CIAD in de praktijk Factsheets
Inhoud 1. Introductie 2. Dienstverlening 3. Casussen
1.1 Introductie
CIAD is expert op het gebied van ‘in control’ vraagstukken: van interim controlling tot adviestrajecten.
Met een team van meer dan 50 medewerkers helpen wij onze klanten verder ‘in control’ te komen en te blijven.
1.2 CIAD nader verklaard
2.1 Dienstverlening I. Controlling • Interim controlling • Projectcontrol • Rapportage (management accounting & financial accounting) • AO-projecten (inventarisatie, herontwerp en implementatie) • BIV-vraagstukken (oa managementinformatie en dashboard-systemen) • Inrichten Planning & Control cyclus • Ondersteuning implementatie informatiesystemen • Overige controlvraagstukken (kostprijssystemen, BTW-vraagstukkken, consolidaties, investeringscalculaties, inrichting Shared Service Centers etc) II. Governance Control • Analyse en advisering omtrent bedrijfsvoering (sturing & beheersing en toezicht & verantwoording) • Ondersteuning businessplanproces • Begeleiding herstructureringen (reorganisatie, faillissementen, management buy out) • In control statement
Risicomanagement (risicoanalyses) SOX, Corporate Governance audit RUV-scan en Pension Fund Governance
III. Administratieve ondersteuning • Ondersteuning op administratief gebied in brede zin • Financiele administratie
Debiteuren-/crediteurenadministratie Salarisadministratie ESF administraties
• Bedrijfsadministratie
Urenregistraties Lease- en MVA registraties Deelnemersadministraties Diverse overige registraties
2.2 ´In control´-vraagstukken Integrale CIAD Control Aanpak – ICCA Doelen en risico’s
Opvattingen en overtuigingen
Doelstellingen
Risico’s
Competenties
Sturing
Maatregelen
Gedrag en activiteiten
Effectiviteit
Naleving
©
Sturing en beheersing
Monitoring
Rapportage Control
ICCA © 2007
Soft controls
Hard controls
3. Factsheets Bouwen op vertrouwen!
3.1 Interimcontrolling Bij een ICT-dienstverlener (omzet 100 miljoen euro en 150 medewerkers) heeft CIAD de gehele controllingfunctie alsmede de administratievoering voor een langere periode overgenomen (1 business controller, 1 assistent controllers en 2 administratief medewerkers). De werkzaamheden op het gebied van administratie en control betroffen: • voeren debiteuren- en crediteurenadministratie • voeren van de projectadministratie (urenregistratie en facturatie) • opstellen van maand- en kwartaalrapportages
Daarnaast was de business controller onderdeel van het managementteam en fungeerde hij als sparringpartner van de directie. Naast de reguliere controlwerkzaamheden heeft CIAD diverse verbeteringen doorgevoerd op het gebied van de administratieve organisatie en de bestuurlijke informatievoorziening.
3.2 Projectcontrol Bij diverse opdrachtgevers in zowel de ‘profit’ als de ‘not for profit’ sector heeft CIAD ondersteuning gegeven bij de inrichting, uitvoering en bewaking van projecten. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan de inzet van business controllers (sturend en signalerend) en projectadministrateurs (registrerend) op: • ESF- en subsidieprojecten • Huisvestingsprojecten • Projectadministraties • Special Purpose Projects (reorganisaties ed)
3.3 AO-project Bij een productieonderneming (omzet 16 miljoen euro en 120 medewerkers) is door een business controller van CIAD de administratieve organisatie in kaart gebracht. CIAD heeft een eigen AO-aanpak ontwikkeld waarbij aan de hand van diverse sjablonen (referentieprocessen) en een procesmodelleringstool (Process Publisher) de processen en bijbehorende beheersmaatregelen in kaart worden gebracht. Projectresultaten: - Procesdecompositie
- Procesbeschrijvingen - Flowcharts - Risico Control Matrices (RCM): overzicht van belangrijkste risico’s en ‘key controls’
3.4 Kostenmanagement Bij een grote onderwijsorganisatie (22.500 studenten, 1500 personeelsleden en een jaaromzet van 110 miljoen euro), heeft CIAD een business case uitgewerkt rondom ‘kostenmanagement’. Het doel van dit project was het verkrijgen van inzicht in de kostprijzen van de verschillende opleidingen om daarmee een effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering te kunnen realiseren. Dit project is uitgevoerd door een multidisciplinair team (business controller, adviseur en assisten) en kende de volgende projectresultaten: - Ontwikkeling kostprijsmodel (op basis van Activity Based Costing) - Creëren bewustwording rondom thema kostenmanagement - Ontwikkeling van managementinformatie (stuurinformatie)
3.5 Analyse bedrijfsvoering Voor een internationale verzekeringsmaatschappij is in het kader van de regelgeving rondom ‘toezicht en verantwoording’ een scan uitgevoerd bij diverse verzekeringsagenten. Deze scan is uitgevoerd door een multidisciplinair team; business controller, adviseur en assistent/financial controller. De scan heeft uiteindelijk geleid tot inzicht in verschillende aspecten van de bedrijfsvoering (i.h.b. de sturing, beheersing en informatievoorziening). Projectresultaten: • • • •
Inzicht in effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering Inzicht in mate van naleving wet- en regelgeving (overzicht tekortkomingen) Benchmarkgegevens verzekeringsagenten Verbetertrajecten
3.6 Administratieve ondersteuning Bij een landelijk opererende zakelijke dienstverlener (omzet 71 miljoen euro en ca. 600 medewerkers) wordt door CIAD voor diverse business units de controlfunctie ingevuld (business en financial control). Daarnaast wordt ook op administratief niveau ondersteuning verleend. De werkzaamheden op het gebied van administratievoering worden uitgevoerd door ervaren administratieve krachten (MBO+ niveau) en omvatten onder andere: • voeren debiteuren- en crediteurenadministratie (incl. maningsproces) • voeren crediteurenadministratie (o.a. boeken inkoopfacturen) • voorbereiding jaarwerk (oplevering conceptjaarrekening)
Bij een multinational in de automotive-branche is eveneens administratieve ondersteuning geboden. Dit betrof onder andere: • voeren debiteuren- en crediteurenadministratie • voeren salaris- en personeelsadministratie
3.7 Risicomanagement Bij een van de grootste hogescholen van Nederland verleent CIAD ondersteuning bij de implementatie van de branchecode Educational Governance. Een van de belangrijkste speerpunten is het opzetten van een intern risicobeheersings- en controlesysteem alsmede het creëren van een ‘risicobewustzijncultuur’. Projectresultaten: • Kadernotitie en uitvoeringsnotitie rondom risicomanagement • Bepaling risicohouding management (risk apetite) • Risico Control Matrices (RCM) op strategisch, tactisch en operationeel niveau • Opzet ‘governance structuur’’ en implementatie ‘governance proces’ • Ondersteuning bij praktische toepassing van risicomanagement
3.8 Investeringscalculaties Bij een grote ICT dienstverlener zijn diverse investeringsvoorstellen doorgerekend. Hierbij is gebruik gemaakt van verschillende methodieken zoals:
Terugverdienperiode Gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit Interne rentabiliteit Netto contante waarde
Per methodiek is een viertal business cases uitgewerkt wat heeft geleid tot een scenarioanalyse (‘worst case’ – ‘best case’). De analyses hebben geleid tot een weloverwogen beslissing van het management om een nieuwe business unit op te zetten. Aan de hand van de modellen heeft de controlafdeling ook een sjabloon in handen gekregen om tijdens het project de realisatie af te zetten tegen de verwachtingen (scenario’s).
3.9 Operational Audit Voor een indicatieorganisatie (WMO) van een grote gemeente in de Randstad is een audit uitgevoerd naar de kwaliteit van de bedrijfsvoering. De audit is uitgevoerd in een koppel van een accountant en een operational auditor. Totale doorlooptijd bedroeg ca 4 weken. De audit resulteerde uiteindelijk in een korte en heldere rapportage waarin de knelpunten en risico’s alsmede verbetervoorstellen voor de bedrijfsvoering zijn weergegeven. Daarbij is ook ingezoomd op de meer zachte aspecten van de bedrijfsvoering Projectresultaten: • • • •
Inzicht in effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering Inzicht in oorzaken van rechtmatigheidsknelpunten (accountantsverklaring) Directe (financiële) winstmogelijkheden voor de organisatie Verbetervoorstellen
Bouwen op vertrouwen!
