Chaotische werkplek Organiseer je werkplek! Minder stress door goed werkplekbeheer: over puin ruimen, orde scheppen en werk verzetten.
Clear desk Introductie op het probleem: waarom is een geordende werkplek belangrijk?
Ordenen de moeite waard?
Wat is de kern van het probleem? Hoe herken je het? Waarom levert dat stress op? Wat kunnen we eraan doen?
Wat laat je achter? •‘ Grootste genie aller tijden’(Buzan/Keene) • Meeste werk onvoltooid: ‘ vergeef mij dat ik zoveel ongedaan heb gelaten’(da Vinci volgens Vasari) • Werk nooit gerubriceerd of gepubliceerd
Ordenen de moeite waard?
•Laat chaos toe (brainstorm) om creativiteit te stimuleren •Gebruik MindMapping om randomness te stimuleren
•Ordenen is de moeite waard wanneer de baten opwegen tegen de kosten, ook in immateriele zin
1
Kosten
Waarom is orde belangrijk?
Men besteedt 9,2% van de werktijd aan het opzoeken van stukken. 85% van bewaarde stukken is ‘ dood’ 45% van bewaarde stukken is kopie Per persoon beheren we 20.000 stukken Het kost 25.000 Euro om een kast te vullen, ruim 2000 Euro voor onderhoud
Chaos is ook orde… Mijn bureau is ‘ s avonds toch leeg… Ik weet toch precies waar alles ligt… Elk ‘ stuk’kost je per dag twee minuten afleiding Afleiding stimuleert ‘ babbling mind’
Waarom concentratie belangrijk is Eén uur onafgebroken werken is méér dan viermaal een kwartier Afleiding zorgt voor het zaagtand-effect:
Concentratie
Tijd
Babbling mind Hebt u dat wel eens: dat u auto-rijdt en denkt: ‘ hee, ben ik al hier? Ben ik Amersfoort al voorbij?’ Er is aangetoond dat we tot 40.000 keer per dag tegen onszelf ‘ praten’ . Kort onze gedachten ordenen door ze uit te spreken. Dat is een gevolg van het feit dat ze niet geordend zijn.
Stapels uitmesten Wat moet ik… •…vandaag? •…een-andere-keer? •…archiveren? •…weggooien? •…teruggeven?
2
Geen overzicht = stress Stress veroorzaakt angst: door gebrek aan controle door gebrek aan organisatie door gebrek aan overzicht en door gebrek aan actie
Waardoor ontstaat troep? Waarom verzamel ik van alles? Waarom blijft dat liggen? Wil ik het hebben… of heb ik het nodig? Heb ik dit stuk nodig… of heb ik een geheugensteuntje nodig opdat ik niet vergeet dat ik dat stuk nog moet afwerken?
Waarvoor is een bureau? Een bureau is zeker geen verzamelplaats, geen tussen-archief, geen aflegruimte Een bureau is een ‘ verwerkingsplaats’
Waarvoor zit ik hier? Wat voor taken heb ik? Wat heb ik daar bij nodig? Wat ga ik weg doen, weggooien? Waar laat ik de rest?
Waarom doen we dingen? Missie, visie... Doelen... Taken… Projecten Actielijst… Doen... Maar wat???
80/20 principe 20% 20%
LESS = MORE
80% 80% Wil ik hebben
100% 100%
100% 100%
Heb ik nodig
80% 80%
20% 20%
3
Werk-zones
Drie werkniveaus Afleg-
IV III
Werk-
II
Zit-
I
Hoe werkt het
De vervuiler betaalt
1. Pas op de plaats: wat moet ik doen? 2. Regel spullen 3. Reorganiseer 4. Werk van buiten naar binnen 5. Leg actie-lijsten aan 6. Doe wat je doen moet 7. Hou vol; onderhoud je systeem!
Wat levert het op Minder stress: rust in de tent Meer flow: hogere productiviteit ‘ Leeg’ hoofd: tijd om te staren Plezier in het werk
Verander-valkuilen Visie
+
Vaardigheden
Vaardigheden
Visie
Visie
Visie
Visie
+
+
+
Prikkels
+
Prikkels
+
Prikkels
+
+
Vaardigheden
+
+
Vaardigheden
+
Prikkels
+
+
Vaardigheden
+
Prikkels
+
Middelen
Middelen
Middelen
Middelen
Middelen
+
Plan van aanpak
=
+
Plan van aanpak
=
+
Plan van aanpak
=
+
Plan van aanpak
=
Weerstand
Plan van aanpak
=
Frustratie
=
Tredmolen
Verandering
Verwarring
Ongerustheid
Bron: de lerende organisatie, Wierdsma en Swieringa
4
Vaardigheden
VISUALISEER (Mind-Map)
85% van u kan zich redden Anderen kunnen met een korte cursus en professionele hulp zelf hun systeem op orde brengen en onderhouden Doe de test
Van Mind-Map naar kast
Van Mind-Map naar PC
Less paper…
Outlook aanpassen
5
Outlook aanpassen
Doe de toets op www.davinci-ordeopzaken.nl
•Zelf nieuwe mappen maken •Werken met snelkoppelingen •Snel beslissen, snel sorteren
6
