CALAMITEITENPLAN

CALAMITEITENPLAN 2012 – 2015 WATERSCHAP DE DOMMEL

Deel 2 van het Handboek Calamiteitenzorgsysteem Zaaknummer Documentnummer

: :

Z8951 I8677

Versie Status 1 Formele vaststelling

: : :

3.0.0 Definitief Algemeen bestuur van Waterschap De Dommel op 25 april 2012.

1

Het Calamiteitenplan 2012-2015 is door het Dagelijks Bestuur vastgesteld op 6-12-2011. Formele vaststelling vindt plaats in het Algemeen Bestuur, praktische ingebruikname vanaf 1-1-2012.

‘Handboek Calamiteitenzorgsysteem’ Waterschap De Dommel – deel 2

Colofon Dit document is tot stand gekomen onder regie van de ‘Werkgroep calamiteitenzorgsysteem’ van Waterschap De Dommel, onderdeel van het proces Calamiteitenzorg. De komende jaren wordt samen met de Brabantse waterschappen verder onderzocht hoe gekomen kan worden tot meer uniformiteit in de plannen. Adres Waterschap De Dommel Proces Calamiteitenzorg Postbus 10.001 5280 DA Boxtel www.dommel.nl Druk Versie: Datum:

3.0.0 15 december 2011

Eindredactie Dries van Roosmalen Coördinator calamiteitenzorg [email protected] Leden werkgroep Calamiteitenzorg Naam Functie Jo van de Griend procesmanager Calamiteitenzorg, procesmanager Toezicht en handhaving Dries van Roosmalen coördinator calamiteitenzorg Jolanda Simons medewerker calamiteitenzorg Gea Dalstra procesmanager Bestrijden calamiteiten waterketen, procesmanager Beheer waterketen Martien van Beljouw procesmanager Bestrijden calamiteiten watersysteem, procesmanager Beer en onderhoud watersysteem Marlies Bruning procesmanager Communicatie en relatiebeheer Lisanne Leenaerts procesmanager Bestuurlijke ondersteuning en Juridische zaken Joost van der Cruijsen procesmanager Beleid watersysteem en Innovatie watersysteem René de Louw procesmanager Monitoring waterbeleid Jos van Duijnhoven procesmanager Informatievoorziening Tonny van Grinsven procesmanager Frontoffice en Facility management Evert-Jan van den Dungen procesmanager Technische infrastructuur Mark van de Wouw senior adviseur Hydrologie

Calamiteitenplan 2012-2015, versie 3.0.0.

2


Versie- en wijzigingenbeheer Het Calamiteitenplan wordt zo vaak als noodzakelijk blijkt geactualiseerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de procesmanager Calamiteitenzorg. Wijzigingen in dit plan leiden tot een nieuw versienummer, dat bestaat uit drie cijfers:  1ste cijfer: verandert bij volledige herziening of na minimaal iedere vier jaar  vaststelling door het algemeen bestuur;  2de cijfer: verandert na aanmerkelijke tussentijdse wijzigingen in de opzet en inhoud van het calamiteitenplan  vaststelling door het dagelijks bestuur;  3de cijfer: verandert na regelmatige aanpassingen in de actualiteit van gegevens en tekstuele aanpassingen (jaarlijks in juni)  vaststelling binnen het proces Calamiteitenzorg. De meest actuele versie is in de eigen organisatie beschikbaar via intranet (Dommelstroom) en voor derden via www.dommel.nl. Versienummer Beschrijving van de besluitvormingsprocedure

Datum

1.0.0 2.0.0 3.0.0 3.0.0

2004 2008 06-12-2011 25-04-2012

Definitieve versie Definitieve versie Definitieve versie, vastgesteld in DB Definitieve versie, vaststelling in AB

Verzoeken om wijzigingen kunnen worden ingediend bij: Waterschap De Dommel Proces Calamiteitenzorg Postbus 10.001 5280 DA Boxtel [email protected] Bij ontvangst van een wijzigingsverzoek wordt deze geregistreerd. Binnen de beheercyclus van het calamiteitenplan worden de wijzigingsverzoeken beoordeeld door de werkgroep calamiteitenzorgsysteem. Afhankelijk van de beoordeling van de werkgroep wordt de wijziging door- of afgevoerd. De indiener van een wijzigingsverzoek krijgt hierover een terugkoppeling van de werkgroep. Wijzigingsverzoeken worden alleen in behandeling genomen als deze duidelijk omschreven zijn.


3



4


INHOUDSOPGAVE 1

Inleiding ......................................................................................................................... 7

2

Kaders .......................................................................................................................... 11 2.1 2.2 2.3 2.4

3

Organisatiestructuur ................................................................................................... 17 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

4

Uitgangspunten .................................................................................................. 17 Hoofdstructuur.................................................................................................... 19 Piketstructuur ..................................................................................................... 21 Coördinatieteams ............................................................................................... 24 Vervanging en opvolging .................................................................................... 33 Vergaderstructuur (BOB-methode) ..................................................................... 33 Verslaglegging en archivering ............................................................................ 34

Melding, alarmering en fasering ................................................................................. 39 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

5

Waterschapstaken ............................................................................................. 11 Beheersgebied waterschap ................................................................................ 12 Wettelijke kaders, bijzondere bevoegdheden en mandaatregeling ..................... 12 Risico- en crisismanagement ............................................................................. 16

Melding .............................................................................................................. 39 Alarmering .......................................................................................................... 40 Op- en afschaling ............................................................................................... 41 Fasering van de calamiteitenbestrijding.............................................................. 43 GRIP-fasering veiligheidsregio’s......................................................................... 49 Nazorg, overdracht en evaluatie ......................................................................... 52

Informatie- en netwerkmanagement .......................................................................... 55 5.1 5.2 5.3 5.4

Drie lagen........................................................................................................... 55 Rampenbestrijding in België ............................................................................... 57 Methode netwerkanalyse ................................................................................... 58 Informatiemanagement en netcentrisch werken ................................................. 58

6

Crisiscommunicatie .................................................................................................... 61

7

Facilitaire voorzieningen ............................................................................................ 63 7.1 7.2

Bijlage A

Voorzieningen in de eigen organisatie ................................................................ 63 Voorzieningen van buiten de eigen organisatie (Bijstand) .................................. 67 Lijst van afkortingen ....................................................................................... 69

Bijlage B Verzendlijst ...................................................................................................... 71 Bijlage C

Relatie supplementen ..................................................................................... 75


5



6


1

Inleiding Dit Calamiteitenplan beschrijft, conform artikel 5.29 van de Waterwet, de algemene procedures voor een tijdige en adequate inzet van mensen en middelen van het waterschap bij de bestrijding van calamiteiten. Het plan is afgestemd met netwerkpartners in crisisbeheersing, waarbij eveneens rekening is gehouden met plannen van deze partners. Zo zijn onder andere consequenties van de Regionale Crisisplannen van veiligheidsregio’s doorvertaald in de organieke structuur van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie van het waterschap. Het plan draagt op deze manier bij aan inzicht in de coördinatie, bestrijding, methode en organisatie van personeel en middelen bij een calamiteit of ramp. Handboek Calamiteitenzorgsysteem Het Calamiteitenplan is opgesteld volgens de methodiek van het ‘Calamiteitenzorgsysteem’ (CZS) van de Unie van Waterschappen. Dit is het overkoepelende systeem dat zorgt voor de continuïteit van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie. Het CZS is door middel van het ‘Handboek Calamiteitenzorgsysteem’ ingebed in de normale organisatiestructuur van Waterschap De Dommel. Het handboek bestaat uit vier delen, waarvan het calamiteitenplan deel 2 betreft, zoals in onderstaande figuur is weergegeven:

Handboek Calamiteitenzorgsysteem

-

-

Beleidskader Calamiteitenzorg

Calamiteitenplan (CP)

Calamiteitenbestrijdingsplannen (CBP)

Supplementen

o.a.

o.a.

o.a.

o.a.

Algemeen beleid calamiteiten -zorg Opleiden, trainen en oefenen Evalueren

-

Organieke beschrijving calamiteitenbestrijdingsorganisatie

deel 1

deel 2

Preparatie (zorg)

proces Calamiteitenzorg


-

Hoogwater Verontreiniging oppervlaktewater Verstoring zuiveringsproces

deel 3

-

Overzichtskaarten Procesbeschrijvingen Informatiegids

deel 4

Repressie (bestrijding)

processen Bestrijden calamiteiten

processen Bestrijden calamiteiten & Calamiteitenzorg 7


Het calamiteitenplan gaat over zowel incidenten als calamiteiten, rampen en crises binnen de waterschapstaken met betrekking tot het integraal waterbeheer. Het beschrijft enkel de organisatiestructuur van de calamiteitenbestrijding voor het moment dat actief handelen nodig is. Wanneer een incident een calamiteit is of wordt, laat zich moeilijk afbakenen. In het algemeen kan de volgende lijn worden aangehouden: Incident: Bij een incident is sprake van (mogelijk) ernstige gevolgen, maar kan de aanpak nog binnen de reguliere bedrijfsvoering plaatsvinden. De (beperkte) spoedeisendheid van de afhandeling en de (beperkte) complexiteit maken het tot een incident. Calamiteit: Bij een calamiteit is de aanpak ervan niet meer binnen het reguliere bedrijfsproces op te vangen. Er is een organisatie gewenst die dwars door de bestaande bedrijfsvoering heen gaat, de reguliere processen een lagere prioriteit geeft en de bestrijding van de calamiteit breed coördineert en tot belangrijkste doel op dat moment verheft. Kenmerken van een calamiteit zijn onder andere:  (grote) maatschappelijke consequenties die op het spel kunnen staan;  doorgaans (grote) belangstelling van de media;  (goede) samenwerking met andere overheden en instanties is nodig voor een effectieve (multidisciplinaire) bestrijding;  vaak (hoge) bestrijdingskosten, waarin de begroting niet of in slechts beperkte mate voorziet;  vaak (grote) economische- en milieugevolgen, ook voor andere partijen. Calamiteiten kunnen uitgroeien tot een ramp of crisis. In de organisatiestructuur van de calamiteitenbestrijding binnen het waterschap, wordt hierin geen onderscheid gemaakt. Gemakshalve wordt in dit calamiteitenplan in het vervolg gesproken over incidenten (afhandeling in het veld) en calamiteiten (alle incidenten die gecoördineerd worden bestreden). Hierbij moet worden opgemerkt, dat ook andere situaties buiten de feitelijke taken van het waterschap mogelijk kunnen leiden tot een calamiteit. Zo heeft het waterschap bestuurlijke beleidsthema’s benoemd in het Waterbeheerplan 2012-2015. Bijvoorbeeld ‘Mooi water’, dat recreatief medegebruik van oppervlaktewaterlichamen moet vergroten. Voorstelbaar is dat bijvoorbeeld ongelukken op het water vanuit de organisatiestructuur voor calamiteitenbestrijding worden aangepakt. Leeswijzer Dit calamiteitenplan beschrijft op hoofdlijnen de kaders en organisatiestructuur voor de bestrijding van calamiteiten. Hoofdstuk 2 geeft daartoe alle (wettelijke) kaders waarbinnen het calamiteitenplan is uitgewerkt. Hoofdstuk 3 beschrijft vervolgens de concrete organisatiestructuur, van de 24-uurs borging tot de calamiteitenbestrijdingteams. Hoofdstuk 4 beschrijft de wijze van het melden van een incident tot het daadwerkelijk opschalen, met de bijbehorende coördinatiefasen. Tevens


8


wordt daarbij de relatie naar de GRIP-structuur (Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijding Procedure) van veiligheidsregio’s gelegd. Hoofdstuk 5 gaat vervolgens specifiek in op het netwerk bij calamiteitenbestrijding en het bijbehorende informatiemanagement. De wijze waarop crisiscommunicatie is vormgegeven is opgenomen in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 is tot slot inzicht gegeven in de facilitaire voorzieningen bij calamiteitenbestrijding.


9



10


2

Kaders Het calamiteitenplan bevat geen concrete oplossingen voor iedere calamiteit. Het geeft kaders en spelregels en biedt houvast voor correct, praktisch en succesvol handelen bij een ernstige gebeurtenis, waarbij coördinatie van de bestrijdingsmaatregelen noodzakelijk is. Improvisatie speelt hierbij altijd een grote rol. Die ruimte moet er altijd zijn. Uiteindelijk vormen het gezonde verstand en de kennis en vaardigheden die binnen het waterschap of zijn netwerk aanwezig zijn de belangrijkste middelen voor een succesvolle bestrijding.

In dit calamiteitenplan wordt veelvuldig verwezen naar personen, diensten en partners, zonder dat daarbij de concrete contactgegevens genoemd zijn. Al deze gegevens zijn opgenomen in het supplement ‘Informatiegids’, zodat aanpassing van het calamiteitenplan als gevolg van regelmatige wijzigingen in die gegevens niet nodig is.

2.1

Waterschapstaken Het waterschap heeft taken op het gebied van het waterbeheer waarvoor hij verantwoordelijk is, namelijk: Waterkwantiteit De zorg voor de waterkwantiteit betreft het regelen en beheersen van het waterpeil in oppervlaktewaterlichamen, op een zodanige manier dat er geen wateroverlast optreedt op plaatsen waar dat niet gewenst is. Maar ook dat er voldoende water beschikbaar is ten behoeve van de zoetwatervoorziening. De risico’s die aan het uitvoeren van deze taak verbonden zijn, betreffen het optreden van wateroverlast, bijvoorbeeld ten gevolge van hevige neerslag of watertekort ten gevolge van langdurige droogte. Tevens zijn waterschappen verantwoordelijk voor het grondwaterbeheer, inclusief de vergunningverlening, toezicht en handhaving voor alle grondwateronttrekkingen voor zover de provincie hier niet verantwoordelijk voor is. Risico's verbonden aan deze taak zijn het waarborgen van voldoende grondwater voor verschillende gebruiksdoeleinden. Waterkwaliteit De zorg voor de kwaliteit van het oppervlaktewaterlichaam behelst het transport en het zuiveren van het afvalwater van gemeentelijke rioleringen en bedrijven, het reguleren van lozingen en het nemen van andere maatregelen in het oppervlaktewaterlichaam. De risico’s die aan het uitvoeren van deze taak verbonden zijn, betreffen verontreiniging van een oppervlaktewaterlichaam, bijvoorbeeld door lozing van afvalstoffen, door een natuurlijke oorzaak of door uitval of ontregeling van een zuiveringstechnisch werk. Daarnaast ook risico’s met betrekking tot verontreiniging van het grondwater. Verontreiniging van de waterkwaliteit brengt risico’s met zich mee voor flora en fauna (milieu), maar mogelijk ook voor de mens.


11


Waterkering De zorg voor de waterkering houdt in dat de waterkeringen inclusief de daarin gelegen kunstwerken voldoen aan de gestelde veiligheidsnormen. De risico’s die aan het uitvoeren van deze taak verbonden zijn, betreffen het optreden van een hogere waterstand dan waarvoor de keringen berekend zijn, het bezwijken van de keringen of een daarin gelegen kunstwerk, waardoor in het te beschermen gebied overstromingen ontstaan. 2.2

Beheersgebied waterschap Waterschap De Dommel is actief in het stroomgebied van de Dommel, vanaf de Belgische grens tot aan ’s-Hertogenbosch en is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige zorg in zijn beheersgebied. Vanuit drie gebiedskantoren (Boxtel, Middelbeers en Veldhoven) vindt, op basis van een verdere onderverdeling in beheersgebieden, operationele uitvoering van de taken ‘waterkering’, ‘waterkwantiteit’ en ‘waterkwaliteit’ (voor zover het oppervlaktewateren betreft) plaats. Voor de taak ‘waterkwaliteit’ (voor zover het zuiveren van afvalwater betreft) is een onderverdeling gemaakt in twee waterketengebieden, die op hun beurt bestaan uit een aantal rioolwaterzuiveringen:  Eindhoven : Eindhoven, Hapert, Mierlo (slibverwerking), Soerendonk, SintOedenrode;  Tilburg : Biest-Houtakker, Boxtel, Haaren, Tilburg. In supplement ‘Overzichtskaarten’ zijn de kaarten opgenomen van het beheersgebied van Waterschap De Dommel, de verdeling van de beheersgebieden en de verdeling van de rioolwaterzuiveringregio’s.

2.3

Wettelijke kaders, bijzondere bevoegdheden en mandaatregeling In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen ingezoomd op wettelijke bepalingen en regelingen ter voorkoming van calamiteiten, alsmede ten behoeve van bestrijding van calamiteiten. In het supplement ‘Wettelijke kaders en bijzondere mandaten’ zijn deze nader beschreven.


12


2.3.1

Voorbereiding op calamiteiten De weten regelgeving schrijft een aantal verplichtingen aan overheden voor, ter voorkoming van en voorbereiding op calamiteiten. Deze zijn in onderstaande tabel weergegeven en opvraagbaar via www.overheid.nl. Wet Waterwet

Artikel 5.26

5.29

Waterbesluit

2.3.2

5.3

Omschrijving Eigenaren en gebruikers van percelen in een oppervlaktewaterlichaam of bergingsgebied, moeten wateroverlast en overstromingen ten gevolge van de afvoer of tijdelijke berging van oppervlaktewater dulden. Het waterschap stelt een calamiteitenplan op en oefent in doeltreffend optreden bij gevaar. Het calamiteitenplan moet zijn afgestemd op crisisplannen en voor het waterbeheer van belang zijnde rampbestrijdingsplannen. Het ontwerp calamiteitenplan dient voor commentaar te worden gezonden aan de besturen van de veiligheidsregio’s die gelegen zijn in het beheersgebied van het waterschap. Hierin zijn de inhoudelijke eisen die aan een calamiteitenplan worden gesteld vastgelegd.

Bestrijding van calamiteiten Bij het bestrijden van calamiteiten kunnen bestuursorganen gebruik maken van bevoegdheden die onder normale omstandigheden buiten beeld blijven. In onderstaande tabel is de vindplaats van de wettelijke bevoegdheden van het waterschap genoemd. Wet Waterschapswet

Artikel 96

Waterwet

5.30

Onteigeningswet

titel III

Wrakkenwet

1 t/m 11

Keur Waterschap De Dommel 2009

2.2 lid 4

4.1

Wet veiligheidsregio’s

5


Omschrijving De voorzitter mag onder bijzondere omstandigheden maatregelen treffen waartoe het AB en DB bevoegd zijn, als het niet mogelijk is deze besturen bij elkaar te roepen. Het waterschap mag bij gevaar maatregelen treffen, zelfs in afwijking van wettelijke voorschriften. In dat geval moet het waterschap dat melden aan gedeputeerde staten. Bij (een dreigende) watersnoodramp mag het waterschap het eigendom van een ander ogenblikkelijk in bezit nemen. Door de beheerder van het oppervlaktewater kunnen vaartuigen in, op of aan waterkeringen en waterstaatswerken worden geruimd, zonder dat eventueel daarbij toegebrachte schade op de beheerder kan worden verhaald. Op aanwijzing door of namens het bestuur is de onderhoudsplichtige als bedoeld in het tweede lid verplicht: a. de beweegbare delen van een kunstwerk te openen of te sluiten; b. pompen of gemalen in of buiten werking te stellen. Het bestuur kan onder bijzondere omstandigheden diverse handelingen verbieden. Bijvoorbeeld het onttrekken van (grond)water. Deze wet regelt onder andere dat het regionale bestuur een coördinerende rol vervult bij de bestrijding van rampen en de beheersing van een crisis door zowel afstemming

13


Gemeentewet

175 en 176

Ambtsinstructie van de Commissaris van de Koningin

2

Arbeidstijdenwet

ARBO-wet

Sectorale Arbeidsvoorwaardenre gelingen waterschapspersoneel

2.3.3

Par. 6.2.8.

tussen partners binnen de veiligheidsregio als daarbuiten te organiseren en faciliteren. Hierin is vastgelegd dat de burgemeester het opperbevel heeft in geval van een ramp of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. Degenen die aan de bestrijding van een ramp deelnemen, staan onder zijn bevel. Hierin is gesteld dat handhaving van de openbare orde door de burgemeester plaatsvindt en zijn bevoegdheden bij rampen aan hem toegekend. De commissaris geeft aanwijzingen met betrekking tot de wijze waarop wordt samengewerkt tijdens calamiteiten. De functionarissen zijn verplicht de aanwijzingen op te volgen. De minister wie het aangaat kan de aanwijzingen ongedaan maken. In de Arbeidstijdenwet staat hoe lang een werknemer per dag en per week mag werken en wanneer die recht heeft op pauze of rusttijd. Als een werknemer opgeroepen wordt en aan het werk moet telt dat als arbeidstijd. Bij iedere gebeurtenis of calamiteit moet het waterschap zorgdragen voor veilige werkomstandigheden. Dit geldt voor de eigen medewerkers, maar ook bij opdrachtverstrekking aan externe partijen. Hiervoor gelden de reguliere werkafspraken binnen Waterschap De Dommel voor de dagelijkse werkzaamheden voor iedere functionaris. De ambtenaar is verplicht, indien het dagelijks bestuur of de (algemeen) directeur dit in het dienstbelang nodig acht, om tijdelijk werkzaamheden te verrichten die niet tot het dagelijkse takenpakket behoren.

Bijzondere bevoegdheden - mandaatregeling Het dagelijks bestuur van Waterschap De Dommel heeft een aantal functionarissen in de calamiteitenbestrijding voor bijzondere situaties een aantal bevoegdheden toegekend op basis van een mandaatregeling, om namens het dagelijks bestuur besluiten te nemen. Daarbij is bepaald dat de secretarisdirecteur instructies kan geven over de uitoefening van deze bevoegdheden. Over het algemeen geldt bij mandatering dat de gever van het mandaat ook zelf het besluit mag nemen. Wanneer het niet mogelijk is om het dagelijks bestuur bijeen te roepen, krijgt de watergraaf op basis van de Waterschapswet2 bevoegdheden. Het moet dan gaan om omstandigheden “waaronder de veiligheid van een of meer waterstaatswerken, of anderszins de goede staat daarvan, in onmiddellijk en ernstig gevaar is of dreigt te komen”. Hij mag dan al die maatregelen treffen waartoe het dagelijks bestuur bevoegd is. Daarbij is bepaald3 dat hij daarvan onverwijld kennis geeft aan het dagelijks bestuur en aan gedeputeerde staten van provincie Noord-Brabant.

2 3

Waterschapswet, artikel 96, lid 1 Waterschapswet, artikel 96, lid 2


14


De bijzondere bevoegdheden (mandaten) zien er als volgt uit: Omschrijving

Gemandateerde functionaris

Waterbeheer Instellen en opheffen van een verbod water af te voeren naar en/of aan te voeren uit oppervlaktewaterlichamen. Instellen en opheffen van een verbod water te brengen in of te ontrekken aan oppervlaktewaterlichamen. Instellen en opheffen van verbod grondwater te onttrekken of water te infiltreren. Toepassing geven aan 5%-regeling grondwaterregeling. Instellen verbod in het kader van nautisch beheer. Instellen tijdelijk verbod recreatief medegebruik waterschapseigendommen (o.a. wandelverbod). Laten sluiten van in waterstaatswerken voorkomende coupures, sluizen en andere (afsluitbare) ondersteunende kunstwerken. Laten openen of sluiten van beweegbare delen van een kunstwerk en/of pompen en gemalen buiten werking laten stellen door onderhoudsplichtigen.

Betreffende portefeuillehouder (DB-lid)

Betreffende portefeuillehouder (DB-lid)

Betreffende portefeuillehouder (DB-lid) Betreffende portefeuillehouder (DB-lid) Betreffende portefeuillehouder (DB-lid) Procesmanager Beheer en Onderhoud watersysteem / Procesmanager Bestrijden calamiteiten watersysteem Procesmanager Beheer en onderhoud watersysteem / Procesmanager Bestrijden calamiteiten watersysteem Procesmanager Beheer en onderhoud watersysteem / Procesmanager Bestrijden calamiteiten watersysteem.

Handhaving Toepassen spoedbestuursdwang Toepassen bestuursdwang

Opleggen dwangsom

Watergraaf Procesmanager Toezicht en handhaving (m.u.v. tegen het waterschap gerichte zaken, bijv. RWZI) Procesmanager Toezicht en handhaving (m.u.v. tegen het waterschap gerichte zaken, bijv. RWZI)

Communicatie Media uitingen (o.a. persberichten, internet, woordvoering) Instellen callcenter

Communicatieadviseur / watergraaf (conform persbeleidsplan) WOT-voorzitter

Inzet mens en middelen Inzet waakvlamdiensten Inzetten personeel buiten werktijd (toepassen ‘dienstopdrachten’)


Dienstdoende piketmedewerker, WATvoorzitter Proceseigenaar

15


2.4

Risico- en crisismanagement Risicomanagement De individuele processen van Waterschap De Dommel zijn verantwoordelijk voor het in beeld brengen en houden van de risico’s die zich binnen de processen voordoen. De risico’s zijn benoemd in het ‘Risicoprofiel Waterschap De Dommel’. De risico’s met betrekking tot de waterschapstaken, laten zich op hoofdlijnen het best omschrijven als risico’s met betrekking tot:  direct gevaar (bijvoorbeeld verdrinking);  indirect gevaar (bijvoorbeeld volksgezondheid, milieu);  schade (financieel, materieel en imago). Binnen de processen zijn, waar nodig, risico’s preventief aangepakt. Een voorbeeld van een preventieve maatregel is de inrichting van een gestuurd waterbergingsgebied, om wateroverlast te voorkomen. Niet alle risico’s lenen zich echter voor preventieve maatregelen. Binnen ieder proces wordt dit, daar waar nodig, zelfstandig bestuurlijk afgekaart en worden zogenaamde restrisico’s bewust geaccepteerd. Daar waar preventieve maatregelen niet mogelijk zijn of niet alle risico’s afdekken, is sprake van restrisico’s. Het betreft gebeurtenissen waarvan vroeg of laat de kans bestaat dat zij zich voordoen. Het reageren op deze gebeurtenissen als zij zich voordoen valt onder crisismanagement. Crisismanagement Het Handboek calamiteitenzorgsysteem, waarvan dit calamiteitenplan onderdeel is, beschrijft de kaders en spelregels waarmee het waterschap dergelijke gebeurtenissen aanpakt. De verantwoordelijkheid voor dit calamiteitenplan is ondergebracht bij het proces Calamiteitenzorg. Tussen dit proces en de primaire processen vindt, onder andere binnen de Werkgroep calamiteitenzorgsysteem, regelmatig afstemming plaats over de aanpak van risico’s, de geconstateerde restrisico’s en de eventuele gevolgen daarvan voor het calamiteitenplan, de calamiteitenbestrijdingsplannen en de activiteiten in het kader van opleiden, trainen en oefenen (OTO).


16


3

Organisatiestructuur

3.1

Uitgangspunten Voor een adequate calamiteitenbestrijding heeft het waterschap de calamiteitenbestrijdingsorganisatie ingericht met coördinatieteams. Ieder team heeft specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op een bepaald niveau. Deze zijn in de volgende paragrafen op hoofdlijnen beschreven. Ze zijn onderverdeeld op basis van een aantal niveaus van coördinatiebehoefte:  coördinatie op uitvoerend niveau;  coördinatie op tactisch niveau;  coördinatie op strategisch niveau (beleid).

3.1.1

Gecombineerde teams Naar gelang de aard en complexiteit van een calamiteit, zijn één of meerdere teams op verschillende niveaus actief. Hierbij is tevens beschreven wat de kernbezetting van ieder team is en wat tot de facultatieve bezetting hoort. Een calamiteit die betrekking heeft op zowel het watersysteem (oppervlakte- en grondwater) als de waterketen (het geheel van het afvalwaterzuiveringsproces), wordt op alle niveaus altijd vanuit één gecombineerd team gecoördineerd. Hiermee wordt voorkomen dat teams langs elkaar heen werken door onvoldoende (inhoudelijk en tijdig) afgestemde informatie.

3.1.2

Ad hoc veldcoördinator De verschillende teams betreffen zogenaamde ‘kantoorteams’. Hoe groter en complexer de calamiteit echter is, hoe groter de behoefte is aan directe aansturing van medewerkers ter plaatse van de calamiteit (in het ‘veld’ dus). In dat geval kan ad hoc een zogenaamde ‘veldcoördinator’ worden aangewezen die de schakel vormt tussen ‘het veld’ en het coördinerend team op uitvoerend niveau. Deze rolkan worden ingevuld door de volgende functies:  Procesoperator 24-uurs (waterketen);  Procesoperator A (waterketen);  Piketmedewerker (waterketen en watersysteem);  (sen.) Opzichter (watersysteem). Hierbij moet worden opgemerkt, dat in beginsel de dienstdoende piketmedewerker hiervoor zo beperkt mogelijk moet worden ingezet, aangezien deze op dat moment beschikbaar moet blijven voor het aannemen en doorzetten van overige calamiteitenmeldingen. Indien de piketmedewerker de opzichter4 van het getroffen gebied/object betreft, moet zo snel mogelijk een plaatsvervangend piketmedewerker worden aangesteld, zodat de opzichter als gebiedsdeskundige ongestoord betrokken kan worden bij de calamiteitenbestrijding. Dit geldt eveneens voor de wachtdienstmedewerker. Deze medewerker is specifiek bedoeld voor het oplossen van processtoringen (die nog niet behoren tot een calamiteit) in het

4

De groep piketmedewerkers wordt gevormd door opzichters vanuit het watersysteem.


17


afvalwaterzuiveringsproces. Op het moment dat deze medewerker wordt ingezet ten behoeve van de bestrijding van een calamiteit, is deze onvoldoende in staat om nog adequaat op overige processtoringen te anticiperen. De ad hoc veldcoördinator stuurt de veldmedewerkers aan, centraal vanuit een eveneens ad hoc in te richten vergaderruimte op de betreffende gebiedlocatie, bijvoorbeeld een rwzi, of indien van toepassing een centrale locatie concreet in het veld. 3.1.3

Ontkleurd leiderschap Uitvoerend niveau De teamvoorzitters op uitvoerend niveau worden in beginsel ‘ontkleurd’ (onafhankelijk) ingezet. Dit betekent dat een calamiteit in met name het watersysteem op uitvoerend niveau een team heeft, dat bij voorkeur wordt voorgezeten door een voorzitter die normaliter vanuit het dagelijks functioneren binnen de waterketen werkzaam is. Reden hiertoe is dat op uitvoerend niveau vaak veel details besproken worden. De belangrijkste rol van de voorzitter is het sturen van het proces. Dit wordt bemoeilijkt als deze te veel affiniteit heeft met het scenario van de calamiteit. Dit betekent dat in die gevallen een specifieke adviseur met affiniteit met het scenario moet worden toegevoegd aan het team. Tactisch niveau In beginsel worden voorzitters op tactisch niveau juist wel zoveel mogelijk op basis van affiniteit met het scenario van de calamiteit ingezet. De rol van voorzitter (operationeel leider) kan worden ingevuld door iedere proceseigenaar. Dit zijn de proceseigenaren:  Beheer en ontwikkeling waterketen  Beheren watersysteem  Concernstaf  Ondersteunen bedrijfsfuncties  Onderhoud en bouw waterketen  Ondersteunen beleid en bestuur  Ontwikkelen watersysteem De overige proceseigenaren treden op als plaatsvervanger, zo nodig als liaison naar afstemminggremia van partners en bewaken de inbreng van hun eigen processen bij de bestrijding van een calamiteit. Hiertoe zijn zij als ‘tactisch adviseur’ inzetbaar in het Waterschap Operationeel Team (WOT). Zij zijn ook vaste vervanger voor de proceseigenaren Beheren watersysteem en/of Beheer en ontwikkeling waterketen.

Strategisch niveau Bestrijding van een calamiteit op strategisch niveau vindt per definitie plaats door een ontkleurd voorzitter. Deze wordt bijgestaan door een technisch voorzitter.


18


3.1.4

Kern- en facultatieve bezetting Ieder team op elk niveau bestaat uit een aantal functionarissen die bij de coördinatie betrokken zijn. De bezetting is onderverdeeld naar: Kernbezetting De bezetting die minimaal in voorkomende gevallen altijd in een coördinatieteam ‘aan tafel zit’, ongeacht het scenario van de calamiteit. Facultatieve bezetting De bezetting die, scenarioafhankelijk en op aanwijzing van de voorzitter van het betreffende team, specifiek op ad hoc basis kan worden toegevoegd naar gelang de behoefte. Gestreefd wordt naar een zo beperkt mogelijke teambezetting, om het vergaderproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

3.1.5

Opkomsttijden medewerkers calamiteitenteams Waterschap De Dommel heeft, vanwege het ontbreken van piketdiensten voor medewerkers in de calamiteitenteams, geen ‘harde opkomsttijden’ voor deze teams en hun medewerkers vastgesteld. De verwachting is dat in de meeste gevallen onder kantoortijden een calamiteitenteam binnen een ½ uur volledig operationeel kan zijn. Buiten de reguliere kantoortijden zal deze tijd veelal variëren van 1 tot 1½ uur (bereikbaarheid en beschikbaarheid van medewerkers, reistijden en dergelijke zijn hierop van invloed). Als de situatie daarom vraagt en de kernbezetting al beschikbaar is, dan zal zo nodig gestart worden met de eerste bijeenkomst, om alvast de beeldvorming te laten plaatsvinden, totdat het betreffende team compleet is.

3.2

Hoofdstructuur Indien zich een calamiteit voordoet heeft het waterschap, afhankelijk van de gewenste coördinatiefase, de beschikking over een calamiteitenbestrijdingsorganisatie. Deze is opgezet volgens een ‘drielagenstructuur’: een drietal teams die vanuit het kantoor de bestrijding kunnen coördineren op verschillende niveaus. In die teams zijn een aantal functies vertegenwoordigd. Naast deze drie lagen is er nog het zogenaamde ‘veldteam’. Dit team houdt zich primair met concrete uitvoering van bestrijdingsmaatregelen in het veld bezig. Buiten die teams om, is het evengoed denkbaar dat een groot aantal medewerkers vanaf de ‘eigen werkplek’ algehele ondersteunende diensten levert aan de teams. Zo kan iedere waterschapsmedewerker betrokken raken bij de calamiteitenbestrijding.


19


Waterschap Beleid Team(WBT)

Strategisch niveau Coördinatiefase 3 en 4

Waterschap Operationeel Team (WOT)

Tactisch niveau Coördinatiefase 2, 3 en 4

Waterschap Actie Team (WAT)

Uitvoerend niveau Coördinatiefase 1, 2, 3 en 4

‘Veldteam’

Uitvoering Coördinatiefase 0,1, 2, 3 en 4

Calamiteit

Incident

In het geval dat de bestrijding van een incident volledig kan plaatsvinden in coördinatiefase 0, dus enkel uitvoering ter plaatse van toepassing is, dan is feitelijk sprake van een incident en wordt niet gesproken van een calamiteit. Een incident kan alsnog uitgroeien tot een calamiteit. Bijzonderheden  In het geval dat er enkel een veldteam actief is en coördinatie op hoger niveau (nog) niet nodig is, worden al wel de piketmedewerker en zo nodig piketmanager geïnformeerd.  In het geval dat er een WAT actief is maar coördinatie op hoger niveau (nog) niet nodig is, wordt al wel de voorzitter van het WOT geïnformeerd over de situatie.  In het geval dat er een WOT actief is maar coördinatie op hoger niveau (nog) niet nodig is, worden al wel de technisch voorzitter van het WBT geïnformeerd over de situatie, die vervolgens de voorzitter van het WBT informeert, zonder dat dit team daadwerkelijk bij elkaar komt.  De teams kunnen algehele ondersteuning vanuit de organisatie inzetten (bijvoorbeeld het proces Frontoffice en Facility management om de catering te organiseren, poststukken te reproduceren en dergelijke), zonder dat deze daadwerkelijk in het betreffende team vertegenwoordigd zijn. Het informeren van een aantal nog niet direct betrokkenen heeft als doel hen ‘in stelling te brengen’ op het moment dat een incident of calamiteit alsnog uitgroeit tot een complexe situatie, zodat men daarop snel kan reageren.


20


3.3

Piketstructuur Waterschap De Dommel kent een piketstructuur die borgt dat het waterschap 24-uur per dag, 365 dagen per jaar bereikbaar en inzetbaar is voor calamiteitenbestrijding. Hierbij moet rekening gehouden worden met de Arbeidstijdenwet (zie supplement ‘Wettelijke kaders en bijzondere mandaten’).

3.3.1

De meest betrokken medewerker Een melding kan op verschillende plaatsen binnen de organisatie binnenkomen. Binnen kantoortijden is het altijd de meest betrokken medewerker die, na telefonisch ontvangst van de melding, zo spoedig mogelijk direct het incident ter afhandeling aanneemt en verantwoordelijk is voor registratie en afhandeling. Deze medewerker legt na ontvangst van het bericht vervolgens als eerste altijd direct de gegevens met betrekking tot de melding vast in Waterpro. De piketmedewerker fungeert als achtervang als de meest betrokken medewerker (die geen piketdienst heeft) niet te bereiken is, overeenkomstig de procedure die geldt voor buiten kantooruren.

3.3.2

De piketmedewerker De piketmedewerker is binnen een piketdienstrooster 24-uur per dag telefonisch en via een sms-communicator systeem van de Gemeenschappelijke Meldkamer Brabant-Noord (’s-Hertogenbosch) bereikbaar en beschikbaar. De piketmedewerker blijft tijdens de dienst in principe binnen het beheersgebied van de Dommel of beperkte afstand daarbuiten, zodat deze snel ter plaatse van een incident kan zijn. Buiten kantooruren is en blijft de dienstdoende piketmedewerker verantwoordelijk. De piketmedewerker moet zekerstellen dat de melding ook buiten de kantooruren op professionele wijze door de meest betrokken en bereikbare medewerker wordt afgehandeld. Is geen medewerker in staat om de zaak af te handelen, dan doet de piketmedewerker dat desnoods zelf of treft andere maatregelen om de kwestie op te lossen. Deze medewerker legt na ontvangst van het bericht vervolgens als eerste altijd direct de gegevens met betrekking tot de melding vast in Waterpro. Indien het een calamiteit betreft met mogelijke relevantie voor andere processen, bijvoorbeeld Monitoring waterbeleid, dan wordt het betreffende proces tevens ingelicht. Via intranet (piketrooster) is voor de interne organisatie inzichtelijk welke piketmedewerker wanneer dienst heeft. Een piketmedewerker kan altijd worden opgeroepen door rechtstreeks te bellen, of deze via de Gemeenschappelijke Meldkamer te laten alarmeren.

3.3.3

De piketmanager De piketmanager is binnen een piketdienstrooster 24-uur per dag telefonisch bereikbaar en beschikbaar. De piketmanager wordt ingeschakeld – binnen en buiten kantooruren – als de meest betrokken medewerker of de piketmedewerker opschaling naar coördinatiefase 1 of hoger nodig acht, dan wel als maatregelen aan


21


de orde komen waarvoor de piketmedewerker niet gemandateerd is. Zo nodig ondersteunt de piketmanager in het beschikbaar krijgen van voldoende bestrijdingspersoneel. Is er sprake van een incident in coördinatiefase 1 of hoger, dan bewaakt de piketmanager dat er een WAT-voorzitter wordt benoemd. Zolang er nog geen WOT-voorzitter is benoemd neemt de piketmanager die rol waar. Zodra de WOT-voorzitter door de secretarisdirecteur is aangewezen, draagt de piketmanager zorg voor overdracht van de nodige informatie aan de voorzitter. De piketmanager blijft wel bewaken dat het incident wordt afgehandeld. In de meeste gevallen is communicatie over een incident of calamiteit naar de buitenwereld van belang. De inhoud en snelheid kunnen sterk variëren. De WATvoorzitter informeert een communicatieadviseur, voor die situaties waarbij nog geen WOT of WBT actief is. De piketmedewerker doet dit voor situaties waarbij nog geen WAT actief is. Gezamenlijk met de communicatieadviseur wordt bepaalt of een communicatieadvies en/of -acties nodig zijn. Via intranet (piketrooster) is voor de interne organisatie inzichtelijk welke piketmanager wanneer dienst heeft. De dienstdoende piketmedewerker en piketmanager zijn gedurende de piketdienst 24 uur per dag bereikbaar en beschikbaar. Bij de invulling van de dagelijkse werkzaamheden en de privésituatie gedurende de piketdienst, dienen zij daarmee rekening te houden. De piketmanager en piketmedewerker bellen elkaar bij aanvang van hun piketdienst ter bevestiging van de communicatielijn. Bij overdracht van de piketdienst doen de scheidende piketmedewerker en piketmanager verslag van de lopende zaken en dragen de registraties daarvan over aan de intredende medewerker. 3.3.4

Procesoperators 24-uurs De procesoperator is een medewerker in het specifieke proces Beheren waterketen. Het betreffen medewerkers die eveneens volgens een piketrooster zijn ingeroosterd en 24-uur per dag via een intern SMS-alert systeem (zie de supplementen ‘Informatiegids’ en ‘SMS-Alert systeem waterketen’) oproepbaar zijn. Deze medewerkers houden zich voornamelijk bezig met het adequaat reageren op processtoringen in de afvalwaterketen, maar zijn eveneens oproepbaar voor calamiteiten binnen de waterketen of waar een raakvlak is met het watersysteem.

3.3.5

Gebouwenbeheer Medewerkers van gebouwenbeheer zijn 24 uur per dag via een piketrooster telefonisch bereikbaar en beschikbaar. Indien zich tijdens kantoortijden een calamiteit voordoet, waarbij de reële verwachting is dat buiten kantoortijden gebruik gemaakt moet worden van de (vergader)faciliteiten van het hoofdkantoor van Waterschap De Dommel, dan dient de dienstdoende gebouwenbeheerder hiervan meteen in kennis gesteld te worden door de piketmedewerker. Deze kan dan de


22


nodige maatregelen treffen voor langere openstelling van het gebouw en kan zo nodig, in overleg met de piketmanager (of WOT-voorzitter indien van toepassing), om een aflossingsschema voor de diensten van de gebouwenbeheerder vragen. Buiten kantoortijden kan de dienstdoende gebouwenbeheerder gevraagd worden om direct het kantoor beschikbaar te stellen aan de calamiteitenbestrijdingsorganisatie. 3.3.6

ICT Voor een juiste afhandeling van incidenten en calamiteiten is ICT-ondersteuning noodzakelijk. Indien zich daarin een storing voordoet, dan kan door de dienstdoende piketmedewerker direct contact gelegd worden met de dienstdoende ICTmedewerker. Hiervoor is een piketrooster voor telefonische bereikbaarheid en beschikbaarheid van toepassing. Ook indien zich een calamiteit voordoet en ICT heeft aangekondigd bezig te zijn/gaan met werkzaamheden aan de voorzieningen, dan dient direct met ICT contact gelegd te worden, om te voorkomen dat die werkzaamheden van invloed zijn op de adequate calamiteitenbestrijding.

3.3.7

Zachte wacht Voor alle overige medewerkers die in de calamiteitenbestrijding een rol kunnen spelen, geldt geen piketregeling. Een aantal processen hebben zogenaamde ‘zachte’ bereikbaarheidsafspraken gemaakt voor bereikbaarheid en beschikbaarheid tijdens kantooruren. In het supplement ‘Informatiegids’ is een personeelsoverzicht van calamiteitenbestrijdingsorganisatie te vinden, inclusief privé contactgegevens5.

de

Als gevolg van contractuele afspraken tussen het waterschap en zijn medewerkers, kunnen medewerkers, op grond van paragraaf 6.2.8. van de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel (SAW), buiten de reguliere werkzaamheden en werktijden ingezet worden voor het uitvoeren van werkzaamheden (zie ook het supplement ‘Wettelijke kaders en bijzondere mandaten’). De personele invulling van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie is een verantwoordelijkheid van de betrokken afdelingshoofden. Elk afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de eigen bezetting (procesinbreng) van de coördinatieteams, alsmede voor de beschikbaarheid van de daarbij behorende medewerkers. Daarnaast zorgt deze ook voor de invulling van zijn eigen procesondersteuning. Voor zover nodig en mogelijk maken de afdelingshoofden afspraken over onderlinge bijstand. Dit betekent dat elke afdeling in staat moet zijn om zowel voor de vertegenwoordiging van de eigen processen als voor de invulling van de teams te zorgen. 5

Vanwege privacygevoelige informatie zijn deze gegevens alleen voor de interne organisatie beschikbaar.


23


Op de hiervoor beschreven wijze draagt elke afdeling zorg voor invulling van een deel van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie. Daar waar knelpunten optreden in de beschikbaarheid van personeel is het de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden om samen tot een oplossing te komen. Als de afdelingshoofden er samen niet uitkomen, besluit de secretarisdirecteur. 3.4

Coördinatieteams In de volgende paragrafen wordt concreet ingegaan op de samenstelling van de verschillende teams met de bijbehorende, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In het supplement ‘Informatiegids’ is opgenomen welke medewerkers voor welke functies inzetbaar zijn, inclusief de bereikbaarheidsgegevens (zowel werk- als privégegevens).

3.4.1

Veldteam Voor de ‘veldteams’ zijn geen aparte structuren uitgewerkt. Feitelijk betreft dit niet een concreet team, maar een verzameling van alle waterschapsmedewerkers die zich op uitvoerend niveau met de bestrijding van een incident of calamiteit bezig houden. Zij worden in geval van een calamiteit, aangestuurd vanuit het Waterschap Actie Team (afhankelijk van de aard van het incident met tussenkomst van een aangewezen ‘ad hoc veldcoördinator’ vanuit de betreffende gebiedslocatie (kantoorlocatie). Het veldteam voert werkzaamheden uit waarvoor de betrokkenen competenties hebben op basis van hun dagelijkse werkzaamheden, met dat verschil, dat in geval van een incident of calamiteit dit onder een verhoogde tijdsdruk plaatsvindt. Indien er slechts sprake is van een schaal 0-incident, dan vindt er geen coördinatie op de aansturing plaats en stemmen betrokkenen onderling de uitvoering in het veld rechtstreeks met elkaar af.

3.4.2

Waterschap Actie Team (WAT) Het WAT is actief bij de coördinatiefasen 1, 2, 3 en 4. Bij coördinatiefase 0 worden de dienstdoende piketmedewerker en piketmanager preventief geïnformeerd, zodat zij zich kunnen voorbereiden op eventuele verdere opschaling. Het WAT heeft een beperkte kernbezetting. Afhankelijk van de aard van de calamiteit, wordt deze naar behoefte van de WAT-voorzitter6 uitgebreid met één of meerdere specialisten en adviseurs. Om het vergaderproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, wordt altijd gestreefd naar een zo beperkt mogelijke bezetting.

6

Ook wordt wel gesproken over WAT-leider


24


Samenstelling:

Waterschap Actie Team (WAT)

Wachtdienstmedewerker (wk)

Piketmedewerker (wk/ws)

Planvormer stedelijk gebied (wk/ws)

Adviseur ecologie (ws)

Adviseur waterkwaliteit (ws)

Adviseur hydrologie (ws)

Uitvoerder (ws)

Handhaver waterbeheer / BOA (ws)

Handhaver industrie / BOA (wk)

Rioleringsadviseur (wk)

Zuiveringstechnoloog (wk)

Rialiability-engineer (wk)

Facultatieve bezetting (scenario afhankelijk)

GIV-adviseur

Opzichter (ws)

Procesoperator A (wk)

Administratief ondersteuner

Voorzitter

Uitvoerend niveau Cf 1, 2, 3 en 4

Kernbezetting

Wk is waterketen / Ws is watersysteem / Cf is coördinatiefase

Voor de procesoperator A en de opzichter geldt, dat deze enkel in het team aanwezig zijn indien het gaat om respectievelijk een calamiteit binnen waterketen of watersysteem. Bij een gecombineerde calamiteit of de verwachting dat mogelijk als gevolg van het verloop van de calamiteit het een raakvlak heeft of krijgt met het ander, dan zitten zij beiden in het team. Plaatsvervanging facultatieve bezetting: In het WAT worden inhoudelijk deskundigen betrokken. Per situatie moet worden ingeschat of het bijvoorbeeld de opzichter, procesoperator of handhaver betreft van een getroffen gebied die in het team wordt uitgenodigd, of een functionele collega ervan. Mogelijk is de behoefte aan deze opzichter, handhaver op procesoperator in het veld bijvoorbeeld erg groot (technisch-inhoudelijk, of bijvoorbeeld in het CoPI (Commando Plaats Incident)) en is de tijd er niet om ook aan het eigen coördinatieteam deel te nemen. In dat geval kan een functionele collega diens rol in het team overnemen en vormt deze de liaison (boodschapper) tussen het veld en het team. Taken:  Coördineren en laten uitvoeren van de bestrijdingsmaatregelen in de bron- en effectgebieden in het veld door medewerkers, met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties;  Coördineren van de inbreng vanuit het veld en de verschillende gebiedskantoren / rioolwaterzuiveringkantoren;  Het verwerken van de feiten, knelpunten en maatregelen op kaartmateriaal ter verdere beeldvorming voor zowel het WAT, WOT als WBT;


25


 Het uitwerken van mogelijke scenario’s (zie het supplement ‘Methode scenarioen knelpuntenanalyse’) ter besluitvorming in het WOT;  Zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het WOT;  Periodiek informeren van het WOT door middel van situatierapportages;  Het bijhouden van een logboek en registratie van besluiten;  Het treffen van preventieve maatregelen (controleren sluitmiddelen, informeren aannemers waarmee waakvlamovereenkomst is gesloten, zandzakken leggen etc.);  Het uitvoeren van inspecties aan kaden, gemalen en kunstwerken;  Registreren en vastleggen van geleden en/of veroorzaakte schades;  Het repareren of doen repareren van schade;  Het initiëren en interpreteren van onderzoek;  Het (laten) uitvoeren en interpreteren van metingen;  Het adviseren over de eventuele noodzaak tot verdere op- of afschaling;  Het uitvoeren van de nazorg door middel van het borgen van openstaande acties in de lijnorganisatie via het nazorgmodel (supplement ‘Methode nazorg en evaluatie). Verantwoordelijkheden: Het WAT, onder leiding van de WAT-voorzitter, coördineert de daadwerkelijke calamiteitenbestrijding in het veld en legt, indien het opschalingniveau van de calamiteit daarom vraagt, verantwoording af aan het Waterschap Operationeel Team. Besluiten die genomen moeten worden die de bevoegdheid van het WAT (en de WAT-voorzitter in het bijzonder) overstijgen, worden voor besluitvorming voorgelegd aan het WOT. In het bijzonder is de WAT-voorzitter verantwoordelijk voor:  Technisch voorzitten van het WAT, conform het model beeld-, oordeel- en besluitvorming, (supplement ‘Methode Beeld, Oordeel en besluitvorming (BOB)’);  Het zijn van een liaison vanuit het WAT in het WOT (veelal slechts voor een korte briefing over de situatie);  Besluitvorming op uitvoerend niveau;  Het borgen van de uitvoering van eventuele acties;  Het opstellen van een sitrap van het WAT en zo nodig het afstemmen daarvan met het WOT en het gelijke niveau bij partners;  Het inbrengen van informatie bij het WOT die met netwerkpartners moet worden gedeeld;  Het zo nodig aanwijzen van een veldliaison voor het CoPI;  Het borgen van tijdige vervanging en aflossing van de teamleden, inclusief de bijbehorende overdracht;  Het borgen dat teamleden geconstateerde onvolkomenheden in het calamiteitenplan of de calamiteitenbestrijdingsplannen direct melden aan het proces Calamiteitenzorg;  Het afstemmen met het proces Communicatie over de relevante informatie voor de voorlichting, inclusief maken van afspraken over tijdstippen van overdracht,


26


aan te leveren gegevens en dergelijke (indien ook een WOT actief is, dan vervalt deze rol en wordt die door de voorzitter van het WOT overgenomen, die rechtstreeks afstemt met de in het WOT vertegenwoordigde communicatieadviseur);  Het verifiëren dat alle in de actie- en besluitenlijst opgenomen punten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd;  Het onderhouden van contact met de WOT-voorzitter (indien van toepassing);  Het afstemmen van de vergaderritmiek op die van eventuele andere in- en externe coördinatieteams. Bevoegdheden: In het bijzonder heeft de WAT-voorzitter de volgende bevoegdheden:  Deze kan bij calamiteiten besluiten op uitvoerend niveau nemen;  Deze kan via de dienstdoende piketmedewerker opdrachten aan waakvlampartijen verstrekken;  Deze kan opdrachten geven tot het nemen van bestrijdingsmaatregelen in het veld binnen het bestaand beleid. In de verschillende calamiteitenbestrijdingsplannen (zie deel 3 van het Handboek Calamiteitenzorgsysteem) zijn voor specifieke scenario’s een aantal concrete taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het WAT benoemd. 3.4.3

Waterschap Operationeel Team (WOT) Het WOT is actief bij de coördinatiefasen 2, 3 en 4. Bij coördinatiefase 1 wordt de dienstdoende piketmanager (als potentieel WOT-voorzitter) preventief geïnformeerd, zodat deze zich kan voorbereiden op eventueel verdere opschaling. Het WOT heeft een beperkte kernbezetting. Het WOT richt zich vooral op de effecten van een calamiteit op de thema’s communicatie (in zowel de eigen organisatie als daarbuiten) en juridische kaders, binnen bestaand beleid. In principe heeft het WOT een beperkte facultatieve bezetting. Mocht desondanks voor de beeldvorming op communicatief en juridisch vlak een inhoudelijke toelichting van de calamiteit nodig zijn en mocht de WAT-liaison deze onvoldoende kunnen geven, dan kan bij wijze van uitzondering kortstondig een inhoudelijk adviseur voor die toelichting aan tafel gevraagd worden.


27


Samenstelling:

Meest betrokken proceseigenaar (waterketen, watersysteem of overig)

Tactisch juridisch adviseur

Facultatieve bezetting

Tactisch communicatieadviseur

Liaison WAT (WATvoorzitter)

Procesbewaker / plotter


Kernbezetting

Voorzitter

Tactisch niveau Cf 2, 3 en 4

Waterschap Operationeel Team (WOT)

Taken:  Coördineren van de tactische leiding van de calamiteitenbestrijding;  (Zo nodig op verzoek van andere teams) inschakelen van ondersteuners en adviseurs, al dan niet voor in een team (borgen van personele capaciteit);  Het toetsen van de door het WAT aangedragen beslispunten aan de doelstellingen die vanuit bestaand beleid of de strategie van het WBT zijn vastgesteld;  Het toevoegen van de tactische componenten, juridische en communicatieve context aan het technisch inhoudelijk voorstel van het WAT;  Het beoordelen van de effectiviteit van de genomen maatregelen en het maken van prognoses over de ontwikkeling van de calamiteit;  Doet voorstellen ter besluitvorming in het WBT;  Vertalen van de strategie (besluitvorming) van het WBT in een tactiek en richtlijnen voor de uitvoering door het WBT;  Coördineren van de informatiestromen (in de eigen organisatie en naar derden);  Periodiek informeren van het WAT en WBT door middel van situatierapportages;  Het bijhouden van een logboek en registreren van besluiten;  Instellen informatiecentrum; operationele bemensing en inhoudelijke begeleiding;  Zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand van elders;  Onderhouden van contacten en overleg met andere betrokken calamiteitenbestrijdingsorganisaties op tactisch coördinerend niveau;  Het opstellen van een communicatietactiek en het zo nodig afstemmen daarvan met het WBT en WAT;  De daadwerkelijke uitvoering van interne en externe communicatie: informeren medewerkers waterschap, leden AB, DB, direct omwonenden en omgeving;  Het opstellen van een juridische tactiek;  Organiseren van een telefonische bereikbaarheid, zo nodig door het laten activeren van een callcenter;  Het adviseren over de eventuele noodzaak tot verdere op- of afschaling aan de secretarisdirecteur en bij afschaling deze activeren;  Het zo nodig en mogelijk (tijdafhankelijk) de situatie door middel van een veldbezoek tot zich te nemen.


28


Verantwoordelijkheden Het WOT, onder leiding van de WOT-voorzitter7, coördineert de tactische calamiteitenbestrijding en legt, indien het opschalingniveau van de calamiteit daarom vraagt, verantwoording af aan het WBT. Besluiten die genomen moeten worden die de bevoegdheid van het WOT (en de WOT-voorzitter in het bijzonder) overstijgen, worden voor besluitvorming voorgelegd aan het WBT. In het bijzonder is de WOT-voorzitter verantwoordelijk voor:  Technisch voorzitten van het WOT, conform het model beeld-, oordeel- en besluitvorming (supplement ‘Methode Beeld, Oordeel en Besluitvorming (BOB)’);  Het zijn van een liaison vanuit het WOT in het WBT  indien nog geen WBT actief, dan borgt hij bestuurlijke afstemming (informeren over de situatie) met de portefeuillehouder Calamiteitenbestrijding, gebiedsportefeuillehouders en thematische portefeuillehouders;  Besluitvorming op tactisch niveau;  Het borgen van de uitvoering van acties;  Het opstellen van een sitrap van het WOT en zo nodig het afstemmen daarvan met het WAT en WBT en het gelijke niveau bij partners;  Het delen van relevante informatie op tactisch niveau met netwerkpartners;  Het zo nodig aanwijzen (via de secretarisdirecteur) van een WOT-liaison voor het Regionaal Operationeel Team (ROT);  Het zo nodig aanwijzen (via de secretarisdirecteur) van een ‘ad hoc informatiemanager’8 (één van de proceseigenaren);  Het borgen van tijdige vervanging en aflossing van de teamleden, inclusief de bijbehorende overdracht;  Het borgen dat teamleden geconstateerde onvolkomenheden in het calamiteitenplan of de calamiteitenbestrijdingsplannen direct melden aan het proces Calamiteitenzorg;  Het verifiëren dat alle in de actie- en besluitenlijst opgenomen punten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd;  Het onderhouden van contact met de WAT-voorzitter en WBT-voorzitter;  Het zo nodig en mogelijk (tijdafhankelijk) de situatie door middel van een veldbezoek tot zich te nemen;  Het in nauw overleg met de secretarisdirecteur zorg dragen voor personeel dat in een eventueel (strafrechtelijk) onderzoek of onderzoek van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV) wordt ondervraagd, alsmede het borgen van dossiervorming in dit traject. Tevens borgen dat deze zorg in de nafase in de lijnorganisatie wordt belegd.

7

Ook wordt wel gesproken over Operationeel leider. Landelijk zijn ontwikkelingen gaande met betrekking tot informatiemanagement, ook bij de waterschappen. In afwachting van die ontwikkeling is de rol van informatiemanager ad hoc belegd bij de groep proceseigenaren, als spil tussen het uitvoeren, tactisch en strategisch niveau. 8


29


Bevoegdheden  Deze kan besluiten op tactisch niveau nemen;  Deze kan besluiten op uitvoerend niveau overrulen;  Deze kan, na afstemming met de secretarisdirecteur, adviseurs en ondersteuners verplichten aan de calamiteitenbestrijding deel te nemen, ook buiten de reguliere werktijden;  Deze is bevoegd het waterschap te vertegenwoordigen in het ROT (bij afwezigheid van een liaison). In de verschillende calamiteitenbestrijdingsplannen (zie deel 3 Handboek Calamiteitenzorgsysteem) zijn voor specifieke scenario’s een aantal concrete taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het WOT benoemd. 3.4.4

Waterschap Beleid Team (WBT) Het Waterschap Beleid Team is actief bij de coördinatiefasen 3 en 4. Bij coördinatiefase 2 worden de secretarisdirecteur (als potentieel technisch WBTvoorzitter) en de watergraaf (als WBT-voorzitter9) preventief geïnformeerd, zodat deze zich kunnen voorbereiden op eventueel verdere opschaling. Het WBT heeft een beperkte kernbezetting. Het WBT richt zich vooral op de effecten van een calamiteit op de thema’s communicatie (in zowel de eigen organisatie als daarbuiten) en juridische kaders, voor zover bestaand beleid daarin niet voorziet en noodzakelijke besluitvorming de bevoegdheden van het WOT overstijgen. In principe heeft het WBT geen facultatieve bezetting. Mocht desondanks voor de beeldvorming op communicatief en juridisch vlak een inhoudelijke toelichting van de calamiteit nodig zijn en mocht de WOT-liaison deze onvoldoende kunnen geven, dan kan bij wijze van uitzondering kortstondig een inhoudelijk adviseur voor die toelichting aan tafel gevraagd worden.

9

Ook wordt wel gesproken over WBT-leider.


30


Samenstelling:

Waterschap Beleid Team (WBT)

Meest betrokken proceseigenaar (waterketen, watersysteem of overig)

Strategisch juridisch adviseur

Facultatieve bezetting

Strategisch communicatieadviseur

Liaison WOT (OL)

Procesbewaker / plotter


Technisch voorzitter

Voorzitter

strategisch niveau Cf 3 en 4

Kernbezetting

Taken:  Coördineren van de strategische leiding van de calamiteitenbestrijding;  Het toetsen van de door het WOT aangedragen beslispunten die niet passen binnen de doelstellingen die vanuit bestaand beleid of de strategie van het WBT zijn vastgesteld;  Het toevoegen van de bestuurlijke, juridische en communicatieve context, aan het tactisch inhoudelijk voorstel van het WOT;  Het beoordelen van de effectiviteit van de genomen maatregelen en het maken van prognoses over de ontwikkeling van de calamiteit;  Opstellen van strategische richtlijnen voor de uitvoering door het WOT;  Het formuleren van nieuw beleid en strategieën met betrekking tot de calamiteitenbestrijding waarin het calamiteitenplan en de calamiteitenbestrijdingsplannen niet voorzien, zoals het stellen van doelen, benaderingswijzen in grote lijnen, het beschikbaar stellen van bijbehorende middelen;  Het bewaken van de juiste gang van zaken tijdens de calamiteitenbestrijding (kwaliteitszorg);  Het aanvragen van personele en materiële hulp van elders, voor zover dit niet op tactisch niveau gebeurd;  Het bijhouden van een logboek en registreren van besluiten;  onderhouden van contacten en overleg met andere betrokken calamiteitenbestrijdingsorganisaties op strategisch (bestuurlijk) coördinerend niveau;  Het opstellen van een communicatiestrategie en deze ter uitvoering opdragen aan het WOT (zie ook het supplement ‘Crisiscommunicatieplan’);  Het bewaken van het imago van het waterschap en de bestuurlijke en politieke risico’s;  Het opstellen van een juridische strategie en deze ter uitvoering voorleggen aan het WOT.


31


Verantwoordelijkheden: Het WBT, onder leiding van de WBT-voorzitter en technisch voorzitterschap van de secretarisdirecteur, coördineert de strategische calamiteitenbestrijding en legt, indien het opschalingniveau van de calamiteit daarom vraagt, verantwoording af aan het dagelijks en zo nodig algemeen bestuur (zie ook het supplement ‘Wettelijke kaders en bijzondere mandaten’). In het bijzonder is de WBT-voorzitter verantwoordelijk voor:  Besluitvorming op strategisch niveau;  Het delen van relevante informatie op strategisch niveau met de eigen bestuurders (gebieds- en themaportefeuillehouders, algemeen bestuur)  Het delen van relevante informatie op strategisch niveau met netwerkpartners;  Het zo nodig aanwijzen van een WBT-liaison voor het Regionaal of Gemeentelijk Beleid Team (RBT of GBT), of de crisisstaf van de Commissaris van de Koningin;  Het zo nodig en mogelijk (tijdafhankelijk) de situatie door middel van een veldbezoek tot zich te nemen. Bevoegdheden  De WBT-voorzitter kan besluiten op strategisch niveau nemen, en;  kan besluiten op tactisch niveau overrulen, en;  is bevoegd het waterschap te vertegenwoordigen in het RBT of GBT. In het bijzonder is de technisch WBT-voorzitter verantwoordelijk voor:  Technisch voorzitten van het WBT, conform het model beeld-, oordeel- en besluitvorming (supplement ‘Methode Beeld, Oordeel en Besluitvorming (BOB)’);  Het opstellen van een besluitenlijst WBT en zo nodig het afstemmen daarvan met Het WOT en het gelijke niveau bij partners;  Het borgen van de uitvoering van acties;  het borgen van tijdige vervanging en aflossing van de teamleden, inclusief de bijbehorende overdracht;  Het verifiëren dat alle in de actie- en besluitenlijst opgenomen punten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd;  Het borgen dat teamleden geconstateerde onvolkomenheden in het calamiteitenplan of de calamiteitenbestrijdingsplannen direct melden aan het proces Calamiteitenzorg;  Het onderhouden van contact met de WOT-voorzitter.

In de verschillende calamiteitenbestrijdingsplannen (zie deel 3 van het Handboek Calamiteitenzorgsysteem) zijn voor specifieke scenario’s een aantal concrete taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het WBT benoemd.


32


3.5

Vervanging en opvolging De wijze en duur van de bestrijding van een calamiteit, maar ook een onverwachte wending die het kan krijgen, is aan de start van de calamiteitenbestrijding vaak onbekend. Waterschap De Dommel heeft slechts een beperkt aantal piketfuncties. Vaak zijn dit functies die niet in de calamiteitenteams actief zijn. Het is daarom van groot belang, dat vanaf de start van de calamiteit zo nodig al meteen wordt nagedacht over het opstellen van vervangings- en aflossingsschema’s voor de langere termijnbestrijding, rekening houdend met onder andere de ARBOwetgeving. Dit betekent ook dat medewerkers die op de lijst voorkomen vanaf het begin worden geïnformeerd, zodat zij hier tijdig op kunnen anticiperen. Maar ook dat zij gedurende de bestrijding regelmatig over de stand van zaken worden geïnformeerd, zodat zij beter voorbereid aan de aflossing kunnen beginnen. Op die manier moet een vlotte overdracht worden geborgd en wordt uitputting van medewerkers voorkomen. De verschillende teamvoorzitters zijn verantwoordelijk voor het organiseren van tijdelijke vervanging van de medewerkers van het betreffende team. Zo nodig kunnen zij zich hierbij laten assisteren door de piketmanager en/of het proces P&O.

3.6

Vergaderstructuur (BOB-methode) De coördinatieteams vergaderen volgens de beeld-, oordeel- en besluitvormingsmethodiek (BOB). Bij de start van de vergadering wordt stilgestaan bij het vergaderproces, zodat de vergadering zo optimaal mogelijk kan verlopen. Daarbij wordt nagegaan of de samenstelling juist is, of ieders rol aan tafel duidelijk is, wat het doel van de vergadering is, er worden afspraken gemaakt over de bereikbaarheid en de eindtijd wordt gepland. Om het BOB-proces goed te laten verlopen, zijn een standaard vergaderagenda en statusborden beschikbaar, die voor alle calamiteiten worden toegepast (zie het supplement ‘Formats vergaderdocumenten en verslaglegging’). Beeldvorming Tijdens de beeldvorming worden alle feiten, genomen maatregelen en verwachtingen benoemd en er wordt een tijdslijn uitgezet van de belangrijkste momenten. Daarnaast wordt een netwerkanalyse gemaakt waarbij de betrokken interne processen en externe partners worden benoemd met de rol die zij hebben in de betreffende calamiteit, het belang en de houding ten opzichte van het waterschap. Daarna wordt een scenarioanalyse en een knelpuntenanalyse gemaakt (zie het supplement ‘Methode scenarioen knelpuntenanalyse’), waaraan tevens een prioritering wordt gekoppeld. Oordeelvorming Tijdens de oordeelvorming worden per knelpunt alle mogelijke oplossingen benoemd met de voor- en nadelen ervan.


33


Besluitvorming Tenslotte volgt de besluitvorming over de voorgestelde oplossingen, eventuele opschaling en andere beslispunten, waarna de acties concreet voor uitvoering onder de verantwoordelijken worden uitgezet. 3.7

Verslaglegging en archivering Zie het supplement ‘Formats vergaderdocumenten en verslaglegging’, waarin de verschillende formats voor verslaglegging zijn opgenomen.

3.7.1

Meldingenregistratiesysteem De registratie van een melding vangt altijd aan in het meldingenregistratiesysteem ‘Waterpro’. De piketmedewerker en procesoperator 24-uurs zijn er verantwoordelijk voor, dat dit binnen respectievelijk watersysteem en waterketen plaatsvindt door de meest betrokken medewerker.

3.7.2

Archiveringssysteem Bij de bestrijding van een incident of een calamiteit worden verschillende documenten geproduceerd. Deze documenten worden gearchiveerd in een aan te maken ‘zaakdossier’ (verslagen, foto’s, in- en uitgaande post e.d.) in het archiveringssysteem ‘Decos’. Piketmedewerker/procesoperator 24-uurs De verantwoordelijkheid van de archivering van documenten van een melding die volledig wordt afgehandeld in coördinatiefase 0, ligt bij de dienstdoende piketmedewerker of procesoperator 24-uurs (respectievelijk watersysteem en waterketen). Administratief ondersteuner De verschillende documenten worden gearchiveerd door (of in overleg met) de administratief ondersteuner van het betreffende coördinatieteam waar de eerste behandeling heeft plaatsgevonden. Deze stelt vervolgens andere teams op de hoogte van het zaakdossier en verzoekt hen alle archivering daarin te laten plaatsvinden. De teamvoorzitters zijn verantwoordelijk voor de juiste archivering. Samen met de administratief ondersteuner(s) wijzen zij de betrokkenen erop, om bijvoorbeeld gemaakte foto’s direct van een duidelijke naam te voorzien (bijvoorbeeld op basis van de locatie van de genomen foto). Het zaakdossier dient te worden aangemaakt onder één zaaktype:  of het zaaktype ‘Bestrijden calamiteiten watersysteem uitvoeren;  of het zaaktype ‘Bestrijden calamiteiten waterketen uitvoeren. Indien het een incident betreft binnen zowel waterketen als watersysteem, dan wordt het zaakdossier aangemaakt onder het zaaktype dat het meest van toepassing is. Zo nodig kan de zaak gekoppeld worden aan het andere zaaktype.


34


3.7.3

TIM/Ultimo Het is van belang dat betrokken medewerkers vanaf de start van de bestrijding hun uren en uitgaven goed vastleggen in respectievelijk het tijdregistratiesysteem TIM en Ultimo voor de financiële verplichtingen (inhuur aannemers, kosten voor monstername e.d.). Op basis hiervan is het verhalen van schade achteraf eenvoudiger te organiseren. De voorzitters van de betrokken calamiteitenteams sturen hierop met ondersteuning van de administratief ondersteuners. Zo nodig worden bij de procesmanagers van de betrokken calamiteitenbestrijdingsprocessen de juiste tijdregistratiecodes en/of Ultimocodes aangevraagd.

3.7.4

Statusborden De statusborden zijn ingedeeld aan de hand van de standaard vergaderagenda. Ze zijn enkel bedoeld als hulpmiddel. Dit betekent dat indien tijdtechnisch weinig ruimte beschikbaar is om alle borden te doorlopen dat (met concrete vermelding daarvan), onderdelen kunnen worden overgeslagen die op dat moment even minder relevant zijn. De teamvoorzitter en administratief ondersteuner zullen voorafgaand aan de vergadering al zoveel mogelijk bekende en relevante informatie op de borden vastleggen om het vergaderproces te versnellen. Op de borden wordt summier relevante informatie voor het desbetreffende team bijgehouden, die enkel ter beeldvorming van de teamleden dient. Dit betekent dat in de verslaglegging (sitrap) door de administratief ondersteuner uitgebreidere informatie (zoals achterliggende overwegingen en dergelijke) moet worden vastgelegd. Geadviseerd wordt nieuwe vergaderingen zoveel mogelijk op deze statusborden voort te borduren, zij het dat wijzigingen in een andere kleur worden bijgehouden. Hiermee wordt het verloop van de situatie inzichtelijk. Het invullen van de borden is niet aan één specifieke functie gekoppeld. Het hangt erg af van de persoonlijke stijl van teamvoorzitters waar de voorkeur naar uit gaat. Zo is het mogelijk dat:  Teamvoorzitters zelf de borden invullen;  In het WOT en WBT de Coördinator calamiteitenzorg gevraagd wordt dat te doen;  Een willekeurig iemand binnen het team gevraagd wordt dat te doen. Nadrukkelijk wordt hierbij vermeld, dat voorkomen moet worden dat de administratief ondersteuner deze rol krijgt opgelegd. Op dat moment kan deze niet gelijktijdig het sitrap vullen, waardoor deze veelal te laat beschikbaar zal komen voor andere teams indien deze achteraf nog moet worden opgesteld. De statusborden zijn beschikbaar in de diverse calamiteitenruimtes (zie ook hoofdstuk 7 Facilitaire voorzieningen). Zij worden opgehangen door de


35


administratief ondersteuner en teamvoorzitter, of zo nodig via het inschakelen van de facilitaire ondersteuning. 3.7.5

Logboeken Logboeken zijn bedoeld om persoonlijke acties van calamiteitenbestrijders vast te leggen. Enerzijds voor verantwoording achteraf, maar belangrijker nog, om te borgen dat een goede overdracht mogelijk is bij elkaars vervanging. Ook logboeken zijn in iedere calamiteitenruimte beschikbaar en tevens digitaal via intranet ontsloten. Teamvoorzitter Deze is verantwoordelijk voor het invullen van de logboeken door iedere betrokkene en vraagt hier bij de start van de bestrijding concrete aandacht voor. Administratief ondersteuner Deze is verantwoordelijk voor het inzamelen en in Decos archiveren van alle individuele logboeken.

3.7.6

Situatierapportages WAT en WOT Zowel het WAT als het WOT maken gebruik van zogenaamde sitraps (situatierapportages). Deze rapportages zijn gebaseerd op de indeling van de standaard vergaderagenda. Een situatierapportage wordt direct na de vergadering gecontroleerd door de teamvoorzitter en zo nodig bijgesteld door de administratief ondersteuner. Nadat deze is goedgekeurd, dient deze van een paraaf van de teamvoorzitter te worden voorzien. Pas dan kan deze onder de interne organisatie (betrokkenen) worden verspreid, alsmede gearchiveerd in Decos en zo nodig aan externe netwerkpartners worden toegezonden.

Van ieder overleg dient een nieuwe sitrap te worden opgesteld, om onduidelijkheden in oude en nieuwe informatie te voorkomen en lange situatierapportages te vermijden! De situatierapportages worden volledig en duidelijk leesbaar (volzinnen) ingevuld. Afkortingen worden zo min mogelijk gebruikt en namen van betrokkenen worden voluit geschreven.

Indien de situatierapportages met externen worden gedeeld, dient door de teamvoorzitter een extra controle op leesbaarheid van de informatie door derden te worden gedaan. Ook dient deze te bekijken of in dit stadium van de calamiteitenbestrijding alle informatie relevant is en openbaar gemaakt kan worden. Zo nodig wordt een aangepaste ‘externe’ situatierapportage opgesteld. Teamvoorzitter Deze is verantwoordelijk voor het invullen van de situatierapportage, het vaststellen ervan en het afstemmen ervan met andere teams en zo nodig partners (op gelijk gestemd niveau).


36


Administratief ondersteuner Vult het sitrap, archiveert deze en verzorgt de verzending naar andere teams en partners na goedkeuring door de teamvoorzitter. Daarnaast houdt de ondersteuner een verzendlijst van de situatierapportage bij. 3.7.7

Besluitenlijst en besprekingsverslag WBT In het WBT wordt geen sitrap maar een besluitenlijst opgeleverd. Daarnaast wordt door dit team een gewoon besprekingsverslag opgeleverd, waarin een eventuele uitgebreidere onderbouwing van genomen besluiten is vastgelegd. Dit besprekingsverslag wordt enkel verspreid in de interne organisatie. De besluitenlijst wordt zowel intern als eventueel met betrokken netwerkpartners gedeeld. Voor de archivering, verzending en afstemmen gelden dezelfde principes zoals die zijn omschreven bij de situatierapportages.

3.7.8

Nazorgmodel In het ‘nazorgmodel’ (zie het supplement ‘Methode nazorg en evaluatie’) worden alle acties vastgelegd die na de acute calamiteitenbestrijding en de bijbehorende evaluatie nog resteren. Acties worden in dat model gekoppeld aan een verantwoordelijk proces voor de verdere uitvoering. Het nazorgmodel wordt opgesteld door het WAT onder voorzitterschap van de WAT-voorzitter en begeleiding van de administratief ondersteuner. De WAT-voorzitter borgt zo nodig dat hierin ook resterende acties vanuit het WOT en/of WBT worden opgenomen. Vervolgens draagt de WAT-voorzitter het ingevulde exemplaar over aan:  procesmanager Beheren en Bestrijden calamiteiten waterketen;  procesmanager Beheren en Bestrijden calamiteiten watersysteem. De hierboven genoemde procesmanager zorgt er vervolgens voor dat openstaande acties voor andere processen worden overgedragen aan de verantwoordelijk procesmanagers.


37



38


4

Melding, alarmering en fasering Voor het melden, alarmeren en afhandelen van incidenten en calamiteiten, hanteert het waterschap de volgende uitgangspunten:  Het waterschap is 24 uur per dag bereikbaar voor incidenten- en calamiteitenmeldingen;  De ontvangst van de melding loopt over zo min mogelijk schijven;  De melding wordt in eerste instantie altijd en direct doorgeleid naar de meest betrokken medewerker;  Er wordt direct een eenduidige procedure gevolgd, ongeacht of de melding binnen of buiten kantooruren is gedaan en ongeacht of de melding van een eigen medewerker is of van buiten het waterschap komt;  Er vindt direct een deskundige beoordeling plaats om op de juiste schaal de afhandeling in te zetten;  Er wordt direct deskundig advies gegeven over de inhoudelijke aanpak van de bestrijding;  De snelheid van afhandeling staat in verhouding tot de spoedeisendheid.

4.1

Melding Het opstarten van de daadwerkelijke bestrijding van een incident of calamiteit begint met een melding. Deze meldingen worden gedaan door particulieren, bedrijven of door de Gemeenschappelijke Meldkamer in ’s-Hertogenbosch. Meldingen komen zowel binnen als buiten kantooruren binnen via veelal telefoon of communicator10. De ontvanger van de melding van een incident of calamiteit dient onmiddellijk, uiterlijk binnen 0,5 uur, de dienstdoende piketmedewerker te verwittigen, die 24 uur bereikbaar is. Afhankelijk van de inschatting van de aard en ernst van de situatie, informeert de piketmedewerker zo nodig tevens de dienstdoende piketmanager. Buiten kantooruren krijgt een beller naar het centrale nummer van het waterschap een antwoordapparaat waarop een speciaal telefoonnummer wordt vermeld. Via dat telefoonnummer komt de melder in contact met de Gemeenschappelijke Meldkamer Brabant-Noord, die buiten kantooruren de meldingen voor het waterschap aanneemt en zo nodig doorzet naar de dienstdoende piketmedewerker, via eerder genoemd communicatorsysteem. De piketmedewerker vraagt naar zoveel mogelijk informatie waaronder de locatie, aard en omvang van het incident of de calamiteit. Alle meldingen worden door de meldkamer geregistreerd.

Zodra het eenincident betreft, waarvan de verwachting is dat veel mensen het waterschap telefonisch gaan benaderen, moet actieve communicatie op de website van het waterschap plaatsvinden, om veel ‘onnodige’ telefoontjes af te vangen en dus overbelasting van de receptie te voorkomen. Zo nodig wordt voor het afvangen van de telefoontjes een apart callcenter ingesteld. Daarnaast wordt buiten kantooruren via ICT-beheer het telefoonbandje van een andere tekst voorzien, om te voorkomen dat melders onnodig vaak de meldkamer gaan bellen.

10

Computergestuurd SMS-alert systeem van de Gemeenschappelijke Meldkamer via de dienstdoende piketmedewerker van Waterschap De Dommel.


39


4.2

Alarmering Nadat de piketmedewerker is gealarmeerd maakt hij een eerste inschatting van de aard en omvang van het incident of de calamiteit. Hij alarmeert op basis daarvan onmiddellijk de interne medewerkers en eventuele externe instanties die de gebeurtenis zo adequaat mogelijk kunnen bestrijden. Als hij de situatie inschat (na eventuele afstemming met de meest betrokken veldmedewerker) op coördinatiefase 1 of hoger (zie ook paragraaf 4.3 en 4.4.), dan dient de calamiteitenorganisatie te worden opgestart. Hij alarmeert dan de dienstdoende piketmanager en brengt hem op de hoogte van de locatie, aard en omvang van het incident of calamiteit. Deze manager schat, uiterlijk binnen 1 uur na de eerste melding, samen met de piketmedewerker de behoefte aan opschaling in en wijst zo nodig een WATvoorzitter aan. Tevens informeert de WAT-voorzitter het proces Communicatie en de Coördinator calamiteitenzorg. Coördinatiefase 0 De meest betrokken medewerker (binnen kantoortijden) of de piketmedewerker (buiten kantoortijden en bij afwezigheid van de meest betrokken medewerker) worden gealarmeerd over het incident. De meest betrokkene informeert altijd de piketmedewerker. Samen beoordelen zij de eventuele noodzaak tot verdere opschaling, waarna de piketmedewerker de piketmanager informeert. Coördinatiefase 1 De WAT-voorzitter stelt een WAT samen, nadat dit door de piketmanager is opgedragen. De WAT-voorzitter bepaalt het tijdstip van de vergadering en communiceert dat met de betreffende personen. De WAT-voorzitter informeert preventief de piketmanager over de ontwikkelingen. Coördinatiefase 2 De WAT-voorzitter informeert de dienstdoende piketmanager over de aanvullende opschalingbehoefte. Zo nodig informeert/adviseert de dienstdoende piketmanager de secretarisdirecteur, die vervolgens een WOT-voorzitter kan aanwijzen en deze een WOT kan laten samenstellen. Deze bepaalt het tijdstip van de vergadering en communiceert dat met de betreffende personen. De WOT-voorzitter informeert preventief de secretarisdirecteur over de ontwikkelingen. De secretarisdirecteur informeert vervolgens preventief de watergraaf hierover. Coördinatiefase 3 De WOT-voorzitter informeert/adviseert de secretarisdirecteur over de eventueel verdere opschalingbehoefte. Zo nodig besluit de secretarisdirecteur tot het samenstellen van een WBT, onder diens technisch voorzitterschap en onder leiding van de watergraaf. De technisch voorzitter bepaalt het tijdstip van de vergadering en communiceert dat met de betreffende personen. Ook worden de betrokken bestuurders (portefeuillehouders: thema en gebied) geïnformeerd door de watergraaf.


40


Coördinatiefase 4 Dezelfde structuur is van toepassing als op die van coördinatiefase 3, met het verschil dat het hier gaat om een gemeente- of waterbeheerdersgrens overschrijdende calamiteit. Vanuit coördinatiefase 2 kan dan ook situatieafhankelijk direct worden opgeschaald naar coördinatiefase 4. Daarnaast kan als gevolg van de ontwikkeling van een calamiteit vanuit oorspronkelijk coördinatiefase 3 verder worden opgeschaald naar coördinatiefase 4. In die laatste situatie wordt dit volledig vanuit het WBT geïnitieerd. Communicatie In bijna alle gevallen is het noodzakelijk dat door de piketmedewerker het proces Communicatie vroegtijdig wordt geïnformeerd. In het supplement ‘Crisiscommunicatieplan’, is aangegeven wanneer en op welke wijze dit moet plaatsvinden. Door het proces Communicatie wordt zo nodig de interne organisatie via intranet geïnformeerd over de situatie. Communicatie schat hierbij tevens in welke externe communicatie moet plaatsvinden en via welk medium. Netwerkpartners De Gemeenschappelijke Meldkamers (GMK’s) van de veiligheidsregio’s:  Midden- en West-Brabant (Tilburg);  Brabant-Noord (’s-Hertogenbosch);  Brabant-Zuidoost (Eindhoven), kunnen zo nodig worden gealarmeerd om bijstand te verkrijgen van gemeente, brandweer, politie, GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) of defensie. Een uitgebreide procedure m.b.t. meldingen en alarmeringen is opgenomen in het supplement ‘Procesbeschrijvingen: Melding, alarmering en opschaling’. 4.3

Op- en afschaling Calamiteiten verschillen in aard en omvang en gevolgen. Daarom is de mate waarin de calamiteitenbestrijdingsorganisatie wordt ingericht, aangepast aan de ernst van een calamiteit. Het opstarten of uitbreiden van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie wordt opschalen genoemd. Het op omgekeerde wijze aanpassen van de calamiteitenorganisatie wordt afschalen genoemd. Waterschap De Dommel hanteert een aantal uitgangspunten voor het op- en afschalen, waarmee onder andere te laat ingezette acties en ‘blindheid’ voor de omgeving moeten worden voorkomen. De uitgangspunten zijn:  Beter te snel dan te laat of zelfs helemaal niet;  Beter te hoog dan te laag;  Het verzoeken om opschalen moet laagdrempelig zijn;  Opschaling in de praktijk heeft ook een lerend en verbeterend effect in algemene zin;


41


 Niet te vroeg afschalen, omdat weer opschalen achteraf onnodig veel tijd kost. Organisatorische opschaling De fasering werkt volgens het principe van de organisatorische opschaling. Indien een incident of calamiteit een hoger niveau van verantwoordelijkheden vereist, wordt opgeschaald van uitvoerend naar tactisch en uiteindelijk strategisch niveau. De calamiteitenbestrijdingsorganisatie wordt niet verder opgeschaald of afgeschaald dan nodig is. De mate van coördinatie is afhankelijk van diverse factoren. Het dreigingniveau en de (mogelijke) impact spelen hierbij een belangrijke rol, maar ook factoren als de mate van bestuurlijke betrokkenheid, financiële en juridische gevolgen of media-aandacht. Informatieve opschaling Indien volgens de procedure een bepaalde coördinatiefase is bereikt, is het niet per se noodzakelijk om het bij die fase behorende coördinatieteam (WAT/WOT/WBT) te activeren. Er is dan sprake van informatieve opschaling. De voorzitter van het WAT, WOT of WBT wordt wel geïnformeerd maar het team komt niet bijeen. (Bijvoorbeeld als er sprake is van een zeer kort durende calamiteit met weinig of geen nadelige gevolgen). Coördinatiefasen Met op- of afschaling wordt bereikt dat effectief wordt opgetreden door inschakeling van de juiste beslissingsbevoegde en verantwoordelijke personen. Binnen het waterschap worden de volgende coördinatiefasen onderscheiden:  coördinatiefase 0  dagelijkse routine, met spoedeisend karakter;  coördinatiefase 1  coördinatie op operationeel niveau;  coördinatiefase 2  coördinatie op tactisch niveau;  coördinatiefase 3  coördinatie op strategisch niveau (binnen één gemeente en waterbeheerder);  coördinatiefase 4  coördinatie op strategisch niveau (meerdere gemeenten en/of waterbeheerders). Op- en afschalingbevoegdheden  De bevoegdheid tot opschaling naar coördinatiefase 1 ligt bij de piketmanager na afstemming met de piketmedewerker;  De bevoegdheid tot opschaling naar coördinatiefase 2 ligt bij de secretarisdirecteur na afstemming met de piketmanager;  De bevoegdheid tot opschaling naar coördinatiefase 3 en 4 ligt bij de secretarisdirecteur na afstemming met de WOT-voorzitter en watergraaf. Als de situatie het toelaat, dan wordt besloten om de calamiteitenorganisatie af te schalen. De afschaling geschiedt in principe per fase, met de dezelfde bevoegdheden en afstemming, maar dan in omgekeerde volgorde. In de volgende tabel wordt schematisch de organisatiestructuur in de verschillende coördinatiefasen weergegeven.


42


Gebeurtenis

Cf

Incident

0

Team actief VELD

Dreigende calamiteit

1

WAT

Calamiteit

2

WAT WOT

Calamiteit/ramp/crisis < gemeente

3

WAT WOT WBT

Calamiteit/ramp/crisis > gemeenten

4

WAT WOT WBT

Coördinatie door

OpschalingbeInformatieplicht voegdheid naar Piketmedewerker Piketmedewerker / Betrokken / wachtdienstman wachtdienstman veldmedewerkers WAT-voorzitter Piketmanager Piketmedewerker, piketmanager (WOT-voorzitter), Coördinator calamiteitenzorg WOT-voorzitter Secretarisdirecteur Piketmanager, WAT-voorzitter, WBT-voorzitter, technisch WBTvoorzitter, gemeente(n), ROT(‘s) van de veiligheidsregio(‘s) via Gemeenschappelijke meldkamer(s) WBT-voorzitter Secretarisdirecteur WOT-voorzitter, i.c.m. technisch portefeuillehouders voorzitter WBT (thema en gebied), GBT van de gemeente WBT-voorzitter Secretarisdirecteur WOT-voorzitter, i.c.m. technisch portefeuillehouders voorzitter WBT (thema en gebied), GBT’s van de gemeenten, RBT(‘s) van de veiligheids-regio(‘s) via Gemeenschappelijke meldkamer(s)

4.4

Fasering van de calamiteitenbestrijding

4.4.1

Coördinatiefase 0: bestrijding incident  dagelijkse werkzaamheden In coördinatiefase 0 is geen bijzondere coördinatiestructuur nodig. Er is sprake van een incident. Het incident betreft een gebeurtenis die in de normale operationele werkzaamheden van het waterschap wordt opgelost. De piketmedewerker en/of procesoperator 24-uurs (respectievelijk watersysteem of waterketen) handelen het incident af, zo nodig in overleg met overige inhoudelijk betrokken medewerkers. Voorbeelden:  Waterkwantiteit: een verstopte duiker die tot stremming in de waterafvoer zorgt, of een kortstondige storing van een kunstwerk dat het peil reguleert;  Waterkwaliteit: een incident waarbij waterverontreiniging heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld door lekkage van vloeistoffen uit


43


een te water geraakt voortuig, de illegale lozing van een beperkte hoeveelheid mest, XTC-afval en dergelijke. Maar bijvoorbeeld ook na constatering van meerdere dode vissen in een oppervlaktewater;  Afvalwaterketen: een kortstondige processtoring in een rioolgemaal, persleiding of rioolwaterzuiveringsinstallatie. 4.4.2

Coördinatiefase 1: bestrijding dreigende calamiteit  WAT Coördinatiefase 1 treedt in werking als een gebeurtenis nog wel binnen een specifiek beheersgebied (respectievelijk watersysteem of waterketen) kan worden bestreden, maar niet direct binnen de dagelijkse werkzaamheden kan worden afgehandeld. Er is sprake van een dreigende calamiteit. In het algemeen betekent dit meer uitgebreid onderzoek naar de oorzaak en gevolgen van het incident en naar prognoses over de wijze waarop het zich zal ontwikkelen. Zo nodig worden inof externe technisch adviseurs ingeschakeld. Om de schade te beperken worden alle maatregelen genomen die binnen het vastgestelde beleid mogelijk zijn. Aanvullende coördinatie is dan nodig omdat bijvoorbeeld extra personeel en extra middelen ingezet moeten worden. De gebeurtenis wordt dan aangemerkt als een ernstig incident met het karakter van een dreigende calamiteit. De bestrijdingsmaatregelen hierbij worden in de meeste gevallen in eigen beheer uitgevoerd, gecoördineerd door het WAT. De bevoegdheid tot opschaling naar coördinatiefase 1 ligt bij de piketmanager. Het WAT werkt binnen geformuleerd beleid en dient op eigen gezag zaken op te pakken. Indien dit geformuleerde beleid niet toereikend is vindt overleg met het tactisch niveau plaats en dient te worden opgeschaald naar het tactisch niveau (coördinatiefase 2). Voorbeelden:  Waterkwantiteit: een ernstig incident waarbij een relatief klein gebied (een tiental hectares) wateroverlast heeft en de gevolgen van de wateroverlast overzienbaar zijn;  Waterkwaliteit: een ernstig incident waarbij waterverontreiniging heeft plaatsgevonden of dreigt plaats te vinden en de gevolgen van de verontreiniging overzienbaar zijn;  Afvalwaterketen: een ernstig incident waarbij een zuiveringstechnisch werk ontregeld is of dreigt te raken en waarbij de gevolgen overzienbaar zijn, of bijvoorbeeld een persleidingbreuk.

De droogtebestrijding (zowel van het oppervlaktewatersysteem als van het grondwater), worden niet als calamiteit gezien. De aanpak ervan behoort, gelet op de veelvuldigheid van voorkomen en de lange duur ervan, binnen de lijnorganisatie van het dagelijks beheer (proces Beheren watersysteem). In supplement ‘Procesbeschrijvingen: Waterbeheer, waterkwantiteit’ zijn hiervoor aparte procesbeschrijvingen opgenomen.


44


4.4.3

Coördinatiefase 2: bestrijding van calamiteit  WOT Coördinatiefase 2 treedt in werking als een gebeurtenis heeft plaatsgevonden die moeilijk onder controle is te krijgen en waarbij de situatie dreigt te verslechteren. Er is sprake van een calamiteit. Vaak heeft de calamiteit gevolgen voor het gehele waterschap of een groot deel daarvan. Hierdoor is aanvullende coördinatie nodig op tactisch niveau. De bevoegdheid tot opschaling naar coördinatiefase 2 ligt bij de secretarisdirecteur. De bestrijding van de calamiteit wordt gecoördineerd vanuit het WOT. Afhankelijk van de ernst van de situatie treft het WOT die maatregelen die in het belang van een adequate bestrijding van de calamiteit nodig of wenselijk zijn. Periodiek wordt de watergraaf door de secretarisdirecteur (nadat deze is geïnformeerd door de WOT-voorzitter) geïnformeerd over de gemaakte afspraken en voortgang van de bestrijdingsmaatregelen. In veel gevallen is ook afstemming met regionale hulpverleningsdiensten, gemeenten of andere netwerkpartners nodig. Via de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK) van de desbetreffende veiligheidsregio, kan zo nodig tot inzet van brandweer, politie of GHOR worden overgegaan. Bij deze incidenten zal de WOT-voorzitter in het algemeen de watergraaf via de secretarisdirecteur adviseren om de burgemeester(s) van de betreffende gemeente(n) te informeren. De Coördinator calamiteitenzorg informeert (na afstemming met de WOT-voorzitter), de gemeentelijke Ambtenaar Openbare Veiligheid (AOV’er) of Ambtenaar Rampenbestrijding (ARB-er). Omdat het een calamiteit betreft, waarmee veel en grote belangen gemoeid zijn, is het waarschijnlijk dat media en burgers het waterschap zullen benaderen. De belangen zijn bij iedere situatie anders en vergen telkens weer een inschatting en afweging door het WOT. Dat is de reden dat vanaf coördinatiefase 2 het proces Communicatie deelneemt aan het WOT. Evenals het proces Bestuurlijke ondersteuning / Juridische zaken, omdat er sprake kan zijn van schades die mogelijk op of door het waterschap verhaald kunnen worden. Voorbeelden:  Waterkwantiteit: een ernstig incident waarbij een groot gebied wateroverlast heeft (bijvoorbeeld als gevolg van langdurige of intensieve neerslag of belemmering in de afvoercapaciteit van het watersysteem) en de gevolgen van de wateroverlast nauwelijks overzienbaar zijn;  Waterkwaliteit: een ernstig incident waarbij ernstige waterverontreiniging heeft plaatsgevonden of dreigt plaats te vinden en de gevolgen van de verontreiniging nauwelijks overzienbaar zijn;  Afvalwaterketen: een ernstig incident waarbij een zuiveringstechnisch werk is ontregeld.


45


4.4.4

Coördinatiefase 3: bestrijding calamiteit binnen één gemeente  WBT Coördinatiefase 3 treedt in werking bij een calamiteit die dreigt te escaleren of zeer grote publieke aandacht heeft of naar verwachting zal krijgen. Maar ook indien maatregelen nodig zijn waarin het vastgestelde beleid niet voorziet of die strijdig zijn met dit beleid. De belangen van het waterschap en die van de directe omgeving (binnen één gemeente) kunnen of zullen worden geschaad. Hierdoor is nadrukkelijke coördinatie nodig tussen het waterschap en de algemeen bestuurlijke omgeving (gemeente of provincie). Vooral afstemming op bestuurlijk niveau (burgemeester en watergraaf) is nodig. De bevoegdheid tot opschaling naar coördinatiefase 3 ligt bij de secretarisdirecteur. Deze beslist (na afstemming met de watergraaf) over de noodzaak tot het bijeenroepen van het WBT. Het WBT voorziet voor de duur van de calamiteit in benodigde beleidsbeslissingen. Zo nodig maakt de watergraaf gebruik van de bijzondere bevoegdheden die hij heeft in geval van calamiteiten. De Gemeenschappelijke Meldkamer van de betrokken veiligheidsregio wordt gewaarschuwd die vervolgens, zo nodig, overleg met de operationele diensten initieert. In het overleg wordt bepaald welke inzet van hulpverleningsdiensten nodig is. De provinciaal coördinator en de burgemeester van de betreffende gemeente worden zo nodig gewaarschuwd, maar in ieder geval geïnformeerd over de aard en omvang van de calamiteit. De Coördinator calamiteitenzorg informeert (na afstemming met de WOT-voorzitter), de gemeentelijke AOV’er of ARB-er. Voorbeelden:  Waterkwantiteit: een gebeurtenis waarbij een groot gebied door bijvoorbeeld overvloedige regenval overstroomd raakt en waarmee grote belangen zijn gemoeid, bijvoorbeeld die van mens, dier en milieu;  Waterkwaliteit: ingrijpende milieuverontreiniging of verontreiniging met voor de mens gevaarlijke stoffen op bijvoorbeeld trajecten waar sprake is van veel recreatief medegebruik of dicht bij bewoont gebied;  Afvalwaterketen: (vermoedelijk) langdurige uitval van een zuiveringstechnische installatie, zoals een rioolwaterzuiveringsinstallatie;  Overig: een incident dat veel media aandacht of juridische gevolgen kan hebben, zonder dat het direct te maken heeft met de wettelijke waterschapstaken. Bijvoorbeeld een ongeval met slachtoffers op het water, een calamiteit ontstaan door nalatigheid van het waterschap. Bevoegdheden burgemeester Als de burgemeester de situatie binnen een gemeente als een ramp beoordeelt, neemt hij het opperbevel in handen. De bestrijding verloopt dan volgens het gemeentelijk rampenplan. De burgemeester stuurt de operationele leiding aan (de


46


commandant van de desbetreffende veiligheidsregio). Het waterschap behoudt bij een ramp wel zijn eigen verantwoordelijkheid voor de hem toegewezen taken met betrekking tot de technische zorg voor de waterstaatswerken. Het invullen van deze taken verloopt altijd in overleg met de betrokken burgemeester. Voor wat betreft beleidsmatige beslissingen is de watergraaf, naast voorzitter van het Waterschap Beleid Team, ook de wateradviseur binnen het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). Het waterschap is, indien het een calamiteit met betrekking tot de wettelijke waterschapstaken betreft, volledig opgeschaald (zowel WAT, WOT en WBT zijn actief). Bij een ramp zijn meerdere netwerkpartners volledig bestuurlijk en operationeel aan het werk om hun wettelijke plicht in het kader van de Wet Veiligheidsregio’s (oktober 2010) alsmede eventuele andere wettelijke verplichtingen te vervullen. Met andere woorden: de overheidsinstellingen zijn – zowel operationeel als bestuurlijk - in hoogste staat van paraatheid. 4.4.5

Coördinatiefase 4: bestrijding ramp in meerdere gemeenten  WBT Coördinatiefase 4 treedt in werking als een ramp heeft plaatsgevonden waarbij het effectgebied in meerdere gemeenten of grenzen van waterbeheerders is gelegen. In artikel 1 van de Wet Veiligheidsregio’s wordt een ramp aangemerkt als

“Een zwaar ongeval of een andere gebeurtenis waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate zijn geschaad of worden bedreigd en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten of organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken”.

In deze fase geldt hetzelfde principe als bij coördinatiefase 4, met dat verschil, dat het opperbevel berust bij de coördinerend burgemeester van de betrokken veiligheidsregio('s). Bestuurlijke afstemming vindt niet langer plaats in een Gemeentelijk, maar in een Regionaal Beleidsteam (RBT), waaraan ook het waterschap deelneemt op het moment dat de aard en gevolgen van het incident daarom vragen. In deze coördinatiefase zal veelal ook provinciale en nationale coördinatie plaatsvinden. Bevoegdheden coördinerend burgemeester Als de voorzitter (coördinerend burgemeester) van de betreffende veiligheidsregio de situatie als een ramp beoordeelt, neemt hij het opperbevel in handen en vindt de bestrijding plaats conform het Regionaal Crisisplan van de betreffende veiligheidsregio. Het waterschap behoudt bij een ramp wel zijn eigen verantwoordelijkheid voor de hem toegewezen taken met betrekking tot de technische zorg voor de waterstaatswerken. Het invullen van deze taken verloopt altijd in overleg met de coördinerend burgemeester. Voor wat betreft beleidsmatige beslissingen is de watergraaf, naast voorzitter van het WBT, ook de wateradviseur


47


binnen het Regionaal Beleidsteam (RBT), waarin alle burgemeesters van de betrokken gemeenten vertegenwoordigd zijn. Voorbeelden Dezelfde voorbeelden zijn van toepassing als bij coördinatiefase 3, met het verschil dat de gevolgen zich uitstrekken over meerdere gemeenten en/of grenzen van waterbeheerders. 4.4.6

Afstemming waterkolom – algemene kolom Het is denkbaar dat bij calamiteiten het waterschap te maken krijgt met andere waterbeheerders. In dat geval is het zaak dat de opschaling wordt afgestemd op die van de andere waterbeheerders (waterschappen en Rijkswaterstaat). De afstemming is tevens relevant, om één gezamenlijk waterbeeld (wateradvies) te kunnen generen, voorafgaand aan de eventuele afstemming binnen de algemene kolom. Afstemming met de waterbeheerders gebeurt volgens de figuur op de volgende pagina. Afhankelijk van de tijd is dit een fysieke bijeenkomst, of blijft dit beperkt tot een telefonische afstemming. Tijdens de afstemming wordt tevens afgesproken wie namens de waterkolom zo mogelijk als vertegenwoordiger wordt afgevaardigd naar de algemene kolom. Indien de situatie dusdanig complex is dat vertegenwoordiging niet mogelijk is, dan zullen de individuele waterbeheerders zelfstandig deelnemen in de overlegstructuur van de algemene kolom. Omdat de informatie voortvloeiend uit de regionale waterbeheerteams eerst op gevolgen voor de individuele waterbeheerders getoetst moeten worden, is er geen rechtstreekse afstemming tussen het RWOT en RWBT (zie de figuur op de volgende pagina). Terugkoppeling verloopt altijd via de eigen teams. Op uitvoerend niveau is er geen regionaal waterbeheerteam. Afstemming op dat niveau gebeurt tussen de organisaties op basis van rechtstreekse contacten. Het gaat in de meeste gevallen om technische detailmaatregelen die veelal ter kennisname met elkaar gedeeld worden, vaak al ter plaatse ‘in het veld’.


48


(W)BT’s individuele waterbeheerders Cöordinatiefase >3/4

Regionaal Waterbeheer Beleids Team (RWBT) Coördinatiefase 3 en/of 4

RBT / GBT Veiligheidsregio(‘s) (GRIP > 3/4)

WOT’s / CT’s waterbeheerders Coördinatiefase > 2

Regionaal Waterbeheer Beleids Team (RWBT) Coördinatiefase 3 en/of 4

ROT Veiligheidsregio(‘s) (GRIP > 2)

WAT’s / AC’s waterbeheerders Coördinatiefase > 1

COPI Veiligheidsregio(‘s) (GRIP > 1)

Gezamenlijke acties ‘achter de schermen’, zoals:  rekencel hydrologen bij bijvoorbeeld hoogwater

4.5

GRIP-fasering veiligheidsregio’s De coördinatiefasen 0 t/m 4 van het waterschap hebben betrekking op de interne opschaling binnen het waterschap. De algemene bestuurlijke kolom (gemeenten en veiligheidsregio’s) hanteert een andere fasering. Deze wordt GRIP genoemd (Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure). Er zijn vier GRIPfasen (1 tot en met 4), beginnend met dagelijkse routine en oplopend tot een intergemeentelijke ramp. De GRIP heeft tot doel de opschaling van de coördinatie tussen hulpverlening, gemeente(n) en eventueel overige netwerkpartners bij het bestrijden van incidenten en rampen te regelen. De GRIP is een landelijke afspraak over de opschaling van incidenten rampenbestrijding in de zogenaamde algemene kolom (professionele hulpverleners als brandweer, politie en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR)). De procedures regelen opschaling op operationeel en bestuurlijk niveau en van regionaal tot landelijk niveau.


49


In de praktijk zal de algemene kolom niet altijd tot hetzelfde niveau opschalen als die van het waterschap. Dat is ook niet altijd nodig als er geen behoefte is aan bijvoorbeeld afstemming op bestuurlijk niveau. Om verassingen en informatieachterstand te voorkomen, schaalt het waterschap echter altijd op naar minimaal hetzelfde niveau als die van de algemene kolom, als bij het incident en de bestrijding daarvan het waterschap een belang heeft!

De GRIP-fasering is als volgt opgebouwd: GRIP 011  Bronbestrijding Het betreft een incident waarbij geen bijzondere coördinatie binnen de algemene kolom nodig is. Het is de dagelijkse praktijk waar de uitvoerende eenheden op de werkvloer ad hoc met elkaar afstemmen. Ter plaatse van het incident wordt door de algemene kolom een zogenaamd ‘motorkapoverleg’ gehouden, ook wel het CtPI genoemd (Coördinatieteam Plaats Incident). De meest betrokken waterschapsmedewerker in het veld kan, indien er een waterschapsbelang is, zo nodig ad hoc aan dit overleg worden toegevoegd. Veelal zal dit de dienstdoende piketmedewerker, procesoperator 24-uurs, een opzichter (watersysteem) of een procesoperator A (waterketen) zijn. GRIP 1  Bronbestrijding Het betreft een incident met beperkte gevolgen. Afstemming tussen de verschillende disciplines in de algemene kolom is nodig. Dit betekent dat er een Commando Plaats Incident (CoPI) wordt gevormd, waarin de Officieren van Dienst van de parate diensten zitting nemen, samen met een politievoorlichter en een gemeentelijke vertegenwoordiger, onder aansturing van een éénhoofdige leiding (Leider CoPI). Het CoPI wordt naar behoefte met andere adviseurs aangevuld, bijvoorbeeld met een liaison vanuit het waterschap. Veelal zal dit de dienstdoende piketmedewerker, procesoperator 24-uurs, een opzichter (watersysteem) of een procesoperator A (waterketen) zijn. GRIP 2  Bron- en effectbestrijding Het gaat om een incident dat gevolgen voor de omgeving heeft. Dit betekent dat het Regionaal Operationeel Team (ROT) de bestrijding coördineert. De kernbezetting van het ROT bestaat uit een (Regionaal) Operationeel Leider, secretaris en hoofden van de secties Politie, GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen), Brandweer, Voorlichting en Gemeenten. De kernbezetting van het GBT bestaat uit de burgemeester, voorlichter, AOV-er en de gemeentesecretaris. Beide teams kunnen naar gelang de behoefte (die zij zelf ervaren of specifiek op verzoek van overige diensten) andere diensten verzoeken deel te nemen. Dat betekent ook dat de (Regionaal) Operationeel leider en/of burgemeester het

11

Feitelijk betreft dit geen formele GRIP-fasering volgens het landelijke model. Er zijn echter veiligheidsregio’s die zelfstandig gekozen hebben een dergelijke fasering toch in het systeem op te nemen, om een betere coördinatie van dagdagelijkse incidenten te kunnen waarborgen tussen de verschillende hulpdiensten.


50


waterschap kan verzoeken een liaison voor het ROT en/of GBT te sturen, om belangen af te stemmen. GRIP 3  Gemeentelijke ramp Het gaat om een gemeentelijke ramp. Het welzijn van (grote groepen van) de bevolking binnen één gemeente wordt bedreigd. Ter plaatse wordt een CoPI ingericht en het volledige ROT en GBT komen bijeen. De parate diensten binnen de algemene kolom bemensen hun actiecentra (AC’s) en in de betrokken gemeente wordt het Hoofden Actie Centrum (HAC) bij elkaar geroepen, om de gemeentelijke processen uit te voeren. Het HAC en de AC’s worden door hun liaisons in het ROT aangestuurd. GRIP 4  Bovengemeentelijke ramp Het gaat om een ramp die meerdere gemeenten raakt of zelfs regio-, provincie-, of landsgrensoverschrijdend is (of nabij de grenzen daarvan) en waarvan uitbreiding dreigt. In plaats van een GBT is er nu een Regionaal Beleidsteam (RBT) onder voorzitterschap van de voorzitter van de Veiligheidsregio (coördinerend burgemeester). Deze wordt aangevuld met onder andere de (loco)burgemeesters van de betrokken gemeenten. De voorzitter van het RBT kan ook de watergraaf verzoeken deel te nemen aan het RBT om watergerelateerde zaken af te stemmen. De operationele structuur verandert niet, behalve dat er meerdere HAC's worden gevormd. De opbouw van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie van het waterschap in relatie tot de GRIP structuur van de veiligheidsregio ziet er als volgt uit:

Gebeurtenis Incident Dreigende calamiteit Calamiteit Calamiteit/ ramp/crisis < gemeente Calamiteit/ ramp/crisis > gemeenten

GRIP

Uitvoerende coördinatie

Tactische coördinatie

Coördina tiefase GRIP 0 Cf 0 GRIP 1

Waterkolom

Waterkolom

Cf 1 GRIP 2 Cf 2 GRIP 3

WAT

Cf 3 GRIP 4

WAT

Cf

WAT

Algemene kolom CtPI

Algemene kolom

Strategische coördinatie WaterAlgemene kolom kolom

Veldteam CoPI

CoPI WAT

ROT WOT

CoPI

ROT

WOT CoPI


GBT

WBT ROT

WOT

RBT

WBT

51


4.6

Nazorg, overdracht en evaluatie Als de calamiteit is bestreden (of zich in de laatste fase van de bestrijding bevindt) en de situatie het toelaat wordt (al dan niet trapsgewijs), afgeschaald naar fase 0 en uiteindelijk zal ook die fase worden opgeheven. Dat betekent niet dat daarmee alle activiteiten in het kader van de calamiteitenbestrijding zijn beëindigd. Er dient nog aandacht besteed te worden aan nazorg (vaak een lange termijn) en de evaluatie van de calamiteit.

4.6.1

Nazorg en overdracht Het initiatief voor het starten van de nazorg ligt bij de WAT-voorzitter. Deze borgt alle openstaande acties voor de (langere) termijn in het zogenaamde ‘nazorgmodel’ (supplement ‘Nazorg en evaluatie’). In overleg met de WOT-voorzitter en zo nodig technisch voorzitter van het WBT, worden ook openstaande acties daarvan in het formulier van het nazorgmodel vastgelegd. Acties in de nazorgfase op bestuurlijk niveau, kunnen zo mogelijk tussen bestuurders worden verdeeld. Dit formulier wordt gearchiveerd bij het archief van de calamiteit. Vervolgens draagt de WAT-voorzitter het ingevulde formulier over, aan de procesmanager van respectievelijk het proces Beheren watersysteem of Beheren waterketen. Beiden is eveneens mogelijk. Deze procesmanagers zijn vervolgens verantwoordelijk voor het borgen van alle (waterbeheersingtechnische) openstaande acties en leggen acties zo nodig voor aan andere voor de uitvoering relevante procesmanagers. Acties in het nazorgtraject die een lange looptijd kennen, worden zo nodig door hen in de procesplannen opgenomen, waarbij voor de uitvoering eventueel uren en budgetten begroot worden. Onderdelen van de nazorg zijn:  Personele aspecten zoals zorg voor het personeel dat bij de calamiteitenbestrijding betrokken is geweest (organiseren van een afsluitende bijeenkomst, controle op oververmoeidheid of algehele fysieke gesteldheid, urenverantwoording);  Er moet rekening mee worden gehouden dat bij een calamiteit medewerkers bij de uitoefening van hun taken geconfronteerd kunnen worden met aangrijpende beelden. Psychosociale begeleiding moet dan op vrijwillige basis in ieder geval geboden worden;  Zorg voor ‘persoonlijke’ aspecten van getroffen burger en/of bedrijven (mentale en fysieke toestand, financiële schade en dergelijke);  Juridische aspecten zoals het verhalen van kosten, de afhandeling van (schade)claims (zie supplement ´Methode nazorg en evaluatie´), behandelen van bezwaar en beroep en het rechtvaardigen van het gevoerde beleid;  Financiële aspecten zoals betaling van facturen en schadevergoedingen.  Waterstaatkundige aspecten zoals herstel van schade, bewaking en inspecties in het veld (onder andere door middel van één of meerdere inspecties van de incidentlocatie na afloop van de bestrijding);


52


 Afronding van voorlichting over de calamiteit: bekijken of er imago schade is opgelopen. Als dit het geval is wordt hierop geanticipeerd en neemt het proces Communicatie hierin het voortouw. De afhandeling van nazorg wordt vergemakkelijkt, als de feiten goed zijn vastgelegd in rapporten en eventueel voorzien van foto’s, videobeelden en dergelijke. Afspraken in het veld ten tijde van de afhandeling van het incident moeten daartoe goed worden vastgelegd en in voorkomende gevallen worden bevestigd. 4.6.2

Inrichten advies- en informatiecentrum (AIC): Het kan zijn dat al voorzienbaar is dat een calamiteit een langdurige nasleep krijgt. Dan verdient het aanbeveling om op ad hoc basis een advies- en informatiecentrum (AIC) in ter richten. Een AIC kan bemenst worden met competente medewerkers die hun tijd geheel of ten dele beschikbaar houden voor de uitvoering van de taken die hiervoor zijn benoemd. Het verdient aanbeveling deze medewerkers als een projectorganisatie bij elkaar te zetten zodat snel en efficiënt opdrachten gecoördineerd kunnen worden uitgevoerd en de kennisuitwisseling met zo min mogelijk ruis plaatsvindt. Het inrichten van een AIC gebeurt op initiatief van de procesmanager Beheren waterketen en/of Beheren watersysteem.

4.6.3

Evaluatie Alle calamiteiten bij het waterschap worden na afschaling zo spoedig mogelijk geëvalueerd en in een evaluatierapportage toegevoegd aan de archivering van de calamiteit in Decos. Actiepunten die volgen uit de evaluatie worden verwerkt in het ‘nazorgmodel´, supplement ´Methode nazorg en evaluatie´. De voorzitter van ieder betrokken calamiteitenteam, evalueert na afloop kort met het eigen team, op basis van de vragenlijst zoals opgenomen in supplement ´Methode nazorg en evaluatie´. De Coördinator calamiteitenzorg wordt uitgenodigd deel te nemen aan deze evaluatie. Vervolgens wordt door de Coördinator calamiteitenzorg een overleg georganiseerd met de betrokken teamvoorzitters voor een totale evaluatie, onder verantwoordelijkheid van de procesmanager Calamiteitenzorg. Feitelijk ‘verlaat’ de calamiteit hier de bestrijdingsfase. De evaluatie maakt daarmee onderdeel uit van de zogenaamde koude fase. De Coördinator calamiteitenzorg verwerkt de resultaten in een bestuurlijke rapportage.


53



54


5

Informatie- en netwerkmanagement Het doel van informatiemanagement is het organiseren van informatiestromen en het in beeld krijgen en betrekken van netwerkpartners.

Het doel van netwerkmanagement is het bieden van inzicht, zodat de juiste (bestuurlijke en operationele) partijen op het juiste moment “bij elkaar aan tafel kunnen zitten”, met wederzijds kennis over (en begrip voor) elkaars rol. Op deze manier wordt voorkomen dat partijen langs elkaar heen werken en elkaar vergeten tijdig en voldoende te informeren, of elkaar zelfs voor de voeten lopen.

5.1

Drie lagen Netwerkmanagement betreft het in beeld brengen van alle belangen die betrekking hebben op een calamiteit en daarop specifieke maatregelen treffen. Grofweg kan het netwerk worden onderverdeeld in een netwerk:  Dat betrokken is bij de bestrijdingmaatregelen van de calamiteit;  Dat afhankelijk is van de bestrijding van de calamiteit (de mogelijke gedupeerden);  Dat bestaat uit overige partijen, bijvoorbeeld de media, milieuorganisaties. In alle gevallen is bij de bestrijding van calamiteiten een goede samenwerking met en berichtgeving naar het netwerk nodig. Bij bestrijding van calamiteiten of rampen moeten de betrokken medewerkers van het waterschap ook ingesteld zijn op taken en werkstructuren binnen de samenwerking waarmee zij tijdens een calamiteit te maken krijgen. Daarnaast moeten zij op ieder niveau kennis en inzicht hebben in het belang en de gevolgen van bestrijdingsmaatregelen voor alle netwerklagen. Daartoe is het noodzakelijk goed zicht te hebben op de netwerkpartners en, indien van toepassing, de onderlinge samenwerkingsafspraken goed te kennen.

5.1.1

Netwerk betrokken bij calamiteitenbestrijdingsmaatregelen Het netwerk wordt gevormd door de instanties die betrokken zijn bij de bestrijding van een calamiteit. Welke netwerkpartners bij een specifieke calamiteit zijn betrokken is afhankelijk van de calamiteit. In supplement ´Methode netwerkanalyse´ is een overzicht opgenomen van de bestuurlijke netwerkkaarten. In dit Calamiteitenplan worden de meest betrokken netwerkpartners in hoofdlijnen aangegeven. In de calamiteiten deelbestrijdingsplannen wordt voor een aantal specifieke calamiteiten aangegeven welke netwerkpartners actief zijn en welke rol zij daarbij vervullen.


55


Afhankelijk van de aard en omvang van het incident of de calamiteit, kunnen de volgende instanties actief zijn in het netwerk:  Veiligheidsregio’s12 Brabant-Noord, Midden- en West-Brabant en BrabantZuidoost waarin alle hulpverleningsdiensten zijn vertegenwoordigd (politie, brandweer, GHOR), de gemeenten en defensie, in het CtPI, CoPI, ROT, GBT en/of RBT;  Aangrenzende waterschappen (Aa en Maas, Brabantse Delta, Peel en Maasvallei);  Rijkswaterstaat (directie Noord-Brabant en directie Limburg (rivieren));  Energiebedrijven (energieleveranciers en netbeheerders);  Drinkwaterbedrijven;  Provincie Noord-Brabant;  Rijksoverheden (Ministeries van Veiligheid en Justitie en Infrastructuur en Milieu);  Provinciaal Coördinatiecentrum (PCC), Nationaal Crisis Centrum (NCC), Departementaal Coördinatiecentrum (DCC) en Interdepartementaal Beleidsteam;  Gemeenschappelijk waterschapslaboratorium AQUON;  Overheden (waterbeheerders) in België;  Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV);  Het Openbaar Ministerie (OM);  Waakvlamaannemers. In de paragrafen 4.4 en 4.5 is in het bijzonder de samenwerking in het netwerk met de veiligheidsregio en de gemeente uitgewerkt, gelet op de veelvuldige samenwerking die daarmee bij calamiteitenbestrijding plaatsvindt. Het bestuur van het waterschap is wettelijk verantwoordelijk voor de goede staat van waterstaatswerken. Wanneer de omstandigheden daartoe noodzaken kan de watergraaf op eigen gezag met het oog op de veiligheid van waterstaatswerken onmiddellijk maatregelen treffen. De reikwijdte van de bevoegdheden die hieruit volgen voor het functioneel bestuur is begrensd. Zodra afwegingen van waterstaatkundige aard gaan conflicteren met andere maatschappelijke belangen kan de besluitvorming bij een algemeen bestuursorgaan komen te liggen. Wanneer dat precies is, laat zich op voorhand niet vastleggen. Dit is het vraagstuk van de afbakening tussen de functionele kolom en de algemene kolom in het openbaar bestuur. In feite wordt het omslagpunt definitief op het moment dat de burgemeester een rampverklaring afgeeft. Vanaf dat moment voert de burgemeester het opperbevel. Het waterschap moet dan ook de eigen onderdelen van de calamiteitenorganisatie in de dan ontstane situatie op de juiste bestuurlijke en operationele niveaus weten in te steken.

12

Indien sprake is van regionale incidenten met een multidisciplinair karakter, vindt er vanuit veiligheidsregio’s regionale coördinatie op verschillende niveaus plaats. Afhankelijk van de aard en omvang van het incident, is het echter ook denkbaar dat één of enkele van de organisaties binnen die regio’s monodisciplinair betrokken zijn, zonder regionale aansturing door de veiligheidsregio.


56


Op het moment dat regionale coördinatie van toepassing is, is het voor het waterschap van belang te borgen dat voldoende liaisons beschikbaar zijn en aansluiten bij de verschillende overleggremia van het netwerk. Afstemming met partners vindt altijd plaats op gelijk (horizontaal) niveau. Enkel op de interne afstemming is ook een hiërarchische (verticale) lijn van toepassing. Voorkomen moet worden dat lijnen door elkaar heen gaan lopen!

5.1.2

Netwerk afhankelijk van calamiteitenbestrijding Naast partners die betrokken zijn bij de calamiteitenbestrijding, zijn er tal van organisaties en individuele betrokkenen die afhankelijk zijn van de bestrijding. Zij worden mogelijk geschaad als gevolg van de calamiteit of de gekozen bestrijdingsmaatregelen. Bijvoorbeeld inliggende eigenaren van waterbergingsgebieden, aangesloten burgers en bedrijven op het gemeentelijk rioleringsysteem dat uiteindelijk is aangesloten op rioolwaterzuiveringsinstallaties en dergelijke. Overigens kan een groot aantal partners uit het genoemde netwerk ook een directe inhoudelijke afhankelijkheid van de calamiteit of de bestrijding hebben (bijvoorbeeld een overstort in het gemeentelijk rioleringstelsel, water op straat en dergelijke). Maar bijvoorbeeld ook vis- en kanoverenigingen die bij droogte, hoogwater en waterverontreiniging een belang hebben of natuurterreinbeheerders grenzend aan oppervlaktewateren.

5.1.3

Overig netwerk Daarnaast is er nog een netwerk, dat geen direct belang heeft bij de calamiteit op een specifieke locatie of de bestrijding daarvan. Dit betreft vaak een ingewikkeld netwerk, dat bij ieder incident goed benoemd moet worden. Een voorbeeld hiervan is ‘de media’ (lokaal, regionaal en/of landelijk), het algemeen toeschouwende publiek, of milieubelangenorganisaties.

5.2

Rampenbestrijding in België De rampenbestrijding is in België iets anders georganiseerd dan in Nederland. Niveaus Men kent een structuur in drie niveaus: 1. Het gemeentelijk niveau onder verantwoordelijkheid van de burgemeester; 2. Het provinciaal niveau onder verantwoordelijkheid van de gouverneur; 3. Het nationaal niveau onder verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken. Het van toepassing zijnde niveau is afhankelijk van de plaats, de omvang en de impact van het incident. Binnen de drie niveaus kent men twee coördinatiepunten:  De operationele coördinatie via de operationele commandopost (Commandopost Operaties);  De strategische coördinatie via het coördinatiecomité.


57


Disciplines Ieder incident kan bestreden worden door vijf disciplines, zoals ze die in België noemen: 1. is de brandweer, eventueel aangevuld met de civiele bescherming; 2. is de medische hulpverlening; 3. is de politie, lokaal en/of federaal; 4. vormt de logistieke steun door brandweer, civiele bescherming, openbare en private diensten of het leger; 5. verzorgt de informatie naar de bevolking, onder ander via de media. 5.3

Methode netwerkanalyse Voor een adequate calamiteitenbestrijding is het noodzakelijk het netwerk concreet in beeld te hebben, met daarbij inzicht in de gevoeligheden, belangen, risico’s en dergelijke. Daartoe is een methode beschikbaar, de zogenaamde ‘netwerkanalyse’. In het supplement ´Methode netwerkanalyse´ is deze methode opgenomen.

5.4

Informatiemanagement en netcentrisch werken

5.4.1

Netcentrisch werken De algemene kolom (de veiligheidsregio) maakt voor het delen van informatie gebruik van het zogenaamde netcentrisch werken, volgens het Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS). Daarmee is voor alle diensten non-stop de meest actuele informatie beschikbaar, waardoor het mogelijk is te allen tijde te beschikken over een gezamenlijk en actueel totaalbeeld. Schematisch ziet het netwerk er als volgt uit, waarbij het waterschap is gepositioneerd onder de ‘ketenpartners’.


58


5.4.2

Informatiemanagement Afstemming veiligheidsregio’s Op het moment dat samenwerking met de veiligheidsregio van toepassing is, is het zaak dat de waterschapsliaison in het ROT concrete afspraken maakt over hoe het waterschap gedurende de calamiteitenbestrijding informatie aandraagt voor en haalt uit het LCMS. De opbouw van het LCMS ziet er als volgt uit, waarbij het waterschap is gepositioneerd onder ‘Actiecentrum Overigen’.

Op het netcentrisch totaalbeeld wordt de regie op de informatievoorziening gevoerd door:  Start incident  meldkamer;  GRIP 1  CoPI;  GRIP 2, 3 en 4  ROT. Dit betekend dat het waterschap relevante informatie voor het netcentrisch totaalbeeld afstemt volgens de volgende taakverdeling:  Start incident  liaison CtPI / motorkapoverleg (dienstdoende piketmedewerker, opzichter of procesoperator A);  GRIP 1  liaison waterschap in CoPI in het veld, na afstemming met WAT-voorzitter;  GRIP 2, 3 en 4  liaison waterschap in ROT.


59


De functionaris die de informatie voor het totaalbeeld aanlevert, zorgt dat dit te allen tijde geverifieerde informatie betreft!

5.4.3

Ad hoc informatiemanager Afhankelijk van de aard, omvang, complexiteit en duur van de calamiteitenbestrijding, en de mate waarin het netwerk betrokken is, wordt binnen het waterschap een ‘ad hoc informatiemanager’ aangesteld. Deze wordt aangesteld door de secretarisdirecteur na afstemming met de piketmanager of, indien een WOT-voorzitter actief is, met laatstgenoemde. Deze rol is echter niet specifiek gekoppeld aan een bepaalde functie. Op basis van behoefte kan een waterschapsmedewerker hiervoor worden aangewezen. Het betreft een medewerker die het netwerk goed in beeld heeft en ook de relevantie op zowel uitvoerend, tactisch als strategisch niveau kan inschatten. Gestreefd wordt om zoveel mogelijk een medewerker uit de pool van WOT-voorzitters hiervoor in te zetten. Deze persoon is vervolgens degene die de afstemming verzorgd met de waterschapsliaisons die de informatie voor en uit het LCMS moeten aandragen. De rol van de informatiemanager is in beeld te houden of alle betrokkenen bij de calamiteitenbestrijding de juiste informatie ontvangen en verzenden. Op de juiste tijdstippen en naar de juiste netwerkpartners. Zodra sprake is van een GRIP 2, 3 of 4 situatie, heeft het waterschap een liaison in het ROT (indien het een water gerelateerd incident betreft). De liaison stemt met de informatiecoördinator van het ROT de wijze af, waarop het waterschap (de liaison) ten tijde van het incident gebruik kan maken van het LCMS. Plotters Binnen het waterschap worden twee soorten plotters onderscheiden:  Een plotter die verantwoordelijk is voor het opstellen van het grafisch beeld. Deze plotter is vertegenwoordigd in het WAT en wordt ingevuld door adviseurs uit de pool van GIV-adviseurs;  Een plotter die verantwoordelijk is voor het vullen van de zogenaamde statusborden tijdens overleggen van coördinatieteams. Een dergelijke plotter is vertegenwoordigd in ieder team. De voorzitter van het desbetreffende team wijst iemand uit het team aan om de taak ad hoc op te pakken, of pakt deze taak zelf op. Dit heeft voornamelijk te maken met de persoonlijke voorkeuren in voorzittersstijlen. Het vullen van de statusborden door voorzitters mag niet leiden tot vertraging in het vergaderen besluitvormingsproces. In zowel het WOT als WBT wordt deze rol veelal ingevuld door de Coördinator calamiteitenzorg, die standaard in die teams aanwezig is.


60


6

Crisiscommunicatie Bij alle calamiteiten is communicatie daarover, de zogenaamde crisiscommunicatie, van groot belang. Communicatie kent meerdere doelen en meerdere vormen:  Directe communicatie ten behoeve van het waarschuwen van burgers en bedrijven die gevaar lopen en crisisbeheersingspartners (veelal via de veiligheidsregio);  Informeren van burgers, bedrijven en dergelijke buiten het ‘getroffen gebied’ (veelal zelfstandige taak waterschap: voorzien in informatiebehoefte, bieden van handelingsperspectieven, beperken/herstellen imagoschade en dergelijke). Als er sprake is van een (regionale) calamiteit of een ramp, in de zin van de Wet Veiligheidsregio’s, is de veiligheidsregio - in het kader van haar verantwoordelijkheid voor de openbare orde en veiligheid - verantwoordelijk voor de communicatie met het publiek. De informatieverstrekking zal dan via het ROT lopen. Bij een gemeentegrensoverschrijdend incident (GRIP 4), coördineert het RBT namens alle betrokken gemeenten de voorlichting. Het waterschap zorgt ervoor dat afstemming plaatsvindt met de (inter)gemeentelijke of regionale voorlichter. Zo nodig kan het waterschap een woordvoerder onder de coördinatie van de gemeentelijke voorlichter plaatsen en/of de gemeente van deskundig advies voorzien.

Uitgangspunt bij elke vorm van voorlichting is dat het waterschap zich richt op de waterschapsaspecten en de overige onderwerpen over laat aan anderen.

Onder bijzondere omstandigheden (ernstige dreiging van gevaar) kan de veiligheidsregio een beroep doen op Omroep Brabant als regionale rampenzender. Uitgangspunt zijn de convenanten die zijn afgesloten tussen Radio Omroep Brabant, de Provincie en de veiligheidsregio. Daarin staat dat het bevoegd gezag (burgemeester of Commissaris van de Koningin) in geval van "dreigend gevaar voor de openbare veiligheid of de volksgezondheid of in andere buitengewone omstandigheden" (radio)zendtijd kan claimen. Een gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop het waterschap de voorlichting gestalte geeft en op welke wijze de afstemming met de voorlichting van andere organisaties plaatsvindt, is weergeven in het supplement ´Crisiscommunicatieplan´.


61



62


7

Facilitaire voorzieningen

7.1

Voorzieningen in de eigen organisatie Calamiteitenruimtes De coördinatieteams vergaderen op het hoofdkantoor van Waterschap De Dommel. Zoveel mogelijk wordt gestreefd naar het gebruik van altijd dezelfde ruimtes voor alle overleggen. Die ruimtes zijn van alle noodzakelijke voorzieningen voorzien. In het bijzonder geldt hierbij dat:  WAT  vergadert in de calamiteitenruimte, tevens Dommelaquademie (kamer 1A5);  WOT  vergadert in beginsel in dezelfde ruimte als het WAT. Dit betekent dat de vergaderritmiek tussen beiden goed op elkaar moet worden afgestemd en er voldoende tijd tussen moet zitten (minimaal een half uur);  WBT  vergadert in beginsel in kamer 1A6. In het supplement ´Facilitaire voorzieningen´ is een plattegrond van de calamiteitenruimtes opgenomen. Ook is daarbij aangegeven welke middelen en informatie in de calamiteitenruimtes beschikbaar zijn. Iedere situatie is anders. Er zullen altijd aanleidingen zijn om tijdelijk van een locatie af te wijken. Die mogelijkheid is er en zal op verzoek van de teamvoorzitters naar de calamiteitenbestrijdingsorganisatie van dat moment worden gecommuniceerd. Dit moet echter zoveel mogelijk worden beperkt, om een efficiënt proces niet onnodig te verstoren. Uitwijkruimte Het is niet ondenkbaar, dat vroeg of laat een calamiteitenruimte niet meer gebruikt kan worden. Bijvoorbeeld bij brand in het gebouw, een ernstige stroom- of ICTstoring of iets dergelijks. Op dat moment moet ad hoc een andere ruimte gezocht worden. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de kantoren in het gebied, zoals bijvoorbeeld die van een rwzi Eindhoven en Tilburg. Hoewel deze van minder voorzieningen zijn voorzien, kan hier de eerste coördinatie en aansturing van de calamiteitenbestrijding worden vervolgd. Zodra uitwijk noodzakelijk is, dient direct gebouwenbeheer te worden ingeschakeld om dit verder te organiseren, zodat de inhoudelijk betrokkenen zich kunnen blijven richten op de feitelijke calamiteitenbestrijding. Ook kan op dat moment gepolst worden of bijvoorbeeld bij één van onze netwerkpartners (bijvoorbeeld Waterschap Aa en Maas, Brabantse Delta of een gemeente) tijdelijke ruimtes beschikbaar zijn. Videoconferentie In voorkomende gevallen kan er behoefte zijn aan videoconferentie, bijvoorbeeld als het sturen van een liaison naar een overleg van een netwerkpartner niet mogelijk is.


63


In dat geval kan gebruik gemaakt worden van de ´VC-ruimte´ (video-conferencing) kamer 1D1. Uitgangspunt bij de calamiteitenbestrijding is, dat medewerkers buiten de coördinatieteams zoveel mogelijk vanaf hun reguliere werkplekken actief zijn. Dit kan dus op zowel het hoofdkantoor, als vanaf de buitenlocaties zijn. Calamiteitenkasten Bij de calamiteitenruimtes is een centrale kast aanwezig, waarin ook analoog middelen beschikbaar zijn (bijvoorbeeld draaiboeken, schrijfblokken, kaartmateriaal, statusborden en dergelijke). De kast op het hoofdkantoor is afgesloten. Via gebouwenbeheer/receptie is de sleutel beschikbaar. Op de buitenlocaties zijn eveneens kasten waar zich calamiteitenkoffers bevinden. Binnen watersysteem zijn op de locaties van de loodsen tevens kasten beschikbaar met calamiteitenbestrijdingsmiddelen, zoals oliedoeken, persoonlijke beschermingsmiddelen e.d. In het supplement ‘Facilitaire voorzieningen’ is aangegeven welke middelen en informatie in de calamiteitenkasten beschikbaar zijn en wat de locatie van de kasten is. Calamiteitenkoffers Voor een aantal functionarissen en kantoren zijn specifieke calamiteitenkoffers beschikbaar, waarin standaard informatie en middelen zijn opgenomen die voor een aantal functionarissen en teams relevant zijn:  Piketmanagers (WOT-voorzitters)  zij hebben een persoonlijke tas, met de meest relevante informatie, voor een adequate aansturing van de bestrijding;  Piketmedewerkers  per gebiedskantoor is één centrale calamiteitenkoffer beschikbaar met de meest relevante informatie voor de dienstdoende piketmedewerker. Per toerbeurt wordt deze tijdens de dienst meegenomen;  Coördinator calamiteitenzorg:  heeft 2 persoonlijke tassen, met de meest relevante informatie, voor een adequate aansturing van de procesbewaking;  WAT-voorzitters  op ieder gebiedskantoor en zuiveringslocatie is een specifieke koffer beschikbaar voor de WAT-voorzitter.


64


Calamiteitenlaptops Er zijn specifieke calamiteitenlaptops voor de dienstdoende piketmedewerkers beschikbaar (roulatie). De piketmedewerker heeft deze laptop gedurende de dienst altijd bij zich of in diens nabije omgeving. Deze laptops zijn voorzien van draadloos internet, zodat men ook buiten waterschapslocaties toegang tot informatie heeft. Procesoperators 24-uurs hebben voor hun reguliere werkzaamheden allen een ‘persoonlijke’ laptop beschikbaar. Ook voor calamiteiten kunnen zij deze zo nodig gebruiken. Op het hoofdkantoor zijn centraal laptops beschikbaar. Via het proces Frontoffice en Facility management (servicedesk of receptie) kunnen die laptops worden aangevraagd. RSA-tokens (thuiswerksleutels) Sleutelfunctionarissen in de calamiteitenbestrijding beschikken over zogenaamde RSA-tokens (‘thuiswerksleutels’), waarmee vanaf iedere willekeurige locatie met een internetverbinding contact gelegd kan worden met het netwerk van Waterschap De Dommel, waarbij medewerkers tevens de beschikking hebben over de software waar zij voor hun functioneren van afhankelijk zijn. USB-sticks De sleutelfunctionarissen binnen calamiteitenbestrijding hebben allen een usb-stick, waarop de meest urgente informatie digitaal is geplaatst. Deze informatie kan worden gebruikt op ‘stand-alone’ computers, indien het netwerk niet beschikbaar is. Het gebruik van de usb-sticks is een uiterste middel en dient als zodanig te worden toegepast, omdat de gegevens hierop minder vaak geactualiseerd worden dan de gegevens beschikbaar via het reguliere netwerk. Noodnet Het waterschap beschikt over het zogenaamde ‘noodnet’, een noodtelecommunicatievoorziening (NCV) die bij uitval van de reguliere telefoonverbindingen beschikbaar blijft. Daarmee is communicatie naar de belangrijkste netwerkpartners in de calamiteitenbestrijding geborgd. Deze telefoon staat bij de centrale receptie op het hoofdkantoor. Gebouwenbeheer Buiten kantoortijden is het via de piketdienst van gebouwenbeheer mogelijk om op zeer korte termijn het hoofdkantoor en daarmee de calamiteitenruimtes beschikbaar te hebben. Met de gebouwenbeheerder kunnen verdere afspraken gemaakt worden over specifieke openingstijden, delen van het hoofdkantoor die aanvullend op de calamiteitenruimtes beschikbaar moeten zijn, en zaken waar ad hoc iets voor geregeld moet worden.


65


Catering Op de buitenlocaties worden ten tijde van calamiteiten ad hoc afspraken gemaakt met locale cateraars. De ‘ad hoc veldcoördinator’ neemt hierin zo nodig het initiatief. Voor de coördinatieteams op het hoofdkantoor, kan bijstand worden gevraagd aan het proces Frontoffice en Facility management om te voorzien in de behoefte aan 24-uurs catering. Frontoffice en Facility management De meeste voorzieningen zijn standaard beschikbaar in de diverse ruimtes. Desondanks kan het wenselijk zijn een aantal voorzieningen ad hoc toe te voegen. Hiervoor kunnen de teams zich richten tot het proces Frontoffice en Facility management. Receptiebezetting Bij ernstige calamiteiten is het denkbaar dat 24-uurs receptiebezetting wenselijk is. Dit kan in overleg met het proces Frontoffice en Facility management ad hoc worden georganiseerd. Deze bezetting is dan bedoeld voor het aannemen en doorzetten van telefoontjes, de ontvangst van eigen medewerkers en netwerkpartners, met doorgeleiding naar de juiste calamiteitenruimtes, of bijvoorbeeld voor de ontvangst van burgers en media. Maar ook voor het ad hoc voorzien in reproductiewerkzaamheden. In het bijzonder kan ook gebruik gemaakt worden van telefonistes, die worden ‘gepositioneerd’ nabij de calamiteitenruimte waar een overleg plaatsvindt. Met de bedoeling, om de telefoons van de mensen die in vergadering zijn aan te nemen, te beoordelen op urgentie en zo nodig in te breken in het overleg. Op die manier wordt voorkomen dat overleggen onnodig gestoord worden en de mensen van het overleg (zij het indirect) wel bereikbaar zijn voor spoedeisende vragen. Daarnaast zijn deze medewerkers in staat om de digitale ‘informatiepaal’ nabij de receptie zo nodig van informatie te voorzien, zodat medewerkers en bezoekers ook via die weg kunnen worden geïnformeerd. Callcenter Bij ernstige incidenten is het denkbaar dat veel media en burgers, instanties en overige bedrijven zich richten tot het waterschap. Op dat moment is het noodzakelijk om ad hoc een apart callcenter in te richten, om overbelasting van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie en de receptiebezetting te voorkomen. Een besluit hiertoe kan genomen worden door de WOT-voorzitter, die opdracht geeft aan het Frontoffice en Facility management om dit uit te voeren. Deze wordt daarbij ondersteund door het proces Communicatie,


66


7.2

Voorzieningen van buiten de eigen organisatie (Bijstand)

7.2.1

Waakvlamaannemers Bij de bestrijding van calamiteiten kunnen zo nodig ook andere (particuliere) organisaties worden ingeschakeld. Met een aantal bedrijven heeft het waterschap een waakvlamovereenkomst afgesloten of zijn afspraken gemaakt voor de inzet van personen, materialen en materieel ter bestrijding van een calamiteit. Deze afspraken worden jaarlijks geactualiseerd. Een overzicht is opgenomen in supplement ´Facilitaire voorzieningen´. De inzet van waakvlamaannemers is volgens de mandaatregeling belegd bij een aantal waterschapsfunctionarissen.

7.2.2

Gemeenschappelijk waterschapslaboratorium (AQUON) Met AQUON heeft het waterschap een dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten. In het supplement ‘Bijstand’ is op hoofdlijnen weergegeven hoe de afspraken met het laboratorium eruit zien.

7.2.3

Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum (LOCC) De Waterwet bevat geen regeling voor de aanvraag en verlening van bijstand. De benodigde inzet van middelen voor het waterschap ter bestrijding van een calamiteit is geregeld door afgesloten (waakvlam)overeenkomsten met aannemers (zie supplement ´Bijstand´). Daarnaast kan ook gebruik gemaakt worden van middelen van andere overheidsorganisaties. Het organiseren van deze vormen van steun valt onder eigenstandige verantwoordelijkheid van de watergraaf. Bij een calamiteit van beperkte omvang dient het waterschap de benodigde menskracht en middelen zelf te (kunnen) organiseren. Bij calamiteiten van grotere omvang die zich bij meerdere waterschappen tegelijkertijd voordoen, kan het LOCC (Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum) verzocht worden haar coördinerende taak uit te voeren ten behoeve van de betrokken waterschappen/organisaties om af te stemmen en tot effectieve inzet te komen. Aan de ene kant is er sprake van monodisciplinaire afstemming tussen de aanvragen van verschillende waterschappen, aan de andere kant multidisciplinaire afstemming omdat er in dergelijke gevallen ook andere gemeentelijke processen lopen (zoals evacuatie) die mogelijk vragen om inzet van dezelfde menskracht en middelen.

7.2.4

Civiel militaire bijstand ‘Militaire steunverlening in het openbaar belang’ is steun vanuit de krijgsmacht op grond van de Regeling militaire steunverlening in het openbaar belang, voor situaties waarin dat openbaar belang in het geding is. Het gaat daarbij om eenheden en diensten van Defensie die niet tijdig, niet afdoende of überhaupt niet (unieke middelen) op een andere wijze ter beschikking kunnen staan van het aanvragende bestuursorgaan. Er is daarbij een aantal zaken van essentieel belang:  De aanvrager is altijd een bestuursorgaan;  Het is altijd in het kader van het openbaar belang;


67


 Het gaat altijd om ongewapende inzet van militairen (geen geweldsinstructie);  De operationele leiding berust bij een door de minister van Defensie aangewezen (militaire) commandant (en dus niet bij het aanvragende bestuursorgaan of het lokaal gezag);  Er kan niet op een andere wijze invulling worden gegeven aan de aanvraag (bijvoorbeeld middels een opdracht aan civiele marktpartijen);  De steunverlening is niet afdwingbaar (in tegenstelling tot bijstand). Militaire steunverlening kan bijvoorbeeld worden aangevraagd in geval van:  (Nationale) uitputting van reguliere middelen;  Unieke defensiemiddelen die direct nodig zijn om de calamiteit te bestrijden;  De directe behoefte aan een grote hoeveelheid eenheden die in een dergelijke omvang niet door andere organisaties (direct) te organiseren valt;  Aflossing bij langdurige inzet (niet spoedeisend). Het betreffende bestuursorgaan (de watergraaf) vraagt de benodigde middelen aan bij de minister van V&J (via het LOCC). Dit verzoek zal worden voorgelegd aan het ROT, die de verdere verbinding met het LOCC vormt. Aan de inzet van militaire bijstand ten behoeve van calamiteitenbestrijding zijn, conform de zogenaamde FNIK-regeling (Financiering Nationale Inzet Krijgsmacht), geen kosten verbonden.


68


Bijlage A

Lijst van afkortingen

 AB  AC  AIC  AOV-er  ARB-er  BOB  CBP  COPI  CP  CT  CTPI  CZS  DB  DCC  FNIK  GBT  GHOR  GMK  GRIP  HAC  ICT  IOOV  LCMS  LOCC  NCC  NCV  OM  PCC  PHO ABBZ

Algemeen Bestuur Actiecentrum Advies- en Informatiecentrum Ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid Ambtenaar Rampen Bestrijding Beeld-, Oordeel- en Besluitvorming Calamiteitenbestrijdingsplan Commando Plaats Incident Calamiteitenplan Calamiteitenteam Coördinatieteam Plaats Incident Calamiteitenzorgsysteem Dagelijks bestuur Departementaal Coördinatie Centrum Financiering Nationale Inzet Krijgsmacht Gemeentelijk Beleidsteam Geneeskundige hulp bij Ongevallen en Rampen Gemeenschappelijke meldkamer Gecoördineerde regionale incident bestrijdingsprocedure Hoofden Actie Centrum Informatie en Communicatie Technologie Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Landelijk Crisis Management Systeem Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum Nationaal Crisis Centrum Noodcommunicatievoorziening Openbaar Ministerie Provinciale Coördinatie Centrum Portefeuillehoudersoverleg Algemeen Beleids- en Bestuurlijke Zaken Regionaal Beleidsteam Regionaal Waterbeheer Beleids Team Regionaal Operationeel Team Regionaal Waterbeheer Operationeel Team rioolwaterzuiveringsinstallatie Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel Situatierapportage Video-conferencing ruimte (ministerie van) Veiligheid en Justitie Waterschap Actie Team Waterschap Beleid Team

     

RBT RWBT ROT RWOT RWZI SAW

    

Sitrap VC-ruimte V&J WAT WBT


69


 WOT  WS  WK

Waterschap Operationeel Team Watersysteem Waterketen


70


Bijlage B

Verzendlijst

INTERN: Nr. Omschrijving Bijzonderheden Voor alle waterschapsmedewerkers en de leden van het dagelijks bestuur is het calamiteitenplan digitaal ontsloten via:  Decos;  Intranet. Een aantal specifieke groepen krijgt daarnaast apart de beschikking over één of meerdere analoge versies van het calamiteitenplan. Deze groepen zijn hieronder weergegeven. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Archief Calamiteitenkast gebiedskantoren Calamiteitenkast hoofdkantoor Calamiteitenkast rwzi’s Calamiteitenkoffer Coördinator calamiteitenzorg Calamiteitenkoffers piketmanagers Calamiteitenkoffers piketmedewerkers Calamiteitenlaptops piketmedewerkers Calamiteitenlaptops wachtdienstmannen Dagelijks Bestuur Kantonniers Leden facultatieve bezetting WAT, WOT en WBT Leden kernbezetting WAT, WOT en WBT Leden werkgroep Calamiteitenzorg Procesmanager Technische infrastructuur Receptie hoofdkantoor Service desk USB-sticks sleutelfunctionarissen Wachtdienstmannen


2 exemplaren

Digitaal stand-alone Digitaal stand-alone

Digitaal stand-alone

71


EXTERN: Nr. Omschrijving Bijzonderheden Voor alle externe relaties, burgers en bedrijven is het calamiteitenplan digitaal ontsloten via de website van Waterschap De Dommel:  www.dommel.nl Alle specifieke netwerkpartners (hieronder benoemd) van Waterschap De Dommel, worden schriftelijk op de hoogte gesteld van de digitale beschikbaarheid van het calamiteitenplan. Een aantal specifieke groepen krijgt daarnaast apart de beschikking over een analoge versies van het calamiteitenplan. Indien dit van toepassing is, dan is dat onder bijzonderheden apart vermeld. 1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

Algemeen bestuur van Waterschap De Dommel Brabant Water Defensie Regionaal Militair Commando Zuid Departementaal Coördinatie centrum Gemeenschappelijke Meldkamer Veiligheidsregio Brabant-Noord Gemeenschappelijke Meldkamer Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost Gemeenschappelijke Meldkamer Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Gemeente ’s-Hertogenbosch Gemeente Alphen-Chaam Gemeente Baarle-Nassau Gemeente Bergeijk Gemeente Best Gemeente Bladel Gemeente Boxtel Gemeente Cranendonk Gemeente Eersel Gemeente Eindhoven Gemeente Geldrop-Mierlo Gemeente Goirle Gemeente Haaren Gemeente Heeze-Leende Gemeente Helmond Gemeente Heusden Gemeente Hilvarenbeek Gemeente Laarbeek Gemeente Loon op Zand Gemeente Nuenen Gemeente Oirschot Gemeente Oisterwijk Gemeente Reusel de Mierden Gemeente Schijndel Gemeente Sint-Michielsgestel Gemeente Sint-Oedenrode Gemeente Someren Gemeente Son en Breugel Gemeente Tilburg


Analoog Analoog Analoog

72


37 38 39 40 41 42

48 49

Gemeente Valkenswaard Gemeente Veghel Gemeente Veldhoven Gemeente Vught Gemeente Waalre Landelijk Operationeel Coördinatie centrum Nationaal Crisis Centrum Landelijke coördinatiecommissie overstromingsdreiging Provincie Noord-Brabant, CdK Provincie Noord-Brabant, Gedeputeerde Staten Rijkswaterstaat, Directie NoordBrabant Unie van Waterschappen Veiligheidsregio Brabant-Noord

50

Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost

51

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

52

Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, directie Zuid, de calamiteitencoördinator Waterschap Aa en Maas Waterschap Brabantse Delta Waterschap Peel en Maasvallei Waterschapsbedrijf Limburg

43 44 45 46 47

53 54 55 56


Analoog

Analoog, verdere verspreiding via veiligheidsregio onder brandweer, GHOR en politie Analoog, verdere verspreiding via veiligheidsregio onder brandweer, GHOR en politie Analoog, verdere verspreiding via veiligheidsregio onder brandweer, GHOR en politie

Analoog Analoog

73



74


Bijlage C

Relatie supplementen

In dit calamiteitenplan wordt verwezen naar de volgende supplementen, uit deel 4 van het Handboek Calamiteitenzorgsysteem:           

Bijstand; Crisiscommunicatieplan; Facilitaire voorzieningen; Formats vergaderdocumenten en verslaglegging; Informatiegids; Methode Beeld, oordeel en besluitvorming (BOB); Methode netwerkanalyse; Methode scenarioen knelpuntenanalyse; Nazorg en evaluatie; Procesbeschrijvingen; Wettelijke kaders en bijzondere mandaten.


75

CALAMITEITENPLAN

Recommend Documents