Business-templates ibaan Decision Manager. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review

Business-templates iBaan Decision Manager

Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Financials – Operational Review

Een uitgave van: Baan Development B.V. Postbus 143 3770 AC Barneveld Nederland Gedrukt in Nederland © iBaan Development B.V. 2002. Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Geen enkel deel van dit document mag worden gereproduceerd, opgeslagen of overgedragen in welke vorm, met welke middelen, elektronisch of mechanisch, of met welk doel dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van iBaan Development B.V. Baan Development B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit fouten, weglatingen of discrepanties tussen de software en de informatie in dit document. Documentinformatie Code: Groep: Uitgave: Datum:

U7824A NL Documentatie A August, 2002

Inhoudsopgave

1

Overzicht van iBaan Decision Manager Inleiding Definities, acroniemen en afkortingen

1-1 1-1 1-5

2

Business-content: Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Financials – Operational Review 2-1 Inleiding 2-1 Debiteurenbeheer 2-1 Data-warehouse content voor debiteurenbeheer 2-2 Facts 2-2 Dimensies 2-2 Voorwaarden en aannamen voor de business-content 2-4 Kubussen 2-6 Crediteurenbeheer 2-17 Data-warehouse content voor crediteurenbeheer 2-17 Facts 2-17 Dimensies 2-17 Voorwaarden en aannamen voor de business-content 2-19 Kubussen 2-20

3

Voorbeelden – bedrijfsanalyse Voorbeelden - Analyse van debiteurenbeheer Kubus: ACR_OUDERDOMSANALYSE Kubus: ACR_FACTUURONTV_KPI Kubus: ACR_OPENST_SALDI_KPI Kubus: ACR_SEGMENTATIE Kubus: ACR_OVERZICHT_MUTATIES Kubus: ACR_AANTALLEN_KPI Voorbeelden - Analyse van crediteurenbeheer Kubus: ACP_OUDERDOMSANALYSE Kubus: ACP_FACTUURBETAL_KPI Kubus: ACP_OPENST_SALDI_KPI Kubus: ACP_SEGMENTATIE Kubus: ACP_OVERZICHT_MUTATIES Kubus: ACP_AANTALLEN_KPI

3-1 3-1 3-2 3-4 3-6 3-8 3-10 3-13 3-16 3-16 3-18 3-20 3-22 3-24 3-27

Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review i

Inhoudsopgave

Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review ii

Documentinformatie

iBaan Decision Manager is een decision-support oplossing waarmee u essentiële gegevens uit uw bedrijfsbeheersysteem kunt halen om deze te analyseren, zodat u de informatie verkrijgt die u nodig hebt als ondersteuning voor uw beslissingen en u tijdig maatregelen kunt nemen om knelpunten in de bedrijfsprocessen te voorkomen. U kunt iBaan Decision Manager bijvoorbeeld gebruiken om een antwoord te vinden op de vraag hoeveel dagen een relatie er gemiddeld over doet om openstaande debetbedragen geheel af te betalen. Voor elk gebied dat u wilt analyseren, bepaalt de business-content welke gegevens uit het bedrijfsbeheersysteem worden gehaald en hoe iBaan Decision Manager deze gegevens voor verdere analyse aanbiedt. Wanneer u iBaan Decision Manager installeert, is de business-content voor een aantal gebieden reeds voorgedefinieerd. In deze handleiding wordt de business-template 1.0 voor iBaan Decision Manager iBaan ERP 5.0c Financials behandeld. Met deze versie van de businesscontent voor iBaan Financials kunt u analyses uitvoeren op functionele gebieden van de modules Debiteurenadministratie (ACR) en Crediteurenadministratie (ACP) om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. In deze handleiding wordt ook beschreven welke gegevens u kunt gebruiken om de verschillende deelgebieden van de functies van de debiteuren- en crediteurenadministratie te analyseren. Dit document bestaat uit de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk 1, “Overzicht van iBaan Decision Manager”, geeft een korte beschrijving van de concepten en componenten van iBaan Decision Manager en legt uit wat de functie is van de business-content binnen iBaan Decision Manager. In dit hoofdstuk vindt u ook een overzicht van definities, acroniemen en afkortingen.

Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review iii

Hoofdstuk 2, “Business-content: Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Financials – Operational Review”, geeft een functionele beschrijving van de gegevens die beschikbaar zijn voor de analyse van de debiteuren- en de crediteurenadministratie van uw onderneming. Hoofdstuk 3, “Voorbeelden – bedrijfsanalyse”, geeft voorbeelden van analyses die u kunt uitvoeren op de business-content voor debiteuren- en crediteurenbeheer.

Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review iv

1

Overzicht van iBaan Decision Manager

Inleiding Dit hoofdstuk geeft een korte uitleg van de verschillende concepten en componenten van iBaan Decision Manager die betrekking hebben op de business-content. Dit hoofdstuk geeft informatie over het uitvoeren van de volgende handelingen: Extractie van essentiële gegevens uit uw bedrijfsbeheersysteem. Opslag van de gegevens in een data-warehouse en OLAP-databases. Analyse van de gegevens. Presentatie van de analyseresultaten in de vorm van rapporten en grafieken. Voor elk analysegebied (zoals de gegevens in de modules Debiteurenadministratie/Crediteurenadministratie of Liquiditeitenbeheer in iBaan ERP Financials) bepaalt de business-content het volgende: Welke gegevens uit het bedrijfsbeheersysteem worden geëxtraheerd. Hoe de gegevens in de data-warehouse worden opgeslagen. Hoe de informatie beschikbaar wordt gesteld voor analysedoeleinden. De business-content is opgebouwd uit: ETL-scripts voor het extraheren, omzetten en laden van gegevens. OLAP-kubussen. Voor elk analysegebied (zoals financiën, verkoop of productie) bepaalt de business-content het volgende: Welke gegevens uit het bedrijfsbeheersysteem worden geëxtraheerd. Hoe de gegevens in de data-warehouse worden opgeslagen. Hoe de informatie beschikbaar wordt gesteld voor analysedoeleinden. ETL-scripts De ETL-scripts extraheren de gegevens uit de bedrijfsbeheersystemen en zetten die gegevens om in informatie die ondersteuning biedt bij het nemen van beslissingen. De ETL-scripts zorgen er ook voor dat de informatie wordt geladen in een data-warehouse. Na het laden bevat de data-warehouse de fact- en dimensiegegevens die nodig zijn voor de analyse.

Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 1-1

Facts Facts hebben betrekking op de ‘events’ (mutaties) die plaatsvinden in uw bedrijf en die u wilt analyseren. Facts vormen de dynamische gegevens die iBaan Decision Manager extraheert uit uw iBaan-database, zoals factuurbedragen, kortingsbedragen en bedragen van creditnota's. Dimensies Dimensies vormen de invalshoeken van waaruit u de gegevens analyseert. Dimensies zijn relatief statische gegevens (of basisgegevens) die gerelateerd zijn aan facts, zoals relaties (met verschillende rollen), regio's, branches, magazijnen, projecten en tijd. Met de dimensies Relatie en/of Branche kunt u bijvoorbeeld factuurbedragen analyseren aan het eind van verschillende kalendermaanden. Data-warehouse De fact- en dimensiegegevens worden opgeslagen in respectievelijk fact- en dimensietabellen die onderdeel uitmaken van een data-warehouse. De gegevens in de data-warehouse worden door de ETL-scripts bijgewerkt met de gegevens uit de actuele database. U kunt de gegevens in de data-warehouse op twee manieren analyseren: OLAP-kubussen bouwen en verwerken. Analyseapplicaties ontwerpen, zoals Crystal Analysis Professionalapplicaties. OPMERKING

De gegevens in de data-warehouse moeten worden verwerkt voordat u de gegevens kunt analyseren met de OLAP-client. OLAP-kubussen Een OLAP-kubus bevat niet alleen een combinatie van fact- en dimensiegegevens, maar ook de resultaten van berekeningen, zoals totalen, gemiddelden en percentages. U hebt toegang tot de OLAP-kubussen via elke clienttool die compatibel is met Microsoft OLAP, zoals Crystal Analysis Professional.


OLAP-client Met behulp van een OLAP-client kunt u de gegevens in de OLAP-kubussen vanuit verschillende invalshoeken bekijken. Hierbij kunt u gebruikmaken van formules, filters, grafieken enzovoort, om informatie te verkrijgen over bijvoorbeeld trends, oorzaken van events en uitzonderingen. Voor uitgebreide informatie over het gebruik van de OLAP-client raadpleegt u de gebruikershandleiding van de OLAP-client.


Rapportage via analyseapplicaties U kunt gebruikmaken van rapportage- en analyseapplicaties, zoals Crystal Analysis Professional, om toegang te krijgen tot de informatie in de datawarehouse en de OLAP-kubussen, en om rapporten te printen. De beschikbare gebruikershandleidingen beschrijven hoe u applicaties kunt definiëren voor het analyseren van gegevens en hoe u views kunt samenstellen voor rapportage. Het schema hieronder toont de relaties tussen de verschillende componenten van iBaan Decision Manager.

OLAPclient

OLAPkubus

Analyseapplicaties

Rapportageapplicaties

Datawarehouse

Template iBaan Decision Manager ETL-scripts

Baandatabase

Figuur 1-1 Overzicht van de architectuur van iBaan Decision Manager


Definities, acroniemen en afkortingen Term

Omschrijving

Data-warehouse

Een oplossing waarin geïntegreerde gegevens en meta-gegevens worden onderhouden in een open RDBMS-omgeving. De data-warehouse vormt een geïntegreerde, tijdsafhankelijke, niet-vluchtige verzameling gegevens die door het management wordt gebruikt ter ondersteuning van beslissingen. De datawarehouse kan worden geanalyseerd met Business Intelligence-tools. Een data-warehouse bevat detailgegevens en geaggregeerde gegevens. Als RDBMS kunnen MS SQL Server 7 en 2000 worden gebruikt.

Business-template

Het verzameling (of een deelverzameling) van een exportsessie, iBaan ETL-model, dimensie- en kubusdefinities die betrekking hebben op een bepaald functioneel gebied binnen een bedrijf. Bijvoorbeeld de template voor het functionele gebied Financials. Met behulp van business-templates kunnen gegevens worden opgehaald uit een operationeel bedrijfsbeheersysteem (zoals iBaan ERP) en worden opgeslagen in de data-warehouse van waaruit de gegevens kunnen worden geanalyseerd met behulp van OLAP-technologie.

Blokkeercode

Een code die in iBaan ERP 5.0c wordt gedefinieerd om de betaling van inkoopfacturen tijdelijk stop te zetten. Dit kan nodig zijn als onjuiste hoeveelheden zijn geleverd, onjuiste prijzen zijn gehanteerd, defecten zijn gevonden in de ontvangen goederen, enzovoort. Als u een inkoopfactuur wilt blokkeren, koppelt u een blokkeercode aan de inkoopfactuur.

Referentie blokkering

Het individu of bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor het koppelen van een blokkeercode aan een inkoopfactuur.

iBaan Decision Manager

Een end-to-end oplossing met business-templates die u direct kunt implementeren en waarmee u de bedrijfsprocessen binnen een onderneming kunt analyseren. Met de meegeleverde business-templates kunt u direct op dynamische wijze bedrijfsbeslissingen nemen. iBaan Decision Manager bestaat uit de volgende onderdelen: de Decision Manager Console en de business-content.


Crystal Analysis Professional

Crystal Analysis Professional is een OLAP-tool die een analyseapplicatie biedt voor de iBaan Business Intelligence-oplossing. Deze tool vertaalt de multidimensionale gegevens in de iBaan Business Intelligence-oplossing naar webrapporten die interactief kunnen worden bekeken.

Dimensie

Een invalshoek van waaruit u gegevens kunt bekijken, zoals: omzet per periode, per product of per klant. Een kubus bevat een verzameling dimensies. De measures in de kubus of in de Universe, die afkomstig zijn uit een fact-tabel, worden geanalyseerd met behulp van de dimensies.

Fact

Synoniem voor measure. Synoniem: measure.

Fact-tabel

Een tabel in de data-warehouse die de mutaties bevat waarop de measures in de OLAP-kubussen worden gebaseerd. Voorbeelden van measures zijn kosten, omzet en budgetgegevens. In een analysetool, zoals Crystal Analysis Professional, worden deze measures geanalyseerd met behulp van de verschillende dimensies.

ACP

Afkorting van Accounts Payables (Crediteurenadministratie), een functioneel gebied binnen Financials. Ook een specifieke module in iBaan ERP 5.0c Financials.

ACR

Afkorting van Accounts Receivables (Debiteurenadministratie), een functioneel gebied binnen Financials. Ook een specifieke module in iBaan ERP 5.0c Financials.

CMG

Afkorting van Cash Management (Liquiditeitenbeheer), een module in iBaan ERP 5.0c Financials.

EV

De eigen valuta van het financiële bedrijf. De gegevens voor een kubus met één bedrijf zijn beschikbaar in de eigen valuta.

DWV

Data-warehousevaluta. De gegevens voor een kubus met meerdere bedrijven zijn beschikbaar in de datawarehousevaluta.

MV

Mutatievaluta. De valuta die wordt gebruikt voor mutaties in de debiteuren- en de crediteurenadministratie. Bijvoorbeeld: factuurmutaties, ontvangstmutaties en betalingsmutaties.


iBaan Financials

Een bedrijfsfunctie die onder meer het volgende omvat: grootboekadministratie, budgetbeheer, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie. ACP, ACR en CMG zijn de modules van iBaan ERP 5.0c Financials.

Hiërarchie

Een reeks detailniveaus binnen een dimensie, op basis van parent-/child-relaties, zoals: Alle tijdsperioden, Jaar, Kwartaal, Maand, Datum, of Alle debiteuren, Land, Debiteur. De niveaus binnen een hiërarchie worden gerangschikt van algemeen naar specifiek.

Measure

Een hoeveelheid die u kunt analyseren. Elke kubus heeft ten minste één measure, zoals factuurbedragen en gemiddeld aantal dagen tot ontvangst. Synoniem: fact.

OLAP

Acroniem voor Online Analytical Processing. Een softwaretechnologie waarmee analisten en managers duidelijke informatie wordt geboden dankzij de snelle, consistente en interactieve toegang tot de gegevens en het grote aantal verschillende informatieviews. De OLAP-functionaliteit wordt gekenmerkt door een dynamische multidimensionale analyse van geconsolideerde bedrijfsgegevens die voor de eindgebruiker inzichtelijk worden gemaakt. IBaan Decision Manager maakt gebruik van de OLAPtechnologie van Microsoft.

Regio

De geografische regio van waaruit de factureren-aan relatie of de factureren-door relatie opereert.

Rollover-analyse

Het concept rollover heeft betrekking op het volgen/vergelijken van openstaande saldi terwijl deze van de ene periode naar de andere worden verplaatst, bijvoorbeeld van de huidige periodebucket naar de vorige periodebucket, om de mate van rollover of prolongatie van de openstaande bedragen te zien. Bijvoorbeeld: Eind januari 2002 staat een bedrag van EUR 670 open in een bucket van 0-30 dagen en eind februari 2002 (de volgende maand) staat nog EUR 510 open in een bucket van 0-30 dagen. Dit betekent dat EUR 160 van EUR 670, ongeveer 24 procent, is ontvangen en EUR 510, ongeveer 76 procent, is geprolongeerd. U kunt de trends in de incassoprestaties volgen door deze geprolongeerde waarden te controleren en/of de prestatiepercentages van periode tot periode voor ouderdomsbuckets te controleren.


Valutarisico-analyse

Bij de mutaties in de debiteuren- en crediteurenadministratie kunt u te maken krijgen met grote koersschommelingen in vreemde valuta’s. Met de valutarisico-analyse kunt u de samenstelling van de openstaande bedragen analyseren. Aangezien de openstaande bedragen in de datawarehouse in de eigen valuta (EV) worden uitgedrukt, en niet in de mutatievaluta (MV), is een specifieke dimensie met de naam Mutatievaluta beschikbaar voor deze analyse. Met behulp van deze dimensie analyseert u de openstaande bedragen uitgedrukt in de mutatievaluta waarin de facturen, creditnota’s en niet-toegekende vooruitbetalingen/vooruitontvangsten zijn vastgelegd.

DSO (Days Sales Outstanding)

Deze measure wordt berekend door het openstaand debiteurensaldo te delen door de gemiddelde dagelijkse verkoop over een bepaalde periode. De DSO-berekening is grotendeels afhankelijk van twee factoren die niets te maken hebben met de betaalsnelheid van relaties. Eén factor wordt gevormd door de recente trends in de verkoop en de tweede factor is de periode die wordt gebruikt om de dagelijkse gemiddelden te berekenen.

DPO (Days Purchases Deze measure wordt berekend door het openstaande Outstanding) crediteurensaldo te delen door de gemiddelde dagelijkse inkopen over een bepaalde periode. De DPO-berekening is grotendeels afhankelijk van twee factoren die niets te maken hebben met de snelheid waarmee inkopen worden betaald. Eén factor wordt gevormd door de recente trends in de inkoop en de tweede factor is de periode die wordt gebruikt om de dagelijkse gemiddelden te berekenen. Bedrijf

Een mechanisme om gegevens afzonderlijk op te slaan in iBaan. Vaak zal een ERP-systeem meerdere bedrijven (databases) bevatten, bijvoorbeeld één bedrijf per business unit. Elk bedrijf zal daarbij zijn eigen tabellen en eigen gegevens hebben. Bijvoorbeeld: Het iBaan-systeem bevat de bedrijven 001, 002 en 003. Voor elk van deze bedrijven is er een tabel Verkooporders. De inhoud van deze tabel (de verkooporderrecords) verschilt per bedrijf. IBaan ERPtabellen kunnen ook worden gedeeld door meerdere bedrijven.


Contactpersoon inkoop

De medewerker die verantwoordelijk is voor het onderhandelen over voorwaarden en/of het bestellen van goederen of diensten bij de factureren-door relatie. Synoniem: inkoper, inkoopmedewerker.

KPI

Kritische prestatie-indicatoren.

Kredietanalist

De medewerker die belast is met het controleren en bewaken van de kredietlimieten die voor relaties zijn vastgesteld.

Mutatievaluta

De mutatievaluta die wordt gebruikt voor factuur-, ontvangsten betalingsmutaties.

Documentsoort

Een soort mutatiedocument. In het geval van factureren-aan relaties is de documentsoort ofwel Facturering ofwel Incasso. In het geval van facturerendoor relaties is de documentsoort ofwel Verplichting ofwel Betaling.

Factuursoort

Voor een factureren-door relatie is dit een factuur op basis van een inkooporder of een kostenfactuur.

Factuurstatus

De betalingsstatus van een document voor een factureren-door relatie.

Vervallen_niet vervallen

De betalingsstatus van een document voor een factureren-aan relatie.

Documentklasse

De indeling van hoofddocumenten in 3 soorten: Normaal, Problematisch en Dubieus. Deze indeling is alleen van toepassing op de hoofddocumenten van factureren-aan relaties.

Branche

Branche waarin de relatie actief is.

Betaalwijze

Een methode die wordt gedefinieerd in iBaan 5.0c voor het betalen of innen van openstaande posten. Er kunnen verschillende methoden voor betaling en ontvangst worden gedefinieerd voor verschillende opties, zoals cheques, wissels, bankopdrachten, automatische incasso's, enzovoort.

Kwestiecode

Een code die wordt gedefinieerd in iBaan ERP 5.0c om aan te geven dat een specifiek probleem bestaat voor een factuur van een relatie, bijvoorbeeld vanwege verkeerde prijzen of beschadigde goederen. Kwestiecodes kunnen worden gedefinieerd en gekoppeld aan probleemfacturen, zodat deze kunnen worden getraceerd en het probleem kan worden opgelost.

Referentie kwestiecode

Het individu of bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor het oplossen van een kwestie die is gekoppeld aan een verkoopfactuur.


Aanmaningsmethode

De methode die wordt gebruikt om een relatie eraan te herinneren dat een betaling verschuldigd is.

Gerealiseerde koersverschillen

Het verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's, berekend voor reeds betaalde facturen. Dergelijke verschillen kunnen positief (koerswinst) zijn of negatief (koersverlies).

Niet-gerealiseerde koersverschillen

Het verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's, berekend voor facturen met openstaande saldi. Dergelijke verschillen kunnen positief (koerswinst) zijn of negatief (koersverlies).

Vertegenwoordiger

De medewerker die verantwoordelijk is voor het onderhouden van de contacten met de verkopen-aan relatie. De vertegenwoordiger is tevens gemachtigd om verkooporders voor een product of service te accepteren van een relatie. Synoniem: verkoopmedewerker.

Slicers

Slicers zijn alle voor een kubus gedefinieerde dimensies die niet worden weergegeven op de assen van het raster. Slicers worden weergegeven op de slicer-balk, direct boven het raster. Hoewel de slicers niet worden weergegeven in grafieken, zijn ze wel betrokken bij de analyse.

Betalingscondities

Een overeenkomst over de frequentie van betalingen en de kortingen die worden verleend bij tijdige betaling.

Tijdsperiode dagen

Tijdsperioden die worden gedefinieerd door een interval van een aantal dagen op te geven. Als u bijvoorbeeld 30 dagen opgeeft, worden daarmee de volgende tijdsperioden gedefinieerd: 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen, enzovoort.


2

Business-content: Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Financials – Operational Review Inleiding Deze template is gemaakt voor iBaan Decision Manager 2.2 en is gebaseerd op gegevens die worden opgehaald uit iBaan ERP 5.0c. Dit hoofdstuk beschrijft de content van de data-warehouse en de OLAP-kubussen. Tevens wordt uitgelegd hoe u de business-content voor de debiteuren- en crediteurenadministratie kunt gebruiken voor de analyse en bewaking van bedrijfsprocessen. Voor een meer technische beschrijving van het ontwerp van de data-warehouse en de OLAPkubussen, kunt u de on-line meta-gegevens raadplegen. Deze vindt u in de ETLmodeler en de OLAP-kubussen. Dit hoofdstuk is onderverdeeld in twee gedeelten. Het eerste gedeelte heeft betrekking op de business-content voor de debiteurenadministratie. Het tweede gedeelte bevat vergelijkbare informatie over de business-content voor de crediteurenadministratie.

Debiteurenbeheer Debiteurenbeheer is een onderdeel van het bedrijfsproces dat alle activiteiten vanaf het plaatsen van een order tot het ontvangen van de betaling beslaat. Het gaat hierbij om het beheer van accounts van relaties, inclusief het verwerken van betalingen van relaties, het verlenen van kredietfaciliteiten en het innen van openstaande bedragen. Debiteurenbeheer kan worden onderverdeeld in de volgende subgebieden: Facturering. Incasso. Kredietbeheer en -administratie. Met de business-content van de iBaan Decision Manager Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Financials – Operational Review kunt u verschillende analytische views samenstellen om de efficiëntie en effectiviteit van processen op de eerdergenoemde subgebieden van het debiteurenbeheer te bewaken.


Data-warehouse content voor debiteurenbeheer Facts Voor de prestatieanalyse van het debiteurenbeheer zijn verschillende facts en dimensies beschikbaar. Facts zijn bedragen en percentages die gerelateerd zijn aan de eerder genoemde aspecten. De volgende fact-tabel voor de content voor debiteurenbeheer is beschikbaar: Fact-tabel

Contents

DW_FIN_ FACTS_ACRBAL

Mutaties voor facturen en incasso's voor een factureren-aan relatie die samenhangen met het debiteurenbeheer.

Dimensies Dimensies bepalen de aggregatieniveaus waarop en de invalshoeken van waaruit u de business-content voor debiteurenbeheer kunt analyseren. Dimensies zijn flexibel en moeten optimaal worden gerangschikt om fact-views te verkrijgen die u meer inzicht geven in trends en patronen, en die u helpen om uitzonderingen en afwijkingen in de gepresenteerde informatie te identificeren. Elke dimensie bevat relaties voor het aggregeren van informatie op basis van relevante kenmerken. Zo kunt u met de dimensie Factureren-aan relatie informatie aggregeren op basis van de kenmerken van relaties, zoals de financiële relatiegroep, het land, enzovoort. Voorbeelden van dimensieanalyses vindt u in hoofdstuk 3, “Voorbeelden bedrijfsanalyse”.


Voor de analyse van de business-content voor debiteurenbeheer zijn 19 verschillende dimensies beschikbaar. De volgende tabel geeft een overzicht van de beschikbare dimensies en de hiërarchie van elke dimensie. Dimensies

Hiërarchieën

Regio

Alle / Regio

Kredietanalist

Alle / Kredietanalist

Mutatievaluta

Alle / Valuta

Documentklasse

Alle / Soort documentklasse / Documentklasse

Documentsoort

Alle / Documentgroep / Documentsoort / Documentnummer


Alle / Factuurstatus / Vervallen_niet vervallen

Fact_aan rel

1) Alle / Land / Factureren_aan relatie / Bedrijfsonderdeel 2) Alle / Financiële relatiegroep / Factureren_aan relatie / Bedrijfsonderdeel 3) Alle / Status / Factureren_aan relatie / Bedrijfsonderdeel

OPMERKING

Branche

Alle / Branche

Betaalwijze

Alle / Betaalwijze

Kwestiecode

Alle / Kwestiecode

Referentie kwestiecode

Alle / Referentie kwestiecode

Project

Alle / Project

Aanmaningsmethode

Alle / Aanmaningsmethode

Verkoopfactuur

Alle / Factuurgegevens

Vertegenwoordiger

Alle / Vertegenwoordiger

Betalingscondities

Alle / Betalingscondities

Tijd

Alle / Jaar / Kwartaal / Maand / Datum

Tijdsperiode dagen

Alle / Interval in dagen

Tijdsperiode

Alle / Jaar / Kwartaal / Maand

Bij de analyse van de dimensie Factureren-aan relatie kunt u schakelen tussen de twee hiërarchieën. Voor de dimensie Tijdsperiode dagen worden zes standaardperioden afgeleid van de door de gebruiker gedefinieerde intervallen.


Voorwaarden en aannamen voor de business-content De data-warehouse voor de business-content voor debiteurenbeheer is opgebouwd op basis van een aantal voorwaarden en aannamen. Deze voorwaarden en aannamen komen voort uit bepaalde inherente kenmerken van de gegevensbron, te weten de functionaliteit en tabelstructuren van iBaan ERP 5.0c Financials. De voorwaarden en aannamen worden in de onderstaande lijst behandeld, zodat u een duidelijk beeld hebt van de beschikbare content. De dimensie Tijdsperiode in de data-warehouse is gebaseerd op kalenderperioden. Deze kunnen afwijken van boekingsperioden. Deze oplossing voor het debiteurenbeheer maakt uitsluitend gebruik van gegevens die beschikbaar zijn in de modules ACR en CMG van iBaan Financials. De volgende informatie is niet beschikbaar in deze versie van de business content: − Gegevens die zijn verzameld met behulp van applicaties van andere leveranciers, zoals software voor het vaststellen van kredietwaardigheid of software voor het automatiseren van de incassoprocedure. − Kwantitatieve gegevens met betrekking tot mutaties in de debiteurenadministratie. − Gegevens die samenhangen met grootboekrekeningen, alsmede GLDmutatiegegevens. In iBaan Financials - ACR kan de gebruiker volledig betaalde facturen van factureren-aan relaties, inclusief alle bijbehorende documenten, bijvoorbeeld voor ontvangsten van factureren-aan relaties en correcties, verwijderen of opschonen. De historie van facturen voor factureren-aan relaties, ontvangstmutaties en dergelijke mag niet worden opgeschoond of gearchiveerd voordat de data-warehouse is opgebouwd. Voor de conversie van EV-bedragen naar DWV-bedragen wordt de documentdatum gebruikt als de datum voor de wisselkoers en wordt het type wisselkoers uit de tabel tfacr200 gebruikt die voor het record van toepassing is. Voor sommige functies, zoals kwestiecodes, geldt dat de implementatie in iBaan Financials ACR niet is vereist. De samenstelling van de gegevens in de data-warehouse is daarom mede afhankelijk van de beschikbaarheid van nietvereiste gegevens in de iBaan Financials ACR-database.


U kunt oninbare vorderingen op verschillende manieren afboeken in iBaan Financials ACR. Meestal wordt gebruikgemaakt van een creditnota om oninbare vorderingen af te boeken. Aangezien er in het mutatiesysteem geen specifieke mutatiesoort is gedefinieerd voor oninbare vorderingen, zijn er in de data-warehouse geen prestatie-indicatoren beschikbaar voor oninbare vorderingen. Wanneer mutaties in de debiteurenadministratie worden geëxporteerd naar de data-warehouse, is het mogelijk dat sommige mutaties de status Nietgejournaliseerd hebben (in overeenstemming met de GLD-module). Nietgejournaliseerde mutaties kunnen nog worden gewijzigd, nadat ze zijn geëxporteerd naar de data-warehouse. Om de gegevens in het mutatiesysteem te synchroniseren met de gegevens in de data-warehouse, verdient het aanbeveling om de gegevens van de debiteurenadministratie incrementeel opnieuw te exporteren naar de data-warehouse. Dit geldt met name voor nietgejournaliseerde mutaties. In de sessie Verkoopfactuurgegevens (tfacr2100m000) kunnen gebruikers sommige velden wijzigen, zoals Vervaldatum, Kwestiecode, Referentie kwestiecode, Betaalwijze en Vertegenwoordiger. Deze wijzigingen zijn ook toegestaan voor facturen en creditnota's met de status Gejournaliseerd. Om de gegevens in het mutatiesysteem te synchroniseren met de gegevens in de data-warehouse, verdient het aanbeveling om de gegevens van de debiteurenadministratie incrementeel opnieuw te exporteren naar de datawarehouse. In de definitie van de ouderdomsanalyse zijn de openstaande mutaties voor factureren-aan relaties opgenomen (dat wil zeggen facturen, creditnota's, niettoegekende ontvangsten en vooruitontvangsten) en zijn openstaande verkooporders, openstaande verkoopoffertes, openstaande projectorders, budgetbedragen, enz. niet opgenomen. In de business-content voor het debiteurenbeheer wordt bij openstaande saldi rekening gehouden met bankontvangsten die onderweg zijn (dat wil zeggen ontvangsten waarvoor nog bankafstemming moet plaatsvinden). Tevens geldt dat de ouderdom van een openstaand document wordt berekend op basis van de documentdatum en niet op basis van de vervaldatum. U kunt een tijdsperiode definiëren als een aantal kalenderdagen, onafhankelijk van de ouderdomscodefunctionaliteit in de ACR-module van iBaan ERP 5.0c Financials.


Bepaalde dimensies zijn statisch, omdat ze niet tijdspecifiek zijn. Bijvoorbeeld: als aan een verkoopfactuur een kwestiecode is gekoppeld, wordt voor de factuur altijd de informatie met betrekking tot de kwestiecode getoond die gold op het moment dat de gegevens werden geëxporteerd naar de data-warehouse, ongeacht wanneer een momentopname wordt genomen. De niet-statische dimensies zijn Tijd, Tijdsperiode en Vervallen_niet vervallen.

Kubussen Er zijn in totaal zes OLAP-kubussen beschikbaar voor de analyse van het debiteurenbeheer. Elke kubus is gekoppeld aan de relevante VIEW die is gemaakt op basis van de fact-tabel DW_FIN_FACTS_ACRBAL. In de volgende paragrafen worden de measures en dimensies van elke kubus beschreven. ACR_OUDERDOMSANALYSE Deze kubus bevat measures voor het analyseren van de openstaande periodesaldi van factureren-aan relaties aan het eind van elke maand voor elk kalenderjaar. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure Nettobedrag openstaand

Bedrag kredietlimiet

Bedrag kredietverzekering

Omschrijving Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn verkoopfacturen, creditnota's, vooruitontvangsten per kas, vooruitontvangsten per bank, niet-toegekende kasontvangsten en niet-toegekende bankontvangsten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankontvangsten onderweg. Het maximale kredietbedrag dat voor de factureren-aan relatie is vastgesteld op basis van kredietgoedkeuringen/-beoordelingen. Deze limiet mag niet worden overschreden door de factureren-aan relatie. Het bedrag aan verzekeringsdekking voor openstaande saldi van factureren-aan relaties. Dit bedrag dient als dekking voor oninbare vorderingen.


Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Kredietanalist Mutatievaluta Fact_aan rel Documentsoort Vervallen_niet vervallen Documentklasse Branche Betaalwijze Kwestiecode Referentie kwestiecode Project Aanmaningsmethode Vertegenwoordiger Betalingscondities Tijdsperiode dagen Tijdsperiode Kubus: ACR_FACTUURONTV_KPI Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures in de vorm van kritische prestatieindicatoren (KPI's). Met deze KPI's kan worden geanalyseerd of facturen tijdig worden betaald door factureren-aan relaties. De KPI's in deze kubus zijn werkelijke gewogen gemiddelden van aantallen dagen voor ontvangst en verwachte gewogen gemiddelden van aantallen dagen voor ontvangst. Met andere woorden: met deze KPI's kunt u op basis van de historie analyseren hoeveel kalenderdagen nodig zijn om verschuldigde bedragen van factureren-aan relaties te ontvangen en het resultaat vergelijken met de toegestane kredietperiode. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken op de datum van de ontvangst- of correctiemutatie in elke kalendermaand.


In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving

Bedrag mutaties

Mutatiebedrag van facturen voor factureren-aan relaties.

Totaal ontvangen overige bedragen

Per factuur de som van alle 'Ontvangen overige bedragen' tot een bepaalde datum.

Verwacht gemiddeld aantal dagen voor ontvangst

De voor een relatie toegestane kredietperiode voor het betalen van een factuur of een creditnota. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-aan relatie.

Werkelijk gemiddeld aantal dagen voor ontvangst

Het aantal kalenderdagen voor elke kas- of bankontvangst of andere verrekeningen met betrekking tot een bepaalde factuur voor een factureren-aan relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle ontvangsten met betrekking tot een bepaalde factuur en/of voor alle facturen voor een bepaalde factureren-aan relatie.

Gemiddeld aantal dagen te laat

Het aantal kalenderdagen na de toegestane kredietperiode dat het bedrag van een verkoopfactuur wordt ontvangen van een relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-aan relatie.


Gemiddeld aantal dagen te vroeg

Het gemiddeld aantal kalenderdagen voor het verstrijken van de toegestane kredietperiode dat het bedrag van een verkoopfactuur wordt ontvangen van een relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-aan relatie.

Ontvangen overige bedragen

Per factuur de som van bepaalde mutatiebedragen op een bepaalde datum. Dit zijn de volgende bedragen: bedrag kasontvangst normaal + bedrag bankontvangst normaal + bedrag toekenning voor vooruitontvangst per kas en vooruitontvangst per bank + bedrag toekenning niet-toegekende kasontvangst en niet-toegekende bankontvangst + bedrag verrekening creditnota + bedrag verrekening inkoopfactuur + bedrag verleende korting + berekend bedrag kredietbeperking + bedrag betalingsverschil + bedrag koersverschil.

Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Kredietanalist Fact_aan rel Branche Project Verkoopfactuur Vertegenwoordiger Tijd Kubus: ACR_OPENST_SALDI_KPI Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures in de vorm van kritische prestatieindicatoren (KPI's) die zijn ontworpen met het oog op de analyse van het werkelijke gewogen gemiddelde aantal dagen dat bedragen openstaan, in vergelijking met het verwachte gewogen gemiddelde aantal dagen. Hiermee wordt aangegeven hoe lang saldi van relaties open blijven staan en dit aantal kalenderdagen wordt vergeleken met de toegestane kredietperiode. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken.



Omschrijving

Dagen1_int

Deze interne measure is toegevoegd om technische redenen en heeft geen werkelijke functie in de analyses van deze kubus. We raden u aan om deze measure tijdens de analyses te negeren of te verbergen.

Dagen2_int


Bedrag mutaties

Mutatiebedrag van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn verkoopfacturen, creditnota's, vooruitontvangsten per kas, vooruitontvangsten per bank, niettoegekende kasontvangsten en niettoegekende bankontvangsten.

Nettobedrag openstaand

Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn verkoopfacturen, creditnota's, vooruitontvangsten per kas, vooruitontvangsten per bank, niettoegekende kasontvangsten en niettoegekende bankontvangsten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankontvangsten onderweg.

Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand

De voor een relatie toegestane kredietperiode (in dagen) voor het betalen van een factuur/creditnota. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-aan relatie.


Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand

Het aantal kalenderdagen dat het hoofddocument onbetaald of nietverrekend is gebleven. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor een bepaald hoofddocument en/of voor alle hoofddocumenten voor een bepaalde factureren-aan relatie.

Werkelijk gemiddeld aantal dagen achterstallig

Het gemiddeld aantal kalenderdagen na de toegestane kredietperiode dat het bedrag van een verkoopfactuur wordt ontvangen van een relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-aan relatie.

Verhouding achterstallig tot totaal openstaand

De verhouding van (Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand) tot (Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand). Idealiter is deze verhouding 1:1. Als de verhouding groter is dan 1:1, is er sprake van een betalingsachterstand.

OPMERKING

De interne measures mogen niet worden gebruikt in de analyse, aangezien deze measures alleen om technische redenen zijn toegevoegd. Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Kredietanalist Documentsoort Fact_aan rel Branche Project Vertegenwoordiger Tijdsperiode


Kubus: ACR_SEGMENTATIE Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures waarmee de segmentatie van openstaande saldi van factureren-aan relaties aan het eind van een bepaalde periode kan worden geanalyseerd. U kunt ook berekenen welk percentage van het totaal van de openstaande saldi van alle factureren-aan relaties wordt gevormd door het openstaande saldo van een bepaalde factureren-aan relatie. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving



Totaalbedrag openstaand

Het totaal van de openstaande bedragen voor alle factureren-aan relaties aan het eind van de periode. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankontvangsten onderweg.

% van totaalbedrag openstaand

De verhouding tussen het openstaande saldo van een bepaalde factureren-aan relatie en het totaal van de openstaande saldi van alle facturerenaan relaties in een bepaalde periode, uitgedrukt in een percentage.

Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Kredietanalist Fact_aan rel Branche Vertegenwoordiger Project Tijdsperiode


Kubus: ACR_OVERZICHT_MUTATIES Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures waarmee de werkelijke mutaties voor facturen voor factureren-aan relaties, creditnota's, vooruitontvangsten en niettoegekende ontvangsten kunnen worden geanalyseerd. U kunt deze kubus ook gebruiken voor de analyse van direct gerelateerde mutaties, zoals factuurcorrecties en toekenningen van vooruitbetalingen op facturen. Met deze kubus kunt u alle mutaties voor verschillende kalenderperioden bekijken en momentopnames maken van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving

Bedrag normale factuur

Mutatiebedrag van een normale verkoopfactuur. Dat wil zeggen dat dit bedrag waarschijnlijk zal worden ontvangen van de relatie.

Bedrag correctiedocument

Mutatiebedrag van een correctiedocument. Correcties kunnen plaatsvinden bij wijziging van een bedrag, BTW-code/-bedrag en factureren-aan relatie.



Bedrag koerswinst

Positief verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's. Het kan hierbij gaan om gerealiseerde en niet-gerealiseerde koerswinsten.

Bedrag koersverlies

Negatief verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's. Het kan hierbij gaan om gerealiseerde en niet-gerealiseerde koersverliezen.


Bedrag betalingsverschil

Het restbedrag van verkoopfacturen dat niet is betaald door de factureren-aan relatie en dat uiteindelijk wordt afgeboekt als kosten.

Bedrag creditnota

Mutatiebedrag van een creditnota.

Bedrag dubieuze factuur

Mutatiebedrag van een dubieuze verkoopfactuur. Dat wil zeggen dat het bedrag waarschijnlijk niet zal worden ontvangen van de relatie.

Bedrag kasontvangst normaal

Mutatiebedrag van een kasontvangstdocument waarmee een bepaalde verkoopfactuur wordt betaald.

Bedrag vooruitontvangst kas

Mutatiebedrag van een kasontvangstdocument dat niet bedoeld is voor de betaling van een bepaalde verkoopfactuur.

Bedrag kasontvangst niet_toegekend

Mutatiebedrag van een kasontvangstdocument dat niet is toegekend aan een bepaalde verkoopfactuur.

Bedrag bankontvangst normaal

Mutatiebedrag van een bankontvangstdocument waarmee een bepaalde verkoopfactuur wordt betaald.

Bedrag vooruitontvangst bank

Mutatiebedrag van een bankontvangstdocument dat niet bedoeld is voor de betaling van een bepaalde verkoopfactuur.

Bedrag bankontvangst niet_toegekend

Mutatiebedrag van een bankontvangstdocument dat niet is toegekend aan een bepaalde verkoopfactuur.

Bedrag toekenning vooruit niet_toegekend

Mutatiebedrag van een document waarmee een vooruitontvangst en/of een niettoegekende ontvangst wordt gekoppeld aan bepaalde verkoopfacturen.

Bedrag verrekening inkoopfactuur

Mutatiebedrag van een document waarmee één of meer inkoopfacturen worden verrekend met één of meer verkoopfacturen. Dit is mogelijk wanneer de relatie zowel een factureren-door relatie als een factureren-aan relatie is.

Bedrag toegestane korting

Maximumbedrag aan korting die kan worden verleend aan een factureren-aan relatie voor bepaalde facturen/creditnota's.

Bedrag verleende korting

Werkelijk bedrag aan korting die is verleend aan een factureren-aan relatie voor bepaalde facturen/creditnota's.


Bedrag kredietbeperking

Maximumbedrag aan kredietbeperking die kan worden doorberekend aan de facturerenaan relatie voor het niet betalen van bepaalde facturen/creditnota's op de betreffende vervaldatums.

Berekend bedrag kredietbeperking

Werkelijk bedrag aan kredietbeperking die is doorberekend aan de factureren-aan relatie voor het niet betalen van bepaalde facturen/creditnota's.

Berekend bedrag bankkosten

Werkelijke bankkosten die zijn berekend voor het innen van betalingen van de facturerenaan relaties.

BTW_bedrag

Bedrag aan BTW op bepaalde verkoopfacturen/creditnota's.

Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Kredietanalist Fact_aan rel Documentsoort Documentklasse Branche Betaalwijze Kwestiecode Referentie kwestiecode Project Vertegenwoordiger Tijdsperiode Kubus: ACR_AANTALLEN_KPI Deze kubus bevat measures in de vorm van kritische prestatie-indicatoren (KPI's) waarmee u het aantal mutaties kunt analyseren dat betrekking heeft op de facturering en de ontvangst van betalingen. Met deze kubus kunt u het aantal documenten dat in een bepaalde periode is verwerkt, weergeven per documentsoort, zoals verkoopfactuur, creditnota, normale ontvangst, enzovoort. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken.


In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven:

OPMERKING

Measure

Omschrijving

Aantal kasontv vooruit niet_toegek

Aantal mutaties met betrekking tot vooruitontvangsten per kas en niettoegekende kasontvangsten in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal bankontv vooruit niet_toegekend

Aantal mutaties met betrekking tot vooruitontvangsten per bank en niettoegekende bankontvangsten in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal kasontvangsten normaal

Aantal kasontvangstmutaties met betrekking tot facturen, in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal bankontvangsten normaal

Aantal bankontvangstmutaties met betrekking tot facturen, in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal bankontvangsten afgekeurd

Aantal mutaties met betrekking tot bankontvangsten die zijn afgestemd als afgekeurd in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal verkoopfacturen

Aantal handelsfactuur- en rentefactuurmutaties in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal creditnota

Aantal creditnotamutaties in een bepaalde kalenderperiode.

In het geval van een bankmutatie worden in de ACR-module van iBaan ERP 5.0c Financials meerdere documenten aangemaakt, in overeenstemming met de fase waarin de ontvangst onderweg zich bevindt. De measure voor aantallen beschouwt alle fases van ontvangsten die onderweg zijn, als één incassomutatie. Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Kredietanalist Fact_aan rel Branche Kwestiecode Referentie kwestiecode Project Vertegenwoordiger Tijdsperiode


Crediteurenbeheer Crediteurenbeheer is een onderdeel van het bedrijfsproces dat alle activiteiten vanaf de inkoop tot de betaling beslaat. Het gaat hierbij om het beheer van accounts voor factureren-door relaties, inclusief de verificatie van ontvangsten, de bewaking van openstaande bedragen en de verwerking van betalingen aan factureren-door relaties. Crediteurenbeheer kan worden onderverdeeld in de volgende subgebieden: Verificatie van verplichtingen aan crediteuren. Crediteurenbewaking en -administratie. Betaling van crediteuren. Met de business-content van de iBaan Decision Manager Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Financials – Operational Review kunt u verschillende analytische views samenstellen om de efficiëntie en effectiviteit van processen op de eerdergenoemde subgebieden van het crediteurenbeheer te bewaken.

Data-warehouse content voor crediteurenbeheer Facts Voor de prestatieanalyse van het crediteurenbeheer zijn verschillende facts en dimensies beschikbaar. Facts zijn hoeveelheden en bedragen die gerelateerd zijn aan de eerder genoemde aspecten. De volgende fact-tabel voor de content voor crediteurenbeheer is beschikbaar: Fact-tabel

Contents

DW_FIN_ FACTS_ACPBAL

Mutaties voor verplichtingen en betalingen aan factureren-door relaties die samenhangen met het crediteurenbeheer.

Dimensies Dimensies bepalen de aggregatieniveaus waarop en de invalshoeken van waaruit u de business-content voor crediteurenbeheer kunt analyseren. Dimensies zijn flexibel en moeten optimaal worden gerangschikt om fact-views te verkrijgen die u meer inzicht geven in trends en patronen, en die u helpen om uitzonderingen en afwijkingen in de gepresenteerde informatie te identificeren.


Elke dimensie bevat relaties voor het aggregeren van informatie op basis van relevante kenmerken. Zo kunt u met de dimensie Factureren-door relatie informatie aggregeren op basis van de kenmerken van relaties, zoals de financiële relatiegroep, het land, enzovoort. Voorbeelden van dimensieanalyses vindt u in hoofdstuk 3, “Voorbeelden bedrijfsanalyse”. Voor de analyse van de business-content voor het crediteurenbeheer zijn 17 dimensies beschikbaar. De volgende tabel geeft een overzicht van de beschikbare dimensies en de hiërarchie van elke dimensie. Dimensies

Hiërarchieën

Regio

Alle / Regio

Blokkeercode

Alle / Blokkeercode

Referentie blokkering

Alle / Referentie blokkering

Contactpersoon inkoop

Alle / Contactpersoon inkoop

Mutatievaluta

Alle / Valuta

Documentsoort

Alle / Documentgroep / Documentsoort / Documentnummer


Alle / Factuurstatus / Vervallen_niet vervallen

Fac_door rel

1)

Alle / Soort relatie / Factureren_door relatie / Bedrijfsonderdeel

2) Alle / Land / Factureren_door relatie / Bedrijfsonderdeel 3) Alle / Financiële relatiegroep / Factureren_door relatie / Bedrijfsonderdeel 4) Alle / Status relatie / Factureren_door relatie / Bedrijfsonderdeel Factuursoort

Alle / Factuursoort / Status

Branche

Alle / Branche

Betaalwijze

Alle / Betaalwijze

Project

Alle / Project

Inkoopfactuur

Alle / Factuurgegevens

Betalingscondities

Alle / Betalingscondities

Tijd

Alle / Jaar / Kwartaal / Maand / Datum

Tijdsperiode dagen

Alle / Interval in dagen

Tijdsperiode

Alle / Jaar / Kwartaal / Maand


OPMERKING

Bij de analyse van de dimensie Factureren-door relatie kunt u schakelen tussen de twee hiërarchieën. Voor de dimensie Tijdsperiode dagen worden zes standaardperioden afgeleid van de door de gebruiker gedefinieerde intervallen.

Voorwaarden en aannamen voor de business-content De data-warehouse voor de business-content voor crediteurenbeheer is opgebouwd op basis van een aantal voorwaarden en aannamen, die het gevolg zijn van bepaalde inherente kenmerken van de gegevensbron, te weten de functionaliteit en de tabelstructuren van iBaan ERP 5.0c Financials. Deze voorwaarden en aannamen worden hier beschreven, zodat u een duidelijk beeld hebt van de beschikbare content. De dimensie Tijdsperiode in de data-warehouse is gebaseerd op kalenderperioden. Deze kunnen afwijken van boekingsperioden. Deze oplossing voor het crediteurenbeheer maakt uitsluitend gebruik van gegevens die beschikbaar zijn in de modules ACP en CMG van iBaan Financials. De volgende informatie is niet beschikbaar in deze versie van de business content: − Gegevens die zijn verzameld met behulp van applicaties van andere leveranciers, zoals software voor het vaststellen van kredietwaardigheid of software voor het automatiseren van de betalingsprocedure. − Kwantitatieve gegevens met betrekking tot mutaties in de crediteurenadministratie. − Gegevens die samenhangen met grootboekrekeningen, alsmede GLDmutatiegegevens. In iBaan Financials - ACP kan de gebruiker volledig betaalde inkoopfacturen, inclusief alle bijbehorende documenten, zoals betalingen en correcties, verwijderen of opschonen. De historie van inkoopfacturen, betalingen en dergelijke mag niet worden opgeschoond of gearchiveerd voordat de datawarehouse is opgebouwd. Voor de conversie van EV-bedragen naar DWV-bedragen wordt de documentdatum gebruikt als de datum voor de wisselkoers en wordt het type wisselkoers uit de tabel tfacp200 gebruikt die voor het record van toepassing is. Voor sommige functies, zoals blokkeercodes, geldt dat de implementatie in iBaan Financials ACP niet is vereist. De samenstelling van de gegevens in de data-warehouse is daarom mede afhankelijk van de beschikbaarheid van nietvereiste gegevens in de iBaan Financials ACP-database. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 2-19

Wanneer mutaties in de crediteurenadministratie worden geëxporteerd naar de data-warehouse, is het mogelijk dat sommige mutaties de status Nietgejournaliseerd hebben (in overeenstemming met de GLD-module). Nietgejournaliseerde mutaties kunnen nog worden gewijzigd, nadat ze zijn geëxporteerd naar de data-warehouse. Om de gegevens in het mutatiesysteem te synchroniseren met de gegevens in de data-warehouse, verdient het aanbeveling om de gegevens van de crediteurenadministratie incrementeel opnieuw te exporteren naar de data-warehouse. Dit geldt met name voor nietgejournaliseerde mutaties. In de definitie van de ouderdomsanalyse zijn de openstaande mutaties voor factureren-door relaties opgenomen (dat wil zeggen facturen, creditnota's, niet-toegekende betalingen en vooruitbetalingen) en zijn openstaande inkooporders, openstaande inkoopoffertes, openstaande projectorders en budgetbedragen niet opgenomen. In de business-content voor het crediteurenbeheer wordt bij openstaande saldi rekening gehouden met bankbetalingen die onderweg zijn (dat wil zeggen bankbetalingen waarvoor nog bankafstemming moet plaatsvinden). Tevens geldt dat de ouderdom van een openstaand document wordt berekend op basis van de documentdatum en niet op basis van de vervaldatum. U kunt een tijdsperiode definiëren als een aantal kalenderdagen, onafhankelijk van de ouderdomscodefunctionaliteit in de ACP-module van iBaan ERP 5.0c Financials. Sommige dimensies zijn statisch. Dat wil zeggen dat ze niet tijdspecifiek zijn. Bijvoorbeeld: als aan een factuur van een factureren-door relatie een blokkeercode is gekoppeld, wordt voor de factuur altijd de informatie met betrekking tot de blokkeercode getoond die gold op het moment dat de gegevens werden geëxporteerd naar de data-warehouse, ongeacht wanneer een momentopname wordt genomen. De niet-statische dimensies zijn Tijd, Tijdsperiode en Factuurstatus.

Kubussen Er zijn in totaal zes OLAP-kubussen beschikbaar voor de analyse van het crediteurenbeheer. Elke kubus is gekoppeld aan de relevante VIEW die is gemaakt op basis van de fact-tabel DW_FIN_FACTS_ACPBAL. In de volgende paragrafen worden de measures en dimensies van elke kubus beschreven.


Kubus: ACP_OUDERDOMSANALYSE Deze kubus bevat measures voor het analyseren van de openstaande periodesaldi van factureren-door relaties aan het eind van elke maand voor elk kalenderjaar. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving


Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn inkoopfacturen, creditnota's, vooruitbetalingen per kas, vooruitbetalingen per bank, niet-toegekende kasbetalingen, niet-toegekende bankbetalingen en bankbetalingen op grond van periodieke betalingsopdrachten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankbetalingen onderweg.

Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Blokkeercode Referentie blokkering Contactpersoon inkoop Mutatievaluta Documentsoort Factuursoort Vervallen_niet vervallen Branche Betaalwijze Project Fac_door rel Betalingscondities Tijdsperiode dagen Tijdsperiode


Kubus: ACP_FACTUURBETAL_KPI Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures in de vorm van kritische prestatieindicatoren (KPI's) waarmee kan worden geanalyseerd of facturen van facturerendoor relaties tijdig worden betaald. De KPI's in deze kubus zijn werkelijke gewogen gemiddelden van aantallen dagen tot betaling en verwachte gewogen gemiddelden van aantallen dagen tot betaling. Met andere woorden: met deze KPI's kunt u op basis van de historie analyseren hoeveel kalenderdagen nodig zijn om inkoopfacturen te betalen aan factureren-door relaties en het resultaat vergelijken met de kredietperiode die door de factureren-door relatie is toegestaan. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken op de datum van de ontvangst- of verrekeningsmutatie in elke kalendermaand. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure Bedrag mutaties

Totaal betaalde overige bedragen Verwacht gemiddeld aantal dagen voor betaling

Werkelijk gemiddeld aantal dagen voor betaling

Gemiddeld aantal dagen te laat

Omschrijving Mutatiebedrag van inkoopfacturen, zoals kostenfacturen en facturen op basis van een inkooporder. Per factuur de som van alle 'Betaalde overige bedragen' tot een bepaalde datum. De door een relatie toegestane kredietperiode voor het betalen van een factuur/creditnota. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-door relatie. Het aantal kalenderdagen voor elke kas- of bankbetaling of andere verrekeningen met betrekking tot een bepaalde factuur van een factureren-door relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle betalingen met betrekking tot een bepaalde factuur en/of voor alle facturen voor een bepaalde factureren-door relatie. Het aantal kalenderdagen na de toegestane kredietperiode dat het bedrag van een inkoopfactuur wordt betaald aan een relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-door relatie.


Gemiddeld aantal dagen te vroeg

Betaalde overige bedragen

Het aantal kalenderdagen voor het verstrijken van de toegestane kredietperiode dat het bedrag van een inkoopfactuur wordt betaald aan een relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-door relatie. Per factuur de som van bepaalde mutatiebedragen op een bepaalde datum. Dit zijn de volgende bedragen: bedrag kasbetaling normaal + bedrag bankbetaling normaal + bedrag toekenning voor vooruitbetaling per kas en vooruitbetaling per bank + bedrag toekenning niet-toegekende kasbetaling en niet-toegekende bankbetaling + bedrag verrekening creditnota + bedrag verrekening verkoopfactuur + bedrag verleende korting + berekend bedrag kredietbeperking + bedrag betalingsverschil + bedrag koersverschil.

Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Contactpersoon inkoop Branche Project Inkoopfactuur Fac_door rel Tijd Kubus: ACP_OPENST_SALDI_KPI Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures in de vorm van kritische prestatieindicatoren (KPI's) die zijn ontworpen met het oog op de analyse van het werkelijke gewogen gemiddelde aantal dagen dat bedragen openstaan, in vergelijking met het verwachte gewogen gemiddelde aantal dagen. Hiermee wordt aangegeven hoe lang saldi bij factureren-door relaties open blijven staan en dit aantal kalenderdagen wordt vergeleken met de toegestane kredietperiode. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken.



Omschrijving

Dagen1_int


Dagen2_int


Bedrag mutaties

Mutatiebedrag van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn inkoopfacturen, creditnota's, vooruitbetalingen per kas, vooruitbetalingen per bank, niettoegekende kasbetalingen, niettoegekende bankbetalingen en bankbetalingen op grond van periodieke betalingsopdrachten.


Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn inkoopfacturen, creditnota's, vooruitbetalingen per kas, vooruitbetalingen per bank, niettoegekende kasbetalingen, niettoegekende bankbetalingen en bankbetalingen op grond van periodieke betalingsopdrachten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankbetalingen onderweg.


Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand

De door een relatie toegestane kredietperiode (in dagen) voor het betalen van een factuur/creditnota. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-door relatie.

Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand

Het aantal kalenderdagen dat het hoofddocument onbetaald of nietverrekend is gebleven. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor een bepaald hoofddocument en/of voor alle hoofddocumenten voor een bepaalde factureren-door relatie.

Werkelijk gemiddeld aantal dagen achterstallig

Het aantal kalenderdagen na de toegestane kredietperiode dat het bedrag van een inkoopfactuur wordt betaald aan een relatie. U kunt ook het gemiddelde aantal dagen analyseren voor alle facturen en/of voor alle facturen voor een specifieke factureren-door relatie.

Verhouding openstaand/achterstallig

De verhouding van (Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand) tot (Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand). Idealiter is deze verhouding 1:1. Als de verhouding groter is dan 1:1, is er sprake van een betalingsachterstand.

OPMERKING

De interne measures mogen niet worden gebruikt in de analyses, aangezien deze measures alleen om technische redenen toegevoegd zijn.


Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Contactpersoon inkoop Documentsoort Branche Project Fac_door rel Tijdsperiode Kubus: ACP_SEGMENTATIE Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures waarmee de segmentatie van openstaande saldi van factureren-door relaties aan het eind van een bepaalde periode kan worden geanalyseerd. U kunt ook berekenen welk percentage van het totaal van de openstaande saldi van alle factureren-door relaties wordt gevormd door het openstaande saldo van een bepaalde factureren-door relatie. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving


Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn inkoopfacturen, creditnota's, vooruitbetalingen per kas, vooruitbetalingen per bank, niettoegekende kasbetalingen, niet-toegekende bankbetalingen en bankbetalingen op grond van periodieke betalingsopdrachten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankbetalingen onderweg.

Totaabedrag openstaand

Het totaal van de openstaande bedragen voor alle factureren-door relaties aan het eind van de periode. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankbetalingen onderweg.

% van totaalbedrag openstaand

De verhouding tussen het openstaande saldo van een bepaalde factureren-door relatie en het totaal van de openstaande saldi van alle factureren-door relaties in een bepaalde periode, uitgedrukt in een percentage.


Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Contactpersoon inkoop Branche Project Fac_door rel Tijdsperiode Kubus: ACP_OVERZICHT_MUTATIES Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures waarmee u de werkelijke mutaties van facturen van factureren-door relaties, creditnota's, vooruitbetalingen en niettoegekende betalingen kunt analyseren. Bovendien kunt u met deze kubus andere direct gerelateerde mutaties, zoals correcties en toekenningen van vooruitbetalingen, analyseren. Met de kubus kunt u alle mutaties voor verschillende kalenderperioden bekijken en momentopnames maken van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving

Bedrag inkoopfactuur

Mutatiebedrag van een inkoopfactuurdocument dat door een factureren-door relatie is gestuurd.


Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn inkoopfacturen, creditnota's, vooruitbetalingen per kas, vooruitbetalingen per bank, niettoegekende kasbetalingen, niet-toegekende bankbetalingen en bankbetalingen op grond van periodieke betalingsopdrachten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankbetalingen onderweg.

Bedrag koerswinst

Positief verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's. Het kan hierbij gaan om gerealiseerde en niet-gerealiseerde koerswinsten.


Bedrag koersverlies

Negatief verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's. Het kan hierbij gaan om gerealiseerde en niet-gerealiseerde koersverliezen.

Bedrag betalingsverschil

Het restbedrag van de inkoopfacturen dat niet is betaald aan de factureren-door relatie, en dat uiteindelijk wordt teruggeboekt.

Bedrag creditnota

Mutatiebedrag van een creditnota.

Bedrag correctiedocument

Mutatiebedrag van een correctiedocument. Correcties kunnen plaatsvinden bij wijziging van een bedrag, BTW-code/-bedrag en factureren-door relatie.

Bedrag kasbetaling normaal

Mutatiebedrag van een kasbetalingsdocument waarmee een bepaalde inkoopfactuur wordt betaald.

Bedrag vooruitbetaling kas

Mutatiebedrag van een kasbetalingsdocument waarmee geen specifieke inkoopfacturen worden betaald.

Bedrag kasbetaling niet_toegekend

Mutatiebedrag van een kasbetalingsdocument dat niet is toegekend aan een specifieke inkoopfactuur.

Bedrag bankbetaling normaal

Mutatiebedrag van een bankbetalingsdocument waarmee een bepaalde inkoopfactuur wordt betaald.

Bedrag vooruitbetaling bank

Mutatiebedrag van een bankbetalingsdocument waarmee geen specifieke inkoopfactuur wordt betaald.

Bedrag bankbetaling niet_toegekend

Mutatiebedrag van een bankbetalingsdocument dat niet is toegekend aan een specifieke inkoopfactuur.

Bedrag periodieke betalingsopdracht

Mutatiebedrag van een bankbetaling die is gebaseerd op een periodieke betalingsopdracht. Deze betaling is een soort vooruitbetaling.

Bedrag toekenning vooruit niet_toegekend

Mutatiebedrag van een document waarmee een vooruitbetaling en/of een niet-toegekende betaling wordt gekoppeld aan specifieke inkoopfacturen.


Bedrag verrekening verkoopfactuur

Mutatiebedrag van een document waarmee één of meer verkoopfacturen worden verrekend met één of meer inkoopfacturen. Dit is mogelijk wanneer de relatie zowel een factureren-aan relatie als een factureren-door relatie is.

Bedrag toegestane korting

Maximumbedrag aan korting die wordt verleend door de factureren-door relatie voor bepaalde facturen/creditnota's.

Bedrag verleende korting

Werkelijk bedrag aan korting die is verleend door de factureren-door relatie voor bepaalde facturen/creditnota's.

Bedrag toegestane kredietbeperking

Maximumbedrag aan kredietbeperking die kan worden doorberekend door de factureren-door relatie wegens het niet betalen van bepaalde facturen/creditnota's op de betreffende vervaldatums.

Bedrag berekende kredietbeperking

Werkelijk bedrag aan kredietbeperking die is doorberekend door de factureren-door relatie wegens het niet betalen van bepaalde facturen/creditnota's.

Berekend bedrag bankkosten

Werkelijke bankkosten die zijn berekend voor het betalen van de factureren-door relaties.

BTW_bedrag

Bedrag aan BTW op inkoopfacturen/creditnota's.

Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Blokkeercode Referentie blokkering Contactpersoon inkoop Documentsoort Factuursoort Branche Betaalwijze Project Fac_door rel Tijdsperiode


Kubus: ACP_AANTALLEN_KPI Deze kubus bevat measures in de vorm van kritische prestatie-indicatoren (KPI's) waarmee u het aantal mutaties kunt analyseren dat betrekking heeft op het toekennen/goedkeuren van facturen en betalingen. Met deze kubus kunt u het aantal documenten dat in een bepaalde periode is verwerkt, weergeven per documentsoort, zoals inkoopfactuur, creditnota, normale betaling, afgekeurde betalingen, enzovoort. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure

Omschrijving

Aantal kasbetalingen vooruit niet_toegek

Aantal mutaties met betrekking tot vooruitbetalingen per kas en niettoegekende kasbetalingen in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal bankbetal vooruit niet_toegek

Aantal mutaties met betrekking tot vooruitbetalingen per bank en niettoegekende bankbetalingen in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal kasbetalingen normaal

Aantal kasbetalingsmutaties met betrekking tot inkoopfacturen, in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal bankbetalingen normaal

Aantal bankbetalingsmutaties met betrekking tot inkoopfacturen, in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal per betal_opdr bank

Aantal bankbetalingsmutaties met betrekking tot periodieke betalingsopdrachten, in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal bankbetalingen afgekeurd

Aantal mutaties met betrekking tot bankbetalingen die zijn afgestemd als afgekeurd in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal inkoopfacturen

Aantal kostenfacturen en facturen die betrekking hebben op inkooporders, in een bepaalde kalenderperiode.

Aantal creditnota

Aantal creditnotamutaties in een bepaalde kalenderperiode.


OPMERKING

In het geval van een bankmutatie worden in de ACP-module van iBaan ERP 5.0c Financials meerdere documenten gemaakt, in overeenstemming met de fase waarin de betaling onderweg zich bevindt. De measure voor aantallen beschouwt de fases waarin de betaling onderweg is als één betalingsmutatie. Voor deze kubus zijn de volgende dimensies beschikbaar: Regio Blokkeercode Referentie blokkering Contactpersoon inkoop Branche Project Fac_door rel Tijdsperiode



3

Voorbeelden – bedrijfsanalyse

Ter illustratie van de business-content voor debiteuren- en crediteurenbeheer worden in dit hoofdstuk verschillende analysemogelijkheden beschreven in de vorm van vragen die zouden kunnen worden beantwoord via de analyses. Deze voorbeelden geven u een indruk van de analysemogelijkheden die de in het vorige hoofdstuk beschreven business-content u biedt. Dankzij de flexibiliteit van de OLAP- en de rapportageomgeving kunt u met deze business-content ook vele andere vragen en problemen beantwoorden en oplossen. In deze omgevingen wordt gewerkt met dimensies waarmee u op elk gewenst niveau informatie kunt opvragen. Dit hoofdstuk is verdeeld in twee gedeelten. In het eerste gedeelte worden voorbeelden voor het debiteurenbeheer behandeld en in het tweede gedeelte vindt u voorbeelden voor het crediteurenbeheer.

Voorbeelden - Analyse van debiteurenbeheer Als verantwoordelijke voor het debiteurenbeheer bewaakt u processen als facturering, incasso, kredietbeheer en -administratie. Om de efficiëntie van deze processen te verbeteren, is het van belang om antwoord te krijgen op vragen als: Worden betalingen van relaties ontvangen op de vervaldatums? Voor welke relaties zijn er problematische facturen? Welke facturen zijn aan het einde van de maand vervallen en welke niet, en welke facturen zijn betaald en welke niet? Met de business-content in de zes kubussen voor het debiteurenbeheer kunt u analyses uitvoeren waarmee een aantal van deze vragen wordt beantwoord. In de volgende gedeelten vindt u een beschrijving en voorbeelden van de analyses die u voor elke kubus kunt uitvoeren.


Kubus: ACR_OUDERDOMSANALYSE Via een ouderdomsanalyse kunt u zien hoe de openstaande saldi van relaties zijn samengesteld. Hierbij wordt rekening gehouden met vooruitontvangsten en niettoegekende ontvangsten. De openstaande saldi worden opgesplitst op basis van het aantal dagen gedurende welke de saldi niet-betaald of niet-verrekend zijn gebleven en gegroepeerd in tijdsperioden. Met deze kubus kunt u de ouderdom van de openstaande saldi periodiek analyseren, aan het einde van elke maand voor elk jaar. U kunt bijvoorbeeld op de volgende manieren analyseren hoe effectief uw organisatie is in het innen van betalingen: U kunt de verdeling van Nettobedrag openstaand over zes tijdsperioden analyseren. Deze analyse geeft u inzicht in de samenstelling van de in totaal te ontvangen posten. Zo kunt u bijvoorbeeld zien of er oudere openstaande saldi zijn voor een bepaalde factureren-aan relatie of voor alle factureren-aan relaties. Bovendien kunt u met deze analyse zien hoe openstaande saldi van periode naar periode worden geprolongeerd. Voor meer informatie over de concepten rollover en prolongatie raadpleegt u “Definities, acroniemen en afkortingen” in hoofdstuk 1, “Overzicht van iBaan Decision Manager”. U kunt Nettobedrag openstaand voor relaties vergelijken met Bedrag kredietlimiet voor een bepaalde periode. Deze vergelijking laat u zien welke relaties een groot openstaand saldo hebben en hoe dicht relaties bij de toegestane kredietlimieten komen. U kunt Nettobedrag openstaand voor relaties vergelijken met Bedrag kredietverzekering voor een bepaalde periode. Deze vergelijking laat u zien welke relaties een groot openstaand saldo hebben en of de kredietverzekering voldoende dekking biedt. Managementvraag Wat is op de laatste dag van een bepaalde maand de samenstelling van de openstaande bedragen van factureren-aan relaties die vervallen zijn, maar nog niet betaald of verrekend? De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as Tijdsperiode dagen. 2

Selecteer op de horizontale as Fact_aan rel.

3

Selecteer Nettobedrag openstaand als de measure.

4

Selecteer op de slicer-balk Vervallen onder Vervallen_niet vervallen en Maand onder Tijdsperiode.


5

Klik voor de overige measures op Alle op de slicer-balk.

Figuur 3-1 Resultaat van een view die is aangemaakt in de iBaan OLAP-client

Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: Deze kubus geeft momentopnames van de stand van zaken aan het einde van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. U ziet daarom geen waarden voor de measures op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode. U kunt zelf het aantal dagen voor een tijdsperiode definiëren en maximaal zes verschillende tijdsperioden kiezen. De dimensie Vervallen_niet vervallen is tijdspecifiek. Met andere woorden: deze dimensie toont de status aan het einde van de periode. U kunt deze dimensie dus gebruiken in combinatie met de dimensie Tijd om verschillende soorten views aan te maken. De dimensie Documentklasse toont de factuurstatus op de datum waarop de laatste export is uitgevoerd. Met andere woorden: deze dimensie is niet tijdspecifiek.


U kunt de dimensie Mutatievaluta gebruiken om de openstaande saldi te analyseren op basis van de oorspronkelijke mutatievaluta's. Met behulp van deze dimensie kunt u een valutarisico-analyse uitvoeren op de openstaande bedragen.

Kubus: ACR_FACTUURONTV_KPI Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures in de vorm van kritische prestatieindicatoren (KPI's) waarmee kan worden geanalyseerd of facturen tijdig worden betaald door factureren-aan relaties. U kunt de kritische prestatie-indicatoren (KPI's) in deze kubus gebruiken om betalingen door factureren-aan relaties te analyseren op basis van de historie, zodat u weet hoeveel dagen bepaalde factureren-aan relaties erover doen om de gefactureerde bedragen te betalen. U kunt bijvoorbeeld op een van de volgende manieren de prestaties van uw organisatie op het gebied van het innen van openstaande saldi van factureren-aan relaties analyseren: U kunt het werkelijke aantal dagen tot ontvangst van betalingen (Werkelijk gemiddeld aantal dagen voor ontvangst) vergelijken met de toegestane kredietperiode (Verwacht gemiddeld aantal dagen voor ontvangst). Hiermee kunt u trends en patronen identificeren in de betalingen door factureren-aan relaties over een bepaalde tijdsperiode. U kunt kijken naar uitzonderingen in de vorm van: − Late betalingen door de factureren-aan relatie (Gemiddeld aantal dagen te laat) en − Snelle betalingen door de factureren-aan relatie (Gemiddeld aantal dagen te vroeg). Managementvraag Wat zijn de prestaties bij het innen van openstaande bedragen voor elk van de geheel of gedeeltelijk betaalde facturen voor de factureren-aan relatie?


De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as alle measures. 2

Selecteer op de horizontale as Fact_aan rel en Verkoopfactuur.

3

Klik voor de overige dimensies op Alle op de slicer-balk.



Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: Met de business-content in deze kubus beschikt u over measures zoals het gewogen gemiddelde voor het aantal dagen dat bedragen openstaan. Dit betekent een nuancering ten opzichte van de traditionele measure Days Sales Outstanding (DSO). Deze kubus geeft momentopnames van de prestaties bij het innen van betalingen op een bepaalde datum en niet een momentopname van de stand van zaken aan het einde van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. De factuurbedragen worden als positieve bedragen weergegeven en de ontvangstbedragen worden als negatieve bedragen weergegeven. De dimensie Tijdsperiode toont alle dagen van het kalenderjaar. Daarom moet u in de OLAP-client een filter voor Null-waarden gebruiken om een optimale weergave te verkrijgen. Wanneer een vooruitontvangst of niet-toegekende ontvangst wordt toegekend aan een factuur voor een factureren-aan relatie, wordt de datum van de vooruitontvangst of niet-toegekende ontvangst beschouwd als de ontvangstdatum en niet de datum van de toekenning. Als de datum van de vooruitontvangst of niet-toegekende ontvangst voor de datum van de factuur voor de factureren-aan relatie valt, wordt het aantal dagen tot ontvangst daarom weergegeven als een negatieve waarde.

Kubus: ACR_OPENST_SALDI_KPI Met de kritische prestatie-indicatoren (KPI's) in deze kubus kunt u openstaande saldi van factureren-aan relaties analyseren om te achterhalen hoeveel dagen een bepaalde factureren-aan relatie erover doet om openstaande bedragen te betalen. U kunt bijvoorbeeld op de volgende manieren de prestaties van uw organisatie op het gebied van het innen van openstaande saldi van factureren-aan relaties analyseren: U kunt het werkelijke aantal dagen dat een factureren-aan relatie wacht met betalen van openstaande bedragen (Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand) vergelijken met de toegestane kredietperiode (Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand). Hiermee kunt u trends en patronen identificeren in het betalingsgedrag van een factureren-aan relatie over een bepaalde tijdsperiode U kunt kijken naar uitzonderingen en gevallen waarin de factureren-aan relaties te laat betaald hebben (Werkelijk gemiddeld aantal dagen achterstallig). Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 3-6

U kunt de resultaten vergelijken met de benchmark die is ingesteld met Verhouding achterstallig tot totaal openstaand. Dit is de verhouding tussen Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand en Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand. Voor factureren-aan relaties die op tijd betalen, is deze verhouding 1:1. Factureren-aan relaties voor wie deze verhouding groter is dan 1:1, betalen te laat. Managementvraag Hoe kunt u zien hoe de incassoprestaties zijn geweest voor elk van de facturerenaan relaties aan het einde van een bepaalde maand? De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as de volgende measures: Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand en Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand, Werkelijk gemiddeld aantal dagen achterstallig en Verhouding achterstallig tot totaal openstaand. 2

Selecteer op de horizontale as Fact_aan rel.

3

Selecteer op de slicer-balk jaar en maand voor de dimensie Tijdsperiode.

4




Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: De dimensie Tijdsperiode toont de openstaande positie aan het eind van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Zo worden op het niveau van het jaar 2001 de posities weergegeven die gelden aan het eind van december 2001. Aan het eind van het derde kwartaal van 2002 worden de posities aan het eind van de laatste maand van dat kwartaal (september 2001) weergegeven, enzovoort. U ziet geen waarden voor de measures op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode. De interne measures (Dagen_int1 en Dagen_int2) moeten handmatig worden verborgen, aangezien deze measures niet relevant zijn voor de analyses en niet automatisch kunnen worden verborgen.

Kubus: ACR_SEGMENTATIE Op basis van gemeenschappelijke kenmerken kunnen verschillende soorten factureren-aan relaties worden gegroepeerd. Dit classificatieproces wordt ook wel de segmentatie van de debiteuren genoemd. De segmentatie helpt u om de nodige aandacht te geven aan de betalingen van factureren-aan relaties, met name in tijden van economische recessie. U kunt zich bijvoorbeeld concentreren op betalingen door factureren-aan relaties in een bepaalde branche, als economische gegevens erop wijzen dat die branche een moeilijke tijd tegemoet gaat. Deze kubus bevat measures die u kunt gebruiken om de segmentatie van factureren-aan relaties en openstaande saldi te analyseren aan het einde van een bepaalde periode. U kunt ook berekenen welk percentage van het totaal van de openstaande saldi van alle factureren-aan relaties wordt gevormd door het openstaande saldo van een bepaalde factureren-aan relatie. U kunt de openstaande saldi van factureren-aan relaties op de volgende manieren analyseren: U kunt het openstaande saldo van een specifieke factureren-aan relatie (Nettobedrag openstaand) vergelijken met het openstaande saldo van alle factureren-aan relaties (Totaalbedrag openstaand). Hiermee krijgt u zicht op het relatieve aandeel van één factureren-aan relatie in het totale openstaande bedrag van de organisatie aan het eind van een bepaalde periode.


U kunt berekenen welk percentage van het openstaande saldo van alle factureren-aan relaties (Totaalbedrag openstaand) wordt gevormd door het openstaande saldo van een specifieke factureren-aan relatie (Nettobedrag openstaand). Hierdoor ziet u welk aandeel één factureren-aan relatie procentueel heeft in het totale openstaande bedrag van de organisatie aan het eind van een bepaalde periode. Managementvraag Hoe is het totale openstaande saldo van alle factureren-aan relaties verdeeld over verschillende branches? Hoe groot is aan het eind van een bepaalde periode het procentuele aandeel van alle factureren-aan relaties in een branche in het totale openstaande debiteurensaldo? De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as de dimensie Branche. 2

Selecteer op de horizontale as alle measures.

3

Selecteer op de slicer-balk Jaar>Kwartaal>Maand voor de dimensie Tijdsperiode.

4




Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: De measure Totaalbedrag openstaand staat voor het totaal van alle openstaande saldi van alle factureren-aan relaties voor het financiële bedrijf en de specifieke periode. Deze measure toont daarom een constante waarde voor een bepaalde periode. De dimensie Tijdsperiode toont de openstaande positie aan het eind van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Zo worden op het niveau van het jaar 2001 de posities weergegeven die gelden aan het eind van december 2001. Aan het eind van het derde kwartaal van 2001 worden de posities aan het eind van de laatste maand van dat kwartaal (september 2001) weergegeven, enzovoort. U ziet geen waarden voor de measures op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode.

Kubus: ACR_OVERZICHT_MUTATIES Bij het uitvoeren van de verschillende soorten analyses, zoals analyses van incassoprestaties, ouderdom van openstaande bedragen en segmentatie van openstaande bedragen, is het mogelijk dat u ook een overzicht nodig hebt van de informatie over alle mutaties voor een factureren-aan relatie. Deze kubus bevat measures waarmee u een beeld kunt krijgen van de hoofdmutaties en de bijbehorende mutaties die betrekking hebben op de debiteurenadministratie. Er kunnen twee soorten hoofdmutaties worden onderscheiden: Facturering. Dit zijn de facturen voor factureren-aan relaties en creditnota's. Betalingen. Dit zijn kas- of bankmutaties, zoals vooruitbetalingen en niet-toegekende betalingen. Als u een drill down uitvoert voor deze groepen, krijgt u meer details over de bijbehorende mutaties. In het geval van facturering kunnen de bijbehorende mutaties bijvoorbeeld correcties zijn op facturen voor factureren-aan relaties of mutaties waarmee creditnota's worden gekoppeld aan facturen voor factureren-aan relaties of waarmee de status van facturen voor factureren-aan relaties wordt gewijzigd van Dubieus in Normaal. In het geval van betalingen kunnen de bijbehorende mutaties bestaan uit de toekenning van vooruitontvangsten of niettoegekende ontvangsten aan facturen voor factureren-aan relaties.


U kunt de mutaties in de debiteurenadministratie op de volgende manieren analyseren: U kunt de kortingen die zijn toegestaan voor een bepaalde factureren-aan relatie, vergelijken met de werkelijk aan die relatie verleende kortingen. U kunt de kredietbeperkingen die aan bepaalde factureren-aan relaties kunnen worden doorberekend, vergelijken met de werkelijke kredietbeperkingen die aan die relaties zijn doorberekend. De voorgaande informatie kan van belang zijn voor het beleid ten aanzien van het debiteurenbeheer, bijvoorbeeld op het gebied van kortingen en kredietbeperkingen. Managementvraag Wat is voor een bepaalde periode de verdeling van de mutatiebedragen die bij een bepaalde factuur horen?



Selecteer op de horizontale as Jaar>Kwartaal>Maand voor de dimensie Tijdsperiode.

3

Gebruik de dimensie Documentsoort en selecteer op de slicer-balk het nummer van de factuur voor de factureren-aan relatie.

4




Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: De dimensie Tijdsperiode toont de openstaande positie aan het eind van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Zo worden op het niveau van het jaar 2001 de posities weergegeven die gelden aan het eind van december 2001. Aan het eind van het derde kwartaal van 2001 worden de posities aan het eind van de laatste maand van dat kwartaal (september 2001) weergegeven, enzovoort. De dimensie Documentklasse toont de factuurstatus op de datum waarop de laatste export is uitgevoerd. Met andere woorden: deze dimensie is niet tijdspecifiek. U ziet geen waarden voor de measure Nettobedrag openstaand op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode. De measures BTW-bedrag, Berekend bedrag bankkosten, Bedrag toegestane korting en Berekend bedrag kredietbeperking dienen alleen ter informatie en worden niet gebruikt bij het berekenen van openstaande saldi. De bedragen voor de measure Bedrag toegestane korting worden weergegeven als negatieve waarden. Op die manier kunnen ze worden vergeleken met de waarden voor de measure Bedrag verleende korting. U kunt de functie Hiërarchie wisselen van de OLAP-client gebruiken om de twee parallelle structuren van de dimensie Factureren-aan relatie te analyseren.

Kubus: ACR_AANTALLEN_KPI Verschillende soorten factureren-aan relaties hebben verschillende voorkeuren voor factureermethoden, kredietvoorwaarden en -perioden, betaalwijzen, enzovoort. Daarom worden in het ACR-mutatiesysteem verschillende soorten mutaties gegenereerd. Aangezien aan de verwerking van mutaties kosten verbonden zijn, moet u een balans zien te vinden tussen een geringer aantal mutaties voor relaties en het verlies van zakelijke kansen. Een dergelijke balans kan u helpen om de relaties een betere service te bieden en de mutatiekosten te verlagen.


Als manager wilt u misschien het volgende weten: Hoeveel facturen er worden gegenereerd voor elk van de factureren-aan relaties waarvoor een kredietanalist verantwoordelijk is (zodat de werklast van de kredietanalisten beter kan worden verdeeld). Welke relaties vaak creditnota's uitgeven (zodat u het beleid ten aanzien van kortingen kunt wijzigen, opnieuw kunt onderhandelen met de relatie over de kredietvoorwaarden of de relatie alternatieve betaalwijzen kunt suggereren). Met de analyse van aantallen kunt u onderscheid maken tussen relaties op basis van aantallen facturen, kortingen op en betalingen van facturen en/of vooruitontvangsten en niet-toegekende ontvangsten (bank of kas). U kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in de prestaties van uw organisatie door de aantallen mutaties op de volgende manieren te analyseren: U kunt het aantal creditnotamutaties vergelijken met het aantal verkoopfactuurmutaties. Hierdoor krijgt u inzicht in de mate waarin kortingen worden toegepast. U kunt het aantal betalingen (per kas of bank) vergelijken met het aantal verkoopfacturen. Hierdoor kunt u zien of er meerdere betalingen plaatsvinden voor één verkoopfactuur voor een specifieke factureren-aan relatie, hetgeen uiteindelijk resulteert in extra incassokosten. Managementvraag Voor welke relaties is een kwestiecode gekoppeld aan de facturen en wie zijn de verantwoordelijke kredietanalisten? En hoe vaak komt dit voor?


De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as (Measures) de dimensie Aantal verkoopfacturen en de dimensie Kwestiecode. 2

Selecteer op de horizontale as de dimensie Fact_aan rel en de dimensie Kredietanalist.

3



Tips voor de analyse Als u de totalen voor de measures wilt zien, klikt u op Alle onder de dimensie Tijdsperiode. Voor de measure Aantal bankontvangsten normaal worden bankontvangsten die onderweg en ontvangen zijn, meegerekend.


Voorbeelden - Analyse van crediteurenbeheer Als verantwoordelijke voor het crediteurenbeheer bewaakt u processen als de verificatie van betalingsverplichtingen, crediteurenbeheer en -administratie en betalingen. Om de efficiëntie van deze processen te verbeteren, is het van belang om antwoord te krijgen op vragen als: Worden betalingen aan factureren-door relaties verricht op de vervaldatums? Voor welke factureren-door relaties zijn er problematische inkoopfacturen? Welke inkoopfacturen zijn aan het einde van een maand vervallen en welke niet, en welke facturen zijn betaald en welke niet? Met de business-content in de zes kubussen van het crediteurenbeheer kunt u analyses uitvoeren waarmee een aantal van deze vragen wordt beantwoord. In de volgende gedeelten vindt u een beschrijving en voorbeelden van de analyses die u voor elke kubus kunt uitvoeren.

Kubus: ACP_OUDERDOMSANALYSE Via een ouderdomsanalyse kunt u zien hoe de openstaande saldi zijn samengesteld, daarbij rekening houdend met vooruitbetalingen en niettoegekende betalingen. De openstaande saldi worden opgesplitst op basis van het aantal dagen gedurende welke de saldi niet-betaald of niet-verrekend zijn gebleven en gegroepeerd in tijdsperioden. Met deze kubus kunt u de ouderdom van de openstaande saldi van factureren-door relaties periodiek analyseren, aan het einde van elke maand voor elk jaar. U kunt bijvoorbeeld de effectiviteit van uw organisatie bij het doen van betalingen analyseren door de verdeling van Nettobedrag openstaand over zes tijdsperioden te analyseren. Deze analyse geeft u inzicht in de samenstelling van de totaal te betalen posten en laat zien of er oudere openstaande saldi voor een bepaalde factureren-door relatie of voor alle factureren-door relaties zijn. Bovendien kunt u met deze analyse zien hoe openstaande saldi van periode naar periode worden geprolongeerd. Voor meer informatie over de concepten rollover en prolongatie raadpleegt u “Definities, acroniemen en afkortingen” in hoofdstuk 1, “Overzicht van iBaan Decision Manager”.


Managementvraag Hoe zijn aan het eind van een bepaalde maand de openstaande saldi van factureren-door relaties samengesteld, uitgedrukt in mutatievaluta's? De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as de dimensie Mutatievaluta. 2

Selecteer op de horizontale as de dimensie Tijdsperiode dagen.

3

Selecteer Nettobedrag openstaand als de measure.

4

Selecteer op de slicer-balk Jaar>Maand voor de dimensie Tijdsperiode.

5


Figuur 3-7 Resultaat van een view die is aangemaakt in de OLAP-client

Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: Deze kubus geeft momentopnames van de stand van zaken aan het einde van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. U ziet geen waarden voor de measures op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode. U kunt zelf het aantal dagen voor een tijdsperiode definiëren en maximaal zes verschillende tijdsperioden kiezen. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 3-17

De dimensie Vervallen_niet vervallen is tijdspecifiek. Met andere woorden: deze dimensie toont de status aan het einde van de periode. U kunt deze dimensie dus gebruiken in combinatie met de dimensie Tijd om verschillende soorten views aan te maken. U kunt in de OLAP-client gebruikmaken van de functie Parent Values om de totalen voor alle tijdsperioden te zien. U kunt de dimensie Mutatievaluta gebruiken om de openstaande saldi te analyseren op basis van de oorspronkelijke factuurvaluta's. Op deze manier kunt u een valutarisico-analyse uitvoeren op de openstaande bedragen.

Kubus: ACP_FACTUURBETAL_KPI Deze kubus bevat hoofdzakelijk measures in de vorm van kritische prestatieindicatoren (KPI's) waarmee kan worden geanalyseerd of facturen tijdig worden betaald. Met de kritische prestatie-indicatoren (KPI's) in deze kubus kunt u betalingen aan factureren-door relaties analyseren op basis van de historie om te achterhalen binnen hoeveel dagen de factuurbedragen zijn betaald aan een bepaalde facturerendoor relatie. U kunt de prestaties van uw organisatie op het gebied van het betalen van openstaande saldi van factureren-door relaties op de volgende manieren analyseren: U kunt het werkelijke aantal dagen tot betaling (Werkelijk gemiddeld aantal dagen voor betaling) vergelijken met de toegestane kredietperiode (Verwacht gemiddeld aantal dagen voor betaling). Hiermee kunt u trends en patronen identificeren in de betalingen aan factureren-door relaties over een bepaalde tijdsperiode. U kunt kijken naar uitzonderingen in de vorm van: − Snelle betalingen aan de factureren-door relaties (Gemiddeld aantal dagen te vroeg). − Late betalingen aan de factureren-door relaties (Gemiddeld aantal dagen te laat). Managementvraag Wat zijn de prestaties bij het betalen van openstaande bedragen voor elk van de geheel of gedeeltelijk betaalde facturen van de factureren-door relatie?


De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as Fac_door rel en Inkoopfactuur. 2


3



Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: Met de business-content in deze kubus beschikt u over measures zoals het gewogen gemiddelde voor het aantal dagen dat bedragen openstaan. Dit betekent een nuancering ten opzichte van de traditionele measure Days Purchases Outstanding (DPO). Deze kubus geeft momentopnames van de prestaties bij het betalen op een bepaalde betalingsdatum en niet een momentopname van de stand van zaken aan het einde van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Voor de inkoopfacturen worden positieve bedragen weergegeven, voor betalingen worden negatieve bedragen weergegeven. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 3-19

De dimensie Tijdsperiode toont alle dagen van het kalenderjaar. Het is daarom van belang om in de OLAP-client een filter voor Null-waarden te gebruiken om een optimale weergave te verkrijgen. Wanneer een vooruitbetaling of niet-toegekende betaling wordt toegekend aan een inkoopfactuur, wordt de datum van de vooruitbetaling of niettoegekende betaling beschouwd als de betalingsdatum en niet de datum van de toekenning. Als de datum van de vooruitbetaling voor de datum van de inkoopfactuur valt, is het aantal dagen tot betaling daarom een negatieve waarde.

Kubus: ACP_OPENST_SALDI_KPI Met de kritische prestatie-indicatoren (KPI's) in deze kubus kunt u openstaande saldi van factureren-door relaties analyseren om te achterhalen hoeveel dagen een bepaalde factureren-door relatie niet is betaald. U kunt de prestaties van uw organisatie op het gebied van het betalen van openstaande saldi van facturerendoor relaties op de volgende manieren analyseren: U kunt het werkelijke aantal dagen dat bedragen openstaan (Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand) vergelijken met de toegestane kredietperiode (Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand). Hiermee kunt u trends en patronen identificeren in de betalingen aan factureren-door relaties over een bepaalde tijdsperiode U kunt kijken naar uitzonderingen en gevallen waarin de factureren-door relaties te laat betaald zijn (Werkelijk gemiddeld aantal dagen achterstallig). U kunt de resultaten vergelijken met de benchmark die is ingesteld met Verhouding openstaand/achterstallig. Dit is de verhouding tussen Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand en Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand. Voor factureren-door relaties die op tijd worden betaald, is deze verhouding 1:1. Wanneer de waarde voor een factureren-door relatie groter is dan 1:1, worden bedragen te laat betaald. Managementvraag Hoe kan ik voor elk van de factureren-door relaties aan het eind van een bepaalde maand de betalingsprestaties van mijn organisatie zien?


De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as de measures Werkelijk gemiddeld aantal dagen openstaand, Verwacht gemiddeld aantal dagen openstaand, Werkelijk gemiddeld aantal dagen achterstallig en Verhouding openstaand/achterstallig. 2

Selecteer op de horizontale as de dimensie Fac_door rel.

3

Selecteer op de slicer-balk jaar en maand voor de dimensie Tijdsperiode.

4



Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: De dimensie Tijdsperiode toont de openstaande positie aan het eind van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Zo worden op het niveau van het jaar 2001 de posities weergegeven die gelden aan het eind van december 2001. Aan het eind van het derde kwartaal van 2001 worden de posities aan het eind van de laatste maand van dat kwartaal (september 2001) weergegeven, enzovoort. U ziet geen waarden voor de measures op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 3-21

De interne measures (Dagen_int1 en Dagen_int2) moeten handmatig worden verborgen, aangezien deze measures niet relevant zijn voor de analyses en niet automatisch kunnen worden verborgen.

Kubus: ACP_SEGMENTATIE Op basis van gemeenschappelijke kenmerken kunnen verschillende soorten factureren-door relaties worden gegroepeerd. Dit classificatieproces wordt ook wel de segmentatie van de crediteuren genoemd. De segmentatie kan u helpen om een beter beeld te krijgen van uw factureren-door relaties. U kunt bijvoorbeeld kijken naar factureren-door relaties met grote openstaande bedragen voor projecten die op het kritieke pad liggen, om vertragingen wegens achterstallige betalingen te voorkomen. Deze kubus bevat measures die u kunt gebruiken om de segmentatie van facturerendoor relaties en openstaande saldi te analyseren aan het einde van een bepaalde periode. U kunt ook berekenen welk percentage van het totaal van de openstaande saldi van alle factureren-door relaties wordt gevormd door het openstaande saldo van een bepaalde factureren-door relatie. U kunt de openstaande saldi van factureren-door relaties op de volgende manieren analyseren: U kunt het openstaande saldo van een specifieke factureren-door relatie (Nettobedrag openstaand) vergelijken met het openstaande saldo van alle factureren-door relaties (Totaalbedrag openstaand). Hierdoor ziet u welk aandeel één factureren-door relatie heeft in het totale openstaande crediteurensaldo van de organisatie aan het eind van een bepaalde periode. U kunt berekenen welk percentage van het openstaande saldo van alle factureren-door relaties (Totaalbedrag openstaand) wordt gevormd door het openstaande saldo van een specifieke factureren-door relatie (Nettobedrag openstaand). Hierdoor ziet u welk aandeel één factureren-door relatie procentueel heeft in het totale openstaande bedrag van de organisatie aan het eind van een bepaalde periode. Managementvraag Hoe zijn de openstaande saldi van factureren-door relaties samengesteld? Wat is het procentuele aandeel van elk van de factureren-door relaties in de totale openstaande saldi aan het eind van een bepaalde periode?


De view samenstellen 1 Selecteer op de verticale as de dimensie Fac_door rel. 2

Gebruik de functie Parent Value van de OLAP-client.

3


4


5




Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: De measure Totaalbedrag openstaand staat voor het totaal van alle openstaande saldi van alle factureren-door relaties voor het financiële bedrijf en de specifieke periode. Deze measure geeft een constante waarde voor een bepaalde periode. De dimensie Tijdsperiode toont de openstaande positie aan het eind van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Zo worden op het niveau van het jaar 2001 de posities weergegeven die gelden aan het eind van december 2001. Aan het eind van het derde kwartaal van 2001 worden de posities aan het eind van de laatste maand van dat kwartaal (september 2001) weergegeven, enzovoort. U ziet geen waarden voor de measures op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode.

Kubus: ACP_OVERZICHT_MUTATIES Bij het uitvoeren van de verschillende soorten analyses, zoals analyses van incassoprestaties, ouderdom van openstaande bedragen en segmentatie van openstaande bedragen, is het mogelijk dat u ook een overzicht nodig hebt van de informatie over alle mutaties voor een factureren-door relatie. Deze kubus bevat measures waarmee u een beeld kunt krijgen van de hoofdmutaties en de bijbehorende mutaties die betrekking hebben op de crediteurenadministratie. Er kunnen twee soorten hoofdmutaties worden onderscheiden: Verplichtingen. Dit zijn inkoopfacturen en creditnota's. Betalingen. Dit zijn betalingen per bank of kas, zoals vooruitbetalingen en niettoegekende betalingen. Als u een drill down uitvoert voor deze groepen, krijgt u meer details over de bijbehorende mutaties. In het geval van verplichtingen kunnen de bijbehorende mutaties correcties zijn op inkoopfacturen, mutaties waarmee creditnota's worden gekoppeld aan inkoopfacturen, enzovoort. In het geval van betalingen kunnen de bijbehorende mutaties bestaan uit de toekenning van vooruitbetalingen of niettoegekende betalingen aan facturen van factureren-door relaties.


U kunt mutaties in de crediteurenadministratie als volgt analyseren: U kunt de kortingen die zijn toegestaan door bepaalde factureren-door relaties, vergelijken met de werkelijk verleende kortingen of u kunt de kredietbeperkingen die kunnen worden berekend door bepaalde facturerendoor relaties, vergelijken met de werkelijk berekende kredietbeperkingen. U kunt de koerswinsten en koersverliezen voor factureren-door relaties in bepaalde landen of gebieden vergelijken. Managementvraag Wat is de verdeling van mutatiebedragen voor facturen van factureren-door relaties met de status Actief?



Selecteer op de horizontale as de dimensie Documentsoort en ga via drill down naar het documentnummer.

3


4

Selecteer op de slicer-balk Actief als de status voor de dimensie Fac_door rel.

5




Tips voor de analyse Hieronder vindt u een aantal handige tips voor het analyseren van de businesscontent in deze kubus: De dimensie Tijdsperiode toont de openstaande positie aan het eind van elke kalendermaand, elk kwartaal of elk jaar. Zo worden op het niveau van het jaar 2001 de posities weergegeven die gelden aan het eind van december 2001. Aan het eind van het derde kwartaal van 2001 worden de posities aan het eind van de laatste maand van dat kwartaal (september 2001) weergegeven, enzovoort. U ziet geen waarden voor de measure Nettobedrag openstaand op het niveau Alle van de dimensie Tijdsperiode. De bedragen voor de measure Bedrag toegestane korting worden weergegeven als negatieve waarden. Op die manier kunnen ze worden vergeleken met de waarden voor de measure Bedrag verleende korting. De measures BTW-bedrag, Berekend bedrag bankkosten, Bedrag toegestane korting en Bedrag toegestane kredietbeperking dienen alleen ter informatie en worden niet gebruikt bij het berekenen van openstaande saldi. U kunt de functie Hiërarchie wisselen van de OLAP-client gebruiken om de twee parallelle structuren van de dimensie Factureren-door relatie te analyseren.

Kubus: ACP_AANTALLEN_KPI Verschillende soorten factureren-door relaties hebben verschillende voorkeuren voor factureermethoden, kredietvoorwaarden en -perioden, betaalwijzen, enzovoort. Dit betekent dat er verschillende soorten mutaties worden gegenereerd in het mutatiesysteem van de crediteurenadministratie. Aangezien aan de verwerking van mutaties kosten verbonden zijn, moet u een balans zien te vinden tussen een geringer aantal mutaties voor relaties en het verlies van zakelijke kansen. Een dergelijke balans kan u helpen om de relaties een betere service te bieden en de mutatiekosten te verlagen. Als manager wilt u misschien het volgende weten: Hoeveel inkoopfacturen zijn er geboekt voor elke factureren-door relatie? (Hierdoor krijgt u een beter beeld van de werklast van de inkopers.) Voor welke factureren-door relaties worden vaak creditnota's uitgegeven? (Zodat u het beleid ten aanzien van kortingen kunt wijzigen, opnieuw kunt onderhandelen over kredietvoorwaarden of een andere betaalwijze kunt suggereren.) Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 3-27

Met de analyse van aantallen kunt u onderscheid maken tussen de facturerendoor relaties op basis van de aantallen mutaties voor facturen, kortingen, betalingen van facturen, vooruitbetalingen en niet-toegekende betalingen (per bank of kas). U kunt bijvoorbeeld een beeld krijgen van de prestaties van uw organisatie door de aantallen mutaties op de volgende manieren te analyseren: U kunt het aantal creditnotamutaties vergelijken met het aantal inkoopfactuurmutaties. Hierdoor krijgt u inzicht in de mate waarin kortingen worden toegepast. U kunt het aantal betalingen (per kas of bank) vergelijken met het aantal inkoopfacturen. Hierdoor kunt u zien of er meerdere betalingen plaatsvinden voor één inkoopfactuur voor een specifieke factureren-door relatie, hetgeen uiteindelijk resulteert in extra betalingskosten. Managementvraag Hoe zijn de mutaties van de typen Verplichting en Betaling verdeeld over de verschillende soorten factureren-door relaties?



Selecteer op de horizontale as Fac_door rel.

3



Tips voor de analyse U kunt het totaal van de waarden voor alle perioden berekenen door voor de dimensie Tijdsperiode het niveau Alle te selecteren. Voor de measure Aantal bankbetalingen normaal worden bankbetalingen die onderweg en betaald zijn, meegerekend. De bovenstaande vragen, die hier als voorbeeld worden gegeven, geven u een indruk van de mogelijkheden van de business-content voor Financials – Operational Review, versie 1.0. Dankzij de flexibiliteit van de OLAP- en de rapportageomgeving kunt u met deze business-content ook vele andere vragen en problemen beantwoorden en oplossen. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor iBaan ERP 5.0c Finance - Operational Review 3-29

Aangezien deze omgevingen uitgebreide multidimensionale analyses mogelijk maken, kunt u informatie op elk niveau en vanuit elke invalshoek opvragen en bekijken. Met de functionaliteit van analyseapplicaties, zoals Crystal Analysis Professional, kunt u analyses van één bedrijf of meerdere bedrijven uitvoeren. Als u meerdere bedrijven analyseert, moet u de DWV gebruiken voor alle bedragen.


Business-templates ibaan Decision Manager. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review

Recommend Documents