Jaarplan 2014
Inhoudsopgave Inleiding 1. Huidige situatie 2. Doelstellingen 2014 2.1 Algemeen Doel 2.2 Jaarvisie 3. Actieplan 3.1 Algemeen Doel 3.2 Jaarvisie a.
Coördinatie
b.
Relatiebeheer kerken
c.
Relatiebeheer algemene en éénmalige groepen
d.
Relatiebeheer maatschappelijke organisaties
e.
Contacten en samenwerking met bedrijven
f.
Gemeente Almelo, sociale pijlers en woningbouwcorporaties
g.
Fondsen- en subsidiewerving
4. Operationele organisatie 4.1 Groepen werven 4.2 Projectorganisatie 4.3 Financiering a.
Financiële Partners
b.
Fondsenwerving Fondsen en Donateurs
4.4 PR en communicatie 4.5 Relatiebeheer 4.6 Interne Organisatie
Jaarplan 2014 Inleiding In 2013 beoogde Stichting Present Almelo in haar begroting een inzet van 20 groepen. De formule en werkwijze van Stichting Present in Almelo zijn en worden dusdanig positief ontvangen, dat er in 2013 maar liefst 31 projecten zijn uitgevoerd. In onze begrote doelen voor 2014 is een groei te zien in het aantal projecten en verbindingen met maatschappelijke organisaties, kerken en bedrijven. Daarnaast ligt in 2014 de nadruk op verdieping en professionalisering van in de werkwijze met betrekking tot groepen, maatschappelijke organisaties, relaties (bedrijven), netwerkorganisaties, en werkprocessen, die zijn ontstaan in 2013. Dit jaarplan is opgesteld binnen de kaders van het strategisch plan 2013-2015 en wordt - in combinatie met de begroting - besproken en goedgekeurd door het bestuur van Stichting Present Almelo. In het strategisch plan wordt de strategie bepaald voor de middellange termijn. De coördinatoren zijn verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding van het strategisch beleid. Het strategisch plan wordt middels een jaarplan jaarlijks getoetst, bijgesteld en vastgesteld door het bestuur van stichting Present Almelo.
1.
Huidige situatie
Stichting Present Almelo is op 18 oktober 2012 opgericht. Voorafgaand aan de oprichting hebben er drie pilot-projecten plaatsgevonden. De begroting voor 2013 was een inzet van 20 projecten. Echter, de formule en werkwijze van Stichting Present zijn dusdanig positief ontvangen in Almelo, dat er in het jaar 2013 in totaal maar liefst 31 projecten zijn uitgevoerd. Met het oog op het aantal groepen dat zich voorafgaand aan het jaar 2014 heeft aangemeld, de bij Stichting Present ingediende hulpvragen en de bewezen succesformule, wordt verwacht dat in 2014 het begrote aantal van 50 projecten in 2014 ruimschoots behaald wordt. De verwachting is dan ook niet dat de daadwerkelijke inzet afhankelijk is van de bereidheid bij mensen om zich in te zetten, maar meer van de mogelijkheden en financiën die het team beschikbaar heeft om de groepen te begeleiden. In het maatschappelijk werkveld heeft Stichting Present Almelo zich een redelijk duidelijke plaats verworven: er zijn contacten opgebouwd met een diversiteit aan maatschappelijke organisaties, netwerken vrijwilligersorganisaties. Daarnaast is er geïnvesteerd in een relatienetwerk binnen de Gemeente Almelo en haar sociale pijlers (armoedepact, gemeenteraad, enz.) Stichting Present Almelo wordt merkbaar steeds meer beschouwd als een serieuze partner binnen het maatschappelijk veld van Almelo en we opgemerkt door gemeentelijk, bestuurlijk en kerkelijk Almelo. Het gaat bij Stichting Present Almelo niet echter niet alleen om kwantiteit. Present Almelo wil blijven streven naar verbreding in nieuwe- en verdieping in huidige- contacten en investeert in kwalitatief goede relaties. De fondswerving heeft voor 2013 voldoende startsubsidies opgebracht. Er zijn tevens voldoende lokale inkomsten ontvangen. De meeste startsubsidies en giften zijn éénmalig geweest en daar zal dus een alternatieve financiering voor gezocht moeten worden.
Jaarplan 2014 2.
Doelstellingen 2014
Stichting Present Almelo heeft als doel een brug slaan tussen mensen die iets willen geven en mensen die daarmee geholpen kunnen worden. Vanuit dit doel richt Present Almelo zich pro-actief op bestaande groepen binnen kerken, bedrijven, scholen, clubs en staat open voor andere groepen in de samenleving. Stichting Present Almelo heeft daarbij als visie om een maatschappelijke beweging op gang te brengen waarbij mensen het vanzelfsprekender gaan vinden om naar elkaar om te zien. 2.1 Algemeen doel: Present slaat een brug voor 50 groepen. Herkomst groepen en prognose van het aantal projecten: (Inter)kerkelijke groepen: Transformed CGK Adventsgemeente GKV Gateway PGA Flexgroep Serviceclubs/bedrijven Scholen Scouting Allochtone groepen Totaal 2014
:5 :9 :2 :5 :5 :3 :6 : 12 : 10 :2 :1 60
2.2 Jaarvisie Verdieping en professionalisering, klanttevredenheid, uitbreiden naamsbekendheid en continuïteit financieel draagvlak waarborgen. 1) Verdieping en professionalisering (naamsbekendheid blijven houden, netwerkcontacten verdiepen, werkmethodes ontwikkelen, evalueren en vooruit kijken) op de volgende gebieden: a.
Coördinatie
b.
Relatiebeheer kerken
c.
Relatiebeheer algemene (éénmalige) groepen
d.
Relatiebeheer maatschappelijke organisaties
e.
Relatiebeheer bedrijven
f.
Relatiebeheer Gemeente Almelo, sociale pijlers (armoedepact, Scoop, fracties/politiek) en woningbouwcorporaties.
g.
Fondsen- en subsidiewerving
Jaarplan 2014 2) Naamsbekendheid verwerven en ons netwerk uitbreiden bij alle mogelijke, voor Stichting Present relevante relaties binnen Almelo. In 2014 willen we een samenwerking hebben bereikt met: 12 kerkgenootschappen/wijkgemeentes 10 maatschappelijke organisaties 7 bedrijven 3) Het – naast de reguliere fondswerving – werven van een financiële basis bij zeven bedrijven, gericht op continuïteit en lange termijn. 3.
Actieplan Hoe worden de genoemde doelen bereikt 3.1 Algemeen doel: Present slaat een brug voor 50 groepen ◦
De groepen worden rondom de uitvoering van het project zorgvuldig begeleid.
◦
De groepen worden gemotiveerd en toegerust door goede informatievoorziening vooraf (presentatie), adequate matching en door achteraf de effecten van hun inzet te benoemen.
◦
Onderstaande jaarvisie draagt bij aan het 'algemeen doel'
3.2 Jaarvisie: Verdieping en professionalisering t.b.v. : a. Coördinatie
Inrichting van een structuur binnen het OT, stroomlijning van taken, het (door)ontwikkelen van effectieve werkwijzen: o
Ontwikkelen, uitvoeren en onderhouden van een adequate kantooradministratie/CRM
o
Werkprocessen/beschrijvingen ontwikkelen en beheren
o
Taakverdeling coördinatoren en Operationeel Team vaststellen en bewaken.
Opstellen en uitvoeren van een door het bestuur goedgekeurd jaarplan en communicatieplan
Leerpunten uit evaluaties met groepen en maatschappelijke organisaties verwerken in de werkprocessen/inrichting team
b. Relatiebeheer kerken Doel: een relatie hebben opgebouwd met 12 kerkgenootschappen/wijkgemeentes
Bestaande contacten met kerken verwerken in plan voor structurele inzet. Input van dit plan worden evaluaties, contacten met jeugddiakenen, tijdcollectes, contactpersoon kerken, diaconaal plan.
Vormgeven landelijke 'Veranderdagen' van Kerk in Actie t.b.v. Protestantse Gemeente Almelo
Twee nieuwe kerkelijke gemeenten benaderen, om de volle breedte van de kerken in Almelo te bereiken.
Contact leggen met minimaal 1 moslimorganisatie.
Jaarplan 2014 c. Relatiebeheer algemene en éénmalige groepen* Doel: verbreding van de doelgroep en langdurige verbindingen tussen groepen en Stichting Present.
Overleg met reeds ingezette groepen voor nieuwe inzet na 2014.
Contact leggen met groepen met een allochtone achtergrond.
Vrijwilligers geïnformeerd houden over het reilen en zeilen van Stichting Present Almelo
Het regelmatig organiseren van ontmoetingsmomenten tussen vrijwilligers onderling en Stichting Present Almelo
* Algemene groepen zijn niet afkomstig vanuit een (kerkelijke) denominatie. Dit kunnen groepen zijn die zich incidentele inzetten (scholen, vrienden, clubs, enz.). Maar ook groepen die regelmatig projecten doen, zoals een flexgroep, bestaande uit individuele vrijwilligers die tezamen een groep vormen.
d. Relatiebeheer maatschappelijke organisaties (MO’s) Doel: een relatie hebben opgebouwd met 10 verschillende MO’s Om de vrijwillige inzet op de goede plek terecht te laten komen, is in 2013 een diversiteit van contacten bij MO’s opgebouwd. Denk hierbij aan organisaties met specialisatie in de psychische problematiek, verslaafdenzorg, ouderenzorg, verstandelijke en lichamelijke beperkingen, jongeren, jonge moeders, thuiszorg.
Verdieping netwerk: Stichting Present Almelo streeft naar een goede bekendheid van haar werkwijze, door alle lagen van de organisaties heen. Hoewel MO’s wel met Stichting Present samenwerken, kan het door wisselingen in functies gebeuren dat teamleden en/of teamhoofden, niet (volledig) op de hoogte van de werkwijze van Stichting Present.
Naamsbekendheid bij- en goede contacten met – directies. De verwachting is, dat hierdoor de aanwezigheid van de hulpverleners bij de projecten van Present steeds meer een onderdeel van het werkproces wordt.
e. Contacten en samenwerking met bedrijven Doel: Het creëren en verbreden van financieel draagvlak door middel van 7 financiële partnerschappen
Het schrijven van een bedrijvenplan (ontwerpen van bedrijvenpakketten, aanbieden van workshops, netwerkbijeenkomsten, etc.)
Het zoeken van externe experts en netwerken die Present hierin kan ondersteunen
Onderhouden bestaande relaties (SLOW)
f. Gemeente Almelo, sociale pijlers en woningbouwcorporaties Doel: creëren van bewustwording dat Present een relevante partner is als het gaat om expertise in maatschappelijke knelpunten. Present denkt niet alleen mee in het vinden van een oplossing, maar is ook in de uitvoering oplossend aanwezig.
Jaarplan 2014
Op de hoogte zijn van politieke en maatschappelijke ontwikkelingen en kantelingen in wetgeving in Almelo
Twee keer in het jaar contactmoment (evaluatie, besparing-/impactberekening en vooruit kijken) met: o
Wethouder en beleidsmedewerker Sociale Zaken
o
Directie woningbouwcorporaties
o
Rol innemen binnen het Armoedepact.
g. Fondsen- en subsidiewerving Doel: waarborgen van continuïteit financieel draagvlak Stichting Present Almelo
4.
Zwaartepunt van de inkomsten verleggen van landelijke fondsen naar lokale fondsen en subsidies
Uitbreiding naar nieuwe fondsen
Operationele organisatie
De operationele organisatie kent de volgende werkgebieden: Kerken
Bedrijven
Algemene groepen
Maatschappelijke Organisaties
Gemeente Almelo, sociale pijlers en woningbouwcorporaties
Taken: 1.
Groepen werven
2.
Projectorganisatie
3.
Financiering a. Financiële Partners b. Fondsenwerving Fondsen en Donateurs
4.
PR en Communicatie
5.
Relatiebeheer
6.
Interne organisatie
Verantwoordelijkheden: De coördinatoren hebben de dagelijkse leiding over de bovengenoemde onderdelen en taken, onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor personeel en financiële liquiditeit.
Jaarplan 2014
4.1 Groepen werven Stichting Present Almelo wil in haar tweede jaar 50 projecten uitvoeren. Deze projecten worden uitgevoerd door nieuwe of bestaande groepen.
Deze groepen worden geworven bij: Kerken: kerkelijke gemeenten, kerkelijke groepen (raad van kerken, bijbelstudieclubs, jeugdgroepen enz.), christenen
Partners: bedrijven, serviceclubs, overheid, woningbouwcorporaties, netwerkclubs
Algemene groepen: flexers (individuele aanmeldingen die tesamen een groep vormen), koren, verenigingen, vrienden, scholen, enz.
Verdieping: We streven ernaar om eens per jaar voor deze groepen een inloopavond of een jaarafsluiting te organiseren.
4.2 Projectorganisatie De organisatie van de projecten gebeurt door de twee coördinatoren. De werkwijze heeft een aantal vaste stappen in verband met de professionaliteit en de kwetsbaarheid van de doelgroep. Een zorgvuldige voorbereiding van de groep en de hulpontvanger en intensieve samenwerking met hulpverlenende instanties is een vereiste. Vandaar dat een project tussen de 10 – 15 uur begeleiding vraagt.
Jaarplan 2014 4.3 Financiering Doelstelling: Opbrengst 7 partnerschappen
€ 24.500
Opbrengst Fondsen/donateurs
€ 28.000
Totale opbrengst fondsen
€ 52.500
a. Financiële partners Om financieel draagvlak voor Stichting Present Almelo te creëren, willen we in 2014 tenminste 7 financiële partners verbinden aan Present Almelo. Wij beogen een verbinding met diverse bedrijven, serviceclubs, de twee Almelose woningcorporaties en de Gemeente Almelo. Voorafgaand aan het leggen van contacten met deze partners zorgen wij voor een goede afstemming van taken, een duidelijk overzicht van de mogelijkheden waarop een partner zich aan Stichting Present kan verbinden en voldoende - en voor de partner relevante - informatie. Als het partnerschap een feit is wordt een overeenkomst op maat ontwikkeld. Tevens onderhouden wij nauw contact met de partners door deze te blijven voorzien van informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen de stichting, een verantwoording van de geldstromen en persoonlijke brieven met een woord van dank voor hun partnerschap.
b. Fondsenwerving Fondsen en Donateurs Om het financieel draagvlak een stabiele basis te geven willen wij in 2014 opnieuw fondsen en donateurs aan Stichting Present Almelo verbinden. Middels een begroting, een strategisch plan en een jaarplan maken wij inzichtelijk welke concrete doelen de stichting voor 2014 en volgende jaren nastreeft. Er zal worden onderzocht op welke landelijke en lokale fondsen Present in 2014 een beroep kan doen. Stichting Present Almelo sluit graag aan bij het landelijke concept ‘Fannoot’, waarmee individuele donateurs een vast bedrag per maand kunnen doneren. Wij informeren de kerken en de groepen over deze mogelijkheid (zie PR - plan). Bij bedrijven brengen we de programma’s Masterclass, TryOut! En Ikben!Zinvol onder de aandacht.
Jaarplan 2014 De fondsen ontvangen ieder jaar een jaarverslag en de donateurs en Fannoten een persoonlijke bedankbrief. Er zal een plan worden ontwikkeld om bedrijven structureel aan Present te binden.
4.4 PR en Communicatie Stichting Present Almelo wil in het komende jaar op de juiste tijd bekend worden bij specifieke doelgroepen, wil relaties onderhouden en uitbreiden en wil dat het aantal groepen en partners groeit. Daarvoor is publiciteit nodig. Er zijn verschillende middelen, die op verschillende momenten (tijdsplanning) ingezet dienen te worden. Deze middelen, de tijdsplanning en de daaraan verbonden uitvoerende taken zijn geconcretiseerd in een PR – plan.
4.5 Relatiebeheer Stichting Present Almelo is zich bewust van de grote waarde van (haar) relaties en netwerken. In 2013 zijn er diverse relaties gelegd met contactpersonen binnen kerken, bedrijven, maatschappelijke organisaties, vrijwilligersorganisaties. Deze relaties moeten onderhouden worden. Het bestaande netwerk van Stichting Present Almelo is daarom vastgelegd in de netwerkkaart. Het doel van deze netwerkkaart is het in kaart brengen, delen en onderhouden van de bestaande relaties. Behalve persoonlijk/telefonisch contact wordt ook gebruik gemaakt van de verschillende middelen in het PR – plan. Naast het onderhouden van de bestaande relaties gaat Stichting Present Almelo op zoek naar nieuwe relaties die positief kunnen bijdragen aan de stichting. Het komende jaar zal hier veel tijd in worden gestoken, zowel door de coördinatoren als door het bestuur. De nieuwe relaties worden tevens vastgelegd op de netwerkkaart. Om de netwerkkaart up to date te houden en maximaal te vullen, is deze een vast agendapunt op de bestuursvergadering. Nieuwe relaties worden aangeboord via verschillende middelen in het PR – plan en de persoonlijke netwerken van de coördinatoren en bestuursleden. 4.6 Interne organisatie De verdieping en professionalisering wordt uitgevoerd door beide coördinatoren, ondersteund door het bestuur. Om dit te bereiken is uitbreiding in het aantal FTE’s en ondersteuning van een operationeel team noodzakelijk. In 2014 beogen we de volgende samenstelling binnen het OT: Om een goede voortgang van Stichting Present Almelo te kunnen bewerkstelligen worden diverse basiswerkzaamheden uitgevoerd, deze zijn zichtbaar in bovenstaande tabel. We willen de continuïteit en professionaliteit van Stichting Present Almelo waarborgen. Daarom is het van belang dat we in het jaar 2014 ondersteuning krijgen van een aantal vrijwilligers. Deze vrijwilligers kunnen ondersteunende taken (begeleiden van groepen, onderhouden website, notuleren, e.d.) overnemen, die de coördinatoren veel tijd kosten. Inrichting Operationeel Team 2014 - 2 coördinatoren
(0,8 betaalde fte/ 0,4 vrijwillig)
- 5 groepenbegeleiders
(vrijwillig)
- 1 notuliste / secretaresse
(vrijwillig)
- 1 websitebeheerder
(vrijwillig)
