CASEBESCHRIJVING
“OPDIC analyse en uitkomst”
VERTROUWELIJK W
www.implementatie-erp.nl
E
[email protected]
Inleiding Dit is een voorbeeldproject, uitgevoerd door 1 of meerdere professionals van de OPDIC groep. Wij maken in de analysefase onder andere gebruik van de methodiek OPDIC.
Wat doet OPDIC OPDIC is een analysetool die gebruikt wordt om snel inzicht te krijgen in het fundament van een organisatie. OPDIC kijkt naar bepaalde managementbouwstenen, te weten Organisatie, Processen, Discipline, Informatievoorziening en Cultuur & Communicatie. Deze bouwstenen vormen het fundamant van een organisatie. De bouwstenen dienen voldoende stevig te zijn en dienen onderling verbonden in evenwicht te zijn. De samenhang van de bouwstenen moet gezien worden als een keten, zo sterk als de zwakste schakel. Als de keten niet in evenwicht is, zorgt dit voor extra inspanning om resultaat te behalen. OPDIC geeft inzicht in de sterkte van de keten, doet een uitspraak over het fundamant en geeft aan of er een voldoende basis is in de organisatie om te werken aan groei, ambitie, verminderen van fout- en faalkosten etc.
Hoe werkt OPDIC - Analyse OPDIC bestaat uit een vragenlijst met 90 vragen die digitaal ingevuld kan worden in 20 min tijd. OPDIC kan door alle medewerkers binnen het bedrijf ingevuld worden. Iedere vraag wordt beoordeeld met een score van 1 tot en met 5. Deze tool onderzoekt vanuit de missie, het doel en het beleid de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers binnen de organisatie. Daarnaast wordt er onder andere aandacht besteed aan informatieoverdracht. Vragen zijn zowel positief als negatief gesteld.
De vragenlijst kan op naam en anoniem ingevuld worden. Indien de medewerkers hun afdeling invullen, kan er tevens gekeken worden naar verschillen tussen afdelingen.
©OPDIC Versie: 1.0
– Casebeschrijving –
6-11-2013 -2-
Hoe werkt OPDIC - Diagnose Alle scores worden verzameld en de volgende gegevens worden gepresenteerd: Tabel1-3 OPDIC Scoreverdeling 0 - 3,0 46 51% 3,1 - 4,4 17 19% 4,5> 27 30% 90
OPDIC enquete score # 50 38% min 1,0 max 4,7
OPDIC score totaal Organiseren Processen Discipline Informatie Communicatie/Cultuur gemiddelde
3,2 4,7 2,6 2,9 3,1 3,3
enigszins
Grafiek 1 – OPDIC score totaal
OPDIC score totaal 4,7 5,0
3,2
2,6
2,9
3,1
D
I
C
3,0 1,0 O
-1,0
P
Grafiek 2 – OPDIC per afdeling
OPDIC score per afdeling 4,7 5,0
3,2
2,9
2,8
3,1
2,9
2,6
2,3
3,0
2,2
2,8
1,0 -1,0
©OPDIC Versie: 1.0
O
P
D
– Casebeschrijving –
I
C
6-11-2013 -3-
Tabel 4 – OPDIC score top 10 hoogste scores
In hoeverre zijn de onderstaande beweringen van toepassing?
top 10 hoogste scores
Ik kom op tijd op mijn werkplek - Discipline
4,7
helemaal
Ik realiseer mij dat proces/projectinformatie belangrijk is voor de rest van de organisatie Informatie
4,5
helemaal
Ik voel me betrokken bij de organisatie - Organisatie
4,4
grotendeels
Ik doe wat ik heb beloofd. - Discipline
4,4
grotendeels
Ik kom mijn afspraken na. - Discipline
4,4
grotendeels
Ik weet wat mijn taken en verantwoordelijkheden zijn - Organisatie
4,3
grotendeels
Ik communiceer met collega's over knelpunten in het proces en project - Communicatie
4,2
grotendeels
Wij hebben jaarlijks een kwaliteitsaudit om te analyseren of wij werken conform ons kwaliteitssysteem - Processen
4,1
grotendeels
Ik krijg van mijn leidinggevende weinig opmerkingen over onvoldoende informatieoverdracht – Informatie
4,1
grotendeels
In onze organisatie is een duidelijke hiërarchie aanwezig.- Organisatie
4,1
grotendeels
Tabel 5 – OPDIC score top 10 laagste scores
In hoeverre zijn de onderstaande beweringen van toepassing?
top 10 laagste scores
Er is een organisatiebreed planningsysteem.
2,0
vrijwel niet
Er is een centraal planningssysteem waarin staat wie wat wanneer moet doen.
2,0
vrijwel niet
Er is een centraal informatie systeem (ERP) beschikbaar.
2,1
vrijwel niet
Bij ons ontstaan (proces)fouten door onvoldoende communicatie.
4,5
grotendeels
De directie neemt het voortouw bij heldere communicatie en informatieoverdracht.
2,1
vrijwel niet
Afdelingen werken zelfstandig en niet als team samen.
4,7
grotendeels
Binnen de organisatie staan alle neuzen dezelfde kant op.
1,6
vrijwel niet
Onze organisatie is klaar voor de toekomst.
2,0
vrijwel niet
Ik kom onvoldoende toe aan mijn eigen werk omdat ik te veel moet zoeken naar informatie.
4,7
helemaal
Er ontstaan fouten, omdat er onvoldoende gewerkt wordt conform richtlijnen.
2,7
helemaal
©OPDIC Versie: 1.0
– Casebeschrijving –
6-11-2013 -4-
Wat zegt het resultaat ons OPDIC werkt met een stoplicht. De kleuren van het stoplicht staan voor de stevigheid van (een bouwsteen van) het fundament. Pas als de waarde groen is (score hoger dan 4,5), dan is er sprake van voldoende basis. De eerste tabel geeft aan dat 51% van de antwoorden een score had tussen 0 en 3, waarbij 1= helemaal niet, 2=vrijwel niet en 3=enigszins. De tweede tabel geeft aan dat 50 mensen (van de 130 medewerkers) de vragenlijst heeft ingevuld. De hoogst ingevulde score was 4.7 en de laagste score 1.0. De derde tabel en de eerste grafiek geven de waarde per bouwsteen. Het gemiddelde van de bouwstenen is 3,3. Dit staat voor ‘enigszins’ een fundament om te werken aan verbeteringen. Echter, grafiek 1 laat zeker geen evenwicht zien in de bouwstenen. Twee van de vijf bouwstenen zijn ver onder de gewenste waarde (kleur rood). De tweede grafiek laat het verschil zien van één of meer afdelingen ten opzichte van het totaalbeeld. Daarbij valt op dat de afdeling (2-de kolom) altijd lager scoort dan gemiddeld en vooral het verschil bij de ‘Processen’ is groot. Het is ook mogelijk verschillen te zien tussen afdelingen. De laatste 2 tabellen (4 en 5) zijn de hoogste gemiddelde en de laagste gemiddelde scores van alle ingevulde vragenlijsten. Kortom, wij beoordelen de OPDIC-score, definiëren de knelpunten en beoordelen of de klant klaar is voor de ERP-implementatie en welke acties nog genomen dienen te worden. Wij hechten er grote waarde aan dat wat goed is, te behouden.
Workshop: wat zegt het resultaat u In een workshop doen we een terugkoppeling van de resultaten en checken wij op herkenbaarheid bij uw medewerkers. Op basis van deze resultaten benoemen wij aan welke bouwstenen nog gebouwd moet worden. Aan het einde van de workshop heeft u daarvoor de richting bepaald.
©OPDIC Versie: 1.0
– Casebeschrijving –
6-11-2013 -5-
Knelpunten en verbetergebieden Naar aanleiding van het verschil tussen de OPDIC score van de klant en de gewenste score stellen wij een plan van aanpak op met daarin knelpunten en verbetergebieden: OPDIC
Score klant
Score gewenst
Knelpunt/verbetergebied Organisatiestructuur is onduidelijk
Organisatie
3,2
4,5
Taken-verantwoordelijkheden-bevoegdheden niet helder Er zijn geen afdelingsdoelstellingen Processen zijn niet vastgelegd in beschrijvingen
Processen
4,7
4,5 Klachten worden niet vastgelegd We doen niet wat we afspreken
Discipline
2,6
4,5
Er wordt niet gestuurd op ‘discipline op procesuitvoer’ De richtlijnen en afspraken zijn niet helder Informatie is niet snel opvraagbaar
Informatie
2,9
4,5 Informatie moet iedere keer opnieuw gemaakt worden
Communicatie & Cultuur
©OPDIC Versie: 1.0
Matige samenwerking tussen afdelingen 3,1
4,5
Goed voorbeeld doet goed volgen geldt hier niet Mensen worden niet aangesproken op wat er fout gaat
– Casebeschrijving –
6-11-2013 -6-
