Certificatiereglement Beter Leven kenmerk Vleesverwerkende Bedrijven Page 1 of 5
Certificatiereglement Beter Leven kenmerk Vleesverwerkende Bedrijven Versie 1.0 d.d.16.08.2012
Dit certificatiereglement bevat de werkwijze voor het toekennen van certificaten door certificerende instanties, die daarvoor door de Stichting Beter Leven kenmerk (SBLk) zijn aangewezen. De SBLk beheert de reglementen Beter Leven en heeft het recht tussentijds wijzigingen in de voorwaarden aan te brengen. SBLk zal de gebruikers van het kenmerk en de CI’s over de wijzigingen en de ingangstermijn informeren. Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
De certificatieprocedure Typen controles Uitvoeren van de controle Beoordeling en rapportage Het certificaat Uitbreiden, intrekken of annuleren van het certificaat Kosten certificatie Geheimhouding Klachten en beroep
Certificatiereglement Beter Leven kenmerk Vleesverwerkende Bedrijven Page 2 of 5
1
DE C E RT IF I C AT I E PR O C ED UR E
Vooraf • •
Bedrijf stuurt een aanvraag voor gebruik van het collectieve beeldmerk “Beter Leven” naar SBLk. SBLk kijkt of bedrijf in principe in aanmerking komt voor certificatie. Zo ja, dan geeft SBLk de gegevens door aan de CI die namens SBLk de controle en certificatie uitvoert en daarvoor zelf met het bedrijf een overeenkomst afsluit. Het bedrijf mag het kenmerk nog niet gebruiken.
Start van de certificatieprocedure • • •
De CI stuurt het bedrijf een offerte met aanmeldformulier voor controle en certificatie. Na ontvangst van het ondertekende aanmeldformulier start de CI het certificatieproces. De CI voert de ingangscontrole uit (en zo nodig aanvullende controles) voor certificatie. Als alles in orde is reikt de CI het certificaat uit en informeert SBLk over de certificatie. Indien SBLk de aanvraag tot gebruik van het Beter Leven kenmerk kan goedkeuren, stuurt ze het bedrijf een goedkeuringsbrief en het logo. Het bedrijf mag na toestemming van SBLk het kenmerk gebruiken en wordt in het register van SBLk vermeld als gecertificeerd deelnemer.
Opvolgingscontroles •
2
De CI voert jaarlijks opvolgingscontroles uit, op basis waarvan het certificaat wordt verlengd (of geschorst of ingetrokken). De CI meldt telkens de status van de certificering aan SBLk. T Y PE N CO NT RO L E S
Ingangscontrole De CI voert een ingangscontrole uit om te controleren of het bedrijf voldoet aan de eisen voor certificering. Van de resultaten wordt een schriftelijke rapportage opgesteld, op basis waarvan het certificaat al dan niet wordt verleend. Het certificaat wordt pas uitgereikt nadat is gebleken dat het bedrijf aan alle certificatieeisen heeft voldaan. Als er bij de ingangscontrole afwijkingen worden geconstateerd, moeten deze worden opgelost voor het certificaat kan worden uitgereikt. Soms is een aanvullende controle nodig om te controleren dat afwijkingen zijn opgelost. Jaarlijkse controle Jaarlijks wordt onderzocht of het bedrijf nog steeds voldoet aan de eisen. Van de resultaten wordt een schriftelijke rapportage opgesteld, op basis waarvan het certificaat al dan niet wordt verlengd. Voor afwijkingen die bij een jaarlijkse controle worden geconstateerd gelden de maatregelen voor herstel die in het “Sanctiekader Beter Leven kenmerk” zijn aangegeven (zie bijlage Sanctiekader) Herstelcontrole Een herstelcontrole wordt uitgevoerd om te controleren of de bij de jaarlijkse controle geconstateerde afwijkingen naar behoren hersteld zijn en om herstel na een schorsing te controleren. Tijdens deze controle wordt alleen op de afwijkingen gecontroleerd. De CI kan het herstel beoordelen op basis van toegezonden documenten of tijdens een extra bedrijfsbezoek. Schaduwcontrole In opdracht van SBLk kan de CI aangekondigd of onaangekondigde schaduwcontroles uitvoeren. De CI zal de resultaten rapporteren aan de SBLk.
Certificatiereglement Beter Leven kenmerk Vleesverwerkende Bedrijven Page 3 of 5
3
UIT VO E R EN V AN D E CO NT RO L E
Bij de controle wordt gebruik gemaakt van checklijsten die verstrekt zijn door de SBLk aan de CI. Afhankelijk van de accreditatie van de CI vind de controle plaats op het primaire bedrijf (kip, leghen, rund, varken, kalf, konijn) dan wel bij de slachterij/ uitsnijderij/ verwerker of verkoper van deze diersoorten.
Rapportage De rapportage van de controlebevindingen bevat minimaal de onderstaande gegevens: • • • •
•
• • • • • •
NAW-gegevens van het bedrijf inclusief EG-nummer, UBN of KIPnummer Controledatum Gegevens contactpersoon De scope van de certificatie: Kip 1 ster Leghennen 1 ster Kip 2 sterren Leghennen 2 sterren Varken 1 ster Leghennen 3 sterren Varken 2 sterren Rund 1 ster Kalf 1 ster Rund 2 sterren Konijn 1 ster Beter Leven kenmerk Kalverslachterij/uitsnijderij/verwerker Beter Leven kenmerk Varkensslachterij/uitsnijderij/verwerker Beter Leven kenmerk Pluimveeslachterij/uitsnijderij/verwerker Beter Leven kenmerk Runderslachterij/uitsnijderij/verwerker Supermarkt Pakstation Type controle: . Ingangscontrole . Aanvullende controle . Herstelcontrole . Jaarlijkse controle . Schaduwcontrole Naam controleur Controlebevindingen Herstel afwijkingen vorige controle (indien van toepassing) Resultaten huidige controle Geconstateerde tekortkomingen Ondertekening controleur en bedrijfsvertegenwoordiger
Indien tijdens het onderzoek afwijkingen zijn geconstateerd worden deze mondeling toegelicht en schriftelijk vastgelegd en op het bedrijf achtergelaten.
Controle frequentie en minimale tijdbesteding Minimaal een keer per jaar wordt een fysieke controle op het bedrijf uitgevoerd.
Bedrijven zijn verplicht : Alle medewerking te verlenen aan de uitvoering van de controle of beoordeling en moeten in verband daarmee alle aanwijzingen of voorschriften gegeven door of namens de CI naleven of doen naleven.
Certificatiereglement Beter Leven kenmerk Vleesverwerkende Bedrijven Page 4 of 5
De CI of de door haar ingeschakelde controleurs vrije onverwijlde toegang te verlenen of te doen verlenen tot alle terreinen en bedrijfsruimten waarvan betreding voor de uitvoering van de controle of beoordeling noodzakelijk is. De CI of de door haar ingeschakelde controleurs inzage te geven in alle administratieve bescheiden terzake en hun alle inlichtingen te vertrekken die door hen noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van de controle of beoordeling. De controleur en CI hebben geheimhoudingsplicht.
4
BE O O R D EL I NG EN R AP P O RT AG E
Op basis van de gerapporteerde bevindingen wordt een beslissing genomen over certificatie, door een ander persoon dan de controleur. Het ‘Sanctiekader Beter Leven kenmerk’ (zie bijlage) geldt als grondslag voor de certificatiebeslissing. Binnen zes weken na de datum van de controle ontvangt het gecontroleerde bedrijf een schriftelijke rapportage van de controlebevindingen. Als aan de eisen voor certificatie is voldaan ontvangt het bedrijf tevens een certificaat. Als het bedrijf bij de jaarlijkse controle niet aan de eisen voor certificering voldoet bevat de rapportage details over de geconstateerde afwijkingen en wordt aangegeven op welke wijze en binnen welke termijn het bedrijf de gelegenheid heeft deze te herstellen. In geval van ernstige afwijkingen of bij het uitblijven van herstel van eerdere afwijkingen kan een bedrijf voor maximaal 3 maanden worden geschorst. Gedurende schorsing mag geen product onder BLk afgeleverd worden. Zie hiervoor het Sanctiereglement. Wanneer bij de herstelcontrole blijkt dat het bedrijf aan de eisen voor certificatie voldoet ontvangt het bedrijf alsnog het certificaat. Als blijkt dat het bedrijf niet aan de eisen voor certificatie kan of wil voldoen, wordt het certificaat ingetrokken. De CI stelt de SBLk op de hoogte van het certificatiebesluit, ook in geval dit negatief is.
5
HET C ERT IF IC AAT
Het Beter Levencertificaat kan uitsluitend worden afgegeven door een door de SBLk erkende certificerende instantie. Het certificaat wordt afgegeven voor het gecontroleerde bedrijf met vermelding van de scope waarvoor het bedrijf is gecertificeerd. Voor slachterijen, uitsnijderijen, verwerkers, supermarkten en paktstations geldt dat zij een Beter Leven certificaat met het 1 ster kenmerk bij akkoord ontvangen. De certificerende instantie meldt bij de SBLk dat het bedrijf gecertificeerd is en tot welke datum het certificaat geldig is. Het certificaat blijft een jaar geldig zolang het bedrijf aan de certificatie-eisen blijft voldoen. Telkens na de jaarlijkse controle wordt, indien nog steeds voldaan wordt aan de vereisten, een nieuw certificaat met de duur van een jaar uitgereikt. De jaarlijkse controle wordt 2 maanden voor de einddatum die op het certificaat staat vermeld uitgevoerd. Wanneer door de hersteltermijnen de einddatum van het certificaat wordt overschreden, dan kan de CI een tijdelijke verlenging van het certificaat afgeven van 3 maanden. Zodra een positief besluit is genomen wordt het certificaat verlengd voor een jaar vanaf de oorspronkelijke einddatum.
Certificatiereglement Beter Leven kenmerk Vleesverwerkende Bedrijven Page 5 of 5
6
UIT BR E ID E N, I NT RE K KE N O F AN N U L ER E N V AN H ET C ERT IF IC AAT
Gecertificeerde bedrijven kunnen de scope uitbreiden met een nieuwe diercategorie of een nieuw aantal sterren. Nieuwe scopes worden aangemeld bij de SBLk. Zij worden pas gecontroleerd nadat de CI de gegevens over de scope-uitbreiding van de SBLk heeft ontvangen. Na controle en positieve beoordeling wordt een nieuw certificaat uitgereikt met de nieuwe scope. Een CI dient het certificaat in te trekken: • • •
Bij niet herstellen van een schorsende afwijking Bij het constateren van uitsluitende afwijkingen Wanneer de CI van de SBLk bericht krijgt dat de aanvraag voor gebruik van het BLk is ontbonden.
• • •
Wanneer de certificatieovereenkomst door de deelnemer schriftelijk wordt opgezegd Wanneer de onderneming stopt De CI haar contract met de klant opzegt vanwege wanbetaling
SBLk wordt door de CI op de hoogte gesteld van intrekken van het certificaat. 7
KO ST EN C E RT IF I C AT IE
Het bedrijf is verplicht tot betaling van de kosten van alle voor het verkrijgen en behouden van de certificatie noodzakelijke controles, beoordelingen en administratieve afhandeling. Deze kosten worden vermeld in de offerte die het bedrijf van de CI ontvangt, en moeten worden geaccepteerd voor de certificatie van start kan gaan. 8
G E H EIM HO UD IN G
De CI is verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de informatie verkregen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Informatie wordt uitsluitend aan een derde partij openbaar gemaakt wanneer wettelijke regelingen dat eisen. Uitzondering is de informatie die de CI de SBLk verstrekt, zoals beschreven in de van toepassing zijnde reglementen. 9
KL AC HT E N E N B ER O E P
Bedrijven hebben het recht van klacht en beroep. Indien bedrijven klachten hebben over de uitvoering van de controle of zich niet kunnen vinden in de resultaten van de beoordeling door de CI kunnen ze zich, binnen de bepalingen van de CI, beklagen. De CI heeft daartoe een klachtenregeling vastgesteld. Bedrijven die het niet eens zijn met een certificatiebeslissing kunnen daartegen beroep aantekenen. De CI heeft daartoe een beroepsprocedure vastgesteld. Besluiten blijven van kracht tot aan de uitkomst van het beroep.
