Buurtcoöperatie Nobelhorst Verslag Algemene Ledenvergadering 26 mei 2015 Aanwezige leden L. Zuur - D. Schutte - L. Walsteijn - M. Jonker - J. Voskamp - A. de Vreede - M. de Vries - M.C. Vyent- S. Vos - G. Vos - E. Tool - J. Struiken - N. Schmidt - N. Scheide-Linnekamp - M.P. Steenman - J.J. Boomsma - G. Den Braver - J. v/d Berg - R.P. van Eijk - M. Baudoin - B. Bolognese - H.F. Danenberg S.M.P. Groote Wolthaar - J. Huisman - C.M. Roos - M.B. de Haas - R. Jansen - H.V. van Koningsveld D.Kandhai - V. v/d Hijden - I. van der Linden - N. Nietveld - S.B. Nielsen - M. en V. Plugge - K. Pool - M. Peters - R.J. Oost - S. de Ruiter - S. Roepa - J.A.E. Strating - M. Splinter - S. Salim - H.S. Salim - J. Stijnman W. (lijst is een weergave van de bewoners per adres aan wie een stembiljet is uitgereikt. Per adres waren soms meer bewoners aanwezig of andere bewoners dan de bovengenoemde personen) Opening en vaststelling agenda Het bestuur, bestaande uit Jan Voskamp, voorzitter en Miranda Jonker, secretaris/penningmeester heet iedereen welkom voor de vijfde ALV. De vergadering en de agenda is voorbereid met de Pioniersgroep. Tijdens de opening is de agenda doorgesproken en vastgesteld. Tijdens deze vergadering moet er worden gestemd over 9 voorstellen. De stemmen zijn verzameld middels stembiljetten, deze zullen in de pauze van de vergadering geteld worden. De tellers hebben zich vrijwillig aangemeld en mochten geen familie zijn van de degene die zich voor de verkiezingen kandidaat hebben gesteld. De uitslagen worden tijdens de vergadering besproken en de uitslag zit bij punt 14 in dit verslag. Mededelingen - De buurtcoöperatie telt momenteel 162 leden (adressen waarvoor de entreebijdragen betaald is). Er is afgesproken dat wanneer er meer dan 165 leden zijn er verkiezingen zullen plaatsvinden om een nieuw bestuur te kiezen en het huidige bestuur zullen vervangen. In oktober/november 2015 zal er uit leden van de coöperatie een nieuw bestuur gekozen worden in de ALV. - Beroemde schrijver Redmond O’Hallon komt ongeveer een half jaar in de nok van de Melkfabriek wonen en heeft de opdracht van gemeente Almere gekregen om een roman te schrijven over Almere en we hopen dat hij over daarin ook over Nobelhorst een mooi stuk zal schrijven. Verslag ALV 5 november 2014 (Agendapunt 1) Er zijn later aanvullingen geweest op de notulen van 5 november 2014. Deze zijn aangepast en door Miranda in de week van 25 mei opnieuw gepubliceerd. Miranda vraagt akkoord aan de leden voor de notulen van 5 november 2014. De leden gaan akkoord, waarmee de notulen zijn vastgesteld. Jaarverslag (Agendapunt 2) OV- groep: Heeft afgelopen jaar één vergadering gehad om de tijden bij te stellen en het gebruik van het busje te evalueren. Momenteel zijn er geen financiële middelen beschikbaar om het busje frequenter te
laten rijden. Aangezien er een aantal leden van de OV-groep hebben opgezegd zijn nieuwe leden welkom. Je kunt je hiervoor aanmelden bij Miranda Jonker. Binnen 2 weken na 26 mei 2015 komt de OVgroep weer bij elkaar met Connexxion en de gemeente (geplande datum 16 juni). Pioniersgroep: Heeft het bestuur met raad en daad flink bijgestaan het afgelopen jaar. Gelukkig is er een breed spectrum aan expertise aanwezig in de pioniersgroep om dit professioneel te kunnen doen. Moestuingroep: Is heel actief geweest en de moestuinen zijn uitgebreid tot 23 in totaal. Deze worden volop gebruikt. Er was een wachtlijst voor 2 tuinen en er is besloten dat er wordt uitgebreid met nog eens 5 tuinen waardoor er in totaal 28 tuintjes zijn. De nieuwe tuintjes worden z.s.m. aangelegd op de o.a. de archeologische vindplaats. Facebookgroep: 161 leden zijn momenteel aangemeld. Energiegroep: Zaterdag 30 mei is de dag van groene initiatieven in Nobelhorst. De energiegroep gaat kijken hoe wij als wijk hierin kunnen meedoen. Er zijn plannen om een energie coöperatie op te zetten. Concept jaarrekening 2014 (Agendapunt 3) Ter toelichting op de vragen omtrent de opgelegde vennootschapsbelasting à € 634,00 in 2013 en de verwachte afdracht 2014 aan de Belastingdienst: Het bestuur is geadviseerd door zowel de Belastingdienst als fiscalisten van de gemeente Almere en Ymere een andere meer passende rechtsvorm voor deze en volgende buurtcooperaties te kiezen. De belastingdienst merkt de buurtcooperatie aan als vennootschapsbelastingplichtige onderneming. De consequenties hiervan zijn vanuit financieel oogpunt voor onze leden groot vanwege de heffing van vennootschapsbelasting over de te ontvangen entreebijdrage en de maandelijkse contributie. De aard van onze buurtcooperatie en de wijk is experimenteel en er is niet voorzien dat we vennootschapsbelasting zouden moeten gaan betalen. Derhalve zal de Coöporatie omgezet gaan worden naar een gewone vereniging. Alle aanwezigen stemmen in met de omzetting van de rechtsvorm. Het bestuur zal dit met de notaris verder afhandelen. Voor de jaarrekening 2013 en 2014 is besloten dat de Stuurgroep Nobelhorst de belasting afdracht compenseert (de helft door Ymere en de andere helft door de gemeente Almere) zodat het niet de bewoners (indirect) belast. Bianca Bolognese vraagt de leden te stemmen voor of tegen akkoord op de jaarrekening via het stembiljet. De uitslag is te na te lezen aan het eind van deze notulen. Voorstel uitstel jaarrekening (Agendapunt 4) Het voorstel is dat de jaarrekening wordt uitgesteld i.v.m. de aanpassing voor de vennootschapsbelasting. Bovendien heeft vorige week pas de verrekening plaatsgevonden voor het water en energie verbruik. Er is nog geen kas commissie controle geweest, aangezien er heel veel administratie verzet moest worden. Bianca Bolognese vraagt de leden te stemmen via het stembiljet aan te geven of er een akkoord is voor uitstel van de jaarrekening. Zodra de jaarrekening compleet is, is het idee om via de gesloten FB groep via een stemknop de opties te geven om een definitief akkoord te geven. Er is een FAQ (frequently asked questions / veelgestelde vragen) aanwezig en mochten er nog vragen zijn kunnen ze gesteld worden. In de vergadering zijn er geen vragen gesteld.
Vraag van Loes Walsteijn: graag een toelichting op de kosten voor de firma Duynker; Antwoord van Jan Voskamp: Dit betreft de elektricien die de stoppenkast heeft aangepast en uitgebreid in de buurtschuur. Voorstel, kieslijst en verkiezingen kascommissie (Agenda punt 5,6 en 7) Aangezien Bianca Bolognese betrokken is bij de kasadministratie en Ron van Eijk niet herkiesbaar is, is er ruimte om twee nieuwe leden aan de kascommissie toe te voegen. Sacha de Ruiter en Hozjin Salim stellen zich verkiesbaar en Roos Oost heeft aangeboden te ondersteunen waar nodig. Er zijn 2 leden nodig en 2 leden hebben zich verkiesbaar gesteld. Miranda stelt dan ook vast dat er niet gestemd hoeft te worden aangezien er slechts twee personen zich verkiesbaar hebben gesteld en er twee posities zijn. Kieslijst pioniersgroep (Agendapunt 8 en 9) De huidige pioniersgroep zal de verkiezingen voor een nieuw bestuur in het najaar voorbereiden. Voor nu kiezen we nieuwe leden voor de pioniersgroep, waarbij uit elke wijk twee leden vertegenwoordigt zullen zijn. Jan Voskamp vraagt de kandidaten op te staan zodat we een gezicht bij de naam hebben. De aanwezige leden zijn gevraagd op het stembiljet maximaal twee namen aan te kruisen. Jan Voskamp vraagt de leden te stemmen via het stembiljet. De uitslag is te na te lezen aan het eind van deze notulen. Voorstel gemiste inkomsten Bianca Bolognese Besluitvormend (Agendapunt 10) Door de opstartproblemen van de coöperatie zijn we een aantal betalingen misgelopen. Het voorstel van het bestuur is om het huidig openstaand saldo af te boeken. Het gaat om bedragen die niet gefactureerd zijn door administratieve opstart van de buurtcoöperatie. De keuze hiervoor is gedaan omdat het in de opstartfase eenmalig is voorgekomen en effect heeft op de jaarrekening die binnenkort definitief gesloten moet gaan worden. Er is aan de aanwezige leden gevraagd te stemmen over dit punt. De uitslag is na te lezen aan het eind van deze notulen. Verslag werkgroepen (Agendapunt 11) Is behandeld bij agendapunt 2. Voorstel uitgavenbeleid Jan Voskamp Besluitvormend (Agendapunt 12) Momenteel heeft het bestuur van de buurtcoöperatie de bevoegdheid om tot een kwart van het vermogen van de coöperatie uit te geven, zonder vooraf toestemming te vragen aan de ALV. Voorstel van Loes Walsteijn is om het bedrag te maximeren. Dit zal dan moeten worden aangepast in de statuten. Mocht het zo zijn dat het bestuur zonder consultatie van de ALV besluit meer geld uit te geven, kan het zo zijn dat zij persoonlijk verantwoordelijk worden gehouden voor de uitgaven. Voorstel aan de ALV is om te stemmen of we het eens zijn om de uitgaven te limiteren tot € 300.- of € 500,-. Gevraagd is de keuze aan te geven op het stembiljet en achter het stemhokje aan te geven voor welk bedrag het bestuur zonder toestemming ALV zou mogen uitgeven. Er is een vraag vanuit de zaal gesteld over hoe vaak het zal gebeuren dat er (meer dan ) € 500,uitgegeven zal worden. Dit is minimaal, maar het kan natuurlijk voorkomen dat er calamiteiten uitgaven
zijn, waarbij snel beslissingen genomen moeten worden. Voorbeeld is: storm zorgt ervoor dat het dak van de buurtschuur waait...... Jan Voskamp vraagt de leden te stemmen via het stembiljet. De uitslag is na te lezen aan het eind van deze notulen. Voorstel kosten gebruik buurtschuur (Agendapunt 14) Het is de bedoeling dat de buurtschuur tegen een gebruiksvergoeding is af te huren voor privégelegenheden en voor sociale gelegenheden die de buurt aangaan gratis zouden moeten zijn. Voorbeeld van een sociale gelegenheid is: Buurtontmoeting of burendag Er is hiervoor een reglement beschikbaar via facebook. Vraag van Loes Walsteijn: Loes geeft aan dat een deel van haar voorstel en agendapunt verwijderd is uit dit voorstel. Zij kent enige leden die de gratis toegang tot de buurtschuur ontzegt zijn en wil derhalve dat wanneer dit weer voorkomt, de ALV alsnog de toegang kan toekennen en het voorval besproken wordt in de ALV. Het gaat hier om sociale activiteiten tussen en met buurtbewoners. Antwoord van Jan Voskamp: Het is niet de bedoeling om de ALV over dit soort zaken besluiten te laten nemen, omdat we dan over veel onderwerpen in ellelange discussies kunnen raken. Het bestuur neemt in geval van discussie een besluit. Echter omdat het nu alsnog is voorgedragen doet Jan Voskamp het verzoek aan de leden om op het stembiljet de toevoeging te plaatsen of het lid wel of niet voor deze aanvulling op het voorstel is. Zeggende dat bij een afwijzing voor gratis gebruik van de buurtschuur de ALV alsnog het gebruik kan toewijzen of dat de ALV hier niet in betrokken wordt. Jan Voskamp vraagt de leden te stemmen via het stembiljet. De uitslag is na te lezen aan het eind van deze notulen. Voorstel debiteurenbeheer (Agendapunt 15) In de procesafspraken met betrekking tot niet betalende leden is het voorstel om niet een incassobureau of deurwaarder in te schakelen in verband met het welzijn van onze buurt. De debiteuren met achterstand krijgen 2x een herinnering en daarna een schorsing, waardoor er geen gebruik meer gemaakt kan worden van de buurtcoöperatieve faciliteiten. Na betaling van de openstaande vordering(en) is de debiteur weer welkom. Via de vertrouwenspersoon Sebastiaan Voskamp is het mogelijk om een betalingsregeling te treffen. Ter informatie betreft privacy van leden (Agendapunt 13) Dit agendapunt kwam iets later aan de orde dan gepland. Naar aanleiding van verzoeken over persoonlijke informatie over leden zoals welke personen een betalingsachterstand hebben voor de maandelijkse contributie: De buurtcoöperatie en haar bestuur houdt zich aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en publiceert en deelt geen persoonlijke informatie met derden zonder toestemming van de desbetreffende persoon. Een aanvullende informatievraag vanuit de zaal: Wat als je echt niet kunt betalen door bepaalde omstandigheden? Antwoord: Via de vertrouwenspersoon en het bestuur zou er in overeenstemming een betaling in natura kunnen plaatsvinden. Dit is een mogelijkheid in de statuten van de buurtcoöperatie.
Bianca vraagt de leden hiervoor of tegen te stemmen via het stembiljet. De uitslag is na te lezen aan het eind van deze notulen. Toehoorders vergaderingen en voorziening debiteuren (Agendapunt 16) Deze punten zijn ingebracht door Loes Walsteijn en door de pioniersgroep aangenomen om in de ALV voor te stellen. Het is de bedoeling dat iedereen als toehoorder de vergaderingen van de pioniersgroep kan bijwonen. Ook zijn er formats opgesteld om bijvoorbeeld de notulen van de pioniersgroep in op te maken, zodat er meer uniformiteit ontstaat. Loes Walsteijn merkt op dat de bezwaarmogelijkheden via de ALV uit het voorstel is weggehaald. Antwoord: I.v.m. bureaucratie is dit punt er inderdaad door de pioniersgroep uitgehaald. Vraag uit de zaal of het voorheen niet mogelijk was als toehoorder de vergadering bij te wonen. Antwoord: dit is altijd mogelijk geweest. Loes Walsteijn merkt op dat het nodig is dat alle regels goed vastgelegd worden. Jan Voskamp vraagt de leden te stemmen via het stembiljet. De uitslag is na te lezen aan het eind van deze notulen. Voorstel voorziening crediteurenbeheer (Agendapunt 17) Bianca Bolognese vraagt de ALV om akkoord op de jaarrekening voor het onderdeel voorziening debiteuren. De vergoeding van de wethouder en Ymere voor de door belastingdienst opgelegde vennootschapsbelasting moet nog worden verwerkt in jaarrekening 2014. Zie voor verdere toelichting ook agendapunt 3. PAUZE 20:30 zestal vrijwillige tellers tellen de stemmen. De tellers zijn: Virginia Plugge, Jutha van den Broek, Nadja Schmidt, Jessie Struiken, Netty Woons en Maartje Vos.
Uitslag stemming onderwerp
e e n s
o n e e n s
o n t h o u d i n g
2. 4. 5. 9. 10. 11. 13.
Jaarverslag Voorstel uitstel jaarrekening Voorstel kascommissie Verkiezing pioniersgroep Voorstel gemiste inkomsten Voorstel uitgavenbeleid *1 Voorstel gebruik buurtschuur
25 30 18 20 18 28 33
1 0 2 1 10 1 1
6 2 4 1 4 3 3
14. 15. 16.
Voorstel debiteurenbeheer Voorstel toehoorders vergaderingen Voorstel voorziening debiteuren
24 18 22
0 7 3
0 7 7
Uitslag
aangenomen aangenomen aangenomen aangenomen aangenomen aangenomen €500,00 aangenomen zonder toevoeging op voorstel aangenomen aangenomen aangenomen
*1) € 300,00 - 6 stemmen € 500,00 - 22 stemmen Leden Pioniergroep Reinwaterbuurt 1. Marella van Rijn 2. Bianca Bolognese 3. Loes Walsteijn 4. Henk van Koningsveld 5. Sipan Salim
19 30 3 14 31
Langehoutbuurt 1. Sacha de Ruiter 2. Coos Boomsma 3. Marcha Douwes
40 40 14
Bosrandbuurt 1. Sebastiaan Vos 2. Nienke Schelde-Linnekamp
46 45
Er zijn 4 stembiljetten ongeldig verklaart door onjuiste invullen of niet geheel invullen van het stembiljet.
Nieuwe Pioniergroep vanaf 26 mei 2015 Naar aanleiding van de stembiljetten is vastgesteld dat de volgende leden samen de nieuwe pioniersgroep vormen. Reinwaterbuurt: Bianca Bolognese en Sipan Salim Langehoutbuurt: Sacha de Ruiter en Coos Boomsma Bosrandbuurt: Sebastiaan Vos en Nienke Scheide- Linnekamp In principe zou er aanstaande donderdag een 1e nieuwe pioniersgroep vergadering zijn, maar dit is uiteraard te kort dag. De nieuwe leden worden verzocht samen met Jan Voskamp na afloop van de vergadering een nieuwe datum te prikken. Geplande datum is 18 juni 2015, 19.15 uur in de buurtschuur.
18. Rondvraag 1.Sacha: Voorstel om bloembakken rond lantarenpalen te plaatsen. Antwoord: Sacha de R. zal bij de volgende ALV een volledig plaatje neerleggen en als behandelpunt inbrengen in de ALV. 2. Gerrit: Waar wordt de contributie van de buurtcoöperatie eigenlijk voor gebruikt? Antwoord: Activiteiten van werkgroepen en buurtschuur. Alles staat vastgelegd in het jaarverslag en de jaarrekening. Het doen van voorstellen via de pioniersgroep is zeer welkom, zie regelementen. 3. Loes: Heeft contact gehad met Theo van Rijn, projectmanager van kavelverkoop betreft wettelijke voorschriften voor het heien naast bestaande woningen en de mogelijke schade dit dan afleveren. Antwoord: Staat vermeld op de grondakten. 4. Ron: Hoe verloopt de voortgang participatie ruimtelijke ordening? Antwoord: de Reinwaterbuurt is opgenomen in het jaarverslag. Na de zomer wordt er met de gemeente geëvalueerd over inspraak en participatie. Voor de Langehoutbuurt is de eerste avond geweest. Voor de Bosrandbuurt zal de start na de zomer plaatsvinden 5. Yvonne: vraagt hoe het staat met de lantaarns die uiteindelijk in de wijk komen ter vervanging van de tijdelijke. Sander Post, Jan Voskamp en Miranda Jonker gaan er volgende week over in overleg. Antwoord: Betreft de niet werkende/tot voor kort niet bestaande verlichting op de Vinkweg en route naar Sallandsekant wordt ons als leden gevraagd zoveel mogelijk de problemen te melden via
[email protected] of 14.036 (telefoonnummer gemeente Almere). 6. Gerrit: Betreft de ondergrondse containers heerst de vraag wanner deze komen. Antwoord: Miranda Jonker heeft hiervoor nog overleg met de gemeente binnenkort. 7 Erik: Zijn er nog moestuinen beschikbaar? Antwoord: Nee helaas momenteel niet. Er is een wachtlijst van momenteel 2 leden. Er komen er nog 5 moestuinen bij. Er mag hiervoor ingetekend worden bij Jan Voskamp. Om 21:21 uur wordt de vergadering gesloten.
