Camino
Centrum voor leven met kanker
Jaarplan/Beleidsplan voor oprichting van en visie op de operationele fase Naam: Camino, centrum voor leven met kanker Regio: Zuidplas Secretariaat: Zuidplasweg 5 2914 LK Nieuwerkerk aan den IJssel 06-‐12679487 Website: n.n.b. Email:
[email protected] KvK: 59182067 Regiobank: 85.02.46.628 IBAN: NL98RBRB0850246628 Fiscaal nr: 853355642
1
Voorwoord Sinds enkele maanden wordt er hard gewerkt aan de verwezenlijking van het plan om de regio Zuidplas een inloophuis op te zetten voor mensen die te maken hebben met kanker. De doelgroep betreft mensen die kanker hebben (gehad) hun naasten (partners, kinderen, overige familie, vrienden, mantelzorgers). Kanker heb je niet alleen, dus daarom zijn zowel mensen die zelf kanker hebben als ook de mensen die daarom heen staan welkom in het inloophuis. Een inloophuis is een plek waar mensen elkaar op een ongedwongen wijze kunnen ontmoeten. Dit kan door vrijblijvend inlopen en het deelnemen aan activiteiten (ontspanning/beweging/creatief), het uitwisselen van ervaringen en het zoeken naar informatie over de ziekte. Het opzetten van een inloophuis vergt tal van voorbereidende werkzaamheden, waaronder het uitwerken van het doel en de visie/missie van het inloophuis. Ook het zoeken naar huisvesting, inrichting van de huisvesting, werven en opleiden van vrijwilligers in verschillende functies (coördinator, gastvrouwen/-‐heren, activiteitenbegeleiders), die in het inloophuis een cruciale rol gaan vervullen, zijn voorbereidende activiteiten. Daarnaast is promotiemateriaal nodig om het inloophuis bekendheid te geven en dienen er folders en een website ontwikkeld te worden om te verwijzen, te informeren. Al deze werkzaamheden vragen tijd en geld. Aantrekken van sponsorgelden, subsidies, moeten voorzien in het benodigde kapitaal om het inloophuis van de grond te krijgen. De uitwerking van deze aspecten van voorbereiding ligt vast in dit document en wij hopen van harte dat dit plan voldoende inzicht geeft in de motieven voor het oprichten van het inloophuis in de regio Zuidplas en de wijze waarop wij dit willen aanpakken. Mede gezien de ervaringen van de inloophuizen op meer dan 70 andere plaatsen in Nederland verwachten wij dat deze voorziening voor basis psycho sociale zorg in een grote behoefte voorziet en daarom een succes zal worden.
In dit beleidsplan staat beschreven wat we precies willen, waarom en hoe. Helpt u mee? Januari 2014, Agnes van der Aa (voorzitter Stichting Camino)
2
1. Inhoudsopgave
Titel pagina ………………………………………………………………………………………………… 1 Voorwoord …………………………………………………………………………………………………… 2 1. Inhoudsopgave ……………………………………………………………………………………… 3 2. Het initiatief …………………………………………………………………………………………… 4 3. Beleidsachtergrond ………………………………………………………………………………… 4 3.1 Waarom een inloophuis ………………………………………………………………………… 4 3.2 Haalbaarheid/Verantwoording ……………………………………………………………… 5 3.3 Beleidsuitgangspunten …………………………………………………………………………… 6 3.3.1 Missie ………………………………………………………………………………………………… 6 3.3.2 Visie …………………………………………………………………………………………………… 6 3.3.3 Doelen ………………………………………………………………………………………………… 6 3.3.4 Kernwaarden ……………………………………………………………………………………… 6 3.3.5 Doelgroep …………………………………………………………………………………………… 6 4. Huisvesting, personele bezetting en activiteiten ……………………………………… 7 4.1 Algemeen ………………………………………………………………………………………………… 7 4.2 Huisvesting, ligging, gewenste inrichting en openingstijden ……………..……… 7 4.2.1 Programma van eisen en wensen huisvesting ……………………………….……… 7 4.2.2 Ligging ………………………………………………………………………………………………… 8 4.2.3 Openingstijden ……………………………………………………………………………………… 8 4.3 Personele bezetting ………..………….……………………………………………………………… 8 4.3.1 Coördinatoren ………………………………………………………………….…………………… 8 4.3.2 Vrijwilligers ………………………………………………………………………………………… 8 4.4 Activiteiten ……………………………………………………………………………………………… 10 4.4.1 Vaste activiteiten ……………………………………………………………………………… 10 4.4.2 Incidentele activiteiten ……………………………………………………………………… 10 5. Organisatorische aspecten ………..…………………………………………………………… 10 5.1 Bestuurlijke verantwoordelijkheid tijdens oprichtingsfase ……………………… 10 5.2 Bestuurlijke verantwoordelijkheid tijdens de operationele fase ………..…… 11 5.3 Vrienden van …………………………………………………………………………………………… 11 6. Externe omgeving ……………………………………………………………………………………… 11 6.1 Omgevingsaspecten ………………………………………………………………………………… 11 6.1.1 Externe omgeving tijdens oprichtingsfase ……………………………………………… 11 6.1.2 Externe omgeving tijdens operationele fase …………………………………………… 11 6.2 Public Relations/promotie ………………………………………………………………………… 12 7. Financiën, investeringen, exploitatie …………………………………………………………… 12 7.1 Kosten ……………………………………………………………………………………………………… 12 7.2 Bijdragen …………………………………………………………………………………………………… 12 7.3 Investeringen …………………………………………………………………………………………… 13 7.4 Exploitatie ………………………………………………………………………………………………… 13 8. Implementatie …………………………………………………………………………………………….. 13 Bijlage 1 Concept exploitatie begroting Bijlage 2 Tijdsplanning activiteitenschema Bijlage 3 Betrokken partijen 3
2. Het initiatief Als je kanker krijgt verandert je wereld, verandert je toekomstbeeld. De ziekte heeft invloed op je functioneren, je positie op je werk en in je gezin en familie. Er wordt anders naar je gekeken, of je dat nu wilt of niet. Een periode van behandelingen komt als een orkaan over je heen en neemt je volledig in beslag. Daarna volgt vaak een periode van onzekerheid, waarin angst en de wil het gewone leven weer op te pakken elkaar afwisselen. In deze periode moet je vaak wel gewoon door functioneren en flink zijn. Hierdoor komt een kankerpatiënt veelal te weinig aan zichzelf toe. Daarnaast komt er heel veel af op de omgeving van de patiënt; de partner, kinderen, familie, vrienden. Deze mensen krijgen ook heel veel te verwerken, terwijl de aandacht steeds uit blijft gaan naar de patiënt. Ik heb zelf kanker gehad en dit aan den lijve ondervonden. En wat ik heel erg gemist heb in die tijd was een plek waar ik m’n accu weer op kan laden, die was er niet! Kanker heb je ook niet alleen. Je partner, kinderen, familie en vrienden beleven de turbulenties met je mee en moeten zelf ook hun weg vinden om hiermee om te gaan. Je kan niet altijd je hart volledig luchten bij elkaar. Je wilt je dierbaren vaak ontzien/beschermen. Ook zij hebben behoefte aan een plek om de accu weer bij te laden. Reden voor mij om het initiatief te nemen om zo’n plek te realiseren in de regio Zuidplas: een inloophuis voor mensen die leven met kanker en hun naasten. Tot mijn verrassing bleek tijdens de oriëntatiefase al snel dat ik niet de enige ben met dit soort ervaringen en wensen. Meer dan 60 mensen zijn mij al voor gegaan en hebben, verspreid over Nederland, inloophuizen gerealiseerd. Er is ook al een brancheorganisatie IPSO, dat staat voor Inloophuizen en Psycho-‐oncologische centra ; Samenwerking en Ondersteuning. Onderzoek heeft al aangetoond dat inloophuizen grote meerwaarde hebben. Het Koningin Wilhelmina Fonds kankerbestrijding steunt en stimuleert daarom de realisatie van inloophuizen. Redenen te over om ook in de regio Zuidplas een inloophuis te realiseren.
3. Beleidsachtergrond 3.1 Waarom een inloophuis Uit verschillende onderzoeken komt duidelijk naar voren dat de confrontatie met kanker en de behandeling daarvan grote gevolgen heeft voor het leven van de patiënt, zowel lichamelijk, geestelijk als sociaal. Ook voor de naasten verandert het leven vaak drastisch. Een groot deel van de opvang en zorg van kankerpatiënten komt thans neer op de directe omgeving van de zieke, ‘de mantel’. Het gaat hier om partners die voor elkaar zorgen en familie, vrienden/buren die elkaar helpen of verzorgen. In Nederland zijn ruim 2,6 miljoen mantelzorgers (bron: Mantelzorgsteunpunt). Mensen met kanker doen vaak gedurende langere tijd een beroep op de mantelzorg, waardoor ook de mantelzorgers behoefte kunnen hebben aan zorg en ontspanning in een omgeving die daarvoor begrip heeft. Het inloophuis kan door haar activiteiten de mantelzorg mede ontlasten. Een inloophuis is een ontmoetingsplek, een laagdrempelige voorziening waar mensen die geconfronteerd zijn met kanker, en hun naasten zonder afspraak binnen kunnen lopen. Door het deelnemen aan activiteiten kunnen bezoekers/gasten hun accu weer opladen. Inloophuizen vervullen een rol bij het bieden van praktische, emotionele en sociale steun. 4
Maatschappelijke ontwikkelingen We leven in een periode die sterk beïnvloed wordt door de financiële crises die in 2008 zichtbaar werd en nog steeds actueel is. Er is sprake van een algemene kostenreductie en daarbinnen ook zeer gerichte kostenreductie in de zorg. Maatschappelijk wordt een omslag beoogd van “verzorgingsstaat” naar “participatiestaat”. De overheveling van zorgtaken uit AWBZ en WMO naar gemeenten, die daarvoor aanzienlijk minder geld ter beschikking krijgen is één van de actuele uitdagingen. Dit is mede een reden om een voorziening als het inloophuis van de grond te krijgen. Voor u ligt nu het initiatief om te komen tot de opzet van een zogenaamd inloophuis. In de regio Zuidplas is nog geen inloophuis waar mensen die geconfronteerd zijn met kanker en hun naasten gewoon even binnen kunnen lopen om elkaar te ontmoeten of waar vraaggestuurde activiteiten en thema bijeenkomsten worden aangeboden. Landelijk zijn op dit moment tussen de 60 – 65 inloophuizen actief. Rond de regio Zuidplas zijn dit de Boei in Rotterdam en inloophuis ‘Leven met kanker’ in Woerden. Daarnaast zijn er in Gouda wat activiteiten in ontwikkeling als dependance vanuit ‘De gele Linde’ uit Boskoop. (Alle bestaande inloop huizen in onze omgeving(Woerden, Mijdrecht, Leiden, Den Haag, Naaldwijk, Utrecht, Rotterdam) hebben wij bezocht. Binnenkort bezoeken we nog het inloophuis Cabane in Utrecht (buddy). We hebben bekeken hoe die huizen er uit zien. En besproken wat hun ervaringen waren zowel bij de opzet als tijdens de exploitatie. In hoeverre het werkelijk in een behoefte voorziet. Welke activiteiten goed en minder goed lopen. Waar we op moeten letten bij het aantrekken van vrijwilligers etc. Tevens hebben wij de studiedag voor startende inloophuizen, georganiseerd door het IPSO, bijgewoond. De resultaten van deze gesprekken en andere gesprekken/onderzoek zijn mede input geweest voor dit jaarplan/beleidsplan.)
3.2 Haalbaarheid/Verantwoording
Landelijk zijn er ruim 70 inloophuizen. Daarnaast zijn er een aantal inloophuizen in oprichting, waaronder in de regio Zuidplas. Dit omdat in deze regio nog geen inloophuis voor deze doelgroep wordt geboden. De De regio Zuidplas bestaat uit de gemeente Zuidplas (Nieuwerkerk, Zevenhuizen/Moerkapelle en Moordrecht). Ook Capelle aan den IJssel en Nesselande rekenen we tot de regio Zuidplas. Het gaat in deze regio om ca. 100.000 inwoners. Een op de drie mensen krijgt kanker, waarvan 50% kans heeft op genezing. Zowel mensen die genezen als mensen die niet genezen hebben baat bij een inloophuis. Daarnaast behoren de naasten en nabestaanden ook tot de doelgroep. De brancheorganisatie IPSO steunt de initiatieven van de plaatselijke inloophuizen, d.m.v. adviezen, kennisbank, opleidingen, kwaliteitsprogramma, etc. Onderstaand de cijfers voor gemeente Zuidplas: • 40.919 inwoners ( CBS, augustus 2013) • 13.639 kans op kanker (Bron: KWF) • 6.819 kans op genezing • Minimaal 3.409 baat bij inloophuis (exclusief de mensen die niet genezen, naasten en nabestaanden) Meerwaarde van een inloophuis blijkt uit onderzoek en steun van het KWF; gasten ervaren ontspanning en versterking. Daarnaast nemen de zorgkosten af. 5
3.3 Beleidsuitgangspunten 3.3.1 Missie
Het inloophuis wil bijdragen aan kwaliteit van leven van mensen die geconfronteerd zijn met kanker en hun naasten. De missie is: leven met kanker zo leefbaar mogelijk maken en eigen kracht versterken, door te luisteren naar de mens die leeft met kanker, te ontdekken wat hij nodig heeft en daar zo goed als mogelijk in te voorzien. (hierbij bedoelen we tevens de naasten)
3.3.2 Visie
De manier om dat te bereiken is het aanbod voor mensen met kanker en hun naasten vraag gestuurd en laagdrempelig te maken. De mens met zijn individuele behoefte staat hierin centraal. Het aanbod van activiteiten en informatie moet aansluiten bij de bestaande draagkracht en coping strategieën van de bezoekers van het inloophuis. Activiteiten kunnen bijdragen aan het emotioneel welbevinden waardoor bezoekers hun accu op kunnen laden. De aanwezigheid van vrijwilligers maakt dat er tijd en aandacht is voor de bezoekers van het inloophuis, een goede voorwaarde voor vraag gestuurd werken en laagdrempeligheid. Daarnaast zal de laagdrempeligheid bevorderd worden door het ter beschikking stellen van informatie en het aanbieden van activiteiten. Hierbij wordt gewerkt vanuit de visie Door kanker bewust leven. Voor alles wat wij doen geldt: niet de ziekte, maar de mens staat centraal. Je wordt naar behoefte ondersteund om – ondanks de beperkingen die de ziekte je mogelijk oplegt – je eigen kracht te (her)vinden, het leven te beleven en de verbondenheid met de mensen om je heen te blijven ervaren. Wij ondersteunen mensen in iedere fase van het ziekte-‐, genezings-‐ en acceptatieproces. De deuren van het inloophuis staan nadrukkelijk óók open voor mensen van wie een dierbare ziek is (geweest) of aan kanker is overleden.
3.3.3 Doelen
Het inloophuis heeft het doel: • bezoekers de gelegenheid geven hun accu op te laden door het aanbieden van diverse activiteiten • bezoekers van informatie voorzien waar op dat moment behoefte aan is en het indien nodig doorverwijzen naar andere instanties • ontmoeting en contact tussen diverse bezoekers tot stand brengen Het inloophuis biedt daartoe: • tijd en aandacht • informatie en advies • lotgenotencontact • activiteiten • een “veilige” ontmoetingsplaats
3.3.4 Kernwaarden
Om bovenstaande doelen te bereiken is het van belang dat het inloophuis een warme sfeer uitstraalt. Begrip en openheid zijn kernwaarden, die door de altijd aanwezige vrijwilligers wordt uitgedragen.
3.3.5 Doelgroep
Het inloophuis is bedoeld voor alle inwoners in de regio Zuidplas die geconfronteerd zijn met kanker. Bezoekers kunnen in de curatieve (behandeling gericht op genezing), palliatieve (behandeling is gericht op verzachting) en terminale fase van hun ziekte verkeren. Naast de zieken zelf zijn ook de 6
naasten/mantelzorgers welkom. Het inloophuis is er voor alle leeftijden en gezindten. Het inloophuis wil zo veel mogelijk vraag gestuurd werken; hiervoor wordt de vraag van de diversiteit aan bezoekers continue afgestemd op het aanbod.
4. Huisvesting, personele bezetting en activiteiten 4.1 Algemeen Het inloophuis biedt de gelegenheid om elkaar in een prettige huiselijke sfeer te ontmoeten. Naast de zieke zijn ook familie, vrienden of anderszins betrokkenen van harte welkom. Het inloophuis staat open voor suggesties en wensen van haar bezoekers. Op basis hiervan biedt het inloophuis allerlei activiteiten en themabijeenkomsten aan. Onder het genot van koffie, thee, e.d. i s het contact met andere bezoekers mogelijk. Er is een informatiepunt en bibliotheek aanwezig, waar men via internet of boeken over de ziekte kan lezen.
4.2 Huisvesting, ligging, gewenste inrichting en openingstijden Om een inloophuis te realiseren wordt in de oprichtingsfase naar geschikte huisvesting gezocht. Het pand moet het mogelijk maken dat de bezoekers elkaar in alle rust en ruimte kunnen ontmoeten door middel van deelname aan een activiteit, het opzoeken van informatie of om zomaar wat te praten. Het pand heeft de mogelijkheid om diverse ruimtes te creëren, waaronder een groepsruimte voor 50 personen. Het is ruimtelijk en licht en is toegankelijk voor minder validen (geen drempels, invalidentoilet, zo nodig een invalidenlift). Er is een mogelijkheid om buiten te zitten (liefst een tuin).
4.2.1 Programma van eisen en wensen huisvesting (ruimte schema)
Onderstaand een overzicht van de gewenste oppervlaktes. Om van start te kunnen gaan is het ook mogelijk om ruimtes te combineren en later uit te breiden. Deze uitbreidingsmogelijkheid moet dan in het pand aanwezig zijn. Tussen haakjes worden de minimale oppervlaktes genoemd. Ruimte Functie Oppervlakte in m2 Bibliotheek/comput Informatie opzoeken via de computer of (20) 30 erruimte boeken/folders. Mogelijkheid tot lezen aan grote Informatiecentrum tafel Groepsruimte I Groepsgesprekken, creatieve bezigheden en 50 vergaderingen (50 personen) Groepsruimte II Ontspannende activiteiten zoals yoga, zingen, (15) 30 verwen activiteiten zoals massage, pedicure etc. (evt. te combineren met kleine ruimte Een of twee kleinere Ruimte voor persoonlijke adviezen, 2x 12 ruimtes beautybehandelingen of bijv. spreekuren met oncologieverpleegkundigen Herenkamer Ruimte om een biljart te plaatsen en zitje te maken 30 Jongerenruimte Ruimte voor jongeren /graffity 25 Kinderzolder Plek waar kinderen zich kunnen terugtrekken 20 Keuken Ruimte voor ongeveer 15 mensen om gezamenlijk te 25 eten/koken. Gezellige woonkeuken Huiskamer Plek met diverse zithoeken 32 Kantoor Werkplek voor coördinator, en (financiële) 25 7
administratie Gangen, toiletten en Bij de verschillende ruimtes moet voldoende (45) 60 bergruimte opslagruimte zitten voor het opbergen van materialen. Ruime entree. Invalidentoilet Tuin Verschillende zitjes en groen (60) 100 Totaal (minimaal) / Gewenst (excl. Tuin) (299) 351 Opties: Uitgaande van het voorafgaande zou de mogelijkheid onderzocht moeten worden om een inloophuis te betrekken in bestaande bouw of nieuwbouw. In Zuidplas staan diverse panden leeg, die eventueel gehuurd of gekocht kunnen worden. Financiering; Bij voorkeur gratis, of tegen zeer lage kosten, die vervolgens door middel van sponsoring opgebracht moeten worden.
4.2.2 Ligging
Een ideaal pand ligt op een goed bereikbaar punt (openbaar vervoer en parkeerfaciliteiten) en heeft door haar uitstraling een lage drempel. Aangezien niet alle bezoekers gezien willen worden is het prettig als het pand op het grensvlak wonen – openbare gebied ligt. Gezien de doelgroep en de onafhankelijke status wordt het inloophuis bij voorkeur niet bij een ziekenhuis, verzorging, verpleeghuis of hospice gevestigd. Daarnaast moet het rustig gelegen zijn.
4.2.3 Openingstijden
Het inloophuis zal op maandag t/m vrijdag overdag geopend zijn, met op termijn ook op de avonden en in de weekenden. De openingstijden worden afgestemd met de behoeften van de gasten.
4.3 Personele bezetting De personele bezetting van het inloophuis is van cruciaal belang. Het functioneren van het inloophuis zal voornamelijk gedragen worden door de inbreng van een groot aantal vrijwilligers. Zij zorgen voor de dagelijkse gang van zaken, de sfeer in huis, begeleiden activiteiten, ontvangen bezoekers, etc. Coördinatie van de organisatorische, administratieve en financiële zaken, vereisen de aanwezigheid van een coördinator, waar hoge eisen aan gesteld worden. De uitvoering van de organisatorische, administratieve en financiële zaken kan door vrijwilligers worden opgepakt. In het inloophuis zal gewerkt worden met netwerkgroepen, zoals bijv. • Cluster gasten ontvangst • Cluster reguliere activiteiten • Cluster incidentele activiteiten • Cluster evenementen • Cluster bedrijfsvoering en administratie • Etc. Vrijwilligers kunnen deelnemen in verschillende clusters. Elk cluster wordt getrokken door een clustertrekker en is weer verbonden met een bestuurslid voor het beleid. Zo wordt ook gewaarborgd dat het bestuur betrokken is en blijft bij de organisatie. 3.3.1. Coördinatoren Ter ondersteuning van de dagelijkse gang van zaken en voor het feitelijk leiding geven in het inloophuis wordt gezocht naar een of meer coördinatoren. Deze personen dienen liefst een relevante 8
achtergrond te hebben op het gebied van kanker. Ook de coördinatoren zijn vrijwilligers. Mogelijk wanneer dit om de een of andere reden wenselijk is en er is voldoende geld, kan het zijn dat er gekozen gaat worden voor betaalde krachten in de rol van coördinator. Het profiel van de coördinator evenals het eventuele salaris en de overige arbeidsvoorwaarden worden door het bestuur vastgesteld. Het bestuur stelt de coördinator aan. 3.3.2. Vrijwilligers Naast de coördinator, wordt gezocht naar een team van vrijwilligers die bereid zijn zich een of meer dagdelen per week in te zetten voor het inloophuis. De bezetting wordt afgestemd op het aantal dagdelen dat het inloophuis open is voor bezoekers. De vrijwilligers (gastvrouwen/gastheren) ontvangen de bezoekers. Belangrijk is dat zij de vaste bezoekers leren kennen. Daarom vinden wij het belangrijk dat de vrijwilligers tenminste één dagdeel per week aanwezig zijn. Ook voor de vaste activiteiten worden vrijwilligers geworven. Daarnaast zullen vrijwilligers geworven worden voor andersoortige werkzaamheden. In de toekomst zijn er wellicht mogelijkheden voor uitwisseling van vrijwilligers met andere organisaties in de regio (bijvoorbeeld organisaties waar het gaat om een activiteitencentrum, dagbesteding, mantelzorgsteunpunt of palliatieve dagopvang). We streven ernaar om te starten met een groep van ca. 40-‐50 vrijwilligers. Men dient te beschikken over een goed inlevingsvermogen en een flexibele instelling om te kunnen omgaan met alle intensieve gebeurtenissen in het inloophuis. Vrijwilliger zijn in een inloophuis is dankbaar en mooi, soms ook gezellig maar ook zwaar. Het is om kunnen gaan met de ziekte kanker en al haar vreselijke aspecten, omgaan met verdriet, rouw en pijn. Het vraagt capaciteiten zoals kunnen luisteren, afstand houden, troosten, aanwezig zijn, tijd hebben voor elkaar. Maar het vraagt ook om het vermogen om te kunnen gaan met groepsdynamiek, de reacties van mensen op elkaar, ruimte bieden voor iedereen. De vrijwilligers werken op ideële basis. Voor de verschillende categorieën vrijwilligers wordt door het bestuur een profiel vastgesteld. De vrijwilligers komen in eerste instantie binnen via werving. Zoals blijkt uit ervaringen van andere inloophuizen zullen zich gaandeweg ook vanuit de doelgroep zelf vrijwilligers melden. De kwaliteitseisen aan vrijwilligers zijn groot. Er wordt een aanstellingsprocedure voorzien van: • Kennismakingsgesprek • Basistraining • Proefperiode • Evaluatie proefperiode • Bij gebleken geschiktheid aanstelling als vrijwilliger in de rol van….. (dit wordt vastgelegd in de overeenkomst) De selectie van de eerste groep vrijwilligers wordt door het bestuur gedaan. Voor daarna wordt een procedure vastgesteld in het bestuur. Met de vrijwilligers zal door het bestuur een vrijwilligersovereenkomst worden aangegaan met daarin opgenomen een gedragscode, waarin onder andere is vastgelegd voor hoeveel tijd ze zich verbinden aan het inloophuis, nascholingsverplichtingen en het bijdragen aan sponsoracties. Hierbij wordt rekening gehouden met ieders talenten. De vrijwilligers zullen een training dienen te volgen. Deze training zal in navolging van andere inloophuizen bestaan uit een cursus van minimaal 5 dagdelen waarbij verschillende aspecten van het vrijwilliger zijn in een inloophuis aan de orde zullen komen. Gedurende de inzet van de vrijwilliger is 9
er steeds begeleiding (bijeenkomsten) maar ook scholing wenselijk. Dat gebeurt via bijscholingsbijeenkomsten. Vrijwilligers zijn het belangrijkste kapitaal van het inloophuis, of het nu gastvrouwen, gastheren, activiteitenbegeleiders, sponsorwervers, schoonmaakhulpen, tuinmannen, administratief medewerkers, coördinatoren of bestuursleden zijn; iedereen is even belangrijk. Er is geen onderscheid, behalve in de taak die je voor en in de organisatie verricht. Kortom: • Vrijwilligers zijn de kerndiscipline in het inloophuis • Vrijwilligers hebben een specifieke en zware zorgtaak in de begeleiding en het contact met de bezoekers/gasten; zij worden daarbij geselecteerd, getraind en begeleid in hun werkzaamheden • Vrijwilligers bieden langdurig ondersteunende zorg en begeleiding; het is een vorm van langdurig en intensief vrijwilligerswerk in de psycho-‐sociale zorg; • Inloophuizen zijn gericht op het bevorderen en handhaven van de kwaliteit van leven van (ernstig) zieke mensen, en de naasten van deze mensen, in alle facetten van hun mens-‐zijn.
3.4. Activiteiten
Activiteiten in het inloophuis kunnen worden onderverdeeld in vaste en variabele activiteiten.
3.4.1. Vaste activiteiten
Bij inloophuizen die al actief zijn blijkt dat het van belang is om regelmatig terugkerende activiteiten te organiseren. Dit schept mogelijkheden voor bezoekers om op een onnadrukkelijke wijze met elkaar in contact te komen. Doel van de activiteiten is te komen tot ontspanning en het opladen van de accu. Voor het begeleiden van de vaste activiteiten wordt een beroep gedaan op vrijwilligers. Afhankelijk van de behoefte worden de volgende regelmatig terugkerende activiteiten georganiseerd: • Creatieve activiteiten zoals tekenen, schilderen, boetseren • Ontspanningsoefeningen, zoals yoga, mindfulnes, massage • Muziek/zang, wandelen, samen bewegen • Samen koken, samen lunchen • Huidverzorging, visagie • Ronde tafelgesprekken met thema’s, verschillende doelgroepen, zoals partners, alleen verder • Informatie zoeken in bibliotheek/computer • Activiteiten voor kinderen/pubers
3.4.2. Incidentele activiteiten
Naast de vaste activiteiten zullen ook thema’s en jaarlijkse activiteiten aan de orde komen voor de doelgroep. Ook voor deze activiteiten zullen we een beroep doen op vrijwilligers. Voorbeelden van incidentele activiteiten zijn: • Lezingen en thema bijeenkomsten door deskundigen over onderwerpen zoals vermoeidheid, pijnbestrijding, partners, reïntegratie, WAO, etc. Lezingen worden evt. samen met andere organisaties georganiseerd • Jaarlijkse event • Catwalk • Verwenweekenden • Herdenkingsdienst • Door bezoekers zelf ingebrachte ideeën 10
5. Organisatorische aspecten 5.1 Bestuurlijke verantwoordelijkheid tijdens oprichtingsfase Op 7 november is de stichting Inloophuis Camino opgericht. Bestuursleden zijn vrijwilligers die zich onbezoldigd inzetten. Het bestuur bestaat uit: Agnes van der Aa (voorzitter), Dineke Schrijver (secretaris/penningmeester) en Inge Overbeeke. Het bestuur is verantwoordelijk samen met andere initiatiefnemers voor het neerzetten en structureel realiseren van de doelstellingen van Camino.
5.2 Bestuurlijke verantwoordelijkheid tijdens operationele fase Voor de operationele fase wordt gezocht naar uitbreiding van het bestuur en een goede taakverdeling. Naast een voorzitter, secretaris en penningmeester wordt gedacht aan de portefeuille personeel/vrijwilligers, PR en communicatie, fondsenwerving. Tijdens de operationele fase draagt het bestuur zorg voor een verantwoorde financiële structuur van het inloophuis. Het bestuur zet het beleid uit en is verantwoordelijk voor zaken aangaande het personeel.
5.3. Vrienden van… Om gelden binnen te krijgen die aanvulling kunnen geven op de exploitatiekosten van het inloophuis, een attentie voor vrijwilligers etc. zal er een stichting Vrienden van. … worden opgericht. Deze stichting richt zich op de (structurele) financiële inkomsten.
6. Externe omgeving 6.1 Omgevingsaspecten Het inloophuis krijgt te maken met veel externe organisaties, instanties, bedrijven en particulieren. Tijdens de oprichtingsfase ziet deze omgeving er anders uit dan tijdens de operationele fase.
6.1.1 Externe omgeving tijdens oprichtingsfase
Tijdens de oprichtingsfase is het inloophuis gericht op het verwerven van geld via fondswerving en subsidieaanvragen, het verkrijgen van een locatie en verzorgen van publiciteit, waardoor bekendheid. Op …. Zal een informatiemiddag/avond worden georganiseerd voor de, voor de doelgroep relevante, organisaties en instellingen. Deze doelgroepen zullen ook tijdens de oprichtingsfase op de hoogte worden gehouden van de voortgang via nieuwsbrieven en de website. Zodra een locatie in zicht komt zal gestart worden met de werving en aantrekken van vrijwilligers. De pers (Hart van Holland, locale radio etc.) speelt hierbij een belangrijke rol. Ook zal meegelift worden op locale activiteiten. Tijdens de oprichtingsfase spelen de volgende partijen een belangrijke rol: • Gemeente Zuidplas • Fondsen • Bedrijven • Particulieren • Serviceklups zoals Rotary, Lions • Vrijwilligerscentrale • Pers (krant, Regio TV, radio) 11
•
Voor de doelstelling relevante organisaties en instellingen (zie opsomming onder externe omgeving)
6.1.2 Externe omgeving tijdens operationele fase Het inloophuis wil goede contacten leggen en onderhouden met voor haar doelgroep relevante organisaties en instellingen. Dit om de doelgroep te bereiken en te informeren en voor het uitwisselen van kennis. Hierbij valt te denken aan organisaties zoals: • Oncologieverpleegkundigen/mammacareverpleegkundigen/transferverpleegkundigen van de diverse ziekenhuizen en de thuiszorginstellingen in het verzorgingsgebied • Ziekenhuisafdelingen op het gebied van kanker • Medisch specialisten • Patiëntenverenigingen • Huisartsen en maatschappelijk werk • Vrijwilligersorganisaties zoals het Steunpunt Mantelzorg ed. • De Vruchtenburg • Stichting IJsselthuis • IKMN (Integraal Kankercentrum Midden Nederland) • Palliatieve Netwerken • Nederlandse Kankerbestrijding/KWF • Borstkanker Vereniging Nederland, e.a. Kankerverenigingen • Collega Inloophuizen • Overkoepelende organisatie van inloophuizen (IPSO)
6.2 Public Relations/promotie Het inloophuis geeft onder andere op onderstaande wijze bekendheid aan haar bestaan: • Via regionale omroepen en de kabelkrant • Via persberichten en advertenties in plaatselijke streek/huis aan huis bladen, patiëntenbladen, nieuwsbladen van VPTZ en Thuiszorg • Via nieuwsbrieven, posters en foldermateriaal • Via een eigen website op internet • Via contacten met patiëntenverenigingen, Steunpunt Mantelzorg, ziekenhuizen, KWF, huisartsen, oncologieverpleegkundigen, IKMN, de Vruchtenburg en Palliatieve netwerken • Via uitnodigingen voor de opening
7 Financiën, investeringen, exploitatie 7.1 Kosten Een gevolg van het opzetten van een dergelijk inloophuis zijn de te maken kosten zoals: huur of hypotheekrente, energiekosten, personele kosten, huishoudelijk kosten (zoals koffie, thee, e.d.), materiaalkosten activiteiten, kosten gastsprekers, maar ook kosten van administratie, public relations activiteiten, drukwerk, etc. Het is niet de bedoeling om van gasten een vaste bijdrage te vragen voor het “binnenlopen”. Een eventuele bijdrage geschiedt geheel op vrijwillige basis. Voor het deelnemen aan bepaalde activiteiten wordt nader gekeken of een bijdrage gevraagd zal worden.
7.2 Bijdragen Ter dekking van de kosten van het inloophuis, evenals voor de eenmalige opstartkosten wordt een beroep gedaan op subsidiegevers zoals het KWF, gemeenten, ziektekostenverzekeraars en 12
zorgkantoren evenals op het bedrijfsleven en particulieren. Het inloophuis is voor de opzet en exploitatie volledig afhankelijk van donaties, sponsoring, schenkingen, legaten, subsidies e.d. Ter ondersteuning van het doen van deze aanvragen wordt een beroep gedaan op de expertise en relaties van de leden van het Comité van Aanbeveling. Daarnaast wordt door middel van lokale radio en TV, persberichten en advertenties in de lokale dag/weekbladen, via posters, foldermateriaal en website de nodige aandacht op het inloophuis gevestigd.
7.3 Investeringen Bij het opzetten van het inloophuis worden eenmalige kosten gemaakt. Voor een belangrijk deel hebben deze kosten betrekking op het verwerven van een pand, de eventuele verbouwing ervan en de inrichting. De aanloopkosten voor het inloophuis omvatten onder andere kosten voor de boekhouding, administratie, publiciteit en kantoorkosten. Mogelijk zijn er nog aanloopkosten die nog niet zijn onderkend. Deze kosten zullen zo laag mogelijk gehouden worden.
7.4 Exploitatie Voor de kosten voor de exploitatie is een eerste indicatie gemaakt. Zie bijlage. Deze kosten zijn mede afhankelijk van de huisvesting die wordt gevonden. De gehele exploitatie moet worden gefinancierd uit fondsen, donaties en subsidies. In de eenmalige fondsenwervingsactie om tot de oprichting van het inloophuis te komen moeten ook de exploitatiekosten van de eerste drie jaar financieel worden zeker gesteld. Om de exploitatie van het inloophuis zeker te stellen wordt er gezocht naar structurele inkomsten. In het bijzonder voor de kosten voor huisvesting en de evt. personele kosten moet en zekere financiële positie gezocht worden. Voor de huisvesting zal dit in eerste instantie gezocht worden in een geldschieter die een pand aankoopt en dit voor weinig of via giften aan ons verhuurt. Voor de overige kosten wordt onder andere gezocht naar een constructie waarin bedrijven of particulieren zich voor langere tijd financieel aan het inloophuis willen verbinden als ambassadeur/grote sponsor waarbij zij toezeggen voor een aantal jaren een vast bedrag te doneren. Daarnaast komen er acties om donateurs te werven en worden er incidentele acties gehouden.
8 Implementatie In juni is de eerste initiatiefneemster op zoek gegaan naar mede initiatiefnemers. Inmiddels zijn er 4 initiatiefnemers die gestart zijn met het uitvoeren van de voorbereidende werkzaamheden voor het oprichten van het inloophuis in de regio Zuidplas. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de werkzaamheden die nodig zijn voor het realiseren van het inloophuis. Bij deze uitwerking is uitgegaan van de openstelling van het inloophuis in het najaar van 2014.
13
Bijlage 1 Concept investeringsbegroting Opstartfase Opstartkosten Stichting oprichtingskosten: Notaris (2 aktes) Bank Lidmaatschap branche organisatie Beleidsplan Kosten project opstartfase: Externe adviseur fondswerving Externe binnenhuisarchitect Externe adviseur organisatie Externe adviseur PR en communicatie Boekhouding en administratie Kantoorkosten Overig/onvoorzien Communicatie en voorlichting Materiaal folders, nieuwsbrieven, posters, kaarten (drukwerk) Documentatiecentrum; literatuur/abonnementen Website maken/ webhosting Logo ontwikkelen Laptop met internetverbinding aanleggen Campagne bekendheid algemeen Campagne sponsors Campagne vrijwilligers Campagne gasten Huisvesting: Bewoonbaar maken pand/verbouwingskosten Inrichtingskosten Belasting/verzekeringen/overig Medewerkers/vrijwilligers: Introductietraining Vaktraining coördinatoren Training Fondsenwerving, PR en communicatie Basisopleiding gastvrouwen/gastheren Gesprekstechnieken training Training on the job Teambuilding Bezoekers: Open dag /Kennismakingsactiviteiten Totaal investering Dekking Opstartsubsidie KWF Tekort/ongedekt
In euro 1.000 100 200 1.700 5.000 10.000 5.000 8.000 2.000 1.000 4.000 7.000 10.000 3.500 3.000 1.500 5.000 5.000 5.000 5.000 100.000 80.000 5.000 5.000 5.000 2.000 5.000 5.000 25.000 3.000 7.000
Totaal in euro 3.000
325.000 17.000 308.000
35.000
45.000
185.000
50.000
7.000
14
Bijlage 2 Concept exploitatie begroting Uitgaven Personeel -‐ Coördinatie -‐ Administratie en boekhouding -‐ Vrijwilligerskosten (vergoedingen en educatie) -‐ Overige personeelskosten Huisvesting -‐ Huur of rente hypotheek -‐ Onderhoud pand -‐ Belastingen pand -‐ Verzekeringen pand -‐ Overige huisvestingskosten Gebruikskosten -‐ Gas, water, licht -‐ Schoonmaak -‐ Inventaris (onderhoud, afschrijving, verzekering) -‐ Beveiliging/ brandmeldinstallatie -‐ Huishoudkosten (koffie/thee, etc) -‐ Activiteiten en thema bijeenkomsten -‐ Info, telefoon, internet, bibliotheek -‐ Overig Organisatie -‐ Bestuurskosten -‐ Verzekering bestuur en vrijwilligers -‐ Accountant -‐ Overig Kantoorkosten -‐ Kantoorbenodigdheden (aanschaf/onderhoud) -‐ Telefoon, internet, porti -‐ Abonnementen/lidmaatschap -‐ Overig Publiciteit -‐ Drukwerk -‐ Publiciteit en promotie -‐ Representatie -‐ Overig Totaal Uitgaven Totaal benodigde opbrengsten; uit subsidies, giften, donaties, legaten en andere vormen van fondsenwerving dienen deze structurele exploitatiekosten opgebracht te worden
In euro 50.000 4.000 10.000 1.000 52.000 6.000 3.000 2.000 2.000 10.000 3.000 5.000 5.000 6.000 6.000 4.000 1.000 1.500 3.000 5.000 500 3.000 2.000 1.500 500 5.000 4.000 1.500 500
Totaal in euro 65.000 65.000 40.000 10.000 7.500 11.000 198.500 200.000
15
Bijlage 3 Tijdsplanning activiteitenschema Onderstaand een planning van de activiteiten in de voorbereiding. Ongetwijfeld komen er nog allerlei activiteiten bij; deze zullen alsnog ingevoegd worden. Categorie Wat Wanneer Bestuursactiviteiten Zoeken bestuursleden November 2013 Stichting Inloophuis oprichten November 2013 Stichting Vrienden van.. oprichten Januari 2014 PR en Communicatie Website ontwikkelen en November 2013 -‐ opening onderhouden Sociale media inrichten en November 2013 -‐ opening onderhouden Domeinnaam en email accounts November 2013 -‐ opening Nieuwsbrief ontwikkelen en November 2013 -‐ opening onderhouden Logo ontwikkelen November 2013 Persberichten/woordvoerderschap November 2013 -‐ opening Huisstijl ontwerpen December 2013 Comité van aanbeveling opstellen Januari 2014 PR/Communicatieplan schrijven December 2013 Folders en informatiedragers Januari 2014 – mei 2014 realiseren Sponsoractiviteiten ondersteunen Doorlopend tot opening Opzetten informatiecentrum en April 2014 -‐ opening bibliotheek Organisatie rondom opening / April 2014 -‐ opening feestelijke aftrap Fondsen-‐ en sponsorwerving Fondsenwervingsplan schrijven December 2013 Donateursplan inclusief Januari 2014 – april 2014 administratieve organisatie en implementatie daarvan Ontwikkelen Januari 2014 fondsenwervingsmateriaal Verwerven pand Opstellen Programma van Eisen November/December 2013 Contact leggen met potentiële Januari 2014 geldschieters (via notarissen) Contacten leggen met makelaars Januari 2014 en gemeenten Pand toetsen aan PVE PM Technische en bouwkundige PM beoordeling pand Aankopen/Huren pand PM Verbouwingsplan PM 16
Inrichten pand Exploitatie, organisatie en beheer Vrijwilligers
Vergunning en verzekeringen Inrichtingsplan schrijven Gebruiksvoorstel en interieurontwerp van alle ruimtes Financieel plan inrichting Planning inrichting pand WMO of andere subsidie aanvragen voor coördinatie Meerjarenplanning exploitatie maken Beschrijving van de organisatie (organogram) Huisregels Administratie en inkoop Onderhoud pand, inventaris en tuin Schoonmaak Onkosten vergoedingen Verzekeringen Personeelsbeleid Klachtenbeleid Activiteitenplan opstellen Profiel vrijwilligers Taakomschrijving vrijwilligers Vrijwilligersovereenkomst Wervingsplan vrijwilligers Informatieavonden organiseren Kennismakingsgesprekken Introductiecursus vrijwilligers Beleid ondersteuning en scholing vrijwilligers Huisregels Opstellen vrijwilligershandleiding Roosterplanning vrijwilligers
PM PM PM PM PM Februari 2014 Februari 2014 Maart 2014 Maart 2014 Januari 2014 PM PM Januari 2014 Januari 2014 Januari 2014 Maart 2014 Maart 2014 Januari 2014 Januari 2014 Januari 2014 Januari 2014 Maart 2014 April/mei 2014 Juni 2014 Mei 2014 Mei 2014 Mei 2014 Juni 2014
17
Bijlage 4 Betrokken partijen IPSO de branche organisatie Op dit moment telt Nederland al 65 Inloophuizen voor mensen die leven met kanker. Alle inloophuizen, die zich beperken tot de basis psycho sociale ondersteuning en ook alle organisaties die betaalde gespecialiseerde psycho sociale ondersteuning bieden, zijn aangesloten bij de branche organisatie IPSO die ondersteuning en samenwerking bevordert. Eén van doelstellingen van IPSO is het ondersteunen van initiatieven om een inloop huis te realiseren daar waar nog witte vlekken zijn in Nederland. Inloophuis voor de regio Zuidplas is lid geworden van IPSO en heeft Inloophuis Cabane (Utrecht) “als buddy” toegewezen gekregen voor praktische ondersteuning. KWF Het Koningin Wilhelmina Fonds is overtuigd van de meerwaarde van inloophuizen en ondersteunt de ontwikkeling van inloophuizen daadkrachtig en doelgericht. IPSO en KWF werken intensief met elkaar samen en richten zich zowel op realisatie van inloophuizen waar nu nog witte vlekken zijn als op kwaliteitsbevordering. -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐
18
