GMR Jaarverslag 2014-2015 Inleiding Naast de professionaliteit in de groepen is ook de GMR bezig om een professionele organisatie neer te zetten. Om daadkrachtiger en professioneler te kunnen optreden is de samenstelling van de GMR gewijzigd. Een belangrijk onderwerp dit schooljaar is de visieontwikkeling van de GMR. De nieuwe CAO geeft aanleiding tot het duidelijk invullen van de taken van de leerkrachten. De GMR is hier nauw bijbetrokken. Samenstelling GMR 2014-2015 De GMR zal vanaf dit schooljaar bestaan uit 5 ouders en 5 personeelsleden. Gestreefd wordt naar een goede verdeling over de scholen. Dit schooljaar is alleen de Ontmoeting niet vertegenwoordigd in de GMR. Oudergeleding Personeelsgeleding Cees-Jan Kwakernaak (Het Kompas Sjaak van de Stoel (Het Kompas) Eloise Swets ( Groen van Prinstererschool) Marianne Markus (Horizon R.) Yvette Mercey (Horizon K.) Mariëtte Mets (De Wegwijzer Yusuf Gercekcioglu (Het Baken) Gerhard Wubbema (De Sjalomschool) voorzitter Marieke Morsch (de Fontein)/ Celia de Ruiter (De Balans) Arjan van der Wart vanaf oktober 2014 Ambtelijk secretaris: Hans van Embden Yvette Mercier is aftredend en stelt zich niet herkiesbaar. Yusuf Gercekcioglu wil graag tussentijds aftreden. Celiade Ruiter is aftredend en herkiesbaar Er zijn geen tegenkandidaten aangeleverd voor Celia de Ruiter. Vanuit de MR van Het Baken en de Horizon zijn kandidaten aangeleverd. Er hoeven dus geen verkiezingen te worden gehouden en Yusuf Gercekcioglu kan tussentijds aftreden. De nieuwe GMR zijn: Marieke Morsch en Sandro Landveld. Bijeenkomsten Het afgelopen schooljaar is de GMR zeven keer in vergadering bijeen geweest: 24 september, 29 oktober, 11 december, 14 januari, 5 maart, 15 april ( als gasten aanwezig leden van de Raad van Toezicht) en 17 juni 2015. De vergaderingen vinden plaats op de scholen en op het stafbureau. De PGMR is in verband met de invoering van de nieuwe CAO bijeengekomen op 5 maart en 23 maart. De werkgroep CAO is in de periode november 2014 januari 2015 4 x bij elkaar geweest. Vanuit de GMR waren vertegenwoordigd: Yliana Guntrum en Hans van Embden, vanuit de directie Astrid van de Hengel, vanuit het stafbureau Paul de Jong en Nico de Haas (CvB). Extern als voorzitter is aangetrokken Kees Jansen van Verus. In de werkgroep werkdruk zitten namens de GMR. Celia de Ruiter en Sjaak van de Stoel. Conform de WMS zijn de voorzitters van de MR’en bij elkaar geweest op 14 januari De behoefte voor dergelijke bijeenkomsten wordt erkent en zal volgend schooljaar 2 x ingepland worden.
De voorzitters hebben zich gebogen over de vragen : Wat gaat er goed op de scholen,wat kan beter en waar hebben we last van? Met de uitkomsten gaan zij de volgende keer verder. Cursussen en congressen De basiscursus van CNV Onderwijs voor (G)MR leden: 12 januari en 13 april . En is bezocht door 10 leden Voorlichting CNV onderwijs op 12 februari 2015. Deze is bezocht door 8 leden De MR bijeenkomst van CNV Onderwijs op 22 april is bijgewoond door de secretaris.
Behandelde onderwerpen: Begroting 2015Alhoewel de GMR instemming heeft over het beleid achter de cijfers verlangt zij wel inzicht in de cijfers, mede gezien het debacle van drie jaar geleden. De GMR heeft aangegeven meer inzicht en transparantie te willen krijgen van de directie. Sommige keuzes in de begroting zijn voor de GMR onduidelijk en onbegrijpelijk. Daarnaast heeft de GMR aangeven het een zorgpunt te vinden dat de begroting laat is aangeleverd. De GMR heeft aangegeven dat het belangrijk is om inzicht te krijgen in het bestaansrecht van de scholen en het management hierbij. Na overleg met het CvB zijn de aandachtspunten van de GMR integraal overgenomen door de raad van toezicht en de bestuurder.. Op de GMR vergadering van 14 januari vraagt het CvB of de GMR advies wil uitbrengen over de begroting 2016. De aandachtspunten die de GMR had m.b.t. de concept begroting zijn behandeld naar tevredenheid. De vergadering adviseert positief m.b.t. de begroting met de aantekening dat de toedelingsystematiek transparant gemaakt moet worden en de GMR de mogelijkheid krijgt tot het instellen van een auditcommissie. Bestuursformatieplan Door de goede voorbereidingen zoals inzicht in de concept begroting en het strategisch beleidsplan zijn er dit jaar niet zoveel hobbels te nemen als voorgaande jaren. Het voorgelegde plan wordt na bespreking in april, door de GMR in juni als akkoord bevonden
CAO De nieuwe CAO verlangt een aantal maatregelen vanuit de organisatie. De werkgroep heeft zich gebogen over de professionaliteit, werkdruk, basis/overlegmodel en duurzaamheid. Middels aparte CAO-nieuwsbrieven worden de personeelsleden op de hoogte gehouden van de werkzaamheden van de werkgroep. De PGMR heeft op 5 maart gesproken over het Beleidsstuk van de werkgroep cao, Basismodel/Overlegmodel, de Stemprocedure bij Overlegmodel en de dagentool. Op 23 maart stemt de PGMR in met het beleidsstuk van de werkgroep, de stemprocedure, en het beleid van het bestuur om de keus van basis of overlegmodel in eerste instantie neer te leggen bij de school. Communicatie De GMR is zich bewust dat voor de informatievoorzieningen van en naar de GMR een goede communicatie essentieel is. Informatie van de GMR vindt plaats naar de MR en via de nieuwsbrief. Tijdens de evaluatie wordt het duidelijk dat er twee soorten nieuwsbrieven komen. Eén voor de ouders en één voor het personeel. Aanspreekpunt voor de scholen zijn de afgevaardigden naar de GMR, ouder/leerkracht. Voor scholen die geen afvaardiging hebben in de GMR is de secretaris van de GMR aanspreekpunt. Verslagen staan op de website van de Stichting. Door technische problemen is dit niet optimaal verlopen. (G)MR leden kunnen inloggen op het Pbworks Kennisplein. Transparantie is ook een deel van communicatie. Met het stuk “Op weg naar een transparante organisatie” Zie bijlage 2, dat met name is gericht op financiële controle en informatie, adviseert de GMR om o.a. financiële beleidstukken helder onder ogen te krijgen. Daar zal in het volgend schooljaar veel aandacht aan worden besteed voor met name de toedelingssystematiek, formatieplan en begroting. Evaluatie samenstelling GMR
De GMR bestaat vanaf dit schooljaar uit minder deelnemers om daadkrachtiger en professioneler op te kunnen treden. Terugkijkend ervaart de GMR de kleine groep als prettig en de communicatie is duidelijker. Het kan nog effectiever en pro-actiever het komende schooljaar. Er zijn wat wensen aan elkaar duidelijk gemaakt die komend schooljaar verder worden besproken. De GMR blijft voorlopig bestaan uit 5 personeelsleden en 5 ouders. Hierin wordt gestreefd naar een afvaardiging van elke school uit de stichting. Evaluatie strategisch beleidsplan Er wordt gesproken over de status van het functioneren, met name de dossiers inzake functioneren van docenten waar wat mee moet gebeuren. Coachen en begeleiden is heel belangrijk. Hier ligt een verantwoordelijke taak bij de directeur. Aansturing van het personeel moet prioriteit hebben. De directeuren zijn nu teveel bezig met veel randzaken i.p.v. aansturing. De GMR adviseert de directeuren zich zoveel mogelijk in de klas te laten zien. Hij/zij moet zien en horen hoe het reilt en zeilt in zijn/haar school. Het CvB is tevreden over het stijgende leerlingenaantal. Het CvB heeft zorgen over de resultaten. Deze zijn wat mager, ook al doen de mensen erg hun best. Inherent hier aan blijft de taak van de directeur, maar ook de docent. “Durf los te laten, gebruik de kracht van je groep, creëer een caring climate”zijn termen die voorbij komen. De sterke insteek van professionalisering, LB functies en expertiseteams moeten op een bepaald moment wel boven komen drijven. Een tijdpad is daar nog niet op gezet. Functiemix De functiemix is afgerond. De doelstelling op stichtingsniveau (40% LB en 2% LC op 1 augustus 2014) is gehaald. Wettelijk voldoet onze stichting aan de norm. Maar op de scholen is het niet gelijk verdeeld. De GMR maakt zich zorgen over de expertise op de scholen. Elk jaar zal geëvalueerd worden of de expertise goed is verdeeld over de scholen. Ouderbijdrage. De GMR adviseert de scholen over te gaan op automatische incasso of gebruik te gaan maken van het “Sjalommodel” , waar de kosten voor alle activiteiten in één bedrag zitten, dus ook de schoolreis en het schoolkamp. Personeelsformatieplan Het budget van de NOA-gelden (75.000 euro) is conform het advies van de GMR besteed aan de knelpunten op de scholen. Ondanks het extra budget, blijven er op een aantal scholen knelpunten die we niet op kunnen lossen. Als knelpunt wordt aangeven dat er groepsleerkrachten zijn die onbevoegd gymlessen moeten verzorgen. Dit is geen probleem in het beleidsplan, maar een probleem dat zich voordoet bij de uitvoering van het beleid. Het CvB gaat met de vakgroep bewegingsonderwijs een lange termijn visie neerleggen hoe het bewegingsonderwijs geborgd kan worden, zowel qua bevoegdheid als bekwaamheid. Plaatsingswijzer De GMR stemt alleen in als de gegevens van de leerlingen gemaakt in ParnasSys direct weg gezet kunnen worden. Risicoanalyse De risico’s die de stichting kan lopen of loopt zijn in kaart gebracht. Doel is om te komen tot een beredeneerd risicoprofiel voor de stichting en zal gebruikt worden bij de begrotingsbehandeling. In het najaarvan 2015 volgt een eerste evaluatie. Samenwerking met andere besturen In het schooljaar 2014-2015 zijn drie scenario’s m.b.t. samenwerking door het CvB geïnitieerd. Ook op advies van de GMR is gekeken met welk ander bestuur wij zouden kunnen fuseren. Een eventuele fusie met PCPO Krimpenerwaard is bekeken. Ook de GMR heeft daar, in gesprek met CvB en RvT, in de vergadering van 15 april zijn mening laten horen. Verdere uitwerking is niet nodig geweest daar PCPO Krimpenerwaard de verder toenadering heeft af gehouden.
In het kader van een win-win situatie met scholen van OPOCK in de wijken Schollevaar Oost en Fascinatio zijn er verregaande besprekingen geweest. Verregaande samenwerking op beide locaties zijn op het laatste moment afgeblazen. De GMR kritisch heeft gekeken naar de rol van onze stichting in het geheel Tevredenheidspeilingen. Vergelijkingen met vorige peilingen zijn niet te maken. De GMR vindt dat bovenschools wat gedaan kan worden aan de naamsbekendheid, een stuk PR dus. Adviezen voor een volgende enquête: Geef aan waar de enquête voor nodig is. Stuur op verschillende manieren, zoals herinnering mailtjes met een positieve inslag. Vervangingsfonds Wanneer we uit het Vervangingsfonds kunnen levert dit geld op, daar kunnen we bijvoorbeeld meer mensen mee in de school zetten om op die manier bij ziekte het vervangingsprobleem intern op te lossen. Deze oplossing geeft lucht in de school, en wellicht ook minder werkdruk. Eventuele ziektepieken zijn door het vrijkomende geld ook op te vangen De GMR moet wel goed in de gaten houden welke belangen zij voor staan: die van de stichting ( financieel risico ) of die van de school ( meer formatie=minder werkdruk). Uitgangspunt moet de kwaliteit van het onderwijs zijn! Visie ontwikkeling GMR In de eerste bijeenkomst heeft de GMR een inventarisatie gemaakt over de sterke punten, zwakke punten, mogelijkheden en bedreigingen. Deze zijn in twee latere bijeenkomsten uitgewerkt. In bijlage 1 het eindproduct. Werkdruk De commissie werkdruk is dit jaar weer bij elkaar geweest. De werkdrukscan van het Vervangingsfonds voldoet aan onze eisen. Scholen zullen de werkdrukscan gaan uitvoeren, en analyseren op stichtingsniveau, teamniveau en individueel niveau
GMR - BESLUITENLIJST 2014-2015 Verg. 240914
Nr. 1
240914 291014 111214 111214 140115 140115
2 3 4 5 6 7
140115 140115
8 9
140115 230315 230315 230315 150415
10 11 12 13 14 15 16 17
150415 170615
ONDERWERP Wanneer een school aan de beurt is als gastschool en er is geen school vertegenwoordigd of het betreft een ouder, dan vergaderen we op het bestuurskantoor. Rooster van aftreden is goedgekeurd Notulen voorzien van paginanummering Instemming traject verlies van het BRIN nummer van de Sjalomschool Instemming trajecten Ontmoeting en Sjalomschool en OPOCK Ophogen overleg met MR voorzitters naar 2x per jaar. Instemming Plaatsingswijzer, mits de gegevens van de leerlingen gemaakt in ParnasSys direct weg gezet kunnen worden naar het VO. DOD moet dus geïmplementeerd worden Ongevraagd advies m.b.t. het innen van de ouderbijdrage Positief advies m.b.t. de begroting met de aantekening dat de toedelingsystematiek transparant gemaakt moet worden en de GMR de mogelijkheid krijgt tot het instellen van een auditcommissie. Instemming jaarverslag 2014 GMR Instemming beleidstuk werkgroep CAO Instemming stemprocedure voor het kiezen van basis of overlegmodel Instemming beleid bestuur t.a.v. keuze basis of overlegmodel Instemming uittreden vervangingsfonds en opzetten vervangerspool Instemming bestuursformatieplan Ongevraagd advies op weg naar een transparante organisatie Instemming visiestuk GMR
Bijlage 1:
Visie GMR Stichting PCPO Capelle/Krimpen vastgesteld 17 juni 2015 De GMR is een bovenschools klankbord dat werkt aan kwaliteit in een gezonde organisatie die transparant is in financieel en onderwijskundig opzicht.
De GMR wil strategisch meedenken over het beleid van de stichting. Dat doen we door ons pro-actief op te stellen en gevraagd en ongevraagd advies te geven. De GMR wil open en duidelijk communiceren met de betrokken partners, Directeur-Bestuurder, Raad Van Toezicht en de Medezeggenschapsraden. De GMR overlegt, neemt standpunten in en maakt deze kenbaar. De GMR is deskundig en wil zich verdiepen en/of specialiseren.
Wij zijn een GMR die gericht met diverse betrokkenen respectvol wil samenwerken door middel van heldere afspraken, duidelijke structuur en een open communicatie. Dit willen we bereiken door:
Ons pro-actief op te stellen De GMR heeft een totaal overzicht van de beleids- en bestuurstukken en weet wat de status hiervan is (aangegeven op een jaaroverzicht). De GMR is medeverantwoordelijk voor de inhoud van de beleidsstukken Communicatie: -De GMR is door de Medezeggenschapsraden benaderbaar om zich te laten informeren. -De GMR neemt hierin zelf ook initiatief. De GMR communiceert met de Directeur-Bestuurder. -Voor het goed functioneren van de GMR is het noodzakelijk dat de Directeur-Bestuurder de GMR tijdig en volledig informeert.
Meetpunten in een gezonde organisatie 1. 2. 3. 4. 5.
Instroom leerlingen Informatiestroom ) trimesterverslagen, jaarverslag, kenwaarden cfi’ Professionaliteit Kritische succesfactoren Marketing
De GMR is zich bewust van haar verantwoordelijkheid en zal niet aarzelen om professionals in te vliegen over bepaalde zaken.
Bijlage 2:
Op weg naar een transparante organisatie. Versie 1.0 Notitie van de GMR (Ongevraagd advies aan CvB) Voorafgaande aan GMR vergadering wil de GMR geïnformeerd worden over± 1 Leerlingenontwikkeling (pagina 6 van de begroting als voorbeeld). Dit staatje uit de begroting per kwartaal aanvullen/bijwerken met opgave vanuit de schooldirecties. De ontwikkeling moet je kunnen volgen per school zodat directeuren niet weg kunnen komen met “slechte schattingen”. Tevens 3 jaar vooruit kijken per school, je weet immers de uitstroom de komende jaren, weet je gelijk de doelstelling wat betreft instroom nieuwe kinderen (per school). I.c.m. bestaansrecht scholen, dus inderdaad ook 3 jaar vooruit blijven kijken, uitstroom is immers bekend. 2. Opgave aantal fte, gesplitst in vast dienstverband en tijdelijke arbeidsovereenkomsten + totale personeelskosten. Is simpelweg uit het loonpakket te halen per school. 3 Ontvangen gelden overheid gesplitst in personeel en gebouwen. 4.Liquiditeitssaldo per einde van iedere maand (+ vergelijk met prognose, streven is eind 2015 1,5 miljoen) Deze 4 meetpunten hangen met elkaar samen en zijn per kwartaal simpel en snel op te leveren. Instroom – uitstroom (door schooldirecteuren) – personeelsaantallen+-kosten (door Paul de Jong) – liquide middelen op de bank (door Nico/controller). Als GMR kunnen we dan opvallende trends signaleren en om uitleg vragen. Dit alles zonder dikke rapporten op te hoeven maken. Voorbeeld; als de leerlingaantallen in 2016 een sterke daling geven en de verhouding vast-tijdelijk personeel lijkt uit verband (zie ook verband met de ontvangen gelden vanuit Den Haag, punt 3), dan kun je tijdig vragen stellen aan bestuur. Daarnaast zijn er in de begroting enkele belangrijke zaken opgenomen voor 2015 (of zelf al doorgeschoven), die vanuit de GMR gemonitord moeten worden; 1. Stand zaken/afwikkeling LGF gelden (en besteding, pagina 9 begroting) 2.Stand zaken toedelingssystematiek ( in begroting staat, pagina 9, “dient in 2015 “verder vorm te krijgen”). Had in 2014 al geregeld moeten zijn (toegezegd), dus stand zaken in iedere GMR vergadering monitoren. Anders schuift dit weer op 3. Stand zaken invoer beoordelings- en functioneringsgesprekken per school (rapportage schooldirecteuren aan Nico per kwartaal aantal gehouden gesprekken). Kun je volgen of de scholen daadwerkelijk doen wat er in het beleidsplan staat. 4. Ontwikkeling website; in begroting staat dat door de druk op de investeringen dit een jaar is uitgesteld. Marketing, communicatie etc. is cruciaal voor nieuwe instroom, waarom is de stichting hier niet dwingend(er) in? Of is dit een MR aangelegenheid? 5.
………(wellicht nog meer punten te noemen)
