CALAMITEITENPLAN Wetterskip Fryslân

CALAMITEITENPLAN Wetterskip Fryslân

Calamiteitenplan Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni 2007

1

Inhoudsopgave 1 2 3

Inleiding ............................................................................................................... 4 Leeswijzer............................................................................................................ 5 Wetterskip Fryslân en calamiteiten ................................................................... 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

4

De calamiteitenorganisatie .............................................................................. 14 4.1 4.2 4.3

5

Melding en alarmering .................................................................................................... 23 Fase 0: het dagelijkse werk............................................................................................ 24 Fase 1: bestrijding van een incident.............................................................................. 24 Fase 2: bestrijding van een ernstig incident.................................................................. 25 Fase 3: bestrijding van een calamiteit op ramp............................................................ 25 Afschalen, nazorg en evaluatie...................................................................................... 26

Netwerkmanagement........................................................................................ 27 6.1 6.2 6.3

7

Uitgangspunten voor de calamiteitenorganisatie.......................................................... 14 Opbouw van de calamiteitenorganisatie ....................................................................... 14 Personele invulling van de calamiteitenorganisatie...................................................... 22

Fasering in de calamiteitenbestrijding............................................................ 23 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6

Criteria voor calamiteiten.................................................................................................. 6 Inperking............................................................................................................................. 7 Taken en beheersgebied van het waterschap................................................................ 7 Infrastructurele taakvelden van anderen......................................................................... 8 Bevoegdheden tijdens de calamiteiten............................................................................ 8 Bevoegdheden binnen de algemene keten .................................................................. 10 Verplichtingen op het gebied van calamiteitenzorg...................................................... 11 Resumé............................................................................................................................ 11 Oriënterend overzicht van mogelijke calamiteiten........................................................ 11 Uitgangspunten voor crisismanagement....................................................................... 12

Netwerkpartners .............................................................................................................. 27 Wijze van afstemming binnen het netwerk.................................................................... 27 Bijstand van netwerkpartners......................................................................................... 29

Crisisbeheersing............................................................................................... 31 7.1 7.2 7.3

Inleiding............................................................................................................................ 31 Crisismanagementsysteem ............................................................................................ 31 Werkgroep Crisismanagement....................................................................................... 32

7.3.1 7.3.2

7.4

Planvorming binnen het CZS ......................................................................................... 35

7.4.1 7.4.2 7.4.3

7.5

Taken van de werkgroep Crisismanagement ............................................................... 32 Werkwijze werkgroep Crisismanagement .................................................................... 33 Calamiteitenplan ......................................................................................................... 36 Bijlagen....................................................................................................................... 36 Bestrijdingsplannen..................................................................................................... 37

Opleiding en oefening..................................................................................................... 37

Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8: Bijlage 9:

Werkritmiek en vergaderwijze Verslaglegging via notulen, situatierapporten en logboeken Crisiscommunicatieplan Netwerkoverzicht Gemeentelijke rampenplannen Regionale coördinatie en commandovoering regio Fryslân Adviescommissie eilanden Overzicht beschikbare externe plannen Verzendlijst


2

Lijst met afkortingen AC AOV BesrT BT BZK CdK CoPI CPO CVD-G GAC GHOR GBT GMT GRIP HOVD ICT KLPD NCC OL OT OVD PCC RAC RBT RCC RCVD RGF ROT SD SGBO TA V en W WF WRZO

Actiecentrum Ambtenaar Openbare orde en Veiligheid Bestrijdingsteam Beleidsteam Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Commissaris der Koningin Commando Plaats Incident Coördinator plaats ongeval Commandant van Dienst (geneeskundig) Gemeentelijk Actie Centrum Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Gemeentelijk Beleids Team Gemeentelijk Management Team Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure Hoofd Officier van Dienst (brandweer) Informatie- en Communicatie Technologie Koninklijke Landelijke Politie Diensten Nationaal Coördinatie Centrum Operationeel Leider Operationeel Team Officier van Dienst (B: brandweer, P: Politie, G: geneeskundig) Provinciaal Coördinatie Centrum Regionale Alarmcentrale Regionaal Beleids Team Regionaal Coördinatie Centrum (brandweerkazerne Leeuwarden) Regionaal Commandant van Dienst (brandweer) Regionaal Geneeskundig Functionaris Regionaal Operationeel Team Secretaris-directeur Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden (politie) Technisch assistent Verkeer en Waterstaat Wetterskip Fryslân Wet Rampen en Zware Ongevallen


3

1

Inleiding

Het Calamiteitenplan geeft een algemene richtlijn voor het optreden van Wetterskip Fryslân (WF) bij calamiteiten en incidenten. Het belangrijkste doel van het plan is structuur te bieden voor het optreden van de calamiteitenorganisatie van WF tijdens zowel de bestrijding van calamiteiten alsmede de voorbereiding hierop. Het Calamiteitenplan is daarmee het basisdocument van het crisismanagementsysteem, waarbinnen alle calamiteit gerichte activiteiten plaatsvinden. De inhoud van het plan is dus van belang voor alle medewerkers die betrokken kunnen raken bij de bestrijding van calamiteiten. Het Calamiteitenplan biedt de calamiteitenorganisatie een algemene richtlijn voor het optreden bij alle soorten calamiteiten. Aangezien geen enkele calamiteit dezelfde is, bevat het plan dan ook geen puntsgewijze opsomming van wat te doen bij de bestrijding van een calamiteit. De bestrijding blijft uiteindelijk gebaseerd op de kennis en vaardigheden van de betrokken medewerkers in combinatie met het gezond verstand. Als aanvulling op het Calamiteitenplan bestaan vijf bestrijdingsplannen (Primaire Waterkeringen, Peilbeheer en Kaden, Waterkwaliteit, Zuiveringsbeheer en de Friese Waddeneilanden) ter ondersteuning van de betrokken medewerkers. Deze draaiboeken bevatten aanvullende en concrete informatie die te gebruiken is bij de bestrijding van specifieke calamiteiten. Daarnaast is er het Calamiteiten- en Rampenbestrijdingsplan Hoofdvaarwegen Fryslân, waar Wetterskip Fryslân een rol vervult. Naast de interne organisatie wordt in het Calamiteitenplan ook aandacht besteed aan de samenwerking en afstemming met externe organisaties. Naast het waterschap zijn bij een calamiteit meestal ook andere instanties actief, te denken valt aan naburige waterschappen, gemeenten, hulpverleningsdiensten (politie en veiligheidsregio Fryslân) en diverse soorten media. Het Calamiteitenplan kan ook voor deze externe organisaties nuttig zijn door inzicht te geven in de wijze waarop WF omgaat met calamiteiten. Uit alle oefeningen, incidenten en calamiteiten komen leerpunten naar voren voor verdere verbetering van de organisatie. Naast nieuwe leerpunten uit evaluaties kunnen ook mutaties optreden door interne wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe medewerkers of andere telefoonnummers). Het doorgeven van interne wijzigingen is deels afhankelijk van de gebruikers van het plan. Het Calamiteitenplan is dus nooit ‘af’, maar een levend document. Regelmatig wordt het plan geactualiseerd en regelmatig opnieuw ter goedkeuring voorgelegd aan de directie van WF. Dit calamiteitenplan en de bijbehorende bestrijdingsplannen zijn op 19 december 2006 vastgesteld voor een periode van 4 jaar door het bestuur van WF. De directie van WF is door het bestuur gemandateerd om tussentijdse actualisaties en wijzigingen goed te keuren. In bijlage 15 is een overzicht opgenomen van de beschikbare calamiteiten- en bestrijdingsplannen van de andere beheerders in de regio.


4

2

Leeswijzer

In het Calamiteitenplan staat in hoofdstuk 3 beschreven wat een calamiteit inhoudt voor het waterschap. Daarbij wordt aangegeven wat de taak van het waterschap is bij de bestrijding van calamiteiten en ook staat de wettelijke basis van de bevoegdheden van het waterschap en van andere bij calamiteiten betrokken organisaties kort beschreven. In het vervolg van hoofdstuk 3 staan de uitgangspunten voor het moderne crisismanagement beschreven. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de inrichting van de calamiteitenorganisatie van Wetterskip Fryslân (WF). Binnen de organisatie moet sprake zijn van integrale calamiteitenzorg, zodat de continuïteit van de calamiteitenorganisatie altijd blijft gewaarborgd. Gebaseerd op de algemene uitgangspunten staan in hoofdstuk 4 en 5 de structuur en de fasering van de calamiteitenorganisatie beschreven. De verschillende onderdelen van deze organisatie worden eerst schematisch beschreven, waarna vervolgens aandacht wordt besteed aan de taken binnen de onderdelen en de afbakening en samenwerking tussen de verschillende onderdelen. Een van de uitgangspunten van het moderne crisismanagement is de noodzaak van het netwerkmanagement, ofwel de samenwerking tussen de diverse bij calamiteiten betrokken organisaties. Een korte beschrijving van het netwerk van WF en van de samenwerking binnen het netwerk staat in hoofdstuk 6. Tenslotte staat in hoofdstuk 7 het crisisbeheersingsysteem van WF beschreven. Binnen dit systeem vallen alle activiteiten die worden ontplooid voor de calamiteitenorganisatie, zowel ter voorbereiding op calamiteiten als tijdens de bestrijding en nazorg van calamiteiten. Het crisismanagementsysteem is het managementsysteem binnen WF dat zorgt voor de continuïteit van de calamiteitenorganisatie.


5

3

Wetterskip Fryslân en calamiteiten

De zorg van de overheid is gericht op de bewoonbaarheidheid van het land en de bescherming en verbering van het leefmilieu (Grondwet, art. 21). Het voorbereiden op en het bestrijden van calamiteiten is een wezenlijk onderdeel van die zorg. Beheerders van waterstaatwerken zijn op grond van artikel 69 van de Waterstaatswet 1900 verplicht een calamiteitenplan vast te stellen en bekend te maken. Ter voldoening aan deze verplichting bevat dit plan: • Een overzicht van de soorten calamiteiten die voor de waterstaatwerken kunnen optreden, inclusief een inventarisatie van de daarmee gepaard gaande risico’s; • Een overzicht van diensten, instanties en organisaties, die bij gevaar kunnen worden ingeschakeld; • Een schema met betrekking tot de calamiteitenorganisatie; • Een melden alarmeringsprocedure; • Een beschrijving van het moment en de wijze van het door de beheerder informeren van burgemeesters en wethouders van de gemeenten waarin de waterstaatswerken zijn gelegen; • Een overzicht waaruit blijkt op welke wijze de kwaliteit van de calamiteitenorganisatie wordt gewaarborgd. De specifieke maatregelen en het beschikbare materieel, benodigd om de te onderscheiden calamiteiten het hoofd te kunnen bieden, zijn in een viertal bestrijdingsplannen opgenomen. Het calamiteitenplan is afgestemd op provinciale coördinatieplannen en op gemeentelijke rampenplannen, vastgesteld voor het gebied waarin de waterstaatswerken zijn gelegen. Dat geldt ook voor afstemming op calamiteitenplannen van andere beheerders, indien, in het bijzonder bij gevaar, sprake is of zou kunnen zijn van waterstaatkundige samenhang tussen te onderscheiden waterstaatswerken. Afstemming komt vooral tot uiting in de informatieverstrekking, overleg, samenwerking en het zonodig uitvoeren van bevelen en aanwijzingen bij dreiging van een ramp. Gezien op de uit te voeren taken op het gebied van waterkwaliteit, waterkwantiteit en/of waterkering op de Friese Waddeneilanden zijn er op de eilanden Adviescommissies Integraal Watersysteembeheer ingesteld waaraan de behartiging van bepaalde belangen wordt opgedragen. De taak van de adviescommissie heeft betrekking op de advisering aan het Dagelijks Bestuur van Wetterskip Fryslân omtrent de bovengenoemde disciplines. Het voorzitterschap van de Adviescommissies wordt vervuld door een lid van het Dagelijks Bestuur van Wetterskip Fryslân. Het waarnemend-voorzitterschap van de Adviescommissies wordt vervuld door een lid van het College van Burgemeester en Wethouders, bij voorkeur de burgemeester. Indien zich calamiteuze omstandigheden voordoen, waarbij onmiddellijk handelen is geboden en er geen besluitvorming kan worden afgewacht van het Dagelijks Bestuur of de dijkgraaf van Wetterskip Fryslân dan is de waarnemend voorzitter van de Adviescommissie bevoegd om binnen de grenzen van de wet al die handelingen te verrichten die hij ter bestrijding van de genoemde omstandigheden op dat moment noodzakelijk acht. In bijlage 14 is een toelichting op de adviescommissie opgenomen.

3.1

Criteria voor calamiteiten

De wetgever heeft ook bedoeld dat terughoudend moet worden omgesprongen met in artikel 72, eerste lid van de Waterstaatswet 1900 gegeven bijzondere bevoegdheden. Inzet van het ‘normale instrumentarium’ moet in de meeste gevallen al voldoende zijn om gevaar of dreigende situaties af te wenden. Voor een heldere afbakening worden calamiteiten in de calamiteitenplan gedefinieerd als: “Gebeurtenissen of dreiging van gebeurtenissen met gevolgen voor waterkering, waterbeheersing en/of waterkwaliteit die er toe noodzaken beslissingen te nemen/acties te ondernemen, waarin het beleid in normale omstandigheden niet voorziet”. In de onderscheiden bestrijdingsplannen worden, voor zover nuttig en mogelijk, grenzen of maatgevende indicatoren beschreven waarbij een volgende fase in de bestrijding ingaat. Kenmerken van calamiteuze gebeurtenissen zijn onder andere: • er kunnen (grote) maatschappelijke consequenties op het spel staan; Calamiteitenplan Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni 2007

6

• ze brengen (grote) economische gevolgen voor personen, organisaties en instanties met zich mee; • een (goede) samenwerking met andere overheden en instellingen is veelal een voorwaarde voor een effectieve voorbereiding en uitvoering van tegenmaatregelen; • er is doorgaans (grote) belangstelling van de media; • ze genereren kosten waarin de begroting niet of in slechts beperkte mate voorziet.

3.2

Inperking

De kenmerken gaan niet zover dat van een ramp kan worden gesproken. De betrokken burgemeester beslist, al of niet op advies van Wetterskip Fryslân (WF), wanneer een calamiteit tot ramp wordt bestempeld. In de dan van toepassing zijnde Wet Rampen en Zware Ongevallen wordt voor een ramp of zwaar ongeval de volgende definitie gegeven: Een gebeurtenis, 1e. waardoor een ernstige verstoring van de openbare veiligheid is ontstaan, waarbij het leven en de gezondheid van vele personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate worden bedreigd of zijn geschaad en 2e. waarbij een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Dit calamiteitenplan beschrijft hoe WF is georganiseerd ten behoeve van de bestrijding van calamiteiten en hoe de verhouding is tot andere overheden en hulpverleningsdiensten. De daadwerkelijke bestrijdingsactiviteiten staan niet vermeld in het calamiteitenplan, maar in de bestrijdingsplannen. Redenen daarvoor zijn ondermeer de gedetailleerdheid en mutatiegevoeligheid van de bestrijdingsplannen.

3.3

Taken en beheersgebied van het waterschap

Wetterskip Fryslân is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige zorg in zijn beheergebied. Beknopt samengevat is de missie van WF: “Wetterskip Fryslân draagt door middel van het integrale beheer van de watersystemen, waterkeringen en een deel van de waterketen bij aan voor de Friese samenleving relevante zaken als veiligheid, bewoonbaarheid, economie, natuur, landbouw, milieu, welzijn en recreatie." Het betreft de zorg voor de waterhuishouding binnen haar beheergebied, met betrekking tot: 1. Het beheer van de waterkeringen. 2. Het kwantiteitsbeheer van het oppervlaktewater. 3. Het kwaliteitsbeheer van het oppervlaktewatersysteem. 4. Het zuiveringsbeheer. Dit alles in het kader van het ‘integrale waterbeheer’: het hebben en houden van een veilig en bewoonbaar land en het ontwikkelen en in stand houden van een ecologisch gezonde waterhuishoudkundige systemen die een duurzaam gebruik garanderen. Het beheergebied van WF omvat de gehele provincie Fryslân, inclusief de Waddeneilanden – Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog – en een stukje van de provincie Groningen. Het waterschap heeft ondermeer de zorg voor de dijken langs het IJsselmeer en de Waddenzee, zorgt voor het juiste waterpeil op de Friese meren, kanalen en watergangen, onderhoudt de polderdijken (kades), beheert de kwaliteit van het oppervlaktewater en zorgt voor de zuivering van het rioolwater in zuiveringsinstallaties. In dit gebied, dat ongeveer 5.753 vierkante kilometer land- en wateroppervlakte omvat, wonen circa 0.65 miljoen inwoners in 32 gemeenten. De organisatie van WF bestaat uit een aantal afdelingen met daarboven een tweehoofdige directie, ondersteund door concern control, bestuurscoördinatie en communicatie en het dagelijks en algemeen bestuur. De afdelingen staan hieronder opgesomd: • Beleid en Plannen • Beheer Watersystemen (beheer&onderhoud, uitvoeringsprojecten en gegevensbeheer) • Beheer Primaire Waterkeringen en Muskusrattenbestrijding (beheer&onderhoud en uitvoeringsprojecten) Calamiteitenplan Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni 2007

7

• • • •

Beheer Waterzuiveringen (beheer&onderhoud en uitvoeringsprojecten) Primaire Ondersteuning (engineering, technisch onderhoud en laboratorium) Vergunningverlening en Handhaving Bedrijfsvoering (Financiën, ICT, Juridische Zaken, Facilitaire Zaken)

3.4

Infrastructurele taakvelden van anderen

Uitzonderingen op de genoemde taakvelden zijn: inzameling van afvalwater, grondwaterbeheer, het (nautisch) beheer van havens en vaarwegen en het wegbeheer. Het Rijk in de persoon van de Minister van Verkeer en Waterstaat is politiek eindverantwoordelijk voor een goede waterstaatszorg. Rijkswaterstaat is beheerder van het IJsselmeer, de Noordzee en de Waddenzee en de Waddenzeekeringen van Vlieland en Schiermonnikoog, alsmede de zandige kering (kust) van de Waddeneilanden. De provincie is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige organisatie op regionaal niveau en het voeren van het grondwaterbeheer in duiken in de diepere ondergrond. Tevens is zij beheerder van provinciale wegen en een aantal vaarwegen. Gemeenten beheren gemeentelijke wegen en havens, verzorgen de inzameling en (deels) het transport van afvalwater en zijn verantwoordelijk voor het (ondiepe) grondwaterbeheer binnen de bebouwde kom.

3.5

Bevoegdheden tijdens de calamiteiten

De taken en bevoegdheden van WF beogen de bescherming van specifieke waterstaatkundige belangen en kunnen daarmee van betekenis zijn voor de algemene veiligheid van de bevolking. Deze zorgplicht brengt met zich mee dat in de ‘normale’ situatie het bestuur, in het belang van die veiligheid, de nodige maatregelen treft en coördineert met de gemeenten in het beheergebied. Relevante wetgeving De relevante wetgeving voor (bevoegdheden van) waterschappen en andere betrokken instanties ten aanzien van de bestrijding van (waterstaatkundige) calamiteiten en ongevallen is te vinden in: • de Waterschapswet (artikel 96) • de Waterstaatwet 1900 (de artikelen 67 t/m 78) • de Wet op de waterkeringen (artikel 15) • de Wet op de Waterhuishouding (de artikelen 40 t/m 59) • De Onteigeningswet (de artikelen 65 en 73) • De Wrakkenwet (de artikelen 1 t/m 11) • De Wet bodembescherming (de artikelen 30 en 35) In het bijzonder in artikel 72 van de Waterstaatswet wordt het dagelijks bestuur van het waterschap de bevoegdheid gegeven om – zolang de situatie zulks noodzakelijk maakt (dat wil zeggen: dat de ‘veiligheid van één of meer waterstaatswerken of anderszins de goede staat daarvan in onmiddellijk en ernstig gevaar is of dreigt te komen’) – al die maatregelen te treffen, die hij nodig oordeelt, zo nodig in afwijking van wettelijke voorschriften (tenzij de maatregelen in strijd komen met de Grondwet of enige internationale verplichting). In artikel 96 van de Waterschapswet is deze bevoegdheid van de beheerder verleend aan de voorzitter van het betreffende college ‘wanneer omstandigheden geen voorafgaande bijeenroeping van het dagelijks bestuur gedogen en totdat die besturen van hun bevoegdheid gebruik maken’. Als de voorzitter van deze bevoegdheid gebruik maakt, rust op hem de verplichting dit onverwijld te melden, niet alleen aan het dagelijks bestuur, maar ook aan gedeputeerde staten (artikel 96, tweede lid). Daarnaast kent de Waterschapswet (artikel 96) de dijkgraaf van WF bijzondere bevoegdheden toe bij dringend of dreigend gevaar. In dat geval ligt de eventueel benodigde afstemming primair bij de dijkgraaf maar is er een raakvalk met de bevoegdheden van de burgemeester. Het kan immers voordoen dat de burgemeester eenzelfde situatie zal moeten aanmerken als een (dreigende) ramp en derhalve zijn daarop gerichte bevoegdheden moet inzetten. In dat geval strekt zijn opperbevel ook ten aanzien van de maatregelen van WF. Het handelen van WF is binnen dit kader terug te voeren op drie hoofdtaken: informeren, prepareren en optreden.


8

Informeren Verzorging van informatievoorziening aan overheden, instanties en particulieren die daarvoor in aanmerking komen komt tot stand door: • Overleg over het ontwerp van het calamiteitenplan met het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân, met de colleges van burgemeester en wethouders in het gebied en met overige betrokken beheerder, alsmede bekendmaking ervan na vaststelling (Waterstaatswet 1900, artikel 69, leden 1 en 5); • Afstemming van het calamiteitenplan en de diverse bestrijdingsplannen op het provinciale coördinatieplan, gemeentelijke rampenplannen van andere beheerders wanneer bij gevaar sprake is of zou kunnen zijn van waterstaatkundige samenhang tussen de onderscheidene waterstaatswerken (Waterstaatswet 1900, artikel 69, leden 2 en 3); • Het informeren van het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân en colleges van burgemeester en wethouders over de risico’s en relevante veiligheidstechnische gegevens, opdat zij hun taken in het kader van de voorbereiding van de bestrijding van rampen en zware ongevallen naar behoren kunnen uitvoeren (Wet Rampen en Zware Ongevallen, artikel 2c, lid 1); • Het informeren en alarmeren van de betrokken overheden en instanties over de aard, omvang en prognose wanneer een calamiteit zich voordoet; • Deelname als beleidsadviseur aan de desbetreffende gemeentelijke en provinciale rampenstaven; • Informeren van media en in een aantal met name genoemde gevallen, de direct betrokken ingelanden over aard, omvang en prognose van de calamiteit. Prepareren Preparatie van de organisatie van WF komt tot stand door het maken van plannen, verzamelen en verbreiden van kennis over relevante risico’s. Naast kwaliteitszorg voor de eigen organisatie is ook bekendheid met en afstemming op de operationele (basis)plannen van derden van belang. De voorbereiding wordt tot stand gebracht door: • Het houden van oefeningen in doeltreffend optreden bij gevaar (Waterstaatswet 1900, artikel 68, lid 1). Dit wordt gerealiseerd door tenminste twee oefeningen per jaar te houden, waarin tevens het multidisciplinair en bestuurlijk oefenen aandacht krijgt. Daarnaast wordt waar mogelijk deelgenomen aan multidisciplinaire oefeningen van o.m. gemeenten en provincie; • Het actueel houden van plannen: o Herziening calamiteitenplan tenminste eenmaal in de vier jaar; o Herziening van bestrijdingsplannen eens per jaar; o Herziening van bedrijfsnoodplannen tenminste eens per jaar. • Het in stand houden van een crisismanagementsysteem (CZS) waaruit blijkt op welke wijze de kwaliteit van de calamiteitenorganisatie wordt gewaarborgd (Waterstaatwet 1900, artikel 69, lid 1); • Het vaststellen en uitvoeren van een opleidingsplan voor de deelnemers aan de calamiteitenorganisatie; • Het onderhouden van noodvoorzieningen, het aanhouden van strategische voorraden en aanschaf van specifiek materieel. Optreden Wanneer tegen calamiteiten moet worden opgetreden kan WF, respectievelijk de dijkgraaf, zich bedienen van een aantal noodbevoegdheden: • In zijn algemeenheid, het nemen van maatregelen die nodig worden geoordeeld, zonodig in afwijking van wettelijke voorschriften, zolang de gevaarsituatie dat nodig maakt (Waterstaatswet 1900, artikel 72, lid 1, Waterschapswet artikel 96); • In geval van watersnood, dringend of dreigend gevaar voor doorbraak of overstroming, het ogenblikkelijk in bezit nemen van onroerende zaken of rechten ten behoeve van winning van bodemmaterialen voor de aanleg, het herstel, versterking van waterkeringen (Onteigeningswet, artikel 73); • Voor het onverwijld verwijderen van vaartuigen, overblijfselen van vaartuigen en alle andere voorwerpen in openbare wateren gestrand, gezonken of aan de grond geraakt of vastgeraakt op of in waterkeringen of andere waterstaatswerken (Wrakkenwet, artikel 3); • Voor het ter bescherming van de waterbodem, kust of oever van oppervlaktewater, onverwijld nemen van maatregelen voor het wegnemen van de oorzaak van de verontreiniging of aantasting ervan (Wet Bodembescherming, artikel 30 3n 35); • Voor het bestrijden en voorkomen van verontreiniging van oppervlaktewater. Het optreden van WF wordt afgeleid van de bestuurlijke handhavingstaak (Wet Verontreiniging Oppervlaktewateren, artikel 24). De WVO kent geen specifieke calamiteitenregeling.


9

3.6

Bevoegdheden binnen de algemene keten

Het is denkbaar dat in een calamiteuze situatie sprake is van zowel van gevaar in de zin van de Waterstaatwet 1900 als een ramp of zwaar ongeval in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen (WRZO). In een dergelijke situatie kan sprake zijn van samenloop van bevoegdheden van de burgemeester (openbare orde en veiligheid) en van de beheerder van een waterstaatswerk. Ingevolge artikel 11 van de Wet rampen en zware ongevallen berust het opperbevel in een dergelijke situatie bij de burgemeester en uit dien hoofde is het zijn taak al die activiteiten te coördineren die in zo’n situatie tot doel hebben de veiligheid van de bevolking te verzekeren. Degenen die aan de bestrijding van de ramp deelnemen (dus ook niet-gemeentelijke diensten en bestuursorganen, waaronder Wetterskip Fryslân) staan dan onder bevel van de burgemeester. De burgemeester bepaalt het beleid van de rampenbestrijding zo mogelijk in overleg met de betrokken diensten en overheden. Hij houdt daarbij rekening met de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van anderen. In het uiterste geval kan hij echter bindende aanwijzingen geven. Wetterskip Fryslân moet de inzet van eigen bevoegdheden in zo’n geval dus afstemmen met de burgemeester. Als de burgemeester een aanwijzing geeft, is Wetterskip Fryslân verplicht de eigen bevoegdheden conform die aanwijzing te hanteren. De burgemeester kan echter niet in de plaats treden van het bestuur van Wetterskip Fryslân. De functionele keten staat op zo’n moment ten dienste van de algemene keten. Daarnaast is het denkbaar dat er sprake zal zijn van een situatie van gevaar in de zin van de Waterstaatswet, die (nog) niet is te kwalificeren als een ramp (of ernstige vrees daarvoor) in de zin van de WRZO. Alsdan beschikt Wetterskip Fryslân over de eigenstandige bevoegdheden en zijn de bevoegdheid van de burgemeester (nog) niet aan de orde. Bij (dreigende) waterstaatkundige rampen is het overheidsoptreden niet alleen gericht op waterstaatkundige aspecten, maar ook op openbare orde en veiligheid. Dat maakt gecoördineerd optreden noodzakelijk. De relaties tussen de functionele en algemene keten kunnen als volgt in beeld worden gebracht.

Minister van V & W

Minister van BZK

Gedeputeerde Staten

CdK

Dijkgraaf

Burgemeester

Opdracht: Aanwijzing:

Op lokaal niveau is bij de rampbestrijding een éénhoofdige leiding op het niveau van het lokaal bestuur geregeld (Wet Rampen en Zware Ongevallen, artikel 11). De burgemeester heeft het opperbevel en uit dien hoofde is het zijn taak al die activiteiten te coördineren die in zo’n situatie tot doel hebben de veiligheid van de bevolking te verzekeren. Degenen die aan de rampbestrijding deelnemen, staan dan onder bevel van de burgemeester. De coördinatie van het optreden van de bij de rampbestrijding


10

betrokken organisaties en diensten heeft plaats in het kader van het door hem te voeren beleid. Hij houdt daarbij rekening met de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van anderen. Daarnaast heeft de Commissaris van de Koningin in het provinciaal coördinatieplan vastgelegd hoe zijn taak bij de bestrijding van rampen en zware ongevallen uitoefent (Wet Rampen en Zware Ongevallen, artikel 10). De bevoegdheden van gemeenten, provincie en ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties zijn, voor zover die de taakvelden van WF raken, te vinden in: • de Wet Rampen en Zware Ongevallen; • de Gemeentewet; • de Wet Bodembescherming; • de Ambtsinstructie van de Commissaris van de Koningin; • Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (sinds 1 juli 2004).

3.7

Verplichtingen op het gebied van calamiteitenzorg

Behalve bevoegdheden is er in de Waterstaatswet 1900 (paragraaf 17, artikel 67 – 78) een aantal verplichtingen opgenomen, waaraan Wetterskip Fryslân zich dient te houden bij de voorbereiding, het handelen tijdens en de evaluatie van calamiteiten. Deze verplichtingen omvatten het volgende: • Het zorg dragen voor het regelmatig houden van oefeningen; • Het zorg dragen voor de vaststelling en bekendmaking van een calamiteitenplan; • Het zorg dragen voor een analyse van het optreden dat bij een situatie van gevaar heeft plaatsgevonden; de zogenaamde evaluatieverplichting; • De verplichting voor Gedeputeerde Staten om vierjaarlijks aan de minister van Verkeer en Waterstaat te rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot de oefeningen en calamiteitenplannen; • De verplichting om, indien de dijkgraaf gebruik heeft gemaakt van zijn bijzondere bevoegdheid bij gevaar, dit onverwijld te melden aan het hogere waterstaatsgezag.

3.8

Resumé

Het toepassen van de diverse bevoegdheden is afhankelijk van de inschatting van de situatie door de betrokken bestuurders. Aangezien de beleving van calamiteiten of incidenten voor iedereen verschillend is en daaraan gekoppeld ook de noodzaak voor het gebruik van bevoegdheden, moet bij een dergelijke situatie extra aandacht worden besteed aan het inzichtelijk maken van de actuele bestuurlijke structuur, de zogenoemde netwerkverkenning. Met andere woorden: welke onderdelen binnen de betrokken organisaties zijn actief, wat is hun functie binnen de totale structuur van de bestrijding en op welke wijze vindt de afstemming tussen alle onderdelen plaats. Binnen de organisatie van Wetterskip Fryslân wordt deze netwerkverkenning uitgevoerd door de calamiteitencoördinator.

3.9

Oriënterend overzicht van mogelijke calamiteiten

Wetterskip Fryslân kan op grond van taken worden geconfronteerd met de volgende soorten calamiteiten: Op grond van het waterkeringenbeheer: • (dreigende) doorbraak van waterkeringen langs de Waddenzee • (dreigende) doorbraak van waterkeringen langs het IJsselmeer • (dreigende) doorbraak van waterkeringen op de Friese Waddeneilanden Op grond van het waterkwantiteitsbeheer: • te hoge of te late (boezem- en of polder-) waterstanden • (dreigende) doorbraak van waterkeringen (kades) langs boezemwateren • uitval van kunstwerken • inundatie van (polder)gebieden (wateroverlast) • vorstperiodes • extreme droogtes


11

Op grond van het waterkwaliteitsbeheer: • calamiteuze verontreiniging van oppervlaktewater • botulisme • drijvende kadavers Op grond van het zuiveringsbeheer: • verstoring van de werking of buiten bedrijf raken van installaties (rioolgemalen, rioolwaterzuiveringen) • verstoring van de werking of buiten gebruik raken van transportleidingen. De risico’s die bij deze calamiteiten kunnen worden gelopen zijn divers. Om die reden gaan bestrijdingsplannen gedetailleerd in op de inperking en bestrijding van gevaar en gevolg. In verband met de risico’s en vooral de wijze van inperken dan wel beheersen ervan, stemt WF het calamiteitenplan en de bestrijdingplannen af met de veiligheidsregio Fryslân, de provincie en de betrokken gemeentes. Hiermee wordt voorzien in de verplichting tot het delen van die kennis in het kader van de Wet Rampen en Zware Ongevallen.

3.10 Uitgangspunten voor crisismanagement Een slagvaardige organisatie kan elke crisis het hoofd bieden. Deze slagvaardigheid wordt bereikt door zowel tijdens het voorbereiden op een calamiteit als tijdens het bestrijden van een calamiteit rekening te houden met een aantal uitgangspunten voor crisismanagement. Onderstaande uitgangspunten vormen de basis van het crisismanagement bij Wetterskip Fryslân en zijn voor een deel gebaseerd op de ervaringen met calamiteiten bij WF in het verleden. Flexibiliteit boven starheid Om efficiënt en slagvaardig op iedere calamiteit in te kunnen spelen, is een flexibele organisatie een vereiste. Een heldere coördinatiestructuur, waarin iedereen binnen de organisatie haar eigen taak en werkwijze kent, verbetert de mogelijkheid tot en de snelheid van het inpassen van de benodigde flexibiliteit binnen de organisatie. Voortbouwen op de dagelijkse praktijk Crisismanagement is een logisch vervolg op de normale werkzaamheden binnen een organisatie. Tijdens een calamiteit moet het optreden zoveel mogelijk uitgaan van de normale, dagelijkse werkwijze. Dit betekent dat de taken die de leden van de calamiteitenorganisatie moeten uitvoeren in het verlengde liggen van hun dagelijkse werkzaamheden, met gebruikmaking van de contactpersonen in de dagelijkse netwerken. Voorlichting Het geven van voorlichting is essentieel. Betrokkenen (intern en extern) bij de bestrijding moeten weten wat de ernst van de situatie is, hoe die zich (mogelijk) gaat ontwikkelen en hoe zij moeten of kunnen handelen. Het informeren van de ‘buitenwereld’ is ook van belang voor de beeldvorming en acceptatie. De bestrijding kan nog zo effectief en efficiënt zijn, wanneer ‘buiten’ een andere beeld bestaat, loopt het imago van de organisatie schade op en is het zelfs mogelijk dat wordt aangedrongen op onjuist en/of ineffectieve maatregelen. Procesbewaking Tijdens een calamiteit biedt de organisatiestructuur aan alle medewerkers houvast bij het bestrijden van de calamiteit. Door de grote druk die gepaard gaat met calamiteiten kan bij medewerkers het overzicht verloren gaan over de structuur en over de wijze waarop binnen de structuur wordt gewerkt. Het houden van het overzicht, niet gericht op specifieke maatregelen maar op het algemene functioneren – waaronder het leggen van verantwoordelijkheden op de juiste (lees: afgesproken) plaats van de organisatie – is zeer belangrijk. Deze zogenaamde procesbewaking is een aandachtspunt van iedereen, maar een specifieke taak van de calamiteitencoördinator van Wetterskip Fryslân tijdens calamiteiten. Scheiding van beleid en uitvoering


12

Tijdens de bestrijding van een calamiteit moet elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie zich met zijn eigen taken bezighouden. Wanneer dit niet gebeurt, bestaat de kans dat bepaalde activiteiten niet en andere dubbel worden uitgevoerd, met alle (coördinatie) problemen van dien. Netwerkmanagement Bij de bestrijding van een calamiteit zijn diverse organisaties betrokken. Elke organisatie heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden op basis waarvan tijdens een calamiteit wordt opgetreden. Het samenspel van al deze organisaties is van groot belang voor een efficiënte bestrijding van een calamiteit. Een voorwaarde voor samenwerking is kennis van de andere organisaties. Door op de hoogte te zijn van de werkwijze van elkaars (crisis)organisaties ontstaat meer inzicht in de manier waarop de organisaties kunnen samenwerken. Voor daadwerkelijke samenwerking is het daarnaast van belang om voort te bouwen op de dagelijkse contacten tussen de organisaties. Bij de voorbereiding op calamiteiten kunnen deze contacten ook worden gebruikt voor informatie-uitwisseling. Daarnaast kunnen contacten verder worden aangehaald door bijvoorbeeld samen te oefenen.

Informatiemanagement Informatiemanagement omvat de totale omgang met informatie. Tijdens een calamiteit is de beschikbaarheid van informatie essentieel voor de bestrijding. In de praktijk blijkt het vaak lastig om de benodigde informatie bij elkaar te krijgen. Daarnaast is het van belang dat de juiste informatie op de juiste plek aanwezig is. Dit vereist dat alle medewerkers zich bewust zijn van hun eigen informatiebehoefte, maar ook van de informatiebehoefte bij andere medewerkers en bij externe instanties. De centrale rol die informatiemanagement speelt bij de systematische aanpak van een calamiteit wordt verduidelijkt door de onderstaande figuur: Omgevingsanalyse

Controleren

Plannen Actief Informatie Management

Uitvoeren


Organiseren

13

4

De calamiteitenorganisatie

Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze Wetterskip Fryslân (WF) zich organiseert om calamiteiten te bestrijden. Het geheel van de bij de bestrijding betrokken medewerkers heet de calamiteitenorganisatie. De structuur van de calamiteitenorganisatie komt overeen met die van een projectorganisatie: vanuit verschillende disciplines worden medewerkers met specifieke expertise en bevoegdheden, alsmede de benodigde middelen, ter beschikking gesteld. De calamiteitenorganisatie is onder normale omstandigheden een “lege organisatie”, met een beperkte vaste bezetting die de voorbereiding op calamiteiten coördineert. Dit calamiteitenplan legt de hoofdstructuur van de calamiteitenorganisatie vast. Op het moment dat sprake is van een incident of een calamiteit, wordt deze organisatie volgens het opschalingprincipe ingevuld met daartoe aangewezen functionarissen. Afhankelijk van de calamiteit kan de organisatie naar behoefte groeien of kleiner worden.

4.1

Uitgangspunten voor de calamiteitenorganisatie

Een effectieve bestrijding van een calamiteit door het waterschap vergt: A. Een transparante structuur van de calamiteitenorganisatie en een heldere taakafbakening tussen de samenstellende onderdelen. B. Een optimale samenwerking en coördinatie tussen de samenstellende onderdelen van de calamiteitenorganisatie. C. Een optimale samenwerking en coördinatie tussen de calamiteitenorganisatie van WF en de externe organisaties, die bij de bestrijding van de calamiteit betrokken zijn. D. Een optimale informatievoorziening ten behoeve van een ieder die door de calamiteit getroffen is, en/of de effecten van de bestrijding ervan ondervindt. Alhoewel deze punten over het algemeen voor zich spreken, vergen zij zowel van WF als van de externe instanties een gedegen voorbereiding. De voorbereiding is daarbij zowel op de interne gang van zaken binnen elke organisatie gericht, alsmede op de externe afstemming tussen de instanties. Bij de externe instanties moet worden gedacht aan de binnen het waterschapsgebied gelegen gemeenten, de provincies, de regionale brandweren en buurwaterschappen. Punt D is van groot belang omdat niemand in onzekerheid mag verkeren omtrent de vraag of en hoe WF de bestrijding van de calamiteit ter hand heeft genomen en wat het effect daarvan is.

4.2

Opbouw van de calamiteitenorganisatie

De organisatie van de diverse onderdelen van de calamiteitenorganisatie van WF wordt hieronder beschreven. Om inzicht te krijgen in het functioneren van de totale organisatie is het van belang om te weten wat de werkwijze binnen elk team is. Binnen de calamiteitenorganisatie spelen de interne en externe communicatie een grote rol. Communicatieadviseurs zijn daarom aanwezig in het operationeel team, het beleidsteam en desgewenst het actiecentrum. Een uitgebreide beschrijving van de wijze waarop interne en externe communicatie plaatsvindt, wordt weergegeven in het Crisiscommunicatieplan in bijlage 10. In deze paragraaf staat een beschrijving van een uitgebreide bezetting van de calamiteitenorganisatie. Afhankelijk van het soort calamiteit kan de calamiteitenorganisatie ook in beperktere bezetting functioneren. In de praktijk betekent dit dat bij calamiteiten continu aandacht nodig is voor de vraag of de actuele omstandigheden vragen om een meer of minder uitgebreide calamiteitenorganisatie. Hierbij staat de functionaliteit van de organisatie voorop (kunnen de taken worden uitgevoerd?) en dient rekening te worden gehouden met de (on)mogelijkheden van de betrokken medewerkers. Hierbij zijn de lengte van diensten en de lengte van de totale bestrijding van belang. Schematisch ziet de calamiteitenorganisatie er in de meest uitgebreide vorm er als volgt uit:


14

Schema calamiteitenorganisatie Wetterskip Fryslân

Fase 3

Beleidsteam

Fase 2

Operationeel Team

Fase 1


AC

AC

AC

AC

Zuiveringsbeheer

Waterkwaliteit

Primaire waterkeringen

Watersysteembeheer

15

AC Ameland

AC Terschelling

Actiecentrum Het actiecentrum bepaalt de wijze van uitvoering van concrete bestrijdingsmaatregelen in het veld en coördineert de inzet van de betrokken veldmedewerkers en kantoormedewerkers, die ook onderdeel zijn van het actiecentrum. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: • bepalen en coördineren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld via de coördinator plaats ongeval (CPO) • via de CPO laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, eventueel in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; • onderhouden van contacten en afstemmen met andere organisaties op actiecentrumniveau; • aansturing van kantoormedewerkers die ondersteuning bieden aan het AC; • adviseren van het operationeel team (OT) naar aanleiding van concrete vragen van het OT; • adviseren van het OT met betrekking tot mogelijke oplossingsrichtingen. Het advies houdt mede in een onderbouwde keuze van mogelijke alternatieven; • zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het OT; • periodiek informeren van het OT door middel van situatierapporten; • bijhouden van een logboek en registratie van besluiten. Indien coördinatie door het OT noodzakelijk is, heeft de actiecentrumcoördinator contact met de operationeel leider. Voor iedereen moet duidelijk zijn, dat indien de bemoeienis van het OT niet noodzakelijk is, dit ook niet moet plaatsvinden. Bemoeienis door het OT en BT is noodzakelijk indien ernstige knelpunten ontstaan of wanneer beslissingen moeten worden genomen die grote gevolgen hebben voor het tactische optreden of de strategie van WF. Het OT en BT kunnen vervolgens afstemming zoeken met vergelijkbare teams van de organisaties in de veiligheidsregio (bijvoorbeeld het regionaal operationeel team (ROT) respectievelijk het regionaal beleidsteam (RBT). Het is duidelijk dat de beslissing tot het al dan niet inschakelen van het OT door het actiecentrum tijdens een calamiteit vaak lastig is. Daarom wordt in opleidingen en oefeningen aandacht besteed aan elkaars werkwijze en taakafbakening. Hierdoor is het mogelijk om vertrouwen te hebben in gemaakte afwegingen, zonder daarbij het gezonde verstand buiten te sluiten. In de onderstaande tabel zijn de functionarissen opgenomen die deel uitmaken van het actiecentrum: Actiecentrumcoördinator Technisch assistent Algemeen assistent (notulist) Specialist Desgewenst: Notulist (logboek), telemetrist, plotter vertegenwoordiger van: Facilitaire Zaken, ICT, Communicatie

N.B. Voor iedere functie dient een plaatsvervanger aangewezen te zijn. Actiecentrumcoördinator De leiding van het AC berust bij de actiecentrumcoördinator. Deze kan binnen de toegekende bevoegdheden de benodigde medewerkers van WF oproepen en de calamiteitenbestrijding uitvoeren. Bij ernstige calamiteiten, waarbij een gebrek is aan mensen of middelen, zal een terugkoppeling moeten plaatsvinden met het OT om te bepalen of extra inzet mogelijk is of waar de aandacht zich als eerste op moet richten. Calamiteitenplan Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni 2007

16

De binnenkomende informatie wordt in het AC-overleg besproken onder voorzitterschap van de AC-coördinator. De actiecentrumcoördinator zorgt er daarna voor dat de verdere acties worden uitgezet. De actiecentrumcoördinator is verantwoordelijk voor het regelmatig opstellen en verze nden van situatierapporten om het operationeel team te informeren. Technisch assistent Op het actiecentrum is een technisch assistent (TA) aanwezig die de coördinator van het AC ondersteunt. De TA adviseert en ondersteunt de coördinator bij het bepalen van de te ondernemen acties voor de calamiteitenbestrijding. Hij verzorgt ondermeer de contacten tussen het actiecentrum en de CPO/HD in het veld. Desgewenst kan de technisch assistent de CPO in het veld ondersteunen. Ook worden door hem zonodig contacten met de lokale leidinggevenden van de hulpverleningsdiensten onderhouden voor het maken van de werkafspraken. Algemeen assistent De assistent heeft tot taak de actiecentrumcoördinator te ondersteunen. Dit kan bij de volgende taken: • notuleren van het AC-overleg • opstellen – in samenspraak met de AC-coördinator - van het situatierapport • verzenden van faxen en mailberichten; • verspreiden van binnengekomen berichten; • verzorgen van algemeen telefoonverkeer; • opvangen van de telefoon bij afwezigheid van de actiecentrumcoördinator; • assistentie verlenen bij het regelen van de catering (zowel voor actiecentrum als de medewerkers in het veld) met de vertegenwoordiger van facilitaire zaken; • het verzorgen van kopieerwerk; • het bijhouden van kaarten (plotten); • het verzorgen van de personele invulling en aflossing in het actiecentrum en bij de veldmedewerkers; • het opvragen en/of uitzoeken van diverse gegevens. Wanneer veel telefoonverkeer met het actiecentrum plaatsvindt, kunnen telefonisten worden ingezet om deze berichten op te vangen. Specialist De specialist adviseert en ondersteunt desgewenst de actiecentrumcoördinator bij het bepalen van de te ondernemen acties voor de calamiteitenbestrijding. Adviezen met betrekking tot mogelijke oplossingsrichtingen bevatten in een onderbouwde keuze van mogelijke alternatieven. Communicatieadviseur De taken van de communicatieadviseur zijn: • Organiseren en uitvoeren van de pers- en publieksvoorlichting en de afstemming hiervan met andere organisaties; • Uitvoeren van de interne voorlichting Facilitaire Zaken Het cluster facilitaire zaken stemt af met de AC-coördinator over de inzet van facilitaire zaken. Zo zal het gebouw opengesteld moeten worden en moet een telefonist aanwezig zijn. Daarnaast moeten de ruimtes worden ingericht en geheel worden voorzien van telefoons, computers en faxen e.d. Een andere onderdeel dat ook moet worden aangestuurd is de catering voor zowel binnen als buiten (de medewerkers in het veld in het kader van dijkbewaking of calamiteitenbestrijding). Telefonist De telefonist bemenst de receptie van het kantoor van WF te Leeuwarden en draagt zorg voor het telefonisch verkeer met de betrokkenen in de calamiteitenbestrijding en voor het inkomend (extern) telefoonverkeer. Infocentrum Een infocentrum wordt ingezet wanneer een groot aantal meldingen van burgers zorgt voor een verstoring van de werkzaamheden binnen het actiecentrum. Taak van het infocentrum is om me ldingen te registreren, zodat vanuit het actiecentrum vervolgacties kunnen worden ondernomen. Binnen het infocentrum wordt een aantal taken onderscheiden. Het infocentrum bestaat uit een Calamiteitenplan Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni 2007

17

aantal telefonisten, waarbij één telefonist optreedt als coördinator. Deze coördinator behoudt globaal een overzicht over de meldingen die binnenkomen en legt de belangrijkste zaken vast op flapovers en kaarten. De telefonisten nemen de telefoontjes van burgers aan. Zij registreren meldingen en geven ze door aan de leden van het actiecentrum. In geval van pure informatieverzoeken van media verbinden zij de beller door met een communicatieadviseur. CPO en bestrijdingsteam De CPO coördineert de uitvoering van de concrete bestrijdingsmaatregelen in het veld. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: • het er plaatse verifiëren, beoordelen en terugkoppelen van al of niet uitgevoerde taken en van de situatie aan de AC-coördinator; • het terugkoppelen van de situatie aan de melder van de calamiteit; • coördineren en uitvoeren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld; • laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; • onderhouden van contacten en afstemmen met andere organisaties in het veld; • contact onderhouden met het actiecentrum in eerste instantie via de technisch assistent; • adviseren van het actiecentrum met betrekking tot mogelijke oplossingsrichtingen; • zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het actiecentrum; • bijhouden van een logboek; • media doorverwijzen naar de woordvoerder/voorlichter De CPO houdt toezicht op de door eigen veldmedewerkers/bestrijdingsteams (BestrT) of de aannemers uit te voeren herstelwerken of te treffen noodmaatregelen. Daarnaast geeft hij aanwijzi ngen voor de technische inzet van hulpverleningsdiensten. De meeste tijd van de CPO is gemoeid met het aansturen van de eigen medewerkers van WF op de bestrijdingslocatie. Het AC zorgt voor de aansturing van de CPO. Hiertoe wordt veelvuldig contact onderhouden met het AC. De informatie-uitwisseling tussen CPO en actiecentrum vindt telefonisch plaats. Het bestrijdingsteam voert de werkzaamheden in het veld uit conform de aanwijzingen van en staat onder leiding van de CPO. In het bestrijdingsteam hebben zitting buitendienstmedewerkers van WF. Eventueel kan hieraan personeel van aannemers worden toegevoegd. De CPO bepaalt in overleg met het actiecentrum de daadwerkelijke invulling van het bestrijdingsteam. Operationeel Team (OT) Bij ernstige incidenten (vanaf fase 2) is het OT een belangrijke spil in de calamiteitenorganisatie en heeft dan het overzicht over de algehele situatie. Hierdoor kan coördinatie op hoofdlijnen plaatsvinden met het actiecentrum, dat de uitvoering in het veld aanstuurt. Daar waar knelpunten met gevolgen voor de tactiek optreden bij de daadwerkelijke bestrijding van een calamiteit, vindt binnen het OT overleg plaats. Daarnaast kan door het OT afstemming plaatsvinden met operationele teams van andere organisaties (bijvoorbeeld het Regionaal Operationeel Team - ROT - van de veiligheidsregio of een OT van een naburig waterschap). Om het overzicht te behouden over de situatie, wordt het OT door de AC-coördinator van informatie voorzien. Het OT bepaalt de tactiek van de bestrijding. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: • Het zonodig inschakelen van extra medewerkers en het coördineren van de inbreng van de verschillende actiecentra van het waterschap bij de bewakings/ bestrijdingsactiviteiten; • Het voorbereiden van beleidsbeslissingen in het BT (alleen in fase 3); • Het vertalen van de strategie van het beleidsteam in een tactiek voor de actiecentra (alleen in fase 3) • Het instrueren van de AC’s; • Het opstellen van een voorlichtingstactiek (alleen in fase 3);


18

• • • •

Het onderhouden van contacten en overleg met andere betrokken bestrijdende organisaties op tactisch coördinerend niveau; Het zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand van elders; Het periodiek informeren van het beleidsteam en externen door middel van het situatierapport; Het bijhouden van een logboek (en registratie van besluiten in de notulen van het overleg).

Interne werkwijze Het OT vergadert met intervallen en zit dus niet constant ‘om tafel’. Vergaderd wordt om de stand van zaken te bepalen binnen de diverse betrokken onderdelen van WF en over de te volgen tactiek. De leden van het OT geven aan of binnen de vastgestelde tactiek kan worden opgetreden of dat de wijzigingen noodzakelijk zijn. Over deze wijzigingen beslist het OT. Indien blijkt dat zelfs de strategie (het beleid) moet worden gewijzigd is een beslissing van het BT noodzakelijk en dient het OT daartoe een advies op te stellen in het situatierapport. De vergaderingen van het OT vinden plaats indien dit noodzakelijk wordt bevonden door de leden. In de bijlage 1 wordt nader ingegaan op de werkritmiek en de vergaderwijze. Vergaderingen vinden plaats aan de hand van de standaardagenda (zie bijlage ..). De operationeel leider is voorzitter van de vergadering en bewaakt het proces op hoofdlijnen. Hierbij focust hij niet op allerlei details, maar behoudt het totaaloverzicht. Het stelt vragen als: Mogen wij die beslissing nemen, is iedereen op de hoogte, moeten we nu tot een besluit komen, hoe ontwikkelt zich dit in de komende uren, kunnen we al wat voorbereiden etc. De operationeel leider wordt in de vergadering ondersteund door de OT/BT notulist en de calamiteitencöordinator. Net als bij het BT dienen ook de vergaderingen in het OT zo kort mogelijk te zijn (streeftijd een half uur) om zo snel mogelijk beslissingen te kunnen nemen.

Waarschuwing (1) voor OT: Het risico is aanwezig dat leden van het OT zich met de details van de uitvoering van de bestrijding in de AC’s en het veld gaan bemoeien. Dit mag niet gebeuren. Elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie heeft haar eigen taak. Indien met zich met elkaars taken gaat bemoeien verandert de structurele lijn van de aanpak van een calamiteit in een zwabberende koers waardoor zowel intern als extern niet meer duidelijk is wat er moet gebeuren. Dit houdt ook in dat men alert moet zijn op het nemen van tactische beslissingen in de AC’s of in het BT. Dit is niet wenselijk. Waarschuwing (2) voor OT: In de praktijk blijken organisaties bij de bestrijding van calamiteiten graag gebruik te maken van liaisons: vertegenwoordigers van externe organisaties die worden opgenomen in de eigen calamiteitenorganisatie. Het risico bestaat dat tijdens de besluitvorming deze liaisons een grotere rol krijgen toebedeeld dan zij kunnen en mogen waarmaken. Ofwel: gebruik van een liaison komt in de plaats voor elke andere vorm van afstemming met de externe organisatie ‘te vertalen’ voor de andere organisatie. In principe is dit minder noodzakelijk wanneer organisaties en medewerkers elkaar in de voorbereiding op calamiteiten goed hebben leren kennen. Het is immers van belang dat men elkaar ook zonder liaisons weet te vinden tijdens een calamiteit. Kortom, inzet van liaisons dient met de grootste omzichtigheid plaats te vinden en mag nooit in de plaats komen van alle andere vormen van overleg. Waarschuwing (3) voor OT: Iedereen dient alert te zijn op oververmoeidheidverschijnselen. Niet alleen bij zichzelf, maar ook bij anderen.


19

In de onderstaande tabel zijn de functionarissen opgenomen die deel uit kunnen maken van het OT:

Operationeel Leider Afdelingshoofd Communicatieadviseur Calamiteitencoördinator Notulist

N.B. Voor iedere functie dient een plaatsvervanger aangewezen te zijn. De operationeel leider bepaalt in overleg met de calamiteitencoördinator de daadwerkelijke invulling van het operationeel team. Operationeel leider De coördinatie binnen het OT vindt plaats onder leiding van de operationeel leider. De operationeel leider is voorzitter in het OT. Hij ziet erop toe dat de taken van het OT worden uitgevoerd. Daarnaast vervult hij ook zijn rol in het beleidsteam. Daar waar beslissingen worden genomen met grote gevolgen voor de strategie van WF, legt de operationeel leider de situatie voor aan het BT en geeft daarbij een advies van het OT. Communicatieadviseur De communicatieadviseur bewaakt de tactische communicatieaspecten en verzorgt de daadwerkelijke uitvoering van interne en externe voorlichting. Afdelingshoofd Het afdelingshoofd bewaakt de inbreng van de eigen discipline bij de bestrijding van een calamiteit. Het afdelingshoofd onderhoudt hiertoe contact met het AC. Calamiteitencoördinator De calamiteitencoördinator is specialist op gebied van de werkwijze en de crisisbesluitvorming binnen de calamiteitenorganisatie van WF zelf en de koppeling met een groot aantal calamiteitenorganisaties binnen het netwerk van WF. Binnen het OT draagt de calamiteitencoördinator zorg voor de procesbewaking. AC-coördinator Indien wordt besloten tot het activeren van het OT zal de operationeel leider direct contact opnemen met de AC-coördinator. De AC-coördinator schakelt zonodig Facilitaire Zaken en ICT in om de gewenste voorzieningen te realiseren. Tevens zorgt hij er desgewenst voor dat Facilitaire Zaken en ICT een infocentrum inrichten ter plaatse van de receptie van het kantoor van WF te Leeuwarden, indien door het OT wordt besloten tot het activeren van dit onderdeel. De AC-coördinator geeft de stand van zaken weer bij de aanvang van het OT-overleg, maar neemt niet deel aan de besluitvorming. Notulist De notulist heeft in hoofdzaak de volgende taken: • bundelen van ontvangen informatie; • opstellen van het situatierapport na het OT-overleg conform het standaard format; Beleidsteam (BT) Op basis van beschikbare informatie en de criteria in de bestrijdingsplannen bepaalt de dijkgraaf of het BT actief gaat deelnemen (waarmee dan automatisch fase 3 ingaat) of dat het BT alleen op de hoogte wordt gehouden van de situatie door middel van situatierapporten van het OT (waarmee fase 2 gehandhaafd blijft). De beslissing tot opschaling naar fase 3 en actieve deelname van het


20

BT kan plaatsvinden op basis van een interne noodzaak (WF heeft zelf behoefte aan deelname van het BT) of op basis van een externe noodzaak (externe organisaties stellen bestuurlijke afstemming met WF op prijs). Het BT functioneert als vertegenwoordiger van WF op bestuurlijk niveau voor de bij de bestrijding betrokken externe organisaties. Bij het actief worden van het BT worden deze organisaties door middel van het situatierapport van het OT hiervan op de hoogte gebracht. Daarnaast leggen de leden van het BT via hun informele, bestuurlijke netwerk zelf contact met de BT’s van andere organisaties (bijvoorbeeld het Regionaal Beleidsteam van de veiligheidsregio Fryslân), om zo alvast tot eerste afstemming te komen. Het BT verzorgt de beleidsmatige aspecten van de bestrijding van een calamiteit: het bepaalt de strategie van optreden van WF. Dit omvat in hoofdzaak de volgende taken: • op strategisch niveau sturing geven aan de interne calamiteitenorganisatie; • nemen van beleidsbeslissingen met betrekking tot de bestrijding van de calamiteit, voor zover de bevoegdheid reikt en in samenspraak met de overige organisaties; • afstemmen met andere bestuurders en externe organisaties op beleidsniveau; • zo nodig zorgen voor een liaison naar het gemeentelijk beleidsteam (GBT) van de burgemeester of het regionaal beleidsteam (RBT); • zorgen voor de inbreng van het waterschapsbeleid en de waterschapsdeskundigheid en het inbrengen van prioriteiten, indien wordt samengewerkt met andere bestrijdingsorganisaties; • aanvragen van personele en materiële bijstand van elders, voor zover dit niet geschiedt op operationeel niveau (BT moet formele aanvraag doen, dan wel goedkeuren); • zorg dragen voor voorlichting aan publiek en pers, en het opstellen van de communicatiestrategie; • bijhouden van een logboek en registratie van besluiten; • op de hoogte houden van de overige leden van het bestuur, voor zover mogelijk al tijdens de calamiteit, maar zeker tijdens de nazorg van de calamiteit; • initiëren van de evaluatie. In de onderstaande tabel zijn de functionarissen opgenomen die deel uitmaken van het beleidsteam: Dijkgraaf Operationeel leider Communicatieadviseur Calamiteitencoördinator Notulist

De voorzitter van het BT (dijkgraaf WF) bepaalt in hoeverre andere personen (tijdelijk) zitting hebben in het BT. Deze personen kunnen externen en/of leden van het dagelijks bestuur zijn. N.B. Voor iedere functie dienen een of meerdere plaatsvervangers aangewezen zijn. Om tot een goede strategie te komen is afstemming met externe organisaties op beleidsniveau noodzakelijk. Deze afstemming vindt plaats door het BT met vergelijkbare teams van de externe instanties (bijvoorbeeld het regionaal beleidsteam, RBT) De beleidsbepaling en bestuurlijke afstemming is een essentieel onderdeel van het optreden van de calamiteitenorganisatie. Het is van groot belang dat het BT zich alleen hier mee bezighoudt. In de praktijk betekent dit dat het beleidsteam niet continu om tafel zit, maar enkele malen per dag bijeenkomt. In de tussentijd wordt men alleen informatief op de hoogte gehouden over de stand van zaken.


21

Voorkomen moet worden dat de leden van het BT zich gaan bezighouden met de coördinatie of zelfs de daadwerkelijke uitvoering van de bestrijdingsmaatregelen. In een dergelijk geval bestaat het risico dat men onafhankelijk van elkaar zaken regelt en verwarring ontstaat. Voorzitter De voorzitter (dijkgraaf) van het BT is verantwoordelijk voor het instellen en functioneren van het BT. Hij ziet erop toe dat de taken van het BT worden uitgevoerd. Daarnaast is hij als dijkgraaf eindverantwoordelijk voor het optreden van de hele calamiteitenorganisatie van WF. De voorzitter informeert periodiek het DB en AB. Operationeel leider De operationeel leider (secretaris-directeur) zorgt voor de link met het OT. Hij presenteert de stand van zaken in het BT in licht verzoeken en adviezen van het OT toe. Communicatieadviseur De communicatieadviseur adviseer het BT over de communicatieaspecten verbonden aan de gekozen strategie van het WF. Samen met de andere leden van het BT stelt de communicatieadviseur een crisiscommunicatiestrategie op.

Calamiteitencoördinator De calamiteitencoördinator is specialist op gebied van de werkwijze en crisisbesluitvorming binnen de calamiteitenorganisatie van WF zelf en de koppeling met een groot aantal calamiteitenorganisaties binnen het netwerk van WF. Binnen het BT draagt de calamiteitencoördinator zorg voor de procesbewaking. Notulist De notulist heeft in hoofdzaak de volgende taken: • bundelen van ontvangen informatie; • opstellen van het situatierapport na het BT-overleg conform het standaard format;

4.3

Personele invulling van de calamiteitenorganisatie

Tijdens een calamiteit gaat het optreden zoveel mogelijk uit van de normale, dagelijkse werkwijze. Dit betekent dat de taken die de leden van de calamiteitenorganisatie uitvoeren in het verlengde liggen van hun dagelijkse werkzaamheden, met gebruikmaking van de contactpersonen in de dagelijkse netwerken. Voor de personele invulling van de calamiteitenorganisatie betekent dit dat medewerkers zoveel mogelijk worden ingezet op plekken waar ze van hun specifieke expertise gebruik kunnen maken. Verantwoordelijkheid bij de afdelingshoofden Logisch gevolg van bovenstaand uitgangspunt is dat de personele invulling van de onderdelen een verantwoordelijkheid is van de betrokken afdelingshoofden. Elk afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de bezetting van het actiecentrum met de eigen vertegenwoordigers en voor de beschikbaarheid van de daarbij behorende medewerkers in het veld. Daarnaast zorg hij ook voor de inbreng van de eigen discipline in het OT. Voor zover nodig en mogelijk maken de afdelingshoofden afspraken over onderlinge bijstand. Rekrutering van ondersteunend personeel kan uiteraard, in goed overleg, ook plaatsvinden. Logistieke ondersteuning inzake catering, telefonie en inrichting ruimten wordt geboden vanuit de cluster Facilitaire Zaken. Inzet van medewerkers buiten hun dagelijkse werkzaamheden Door de vele werkzaamheden en de soms langdurige inzet die gepaard gaat met calamiteiten is het onvermijdelijk dat concessies moeten worden gedaan. Sommige medewerkers zullen worden ingezet voor de werkzaamheden die zij niet dagelijks vervullen. Hieraan wordt tegemoet gekomen door tijdens de voorbereiding op calamiteiten aandacht te besteden aan de benodigde aanvullende opleiding, training en oefening.


22

Overzicht beschikbare medewerkers De calamiteitenorganisatie kan alleen dan effectief functioneren wanneer, ten behoeve van de betrokken functies, medewerkers bereikbaar en beschikbaar zijn. In de bestrijdingsplannen is vastgelegd welke medewerkers bij de bestrijding van de calamiteiten kunnen worden ingezet voor welke functie. Aanwijzing In principe is iedere medewerker van Wetterskip Fryslân inzetbaar binnen de calamiteitenorganisatie. Als basis daarvoor geldt de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregeling Waterschapspersoneel (SAW), op grond waarvan in bijzondere omstandigheden medewerkers kunnen worden aangewezen voor bijzondere taken, eventueel op afwijkende werktijden. Iedere medewerker die een rol in de calamiteitenorganisatie kan vervullen, ontvangt hiervoor een schriftelijke aanwijzing. Invulling van de calamiteitenorganisatie bij een daadwerkelijke calamiteit Bij een daadwerkelijke calamiteit vindt de invulling van de calamiteitenorganisatie in principe plaats door de AC-coördinator. Uitgangspunt hierbij is dat alleen die mensen worden opgeroepen die strikt noodzakelijk zijn voor de aanpak van de calamiteit. Daar waar knelpunten optreden in de beschikbaarheid van personeel is het de verantwoordelijkheid van de betrokken leidinggevenden om samen tot een oplossing te komen. Bij grote knelpunten kan bemoeienis van de operationeel leider noodzakelijk zijn en de doorslag geven.

5

Fasering in de calamiteitenbestrijding

Incidenten, calamiteiten en rampen verschillen in aard en omvang. De bestrijding kan in veel gevallen (bij kleine incidenten) binnen de normale organisatie worden afgehandeld, maar het kan ook voorkomen dat de calamiteitenorganisatie moet worden opgestart. Het opstarten van de calamiteitenorganisatie moet snel en efficiënt, maar de calamiteitenorganisatie hoeft niet verder te worden opgeschaald dan nodig is. De aard en omvang van het incident of calamiteit en de omvang in impact van gevolgen bepalen de omvang van de benodigde calamiteitenorganisatie. De complexiteit van de situatie en de bestrijding, de intensiteit van de informatiestromen, de tijdsdruk en dergelijke zijn redenen voor het inschakelen van meer personeel om deze taken goed te kunnen uitvoeren. Net als in de dagelijkse praktijk van het waterschap moeten besluiten worden genomen door me nsen met overeenkomstige beslissingbevoegdheid. De omvang en de impact van het incident of de calamiteit en de gevolgen ervan zijn daarom redenen om functionarissen met een ruime(re) beslissingsbevoegdheid in te schakelen. Hierdoor wordt direct ook voorzien in een scheiding van beleid en uitvoering en worden verantwoordelijkheden op het juiste niveau in de organisatie neergelegd. Als het nodig is, wordt de calamiteitenorganisatie dus op steeds grotere schaal georganiseerd. Het op deze wijze uitbreiden van de calamiteitenorganisatie wordt opschalen genoemd. Afschalen is het op omgekeerde wijze aanpassen van de calamiteitenorganisatie. De calamiteitenorganisatie heeft dus geen vaste vorm of bezetting maar een steeds wisselende invulling. De fasen zijn bedoeld als markeerpunten in de opschaling. De fasen zijn niet gekoppeld aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De fasen kunnen wel worden gebruikt om de mate van opschaling te beschrijven.

5.1

Melding en alarmering

Voor een goede bestrijding van calamiteiten is het belangrijk dat meldingen bij WF goed en snel worden verwerkt. Zodra de melding hiervan WF heeft bereikt, wordt te allen tijde een medewerker benoemd die de melding gaat verifiëren en beoordelen. Deze medewerker vervult vanaf dat moment de functie van Coördinator Plaats Ongeval (CPO). De afdelingen van WF hebben medewerkers beschikbaar die – ook buiten kantooruren in de vorm van piketdiensten – deze rol vervullen. Ter verificatie en beoordeling is het veelal noodzakelijk dat de CPO ter plaatse van de gebeurtenis komt. Het verifiëren van de melding bestaat uit het nagaan of de melding juist en volledig is. Ook


23

wordt nagegaan in hoeverre naar aanleiding van de gebeurtenis sprake is of kan zijn van verstoring van de normale werkzaamheden. De CPO meldt altijd terug aan de melder en neemt tevens contact op met de betreffende AC-coördinator van het eventueel in te stellen actiecentrum om de situatie en eventueel benodigde vervolgacties te bespreken. Bij een grote calamiteit, waarbij meerdere meldingen binnenkomen, heeft de CPO geen tijd om met alle melders contact op te nemen. Dan zullen andere betrokken medewerkers van WF de terugmeldingen verzorgen. Bij het beoordelen van de melding zijn voor eventuele verdere opschaling drie vragen van essentieel belang: • Wat is de aard van de calamiteit? • Wat is de ernst van de calamiteit? • Wat is de locatie van de calamiteit? Informatief opschalen In geval van een (dreigend) incident, dat nog geen direct optreden van het waterschap en/of andere hulpverleningsdiensten in de veiligheidsregio vereist, kan wel worden besloten door de ACcoördinator om de eigen organisatie en de overheidsdiensten en hulpverleningsdiensten te informeren over het (dreigend) incident. Dit is een vorm van informatief opschalen. De beslissing tot opschalen van de dagelijkse routine (fase 0) naar fase 1 wordt genomen door de AC-coördinator in samenspraak met de CPO. Het afdelingshoofd, de calamiteitencoördinator, de communicatieadviseur, de operationeel leider en de dijkgraaf worden geïnformeerd over de situatie.

5.2

Fase 0: het dagelijkse werk

Het merendeel van de tijd zal binnen het beheer geen sprake zijn van incidenten of calamiteiten. Binnen de dagelijkse werkzaamheden kunnen wel regelmatig kleine afwijkingen optreden van het normale beheer. Dergelijke beperkte incidenten vereisen vaak wel wat extra tijdsbesteding, maar het is niet noodzakelijk om daarvoor de calamiteitenorganisatie te activeren. Wel kan het zo zijn dat bij het oplossen van het incident meerdere medewerkers betrokken zijn. Wanneer sprake is van geen of slechts zeer beperkte incidenten, bevindt de calamiteitenorganisatie zich in fase 0. De calamiteitenorganisatie is in fase 0 niet actief met bestrijdingsmaatregelen, maar onderneemt wel activiteiten (zoals oefeningen en opleidingen en het doorgeven van verbeterpunten uit eerdere evaluaties) ter voorbereiding op het optreden bij calamiteiten. De calamiteitenorganisatie zal dus veruit het grootste deel van de tijd in fase 0 (dagelijkse routine) verkeren.

5.3

Fase 1: bestrijding van een incident

Wanneer een incident dusdanig complex is dat mensen samen aan het werk moeten en het werk ook nog eens duidelijk afwijkt van het normale werk (complex, lange duur, meerdere locaties, andere werktijden, etc.) dan is behoefte aan duidelijke centrale coördinatie van de werkzaamheden. Voor de centrale coördinatie van de werkzaamheden ‘in het veld’ wordt gezorgd door het AC. Op het moment dat behoefte is aan een AC en dit ook daadwerkelijk een rol gaat spelen, is sprake van fase 1. Dit is wat betreft opschaling vergelijkbaar met GRIP 1 (Gecoördineerde Regionale Incidenten Procedure) van de veiligheidsregio. De actieve calamiteitenorganisatie bestaat dan uit een AC en de daardoor aangestuurde medewerkers. De bevelslijn is van het AC naar de CPO. Naast complexiteit en omvang kan ook uitzonderlijke media-aandacht, externe bestuurlijke gevoeligheid van een incident een maatgevend criterium zijn voor opschaling, bijvoorbeeld om passende crisiscommunicatie te voeren. Naast daadwerkelijke opschaling is informatieve opschaling belangrijk. Hierbij geldt dat de informatieve opschaling altijd minimaal één coördinatiefase verder moet reiken dan de daadwerkelijke opschaling. In het kader van het informatief opschalen worden door de coördinator van het AC het afdelingshoofd, de calamiteitencoördinator, de communicatieadviseur, de operationeel leider en de dijkgraaf geïnformeerd over het incident. Tevens wordt de piketambtenaar van de provincie Fryslân geïnformeerd door de AC-coördinator. De communicatieadviseur verzorgt zonodig de interne en externe voorlichting. Het AC is gevestigd op het kantoor van Wetterskip Fryslân.


24

5.4

Fase 2: bestrijding van een ernstig incident

Een groot incident kan het noodzakelijk maken dat wordt afgeweken van de normale tactische richtlijnen binnen WF. Kenmerken van dergelijke situaties zijn dat over langere tijd veel medewerkers worden ingezet, dat op een hoger niveau afstemming noodzakelijk is met andere organisaties en dat prioriteiten moeten worden gesteld tussen de uitvoering van noodzakelijke werkzaamheden. In een dergelijke situatie wordt het OT toegevoegd aan de reeds actieve calamiteitenorganisatie. Het OT neemt geen taken over van de actiecentra, maar maakt het mogelijk om op tactisch niveau te coördineren. Met het actief worden van het OT gaat fase 2 van de bestrijding in. Dit is wat betreft opschaling vergelijkbaar met GRIP 2 (Gecoördineerde Regionale Incidenten Procedure) van de veiligheidsregio. Bij fase 2 wordt het OT actief. De dijkgraaf wordt geïnformeerd over de situatie. Een fase 2 incident heeft meestal een duidelijke uitstraling naar de omgeving. Ter plaatse van de calamiteit wordt mono- dan wel multidisciplinair gewerkt. Nadruk ligt op het sturen van de operationele processen, het coördineren van de informatievoorziening en de acties van het actiecentrum. De bevelslijn is vanuit het OT, via het AC naar de CPO. Het AC en het OT zijn gevestigd op het kantoor van Wetterskip Fryslân. Het is bij een dergelijk incident mogelijk dat ook het Regionaal Operationeel Team (ROT) actief wordt (in de veiligheidsregio Fryslân wordt dit GRIP 2 genoemd). Het ROT informeert de betrokken burgemeester en de piketambtenaar van de provincie over de situatie en opschaling. De AC-coördinator informeert de piketambtenaar van de provincie en zonodig de omliggende waterschappen over de situatie en de opschaling. De piketambtenaar van provincie informeert de betrokken gemeenten en hun burgemeester, de meldkamer Fryslân en Rijkswaterstaat, directie Noord-Nederland. De communicatieadviseur informeert desgewenst de media en verzorgt de interne voorlichting. Wanneer de situatie dreigt te escaleren en/of maatregelen gewenst zijn waarin het vastgelegde beleid niet voorziet of die strijdig zijn met dit beleid, wordt de dijkgraaf (BT) gealarmeerd. Het is altijd gewenst om de bestuurders (m.n. de dijkgraaf en betrokken burgemeesters) tijdig te informeren over een ernstig incident, ook als nog geen directe actie van hen wordt verwacht (informatief opschalen). Zij kunnen dan adequaat reageren op eventuele vragen en zijn reeds geïnformeerd indien een verdere opschaling nodig is.

5.5

Fase 3: bestrijding van een calamiteit op ramp

Bij de bestrijding van calamiteiten of rampen is het vaak noodzakelijk dat strategische beslissingen worden genomen op bestuurlijk niveau. Dergelijke besluiten worden genomen in het BT. Niet alleen het nemen van besluiten gebeurt door de leden van het BT, ook het afstemmen met bestuurders van andere organisaties is een taak van het BT. Het beleidsteam neemt geen taken over van het OT, maar maakt het mogelijk om op strategisch niveau te coördineren. Op het moment dat het BT actief is geworden, is sprake van fase 3 in de bestrijding. Fase 3 vraagt om het instellen van het BT. Een fase 3 incident heeft altijd een duidelijke uitstraling naar de omgeving en kan gemeentegrensoverschrijdend zijn. Ter plaatse wordt mono- dan wel multidisciplinair gewerkt. Nadruk ligt op het sturen van de operationele processen, het coördineren van de informatievoorziening, de acties van het actiecentrum/actiecentra en de bestuurlijke coördinatie. De bevelslijn is vanuit het BT, via het OT en het AC naar de CPO. Het AC, OT en BT zijn gevestigd op het kantoor van Wetterskip Fryslân. Het is in deze fase mogelijk dat de burgemeester van de betrokken gemeente het opperbevel op zich heeft genomen (GRIP 3 conform de veiligheidsregio Fryslân). In dat geval is ook het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) en het Regionaal Operationeel Team (ROT) ingesteld en de voorlichting wordt dan opgeschaald naar de gemeentelijke voorlichter. Op verzoek van de burgemeester kan de dijkgraaf deel uitmaken van het GBT. Het GBT bevindt zich in het gemeentehuis van de betrokken gemeente.


25

Indien de effecten van het incident de gemeentegrens overschrijden ontstaat een GRIP 4 situatie. De bestuurlijke afstemming geschiedt dan door een coördinerend bestuurder (een burgemeester dan wel de CdK) die het opperbevel heeft. Deze bestuurder krijgt ondersteuning van het Regionaal Beleidteam (RBT) Het RBT bevindt zich in het provinciehuis, danwel in de stadhuis te Leeuwarden. De AC-coördinator informeert de piketambtenaar van de provincie en zonodig de omliggende waterbeheerders over de situatie en de opschaling. De piketambtenaar van de provincie informeert de betrokken gemeenten en hun burgemeesters, de meldkamer Fryslân en Rijkswaterstaat directie Noord-Nederland. De dijkgraaf informeert de provinciale gedeputeerde voor water en de CdK over de situatie en de getroffen maatregelen. De communicatieadviseur van Wetterskip Fryslân staat onder leiding van de gemeentelijke (GRIP 3) dan wel provinciale voorlichter (GRIP 4). Indien GRIP 3 of hoger niet aan de orde is, informeert de communicatieadviseur zelf de media. De communicatieadviseur verzorgt zowel de externe als interne voorlichting.

5.6

Afschalen, nazorg en evaluatie

Indien de situatie het toelaat, kan worden besloten om de calamiteitenorganisatie terug te schalen. Stap voor stap kunnen delen van de calamiteitenorganisatie worden ‘afgeschaald’. Uiteindelijk zal de bestrijding zijn afgelopen. Dit betekent niet dat alle activiteiten in het kader van de calamiteitenzorg daarmee zijn beëindigd. Juridische afhandeling, informatieverstrekking, waardering van medewerkers etc. vragen nog een aanzienlijke tijdsbesteding. Daarnaast zullen de dagelijkse werkzaamheden tijdens de calamiteiten zijn ‘blijven liggen’ waarvoor extra inspanning noodzakelijk is. De nazorg is in feite de processtap waarin de organisatie weer teruggaat naar normaal functioneren. Het kan hierbij noodzakelijk zijn om een apart ‘team’ – onder leiding van de calamiteitencoördinator – op te zetten dat de nazorg verder begeleidt. Een belangrijk aspect na de beëindiging van de daadwerkelijke bestrijding is de nazorg voor de eigen organisatie. Binnen de eigen organisatie worden bijvoorbeeld nabesprekingen gehouden voor de leden van de calamiteitenorganisatie, waarin aandacht wordt geschonken aan de bestrijding van de calamiteit. Tijdens de calamiteit zelf zal immers niet voor iedereen duidelijk zijn wat zich precies afspeelt. Daarnaast bestaat dan voor iedereen de gelegenheid om aan te geven waar leerpunten zijn voor het optreden bij een volgende calamiteit. In situaties waarbij medewerkers zijn geconfronteerd met traumatiserende ervaringen kan nazorg door gespecialiseerde hulpverleners noodzakelijk zijn. Naast de interne nazorg is het belangrijk om samen met alle bij de bestrijding betrokken partijen te komen tot een gezamenlijke evaluatie van de calamiteit, waarbij het van belang is om binnen één evaluatie tot een integrale beeldvorming te komen. Op deze wijze wordt voorkomen dat elke partij met een eigen evaluatie komt en dat de conclusies binnen de evaluaties tegenstrijdig aan elkaar kunnen zijn. De gezamenlijke evaluatie dient bij voorkeur onder leiding van de calamiteitencoördinator te worden uitgevoerd. Naast deze integrale evaluatie dient door WF in een meer gedetailleerde evaluatie te worden aangegeven welke leerpunten kunnen worden omgezet in resultaat. De uitkomsten van de nabesprekingen en van de integrale evaluatie dienen hierbij als belangrijke informatiebron. Het initiatief voor het starten van de nazorg en de evaluatie ligt op beleidsteamniveau. De coördinatie van de diverse activiteiten vindt plaats door de werkgroep calamiteitenzorg in het kader van de integrale calamiteitenzorg zoals beschreven in hoofdstuk 7.


26

6

Netwerkmanagement

In alle gevallen is bij de bestrijding van calamiteiten een goede samenwerking met andere overheden en instanties onontbeerlijk. Deze organisaties vormen samen een netwerk. Ten aanzien van calamiteiten die naar de mening van de betrokken burgemeester(s) het karakter van een ramp in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen hebben, is deze stelling vertaald in dwingende regels en geeft genoemde wet de structuur aan waarbinnen de samenwerking gestalte moet krijgen. Het onderkennen en zelfs wettelijk vastleggen van de noodzaak tot samenwerking biedt op zich geen garantie dat dit in voorkomende gevallen ook gebeurt. Mede omdat samenwerken onder crisisomstandigheden moet worden geleerd is het van wezenlijk belang regelmatig te oefenen in het hanteren van dit calamiteitenplan en de vier bestrijdingsplannen, in samenwerking met andere overheden en instanties. Om optimaal gebruik te kunnen maken van het netwerk van WF is het belangrijk om medewerkers tijdens calamiteiten zoveel mogelijk in te zetten voor hun normale taken en om de afstemming met de externe organisaties te laten verlopen via de lijn van de normale dagelijkse contacten. Alle activiteiten die in de voorbereiding op en bij de bestrijding van calamiteiten worden ondernomen om de activiteiten van de afzonderlijke organisaties te bundelen tot een integrale aanpak, vallen onder het zogenaamd netwerkmanagement.

6.1

Netwerkpartners

Het netwerk wordt gevormd door de instanties die betrokken zijn bij de bestrijding van een calamiteit. Welke netwerkpartners bij een specifieke calamiteit zijn betrokken is afhankelijk van de soort calamiteit. In het calamiteitenplan wordt in hoofdlijnen een aantal mogelijke netwerkpartners aangeduid. In de bestrijdingsplannen van WF wordt aangegeven welke netwerkpartners actief zijn, welke rol zij vervullen bij de bestrijding van de calamiteit en hoe zij bereikbaar zijn. Afhankelijk van de aard en de omvang van de calamiteit kunnen de volgende instanties actief zijn in het netwerk (zie bijlage 11). • • • • • • • • • •

Gemeenten Provincies Buurwaterschappen Milieudiensten Ministeries Inspectie milieuhygiëne Rijkswaterstaat-DNN LTO Nederland Telecommunicatievoorziening Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) • ProRail

6.2

• Veiligheidsregio Fryslân • Hulpverleningsdienst Fryslân (Brandweer + GGD) • Politie Fryslân • Media • Koninklijke Landmacht • Elektriciteitsvoorziening • Gasvoorziening • Drinkwatervoorziening (Vitens) • Aannemers

Wijze van afstemming binnen het netwerk

Afstemmen met de algemene keten De gehele algemene keten wordt gevormd door de gemeenten, de veiligheidsregio’s, de provincie en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Als sprake is van een gebeurtenis waarbij door een burgemeester gebruik wordt gemaakt van bevoegdheden conform de Gemeentewet (handhaving openbare orde, brand of ongevallen) of de Wet rampen en zware ongevallen, dan opereren de diensten van WF in gecoördineerd verband met de andere overheidsdiensten op


27

aanwijzing van of onder opperbevel van de desbetreffende burgemeester(s) en onder operationele leiding van de daartoe aangewezen operationele dienst (in principe de brandweer Fryslân).

Provincie Fryslân RBT Zetelt in provinciaal coördinatiecentrum (PCC) Strategisch niveau

Regionaal Beleidsteam

Gemeente

Waterschap WF

Hulpverleningsdiensten

GBT Gemeentelijk Beleidsteam Gemeentelijk Beleidsteam

BT Beleidsteam WF

RBT Regionaal Beleidsteam

Gemeentelijk Management Team

OT Operationeel team WF

ROT Regionaal operationeel team

Gemeentelijke actiecentra

AC Actiecentrum WF

CoPI Coördinatieteam Plaats Incident

Strategisch niveau

Tactisch niveau

Coördinerend uitvoerend niveau

evt. Met liaison WF

Veldmedewerkers Openbare werken

CPO, bestrijdingsteam, veldmedewerkers WF

Eenheden Hulpverleningsdiensten

Uitvoerend niveau

Namens WF kan de dijkgraaf of diens vervanger deel uitmaken van het gemeentelijk beleidsteam (GBT), indien daardoor de afstemming beter wordt gewaarborgd. Het ROT is het operationeel team van de veiligheidsregio. In het veld vindt afstemming plaats tussen een eventueel Coördinatieteam Plaats Incident (CoPI) en het AC of de CPO van WF. De wijze van afstemming moet samen met de hulpverleningsdiensten worden vastgelegd. Uitgangspunt voor WF is dat afstemming zodanig efficiënt moet plaatsvinden dat de betrokken medewerkers ook inzetbaar blijven voor het actiecentrum, aangezien zij daar een onmisbare rol vervullen.


28

Het gemeentelijk rampenplan, zoals opgesteld voor alle Friese gemeenten is ter informatie als naslagwerk opgenomen in bijlage 12. In bijlage 13 is de regionale coördinatie en commandovoering regio Fryslân opgenomen. Afstemming van de externe communicatie Een goede en open informatievoorziening voorkomt dat onduidelijkheden of tegenstrijdige berichten ontstaan. Voor alle partijen die bij de calamiteitenorganisatie zijn betrokken moet duidelijk zijn welke informatie naar buiten gaat en welke niet. De coördinatie van de informatieverstrekking aan de bevolking en aan de media is in handen van de communicatieadviseur van WF. Alle andere bij de bestrijding betrokken medewerkers hebben in principe geen contacten met de media. De wijze waarop de afstemming van de communicatie met andere organisaties plaatsvindt, is aangegeven in bijlage 10, het Crisiscommunicatieplan. In geval van een ramp in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen berust de coördinatie van de communicatie bij de gemeentelijke voorlichter. De informatieverstrekking verloopt dan via de gemeentelijke rampenstaf. Bij een gemeentegrensoverschrijdend incident, waarbij sprake is van een coördinerend burgemeester of coördinerend bestuurder, wordt de gemeentelijke communicatie opgeschaald. Dit betekent dat op het niveau van het Regionaal Beleidsteam (RBT) namens de betrokken gemeenten coördinatie plaatsvindt van de aan de bevolking te verstrekken informatie. WF draagt er zorg voor dat inzake de externe communicatie, afstemming plaatsvindt met de (inter)gemeentelijke of regionale voorlichting. Zo nodig kan het waterschap een eigen woordvoerder/voorlichter onder de coördinatie van de gemeentelijke voorlichter plaatsen en/of de gemeente van deskundig advies voorzien. Uitgangspunt bij elke vorm van externe communicatie is dat WF zich richt op de waterschapsaspecten en de overige onderwerpen over laat aan anderen.

6.3

Bijstand van netwerkpartners

Uitsluitend de burgemeesters van de gemeente waarin zich een ramp of zwaar ongeval voordoet, dan wel ingeval van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, zijn bevoegd tot het aanvragen van bijstand van de veiligheidsregio en politie buiten de betrokken regio. Ook is de burgemeester, ingevolge de Wet rampen en zware ongevallen, bevoegd tot het aanvragen van militaire bijstand. Dergelijke aanvragen dient de burgemeester te richten aan de Commissaris van de Koningin. Indien het Regionaal Beleidsteam (RBT) operationeel is, worden dergelijke bijstandsaanvragen door tussenkomst van het RBT gedaan. De bestuurlijke afstemming vindt plaats tussen de diverse beleidsteams in het kader van het Regionale Beleidsteam (RBT). Voor een verzoek om assistentie van brandweer, politie en geneeskundige eenheden wordt contact opgenomen met de gemeenschappelijke meldkamer MKF (meldkamer Fryslân). Brandweerbijstand Het beheersgebied van Wetterskip Fryslân valt binnen twee veiligheidsregio’s: • Veiligheidsregio Fryslân • Veiligheidsregio Groningen Politiebijstand WF valt in twee politieregio’s: • Politieregio Fryslân • Politieregio Groningen Het KLPD te Driebergen, Dienst informatie- en communicatie centrum (DIC), legt contact tussen bijstand verlenende instellingen en bedrijven en de overheid die bijstand vraagt. De afdeling Luchtvaart van het Korps Landelijke Politiediensten (KLPD) beschikt over vliegtuigen en helikopters voor het uitvoeren van verkenningsvluchten. Het verzoek om assistentie van het KLPD loopt via de regionale politie. Militaire bijstand Ingeval van een ramp of een dreigende ramp kan door de burgemeester militaire bijstand worden aangevraagd bij de Commissaris der Koningin. De burgemeester is in spoedeisende gevallen bevoegd zich rechtstreeks te wenden tot de regionaal Militair Commandant (met de verplichting de Commissaris der Koningin te informeren).


29

Voor melding en ruiming van explosieven kan men zich te allen tijde rechtstreeks wenden tot de Explosieven Opruimings Commando van de Koninklijke Landmacht (E.O.C.) In geval van een calamiteit (onder meer een watersnoodramp) kan hulp van de marine worden gevraagd aan de Commandant Maritieme Middelen. De hulp betreft onder meer bemande kleine vaartuigen, vletten, helikopters, vliegtuigen etc. Dit verzoek moet door de burgemeester, via de Commissaris der Koningin, worden gedaan. Bijstand voorlichting De provincie Fryslân kan Omrop Fryslân inschakelen bij calamiteiten. De Commissaris der Koningin kan deze zender gebruiken voor het doen van dringende mededelingen in het algemeen belang aan het publiek. De regionale hulpverleningsdiensten zijn met Omrop Fryslân een rampenbestrijdingsregeling overeengekomen. Deze regeling voorziet erin dat de bevolking in crisisomstandigheden via Omrop Fryslân snel kan worden voorgelicht.


30

7

Crisisbeheersing

7.1

Inleiding

Door de (gelukkig) relatief lage frequentie van calamiteiten kan de continuïteit van de calamiteitenorganisatie alleen worden gewaarborgd door – buiten de bestrijding van calamiteiten om – aandacht te schenken aan de voorbereiding van deze organisatie. Deze voorbereiding bestaat uit diverse onderdelen zoals het schrijven van plannen, maken van afspraken met externe instanties, houden van oefeningen en opleidingen, nemen van technische maatregelen, etc. Zij zijn op te splitsen in vijf onderdelen die samen de zogeheten veiligheidsketen vormen:

risiconiveau bestuurlijk acceptabele (rest)onveiligheid (rest)onveiligheid repressie

nazorg

preparatie preventie

crisismanagement

Pro-actie De Veiligheidsketen Voorbeelden hierbij zijn: • Proactie: aanleg dijken, natte infrastructuur • Preventie: vergunningverlening, handhaving, watertoets, risico-inventarisatie • Preparatie: organiseren, opleiden, oefenen en netwerken • Repressie: uitvoeren, bestrijden (beperken) gevolgen • Nazorg: herstel, aanpassing, claims Al deze maatregelen samen vormen de integrale calamiteitenzorg. Aangezien de activiteiten elkaar sterk beïnvloeden is centrale coördinatie hiervan noodzakelijk. Een klein deel van de calamiteitenorganisatie is daarom ook buiten calamiteiten actief (de vaste bezetting) om deze coördinatie op zich te nemen. De vaste bezetting kan dan tevens zorgen voor het op de hoogte houden van de overige medewerkers van de organisatie over het verloop van de voorbereidingen.

7.2

Crisismanagementsysteem

De zorg voor de voorbereiding op en bestrijding van calamiteiten is een serieuze taak. Hierbij kan niet worden volstaan met het nemen van ‘ad-hoc’ maatregelen. Een eerste stap is het opstellen van een calamiteitenplan en bestrijdingsplannen. Alleen het maken van plannen is onvoldoende om een organisatie goed voor te bereiden. Oefenen met het plan is noodzakelijk. Toch is oefenen geen op zichzelf staand doel, het maakt onderdeel uit van een reeks van activiteiten. Zo wordt onder andere personeel opgeleid in de omgang met calamiteiten, wordt het calamiteitenplan beoefend, moeten (bijna) incidenten worden geëvalueerd en worden de actoren binnen en buiten het waterschap op de hoogte gesteld van de plannen. Uit het voorgaande blijkt dat verschillende activiteiten mogelijk zijn om WF nog beter op calamiteiten voor te bereiden. Het is noodzakelijk bestrijding van een calamiteit niet te beschouwen als een onderwerp dat op zichzelf staat, maar als onderdeel van de normale taken en werkzaamheden.


31

Met andere woorden: een integratie van het werken onder gewone omstandigheden èn onder crisisomstandigheden. De bundeling van de activiteiten in één systeem, een zogenaamd crisisbeheersingsysteem, zorgt ervoor dat de samenhang van de activiteiten wordt gewaarborgd en gecoördineerd. Medewerkers krijgen regelmatig informatie over de activiteiten die worden verricht ter verbetering van de calamiteitenorganisatie. De resultaten van evaluaties van het optreden van de calamiteitenorganisatie worden rechtstreeks verwerkt in opleidingen, oefeningen en de diverse plannen. De afstemming met externe organisaties wordt gecontinueerd, juist ook wanneer er geen calamiteit is. Door het crisismanagementsysteem te integreren binnen de normale taken en werkzaamheden ontstaat continuïteit en borging van de kwaliteit van de calamiteitenzorg. Met het hanteren van een dergelijk systeem wordt aan externe organisaties verduidelijkt dat WF het crisismanagement structureel ter hand neemt.

7.3

Werkgroep Crisismanagement

In perioden waarin het waterschap niet betrokken is bij de bestrijding van een daadwerkelijke calamiteit is een klein deel van de calamiteitenorganisatie wel actief. Deze groep medewerkers wordt de ‘vaste bezetting’ van de calamiteitenorganisatie genoemd. De vaste bezetting bestaat uit de werkgroep ‘Crisismanagement’ met vertegenwoordigers van de afdelingen van WF die bij de bestrijding van een calamiteit betrokken kunnen zijn. Deze werkgroep staat onder leiding van de calamiteitencoördinator en wordt ondersteund door de assistent-calamiteitencoördinator. De werkgroep functioneert onder de directe verantwoordelijkheid van de directie. 7.3.1

Taken van de werkgroep Crisismanagement

De werkgroep Crisisbeheersing coördineert alle activiteiten ter voorbereiding op de bestrijding van calamiteiten. Hieronder vallen onder andere: • Opstellen en actualiseren van het calamiteitenplan, de bestrijdingsplannen en het opleidings- en oefenprogramma; • Actualiseren van het personeelsoverzicht voor de calamiteitenorganisatie; • Communiceren en afstemmen binnen WF over de voorbereiding op en bestrijding van calamiteiten; • Communiceren en afstemmen met externe organisaties over de voorbereiding op en bestrijding van calamiteiten; • Uitvoeren van de evaluaties en nazorg en daadwerkelijke calamiteiten;

Omgevingsanalyse

Controleren

Plannen Actief Informatie Management

Uitvoeren

Organiseren

Calamiteitenzorg: systematische aanpak


32

7.3.2

Werkwijze werkgroep Crisismanagement

Om de coördinatie van alle activiteiten te kunnen uitvoering, komt de werkgroep regelmatig bij elkaar. Tijdens deze werkbespreking wordt de voortgang van de activiteiten besproken en worden eventuele nieuwe activiteiten geïnitieerd. Op de agenda van de werkbespreking staan bijvoorbeeld: evaluaties, uitvoering opleidings- en oefenprogramma, voortgang planvorming, ontwikkeling calamiteitenorganisatie. Aangezien de werkgroep onder directe verantwoordelijkheid van de directie functioneert, rapporteert de calamiteitencöordinator rechtstreeks aan de directie. De werkgroep bestaat uit de volgende leden: • Calamiteitencoördinator WF (voorzitter werkgroep); • Assistent calamiteitencoördinator (secretaris werkgroep); • Lid namens Primaire Waterkeringen en MuRa; • Lid namens Beheer Waterzuiveringen; • Lid namens Vergunningverlening en Handhaving; • Lid namens Beheer Watersystemen; • Agendalid namens Facilitaire Zaken; • Agendalid namens ICT; • Agendalid namens Communicatie. Voor specialistische onderwerpen kunnen ad hoc leden aan de werkgroep worden toegevoegd, bijvoorbeeld op juridisch gebied. Hieronder staat een omschrijving van de belangrijkste werkprocessen voor de uitvoering van de taken van de werkgroep. De calamiteitencoördinator is voorzitter van de vergadering. Bij zijn afwezigheid zorgt hij ervoor dat een van de andere leden optreedt als voorzitter. Tijdens de vergadering wordt gebruik gemaakt van een vergaderagenda. Besluitvorming tijdens de vergadering vindt in principe plaats middels consensus. Dit betekent dat de leden ook zorg dragen voor de implementatie van genomen besluiten in het eigen organisatieonderdeel. Indien een besluit wordt genomen waarin een of meerdere leden zich niet kunnen vinden, is het mogelijk om de besluitvorming ‘op te schalen’ naar de directie. Periodiek overleg met de directie De calamiteitencoördinator heeft regelmatig voortgangsoverleg met de directie. Periodiek overleg met de dijkgraaf De calamiteitencoördinator heeft – naast overleg met de directie – regelmatig voortgangsoverleg met de aandachtveldhouder, zijnde de dijkgraaf. Interne communicatie medewerkers Alle leden van de werkgroep staan voor de uitvoering van de coördinerende werkzaamheden in contact met veel andere medewerkers. Daarnaast is het van belang dat binnen WF alle medewerkers op hoofdlijnen op de hoogte worden gehouden van de activiteiten voor de calamiteitenzorg. Medewerkers die een functie vervullen in de calamiteitenorganisatie dienen daarnaast ook nog de bestrijdingsplannen te ontvangen. Op het intranet van WF is een aparte site beschikbaar voor het crisismanagement. De calamiteitencoördinator zorgt voor publicatie van de belangrijkste activiteiten. Administratie Elk werkgroeplid houdt – ook in geval voor zijn overige reguliere werk geen tijdschrijven voorgeschreven is – voor zichzelf bij hoeveel tijd wordt besteed aan crisismanagement. Om goede planningen op te kunnen stellen, is het noodzakelijk van te voren duidelijk te hebben welk beslag crisismanagement legt op medewerkers van WF. Bijhouden van tijdsbesteding vindt plaats op hoofdlijnen, gesplitst naar de hoofdactiviteiten van het plan van aanpak voor het betreffende jaar.


33

Besluitvorming Besluiten die het crisismanagementsysteem aangaan worden genomen in de werkgroep. Wanneer het te nemen besluit de bevoegdheid van de werkgroep te boven gaat of wanneer de werkgroep het niet eens wordt over het besluit, dan wordt de directie geconsulteerd in verband met de besluitvorming. Sommige besluiten zijn zo ver reikend dat besluitvorming door DB of AB noodzakelijk is. Documentatie Het is noodzakelijk om de plannen regelmatig te reviseren om het up-to-date te houden. Mutaties kunnen optreden door: • Interne wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe medewerkers of andere telefoonnummers); • Evaluaties van calamiteiten (bijvoorbeeld hoogwatersituaties, dijkbewaking); • Evaluaties van oefeningen. Het doorgeven van interne wijzigingen is deels afhankelijk van de gebruikers van de plannen. Afhankelijk van het aantal mutaties worden de plannen periodiek gereviseerd. Bij ingrijpende mutaties wordt eveneens aandacht besteed aan de implementatie hiervan. De leden van de werkgroep zorgen ervoor dat zij hun eigen ‘stukken’ voor de uitvoering van hun werkzaamheden beheren. Documentatie die van belang is voor crisismanagement, wordt centraal beheerd door de assistent calamiteitencoördinator. Voorbeelden hiervan zijn de diverse plannen voor crisismanagement, de voortgangsrapportages, de notulen van de overleggen, de evaluaties van daadwerkelijke calamiteiten en oefeningen, etc. Tussentijdse actualisatie kan ook noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld door wijzigingen in de dagelijkse organisatie, belangrijke leerpunten uit evaluaties of wettelijke verplichtingen. Dit wordt besproken in de werkgroep en hier kan worden bepaald of en hoe de tussentijdse actualisatie plaatsvindt. Beheren betekent niet dat de assistent calamiteitencoördinator meteen ook verantwoordelijk is voor de inhoud van de diverse documenten. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van de plannen voor de crisisbeheersing ligt bij de calamiteitencoördinator: • • • • • • • •

Calamiteitenplan: O&O programma: Crisiscommunicatieplan: Bestrijdingsplan peilbeheer en kaden: Bestrijdingsplan waterkwaliteit: Bestrijdingsplan primaire waterkeringen: Bestrijdingsplan zuiveringsbeheer: Bestrijdingsplan de Friese Waddeneilanden

Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator

De meeste actuele versie van het betreffende document wordt op het kantoor van de calamiteitencoördinator beheerd. Daarbij zal naast algemene toegankelijkheid via intranet (in de vorm van zogenaamde PDF documenten), gerichte en geregistreerde verspreiding op papier worden toegepast. Bij het actualiseren van documenten zijn meestal meerdere mensen betrokken. De calamiteitencoordinator beheert de ‘moederversie’. Opmerkingen of aanpassingen kunnen door andere medewerkers tijdens de actualisatie in de documenten worden geplaatst conform de normale werkwijze binnen WF. Hetzelfde geldt voor de naamgeving van concept documenten (versiemanagement). Onderhoud extern netwerk Tijdens de voorbereiding op calamiteiten is afstemming met de externe netwerkpartners van groot belang. Het betreft bijvoorbeeld het op elkaar laten aansluiten van plannen, het samen ervaring opdoen in oefeningen en opleidingen en het eenvoudigweg kennen van elkaars organisatie en aanpak bij calamiteiten. De calamiteitencoördinator is degene die de afstemming met de externe organisaties coördineert. Hij is de eerste aangewezene om deel te nemen in ambtelijke coördinatieoverleggen. Faciliteiten


34

Ten behoeve van het crisismanagement wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de aanwezige faciliteiten van WF. Daarnaast zorgt de calamiteitencöordinator voor de centrale coördinatie van faciliteiten die gebruikt worden door meerdere delen van de calamiteitenorganisatie tegelijkertijd. Het beschikbaar stellen van de aangevraagde faciliteiten vindt verder plaats conform de normale procedures die hiervoor aanwezig zijn binnen WF. Gezien het belang van de beschikbaarheid van voldoende faciliteiten is een werkgroeplid facilitaire zaken als agendalid opgenomen in de werkgroep. Budget en planning In het najaar stelt de calamiteitencoördinator samen met de werkgroep een opleidings- en oefenplan op. Het plan geeft een overzicht van de voorgenomen activiteiten voor het crisismanagement in het komende jaar. Bij de activiteiten wordt een indicatie gegeven van de benodigde middelen. Met betrekking tot de middelen, vormt dit een invulling van het budget waarvoor eerder in het betreffende jaar een verzoek is gedaan. De calamiteitencoördinator bewaakt de algehele voortgang.

7.4

Planvorming binnen het CZS

Ter voorbereiding op de bestrijding van (ernstige) incidenten en rampen is naast dit calamiteitenplan een aantal bestrijdingsplannen opgesteld. Voor de primaire waterkeringen geeft de desbetreffende provinciale verordening de plicht tot het opstellen van een specifiek calamiteitenplan. Voor een adequate toepassing van deze plannen is het essentieel dat de plannen geïmpleme nteerd en op elkaar afgestemd zijn. De wijze waarop de diverse plannen met elkaar in verhouding staan, wordt in het volgende figuur schematisch weergegeven.

PROVINCIALE PLANNEN

Provinciaal coördinatieplan

PLAN WETTERSKIP FRYSLÂN

GEMEENTELIJKE PLANNEN

Calamiteitenplan

Rampenplan

Bestrijdingsplannen

Diverse rampenbestrijdingsplannen

Het plan van Wetterskip Fryslân in relatie tot de plannen van gemeenten en provincie

Het plan van een gemeente staat in principe naast het plan van WF. Er zijn echter twee grote verschillen. Deze verschillen zijn gericht op de : 1. aard van de gebeurtenis: De plannen van WF zijn speciaal gericht op de afhandeling van watergerelateerde gebeurtenissen, terwijl een gemeentelijk rampenplan gericht is op alle gebeurtenissen die binnen de betreffende gemeente kunnen optreden;


35

2. ernst van de gebeurtenis: het plan van WF treedt in werking bij alle calamiteuze gebeurtenissen met betrekking tot het (algemene) waterbeheer, terwijl formeel een gemeentelijk rampenplan alleen in werking treedt wanneer de burgemeester van de betreffende gemeente de gebeurtenis tot ramp heeft verklaard. De plannen van WF en een gemeentelijk rampenplan kunnen zowel gezamenlijk als afzonderlijk van elkaar in werking treden. Het provinciaal coördinatieplan staat boven het plan van de gemeenten en WF. Dit plan treedt in werking wanneer de gebeurtenis (over het algemeen bij regionale rampen) dusdanig ernstig is, dat de Commissaris van de Koningin een coördinerende taak op zich neemt. De aard van de gebeurtenis is hierbij niet van belang.

Calamiteitenplan met bijlagen: - crisiscommunicatieplan - netwerkoverzicht - gemeentelijk rampenplan - regionale coördinatie en commandovoering regio Fryslân

- adviescommissies Calamiteitenplan eilanden bijlagen: -met overzicht beschikbare - externe - crisiscommunicatieplan plannen - netwerkoverzicht - gemeentelijk rampenplan en losse bestrijdingsplan- regionale coördinatie en nen: commandovoering regio Fryslân en een separaat oplei- adviescommissies dings & oefening programma

5 4 3 2

1 Bestrijding plannen

Bestrijdings plannen

Overzicht van de planvorming WF

7.4.1

Calamiteitenplan

De basis van het crisismanagementsysteem staat in het calamiteitenplan. In het calamiteitenplan staat in hoofdlijnen beschreven op welke wijze WF de voorbereiding op en bestrijding van calamiteiten ter hand neemt. Op basis van de in het calamiteitenplan aangegeven structuur vindt in andere plannen verdere uitwerking plaats. Het calamiteitenplan wordt minimaal een keer per vier jaar geactualiseerd of zoveel vaker als noodzakelijk blijkt. 7.4.2

Bijlagen

In de bijlagen zijn opgenomen: het crisiscommunicatieplan, het netwerkoverzicht, het gemeentelijke rampenplan en de regionale coördinatie en commandovoering in de veiligheidsregio Fryslân. Daarnaast wordt informatie gegeven over de vergaderritmiek, de vergaderagenda, het opstellen van een situatierapport, het opstellen van een logboek, de adviescommissies op de eilanden en de beschikbare externe plannen. In het crisiscommunicatieplan staat beschreven op welke wijze de interne en externe communicatie tijdens calamiteiten plaatsvindt. Het separate opleidings- en oefenprogramma (O&O-programma) beschrijft in hoofdlijnen op welke wijze WF zich door middel van opleidingen en oefeningen voorbeCalamiteitenplan Wetterskip Fryslân d.d. 7 juni 2007

36

reidt op calamiteiten. Op basis van dit programma wordt jaarlijks het definitieve programma ingevuld en uitgevoerd. 7.4.3

Bestrijdingsplannen

Los van dit calamiteitenplan is er een aantal bestrijdingsplannen, waarin voor de betreffende soort calamiteiten (crisisscenario’s) is beschreven op welke wijze de calamiteitenorganisatie concreet kan optreden. Dit zijn vertalingen van de algemene werkwijze naar situaties waarin een bepaalde calamiteit optreedt. De bestrijdingsplannen worden jaarlijks geactualiseerd. Bestrijdingsplannen worden ontwikkeld voor: • Peilbeheer en kaden; • Waterkwaliteit; • Primaire waterkeringen; • Zuiveringsbeheer; • De Friese Waddeneilanden (Ameland en Terschelling) Binnen elk plan staan eerst richtlijnen voor de algemene aanpak van calamiteiten in het betreffende aandachtsveld. Vervolgens staan voor de deelwatersystemen en/of objecten specifieke maatregelen genoemd, daar waar deze relevant zijn voor de bestrijding. Peilbeheer en kaden Binnen dit plan wordt aandacht besteed aan (dreigende) calamiteiten en ernstige incidenten op het gebied van het peilbeheer (zowel in de boezem als in de overige watergangen) en de secundaire waterkeringen. Voorbeelden van dergelijke situaties zijn uitval van kunstwerken, een (dreigende) kadedoorbraak, wateroverlast door extreme regenval, maar ook watertekort en vorstperiode. Waterkwaliteit In dit plan wordt aandacht besteed aan (dreigende) calamiteiten en ernstige incidenten op het gebied van de kwaliteit van het oppervlaktewater (zowel in de boezem als in de overige watergangen). Voorbeelden van dergelijke situaties zijn illegale lozing van schadelijke stoffen, vervuiling door verontreinigd bluswater, ernstige vervuiling door afvalwater, botulisme en drijvende kadavers. Primaire waterkeringen Gezien de grote gevolgen van gevorderde dijkbewaking, en zeker een (dreigende) doorbraak van een primaire waterkering, zoals de Waddenzeekering, IJsselmeerkering en de keringen op Ameland en Terschelling is een apart bestrijdingplan hiervoor beschikbaar. Het betreft de aanpak bij een (dreigende) doorbraak van een dergelijke kering, waarbij nadrukkelijk aandacht aanwezig is voor de samenwerking met externe organisaties. Zuiveringsbeheer De inhoud van dit plan richt zich op de aanpak van een (dreigende) calamiteit of ernstig incident op een afvalwaterzuivering of in het afvalwatertransportsysteem. Het betreft met name de aanpak op hoofdlijnen, gericht op de continuïteit van het totale zuiveringsbeheer. Concrete maatregelen voor de zuiveringen zijn immers al opgenomen in de bedrijfsnoodplannen en het milieuzorgsysteem. De aanpak van de gevolgen van een probleem in het zuiveringsbeheer voor de oppervlaktewaterkwaliteit is onderdeel van het Bestrijdingsplan waterkwaliteit. Friese Waddeneilanden In dit bestrijdingsplan zijn de scenario’s opgenomen die zijn gericht op calamiteiten inzake peilbeheer en keringen.

7.5

Opleiding en oefening

Opleiding en oefening zijn belangrijke aspecten van de integrale benadering van het crisismanagementsysteem ter voorbereiding op een calamiteit. Tijdens een calamiteit is het routinematig kunnen handelen een belangrijke stap op weg naar het snel en efficiënt optreden ten aanzien van die calamiteit. Jaarlijks wordt aan de hand van een opleidingen oefenprogramma een programma opgesteld voor de leden van de calamiteitenorganisatie.


37

Doelstelling De doelstelling is om op structurele wijze opleidingen en oefeningen te organiseren voor de calamiteitenorganisatie van WF. Het opleidings- en oefenprogramma moet hiervoor de basis bieden, waarop de concrete invulling van de opleidingen en oefeningen kan plaatsvinden en kan worden uitgevoerd. Uitgangspunten Uitgangspunten van het programma is een logische opbouw in de opleidingen en oefeningen aan te brengen over een langere periode. Het programma vertoont hiertoe een opbouw in zwaarte en complexiteit.


38

CALAMITEITENPLAN Wetterskip Fryslân

Recommend Documents