten UvA  Opstellen feitenrelaas: ‒ Chronologie/tijdlijnen voor periode 2006 - 2015, markante gebeurtenissen binnen de vier deelgebieden ‒ Incl. schets historische context (beschrijving momenten vóór 2006 die voor de vier deelgebieden cruciaal zijn geweest)  Ondersteuning van enkele studenten voor research en analyse relevante (openbare) informatie (bijv. referentiemateriaal o.b.v. benchmarks) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

20

Onderzoeksaanpak Analyse- en toetsingsfase (maart – april 2016)  Formele gesprekken conform onderzoeksprotocol: verklaring/duiding feiten  Waar nodig gebruikmaken van expertbijeenkomsten  In beperkte mate benchmark (duiding onderzoeksresultaten): ‒ Gebruikmaken info DUO en VSNU ‒ Gesprekken met UU, VSNU, Min. OCW en Onderwijsinspectie ‒ Informatie vanuit landelijke overleggen tussen universiteiten  Analyse en beoordeling feitenmateriaal voor deelgebieden  Feitentoets: ‒ Check en laten accorderen verslagen van formele interviews door gesprekspartners ‒ Feitenrelaas voor toets op evt. onjuistheden voorleggen aan contactgroep en CvB/bestuurlijk verantwoordelijken  Analyse van uitkomsten door commissie  Uitkomsten feitenonderzoek presenteren aan contactgroep (openbare bijeenkomst) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

21

Onderzoeksaanpak Beoordelings- en rapportagefase (mei – juni 2016)  Beantwoording onderzoeksvragen  Duiding en beoordeling financiële gezondheid, financieringswijze, allocatiemodel en huisvesting  Opstellen eindrapportage Na afronding:  Commissie is beschikbaar voor toelichting en debat


22

Beoogde resultaten Wat gaat commissie opleveren?  Maandelijks voortgangsbericht op website  Rapportage: transparante weergave feiten, conclusies en aanbevelingen  Beeld van hoe financiën zich ontwikkeld hebben, onderverdeeld naar: – Feitenonderzoek verleden: transparant maken wat er is gebeurd – Huidige positie (financiële positie, financiële gezondheid, huisvesting) – Toekomst: effect op meerjarenbegroting, verbetervoorstellen, advisering over keuzemogelijkheden voor de toekomst  Informatie voor het debat  Beantwoorden aan verschillende behoeften: ‒ Het niet weten kunnen we oplossen ‒ Het niet kunnen duiden kunnen we ook oplossen ‒ Het niet vertrouwen kunnen we aan bijdragen/transparantie ‒ Het er niet mee eens zijn lossen we waarschijnlijk niet op (debat na eindrapport) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

23

Benodigde investering Uitgangspunten:  Commissie is een onderzoekscommissie, verricht nadrukkelijk ook zelf uitvoerend werk tijdens onderzoek  Omvang en complexiteit van, en samenhang tussen de vier deelonderzoeken vragen om ondersteuning door specialisten  Voor specifieke onderwerpen en onder heldere voorwaarden: inzet studenten (research en analyse relevante (openbare) informatie)  Bezoldiging commissie is conform Wet vergoedingen adviescolleges (schaal 18 van bijlage B ‘Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984’; voorzitter 0,3 f.t.e., commissieleden 0,2 f.t.e.)  Omvang onderzoek afgebakend door tijdsbesteding commissie  Korting van 30 tot 40% op tarieven secretaris (Lysias Advies B.V.) en financieel specialist (EQUES Organisatieadvies B.V.) Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

24

Benodigde investering  Bezoldiging commissie  Inzet commissiesecretariaat  Financieel specialist/onderzoekers  Vergoeding inzet studenten  Interne doorbelasting huisvesting  Website, digitaal archief  Onvoorzien Totaal

€ 117.000 € 117.700 € 134.060 € 4.350 € 11.664 € 3.488 p.m. € 388.262 (ex. BTW)

Het overzicht van de totaal benodigde investering is in een separate notitie nader uitgewerkt en op 11 december 2015 ingediend bij het CvB Presentatie PvA Cie Onderzoek Financiën & Huisvesting | www.cofh-uva.nl

25

Commissie Onderzoek Financiën en Huisvesting UvA. Plan van Aanpak

Recommend Documents