COLOFON OP KAMP VAN TOT GROEPSNUMMER BESTEMMING GROEP TAK

TOT MMING BESTE

OP KAM

TAK

P VAN

SNUMM GROEP

GROEP

WERKTEN MEE AAN DIT INTERNATIONAAL KAMPVISUM: Ploeg Internationaal door de jaren heen, David Deckers Sophie De Bie Tijs Naert Els Vanleene Wouter Van Espen

ER

COLOFON

HOOFDREDACTIE Els Bosmans EINDREDACTIE Tine Lassuyt FOTO’S ... VORMGEVING WWW.MAGNIFIK.BE

PRODUCTIE Ploeg Internationaal internationaal@scoutsen gidsenvlaanderen.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw Pieter Michiels Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen

Lange Kievitstraat 74 I 2018 Antwerpen tel 03 231 16 20 I fax 03 232 63 92 [email protected] www.scoutsengidsenvlaanderen.be

WOORD VOORAF EN INLEIDING

OFFICIËLE INFO

03

02

Je rol als leiding, groepsleiding of districtcommissaris ROL ALS LEIDING Als leiding heb je een heel kamp lang je leden onder je hoede. Daarnaast sta je ook in voor de goede organisatie van je kamp. Een uitgebreid kampprogramma getuigt van een degelijke voorbereiding en biedt houvast tijdens het kamp, ook voor ervaren leiding. Je onderschrijft die verantwoordelijkheid door het kampengagement in te vullen en te ondertekenen. ROL ALS GROEPSLEIDING (GRL) Het is de verantwoordelijkheid van groepsleiding om takploegen te coachen en te begeleiden. De richtvragen van het kampengagement vormen een basis voor de bespreking van jullie kampvoorbereiding.

LEG DEADLINES VAST: spreek duidelijk af wanneer wat bij wie moet zijn. Ten laatste een maand voor vertrek moet dit kampvisum bij de DC zijn. Op die manier is er voldoende tijd om de kampvoorbereiding degelijk te bespreken.

ROL ALS DISTRICTSCOMMISSARIS (DC) De districtscommissaris heeft twee taken: De DC begeleidt de groepsleiding op inhoudelijk vlak. De DC ziet erop toe dat de volgende formele kampvereisten uitgevoerd worden: • Is het kampcontract of de reisroute bekend? • Is het kampengagement getekend, inclusief de verklaring van een 21-jarige? • Is het kamp geregistreerd op de website van Scouts en Gidsen Vlaanderen? • Is de volledige groep aangesloten bij Scouts en Gidsen Vlaanderen? 21-JARIGE Vanaf 18 jaar ben je in België meerderjarig. Toch kiest Scouts en Gidsen Vlaanderen ervoor om de eindverantwoordelijkheid voor een kamp bij een 21-jarige te leggen, die bovendien het hele kamp aanwezig is. Hoewel de kampverantwoordelijke niet alle taken van de groepsleiding overneemt, is zijn/haar verantwoordelijkheid groter dan op wekelijkse vergaderingen. Daarbij is een zekere ervaring en maturiteit essentieel.

Givers en Jins op buitenlands avontuur! OP BUITENLANDS KAMP GAAN, DAT MOET JE VOORAL DOÉN! Onbekende oorden, nieuwe mensen en gewoontes, vreemde talen of een andere kijk op scouting. Stuk voor stuk leuke extra’s die ervoor zorgen dat er jaarlijks vele giver- en jintakken voor hun kamp naar het buitenland trekken. Op kamp over de grens is namelijk een ideale kans om samen te verkennen, ontdekken, ontmoeten, leren en natuurlijk genieten. Gebruik de mogelijkheden die je bestemming biedt. Mooi weer vind je ook in je achtertuin, daarvoor hoef je geen honderden kilometers te reizen. We vinden het belangrijk dat er aan een kamp veel overleg voorafgaat. Overleg tussen de leiding onderling, met de leden en met de ouders. Maar we willen ook je groepsleiding en je districtscommissaris (DC) bij het gebeuren betrekken. Zij hebben soms een boeiende andere kijk op dingen. Daarom vind je in dit kampvisum, naast een pak bruikbare informatie en interessante ideetjes, ook een formeler luik dat we het ‘kampengagement’ noemen. We verwachten dat er voor elk kamp binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen een kampvisum wordt gebruikt. Ook voor kerst- en paaskampen lijkt zo’n visum ons een zinvol instrument. We hopen alleszins dat dit internationaal kampvisum een stevige steun kan zijn om jullie stap voor stap te helpen bij jullie kampvoorbereiding. Gebruik het als leidraad doorheen het hele scoutsjaar! Wij hebben alvast de hoofdstukken per maand gesorteerd. Niet elk moment van een kamp laat zich formuleren in woorden en zinnen. Het getik van de Poolse regen op het tentzeil, bijvoorbeeld. Of de eerste straal sprankelende Zweedse zon. Wat het verschil is met een kamp in het binnenland moet je vooral zelf ervaren. Het is aan jullie om een kamp te kruiden met frisse ideeën en leuke activiteiten. Droom alvast vooruit naar een nieuwe kroon op jullie jaarwerking: een bijzonder fijn kamp op een leuke plek over de grens of net iets verder. Dat is wat we je toewensen! Internationale groetjes! Namens de verbondsleiding © 2010 Scouts en Gidsen Vlaanderen - Ploeg Internationaal www.scoutsengidsenvlaanderen.be/internationaal [email protected]

IS EEN BUITENLANDS KAMP ZINVOL VOOR ALLE TAKKEN? KAPOENEN EN KABOUTERS/WELPEN Neen, op kamp gaan is sowieso een avontuur. Of dat nu dichtbij is of veel verder, dat maakt voor hen geen verschil. In principe mag een buitenlands kamp wel, mits extra toelating van de gemeente (voor minderjarigen), maar het biedt geen meerwaarde. JONGGIDSEN/JONGVERKENNERS Als jonggidsen/-verkenners in hun nieuwe tak komen, is er voldoende avontuur en ontdekken ze veel nieuwe dingen, zoals zelf koken, in tenten slapen, alleen op tocht gaan,.... Een buitenlands kamp is dan zeker niet nodig. GIDSEN/VERKENNERS Voor gidsen en verkenners kan een buitenlands kamp nuttig zijn, maar dan eerder om de drie jaar. Een buitenlands kamp blijft toch meer iets voor jins. JINS Ja. WAT IS DE IDEALE VERHOUDING AANTAL LEDEN – AANTAL LEIDING? GIDSEN/VERKENNERS 1 leid(st)er per 6 gidsen/verkenners. Minimum 2 leid(st)ers. JINS 1 leid(st)er per 6 jins. Minimum 2 leid(st)ers. Uit de brochure ’Speel op Veilig’

INSPRAAK EN JAARPLANNING I SEPTEMBER

TIJDSLIJN I DE REISWEG

04

05

OKTOBE R Welk kamp willen we?

WOORD VOORAF

04

STA

RT Je rol als groeps leiding, distric leiding of tcomm issaris

SEPT

NOVEMBER

06

R EMBE

Informatie verzamelen

eeën, Wilde id nning arpla ruwe ja

08

05 DECEMB E

R

03

Knopen do orhakken en centjes zoeken

JANUA

RI

en Vervoer en g in r e k verze

12

FEBRUAR

I

Materiaal, EHBO, veiligheid

14

MAART Gezocht: inhoud voor het kamp

16

AUGU S

TUS

Nage nie en eva ten luere

22 CRISISCOMMUNICATIE

23

JUNI JULI Maak dat je weg bent!

21

De laatste check-up

20

APRIL

MEI r Tijd voo aft k p de kam

19

Enkele form aliteiten en adminis tratie

18

Een kamp in het buitenland schud je niet zomaar eventjes uit je mouw. Het is een proces doorheen het jaar en volgt als enorme kers op de taart. Samen aan de voorbereiding werken kan de groep versterken en tot een prachtig resultaat leiden. Je hoeft niet al het werk zelf te doen: betrek alle leden zoveel mogelijk bij elke stap in de voorbereiding. Laat ze mee beslissen over het hoe, waar en wanneer. In kleine groepjes kunnen ze aan de slag: bergtochten voorbereiden, kampplaatsen zoeken, contacten leggen met andere scouts en gidsen, een kampmenu opstellen,... Op deze en andere pagina’s van dit internationaal kampvisum vind je allerhande tips over hoe je je leden inspraak kan geven.

DE JAARPLANNING: GOED BEGONNEN IS HALF GEWONNEN!

09

EEN REIS DOORHEEN HET HELE SCOUTSEN GIDSENJAAR...

LANG LEVE DE INSPRAAK!

Om een kamp in het buitenland goed georganiseerd te krijgen, is een goede voorbereiding onmisbaar. Door elke maand een aantal thema’s op te nemen, werk je stilaan naar een superkamp toe. Een goede spreiding maakt de voorbereiding minder zwaar. Maak samen met je leden een jaarplanning op voor de organisatie van je buitenlands kamp. Je kan bijvoorbeeld vertrekken vanuit de tijdslijn die je terugvindt op pagina XXX. Wat kan er wanneer gebeuren en waar liggen de grote deadlines? Wanneer zijn de informatiemomenten en kasacties?

DE KAMPCOLLAGE Iedereen neemt vijf foto’s mee van wat hij/zij wil doen op kamp. Maak met de hele groep een collage en stel zo het ideale buitenlandse kamp van jouw tak samen.

DE KAMPFLAPBRAINSTORM Schrijf op verschillende flappen telkens één thema (omgeving, activiteiten, thema, vervoer, wanneer,...). Laat je leden maximaal tien minuten brainstormen over elk thema. Bespreek de volgekrabbelde flappen: omcirkel de accenten die de groep belangrijk vindt en schrap wat je niet in je kamp wil. Ontwerp aan de hand van de accenten een nieuwe flap met je droomkamp.

OKTOBER I SOORTEN KAMPEN

SOORTEN KAMPEN I OKTOBER

06

07

SCOUTING AND GUIDING CENTERS

SOORTEN KAMPEN IN HET BUITENLAND Voor je op zoek gaat naar de ideale kampbestemming, denk je het best na over welke soort kamp je als groep wil. Neem voldoende tijd om samen met je leden uit te vissen wat jullie van het kamp verwachten. Beperk je niet tot het opsommen van wat er de voorbije jaren werd gedaan. Er zijn namelijk heel wat soorten buitenlandse kampen en dan hebben we het niet over het klimaat of het landschap. 1) Je eigen kamp organiseren, in het buitenland Bij de meest gekende vorm van buitenlands kamp kies je een land of streek als bestemming en vervolgens steek je alle onderdelen van het kamp zelf in elkaar: vervoer, mogelijke activiteiten, overnachtingsplaatsen,... Je kan de taken verdelen onder de leiding en de leden, zodat het ene groepje op zoek gaat naar vervoer, terwijl enkele andere leden opzoeken wat er in de streek te ontdekken en doen valt,... 2) Kamperen in een internationaal Scouting and Guiding Center Niet enkel Scouts en Gidsen Vlaanderen beschikt over een aantal jeugdverblijven, wereldwijd zijn er honderden Scouting and Guiding Centers. Je kan er je hele kamp verblijven of gewoon enkele dagen spenderen. In beide gevallen kun je profiteren van een degelijke infrastructuur tegen betaalbare prijzen. Het contact met groepen uit verschillende landen krijg je er gratis en voor niks bij! 3) Deelnemen aan een internationaal kamp Jaarlijks zijn er tientallen kleine of grotere internationale kampen over heel Europa en erbuiten. Het bekendste internationaal kamp is ongetwijfeld de Wereldjamboree, die om de vier jaar wordt georganiseerd. Het loont zeker de moeite om met je leden deel te nemen aan zo’n internationaal kamp. Je kampeert tussen scouts en gidsen van allerlei landen, wat het nog zo eenvoudig maakt om contact te leggen. Het grote voordeel is dat het organiserende land zorgt voor maaltijden, sjorhout, een deel van het materiaal,... alsook voor een goed gevuld programma. De prijs kan dan weer een nadeel zijn, maar die is meestal wel ‘all-in’. 4) Op uitwisseling gaan of samenwerken met een organisatie Een uitwisseling houdt in dat je op zoek gaat naar een buitenlandse (scoutsof gidsen-) groep en dat je met hen een uitwisseling op poten zet. Zij komen naar hier of jullie gaan naar daar, om dan samen een kamp te organiseren rond een zelfgekozen thema. Voor uitwisselingen bestaan er ook heel wat subsidiemogelijkheden (tot tachtig procent van je kosten). Je kan ook aankloppen bij een partnerorganisatie als je met je groep wil meegaan op een bouwkamp, inleefreis of vrijwilligersproject. Zo combineer je ‘ontmoeten’ met ‘een steentje bijdragen’.

WAAR EN BIJ WIE KAN JE TERECHT?

DOE-HET-ZELF: TIPS & TRICKS www.buitenlanddag.be • jaarlijkse informatiebeurs voor wie op buitenlands kamp gaat • landenfiches van meer dan dertig landen www.wegwijzer.be documentatie- en kenniscentrum in Brugge, voor de voorbereiding van korte en lange, nabije en verre reizen Vrienden, kennissen, oud-leiding,... gebruik hun kennis en ervaring!

SCOUTS EN GIDSEN VLAANDEREN www.scoutsengidsenvlaanderen.be/internationaal • overzicht internationale kampen en andere nuttige info • kampfiches (verslagen van buitenlandse kampen van groepen) • nuttige informatie, wetgeving, tips, formaliteiten, links,...

www.scout.org - ‘Where to stay in Europe’ zoekmachine voor Scouting and Guiding Centers in Europa Gilwell Park - Londen • het bekendste scoutscenter, de thuisbasis van scouting • diverse avontuurlijke activiteiten • scouts.org.uk (zie Scout Activity Centres bij «Our Centres») Kandersteg International Scout Center • hét internationale scoutscenter, midden in de Zwitserse Alpen • groot aanbod aan activiteiten • www.kisc.ch Our Chalet • hét internationale gidsencenter, gelegen in Zwitserland • www.ourchalet.ch

UITWISSELINGEN EN PARTNERORGANISATIES www.jint.be subsidies en ondersteuning voor internationale projecten en groepsuitwisselingen www.gostrange.be • startpagina voor je buitenlandse plannen • overzicht van alle nuttige organisaties die je kunnen helpen www.bouworde.be bouwkampen voor groepen (en individu’s), zowel in Europa als erbuiten Inleefreizen • je verblijft met je groep bij mensen ter plaatse en leeft mee in hun dagelijkse realiteit • binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen zijn er ook heel wat internationale projecten: Rafiki (Congo, Burundi en Rwanda), Thailand,... • andere inleefreizen kun je vinden op www.gostrange.be (“naar het Zuiden”)

NOVEMBER I BESTEMMING

KNOPEN DOORHAKKEN I DECEMBER

08

09

TIJD OM KNOPEN DOOR TE HAKKEN! Haal uit je verschillende brainstormsessies drie voorstellen, zoals een fietskamp in Nederland, een internationaal kamp in Denemarken of een bouwkamp in Slovenië. Werk nu zelf (of met je leden) die voorstellen verder uit. Geef een korte presentatie van elk van de voorstellen en beslis dan met heel je tak welk buitenlands avontuur jullie tegemoet gaan.

WAAR GAAN WE HEEN? Ook in de rubriek Scoutskrant van Over&Weer vind je regelmatig internationale kampen en buitenlandse kampeeradresjes.

INSPRAAK Laat je leden mee nadenken over hun favoriete bestemming. Vraag hen om zich te verkleden in iets typerend voor die nationaliteit. Laat hen een streekgerechtje meebrengen of beluister samen de plaatselijke top 30.

Welke elementen spelen in deze beslissing? Welk type kamp wordt het? (zie oktober) Naar waar (welk land/regio) ga je op kamp? (zie november) Hoeveel dagen ga je op kamp? (als je kamp langer dan veertien dagen duurt, is de kans reëel dat het aan kwaliteit inboet) Maak een ruwe schets van de inhoud van het kamp. Op welke manier en met wie willen jullie contacten leggen? Hoeveel scoutsgehalte moet het kamp bevatten? Is er veel informatie beschikbaar en waar vind je die? Maak een ruwe begroting op basis van het beschikbare budget.

Beslist welk type buitenlands kamp je met je groep wil beleven? Kies dan nu een passende bestemming. Onderstaande vragen helpen je alvast op weg. Waar willen je leden heen? Kies je voor cultuur of voor natuur? Ga je naar de kust of trek je de bergen in? Wat is de meerwaarde van de bestemming? Is het er duurder of goedkoper dan in België? Is het er veilig? Is je bestemming bereikbaar en hoe wil je er geraken? Welk vervoer is er ter plaatse mogelijk? Kan je je ter plaatse verstaanbaar maken? Welk weer wil je op kamp? Om de keuze te vergemakkelijken - of om je nog meer te doen twijfelen - kan je voor praktische informatie over een bepaald land terecht op verschillende plaatsen: Op de BUITENLANDDAG (www.buitenlanddag.be) kan je gerichte informatie vinden over verschillende landen, waarvan er elk jaar een aantal in de spotlight staan. Scouts en gidsen van die landen geven tekst en uitleg over hoe je makkelijk bij hen op kamp komt. Ook groepen van bij ons die de voorbije jaren op buitenlands kamp gingen, stellen hun kamp voor en geven je graag uitleg over hoe zij hun kamp georganiseerd hebben. Informatie uit de eerste hand!

OP KAMP BUITEN DE EU? Check even de formaliteiten (p 10).

Denk goed na over de manier van beslissen. De meerderheid volgen is geen garantie voor het beste kamp. Kies bijvoorbeeld voor het kamp met het minst aantal tegenstanders of combineer de goede elementen uit de voorstellen. Zorg ervoor dat elk lid zich kan vinden in de uiteindelijke beslissing en maak dat iedereen er tevreden mee is .

Bij WEGWIJZER VZW (www.wegwijzer.be) kan je terecht voor reisgidsen, reisverslagen,... op maat van jongeren. De organisatie houdt grote databanken bij met reisinformatie over zeer veel landen. Die data wordt steeds geüpdatet door reizigers die info doorsturen. Maak gerust een afspraak, de mensen van Wegwijzer staan je graag met raad en daad bij. Ook de BIBLIOTHEEK en INTERNET zijn plekken boordevol informatie. Leen een aantal reisgidsen, start je zoektocht op www.scoutsengidsenvlaanderen. be/internationaal of ga speuren op het internet.

BESLUIT: WE GAAN VOOR EEN NAAR VAN

TOT

COMMUNICATIE MET JE LEDEN EN HUN OUDERS Ouders willen liefst zo snel mogelijk weten wanneer jullie op kamp gaan, zodat ze hun eigen plannen eraan kunnen aanpassen. Laat je beslissingen dan ook snel weten aan je leden en hun ouders.

BEGROTING & BUDGET I DECEMBER

DECEMBER I BEGROTING & BUDGET

11

10

TIPS OVER CENTEN • Hoeveel betaalt de leiding voor het kamp? En foeriers? Geldt de algemene regel daaromtrent ook voor een (duurder) kamp in het buitenland? Wat leiding en foeriers niet betalen, komt erbij op de rekening van de leden. • Stel een financieel verantwoordelijke aan die het geld beheert en het kasboek bijhoudt. Denk ook aan een back-up (dat kan evenzeer een foerier zijn). • Vraag bij elke uitgave een rekeningetje. Vul dagelijks het kasboek verder aan. Een nauwkeurige opvolging kan lastige discussies achteraf vermijden. Probeer de financiële afrekening zo snel mogelijk na het kamp rond te krijgen. • Een voorbeeld van een kasboek kun je vinden in de takraadmap. Niet meer te vinden? Download een extra exemplaar op www. scoutsengidsenvlaanderen.be. • Durf stil te staan bij de vraag ‘Wat met een teveel of een tekort aan het einde van het kamp?’

TIPS VOOR JE BEGROTING • Op verschillende plekken kan je kampsubsidies aanvragen. Loop eens langs de jeugddienst van je gemeente of lees er alles over in de brochure ‘Eurowijzer’ van Jint vzw. Maak er werk van! • Probeer de opbrengst van geldacties of subsidietoelagen realistisch in te schatten. Noteer enkel de inkomsten waarvan je zeker bent. • Hou er rekening mee dat je vaak voorschotten moet betalen. Je moet dus op voorhand over dat geld beschikken. Wanneer laat je de leden hun kampgeld betalen?

OVER CENTEN...

TIJD VOOR DE BEGROTING!

Een goede financiële planning is onontbeerlijk als je op avontuur vertrekt naar het buitenland. Een kamp in het buitenland brengt immers heel wat extra kosten met zich mee die je op een gewoon kamp niet hebt. De begroting opstellen doe je ruim op voorhand zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Onderstaande tips kunnen hierbij helpen.

Aan de hand van onderstaand begrotingsschema kan je vrij nauwkeurig de kampprijs bepalen.

CENTEN MOET JE VERDIENEN Om de kampprijs te drukken, kan je financiële acties op poten zetten. Veel groepen organiseren een fuif, maar je kan bijvoorbeeld ook een filmavond, quiz of eetfestijn organiseren of met je givers gaan tappen op een trouwfeest. Bedenk wat geld kan opbrengen zonder je er dood voor te werken. Je scouts- en gidsenjaar is meer dan alleen werken (voor centjes)... CENTEN OP JE KAMP • Veel vervoersmaatschappijen geven kortingen voor groepen. Vraag ernaar! Ook lokale bakkers, slagers,... geven vaak kortingen voor grote aankopen. • Neem voldoende cash geld mee maar bewaar het niet allemaal op één plek. Neem zeker ook een bankkaart of creditkaart mee. In de meeste Europese landen kan je hier vlot mee betalen. • Plan op voorhand enkele geldafhaalmomenten tijdens je kamp. Controleer welke limieten er op je bankkaart zitten en of je er geld mee kan afhalen in het buitenland. • Geld wisselen doe je enkel in een bank of officieel wisselkantoor. • Geef leden een richtbedrag voor zakgeld en vertel hen wat ze daarmee wel en niet kunnen/hoeven te kopen. Als leiding kan je ervoor kiezen om een aantal zaken van de kampkas te betalen, je hebt er als groep tenslotte een heel jaar lang hard genoeg voor gewerkt.

UITGAVEN TRANSPORT • Vervoer van en naar bestemming (brandstof, wegentol,...) • Vervoer ter plaatse (brandstof, bustickets,...) SUBTOTAAL

LOGEMENT • Deelnameprijs internationaal kamp • Huur kampplaats(en) • Water/elektriciteit/gas SUBTOTAAL

MATERIAAL • Kampeermateriaal (herstellingen?) • Spelmateriaal (verf, kampaandenkens,...) • EHBO SUBTOTAAL

VOEDING • Voeding (

euro x

dagen x

personen) SUBTOTAAL

ADMINISTRATIE • Visum (indien van toepassing) • Drukwerk en postzegels (kampboekje, brieven,...) • Telefoonkosten • Documentatie over bestemming (wegenkaart, reisgids,...) • Verzekeringspremies (materiaal, auto, foeriers,...) SUBTOTAAL

VARIA • Inentingen (indien van toepassing) • Uitstappen (gids,...) • Andere SUBTOTAAL

SCOUTING OP MAAT Op kamp heb je niet de luxe van thuis nodig. Onderschat echter de kostprijs van een kamp in het buitenland niet. Naast de deelnemersprijs zijn er vaak nog andere kosten, zoals de aanschaf van een degelijke rugzak, stevige stapschoenen, een zaklamp,... Het is niet voor alle ouders evident om dat bedrag voor een of meerdere leden in één keer neer te tellen. Een oplossing kan zijn om het kampgeld in verschillende schijven te betalen. Je kan bijvoorbeeld ook een korting geven op de kampprijs. Merk je dat het voor de ouders of de kampkas moeilijk is om een financieel probleem op te lossen, dan kan je terecht bij het Fonds op Maat van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Surf naar www.scoutsengidsenvlaanderen.be/diversiteit.

TOTAAL UITGAVEN

INKOMSTEN • Subsidies (groep, gemeente, provincie, gewest, Jint,...) • Opbrengst acties • Andere TOTAAL INKOMSTEN

Is deze kampprijs wat jullie (en jullie leden) in gedachten hadden? Kan er misschien nog wat af? Proficiat! Je hebt nu de eerste financiële denkoefening doorworsteld. Naarmate het kamp dichterbij komt, kan je deze begroting steeds verder verfijnen.

JANUARI I VERVOER & VERZEKERINGEN

VERVOER & VERZEKERINGEN I JANUARI

12

13

VERZEKERINGEN

VERVOER

Wie is verzekerd? Alle personen die hun lidgeld betaalden en een lidnummer hebben in de groepsadministratie.

Met het vliegtuig, busje, fiets of de TGV: er zijn tal van vervoersmiddelen en mogelijkheden om tot op je bestemming te geraken. Uiteraard denk je daarbij in de eerste plaats aan het gebruiksgemak en het prijskaartje. Toch loont het de moeite om na te denken over de reisduur, de veiligheid en de ecologische voetafdruk die je hiermee achterlaat.

Waar en wanneer ben je verzekerd? • Zowel in binnen- als buitenland • Op weg van en naar de plaats van bijeenkomst • Tijdens alle toegelaten scouts- en gidsenactiviteiten (die gebeuren in opdracht van de leiding, bijvoorbeeld patrouilletochten) Alle uitleg en regels over toegelaten, gespecialiseerde en verboden scouts- en gidsenactiviteiten vind je in de brochure Speel Op Veilig (te vinden in de takraadmap, in Hopper winkel of te downloaden op onze website www.scoutsengidsenvlaanderen. be/publicaties) Wat is verzekerd? Groepsmateriaal is verzekerd voor brand, stormen waterschade, ook bij transport en verplaatsing. Stormschade aan opgestelde tenten is verzekerd tot een bepaald bedrag per tent. Brand-, storm- en waterschade aan je kamphuis is verzekerd via de brandpolis. Andere schade is verzekerd via de polis burgerlijke aansprakelijkheid. Waarvoor ben je verzekerd? De personenverzekering van Scouts en Gidsen Vlaanderen is een verzekering tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Je bent dus niet verzekerd tegen contractuele en strafrechtelijke aansprakelijkheid. CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID Je sluit als leider of leidster meer dan eens een contract af, bijvoorbeeld een huurcontract voor een kampplaats of een minibusje. Ook al sluit je deze overeenkomst in naam van je groep, toch blijf je zelf aansprakelijk voor de uitvoering van dit contract.

Hoe kan je dit risico beperken en jezelf beschermen tegen contractuele aansprakelijkheid? • Lees een contract vooraf grondig door en leg het eventueel voor aan een deskundige of aan Scouts en Gidsen Vlaanderen voor advies. • Kijk ook alle documenten die met de omnium- en diefstalverzekering te maken hebben goed na, zeker als het om voertuigen gaat. • Sluit eventueel een bijkomende verzekering af voor materiaal of auto’s, of een assistance-verzekering. Schade aan persoonlijk en/of toevertrouwd materiaal is immers niet verzekerd. STRAFRECHTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID De boetes op strafrechtelijke overtredingen en de rechtstreekse gevolgen van die overtredingen (zoals een verkeersovertreding) of inbraak zijn niet verzekerd. Aanvullende verzekeringen Online aan te vragen via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening • Tijdelijke verzekering van personen (bijvoorbeeld foeriers of eenmalige medewerkers) • Reisbijstandsverzekering (niet te verwarren met een omniumverzekering) • Materiaalverzekering: materiaal van derden en persoonlijk materiaal (bagage, fietsen, fototoestel,...). Gehuurd en persoonlijk materiaal is niet standaard verzekerd. • Tijdelijke autoverzekering: een omniumverzekering en/of afkopen van een vrijstelling voor een (gehuurd) voertuig. Verwar deze verzekering niet met een reisbijstandsverzekering. Meer weten? Uitgebreide informatie over (aanvullende) verzekeringen vind je terug op onze website: www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening, of in de folder Verzekeringen, te verkrijgen op het nationaal secretariaat. Administratieve afhandeling van een ongeval De noodzakelijke aangifteformulieren en medische attesten in verschillende talen kan je aanvragen op het nationaal secretariaat of printen via http://www. scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening TIPS: • Hou alle rekeningen goed bij! • Een verkeersongeval, inbraak of diefstal geef je aan bij de politie. Het pv-nummer vermeld je op het aangifteformulier. • Stuur de formulieren binnen de week na het kamp rechtstreeks naar de verzekeringmaatschappij. • Een kopie voor jezelf kan altijd handig zijn. ETHIAS Prins Bisschopssingel 73 3500 Hasselt fax 011 28 20 20

Vergeet niet dat je ter plaatse ook vervoer zal nodig hebben. Hou zeker rekening met de afstanden die je wil afleggen en de bijhorende reistijd. TE VOET • Op en top scouting! • Op een ontdekkende manier in de natuur • Voorzie goede schoenen, kaart en kompas,... • Perfect te combineren met andere vervoersmiddelen • De ‘GR-routes’ zijn een aanrader FIETS • Leuke en sportieve manier van reizen • Is een activiteit op zich • Wat met pech of slecht weer? REISBUS • Indien lange reistijd, niet erg comfortabel • Wat met vervoer ter plaatse? MINIBUS EN/OF AUTO • Je kiest zelf tempo en bestemming • Plaats voor materiaal en bagage • Zorg voor ervaren chauffeurs • Opletten voor verdoken kosten en verzekering • Wat met autopech? TREIN • Ticketformules voor heel Europa • Meestal snel tussen grote steden • Veel contactmogelijkheden VLIEGTUIG • Snel ter plaatse (maar op de juiste plaats?) • Prijs (vergeet de taksen niet) • Wat met vervoer ter plaatse? • Grote ecologische voetafdruk ANDERS GETRIPT?! WAAROM NIET EENS MET • de (zeil)boot • paard en kar • de tractor • een lokale stoomtrein • een vlot

BEKIJK JE VERVOER NIET LOUTER ALS TRANSPORT, MAAR ALS EEN UITGELEZEN KANS OM ONDERWEG BOEIENDE MENSEN TE ONTMOETEN.

FEBRUARI I VEILIGHEID, EHBO, MATERIAAL

VEILIGHEID, EHBO, MATERIAAL I FEBRUARI

14

15

TIJD VOOR DE PRAKTISCHE DINGEN! GRENSCONTROLES • Heel wat landen verbieden uitdrukkelijk de in- en uitvoer van levensmiddelen. • Hou rekening met de maximumhoeveelheden voor taxfreeproducten. CONTROLE OP DE LUCHTHAVEN • Het is verboden om gasflesjes en andere explosieve stoffen mee te nemen in het vliegtuig. • Je zakmes, bestek en zelfs het schaartje in de EHBO-kit steek je nooit in je handbagage, wel in je rugzak. • Denk aan de beperking van vloeistoffen in handbagage.

MATERIAAL Je materiaallijstje zal, zeker in hoeveelheid, wel verschillen van het gewone kamplijstje. Zo moet je op voorhand goed nadenken over het transport van al je materiaal en er ook rekening mee houden dat je het ter plaatse zal moeten meesleuren. Misschien zijn er bepaalde zaken wel ter plekke voorhanden (vb in een Scout Center). Als je op trektocht gaat, verdeel je het materiaal het best over de volledige groep. Denk aan een aantal praktische zaken, zoals de vorm van het stopcontact, types gasflesjes die plots anders zijn, afstanden in mijl in plaats van kilometer,... be/internationaal of ga speuren op het internet.

VEILIGHEID Ook in het buitenland is veiligheid erg belangrijk. De basisregels over veiligheid en preventie vind je in de brochure Speel op Veilig, onmisbare lectuur voor elke leid(st)er. De basisprincipes Weet dat veiligheid in de eerste plaats begint bij jezelf. Verantwoordelijkheid voor een groep start bij de voorbereiding van je kamp en eindigt als alle leden weer veilig thuis zijn. We noemen dat ook wel het principe van de goede huisvader. Je beheert je kamp zoals een vader zijn gezin zou beheren. Het betekent bijvoorbeeld dat je je auto niet vollaadt met jins, maar je beperkt tot het aantal wettelijke plaatsen. Als goede leid(st)er neem je ook je organisatie- en toezichtsplicht ter harte.

• Gebruik je gezond verstand bij alles wat je doet • Wees gezond wantrouwig tegenover te mooie voorstellen, lees de kleine lettertjes, controleer of wat je gekocht hebt ook hetzelfde is als wat je gekregen hebt,...

Organisatieplicht We hebben als leiding de wettelijke plicht om zoveel mogelijk gevaren te voorzien en uit te sluiten. Dat betekent dat we bij de voorbereiding van een activiteit voldoende aandacht besteden aan mogelijke gevaren en heel concrete voorzorgen nemen. Voor we gaan houthakken, moeten we onze leden leren hoe dat veilig kan, moeten we ervoor zorgen dat de bijlen niet los aan de steel zitten, enzovoort. Toezichtsplicht We zien er actief op toe dat onze leden zichzelf niet in gevaar brengen. Als leden met bijlen beginnen te spelen, zijn we verplicht om in te grijpen. IN HET BUITENLAND Hou er rekening mee dat wetten, gewoontes en (verkeers)regels sterk kunnen verschillen van land tot land. Wat in België vanzelfsprekend is, kan in een ander land strikt verboden zijn. Je goed informeren is hier de boodschap. Je kan hiervoor contact opnemen met Wegwijzer, een reisgids raadplegen of de website van Buitenlandse Zaken raadplegen (www.diplomatie.be). Sommige landen (o.a. Frankrijk en Ierland) hebben extra regels voor jeugdkampen. Controleer op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/internationaal of jouw bestemming onder de extra regels valt..

EHBO • Zorg dat er binnen je leidingsploeg altijd iemand is die de grondbeginselen van EHBO kent. Beter nog: zorg dat je zelf de grondbeginselen van EHBO kent. • EHBO dient enkel om de eerste zorgen toe te dienen. De echte verzorging en toediening van medicijnen laat je aan medici over. • Raadpleeg bij twijfel een arts, beter te vroeg dan te laat. • Probeer op voorhand uit te zoeken hoe je ter plaatse snel een dokter kan bereiken. • Zorg dat je het noodnummer ter plaatse kent. In heel Europa kan je met je gsm ook het noodnummer 112 gebruiken. EHBO-KIT De EHBO-kit voor je buitenlands kamp verschilt niet veel van die voor een gewoon kamp. Enkele extra tips om verrassingen te vermijden: • Geneesmiddelen aanvullen kan moeilijk zijn. • Je bent verplicht de bijsluiters van alle geneesmiddelen bij te hebben (tip: print ze uit via www.fagg-afmps.be). • Voorzie enkele aangifteformulieren in de juiste taal. • Stel de EHBO-kit samen op maat van je kamp. In het ene land heb je nood aan zonnecrème, in het andere eerder aan muggenmelk. • Leden die specifieke medicatie nemen: zorg dat je een extra voorschriftje bij hebt en duidelijke instructies van de ouders. VUISTREGELS VOOR EEN ECO-VRIENDELIJK KAMP • Wees je bewust van je ecologische voetafdruk (www.voetafdruk.be) en probeer die zo laag mogelijk te houden. Transport kan hierin een belangrijke factor zijn. • In het boek ‘Loslopend Wild’, verkrijgbaar in Hopper winkel, vind je een heleboel tips en goede voorbeelden. • Beperk de hoeveelheid afval die je produceert. Volg de lokale sorteerregels. • Laat de plekken die je bezoekt achter zoals je ze vond.

PROGRAMMA & INHOUD I MAART

16

17

EEN EVENWICHTIG PROGRAMMA Voor het ideale kampprogramma zoek je eerst goede ideeën en stel je daarna het programma samen. Maar het zit ‘m vaak in de details. Voorzie dus tijd om alles goed uit te werken en het materiaal dat je nodig hebt te verzamelen of te maken.

Medebeheer is een van onze basispijlers. Laat je leden mee de koers uitzetten. Verdeel ze in kleine werkgroepjes en laat elk groepje een stukje van het programma in elkaar boksen.

Je leden verschillen van elkaar, soms een beetje, soms veel. Hou er rekening mee dat je activiteiten iedereen moeten aanspreken, en dat er voor elk wat wils moet zijn. Zorg dus voor een gevarieerd aanbod. Het kampprogramma moet goed gevuld zijn, maar las ook rustige momenten in. Vergeet bovendien de nachtrust van je leden en jezelf niet. Het kampprogramma hoeft geen strakke planning te zijn die je nauwkeurig moet uitvoeren. De praktijk loopt niet altijd zoals je het in gedachten had. Zorg voor een sterke basis en bouw voldoende flexibiliteit in. Zo kan je tijdens het kamp gemakkelijk je plannen bijsturen. Voor een kamp in het buitenland mag de lat hoog liggen. Ga voor die extra uitdaging en zorg dat dit kamp er, op een positieve manier, eentje is om nooit te vergeten. HIER AL AAN GEDACHT? • Is er een speciaal kampthema? Hoe zorg je voor de perfecte inkleding? Laat je fantasie de vrije loop! • Wat is het dagritme op kamp? Hoe laat sta je op? Wanneer start de eerste activiteit? Hoe laat is het avondeten klaar? • Is er op je bestemming een tijdsverschil met België? Ga je voor een kampuur? Hou dan rekening met openingsuren van winkels, musea,... • Wat doe je als je in een hittegolf terechtkomt? Of wat als het veertien dagen regent? Informeer je goed over de mogelijke weersomstandigheden en bedenk hoe je je programma daaraan kan aanpassen. • Trek je de bergen in? Dan is een externe gids een aanrader en soms zelfs verplicht. • Is er (voldoende) sanitair en lopend water aanwezig op kamp? Niet overal heb je toiletpotten zoals bij ons en in sommige landen mag je zelfs het toiletpapier niet in het toilet gooien.

TE GAST Waar je ook op kamp gaat, je bent altijd ergens ‘te gast’. Goed omgaan met elkaar is belangrijk, niet alleen binnen je eigen tak of groep. Gedraag je respectvol tegenover de lokale bevolking, en je zal nog zo gastvrij ontvangen worden. Grijp je kans om andere nationaliteiten te ontmoeten. Trek je stoute schoenen aan en speel een spel met een lokale scoutsgroep of bak pannenkoeken voor de mensen uit de buurt. Steek ook wat typisch Belgische of scouteske geschenkjes in je rugzak, om uit te delen of als bedanking voor de gastvrijheid. In het buitenland ben je niet alleen ambassadeur van België, maar ook van onze scouts- en gidsenbeweging. We maken ons herkenbaar met behulp van ons uniform.

CULTUREN EN WEDERZIJDS RESPECT Krankzinnig verkeer, 1001 kleine winkeltjes, stoere straatventers, bizarre dingen op je bord, vreemde geuren, heldere kleuren, scherpe geluiden, overvolle markten of desolate dorpjes met vier koeien, een ezel en een kroostrijk gezin. Het verschil met je eigen leefwereld treft je, je hebt ogen te weinig. Is dat nu de beruchte cultuurschok? Een cultuurschok krijg je als je verwachtingspatroon doorbroken wordt. Elke persoon groeit op in een bepaalde cultuur. Die voorziet je van specifieke gewoontes, tradities, omgangsvormen, normen en waarden,... Je leert hoe je je moet gedragen en wat je mag verwachten in een bepaalde situatie. Wat doe je bijvoorbeeld als je iemand ontmoet? Je begroet die persoon. Maar hoe je dat doet, verschilt van cultuur tot cultuur. HOE GA JE DAARMEE OM? • Je bent in een ander land, dus moet je gewoon aanvaarden dat de mensen er andere gewoontes hebben. • Relativeer verschillen en forceer je niet om bepaalde gewoontes over te nemen. Sta open voor verrassingen en wees niet bang om iets fout te doen. • Breek het ijs met enkele woordjes in het plaatselijk dialect. • Informeer je voor je vertrek over het land. Praat met mensen die er al geweest zijn. Zo kan je echt genante situaties vermijden of bepaalde gewoontes leren kennen. EEN GESLAAGD KAMP OP ELK VLAK? Op kamp ben je niet alleen dag en nacht verantwoordelijk, je bent ook op onbekend terrein. Bovendien organiseer je vaker activiteiten met grotere risico’s: kampvuur, dropping, zwemmen,... Maar daarnaast wordt op kamp ook de verantwoordelijkheid voor het welzijn van jongeren groter. Vermoeidheid, je niet lekker voelen in je vel of in de groep,... kan in dat geval parten spelen. • Activiteiten zoals rafting, benjispringen of parapente zijn zeker leuk, uitdagend en grensverleggend. Toch zijn ze niet noodzakelijk om je kamp volledig te maken. Hou er rekening mee dat sommige van dergelijke activiteiten ook niet verzekerd worden door Scouts en Gidsen Vlaanderen. • Ook duister en het donker zijn boeiende ingrediënten om tijdens een kamp mee te spelen. Maar laat het gezonde schrikeffect niet omslaan in stress en paniek. • Ga je op tocht? Hou dan rekening met de conditie van al je leden. • Zijn er leefregels om het kamp vlot(ter) te laten verlopen? Wat doe je als de regels overtreden worden? • Zijn er vaste momenten voorzien waarop leden hun hart kunnen luchten? Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een parlement, het uitdelen van knuffels en wrevels,... • Kan iedereen zich verstaanbaar maken? In het buitenland kan taal een drempel zijn. Niet iedereen spreekt vloeiend Spaans of Frans. FOURAGE Wat schaft de pot? Cuisine locale of onze eigen worst met wortelpuree? Koken de leden of zorgen de fouriers voor al het lekkers? Zorg voor afwisselende en evenwichtige maaltijden. Trek voldoende tijd uit om het eten klaar te maken en ervan te genieten. Werk hygiënisch om voedselvergiftiging en andere problemen te voorkomen. Leuke tips of nuttige info over koken op kamp? www. scoutsengidsenvlaanderen.be/opkamp

SEKS, DRUGS EN ROCK ’N’ ROLL Seksualiteit en het verkennen van de eigen grenzen zijn sterk ontluikende thema’s in de leefwereld van jongeren. Zorg ervoor dat leden bij hun leiding terecht kunnen met allerhande vragen over deze thema’s en dat ze bijvoorbeeld ook geen schrik moeten hebben om een condoom te vragen. Heb ook oog voor de emotionele gevolgen van zulke avontuurtjes. Vanuit Scouts en Gidsen Vlaanderen gaan we er nog altijd van uit dat scouting ‘kicken zonder drugs’ is. Een pintje drinken kan zeker geen kwaad, maar met mate en vanuit een gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel. Andere vormen van drugs zijn sowieso niet aan de orde. Komt hierbij nog dat de wetgeving in vele Europese landen strenger is dan in België. Wist je trouwens dat alcohol drinken in scoutsuniform in heel wat landen niet wordt geapprecieerd? SCOUTING, DAT IETSJE MEER Het kamp is in scouting meer dan ooit het moment om jezelf te zijn en je verbonden te voelen met je groep. Natuurlijk is op kamp gaan spel en avontuur, maar het is ook zoveel meer. Het is op ontdekking gaan naar jezelf en naar elkaar, naar echter en beter. Denk even na over een fijne bezinning, een stil moment. Het maakt je kamp zoveel rijker! Inspiratie nodig? www.scoutsengidsenvlaanderen.be/zingeving TOTEMISATIE Totemisatie is een traditie binnen scouting waar we fier op zijn. De dierennamen bij jonggivers zijn een begrip en heel wat givers lopen te pronken met een voortotem. Bij jins gebeurt dit soms net ietsje anders en geven we aan onze totems een kleurig tintje. Totemiseren is in essentie een ritueel: het uitspreken van wat je als groep in iemand waardeert. Een goede totemisatie daagt je leden uit om stil te staan bij zichzelf en om op een prikkelende manier de eigen grenzen af te tasten. Sommige totemisaties hebben jammer genoeg meer weg van een doop waarbij de houding tegenover de totemisanten eerder een machtsspel is. Dat kan niet de bedoeling zijn. Een totem dragen is iets om fier op te zijn. En een goede opdracht is iets waar je leden jaren later nog over vertellen en waar ze bijna even trots op zijn als op hun totem. Alles over totemisatie vind je in Het Achtste Vuur, de totemmap die te koop is in Hopper winkel. Zin om bij jins met kleurentotems aan de slag te gaan? www.scoutsengidsenvlaanderen.be/jins

APRIL I FORMALITEITEN

KAMPKAFT + GROTE CHECKLIST I MEI

18

OP KAMP BUITEN DE EU? • Informeer je lang genoeg op voorhand bij de ambassade van het betreffende land over de vereisten in verband met de reispas en eventueel het visum dat je nodig hebt. • Zorg dat je een materiaallijst bij je hebt, want die kan door de douane van sommige landen worden opgevraagd. • Het Instituut voor Tropische Geneeskunde kan je vertellen welke inentingen vereist zijn. In sommige landen zijn die immers verplicht om het land binnen te mogen. Meer info vind je op www.itg.be • De website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken www.diplomatie.be geeft je actueel reisadvies over je bestemming. Vooral voor minder stabiele landen kan die informatie zeer nuttig zijn.

19

FORMALITEITEN

DE KAMPKAFT

Kampregistratie Om in geval van nood onze groepen en takken op kamp te kunnen bereiken, vragen we je om vooraf online de kampregistratie in te vullen op www. scoutsengidsenvlaanderen.be/goedgeregeld. Die info geven we ook aan de scouts- en gidsenverbonden van het land waar jullie vertoeven die zomer. Het internationale netwerk van scouts en gidsen kan je helpen, waar je ook bent. Automatisch krijg je dan van ons het internationaal scouts- en gidsenpaspoort toegestuurd. Met dat document bewijs je in het buitenland dat je daadwerkelijk een gids/scout bent en aangesloten bij de wereldbeweging. Dat opent vaak vele deuren.

Je kamp op papier. Wat steek je allemaal in je kampkaft?

Papierwinkel Een kamp in het buitenland vraagt vaak wat extra paperassenwerk. Zorg dat je steeds in orde bent met de administratie, want bij problemen zal je die nodig hebben. • Is elk lid/leiding in orde met de documenten van het ziekenfonds (World Assistance Card of Mediphone Assist Card) voor bijstand in het buitenland? • Heb je van elk lid/leiding een ingevulde medische fiche? • Heb je van elk lid de toestemming van de ouders voor verblijf in het buitenland? • Zijn de nodige extra verzekeringen afgesloten? (zie p 12) • Is het kampengagement, op de middenpagina’s, ingevuld en ondertekend? • Wat weet je over de plaatselijke wetten en gebruiken (hygiëne, alcohol, tabak, openingsuren, wildkamperen,...)? • Handig om mee te hebben op kamp: een klein woordenboekje, blanco verzekeringsformulieren, een kopie van de belangrijkste documenten (reispas, identiteitskaart, bankkaart, rijbewijs,...), eventueel digitaal in je mailbox.

• Het draaiboek van je kamp: dagindeling, kampprogramma, speluitleg, materiaallijsten,... • Een volledige ledenlijst, een kopie van alle paspoorten en andere belangrijke documenten. Dat zowel van je leden als van leiding en foeriers. • Medische fiches. Een voorbeeld van zo’n fiche vind je bij ‘formulieren’ op www.scoutsengidsenvlaanderen.be • Verzekeringspapieren in de juiste taal. Die kan je aanvragen op het nationaal secretariaat of downloaden via de website. • Nuttige telefoonnummers en adressen: ziekenhuis in de buurt, winkels, ambassade,... • Huurcontracten: kampterrein(en), auto,... • Je kasboek voor op kamp. Een voorbeeld hiervan vind je in de takraadmap of is te downloaden via de website. • Wegenkaart en stafkaarten. • Interessante lectuur over het land van bestemming. Bekende reisgidsen zijn Lonely Planet en Trotter. • Speel op Veilig, dé brochure over veiligheid en kwaliteit binnen scouting (gratis te verkrijgen bij Hopper winkel, het nationaal secretariaat en via de website). • Dit internationaal kampvisum, ingevuld.

IS JE BEGROTING NOG UP-TO-DATE? Hoe ver staan jullie met de kasacties? Heeft iedereen het kampgeld betaald? Werkt je bankkaart in het buitenland?

INPAKKEN EN WEGWEZEN I JULI

JUNI I CONTACT MET OUDERS, THUISFRONT, COMMUNICATIEKETTING

20

COMMUNICATIE MET HET THUISFRONT

21

INPAKKEN EN WEGWEZEN! Juli. Het zonnetje schijnt, vogeltjes fluiten en vooral: de vakantie is begonnen! Gooi de stress van de examens van je af en geef een te gekke laatste activiteit om het groepsmateriaal dat mee in de rugzakken moet te verdelen.

Goede communicatie met iedere partij waarmee je te maken hebt, voorkomt problemen achteraf. Daarom is het zeer belangrijk om op een duidelijke manier te communiceren over wat jullie van plan zijn tijdens jullie kamp. Dat kan onder verschillende vormen:

Kortom, inpakken en wegwezen dus! Geniet ervan, je hebt er tenslotte het hele jaar hard voor gewerkt met je hele groep!

• De ouders tijdig informeren • De leden een checklist bezorgen • Samen met de leden een kampvoorbereiding uitschrijven • Communicatie met de contactpersonen ter plaatse onderhouden ...

HET EINDE... Je kamp is ongetwijfeld zo geweldig dat de tijd voorbij vliegt. Voor je het weet ben je al terug onderweg naar huis. Vergeet dus niet om nog voor enkele leuke souvenirs te zorgen. Geef je leden bijvoorbeeld een kenteken van het land om op hun hemd te naaien.

SCOUTS EN GIDSEN, GUN ZE HUN KAMP

Probeer ook een duidelijk einde te breien aan je kamp in het buitenland. Dat maakt het afscheid nemen van elkaar en van het kamp een stuk makkelijker. Want het is niet enkel het einde van een leuk jinjaar, maar van hun hele carrière als lid van jullie groep.

Op kamp gaan is er even tussenuit zijn, genieten van de natuur en van elkaar, spelen, op tocht gaan, keuvelen in de tent als het regent,... Om je leden en jezelf die rust te gunnen, hoef je niet doorlopend in contact te staan met het thuisfront. Vanuit Scouts en Gidsen Vlaanderen hanteren we in ieder geval een 24-uurspermanentie. Dankzij de kampregistratie (zie pag xxx) kunnen we in noodgevallen contact opnemen met leiding en ouders van leden. Ouders moeten het kamp niet tot op de seconde kunnen volgen, maar af en toe een teken van leven zullen ze zeker appreciëren.

Hoe je een afrondend moment organiseert, hangt af van je tak en je leidingsploeg. Er zijn wel een aantal zaken waar je het best rekening mee houdt:

Als de nood hoog is (bijvoorbeeld een ongeval, ziekte, repatriëring,...) dringt een degelijk communicatieplan zich op. Volg hierbij het crisisplan op de laatste pagina van dit internationaal kampvisum.

DE LAATSTE CONTROLE!

De kans is groot dat je leden (en de leiding!) in juni nog examens moeten afleggen. Dat is een periode waarin er niet veel gebeurt, maar een gouden raad: hou het idee van een bruisend buitenlands kamp levend! Bezorg de leden bijvoorbeeld midden in de examens een origineel kampboekje of stuur hen een leuk mailtje over het kamp. Maak als leiding tijd om een finale controle uit te voeren. Is alles degelijk voorbereid? Zijn er nog zaken die geregeld moeten worden? Kom je er met je budget? Probeer die laatste controle grondig te doen.

HOU HET KORT De bedoeling is dat je even stilstaat en ruimte maakt, zodat iedereen kan zeggen wat hij/zij wilde zeggen zonder te veel door te drammen. Geef je leden het signaal dat afscheid nemen iets normaals is, dat deel uitmaakt van een scouts- of gidsenloopbaan. HOU HET DROOG Zeker voor groepen die een fantastisch jaar beleefd hebben en volop van een hechte groepssfeer genieten, is het belangrijk om van het afscheidsmoment een moment te maken dat weliswaar ruimte laat voor emoties, maar die niet gaat opblazen. WEES DUIDELIJK Leg aan je leden uit wat je precies gaat doen en waarom. Doe niet geheimzinnig, maar leg gewoon uit waarom je een afrondend moment houdt en waar je naartoe wil. DOE GEWOON Probeer om een afrondend moment te voorzien dat deel uitmaakt van jullie groepscultuur. Het kan bijvoorbeeld gewoon een iets langere versie van het groeten aan het einde van de dag zijn. Of je kunt de terugtocht gebruiken om nog een laatste keer met de hele tak samen in de trein te zitten. Je zorgt best voor een losse sfeer, zoals jullie die kennen. Ga niet plots ‘anders’ doen, of plechtiger dan je gewoon bent. Maak er een gezellig moment van.

ERGENS ONDERWEG... Je kamp begint met de heenreis, die op zich al vermoeiend kan zijn. Wees daarom creatief en steek er wat schwung in. Tikkertje stewardess, doe alsof je de treintickets kwijt bent, koop een plaatselijke krant in het tankstation en lees eruit voor,... Doe maar eens gek! Bespreek met je leden de route, zorg dat je activiteiten hebt voor onderweg, vraag of ze jullie kampcd willen afspelen in de bus, verzin iets over de dingen die je onderweg tegenkomt,... Een extra stop met een spelletje of een overnachting kan ook nooit kwaad.

OP KAMP ZELF Zoek een van de eerste dagen van jullie kamp een leuke of bizarre postkaart om naar huis te sturen, en misschien ook eentje naar de andere kampen van jullie (buur)groep. Leg mooie en leuke momenten vast op foto of met een filmpje, je zal er later veel plezier aan beleven. Neem een schriftje en wat balpennen mee en maak een te gek kampdagboek dat iedereen naar believen aanvult doorheen het kamp. En hopelijk heb je eraan gedacht om enkele typische dingen van bij ons mee te nemen, zodat je die kunt uitwisselen met de andere scouts en gidsen die je onderweg tegenkomt?

AUGUSTUS I EVALUATIE, FOTOAVOND, PASS IT ON, ...

ONGEVAL OF CRISISSITUATIE

22

23

TERUG NAAR DE REALITEIT Augustus. Het kamp voor de leden zit erop, maar de leiding heeft als laatste belangrijke opdracht om een evaluatie te maken van het kamp. Daarom willen we jullie enkele leuke tips en ideeën meegeven over hoe je een fantastisch kamp op een goede manier afsluit.

De evaluatie van een kamp hoeft niet saai te zijn. Spreek af bij iemand thuis met een hapje en drankje erbij, of maak er een quiz/fotoavond van voor de leden. Amusement gegarandeerd!

WAAROM GEEN DEEL VAN JE OVERSCHOT GEBRUIKEN OM EEN GOED DOEL TE STEUNEN?

EVALUATIE De eerste evaluatie van een buitenlands kamp doe je het best samen met de leden, zij hebben het kamp en de voorbereidingen immers van op de eerste rij meegemaakt en kunnen heel wat nuttige feedback geven. Voor jins is het ook een goede oefening aangezien zij volgend jaar zelf in leiding staan. Naast een terugblik met de leden doe je het best ook een evaluatie met de takleiding en/of foeriers, meer gefocust op het organisatorische en inhoudelijke aspect. FINANCIËLE AFREKENING Reken zo snel mogelijk alle uitgaven, waarborgen, visa-afrekeningen en eventuele voorschotten af, nu ze nog vers in het geheugen zitten. GEEF HET DOOR! Een buitenlands kamp organiseren is een hele opgave en een avontuur. Daarom raden we jullie aan om al jullie ervaringen via de takraadmap (of een ander medium) door te geven aan de nieuwe leiding en hen zo warm te maken voor een leuk buitenlands kamp. Deel je ervaringen met leiding van andere groepen door online een kampfiche in te vullen op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/internationaal. Of meer nog, kom over je kamp vertellen op de Buitenlanddag van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Alle info op www.buitenlanddag.be.

Positieve of negatieve ervaringen met het samenwerken met een organisatie? Deel ze met andere groepen en geef ze door via internationaal@scoutsengidse nvlaanderen.be.

EEN ONGEVAL OF CRISISSITUATIE: WAT NU? 1. Denk eerst aan de slachtoffers, blijf kalm en reageer rustig. 2. Plaats onmiddellijk iemand van de leiding bij het slachtoffer en de betrokkenen en hou de rest van de groep van het gebeuren weg. Organiseer met de rest van de leiding iets dat de andere leden weer tot rust kan brengen (gesprek, wandeling,...). 3. Verwittig in overleg met het medisch team de ouders of familie (maak het gebeuren neutraal bekend, zonder oordeel of conclusies). 4. VERWITTIG SCOUTS EN GIDSEN VLAANDEREN. Telefoon: 0032 3 231 16 20 Fax: 0032 3 232 63 92 Voor dringende hulp bij een ongeval of een ernstig probleem kan je terecht op de noodlijn van Scouts en Gidsen Vlaanderen: 0032 474 26 14 01. Iemand van de verbondsleiding belt je dan zo snel mogelijk terug. Geef de volgende gegevens door: plaats en datum van gebeuren - identiteit slachtoffer(s) - contactpersoon van de groep en telefoonnummer groepsnummer - beknopte omschrijving van de omstandigheden. 5. In overleg met verbondsleiding kan alles geregeld worden op het vlak van verzekeringen, familiesteun, slachtofferhulp, persbenadering, dringende sociale interventie, enzovoort. 6. Administratieve formaliteiten krijgen nooit voorrang op menselijke aspecten. 7. PRAKTISCH: Vraag aan de politie altijd het pv-nummer. Contacteer Scouts en Gidsen Vlaanderen bij vragen of onduidelijkheden. 8. ADMINISTRATIEVE AFWIKKELING Stuur de aangifteformulieren binnen de week na het kamp rechtstreeks naar de verzekeringmaatschappij, een kopie voor jezelf bijhouden kan nuttig zijn: Ethias Prins Bisschopssingel 73 3500 Hasselt fax 011 28 20 20 9. BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS • Medische spoeddienst, in heel Europa, met de gsm: 112 • Antigifcentrum: 0032 70 24 52 45 • Veilig vrijenlijn: 0032 78 15 15 15 • Zelfmoordpreventie: 0032 2 649 95 55 • Druglijn: 0032 78 15 10 20 • Vertrouwenscentrum kindermishandeling Antwerpen: 0032 3 230 41 90 • Slachtofferhulp: 0032 3 66 15 40 • Child Focus: 0032 2 475 44 11 of 116 000 (europees nummer) • Instituut Tropische Geneeskunde: 0032 900 101 10 • Card Stop: 0032 70 344 344 NUTTIGE TELEFOONNUMMERS