Buku Saku Umpan Balik Program Kependudukan Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga Tingkat Kabupaten Kota
Penyusun Tim PKMK FK UGM Anis Fuad, DEA; dr. Nurholis Majid,M.Kes; Henri Puteranto, S.Sos, M.Si; Swasti Sempulur, S.Sos; Dimas Budi Wicaksono,SKM; Yufan Putri Astrini, S.Si; R. Wibowo; Theresia Pratiwi Elingsetyo Sanubari, M.Kes Perwakilan BKKBN Provinsi Jawa Tengah: Adi Setyo Purnomo, SE, MM; Krisan Aprian Widagdo, S.Si; Fitri Setiawan, A.Md; Adhitya Ardian Putra, S.I.Kom Badan Pemberdayan Masyarakat Perempuan Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana Kabupaten Cilacap : Benny Purwanto, SE, MSi; Yudhasmara Soeharto, SH; Waluyo, S.Kom; Rokhmat Kusyanto, SP; Drs.Dasro. Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Perempuan Kabupaten Brebes: Ratnawati, SE; Helmi Isnaeni, ST; Tarsono, SPd, MPd; Teguh Imam Suhardjo, Amd; Isti Yuriani, SE Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Klaten: Drs. Sriyana, MM; Rohadi Sumedi, S.Sos; Sudarsana, SE; Fitriyani, SKM; Rosydatul Hasanah, A.Md i
ii
KATA PENGANTAR Program Keluarga Berencana (KB) merupakan bagian dari program BKKBN (Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN). BKKBN didirikan pada tahun tahun 1957 sebagai suatu organisasi yang murni berstatus swasta. Kemudian pada tahun 1970 resmi menjadi bagian dari kelembagaan pemerintah yang bertugas sebagai pelaksana dan pengelola program KB secara nasional. Perubahan status ini dimaksudkan untuk meningkatkan program keluarga berencana dengan memanfaatkan dan memperluas kemampuan serta sumber daya yang tersedia. Perubahan ini menunjukkan hasil yang nyata dimana hampir 40 tahun program keluarga berencana mampu mengendalikan pertumbuhan penduduk dengan menekan angka kelahiran. Dari total fertility rate (TFR) sebesar 5,6 pada tahun 1967, turun menjadi 2.6 pada tahun 2007. Era pemerintahan desentralisasi membawa perubahan kebijakan pada program KB di tingkat daerah, karena sangat tergantung dengan komitmen daerah untuk memajukan program keluarga berencana. Oleh karena itu penguatan monitoring dan evaluasi untuk mendorong peningkatan program KB perlu dilakukan sesuai dengan konteks desentralisasi dimana pemerintah daerah diharapkan memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam melakukan program KB sebagai bagian dari pengendalian penduduk. Sejalan dengan penguatan program KB, PKMK FK UGM yang memiliki dengan salah satu misinya melakukan penelitian, konsultasi, dan pelatihan dalam kebijakan kesehatan mendapatkan kesempatan berharga untuk dapat bekerjasama dengan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional dalam program Desentralisasi Monitoring dan Evaluasi Program KB. Program yang didukung oleh Avenir Health dengan dukungan dana dari Bill & Melinda Gate foundation dan Tahir foundation mengembangkan serial buku pedoman. Buku ini merupakan seri kedua dari tiga serial buku yakni (1) Analisis Data dan Interpretasi, (2) Umpan Balik dan (3) Bimbingan Tehnis. Ketiga buku ini diperuntukkan bagi staf Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) KB di kota/ kabupaten. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak terkait yang telah membantu menyusun buku pedoman ini untuk menjadi pegangan dalam menjalankan dan memajukan pogram KB di kabupaten kota. Yogyakarta, 2016 Anis Fuad DEA Kepala Divisi Sistem Informasi Kesehatan Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada
iii
iv
DAFTAR ISI DAFTAR ISI .........................................................................................................v DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vi DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ vii DAFTAR ISTILAH .............................................................................................. viii BAB I PENDAHULUAN........................................................................................ 1 A. B. C.
Latar Belakang ................................................................................................ 1 Tujuan ............................................................................................................. 1 Pengguna Buku Saku Umpan Balik ................................................................. 1
BAB II PROSES PELAKSANAAN UMPAN BALIK..................................................... 2 A. B. C. D.
Prinsip Umpan Balik........................................................................................ 3 Pentingnya Proses Umpan Balik ..................................................................... 3 Topik yang dijadikan umpan balik .................................................................. 3 Langkah – langkah Melakukan Umpan Balik .................................................. 3 1) Persiapan .................................................................................................... 3 2) Pengisian Formulir Umpan Balik ................................................................ 5 3) Pelaporan Tingkat Provinsi dan Umpan Balik Tingkat Kecamatan ............. 5
BAB III RENCANA TINDAK LANJUT.......................................................................6 BAB IV PENUTUP ............................................................................................... 7 LAMPIRAN ...................................................................................................... 8
v
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Alur Proses Umpan Balik di Level Kecamatan ………………………………………4
vi
DAFTAR SINGKATAN
KKBPK SKPD KB PLKB BKKBN PKB UPT TPUB PPM
: Kependudukan Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga : Satuan Kerja Perangkat Daerah Keluarga Berencana : Petugas Lapangan Keluarga Berencana : Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional : Petugas Keluarga Berencana : Unit Pelaksana Teknis : Tim Penyusun Umpan Balik : Perkiraan Permintaan Masyarakat
vii
DAFTAR ISTILAH
Analisis Interpretasi
Diseminasi
Bimbingan Teknis
Umpan Balik (Feedback)
viii
: Proses pengolahan data menggunakan teknik maupun software olah data tertentu : Proses penyampaian hasil analisis dengan pernyataan atau indikator tertentu untuk menjawab tujuan program KKBPK : Proses penyebarluasan informasi program KKBPK secara rutin kepada pihak internal BKKBN/SKPD KB Kabupaten/Kota dan instansi terkait lainnya (pengguna data program KKBPK) : Proses penilaian dengan teknik kunjungan lapangan terjadwal dan obyektif menggunakan lembar checklist : Proses memberikan respon (feed back) terhadap laporan atau data yang disampaikan dari level Kabupaten/Kota ke Kecamatan dan dari level Provinsi ke Kabupaten/Kota
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) memiliki program kerja yang cukup banyak, tentunya hal tersebut harus selaras dengan peningkatan kualitas program melalui beberapa kegiatan penjaminan kualitas data dan penggunaan data program KKBPK, yaitu: (1). Analisis dan interpretasi, (2). Umpan balik (feed back), (3). Bimbingan Teknis, dan (4). Diseminasi, (5). Advokasi Fakta di lapangan menunjukkan situasi bahwa belum optimalnya kegiatan umpan balik (memberikan respon) terhadap data KKBPK yang dilaporkan secara rutin oleh PLKB ke SKPD KB dan atau dari SKPD KB ke level Provinsi. Pelaksanaan kegiatan umpan balik secara umum hanya dengan memberikan laporan capaian program secara umum kepada BKKBN, SKPD KB Kabupaten/Kota, dan instansi terkait lainnya (Dinas Kesehatan, Bappeda,dll) sehingga tidak bisa diketahui kelebihan dan kelemahan pelaksanaan program di suatu wilayah. Pada buku saku ini, akan dibahas mengenai proses umpan balik laporan program KKBPK yang sistematis. Proses umpan balik ini perlu dilakukan karena dibutuhkan untuk mengetahui sejauh mana data KKBPK yang dihasilkan bisa dimanfaatkan oleh para pengguna data sesuai dengan kebutuhannya dan diharapkan bisa meningkatkan kualitas data untuk mencapai tujuan program B.
Tujuan
Buku saku umpan balik ini bertujuan untuk memberikan penilaian kinerja kepada petugas lapangan di Kecamatan sebagai upaya menjaga kualitas data program KKBPK untuk perbaikan program dan mewujudkan pencapaian program kerja. C.
Pengguna Buku Saku Umpan Balik
Buku saku umpan balik ini diperuntukkan: a. Staff SKPD KB di tingkat Kabupaten/Kota sebagai pemberi umpan balik b. Kepala UPT, PPLKB sebagai pemberi umpan balik
1
BAB II PROSES PELAKSANAAN UMPAN BALIK A.
Prinsip Umpan Balik
Umpan balik (feedback) adalah proses mengukur keluaran (output) dari suatu program yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Umpan balik merupakan elemen yang dapat memastikan apakah komunikasi antara SKPD KB tingkat Kabupaten/Kota dengan Petugas Lapangan KB (PLKB) dan pengelola data di fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) di tingkat Kecamatan telah berlangsung dengan baik atau tidak. Umpan balik pada dasarnya merupakan tanggapan penerima data (tingkat kabupaten/kota) atas informasi yang disampaikan pengirim (tingkat kecamatan ke bawah). Umpan balik hanya terjadi melalui komunikasi dua arah. Respon yang diterima tingkat kecamatan dapat dijadikan sebagai tolok ukur dalam menentukan apakah informasi telah diterima sesuai dengan yang diinginkan oleh SKPD KB atau BKKBN Provinsi sebagai pemberi respon. Umpan balik harus dapat memberikan gambaran kinerja petugas data secara obyektif sehingga dapat memperbaiki program kerja selanjutnya. Adapun tujuan kegiatan umpan balik, diantaranya adalah sebagai berikut: (1) Membantu satuan kerja di tingkat kecamatan dalam memperbaiki/meningkatkan pelaksanaan program KKBPK, (2) Meningkatkan kinerja satuan kerja di tingkat kecamatan, (3) Meningkatkan/memperbaiki komunikasi antara SKPD KB dengan pengelola data di level kecamatan hingga desa (Ka UPT,PLKB,dan Bidan), (4) Sistem peringatan dini (early warning system) bagi proses pelaksanaan program. Secara umum, proses umpan balik program KKBPK belum terlaksana secara optimal (belum semua wilayah melakukan proses umpan balik dan belum ada standarisasi instrument umpan balik yang digunakan). Oleh sebab itu buku ini diharapkan dapat membantu para pelaksana teknis program KKBPK untuk mengoptimalkan kegiatan umpan balik dengan dilengkapi instrumen standar penilaian.
2
B.
Pentingnya Proses Umpan Balik
Proses umpan balik sangat penting dilakukan di dalam suatu program. Ada beberapa hal yang perlu ditekankan dalam pelaksanaan proses umpan balik, yaitu: a. Proses umpan balik merupakan satu bentuk interaksi untuk saling meyakinkan dan mengingatkan tentang arah tujuan dan tanggungjawab atas pekerjaan yang dilakukan, sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman yang dapat mengubah arah tujuan serta lepasnya tanggungjawab terhadap program. b. Umpan balik bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi kinerja individu atau institusi. Sehingga masing-masing individu atau institusi dapat mengetahui hal-hal yang masih perlu diperbaiki dan yang harus dipertahankan. c. Apabila masing-masing individu atau institusi telah mengetahui hal-hal yang harus diperbaiki atau dipertahankan maka diharapkan kinerja semakin baik dan tujuan program akan tercapai. C.
Topik yang dijadikan umpan balik
Topik yang dibahas di dalam proses umpan balik adalah hal-hal yang telah disepakati oleh institusi untuk mencapai tujuan program kerja (indikator program KKBPK yang telah disepakati untuk diperhatikan secara rutin), tidak menutup kemungkinan terdapat indikator di luar program KKBPK yang disepakati untuk diperhatikan secara rutin sesuai kebutuhan masing-masing wilayah. D.
Langkah – langkah Melakukan Umpan Balik
1) Persiapan Tim Penyusun Umpan Balik (TPUB) menyiapkan dan mengolah data yang diambil dari dokumen laporan kegiatan tingkat kecamatan. Dalam rangka menyusun materi umpan balik, TPUB melakukan analisis dan evaluasi terhadap data dan dokumen laporan tersebut. Dalam membuat umpan balik, TPUB memberikan saran pengembangan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Data-data kuantitatif tentang capaian kegiatan KB (indikator) dianalisis dan diinterpretasikan berdasarkan standar PPM yang telah ditetapkan. Data yang dianalisis adalah data yang kualitasnya baik. Analisis dilakukan dengan membandingkan cakupan bulan pelaksanaan umpan balik, bulan sebelumnya dengan target cakupan. Jika dari cakupan tersebut terdapat perbedaan yang cukup besar, maka respon dari laporan umpan balik ini 3
adalah memberikan masukan dan rencana tindak lanjut untuk mengatasi perbedaan tersebut. •
Analisis Umpan Balik
Hasil analisis umpan balik terdiri dari persentase beberapa indikator penting untuk menilai keberhasilan pelaksanaan program KB. Berdasarkan hasil analisis indikator diharapkan dapat memberikan memberikan apresiasi atas indikator yang tercapai dan alternatif solusi (tindak lanjut) jika ada indikator yang tidak tercapai. •
Persiapan Formulir Formulir umpan balik terdiri dari 3 (tiga) kolom, yaitu: 1. Kolom Nomor: Diisi dengan no urut pengisian kolom 2. Kolom Posisi Kecamatan : Diisi sesuai dengan posisi atau ranking masing-masing Kecamatan per variable indikator 3. Kolom Grafik Keseluruhan: Diisi dengan grafik capaian indikator KKBPK secara keseluruhan
•
Alur Proses Umpan Balik
Gambar 1. Alur Proses Umpan Balik di Level Kecamatan
4
Keterangan Gambar: Kecamatan A, B, C, dan D memberikan laporan rutin kepada SKPD KB kemudian SKPD KB memberikan respon terhadap laporan yang telah diterima dari keempat kecamatan tersebut dengan mengisi formulir umpan balik.
2) Pengisian Formulir Umpan Balik Formulir yang digunakan dalam proses umpan balik adalah Formulir Capaian Indikator Program KKBPK dengan kode formulir F/UB/IDK/2016. Formulir tersebut terdiri dari 3 kolom, yaitu: 1. Kolom Nomor, diisi dengan nomur urutan pengisian 2. Urutan Kecamatan, diisi dengan peringkat yang dicapai oleh setiap Kecamatan berdasarkan penilaian dari masing-masing indikator 3. Grafik Keseluruhan dan penilaian, menunjukkan grafik pencapaian Kecamatan yang dinilai terhadap masing-masing indikator
3) Pelaporan Tingkat Provinsi dan Umpan Balik Tingkat Kecamatan Pelaporan ke tingkat provinsi menggunakan formulir penilaian kecamatan (Lihat: formulir penilaian di bagian lampiran). Formulir ini berisi gambaran umum pencapaian program KB di seluruh kabupaten/kota berdasarkan rekapitulasi data dari seluruh kecamatan. Laporan dilengkapi dengan catatan khusus tentang profil kecamatan dengan pencapaian program KB terbaik dan terburuk secara berurutan sesuai dengan hasil penilaian, termasuk analisis penyebab dan rencana tindak lanjut yang ditulis dalam kolom keterangan penilaian. Formulir ini sekaligus memberikan respon umpan balik ke masing-masing kecamatan di kabupaten/kota sebagai bahan evaluasi atas capaian programnya.
5
BAB III RENCANA TINDAK LANJUT Setelah melakukan kegiatan umpan balik akan diketahui kondisi program baik dari sistem maupun kinerja pelaksana program. Apabila penilaian kurang baik maka diharapkan petugas teknis di lapangan melakukan evaluasi kinerja dan membuat action plan atau rencana kerja yang dapat meningkatkan kualitas sistem kerja program. Sedangkan program kerja yang telah berjalan dengan baik perlu diberikan apresiasi sehingga pelaksana program tetap bersemangat untuk mempertahankan dan mengembangkan program kearah yang lebih baik.
6
BAB IV KESIMPULAN Buku saku umpan balik ini diperuntukkan staff SKPD KB sebagai pemberi umpan balik dan Kepala Unit Pelaksana Teknis (Ka. UPT), PLKB, dan PPLKB/PKB sebagai penerima umpan balik atas laporan rutin yang telah diberikan. Buku saku ini dibuat dengan harapan dapat menjadi acuan perbaikan sistem pengelolaan data program KKBPK melalui komunikasi dua arah antara pihak SKPD KB sebagai pemberi respon terhadap UPT di level kecamatan sebagai penerima respon sehingga terwujud peningkatan kualitas data dalam upaya pencapaian tujuan program.
7
8
F/UB/IDK/2016
INSTRUMEN UMPAN BALIK PROGRAM KKBPK No. Surat : ……………….. Hal : Umpan Balik Laporan Bulan……….. Tahun …………… Kepada Yth. Kepala UPT/PPLKB Kecamatan……….. Di tempat Salam Keluarga Berencana, semangat pembangunan dalam rangka mencapai keluarga sejahtera berbahagia bagi masyarakat kita. Terima kasih atas kerja selama sebulan yang lalu dalam pelaporan Rek.Kec.FI/Dal/13 dan F/II/KB/13 dan beberapa hal yang telah kita rencanakan di wilayah kerja saudara. Bersama surat ini, kami sampaikan hasil pencapaian program KB wilayah kerja saudara sebagai berikut: No. Posisi Grafik Keseluruhan (Grafik seluruh kecamatan) dan Kecamatan Pembahasan 1. INDIKATOR 1 : Capaian Peserta KB Aktif terhadap PUS Interpretasi dan rekomendasi: 2.
INDIKATOR 2 : Capaian Peserta Aktif MKJP terhadap jumlah PA Interpretasi dan rekomendasi:
3.
INDIKATOR 3 : Capaian Peserta KB Aktif Pria terhadap jumlah PA Interpretasi dan rekomendasi:
4.
INDIKATOR 4 : Capaian Peserta KB Baru terhadap PPM Interpretasi dan rekomendasi:
5.
INDIKATOR 5 : Capaian Peserta KB Baru MKJP terhadap PB Interpretasi dan rekomendasi:
6.
INDIKATOR 6 : Capaian Peserta KB Baru Pria terhadap PB Interpretasi dan rekomendasi:
9
F/UB/IDK/2016
7.
INDIKATOR 7 : Persentase Peserta KB Drop Out Interpretasi dan rekomendasi:
8
INDIKATOR 8 : Persentas PUS yang tidak ber-KB dengan berbagai alasan (unmeet need) Interpretasi dan rekomendasi:
Petunjuk Pengisian
TOTAL POSISI : …….. POSISI KE: …….. Kolom (2) Posisi Kecamatan: Diisi dengan posisi/peringkat Kecamatan dari interpretasi per indicator untuk seluruh Kecamatan Kolom (3) Grafik Keseluruhan Kecamatan: Diisi dengan hasil interpretasi per indicator untuk seluruh Kecamatan Total Posisi : Diisi dengan total penjumlahan peringkat masing-masing indicator Posisi Ke- : Diisi dengan peringkat Kecamatan dari total posisi
Berdasarkan hasil analisis tersebut, kami mengucapkan selamat kepada kecamatan saudara dalam bulan ini mencapai posisi ke…..… dari ………….. kecamatan. Besar harapan kami, agar saudara meningkatkan/mempertahankan* (*coret yang tidak perlu) posisi saudara. Terima kasih atas kerjasamanya dan kami yakin, kita mampu mengembangkan masyarakat dengan keluarga kecil sejahtera dan bahagia. Semangat bekerja. ………………,…………….. 20.. Hormat saya, Kepala SKPD KB,
……………………………. NIP.
Tembusan: 1. Camat setempat 2. Kepala Puskesmas/Klinik
10
