Business Controller in PO Utrecht, 27 maart 2014
© VERMICON
Van Erck Management B.V. handelend onder de naam VERMICON; Keizer Karelweg 83; 1185 HP Amstelveen ABN AMRO Bank 44.33.24.832; IBAN NL36ABNA0443324832 KVK 51963582; BTW nummer 8502 43 622B01
Agenda • Business Controller • P&C cyclus • AO/IC • RGS
BUSINESS CONTROLLER
De business-controller • Gevraagd en ongevraagd advisering van directeur en management; • Begroting: koppeling tussen doelen, onderwijsproces en inzet van middelen; • Kwartaalrapportages: integrale analyse en een beleidsrijke prognose einde jaar; • Jaarplannen met budgetten en een financiële planning; • Optimaliseert primaire en aanverwante processen om een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te bereiken; • Voldoet aan code ‘Goed bestuur’ en draagt zorg voor de correctheid van de processen e.e.a. conform de eisen van de interne controle (AO/IC).
WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN BUSINESS EN FINANCIAL CONTROL?
Financial Control • Is de expert op het gebied van financiële aangelegenheden; • Zorgt ervoor dat de primaire gegevens volledig en juist worden vastgelegd en legt koppelingen met het financiële systeem; • Heeft oog voor de efficiëntie van de vastlegging van gegevens; • Is kostenbewust en draagt kostenbewustzijn uit in de organisatie; • Maakt financiële analyses van de budget-uitputtingen; • Financieel-administratief onderlegd en kennis hebben van de primaire bedrijfsprocessen en de financieel-administratieve vertaling daarvan .
Business Control • Bouwt voort op de eigenschappen van de Financial Controller; • Focust op klantgerichtheid; • Ondersteunt de budgethouders bij het opstellen van de nieuwe budgetten en de financiële onderbouwing van de activiteitenplannen; • Maakt de koppeling tussen financiële resultaten en operationele resultaten; • Gaat bewust om met onderwijs-brede condities en maakt de vertaling ervan naar de school-specifieke situaties; • Maakt analyses van de huidige situatie, financieel en niet-financieel, en definieert acties voor de gewenste situatie; • Het accent ligt op control (beheersing); • Critical friend.
Vaardigheden • Het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden; • Zoekt actief het interne overleg op, adviseert daar waar nodig; • Analytische vaardigheden; • Vermogen om verbale en schriftelijke toelichting te geven op de (financiële) informatie ; • Conceptueel denken; • Is kritisch op het eigen optreden, zorgt voor feedback op eigen performance. • Communiceert gemakkelijk met iedereen binnen het onderwijsveld.
Competenties
• • • • •
Analytisch/probleemoplossend vermogen; Conceptueel vermogen; Adviseren; Doel- en resultaatgerichtheid; Integriteit.
CITAAT UIT CODE GOED BESTUUR IN PRIMAIR ONDERWIJS
Artikel 7 _ Opdracht Bevoegde gezagsorganen binnen het primair onderwijs zijn maatschappelijke instellingen met een specifieke verantwoordelijkheid. Zij verzorgen de vorming en opleiding van kinderen in de leeftijd van 4 tot circa 12 jaar en zorgen voor kwalitatief goed onderwijs.
School is verantwoordelijk voor: • Ieder kind het maximale rendement uit zijn of haar mogelijkheden kan halen, doordat hij of zij het best mogelijke onderwijs krijgt; • De scholen adequate opbrengsten realiseren; • De leerlingen zich optimaal kunnen ontwikkelen als democratisch burger en lid van de samenleving (burgerschap);
• De leerlingen zich er van bewust worden dat leren positief bijdraagt aan hun ontwikkeling en een ‘leven lang’ aan de orde zou moeten zijn; • De medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen en onder optimale omstandigheden hun bijdrage aan deze processen kunnen leveren (goed werkgeverschap); • De beschikbare middelen op een effectieve en verantwoorde wijze worden ingezet ter realisatie van deze opdracht.
Artikel 15 _ Strategisch beleid 1. Het schoolbestuur draagt zorg voor een actueel strategisch beleid met heldere doelen die gelden als leidraad voor de organisatie. 2. In het strategisch beleid maakt het schoolbestuur ondermeer duidelijk hoe strategisch beleid op organisatieniveau zijn vertaling vindt naar kwalitatief goed onderwijs en leerresultaten voor kinderen. 3. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan evalueren regelmatig de realisatie van het strategisch beleid en de geformuleerde doelen binnen een vaste cyclus voor planning & controle. 4. Het schoolbestuur onderzoekt periodiek en op gestructureerde wijze welke onzekere factoren het realiseren van zijn strategisch beleid en doelen in de weg kunnen staan.
Duidelijk maken wat je als onderwijsorganisatie wilt bereiken…
Wat willen we bereiken?
Effecten (maatschappelijk rendement)
Wat gaan we daarvoor presteren?
Resultaten (output)
Wat gaan we daarvoor doen?
Processen (throughput)
Wat is daarvoor nodig?
Middelen (input)
…vereist redeneren vanuit concrete doelen
P&C • Begroten; • Dashboard.
Begroten • • • • • • • • • • •
Kaderbrief, begrotingsbrief en planning; Laatst vastgestelde jaarrekening Scholingsplan Projectplannen Te verwachten specifieke opleidingskosten Prognose leerlingen (vanuit onderwijs) Historische cijfers, realisatie, loonkosten plus fte incl. aard dienstverband, vacatures, reiskosten, natuurlijk verloop en inhuur derden; Realisatie begroting lopend jaar, investeringen en onderhoud; Onderhoudsplan (meerjarenplan en jaarplan begrotingsjaar) Investeringsplan (meerjarenplan en jaarplan begrotingsjaar) Huisvestingsplan (meerjarenplan en jaarplan begrotingsjaar)
Dashboard Sturen op: • Resultaat, liquiditeit en solvabiliteit; • Leerling ontwikkelingen; • FTE ontwikkelingen; • Huisvesting; • Doel: verder uitrollen binnen onderwijs met link naar doelen realisatie.
AO/IC • Three lines of defence • In control statement • Continuïteitsparagraaf
Three lines of defence RvB/Audit comittee Senior Management/DT 2nd line of Defence
Operationeel Management
Risk Mangement
Internal Controls
3rd line of Defence
Internal Audit Control
External Audit
1st line of Defence
In control statement - Bedrijfsvoering alle niveaus dusdanig op orde; - Met redelijke mate van zekerheid; - De doelstellingen (strategisch, operationeel, compliance, rapportage) worden gerealiseerd.
In Control Statement • Waardevol instrument om in control te komen, te blijven en daarover transparant te zijn; • De In Control Statement omvat de werking van het Management Control Systeem en betreft de rapportageperiode; • COSO-indeling: strategische risico’s, operationele risico’s, compliance risico’s en financiële verslaggevingsrisico’s; • Zowel instrument voor interne beheersing als instrument voor externe verantwoording kwaliteit beheersing.
Continuïteitsparagraaf • • • • • • •
Heeft grote parallel met ‘Dashboard’; Mededeling toekomstige ontwikkelingen; Investeringen; Financieringsstructuur; Personele bezetting; Andere belangrijke gebeurtenissen; Samenvattend/hoog aggregatieniveau: begroting volgend jaar.
Doel continuïteitsparagraaf • Meer early warning signalen; • Betere positie intern toezichtsorgaan en accountant voor advies en tegenspraak; • Betere informatiepositie MR; • Betere informatiepositie Onderwijsinspectie.
Resultaat Gericht Sturen • • • •
Outcome; Output; Proces; Inzet.
Duidelijk maken wat je als onderwijsorganisatie wilt bereiken…
Wat willen we bereiken?
Effecten (maatschappelijk rendement)
Wat gaan we daarvoor presteren?
Resultaten (output)
Wat gaan we daarvoor doen?
Processen (throughput)
Wat is daarvoor nodig?
Middelen (input)
…vereist redeneren vanuit concrete doelen
De basis is P&C - Kadernota - Jaarplan incl. resultaten en middeleninzet
Plan
Do Act
Relevante prestatieindicatoren afdeling
Indicator jaar n
Jaar n Budget n Realisatie n
Analyse & Acties
- Voortgangsgesprekken - 4x per jaar - Beleid/middelen
Check
- Managementrapportage - Maandelijks - Middelen + toelichting
Resultaat Gericht Management is… • Een methode om de doeltreffendheid en doelmatigheid van (semi) overheidsorganisaties en non-profit instellingen en dus ook onderwijsorganisaties te vergroten. • De methode helpt duidelijk te maken wat je als onderwijsorganisatie wilt gaan bereiken, welke activiteiten/producten daartoe nodig zijn en wat deze activiteiten/producten (mogen) kosten. • Daarmee bevordert de methode transparantie in de relatie tussen beleidsdoelen en de daartoe in te zetten middelen. • Het effect is inzicht in doeltreffendheid en doelmatigheid van activiteiten en in hoeverre deze een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de organisatie.
Resultaat Gericht Management betekent in essentie… 1. Duidelijk maken wat je als onderwijsorganisatie… • Belooft te gaan bereiken (outcome) • Welke producten daarvoor nodig zijn (output) • Hoe de organisatie dit moet doen (throughput) • En wat dat mag kosten (input)
2. Scherp opletten of je gaat realiseren/hebt gerealiseerd wat je beloofd had
3. Beperkte regels voor de inzet van middelen, in de vorm van ‘kaders’
…een breuk met het traditionele ‘sturen op geld alleen’ en inputsturing!
Scherp opletten of je gaat realiseren/hebt gerealiseerd wat je beloofd had…
Act
Evalueren & Bijstellen
Beleids& Planvorming
Plan
Managementinformatie
Inrichten
Uitvoeren
Check
Do
…vergt het inrichten van een beleidscyclus met leervermogen
Succesvol Resultaat Gericht Management… • Is in de allereerste plaats ‘een manier van denken’ • Vraagt om breedte èn prioritering • Gaat uit van de vraag ‘zou ik het ook doen als het mijn eigen geld was?’
…is vooral een kwestie van gezond verstand
Van Erck Management B.V. Franc van Erck Keizer Karelweg 83 1185 HP Amstelveen Telefoon: 06-31937648 E-mail:
[email protected]
