gravita
PSUR-C conversie en import van relaties in PSU Relatiebeheer
Algemeen Het converteren van adres- en andere relatiegegevens in PSU Relatiebeheer, en wat dat betreft elke koppeling tussen verschillende programma’s, is een flink werk. In de praktijk zijn er teveel mogelijkheden om alles te behandelen. Bij Gravita zijn we uitgegaan van een conversie of import in stappen. Daarom is als eerste stap gekozen voor, zowel import als export, Microsoft Excel. In een later stadium zal een stap worden gezet, voor wat betreft de import, naar een meer open ingang: tekst en CSV-bestanden. De export gebruikt al tekst en samenvoegbestanden. Om mensen die geen gebruik maken van Microsoft Excel toch de mogelijkheid te geven adressen en andere records te importeren, is het gebruik van tekstbestanden met scheidingstekens wel toegestaan. De regels zijn vrijwel gelijk aan een Excel bestand, behalve dat de extensie ‘.txt’ moet zijn, en als scheidingsteken tussen de velden een ‘#’, ook na het laatste veld. Door deze vorm op te nemen kunnen ook gebruikers van andere spreadsheets gegevens verwerken. Het voordeel van werken met een spreadsheet programma, zoals Microsoft Excel, is dat de data eenvoudig met formules en/of macro’s te bewerken is. De weg van een vreemd programma naar een spreadsheet programma kan ook lang zijn. Voor deze weg verwijzen wij graag naar onze notitie ‘adresconversie’, waar de weg tot en met opname in Microsoft Excel, of een ander spreadsheet programma is beschreven. De import van gegevens in PSU Relatiebeheer hoeft geen eenmalige zaak te zijn. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van meer dan één locatie waar PSU Relatiebeheer gebruikt word, het zou dan mooi zijn om die gegevens te kunnen uitwisselen. Ook zou het kunnen zijn dat buitendienstmedewerkers gegevens verzamelen, die dan moeten worden opgenomen in PSU Relatiebeheer. Daarom heeft Gravita gekozen voor zogenaamde profielen. Een profiel is een beschrijving van een Microsoft Excel bestand. Het bevat gegevens over soort gegevens, de plaats waar het in Excel staat, de startrij en de kolommen waarin elk veld staat en het bevat een conversieroutine die voor de naam erg belangrijk is. Gebruikers die via een ander spreadsheet programma werken, of rechtstreeks een bestand met scheidingstekens aanmaken, dienen ook de velden op te geven met letters, net zoals dat in spreadsheets zou gebeuren. Dus de eerste kolom is ‘A’, de tweede ‘B’, enz. Daar waar bij de export van gegevens geen grenzen bestaan voor wat betreft de soort gegevens, de gegevens zijn immers bekend in PSU Relatiebeheer, worden de importgegevens wel gescheiden naar soort, te weten agenda, contacten, NAW en vrije velden. Om te werken met het programma moet PSU Relatiebeheer op de PC geïnstalleerd staan. Ook moet een geregistreerde versie van Microsoft Excel aanwezig zijn, of er dient te worden gewerkt met tekstbestanden. Bij werken met illegale kopieën kunnen onvoorspelbare problemen ontstaan. Inhoud 1. Het profiel 1.1 agenda gegevens 1.2 contact gegevens 1.3 NAW gegevens 1.4 vrije velden 2. Koppelingsnummers 3. Het verwerken van profielen.
Gravita, Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal. Tel. & fax: 0599-614815. E-mail:
[email protected]. www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322.
1. Het profiel
Het ‘onderhoud profielen scherm' geeft de mogelijkheid om profielen in te geven of te wijzigen. Voor een al ingegeven profiel kan het soort profiel niet meer wijzigen. Omdat elke soort een eigen reeks velden kent zou bij wijziging van dit veld de ingegeven kolomverwijzingen verdwijnen. In de lijst bij ‘selectie’ zijn alle bestaande profielen ingevuld. Er kan een profiel uit de lijst worden gekozen, of een nieuwe ingegeven door een naam in te geven bij ‘naam profiel’. Het programma geeft aan wanneer de naam al een bestaand profiel betreft. Kies een zo duidelijk mogelijke naam. Geef de soort gegevens in de naam op en, zo mogelijk, de oorsprong van de gegevens. Over het algemeen is conversie of import niet iets dat dagelijks gebeurt, daarom is het belangrijk om als geheugensteuntje een duidelijke naam op te geven. Soort profiel Er bestaan op dit moment 4 profielsoorten, te weten agendaregels, contacten regels, NAW regels en vrij veldregels. Elk van die soorten heeft natuurlijk zijn eigen set velden die in de lijst rechts zullen worden weergegeven. In het bovenstaande voorbeeld is gekozen voor NAW regels. Lees voor de speciale behoefte aan een koppelingsnummer hoofdstuk 2: 'Koppelingsnummers'. Zie voor de verschillende sets met velden en ook de verplichte velden paragraaf 1.1 tot en met 1.4. Startrij De startrij geeft aan op welke regel moet worden begonnen met lezen in het Excel werkblad (of het tekstbestand). Het programma zal bij uitvoering van het profiel beginnen met lezen op deze rij, en doorlezen tot het ‘indicatorveld’ van een betreffende regel leeg is. Zie paragraaf 1.1 tot en met 1.4 voor het indicatorveld bij elk van de profielsoorten. Naam splitsen Deze optie kan alleen worden opgegeven als de profielsoort ‘NAW regels’ is. Het gaat hier alleen om het veld ‘naam’. PSU Relatiebeheer kent 3 soorten relaties, te weten P voor personen, B voor bedrijven, en I voor inactieve personen. 'Inactieve personen' zijn personen, die via een koppeling met een ander adres, steeds dat adres kopiëren. Ook bij etiket of adresselecties worden zij steeds niet opgenomen, maar wél het adres in de koppeling. Zie voor informatie de handleiding PSU Relatiebeheer. Een naam bestaande uit ‘N.I.T. voor de Poes’, dus voorletters-spatie-tussenvoegselspatie-achternaam, kan automatisch worden gesplitst in ‘N.I.T.’ in het voorletter veld, ‘voor de’ in het tussenvoegsel veld, en ‘Poes’ in het achternaam veld. Deze conversie zal alleen plaatsvinden voor de relatiesoorten P en I. Bij relatiesoort B zal de bedrijfsnaam ongewijzigd in het naam veld worden opgenomen.
Kolomletters invullen Een kolomletter, dus de kolom waar de data voor het veld kan worden gevonden, kan worden ingegeven door een veld te selecteren in de lijst, in het vakje daarnaast een letter in te geven, en een ander veld te selecteren uit de lijst. Niet alle velden hoeven voor te komen in het Excel werkblad, er hoeft dus niet bij elk veld een kolomletter te worden ingegeven. In paragraaf 1.1 tot en met 1.4 is aangegeven wat de verplichte velden zijn. Ook bij invoer vanuit een tekstbestand met scheidingstekens dienen de kolommen te worden opgegeven. Geef hier voor het eerste veld ‘A’ in, voor het tweede ‘B’, enz. Als de wijziging om het ingeven van het profiel klaar is, kan met de ‘opslaan knop’ het profiel worden opgeslagen. De 'schoon scherm' knop zet het venster weer terug in de beginstand. Met de 'verwijder' knop kunnen bestaande profielen worden verwijderd.
1.1 Agenda gegevens De velden die gebruikt worden voor agendaregels: Naam Datum Initialen Omschrijving NAW sleutel Tijd
inhoud datum afspraak initialen voor wie is de afspraak omschrijving van de afspraak koppelingsnummer (zie ook hoofdstuk 2) tijd van de afspraak
soort tekst tekst tekst tekst tekst
verplicht *
indicator *
* *
Voor de datum, tijd en NAW sleutel moet een kolomletter worden ingegeven, hoewel het niet invullen van kolomletters bij de overige items ook geen bruikbare informatie zal opleveren. De NAW sleutel (zie hoofdstuk 2) is nodig om agendaregels aan NAW gegevens te koppelen. Bij 'algemene agendaregels', die dus niet gekoppeld zijn aan een relatie is dit nummer overbodig. Het indicator veld is het veld dat tijdens het inlezen zal worden gebruikt om aan te geven tot waar het Excel werkblad zal worden gelezen. Als dit veld leeg is stopt de import. Bij een tekstbestand stopt het lezen na de laatste regel.
1.2 Contact gegevens De velden die gebruikt worden voor contact regels: Naam Datum Initialen Omschrijving NAW sleutel Soort Tijd
inhoud datum van het contact initialen voor wie had contact omschrijving van het contact koppelingsnummer (zie ook hoofdstuk 2) soort contact, b.v. e-mail, telefoon tijd van het contact
soort tekst tekst tekst tekst tekst tekst
verplicht *
indicator *
* *
Voor de datum, tijd en NAW sleutel moet een kolomletter worden ingegeven, hoewel het niet invullen van kolomletters bij de overige items ook geen bruikbare informatie zal opleveren. De NAW sleutel (zie hoofdstuk 2) is nodig om contactregels aan NAW gegevens te koppelen. Het indicator veld is het veld dat tijdens het inlezen zal worden gebruikt om aan te geven tot waar het Excel werkblad zal worden gelezen. Als dit veld leeg is stopt de import. Bij een tekstbestand stopt het lezen na de laatste regel. Het veld soort mag de volgende waarden bevatten: telefoon, mobiel, fax, e-mail, brief, persoonlijk of overig.
1.3 NAW gegevens De velden die gebruikt worden voor NAW regels: Naam inhoud soort Aanhef aanhef, de 1e regel van het adres tekst Adres1 adresregel 1 tekst Adres2 optionele tweede adresregel tekst Banknummer 1 banknummer 1 num Banknummer 2 banknummer 2 num E-mail 1 e-mail 1 tekst E-mail 2 e-mail 2 tekst Fax 1 faxnummer 1 tekst Fax 2 faxnummer 2 tekst Functie functie (P) tekst Geslacht geslacht M/V (P) tekst Land land tekst Naam bij persoon achternaam, bij bedrijf bedrijfsnaam tekst NAW sleutel koppelingsnummer (zie ook hoofdstuk 2) tekst Postcode postcode tekst Soort soort relatie persoon, bedrijf of inactief P/B/I tekst Telefoon 1 telefoon 1 tekst Telefoon 2 telefoon 2 tekst Tussenvoegsel tussenvoegsel (P) tekst Voorletter voorletters tekst Website 1 website 1 tekst Website 2 website 2 tekst Woonplaats woonplaats tekst
verplicht
indicator
* *
*
Voor de soort en naam moet een kolomletter worden ingegeven, hoewel het niet invullen van kolomletters bij de overige items ook geen bruikbare informatie zal opleveren. De NAW sleutel (zie hoofdstuk 2) is een belangrijk gegeven. Zonder dit gegeven kan geen enkele regel worden geïmporteerd. Elke 'vrije veld regel' en 'contactregel' moet gekoppeld worden aan een relatie. Het indicator veld is het veld dat tijdens het inlezen zal worden gebruikt om aan te geven tot waar het Excel werkblad zal worden gelezen. Als dit veld leeg is stopt de import. Bij een tekstbestand stopt het lezen na de laatste regel.
1.4 Vrije velden De velden die gebruikt worden voor vrij veld regels: Naam Omschrijving NAW sleutel
inhoud omschrijving van de vrije informatie koppelingsnummer (zie ook hoofdstuk 2)
soort tekst tekst
verplicht
indicator
*
*
Voor de NAW sleutel moet een kolomletter worden ingegeven. Hoewel het niet invullen van een kolomletter bij omschrijving ook geen bruikbare informatie zal opleveren. De NAW sleutel (zie hoofdstuk 2) is een belangrijk gegeven. Zonder dit gegeven kan geen enkele regel worden geïmporteerd. Elke 'vrije veld regel' en 'contactregel' moet gekoppeld worden aan een relatie. Het indicator veld is het veld dat tijdens het inlezen zal worden gebruikt om aan te geven tot waar het Excel werkblad zal worden gelezen. Als dit veld leeg is stopt de import. Bij een tekstbestand stopt het lezen na de laatste regel.
2. Koppelingsnummers Het koppelingsnummer, in de profielen aangegeven als ‘NAW sleutel’, geeft voor de 'contactregels', de 'vrije veld regels' en de niet-algemene agendaregels aan, aan welke relatie de informatie moet worden gekoppeld. Het is mogelijk om de bestaande NAW nummers te gebruiken voor die koppeling door in de Excel kolom het NAW nummer te noemen, voorafgegaan door een N. Dus bijvoorbeeld N0000001, laat de regel koppelen met NAW nummer 1 in PSU Relatiebeheer. De nummering in PSU Relatiebeheer is automatisch, en is op het NAW scherm zichtbaar. Het veld ‘NAW sleutel’ in de NAW regel geeft ook de mogelijkheid om een ander nummer mee te geven aan de NAW regel. Daardoor kunnen agenda, contacten en vrije velden ook met dit nummer koppelen. Deze optie is in het leven geroepen om de conversie vanuit andere relatiebeheerprogramma’s mogelijk te maken. Geef in de NAW regel bij dit veld het oude nummer of referentie op. Het ingegeven nummer zal door PSU Relatiebeheer worden opgenomen in de NAW als een alternatieve sleutel. Andere gegevens, zoals agenda, contacten en vrije velden kunnen nu met dit zelfde nummer koppelen. PSU Relatiebeheer zal het alternatieve nummer altijd bewaren, zodat in volgende conversies nog kan worden verwezen naar dit nummer.
3. Het verwerken van profielen.
Het programma start met het hier bovenstaande scherm. Met de knop ‘onderhoud profielen’ kunnen profiel worden ingegeven of gewijzigd (zie hoofdstuk 1). Hier kan een profiel worden gekozen, en met de 'verwerk knop' kan het profiel worden uitgevoerd. Excel zal de naam vragen in een ‘openen werkblad’ venster (kies voor een tekstbestand nadrukkelijk TXT!). Het programma zal daarna het Excel bestand (of tekstbestand) controleren; van de goedgekeurde regels zullen in het onderste blok de gegevens worden getoond en het aantal door te boeken regels. Door op de knop ‘doorboeken’ te drukken, zullen de regels worden doorgeboekt in de bestanden van PSU Relatiebeheer. De knop ‘Annuleer’ dient om het programma terug te zetten naar de beginstand, er zal dus niet worden doorgeboekt. Om goed te laten zien hoe een en ander in zijn werk gaat, hebben we twee gevallen bedacht. Eén doorboeking van adressen en één doorboeking vanuit de agenda. We doen net alsof het regels zijn uit een ander relatiebeheerprogramma, er is dus een nummer opgenomen in elke regel, die de referentie van het adres was in het oude pakket. Ook het agendabestand bevat dit nummer, omdat het uit dezelfde bronbestanden komt. Het agendabestand is interessant, omdat er in PSU Relatiebeheer agendaregels kunnen bestaan die niet aan een relatie zijn verbonden, de zogenaamde algemene agendaregels, én regels die wel aan een relatie zijn verbonden. Beide soorten regels staan in het bestand.
NAW regels
Hier is het bestand met de NAW regels. In het profiel is opgegeven dat de naam in kolom A staat, het adres in kolom B, de postcode in kolom C, de woonplaats in kolom D, de soort in kolom E, het NAW nummer uit het oude programma in kolom F, en de banknummers in kolom G. Verder is de startrij 3 opgegeven, en de naamsplitsing op ‘ja’. Kiezen we voor verwerken, zal het programma het volgende weergeven:
Het programma geeft de sleutels van de goedgekeurde en door te boeken regels weer, met het aantal ingevulde velden. De 'doorboeken knop' zal de regels nu opnemen in PSU Relatiebeheer, de 'annuleer knop' maakt het scherm schoon en zet het programma weer in de beginstand. Let op: het NAW nummer uit kolom F is ook opgenomen in het NAW bestand van PSU Relatiebeheer, en kan als referentie dienen voor andere regels. Op het volgende blad, de agendaregels zullen met dit nummer worden doorgeboekt.
Agendaregels
Hier is het bestand met de agendaregels. In het profiel is opgegeven dat het NAW nummer uit het oude programma in kolom A staat, de datum in kolom B, de omschrijving in kolom C, de tijd in kolom D en de initialen, dus degene voor wie de afspraak is, in kolom E. Verder is de startrij 3 opgegeven. Kiezen we voor verwerken, zal het programma het volgende weergeven:
Het programma geeft de sleutels van de goedgekeurde en door te boeken regels weer met het aantal ingevulde velden. De doorboeken knop zal de regels nu opnemen in PSU Relatiebeheer, de 'annuleer knop' maakt het scherm schoon en zet het programma weer in de beginstand. Hier is zichtbaar dat de nummers 1 en 5 van het oude programma als alternatieve sleutel zijn gebruikt voor de koppeling tussen de relatie en de agendapunten.
