VÁCI MIHÁL y KULTURÁLIS KÖZPONT
ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL
2012.
Nyíregyháza
Jóváhagyta:
/~c ..~~ ~
Cservenák László megbízott igazgató
l. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma
Az államháztartásról szóló 36812011. (XII. 31.) Korm. rendelet szerint az ellenőrzési nyomvonal "a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása".
2. A költségvetési szerv vezetőjének kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során
Az
intézményvezető,
köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát.
3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket,
a tevékenységek jogi alapját, felelősét, kapcsolódó dokumentumokat öleli fel:
ellenőrzését,
nyomon követését, a
- a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét, - kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi "szereplő", funkció együttes koordinálására kerül sor, résztvevő
számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,
- valamennyi
- megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő.
4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén
Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős.
Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.
5. Az
ellenőrzési
nyomvonal erősítése területén
A
jelentősége
a szervezeten belüli
minősége
az
együttműködés
különböző
szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától.
Az
ellenőrzési
nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.
6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti
működés
területén
A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet.
7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a költségvetési
szerv tevékenységét jellemző összes folyamatot. A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzései nek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a eseményekhez) kell hozzárendelni.
működési
folyamatokhoz (gazdasági
A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. szabályszerűen
vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat.
A
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, az intézmény szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. Folyamatokat, feladatokat, felelősöket tartalmazza az SZMSZ, Pedagógiai program, IMIP, Éves munkaterv és Minőségügyi kézikönyv, az intézmény éves munkaterve. Az ellenőrzési terv tartalmazza a főbb ellenőrzési pontokat az intézmény működésére vonatkozóan. A működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, szabályzatokban való rögzítése az igazgató felelőssége és kötelezettsége.
a
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során első lépésként meg kell határozni a működés és gazdálkodás terén, azokat a főbb tevékenységcsoportokat, amelyek több tevékenységet összefoglalóan képesek leírni. Ezek a következők: 1. Szakmai tevékenység ellenőrzése • szakmai ellenőrzés • technikai ellenőrzés 2. Gazdálkodási tevékenység ellenőrzése • Költségvetés tervezése, • Pénzügyi, számviteli végrehajtó feladatok, • Vagyongazdálkodás, • Leltározás, selejtezés, • Szabályzatok készítése, • Beszámolás.
A Váci Mihály Kulturális Központ ellenőrzési nyomvonal ának kialakítása, táblázatba foglalt leírása a fenti tevékenységcsoportok mentén került kialakításra. A kidolgozott ellenőrzési nyomvonalat évenként felülvizsgáljuk, s aktualizáljuk.
Nyíregyháza, 2012 ........................ .
Cservenák László megbízott igazgató Melléklet: Táblázatok, folyamatábrák
VÁCI MIHÁL y KULTURÁLIS KÖZPONT
KOCKÁZATKEZELÉSI
SZABÁLYZAT
Módosítva: 2012.
TARTALOMJEGYZÉK
I.
Általános rész ...•..•...•...•..•..•.................•.......•....•...................•....•...•......•....................••..•..• 3
A szabályzat célja ..•...•....•..••..•....•.......................•.........•.•....••..•..•....•...•........•...•.•.•..••.•• 3
2. A kockázat fogalma .•.•.•..•••..•...•••....•...•...•...•....•......•...••...•..•••.•••.••..••...•.....•.•...••.•••..••.•• 3
3. A kockázat kezelője .••.•.•.•.•.••...•.....•......•....•.......•...•.•.•...•...••.•.•......••.•.•.•....•..•..•......••.... 4
4. A kockázatkezelési hatókör .•..•..••.•••..•...••..•....•...•.....•.•...••...•..••...••..•...•......•...•.•...••.•... 4
II. A végrehajtás szabályai ......•....•.•...••.•..•.•....••.•.•..•...•••...•.•...••.....•......•••..•.•..•..••...••...•.•.•.•• 4
1. Kockázati tényezők azonosítása .................................................................................. 4
2. Kockázatok felmérése és értékelése ••..••.••...•...•••.••..••..•••.••...••..•.•..•...•...•.•.•..•...•.•.••..••. 7
3. Kockázati reakciók•.•.•.......••..•..•••.•.•.•...••........•...•..•.•...•.••....•.••••..••...•...•..••....•.•....••..••.. 8
4. Kockázat kezelése (intézkedés végrehajtása) ............................................................. 9
5. Kockázati controlling ••.....•....•.•......•.....•....•......•....•......•......•..........•.•...•.••..•...••.•.•...... 10
6. A kockázatkezelés időtartama •....•.•...•.•....•.....••...••..•..•••..••.......•...••.•....••..••..•...••...•... 10
III. A szab~lyzat hatálya••••......••..•••.•••..•...•...•..••..•••..••..•.•.•...••...•.•.•......••...••..••..••..••..•....•. 10
1.
2
I. Általános rész 1. A szabályzat célja Az államháztartásról szóló törvény 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján a költségvetési
szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. Az intézmény vezetésének feladata az, hogyakockázatokra - eseményekre vagy következményekre, amelyek lényegi befolyással lehetnek a szervezet célkitűzéseikre - tudjon reagálni a szervezet oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse az eredeti célok elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét. A szabályzat az intézmény kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál (kockázat azonosítása, -mérése és -kezelése). A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része, a feladatellátást támogató belső folyamat. A kockázatkezelés magában foglalja a stratégia megvalósítását fenyegető kockázatok azonosítását és értékelését, illetve szükség esetén kockázatcsökkentő intézkedések megvalósítását. A kockázatkezelés révén az önkormányzat hivatala feltárja a kockázatot, másrészt megelőzi annak bekövetkeztét.
2. A kockázat fogalma A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni.
kockázat: a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. A kockázat lehet: - egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a szervezet célkitűzéseire,
véletlenszerű
-
esemény, hiányos ismeret vagy információ, eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat.
A kockázatok forrása lehet az intézményre nézve külső eredetű kockázat, vagy a saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat.
3
3. A kockázat kezelője Az intézmény működésének alapvető érdeke, hogy elérje célkitűzéseit, a cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal szembesül. A kockázatkezelés nem azonos a kockázatok megszüntetésével vagy minimalizálásával, a kockázatok vállalása együtt jár adott célok elérésével. A kockázatok értékelése alapján, a kockázati helyzetek folyamatos figyelemmel kísérése, a kockázatkezelési intézkedések státuszának és hatékonyságának vizsgálata, kockázati jelentés készítése a gazdasági vezető közreműködésével.
4. A kockázatkezelési hatókör Az intézményvezetőnek és a gazdasági vezetőnek a felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítés e, a kockázati hatás mérése és semlegesítése.
II. A végrehajtás szabályai 1. Kockázati tényezők azonosítása A kockázati
tényezők
azonosításának célja annak megállapítása, hogy melyek a hivatal
célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok.
Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a
szervezeti egység vezetője végzi.
A kockázatok kategorizálása alapvető jellegük alapján került meghatározásra. Így megkülönböztetünk: • • • • •
külső,
pénzügyi, tevékenységi, emberi erőforrás és egyéb kockázatokat (ide az előző négy kategória egyikébe sem sorolható kockázatok tartoznak)
4
Lehetséges kockázati kategóriák főcsoport és azon belül alcsoport bontásban:
1.1 Infrastrukturális
1.2. Gazdasági
Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést.
Kamatláb-változások, infláció, ÁFA emelés negatív hatással lehetnek a tervekre.
1.3. Jogi és szabályozási
A jogszabályok és egyéb szabályok korIátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak.
1.4. Környezetvédelmi
A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek.
1.5. Politikai
Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót.
1.6. Elemi csapások
Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.
2.1. Költségvetési
A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás.
2.2. Csalás vagy lopás
Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre.
2.3. Biztosítási
A biztosítás elmulasztása.
2.4. Tőke beruházási
Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala.
5
2.5.
Felelősségvállalási
A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.
3~·*~HE~~Ell(~~>•.2 ·Kt,lCKAZ;A]'iot'~··· . . . .
3.1.
Működés-stratégiai
Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül.
3.2.
Működési
Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg.
3.3. Információs
A döntéshozatal hoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez.
3.4. Hírnév
A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét.
3.5. Projekt
A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre.
4. EMBERI
EROFOmtAS
KOCKÁZATOK
4.1. Személyzeti
A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya.
4.2. Egészség és biztonsági
Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.
~'s: :JjjGYi~f .
·"KQC:~Z~~OK
6
2.
Kockázatok felmérése és értékelése
A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezés i valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a szervezetre, ha valóban felmerülnek. A szervezeti egység vezetője évről évre köteles meghatározni és aktualizál ni az egység előtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitűzéseket az éves tervben kell rögzíteni. Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy időben kell végrehajtani.
A kockázatok értékelése történhet: • •
számszerűen, valamilyen minőségi ismérv szerint
Számszerűsíthető
kockázat: mértékű
Az adott kockázat pénzben kifejezve milyen megfogalmazott várható értéktől.
negatív irányú eltérést okozhat a
Nem számszerűsíthető kockázat mértéke a kockázatelemzés alapján: • • •
alacsony közepes magas
A bekövetkezés valószínűsége szerint a kockázat besorolása: alacsony: közepes: magas:
Kárvalószínűség
5%< 25 % <
Kárvalószínűség
< 5% < 25 %
Kárvalószínűség
A szervezeti egység vezetője által felmért, az adott területet érintő kockázat nagyságok alapján kerül meghatározásra, hogy milyen intézkedéseket kell elvégezni és minősíteni kell a biztonsági intézkedés hatékonyságát.
Biztonsági intézkedés hatékonysága: 1 = jó; 2 = javítható; 3 = gyenge A szervezeti egység vezetői által a fentiek figyelembevételével végezhető el a főfolyamatok átfogó, kockázatközpontú értékelése. A számszerűsíthető és a nem számszerűsíthető kockázatok értékelő lapokat a szervezeti egység vezetői továbbítják az ellenőrzési osztály részére.
7
3.
Kockázati reakciók
A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az egyes kockázatok értékelését - azok valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján - a kockázatelemzés kritérium mátrix (KKM) segítségével kell elvégezni. A kockázatelemzés kritérium mátri x (KKM) elemzése:
Hatás
Magas
K
M
M
Közepes
A
K
M
Alacsony
A jobb felső részben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó rész kockázatai a legkisebb szintünek minősíthetők. A bal felső, középső és a jobb alsó rész kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A kockázatok azonosítása és értékelése után a közgyűlés elnökének döntenie kell arról, hogy a hivatal stratégiai céljait figyelembe véve a hivatal vállalni tudja az adott kockázatot vagy sem. Amennyiben nem vállalható fel a kockázat, akkor intézkedéseket kell tenni annak csökkentése vagy megszüutetése érdekében. A kockázatkezelési intézkedéseket várható kockázatcsökkentő hatásuk és megvalósítási költségük összevetésével kell értékelni. Az intézkedések közül csak azokat érdemes megvalósítani, amelyek esetében a megvalósítás költsége nem haladja meg az intézkedés megvalósításával elérhető kockázatcsökkentés mértékét. Figyelemmel kell lenni arra, hogy a csökkentő intézkedések ellenére is maradhat egy bizonyos szintü kockázat. Ezek lehetnek: • eredendő kockázat • maradvány kockázat Az eredendő kockázat a beazonosított, de még nem kezelt kockázat, a maradvány kockázat a kockázat csökkentésére tett azonnali intézkedések után még fennálló olyan kockázat, amely a kockázati tfuéshatáron belül helyezkedik el. Alapvetően
• • • •
négy kockázatkezelési stratégia áll a hivatal előtt: kockázat elviselése (pl. válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt), kockázat átadása (pl. biztosítás révén), kockázat kezelése (célja a kockázatok elviselhető szintre való csökkentése), kockázatos tevékenység befejezése (nehezen megvalósítható).
8
A kockázat vállalása döntés esetén is folyamatosan figyelemmel kell kísérni annak változását.
A kockázatcsökkentésre és elkerülésére sok módszer létezik, kezdve az egyszerű
munkaszervezéstől a szerződések módosításáig.
A kockázat átháritása a hivatali kockázatok egy jól körülhatárolt részére, elsősorban a
katasztrófa-kockázatokra adhat megoldást.
A kockázatok folyamatos nyomon követése során rendszeres a kockázati tényezőket.
időközönként
újra kell értékelni
4. Kockázat kezelése (intézkedés végrehajtása) A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A kockázat azonosítással a
megfelelő
válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok
mérsékelhetők.
Kockázatkezelési módok: • Megelőző kontroll Korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat megvalósulásának lehetőségét. (Pl.: adott feladat ellátását csak a felhatalmazott személy végezheti) • Korrekciós kontroll A bekövetkezett, nem kívánt kockázat következményeit módosítják úgy, hogy kisegítő megoldást nyújt a nem kívánt esemény csökkentésére • Iránymutató kontroll A kívánt következmény elérését, bekövetkezését biztosítja. (Pl.: vezetői utasítás) • Felderítő kontroll A nem kívánt esemény bekövetkezését követően fejtik ki hatásukat, így a keletkezett kár, veszteség elfogadása feltétele az alkalmazásának. (Pl: készletellenőrzés)
A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázati tevékenységek esetében a főjegyző kérésére az Önkormányzat Ellenőrzési Irodájának ellenőrei vizsgálódnak, éves jelentést, beszámolót kér. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. Az intézkedések költségét össze kell vetni kockázatcsökkentő hatásukkal, és amennyiben a költség nem haladja meg a hatást, akkor érdemes végrehajtani az intézkedést.
9
5. Kockázati controlling A kockázati intézkedések folyamatos figyelemmel kísérése, a kockázatkezelési intézkedések státuszának és hatékonyságának vizsgálata az intézményvezetőjének és gazdasági vezetőjének feladata. Szükség esetén javaslatot (lehet, hogy intézkedés kellene) tesznek az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. Amennyiben az intézkedések nem érik el a kívánt hatást, azokat módosítani kell, illetve új intézkedéseket kell kidolgozni. A kockázati jelentéseknek ki kell témiük az intézkedések részletes vizsgálatára. A feltárt kockázatokról, hibákról olyan nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a bekövetkezés valószínüségét, az esetleges felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedéseket, valamint a felelős munkatárs megnevezését. 6. A kockázatkezelés
időtartama
A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési koncepció elkészítésének első szakaszaiban kell megkezdeni az adott szervezeti egység vezetőjének. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követni a folyamatokat, frissíteni a kockázat értékelés megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. Kockázat értékelő lapok készítése: készíti: kapja:
intézményvezető és gazdasági vezető az Önkormányzat ellenőrzési osztály
Kockázati jelentés készítése: készíti: kapja:
az Önkormányzat ellenőrzési osztály főjegyző
III. A szabályzat hatálya Jelen szabályzat a Váci Mihály Kulturális Központ szervezeti egységeire vonatkozik. Hatályos: 2012 ........................... .
Nyíreg}"háza, 2012................................. .
Cservenák László mb. igazgató
10
VÁCI MIHÁL y KULTURÁLIS KÖZPONT
SZABÁLYTALANSÁGOK
, , KEZELESENEK
, , ELJARASRENDJE
2012.
A Váci Mihály Kulturális Központ /Nyíregyháza, Szabadság tér 9./
(továbbiakban: költségvetési szerv) szabálytalanságok kezelésének eJjárásrendjét az államháztartásról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) 161. § megfelelően, a következők szerint határozom meg.
1. A SZABÁL YTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJÉNEK CÉLJA, TARTALMA
1.1.
A szabálytalanságok kezelésének célja
Az eljárásrend céJja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eJjárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az intézmény sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzését. A szabálytalanságok kezelésének eljárás rendje része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetési ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
1.2. A szabálytalanságok kezelésének tartalma A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő témákhoz
kapcsolódóan tartalmaz előírásokat:
- a szabálytalanságok fogalma,
- a szabá1ytalanságok észlelése (útvonal),
- az intézkedések, eljárások meghatározása,
- az intézkedések, eljárások nyomon követése,
- a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása,
- jelentési kötelezettség.
2. A SZABÁLYTALANSÁGOK FOGALMA, MEGELŐZÉSE 2.1. A szabálytalanságok fogalma
Szabálytalanságnak nevezzük a korrigálható mulasztásokat, hiányosságokat, a fegyelmi, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekményeket. A szabálytalanság valamely létező: - szabálytól,.
- központi jogszabályi rendelkezéstől,
- helyi rendelettől,
- egyéb belső szabályzattól, utasításról,
- való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti.
A szabályok be nem tartása adódhat: - nem megfelelő cselekményből,
- mulasztásból,
- hiányosságból.
A szabálytalanság bekövetkezhet: - nem megfelelő cselekményből,
- mulasztásból,
- hiányosságból.
A szabálytalanság bekövetkezhet: - az államháztartás működési rendjében, - a költségvetési gazdálkodás valamely területén, - a költségvetési intézmény valamely feladatellátásában 2.2. A szabálytalanságok típusai
A szabálytalanságoknak alapvetően két típusát kell megkülönböztetni: - a szándékosan okozott szabálytalanságokat, valamint - a nem szándékosan okozott szabálytalanságokat A szándékosan okozott szabálytalanságok közé az alábbiakat kell sorolni: - félrevezetés,
- csalás,
- sikkaszás,
- megvesztegetés,
- szándékosan eszközölt szabálytalan kifizetés.
A csalás vagy hamisítás az alábbiakat foglalhatja magában: • adatok vagy dokumentumok manipulálása, meghamisítása vagy • megváltoztatása, eszközök jogellenes eltulajdonítása, • a gazdasági események hatásának eltitkolása vagy kihagyása a • nyilvántartásokból vagy dokumentumokból, • valótlan ügyletek rögzítése, • az érvényben lévő szabályzatok, eljárás rendek tudatos helytelen • alkalmazása. Hiba A "hiba" a kimutatásokban előforduló nem szándékos tévedésre utal.
A hiba az alábbiakat foglalhatja magában: • számszaki vagy eIírási hibák a pénzügyi kimutatásokat • alátámasztó nyilvántartásokban és számviteli adatokban, • tények figyelmen kívül hagyása vagy téves értelmezése. A nem szándékosan okozott szabálytalanságok, közé kell sorolni a
következőket:
• - figyelmetlenségből elkövetett szabálytalanság,
• - nem megfelelő módon és tartalommal vezetett nyilvántartásokból
származó szabálytalanság, • - hanyag munkavégzésből, magatartásból származó szabálytalanság, • - határidő elmulasztása miatti szabálytalanság.
2.3. A szabálytalanságok megelőzése
Kiemeltfigyelmet kell fordítani a következőkre: • - a szervezet megfelelően szabályozott legyen, s a szabályzatok folyamatosan felülvizsgálatra kerüljenek, • - az intézmény a szabályzatok szerint működjön, a működés e tekintetben is folyamatosan ellenőrzött legyen, • - a szabálytalanság esetén történjen intézkedés a szabálytalanság megszüntetésére, a szabálytalanság helyesbítésére, korrigálására.
A
szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az igazgatónak a felelőssége. Az Államháztartási törvényben meghatározott kötelezettség, az igazgatónak a feladata, a költségvetési szerv struktúrájában meghatározott egységek vezetőinek hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának
szabályozottságán keresztül valósul meg. A költségvetési szerv felelősségét, munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. 2.4. A szabályozottság biztosítása
A szabályozottság biztosítása az intézmény vezetőjének feladata. Az intézmény vezetőjének kell gondoskodnia a - belső utasítási rendszerének megfelelően arról, hogy az intézmény valamennyi kötelező, illetve a működést egyébként segítő belső szabályozással rendelkezzen. A szabályok mindig naprakészek, a jogszabályokhoz, illetve a belső szervezeti elvárásokhoz igazodóak legyenek, tartalmukban segítséget nyújtsanak az intézmény feladatainak ellátásához, célkitűzés rendszerének eléréséhez, megvalósításához. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:
• hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, (megelőzés) • keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) az igazgatónak a feladata, amely feladatot az igazgató a költségvetési szervnél kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az adott szervezeti egységek vezetőire átruházhatja.
3. A szabálytalanságok kezelési rendje 3.1. A szabálytalanságok kezelésének fogalma
A szabálytalanságok kezelése: az eljárásrend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, az intézkedések hatásának nyomon követése, a nyilvántartási tevékenység, mely közvetlenül a szerv vezetőjének a feladata. 3.2. Felelősségi szabályok
A szabálytalanságok kezelési feladatainak ellátásába más személyeket is bevonhat.
3.3. A szabálytalanságok kezelési rendje, meghatározásának célja
A
szabálytalanságok
kezelési
rendje
a
szabálytalanságok
(újbóli)
előfordulásának megelőzése.
Az előzetes, a folyamatos, valamint az utólagos vezetői ellenőrzés eszközével a szabálytalanság előfordulása, illetve ismételt felmerülése kivédhető legyen. Az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe kell venni a független belső ellenőrzés érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a mulasztások, hiányosságok, helytelen cselekmények tényeire, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre. A fiiggetlen belső ellenőrzési tapasztalatokat úgy kell hasznosítani, hogy az adott területre meghatározott részletes szabályozással, a szabályozás felelősök megismertetésével, betartatásával, illetve a közvetlen meghatározásával az újabb szabálytalanságok kivédhetőek legyenek. 3.4. Általános elvek
A költségvetési intézmény vezetőjének gondoskodnia kell arról, hogy az első szintű pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének, és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságokat elkerüljék. Az intézmény azon tevékenységeire, működési folyamataira, ahol a szabálytalanságok előfordulásának kockázata magas, külön figyelmet kell szentelni. 3.5. A szabálytalanságok kezelési rendjébe tartozó feladatok
A szabálytalanságok kezelési rendjébe az alábbi feladatok ellátása tartozik: - a szabálytalanságok észlelése,
- intézkedések, eljárások meghatározása, - intézkedések, eJjárások nyomon követése, - a szabálytalanságok és a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása.
3.5.1. A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetöi ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. • Az intézmény valamely munkatársa észlel szabálytalanságot a) Amennyiben a szabálytalanságot a gazdasági iroda munkatársa észleli, köteles értesíteni a gazdasági vezetőt. Amennyiben a szabálytalanságot a titkárság munkatársa észleli, köteles értesíteni az igazgatóhelyettest. b)Amennyiben a gazdasági vezető, illetve az igazgatóhelyettes az adott ügyben érintett, a munkatársnak az igazgatót, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.) Az a) pontban megfogalmazottaknak megfelelően értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről értesíti az igazgatót. Az igazgató kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. • Az igazgató észleli a szabálytalanságot:
Az igazgató, illetve a gazdasági vezető és igazgatóhelyettes észlelése alapján
a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni
a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
• Az intézmény belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot:
Amennyiben az intézmény belső ellenőrzési tevékenysége során
szabálytalanságot tapasztal, a 370/2011. (XII. 31.) Korm. Rendelet
rendelkezéseinek megfelelően jár el. A vizsgált szervezeti egységnek
intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján,
az intézkedési tervet végre kell hajtania, és erről az igazgatónak be kell
számolnia.
Külső .ellenőrzési
szerv észleli a szabálytalanságot:
külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az
ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve
fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy
• A
hiányosság gyanúja esetén ellenőrző szervezet működés ét szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ. KEHI, PM, APEH). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell kidolgozni, majd pedig végrehajtania. (A külső ellenőrző szervezetnek joga van arra, hogyaszabálytalanságokkal kapcsolatban saját maga indítsa meg az eljárást, illetve, hogy a felügyeleti szervnél kezdeményezze egyes eljárások megindítását.)
3.5.2. AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK MEGHATÁROZÁSA
A feltárt szabálytalanságok megszüntetése, illetve a szabálytalanságok
orvoslása, a hibák kijavítása, a hiányosságok pótlása mind-mind intézkedést,
illetve valamilyen eljárást tesz szükségessé.
Az intézkedések megtételéért, az eljárások meghatározásáért elsősorban az
intézmény vezetője tartozik felelősséggel, aki e felelősségét megoszthatja más
területek vezetőivel.
Az intézkedések alapvetően két csoportba oszthatók:
- külső szerv bevonását indokoló intézkedések (pl.: feljelentés büntető ügyben,
szabálysértési ügyben)
- intézményen belül megoldható intézkedések.
A szerven belül megoldható intézkedések azok, amelyek nem zárulnak le
egyszeruen, hanem tényleges, többrétegű feladatellátást indokolnak.
A szerven belüli intézkedések sora a következő:
- tényállás tisztázása (ez történhet akár fegyelmi ügy keretében is),
- a tényállás megállapítása alapot adhat további vizsgálatok
megindítására és elvégzésére,
- a tényállás teljes tisztázása és az esetleges további vizsgálatok
eredményeképpen a szükséges válaszintézkedések meghatározása,
- a válasz intézkedések hatásának áttekintése, majd
- a megfelelő intézkedés megtétele.
3.5.3.AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK NYOMON KÖVETÉSE
Kiemeit feladat az, hogy az észlelt, feltárt szabálytalanságok ismételt előfordulási lehetőségét kiküszöböljék, azaz felderítsék azokat akörülményeket, helyzeteket, amelyek hasonló szabálytalanságok előfordulását lehetővé teszik.
Az ilyen helyzetek kiküszöbölésére a folyamatba épített ellenőrzés rendszerében kiemelt hangsúlyt kell fektetni.
előzetes
és utólagos
Indokolt esetben a szerv vezetője elrendelheti a feltárt szabálytalansággal kapcsolatos belső ellenőrzés végrehajtását is. Az igazgató a feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) során:
• nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét; • figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását; • a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további "szabálytalanság lehetőségeket" beazonosítja, (témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. • Ha az eljárás nem az intézkedés szerint történik, akkor az igazgató
javaslatot tesz a szükséges intézkedések megtételére.
4. A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA Az igazgató feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során:
• a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok
nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik;
• egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; • nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;
5. JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG
által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie.
A
belsőellenőrzés
Az igazgatónak az éves ellenőrzési jelentésben kell számot adnia a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési
tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készíteni e és az igazgatót tájékoztatni kell.
A
külső ellenőrzés
6. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Az intézményben az intézményvezetőnek kell gondoskodnia, hogy a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében foglalt előírásokat az érintett munkatársai megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven (megismerési nyilatkozaton) aláírásukkal igazolják.
Nyíregyháza, 2012 ............................ ..
Cservenák László mb. igazgató
Szabálytalanság dátuma Szabálytalanság megnevezés
I
Szabálytalanság iratainak megnevezése
> cit.>
IS
= c" =, -< = = := =, =
cit.>
(JCI (JCI
Szabálytalanság iratainak iktatószáma
-5"
"'CI n
-=-=cit.>
e
I Szabálytalansággal kapcsolatosan megtett intézkedések
ecit.> ('II
=, =, "'I
---..:= cit.>
('II,
IS
Szabálytalansággal kapcsolatosan megtett intézkedés dátuma
~ CI.
('II,
cit.>
'-"
-.=. :=
"<
-= . ~
I
:=
I-
Szabálytalanság megszűntetésének
I
dátuma
::l
= cit.>
=
.... ~
a
~ ('II
( 'II,
I
-
Megismerési nyilatkozat A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Szegöné Türk Mária Tóth Róbertné
Beosztás szakmai munkatárs gazdasági
Kelt
2012. 03. 20. 2012. 03. 20.
ügyintéző
Gergely Józsefné
gazdasági
2012.03.20.
ügyintéző
Nagy Márk Bodnár Sándorné Horváth Magdolna Zatureczky Orsolya Harman Beáta Gurbán Gyöngyi Gerliczki Zoltán
szakmai munkatárs szakmai munkatárs szakmai munkatárs szakmai munkatárs szakmai munkatárs szakmai munkatárs szakmai munkatárs
2012.03.20. 2012.03.20. 2012.03.20. 2012. 03. 20. 2012. 03. 20. 2012.03.20. 2012. 03. 20.
Aláírás
