1/8. az. melléklet
Ellenőrzési nyomvonal PÁLYÁZATOKKAL KAPCSOLATOS FELADATOK VÉGREHAJTÁSÁRA UTÓFINANSZÍROZÁS ESETÉN Előkészítés az egyes feladatok tartalmi leírása
Keletkező dokumentumok
Felelősök/ kötelezettség váll.
Gazdasági Program, Pályázatok kiírásaira, Fejlesztési koncepció, elemzések, egyéb Képv.-testületi hatékonysági döntések, vizsgálatok stb költségvetési szerv készítése, vezetői SZMSZ döntéselőkészítés
---
Jegyző, gazdasági vezető
Döntés a pályázati kiírásra, a testületi ülésr való döntéselőkészítéshez pályázatok felelőseinek kijelölése
Gazdasági Program, Projektmenedzser, Fejlesztési koncepció, Projekt pénzügyi egyéb Képv.-testületi menedzser kijelölése, dotnések, projekt költségvetési szerv döntéselőkészítésének SZMSZ-e, MT, KTV összeállítása
megbízási szeződés, kinevezés, kinevezés módosítása,
jegyző
Képveselő-testület döntésének előkészítése, döntés a pályázat beadásáról
Gazdasági Program, testületi anyag pályázat Képviselő-testületi Fejlesztési koncepció, beadásáról, előterjesztés, egyéb Képv.-testületi költségvetési rendelet Költségvetési döntések, SZMSZ-e, módosítása rendelet Ötv,. Áht., 217/1998. módosításának Korm.rend.Pályázati előterjesztése Szabályzat
Sorsz
Tevékenységek
1.
Pályázat figyelés vezetői döntések előkészítése
2.
3.
Jogszabályi alap
Projektmenedzser, gazdasági vezető
Határidő
Pályázati kiírásnak megfelelő ütemezés szerint
Ellenőrzés/érvénye- Utalványozás/elle sítés njegyzés Vezetői értekezlet döntése
Pénzügyi teljesítés
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Könyvvezetésben való megjelenítés, elszámolási feladatok Nem értelmezhető
döntésnek munkajogi Pénzkezelési bérfizetésben való Beadást követő hónaptől megfelelően, pályázati dokumentum szabályzatban szabályok szerint elkülönített kiírást szem előtt érvényesítése, MÁK- meghatározottak nyilvántartásba való tartva hoz való továbbítása alapján munkajogi könyvelés a dokumentum bérterhelésből TTG ellenjegyzése könyvelőprogramból elérhető költségvetési rendeletet érintően döntésben megjelölt tesütleti ülésre vonatkozó határidő, a pályázat beadást érintő előrterjesztés az azt megelőző 3 nap
1
Jegyző
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
pályázatok ellenőrzési nyomvonala
1/8. az. melléklet Sorsz
4
Tevékenységek
Jogszabályi alap
Előkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása
Keletkező dokumentumok
Pályázati Számviteli nyilvántarási szám Szabályzatban Pályázat pénzügyi, Számviteli Politikában Szabályzatok megadása, az számviteli módosítása, elkülönített foglaltaknak nyilvántartásba való Könyvelőprogramban nyilvántartásból megfelelően felvétel az elkülönített adatszolgáltatás nyivántartás kialakítása biztosítása
Felelősök/ kötelezettség váll.
Határidő
Ellenőrzés/érvénye- Utalványozás/elle sítés n-jegyzés
Pénzügyi teljesítés
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Gazdasági vezető
Pályázat kiírásában pályázat 3 Projektmenedzser, szereplő feladatok példányban a pénzügyi menedzser hiánytalan kiegészítő végrehajtása, a melléletekkel együtt pályázat elkészítése, pályázati adatlappal a szükséges ellenőrzési pontok biztosításával.
Könyvvezetésben való megjelenítés, elszámolási feladatok
elkülönített nyilvántartásba való könyvelés lehetősége paraméter adattárakban való felvezetés TTG könyvelőprogramból elérhető
A pályázat elbírálásáról szóló értesítést átvételét követő 5 nap
Pénzügyi csoport vezető
Pályázat beadását megelőző nap
Pénzügyi csoport vezető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
5
Pályázat beadása
Képviselő -Testület döntéséről szóló határozat, Pályázati Szabályzat
6
Pályázatról való döntésről szóló értesítés megérkezése
Iratkezelési Szabályzat, Pályázati Szabályzat
Iktatás, értesítések Értesítés átadása pénzügyi másolatának , menedzser, a eredeti nyilvántartáshoz és a dokumentumon való pénzügyi számviteli átadása- átvétele, a nyilvántarásba vételhez szabályzat szerint
Projektmenedzser
Legkésőbb értesítés iktatását követő napon
Nem értelmezhető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
7
Nyertes/vagy nem nyertes pályázat nyilvántartásba való felvezetése
Pályázati Szabályzatban foglaltaknak megfelelően
A szerződés Az elvégzett feladat munkatervében foglalt szakmai átvétele, szakmai teljesítés annak igazolása
Az adott feladatért felelős személy
Értesítés átvételét követő 3 nap
projektmenedzser
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
2
pályázatok ellenőrzési nyomvonala
1/8. az. melléklet
Sorsz
8
9
10
11
Tevékenységek
Támogatási szerződéskötés
Költségvetési rendeletben a pályázatban foglalt teljes előirányzat biztosítása
Jogszabályi alap
Előkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása
Keletkező dokumentumok
Felelősök/ kötelezettség váll.
Határidő
Képviselő -Testület döntéséről szóló Támogatási szerződés Aláírásra elkészített határozat, döntésről előkészítése, Projektmenedzser, támogatási szóló értesítés, mellékleteinek pénzügyi menedzser szerződés Irányító Hatóság biztosítésa eljárási rendeje
Aláírt támogatási szerződés
Közbeszerzési eljárás Közbesz. Tv., helyi lefolytatása szabályzat,
Ptk., Áht, 217/1998. Kivitelezése Korm.rend Pályázat szerződés megkötése Támogatási Szerződése
Irányító hatóság eljárási rnedjének megffelelően
Költségvetési rendeletben a Költségvetési Projektmenedzser, megelőlegezett rendelet módosítés pénzügyi menedzser támogatásra vonatkozó előterjesztése előirányzat biztosítása
a közbeszerzési Kivitelezési elljárás lefolytatása a szerződéskötést páylázatban megjelölt nyert páylázóról feladatra szóló dokumentum
azonnal, projekt indításának megfelelően áljon rendelkelzésre az előirányzat
A pályázatnak megfeleő ütem tartásának biztosításával
A közbeszerzési eljárást lefolyató
A pályázatban vállalt Szerződés, Projektmenedzser és Projekt feladat elvégzéséhez kötelezettségvállalá a kötelezettségvállaló végrehajtására szükséges szerződés s vonatkozó ütemezsé egyes pontjainak értelmében meghatározása
3
Ellenőrzés/érvénye- Utalványozás/elle sítés n-jegyzés
Pénzügyi teljesítés
Könyvvezetésben való megjelenítés, elszámolási feladatok
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Kötelezettségvállalás nyilvántartásba történő felvezetés, a nyilvántartásban megtalálható
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
A döntést követően az elkülönített számviteli nyílvántartásban az előirányzatok a döntésnek megfelelő könyvelése A TTG könyvelőprogramban megtalálható
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Aláírást követően a pénzügyi csoportnál vezetett kötelezettségvállalás nyilvántartásában kell felvezetni a nyilvántartásban megtalálható
pénzkezelési szabályzatban foglaltak alapján
Jegyző
Jegyző
Jegyző
pályázatok ellenőrzési nyomvonala
1/8. az. melléklet
Sorsz
Tevékenységek
12
Szerződés szerinti teljesítés elfogadása. munka átvétele, műszaki ellenőrzés jóváhagyása
Jogszabályi alap
Előkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása
Keletkező dokumentumok
Aláírt kivitelezései szerződés
műszaki ellenőrzés alapján a munta minősítése, a teljesítés elfogadása
Teljesítést igazoló dokumentum, az eljárási rndnek megfelelő formátumban.
Felelősök/ kötelezettség váll.
Projetmenedzser
Határidő
Projekt végrehajtására vonatkozó ütemezsé értelmében
Ellenőrzés/érvénye- Utalványozás/elle sítés n-jegyzés
Pénzügyi teljesítés
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Könyvvezetésben való megjelenítés, elszámolási feladatok Nem értelmezhető
Szakmai teljesítést igazoló , projekt pénzügyi menedzsere Nem értelmezhető Nem értelmezhető
A nyilvántartás kövezkező sorszámának megjelenése a számlán
13
Kivitelezési számla Aláírt kivitelezései A beérkezett számlák befogadása, szerződés, teljesítés nyilvántartásában való nyilvántartásba vétele igazolás felvezetése
14
A számla átadás a Számlán vagy külön projekt pénzügyi dokumentálva a számla átvételétől Számla teljesítésének Aláírt kivitelezései menedszerének, aki a projekt pénzügyi teljesítés igazolás számított 3 igazolása, számla szerződés, teljesítés számlát a pénzkezelési menedzser, pénzügyi ténye, munkanap, legkéőbb kifizetése igazolás szabályzatban ügyintéző utalványrendelet, fizetési határidő meghatározottak átutalás szerint igazoltatja
Nyilvántartást vezető pénzügyi dolgozó
a számla átvételét követő nap
A nyilvántartás kövezkező sorszámának megjelenése a számlán, a nyilvántartásban megtalálható
Gazdasági vezető
Nem értelmezhető
Gazdasági vezető/pénzügyi menedzser
Pénzkezelési szabályzat szerint
Legkésőbb fizetési határidő napja előtti munkanap
Nem értelmezhető
15
Adott főkönyvi nyilvántartásba való könyvelése, szükséges analitikus nyilvántartésba való felvezetése, állományváltozások nyilvántartásba vétele
Banki kivonat
A banki kivonathoz a kifizetést igazoló számviteli bizonylatok számviteli Gazdasági vezető/ utalványrendeleten Banki kivonat csatolása, csop.vez/főkönyvi főkönyvi könyvelő/ a könyvelés megérkezését követő könyvelőprogramban könyvelő/ analitikus dokumentálása 5 munkanap az elkülönített analitikusnyilvántartó nyilvántartó nyilvántartásban való könyvelése
4
Pénzkezelési szabályzat szerint
Elkülönített főkönyvi nyilvántartásban a teljesítés megjeleníthető, a pl. beruházás analitikus nyilvántartásban részletes akatokkal megtalálhlató
pályázatok ellenőrzési nyomvonala
1/8. az. melléklet
Sorsz
Tevékenységek
16
Pályázati nyilvántartásba való felvezetés pályázat kiírójának eljárási rendje alapján
17
Porta/Pályázat/ pénzügyes adatlapra felvezetése
Jogszabályi alap
Előkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása
Számla, Főkönyvi könyvelés, banki kivonat
Kifizetett számla felvezetése pályázati eljárási rend szerint vezetett pénzügyi jelentésébe
Számla, Főkönyvi könyvelés, banki kivonat
Kifizetett számla felvezetése pályázati eljárási rend szerint vezetett pénzügyi jelentésébe
Keletkező dokumentumok
Pénzügyi jelentés vagy részjelentés
Pénzügyi jelentés vagy részjelentés
Felelősök/ kötelezettség váll.
Határidő
Ellenőrzés/érvénye- Utalványozás/elle sítés n-jegyzés
Pályázat pénzügyi menedzser
pályázati eljárási rend szerint, a támogatás leigénylésének Gazdasági vezető lehetőségei szerinti legrövidebb időn belül
Pályázat pénzügyi menedzser
pályázati eljárási rend szerint, a támogatás leigénylésének Gazdasági vezető lehetőségei szerinti legrövidebb időn belül
Pénzügyi teljesítés
Könyvvezetésben való megjelenítés, elszámolási feladatok
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Nem értelmezhető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
18
Az elkülönített nyilvántartásban Egyeztetés a Számvitei folyamat könyvelt, pályázattal pályázati nyilvántartás szabályai, kapcsolatos teljesítések a porta nyilvántarás Számlarend, és előirányzatok és a főkönyvi Pályázatok egyezőségének könyveléssel és Szabályzata biztosítása a Költségvetési Költségvetési költségvetési Rendelettel Rendelet rendelettel, a pályázati elszámolással és a porta nyilvántartással
19
Pénzügyi jelentés, Támogatás zárójelentés, igénylésének céljából a kapcsolódó pénzügyi jelentéshez a pénzügyi jelentés dokumentumok kapcsolódó Eljárási rendnek vezetéséből illetve az közreműködő elszámoláshoz mlegfelelő pénzügyi elszámolás eljárási hatóságnak való szükséges jelentés készítése rendje értelmében továbbítása, dok.csatolása, támogatás igénylése, megküldése az irányító bani jóváírása hatósághoz.
A TTG könyvelőprogramból kinyomtatott főkönyvi kivonat, és pénzforgalmi jelentés amelyen dokumentálva az egyeztetés ténye és az egyezőség
Projekt pénzügyi menedzser
Projekt pénzügyi menedzser
Tárgyhót, követő 10ig, projektzárás esetén záróbeszámoló beküldését megelőzően.
Gazdasági vezető
pályázati eljárási rend szerint, a támogatás leigénylésének Gazdasági vezető lehetőségei szerinti legrövidebb időn belül
5
Havonta lefőzendő, a pénzügyi dokumentumok közé, a pénzügyi menedzsernél megtalálható
Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak alapján
Pénzkezelési A Támogatás összege az Szabályzatban elkülönített számviteli foglaltak alapján nyilvántartásba könyvelésre kerül, az egyéb, fent említett nyilvántartásokba is megtalálható
pályázatok ellenőrzési nyomvonala
1/8. az. melléklet
Sorsz
20
21
Tevékenységek
Könyvvizsgálat
Jogszabályi alap
Ötv,. Áht., 217/1998. Korm.rend.,249/2000. Korm.rend.az adott pályázatra vonatkozó könyvvizsgálati kötelezettségre vonatkozó szabályok
Előkészítés ill. az egyes feladatok tartalmi leírása
A Polgármesteri Hivatal könyvvizsgálatára vonatkozó ellenőrzések biztosítása , amelyben szerepel a pályázatok bizonylataira, könyvelésére vonatkozó ellenőrzés is. E mellett biztosítani kell szükség szerint az elkülönített pályázat elszámolás könyvvizsgálatát is.
A Pályázati Az ellenőrzés részére szabályzatban, illetve biztosítani kell a Projekt ellenőrzése a projekt eljárási pályázat végrehajtó hatóság, rendjében valamint a elszámolásának, belső ellenőrzés pályázatra vonatkozó végrehajtásának szabályok szerint alátámasztását
Keletkező dokumentumok
Felelősök/ kötelezettség váll.
Határidő
Ellenőrzés/érvénye- Utalványozás/elle sítés n-jegyzés
Pénzügyi teljesítés
Nem értelmezhető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
Pályázat elszámolási dokumentumaként a vizsgálati jelentés a pályázat pénzügyi elszámolásában megtalálható
Nem értelmezhető
Nem értelmezhető Nem értelmezhető
pályázat pénzügyi elszámolásában megtalálható
A Polgármesteri Hivatal adott évre vonatkozó általános szabályok könyvvizsgálói Projekt menedzser, szerint, valamint a záradék, az ehhez Pénzügyi menedzser, porjekt eljárási tartozó ellenőri Gazdasági vezető rendjére vonatkozó jelentések időpont Elkülönített pályázat könyvvizsgálatáról készült jelentés
jelentések, jegyzőkönyvek
általános szabályok Projekt menedzser, szerint, valamint a Pénzügyi menedzser, porjekt eljárási Gazdasági vezető rendjére vonatkozó időpont
6
Könyvvezetésben való megjelenítés, elszámolási feladatok
pályázatok ellenőrzési nyomvonala
